This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Universal Credit Programme Board Meetings - Information Packs.'.

DWP Central Freedom of Information Team 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx 
Our Ref: FoI 3044, IR 516, IR 604 
Date: 3rd January 2018 
 
Dear Mr Slater, 
 
Thank you for your Freedom of Information request of 19 July, 12 October and 23 
November 2017. Please accept our apologies for the delay. You asked: 
 
“In its response dated 25 April 2017 (FOI ref: FoI 5067, ICO reference – FS50637830) 
the  Department  referred  to  3  activity  streams  in  respect  of  the  management  of  the 
Universal Credit programme (“UC”): 
• 

Governance and Project Management 
• 
Transformation and Planning 
• 
UC Product Development 
 
RFI1 - Please confirm if these constitute all of the activity streams for UC? If there are 
more  than  these  3  activity  streams  please  disclose  what  they  are  called  and  their 
scope? 
 
RFI2 – Who sits on the UC Programme Board and how frequently does it meet? 
 
In my RFI of 10 April 2017 I asked: 
“RFI3 - What deliverables (I assume documents or some sort) are provided to the UCP 
Programme  Board  to  allow  them  to  review  progress  at  the  programme  level  and  give 
direction/guidance to the team? (Please note I want to know what the deliverables are 
not their contents). “ 
 
The Department responded: 
“The response to RF1 above gives details about how the Universal Credit programme 
reviews  progress.    The  Board  also  checks  progress  by  review  of  specific  tasks  and 
actions.  Status is assessed by balancing the development of building digital features, 
the  readiness  of  operations  and  the  latest  data,  underpinned  by  scrutiny  of  the 
Programme from the Infrastructure and Projects Authority.  The Programme Board also 
evaluates  the  critical  activity  in  the  next  6  months  and  the  relative  priorities  of  these 
activities.  
 
All of this is reinforced by the business case process, overseen by the Treasury, which 
sets  the  parameters  for  the  Programme  in  terms  of  inputs,  outputs  and  the  outcomes 
sought for the reform.  
 
In  addition,  the  Programme  Board  provides  second  line  assurance  to  the  Senior 
Responsible  Owner,  who  is  accountable  for  the  delivery  of  the  Programme  to 
Parliament under responsibilities outlined in paragraph 5.6 of the Ministerial Code.  The 
Programme Board draws on a number of  sources in  order to discharge these second 
line assurance functions.  “ 
 


You went on to request the following:  
 
As  there  is  no  mention  of  what  deliverables  (i.e.  documents)  are  provided  to  the  UC 
Programme Board, the requested information was not supplied. It isn’t credible that the 
members  of  the  UC  Programme  Board  would  have  to  individually  source  the 
information  from  the  “number  of  sources”  referenced  above.  The  relevant  information 
would  normally  be  provided  to  members  of  the  board  for  each  meeting.  This  would 
usually take the form of a “pack” of some kind, either in paper form or electronically. In 
addition  to  the  “pack”  it  is  not  unusual  for  presentations to  be  made  to  a programme 
board by members of the programme team.  
 
RFI3 – Please disclose the “pack of information” provided to the UC programme board 
members  for  the  3  most  recent  UC  programme  board  meetings.  If  available  also 
include any presentations made to the board or documents handed to the board “on the 
day”.” 
 
In response to RF1: 
 
There  are  three  additional  activity  streams  which  the  Programme  Board  reviews.  
Please find details of their names and scope below. 
 
The first additional activity stream is called Digital Service Centres. 
 
This describes the establishment of Universal Credit Service Centres.   
 
The second activity stream is called UC Product Development,  
 
This describes the digital features that Universal Credit develops and deploys.   
 
The third activity stream is called Implementation and Delivery.   
 
This describes the phases and transition activity for UC full service rollout.   
 
In response to RF2: 
 
The following people sit on the Programme Board. 
 
  Non-Executive Chair – Sir Robert Walmsley 
  UC Director General and Senior Responsible Owner  - Neil Couling 
  DWP Operations Director General  - Andrew Rhodes 
  UC Programme Director - Ian Wright 
  DWP IT Director General, Chief Information Officer – Mayank Prakesh 
  DWP Finance Director General – Peter Schofield 
  DWP  Strategy,  Policy  and  Analysis  Group,  Director  of  Working  Age  –  Pete 
Searle 
  HMRC Director General (Tax Credits and RTI)  - Shelagh Brown 
  London Borough Islington Chief Executive and UC Partnership Forum  – Lesley 
Seary 
  DWP Human Resources Director General – Debbie Alder 

  HMT Director of Personal Tax, Welfare and Pensions  - Beth Russell 
  Cabinet Office, Deputy Director of Major Projects Authority – Jonathan Shebiola 
  DSD  Northern  Ireland  Social  Security  Agency,  Chief  Executive  –  Denis 
McMahon 
 
The Programme Board sits monthly. 
 
In response to RF3. 
 
Some of the information you request is reasonable accessible in the public domain and 
therefore falls under the s.21 exemption In accordance with our s.16 FOIA 2000 duty, 
we have provided links in this response to where you can access the information.  
 
This includes: 
 
May 2017 Programme Board 
 
The Universal Credit rollout schedule. 
 
https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/664591/u
niversal-credit-transition-rollout-schedule.pdf 
 
 
The Universal Credit landlord portal 
http://www.parliament.uk/business/publications/written-questions-answers-
statements/written-question/Commons/2017-09-04/7855 
 
 
Local Authority liaison 
 
https://www.gov.uk/government/collections/universal-credit-for-local-authorities  
 
Welfare Reform changes 
 
https://www.gov.uk/government/policies/welfare-reform  
 
The UK Government’s “Digital by Default” strategy 
 
https://www.gov.uk/government/publications/uk-digital-strategy  
 
June 2017 Programme Board 
 
Universal Credit Payment timeliness data  
 
https://www.gov.uk/government/statistics/universal-credit-payment-timeliness-january-
to-june-2017 
 
 
July 2017  
 
Universal Credit Business Case 
 
https://publications.parliament.uk/pa/cm201516/cmselect/cmpubacc/601/601.pdf  

 
I  confirm  that  some  of  the  information  you  requested  is  not  being  disclosed  as  it  falls 
under  the  exemption  in  Section  36  (2)  (b)  and  (c)  of  the  Freedom  of  Information  Act 
2000.  
 
This  exemption  covers  information  which  if  released  would,  or  would  be  likely  to, 
prejudice the free and frank provision of advice or which would otherwise, or would be 
likely otherwise to, prejudice the effective conduct of public affairs. 
 
This exemption requires the public interest for and against disclosure to be balanced. 
 
We  recognise  that  the  publication  of  all  the  information  requested  could  provide  a 
greater  understanding  of  the  risks,  issues  and  progress  steps  of  the  Universal  Credit 
Programme and so help inform a wider public debate.  
 
However,  we  have  to  balance  this  against  the  public  interest  in  non-disclosure  of 
information, where such disclosure would have an adverse effect on the free and frank 
provision  of  advice  to  the  Board  and  the  free  and  frank  exchange  of  views  between 
Board members and their advisers, which  would or would be likely to adversely affect 
the  effective  conduct  of  public  affairs.    There  is  a  strong  public  interest  in  the 
Department  maintaining  efficient  and  effective  programme  management  and  ensuring 
that  resources  are  targeted  at  project  delivery.    The  public  interest  in  refusing  to 
disclose the information weighs heavier than the public interest in disclosure, because 
such disclosure would be likely to divert scarce resources from programme delivery.  
 
 
If  you  have  any  queries  about  this  letter  please  contact  me  quoting  the  reference 
number above. 
 
 
Yours sincerely,  
 
 
DWP Strategy FoI Team 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
Your right to complain under the Freedom of Information Act 
 
If you are not happy with this response you may request an internal review by e-mailing freedom-of-
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx or by writing to DWP, Central FoI Team, Caxton House, Tothill 
Street, SW1H 9NA. Any review request should be submitted within two months of the date of this letter.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review you may apply directly to the Information 
Commissioner’s Office for a decision. General y the Commissioner cannot make a decision unless you 
have exhausted our own complaints procedure. The Information Commissioner can be contacted at: The 
Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow Cheshire SK9 5AF 
www.ico.gov.uk