This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Printing'.


 
 
 
Freedom of Information Request Reference No: FOI 006029-17 
 
I write in connection with your request for information received by Suffolk Constabulary on the 9 
August 2017 in which you sought access to the following information: 
 
1.  “Current printing and photocopier contract details?  

a.  Photocopiers/MFD?s 
b.  Printers 
c.  Print room / reprographics  

 
2.  Companies awarded? 

a.  Photocopiers/MFDs 
b.  Printers 
c.  Print room / reprographics 

 
3.  Length of contract/s and end dates? 

a.  Photocopiers/MFDs 
b.  Printers 
c.  Print room / reprographics 

 
4.  Number of devices? 

a.  Photocopiers/MFDs 
b.  Printers 
c.  Print room / reprographics 
 

5.  Annual print/copy volume 
a.  Photocopiers/MFDs 
b.  Printers 
c.  Print room / reprographics 

 
6.  Annual spend? 

a.  Photocopiers/MFDs 
b.  Printers 
c.  Print room / reprographics 

 
7.  Details on how these were procured. i.e. By Framework 

a.  Procurement method 
b.  If Framework, please state which one 

 
8.  Do you have any print management software? If so, which software? 
 
9.  Do  they  supply  you  with  any  scanning  software  (additional  to  the  software  native  to  the 

device)? 
 
10.  What Document Management solution/s do you currently use within your organization? 
 
11.  What PDF software do you pay for? And how many licenses do you pay for (an average per 

annum would be a good number here please)? 


 
 
 
12.  What  is  the  name  of  the  person within your  organization  responsible  for  the  MFDs  and  the 
contract, what is their title, and their email address please? 
 
13.  How do you procure your print consumables/supplies? 
 
14.  What is the annual spend on print consumables? 
 
15.  Do you use a framework to procure consumables” 
 
Response to your Request 
 
The response provided below is correct as of 9 August 2017 
 
Suffolk Constabulary has considered your request for information and the response is below.    
 
Please  note  that  the  Print  room  /  reprographics  are  internal  services  and  therefore  there  is  no 
contract. The following information relates to the Photocopiers/MFD and Printers.  
 
1.  The Constabulary’s current printing and photocopier contract details is as follows: 
 
•  Photocopiers/MFD - Konica 
•  Printers - Utilises CCS Framework Agreement RM3733 for spot buys or mini competitions 
 
Further detail can be found on the Blue Light Procurement Database www.blpd.gov.uk   
 
2.  The companies awarded the contract were as follows: 
 
•  Photocopiers/MFDs - Konica Minolta 
•  Printers  -  Various  resellers  as  detailed  under  CCS  Framework  stated  above  http://ccs-
agreements.cabinetoffice.gov.uk/contracts/rm3733  
 
3.  The length of the contracts are as follows: 
 
•  Photocopiers/MFDs 02/06/2014– 31/01/2020 
•  Printers 31/10/2016 – 30/10/2018 
 
4.  The number of devices are as follows: 
 
•  Photocopiers/MFDs - 147 
•  Printers - 169 
 
5.  The Annual print/copy volume is as follows: 
 
•  Photocopiers/MFDs – 6,143,237 averaged over a 5 year period 
•  Printers – The information is not held 
 
6.  The Annual expenditure is as follows: 


 
 
 
•  Photocopiers/MFDs - £209,394 
•  Printers  –  This  information  is  not  held.  Printer  purchase  are  included  within  the  overall 
department hardware spend, which is not listed as separate line items.  
 
7.  The contracts were procured as follows: 
 
•  Photocopiers/MFDs – ESPO Framework 
•  Printers  - ESPO 272D 
 
8.  The Constabulary’s print management software is Inepro. 
 
9.  There is no scanning software.  
 
10.  The Constabulary utilises TranSearch and SharePoint document management solutions. 
 
11.  The Constabulary utilises Adobe Acrobat PDF software and has 103 licences.  
 
12.  The person responsible for the MFDs is the Head of ICT Operations, James Park. His email 
address is xxxxx@xxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx.  
 
13.  Print  consumables/supplies  are  procured  via  the  call  off  contract  let  through  Devon  and 
Cornwall Constabulary 
 
14.  The approximate annual spend on print consumables is £3,500 p.a.  
 
15.  The  Constabulary’s  call  off  contract  was  let  by  mini  competition  against  CCS  RM3703 
Framework 
 
Should  you  have  any  further  queries  concerning  this  request,  please  contact  Clair  Pack,  FOI 
Decision Maker, quoting the reference number shown above. 
 
A full copy of the Freedom of Information Act (2000) can be viewed on the ‘Office of Public Sector 
Information’ web-site; 
http://www.opsi.gov.uk/ 
 
Suffolk Constabulary is not responsible for the content, or the reliability, of the website 
referenced. The Constabulary cannot guarantee that this link will work all of the time, and we 
have no control over the availability of the linked pages. 


 
 
Your Right to Request a Review of Decisions Made Under the Terms of the  
Freedom of Information Act (2000). 
 
If  you  are  unhappy  with  how  your  request  has  been  handled,  or  if  you  think  the  decision  is 
incorrect, you have the right to ask Suffolk Constabulary to review their decision. 
 
Ask Suffolk Constabulary to look at the decision again. 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  decision  made  by  Suffolk  Constabulary  under  the  Freedom  of 
Information Act (2000), regarding access to information, you must notify Suffolk Constabulary that 
you  are  requesting  a  review  within  20  days  of  the  date  of  its  response  to  your  Freedom  of 
Information request.  Requests for a review should be made in writing and addressed to: 
 
Freedom of Information Decision Maker 
Information Management Department 
Suffolk Constabulary 
Police Headquarters 
Martlesham Heath 
Ipswich 
Suffolk 
IP5 3QS 
OR 

 
 
 
 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx   
 
In  all  possible circumstances Suffolk Constabulary  will  aim  to  respond  to  your  request for  us  to 
look at our decision again within 20 working days of receipt of your request for an internal review. 
 
The Information Commissioner. 
 
After lodging a request for a review with Suffolk Constabulary, if you are still dissatisfied with the 
decision,  you can apply  to the  Information Commissioner for a decision on whether the request 
for information has been dealt with in accordance with the requirements of the Act. 
 
For  information  on  how  to  make  application  to  the  Information  Commissioner  please  visit  their 
website at www.ico.org.uk or contact them at the address shown below: 
 
The Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Telephone: 01625 545 700