This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Decision criteria used for developing the proposals for Junction 18a onto M4'.





M4 Junction 18a Link Study 
Highlight Report 
April 2017 
Project Name: 
M4 J18a Link Study 
Project Sponsor: 
Emma Blackham 
Project Number: 
n/a 
Project Manager:  
Alistair Rice 
 
Reporting Period: 
Feb’17 – Apr’17 
Lifecycle Phase: 
Feasibility 
Project Start Date: 
November 2016 
Project End Date: 
March 2018 
Business Case 
Business Case Web 
n/a 
n/a 
Approval Date: 
/ Hyperlink: 
Business Case Re-
Project Type 
n/a 
SGC Partner Project 
fresh Date: 
Classification: 
 
Section 1: Budget Status (£000’s) 
In £/000’s
Total actual 
 
*Approved 
Forecast (to 
Variance (against 
cumulative 
Outturn Prices 
budget 
completion) 
Approved Budget) 
spend to date 
Revenue  
500 
150 
500 

Capital  




Total 
500 
150 
500 

*Signed off by ECS Committee? 
Yes  
Committee sign-off date 
9th November 2016 
Committee Minute number(s) 
 
Link to Committee report(s) 
Link 
Budget – operating within set parameters:   
Yes 
If no, what actions are to be prepared: 
 
Section 2: Budget Summary (£000’s by Year) 
Pre-
20/21 & 
 
14/15 
15/16 
16/17 
17/18 
18/19 
19/20 
Total 
14/15 
Future 
Revenue  



150 
350 



500 
Capital  









Total 



150 
350 



500 
 
Section 3: Schedule Status: 
Original End 
Mar’18
Latest Forecast 
Variance + / - 
 
Mar’18 

Date 
End Date 
(days) 
Comments: currently on schedule. 
 
 
Section 4: Risk Update: 
Risk Summary: Highlight the key risks below (stating no more than 10) 
 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Date identified  Risk description 
Mitigation 
Risk status  
(Red / Amber / Green) 

Scope/detail of the 
technical work not 
Early and ongoing 
Nov’16 
supported by local 
engagement with 
Amber Green 
decision 
stakeholders. 
makers/stakeholders 
Provide a programme 
Nov’16
Delay in HE sign-off of 
 
identifying when HE 
Amber Green 
technical outputs. 
comments required. 
 
 
Section 5: Issues Update: 
Issues Summary: Highlight the issues that have actually occurred below 
 
Date identified  Issue description 
Mitigation 
Issue status  
(Red / Amber / Green) 

Info required from HE for 
Jan’17 
SGC to set up HE as a 
HE to provide info. 
Closed 
supplier. 
Send presentation to MPs & 
Jan’17 
MP briefing postponed. 
seek alternative date if 
Green 
requested. 
Issue raised with HE Board 
Feb’17
Delay in securing access to 
 
members; access now 
Green 
SWRTM 
secured 
 
 
Section 6: Key Milestones 
List of milestones and activities for this period (3rd February – 5th April): 
Milestone(s) 
Achieved? 
Due date 
Revised 
Reason for date 
 
date 
revision 
Complete 
Delay in securing 
Phase 1 Tasks 
excepting 
31st Jan 
14th Apr 
access to SWRTM 
modelling note 
Phase 1 PCF products 
Yes 
29th Mar 
n/a 
n/a 
Submit interim progress report 
Yes 
30th Mar 
n/a 
n/a 
to DfT 
Arrange second round of 
Yes 
27th Mar 
n/a 
n/a 
engagement events 
Key milestones and activities for the next period (5th April – 7th June): 
Milestone(s) 
Due date 
Revised 
Reason for date 
date 
revision 
Preparation of scheme options 
May’17 
n/a 
n/a 
Second round of engagement events. 
May’17 
n/a 
n/a 
 
 
 
 
Section 7: General Commentary 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Workstream 
Phase 1 Tasks 
Progress 
 
  All tasks, excepting: 
  Completed 
  Report on models 
  Due 14th April 
Workstream 
Phase 2 Tasks 
Progress 
Project 
  Updated products from Phase 1 
  To commence in April 
management 
 
Business case    Option generation  
  Ongoing 
  Initial wider impacts and regeneration 
  Ongoing 
assessment 
 
  Initial social impact assessment 
  To commence in April 
  EAST assessment 
  Ongoing 
  OAR 
  To commence in April 
  ASR 
  To commence in April 
   
Stakeholder 
  Stakeholder meetings #2 - views on 
  Arranged for May 
Engagement 
Option generation 
 
  Confirm options for public engagement 
  At Board, 5th April 
  Share draft OAR and ASR with key 
  Scheduled for mid-July 
delivery partners  
 
Design 
  Design team to inform/attend option sifting   Complete 
  Scheme concept plans  
  Drafts ready for Board, 5th April 
  Constructability of options 
  To commence in April 
  Outline costs for options 
  High level assessment work to commence in 
April 
Transport 
  Procure data collection subcontractor 
  No new data required 
modelling 
  Data collection  
  No new data required 
  Data processing 
  No new data required 
  Report of Surveys 
  Not applicable 
  Update GBATS4 (including 
  Not applicable  
LMVR/Demand Model Report) 
 
  Modelling of scheme options 
  Ongoing using GBATS4… 
Economic 
  Regeneration assessment 
  To commence in April 
assessment 
  User benefits assessment 
  Ongoing using GBATS/TUBA 
  Wider economic impact assessment 
  To commence in April 
Environmental    Additional data collection (if required) 
  No new data required 
assessment 
  Assessment of options 
  Site visits undertaken.  Assessment 
 
commenced.  
  Environmental specification for ASR 
  To commence in April 
 
 
 
 
 
Control & Approval 
 
 
 
 
 
 





M4 Junction 18a Link Study 
Author 
Emma Blackham 
Alistair Rice 
Approver / Title: 
 
Sponsor 
Submission Date: 
29th Mar’17 
Approval Date: 
29th Mar’17 
 
 
 
Project Sponsor comments 
Work is progressing well with the only delayed deliverable relates to a delay in access to the SWRTM so 
has been rescheduled for April. This will not affect the overall programme. Work is now gearing up for 
engagement in May as previously planned. 
 
 
Programme Sponsor comments 
n/a 
 
 
Project Sponsor RAG Assessment 
Cost 
Green 
 
Quality 
Green 
Time 
Green 
Programme Sponsor overall RAG assessment 
n/a 
 
 
G:\T&SP\Projects\3. Major Schemes\M4 J18a inc M32 J1\2. Project Governance\Project Board\170405\M4 J18a Link Study 
Highlight Report Apr'17.docx