This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Expenses and Hospitality'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Human Resources Policy No. HR52 
 
 
 
 

Standards of Business Conduct 
 
 
 
 
 
Additional y refer to:    
 
HR05 Whistleblowing 
 
HR07 Maintaining High Standards of Performance for Doctors and Dentists 
HR36 Disciplinary Procedure (or PRH/RSH Disciplinary Policy) 
HR56 Intel ectual Property 
HR58 Fraud & Corruption 
SATH Trust Standing Orders 
SATH Standing Financial Instructions 
 
 
 
 
 
Sponsor:    Head of Human Resources in conjunction with Director of Corporate Affairs 
 
 
 
 

Date agreed by TNCC:  
January 2007 
 
Date agreed by Board: 
January 2007 
 
Date of next review: 
September 2011    
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 1 of 19 

Contents 
 
 
 
Page Number 
 
 
 
Section 1 
Introduction 

 
 
 
Section 2 
Scope  

 
 
 
Section 3 
Responsibilities 

 
 
 
Section 4 
Legislation 

 
 
 
Section 5 
Public Service Values 

 
 
 
Section 6 
Standards 

 
 
6.1    Gifts and Hospitality 

6.2    Declaration of Interests 

6.3    Preferential treatment in private transactions 

6.4    Contracts for Services 

6.5    Favouritism in Awarding Contracts 

6.6    Secondary employment 

6.7    Private Practice 

6.8    Commercial sponsorship for attendance at  

         courses and conferences 
 
6.9  Commercial 
sponsorship 
when 
advising 
on   

purchases/services 
 
6.10   Commercial sponsorship of posts – “Linked Deals” 

6.11  “Commercial In-Confidence” 

6.12   Staff Appointments  

 
Appendix A 
Standards of Business Conduct for NHS Staff 

 
Appendix B 
Code of Conduct for NHS Managers 
15 
 
Appendix C 
Patient Appreciation & Gifts/Hospitality Monitoring Form 
19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 2 of 19 

1.   
INTRODUCTION 
 
1.1 
This policy has been formulated in order to implement the NHS Guidelines on Standards of 
Business  Conduct  for  NHS  Staff  and  details  local  procedures.    The  policy  covers  the 
standards  of  conduct  expected  of  al   Trust  employees,  particularly  where  their  private 
interests may conflict with their public duties. 
 
1.2 
It  is  the  responsibility  of  managers  and  staff  to  ensure  that  they  are  not  placed  in  a 
 
position  which  risks,  or  appears  to  risk,  conflict  between  their  private  interests  and 
 
their NHS duties. 
 
 
2. 
SCOPE 
 
2.1 
This policy applies to al  staff (including Bank staff). 
 
2.2  
 In  implementing  this  policy,  managers  must  ensure  that  al   staff  are  treated  fairly  and 
 within  the  provisions  and  spirit  of  the  Trust’s  Policy  HR01  ‘Equal  Opportunities’.  Special 
attention should be paid to ensuring the policy is understood when using it for staff new to 
the  NHS  or  Trust,  or  by  staff  who  may  have  an  essential  skil s  need  in  literacy  or  those 
whose first language is not English or for persons with little experience of working life. 
 
 
3. 
RESPONSIBILITIES 
 
3.1 
Board Members (Directors and Non-Executive Directors) 
 
3.1.1  The Directors of the Trust are responsible for ensuring there are systems in place to ensure 
this and al  related policies are implemented across the Trust. 
 
3.1.2  The Directors of the Trust are expected to conduct themselves in an exemplary manner as 
regards al  matters covered by this policy and to comply with al  aspects of it. 
 
3.1.3  Al  Board members are required to comply with the requirements of the Code of Conduct 
and accountability for NHS Boards. 
  
 
3.2 
Managers 
 
3.2.1  Managers of the Trust are responsible for ensuring that these guidelines are brought to the 
attention  of  al   employees;  also  that  machinery  is  put  in  place  for  ensuring  that  they  are 
effectively implemented within their areas of responsibility.   
 
3.2.2  In addition, al  managers are required to comply with al  aspects of the policy, including both 
the NHS’s generic Standards of Business Conduct for NHS Staff (see Appendix 1) and the 
Code of Conduct for NHS Managers (see Appendix 2).  
 
3.3 
All Staff 
 
3.3.1  Al   staff  are  covered  by  this  policy,  by  al   other  Trust  policies  and  by  NHS’s  generic 
Standards of Business Conduct for NHS staff (see Appendix 1). 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 3 of 19 

3.3.2  Employees  are  expected  to  act  in  accordance  with  the  standards  laid  down  by  their 
Professional Organisations and statutory standards where applicable and are expected to:- 
 
•  Ensure that the interest of patients remains paramount at al  times. 
•  Be impartial and honest in the conduct of their official business. 
•  Use the public funds entrusted to them to the best advantage of the service, always 
ensuring value for money. 
•  Ensure that they do not abuse their official position for personal gain or to benefit 
their family or friends. 
•  Ensure  that  they  do  not  seek  to  advantage  or  further  private  business  or  other 
interest, in the course of their official duties. 
•  Comply with al  aspects of this policy and other Trust policies 
•  Consult with their line Manager if in any doubt. 
 
3.3.3  Due to the nature of the Trust’s work it is expected that al  staff wil  act with due diligence 
and utmost honesty at al  times.  Any matters of concern must be acted upon and reported 
to a manager or Director as is appropriate.  Al  employees have a duty to act on or report 
any  acts  of  misconduct,  dishonesty,  breach  of  Trust  rules  or  breach  of  any  rules  of  the 
relevant professional bodies committed, contemplated or discussed by any other member 
of  employee  or  by  any  third  party.    Any  failure  to  do  so,  may  be  regarded  as  serious  or 
gross misconduct depending on the circumstances.  Similarly, where genuine concerns are 
raised,  employees  wil   be  protected  from  any  action  for  defamation.    The  Trust’s 
Whistleblowing policy set out arrangements under which concerns may be raised.  
 
3.3.4  Al   staff  should  ful y  understand  that  any  breach  of  the  Prevention  of  Corruption  Acts, 
renders the employee liable to prosecution, and may also lead to loss of their employment 
and pension rights
 
 
4. 
LEGISLATION 
 
4.1 
Under  the  Prevention  of  Corruption  Acts,  it  is  an  offence  for  employees  to  corruptly 
 
accept gifts or consideration as an inducement or reward for: 
 
• 
doing, or refraining from doing, anything in their official capacity; or 
• 
showing favour or disfavour to any person in their official capacity 
 
4.2 
Under  the  Prevention  of  Corruption  Act,  any  money,  gift  or  consideration  received  by  an 
employee  in  public  service  from  a  person  or  organisation  holding  or  seeking  to  obtain  a 
contract wil  be deemed by the courts to have been received corruptly unless the employee 
proves the contrary. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 4 of 19 

5. 
PUBLIC SERVICE VALUES 
 
5.1.1  To  maintain  public  confidence,  as  a  public  sector  body,  the  Trust  must  be  impartial 
 
and honest in the conduct of its business and its staff must remain beyond suspicion. 
 
5.1.2  High standards of corporate and personal conduct, based on the recognition that patients 
come  first,  have  been  a  requirement  throughout  the  NHS  since  its  inception.    The  three 
fundamental public service values are: 
 
Accountability:  Everything done by those who work in the Trust must be able to stand the 
tests  of  parliamentary  scrutiny,  public  judgements  on  property  and 
professional codes of conduct. 
 
Probity: 
Absolute honesty and integrity should be exercised in dealing   with  NHS 
patients, assets, employees, suppliers and customers. 
 
Openness: 
The  Trust’s  actions  should  be  sufficiently  public  and  transparent  to 
promote  confidence  between  the  Trust  and  its  patients,  our  employees 
and the public. 
 
5.1.3  These  standards  are  national  benchmarks  that  inform  our  local  policies  and 
 
procedures.    The  arrangements  made  in  this  policy  have  been  designed  to  ensure 
 
compliance with the national standards. 
 
 
6. 
STANDARDS 
 
6.1 
Gifts and Hospitality 
 
6.1.1  Gifts offered by contractors or “others” e.g. at Christmas time should be politely but firmly 
declined.    Articles  of  low  intrinsic  value  (refer  to  6.1.2)  such  as  diaries  and  calendars,  or 
smal  tokens of gratitude from patients or their relatives need not necessarily be declined, 
but  in  al   cases  employees  must  advise  their  line  manager  of  any  hospitality/gift that  has 
been  received.    In  cases  of  doubt,  staff  should  either  consult  their  line  manager  for 
authorisation or politely decline acceptance.  Under no circumstances should monetary gifts 
of cash be accepted.  
 
 
Donations  from  patients  may  be  accepted  provided  that  the  procedure  contained  in  the 
Charitable Funds user guidance is fol owed.  Such donations should be for the benefit of 
the  Trust  or  specific  Wards  or  Departments  within  the  Trust.    Donations  offered  on  a 
personal basis to individual members of staff should be politely but firmly declined. 
 
 
Care should be taken when accepting gifts/hospitality from Contractors on a frequent basis.  
The value of such gifts wil  be accumulated over a 12 month rol ing period, for the purpose 
of monitoring. 
 
 
Department  managers  wil   be  required  to  document  al   gifts/hospitality  received  by  staff 
(see Appendix 3).    
 
6.1.2  Modest hospitality provided it is normal and reasonable (i.e. not exceeding the threshold  - 
currently £20) may be accepted e.g. lunches in the course of working visits are acceptable, 
it should however be similar to the scale of hospitality which the NHS as an employer would 
be likely to offer.   
 
 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 5 of 19 

6.1.3  The  Corporate  Affairs  office  maintains  a  record  of  gifts/hospitality  received  by  staff 
 and of declarations of interest.  Any gift with a value exceeding the threshold (currently £20) 
must  be  declared  by  the  employee  promptly  (within  2  weeks  of  receipt)  in  writing  for 
inclusion in the register. 
 
6.1.4  Under  no  circumstances  should  any  gift  or  hospitality  be  accepted  where  it  would  be  in 
breach of an individual’s professional code of conduct. 
 
6.2 
Declaration of Interests 
 
6.2.1  It  is  the  responsibility  of  the  employee  to  inform  the  Trust  if  they,  or  a  close  relative  or 
associate  has  a  control ing  interest  and/or  significant  financial  interest  in  a  business 
(including  a  private  sector  company,  public  sector  organisation,  or  other  NHS  employer 
and/or voluntary organisation), or in any other activity or pursuit which may compete for an 
NHS  contract  to  supply  either  goods  or  services  to  the  hospital  (e.g.  private  nursing 
homes).  
6.2.2  In such circumstances the Trust must ensure that its interest and the interest of patients are 
adequately safeguarded. 
 
6.2.3  A declaration of interest must occur either when the employee commences employment or 
upon acquisition of the interest. 
 
6.2.4  Al   declarations  wil   be  entered  into  a  central  register  and  held  in  the  Corporate  Affairs 
office. 
 
6.2.5  When a doctor refers a patient to a private nursing home or other establishment/service in 
which they have a business interest, the patient must be made aware of the interest prior to 
referral. 
 
6.3 
Preferential treatment in private transactions 
 
6.3.1  Employees  must  not  seek  or  accept  preferential  rates  or  benefits  in  kind  for  private 
transactions  carried  out  with  companies  with  which  they  have  had,  or  may  have,  official 
dealings  on  behalf  of  the  Trust  (this  does  not  apply  to  concessionary  agreements 
negotiated with companies by NHS management, or by recognised staff interests, on behalf 
of al  staff, e.g. NHS staff benefits schemes). 
 
6.4 
Contracts for Services 
 
6.4.1  Al  staff who are in contact with suppliers and purchasers (including external consultants), 
and in particular those who are authorised to sign Purchase Orders, or place contracts for 
goods, materials or services, are expected to adhere to the professional standards of the 
kind set out in the Ethical Code of the Institute of  Purchasing and Supply (IPS). 
 
6.4.2  Al   contracts  must  be  awarded  via  the  Trust’s  Standing  Orders  and  Standing  Financial 
instructions. 
 
6.5 
Openness in Awarding Contracts 
 
6.5.1  Fair and open competition between prospective contractors or suppliers for Trust contracts 
is a requirement for Trust Standing Orders and of EC Directives on Public Purchasing for 
Works and Supplies.   
 
6.5.2  A private, public or voluntary organisation or company bidding for NHS business should not 
be given any advantage over its competitors, such as advance notice of NHS requirements.  
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 6 of 19 

This  applies  to  al   potential  contractors  even  if  they  have  held  a  long-running  series  of 
previous contracts.  Each new contract should be awarded  solely  on  merit,  taking  into 
account the requirements of the Trust and the ability of the  contractors to fulfil them.   
 
6.5.3  There must be no favouritism shown to any current or previous employees, close  relatives 
or  associates  in  awarding  contracts  to  businesses  run  by  them  or  employing  them.  
Contracts  can  be  awarded  to  such  a  business  if  won  in  fair  competition  against  other 
tenders and if the interested party plays no part in the selection process.  Tendering and 
contracting should fol ow agreed Trust procedure. 
 
6.6 
Secondary Employment 
 
6.6.1  Employees who hold or intend to hold any other paid or unpaid appointments outside the 
Trust, must discuss this with their manager.  Reasonable requests wil  not be refused, but 
where  such  consent  is  given  then  the  other  employment  must  in  no  way  diminish  the 
contribution the employee is able to make to the Trust.  The total weekly average hours of 
work should not normal y exceed the limit under the Trust’s Working Time Policy.  Where 
the manager assesses there to be a conflict of interests or where the Trust’s confidentiality 
requirements  are  jeopardised,  the  employee  wil   be  required  to  give  up  the  other 
employment; their employment with the Trust may be terminated should they refuse to do 
so. 
 
6.7 
Private Practice 
 
6.7.1  Consultants  (and  associate  specialists)  employed  by  the  Trust  under  the  terms  and 
conditions of Service of Hospital Medical and Dental Staff are permitted to carry out private 
practice in NHS hospitals subject to the conditions outlined in the handbook “A Guide to the 
Management  of  Private  Practice  in  the  NHS”.   Consultants  who  have  Trust  contracts  are 
also subject to the terms applying to private practice. 
 
6.7.2  Other  Medical  and  Dental  employees  may  undertake  private  work  for  outside  agencies, 
providing  they  do  not  do  so  within  the  time  they  are  contracted  to  the  NHS,  and  they 
observe the conditions in paragraph 6.7.1 above.  Al  hospital doctors are entitled to fees for 
other  work  outside  their  NHS  contractual  duties  under  “Category  2”  (paragraph  37  of  the 
TCS of Medical and Dental Staff) e.g. examinations and reports for life insurance purposes. 
 
6.7.3  Doctors  and  Dentists  in  training  should  not  undertake  locum  work  outside  their  contracts 
where such work would be in breach of their contracted hours. 
 
6.8 
Commercial sponsorship for attendance at courses and conferences 
 
6.8.1  Acceptance by staff of commercial sponsorship for attendance at relevant conferences and 
courses  is  acceptable  (this  can  include  travel,  subsistence  costs)  but  only  where  the 
employees seeks permission in advance from the Head of Service or Divisional Manager 
and the Trust is satisfied that acceptance wil  not compromise purchasing decisions in any 
way. 
 
6.9 
Commercial sponsorship when advising on purchases/services 
 
6.9.1  On occasions when the Trust considers it necessary for staff advising on the purchase of 
equipment  to  inspect  such  equipment  in  operation  in  other  parts  of  the  country  (or 
exceptional y, overseas) or when it is necessary to inspect a service, staff  should 
seek 
prior permission from the Head of Service or Divisional Manager.  Staff   should  be  aware 
that excessive hospitality is unacceptable. 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 7 of 19 

 
6.10  Commercial Sponsorship of Posts – “Linked Deals” 
 
6.10.1  Where  other  organisations  whol y  or  partial y  sponsor  a  hospital  post,  it  should  be  made 
abundantly  clear  to  the  organisation  concerned,  that  the  sponsorship  deal  wil   have  no 
effect  on  purchasing  decisions  within  the  Trust.    Where  such  sponsorship  is  accepted, 
monitoring  arrangements  wil   be  established  to  ensure  that  purchasing  decisions  are  not 
being  influenced  by  the  sponsorship  agreement.    Prior  approval  from  a Board  Director  is 
required. 
 
6.10.2  In al  such cases the pay rate for the post wil  be determined by the Trust’s normal criteria 
i.e.  by  the  Agenda  for  Change  Job  Matching/Evaluation  process  or  by  reference  to  the 
Medical  and  dental  terms  and  conditions  of  employment,  not  by  the  funding  offered.  
Additional y, where the funding is time limited, the post should be established and offered 
on a fixed term basis. 
 
6.11  “Commercial In-Confidence” 
 
6.11.1  Staff  must  not  misuse  or  make  available  official  “commercial  in-confidence”  information, 
particularly if its disclosure would prejudice the principles of a purchasing system based on 
fair competition.  This principle applies whether private competition or other NHS providers 
are  concerned  and  whether  or  not  disclosure  is  prompted  by  the  expectation  of  personal 
gain.  
 
6.11.2  This  also  applies  to  any  Staff  representatives  who  obtain  such  information  as  part  of  the 
consultation process in such matters. 
 
6.12  Staff Appointments 
 
6.12.1  If  any  candidate  for  an  appointment  canvasses  members  of  the  Trust  Board,  or  any 
committee  of  the  Trust  Board,  directly  or  indirectly,  the  Trust  Board  shal   disqualify  the 
candidate  from  being  appointed.    However,  this  does  not  prevent  informal  discussions 
taking place between the applicant and manager. 
 
6.12.2  Members  of  the  Trust  Board  or  senior  management  must  not  solicit  for  any  person  any 
appointment with the Trust or recommend any person for such appointment (this does not 
preclude them from acting as a referee for such a post). 
 
6.12.3  It  is  the  responsibility  of  any  member  of  staff  involved  in  selection  interviews  to  inform 
 their  manager  if  any  relationship  exists  between  themselves  and  a  candidate  for  an 
 appointment.    Trust  Board  members  and  senior  officers  should  disclose  to  the  Trust 
 Board  any  relationship  between  themselves  and  a  candidate  for  an  appointment  of 
 which they are aware.   
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 8 of 19 

Appendix A  
 
STANDARDS OF BUSINESS CONDUCT FOR NHS STAFF  Circular hsg(93)5 

 
 
Prevention of Corruption Acts 1906 and 1916 - summary of main provisions 

 
Acceptance of gifts by way of Inducements or rewards 

 
1.  
Under the Prevention of Corruption Acts, 1906 and 1916, it is an offence for employees 
corruptly to accept any gifts or consideration as an inducement or reward for: 
•  doing, or refraining from doing, anything in their official capacity; or 
•  showing favour or disfavour to any person in their official capacity. 
 
2.  
Under the Prevention of Corruption Act 1916, any money, gift or consideration received by 
an employee in public service from a person or organisation holding or seeking to obtain a 
contract wil  be deemed by the courts to have been received corruptly unless the employee 
proves the contrary. 
 
NHS Management Executive (NHSME) - general guidelines 

 
Introduction 

1.  These guidelines, which are intended by the NHSME to be helpful to al  NHS employers (i) 
and their employees, re-state and reinforce the guiding principles previously set out in 
Circular HM(62)21 (now cancel ed), relating to the conduct of business in the NHS. 
 
Responsibility of NHS employers 
2.  NHS employers are responsible for ensuring that these guidelines are brought to the 
attention of al  employees; also that machinery is put in place for ensuring that they are 
effectively implemented. 
 
Responsibility of NHS staff 
3.  It is the responsibility of staff to ensure that they are not placed in a position which risks, or 
appears to risk, conflict between their private interests and their NHS duties. This primary 
responsibility applies to al  NHS Staff, i.e. those who commit NHS resources directly (e.g. 
by the ordering of goods) or those who do so indirectly (e.g. by the prescribing of 
medicines). A further example would be staff who may have an interest in a private nursing 
home and who are involved with the discharge of patients to residential facilities. 
 
Guiding principle in conduct of public business 
4. 
It is a long established principle that public sector bodies, which include the NHS, must be 
impartial and honest in the conduct of their business, and that their employees should 
remain beyond suspicion. It is also an offence under the Prevention of Corruption Acts 
1906 and 1916 for an employee corruptly to accept any inducement or reward for doing, or 
refraining from doing anything, in his or her official capacity, or corruptly showing favour, or 
disfavour, in the handling of contracts (see PART A). Staff wil  need to be aware that a 
breach of the provisions of these Acts renders them liable to prosecution and may also lead 
to loss of their employment and superannuation rights in the NHS. 
 
Principles of conduct in the NHS 
5. 
NHS staff are expected to: 
•  ensure that the interest of patients remains paramount at al  times; 
•  be impartial and honest in the conduct of their official business; 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 9 of 19 

•  use the public funds entrusted to them to the best advantage of the service, always 
ensuring value for money. 
 
6.  
It is also the responsibility of staff to ensure that they do not: 
•  abuse their official position for personal gain or to benefit their family or friends; 
•  seek to advantage or further private business or other interests, in the course of their 
official duties. 
 
Implementing the guiding principles 

 
Casual gifts 

7.  
Casual gifts offered by contractors or others, e.g. at Christmas time, may not be in any way 
connected with the performance of duties so as to constitute an offence under the 
Prevention of Corruption Acts. Such gifts should nevertheless be politely but firmly declined. 
Articles of low intrinsic value such as diaries or calendars, or smal  tokens of gratitude from 
patients or their relatives, need not necessarily be refused. In cases of doubt staff should 
either consult their line manager or politely decline acceptance. 
 
Hospitality 

8. 
Modest hospitality provided it is normal and reasonable in the circumstances, e.g. lunches 
in the course of working visits, may be acceptable, though it should be similar to the scale 
of hospitality which the NHS as an employer would be likely to offer. 
 
9. 
Staff should decline al  other offers of gifts, hospitality or entertainment. If in doubt they 
should seek advice from their line manager. 
 
Declaration of interests 
10.  
NHS employers need to be aware of al  cases where an employee, or his or her close 
relative or associate, has a control ing and/or significant financial interest in a business 
(including a private company, public sector organisation, other NHS employer and/or 
voluntary organisation), or in any other activity or pursuit, which may compete for an NHS 
contract to supply either goods or services to the employing authority. 
 
11.  
Al  NHS staff should therefore declare such interests to their employer, either on starting 
employment or on acquisition of the interest, in order that it may be known to and in no way 
promoted to the detriment of either the employing authority or the patients whom it serves. 
 
12.  
One particular area of potential conflict of interest which may directly affect patients, is 
when NHS staff hold a self-beneficial interest in private care homes or hostels. While it is 
for staff to declare such interests to their employing authority, the employing authority has a 
responsibility to introduce whatever measures it considers necessary to ensure that its 
interests and those of patients are adequately safeguarded. This may for example take the 
form of a contractual obligation on staff to declare any such interests. Advice on 
professional conduct issued by the General Medical Council recommends that when a 
doctor refers a patient to a private care home or hostel in which he or she has an interest, 
the patient must be informed of that interest before referral is made. 
 
13. 
In determining what needs to be declared, employers and employees wil  wish to be guided 
by the principles set out in paragraph 5 above; also the more detailed guidance to staff 
contained in Part D. 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 10 of 19 

 
 
14.  
NHS employers should: 
•  ensure that staff are aware of their responsibility to declare relevant interests (perhaps 
by including a clause to this effect in staff contracts) 
•  consider keeping registers of al  such interests and making them available for 
inspection by the public. 
•  develop a local policy, in consultation with staff and local staff interests, for 
implementing this guidance. This may include the disciplinary action to be taken if an 
employee fails to declare a relevant interest, or is found to have abused his or her 
official position, or knowledge, for the purpose of self-benefit, or that of family or 
friends. 
 
Preferential treatment in private transactions 

15. 
Individual staff must not seek or accept preferential rates or benefits in kind for private 
transactions carried out with companies with which they have had, or may have, official 
dealings on behalf of their NHS employer. (This does not apply to concessionary 
agreements negotiated with companies by NHS management, or by recognised staff 
interests, on behalf of al  staff - for example, NHS staff benefits schemes.) 
 
Contracts 

16.  
Al  staff who are in contact with suppliers and contractors (including external consultants), 
and in particular those who are authorised to sign Purchase Orders, or place contracts for 
goods, materials or services, are expected to adhere to professional standards of the kind 
set out in the Ethical Code of the Institute of Purchasing and Supply (IPS), reproduced at 
PART E. 
 
Favouritism in awarding contracts 

17.  
Fair and open competition between prospective contractors or suppliers for NHS contracts 
is a requirement of NHS Standing Orders and of EC Directives on Public Purchasing for 
Works and Supplies. This means that: 
•  no private, public or voluntary organisation or company which may bid for NHS 
business should be given any advantage over its competitors, such as advance notice 
of NHS requirements. This applies to al  potential contractors, whether or not there is a 
relationship between them and the NHS employer, such as a long-running series of 
previous contracts. 
•  each new contract should be awarded solely on merit, taking into account the 
requirements of the NHS and the ability of the contractors to fulfil them. 
 
18.  
NHS employers should ensure that no special favour is shown to current or former 
employees or their close relatives or associates in awarding contracts to private or other 
businesses run by them or employing them in a senior or relevant managerial capacity. 
Contracts may be awarded to such businesses where they are won in fair competition 
against other tenders, but scrupulous care must be taken to ensure that the selection 
process is conducted impartial y, and that staff who are known to have a relevant interest 
play no part in the selection. 
 
Warnings to potential contractors 

19.  
NHS employers wil  wish to ensure that al  invitations to potential contractors to tender for 
NHS business include a notice warning tenderers of the consequences of engaging in any 
corrupt practices involving employees of public bodies. 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 11 of 19 

 
Outside employment 
20.  
NHS employees are advised not to engage in outside employment which may conflict with 
their NHS work, or be detrimental to it. They are advised to tel  their NHS employing 
authority if they think they may be risking a conflict of interest in this area: the NHS 
employer wil  be responsible for judging whether the interests of patients could be harmed, 
in line with the principles in paragraph 5 above. NHS employers may wish to consider the 
preparation of local guidelines on this subject. 
 
Private practice 

21. 
Consultants (and associate specialists) employed under the Terms and Conditions of 
Service of Hospital Medical and Dental Staff are permitted to carry out private practice in 
NHS hospitals subject to the conditions outlined in the handbook "A Guide to the 
Management of Private Practice in the NHS". (See also PM(79)11). Consultants who have 
signed new contracts with Trusts wil  be subject to the terms applying to private practice in 
those contracts. 
 
22. 
Other grades may undertake private practice or work for outside agencies, providing they 
do not do so within the time they are contracted to [he NHS, and they observe the 
conditions in paragraph 20 above. Al  hospital doctors are entitled to fees for other work 
outside their NHS contractual duties under "Category 2" (paragraph 37 of the TCS of 
Hospital Medical and Dental staff), e.g. examinations and reports for life insurance 
purposes. Hospital doctors and dentists in training should not undertake locum work 
outside their contracts where such work would be in breach of their contracted hours. 
Career grade medical and dental staff employed by NHS Trusts may agree terms and 
conditions different from the National Terms and Conditions of Service. 
 
Rewards for Initiative (please refer to HR56 Intellectual Property policy) 
23.  
NHS employers should ensure that they are in a position to identify potential intel ectual 
property rights (IPR), as and when they arise, so that they can protect and exploit them 
properly, and thereby ensure that they receive any rewards or benefits (such as royalties) in 
respect of work commissioned from third parties, or work carried out by their employees in 
the course of their NHS duties. Most IPR are protected by statute; e.g. patents are 
protected under the Patents Act 1977 and copyright (which includes software programmes) 
under the Copyright Designs and Patents Act 1988. To achieve this, NHS employers should 
build appropriate specifications and provisions into the contractual arrangements which 
they enter into before the work is commissioned, or begins. They should always seek legal 
advice if in any doubt in specific cases. 
 
24.  
With regard to patents and inventions, in certain defined circumstances the Patents Act 
gives employees a right to obtain some reward for their efforts, and employers should see 
that this is effected. Other rewards may be given voluntarily to employees who within the 
course of their employment have produced innovative work of outstanding benefit to the 
NHS. Similar rewards should be voluntarily applied to other activities such as giving 
lectures and publishing books and articles. 
 
25.  
In the case of col aborative research and evaluative exercises with manufacturers, NHS 
employers should see that they obtain a fair reward for the input they provide. If such an 
exercise involves additional work for an NHS employee outside that paid for by the NHS 
employer under his or her contract of employment, arrangements should be made for some 
share of any rewards or benefits to be passed on to the employee(s) concerned from the 
col aborating parties. Care should however be taken that involvement in this type of 
arrangement with a manufacturer does not influence the purchase of other supplies from 
that manufacturer. 
 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 12 of 19 

 
Short guide for all staff 
 
Do: •  Make sure you understand the guidelines on standards of business conduct, and consult 
your line manager if you are not sure; 
•  Make sure that you are not in a position where your private interests and NHS duties may 
conflict ; 
•  Declare to your employer any relevant interests. If in doubt, ask yourself: 
i. Am I, or might I be in a position where I (or my family/friends) could gain from the 
connection between my private interests and my employment? 
i . Do I have access to information which could influence purchasing decisions? 
i i. Could my outside interest be in any way detrimental to the NHS or to patients' interests? 
iv. Do I have any other reason to think I may be risking a conflict of interests? 
 
If stil  unsure - Declare it 
•  Adhere to the ethical code of the Institute of Purchasing and Supply if you are involved in 
any way with the acquisition of goods and services; 
•  Seek your employer's permission before taking on outside work, if there is any question of it 
adversely affecting your NHS duties (20). (special guidance applies to doctors); 
•  Obtain your employer's permission before accepting any commercial sponsorship; 
 
Do not
•  Accept any gifts, inducements or inappropriate hospitality; 
•  Abuse your past or present official position to obtain preferential rates for private deals; 
•  Unfairly advantage one competitor over another or show favouritism in awarding contracts 
•  Misuse or make available official "commercial in confidence" information 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 13 of 19 

 
Institute of Purchasing and Supply - Ethical Code 
(Reproduced by kind permission of IPS) 
 
Introduction 

1.  
The code set out below was approved by the Institute's Council on 26 February 1977 and is 
binding on IPS members. 
 
Precepts 

2.  
Members shal  never use their authority or office for personal gain and shal  seek to uphold 
and enhance the standing of the Purchasing and Supply profession and the Institute by: 
a.   maintaining an unimpeachable standard of integrity in al  their business relationships 
both inside and outside the organisations in which they are employed; 
b.   fostering the highest possible standards of professional competence amongst those for 
whom they are responsible; 
c.   optimising the use of resources [or which they are responsible to provide the maximum 
benefit to their employing organisation; 
d.   complying both with the letter and the spirit of; 
i. the law of the country in which they practise; 
i . such guidance on professional practice as may be issued by the Institute from time 
to time; 
i i. contractual obligations; 
e.  rejecting any business practice which might reasonably be deemed improper. 
 
Guidance 

3.  
In applying these precepts, members should fol ow the guidance set out below: 
a.   Declaration of interest. Any personal interest which may impinge or might reasonably 
be deemed by others to impinge on a member's impartiality in any matter relevant to 
his or her duties should be declared. 
b. Confidentiality and accuracy of information. The confidentiality of information received in 
the course of duty should be respected and should never be used for personal gain; 
information given in the course of duty should be true and fair and never designed to 
mislead. 
c.  Competition. While bearing in mind the advantages to the member's employing 
organisation of maintaining a continuing relationship with a supplier, any relationship 
which might, in the long term, prevent the effective operation of fair competition, should 
be avoided. 
d.   Business Gifts. Business gifts other than items of very smal  intrinsic value such as 
business diaries or calendars should not be accepted. 
e.   Hospitality. Modest hospitality is an accepted courtesy of a business relationship. 
However, the recipient should not al ow him or herself to reach a position whereby he 
or she might be deemed by others to have been influenced in making a business 
decision as a consequence of accepting such hospitality; the frequency and scale of 
hospitality accepted should not be significantly greater than the recipient's employer 
would be likely to provide in return. 
f.   when it is not easy to decide between what is and is not acceptable in terms of gifts or 
hospitality, the offer should be declined or advice sought from the member's superior. 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 14 of 19 

Appendix B  
CODE OF CONDUCT FOR NHS MANAGERS - 2002 
 
 
Introduction 

 
The Code sets out the core standards of conduct expected of NHS managers. It wil  serve two 
purposes: 
•  to guide NHS managers and employing health bodies in the work they do and the 
decisions and choices they have to make. 
•  to reassure the public that these important decisions are being made against a 
background of professional standards and accountability. 
 
 
Code of Conduct for NHS Managers 
 
As an NHS manager, I wil  observe the fol owing principles: 
•  make the care and safety of patients my first concern and act to protect them from risk; 
•  respect the public, patients, relatives, carers, NHS staff and partners in other agencies; 
•  be honest and act with integrity; 
•  accept responsibility for my own work and the proper performance of the people I manage; 
•  show my commitment to working as a team member by working with al  my col eagues in 
the NHS and the wider community; 
•  take responsibility for my own learning and development. 
 
This means in particular that: 
 
1. 
I wil : 
•  respect patient confidentiality; 
•  use the resources available to me in an effective, efficient and timely manner having 
proper regard to the best interests of the public and patients; 
•  be guided by the interests of the patients while ensuring a safe working environment; 
•  act to protect patients from risk by putting into practice appropriate support and 
disciplinary procedures for staff; and 
•  seek to ensure that anyone with a genuine concern is treated reasonably and fairly. 
 
2. 
I wil  respect and treat with dignity and fairness, the public, patients, relatives, carers, NHS 
staff and partners in other agencies. In my capacity as a senior manager within the NHS I 
wil  seek to ensure that no one is unlawful y discriminated against because of their religion, 
belief, race, colour, gender, marital status, disability, sexual orientation, age, social and 
economic status or national origin. I wil  also seek to ensure that: 
•  the public are properly informed and are able to influence services; 
•  patients are involved in and informed about their own care, their experience is valued, 
and they are involved in decisions; 
•  relatives and carers are, with the informed consent of patients, involved in the care of 
patients; 
•  partners in other agencies are invited to make their contribution to improving health and 
health services; and 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 15 of 19 

 
•  NHS staff are: 
– valued as col eagues; 
– properly informed about the management of the NHS; 
– given appropriate opportunities to take part in decision making. 
– given al  reasonable protection from harassment and bul ying; 
– provided with a safe working environment; 
– helped to maintain and improve their knowledge and skil s and achieve their 
potential; and 
– helped to achieve a reasonable balance between their working and personal lives. 
 
3. 
I wil  be honest and wil  act with integrity and probity at al  times.  I wil  not make, permit or 
knowingly al ow to be made, any untrue or misleading statement relating to my own duties 
or the functions of my employer. 
 
I wil  seek to ensure that: 
•  the best interests of the public and patients/clients are upheld in decision-making and 
that decisions are not improperly influenced by gifts or inducements; 
•  NHS resources are protected from fraud and corruption and that any incident of this 
kind is reported to the NHS Counter Fraud Services; 
•  judgements about col eagues (including appraisals and references) are consistent, fair 
and unbiased and are properly founded; and 
•  open and learning organisations are created in which concerns  
•  about people breaking the Code can be raised without fear. 
 
4. 
I wil  accept responsibility for my own work and the proper performance of the people I 
manage. I wil  seek to ensure that those I manage accept that they are responsible for their 
actions to: 
•  the public and their representatives by providing a reasonable and reasoned 
explanation of the use of resources and performance; 
•  patients, relatives and carers by answering questions and complaints in an open, 
honest and wel  researched way and in a manner which provides a ful  explanation of 
what has happened, and of what wil  be done to deal with any poor performance and, 
where appropriate giving an apology; and 
•  NHS staff and partners in other agencies by explaining and justifying decisions on the 
use of resources and give due and proper consideration to suggestions for improving 
performance, the use of resources and service delivery. 
 
I wil  support and assist the Accountable Officer of my organisation in his or her 
responsibility to answer to Parliament, Ministers and the Department of Health in terms of 
ful y and faithful y declaring and explaining the use of resources and the performance of the 
local NHS in putting national policy into practice and delivering targets. 
 
For the avoidance of doubt, nothing in paragraphs two to four of this Code requires or 
authorises an NHS manager to whom this Code applies to: 
•  make, commit or knowingly al ow to be made any unlawful disclosure; 
•  make, permit or knowingly al ow to be made any disclosure in breach of his or her 
duties and obligations to his or her employer, save as permitted by law. 
If there is any conflict between the above duties and obligations and this Code, the former 
shal  prevail. 
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 16 of 19 

 
 
5. 
I wil  show my commitment to working as a team by working to create an environment in 
which: 
•  teams of frontline staff are able to work together in the best interests of patients; 
•  leadership is encouraged and developed at al  levels and in al  staff groups; and 
•  the NHS plays its ful  part in community development. 
 
6. 
I wil  take responsibility for my own learning and development.  I wil  seek to: 
•  take ful  advantage of the opportunities provided; 
•  keep up to date with best practice; and 
•  share my learning and development with others. 
 
Implementing the Code 
 
1.  
The Code should be seen in a wider context that NHS managers must fol ow the ‘Nolan 
Principles on Conduct in Public Life’, the ‘Corporate Governance Codes of Conduct and 
Accountability’, the ‘Standards of Business Conduct’, the ‘Code of Practice on Openness in 
the NHS’ and standards of good employment practice. 
 
2 . 
In addition many NHS managers come from professional backgrounds and must fol ow the 
code of conduct of their own professions as wel  as this Code. In order to maintain 
consistent standards, NHS bodies need to consider suitable measures to ensure that 
managers who are not their employees but who 
(i) manage their staff or services; or 
(i ) manage units which are primarily providing services to their patients  
also observe the Code. 
 
3. 
It is important to respect both the rights and responsibilities of managers. To help managers 
to carry out the requirements of the Code, employers must provide reasonable learning and 
development opportunities and seek to establish and maintain an organisational culture that 
values the role of managers. NHS managers have the right to be: 
•  treated with respect and not be unlawful y discriminated against for any reason; 
•  given clear, achievable targets; 
•  judged consistently and fairly through appraisal; 
•  given reasonable assistance to maintain and improve their knowledge and skil s and 
achieve their potential through learning and development; and 
•  reasonably protected from harassment and bul ying and helped to achieve a 
reasonable balance between their working and personal lives. 
 
Breaching the Code 

4. 
Al eged breaches of the Code of Conduct should be promptly considered and fairly and 
reasonably investigated. Individuals must be held to account for their own performance, 
responsibilities and conduct where employers form a reasonable and genuinely held 
judgement that the al egations have foundation. Investigators should consider whether 
there are wider system failures and organisational issues that have contributed to the 
problems. Activity, the purpose of which is to learn from and prevent breaches of the Code, 
needs to look at their wider causes. 
 
5.  Local employers should decide whether to investigate al eged breaches informal y or under 
the terms of local disciplinary procedures. It is essential however that both forms of 
investigation should be, and be seen to be, reasonable, fair and impartial. If Chief 
Executives or Directors are to be investigated, the employing authority should use 
individuals who are employed elsewhere to conduct the investigation. The NHS 
Confederation, the Institute of Healthcare Management and the Healthcare Financial  
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 17 of 19 

 
 
Management Association are among the organisations who maintain lists of people who 
are wil ing to undertake such a role. 
 
Application of Code 

6.  
This Code codifies and articulates certain important contractual obligations that apply to 
everyone holding management positions.  These include Chief Executives and Directors 
who as part of their duties are personal y accountable for achieving high quality patient 
care. The Department of Health wil  in the next few months issue a proposed new 
framework of pay and contractual arrangements for the most senior NHS managers. Under 
this framework the job evaluation scheme being developed as part of the ‘Agenda for 
Change’ negotiations is likely to be used as the basis for identifying which other managerial 
posts (in addition to Chief Executives and Directors) should be automatical y covered by the 
Code. The new framework wil  also specify compliance with the Code as one of the core 
contractual provisions that should apply to al  senior managers. 
7. 
For al  posts at Chief Executive/Director level and al  other posts identified as in paragraph 
6 above, acting consistently with the Code of Conduct for NHS Managers Directions 2002, 
employers should: 
•  _ include the Code in new employment contracts; 
•  _ incorporate the Code into the employment contracts of existing postholders at the 
earliest practicable opportunity. 
 
Action 

8.  
Employers are asked to: 
(i)   incorporate the Code into the employment contracts of Chief Executives and Directors 
at the earliest practicable opportunity and include the Code in the employment 
contracts of new appointments to that group; 
(i )  identify any other senior managerial posts, i.e. with levels of responsibility and 
accountability similar to those of Director-level posts, to which they consider the Code 
should apply. (The new framework for pay and contractual arrangements wil  help more 
tightly define this group in due course.) 
(i i)  investigate al eged breaches of the Code by those to whom the Code applies promptly 
and reasonably as at paragraphs four to five; 
(iv)  provide a supportive environment to managers (see paragraph three above). 
 
 
Effective date: 9 October 2002 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 18 of 19 

Appendix C 
SHREWSBURY & TELFORD HOSPITAL NHS TRUST 
 
PATIENT APPRECIATION & GIFTS/HOSPITALITY MONITORING FORM 
 
 
HOSPITAL SITE: 
 
_____________________________________________________ 
 
 
WARD/DEPARTMENT 
___________________ 
MONTH/YEAR                        
   
 
 

Date 
Name of individual 
Gift/hospitality/ 
Thank 
Value of 
Name of 
providing gift/ 
Donation 
you 
gift/hospitality/ 
reporting 
hospitality/donation 
(Please state) 
letter/card 
donation 
person 
 
(Please 
£ 
tick) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Please complete this form and return it on the first day of the month to: 

Patient Services Officer, Princess Royal Hospital 
 
THESE  FORMS  HAVE  TO  BE  RETURNED  ON  A  MONTHLY  BASIS.    PLEASE  DO  NOT  PUT 
MORE THAN ONE MONTH AT A TIME ON. 
 
Please note that any gift/hospitality (patient donations excluded) with a value exceeding the 

threshold (as defined in HR52 Standards of Business Conduct Policy), must be declared by 
the employee in writing, within 2 weeks of receipt to the Corporate Affairs office.  
 
Standards of Business Conduct 
 
Policy Number HR52 
Issued: Jan 2007 
 
Page 19 of 19