This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes'.

77 
 
 
 
 
 
ALDERSLEY HIGH SCHOOL ACADEMIES TRUST 
 
MINUTES OF THE  
FINANCE AND GENERAL PURPOSES COMMITTEE  
HELD AT THE SCHOOL  
 
AT 5.00 P.M. 
 
ON WEDNESDAY 8th JULY 2015 
 
PRESENT: 
 
Mrs Nicola Davis 
Mr Jim Inglis (Chair) 
Mrs Caroline Melendez (Staff Governor) 
 
IN ATTENDANCE: 
 
Mrs Sue Hess (Clerk) 
Mr John Ince (Finance Manager) 
 
CONSENT TO ABSENCE: 
 
Mrs Amanda White (Business Director) 
 
APOLOGIES: 
 
Mrs Karen Austin 
 
 
 
ACTION BY 
 

Apologies 
 
 
Apologies had been received from Karen Austin and  
Amanda White. 
 
 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

78 
 

Declarations of Interests 
 
 
There were no Declarations of Interest. 
 

Minutes from the Previous Meeting 
 
 
Resolved:   That the Minutes of the previous meeting, held on 
 

 
Wednesday 22nd April, 2015 be approved and 
 
 
signed as a correct record. 
 

Matters Arising from the Previous Minutes 
 
 
Page 75, agenda Item 4, para 1:  Nicola Davis informed governors 
 
that she had met with Jason Milner regarding our payroll contract 
 
with ‘Strictly Education’.  Jason had said that he had only 
‘recommended’ Strictly and that as a result there was no way that 
 
we could get out of the contract; this was a 12 month contract 
 
which ended in March 2016.  Notice had been given that we would 
be terminating the contract at this time. 
 
 
 
Page 74, agenda Item 5, para 1: John Ince informed governors that   
due to time constraints the Audit response had yet to be produced. 
The Chair stated that it was important that this was carried out  John Ince 
in time for the next meeting.
 
 

Action Plan for Audit Response 
 
 
A response would be produced in time for the next meeting, as a 
 
result this agenda item was deferred until that time. 
 

Income and Expenditure Statement (Tabled) 
 
 
John informed governors that the statement for June would be 
 
produced shortly and would be forwarded to The Chair.  
 
 
John informed governors that although the budget overspend had 
 
been reducing since April, it was evident that the projected budget 
would be exceeded.  This had been due to expenditure on Year 11 
additional tutoring.  Nicola had carried out calculations and 
approximately £90,000 had been spent – this had not been 
budgeted for and had been necessary due to poor examination 
results the previous year. 
 
A governor queried the payroll arrangement between 
Aldersley High School and Dunstall Primary.  
Lisa Wood’s 
salary is reimbursed, Nicola spends1 day per week and Amanda 
White approximately 50% of her time at each school.  All of these 
go through the accounts. 
 
Nicola informed governors that she would be putting together a 
proposal for any primary school that joins the Academy and added 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

79 
 
that it is standard procedure to take off 100% as all are ‘at cost’.  
 

Bank Reconciliation Statement (Tabled) 
 
 
Statements for April, May and June were distributed. 
 
John invited questions. 
 


Budget 
 
 
There were currently 2 outstanding amounts, these being the 
 
Barnhurst Lane Project and Year 11 costings – these run into tens 
 
of thousands. 
 
 
Barnhurst Lane: Nicola informed governors that it was not yet 
 
known how much we will be paying out for lock up and cleaning.  
The money has come in. 
 
 
 
Year 11: Nicola informed governors that she was hopeful that it 
 
would not be necessary for so much additional spending next year 
as the curriculum time for English had been increased by 5 hours. 
 
 
 
Discussion took place regarding the Barnhurst Lane contract; 
clarification was required regarding losses.  A meeting would be 
S Hess 
scheduled between Nicola and Amanda.  
 

Lettings Review 
 
 
John Ince suggested that charges for lettings should be a standard 
 
agenda item each year; if charges are altered, this should be made   
official through governors.  The Chair stated that lettings should be 
increased slightly year on year. 
 
 
 
It was highlighted that regulations are quite precise for lettings, 
such as payment prior to hire in certain instances; Nicola informed 
 
governors that none of our groups who hire our facilities fall into 
 
these particular categories. 
 
 
The Chair asked that this should be an annual standing 
S Hess 
agenda item in the future. 
 
 
10 
Headteacher’s Limits 
 
 
Audit had highlighted that this should be a standing agenda item 
each year in preparation for the following year.  Approval for any 
overspend must be within the minutes.   
 
RESOLVED: 
That Virement and Spend should each be 
 
 
 
£20,000 annually.   
 
 
 
 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

80 
 
 
 
 
Proposed:   
Mrs C Melendez 
 
 

 
 
Seconded:   
Mr J Inglis 
 
11 
Academies Timeline Dates 
 
 
John informed governors that the budget for the following year was 
required to be submitted by 31 July and therefore would need to be 
approved by governors by 24 July; however, governors would need 
to approve this retrospectively as there were now no more 
meetings this academic year. 
 
12 
Number of Quotes Needed 
 
 
It was pointed out that large spending amounts are normally for IT 
 
equipment and that only the Principal may authorise any spending, 
 
of any amount, within any department, regardless of how large or 
small this is: 
 
 
 
Following discussion regarding large spending amounts by staff the 
following was agreed,  
 
 
 
RESOLVED: 
 
 
 
 
 
Orders to the value of £1,000 - no price 
 
 
 
comparisons or quotes are required. 
 
 
 
 
 
 
Orders between £1,001 and £5,000 - at least 
 
 
 
3 like-for-like price comparisons are  
 
 
 
 
required, no quotes required. 
 
 
 

 
 
Orders between £5,001 and £30,000 - 3 
 
 
 
 
written like-for-like quotes are necessary 
 
 
 
 
 
 
Orders over £30,000 staff to speak to John. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Proposed:   
Mr J Inglis 
 
 
 

 
 
Seconded:   
Mrs C Melendez 
 
 
 
Nicola asked John to convey this to all staff. 
 
John Ince 
13 
Health and Safety / Site Issues 
 
 
In the absence of Amanda due to illness, the figures were 
distributed for April, May and June.  Clarification would be sought 
from Amanda regarding totals of accidents. 
 

14 
Any Other Business 
 
 
There were still some outstanding snagging issues to be rectified 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee  

81 
 
following BSF, Carillion are in the process of carrying out most of 
these.  Some larger repairs were being disputed by them. 
 
It had been discovered that, although work had not been carried 
out on pipes by Carillion, it appeared that some had been cracked.  
Quotes were currently being sought by A White; this was likely to 
be approximately £10,000. 
 
The guarantee for BSF work was for a 12 month period, therefore 
this runs out in October 2015. 
 
15 
Data and Time of the Next Meeting 
 
 
RESOLVED: 

That the date and time of the next meeting 
 
 
 
of the Finance and General Purposes  
 
 
 
Committee would be Wednesday, 23rd 
 
 
 
September 2015 commencing at 5.00 p.m. 
 
 
 
 
 
 
 
Signed: __________________ (Chair of Committee) 
 
Date: ____________________  
 
 
Aldersley High School Academies Trust 
Minutes of the Finance & General Purposes Committee