This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Universal Credit Programme - Agile Programme Management'.

 
 
 
 
DWP Central Freedom of Information Team 
Annex A 
 
 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.g  ov.uk 
 
 
Our Ref: FoI 3131   
 
 
 
16th August 2017 
Annex A 
 
 
 
 
 
Dear Mr Slater 
 
Thank you for your Freedom of Information request received on 26th July 2017.   You asked 
for: 
 
The Department’s frequent response to questions about how the Universal Credit Programme 
(“UCP”) is being run is “Agile”.  
 
RFI1 – Is the Department using a particular Agile framework on UCP (e.g. Scrum, Kanban, 
Lean etc) and if so which framework? 
 
RFI2 – If the Department has a program portfolio (or equivalent) for the UCP please disclose 
the latest version.  
(One description of a program portfolio is it is a map that coordinates all the epics for each 
team in the portfolio. It is a stoplight-coded worksheet shows each epic to be delivered for a 
release, and it shows the week the epic is intended to be complete). 
 
The APM Group International (“APMG”) believes that for large transformational programmes, 
Agile Programme Management (“AgilePgM”) requires the production of deliverables such as 
Business Vision, Business Case, Benefits Realisation Plan and Roadmap. The Department 
has previously confirmed that it does not have a Roadmap (or equivalent for UCP).  
 
RFI3 – Does the Department hold any of the following (or equivalent) for the UCP: 
(a). Business Vision. 
(b). Business Case. 
(c). Benefits Realisation Plan. 
 
In AgilePgM the APMG discusses just in time planning. As part of this it describes a 
Programme Horizon as: 
• 

Plan in Outline 
• 
Define potential tranches 
• 
Potential Capabilities / Benefits 
 
It also describes a Tranche Horizon as: 
• 

Detailed for this tranche 
• 
Projects and activities 

• 
Not detail of projects 
 
RFI4 - Does the Department hold a Programme Horizon (or equivalent) or a Tranche Horizon 
(or equivalent) for the UCP? 
 
In respect of other products that the APMG defines as being required to implement AgilePgM. 
Does the Department hold any of the following (or equivalent) products and if so which ones: 
1. 

Programme plan 
2. 
Programme risk log 
3. 
Programme issues log 
4. 
High level projects status 
5. 
Stakeholder engagement strategy 
6. 
Communications plan 
7. 
Governance strategy” 
 
Before I answer the specific questions you raise, it is important to explain that Universal Credit 
is a vast Government Programme, which will take around 12 years from design to 
implementation to complete.  It is the biggest welfare reform since the establishment of the 
Welfare State.  At scale, it will affect 7 million households and will involve annual benefit 
expenditure of £90 billion per annum. A lot of your questions in this freedom of information 
request would be more appropriate to a smaller Government project.  The Universal Credit 
Programme has a higher order of magnitude, compared to other reforms this department has 
carried out. It is transforming the entire work of a Government Department, significantly 
affecting the activity of HMRC and impacting the housing benefit services of 380 local 
authorities.  This is also why the Universal Credit programme does not fit into narrow 
definitions used by organisations such as APM Group International.  
  
It  is  also  important  to be  aware  that  Universal  Credit  is  becoming  the main  “business”  of  the 
Department  for  Work  and  Pensions  as  it  replaces  legacy  benefits.    That  means  a  lot  of  the 
information you are requesting is contained in publicly available department-wide documents, 
such as the DWP business plan. 
 
Many of your questions have also been answered in our reply to previous FOIs, as I have set 
out below. 
 
To answer your questions in turn:  
 
Is the Department using a particular Agile framework on UCP (e.g. Scrum, Kanban, Lean 
etc) and if so which framework? 
 
We have answered this in FOI 1622, namely: 
“…the Universal Credit programme uses an Agile approach to planning.  This delivery methods 
track plans and progress through Jira and Confluence content collaboration software.  
Programme level activity is also charted on the Universal Credit “Mother wall”, the work space 
where transformation and activities are mapped out. Our IT deliverables are tracked and 
monitored through the internal TechNow system.” 
 
 


RFI2 – If the Department has a program portfolio (or equivalent) for the UCP please 
disclose the latest version.  
(One description of a program portfolio is it is a map that coordinates all the epics for 
each team in the portfolio. It is a stoplight-coded worksheet shows each epic to be 
delivered for a release, and it shows the week the epic is intended to be complete). 
 
We have answered this question in reply to your FOI 3317.  The product backlog contains the 
information which best matches your request for the programme portfolio.  We provided this 
information in February 2017. 
 
RFI3 – Does the Department hold any of the following (or equivalent) for the UCP: 
(a). Business Vision. 
(b). Business Case. 
(c). Benefits Realisation Plan. 
 
This information is held in the DWP Single Department Plan, which is available here: 
https://www.gov.uk/government/publications/dwp-single-departmental-plan-2015-to-2020/dwp-single-
departmental-plan-2015-to-2020 
 
RFI4 - Does the Department hold a Programme Horizon (or equivalent) or a Tranche 
Horizon (or equivalent) for the UCP? 
 
We have given this information in our response to your FOI 1622. 
“Other aspects of the planning include detailed stage level plans, covering the immediate next 
6 to 9 months, readiness assessments for next stage of transition and roll-out and exit criteria 
for each Universal Credit Full Service development phase. 
The Universal Credit planning is broken down into stages with each stage boundary managed 
through governance to assess and confirm readiness ahead of starting the next programme 
stage. The periodicity of a stage is defined considering a number of factors including 
scheduled Policy changes, planned acceleration in Transition and key planning events. 
Typically a programme stage lasts between 6 and 9 months.”  
 
RFI5 Does the Department hold any of the following (or equivalent) products and if so 
which ones: 
1. 
Programme plan 
2. 
Programme risk log 
3. 
Programme issues log 
4. 
High level projects status 
5. 
Stakeholder engagement strategy 
6. 
Communications plan 
7. 
Governance strategy 
 
Programme Plan 
As we have mentioned in previous FOI responses to you, (FOI 5067 and IR70) the Universal 
Credit Programme Plan is its rollout schedule.  We have made this public in a series of Written 
Ministerial statements, the most recent being in July 2016, available here. 
https://www.parliament.uk/business/publications/written-questions-answers-statements/written-
statement/Commons/2016-07-20/HCWS96/ 
 
The rollout schedule is available here. 

https://www.gov.uk/government/publications/universal-credit-transition-to-full-service 
 
Programme risk log and programme issues log 
 
We hold these items.  This is a repetitious request, as this has been discussed at length 
following your FOI request 1619, from 14 April 2012 and its subsequent passage through the 
Information Commissioner’s Office and associated Tribunal cases. 
 
The High level project status  
 
The Universal Credit programme status is set by the IPA, formerly the MPA.   Their latest 
report sets out the programme status.  The latest IPA rating for Universal Credit is “Amber”, 
which is defined as: 
“Successful delivery appears probable; however, constant attention will be needed to ensure 
risks do not materialise into major issues threatening delivery.” 
The full report is available here. 
https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/629622/IPA_Annual_Report_2017.
pdf 
 
Stakeholder engagement Strategy and Communications Plan 
 
As I explained at the beginning of this letter, the scale of the Universal Credit programme 
prohibits a single programme-wide stakeholder engagement strategy or communications plan.  
Instead we have plans for specific stakeholder groups such as employers and landlords.  
These are available through Universal Credit pages on gov.uk. 
https://www.gov.uk/guidance/universal-credit-how-it-can-help-your-business#history 
https://www.gov.uk/government/publications/universal-credit-and-rented-housing--2 
 
Governance Strategy 
 
The National Audit Office’s Progress Update report into Universal Credit sets out the 
governance strategy.  The report is available here. 
 
https://www.nao.org.uk/wp-content/uploads/2014/11/Universal-Credit-progress-update-summary.pdf 
 
As you know, the Universal Credit Programme is subject to inspection and public reporting by 
the National Audit Office, the House of Commons Public Accounts Select Committee, and the 
House of Commons Work and Pensions Committee, all of which report in public 
 
We have also already answered much of this question in our previous reply to FOI 1622. 
“The [Universal Credit Programme] Board also checks progress by review of specific tasks and 
actions.  Status is assessed by balancing the development of building digital features, the 
readiness of operations and the latest data, underpinned by scrutiny of the Programme from 
the Infrastructure and Projects Authority. […]  
All of this is reinforced by the business case process, overseen by the Treasury, which sets the 
parameters for the Programme in terms of inputs, outputs and the outcomes sought for the 
reform. 
In addition, the Programme Board provides second line assurance to the Senior Responsible 
Owner, who is accountable for the delivery of the Programme to Parliament under 

responsibilities outlined in paragraph 5.6 of the Ministerial Code.  The Programme Board 
draws on a number of sources in order to discharge these second line assurance functions.” 
 
If you have any queries about this letter please contact me quoting the reference number 
above.   
 
Yours sincerely,  
 
 
 
 
DWP Strategy FoI Team 
------------------------------------------------------------------------------------------------------  
 
Your right to complain under the Freedom of Information Act 
 
If you are not happy with this response you may request an internal review by e-mailing freedom-of-information-
xxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx or by writing to DWP, Central FoI Team, Caxton House, Tothill Street, SW1H 9NA. Any 
review request should be submitted within two months of the date of this letter.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review you may apply directly to the Information 
Commissioner’s Office for a decision. General y the Commissioner cannot make a decision unless you have 
exhausted our own complaints procedure. The Information Commissioner can be contacted at: The Information 
Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow Cheshire SK9 5AF www.ico.gov.uk