This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contingent Labour ONE call off contracts'.

SCHEDULE 1: THE SERVICES 
 
 
 
 
Contingent Labour Services Overview 
 
 
1.1.1  Overall Neutral Vendor Service Provision Scope 
 
 
The  Service  Provider  shall  support  the  Customer  in  the  sourcing  of  Temporary  Workers, 
providing  an end to end  service for  the provision of Temporary Workers via a  dynamic market 
supply chain. It shall complete all requirements in the dynamic market supply chain in line with 
the Business Rules. 
 
1.1.2  The  service  overview  diagram  at  Annex  5  provides  a  high  level  overview  of  the  key 
independencies in the delivery of the Services. 
 
1.1.3  Role Scope 
 
 
The  tables  below  shows  the  Temporary  Worker  roles  which  are  in/out  of  scope  for  the 
Contingent Labour Services. 
 
1.1.4 Conflicts 
 
 
Unless expressly stated to the contrary, in the event of a conflict between the Call Off Terms in 
the  form  set  out  in  schedule  4  of  the  Framework  Agreement  and  the  bespoke  obligations 
inserted  from  the  Service  Provider’s  Tender  into  this  Schedule  1  the  wording  of  the  Call  Off 
Terms shall prevail. 
 
Table 1: Role Scope 
 
 
In Scope 
Out of Scope 
  Interim managers. 
  Consultancy. 
  Specialist contractors 
  Permanent  roles  including  fixed  term 
Including  “niche”  roles,  executive/board 
appointments. 
roles  and  highly  specialist  unique  roles.   
Admin/Clerical 
Staff 
and 
Junior 
E.g.  a  specialist  area  of  expertise  which 
Managers. 
only  a  few  candidates  would  be  able  to    Operational and Support Staff. 
fill. 

 
Table 2: Contingent Labour Definitions 
 
 
 
Role Types 
Civil Service Grade 
NHS Agenda for 
Description 
Equivalent 
Change Equivalent 
Interim 
Generalist  roles  are  Generalist                and  Interim 
managers 
Managers 
from   SEO   up   to   and  Specialist 
roles 
are  providing 
short 
term 
including 
SCS 
and  from  Band  5  up  to  and  cover  for  absence  of 
Director level. 
including  9 
and 
10  permanent 
staff 
and 
vacancies. 
Professional/Specialist 
(Band 
10 
is 
not  Generalist roles are from 
roles  are from  HEO  up  applicable  to  the  NHS  SEO up to and including 
to   and  including   SCS  pay  structure  and  is  SCS and Director level. 
and Director level. 
added 
for 
senior  Professional/Specialist 
managers). 
roles are from HEO up to 
and  including  SCS  and 
Director level. 
Specialist 
Roles are from HEO up  Roles  are  from  Band  5  Specialist 
contractors 
Contractors 
to  and  including  SCS  up  to  and  including  providing  expertise  that 
and Director level. 
Bands   9   and   10   (as  is not available within the 
above). 
organisation   and   carry 
out  defined  packages  of 
work  or  projects  outside 
of business as usual. 
Roles  are  from  HEO  up 
to   and   including   SCS 
and Director level. 
 
 
Delivery of the Contingent Labour Services 
 
 
2.1 
Organisation Structure for Delivery 
 
 
2.1.1  The organisational structure the Service Provider will put in place to deliver the Service 
will be as follows: 
 
2.1.1.1  The Service Provider will assign a highly experienced and dedicated 
framework/account management and delivery team who have previously 
worked together on a range of complex pan-government recruitment 
contracts of a similar nature to the Agreement. The Service Provider 
intends to utilise experienced members of its existing team supported by 
existing supply chain expertise in its business as part of the Service 
Provider’s core delivery; thus building on its established relationships 

and understanding of the sector. 
 
 
 
 
2.1.1.2  The seniority and diversity of the team reflects the value that the Service 
Provider places on this Agreement and our commitment to developing a 
long term partnership. The Service Provider’s Executive Director will act 
as Executive Sponsor supported by its Managing Director. The 
Managing Director will have overall responsibility for service delivery 
which will encompass the management of the delivery teams and 
relationship management with senior Authority stakeholders. 
 
 
 
2.1.1.3  The Service Provider’s approach incorporates what has proven to be a 
highly successful and unique model which will enable the 
Authority/Contracting Bodies to receive the benefits of a ‘high touch’ NV 
service; whilst also offering a scalable and flexible model. 
 
 
 
2.1.1.4  The Service Provider will assign a dedicated Framework Director, who 
will report into the Managing Director and have ownership responsibility 
for the framework in terms of service delivery and contractual ownership. 
Leading the contract from an operational and business development 
perspective, the Director will act as the lead on review meetings, 
developing relationships and driving the ongoing development and 
uptake of the framework whilst ensuring continuous improvement. 
Reporting into Jo will be the following operational leads: 
 
 
• Framework Development Manager who will lead on driving uptake of 
the framework whilst being supported by a team of sales and marketing 
support professionals based from the Service Provider’s Programme 
Management Office (PMO) function in delivery. 
 
 
 
• Key Account Manager who will be the interface with the Authority 
ensuring high levels of communication with the Contracting Bodies as 

they are on-boarded. The Account Manager will manage a team of 
assigned Regional Customer Relationship Managers (RCRM) to build 
relationships and provide a local based service to Contracting Bodies. 
 
 
 
• Head of Supplier Engagement –will manage a team of supply chain, 
procurement, commercial, compliance and legal specialists in selecting, 
appointing and managing the dynamic supply chain and in managing the 
Service Provider’s appointed Sub-contractor, Fieldglass. Head of 
Supplier Engagement will take responsibility for engaging key strategic 
suppliers and act as an SME Champion leading on engagement through 
the Service Provider’s Supplier Eco-System. 
 
 
 
• Service Delivery Manager –will manage the operational and support 
teams based out of the Service Provider’s PMO. The PMO will provide a 
range of support services covering: customer account management, 
implementation, sourcing, technology, sales support and marketing, 
extension co-ordination, compliance, vetting and audit, invoicing and 
payroll. 
 
2.1.2  The Service  Provider  must  seek  Approval from the  Customer  before materially altering 
the organisational structure set out in this paragraph. 
 
2.2 
Sourcing Process 
 
 
2.2.1  The  Service  Provider  shall  follow  the  processes  set  out  in  this  paragraph  in  sourcing 
Candidates: 
 
The  Customer  and  the  Service  Provider  shall  use  the  Web  Portal  as  the  channel  for 
operating  the  sourcing  process.  The  functionality  of  the  Web  Portal    is  detailed  for 
information at Annex 1 hereto. 
 
If  the Web  Portal  is  unavailable,  or  offering  a  significantly degraded  level  of  service  for 
an  extended  period  in  which  case  the  Service  Provider  and  the  Customer,  subject  to 
agreement  with  the  Authority,  may  agree  to  use  an  alternative  method  of  fulfilling  the 

functions  normally  fulfilled  by  the  Web  Portal  until  such  time  as  the  Web  Portal  is 
available or functioning acceptably once more. 
 
The  Customer  will  log  onto  the  Web  Portal  and  will  be  directed  to  the  appropriate 
Temporary  Worker  type.  The  Customer  will  complete  the  online  Requisition  Form  with 
the necessary details in respect of its requirement for Temporary Worker Services. 
 
2.2.2  On receipt of a Requisition Form completed by the Customer, the Service Provider shall 
ensure  that  the  Requisition  Form  has  been  correctly  and  adequately  completed    to 
enable the Service Provider to source suitable Candidates. 
 
2.2.3  In the event that the Service Provider needs any information in addition to that contained 
in  the  Requisition  Form  in  order  to  source  suitable  Candidates,  the  Service  Provider 
shall  request  this  information  from  the  Customer  via  email  and  the  cycle  time  of 
Requisition  to  shortlist  specified  in  Schedule  8  (Service  Levels)  pauses  until  the 
information has been satisfactorily provided. 
 
2.2.4  Upon  the  receipt by  the  Service  Provider  of  a  correctly  and  adequately  completed 
Requisition  Form  from  a  Customer,  the  Service  Provider  shall  identify  which  suppliers 
from its dynamic market supply chain are capable of competing to fulfil the requirement. 
 
2.2.5  The Service Provider will select those suppliers which it will invite to offer Candidates in 
accordance with its Tender as follows: 
2.2.5.1  In line with the requirement and best practice supply principles for a 
broad, diverse and inclusive supply chain, the Service Provider intends 
to operate a 2 tier process (smaller tier one and ‘open’ tier 2), broken 
down by category of supply (eg; Project Management). The Service 
Provider’s supply chain tiering system will be defined by performance 
which will be based on an iterative evaluation methodology with 
suppliers performance assessed and benchmarked during the 3 months 
prior (assuming steady state service). Whilst a smaller number of 
Suppliers operating on tier one will gain a time advantage of 24 hours 
over the second, both towers of Suppliers will have the opportunity to 
supply up to the 72 hours closing time. 

2.2.5.2  On initial supplier selection Suppliers will be assigned to a category 
based on capability/capacity to supply, quality and track record. All those 
Suppliers listed against the selected category will be given an 
opportunity to bid for work within the 72 hour response period. 
 
 
2.2.5.3  As per the Service Provider’s supplier selection methodology, only 
Suppliers, who have registered an interest in that category, completed 
an online RFP process, been evaluated against commercial, legal and 
capability measures and signed contractual terms will be awarded a 
place per category on the wider supply chain. This includes any affiliated 
companies of the Service Provider ensuring an open and fair 
competition. 
 
 
2.2.5.4  If through the supplier selection process an affiliated company is 
appointed as part of the supply chain, the Service Provider would 
manage them in the same way as other Suppliers, as detailed above – 
ensuring a fair and equitable process. 
 
 
2.2.5.5  Any CVs (bids) received by the Service Provider’s Programme 
Management Office (PMO) will be anonymised with shortlisting based 
purely on compliancy, best value and quality regardless of source or tier. 
 
 
2.2.5.6  To support the above methodology, the Web Portal will assign Supplier 
distribution lists to requisition templates, automatically inviting tenders to 
that supplier list upon requisition approval. Additional options include the 
assignment of a new Supplier during the requisition approval process, 
useful if a new supplier has passed registration and needs to be added 
immediately to the 2nd tier. 
 
 
2.2.5.7  The Web Portal maintains a highly evolved methodology around 
Supplier adoption. As Suppliers engage/disengage from the supplier 
community, the Web Portal will enable the Service Provider’s PMO to 
on/off-board Suppliers into or out of the network. This process will 
depend on the Authority’s business rules of engagement, for example 

the Web Portal will be able to automatically suspend postings to 
affiliated Capita companies once the authorised 20% spend value has 
been reached, only re-setting the Capita companies as active suppliers 
once the spend falls below this threshold. 
 
 
2.2.6  The  Service  Provider  shall  invite  bids  via  the Web  Portal  from  those  suppliers  which  it 
has  selected  to  offer  Candidates  ,  providing  such  suppliers  as  a  minimum  with  the 
following information: 
 
 
i. 
the job description. 
 
ii. 
the Maximum Rate applicable for the role. 
 
iii. 
the minimum and maximum number of curricula vitae (“CVs”) required. 
 
iv. 
the deadline for suppliers to offer Candidates for the role . 
and: 

any further criteria as specified by the Customer in the Requisition Form. 
 
 
2.2.7  The Service Provider shall procure that suppliers shall submit bids via the Web Portal by 
the deadline and in accordance with the requirements stipulated by the Service Provider. 
 
2.2.8  In  certain  circumstances,  when  cleared  by  the  Customer’s  business  case  approvals 
process, the Customer may: 
 
i. 
Nominate a Temporary Worker; or 
 
 
ii. 
Request highly specialist unique roles where only a small number of candidates 
are capable of providing the required service via a limited number of suppliers; 
 
In such cases the sourcing procedure set out in paragraph 2.2.1 to 2.2.7 will not apply. 
 
 
2.3 
Baseline Verification 
 
 
2.3.1  The Service Provider shall ensure that all Candidates recommended to the Customer in 
a Short List have been subject to a current and valid check in line with the Asylum and 
Nationality Act 2006 and any other relevant Law, including but not limited to: 
 
2.3.1.1. A verification of identity check - to include verification of a candidate’s full name, 
signature, date of birth and full permanent address. 

2.3.1.2. A language check or other language competency test as maybe required by the 
department; and 
 
2.3.1.3. A Baseline Personnel Security Standard (BPSS) check conducted in accordance 
with the HMG Baseline Personnel Security Standard comprising of: 
 
i.  An identity check; 
 
ii.  A verification of nationality and immigration status; 
 
iii.  A verification of employment history; and 
 
iv.  A verification of criminal record,. 
 
In accordance with the guidance at 
www.cabinetoffice.gov.uk/sites/default/files/resources/baseline-personnel- 
security-standard.pdf 

 
2.3.1.4 unspent Conviction check subject to the Rehabilitation of Offenders Act 1974. 
 
2.3.1.5 uthenticity  check  -  The  Service  Provider  must  be  able  to  demonstrate  that  all 
documents (not just those for verification of identity) are checked for authenticity 
and  that  the  verification  process  is  cumulative  by  the  use  of  intelligent  cross- 
referencing. The Service Provider must apply the guidance in the Good Practice 
Guide  on  Pre-employment  screening-  Document  Verification from the  Centre for 
the Protection of National Infrastructure. 
 
http://www.cpni.gov.uk/advice/Personnel-security1/Screening/ 
 
2.3.1.6  A  right  to  work  check  -  The  Service  Provider  must  ensure  that  Candidates  are 
eligible  to  work  in  the  United  Kingdom.  The  Service  Provider  must  apply  the 
guidance in the Good Practice 
Guide on Pre-employment  screening- Document Verification from the Centre for 
the Protection of National Infrastructure. 
 
http://www.cpni.gov.uk/advice/Personnel-security1/Screening/ 
 
2.3.1.7  A  Qualification  and  registration  check.  –  The  Service  Provider  must  carry  out  a 
qualification  check  to  verify that the  information about  education, training  and/or 
professional qualifications provided by each  Candidate in their CV is correct.    If 
a candidate has gained an essential qualification overseas, the Service Provider 

must  check  that  this  qualification  exists,  that  it  is  equivalent  to  the  stated  UK 
qualification  and  that  the  Candidate  does,  in  fact,  hold  the  qualification.  Further 
advice  and  contact  details  can  be  found  on  the  Foreign  and  Commonwealth 
website  at  www.fco.gov.uk.  If  there  is  any  doubt  that qualifications  are genuine, 
the  Service  Provider  must  contact  the  National  Academic  Recognition  Centre 
(NARIC) at www.naric.org.uk. 
 
2.3.1.8  Vulnerable  Groups  –  When  required  by  the  Customer  or  by  Law  the  Service 
Provider  will  provide  information  to  the  Independent  Safeguarding  Authority 
(www.isa-gov.org/),  under  the  Safeguarding  Vulnerable  Groups  Act  2006about 
staff  they  provide  under  the  Safeguarding  Vulnerable  Groups  Act  in  relation  to 
Candidates offered to the Customer. 
www.isa-gov.org/ 
 
2.3.1.9  An employment history and reference check. The Service Provider must ensure 
that  each  Candidate’s  CV  details  the  Candidate’s  full  employment  history  for  a 
minimum  of  ten  years  continuous  employment  (or  for  all  years  since  their 
employment  history  began,  if  less  than  ten),  with  no  unexplained  gaps.  The 
Service Provider must cross-check each employment history against appropriate 
employment references to confirm dates of employment and positions held. As a 
minimum,  references  are  required from the  employers  for  each  Candidate’s  two 
most recent substantial assignments. 
 
2.3.2  In  the  event  that  a  Temporary  Worker  is  required  to  have  a  higher  level  of  security 
Clearance  then  this  shall  be  at  the  Customer’s  cost  unless  otherwise  stated  in  this 
Contract. 
 
Administering Criminal Records Checks 
 
 
2.3.3  For some Temporary Workers a standard or enhanced disclosure (as appropriate to the 
role) may be required, if so the Customer will complete the appropriate paragraph of the 
Requisition Form and will specify at what point in the sourcing process they require the 
Candidate to be subject to such a check. When required the disclosure information must 
be no more than twelve months old when the Temporary Worker  starts his Assignment. 
Standard  or  enhanced  checks  must  be  requested  by  the  Service  Provider  through  the 
Criminal Records Bureau. 

2.3.4  The  Service  Provider  must  observe  the  CRB  Disclosure  Code  of  Practice  when  using 
disclosure  information  and  must  require  the  Candidate  to  provide  a  self-declaration. 
Basic  checks  for  England  and  Wales  can  be  requested  from  Disclosure  Scotland 
(www.disclosurescotland.co.uk). 
 
2.3.5  The  charge  for  the  Criminal  Records  check  is  to  be  paid  by  the  Customer  as  an 
additional  cost  to  be  included  in  the    first    Invoice  from    the  Service  Provider  to  the 
Contracting Body in relation to the Assignment, unless otherwise stated within the Order 
Form. 
 
2.3.6  The Service Provider will ensure that any Suppliers used to provide Temporary Workers 
ensure  that  appropriate  baseline  checks  have  been  carried  out  in  line  with  the 
requirements of  this Schedule 1 before the Temporary Worker takes up an  Assignment 
as follows: 
 
 
2.3.6.1 Upon initial supplier registration, potential suppliers will only be approved by the 
Service Provider once they have signed up to Supplier terms and conditions 
which will include a contractual obligation to only submit candidates with the 
necessary Baseline Checking evidence and documentation as defined within the 
Framework Schedule 1. 
 
 
2.3.6.2 The Web Portal’s onboarding engine will support the automation of appropriate 
baseline checks for Temporary Workers either through integration or as email 
alerts that notify the relevant workers, Customer or supplier when an action is 
required such as a baseline check and asset allocation. Suppliers will be 
mandated to upload the relevant documentation for baseline checks into the 
portal for safe and secure storage at the time of CV submission. Any application 
missing the pre-defined baseline check information will not be passed through to 
the Customer for consideration. In addition, this failure will be recorded within the 
Supplier Performance Dashboard and escalated to the Supply Chain Manager. 
 
 
2.3.6.3 This process will make auditing a simple task, for both the Service Provider 
and the relevant Customers. The system functionality features: 

• Configurable set of activities that can be unique by labour type, site or the 
Customer 
 
 
• Configurable triggers based on dates and events that automatically notify the 
assigned actor (customer, security, IT, MSP for Lots 2 and 3, supplier, worker, 
etc.) with the activities that must be completed, and Fieldglass tracks the 
completion status with alerts for missing information when activities have not 
been completed on time. This also includes tracking and alerting of date expiry 
items. 
 
 
• Automated background checks (via integration) 
 
 
 
• Track completion status and trigger escalations when activities have not been 
completed on time 
 
 
• Consolidated view available online or through reporting provides transparency 
and auditability to the completion status across all hires 
 
 
2.3.6.4 In addition, specific baseline checks will be managed using the qualifications 
functionality that is defined by job type and communicated to suppliers, 
potentially as a mandatory requirement. The Web Portal also supports the ability 
for the Programme Management Office (PMO) to pre-qualify resources via the 
supply chain that are then ready for immediate assignment to new requisitions. 
 
 
2.3.6.5 The Service Provider PMO will assign compliance auditors to provide spot check 
audits on baseline checking information uploaded by Suppliers to the Web Portal 
throughout the shortlisting process as well as adhoc Supplier audits which 
Suppliers will be contractually obliged to allow. 
 
 
2.3.6.6 Prior to the worker commencing assignment a final check will take place to 
ensure the baseline checking file is complete against that worker and any 
identified gaps in information is flagged to the Customer to take a decision on 
whether to postpone that workers start date until such time that all information is 
supplied and recorded. 

 
2.3.7  The  Service  Provider  will  manage  and  resolve  any  consistent  failures  in  relation  to 
baseline checking by a Supplier in accordance with the Tender as follows: 
 
2.3.7.1 The Service Provider will ensure that in all its communication and contractual 
paperwork with Suppliers, it is clear and transparent in defining the Supplier 
obligations in relation to baseline checks, as well as its intent to audit information 
provided and take action for non-submission or incomplete submission of 
evidence and paperwork. The Service Provider anticipates, therefore that 
persistent compliance failures by Suppliers will be kept to a minimum. 
 
 
2.3.7.2 A minimum level of baseline checking information will be set up as mandatory for 
submission of CV’s/bids by Suppliers. CV’s not meeting this stipulation will not be 
shortlisted ensuring that Suppliers recognise that the more information accurately 
supplied at the outset of submission, the greater the probability of success. 
 
 
2.3.7.3 Additionally, the Service Provider will always attempt to identify and eliminate any 
Supplier or service failings before they become ‘persistent’. However, in the 
event that an area of poor performance in relation to baseline checking is 
identified, including persistent service failings, the Service Provider will deploy 
the following steps to remedy the situation: 
 
 
• Evaluate the immediate impact on the Customer and identify and agree time 
bound corrective actions 
 
 
• Evaluate the root causes on both sides through Root Cause Analysis (RCA) 
 
 
 
• Define any remedial activity that needs to be built into the delivery requirement 
and issue a change order to the supplier whilst agreeing a more formal recovery 
plan including timescales, milestones and interim targets 
 
 
• Following initial resolution of the issue, maintain ongoing monitoring to ensure 
that further related issues do not arise 

 
• Work collaboratively with the supplier, providing necessary support to ensure 
performance improvement is managed effectively and efficiently. 
 
 
• Transfer learning points to other areas of the service as appropriate. 
 
 
 
2.3.7.4 Whilst the Service Provider will endeavour to support Suppliers to improve 
performance, it is recognised that complete, timely and accurate submission of 
baseline checking information is of paramount importance when placing a 
contingent worker into a customer organisation. Therefore, persistent non- 
compliance with submitting supporting evidence for Baseline Checks at any point 
as requested by the Service Provider in the process may ultimately result in a 
Supplier either losing their tiering status or being removed from the supply chain 
altogether. 
 
 
2.4 
Evaluation 
 
 
2.4.1  Once  the  deadline  stipulated  for  suppliers  to  offer  Candidates  in  accordance  with 
paragraph  2.3.1  above  has  passed  the  Service  Provider  shall  evaluate  each  Candidate 
and reduce the number of Candidates to five by following the steps below in turn: 
 
i. 
Bids  received  within  the  bidding  period,  (the  Service  Provider  shall  not  carry 
forward  any  Candidates offered  after the  deadline  stipulated for Supplier  to  offer 
Candidates in accordance with paragraph 2.3.1 has passed) 
ii. 
Temporary  Worker  Rate  Card  compliance,  (the  Service  Provider  shall  not  take 
forward  any  Candidate  offered  at  a  rate  in  excess  of  the  Maximum  Rate 
applicable for that particular role ). 
iii. 
Best  fit  against  Customer  specific  requirements  (The  Service  Provider  shall  only 
take forward those Candidates whose CVs fit with and are relevant to the specific 
Contracting Body requirements). 
iv. 
Quality –  (The  Service  Provider  shall only  take forward  those  Candidates  whose 
CVs  indicate  they  have  an  appropriate  level  of  qualifications,  experience  and 
competence for the specific role in accordance with the Requisition. 
v. 
Price – The Service Provider shall take forward the five Candidates offered at the 
lowest rate. 

If  following  the  above  steps  no  suitable  Candidates  are  identified,  the  Service  Provider 
shall  re-compete  the  Requisition  following  the  sourcing  process  above    until  a 
recommendation  can  be  made  to  the  Customer,  unless  otherwise  agreed  by  the 
Customer. 
 
2.4.2  If  a  Candidate  identified  as  suitable  following  the  process  at  paragraph  2.4.1  above  is 
offered  by  two  or  more  suppliers  for  the  same  Requisition,  then  the  Service  Provider 
shall, as appropriate, take forward the Candidate as offered by the supplier at the lowest 
rate.  In  the  event  that  such  a  Candidate  is  offered  at  the  same  rate  by  more  than  one 
supplier  then  the  Service  Provider  shall  take  forward  the  Candidate  as  offered  by  the 
supplier who submitted the Candidate’s CV first. 
 
2.4.3  The process the Service Provider will adopt to evaluate supplier bids against the criteria 
set out at paragraph 2.4.1 shall be in accordance with its Tender as follows 
 
2.4.3.1 In order to assure the process, the evaluation will be conducted initially within the 
Web Portal, by the Technical Administrator updating the system on the required 
activities and outcomes (in line with the criteria set in 4.4.1 of the Framework 
Schedule 1. This will be completed by using a structured process to ensure, as a 
minimum, the following outcomes from evaluation are understood by all: 
 
 
• Communication of evaluation criteria to all suppliers 
 
 
 
• Criteria updated on the Web Portal before documentation release to Suppliers 
 
 
 
• Ability for Suppliers to ask questions through the Web Portal messaging tool 
and cascade of answers to all providers 
 
 
• Fair and accurate scoring of all supplier bids individually against all relevant 
criteria 
 
 
2.4.3.2 Through the Web Portal the Service Provider will: 
 
 
 
• Compare the Submitted Candidates – Web Portal lists all submitted candidates 
side-by-side for a quick comparison. All requested information; skill sets, 

certifications, years of experience, and availability will be listed allowing the 
Service Provider to make quick decisions based on the candidate's rank and 
score. Candidates who fail on certain criteria will be highlighted to decrease the 
time necessary to assess best fit. The Web Portal will also calculate a score for 
guidance purposes, calculated from the rate, availability and stated qualifications 
 
 
• Shortlist – the Service Provider will be able to quickly reject those candidates 
that do not meet the criteria and shortlist the remainder to submit to the 
Customer 
 
 
• Feedback – Evaluator feedback will be captured for each candidate. 
 
 
 
2.4.3.3  Assessing best fit against customer-specific requirements - Where the supplier’s 
bid makes statements, representations, etc. these will be validated as far as 
possible (e.g. through cross-referencing, public domain information, clarification 
etc.) in order to ensure consistency and fairness in evaluation. 
 
 
All individual scores will be processed, along with notations made by evaluators 
during their review. These will be updated via the Web Portal and subjected to a 
moderation review, where any divergent individual scores and/or commentary 
are subject to review. This process ensures all evaluators have an opportunity to 
discuss their rationale of the suppliers’ individual bids, and for consensus to be 
reached when assessed against the criteria. From this full and thorough process, 
the Service Provider will ensure the ‘best fit’ from the submitted bids. 
 
 
2.4.3.4  Quality: The Service Provider’s experienced sourcers will validate the CV’s 
received and assess them on qualifications, experience and competence for the 
specific role. Historic Data – the Web Portal keeps track of those Temporary 
Workers that have been previously assigned to a Contracting Body therefore 
allowing quality evaluation based on past performance. 
 
 
2.4.3.5 The evaluation process that the Service Provider  will apply will be based on an 
open and fair approach. The Web Portal enables the Service Provider to preload 

the evaluation criteria into the bid process to ensure full transparency and an 
audit history of all scoring based on the pre-set criteria. 
 
 
 
2.5 
Recommendations 
 
 
2.5.1  The  Service  Provider  shall,  without  implying  or  stating  Supplier  names,  make 
recommendations of Candidates to the Customer by submitting a shortlist of the CVs of 
the  five  most  suitable  Candidates  identified  following  the  evaluation  process  set  out  in 
paragraph 2.4.1 above. The Service Provider shall ensure that the Customer can access 
all five CV’s via the Web Portal. 
 
2.5.2  If the Customer wishes to interview any Candidates from the Short List it shall notify the 
Service  Provider  accordingly,  providing  relevant  details  and  instructions  relating  to  the 
interview arrangements. 
 
2.5.3  In the event that the Customer does not require an interview process, the Customer will 
select one of the Candidates or reject all of the Candidates on the Short List in line with 
paragraph 2.5.5 below. 
 
2.5.4  The  Service  Provider  shall  notify  the  supplier(s)  which  Candidates  have  been  selected 
for  interview,  including  the  time,  place  and  any  other  relevant  details.  The  Service 
Provider will then provide confirmation of attendance back to the Customer. 
 
2.5.5  Following the interview process the Customer shall either: 
 
 
i. 
select  one  of  the  candidates  recommended  and  commence  the  on-boarding 
process (see paragraph 2.7 ); or, 
 
ii. 
reject all the Candidates on the Short List.. 
 
 
2.5.6  In the event that all Candidates are rejected, in accordance with paragraph 2.5.5ii above 
the  Service  Provider  will  re-recommend  Candidates  to  the  Customer  at  the  Service 
Provider’s  own cost  by re-running the sourcing process  set  out  at  paragraph 2.2  above 
as many times as necessary until: 
 
i. 
the requirement has been fulfilled; or 

ii. 
the Customer and Service Provider agree the requirement cannot be satisfied. 
 
 
2.5.7  Where a Requisition is agreed as unsatisfied as set out in paragraph 2.5.6 the Customer 
shall  seek  the  Authority’s  approval  to  proceed  via  the  Exception  Process  included  at 
Annex 2. 
 
2.6 
Acceptance and Assignment Establishment 
 
 
2.6.1  Once the Customer has selected a candidate, the Customer shall: 
 
 
i. 
Confirm  the details of  the requirements to the Contracting  Body and instruct  the 
Supplier to appoint the Temporary Worker; and 
 
ii. 
provide  the  Service  Provider  with  feedback  regarding  the  unsuccessful 
candidates. 
 
2.6.2  Upon  receipt  of  the  information  from  the  Customer  set  out  in  paragraph  2.6.1,  the 
Service Provider shall: 
 
i. 
instruct the Supplier to appoint the Temporary Worker. 
 
 
ii. 
Notify  suppliers  of unsuccessful  Candidates  and  relay  to  them  the  feedback 
received  from  the  Customer  in  accordance  with  Clause  2.6.1ii  above  ensuring 
that  such  feedback  is  in  turn  relayed  by  the  relevant  supplier  to  the  relevant 
Candidates.  The  Service  Provider  shall  ensure  that  feedback  is  relayed  to 
suppliers and Candidates in accordance with its Tender as follows: 
 
2.6.2.1  The Service Provider’s feedback process will be conducted effectively 
and in accordance with the spirit of transparency, fairness, equal 
treatment and non-discrimination; thereby being able to demonstrate to 
any unsuccessful bidders clear reasons for their lack of success. 
 
 
2.6.2.2  The Service Provider’s standard approach is to provide feedback, along 
with scores, to unsuccessful bidders as part of their notification through 
the Web Portal. This will include items such as areas where scores were 
marked down. 

2.6.2.3  When a bidder is unsuccessful as part of a selection process, they will 
be marked as rejected within the requisition workflow on the Web Portal. 
Rejection reasons used in the automated feedback to unsuccessful 
suppliers will be tailored per the Authorities/Customer requirements. The 
rejection reason is important not only as a key element in measuring 
supplier performance using reporting, but it also lets the Supplier know 
why the candidate was not a good fit so they can better assess 
candidates’ skill sets and provide higher quality candidates for future 
openings. 
 
 
2.6.2.4  Rejection reasons typically include: 
 
 
 
• Insufficient overall experience 
 
 
 
• Not available at the desired time 
 
 
 
• Missing industry experience 
 
 
 
• Skills not at the desired level 
 
 
 
• Too expensive. 
 
 
 
2.6.2.5  The Service Provider’s overall feedback mechanism process will involve 
a requirement for them to cascade such feedback to any candidate who 
was ultimately unsuccessful through the bid. 
 
 
2.6.2.5  As part of the Service Provider’s reporting mechanism rejection data will 
be aggregated within a supplier report in Fieldglass. 
 
 
2.6.2.6  If the supplier wishes at this stage to request clarification through an 
escalation request, then a de-brief can be arranged. Prior to the 
debriefing discussion, the team will familiarise itself with the offer and the 
reason the supplier was not successful. They will also identify the 
strengths and weaknesses of the offer. Discussion at the debriefing will 

be limited to the supplier's offer and how the offer performed with 
respect to the evaluation criteria. 
 
 
2.6.3  The  Service  Provider  shall  ensure  that  it  secures  email  confirmation  of  the  Temporary 
Worker’s  acceptance  from  the  Supplier.  In  the  event  that  such  acceptance  is  not 
forthcoming the Contracting Body will require the Service Provider to either: 
 
i. offer the Assignment to any reserve Candidate identified by the Customer; or 
 
 
ii. re-run the sourcing process to find an alternative suitable Candidate. 
 
 
2.6.4  Once  the  Service  Provider  has  complied  with  its  obligations  set  out  in  paragraph  2.6.2 
above,  the  Customer  shall  confirm  the  purchase  order  number  to  be  used  within  the 
timesheets, expenses claims and invoicing via the Web Portal. 
 
2.6.5  Subject to Clause 53.2 of the Call Off Terms, the Temporary Worker Day Rate shall be 
the same as the rate at which the Temporary Worker was proposed as a Candidate by 
the Supplier, having regard to paragraph 2.4.2 above. 
 
2.7 
On-boarding of a Temporary Worker 
 
 
In order to ensure a smooth on boarding process the Service Provider shall: 
 
 
2.7.1  Develop  a  full  on  boarding  process  which  takes  into  account  the  Customer’s 
requirements  and time  scales  as  specified  in  the  Requisition  Form.  The generic format 
of the on boarding process will be as agreed between the Authority and Service Provider 
within  four  calendar  weeks  following  the  Framework  Agreement  Commencement  Date. 
The  Service  Provider’s  proposal  for  a  Temporary  Worker  on  boarding  process  shall 
ensure  a  smooth  induction  for  the  Temporary  Worker  and  the  Customer  Contracting 
Body is as follows 
 
2.7.1.1  Essential  onboarding  information  will  be  provided  to  the  Temporary 
Worker through the Web Portal onboarding engine which will support the 
automation  of  essential  starter  information  including  corporate 
governance;  either  through  integration  or  as  email  alerts  that  notify  the 
relevant process actors when an action is required. Information collected 
will   include   dates,   locations,   contact   points   and   line   management 

arrangements as well as such as asset allocation, provisioning, external 
onboarding,  and  registration  with  secure  badging  systems.  The  Web 
Portal functionality features: 
 
 
• Configurable set of activities that can be unique by labour type, site or 
the overall customer organisation 
 
 
•  Configurable  triggers  based  on  dates  and  events  that  automatically 
notify  the  assigned  hiring  manager,  security,  IT,  MSP,  Supplier, 
Temporary Worker,  etc. with  the  activities  that  must  be  completed  prior 
to the worker starting, The Web Portal tracks the completion status and 
escalates  when  activities  have  not  been  completed  on  time.  This  also 
includes tracking and alerting of date expiry items. 
 
 
•  Multiple  types  of  activities,  such  as  approvals,  forms/attachments, 
external URLs, exit surveys, and tasks 
 
 
• Automated background checks (via integration) 
 
 
 
•  Track  completion  status  and  trigger  escalations  when  activities  have 
not been completed on time 
 
 
•  Consolidated  view  available  online  or  through  reporting  provides 
transparency and auditability to the completion status across all hires 
 
 
•  Electronic  contracts  or  schedules  will  be  produced  by  the  portal  and 
issued to suppliers for approval 
 
 
• All new starters will be issued with an online New Starter Briefing Pack, 
this will contain generic information as well as information specific to the 
assignment they will be working on, containing such information as start 
date, first day details such as location, contact points and customer line 
management arrangements 

 
• The Helpdesk will be available between core hours 
 
 
 
• The onboarding  process  is flexible enough to allow first  day details  to 
be  provided,  or  amended  at  any  time  prior  to  commencement,  as 
required by the Contracting Body 
 
 
2.7.1.2  A  pre-requisite  for  onboarding  and  completion  of  baseline  checks, 
Capita  will  implement  an  SCQA  (Spot  Check  Quality  Audit)  for  all 
onboarding documents. This process ensures a robust audit process for 
all onboarding documentation. The objectives of the SCQA Strategy that 
we will introduce include: 
 
 
 
Facilitating a standard Audit Check routine 
 
 
To  achieve  a  consistency  in  both  methodology  and 
approach 
 
Create  an  internal  performance  measurement,  monitoring 
and reporting system 
 
Ensure it’s an open, transparent and fair process giving the 
Authority  and  Contracting  Bodies  an  appropriate  level  of 
assurance 
 
 
2.7.2  E-mail  the  Temporary Worker,  prior  to  commencement  of  the  Assignment,  a  Customer 
briefing pack including a broad outline of the Customer organisation and a detailed view 
of  the  role  and  performance  objectives,  geographic  location  and  who  to  report  to.,  The 
generic  format  of  the  briefing  pack  will  be  agreed  between  the  Authority  and  Service 
Provider. 
 
2.7.3  Provide adequate resources to take a proactive role in the on boarding process. 
 
 
2.7.4  Ensure that the on boarding process is streamlined to remove any unnecessary and time 
consuming meetings, is flexible enough to adapt to the Customer’s specific requirements 
regarding communication plans/messages, IT and Purchase to Pay systems. 

2.7.5  Within four hours from the commencement of an Assignment undertake a first day check 
with the Temporary Worker and the Customer to ensure the successful commencement 
of the Service with minimal impact for the Customer and the Temporary Workers. 
 
2.8 
Performance management (of the Temporary Worker) 
 
 
2.8.1  During  the  performance  of  the  Temporary Worker  Services,  performance  management 
of the Temporary Worker rests with the Contracting Body. 
 
2.8.2  Where  the  Customer  notifies  the  Service  Provider  of  the  unsatisfactory  performance  of 
the Temporary Worker the Service Provider shall immediately, unless otherwise agreed 
with  the  Customer,  remove  the  Temporary  Worker  and  replace  with  a  more  suitable 
candidate within 10 working days using the process as contained in paragraph 2.2. The 
replacement and all associated costs shall be at the Service Provider’s own cost. 
 
2.8.3  In the event that: 
 
 
i.  the  Customer  notifies  the  Service  Provider  of  unsatisfactory  performance  of  the 
Temporary Worker; 
 
ii.  a  conflict  of  interest  occurs  between  the  Temporary  Worker  and  the  work  of  the 
Customer; or 
 
iii.  a  relevant  change  in  circumstances  occurs  in  relation  to  the  Temporary  Worker’s 
security Clearance or base line checks, 
 
the  Service  Provider  shall,  in  agreement  with  the  Customer,  remove  the  Temporary 
Worker  and  offer  suitable  alternative  Candidates  to  the  Contracting  Body,  following  the 
sourcing  process  as  contained  in  paragraph  2.2  so  that  a  replacement    Temporary 
Worker  may  take  up  the  Assignment  within  ten  Working  Days.  The  Service  Provider 
shall be liable for all costs involved in replacing the under-performing Temporary Worker. 

Additional Ad hoc Services 
 
2.9.1 
The Service Provider shall provide the following additional services agreed with the 
Customer for this Contract. 
 
 
 
 
[insert details of any Customer-specific implementation or service delivery support services]

 
ANNEX 1 
WEB 
PORTAL 
1.1.1  Paragraphs  1.1  to  1.4  set  out  the  key  characteristics  of  the  Web  Portal,  which  will  be 
provided  by  the  Service  Provider,  and  which  will  used  by  the  Service  Provider  and  the 
Customer as the channel to facilitate the delivery of the Contingent Labour Services; 
 
1.1.2  The Web Portal shall include (but not be limited to) the following,:- 
 
 
i. 
A landing page for Contracting Bodies which enables a single point of entry. 
 
ii. 
A filter tool which will enable Contracting Bodies to select the Contingent Labour 
Framework Agreement based on Temporary Worker type. 
 
1.2 
User Interface 
 
 
1.2.1  The Web Portal shall contain a user log-in screen which is password protected to ensure 
security of the system is maintained at all times. 
 
1.2.2 The Web Portal  shall  ensure  that  Contracting  Bodies are  only able  to  place Requisitions 
for  role types  for  which  they  have  set  up  enabling  “call  off”  contracts  under  the 
Framework  Agreement.  The  Neutral  Vendor  will  be  responsible for managing  the grant 
of   user  access  to  the  Web  Portal,   which   will   incorporate   appropriate   user   profile 
management  facilities  into  the  Web  Portal  such  that  particular  categories  of  user  have 
appropriate access to required functionality. 
 
1.2.3  The Web Portal during operational times will be available 24 hours per day, every day of 
the year. 
 
1.2.4  The Web Portal shall, as a minimum, include the fields contained in the Requisition Form 
at  Annex  3  that  will  be  used  by  users/Contracting  Bodies  to  request  Services.  The 
System shall maximise the use of standardised data, for example, tick boxes, drop down 
menus, pre populated job roles and provide a validation of data activity. 

1.2.5  The Web  Portal  shall  allow  for  pre-population  of  the  Requisition  Template,  suitable  for 
both Neutral Vendor and Managed Service Provision Temporary Worker Rate Cards and 
include a tracking system to ensure rate card adherence when applicable. 
 
1.2.6  The  Web  Portal  shall  include  appropriate  notification  flags  to  be  sent  via  email  to  the 
Contracting Body as a minimum at the following trigger points: 
 
i. 
2   weeks   prior   to   completion   of   the   Agency  Worker   Regulations   12   week 
Qualifying Period. 
ii. 
8 weeks prior to the expiry of the Assignment and thereafter every 2 weeks. 
 
iii. 
8 weeks prior to the expiry of an Assignment which last longer than 6 months or 
more. 
 
The  Authority  reserves  the  right  to  add  additional  trigger  points  during  the  Framework 
period. 
 
 
1.2.7  The Web Portal shall allow the Contracting Body to re-assign approval rights when there 
is a period of absence. There will be a defined process to enable the Contracting Body 
or Managed Service Providers to re-assign rights as necessary. 
 
1.2.8  The  Neutral  Vendor  shall  provide  help  functions  and/or  online  user  manuals  to  enable 
users to use the Web Portal effectively with minimum support. 
 
1.2.9  The  Web  Portal  shall  allow  the  Authority  and  Contracting  Body(s)  to  have  electronic 
access  to  data  and  should  enable  users  to  be  able  to  run  a  range  of  Performance 
Management Reports similar to those outlined in Annex 4. 
 
1.3 
Time Sheets 
 
 
 
1.3.1  The  Web  Portal  shall  export  time  sheet  data,  appropriately  referenced  with  purchase 
order  number  in  the  agreed  format,  per  Contracting  Body,  to the  Contracting  Body’s 
financial management system (e.g. Oracle, SAP, Agresso). 
 
 
1.3.2  The Web Portal shall include the following functions: 
 
 
 
i. 
Temporary Worker time sheet submissions 

ii. 
Contracting Body approval of time sheet submissions 
 
 
iii. 
Expenses approvals 
 
 
iv. 
Supplier access to approved timesheets and expenses 
 
 
v. 
The Web Portal will allow a set total value to be  set for an  Assignment, with the 
reduction  in  remainder  of  budget  tracked  as  the  Assignment  progresses  and 
timesheets  are  approved.  Customers  will  be  able  to  set  a  notification  point  at 
which they will be automatically notified where the budget limit for the assignment 
is approached. 
 
vi. 
The  Web  Portal  functionality  will  ensure  that  Contracting  bodies  will  be 
automatically  alerted  on  approval  of  the  relevant  verified  timesheet  when  the 
value  of  a  timesheet  is  anomalous  in  relation  to  the  budget  for  the  relevant 
Assignment.  It  will  be  possible  for  a  customer  representative  with  appropriate 
user  privileges  to  reset  the  assignment  budget  in  a  straightforward  manner  to 
remove the anomaly 
 
vii. 
Where  stipulated  by  some  Contracting  Bodies,  the Web  Portal  must  be  able  to 
interface  directly  with  the  Contracting  Body’s  purchase  order  system  either 
directly  (i.e.  Oracle  )  or  indirectly  via  an  order  placed  within  the  Government 
eMarketplace  (currently  ProcServe).  A  typical  model  in  existence  involves 
catalogues  within  iProc  (Oracle)  that  allow  users  to  self  requisition  the  booking 
requirement.  In  this  scenario,  once  the  budget  holder  approves,  the  PO  would 
then  be  routed  to  the  Supplier  via  the  technology  portal  without  procurement 
intervention.  A  three-way  match  would  then  follow  involving  the  PO,  Invoice  & 
System Receipt 
 
1.3.3  The  Web  Portal  shall  enable  management  of  timesheets  for  the  Service  Provider, 
Contracting  Body,  Supplier  and  Temporary  Worker  that  does  not  cause  unnecessary 
complexity or delay for any of the parties. 
 
1.4 
Web Portal Maintenance 
 
 
 
1.4.1  Planned Maintenance shall be carried out outside Business Hours and be notified to the 
Service  Provider  at  least  14  days  in  advance.    The  Neutral  Vendor  shall  notify  the 

Service  Provider  immediately  of  any  incidents  or  outages  causing  or  likely  to  cause  a 
loss  of  service  of  the Web  Portal,  either  through planned  or  scheduled maintenance or 
failure of any part of the service. 
 
1.4.2  A  daily  secured  backup  regime  shall  be  in  place  to  safeguard  against  data  loss  in  the 
event  of  hardware  failure.  In  the  event  of  such  failure  the  Neutral  Vendor  shall  ensure 
restoration of the service and shall restore data from backup to take immediate effect. 
 
1.4.3  The Neutral Vendor will provide a Help Desk facility, to deal with any Web Portal issues. 
 
This  Help  Desk  facility  will  be  available  to  Contracting  Bodies,  Suppliers  and  Managed 
Service  Providers  during  operational  business  hours  (8.00am  –  6.00pm),  Monday  – 
Friday. 
 
1.5 
Mobilisation 
 
 
 
1.5.1  The Web Portal shall be subject to fully operational and user acceptance testing, during 
mobilisation, and shall be approved by the Authority to ensure that it is fit for purpose. It 
is currently planned that Web Portal mobilisation shall include the following: 
 
i. 
Initial Build of Web Portal including integration of Managed Service Providers and 
acceptance testing. 
ii. 
Review by the Authority and Contracting Bodies 
 
iii. 
User acceptance testing 
 
iv. 
Security testing. 
 
v. 
Operational Go live date. 
 
 
 
1.5.2  The  Neutral  Vendor  shall  offer  full  training  packages  for  its  own  Staff,  Contracting 
Bodies, Managed Service Providers and Suppliers. 
 
1.5.3  The  Neutral  Vendor  shall  provide  help  functions and/or  on-line  user manuals  to  enable 
users to use the Web Portal effectively with minimum support. 

ANNEX 2 
 
 
EXCEPTION PROCESS 
 
FOR CONTINGENT LABOUR FRAMEWORK AGREEMENT RM960 
 
1. 
Introduction 
 
The Framework has been established to incorporate the Temporary Worker Rate Card, with the 
intention that the Temporary Worker Day Rates do not exceed the Maximum Rate. 
 
The Authority acknowledges that there may be occasions when Contracting Bodies may need to 
appoint  Temporary Workers  at Temporary Worker  Day  Rates  in  excess  of  the  Maximum  Rate 
where  niche  specialist  roles  are  identified  or  shortage  in  specialist  skill  areas  occurs  or  where 
the  Contracting  Body  and  the  Service  Provider  otherwise  agree  that  the  requirement  for  a 
Temporary Worker cannot be satisfied in accordance with paragraph 4.5.8. To ensure all such 
cases are considered in a consistent way, a rigorous exception procedure has been established 
which  all  Contracting  Bodies  must  follow  in  order  for  the  Authority  to  effectively  consider  and 
subsequently approve or reject such requests. 
 
The Service Provider shall notify all exceptions to the Authority during the Management Review 
Meeting and/or the Operational Review Meeting to enable the Authority to track all Assignments 
where the Maximum Rate is exceeded. 
 
2. 
Information 
required 
to 
support 
an 
exception 
 
When  seeking  the  Authority’s  approval  for  an  exception,  the  Contracting  Body  must  present  a 
short  but  clear  comprehensive  business  case  to  the  Authority  to  justify  the  necessity  for 
classifying a specific role as niche and/or specialist or otherwise incapable of fulfilling such as to 
justify appointment above the Maximum Rate. 
 
Within this short business case, the following details should be provided: - 
 
 
  Role title 
  Role code 
  Justification 
  Contracting Body 
  Whether it is a new placement or extension to an existing placement 
  Proposed day rate 
  Length of tenure 

  Whether or not an extension period is requested 
  Completion date 
  Number of roles required 
 
 
 
 
3.  Exception Procedure 
 
In  order  to  protect  the  Integrity  of  the  Framework,  Contracting  Bodies  should  only  seek 
exceptions  when  an  initial  sourcing  exercise  has  failed  to  identify  a  suitable  Candidate  for 
appointment. 
 
Contracting  Bodies  must  send  all  requests  for  exceptions  via  email  to  the  following  email 
address: - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx. Once received, any such request will firstly 
be forwarded to the Authority where an initial appraisal of the specific exception request will 
be  made,  following  which  the  request  will  either  be  accepted  or  rejected  by  the  Authority 
with a corresponding email notification sent to the Contracting Body. 
 
Should  the  request  be  declined,  and  the  Contracting  Body  wishes  to  appeal  against  the 
decision then the final escalation point would be for the  Contracting Body to raise a formal 
appeal  and  to  escalate  the  matter  directly to  the  Authority’s  Head  of  Professional  Services 
for  consideration.  On  receipt  of  such  an  appeal  the  Head  of  Professional  Services  would 
consider  all  facts  and  make  the final  decision.  A  written  notification  of  the  outcome  will  be 
sent via email to the Contracting Bodies within 5 Working Days. 
 
This  process  has  been  introduced  to  ensure  that  Contracting  Bodies  have  a  clear  and 
simple  exceptions  process,  while  at  the  same  time  enabling  the  Authority  to  both  to  track 
and record all instances where the Maximum Rate is exceeded. 

ANNEX 3 
REQUISITION FORM 
 
 
 
1)  Type of transaction type 
 
 
i. 
New requirements which require sourcing. 
ii. 
Extensions to an Assignment. 
iii. 
Transfers to existing requirements. 
iv. 
Nomination of a particular individual or a request for a highly specialist unique role (in 
which case it should not be possible to complete non-applicable fields). 
 
 
 
2)  Business Unit Details 
 
 
 
i. 
Department or organisation (available on a drop down menu) 
ii. 
Business Unit (free text) 
 
 
 
3)  Requestor Details 
 
 
 
i. 
Name 
ii. 
Job Title 
iii. 
Phone No. 
iv. 
Email address 
v. 
Address 
vi. 
Postcode 
 
 
 
4)  Hiring Manager Details 
 
 
 
i. 
Name 
ii. 
Job Title 
iii. 
Phone No. 
iv. 
Email address 
v. 
Address 
vi. 
Postcode 

5)  Business Case Approval Details 
 
 
 
i. 
Confirmation of business case sign off 
ii. 
Name of HR person approving 
iii. 
Name of Financial person approving 
iv. 
Name of Commercial person approving 
 
 
 
6)  Budget Holder 
 
 
 
i. 
Name of budget holder 
ii. 
Cost Centre 
 
 
 
7)  Assignment Details 
 
 
 
i. 
Location where the Assignment shall be based 
ii. 
Expected Assignment start date 
iii. 
Expected Assignment end date 
iv. 
Minimum number of CV’s required (default at 3) 
v. 
Maximum number of CV’s required 
vi. 
Job Specialism (from a drop down list) 
vii. 
Job Title (from a drop down list, – which will prompted a pre-populated job description 
provided by the Service Provider) 
viii. 
Key tasks and deliverables (these will be in addition to standardised, pre-populated job 
descriptions) 
ix. 
Special Qualifications Required 
x. 
Experience Required 
xi. 
Special Security Clearances Required (Y/N then details) 
xii. 
CRB Check (Y/N) 
xiii. 
Maximum Rate (pre-populated) 
xiv. 
Any further criteria to be applied by the Service Provider when sourcing candidates 
xv. 
Any other requirements 

 
FFinal details of the Temporary Worker 
 
To  be  completed  by  the  Service  Provider  and  sent  to  the  Hiring  Manager  identified  in  the 
Requisition 
Form once it has been received. 
 
 
 
 
Details for creation of a requisition and purchase order Numbers. 
 
 
i. 
Temporary Worker Name 
 
ii. 
Assignment Start Date: 
 
iii. 
Assignment End Date 
 
iv. 
Daily rate at which the Temporary Worker will be paid (excluding VAT) 
 
v. 
:Supplier Fee 
 
vi. 
Name of supplier of the Temporary Worker 

ANNEX 4 
 
 
1.  The Customer Performance Management Reports 
 
The  Service  Provider  Customer  shall,  as  a  minimum,  include  the  following  information  in 
each  Performance  Management  Report  it  provides  to  the  Customer  by  the  15th  of  each 
month: - 
 
  Numbers  of  professional  and  technical  personnel  who  have  started  Assignments  with 
the Customer both: 
 
i. 
since the commencement of the Call-Off Agreement; and 
ii. 
in the previous Month, 
 
broken down by Customer including arms length bodies (“ALBs”) and non-departmental 
public bodies (“NDPBs”), Supplier and by generic area of work; 
 
  Numbers of professional and technical personnel who have ended Assignments with the 
Customer both: 
 
i. 
since commencement of the Call-Off Agreement; and 
ii. 
in the previous Month, 
 
broken down by Customer including ALBs and NDPBs, Supplier and by generic area of 
work (in accordance with Annex C Part 1); 
 
  Numbers  of  professional and  technical  personnel  who  have  had  Assignments with  the 
Customer extended both: 
 
i. 
since commencement of the Call-Off Agreement; and 
ii. 
in the previous Month, 
 
broken down by Customer Including ALBs and NDPBs, Supplier and by generic area of 
work (in accordance with Annex C Part 1), including the length of the extension and the 
expected end date. 
 
  Numbers  of  professional  and  technical  personnel,  who  have  completed  Assignments 
with the Customer early both: 
 

since commencement of the Call-Off Agreement; and 
ii.  in the previous Month, 
 
broken down by Customer Including ALB’s and NDPB’s, Supplier and by generic area of 
work (in accordance with Annex C Part 1). 
 
  Total  value  of  the  Customer’s  Requisitions  fulfilled  within  the  previous  Month,  broken 
down by Supplier and business unit. 

  A  list  of  all  Temporary  Workers  currently  providing  Temporary Worker  Services  to  the 
Customer,  including  details  of  all  period  for  which  they  have  provided  Temporary 
Workers  Services  to  the  Customer,  with  the  dates,  charging  rates  and  the  cost  centre 
the charges were allocated to. 
 
  A record of any failures by the Service Provider to to fulfil a Requisition. 
 
  A  savings  report  to  show  by  role  and  Customer  departments/ALB’s  how  much  was 
saved against the Service Provider’s 2009/10 baseline – i.e. the Service Provider’s cost 
and  pricing  models,  discount  levels  and  structures  and  prices  paid  and  volumes 
transacted  by  customers  for  services  equivalent  to  the  Services  that  were  provided  by 
the Service Provider in the financial year 2009/10. 
 
  Returns  required  under  Call  Off  Contract   Schedule  9  (if  required  by  the  Customer 
Monthly) 
 
  Length of tenure period report detailing the duration of current Assignments 
 
  Service  Level  report  Customer  in  accordance  with  paragraph  2.1  of  Call-Off  Terms 
Schedule 8 Annex B. 


 
ANNEX 5 – SERVICE OVERVIEW DIAGRAM 
 
 
 

 
 
Contingent Labour One 
 
Services 
Overview 
Comments Sheet 
 
N   
DESCRIPT   
ORGANISATION
 
 
o. 
ION 
COMMENTS 
 
 
On  Boarding   

Temporary Worker 

Off  At the start and end of each assignment the worker has a duty to cooperate 
Boarding 
with all parties to ensure smooth on boarding & off boarding. 
 
 
 
 
 
 
Assignment 
During the assignment the Temporary Worker has a duty to work within the 

Temporary Worker 
Execution 
rules set by the Contracting Bodies/Customer(s) to fulfil their assigned tasks 
to a high standard. 
 
 
Timesheet 
The  Temporary  Worker  will  be  required  to  record  their  time  worked  on  a 

Temporary Worker 
Management 
daily  basis  and  to  submit  an  electronic  timesheet  directly  in  to  the  Web 
& Submission 
Portal on a weekly basis. 
 
 
 
Assuming  an  accurate  timesheet  has  been  submitted  on  time  and  in  the 
 
 
Receipt 
of  correct format the Temporary Worker will be paid by the Neutral Vendor or 

Temporary Worker 
Payment 
Managed  Service  Provider(s)  within  5  working  days  at  the  agreed  payment 
intervals i.e. weekly or monthly. 
 
 
 
The Neutral Vendor will submit a suitable proposal for the Web Portal and 
 
 
 
 
Prime 
will act as the Prime Contractor for the system, its hosting and support. The 

Neutral Vendor 
Contractor for  Neutral  Vendor  will  propose  licence/access  agreements  for  the  Managed 
Web Portal 
Service  Provider(s)  and  Contracting  Bodies/Customer(s).  These  agreements 
will be required to be approved by the Authority before issuing to all users. 

 
 
 
 
 
Working  with  the  Authority,  the Neutral  Vendor will take  responsibility  for 
 
 
 
configuring  the  Web  Portal  to  ensure  it  operates  in  an  optimised  way. 
 
 
 
 
 
 
Where required, the Neutral Vendor will also build an interface, at their own 
 
 
 
 
 
cost, between the Web Portal and the Government eMarketplace (currently 
Configuration 

Neutral Vendor 
Procserve) to  allow Contracting  Bodies/Customer(s) to  place orders directly 
of Web Portal  from this system. Additionally Contracting Bodies/Customer(s)should be set-
up  in  a  way  which  allows  the  Authority  to  have  top  level  access  to  the 
data within the hierarchical structure, with all other departments and Arms 
Length  Bodies  structured  below  the  Authority  following  the  concept  of 
 
 
New 
  parent/child relationships. 
 
 
 
Contracting 
 
 
 
Working  with  the  Authority,  the  Neutral  Vendor  will  take  responsibility  for 

Neutral Vendor 
Bodies/Custo 
mer(s) 
initial  loading  and  configuring  of  all  new  Contracting  Bodies/Customer(s) 
Loading  into  onto the Web Portal, or provide access rights and training for the Authority 
  Web Portal 
to undertake this role. 
 
 
Working with the Authority, the Neutral Vendor will provide initial training 
Initial Training 

Neutral Vendor 
to  the  Authority,  the  Managed  Service  Provider(s)  and  key  Contracting 
of Web Portal  Bodies/Customer(s) following a "Train the Trainer" approach. 
 
 
 
The  Neutral  Vendor  shall  be  responsible  for  all  costs  associated  with  the 
 
 
 
 
Web 
Portal  provision  of  the  Web  Portal  including  payment  of  all  license  fees.  The 

Neutral Vendor 
Licence 
Neutral  Vendor  shall  not  make  any  charge  to  the  Authority,  Contracting 
management 
Bodies/Customer(s),  the  Managed  Service  Provider(s),  Suppliers  or 
Temporary Workers for access to the Web Portal. 
 
 
 
The  Neutral  Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  will  receive  requests 
 
 
 
New 
for  new  assignments  via  the  Web  Portal.  The  Web  Portal  will  have 
Neutral Vendor & Managed 
10 
Assignment 
predesigned  requisition  templates  for  the  customers  to  populate.  Where 
Service Provider 
Requests 
requested  by  Contracting  Bodies/Customer(s),  some  requests  may  come 
directly from the Government eMarketplace. 
 
 
 
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s) will upload a short list 
Neutral Vendor & Managed 
Candidate 
11 
of  candidate  CV's  in  to  the  Web  Portal,  making  them  available  for  the 
Service Provider 
Proposals 
Contracting Bodies/Customer(s) to access. 

 
 
 
 
 
Once  an  official  order  is  placed  from  the  Contracting  Bodies/Customer(s) 
 
 
Temporary 
 
and  submitted  in  to  the  Web  Portal  the  Neutral  Vendor  and  Managed 
Neutral Vendor & Managed 
12 
Worker 
On  Service Provider(s) will be required to fully manage the on boarding process 
Service Provider 
Boarding 
&  at the start of the assignment and the off boarding process at the end of the 
Off Boarding 
assignment. 
 
 
Temporary 
 
 
 
Neutral Vendor & Managed 
Worker 
13 
 
Service Provider 
Candidate 
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s) will be required to pay 
Payment 
the Supplier/Temporary worker in accordance with the specification. 
 
 
Invoicing 
 
 
Neutral Vendor & Managed 
(Contracting 
The  Neutral  Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  will  be  required  to 
14 
Service Provider 
Bodies/Custo 
invoice  the  Contracting  Bodies/Customer(s)  in  accordance  with  the 
mer(s)) 
specification. 
 
 
Authority 
 
 
Neutral Vendor & Managed 
Management 
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s) will be required to pay 
15 
Service Provider 
Charge 
the  Authority  Management  Levy  in  accordance  with  the  Framework 
Payment 
Agreement 
 
 
 
Where  a  Contracting  Bodies/Customer(s)  opts  to  pay  with  Option  1  the 
 
 
ePayment 
ePayment   Solution,   then   the   Neutral   Vendor   and   Managed   Service 
 
 
Neutral Vendor & Managed 
Provider(s)  will  be  required  to  absorb  the  Merchant  Service  Charge  (MSC) 
16 
Levy 
Service Provider 
(MSC)Paymen  within  the  overall  charges  invoice  to  the  Contracting  Bodies/Customer(s)  . 

The  ePayment  provider  will  invoice  the  Neutral  Vendor  and  Managed 
Service Provider(s) on a monthly basis for the MSC. 
 
 
 
The  Neutral  Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)   will  be  required  to 
 
 
 
produce  Performance  Management  reports  to  both  the  Authority  and  the 
 
 
 
Neutral Vendor & Managed 
Reporting 
17 
Contracting  Bodies/Customer(s)  by  the  15th  of  each  calendar  month. 
Service Provider 
(MI) 
Additionally  the  Neutral  Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  will  be 
required to report monthly MI data to the Authority via MISO no later than 
the 7th of each calendar month. 

 
 
 
 
 
The Neutral Vendor will be required to configure the Web Portal to meet the 
 
 
Web 
Portal 
 
needs  of the Authority  and the  Contracting Bodies/Customer(s). We  expect 
 
Configuration 
 
 
to  see  proposals  from  the  Neutral  Vendor  how  they  would  approach  the 
 
(from  Neutral 
Authority & Contracting 
configuration  of  the  Web  Portal  both  at  the  start  and  ongoing  throughout 
18 
Vendor    and 
Bodies/Customer(s) 
the life of the Framework Agreement. Where required, the Neutral Vendor 
Managed 
will also build an interface, at their own cost, between the Web Portal and 
Service 
the  Government  eMarketplace  (currently  Procserve)  to  allow  Contracting 
Provider(s)) 
Bodies/Customer(s)  to place orders directly from this system. 
 
 
Web 
Portal  The  Authority  and  the  Contracting  Bodies/Customer(s)  will  be  required  to 
 
Authority & Contracting 
Training (from  nominate  key  users  of  the  Web  Portal  who  will  be  trained  by  the  Neutral 
19 
Bodies/Customer(s) 
Neutral 
Vendor.  This  approach  will  follow  "Train  the  Trainer"  with  the  appointed 
Vendor) 
staff required to train other staff within their own organisations. 
 
 
 
Where  required,  the  Contracting  Bodies/Customer(s)  will  be  required  to 
 
 
 
 
e-Payment 
work  with  the  e-Payment  Provider  to  help  configure  their  systems  with 
20 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Solution 
within  their  own  financial  systems.  Depending  upon  the  complexity  of  the 
Configuration  configuration  this  will  require  a  change  management  approach  by  the 
Contracting Bodies/Customer(s). 
 
 
 
Where required, the Authority and the Contracting Bodies/Customer(s) will 
 
 
 
 
e-Payment 
be  required  to  nominate  key  users  of  the  ePayment  Technology  to  be 
21 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Solution 
trained  by  the  ePayment  Provider.  This  approach  will  follow  "Train  the 
Training 
Trainer"  with  the  appointed  staff  required  to  train  other  staff  within  their 
own organisations. 
 
 
 
Using    standard    templates    within    the    Web    Portal,    the    Contracting 
 
 
 
Bodies/Customer(s)  will  submit  an  Assignment  Request  which  will 
 
 
 
Assignment 
22 
Contracting Bodies/Customer(s) 
automatically be routed to the most appropriate supplier  as defined within 
Requests 
the Lotting Structure of the Framework Agreement. Where requested by the 
Contracting Bodies/Customer(s), some requests may come directly from the 
Government eMarketplace. 
 
 
Review 
of   
23 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Candidates 
The Contracting Bodies/Customer(s) will use the Web Portal to access all CVs 
CVs 
submitted by the Neutral Vendor and Managed Service Provider(s). 

 
 
 
 
 
Once   a   suitable   candidate   has   been   identified   by      the   Contracting 
 
 
 
Bodies/Customer(s),  using  standard  templates  within  the  Web  Portal,  the 
 
 
 
Placing 
of  Contracting Bodies/Customer(s) will place a formal order which will include 
24 
Contracting Bodies/Customer(s) 
formal orders  the  detailed  Purchase  Order  number.  Where  requested  by  the  Contracting 
Bodies/Customer(s),  some  orders  may  come  directly from  the  Government 
eMarketplace. 
 
 
Temporary 
 
 
 
 
Worker 
On 
25
 
 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Boarding 
&  Customer Briefing pack to be provided in line with the induction training as 
Off Boarding 
per specification. 
 
 
Temporary 
 
26 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Worker 
The   Contracting   Bodies/Customer(s)   will   use   the   Web   Portal   to   help 
Management 
programme manage all Temporary Workers. 
 
 
 
On   receipt   of   the   detailed   and   accurate   timesheet   submitted   by   the 
 
 
 
 
 
Temporary 
Worker 
within 
the 
Web 
Portal, 
the 
Contracting 
 
 
 
 
Bodies/Customer(s)  will  approve  accordingly.  The  Neutral  Vendor  will  then 
 
 
 
 
 
automatically  submit  and  invoice  for  payment.  All  invoices  will  be  required 
 
 
Invoice 
to  pass  through  the  Web  Portal  and  recorded  accordingly.  Invoices 
27 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Approval 
&  submitted via Option 1 the  e-Payment  Solution, will include  full Line Item 
Payment 
Detail  as  described  within  the  specification.  Where  Contracting 
Bodies/Customer(s)  process  orders  for  Temporary  Worker(s)  via  the 
Government  eMarketplace,  the  Neutral  Vendor  &  Managed  Service 
Provider(s)  will  direct  invoices  to  this  system,  which  in  turn  will  direct  the 
 
 
 
invoi
The  c e 
Coto
n  t
tr h
a e app
cting  rop
Bo ri
d a
ie tse 
/ f
C in
u a
st n
o cial
m  s
er( yss) t em
&    f
A o
u r pa
thoryime
ty   nt. 
will  require  a  suite  of 
Contracting Bodies/Customer(s) 
Reporting 
28 
Management  Information  reports  to  help  them  manage  their  programme 
& Authority 
(MI) 
effectively. 
 
 
 
29 
Authority 
Audit 
From time to time, and at least annually, the Authority will arrange to carry 
out systems audits on the Web Portal. 
 
 
Supplier 
 
30 
Authority 
Management 
The Authority will carry out regular supplier management activates including 
& KPI(S) 
Vendor Rating on the Neutral Vendor & Managed Service Provider(s). 

 
 
 
 
 
On  receipt  of  the  monthly  MI  data  submitted  by  the  Neutral  Vendor  & 
Invoicing (GPS 
31 
Authority 
Managed  Service  Provider(s)    within  MISO,  the  Authority  will  invoice  the 
Levy) 
supplier for the GPS Levy at the appropriate level. 
 
 
 
The   e-Payment  Provider  will   be   required   to   configure   their   system   to 
 
 
 
e-Payment Provider, Neutral 
integrate  with  the  Web  Portal  to  meet  the  needs  of the  Authority  and  the 
e-Payment 
32 
Vendor & Managed Service 
Contracting  Bodies/Customer(s).  We  also  expect  the  Neutral  Vendor  & 
Configuration 
Provider 
Managed  Service  Provider(s) to  cooperate  with  the  ePayment  Provider  to 
ensure system integration runs smoothly. 
 
 
 
 
 
 
 
Where  required,  the  e-Payment  Provider  will  be  required  to  provide  initial 
e-Payment 
33 
e-Payment Provider 
training  to  the  Neutral  Vendor  &  Managed  Service  Provider(s)  and  the 
Training 
Contracting Bodies/Customer(s). 
 
 
Payment 
to   
 
 
 
Neutral 
 
 
 
Upon  receipt  of  an  invoice  presented  by  the  Neutral  Vendor  &  Managed 
34 
e-Payment Provider 
Vendor 
and 
Managed 
Service  Provider(s),  which  has  been  approved  by    the  customer,  the 
Service 
ePayment  Provider  will  pay  the  Neutral  Vendor  &  Managed  Service 
 
Provider(s) 
Provider(s) within 5 working days. 
 
Consolidated 
The e-Payment Provider will invoice the Contracting Bodies/Customer(s) on 
 
 
 
 
Invoice 
to  a monthly basis and will present full Line Item Detail within the Invoice. The 
35 
e-Payment Provider 
Contracting 
Contracting  Bodies/Customer(s)  will  be  required  to  enter  in  to  a  Call  Off 
Bodies/Custo 
Contract  with  the  ePayment  Provider  nominated  by  the  Authority  prior  to 
mer(s) 
invoices being paid via Option1. 
 
 
 
Where  required,  the  ePayment  Provider  will  be  required  to  implement  a 
 
 
e-Payment 
Technology  Solution  that  will  match  off  all  transactions  submitted  for 
36 
e-Payment Provider 
Technology 
payment  against  the  approved  timesheet.  This  technology  will  integrate 
directly in to the Contracting Bodies/Customer(s) financial systems. 
 
 
Consolidated   
 
 
 
Invoice 
to 
 
 
 
Neutral 
The e-Payment Provider will invoice the  Neutral Vendor & Managed Service 
37 
e-Payment Provider 
Vendor 
and  Provider(s) for the MSC on a monthly basis. 
Managed 
Service 

 
 
 
 
Provider(s) 
 
for MSC