This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Eviction from council property'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing Decisions Panel 
Procedure 
 
18/4/2017 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing Decisions Panel Procedure 
Author: 
SDV 
Authorised by: 
AKO 
Owned by 
Housing Demand/Housing 
 
 
(Team/Dept): 
Operations 
Issue No: 
3.0 
Effective from: 
18/04/17 
Next Review date:  18/4/18 
Consultation 
 
List who was 
 
Required? 
yes 
consulted 
Internal 
EqIA  Required? 
no 
EqIA Completed 
n/a 
Section: 
Housing Operations/Residents/Tenancy Management 
Applies to: 
Al  
 
 
Page 1 of 16 

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 10 link to page 14 link to page 15 link to page 17
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Table of Contents 
1.  Purpose ................................................................................................................... 3 
2.  Linked policies and procedures .......................................................................... 3 
3.  Scope ...................................................................................................................... 3 
4.  Housing Decisions Panel ....................................................................................... 3 
5.  Referrals to the panel ........................................................................................... 3 
6.  Submitting officer responsibilities ........................................................................ 4 
7.  Panel decision making process .......................................................................... 4 
8.  Alternative accommodation .............................................................................. 4 
9.  Assessment of application and outcome ......................................................... 4 
10.  Application declined ........................................................................................ 5 
11.  Minutes ................................................................................................................ 5 
12.  Applications and supporting documentation .............................................. 5 
13.  Formal reviews and/or court orders ................................................................ 6 
14.  Monitoring and reporting ................................................................................. 6 
15.  Version control ................................................................................................... 6 
Appendix - Management Transfers ........................................................................... 7 
Appendix - Grant of Tenancy (exceptional circumstances) ................................ 9 
Appendix - Decants .................................................................................................. 13 
Appendix - Welfare Need ........................................................................................ 14 
Appendix - Safeguarding ......................................................................................... 16 
 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
2 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
1.  Purpose 
The Housing Decisions Panel has been set up (with discretionary powers 
granted to it by the Al ocations Policy) to award additional priority and 
approve offers of housing in exceptional circumstances. 
 
This procedure describes: 
•  the process for referring cases to the Housing Decisions Panel; and 
•  the decision making process 
 
2.  Linked policies and procedures 
•  The Al ocations Policy 2015 
•  Decants Policy and Procedure 
•  Safeguarding (Adults) Policy 
 
3.  Scope 
This procedure applies to al  officers authorised to refer cases to the 
Housing Decisions Panel (known in this document as the submitting or 
referring officer). 
 
4.  Housing Decisions Panel 
The Housing Decisions Panel consists of senior managers from both Housing 
Demand and Housing Operations. 
 
The meeting are general y scheduled for every two weeks. 
 
5.  Referrals to the panel 
The fol owing officers (and their managers) are authorised to refer (submit) 
cases to the Housing Decisions Panel: 
 
Management transfers 
Tenancy management case workers 
Domestic violence officers 
ASBAT officers 
Move on Officer or manager 
Grants of tenancy 
Tenancy management case workers 
Decants 
Tenancy management case workers 
Welfare need 
Tenancy management case workers 
Social Services case workers 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
3 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
 
 
Safeguarding referrals 
Social services case workers 
Head of Adult social services 
Head of children’s  services 
 
6.  Submitting officer responsibilities 
The submitting officer will complete a Housing Decisions Panel referral form 
explaining why a referral is being made to the Panel, and highlighting the 
exceptional nature of the case. This should be supported with evidence. 
 
Referrals with supporting documentation must be sent to the Chair at least 
48 hours before the Housing Decisions Panel is due to meet so that the 
Panel Members have time to familiarise themselves with cases prior to the 
meeting. 
 
The submitting officer will present their case (with the exception of 
decants) to the panel so that they can answer any questions the panel 
may have. 
 
For further details see appendices. 
 
7.  Panel decision making process 
The panel will take into account the al ocations policy in place at the 
relevant date (for example the date of tenant’s death). 
 
The panel will try to achieve consensus however if it comes to a vote and 
in the case of a tied vote the Chair wil  have the casting vote. 
 
Where disputes cannot be resolved the decision will be escalated to a 
more senior manager (head of service, director, assistant director) for final 
decision. 
 
8.  Alternative accommodation 
If an alternative property is being considered, input should be sought on 
availability from the Lettings Manager. 
 
If a move is urgent and there is no available permanent accommodation 
other options should be considered. 
 
9.  Assessment of application and outcome 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
4 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
 
 
The applicant wil  be sent a letter setting out the outcome within 10 
working days (two weeks of the panel date). 
This letter wil  be signed by the Chair of the Housing Decisions Panel. 
If the application is approved the letter will confirm: 
•  The Banding ( if applicable); or 
•  If the applicant wil  receive a direct offer of accommodation 
•  The size, and, if applicable, the type of property 
•  The effective date 
 
10.  Application declined 
 
Wherever possible an unsuccessful applicant wil  be advised of the 
outcome in person. 
 
Where the applicant has a representative, including a support worker 
or advocate, they will also be contacted and advised of the outcome. 
 
Unsuccessful applicants wil  be: 
•  Advised as to what they need to do next 
•  Advised as to what Homes for Haringey wil  do fol owing the decision (the legal 
process)  
•  Given basic advice on the applicant’s housing options  
•  Signposted or referred (where applicable) to appropriate services that may be 
able to assist the applicant further including with finding alternative 
accommodation in the private rental market 
•  Advised that they wil  be al owed a minimum of three month’s grace period 4so 
that we can help them find alternative accommodation.  
•  Advised of the formal review procedure  
•  In cases of vulnerability, given a leaflet explaining the process in writing  
 
Consideration should be held as to who should be present at the meeting. 
While in most cases it will be the tenancy management case worker there 
may be cases where an officer from Housing Demand (eg Housing 
Solutions) should be in attendance. 
 
11.  Minutes 
 
The Chair wil  record the outcome of the Housing Decisions Panel 
discussions and the panel decision. Al  minutes will be kept central y in 
SharePoint. 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
5 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
12.  Applications and supporting documentation 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
6 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
For audit and review purposes a copy of al  applications and supporting 
documentation should be kept central y in SharePoint with a clear link to 
the applicable minutes. (I.e. by use of reference numbers and/or date) 
 
13.  Formal reviews and/or court orders 
 
For audit and review purposes a copy of al  decisions and orders should 
be kept central y in SharePoint. 
 
14.  Monitoring and reporting 
 
The monitoring reporting spreadsheet wil  be updated after each meeting. 
 
Homes for Haringey will report annual y on: 
•  The number of cases taken to the Housing Decisions Panel by category 
and the outcome. 
•  Number of cases referred for formal review (including court) and 
outcome 
•  Panel attendance 
•  Length of time between relevant date and resolution ( i.e. death of 
tenant and termination of tenancy) 
 
15.  Version control 
 
Revision  Date 
Description of changes 
Consultation? Who 
Reviewed by 
1.0 
10/6/16 
Initial release 
various 
ELT 
2.0 
08/03/17  amended 
various 
S Morgan 
3.0 
18/4/17 
Additional amendments 
Internal/external 
A Kjellberg-Obst 
 
 
 
 
 

Back to the top. 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
7 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Appendix - Management Transfers 
 
The submitting officer should submit: 
•  A completed decisions panel report outlining: 
•  the history of incidents in date order; and 
•  Any result of investigation into any of these incidents 
•  Al  information necessary to support the recommendation made to the 
panel to enable the panel to make a reasonable decision on whether 
the tenant should be relocated or if it is reasonable for the tenant to 
occupy the property, possibly with further support or actions by Homes 
for Haringey, Haringey Council, Hearthstone, the Metropolitan Police 
etc. 
•  Whether in the submitting officer’s opinion the tenant should be moved 
immediately or as soon as reasonably practicable. 
 
The report must include: 
1.  Al  relevant information on the al eged perpetrator 
2.  Al  relevant information on the tenant and household members 
particularly on any factors which may indicate that they could be 
vulnerable. If they are considered to be vulnerable the submitting 
officer should consider and include in the report any support available 
to them. 
3.  Any threats and/or factors indicating an ongoing risk to the safety of 
the tenant or members of the household 
4.  Any confirmation of incidents 
5.  Outcomes of any court hearings 
6.  Location requirements 
a.  Al  information available on the areas it is not safe for the tenant 
to remain in. 
b.  Should the tenant request a particular area because of links or 
support available this should be reporting to the panel as a 
request with an assessment of the risk to the perpetrator being 
aware of these contacts and fol owing the tenant to the new 
area. 
c.  Where the tenant is resident in TA and the application is 
considered ‘post localism’ the referring officer should first 
consider an AST placement as discharge of duty. If appropriate 
the applicant can either be assisted through HomeFinder or Find 
Your Own
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
8 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Medical assessments 
Medical assessments – where a tenant or member of the household 
has a medical need that would support the application the officer 
submitting the case should obtain up to date medical information ( no 
longer than 6 months) and where applicable contact the Assessment 
Team for a Now Medical Assessment. 
 
Authorisation 
The Housing Decisions Panel is authorised to make the fol owing 
decisions: 
•  To approve, defer or decline an application 
•  To request additional information 
•  To approve a ‘direct offer’ of alternative accommodation 
•  If the applicant should be moved immediately or as soon as is 
practicable 
•  Approve location 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
9 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Appendix - Grant of Tenancy (exceptional circumstances) 
 
See section 15.25.9 of the Allocations Policy. 
 
Homes for Haringey has the freedom to grant new tenancies in 
exceptional circumstances to those unable to succeed to a tenancy 
having considered the merits of the case in line with the landlord’s duty to 
address housing needs. 
 
The report should include the fol owing: 
•  The name of the applicant 
•  Other household members 
•  Relationship to the tenant (must be a qualifying member) 
•  ID for each member of the household 
•  Evidence that they were living at the address as their principal 
home ( for the period claimed or up to 10 years whichever is the 
shorter) 
•  Evidence that they are still living at the address 
•  Income details 
•  Medical details ( if applicable) 
•  Support services ( if applicable) 
•  Fraud report 
The Housing Decisions Panel may consider any or al  of the following when 
assessing the exceptional nature of the case: 
 
•  If the applicant can demonstrate that: 
o  They are an immediate household member; and 
o  They have lived at the property for 10 or more years ; and 
o  They are on a low income; and 
o  Have limited financial resources. 
•  If the applicant would be someone the council would otherwise 
have a statutory duty to assist under homelessness legislation 
•  It the applicant can demonstrate that they gave up a social 
housing tenancy voluntarily prior to moving in with the tenant 
•  Organisational error including wrong advice that has resulted in a 
detrimental effect on the applicant’s housing situation 
•  If the tenant or a member of the household has a serious medical 
issues, disability or mental health issues that would have a severe 
detrimental effect on the applicant’s health or wel being 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
10 of 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use.   


 
 
•  If the applicant could have been part of a joint tenancy before the 
death of a partner/spouse/cohabitee 
•  If the tenancy could have been assigned prior to the tenant moving 
•  The age of the applicant (under 25 or 65 and over) 
•  If it is in the council’s interest to make a grant of tenancy (potential 
considerations could include financial cost, reputational risk or 
compassionate grounds.) 
 
An application wil  be declined: 
•  Where there is a history of domestic or family violence by the 
applicant 
•  Where there are, or have been, safeguarding concerns relating to 
the applicant 
•  If the applicant or any member of the applicant’s household  is 
subject to an anti social behaviour order or similar 
•  Where there are any current or outstanding legal actions which 
could prevent the applicant or any member of the applicant’s 
household being considered a suitable tenant. 
•  Where the balance of the ‘use and occupancy’ account prevents 
the applicant from being considered a suitable tenant 
 
Applications wil  not be considered in cases of misrepresentation or fraud. 
 
Authorisation 
 
The Housing Decisions Panel is authorised to make the fol owing decisions: 
•  To approve, defer or decline an application 
•  To request additional information 
•  To approve a grant of tenancy to the same property or to a 
different property 
•  To approve size and location of property 
 
Where the application is to be declined 
 
The panel may also consider other housing options that may be suitable 
for the applicant if the application is to be declined.  This may include: 
•  Supported housing 
•  Housing related support pathway 
•  Housing solutions assessment for assistance with securing private 
rented accommodation depending on the applicant’s 
circumstances 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
Page: 
10 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
 
In these instances the panel should refer the case to the relevant team 
manager who should consider the referral and give in principle approval 
prior to the applicant being notified of the outcome. 
 
Advising the applicant 
 
Wherever possible an unsuccessful applicant wil  be advised of the 
outcome in person. 
 
In most cases this will be by the submitting officer. However in some cases 
the panel may recommend that a member of Housing Demand attends 
the meeting. 
 
Where the applicant has a support worker or advocate they will also be 
contacted and advised of the outcome (where appropriate, in advance 
of the meeting) 
 
Unsuccessful applicants wil  be: 
•  Advised as to what they need to do next 
•  Advised as to what Homes for Haringey will do fol owing the 
decision (the legal process) 
•  Given basic advice on the applicant’s housing options 
•  Signposted or referred (where applicable) to appropriate services 
that may be able to assist the applicant further including with 
finding alternative accommodation in the private rental market 
•  Advised of the formal review procedure 
•  Given a leaflet explaining the process in writing 
Time Periods 
The grace period for the person to be able to stay in the property to al ow 
time to find alternative accommodation with our advice and help is at 
least 3 months. 
 
It is the panel’s discretion to al ow for a longer period and the 
bereavement training for panel members is intended to help make such 
judgements. 
 
Where an applicant has been given a grace period to find alternative 
accommodation and they have not moved out by the end of the period 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
11 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
the applicant wil , wherever possible, be advised in person that a Notice 
to Quit is about to be issued. At that time they wil  also be given or sent 
another copy of the explanatory leaflet explaining the process and 
timelines. 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
12 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Appendix - Decants 
 
A temporary or permanent move to alternative accommodation so that 
repairs or improvements can be carried out to the property. 
 
See Decants Policy for further information 
 
The submitting officer will provide: 
•  Evidence from the surveyor explaining why the move is necessary; 
and why the repairs cannot be undertaken with the tenant living in 
the property 
•  A completed tenant declaration form signed by the tenant/s 
•  Any supporting documentation if applicable (ie medical evidence) 
 
Note: The Housing Decisions Panel will not consider: 
•  Immediate/emergency decants which are considered by the 
Lettings Manager 
•  Decants from redevelopment / regeneration schemes 
 
Authorisation 
 
The Housing Decisions Panel is authorised to: 
•  Approve, defer or decline an application 
•  Request additional information 
•  Approve size and location of property 
•  Approve a temporary or permanent move 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
13 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Appendix - Welfare Need 
 
See 15.22 of the Allocations Policy 
 
This applies if at least one person in the household is vulnerable and less 
able to find settled or suitable accommodation. 
 
These applicants will have a need to move but may not get medical 
priority because their current housing may be suitable for their needs. 
 
Note: Applicants accepted for rehousing under the homelessness 
legislation wil  not normally be eligible for welfare priority because, if their 
temporary accommodation is unsuitable on welfare grounds, or a move 
to more suitable accommodation would have a positive effect on their 
welfare, the Council will first look to provide alternative temporary 
accommodation. 
 
If a homeless applicant or household is especial y vulnerable and they 
may be at significant risk in temporary accommodation, the Council can 
consider the Housing Needs Band A category of ‘applicants who are in 
severe need and have been accepted for rehousing, by Haringey 
Council, under the homelessness legislation’ (see section 15.8). 
 
The submitting officer should submit: 
•  A completed decisions panel report 
•  Evidence that a client’s current accommodation is having a 
detrimental effect on their welfare or wellbeing. 
 
For example evidence from: 
•  Medical professionals 
•  Mental health services? 
•  Disability services? 
•  Social services 
•  Schools 
•  Other support services 
 
The Housing Decisions Panel will consider: 
•  The extent that the applicant’s welfare is being affected by their 
current housing situation; and 
•  The benefits, if any of providing alternative accommodation 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
14 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Authorisation 
 
The Housing Decisions Panel is authorised to: 
•  Approve, defer or decline an application 
•  Award priority banding (or agree a direct offer) 
•  Request additional information 
•  Approve size and location of property 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
15 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 


 
 
Appendix - Safeguarding 
 
Applications can be referred to the Housing Decisions Panel by Children’s 
or Adult Services. 
 
The Housing Decisions Panel will consider: 
•  The extent that the applicant’s welfare and safety is being affected 
by their current housing situation; and 
•  The benefits if any, of providing alternative accommodation 
 
Authorisation 
 
The Housing Decisions Panel is authorised to: 
•  Award Band A or B;  or 
•  If the tenant should be made a direct offer 
•  Approve the size and location of property 
 
Title: 
Housing Decisions Panel Procedure 
Issue №: 
3.0 
 
Page: 
16 of 16 
This is a control ed document. Any printed copy must be checked against the current version prior to use. 

Document Outline