This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Officers with pending complaints'.


LANCASHIRE CONSTABULARY 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000 
 
COMPLAINTS PROCEDURE 
 
 
 
Introduction 
 
Lancashire  Constabulary  is  committed  to  delivering  an  open,  transparent  and 
accountable  service  whenever  possible  and  it  is  our  intention  to  commit  to  the 
principles of openness embodied in the Freedom of Information Act 2000 (the Act). 
The Constabulary will endeavour to meet its obligations duties under the Act, and its 
associated Codes of Practice, respond to all applicants who request information in a 
helpful and timely manner.  
We will release information to the greatest extent possible, consistent with the public 
interest,  but  we  may  withhold  information  if  we  consider  its  release  would 
subsequently cause significant harm.   We, therefore, recognise that there might be 
occasions when an applicant is not content with the Constabulary’s response or the 
content of our Publication Scheme.   
What Can I Complain About?  
 
The complaint may concern any aspect of  the way in  which  your request  has been 
dealt with.  If you are not satisfied with the way we have handled your request, with 
the fee we have charged, or with the reasons we have given for refusing to provide 
information, you have the right to appeal. 
How Do I Complain? 
Any  dissatisfaction  expressed  in  writing  with  regards  to  the  way  in  which  your 
request has been handled will be treated as a complaint and an internal review of the 
response will be conducted.  In order that your complaint will be dealt with as quickly 
as possible, it will help if you can give us as much information as you can about the 
original request made and the reason for your complaint. It should detail: 
  What the original request was  
  The nature of the complaint  
  Why you feel you should have received more information - should that be the 
case   
Please forward details of your complaint to: 
 
Information  Assurance  Manager,  Professional  Standards  Department,  Lancashire 
Constabulary Headquarters, PO Box 77, Hutton, PRESTON,PR4 5SB 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx 

If you have any further questions about  the  complaints process,  please contact  the 
Disclosure Unit on 01772 413324.  
 
What Happens to My Complaint? 

Once  the  complaint  has  been  received,  you  will  receive  an  acknowledgement 
confirming receipt of your appeal. 
The  complaint  will  be  passed  to  the  Data  Protection  and  Information  Manager  for 
attention.  Arrangements will then be made for the complaint to be considered by a 
Panel comprising of at least two of the following persons: 
 
 
Information Assurance Manager 
 
Information Compliance and Data Protection Advisor 
 
Information Compliance Team Leader 
 
At least one member of the Panel will not have been party to the original decision.   
 
In  reviewing  the  response,  the  Panel  will  consider  the  information  relating  to  the 
decision,  what/if  any  information  has  been  provided,  and  the  grounds  of  the 
complaint(s).    Where  necessary  the  Panel  may  seek  information/  clarification  from 
the decision taker/ information holder. 
 
The final decision will be recorded and the applicant will be notified of the outcome in 
writing.    If  the  original  decision  is  reversed,  or  an  issue  is  identified  with  regard  to 
how  the  request  was  dealt  with,  appropriate  consideration  will  be  given  to  request 
handling procedures.  
 
How Will I Be Notified?  
 
You  should  normally  receive  a  final  response  within  20  working  days.    If  it  is  not 
possible  to meet  this deadline,  you  will  be  notified  of  the new  deadline,  usually  not 
longer than 40 days. 
If our original decision to withhold information is over-turned on appeal we will send 
you  the  additional  information  immediately.  If  we  believe  that  our  original  response 
was correct we will let you know, and inform you of your options.  
What If I’m Still Not Satisfied?   
If you are dissatisfied with the results of your complaint you have the right to appeal 
to the Information Commissioner. He can be contacted at: 
The Information Commissioner’s Office, Wycliffe House 
Water Lane,  Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF 
Tel: 08456 306060 
Website: http://www.ico.gov.uk