This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes'.

69 
 
 
 
 
 
ALDERSLEY HIGH SCHOOL ACADEMIES TRUST 
 
MINUTES OF THE  
FINANCE AND GENERAL PURPOSES COMMITTEE  
HELD AT THE SCHOOL  
 
AT 5.00 P.M. 
 
ON WEDNESDAY 25TH MARCH 2015 
 
PRESENT: 
 
Mrs K Austin 
Mrs N Davis 
Mr J Inglis (Chair) 
Mrs C Melendez (Staff Governor) 
 
IN ATTENDANCE: 
 
Mrs S Hess (Clerk) 
Mr J Ince (Finance Manager) 
Mrs A White (Business Director) 
 
CONSENT TO ABSENCE: 
 

 
 
 
ACTION BY 
 

Apologies 
 
 
No apologies had been received. 
 

Declarations of Interest 
 
 
There were no Declarations of Interest 
 
 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

70 
 

Minutes from the Previous Meeting 
 
 
Resolved:   That the Minutes of the previous meeting, held on 
 

 
Wednesday 25 February, 2015 be approved and 
 
 
signed as a correct record. 
 

Matters Arising from the Previous Minutes 
 
 
Item 11, Any Other Business: The Chair enquired how the spring 
 
audit had gone; Mr Ince assured him that it had gone well and that 
 
he was awaiting the report, this would then be shared with 
governors.  At this point a response would be agreed by governors 
 
and a reply forwarded to S4S auditors. 
 
 
N Davis reported that with effect from 1 April our HR provision 
 
would be through Wolverhampton LA, as the contract had not been   
renewed with S4S.  She added that we were still tied in to contract 
 
with S4S for payroll provision (this being with Strictly Education), 
however, she had been advised that it may be possible to be 
 
released from the contract early due to initial failings on their part.   
A White 
A White was asked to investigate this with Jason Milner.  
 

Staffing 
 
 
N Davis reported that Year 7 intake numbers for September were 
160, this being the same as this year’s intake.  As a result it would 
be necessary to recruit additional staff in English, Maths, Science 
and Computing. 
 
3 members of staff were due to take maternity leave – N Bayliss 
had managed to amend the timetable using only 1 person. 
 
134 Year 11 students would be leaving school. 
 
The Chair enquired how the Mathematics department staffing 
issues would be addressed
.  N Davis advised governors that she 
would be recruiting 1 Teach First student.  In addition she was 
trying to secure a PGCE student.  An advert would be placed for a 
Science teacher and an advert was currently in place for a 
Computing teacher.   
 
Due to the expenditure, N Davis asked for governors’ approval to 
enable her employ the additional staff. 
 
Resolved: 
That the Principal should recruit the above  
 
 
additional staff for a September start. 
 
Proposed: 
C Melendez 
 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

71 
 
Seconded:   
J Inglis 
 
 
1 resignation had been received, this being from Sabrina Castro. 
 


Ratification of 2015/16 Budget 
 
 
J Ince reported that both he and N Davis had found it necessary to 
 
revise the budget; he added that he was of the opinion that the 
 
budget had not reflected a true picture of expenditure.  As a result 
he distributed the revised document (this excluded staffing details 
 
due to confidentiality) and asked governors to bring questions to 
 
the next F & G P meeting – the date for this would be re-arranged 
in order that the budget could then be presented to the Full 
 
Governing Body meeting on 22 April. 
 
N Davis highlighted that Year 11 students were currently slightly 
underachieving; as a result a considerable amount of additional 
work was being put in with English, Maths, Science and MFL, this 
included 1:1 tuition on saturdays, residential weekends, 7.30 a.m. 
breakfast sessions (English department).  The weekend residential 
weekends were costing between £6,000 - £6,500. 
 
To help offset some of the costs involved, money had been re-
directed from other budget areas including water and staff costs 
which included training. 
 
J Ince reminded governors that the current Year 7 was a large 
group, for which the funding had not yet been received. 
 
N Davis stated that she would be sharing budget information with 
the senior leadership team on a regular basis to make them more 
aware of the costs involved. 
 

Income and Expenditure Statement 
 
 
J Ince reported that, as in the previous meeting, expenditure was 
 
heavier during the first half of the year, however it was now slowing 
down and was running at a current deficit of £33,000; with 6 
months remaining of the financial year this would be cleared. 
 

Bank Reconciliation Statement 
 
 
Mr Ince was happy to report that the statement balanced. 
 
There were no questions asked relating to the statement. 
 

Health and Safety / Site Issues 
 
 
A White tabled the Health and Safety and Site Issues reports and 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

72 
 
informed governors that there had been an accident which had 
happened outside the school gate; a car had run over a child’s foot.  
She had been seen by a first aid trained member of staff and 
subsequently taken to hospital. 
 
N Davis and A White had met with the solicitors, earlier in the day, 
who were acting on behalf of the school in a long standing case 
regarding a male student.  The student had slipped over on ice and 
had injured himself, however, the student had already received a 
prior injury to this part of his body.  It was felt the school had done 
everything that they could at the time; as a result the school had 
decided not to settle out of court and to continue with the case  
 
10 
Any Other Business 
 
 
There being no other business the meeting closed at 6.15 p.m. 
 
11 
Date and Time of the Next Meeting 
 
 
RESOLVED: 

That the date and time of the next Finance 
 
 
 
and General Purposes Committee meeting 
 
 
 
should be altered, in order to accommodate 
 
 
 
ratification of the revised budget prior 
 
 
 
to Full Governors Meeting and was  
 
 
 
subsequently agreed as Wednesday, 22nd  
 
 
 
April 2015 commencing at 5.00 p.m.  
 
 
 
 
 
 
Signed: __________________ (Chair of Committee) 
 
Date: ____________________  
 
 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee