This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Subscription Rooms decision process'.



  
       
 
 
 
 
FAO: Anna Smith 
Our Ref:    KT/CIV1 - 0018 
 
No personal address supplied 
Your Ref:    
 
DDI:   
(01453) 754369 
 
E-mail: 
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx 
BY EMAIL ONLY:  
Date: 
09 October 2017 
request-423753-
 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Madam 
 
Information Request: Subscription Rooms 
 
I  have  undertaken  the  review  of  the  response  to  your  information  request  of  7  August 
2017.    The  review  concerns  three  of  the  answers  to  your  nine  questions  which  were  as 
follows:  
 
  
Question 
Responses dated 31 August 
2.   Dates and times of the meetings  No  dates  have  been  fixed  for  the  Task  and  Finish 
when  the  Task  &  Finish  Group  Group  or  the  responsible  committee  to  consider 
will  meet  to  consider  the  bids  the  bids  although  the  Strategy  and  Resources 
submitted  for  the  Subscription  Committee will determine the bids later this year. 
Rooms. 
5.  The  written  criteria  by  which  These  are  public  documents.   Please  see  Council 
Stroud  District  Council  will  website  page  https://www.stroud.gov.uk/council-
evaluate  bids  for  the  Stroud  and-democracy/meetings/strategy-and-resources-
Subscription Rooms. 
committee/strategy-and-resources-committee-26-
january-2017 

7.  Any  other  preparatory  reports  The  report  of  the  Task  and  Finish  Group  will  be 
or papers prepared by or for the  submitted  to  the  Strategy  and  Resources 
Task  &  Finish  Group  relating  to  Committee when it meets to consider the review of 
the  review  of  the  Subscription  the Subscription Rooms later this year. 
Rooms. 
 
Review 
 
I deal with each of the responses below. 
 
 
 

Question 2: Since your request, a specific date has been proposed for the group to meet to 
consider  the  bids  and  as  such  I  can  confirm  this  information  is  held.    Unfortunately,  the 
information  is  exempt  from  disclosure  at  the  current  time  in  accordance  with  Section  36 
Freedom of Information Act, for the reasons outlined below. 
 
I  hope  you  will  appreciate  that  the  Group  needs  an  opportunity  to  meet  without  any 
external  inference  or distraction.    Unfortunately,  if  the  arrangements  for  the  meeting  are 
disclosed,  it  considered  that  the  Group’s  ability  to  have  a  discussion  about  the  position, 
openly share views and to receive comprehensive advice without being subject to pressure 
and  influence  (e.g.  on  arriving  at  the  meeting  from  persons  lobbying  for  a  particular 
outcome)  will  be  prejudiced.    Please  be  assured  however  that  as  previously  stated,  the 
Group will in due course submit a formal report to the Strategy and Resources Committee.  
The report will set out the Group’s findings and recommendations and will be published as 
part  of  the  Strategy  and  Resources  Committee’s  agenda  as  soon  as  possible,  but  in  any 
event, at least a week before the committee’s public meeting.  Taking account of this, it is 
considered  that  the  public  interest  in  withholding  the  information  outweighs  the  public 
interest in disclosing any meeting dates.  
 
Question  5:  The  documents  which  set  out  the  ‘written  criteria’  which  the  Council  is 
considering as part of the review of the Subscription Rooms have been referred to in the 
original  response  and  as  such,  no  further  information  is  available.    Whilst  your  current 
review concerns recorded information, it may be useful to note that the current work of the 
Group  is  not  a  procurement  exercise  for  which  detailed  evaluation  criteria  would  be 
published.  Instead, this case concerns a possible disposal of the site, for which there are a 
range of considerations which are relevant to the Council’s decision on whether or not to 
accept any of the bids to purchase the site.   These include for example, the resolution of 
the Strategy and Resources Committee on 26 January 2017 which referred to the need for 
the Council to improve the cost effectiveness of the asset given the current level of subsidy 
from  the  Council  is  not  sustainable  and  a  preference  for  any  solution  to  make  the  asset 
available  for  public  cultural  use.      As  with  any  decision,  other  factors  will  be  relevant 
including  for  example,  the  statutory  restrictions  applicable  to  disposal  of  local  authority 
assets, if that option is proceeded with.      
 
Question 7: In addition to the information to which you have been referred in the course of 
responding  to  all  the  questions  raised,  I  have  identified  other  information  which  was 
prepared  for  and  considered  by  the  Group,  although  this  information  is  also  publicly 
available - see below:  
 
https://www.stroud.gov.uk/sport-leisure-parks/events-and-things-to-do/subscription-
rooms/subrooms-review 
 
You may also wish to note the Minutes of the Strategy and Resources Committee dated 13 
October which initially established the group, but again along with other Council committee 
reports and minutes, these are publicly available on the Council’s website.   
 
I  have  also  located  further  documents  that  have  been  prepared  for  the  Task  and  Finish 
Group,  in  particular  notes  of  meetings  and  a  draft  report.    These  documents  are  exempt 

from  disclosure  pursuant  to  Section  22,  Section  36  and  /  or  Section  42  Freedom  of 
Information  Act.    In  respect  to  the  former  exemption,  information  is  held  which  will  be 
considered by the Task and Finish Group over the coming weeks, following which it will be 
looking to finalise its review and report to the Strategy and Resources Committee.  In these 
circumstances  it  is  not  considered  reasonable  to  disclose  such  information  at  the  current 
time, nor is it considered to be in the public interest for the Group to release information 
which has yet to be reviewed by the Group.  It is usual practice for the Council to withhold 
information  which  is  due  to  be  published  shortly  and  where  advance  disclosure  would 
cause confusion as relevant ideas have not been fully considered.   
 
I  also  consider  that  the  withholding  of  relevant  information  is  appropriate  in  this  case  to 
ensure that the Council’s review of the future of the Subscriptions Rooms is not prejudiced 
by  virtue  of  individual  officers  and  Members  of  the  Group  being  unable  to  have  full  and 
frank discussions about the review.  It is important that the Group reaches an informed and 
well  thought  through  recommendation  which  such  discussions  will  facilitate.    Having  also 
considered  the  public  benefits  of  disclosing  as  opposed  to  withholding  the  information, 
particularly given that the Group’s report will be open to public scrutiny before a decision is 
made  by  the  committee,  it  is  concluded  that  the  public  interest  in  disclosing  such 
information does not outweigh that in withholding publication at the current time.  
 
Finally,  I  would  point  out  that  the  withheld  documents  produced  for  the  Task  and  Finish 
Group include advice on aspects of the review which are subject to legal privilege.  Given 
the  legal  advice  is  pertinent  to  the  options  open  to  the  Council  and  the  bids  which  have 
been  received,  it  would  not  be  in  the  public  interest  to  disclose  such  details  pending  the 
resolution  of  the  matter.    Indeed,  it  is  considered  that  disclosure  would  be  likely  to 
prejudice the outcomes for the Council which is ultimately acting in the public interest.  
 
Whilst I hope the outcome of this review is accepted, you are welcome to contact me again 
if you consider that would assist.  Alternatively, if you are dissatisfied with the outcome of 
this  review,  you  may  apply  direct  to  the  Information  Commissioner’s  Office  within  three 
months  of  this  response.    The  Commissioner  can  be  contacted  at  Wycliffe  House,  Water 
Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.   
 
With thanks, yours faithfully  
 
 
Karen Trickey 
Head of Legal Services