This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '2nd Jobs'.

 
 
 
NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
CODE OF CONDUCT FOR STAFF 
 
 
 
 
This single Code of Conduct for staff incorporates the following:- 
 
 
 
Part 1 
The Standards of Business Conduct and detailed instructions to support these 
Standards and working with suppliers of clinical products 
 
 
 
 
Part 2 
The Fraud Policy 
 
 
 
 
 
 
 
All staff, including permanent post-holders, Bank staff, Agency staff, Locums, other temporary 
staff and Honorary Consultants are required to adhere to the Code of Conduct – any advice on the 
application of this Code should be sought from your Line Manager/Head of Department/Director. 
 
This Code of Conduct forms part of the NHS Board’s standard contract of employment for all 
staff and will be formally reviewed again in April 2108. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
 
 

PART 1 
 
 
STANDARDS OF BUSINESS CONDUCT FOR NHS STAFF 
 
 
INTRODUCTION 
 
The Corporate Governance documentation which governs the activities of the NHS Board and its  
employees is set out in a number of documents – see Annex 1.  The range and complexity of the 
activities undertaken by the Board mean that the documents must contain a considerable level of 
detail and not all matters covered in them will be of obvious relevance to each member of staff.   
 
This document provides instructions on those issues or matters which staff are most likely to 
encounter in carrying out their day to day duties.  This Code is not exhaustive and is 
supplementary to (and therefore should be read in conjunction with) the Standards of Business 
Conduct for NHS Staff [NHS Circular MEL (1994) 48], A Common Understanding:  Guidance 
on Joint Working between NHS Scotland and the Pharmaceutical Industry [NHS Circular HDL 
(2003) 62] and Bribery Act 2010. 
 
RESPONSIBILITY OF STAFF 
 
It is the responsibility of staff to ensure that they do not place themselves in a position which 
risks, or appears to risk, conflict between their private interests and their NHS duties.  This 
primary responsibility applies to all NHS staff, but is of particular relevance to those who 
commit NHS resources directly (e.g. by the ordering of goods) or those who do so indirectly (e.g. 
by the prescribing of medicines).   A further example would be staff who may have an interest in 
a private nursing home and who are involved with the discharge of patients to residential 
facilities. 
 
1  The NHS must be impartial and honest in the conduct of its business and its employees 
should remain beyond suspicion. Under the Bribery Act 2010, it is an offence to request, 
agree to receive or accept a bribe in return for improperly performing a function or 
activity. 
 
Staff need to be aware that a breach of the provisions of this  Act renders them liable to 
prosecution and may also lead to potential disciplinary action and the loss of their employment 
and superannuation rights in the NHS. 
 
This Code reflects the minimum  Standards of Business Conduct expected from all NHS staff.   
Any breaches of the Code may lead to disciplinary action  
 
If you are in any doubt at all as to what you can or cannot do, you should seek advice from 
your line manager/Head of Department/Director. 
 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
KEY PRINCIPLES OF BUSINESS CONDUCT 
 
 
The Standards of Business Conduct for NHS Staff [NHS Circular MEL (1994) 48] provide 
instructions  to staff in maintaining strict ethical standards in the conduct of NHS  business.  All 
staff are therefore required to adhere to the Standards of Business Conduct for NHS Staff. 
 
 
 
The key elements of the Standards of Business Conduct are that the employees of NHS 
Greater Glasgow and Clyde are expected to  
 
•  ensure that the interest of patients remains paramount at all times; 
•  be impartial and honest in the conduct of their business; 
•  use the public funds entrusted to them to the best advantage of the service, always 
ensuring value for money. 
 
Employees should not 
 
•  abuse their official position for personal gain or to benefit their family and/or friends;  
•  seek to advantage or further their private business or other interests, in the course of 
their official duties. 
 
 
 
Public Service values must be at the heart of the NHS Board’s activities.  High standards of 
corporate and personal conduct, based on the recognition that patients come first, are mandatory.   
The NHS Board is a publicly funded body, accountable to the Scottish Ministers and through 
them to the Scottish Parliament for the services it provides and for the effective and economical 
use of taxpayers’ money. 
 
If staff follow these principles, the Board should be able to demonstrate that it adheres to the three 
essential public sector values. 
 
Accountability: 
Everything done by those who work in the organisation must 
be able to stand the tests of parliamentary scrutiny, public 
judgments on propriety, and meet professional codes of 
conduct. 

 
 
 
Probity: 
Absolute honesty and integrity should be exercised in dealing 
with NHS patients, staff, assets, suppliers and customers. 

 
Openness: 
The organisation’s activities should be sufficiently public and 
transparent to promote confidence between the organisation 
and its patients, staff and the public. 

 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
STANDARDS OF BUSINESS CONDUCT FOR NHS STAFF 
SUMMARY OF CONTENTS 
 
 
Page 
1. 
ACCEPTANCE OF GIFTS AND HOSPITALITY 

There are strict rules on the acceptance of gifts and hospitality set out in the “Standards 
of Business Conduct for NHS Staff”.  Only modest hospitality should be accepted i.e. it 
should be similar in scale to what the NHS would offer.  Only minor gifts with a low 
intrinsic value should be accepted e.g. calendars and diaries. 
 
2. 
REGISTER OF STAFF INTERESTS 

To avoid conflicts of interest, employees should register all interests which they have 
in private companies, public limited companies, voluntary organisations and other 
relevant bodies.  See Section 18.3 for the arrangements for the Register of Interests for 
the matters associated with working with clinical suppliers. 
 
3. 
PURCHASE OF GOODS AND SERVICES 

Details are given of central procurement arrangements which should be used for all 
purchases.  Standing Financial Instructions require expenditure to be subject to fair 
competition and achieve best value. 
 
4. 
PURCHASE, SALE AND LEASE OF PROPERTY 
10 
All property transactions must comply with the strict and detailed instructions issued 
by the Scottish Government.  The Director of Acute Services Strategy, Implementation 
and Planning must be advised if it becomes necessary to buy, sell or lease a property. 
 
5. 
BENEFITS ACCRUING FROM OFFICIAL EXPENDITURE 
11 
The underlying principle is that individuals should not derive private/personal benefit 
from public expenditure.  Individuals should not seek or accept preferential rates for 
personal transactions from companies with whom they have had or are likely to have 
had dealings through their employment with the NHS Board. 
 
6. 
FREE SAMPLES 
11 
Occasionally, a supplier may provide items/goods free of charge.  Care should be taken 
in deciding whether to accept such goods. Employees should consult with their line 
manager/Head of Department/Director before accepting any free samples.   Additional 
advice is given in Section 18.7 for samples of pharmaceutical or any other clinical 
product. 
 
7. 
CONTRACTS AND AGREEMENTS 
11 
When entering into a service agreement with a non-NHS body, a legally binding 
document will be required setting out the details of the service to be provided and the 
payment to be made. 
 
8. 
PROVISION OF HOSPITALITY 
12 
Where it is necessary to provide hospitality outwith an NHS catering facility, prior 
authorisation by the relevant Director is required.  The hospitality provided should be 
on a modest scale.  The Board should not provide alcohol or tobacco as part of the 
hospitality. 
 
9. 
SECONDARY EMPLOYMENT 
12 
Under the terms of their contracts of employment, employees are required to seek the 
permission of the Board (via their line manager/Head of Department/Director) before 
taking up secondary employment (Medical and Dental staff should refer to their Terms 
and Conditions of Employment). 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
Page 
 
 
 
 
10. 
ACCEPTANCE OF FEES 
12 
This explains when an individual may be entitled to a fee in respect of work done for 
other bodies and sets out the criteria to be applied in determining if an individual 
should undertake such work. 
 
11. 
WORK UNDERTAKEN FOR PROFESSIONAL BODIES 
14 
An employee may wish to undertake work for a professional body or become an office 
bearer with the body.  This section sets out the main criteria to be used in determining 
the level of support, if any, which the Board will provide in terms of paid time off and 
secretarial support. 
 
12. 
CONTACT WITH THE MEDIA & PUBLICATIONS, SPEECHES, ETC 
15 
All official communication with the media will be via the NHS Board’s 
Communications Department.  
 
13. 
WHISTLEBLOWING 
16 
This section sets out the rights of staff to disclose internally and externally malpractice 
or illegal acts or omissions at work commonly known as “whistle blowing”. 
 
14. 
CONDUCT DURING ELECTION CAMPAIGNS 
19 
Care should be taken to maintain even–handedness and to avoid involving the Board in 
party political issues or debate.  Detailed guidance has been issued by the Scottish 
Government.  
 
15. 
DIRECTORSHIP OF COMPANIES 
20 
The Board has limited ability to nominate one of its officers to serve on the Board of a 
Company.  Employees should not therefore accept invitations to join the Board of a 
Company as a representative of the NHS Board without written approval of the Chief 
Executive (or nominee).   Attendance at  the Board meetings of a Company as an 
observer is however permitted provided that it is made explicit to the Company 
Secretary that the employee is not participating in the Company as a Director or 
Member of the Company.    
 
As private individuals, employees may sit on the Board of a Company and if they do, 
they should declare this to the NHS Board –  see Register of Interests in Section 2.   
They should make it explicit to the Company Secretary that they are acting in a 
personal capacity and not as a representative of the NHS Board. 
 
16. 
INVOLVEMENT IN COMMERCIAL UNDERTAKINGS/TRADING ENTITIES 
21 
NHS Boards have limited powers to form Companies and written approval of the NHS 
Board via or the Chief Executive is required before such action is taken.  
 
17. 
ENDOWMENTS FUNDS 
21 
This section explains how to open and operate an endowment account.  Once an 
account is opened, monies placed in the account can only be used for the purpose for 
which the fund was created. 
 
 
 
 
 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
Page 
 
 
 
 
 
 
18. 
WORKING WITH SUPPLIERS OF CLINICAL PRODUCTS 
22 
This section covers the creation of appropriate and transparent relationships between 
the NHS and clinical suppliers or potential clinical suppliers.  It supports and underpins 
the establishment of a common understanding on Joint Working with Suppliers of 
Clinical Products, providing examples of good practice and a framework in which to 
conduct such relationships in a responsible and transparent way. 
 
 
 
 
19. 
BREACHES 
?? 
 
 
 
 
 
 
 
 
ANNEX 1 
 
Summary of Corporate Governance Documentation 
 
 
ANNEX 2 
 
Standard form for Registration of Interest (hard copy). 
 
 
ANNEX 3 
 
Glossary of Terms Relating to Working with Clinical Suppliers 
 
 
ANNEX 4 
 
Registration of Interests Relating to Working with Clinical Suppliers 
 
 
ANNEX 5 
 
Declaration of Interests at Meetings Relating to Working with Clinical Suppliers 
 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
 
1. 
ACCEPTANCE OF GIFTS AND HOSPITALITY 
 
The Standards of Business Conduct for NHS Staff include instructions on the acceptance 
of gifts and hospitality and these Standards are incorporated into the contract of 
employment of each member of staff.  Practices which may be accepted in the private 
sector are not permitted under the Standards.  The key points in the Standards are as 
follows. 
 
1.1 
Gifts 
 
1.1.1 
Anti- Bribery Policy 
 
The Board will uphold all laws relevant to countering bribery and corruption, including 
the Bribery Act 2010 (the Act).  This commitment applies to every aspect of the Board’s 
activity, including dealings with public and private sector organisations and the delivery 
of care to patients.   
 
The Act recognises a number of offences including the following:- 
 
•  The offering, promising or giving of a bribe (active bribery); 
•  The requesting, agreeing to receive or accepting of a bribe (passive bribery). 
 
Any employee who commits active or passive bribery will be subject to disciplinary 
action.  In addition, the matter will be referred to relevant authorities for criminal 
investigation.  The maximum sentence for any individual convicted of bribery is 10 years. 
 
The Act also recognises a further offence of corporate liability for failing to prevent 
bribery on behalf of a commercial organisation.  (For the purposes of the Act, NHS 
Boards are considered commercial organisations.)  The Board has put in place a range of 
measures intended to prevent bribery and these are subject to formal and regular review 
to ensure they remain fit for purpose. 
 
1.1.2 
Staff should therefore be very cautious if faced with the offer of a gift.  Casual gifts 
offered by contractors or others  (for example, at the festive season) may not be in any 
way connected with the performance of duties so as to constitute an offence under the 
Bribery Act 2010.  Such gifts should nevertheless be declined.  Articles of small intrinsic 
value such as calendars or diaries, may however be accepted, where this would not 
breach the Code of Conduct. 
 
Small gifts from patients or their families, to express their gratitude to members of staff, 
can be accepted by members of staff without breaching the Code.  The circumstances 
should allow sensible application of judgement.  Refusal could cause offence.  Such gifts 
will be of relatively low value, for example, biscuits, chocolates, flowers.  These gifts do 
not need to be registered.  . 
 
 
Where an unsolicited, inappropriate or high value gift is received and the individual is 
unable to return it or the donor refuses to accept its return, he/she should report the 
circumstances to his/her line manager/Head of Department/Director who will ensure that 
the donor is advised of the course of action. 
 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
All unsolicited, inappropriate or high value gifts, whether accepted or declined, must be 
entered in the on-line Register of Interests, Gifts and Hospitality system. 
 
Under no circumstances must staff accept personal gifts of cash regardless of amount. 
 
 
Financial donations to a department fund, which are to be used for the purposes of the 
Board (e.g. to support staff training) must be administered through the Board’s 
Endowment Funds – see Section 17. 
 
 
Gifts of equipment not for individual use may be accepted, provided that:- 
 
(i) 
they are in no way related to purchasing decisions and do not commit the Board 
to any obligations with the supplier; 
 
(ii) 
they are entered in the on-line Register of Interests, Gifts and Hospitality; 
 
(iii) 
a risk assessment is carried out before acceptance of the Board’s potential 
liabilities of accepting the asset; 
 
(iv) 
the budget holder’s approval to accepting the gift is sought – particularly if there 
are any costs  - recurrent or non-recurrent – associated with accepting the gift; 
 
(v) 
they  are recorded under the procedures for accepting donated assets and  details 
notified to the Board’s asset accountant. 
 
1.2 
Hospitality 
 
1.2.1 
The Ethical Standards in Public Life etc. (Scotland) Act 2000 states the following: 
 
•  As a general rule it is usually appropriate to refuse offers. 
•  You must not accept repeated hospitality from the same source. 
•  You must not accept any hospitality offer ... to show favour or disadvantage to 
any individual. 
 
1.2.2 
The Standards of Business Conduct state that modest hospitality may be acceptable 
provided it is normal and reasonable in the circumstances e.g. lunches in the course of a 
working visit.  Any hospitality accepted should be similar in scale to that which the NHS 
as an employer would be likely to offer.  All other offers of hospitality should be 
declined. 
 
1.2.3 
Hospitality in excess of what the NHS would be likely to provide should not normally be 
accepted.  Such hospitality should be politely but firmly declined.  Should an individual 
wish to accept hospitality, then approval of the appropriate line manger/Head of 
Department/Director is required.  All hospitality exceeding what the NHS would be likely 
to provide,  whether accepted or declined, must be entered in the on-line Register of 
Interests, Gifts and Hospitality system. 
 
1.2.4 
It may not always be clear whether an individual is being invited to an event involving 
the provision of hospitality (e.g. formal dinner) in a personal/private capacity or as a 
consequence of the position which he/she holds with the Board.   
 
(i) 
If the invitation is the result of the individual’s position within the Board, only 
hospitality which is modest and normal and reasonable in the circumstances 
should be accepted.   If the nature of the event dictates a level of hospitality 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
which exceeds this, then the individual should ensure that his/her line 
manager/Head of Department/Director is fully aware of the circumstances  and 
approves their attendance.   An example of such an event might be an awards 
ceremony involving a formal dinner.  If the line manager/Head of 
Department/Director grants approval to attend, the individual should declare 
his/her attendance for registration in the on-line Register of Interests, Gifts and 
Hospitality. 
 
(ii) 
If the individual is invited to an event in a private capacity (e.g. as result of 
his/her qualification or membership of a professional body), he/she is at liberty to 
accept or decline the invitation without referring to his/her line manager/Head of 
Department/Director.  The following matters should however be considered 
before an invitation to an individual in a private capacity is accepted. 
 
a. 
The individual should not do or say anything at the event that could be 
construed as representing the views and/or policies of the Board.   
 
b. 
If the body issuing the invitation has (or is likely to have, or is seeking to 
have) commercial or other financial dealings with the Board, then it 
could be difficult for an individual to demonstrate that his/her attendance 
was in a private and not an official capacity.  Attendance could create a 
perception that the individual’s independence had been compromised, 
especially where the scale of hospitality is lavish.  Individuals should 
therefore exercise caution before accepting invitations from such bodies 
and must inform their line manager/Head of Department/Director. 
 
(iii) 
Where suppliers of clinical products provide hospitality it should only be 
accepted in association with scientific meetings, clinical educational meetings or 
equivalent, which must be modest, normal and reasonable in the circumstances 
and in line with what the NHS would normally provide and held in appropriate 
venues conducive to the main purpose of the event, e.g. the sponsorship is clearly 
disclosed in any papers relating to the meeting;  products discussed should be 
described in relation to the Scottish Medicines Consortium, Formulary or 
equivalent clinical product catalogue and the active promotion of clinical 
products is restricted to those in the Board’s Formulary and equivalent clinical 
product catalogues. 
 
1.3 
Record of Hospitality and Gifts 
 
It is the responsibility of the recipients of gifts and hospitality to declare  all items of 
excessive value  received, whether accepted or declined,  via the on-line Register of 
Interests, Gifts and Hospitality system.  For members of staff who do not have access to 
the on-line system, a hard copy form (see Annex 2) should be completed and returned to 
the appropriate line manager/Head of Department/Director for retention in their  Staff 
Interests, Gifts and Hospitality Forms A4 ring binder (see Section 2.4). 
 
1.4 

Competitions/Prizes 
 
 
Individuals should not enter competitions including free draws organised by bodies who 
have (or are seeking to have) financial dealings with the Board.   Potential suppliers may 
use this as a means of giving money or gifts to individuals within the Board in an effort to 
influence the outcome of business decisions. 
 
 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
2. 
REGISTER OF STAFF INTERESTS 
 
2.1 
To avoid conflicts of interest and to maintain openness and accountability, employees are 
required to register all interests that may have any relevance to their 
duties/responsibilities.   These include any financial interest in a business or any other 
activity or pursuit that may compete for an NHS contract to supply either goods or 
services to the NHS or in any other way could be perceived to conflict with the interests 
of the Board.   The test to be applied when considering appropriateness of registration of 
an interest is to ask whether a member of the public acting reasonably might consider the 
interest could potentially affect the individual’s responsibilities to the organisation and/or 
influence their actions.  If in doubt the individual should register the interest or seek 
further guidance from their line manager/Head of Department/Director.  
 
2.2 
Interests that it may be appropriate to register (see also Annex 4), include: 
 
(i) 
Other employments; 
 
(ii) 
Directorships including Non-Executive Directorships held in private companies 
or public limited companies (whether remunerated or not); 
 
(iii) 
Ownership of, or an interest in, private companies, partnerships, businesses or 
consultancies. 
 
(iv) 
Shareholdings in organisations likely or possibly seeking to do business with the 
NHS (the value of the shareholdings need not be declared);  
 
(v) 
Ownership of, or interest in land or buildings which may be significant to, of 
relevance to, or bear upon the work of the Board;  
 
(vi) 
Any position of authority held in another public body, trade union, charity or 
voluntary body; 
 
(vii) 
Any connection with a voluntary or other body contracting for NHS services. 
 
(viii) 
Any involvement in joint working arrangements with Clinical (or other) 
Suppliers  
 
This list is not exhaustive and should not preclude the registration of other forms of 
interest where these may give rise to a potential conflict of interests upon the work of the 
Board.  Any interests of spouses, partner or civil partner, close relative or associate, or 
persons living with the individual as part of a family unit, could also require registration 
if a potential conflict of interests exists. 
 
2.3 
All members of staff are responsible for entering their interests in the on-line Register of 
Interests, Gifts and Hospitality system.  Where staff do not have access to the on-line 
system, Section 2.4 shall apply.  Where a member of staff has no interests to declare, a 
Nil Return should be made on the on-line Register of Interests, Gifts and Hospitality. 
 
2.4 
In addition to the on-line registration arrangements, standard forms for registering 
interests in hard copy are attached at Annex 2.  Completed forms should be passed to the 
staff member’s line manager/Head of Department/Director for storage in their Staff 
Interests, Gifts and Hospitality Forms A4 ring binder.  Either the on-line system or a hard 
copy should be completed at the commencement of employment or on the acquisition of 
the interest.  Any changes to interests should be notified at the earliest opportunity, or 
 

May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
within 4 weeks of the change occurring.   A separate Register of Interests for NHS Board 
Members will be held by the Head of Board Administration.  
 
2.5 
The entries in the Register of Interests, Gifts and Hospitality will be retained in respect of 
any registration for a period of 5 years after the registration ceases or the member of staff 
leaves. 
 
2.6 
It is the responsibility of each individual to declare any relevant interest to the Chair of 
any Board Standing Committee/Professional Advisory Committee/decision making group 
that they sit on so that the Chair is aware of any conflict which may arise.  These 
Declarations of Interest will be recorded in the Minutes of the meeting. 
 
 
3. 
PURCHASE OF GOODS AND SERVICES 
 
3.1 
The Board has established a central Procurement Department under the direction of the 
Head of Procurement.  Specialist teams have been set up within the Procurement 
Department to purchase the goods and services required for the functioning of NHS 
Greater Glasgow and Clyde.  With the exception of certain staff within Estates, Pharmacy 
and Health Information and Technology, no other member of staff is authorised to make a 
commitment to a third party for the purchase of goods or services.  The Procurement 
Department should be contacted for advice on all aspects of the purchase of goods and 
services. 
 
3.2 
All staff who are in contact with suppliers and contractors (including external 
consultants), and in particular those who are authorised to sign Purchase Orders, or place 
contracts for goods, materials or services are expected to adhere to professional 
procurement standards. They should also be aware of their responsibilities to comply with 
the Bribery Act 2010.  
 
3.3 
Fair and open competition between prospective contractors or suppliers for NHS 
contracts is a requirement of Standing Financial Instructions and of EC Directives on 
Public Purchasing for Works and Supplies.   This means that: 
 
(i) 
no private or public company, firm or voluntary organisation which may bid for 
NHS business should be given any advantage over its competitors, such as 
advance notice of NHS requirements.   This applies to all potential contractors, 
whether or not there is a relationship between them and the NHS employer, such 
as a long-running series of previous contracts. 
 
(ii) 
each new contract should be awarded solely on merit in accordance with the NHS 
Board SFIs and relevant Board procedures.  
 
3.4 
No special favour should be shown to current or former employees or their close relatives 
or associates in awarding contracts to private or other businesses run by them or 
employing them in a senior or managerial capacity.   Contracts must be won in fair 
competition against other tenders and scrupulous care must be taken to ensure that the 
selection process was conducted impartially, and that staff who are known to have a 
relevant interest play no part in the selection.  
 
3.5 
All invitations to potential contractors to tender for NHS business should include a notice 
warning tenderers of the consequences of engaging in any corrupt practices involving 
employees of the Board. 
 
 
10 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
3.6 
Standing Financial Instructions (SFIs) describe the process to be followed to purchase 
goods and services.  Key points to note are 
 
(i) 
SFIs define the limits above which competitive quotations and competitive 
tenders must be obtained and describe the process which should be followed to 
achieve fair and open competition. 
 
(ii) 
No organisation should be given an unfair advantage in the competitive process 
e.g. by giving advance notice of the Board’s requirements.   
 
 
4. 

PURCHASE, SALE AND LEASE OF PROPERTY 
 
4.1 
The Scottish Government Health Directorate has issued a strict set of rules governing all 
types of property transactions and these rules require that, each year, all the Board’s 
property transactions are subject to close scrutiny by Internal Audit and the Audit 
Committee.  The results of this scrutiny are reported to the Scottish Government Health 
Directorate.  Failure to comply with the rules governing property transactions could be 
viewed as a serious disciplinary matter. 
 
4.2 
Where it is necessary to acquire, dispose of or lease property (land and/or buildings), the 
proposed transaction should be referred to the Director of Finance who has responsibility 
for property matters, including the conduct of all property transactions. 
 
4.3 
Authority to sign off property transactions is limited to five officers to whom authority 
has been formally and specifically delegated by Scottish Ministers.  These five officers 
are 
 
•  Chief Executive 
•  Director of Finance – Corporate and Partnerships 
•  Director of Corporate Planning and Policy 
•  Chief Operating Officer – Acute Services Division 
•  Director of Acute Service Strategy Implementation and Planning. 
 
4.4 
No other member of staff is authorised to make any commitment in respect of the 
acquisition or disposal of property or interest in property, e.g. leases

 
 
5. 
BENEFITS ACCRUING FROM OFFICIAL EXPENDITURE 
 
5.1 
The underlying principle is that individuals should not derive private/personal benefit 
from public expenditure.   
 
5.2 
Employees as individuals must not derive personal benefit from public expenditure.  Staff 
should not use their official position for personal gain or to benefit their family and 
friends. 
 
5.3 
Employees should not seek nor accept preferential rates or benefits in kind for private 
transactions carried out with companies with which they have had or may  have official 
dealings on behalf of the Board.  (This does not apply to concessionary agreements 
negotiated on behalf of NHS staff as a whole.)  
 
5.4 
Staff should not collect air miles arising from official travel unless these are to be applied 
to future business travel. 
 
11 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
5.5 
A small number of staff might find their duties require them to make official purchases 
from retail outlets which promote loyalty schemes (e.g. loyalty cards).   Staff should not 
make purchase decisions which allow them to benefit personally from such schemes 
when they are applied to official expenditure. 
 
 
6. 
FREE SAMPLES 
 
6.1 
Occasionally, a supplier may provide items/goods to the Board free of charge.  Care 
should be taken in deciding whether to accept such samples/gifts.  As a rule, employees 
should consult with their line manager/Head of Department/Director on this matter.  The 
factors to be considered include the following. 
 
(i) 
Will acceptance be seen as endorsing the product in question? 
 
(ii) 
Will acceptance create an obligation to buy from the supplier in question? 
 
(iii) 
If the items/goods are to be passed on to the public/patients for use, who will be 
liable if the items/goods are unfit for their intended purpose? 
 
6.2 
See also Section 18.7 on samples of pharmaceutical or any other clinical product. 
 
 
7. 
CONTRACTS AND AGREEMENTS 
 
7.1 
Where it is proposed to enter into an agreement with a non-NHS body (for example, a 
service agreement or a collaborative agreement), the legal status of the agreement needs 
to be considered.  It is very likely that, to safeguard the Board’s interests, a formal, 
legally binding document will be required which among other matters will specify the 
service to be provided and the payment to be made by the Board.  Input from the Board 
legal advisors (the Scottish  Health Service Central Legal Office) will be required to 
prepare such a document.    
 
7.2 
Where the agreement is commercial in nature, the Procurement Department must be 
involved at the earliest stage to ensure that all contractual issues are fully addressed. 
 
7.3 
It is recognised that each agreement may be different and staff should therefore contact 
the Procurement Department for advice at an early stage.  
 
7.4 
In cases of doubt, individuals should contact their line manager/Head of Department/ 
Director or Head of Procurement for advice.  
 
7.5 
Staff should not enter or sign binding contractual agreements unless they have the 
authority to do so under the Board’s Scheme of delegation.    
 
 
8. 
PROVISION OF HOSPITALITY 
 
Where it is necessary to provide hospitality outwith an NHS catering facility, prior 
authorisation by the relevant Director is required.  The hospitality provided should be on 
a modest scale.  The Board should not provide alcohol or tobacco as part of the 
hospitality. 
 
 
12 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
9. 
SECONDARY EMPLOYMENT 
 
9.1 
Staff,  other than medical and dental staff,  employed by the Board may wish to follow 
their NHS employment or profession concurrently with another employer.  Before staff 
other than medical and dental take up such other employment they should obtain the 
approval of the Board.  Approval should be sought by approaching the individual’s line 
manager/Head of Department/Director in the first instance.  Any approval should be in 
writing and recorded on the individual’s personal file. 
 
9.2 
The Board will require assurance that the secondary employment  
 
(i) 
will not create a conflict of interest; 
 
(ii) 
will not interfere with or have a detrimental effect on the employee’s duties with 
the Board; 
 
(iii) 
will not contravene the European Union Working Time Directive; 
 
(iv) 
will not damage the Board’s reputation. 
 
9.3 
Consultant Grade, Hospital Medical and Dental Staff and Doctors and Dentists in Public 
Health Medicine and the Community Health Service may undertake private practice in 
accordance with their respective Terms and Conditions of Service. 
 
9.4 
All staff should note that it may also be appropriate to declare any secondary employment 
in the on-line Register of Interests, Gifts and Hospitality system (see Section 2). 
 
 
10. 
ACCEPTANCE OF FEES 
 
10.1 
Where an employee, other than a member of Medical and Dental staff, is offered fees by 
outside agencies, including a clinical supplier, for undertaking work or engagements (e.g. 
radio or TV interviews, lectures, consultancy advice, membership of an advisory board 
etc.) which have a bearing on his/her official duties, or draw on his/her official 
experience, the employee’s line manager must be informed and his/her written approval 
obtained before any commitment is given by the employee.  Directors must obtain written 
approval from the Chief Executive and the Chief Executive must obtain written approval 
from the Chair of the Board before committing to such work.   
 
An assurance will be required that  
 
(i) 
the individual concerned is not making use of his/her NHS employment to further 
his/her private interests; 
 
(ii) 
any outside work does not interfere with the performance of his/her NHS duties; 
 
(iii) 
any outside work will not damage the Board’s reputation.  
 
The position in respect of Medical and Dental staff is set out at paragraph 10.8. 
 
10.2 
If the work carried out is part of the employee’s normal duties, or could reasonably be 
regarded as falling within the normal duties of the post and is carried out in the Board’s 
time, then any fee due is the property of the Board and it should be the Board (and not the 
 
13 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
individual) that issues any invoice required to obtain payment.  The individual must not 
issue requests for payment in his/her own name and must pass the relevant details to the 
Directorate of Finance to allow the issue of an invoice and collection of the payment.    
 
10.3 
Employees should not commit themselves to any work which attracts a fee until they 
have obtained the required approval as described in paragraph 10.1. It is possible that an 
individual may undertake work and not expect a fee but then receive an unsolicited 
payment after the work in question has been completed.  The fact that the fee is 
unsolicited is not relevant and the process set out at paragraph 10.2 applies. 
  
10.4 
It is also possible that an individual may be offered payment in kind e.g. book tokens.  
The principles set out in paragraph 10.2  will still apply.  If it is not appropriate for the 
individual to retain the payment in kind, then the gifts or tokens should be handed over to 
the individual’s line manager/Head of Department/Director to be used for the benefit of 
the organisation as a whole.   
 
10.5 
A record in the on-line Register of Interests, Gifts and Hospitality should be made when a 
gift or token is handed over to a line manager/Head of Department/Director and the 
record should show how the gift or token is used. 
 
10.6 
A gift offered in respect of work undertaken as part of the individual’s normal  duties 
should be declined unless it is of  minor or trivial nature and of a low intrinsic value..  
Examples of such minor or trivial gifts include diaries and calendars.  
 
10.7 
Certain other provisions apply specifically to the provision of lectures or interviews.  A 
lecturer/interviewee should ensure that the audience is made aware of whether he/she is 
speaking on behalf of the Board or in a private capacity. 
 
(i) 
It may not always be clear whether an individual is acting in a private capacity or 
as a representative of the Board.  An individual will be deemed to be acting in a 
private capacity where he/she is invited to speak because of his/her position 
within the Board but is expected to express his/her personal thoughts and 
opinions on a subject.  It is acknowledged that this may be a grey area and, in 
cases of doubt, staff should consult their line manager/Head of 
Department/Director.   (Directors should seek the endorsement of the Chief 
Executive). 
 
(ii) 
Where an individual gives a lecture in a private capacity on a matter unrelated to 
the NHS and the individual’s job or profession (e.g. a hobby), he/she does not 
have to seek permission from his/her line manager/Head of Department/Director.   
In these circumstances, the individual should avoid referring to his/her official 
position with the Board. 
 
10.8 
Consultant Grade, Hospital Medical and Dental Staff and Doctors and Dentists in Public 
Health Medicine and the Community Health Service may undertake additional work and 
receive fees in accordance with their respective Grade Terms and Conditions of Service. 
 
 
11. 

WORK UNDERTAKEN FOR PROFESSIONAL BODIES 
 
11.1 
If an employee,  other than a member of medical or dental staff,  wishes to serve as an 
office bearer with a professional body of which he/she is a member, he/she should obtain 
written approval from his/her line manager/ Head of Department/Director before he/she 
takes up the duties with the professional body. Directors should obtain the written 
 
14 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
approval of the Chief Executive and if the Chief Executive wishes to fulfil such a role, 
he/she should obtain the written approval of the Chair of the Board.   Consultant Grade, 
Hospital Medical and Dental Staff and Doctors and Dentists in Public Health Medicine 
and the Community Health Service should refer to their Terms and Conditions of Service 
for advice on additional work undertaken. 
 
11.2 
As part of the approval process,  the Board will require assurance that the individual’s 
duties as an office bearer with the professional body will not interfere with his/her duties 
with the Board, or damage the Board’s reputation.  The following matters will be agreed 
in writing before the individual takes up his/her duties with the professional body. 
 
(i) 
The time off to be granted to allow the individual to fulfil his duties with the 
professional body; 
 
(ii) 
Whether this time off is to be paid or unpaid; 
 
(iii) 
The extent to which expenses will be met by the Board in respect of travel and 
subsistence relating to the individual’s work for the professional body; 
 
(iv) 
The nature and extent of any support to be provided by the Board in terms of 
secretarial duties, access to email/internet,  photocopying, printing and faxes etc; 
 
(v) 
Whether the costs of this support are to be charged to the professional body or 
met by the Board. 
 
11.3 
In deciding whether to allow an individual to act as an office bearer for a professional 
body and the level of financial and administrative support to be provided, the following 
questions will be considered:- 
 
(i) 
Will the individual’s activities as an office bearer of the professional organisation 
benefit the NHS in general and the Board in particular?  (It would normally be 
expected that the activities to be undertaken and the nature of the professional 
organisation would be relevant to some aspect of the provision of healthcare 
services.) 
 
(ii) 
Will the individual’s activities interfere significantly with his/her NHS duties 
and/or the duties of any support staff that may be required to assist the 
individual? 
 
11.4 
Provided that the individual’s activities in respect of the professional organisation will 
not interfere unreasonably with his/her duties and the duties of any relevant support staff, 
permission to act as an office bearer for a professional organisation will not be 
unreasonably withheld. 
 
11.5 
The Board will not pay or reimburse the costs of subscriptions to professional bodies.  It 
is the responsibility of each individual to meet the cost of his/her membership of the 
relevant organisation(s). 
 
11.6 
If an individual wishes to apply for study leave to attend an event organised by a 
professional body of which he/she is a member or any other event as part of a programme 
of continuing professional development, he/she should submit a formal application for 
study leave to his/her line manager/Head of Department/Director.  (The Human 
Resources Department can advise on the authorisation process.)   If the application for 
study leave is granted, it may be granted with or without reimbursement of travel 
 
15 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
expenses in respect of his/her attendance at the event at the discretion of their line 
manager.   Reimbursement of expenses associated with study leave taken by Consultant 
Grade, Hospital Medical and Dental Staff and Doctors and Dentists in Public Health 
Medicine and the Community Health Service will be in accordance with their respective 
Terms and Conditions of Service. 
 
11.7 
If an individual chooses to attend in his/her own time an event organised by a 
professional body of which he/she is a member, any travel expenses will fall to be met by 
the individual involved.   
 
 
12. 
CONTACT WITH THE MEDIA   
 
12.1 
If  a member of staff is contacted direct by the media he/she  should not enter into any 
discussions or make any comment and instead refer the enquiry to the NHSGGC Press 
Office (0141-201-4429  –  24 hours).   He/she  should also inform the line 
manager/Director so they are aware of the approach. 
 
12.2 
Staff must not invite journalists, photographers or camera crews onto any NHSGGC 
premises without the prior agreement of the NHSGGC Press Office and the relevant 
Director/line manager. 
 
12.3 
Staff are also reminded that in dealings with the media they should not pass over copies 
of Board owned material, e.g. reports which are obtained as part of their normal 
employment within the Board.  
 
12.4 
Where an individual exercises the right in a private capacity to publish an article, give an 
interview or otherwise participate in a media event or debate in a public forum (including 
the internet), they should make it clear that they are acting in a private capacity and any 
opinions expressed are not necessarily those of the Board. 
 
12.5 
No employee should contact the media on NHS matters as it is Board Policy that all press 
or media enquiries must be referred to the NHSGGC Press Office which is part of the 
Board’s Corporate Communications Directorate. 
 
 
13. 
WHISTLEBLOWING 
 
13.1 
Introduction 
 
13.1.1  This section deals with the disclosure internally or externally by staff who have concerns 
about patient safety, malpractice, as well as illegal acts or omissions at work, commonly 
known as “whistleblowing”.  NHS Greater Glasgow & Clyde (NHSGG&C) wishes to 
ensure that its employees have the opportunity and confidence to raise such concerns.  
Through a Whistleblowing Policy, employees are encouraged to be open and are 
guaranteed to have their concerns considered.  NHSGG&C believes that a responsible 
attitude to Whistleblowing assists in promoting a healthy workplace  culture built on 
openness and accountability.  Integral to achieving this is to encourage staff to raise any 
serious concern they may have about patient safety, malpractice, misconduct, wrongdoing 
or serious risk as early as possible.  
 
13.1.2  The Whistleblowing Policy should be used by any member of staff to raise a qualifying 
disclosure under the Public Interest Disclosure Act 1998.  This Policy is available to all 
staff, including full-time, part-time, temporary, agency and bank workers and ex-staff of 
 
16 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
NHSGG&C (all referred to as staff within this Policy) who have concerns about patient 
safety, malpractice, misconduct, wrongdoing or serious risk. Staff have a responsibility to 
protect patients from risk of harm posed by another colleague’s conduct, performance or 
health by taking immediate steps to ensure their concerns are dealt with or raised for 
appropriate investigation.  NHSGG&C promotes a culture in which staff can raise 
concerns openly and safely.  
 
13.1.3  Staff may have concerns about what is happening at work.  Usually these are easily 
resolved at a local level.  However, when the concern feels serious because it is about a 
possible patient safety issue, malpractice, misconduct, wrongdoing or serious risk that 
might affect patients, colleagues or the organisation itself, staff are encouraged to raise 
such issues in the first instance with their Line Manager.  
 
13.2 
Legal Framework 
 
13.2 1  The Public Interest Disclosure Act 1998 (PIDA) is designed to protect the public by 
providing a remedy for individuals who suffer a detriment by any act or any deliberate 
failure to act by their employer for raising a genuine concern, whether it be a risk to 
patient safety, malpractice, misconduct, wrongdoing or serious risk. These are called 
“qualifying disclosures”.  A qualifying disclosure is one made in good faith by a member 
of staff who had a reasonable belief that one of the following is being, has been, or is 
likely to be, committed:  
 
•  a criminal offence;  
•  a miscarriage of justice;  
•  an act creating risk to health and safety;  
•  an act causing damage to the environment;  
•  a breach of any other legal obligation; or  
•  concealment of any of the above.  
 
13.2.2  The Public Interest Disclosure Act’s tiered disclosure regime promotes internal and 
regulatory disclosures, and encourages workplace accountability and self-regulation.  
 
13.2.3  Under the Act, workers who act honestly and reasonably are given automatic protection 
for raising a matter internally. In NHSGG&C, an internal disclosure can go up to the 
highest level.   Protection is also readily available to those who make disclosures to 
prescribed regulators – see Section 13.13. 
 
13.2.4  The Whistleblowing Policy authorises all staff, not just health and medical professionals, 
to raise a concern.  Legal protection is important if staff are to be encouraged to raise a 
concern about wrongdoing or malpractice.  NHSGG&C wishes to promote an open 
culture that recognises the potential for staff to make a valuable contribution to the 
running of public services, and to the protection of the public interest.  
 
13.2.5  Where an individual is subjected to a detriment by their employer for raising a concern or 
is dismissed in breach of PIDA, they can bring a claim for compensation under PIDA to 
an Employment Tribunal.  
 
13.3 
Policy Statement 
 
13.3.1  NHSGG&C is committed to achieving the highest possible standards of service and the 
highest possible ethical standards in public life in all of its practices.  To achieve these 
ends, it encourages staff to use internal mechanisms for reporting any malpractice or 
illegal acts or omissions by its staff.  The Board wishes to create a working environment 
 
17 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
which encourages staff to contribute their views on all aspects of patient care and patient 
services.  All staff have a duty to protect the reputation of the service they work within.  
 
13.3.2  The Board will not tolerate any harassment or victimisation of staff using this Policy, and 
may treat this as a serious disciplinary offence, which will be dealt with under the 
Board’s Disciplinary Policy and Procedure. 
 
13.3.3  The Director of Human Resources is responsible for ensuring implementation of the 
Whistleblowing Policy. 
 
13.4 
Key Principles and Values 
 
13.4.1  When raising a concern the best way to raise it is to do so openly.  Openness makes it 
easier for the organisation to assess the issue, work out how to investigate the matter, 
understand any motive and get more information. 
 
13.4.2  A member of staff raises a concern confidentially if they give their name on the condition 
that it is not revealed without their consent.  If NHSGG&C is asked not to disclose 
someone’s identity, we will not do so without that person’s consent unless otherwise 
required by law.  Staff should however understand that there may be times when 
NHSGG&C will be unable to resolve a concern without revealing someone’s identity, for 
example where personal evidence is essential.  In such cases, it will discuss with the 
member of staff whether and how the matter can best proceed if staff do not disclose their 
identity. It will be much more difficult for NHSGG&C to look into the matter.   
 
13.4.3  A member of staff raises a concern anonymously if they do not give their name at all.  If 
this happens, NHSGG&C will assess the anonymous information as best it can, establish 
whether there is substance to the concern and whether it can be addressed. If no-one 
knows who provided the information, it will not be possible to reassure or protect them. 
 
13.4.4  There may be occasions when a concern is raised either with an ulterior motive or 
maliciously.  In such a case, the organisation cannot give the assurances and safeguards 
included in the policy to someone who is found to have maliciously raised a concern that 
they also know to be untrue.  NHSGG&C will look at the concern and examine whether 
there is any substance to it.  Every concern will be treated as made in good faith, unless it 
is subsequently found not to be.  However, if it is found that the individual has 
maliciously raised a concern which they know is untrue, disciplinary proceedings may be 
commenced against that individual.  
 
13.5 
Other Policies and Procedures 
 
13.5.1  Whistleblowing concerns generally relate to patient safety, malpractice, misconduct, 
wrongdoing or serious risk, and may be something which adversely affects patients, the 
public, other staff or the organisation itself.  A grievance differs from a Whistleblowing 
concern as it is a personal complaint regarding an individual’s own employment situation.  
A Whistleblowing concern is where an individual raises information as a witness whereas 
a grievance is where the individual is a complainant.  Grievances are addressed using the 
Board’s Grievance Policy and Procedure. It should be noted, however, that matters 
related to bullying and harassment are addressed by the Board’s Dignity at Work Policy.  
 
13.5.2  Examples of such matters that should be raised under this Whistleblowing Policy include:    
 
•  patient safety, malpractice or ill treatment of a patient by a member of staff; 
•  repeated ill treatment of a patient, despite a complaint being made; 
 
18 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
•  an unacceptable standard of patient/clinical care; 
•  a criminal offence is believed to have been committed, is being committed or is likely 
to have been committed; 
•  suspected fraud; 
•  disregard for legislation, particularly in relation to health and safety at work; 
•  the environment has been, or is likely to be, damaged; 
•  breach of standing financial instructions; 
•  showing undue favour over a contractual matter or to a job applicant; 
•  a breach of a code of conduct; 
•  information on any of the above has been, is being, or is likely to be concealed. 
 
13.6 
Role of Trade Unions and Professional Organisations 
 
13.6.1  NHSGG&C recognises staff may wish to seek advice on whether to use this Policy, 
require confidential advice at any stage  and be represented by their trade 
union/professional organisation when using the provisions of this Policy, and 
acknowledges and endorses the role trade union/professional organisation 
representatives/officers play in this area.  
 
13.7 
Procedure to be Followed in Raising a Concern 
 
13.7.1  If staff have concerns in relation to the issues of the kind referred to above in paragraph 
13.5.2, then they should follow the procedure set out below. 
 
13.7.2  STEP ONE -  if a member of staff has a concern about patient safety, malpractice, 
misconduct, wrongdoing or serious risk at work, they are encouraged to raise these with 
their Line Manager in the first instance.  This may be done verbally or in writing. 
  
13.7.3  STEP TWO –  if a member of staff feels unable to raise the matter with their Line 
Manager or does not think that this would effectively address the concern, or where this 
action has been tried but has not led to action that addresses the action or addresses it 
within a reasonable period of time for whatever reason, they should then raise the matter 
with:  
 
•  a designated list of Senior Managers who have been trained to deal with any issues 
from staff raised under the Whistleblowing arrangements – namely  -   
 

Robin Wright, Director of Health Information & Technology; 
Tel No 0141 201 4994   
e-mail – xxxxx.xxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx   

Ms Catriona Renfrew, Director of Corporate Planning & Policy; 
Tel No 0141 201 4614  e-mail 
xxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx  

Dr Linda de Caestecker, Director of Public Heath; 
Tel No 0141 201 4602  e-mail 
xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx  

Ms Ros Crocket, Nurse Director.  
Tel No 0141 201 4407   
e-mail – xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx  
    
•  Address for all 4 Directors - J B Russell House, NHS Board Corporate Headquarters, 
Gartnavel Royal Hospital site, 1055 Great Western Road, Glasgow G12 0XH.  
 
 
19 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
13.7.4  The designated Senior Managers have been given special responsibility for dealing with 
Whistleblowing concerns. If the matter is to be raised in confidence, then the staff 
member should advise the designated Senior Manager at the outset so  that this can be 
taken into account when reviewing and investigating the concern raised.  
 
13.7.5  STEP THREE - if Steps One and Two have been followed and the member of staff still 
has concerns, or if they feel that the matter is so serious that they cannot discuss it with 
any of the above, they should contact the nominated Non Executive Member (or deputy) 
of the NHS Board - Contact Details via – xxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx  Tel No. 0141 
201 4633.  The  nominated Non Executive Member of the NHS Board will receive 
appropriate professional support where relevant from the Medical Director, Nurse 
Director or any relevant Corporate Director. 
 
13.8 
Handling Concerns Raised – Steps One and Two 
 
13.8.1  Once a concern has been raised at Step ONE or TWO, it will be acknowledged in writing 
within three working days. The Line Manager or designated Senior Manager will confirm 
with the individual concerned whether or not the matter is being raised in confidence.and 
they will give consideration as to how the concern may be actioned appropriately.  This 
may involve: 
 
•  an informal review – for matters not viewed as serious and have the potential to be 
resolved with normal line management action; ; 
•  an internal inquiry – for matters that require more serious consideration and there is a 
likely need to interview staff in order to gather facts and details of the case; or   
•  a formal investigation – for matters where there is a serious concern that there may 
have been a breach affecting patient safety, malpractice or an illegal act or omission 
and formal statements require to be taken from staff.    
 
13.8.2  The Line Manager or the designated Senior Manager  will determine which of the three 
processes to be followed depending on the circumstances of the concern raised and let the 
member of staff know how it will be taken forward as quickly as possible (and within a 
week of receiving the concern).  
 
13.8.3  The member of staff raising the concern will be advised who will be handling the matter, 
how they can contact them and what further assistance may be needed.  The Line 
Manager or the designated Senior Manager will write to the member of staff giving a 
summary of the concern raised to ensure clarity on what issues are to be taken forward 
and advise the member of staff how they propose to handle it, and providing a timeframe 
for feedback.  If the concern has been misunderstood, or there is any information missing, 
the member of staff has the opportunity at this stage to highlight this.  
  
13.8.4  When raising a concern, it will be helpful to know how the member of staff thinks the 
matter might best be resolved. If the member of staff has any personal interest in the 
matter, they should confirm this at the outset.  If it is felt that the concern falls more 
properly within the scope of one of the other of the Board’s policies, this will also be 
explained to the member of staff.  
 
13.8.5  The Line Manager or the designated Senior Manager will give feedback on the outcome 
of the informal review,  internal inquiry or formal investigation.  However, it should be 
noted that it may not be possible to give details of the precise actions taken, where this 
would infringe a duty of confidence owed to another person.  While it cannot be 
guaranteed that all matters will be responded to in the way that the member of staff might 
wish, NHSGG&C will strive to handle the matter fairly and properly.  
 
20 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
13.8.6  If at any time throughout the informal review, internal inquiry or formal investigation it 
becomes evident that formal disciplinary action may be a possible outcome, the informal 
review, internal inquiry or formal investigation will be conducted in accordance with the 
provisions of the Board’s Disciplinary Policy and Procedure. Should it be thought 
necessary to  suspend a member of staff during the course of any such informal review, 
internal inquiry or formal investigation, the procedure outlined in the Disciplinary Policy 
and Procedure will be followed.  
 
13.8.7  The informal review, internal inquiry or formal investigation will be concluded without 
unreasonable delay. The Board will endeavour to complete the process within 28 days. 
However, dependent on the complexity of the concerns raised there may be a requirement 
for flexibility with regard to timescales.  The timescales for completion and issuing 
feedback should be reasonable and communicated to all parties and regular updates 
provided if the intended timescale is not adhered to.  
 
13.8.8  Employees have a right throughout the procedure and processes of this policy to be 
represented by their Trade Union/Professional Organisation representative (including 
full-time Trade Union Officers) or accompanied by a fellow member of staff, friend or 
relative not acting in a legal capacity. 
 
13.9 
Handing Concerns Raised – Step Three 
 
13.9.1  Once a concern has been raised at Step THREE, it will be acknowledged in writing 
within three working days. The nominated Non Executive Director (or Deputy) will 
confirm with the individual concerned whether or not the matter is being raised in 
confidence and they  will give consideration as to how the concern may be actioned 
appropriately. This may also involve (definitions for each are given in paragraph 13.8.1): 
 
•  an informal review; 
•  an internal inquiry or  
•  a formal investigation.  
 
13.9.2  The Non Executive Member of the NHS Board will determine which process should be 
followed in considering the matter(s) raised and let the member of staff know as quickly 
as possible (and within a week of receiving the concern).  The process will follow that for 
Steps One and Two. However if the Non Executive Member decides that an initial 
interview is required to assess the concerns raised, then a date for that interview will be 
organised within a week of deciding such an interview is necessary. The interview should 
be held as soon as possible and every attempt should be made to hold it within one month 
of deciding to have the interview. The Non Executive Member of the NHS Board will be 
provided with administrative support for the interview in order that  a brief summary of 
the interview is written up and this should be agreed by both parties.  The Non Executive 
Member of the NHS Board will determine thereafter what further investigation is 
required and will ensure the Board’s policies are adhered to. The Non Executive Member 
of the NHS Board shall secure appropriate professional/corporate advice from the 
Medical Director, Nurse Director or any relevant Corporate Directors.  
 
13.9.3  The Non Executive Member of the NHS Board will arrange to write to the concerned 
member of staff to give feedback on any action taken.  (This will not include details of 
any disciplinary action, which will remain confidential to the individual concerned).  The 
feedback will be provided without unreasonable delay.   
 
 
21 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
13.9.4  The informal review, internal inquiry or formal investigation will be concluded without 
unreasonable delay. The Board will endeavour to complete Step THREE of the process 
within 42 days. However, dependent on the complexity of the concerns raised there may 
be a requirement for flexibility with regard to the timescales.  The timescales for 
completion and issuing feedback should be reasonable and communicated to all parties 
and regular updates provided if the intended timescale is not adhered to. 
 
13.9.5  If the result of the investigation is that there is a case to be answered by any individual, 
the Board’s Disciplinary Policy and Procedure will be used.  
 
13.9.6  Where there is no case to answer, but the member of staff held a genuine concern and 
was not acting maliciously this will be accepted and fully acknowledged. The staff 
member will suffer no reprisals.  
 
13.9.7  Only where malicious allegations are made, will it be considered appropriate to act 
against the concerned member of staff under the terms of the Disciplinary Policy and 
Procedure. 
 
13.9.8  There may be occasions due to the complexity of an inquiry or formal investigation 
where it will not be possible to report back promptly.  In these circumstances, the 
concerned member of staff must be made aware in advance of any delays and kept 
regularly informed of progress.  The outcome of the inquiry or formal investigation will 
however still be communicated in writing to the staff member. 
 
13.9.9  Employees have a right throughout the procedure and processes of this  policy to be 
represented by their Trade Union/Professional Organisation representative (including 
full-time Trade Union Officers) or accompanied by a fellow member of staff, friend or 
relative not acting in a legal capacity. 
 
13.10  Complaints About Chief Executive 
 
13.10.1 If the concern raised is about the Chief Executive, then it should be made to the 
Nominated Non Executive Member of the NHS Board (for Contact Details see Para 
13.7.5), who will decide on how the investigation will proceed, taking account of the 
processes described within this Policy.  
 
13.11  External Contracts 
 
13.11.1 While NHSGG&C believes that this Policy gives the reassurance needed to raise a 
concern internally, it is also recognised that there may be circumstances where a member 
of  staff feels they need to properly report a concern to an outside body.  NHSGG&C 
would rather staff raised a matter with the appropriate regulator than not at all.  Trade 
unions/professional organisations will be able to advise on such a course of action. 
 
13.11.2 A National Alert Line has been established to provide an additional level of support to 
staff who wish to raise a concern about practices within NHS Scotland. Public Concern 
At Work will receive staff’s calls and will offer free, confidential advice on how best to 
take forward any concerns. Contact Public Concern At Work on Freephone – 0800 008 
6112. 
 
13.12  Equal Opportunities 
 
13.12.1 NHSGG&C is committed to the promotion  of Equal Opportunities and to this end this 
Policy applies to all its staff  irrespective of age, race, colour, religion, disability, 
 
22 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
nationality, ethnic origin, gender, gender  reassignment, sexual orientation or marital 
status, domestic circumstances, social and employment status, HIV status, political 
affiliation or trade union membership.    
 
13.12.2 All staff will be treated in a fair and equitable manner.  As requested and where 
appropriate in connection with this Policy, reasonable adjustments with regard to access 
to premises/facilities will be made.  In addition to making all policy documents available 
in large print, Braille and in alternative formats/languages, this also extends to the 
provision of interpreters/translators including signers for the deaf and hard of hearing.  
 
13.13  Monitoring of Policy 
 
13.13.1 The Board is responsible for this Policy and will arrange to have it reviewed and 
presented to the Audit Committee every two years.  In addition, the operation of the 
Policy will be monitored by the Area Partnership Forum, and if members of staff have 
any comments or questions, these should be brought to the attention of trade 
union/professional organisation representatives.  
 
13.14  Further Information 
 
13.14.1 Further information may be available from:  
 
•  BSI Code of Practice on Whistleblowing Arrangements Organisations can download 
a free copy of the 2008 British Standards Institution’s Code of Practice on 
Whistleblowing Arrangements from www.pcaw.co.uk/bsi  
 
•  Public Concern at Work For information about the Public Interest Disclosure Act 
1998, please visit: www.pcaw.co.uk/law/uklegislation.htm  
 
•  NHSScotland Counter Fraud Service (CFS) Fraud Hotline on -  08000 15 16 28 
cfs.scot.nhs.uk  
 
•  Health Improvement Scotland Elliott House 8-10 Hillside Crescent Edinburgh EH7 
5EA Call 0131 623 4300 www.healthcareimprovementscotland.org  
 
•  Audit Scotland 110 George Street Edinburgh EH2 4LH Tel: 0845 146 1010 
www.audit-scotland.gov.uk/  
 
•  General Chiropractic Council 44 Wicklow Street London WC1X 9HL www.gcc-
uk.org Tel: 020 7713 5155  
 
•  General Dental Council 37 Wimpole Street London W1G 8DQ www.gdc-uk.org Tel: 
020 7887 3800 19  
 
•  General Medical Council GMC Scotland 5th Floor The Tun 4 Jackson’s Entry 
Edinburgh EH8 8PJ www.gmc-uk.org Tel: 0131 525 8700 
 
•  General Optical Council 41 Harley Street London W1G 8DJ www.optical.org Tel: 
020 7580 3898 
 
•  General Osteopathic Council 176 Tower Bridge Road London SE1 3LU 
www.osteopathy.org.uk Tel: 020 7357 6655 
 
 
23 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
•  Health Professions Council 184 Kennington Park Road London SE11 4BU 
www.hpc-uk.org Tel: 0845 300 4472 or 020 7840 9802 
 
•  Nursing and Midwifery Council 23 Portland Place London W1B 1PZ www.nmc-
uk.org 
 
•  Royal Pharmaceutical Society of Great Britain 1 Lambeth High Street London SE1 
7JN www.rpsgb.org.uk Tel: 020 7735 9141 
 
•  Scottish Government Health Directorate, St Andrew’s House, Edinburgh, EH1 3DG 
Tel: (0131) 556 8400 
 
 
14. 
CONDUCT DURING ELECTION CAMPAIGNS 
 
14.1 
General Principles 
 
The Scottish Government Health Directorates (SGHD) issues regular guidance to health 
bodies about their roles and conduct during election campaigns.   The following general 
principles are set out. 
 
(i) 
There should be even-handedness in meeting information requests from 
candidates from different political parties.  Such requests should be handled in 
accordance with the principles laid down in the Standards of Conduct, 
Accountability and Openness in NHS Scotland and the Freedom of Information 
(Scotland) Act 2002. 
 
(ii) 
Care should be taken over the timing of announcements of decisions made by the 
Board to avoid accusations of political controversy or partisanship.  In some 
cases it may be better to defer an announcement until after the election but this 
would have to be balanced against any implication that the deferral itself could 
influence the outcome of the election.  Each case should be considered on its 
merits and any cases of doubt should be referred to the Scottish Government 
Health Directorate for advice. 
 
(iii) 
Existing advertising campaigns should be closed and there should be a general 
presumption against undertaking new campaigns unless agreement has been 
reached in advance with the Scottish Government Health Directorate.  
 
(iv) 
In carrying out day to day work and corporate activities, care should be taken to 
do nothing which could be construed as politically motivated or as taking a 
political stance. 
 
(v) 
Public resources must not be used for Party political purposes. 
 
14.2 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
 
The Freedom of Information (Scotland) Act 2002 remains in full force during the election 
period.  FOI requests should continue to be dealt with in accordance with normal 
procedures.  The Scottish Government Health Directorate should be consulted in advance 
of responding to requests which are thought likely to impact on the election campaign in 
any way. 
 
 
 
24 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
15. 
DIRECTORSHIPS OF COMPANIES 
 
15.1 
As the Board becomes increasingly involved in partnership working with other agencies, 
a member of staff may be asked to hold a Directorship with a Company which has been 
established to progress a particular project.  It is important that all staff are aware of the 
Board’s legal position. 
 
15.2 
The Board has limited powers to become involved in the conduct of a Company as a 
subscriber to the Memorandum and Articles of Association or by being entitled to 
nominate Directors to the Board of Directors of a Company.  While there is the power to 
form companies to provide facilities or services under the National Health Service 
(Scotland) Act 1978 as amended, such powers will only be exercised in very limited 
circumstances with the consent of Scottish Ministers.   The Board can however 
participate in a Company providing that it does not nominate a Director or take any steps 
which could be construed as entering into the day to day control and direction of a 
Company.  The Board could send a representative to Board meetings to act as an observer 
if this was acceptable to the Company and provided it is made explicit to the Company 
Secretary that the employee is not participating in the Company as a Director or Member 
of the Company. 
 
15.3 
Staff should be aware that as Members of a voluntary association there is a potential for 
unlimited liability on the part of individual employees and of the Board as their employer.  
While this risk could be addressed by the Association granting an indemnity to the 
individuals and the Board in respect of any claims arising, this indemnity would only be 
worthwhile if there was some significant financial backing to meet the claim, or related 
claims.  If the voluntary association had little or no funds, such an indemnity could in fact 
be worthless.  On balance, therefore, it  is recommended that the Board and its officers 
normally take an advisory role in respect of a voluntary association rather than become a 
full member. 
 
15.4 
If an individual in a private capacity was appointed to the Board of a Company or 
becomes a member of a voluntary association, he/she must comply with the Board’s 
requirements in respect of secondary employment and the declaration of interests.   
He/she should make it explicit to the body concerned that they are not representing the 
views of NHS Greater Glasgow and Clyde.   
 
15.5 
Individuals should seek advice and also the written approval of the Chief Executive 
before responding to an invitation to join a Company or the controlling body of a 
voluntary organisation. 
 
 
16. 
INVOLVEMENT IN COMMERCIAL UNDERTAKINGS/TRADING ENTITIES 
 
NHS Boards have limited powers to set up or acquire for trading purposes, Companies or 
other trading entities.  Where the Board collaborates with another agency on a specific 
project which will result in the establishment of a separate company or trading entity, the 
considerations at Section 15 apply equally here.  
 
 
 
 
 

 
25 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
17. 

ENDOWMENTS FUNDS 
 
17.1 
Application to Open a Specific Endowment Account 
 
17.1.1  Any employee may apply to open a specific endowment fund where he/she wishes to use 
funds which have become available for the benefit of their Directorate/ department or the 
Board as a whole.  The funds in question could be, for example, fees which are due to the 
individual personally but which he/she wishes to be used for the benefit of the whole 
department or organisation.     
 
17.1.2  The Director of Finance (or authorised nominee) is authorised to approve the opening of 
funds. Where the Director of Finance wishes to open a fund, the approval of the Chief 
Executive will be required and where the Chief Executive wishes to open a fund, the 
approval of the Chair of the Board will be required. 
 
17.2 
Purpose of the Account 
 
17.2.1  Where application is made to open a specific endowment fund, the purpose of the fund 
should be clearly stated and should be as specific as possible.  For example, “training and 
development of departmental staff” would be acceptable as the stated purpose of a 
specific fund while “miscellaneous expenditure” would not.   
 
17.2.2  Individuals should remember that, once they have decided to donate monies which may 
have been due to them personally, those monies are not available for personal use and can 
only be used for the purposes for which the fund was established. 
 
17.3 
Responsibility for Expenditure 
 
17.3.1  The Trustees (i.e. all Board Members) retain ultimate responsibility for ensuring that 
endowment funds are used for the purpose intended.   
 
17.3.2  The Fundholder has delegated responsibility for ensuring that on a day to day basis the 
fund is used for the purpose intended.    
 
17.3.3  Where the Ledger Manager considers that proposed expenditure does not meet the 
intended purpose of the fund, he/she will bring this to the attention of the Fundholder.  If 
agreement cannot be reached then either the Fundholder or the Endowments Accountant 
will report the matter to the Director of Finance and Chair of the Board who will consult 
with the Trustees if necessary.  
 
17.4 
Approval of Expenditure from Fund 
 
17.4.1  Each fund requires two nominated signatories either of whom may  authorise payments 
subject to any limits which may be specified by the Fundholder(s) when the fund is 
opened. 
 
 
17.4.2  A signatory will not authorise payments to or in respect of himself/herself. 
 
 
 
 

 
26 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
18. 

WORKING WITH SUPPLIERS OF CLINICAL PRODUCTS 
 
18.1 
The Scottish Government Health Directorate (SGHD) has published Circular 
HDL(2003)62 and associated guidance entitled ‘A Common Understanding: Guidance 
on Joint Working between NHS Scotland and the Pharmaceutical Industry’. This SGHD 
guidance promotes consistency of approach across the NHS in Scotland through a model 
framework to ensure responsibility, transparency and probity in the joint working 
process.   The NHS Board is committed to providing high quality, innovative healthcare 
to the population it serves.   In striving to achieve this aim, it acknowledges the 
considerable benefits and opportunities arising from collaboration between the NHS, the 
Pharmaceutical Industry and other Clinical Suppliers.   However, all relationships 
between the NHS and suppliers, or potential suppliers, must be conducted in an 
appropriate, transparent and cost effective manner.   To ensure this is the case, the NHS 
has strict Standards of Business Conduct (NHS MEL (1994) 48) and these are 
incorporated into this single Code of Conduct for Staff.   This section provides additional 
guidance on matters that are specific to joint working with Clinical Suppliers.   For all 
other issues in relation to clinical suppliers, including hospitality and acceptance of fees, 
the earlier sections of this Code apply.  
 
18.2 
This Code has been developed to provide direction to all employees regarding their 
conduct and activities when working with suppliers of clinical products. The overall 
requirement is to ensure all such interactions are conducted in accordance with the 
Standards of Business Conduct/ Code of Conduct for Staff. 
 
18.3 
Registration and Declaration of Interests 
 
18.3.1  The over-riding principles contained in Section 2 on the Registration of Staff Interests 
apply equally to staff who work jointly with clinical suppliers and should be read in 
conjunction with that section.   However, the registration process requires additional 
detail to be provided and for registration for those who are neither employed by nor 
contracted with the Board, e.g. Honorary Consultants.  
 
18.3.2  The requirement to register interests is applicable to holders of honorary contracts and 
research partnerships. 
 
18.3.3  For staff and Honorary Consultants interests should be declared on appointment or when 
the interest is acquired.  Any change in circumstances (either acquisition of an interest, 
amendment to an interest or termination of an interest) should be declared within 4 
weeks of the change occurring (Annex 4 refers).   
 
18.3.4  All interests should be declared in the on-line Register of Interests, Gifts and Hospitality, 
or,  for those that do not have access to the on-line system (i.e. Honorary Consultants), 
the hard copy forms in Annex 2 should be used (see Section 2.4).  All interests declared 
under these provisions will be open to public inspection and will be retained for a period 
of 5 years from when the individual ceased to have the declared interest. 
 
18.3.5  Declarations should also be made at relevant meetings and this may affect the level of 
participation in some circumstances (Annex 5 refers).  
 
18.3.6  If suppliers of clinical products approach NHS staff, including honorary contract holders 
for advice, this may be construed as a commercial interest, in potential conflict with 
public duties.   Therefore, all individuals providing comparable advice to the Board, for 
 
27 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
example through their participation in advisory committees, must declare any relevant 
interests and must withdraw or modify their participation, as necessary, in meetings, 
consultation exercises etc.   Advisory Committees include (this list is not exhaustive):  
 
(i) 
Prescribing Management Group 
(ii) 
Area Drugs and Therapeutics Committee and Acute Operating Division and 
Partnership based equivalents 
(iii) 
Area Dressings and Sundries Committee and Acute Operating Division and 
Partnership based equivalents. 
(iv) 
Groups with a specialist interest in specific therapeutic topics 
(v) 
Guideline development Committees/Groups 
(vi) 
Managed Clinical Networks 
(vii) 
Professional Advisory Committees of the Board 
(viii) 
Any Sub-Groups/Committees of the above. 
(ix) 
Research Ethics Committees 
(x) 
CH(C)P Professional Advisory Committees 
 
18.3.7  This requirement to declare an interest also applies to any individuals, including patient 
and lay representatives, who provide advice and/or influence decisions made by the 
above.  These declarations will be recorded in the Minutes of the meeting. 
 
18.3.8  Staff should be aware that the requirements for declaration at meetings are also 
applicable to independent primary care contractors directly involved with NHS decision-
making on the procurement of medicines and other clinical products, those undertaking 
research and development and those participating in Board Committees, for example, on 
issues related to the General Pharmaceutical Services Regulations.   Community 
pharmacists and other independent primary care contractors who have commercial 
relationships with a wide range of suppliers, will require to declare relevant interests if 
they are involved with Board committees where particular products are being considered 
for inclusion in local policies.  These declarations will be recorded in the Minutes of the 
meeting. 
 
18.4 
Requirements of NHS staff when meeting with representatives of Clinical Suppliers  
 
18.4.1  Meetings between NHS personnel and representatives of clinical suppliers can provide 
an opportunity for awareness raising and information sharing, such as advance 
notification of new clinical products, education/training and support for clinical research.  
The benefits of this exchange are recognised for both parties.  However, interactions 
must follow the NHS values/principles outlined above and, where appropriate, the 
Association of British Pharmaceutical Industry (ABPI) Code, therefore:  
 
 
(i) 
Meetings should only involve those whose roles justify their participation 
 
 
(ii) 
Individuals should obtain approval from their line manager/ clinical director or 
equivalent before participation.  It is acceptable to arrange prior approval up to an 
agreed level of interaction, as part of the annual job planning, performance review 
or appraisal process, as appropriate for different professions.   
 
(iii)  Only senior staff should participate in one to one meetings with representatives 
(see definition in Annex 3). 
 
 
 
28 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
(iv)  Staff taking part in such meetings should ensure there is a clear understanding of 
the purpose of the meeting, including the aims and the potential outcomes which 
benefit the NHS and patients. 
 
(v) 
No commercial commitments should be made during the course of such a meeting.  
Any appropriate recommendations should be referred to the Procurement 
Department. 
 
(vi)  Any information provided at such meetings should be critically evaluated.   In the 
case of pharmaceuticals, the ABPI Code governs the approval of promotional 
materials, directs that statements should be evidence based and restricts 
distribution to ‘persons who can reasonably be assumed to have a need or interest 
in the information’.  If staff are in any doubt or need any assistance, the following 
additional resources are available: 
 
o  The Area Medicines Information Centre, GRI (Principal Pharmacist: Tel 0141 
211 4707 or e-mail xxx.xxxx@xxxxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx) has access to 
independent sources of information and can be a useful conduit between 
Clinical Suppliers and NHS personnel.  
 
o  Advice on prescribing policies within Primary Care and Partnerships can be 
obtained from the Prescribing  Team (Tel 0141 201 5214 or e-mail 
xxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx).  
 
o  Advice on prescribing policy in an NHS hospital can be obtained via the Lead 
Directorate or Clinical Pharmacist.   
 
18.5 
Requirements of representatives when meeting healthcare staff 
 
18.5.1  Industry representatives are advised of the following requirements which relate to 
interactions with NHS Board staff; Board employees are also expected to ensure they 
adhere to these requirements: 
 
(i) 
Clinical areas (e.g. wards or outpatient clinics) should be visited only by pre-
arranged appointment. 
 
(ii) 
Junior medical staff should be visited only when a senior staff member is present 
(specialist registrar, consultant or associate specialist for medical staff or 
equivalent for other professions). 
 
(iii) 
Nursing staff should be visited only with the approval of the relevant manager or 
professional head. 
 
(iv) 
For any product discussed within the Board, representatives should describe the 
status of the product (in relation to the Scottish Medicines Consortium, Board 
Formulary, Paediatric Formulary or equivalent clinical product catalogue), both 
when arranging the meeting  and at the outset of the discussion. Cognisance 
should also be taken when products are restricted for use or initiation by 
specialist clinical staff. 
 
(v) 
Only products within the Board Formulary or comparable clinical product 
catalogues may be actively promoted. 
 
 
29 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
(vi) 
Distribution of promotional materials for Formulary medicines should be in 
accordance with the ABPI Code. 
 
(vii) 
No samples should be left, with the exception of the conditions in para 18.7.2. 
 
18.6 
Printing of Guidelines 
 
18.6.1  On occasion, the industry may offer to sponsor the printing of clinical guidelines, leaflets 
etc.   This is acceptable provided the following criteria are met: 
 
(i) 
The funding should be restricted to printing costs only.  
 
(ii) 
More than one supplier should have the opportunity to give support through an 
unrestricted educational grant. 
 
(iii) 
Clinical and editorial matters must be under NHS control and developed by a 
local NHS group, involving relevant clinicians. 
 
(iv) 
Recommendations must be in line with local NHS Formulary or corresponding 
clinical product catalogues or policies. 
 
(v) 
Generic names for medicines should be used throughout, unless otherwise 
specified in the Formulary (or equivalent). 
 
(vi) 
Only NHS logos should appear on printed documents. 
 
(vii) 
Acceptance of the sponsorship should be acknowledged on the printed document 
e.g. “Printing supported by an unrestricted educational grant from ……..” The 
declaration of sponsorship should be sufficiently clear that readers are aware of 
it at the outset. 
 
(viii) 
Approval of such documents should proceed  through the agreed NHS process 
e.g. clinical guidelines approval by the Area Drugs and Therapeutics Committee 
 
18.7 
Samples 
 
18.7.1.  This refers to pharmaceuticals or any other clinical product including dressings, sundries, 
products for wound care and stoma care, equipment and devices.   Samples should not be 
accepted as the Board may be liable for the quality of items utilised in patient care. 
Exceptions are highlighted in para 18.7.2 below. 
 
18.7.2.  There are specific exemptions from the above restrictions: 
 
(i) 
Medicines provided as part of a clinical trial.  
 
(ii) 
Co-ordinated ‘assessment’ of certain products (e.g. equipment or devices) or 
supply of a single sample for demonstration purposes. 
 
(iii) 
Supply of clinical monitoring equipment (e.g. glucometers, glucose testing 
strips, insulin pen devices or insulin pumps for use by newly diagnosed diabetic 
patients) as part of an individual evaluation of patient acceptability. 
 
18.7.3  While it is recognised there may be value in gaining pragmatic experience in this way, 
supplying samples for these purposes should be: 
 
30 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
(i) 
in response to a written request, dated and signed 
 
(ii) 
discussed and agreed with the local pharmacy or procurement teams 
 
(iii) 
approved by the Dressings and Sundries Committee 
 
(iv) 
subject to appropriate disclaimers to avoid liability on the part of the Board.  
 
18.7.4  Devices and equipment should be inspected, approved and regulated via normal NHS 
procedures to include: 
 
(vi) 
completion of a ‘Form of indemnity for equipment on loan’  
 
(ii)   
completion of training in use of the equipment to the required standards 
 
18.7.5  Any requirements for pre-packed medication, for example, to be used as starter packs in 
compliance with the Formulary, should normally be satisfied through NHS 
Manufacturing Units.   Advice should be sought from local pharmacy departments. 
 
18.8 
Partnership working at corporate level 
 
18.8.1.  In developing a joint working agreement at corporate level, consideration should be 
given to the following: 
 
(i) 
The costs and benefits of any arrangement. 
 
(ii) 
Likely impact on purchasing decisions across the NHS structure, with such 
decisions being based on best clinical practice and value for money. 
 
(iii) 
Joint working linked to the purchase of particular products or services, or to 
supply from particular sources, is not permitted unless as a result of an open and 
transparent tendering process for a defined package of goods and services.  In 
particular, no sponsorship, funding or resources should be accepted from a 
supplier who is actively engaged, or shortly to be engaged, in a potential supply 
to the Board unless it can clearly be demonstrated that the sponsorship has not 
influenced the procurement decision.  It should be assumed that influence will be 
perceived unless it can be clearly demonstrated it was not. 
 
(iv) 
A requirement that all participants observe Data Protection legislation and 
respect patient confidentiality. 
 
(v) 
The employment or seconding of any person as a result of the agreement is 
covered by relevant NHS provisions e.g. MEL(1994)48. 
 
(vi) 
Participants are made fully aware of the duration of the project with a clear 
definition of (1) the ‘exit strategy’ and (2) the implications for both patients and 
the service once the project comes to an end. 
 
(vii) 
The need for ‘registration of interest’ with any such agreement (Annex 4). 
 
18.8.2.  Any possible partnerships should always be discussed with the relevant line manager, 
head of profession/clinical director or equivalent, and local pharmacy and procurement 
teams before proceeding beyond the initial stages. 
 
31 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
18.8.3.  Procurement teams (and in the case of medicines, pharmacy teams) will work with 
suppliers to establish the best arrangements for the supply of clinical products, in line 
with Business Standards, Code of Conduct, purchasing legislation and the Board’s 
Standing Financial Instructions (SFIs). 
 
18.8.4.  No commercial relationships can be entered into other than by staff with formal 
delegated authority.  Any discussion on commercial matters should be referred to the 
relevant Procurement or Pharmacy teams.  
 
18.9 
Industry sponsored research/clinical trials 
 
18.9.1 
The Board, in collaboration with its academic partners, wishes to enhance patient care 
through advancement in clinical practice.  The Board recognises the support that 
industry provides to research, with the resultant benefits of interaction between NHS 
staff and their scientific counterparts representing companies who supply clinical 
products. 
 
18.9.2 
Research partnerships need to meet the rigorous requirements of clinical relevance and 
governance as set out in current guidelines and legislation.  All projects must be 
formally approved by the relevant Research Ethics Committee(s) and the Research & 
Development management team.  
 
18.9.3 
All industry sponsored research/clinical trials should be registered as an interest by the 
Head of Department or the Principal Investigator. This requirement applies equally to 
Pharmacy Departments who are in receipt of ‘fee for service’ in support of clinical 
trials. 
 
18.9.4 
On conclusion of the sponsored research/clinical trial period, the clinical product may 
be proposed for extended commercial use.  The appropriateness of this development 
should be ascertained by a Peer Review Group, with membership drawn from relevant 
senior clinical and management personnel who are independent of the trial participants.  
This Peer Review Group will determine, in liaison with the appropriate Board 
Committee (e.g. Dressings and Sundries), if the development supports the 
clinical/financial strategies of the Board in promoting cost effective patient care. 
  
18.9.5 
If a product is subject to transfer from a research setting to commercial use, this should 
be planned through a formal agreement for service development, with an agreed 
funding stream.  Medicines are subject to separate process of ‘managed introduction’, 
given the role of (1) the regulatory authorities in marketing authorisation at a European 
or UK level; (2) the Scottish Medicines Consortium; and  (3) the Area Drug and 
Therapeutics Committee.   
 
18.9.6 
Trial subjects/patients should be informed that the Board cannot guarantee that a new 
medicine will be available in clinical practice following clinical trial activity, 
compassionate use prescribing or ‘expanded access’ programme (or equivalent).  Such 
availability is dependent on marketing authorisation and national guidance (e.g. 
Scottish Medicines Consortium and/or National Institute for Health and Clinical 
Excellence), in addition to individual patient circumstances.   
 
18.9.7 
Market research activities, post marketing surveillance studies, clinical assessments and 
the like must be conducted with a primarily scientific or educational purpose and must 
not be disguised promotion. In the event that this activity involves a non-Formulary 
 
32 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
medicine, NHS prescribing should be conducted in line with accepted  prescribing 
policies in acute services or primary care. 
 
 
18.10 
Intellectual Property Rights (IP) 
 
18.10.1  Anyone entering into a joint working or sponsorship agreement must ensure that any 
intellectual property rights arising are properly protected for the benefit of the Board, in 
accordance with NHS MEL (1998) 23 –  Policy Framework for the Management of 
Intellectual Property within the NHS arising from Research & Development and NHS 
HDL (2004) 09 – Management of Intellectual Property in the NHS.  
 
 
19. 
BREACHES 
 
 
Any member of staff who fails to comply with the requirements of this Code of 
Conduct, or is found to have abused their official position, or knowledge, for the 
purpose of self-benefit, or that of family or friends, may be liable to disciplinary action 
under the Board’s Disciplinary Policy and Procedure. 
 
 
 
 
33 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
ANNEX 1 
 
 

CORPORATE GOVERNANCE DOCUMENTS 
 
 
Standing Orders for the Proceedings and Business of the Board 
These set out the standards which determine how the meetings of the NHS Board will be 
conducted.  These incorporate the Code of Conduct for NHS Boards issued under the 
Ethical Standards in Public Life Etc. Act 2000.   The Code explains the values which 
must underpin the work of the NHS and define the responsibilities of the NHS Board and 
its Members. 
 
Decisions Reserved for the Board and Remits of Committees 
These documents define which matters must be referred to the Board and the delegation 
of decision making to Standing Committees. 
 
Standing Financial Instructions (SFIs) 
These set out the policies and procedures which apply to the financial activities and 
operations of the Board. 
 
NHS Circular MEL (1994) 48 - Standards of Business Conduct for NHS Staff 
This Circular sets out the Standards of Business Conduct expected of all NHS staff.   
 
Fraud Policy 
This sets out the Board’s policy on fraud, corruption, embezzlement and theft and 
explains what staff should do if they suspect that any of these actions has occurred.  
 
Register of Board Members’ Interests 
This lists all interests declared by  Board Members.   It is maintained by the Head of 
Board Administration and a copy is available to the public at the Reception Desk at J B 
Russell House or on the NHS Board’s website – nhsggc.org.uk 
 
Register of Staff Interests, Gifts and Hospitality 
This lists all interests declared by staff and all offers of gifts and hospitality reported by 
staff regardless of whether accepted or declined.    
 
Whistleblowing Policy 
Sets out staff members’ right to report concerns on any issues: including breaches of 
Standards of Business Conduct, fraud, etc.  
 
NHS Circular HDL(2003)62 – A Common Understanding:  Guidance on Joint 
Working between NHS Scotland and the Pharmaceutical Industry 
Sets out a model joint working framework for relationships with clinical suppliers and 
potential clinical suppliers. 
 
 
34 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
ANNEX 2 
 
DECLARATION OF STAFF INTERESTS AND GIFTS/HOSPITALITY (To be used when 
the on-line declaration on Staffnet cannot be accessed)  
 
Title 

 
(Mr/Mrs/Miss/Ms/Dr
 
Name  
 
 
Job Title/Capacity 
 
 
Location 
 
 
Email 
 
 
I wish to declare the following (* - Please delete as appropriate) 
 
Details 
(please provide all relevant details that will allow 
Declared item 
assessment of whether or not the declared item could have a 
bearing on a specific matter) 
Interest (e.g. Other employment, 
Directorships, Ownership 
of/Interest in a business, 
 
Shareholdings, Land/Buildings, 
 
Position of Authority, Voluntary 
 
organisation, Declaration on behalf 
of family member, Other)* 
 
Interest with Clinical Supplier  
 
(e.g. Employment, 
 
Shareholding,/ownership, 
 
Sherholding/Directorship, Advice, 
 
Gift/Donation, Fees, Hospitality, 
 
Sponsorship, research partnership, 
 
declaration on behalf of Family 
 
member, Other)* 
 
 
This interest is Personal/Non Personal* 
Offer of Gift/Hospitality* 
 
 
 
Date Offered…………………. 
 
 
 
Estimated Value £…………… 
 
 
 
I have accepted this offer Y/N* 
 
 
 
I have notified my line manager 
 
and been given approval Y/N* 
(Details of gift/hospitality and the donor) 
 
Please continue on a separate sheet where necessary or for multiple declarations. 
 
 
 
 
35 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
Signature 
Date 
 
Note 
Any relevant interest held within the previous 12 months should also be registered (where the 
interest is no longer current, this should be indicated along with the date that it ceased). 
 
36 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
ANNEX 3 
 
TERMS RELATING TO THE GUIDANCE ON WORKING WITH CLINICAL 
SUPPLIERS 
 
Association of the British Pharmaceutical Industry (ABPI) 
The ABPI is the trade association representing the manufacturers of prescription medicines. 
Membership is voluntary. 
 
It sets standards for the promotion of medicines to health professionals and includes guidance on 
interactions with NHS personnel.  It is drawn up in consultation with the BMA, the Royal 
Pharmaceutical Society of Great Britain, the Medicines & Healthcare Products Regulatory 
Agency (MHRA) and the Royal College of Nursing. The code has been revised in 2006; a full 
copy can be found at:  
http://www.abpi.org.uk/links/assoc/PMCPA/code06use.pdf 
and an abbreviated guide is available at: 
http://www.abpi.org.uk/links/assoc/PMCPA/PMPCA.pdf 
 
The Code applies automatically to members and may be adopted by non-member  companies.  
These guidelines are considered to be compliant with the principles of the code but in the event 
of any conflict, the NHS requirements will take precedence. 
 
Clinical Products:  
These are defined as any material, item, or equipment designed to prevent disease, diagnose or 
treat patients of the Board.   This includes: 
•  Medicinal products (pharmaceuticals) 
•  Medical devices (e.g. dressings, appliances, sundries, prostheses) 
•  Equipment not classed as a Medical Device but used to diagnose or treat patients 
•  Consumables such as syringes, needles and filters used in the preparation or 
administration of products for treatment or diagnosis 
 
Clinical product catalogue 
Agreed Dressings and Sundries products that can be accessed by clinical teams across the Board. 
The range is controlled by clinical peer group review to provide the most appropriate products to 
deliver patient care.  Discretion will be applied to a product range which is not covered by such a 
catalogue. 
 
Clinical Supplier 
The manufacturer / supplier of a clinical product as defined above. 
 
Industry  
This term covers the full range of clinical product suppliers or manufacturers, unless otherwise 
specified, including the Pharmaceutical Industry which covers ABPI and non-ABPI members. 
 
Joint Working 
Any partnership, across the range of section headings of this Code, between the NHS (or one or 
more of its employees) and suppliers of clinical products which: 
-  is for the benefit of patients 
-  should be in the mutual interest of both parties 
-  is conducted within the ethos of ‘A Common Understanding’ (SGHD Guidance 
2003) which advocates a framework to ensure responsibility, transparency and 
probity in the process 
-  is compliant with the Data Protection Act 1998 
 
37 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
-  should not conflict with advice issued by the Scottish Medicines Consortium (SMC) 
or NHS Quality Improvement Scotland, unless endorsed for local implementation by 
the  Area Drums and Therapeutics Committee  (ADTC)  / Prescribing Management 
Group (PMG). 
-  should promote equitable access and evidence based healthcare  
-  should not be seen as an endorsement of any product or technology 
-  should not undermine or conflict with the professional or ethical requirements of any 
healthcare professional 
 
This should yield improvements in patient care, service provision, support or development of 
NHS employees /independent primary care contractors etc.  Any report from such activity should 
not be published without the explicit permission of all partners. 
 
Research partnerships between the NHS and Clinical Suppliers also fall within the scope of this 
Code, although the financial and commercial implications will be considered separately. 
 
Post marketing surveillance 
Such activity is subject to ‘Guidelines for Company Sponsored Safety Assessment of Marketed 
Medicines’ (SAMM) which have been produced jointly by the ABPI, the British Medical 
Association, the Committee on Safety of Medicines, the Medicines and Healthcare products 
Regulatory Agency and the Royal College of General Practitioners  
 
Promotion (of clinical products) 
Active detailing of product(s) to NHS staff (e.g. displays, AV presentations, issue of promotional 
materials) with the aim of changing current prescribing practice in NHSGG&C.   Promotion is 
restricted to those products included in the Formulary (medicines) or other clinical product 
catalogues (e.g. dressings and sundries).  This therefore excludes any medicine prior to its review 
by SMC and approval by the Greater Glasgow & Clyde Area Drug and Therapeutics Committee.  
 
This should not impose any restriction on meetings between senior NHS personnel and 
representatives of clinical suppliers for awareness raising and exchange of factual information, 
irrespective of a product’s Formulary status.  Advance notification of new products or 
technologies is one example of NHS / Supplier interactions which are not deemed as promotion. 
 
Research partnership 
A partnership where one or more NHS employees and/or contractors have a formal partnership 
agreement in place with a clinical supplier to undertake ethically approved research studies. 
   
Senior staff 
  For hospital doctors, this includes Specialist Registrars/ST5s and above, Consultant 
and Associate Specialist and Staff Grades 
  For NHS pharmacists (those employed in hospital and the managed service), this 
includes managers, specialists and clinical pharmacy leads at Grade E (Whitley 
Council, AfC review pending) or higher 
  For hospital nurses, this includes Senior Managers, Nurse Consultants and Clinical 
Nurse Specialists 
 
 
 
38 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
ANNEX 4 
 
REGISTRATION OF INTERESTS RELATING TO CLINICAL SUPPLIERS 
 
 
General 
 
All relevant joint working with clinical suppliers should be declared.    
 
All employees should register their interests on appointment or when the interest is acquired.  
Any change in circumstances (either acquisition of an interest or termination of an interest) 
should be declared within 4 weeks of the change occurring.   
 
Publication 
 
Information about interests declared by NHS staff, including membership of the relevant 
Committees and Sub-committees, will be open to scrutiny. 
 
Additional Guidance in respect of clinical suppliers 
  
Personal 
Personal payment or benefit to an individual. The main examples are: 
a)  Consultancies: any consultancy, directorship, position in or work for a clinical supplier 
which attracts regular or occasional payments in cash or in kind 
b)  Fee-paid work: any work commissioned by a clinical supplier for which the employee is 
paid in cash or in kind 
c)  Shareholdings: any shareholding in or other beneficial interest in the pharmaceutical 
industry or other clinical supplier  
 
Non-Personal 
Payment to a department, or organisation for which an individual is responsible, without personal 
gain.  For example: any payment, other support or sponsorship by a clinical supplier which 
benefits the position of a department e.g. 
•  A grant to support the activities of a department for which the employee is 
responsible 
•  A grant, fellowship or other payment to sponsor a post or a member of staff in the 
unit / department for which the employee is responsible 
•  The commissioning of research or other work or advice from a unit/department for 
which the employee is responsible 
 
Specific 
Relating to a particular product 
 
Non-Specific 
Relating to a general interest in or involvement with a pharmaceutical company or clinical 
supplier, which is not product specific 
 
 
39 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
ANNEX 5 
 
Declarations of Interests at meetings relating to working with clinical suppliers  
 
Impact on provision of advice and participation  
 
There are particular implications for  members of, and advisors to, Board Committees or Sub 
Committees.  Each is required to declare relevant interests prior to or during such meetings, and 
to state whether they are personal or non-personal interests and whether they are specific to the 
product under consideration.  In the record of the meeting, a statement should be made of those 
declarations, including the nature of the interest and whether the member took part in the 
proceedings. 
 
A member who is uncertain whether an interest should be declared should ask the Chair for 
guidance.  The Chair may use discretion to determine how a member with a declared interest 
shall participate – e.g. ‘taking part in the proceedings’ includes both speaking and voting.  
 
Personal, specific 
A member must declare a ‘personal specific interest’ if he or she has at any time worked on the 
product under consideration and has personally received payment for that work, in any form, 
from the supplier (e.g. pharmaceutical industry).  The member shall normally leave the room, 
and take no part in the proceedings as they relate to that product, except at the Chair’s discretion 
to answer questions from other members. There is a convention that personal, specific interests 
do not lapse. 
 
Personal, non-specific 
A member must declare a ‘personal non-specific interest’ if he or she has a current (within the 
previous 12 months)  personal interest in the company concerned which does not relate to the 
product under discussion.  The member shall take no part in the proceedings as they relate to the 
product, except, at the Chair’s discretion, to answer questions from other members.  
 
If a member has a current personal interest in a competitor of a product under consideration, he 
or she should declare this interest in the company manufacturing/marketing/supplying the rival 
product.  The member should seek the Chair’s guidance but, normally, he/she should not take 
part in the proceedings. 
 
Non-personal, specific 
A member must declare a ‘non-personal specific interest’ if the organisation/department/group 
for which he/she is responsible has at any time worked on the product.  The member may take 
part in the proceedings, assuming he/she has not personally received payment and has no direct 
knowledge of the product through personal involvement or direct supervision of other people’s 
work. 
 
Non-personal, non-specific 
A member must declare a ‘non-personal, non-specific interest’ if the 
organisation/department/group for which he/she is responsible is currently  (active within the 
previous 12 months) receiving payment from the relevant clinical supplier -  unrelated to the 
product under discussion.  The member may take part in the proceedings unless, exceptionally, 
the Chair rules otherwise. 
 
40 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PART 2 
 
 
Fraud Policy 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
41 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
 
 
INTRODUCTION 
 
This document sets out NHS Greater Glasgow & Clyde’s (NHSGGC) policy in respect of 
fraud and related criminal offences (which for the purposes of this policy will be referred 
to generically as fraud).  This policy supports the Scottish Government’s Strategy to 
Combat NHS Fraud in Scotland. 
 
It is a fundamental principle that all who are employed in public service, or who hold 
public office, should act honestly and with integrity to safeguard the public resources for 
which they are responsible.  The risk of fraud or theft poses an ever-present threat to 
these resources and therefore, ultimately, to the level of patient care that can be provided.  
The prevention and detection of fraud should be the concern of all members of staff. 
 
DEFINITIONS 
 
Fraud:  the use of deception with the intention of obtaining an advantage, avoiding an 
obligation or causing loss to another party. 

Bribery or Corruption:  is the offering, giving, soliciting or acceptance of an 
inducement or reward which may influence the action of any person. 

Embezzlement: the felonious appropriation of property by a person to which it has been 
entrusted. 

Theft:  the dishonest appropriation of the property of another with the intention of 
permanently depriving them of it. 
 
For the purposes of this policy, these will be referred to generically as fraud. 
 
 
NHS GREATER GLASGOW & CLYDE’S POLICY 
 
NHSGGC is committed to the prevention, detection and, ultimately, elimination of any 
fraud  and wishes to promote an awareness of fraud throughout the organisation.  To 
achieve this aim, NHSGGC has put in place a range of measures to control its activities 
and minimise the risk of fraud.  These measures are set out in a range of documents 
including Standing Orders for the Proceedings and Business of the NHS Board, Standing 
Financial Instructions, a  Code of Conduct for Staff (which also incorporates a 
Whistleblowing Policy encouraging the reporting of any concerns of fraud), operational 
procedures and the Fraud Policy itself. 
 
When anyone suspects that fraud may have occurred, they should report their concerns in 
accordance with the following paragraph.  A  key element of this Fraud Policy is that 
members of staff can be confident that they will not suffer in any way as a result of 
reporting suspicions held in good faith. (for this purpose, suspicions held in good faith are 
suspicions other than those which are raised maliciously.) 
 
 
42 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
REPORTING FRAUD 
 
Any staff member with evidence or suspicions of fraud should report the matter 
immediately to their line manager  who will then report the matter without delay to the 
Fraud Liaison Officer.  Time may be of the utmost importance to ensure that NHSGGC 
does not suffer further loss.   
 
Anyone who suspects their manager of involvement in fraud has a choice of: 
•  going to the next more senior person in the department or directorate; 
•  discussing the matter confidentially and/or anonymously with the Fraud 
Liaison Officer; or 
•  reporting the matter via the NHS Counter Fraud Services Hotline or Website. 
 
Relevant contact details are: 
 
Fraud Liaison Officer 
  
 
0141 201 4879 
 
NHS Counter Fraud Services 
Hotline: 08000 15 16 28 
 
 
 
 
 
Website: www.cfs.scot.nhs.uk 
 
 
Staff should be assured that, in accordance with the NHSGGC Whistleblowing Policy, 
there will be no recriminations against staff who report suspicions held in good faith.  
Victimising or deterring staff from reporting concerns is a serious disciplinary matter. 
Any contravention of this policy should be reported to the Chief Executive.  Equally, 
however, abuse of the process by raising malicious allegations could be regarded as a 
disciplinary matter. 
 
Anyone concerned about speaking to another member of staff can obtain independent and 
confidential advice from the charity “Public Concern at Work” telephone 0207 404 6609 
(www.pcaw.org.uk, email - xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx).  
 
 
INVESTIGATION OF FRAUD 
 
NHSGGC is committed to the rigorous and thorough investigation of all cases of fraud or 
suspected fraud.  This policy has been designed to comply with and support  
 
•  NHS Circular HDL (2005) 5 “Tackling Fraud in NHS Scotland –  Joint Action 
Programme/Financial Control: Procedure Where Criminal Offences Are 
Suspected”.   
 
•  The Scottish Government’s Strategy to Combat NHS Fraud in Scotland [CEL 3 
(2008)] 
 
43 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
NHSGGC has entered into a formal Partnership Agreement with NHSScotland Counter 
Fraud Services (CFS), which provides a specialist investigation service to NHSScotland 
bodies.  All instances of fraud, corruption or embezzlement will be referred to CFS  for 
consideration/investigation.   
 
Where CFS carry out an investigation and conclude that there is prima facie evidence of a 
criminal offence, then CFS will submit a Standard Prosecution Report to the Procurator 
Fiscal on behalf of NHSGGC.  Any decision to take forward a prosecution will be at the 
sole discretion of the Procurator Fiscal.  
 
Where it is decided that CFS will not carry out an investigation, the Fraud Liaison Officer 
will discuss and agree with the relevant Service Head and Human Resources manager the 
action to be taken. 
 
NHSGGC will report instances of theft to the police  in accordance with the Standing 
Financial Instructions. 
 
NHSGGC will also take appropriate disciplinary action and/or refer the matter to the 
appropriate professional body in every case where an investigation provides grounds for 
such action (including instances where there is insufficient evidence to support a referral 
to the Procurator Fiscal, or no prosecution results after a referral).  However, where there 
is a referral to the Procurator Fiscal, any internal investigation work or disciplinary action 
will be carried out in a manner that avoids prejudicing any potential criminal prosecution.  
All disciplinary action will be taken in accordance with established NHSGGC Policies. 
 
Irrespective of the outcome of the criminal prosecution process, NHSGGC will seek 
restitution of any losses suffered. 
 
 
ROLES AND RESPONSIBILITIES 
 
NHSGGC through the Chief Executive, as Accountable Officer, is responsible for:  
 
1.  developing and maintaining effective controls to prevent fraud;  
2.  carrying out vigorous and prompt investigations where fraud occurs and is 
brought to its attention;  
3.  taking appropriate legal, disciplinary and management action in response to fraud. 
 
Managers are responsible for:  
 
1.  identifying the risks to which systems and procedures are exposed; 
2.  developing and maintaining effective controls to prevent and detect fraud;  
3.  ensuring that controls are being complied with;  
4.  investigating, and reporting to the police, instances of theft; and 
5.  reporting all instances of fraud (including theft) to the Fraud Liaison Officer. 
 
 
 
 
44 
May 2015 

NHS GREATER GLASGOW AND CLYDE 
Individual members of staff are responsible for:  
 
1.  acting in accordance with NHSGGC’s Code of Conduct for Staff; 
2.  reporting details immediately if they suspect that a fraud has been committed or 
see any suspicious acts or events.  
 
The Director of Finance is the NHSGGC designated Counter Fraud Champion and is 
responsible for: 
 
1.  promoting awareness of fraud and the measures taken to counter fraud; 
2.  issuing a Fraud Action Plan that is consistent with the Partnership Agreement 
with CFS and details the action to be taken by management when fraud is 
identified or suspected; 
3.  ensuring that all instances of fraud are investigated in accordance with the Fraud 
Action Plan and the Partnership Agreement with CFS; 
4.  keeping the Chief Executive advised of any significant fraud issues; 
5.  notifying the Appointed Auditor and Scottish Government Health Directorates of 
fraud issues when appropriate; and 
6.  nominating a Fraud Liaison Officer (FLO). 
 
The Fraud Liaison Officer will: 
1.  act as a point of contact with CFS; 
2.  receive enquiries relating to fraud (confidentially and/or anonymously) on behalf 
of the Director of Finance; 
3.  co-ordinate any fraud investigation  including liaison with the relevant Human 
Resources managers; 
4.  keep the Director of Finance appraised of all issues relating to fraud;  
5.  support the Counter Fraud Champion in discharging his responsibilities; and 
6.  maintain records of fraud and financial irregularities on behalf of the Director of 
Finance. 
 
 
The Director of Human Resources
 will promote awareness of the NHSGGC’s counter 
fraud measures among Human Resources managers and liaise with the Fraud Liaison 
Officer and CFS on the timing of any disciplinary action which is proposed. 
 
 
45 
May 2015 

Document Outline