This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'HS2 Development Agreement, 8th December 2014'.


Department for Transport 
Zone 3/16 
Great Minster House 
33 Horseferry Road 
London 
SW1P 4DR 
 
xxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
Web Site: www.gov.uk/dft 
Joe Rukin 
 
[By email:  
Our Ref: F0015048 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx;    
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx; 
25 August 2017 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Mr. Rukin, 
 
Thank you for the  3  information  requests  you  made to the Department on 28 July 2017 
concerning the HS2 Development Agreement. These have been considered under both the 
Freedom of Information Act (“FoIA”) (2000) and the Environmental Information Regulations 
(“EIR”) (2004). I can confirm that the Department holds all the information you have requested.  
 
I have considered your  request for  the publication of all redacted parts of the HS2 
Development Agreement  signed in 2014 and  the subsequent version (updated in 2017), 
including the ‘Baseline Delivery Schedule for Phase One’.  Following this request, I am 
disclosing Annex 6 to the Development Agreement (2014 version), the “Non-Routine Advice 
and Policy Support Functions Table”.  This Annex was previously redacted from the 
Development Agreement when it was published in December 2014, on the basis of section 35 
(Formulation of Government Policy etc.) of the FoIA and 12(4)(d) (incomplete material) of the 
EIR. However, this is no longer the case, therefore I have attached this as Annex A to this 
letter.  
The following  sections of the Development Agreement that you have requested  to be 
published  are  being withheld in reliance on the exemption in section 43(2)  (Commercial 
Interests) of the FoIA because publishing such information would prejudice the commercial 
interests of the Department for Transport and HS2 Ltd (and ultimately the taxpayer):  
•  Budget Envelope Definition (2017 version only) 
•  Protective Provisions Agreements 
•  Baseline Delivery Schedule for Phase One 
•  Baseline Cost Model for Phase One 
•  Budget Envelopes and Target Prices (2017 version only) 
•  Operational Delegations Letter 
Alternatively, should this information be considered environmental information under the EIRs, 
this information is being withheld in reliance on the exception at regulation 12(5)(e) 
(commercial confidentiality) of the EIRs.  These  exemptions  / exceptions  require  a  public 
interest test to be conducted. This is set out in the attached Annex B to this letter. 
 
In keeping with the spirit and effect of the FoIA, all information is assumed to be releasable to 
the public unless exempt.  A copy of this response and the information provided may now be 
published on the www.gov.uk web-site. 
If you are unhappy with the way the Department has handled your request or with the decisions 
made in relation to your request you may complain within two calendar months of the date of 
this letter by writing to the Department’s FOI Advice Team at: 
 

Zone D/04 
Ashdown House 
Sedlescombe Road North 
Hastings 
East Sussex TN37 7GA 
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx     
 
Please send or copy any follow-up correspondence relating to this request to the FOI Advice 
Team to help ensure that it receives prompt attention. Please also remember to quote the 
reference number above in any future communications. 
 
Please see attached details of DfT’s complaints procedure and your right to complain to the 
Information Commissioner. 
 
Yours sincerely, 
 
Philip Haslam 

Your right to complain to DfT and the Information 
Commissioner
 
 
You have the right to complain within two calendar months of the date of this letter about the 
way in which your request for information was handled and/or about the decision not to 
disclose all or part of the information requested. In addition a complaint can be made that DfT 
has not complied with its FOI publication scheme. 
Your complaint will be acknowledged and you will be advised of a target date by which to 
expect a response. Initially your complaint will be re-considered by the official who dealt with 
your request for information. If, after careful consideration, that official decides that his/her 
decision was correct, your complaint will automatically be referred to a senior independent 
official who will conduct a further review. You will be advised of the outcome of your complaint 
and if a decision is taken to disclose information originally withheld this will be done as soon 
as possible.  
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. The Information Commissioner can 
be contacted at: 
Information Commissioner’s Office  
Wycliffe House  
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 

Annex A –  Disclosed information from the Development Agreement (2014 version): 
“Non-Routine Advice and Policy Support Functions Table” 

ANNEX 6 : NON-ROUTINE ADVICE & POLICY SUPPORT FUNCTIONS TABLE 
 
This Annex sets out the Non-Routine Advice & Policy Support Functions Table as at the date 
of this Agreement. 
Work package 
Description of Task  
Date added 
1.  Phase One 
HS2 Ltd shall undertake a detailed review of the ‘Old 
1.1 Old Oak 
Oak Common Build Programme’, to establish the 
Common 
viability of the proposal to retain a residual First Great 
December 
Programme 
Western facility for a period of time beyond December 
2014 
Review 
2016. 
HS2 Ltd shall support the Department for Transport 
(“DfT”) negotiations with Heathrow Airport Ltd (“HAL”) to 
1.2 Support 
reach a commercial settlement for the relocation of the 
December 
for HAL 
Heathrow Express (HEX) depot to Langley. HS2 Ltd 
2014 
negotiations 
shall provide technical and commercial input to evaluate 
project options to support the DfT negotiations.    
HS2 Ltd are remitted to work with Transport for London 
(“TfL”) and Network Rail to carry out additional feasibility 
work for the WCML – Crossrail Link. WCML – Crossrail 
Link project would create a link between the Great 
Western Main Line (“GWML”) and the West Coast Main 
Line (“WCML”) which would enable a number of 
Crossrail services to be extended to destinations on the 
WCML. The additional studies will include reviewing and 
developing stabling locations, station works and 
turnback options at Old Oak Common and at Watford 
1.3 Advice on 
Junction. 
December 
WCML Link 
2014 
In order to facilitate this, a revised set of Requirements, 
as agreed by the Old Oak Common Joint Sponsor 
Board, and initial high level demand modelling from TfL, 
will be provided. As part of the overall work programme, 
DfT, TfL and Network Rail will be developing: a business 
case (led by DfT); more detailed demand modelling (led 
by TfL); and a review of the train service specification 
(led by Network Rail).  
The final agreed report should be issued by 12th 
December 2014. 

Work package 
Description of Task  
Date added 
HS2 Ltd shall provide advice to the SoS by way of a 
‘Rolling Stock and Depots Strategy’, to support the SoS 
decisions on rolling stock and depots procurement, on: 
•  the potential for private finance of rolling stock 
and depots, in whole or in part; 
•  the cost and operational efficiencies or procuring 
1.4 Rolling 
one versus two types of train; 
Stock 
•  the optimal fleet compositions in light of the 
December 
procurement 
Phase Two scope; 
2014 
decisions 
•  sensitivity to Royal Assent timings for Phases 
One and Two; 
•  phasing scenarios for the fleet introduction for 
Phases One and Two; 
•  the optimal trade-off between journey time, 
maximum speed and demands for the Railway’s 
services; and 
•  dwell time and platform height considerations. 
2.  Development of Phase Two 
2.1 Phase Two  HS2 Ltd should work with Network Rail to prepare 
consultation 
advice to the SoS, as part of his consideration of the 
December 
responses and  consultation responses on Phase Two, on potential 
2014 
design 
refinements to the proposals for Phase Two and options 
refinement 
to reduce the cost. 
HS2 Ltd should work with Network Rail to prepare initial 
advice, in 2014, on the section of the Railway route 
between the West Midlands and Crewe and the 
feasibility for accelerating its construction to allow 
2.2 Crewe 
December 
completion by 2027. HS2 Ltd should work with Network 
acceleration 
2014 
Rail in preparing this advice. HS2 Ltd should engage 
with stakeholders to ensure the evidence used and the 
options being developed are widely understood and 
accepted. 
HS2 Ltd should work with Network Rail to prepare 
advice, in 2014, on the feasibility of building a hub 
station at Crewe, including the benefits that could be 
delivered to the region and the cost implications to the 
December 
2.3 Crewe Hub  Project for the connection into such a hub station. HS2 
2014 
Ltd should engage with stakeholders to ensure the 
evidence used and the options being developed are 
widely understood and accepted. 
3.  Future Development 

Work package 
Description of Task  
Date added 
HS2 Ltd shall work with Network Rail, DFT and 
Transport Scotland to find a targeted package of high 
speed and upgrade improvements that could produce a 
positive outcome for northern England and Scotland, as 
well as be deliverable within DfT cost pressures and the 
3.1 Routes 
wider HS2 Programme.  The work shall also examine 
Between 
how a series of localised interventions could together 
December 
Northern 
incrementally build over time towards a longer term 
2014 
England and 
vision, for say a 3hr journey from London to Edinburgh 
Scotland 
and Glasgow.   
 
This work shall be delivered by the end of 2014 and is 
estimated to cost approximately £350,000. 
 
 
 

Annex B – Public interest test – release of HS2 Development Agreement  
Exemption 43 of the FoIA in full 
 
1.  Information is exempt information if it constitutes a trade secret. 
2.  Information is exempt information if its disclosure under this Act would, or 
would be likely to, prejudice the commercial interests of any person (including 
the public authority holding it).  

3.  The duty to confirm or deny does not arise if, or to the extent that, compliance with 
section 1(1)(a) would, or would be likely to, prejudice the interests mentioned in 
subsection (2).  
 
Exception 12(5)(e) of the EIR 
A public authority may refuse to disclose information to the extent that its disclosure 
would adversely affect the confidentiality of commercial or industrial information where 
such confidentiality is provided by law to protect a legitimate economic interest 
_________________________________________________________________ 
Public interest test factors for disclosure 
The factors in favour of publishing the redacted parts of the Development Agreement are that 
this would: 
•  Promote  accountability and transparency  in the spending of public money.  Releasing 
detailed cost and schedule would reassure the public that tight controls are being placed 
on the programme and that it is on a trajectory to be completed within the overall budget 
allocation and on time. 
•  Reassure the public that the DfT promotes accountability and transparency for decisions 
that it takes and that the Development Agreement does not include any information that 
contradicts recent announcements.  
•  Promote accountability and transparency of HS2 Ltd 
________________________________________________________________ 
Public interest test factors against disclosure 
The factors against publishing the redacted parts of the Development Agreement concern the 
effect of disclosure of commercially sensitive confidential information: 
•  Detailed cost and schedule information is redacted as the construction of the railway and 
delivery of the rolling stock will be undertaken by private suppliers, to be determined by 
competitive procurements,  some of  which are underway for Phase One. The HS2 
Development Agreement contains the Department for Transport and HS2 Ltd.’s view of 
the cost of various assets and delivery schedule which has been developed for planning 
purposes. Releasing  this  information to the  market  could affect the outcome of this 
procurement by causing suppliers to adjust their bids. The best value for money for the tax 
payer is achieved when cost and schedule are determined as the outcome of competitive 
process.  
 
•  Publishing the risk provision and annualised budgets would allow the market to understand 
how much contingency is held by the Department and HS2 Ltd. Some of the procurements, 
such as the Main Works Civils Contracts, are two stage contracts such that the winning 
bidder conducts design work before a Target Price is formally agreed.   Releasing 
information on how much contingency is held could affect the incentives on suppliers to 
realise efficiencies and bear down on costs.   

 
•  During construction of the railway various third parties will be affected by the construction 
works. Where appropriate, the Secretary of State has entered into Protective Provisions 
Agreements (“PPAs”) with affected third parties. Informing the market of who we have, and 
have not, entered into these agreements with may affect the commercial position of those 
companies we have not yet entered into an agreement with.  
 
•  Publishing a  detailed breakdown of HS2 Ltd’s operational  delegations  from DfT would 
reveal information to the marketplace about the negotiating position of HS2 Ltd. Suppliers 
could use this to inform their bids during the procurement process, which could result in a 
worse outcome for the taxpayer during the procurement process. 
  
Decision  
To release the  un-redacted Development Agreement (either the version published in 
December 2014 or July 2017)  would damage the commercial position of HS2 Ltd and the 
Department for Transport, resulting in value for money for the UK taxpayer being jeopardised.   
 

Document Outline