This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Open Data provision'.



 
 
Contents 
 
Page 
 
 
1. Project Definition 

 
2. Project Approach 


 
3. Business Case 

10 
 
4. Project Management Team Structure and Roles 

11 
 
5. Risk Management Strategy 

12 
6. Stakeholder Engagement Strategy 
13 
 
7. Communication Management Strategy 

14 
 
8. Project Plan 

15 
 
9. Project Reporting and Controls 

16 
 
Appendices: 
 
 
1.  Benefits Realisation Plan 
17 
2.  8th City Data Operation – Work Package Overview 
18 
3.  Business Case 
19 
4.  Risks and Issues Log 
20 
5.  Stakeholder Engagement Strategy 
31 
6.  Project Plan 
36 
7.  Project reporting and Controls 
37 
8.  ERDF Project Officer Job Specification 
38 
 
 
 
Page 2













 
 
Platform Procurement 
Feb – March 2017 
Installation of Open Data Platform with other cities
May 2017 
Review of implementation of Open Data Strategy
July 2017 / 2018 
Aim to publish all applicable Council data as open data, at least at 
December 2017 
the 3* format 
 
Timescales for the project will be determined by discussions between the cities as to whether there is 
a jointly delivered solution or whether each individual city will pursue its own Open Data Platform.  
 
In either case a 6‐month timetable to an agreed solution ready for launch should be achievable.  
 
Monitoring and evaluation will be carried out of the usage and performance of the Platform after 
launch. 
 
A formal review will be carried out 6 months after the launch of the Platform, which will include 
evaluation from community users. Results will be disseminated across the Scottish Cities Alliance. 
 
The project will be monitored by the Digital Place board, overseen by the Digital Transformation 
Manager, and led by the Open Data Project Officer (a new role created and funded within this 
project) with support from IT & Transformation and other services as required. 
 
There will be a need for discussion between the cities and to engage with potential suppliers (jointly 
with other cities if appropriate) and other partners. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 9















 
 
 
Appendix 1: Aberdeen Data Project Benefits Realisation Plan  
 
Desired Benefit or Outcome 
Baseline 
Stakeholders 
Who is 
Target Date 
Impacted 
Responsible 
Education – New educational 
  4 number of 
External data 
City lead to ensure  December 
opportunities at school, further 
hackathon 
communities 
open data 
2018 
education and future learning 
events,  
publication occurs 
level are delivered through the 
  3 number of 
and that events 
use of open data. 
education 
are supported/ 
events 
promoted.  
Sustainability – sustainable 
Open data capacity 
Internal data 
City lead to ensure  December 
capacity and capability for an 
and capability 
communities 
Open data 
2018 
open data ecosystem 
currently / not 
& External 
governance is 
(management, publication and 
currently managed 
data 
developed.  WP4 
use) which can be managed 
through tools and 
communities 
team to support.   
through tools generated by this 
engagement 
Programme such as training and 
activities including 
hackathon type events to improve  hack events  / 
internal and external capacity and  internal training / 
capability.   
external training.     
Culture ‐ Open data itself is a 
Internal data 
Internal data 
City lead to 
December 
mechanism to improve inter 
sharing within the 
communities 
develop the 
2018 
departmental sharing of data by 
organisation is 
culture.  WP4 to 
promoting a culture of openness, 
minimal and needs 
map existing 
transparency and accountability 
improved 
mechanisms.   
which can lead to improved 
efficiency of public services 
through the new intelligence 
gained from analysing data 
together.    
Innovation ‐ Support to 
1 outdated open 
Internal data 
WP2 in delivering 
December 
innovation and new (and more 
data publication 
communities 
a data platform 
2018 
informed) decision making by 
portal, 6 data sets, 0 
and City leads in 
making a new publication solution  new applications in 
promoting the 
and open data resource available.  the last 12 months? 
number of data 
The targeted number of data sets 
sets published.   
is 50 by ACC) which will lead to 
new applications  
Standardisation ‐ Publication of 
Limited standards 
Internal data 
WP1 in delivering 
December 
data in line with specific 
on back office 
communities 
recommendations 
2018 
standards which allows for easier 
management of 
 
on standards.  City 
reuse of data, the linking of data 
data for open data, 
External data 
leads in ensuring 
with other partner’s data and the 
which is improving.  
communities 
implementation.   
transferability of data solutions 
Dublin Core (or 
and improved benchmarking and 
another metadata 
shared learning.   
standard) complied 
 
with rarely and 
almost no current 
publication of open 
data. 
 
There is no standard 
 
Page 17

 
 
data types 
published by the 
seven cities at 
present. 
 
Analysis & Visualisation 
Very limited use of 
External data 
City leads in 
December 
(external) ‐ Added value from 
analytics or 
communities 
delivering data 
2018 
analysis and visualisation of data 
visualisation 
and WP3 and WP4 
previously not analysed as too 
techniques.   
in developing the 
complex or not open which can 
analytical need of 
extend from improved 
external data 
understanding of service delivery 
communities 
to artistic interpretation of data.   
 
Analysis & Visualisation 
Some analytics 
Internal data 
WP3 in developing  December 
(internal) ‐ Improved knowledge 
undertaken. 
communities 
the framework, 
2018 
and ability in analysing data sets 
 
toolkits. 
to create new intelligence 
No common 
through development of a 
framework or 
framework and toolkit for data 
approach to data 
analytics. 
analytics and no 
specified toolkit.   
Economic – More informed and 
1 outdated open 
External data 
City leads in 
December 
potentially better business 
data publication 
communities 
releasing the data.    2019 
decisions due to the release of a 
portal, 6 data sets, 0 
previous inaccessible asset and 
new applications in 
the new intelligence derived from  the last 12 months? 
that asset.   
Economic – Business growth, job 
External data 
December 
creation and competitive 
communities 
2019 
advantage of companies 
accessing the data.   
End user benefit 
– the new 
The end user 
WP3 & WP4 in 
December 
applications created will 
driving the need 
2019 
potentially improve safety, 
for new 
environment, transit travel times, 
applications to be 
individual decision making such as 
delivered to the 
access to the correct healthcare 
end user.  
facility.   
Accountability ‐ 
New scrutiny of 
0 number of 
External data 
City leads in 
December 
the data and the decisions made 
improvements 
communities 
releasing the data.   2019 
using the data by the public as 
made as a result of 
City leads and 
well as informed partner 
public engagement 
WP4 in developing 
organisations can improve 
through data in the 
and understanding 
efficiencies and service delivery.  
past 12 months.   
the feedback 
Improved community cohesion 
mechanism.   
through trust and openness.  
Improved social welfare through 
enhanced collaboration, 
participation and social 
innovation.   
 
Page 18

 
 
Appendix 2: The 8th City Data Operation Work Package Overview 
 
Aberdeen City Council are participating in the following work‐packages: 
 
Work Package 1 
Data Standards 
Work Package 2 
Data Platform 
Work Package 3 
Data Analytics and Visualisation 
Work Package 4(*) 
Data Community and Capacity Building 
 
(*) = Aberdeen City Council Lead 
 
 
All four work package descriptors are attached separately as 2.1, 22, 2.3 and 2.4.
 
Page 19














 
 
 
Page 26


 
 
 
Page 27

 
 
 
ERDF 2014‐20 Strategic Intervention: Scotland’s 8th City – The Smart City 
 
Name of City:  Aberdeen City Council 
Name of proposal: Open Data Platform 
 
1.  Can you please confirm the level of ERDF funding required for your proposal: 
 

Below £150,000 
£150,000 and above (as cluster group) 
 
2.  Please clarify if the project will be delivered within a recognisable City boundary: 
Yes 
No 

If No, please advise how the project (once delivered) will be of benefit to your City: 
 
We are working as a cluster group with the other Scottish Cities to provide 
benefit to Aberdeen City and city partners. Benefits include improved data 
integration and analysis, user engagement, economic opportunities, service 
efficiencies, ability to create innovative solutions, stimulation of start‐ 
ups/SMEs, scalable data eco‐system, joint data and smart city project 
opportunities. 
 
 
The  8th  City  ERDF  Programme  Funding  is  principally  aimed  at  delivering  Smart  City  projects  within 
urban  areas.  If  projects  are  external  to  a  city  boundary,  then  they  must  have  clear,  demonstrable 
benefit to the urban area to qualify for funding.  It should be noted that in the case of the 8th  City ERDF 
Programme, expenditure incurred out with a city boundary setting could be deemed to be ineligible by 
the Managing Authority. This presents a risk to both the city that has been awarded the ERDF funding 
and  Glasgow  City  Council  in  its  capacity  as  the  Lead  Partner  for  the  Programme.  If  incurred 
expenditure is deemed to be ineligible through either the funding claim process or a project audit, the 
Lead Partner may have grounds for reclaiming this funding from the relevant city authority.
 
 
3.  One  of  the  key  drivers  for  this  ERDF  Programme  is  to  support  collaboration  /  co‐design 
amongst  the  Scottish  cities.  Please  can  you  advise  how  your  project  will  support 
collaboration / co‐design? 
 
The project will be developed using co‐design techniques and 
collaboration  between all Councils. We will each identifying local 
stakeholders who, post‐ delivery, will continue to be members of a 
collaborative and citizen centric data  eco system. This eco system will be 
essential for on‐going development and  delivery. 
 

















 
 
Appendix 7: The Aberdeen Data Project Reporting and Controls 
 
Locally project progress will be monitored and reported to the Information 
Governance Group on a regular basis, most likely 2‐monthly (although this is to be 
agreed). 
 
Our progress will also be reported on to the Scottish Cities Alliance in a manner and 
to a schedule as agreed with the Programme Management Office.
37 
 
 
 
 







 
 
 
41