This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Site owned by the Tripartite, including Begbroke Science Park'.

REQUEST: I would be grateful if you would supply me with communications (written or
electronic) or notes of meetings between the University of Oxford and Cherwell District
Council (or with agents acting on behalf of either party, e.g. JPPC or one member of the
Tripartite) relating to the site owned by the Tripartite (comprising University of Oxford,
Merton College and a local landowner), and including the Begbroke Science Park. The search
should be limited to the period, 12 March 2016 to 17 July 2017.
1.
Meeting on 24 08 2016
Note of meeting: Cherwell District Council, Bodicote House, Bodicote
24 August 2016

Present:
CDC
CDC
OU
JPPC

1.
explained the purpose of the meeting which is to:
 To find out the Council’s position on the Tripartite’s representations on the
Part 1 Partial Review and Part 2 Local Plan consultations;
 To ascertain what stage the Council has reached with the Local Plans;

To ascertain in what direction the Council is proposing to go;
 How is the process aligned with the Oxfordshire Growth Board?
 What is the latest programme?
2.
3.
noted that he was aiming to report to the Council’s Executive meeting in
November 2016. The report will cover both Local Plans and will address the proposed
further consultations at the Issues and Options stage. Part 2 will cover the limited
reviews of the green belt in the adopted Part 1 Local Plan as well as other policy
issues. The Part 1 Partial Review will deal with options for meeting Oxford’s unmet
housing needs and its focus will be on the options. The Begbroke option for the
limited review in Part 2 is self-contained and understood. Consultants are looking at
the limited green belt review in terms of informing the detail of the proposed
boundaries.
1

Begbroke Science Park and the limited GB review is included in the Part 2 Local Plan.
In relation to the Part 1 Partial Review,
noted that from a transport and
infrastructure perspective locations close to the A44 were of interest due to the
airport, proposed park and ride, housing proposals at Woodstock, and the Science
Park and other employment locations.
indicated that it was “logical “to consider
the area in the Part 1 Partial Review.
also referred to the proposed
Oxford/Cambridge Expressway which he considered would open up opportunities for
releases north and south of A34.
10. In relation to the Part 2 Local Plan (limited review of the green belt)
confirmed
that CDC remain committed to expansion to allow high tech/business park type
development. He considered that landscape evidence would dictate capacity but in
principle there were no issues and landscape constraints would be balanced against
other issues.
11.
12.
indicated that that the principle of housing at Beg broke seemed OK but it
required further assessment in relation to the scale which might be accommodated.
He considered that of the other options put forward, none was as contained as
Begbroke, there was existing development, and the site is not as sensitive as some.
.
14. CDC do not require any further information form the Tripartite for the November
Executive report. It has the output from the meeting between its consultants and OU
at the Science Park. It is producing a new Housing and Employment Land Availability
Assessment (HELAA).
15.
noted that OXLEP SEP is including the growth potential at Begbroke Science Park
and may wish to discuss the opportunities for supporting the Cherwell economy.
thought that there would be opportunities for spin-offs and for regional strategic
reasons with development not simply OU related.
16.
drew attention to the MEPC funded report by SQW in respect of high
performance engineering.
indicated that the Council would like to attract some of
2

the companies to Cherwell (See the summary report attached, partly sponsored by
CDC)
17.
indicated that the Tripartite should consider what documents are likely to be
required to support its case in respect of the local plans. He is keen to ensure that
the exceptional case for green belt review is self –evident.
18. Lastly,
confirmed that he is part of the BREXIT team put together by DCLG to
consider what is strategically required as part of the Stabilisation of Investment
Network and has made clear to it that confirmed funding for UNI programmes is
required. He confirmed that he did not wish to see BREXIT as a reason for the
proposals at the Science Park to fail.
The meeting concluded at 5.35 pm
3

2.
Meeting on 22 April 2016
From:
Sent: 
26 April 2016 13:12
To: Carolyn Puddicombe
Cc:
Subject: 22 April 2016 - Begbroke Science Park
Dear Carolyn
Please see my notes below of the meeting last Friday morning regarding the above.
Should you have any queries, please let me know.
King regards
22 April 2016 - Begbroke Science Park
Meeting with
has been instructed by CDC to consider the economics behind the small scale GB review
so as to understand the potential for growth in terms of employment and jobs. This work
does not relate to the consideration of sites for housing to meet the unmet needs of Oxford
(the partial review).
is aware of the Oxford Growth Board.
has seen all the University reps to the local plan and he made a point of stating that they
were comprehensive in terms of what he needed.
wanted to understand more about the
interrelationship with housing and infrastructure and upgrades that might be needed on or
off site.
explained that the existing infrastructure will serve the existing consent and
serve the development we are proposing. The county council also have their own initiatives.
asked how the University differentiates between existing floorspace figures for academics
and commercial.
explained that many university buildings are places where research and
commercial research takes place. Many are university start ups or attracted to Begbroke
because they want to work with the University so often interrelated and one leads to
another. The common 1000sqm space is for meeting rooms, restaurant. The Accelerator
Ph 2 building will sit within the confines of the red line boundary. To meet the city deal the
University will have to split the buildings which is not economical but we do need the space
soon. The existing building will be complete in July and already the space is reserved and
demand exceeds supply. When built out the site will have very little parking so a travel plan
is being developed.
The new Accelerator building will provide flexible space. Existing on the site are engineering
based companies, forensics, offices, medical diagnostics, nano-materials The science park
has anything from advanced engineering to medical. That's the sites USP. The businesses
cluster and all are science based.
explained that multi-nationals have wanted space here
but they have ended up going elsewhere because the University can't respond. These
research institutes end up going to Cambs, Manchester or London. There have been more
than 6 commercial and at least 2 research institutions lost but names cannot be given
because NDAs have to be signed. The lack of certainty has played a large part.
Turning to key worker housing
wanted to understand more about the University's needs.
explained that this was a university wide problem in terms of housing research staff for
those with docs and graduates. Oxford competes with Cambs and the world stage but the
4

cost of housing is a major inhibitor. So the university has looked at what can be done to
provide housing that is affordable. There are schemes around in Birmingham and Imperial
College which provide affordable housing for 'key workers' who may be researchers etc who
can't afford market housing. But it's not just the University that's struggling, other Oxford
based businesses and most employees have this problem. Oxford cannot meet its economic
predictions. The extent of the key worker housing in the Masterplan was for the larger scale
so the university would be able to attract people and retain them to service this site. The
housing provision in the Masterplan would principally be to serve the science park but the
general University requirements will still exist. It is more sustainable to make provision
onsite. Unfortunately the City expect affordable housing on top of the key worker provision
making sites unviable for housing.
seemed surprised by this policy. The university has
made representations to DCLGs policies.
stated once more that the University has made
its case very well.
wanted to understand if there was a relationship between the science park and the
airport where he was going to next after this meeting.
said there is not much evidence
other than she was aware that some CEOs fly in but it was largely dependent on the service
being offered.
is also going to talk to the Oxford Technology Park.
wanted to know if the science park was able to accommodate growth of businesses
onsite.
said that that is what should happen to serve her customers properly. There is
no time limit restrictions on leases as they are allowed to grow at their own rate. Some
businesses have left because they can't expand. Some just leave their HQs here so they can
retain the university links. The planning permission restricts the use of the site to university
use for research. It's generally B1 but with a relationship with the university.
asked
about his timetable and he said that he would be reporting back in June but his
report might get wrapped up in the Oxford Growth Board reporting spatial options in July
potentially affecting time tabling.
After
had gone,
and
discussed the lighting along the road.
wants 6m high
posts 20m apart on the north side of the access road for lights Monday to Friday (not
weekends or bank holidays and not at all in the morning) from dusk til 9 in the evening. We
agreed to go for 11pm initially. The adjacent road is very well lit so already present in the
area.
gave
the tech details.
agreed to get a CAD drawing and take to BESC.
END
5

3.
Meeting on 04.03.2016
From: Carolyn Puddicombe
Sent: 14 March 2016 10:55
To: Donal Bradley <xxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx.xx.xx>; 'John Wheater'
<x.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xx.xx>;
Cc: Paul Goffin <xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx.xx.xx>;
Subject: Begbroke - Local Plan Update
Dear All,
We attended a meeting with Cherwell District Council to review the current position
regarding the consultation exercise on the Local Plan documents etc. I set down below my
notes.
Meeting held on 4th March 2016
Meeting attended by:
and Carolyn Puddicombe,
with
of Cherwell District Council.
In addition, the District Council have been taking forward the Kidlington Parish masterplan.
It is being considered by the District Council Executive at its meeting on 7th March 2016. The
work on the masterplan has been undertaken by Alan Baxter Associates, and the intention is
that the masterplan will be an SPD. The masterplan focuses on Kidlington and avoids an
overlap with Oxford, but does address Begbroke. On the basis the Executive approve the
masterplan there will then be a four week period of public consultation.
Post meeting note – my colleague
attended the District
Council Executive meeting. Her notes advise that there was very little discussion on the
Kidlington Masterplan.
explained about the delays and having to await the
outcome of the Inspector’s report and that some consultation has already taken place. The
plan seeks to strengthen the town centre and supports plans for sustainable growth. There
are no large scale strategic housing but there is provision for some housing. There is also
an action plan for next steps. The plan is supported by Kidlington Parish Council and
includes comments from locals and local businesses. It is a comprehensive piece of work
commended for consultation.
further commented that this is a great milestone for
Kidlington which had to wait for the Local Plan.
proposed that the draft
6

Kidlington Masterplan be approved for formal consultation and this was seconded by
noted in the meeting that the Kidlington Masterplan is like a Supplementary Planning
Document and mentioned that that it was probably a bit too comprehensive. Having now
seen the document we can agree with that. A lot of evidence gathering has taken place
which could perhaps be attached as Appendices making the document a lot easier to
access. It has to be in conformity with the Local Plan and it cannot allocate areas of land
for development. Consideration needs to be given to this document with a view to making
representations as it may relate to Begbrook. The four week public consultation of the
document will commence on 14th March. The Council hopes to adopt this document in the
summer.
advised that the District Council have started their green belt review, concentrating on
Begbroke and the airport. They have appointed LUC to do the work. The brief to LUC is not
just a green belt review, but also an employment focus. The questions being asked are what
needs to be done, and what land is required to deliver it. LUC have appointed as part of
their team, employment consultants.
advised that LUC have been asked to liaise with the key stakeholders including the
University. I asked that they liaise with
noted that the University submission has predictions with regards to employment
numbers.
7

advised that the Tripartite with the University will be submitting representations. We
have considered the questions and answered those which are relevant to the University and
the Tripartite. There is then supporting illustrative information being submitted.
With regards to the Part 1 partial review of the green belt, we will comment on the 3,500
figure put forward and consider that it should not be fixed at that level.
noted that it was
not there intention for the figure to be fixed and that the District Council acknowledged that
they will be led by the Growth Board.
It was noted that Begbroke will be put forward for a call for sites. The submission includes
reference to the major issues, and we will expect the Council to be interested in the site
such that it is able to be considered.
advised that he anticipates that, like Oxford City, if the development is Oxford related in
terms of issues, need, etc. that Begbroke should be considered an appropriate location. In
addition, we are picking up in the proposal the possible rail opportunity.
noted that we
avoid flood areas so there is a lot of green and separation.
asked what the County position is.
advised that we have met the County and they
have an awareness of the ideas, but they have not been briefed recently. They have
indicated they are broadly supportive of the rail opportunity plans, and the land at Begbroke
is identified in that context. In addition, Network Rail have identified interest/support.
With regards to the part 2 local plan reps, we will be adopting a similar approach, and are
suggesting proposals for Development of the land through the masterplan. This addresses
and puts forward the site and justifies the area for development. This will be picked up by
LUC.
noted that we are addressing, in particular, affordable housing/key worker needs.
advised that the District Council are keen that the green belt review is a plan led
process. He asked if the University have any pressures such that we would force a planning
application submission. It was confirmed that the University and Tripartite would follow the
plan-led process, subject to any changes in University /Tripartite needs, and reaction from
the District Council.
advised that he has spoken to Oxford City Council and understands that they consider
Begbroke contributes to the housing need.
I hope the above updates you .
I have copied
in case I have missed any key points.
Best wishes,
Carolyn
Carolyn Puddicombe BSc (Hons) FRICS
Director of Asset & Space Management
Asset & Space Management
Estates Services | University of Oxford
8