This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contingent Labour ONE call off contracts'.

 
 
 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE 
GOVERNMENT PROCUREMENT SERVICE: ORDER FORM  
AND CALL-OFF FOR SERVICES 
 
 
REFERENCE NUMBER 
 
RM 960/L1 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
1 

 
 
RESTRICTED COMMERCIAL 
ORDER FORM AND CALL-OFF TERMS 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
2 

 
 
FRAMEWORK SCHEDULE A NEUTRAL VENDOR SERVICE PROVISION 
ORDER FORM AND CALL-OFF TERMS FOR FRAMEWORK CONTRACT 
Part 1 - Order Form for Framework Contract 
This Order Form is issued subject to the provisions of the framework agreement RM960/L1 
entered  into  between  the  Authority  and  the  Service  Provider  on  13/06/2013  ("Framework 
Agreement"
).  The Service Provider agrees to supply the Services specified below on and 
subject to the terms of this Contract and for the avoidance of doubt the Contract consists of 
the  terms  set  out  in  this  Order  Form  and  the  Call-Off  Terms,  together  with  the  Schedules 
thereto. 
Date 
02/12/2013 
Order Number 
Cap07 
To  be  quoted  on  all 
correspondence  relating  to 
this Order 
 
FROM 
 
Customer 
Department for Culture, Media & Sport - "Customer
Customer's 
100 Parliament St 
Address 
London 
SW1A 2BQ 
Invoice Address 
Department for Culture, Media and Sport  
PO Box 609 
Newport 
NP10 8QD 
Contact Ref: 
Name:           
Address:      
S40
Phone:          
E-mail:            
 
TO 
 
Service Provider  
Capita Business Services Ltd - "Service Provider
Service Provider ’s  71 Victoria Street, Westminster, London  
Address 
Account  Manager  Name: 
S40
(at 
Address: 
S40
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
3 

 
 
commencement) 
S40
 
Phone: 
E-mail: 
S40
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
4 

 
 
  
  
1. 
TERM 
(1.1) 
Commencement Date 
02/12/2013 
(1.2) 
Expiry Date 
1.2.1  The Expiry Date shall be 12/06/2016. 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
5 

 
 
2. 
SERVICES REQUIREMENTS 
(2.1) 
Services required 
The  Services  to  be  provided  to  the  Customer  by  the  Service  Provider  are  as  detailed  at 
Schedule 1 hereto. 
(2.2) 
Lots under which the above Services are being supplied: 
Neutral Vendor Service Provider 
 
(2.3) 
Standards 
The Service Provider shall comply with the provisions of Schedule 10 hereto 
 
(2.4) 
Security Requirements  
 The Service Provider shall comply with the provisions of Schedule 4 hereto 
 
(2.5) 
Disaster Recovery and Business Continuity 
The Service Provider shall comply with the provisions of Schedule 7 hereto 
 
(2.6) 
Disaster 
Disaster  means  the  occurrence  of  one  or  more  events  which,  either  separately  or 
cumulatively,  mean  that  the  Services  or  a  material  part  thereof  will  be  unavailable  for  a 
period  of  more  than  three  working  days  or  which  is  reasonably  anticipated  will  mean  that 
the Services or a material part thereof will be unavailable for that period. 
 
(2.7) 
Staff Vetting Procedures 
The Service Provider shall comply with the provisions of Clause 18 of this Contract 
  
3. PERSONNEL 
(3.1) 
Key  Personnel  of  the  Service  Provider  to  be  involved  in  the  provision  of  the 
Services as at the Commencement Date [and Deliverables] 

 
S40
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
6 

 
 
S40
 
[(3.2)  TUPE: Transfer of Employees 
The Employment Regulations wording as set out in Part A of Clause 15 shall apply to this 
Contract. 
(3.3) 
Sub-Contractors  to  be  involved  in  the  provision  of  the  Services  and 
Deliverables 
Fieldglass Europe Limited 
4. 
PERFORMANCE OF THE SERVICES [AND DELIVERABLES] 
(4.1) 
Implementation Plan and Milestones (including dates for completion) 
 
1.  The  Implementation  Plan  as  at  the  Commencement  Date  is  set  out  at  Annex  B  to 
this Order Form. 
2.  If so required by the Customer, the Service Provider shall produce a further version 
of  the  Implementation  Plan  (based  on  the  plan  set  our  at  Annex  B  to  this  Order 
Form) in such further detail as the Customer may reasonably require.  The Service 
Provider  shall  ensure  that  each  version  of  the  Implementation  Plan  is  subject  to 
Approval.    The  Service  Provider  shall  ensure  that  the  Implementation  Plan  is 
maintained and updated on a regular basis as may be necessary to reflect the then 
current state of the implementation of the Services. 
3.  The  Customer  shall  have  the  right  to  require  the  Service  Provider  to  include  any 
reasonable changes or provisions in each version of the Implementation Plan. 
4.  The Service Provider shall perform its obligations so as to Achieve each Milestone 
by the Milestone Date. 
5.  Changes  to  the  Milestones  shall  only  be  made  in  accordance  with  the  Variation 
Procedure and provided that the Service Provider shall not attempt to postpone any 
of the Milestones using the Variation Procedure or otherwise (except in the event of 
a  Customer’s  Default  which  affects  the  Service  Provider's  ability  to  achieve  a 
Milestone by the relevant Milestone Date). 
 
(4.2) 
Testing 
As Set out in Schedule 6 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
7 

 
 
(4.3) Service Levels  
Set out in Schedule 8 hereto 
(4.4) 
Critical Service Failure 
As set out in the termination provision as outlined in paragraph 5.5 to Schedule 8 hereto 
(4.5) 
Performance Monitoring 
Performance  Monitoring  arrangements  are  set  out  in  set  out  in  the  Appendix  to  Part  B  of 
Schedule 8        
(4.6) 
Continuous Improvement, Value for Money and Benchmarking 
4.6.1      Further  to  Schedule  7  of  the  Framework  Agreement,  the  Service  Provider  shall 
regularly  benchmark  the  Contract  Charges  and  performance  of  the  Services, 
against  other  service  providers  providing  services  substantially  the  same  as  the 
Services during the Contract Period in order to compare the Contract Charges and 
level  of  performance  of  the  Services  with  charges  and  services  offered  by  third 
parties so as to provide the Customer with information for comparison purposes. 
4.6.2    The Customer shall be entitled to use any model to determine the achievement of 
value  for  money  and  to  carry  out  the  benchmarking  evaluation  referred  to  in 
paragraph 4.6.1 above. 
4.6.3      The  Customer  shall  be  entitled  to  disclose  the  results  of  any  benchmarking  of  the 
Contract  Charges  and  provision  of  the  Services  to  the  Authority  and  other 
Contracting Bodies. 
4.6.4     The  Service  Provider  shall  use  all  reasonable  endeavours  and  act  in good faith  to 
supply  information  required  by  the  Customer  in  order  to  undertake  the 
benchmarking referred to in this paragraph 4.6, such information requirements to be 
at the discretion of the Customer. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
8 

 
 
5. 
CUSTOMER RESPONSIBILITIES 
(5.1) Customer's Responsibilities 
 
Promote and encourage the use of this Contract as the single source for 
Temporary Worker requirements 
 
Provide qualitative information on job requirements to enable effective 
sourcing 
 
 Keep the Service Provider informed of any organisational changes likely 
to have a material impact on the contract 
 
Actively participate in any Service Provider initiatives to ensure the overall 
success of this Contract 
  Ensure that the key Service Provider personnel are assigned a relevant 
point of contact within the Customer to ensure both effective day to day 
and strategic contract management   
 
Adhere to agreed SLAs on providing feedback to cvs, interviews, 
producing POs and payment of invoices 
 
Ensure that Temporary Worker’s are provided with the appropriate level 
of induction with regards to the relevant site, issuing of IT equipment as 
applicable, and any site specific health and safety requirements 
 
6. 
CHARGES AND PAYMENT 
(6.1) 
Contract Charges  
The Contract Charges are detailed in Schedule 2 hereto 
(6.2) 
Invoicing and Payment 
The requirements for payment and invoicing are set out in Schedule 2 hereto subject to the 
following amendments: 
Payment Terms:
S43
 
 
7. LIABILITY 
The total liability of the Service Provider and the Customer shall be as set out in Clause 22 
of the Contract. 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
9 

 
 
8. 
INSURANCE 
(8.1) 
Minimum Insurance Period 
Six (6) Years following the expiration or earlier termination of the Contract. 
(8.2)   To  comply  with  its  obligations  under  Clause  23.3  and  as  a  minimum,  where 
requested by the Customer in writing the Service Provider shall ensure that: 
 
(i) 
professional indemnity insurance is held by the Service Provider and  by 
any Supplier, agent, Sub-Contractor or consultant  involved in the supply of 
the Services with a minimum limit of indemnity of one million pounds sterling 
(£1,000,000) for each individual claim or such higher limit as the Customer 
may reasonably require (and as required by Law) from time to time; 
 
(ii) 
public liability insurance adequate to cover all risks in the performance of 
this  Contract  from  time  to  time  with  a  minimum  limit  of  one  million  pounds 
sterling  (£1,000,000)  for  each  individual  claim  or  such  higher  limit  as  the 
Customer  may  reasonably  require  (and  as  required  by  Law)  from  time  to 
time; and 
 
(iii) 
employers'  liability  insurance  with  a  minimum  limit  of five  million  pounds 
sterling (£5,000,000) or such higher minimum limit as required by Law from 
time to time. 
 
9. TERMINATION 
(9.1) Undisputed Sums Time Period 
 The Undisputed Sums Time Period shall be 45 calendar days 
The termination notice period shall be at least ninety (90) Working Days of the date of the 
written notice specified in Clause 24.4.3. 
(9.2) Termination Without Cause 
At least three (3) Months in accordance with Clause 24.5. 
 
10. 
CONFIDENTIAL INFORMATION 
The  following  information  shall  be  deemed  Commercially  Sensitive  Information  or 
Confidential Information: 
Item(s) 
Duration of Confidentiality 
Information  relating  to  the  Service  Provider’s  The  Service  Provider  believes 
clients,  named  individuals  within  Capita  and  this 
information 
should 
be 
named  sub-contractors  and/or  suppliers.  This  exempt  for  the  life  of  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
10 

 
 
information  is  provided  in  confidence  to  contract.  
enable  the  Authority  to  decide  whether  to 
award the contract to the Service Provider. In 
the Service Provider’s opinion this information 
is  exempt  information  under  S41  and  S40 (2) 
of the FOI Act.  
A  detailed  breakdown  of  the  Service  The  Service  Provider  believes 
Provider’s model, technology, fees, production  this  information  should  be 
charges,  Financial  Model  (including  any  text,  exempt  for  the  life  of  the 
figures and diagrams) and response provided  contract.  
at  the  tender  that  are  part  of  the  Call  Off 
Agreement that  outline the  Service Provider’s 
methodologies  and  processes.  The  Service 
Provider  believes  that  this  information  is 
commercially  sensitive  and  exempt  from 
disclosure  under  S43  FOIA  as  disclosure  of 
such  pricing  information,  methodologies, 
processes  and  procedures  would  prejudice 
the Service Provider’s commercial interests. 
 
11. ADDITIONAL AND/OR ALTERNATIVE CLAUSES 
(11.1)  Supplemental requirements in addition to the Call-Off Terms 
Pursuant  to  Clause  6.2  of  this  Order  Form,  the  Parties  have  agreed  the  financial 
management and invoicing process as detailed in Annex A to this Order Form. 
The  Parties  agree that for  the  purposes  of this  Order  Form  and  in  applying  any  12  week 
rights for an Temporary Worker the Service Provider will calculate the Qualifying Period as 
12 continuous from the start of the relevant, or similar, role with the  Customer  (or, where 
the Customer is a crown body, another Contracting Body that is a crown body), regardless 
of any breaks that would not prevent the Temporary Worker from completing the Qualifying 
Period as defined in Regulation 7(8) of the Regulations. 
(11.2)  Variations to the Call-Off Terms 
1. Amend the table in Annex C - Supplier Fees to Schedule 2 (The Contract Charges and 
Payment) as follows; 
Delete  
* Extensions to existing requirements (Which require a small amount of administration 
effort). 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
11 

 
 
And replace with 
Rate after 6 continuous months of an Assignment irrespective length of original 
Assignment or whether 6 continuous months is as a result of an extension(s) (Which 
require a small amount of administration effort). 
 (11.3)  Alternative and/or Additional Clauses (as set out in Schedule 11) 
No Additional Clause required.    
12 Conformed Copy 
 The Customer does not require a conformed copy of this Contract to be produced by the 
Service Provider. 
13. FORMATION OF CONTRACT 
13.1   The Customer shall send this Order  Form  to the Service Provider  requesting 
signature in accordance with schedule 5 of the Framework Agreement. 
13.2   The Service Provider shall indicate its willingness to enter into a Contract by 
returning  a  signed  copy  of  the  Order  Form  to  the  Customer  in  accordance 
with schedule 5 of the Framework Agreement. 

13.3    The  Contract  shall  be  formed  when  the  Service  Provider  receives  the  Order 
Form counter-signed by the Customer. 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
12 

 
 
Annex A to the Order Form 
Financial Management and Invoicing Process 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
13 

 
 
Annex B to the Order Form 
Implementation Plan 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
14 

 
 
BY  SIGNING  AND  RETURNING  THIS  ORDER  FORM  THE  SERVICE  PROVIDER  
AGREES 
to enter a legally binding contract with the Customer to provide the Services. The 
Parties hereby acknowledge and agree that they have read the Call-off Terms and the Order 
Form and by signing below agree to be bound by the terms of this Contract. 
For and on behalf of the Service Provider : 
Name and Title 
 
Signature 
 
Date 
 
 
 
For and on behalf of the Customer: 
Name and Title 
 
 Signature 
 
Date 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
15 

 
 
Part 2 - Call-Off Terms 
CONTENTS 
 
1. 
GENERAL PROVISIONS ........................................................................................ 19 
2. 
DUE DILIGENCE .................................................................................................... 41 
3. 
NOT USED .............................................................................................................. 42 
4. 
CONTRACT PERIOD .............................................................................................. 42 
5. 
SUPPLY OF SERVICES ......................................................................................... 42 
6. 
ASSISTANCE ON EXPIRY OR TERMINATION ...................................................... 47 
7. 
DISASTER RECOVERY AND BUSINESS CONTINUITY ........................................ 47 
8. 
MONITORING OF CONTRACT PERFORMANCE .................................................. 47 
9. 
CONTINUOUS IMPROVEMENT ............................................................................. 48 
10. 
DISRUPTION .......................................................................................................... 49 
11. 
REMEDIES IN THE EVENT OF INADEQUATE PERFORMANCE OF THE 
SERVICES .............................................................................................................. 49 
12. 
PAYMENT AND CONTRACT CHARGES ............................................................... 50 
13. 
KEY PERSONNEL .................................................................................................. 53 
14. 
SERVICE PROVIDER 'S STAFF ............................................................................. 54 
15. 
TUPE....................................................................................................................... 55 
16. 
PRE-SERVICE TRANSFER OBLIGATIONS ........................................................... 65 
17. 
TUPE EXIT PROVISION ......................................................................................... 67 
18. 
STAFFING & TEMPORARY WORKER SECURITY ................................................ 72 
19. 
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS ................................................................... 75 
20. 
NOT USED .............................................................................................................. 78 
21. 
PROTECTION OF INFORMATION ......................................................................... 78 
22. 
WARRANTIES AND REPRESENTATIONS ............................................................ 88 
23. 
LIABILITIES............................................................................................................. 90 
24. 
TERMINATION ........................................................................................................ 94 
25. 
CONSEQUENCES OF EXPIRY OR TERMINATION ............................................. 100 
26. 
PUBLICITY, MEDIA AND OFFICIAL ENQUIRIES ................................................. 102 
27. 
HEALTH AND SAFETY ......................................................................................... 103 
28. 
ENVIRONMENTAL REQUIREMENTS .................................................................. 103 
29. 
PREVENTION OF BRIBERY AND CORRUPTION ................................................ 104 
30. 
RECORDS AND AUDIT ACCESS ......................................................................... 105 
31. 
DISCRIMINATION ................................................................................................. 107 
32. 
PREVENTION OF FRAUD .................................................................................... 107 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
16 

 
 
33. 
TRANSFER AND SUB-CONTRACTING ............................................................... 108 
34. 
FORCE MAJEURE ................................................................................................ 110 
35. 
WAIVER ................................................................................................................ 111 
36. 
CUMULATIVE REMEDIES .................................................................................... 111 
37. 
FURTHER ASSURANCES .................................................................................... 112 
38. 
VARIATION ........................................................................................................... 112 
39. 
SEVERABILITY ..................................................................................................... 112 
40. 
MISTAKES IN INFORMATION .............................................................................. 113 
41. 
SERVICE PROVIDER 'S STATUS ........................................................................ 113 
42. 
CONFLICTS OF INTEREST .................................................................................. 113 
43. 
ENTIRE AGREEMENT .......................................................................................... 113 
44. 
THE CONTRACTS (RIGHTS OF THIRD PARTIES) ACT 1999 ............................. 114 
45. 
NOTICES .............................................................................................................. 114 
46. 
STANDARDS ........................................................................................................ 115 
47. 
LEGISLATIVE CHANGE ....................................................................................... 115 
48. 
DISPUTES AND LAW ........................................................................................... 116 
49. 
AWR – GENERAL OBLIGATIONS ........................................................................ 117 
50. 
AWR - CUSTOMER’S OBLIGATIONS .................................................................. 118 
51. 
AWR - SERVICE PROVIDER OBLIGATIONS ....................................................... 118 
52. 
TEMPORARY WORKERS ANNUAL LEAVE ......................................................... 119 
53. 
TEMPORARY WORKER’S REMUNERATION ...................................................... 119 
SCHEDULE 1: THE SERVICES ....................................................................................... 120 
ADDITIONAL AD HOC SERVICES ................................................................................... 142 
2.9.1   THE SERVICE PROVIDER SHALL PROVIDE THE FOLLOWING ADDITIONAL 
SERVICES AGREED WITH THE CUSTOMER FOR THIS CONTRACT. .......................... 142 
[INSERT DETAILS OF ANY CUSTOMER-SPECIFIC IMPLEMENTATION OR SERVICE 
DELIVERY SUPPORT SERVICES]
 .................................................................................. 142 
ANNEX 3 .......................................................................................................................... 150 
REQUISITION FORM ............................................................................................ 150 
SCHEDULE 2: THE CONTRACT CHARGES AND PAYMENT ......................................... 164 
SCHEDULE 3: VARIATION FORM ................................................................................... 186 
SCHEDULE 4: SECURITY REQUIREMENTS AND SECURITY MANAGEMENT PLAN .. 188 
SCHEDULE 5- NOT USED ............................................................................................... 196 
[SCHEDULE 6 - OPTIONAL – TESTING] ......................................................................... 197 
SCHEDULE 7: DISASTER RECOVERY AND BUSINESS CONTINUITY ......................... 201 
SCHEDULE 8: SERVICE LEVELS .................................................................................... 208 
Part A: Service Levels ........................................................................................... 208 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
17 

 
 
Part B Performance Monitoring ............................................................................. 210 
SCHEDULE 9: DIVERSITY & EQUALITY ......................................................................... 215 
SCHEDULE 10: STANDARDS .......................................................................................... 225 
SCHEDULE 11: ALTERNATIVE AND/OR ADDITIONAL CLAUSES ................................. 226 
SCHEDULE 12: A) MODEL CONFIDENTIALITY AGREEMENT ....................................... 236 
SCHEDULE 12: B) DIRECT AGREEMENT ...................................................................... 239 
SCHEDULE 13: MINIMUM INFORMATION TO BE INCLUDED IN PRIVACY NOTICE TO 
BE PROVIDED TO TEMPORARY WORKERS ................................................................. 241 
1. 
WE WILL USE YOUR INFORMATION TO: ........................................................... 241 
2. 
WE WILL PROVIDE YOUR INFORMATION TO OUR CUSTOMERS WHO MAY 
USE YOUR INFORMATION BY: ........................................................................... 241 
SCHEDULE 14: FIELDGLASS END USER AGREEMENT ............................................... 242 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
18 

 
 
Call-Off Terms 
1. 
GENERAL PROVISIONS 
1.1 
Definitions 
In  the  Contract  unless  the  context  otherwise  requires  the  following  provisions  shall 
have the meanings given to them below: 
 
"Achieve" 
means in respect of a Test, to successfully pass such 
Test  without  any  Test  Issues  and  in  respect  of  a 
 
Milestone,  the  issue  of  a  Satisfaction  Certificate  in 
respect of that Milestone in accordance with Clause 5 
and  "Achieved"  and  "Achievement"  shall  be 
construed accordingly;  
“Acquired Rights 
means  the  European  Council  Directive 77/187/EEC 
Directive” 
on  the  approximation  of  laws  of  European  member 
states  relating  to  the  safeguarding  of  employees’ 
rights  in  the  event  of  transfers  of  undertakings, 
businesses or parts of undertakings or businesses, as 
amended; 
“Additional Clauses” 
means  the  additional  clauses  specified  in  Schedule 
11  that  have  been  specified  for  this  Contract  to 
supplement the basic Call-Off Terms; 
"Affiliates"  
means  in  relation  to  a  body  corporate,  any  other 
entity  which  directly  or  indirectly  Controls,  is 
Controlled  by,  or  is  under  direct  or  indirect  common 
Control of that body corporate from time to time; 
"Affected Party" 
means the party seeking to claim relief in respect of a 
Force Majeure; 
“Agency Workers 
means the Agency Workers Regulations 2010;  
Regulations” or 
“AWR” 

“Alternative Clauses”  means  the  alternative  clauses  specified  in  Schedule 
11  that  have  been  specified  for  this  Contract  to 
replace  the  relevant  clauses  of  the  form  of  Call-Off 
Terms in schedule 4 of the Framework Agreement; 
"Approval" 
means the prior written consent of the Customer and 
"Approve"  and  "Approved"  shall  be  construed 
accordingly; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
19 

 
 
"Assignment" 
means  the  role  for  which  a  Temporary  Worker 
sourced  via  the  Service  Provider  is  providing 
Temporary Worker Services to the Customer; 
"Auditor" 
means  the  National  Audit  Office  or  an  auditor 
appointed  by  the  Audit  Commission  as  the  context 
requires; 
"Authority" 
means THE MINISTER FOR THE CABINET OFFICE 
("Cabinet  Office")  as  represented  by  Government 
“” 
Procurement  Service  (formerly  Buying  Solutions),  a 
trading  fund  of  the  Cabinet  Office,  whose  offices  are 
located  at  9th  Floor,  The  Capital,  Old  Hall  Street, 
Liverpool L3 9PP;  
“BCDR Plan” 
means  any  plan  relating  to  business  continuity  and 
disaster  recovery  as  referred  to  in  paragraph  2.5  of 
the Order Form 
 
"Bespoke IPRs" 
means  IPRs  arising  specifically  as  a  result  of  the 
provision of the Services by the Service Provider; 
"Business Continuity 
has  the  meaning  set  out  in  paragraph  1.2.2  of 
Plan"  
Schedule  7  (Disaster  Recovery  and  Business 
Continuity); 
 
“Business Rules” 
means  the  business  rules  specified  by  paragraph  8  
of Schedule 1 of the Framework Agreement; 
"Calendar Weeks” 
means  any  period  of  seven  days  starting  with  the 
same  day  as  the  first  day  of  a  Temporary  Worker’s 
first Assignment; 
"Call-Off Terms" 
means  these  terms  and  conditions  in  respect  of  the 
provision of the Services, together with the Schedules 
hereto; 
"Call-Off Agreement" 
means  a  legally  binding  agreement  (entered  into 
pursuant  to  the  provisions  of  the  Framework 
Agreement)  for  the  provision  of  the  Services  made 
between a Contracting Body and the Service Provider  
pursuant  to  Framework  Schedule  5  (Ordering 
Procedure) of the Framework Agreement; 
"Change in Law" 
means any change in Law or policy which impacts on 
the  supply  of  the  Services  and  performance  of  the 
Call-Off  Terms  which  comes  into  force  after  the 
Commencement Date; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
20 

 
 
"Clearance" 
means  national  security  clearance  and  employment 
checks  undertaken  by  and/or  obtained  from  the 
Defence Vetting Agency; 
"Commencement 
means the date set out in paragraph 1.1 of the Order 
Date" 
Form; 
"Commercially 
means 
the 
Confidential 
information 
listed 
in 
Sensitive 
paragraph 10 of the Order Form (if any) comprising of 
Information" 
commercially  sensitive  information  relating  to  the 
Service Provider, its IPR or its business or which the 
 
Service  Provider  has  indicated  to  the  Customer  that, 
if  disclosed  by  the  Customer,  would  cause  the 
Service 
Provider 
 
significant 
commercial 
disadvantage or material financial loss; 
"Comparable Supply"  means the supply of services to  another customer of 
the  Service  Provider  that  are  the  same  or  similar  to 
the Services; 
 
“Comparator” 
means, in accordance with regulation 5 of the Agency 
Workers  Regulations,  an  individual  who  is  a 
 
permanent employee of the Customer engaged in the 
same  or  broadly  similar  work  having  regard,  where 
relevant,  to  whether  they  have  a  similar  level  of 
qualifications or skills and:  
 
(a)  works or is based at the same establishment; or 
(b)  where  the  is  no  comparable  permanent 
employee  working  or  based  at  the  same 
establishment  who  satisfies  the  requirements 
above,  works  or  is  based  at  a  different 
establishment and satisfies those requirements; 
 
“Comparator 
means information about the Comparator’s terms and 
Information” 
conditions  of  employment  relating  to  pay,  ,  the 
duration of working time, night work, rest periods, rest 
 
breaks,  and  annual  leave  (as  further  defined  in 
regulation 6 of the Agency Workers Regulations);   
 
Comparator Rate”  
means the rate, comparable to the Comparator’s rate 
of pay, which the Temporary Worker will be entitled to 
be  paid  as  a  minimum  during  an  Assignment  in 
accordance  with  the  Agency  Workers  Regulations  if 
and when s/he completes the Qualifying Period. Such 
rate  will  include  those  elements  set  out  in  regulation 
6(2)  of  the  Agency  Workers  Regulations,  subject  to 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
21 

 
 
any deductions as required by Law; 
"Confidential 
means  the  Customer's  Confidential  Information 
Information"  
and/or 
the 
Service 
Provider 
's 
Confidential 
Information; 
 
 
 
“Confidentiality 
means an agreement in substantially the same terms 
Agreement” 
as those at Schedule 12A; 
"Continuous 
means a plan for improving the provision of Services 
Improvement Plan" 
and/or reducing the charges produced by the Service 
Provider    pursuant  to  Schedule  7  of  the  Framework 
Agreement; 
"Contract" 
means the  written  agreement  between  the  Customer 
and  the  Service  Provider    consisting  of  the  Order 
 
Form  and  the  Call-Off  Terms  save  that  for  the 
purposes of Clause 1.2.11 only, reference to Contract 
 
shall not include the Order Form; 
“Contracting Body” 
means the Authority and any other person as listed in 
paragraph VI.3 of the OJEU Notice; 
"Contract Period" 
means the period from the Commencement Date until 
expiry or termination of this Contract:  
"Contract Charges" 
means  the  prices  (exclusive  of  any  applicable  VAT), 
payable  to  the  Service  Provider  by  the  Customer 
 
under the Contract, as set out in paragraph 6.1 of the 
Order  Form,  for  the  full  and  proper  performance  by 
 
the  Service  Provider  of  its  obligations  under  the 
Contract; 
 
"Control" 
means  control  as  defined  in  section  1124  and  450 
Corporation  Tax  Act  2010  and  "Controls"  and 
"Controlled" shall be interpreted accordingly; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
22 

 
 
"Conviction" 
means other than for minor road traffic offences, any 
previous  or  pending  prosecutions,  convictions, 
cautions and binding over orders (including any spent 
convictions  as  contemplated  by  section  1(1)  of  the 
Rehabilitation  of  Offenders  Act  1974  by  virtue  of  the 
exemptions  specified  in  Part  II  of  Schedule  1  of  the 
Rehabilitation  of  Offenders  Act  1974  (Exemptions) 
Order  1975  (SI  1975/1023)  or  any  replacement  or 
amendment  to  that  Order,  or  being  placed  on  a  list 
kept  pursuant  to  section  1  of  the  Protection  of 
Children  Act  1999  or  being  placed  on  a  list  kept 
pursuant  to  the  Safeguarding  Vulnerable  Groups  Act 
2006.); 
"Critical Service 
shall have the meaning given in paragraph 4.4 of the 
Failure" 
Order Form; 
"Crown" 
means  the  government  of  the  United  Kingdom 
(including  the  Northern  Ireland  Assembly  and 
Executive Committee, the Scottish Executive and the 
National  Assembly  for  Wales),  including,  but  not 
limited  to,  government  ministers  and  government 
departments 
and 
particular 
bodies, 
persons, 
commissions  or  agencies  from  time  to  time  carrying 
out functions on its behalf; 
"Customer" 
means  the  customer(s)  identified  in  Part  1  of  the 
Order Form; 
"Customer Data" 
means: 
 
(a) 
the  data,  text,  drawings,  diagrams,  images  or 
sounds  (together  with  any  database  made  up 
of  any  of  these)  which  are  embodied  in  any 
electronic, magnetic, optical or tangible media, 
and which: 
 
(i) 
are  supplied  to  the  Service  Provider  
by or on behalf of the Customer; or 
 
(ii) 
the  Service  Provider    is  required  to 
generate,  process,  store  or  transmit 
pursuant to this Contract; or 
 
(b) 
any  Personal  Data  for  which  the  Customer  is 
the Data Controller;  
 
 
"Customer Employee"  
means  an  individual  who  has  entered  into  or  works 
under (or, where the employment has ceased, 
worked  under)  a  contract  of  employment  for 
the Customer; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
23 

 
 
"Customer IPR"  
shall  mean  any  Intellectual  Property  Rights  vested  in  or 
licensed  to  the  Customer  including,  for  the  avoidance  of 
doubt,  guidance,  specifications,  instructions,  toolkits, 
plans,  data,  drawings,  databases,  patents,  patterns, 
models and designs save for any Bespoke IPR or Service 
Provider IPR; 
"Customer 
means  the  responsibilities  of  the  Customer  set  out  in 
Responsibilities
paragraph 5.1 of the Order Form; 
"Customer 
means the representative appointed by the Customer from 
Representative"  
time to time in relation to the Contract; 
"Customer's 
means all Personal Data and any information, however it is 
Confidential 
conveyed, 
that 
relates 
to 
the 
business, 
affairs, 
Information"  
developments,  trade  secrets,  know-how,  personnel,  and 
suppliers of the Customer, including all IPRs, together with 
all  information  derived  from  any  of  the  above,  and  any 
other  information  clearly  designated  as  being  confidential 
(whether or not it is marked "confidential") or  which ought 
reasonably be considered to be confidential; 
"Data Controller"  
shall  have  the  same  meaning  as  set  out  in  the  Data 
Protection Act 1998; 
"Data Processor"  
shall  have  the  same  meaning  as  set  out  in  the  Data 
Protection Act 1998; 
"Data Protection 
means  the  Data  Protection  Act  1998  and  all  applicable 
Legislation" or “DPA”  laws  and  regulations  relating  to  processing  of  personal 
data and privacy, including where applicable the guidance 
and  codes  of  practice  issued  by  the  Information 
Commissioner  or  relevant  Government  department  in 
relation to such legislation; 
"Data Subject"  
shall  have  the  same  meaning  as  set  out  in  the  Data 
Protection Act 1998; 
 
“Day 1 Rights” 
means  the  rights  of  the  Temporary  Worker  from 
commencement of an Assignment: 
 
 
(a)  to be treated no less favourably than the Comparator 
in  relation  to  the  collective  facilities  and  amenities 
provided by the Customer; and 
(b)  to  be  informed  by  the  Customer  of  any  relevant 
vacant posts with the Customer and to have the same 
opportunity  as  the  Comparator  to  find  permanent 
employment with the Customer, 
pursuant to regulations 12 and 13 of the Agency Workers 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
24 

 
 
Regulations; 
“Default” 
means any breach of the obligations of this Contract by a 
Party (including but not limited to any fundamental breach 
or breach of a fundamental term) or any other default, act, 
omission,  negligence  or  negligent  statement  of  a  Party  in 
connection  with  or  in  relation  to  this  Contract  and  in 
respect of which the Party is liable; 
"Deliverables" 
means  those  deliverables  listed  in  paragraph  2.1  of  the 
Order Form (if any); 
"Delivery" 
means the time at which the Services have been installed 
by  the  Service  Provider    and  the  Customer  has  issued  a 
Satisfaction  Certificate  in  respect  thereof  and  "Deliver" 
and "Delivered" shall be construed accordingly;   
“Direct Agreement” 
means an agreement with substantially the same terms as 
that in Schedule 12B; 
"Disaster" 
shall  have  the  meaning  given  in  paragraph  2.6  of  the 
Order Form; 
"Disaster Recovery" 
means  the  process  of  restoration  of  the  Services  by  the 
provision of the Disaster Recovery Services; 
"Disaster 
Recovery  is  as  described  in  paragraph  5.3  of  Schedule  7  (Disaster 
Plan"  
Recovery and Business Continuity); 
"Disaster Recovery 
means  the  disaster  recovery  and/or  business  continuity 
Services"  
services (as the context may require) to be provided by the 
Service  Provider    pursuant  to  Schedule    7  (Disaster 
Recovery and Business Continuity); 
"Disaster Recovery 
means the system identified by the Service Provider which 
System"  
shall  be  used  for  the  purpose  of  delivering  the  Disaster 
Recovery Services;  
"Dispute Resolution 
means the dispute resolution procedure set  out in Clause 
Procedure"  
48.2; 
"Employee Liabilities"  means  all  claims  actions,  proceedings,  orders,  demands, 
complains,  investigations  and  any  award,  compensation, 
damages, 
tribunal 
awards, 
fine, 
loss, 
penalty, 
disbursement,  payment  made  by  way  of  settlement  and 
costs,  expenses  and  legal  costs  reasonably  incurred  in 
connection  with  a  claim  or  investigation  including  in 
relation to the following: 
 
(a) 
redundancy  payments  including  contractual  or 
enhanced redundancy costs, termination costs and 
notice payments;  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
25 

 
 
 
(b) 
unlawful deduction of wages; 
 
(c) 
unfair, 
wrongful 
or 
constructive 
dismissal 
compensation; 
 
(d) 
compensation  claims  for  sex,  race  or  disability 
discrimination  or  discrimination  on  the  grounds  of 
religion,  belief  or  sexual  orientation  or  claims  for 
equal pay; 
 
(e) 
compensation for less favourable treatment of part-
time workers; 
 
(f) 
outstanding debts and unlawful deduction of wages 
including  any  PAYE  and  National  Insurance 
Contributions  in  relation  to  payments  made  by  the 
Customer or the Replacement Service Provider  to 
a  Transferring  Service  Provider  Employee  which 
would have been payable by the Service Provider,   
or the Sub-Contractor if such payment should have 
been made prior to the Service Transfer Date; 
 
(g) 
claims  whether  in  tort,  contract  or  statute  or 
otherwise; 
 
(h) 
any  investigation  by  the  Equality  and  Human 
Rights 
Commission 
or 
other 
enforcement, 
regulatory or supervisory body and of implementing 
any  requirements  which  may  arise  from  such 
investigation); 
"Environmental 
means  the  Environmental  Information  Regulations  2004 
Information 
together with any guidance and/or codes of practice issued 
Regulations" 
by  the  Information  Commissioner  or  relevant  government 
department in relation to such regulations; 
 
“Employment 
means  the  Transfer  of  Undertakings  (Protection  of 
Regulations" 
Employment) Regulations 2006; 
[“E-Payment 
means  the  mechanism  supporting  prompt  payment  under 
Mechanism” 
the  Contract  and  involving  provision  of    embedded 
commercial  payment  card(s)  technology  and  associated 
services  to  the  Service  Provider  and  the  Customer  by  an 
E-Payment Provider;] 
["E-Payment 
means the provider of the embedded commercial payment 
Provider" 
card(s) technology and services associated with provision 
of the E-Payment Mechanism;] 
"Equipment" 
means  the  Service  Provider's  hardware,  computer  and 
telecoms  devices,  equipment,  plant,  materials  and  such 
other  items  supplied  and  used  by  the  Service  Provider  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
26 

 
 
 
(but not hired, leased or loaned from the Customer) in the 
performance of its obligations under the Contract; 
 
 
 
"Expiry Date" 
means  the  date  set  out  in  paragraph  1.2  of  the  Order 
Form; 
["Fair Deal Employee"  means  (a)  the  Transferring  Customer  Employees  and  (b) 
those  Former  Service  Provider    Employees  whose  period 
of  continuous  employment  commenced  with  and  who 
originally transferred from employment with central or local 
government  or  a  public  sector  employer  pursuant  to  a 
Relevant  Transfer  under  Employment  Regulations  (or  the 
predecessor  legislation  to  Employment  Regulations),  and 
who  remain  in  employment  relating  to  the  provision  of 
services to which that Relevant Transfer applied;] 
“Final Termination” 
means  the  date  of  final  termination  of    the  Framework 
Agreement  when  delivery  of  all  services  to  the  Authority 
and  all  Contracting  Bodies  under  the  Framework 
Agreement  shall  cease,  and  beyond  which  no  Call-Off 
Agreement may extend; 
"FOIA" 
means  the  Freedom  of  Information  Act  2000  and  any 
subordinate  legislation  made  under  that  Act  from  time  to 
time  together  with  any  guidance  and/or  codes  of  practice 
issued  by  the  Information  Commissioner  or  relevant 
government department in relation to such legislation; 
"Force Majeure
means  any  event,  occurrence  or  cause  affecting  the 
performance  by  either  the  Customer  or  the  Service 
Provider of its obligations arising from:  
 
a) 
acts,  events,  omissions,  happenings  or  non-
happenings  beyond  the  reasonable  control  of  the 
Affected Party; 
 
b) 
 riots,  war  or  armed  conflict,  acts  of  terrorism, 
nuclear, biological or chemical warfare; 
 
c) 
acts 
of 
government, 
local 
government 
or 
Regulatory Bodies; 
 
d) 
fire, flood or any disaster; 
 
e) 
an industrial dispute affecting a third party for which 
a  substitute  third  party  is  not  reasonably  available 
but excluding:  
 
any  industrial dispute relating to the Service Provider, the 
Service Provider’s Staff or any other failure in the Service 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
27 

 
 
Provider or the Sub-Contractor's supply chain; and 
 
any  event  or  occurrence  which  is  attributable  to  the  wilful 
act,  neglect  or  failure  to  take  reasonable  precautions 
against the event or occurrence by the Party concerned; 
"Former Service 
means  any  provider  of  services  which  are  substantially 
Provider" 
similar to any of the Services which the Customer received 
before the commencement of this Agreement; 
"Former Service 
means  any  employees  of  any  Former  Service  Provider  to 
Provider Employees" 
which  the  Employment  Regulations  will  apply  on  the 
Relevant  Transfer  Date,  and  in  respect  of  whom  written 
notification has been given by the Former Service Provider 
to the Service Provider before the Relevant Transfer Date; 
"Framework" 
means  the  framework  arrangement  established  by  the 
Authority  for  the  provision  of  contingent  labour  sourcing 
services to Contracting Bodies by the Service Provider and 
[NV:  the  Managed  Service  Providers]  [MSP:  the  Neutral 
Vendor and the Other Managed Service Provider]; 
"Framework 
means  the  framework  agreement  between  the  Authority 
Agreement" 
and the Service Provider referred to in the Order Form;  
“Framework 
means the period, specified in the Framework Agreement 
Agreement Ordering 
during  which  Contracting  Bodies  may  enter  into  Call-Off 
Period”  
Agreements with the Service Provider under the terms of 
the Framework Agreement; 
“Framework Price(s)” 
means  the  price(s)  applicable  to  the  provision  of  the 
Services  set  out  in  Framework  Schedule  3  (Charging 
Structure); 
"Fraud" 
means  any  offence  under  any  Laws  creating  offences  in 
respect  of  fraudulent  acts  or  in  relation  to  the 
Misrepresentation Act 1967 or  at  common law in respect 
of fraudulent acts in relation to the Contract or defrauding 
or  attempting  to  defraud  or  conspiring  to  defraud  a 
Contracting Body or the Customer; 
“General Change in 
means a change in Law where the change is of a general 
Law” 
legislative  nature  (including taxation  or  duties  of any  sort 
affecting the Service Provider) or which affects or relates 
to a Comparable Supply; 
 
"General Principles"  
has the meaning set out in paragraph 1.2.1 of Schedule 7 
(Disaster Recovery and Business Continuity); 
"Good Industry 
means  standards,  practices,  methods  and  procedures 
Practice" 
conforming  to the  Law  and  the  exercise  of  the  degree of 
skill  and  care,  diligence,  prudence  and  foresight  which 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
28 

 
 
would  reasonably  and  ordinarily  be  expected  from  a 
skilled  and  experienced  person  or  body  engaged  within 
the relevant industry or business sector; 
“Government 
e- means  the  online  service  provided  by  Procserve  that 
Marketplace” 
enable public bodies to access Authority-managed central 
agreements  and  to  transact  with  associated  service 
providers and suppliers 
"Holding Company" 
shall  have  the  meaning  given  to  it  in  section  1159  and 
schedule 6 of the Companies Act 2006; 
 
“HMRC” 
means Her Majesty’s Revenue and Customs 
"ICT Environment"  
the 
Customer 
Information 
and 
Communications 
Technology System and the Service Provider System; 
"Implementation Plan" 
means the plan referred to in paragraph 4.1 of the Order 
Form; 
"Information" 
has the meaning given under section 84 of the FOIA; 
"Intellectual Property 
means 
Rights" or "IPRs"  
 
(a) 
patents,  inventions,  trademarks,  service  marks, 
logos,  design  rights  (whether  registerable  or 
otherwise),  applications  for  any  of  the  foregoing, 
copyright, 
database 
rights, 
semi-conductor 
topography  rights,  rights  in  inventions,  domain 
names  and  website  addresses,  trade  or  business 
names,  rights  in  Know-How  and  moral  rights  and 
other  similar  rights  or  obligations  whether 
registerable or not; 
 
(b) 
applications for registration, and the right to apply 
for  registration,  for  any  of  the  rights  listed  at  (a) 
that are capable of being registered in any country 
or jurisdiction; and 
 
(c) 
all  other  rights  whether  registerable  or  not  having 
equivalent  or  similar  effect  in  any  country  or 
jurisdiction  (including  but  not  limited  to  the  United 
Kingdom) and the right to sue for passing off; 
"Key Personnel" 
means  the  individuals  (if  any)  identified  in  paragraph  3.1 
of the Order Form; 
"Know-How"  
means  all  ideas,  concepts,  schemes,  information, 
knowledge,  techniques,  methodology,  and  anything  else 
in  the  nature  of  know-how  relating  to  the  Services  but 
excluding  know-how  already  in  the  Service  Provider's  or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
29 

 
 
the  Customer's  possession  before  the  Commencement 
Date; 
"Law" 
means  any  applicable  Act  of  Parliament,  subordinate 
legislation  within  the  meaning  of  Section  21(1)  of  the 
Interpretation Act 1978, exercise of the royal prerogative, 
enforceable  community  right  within  the  meaning  of 
Section  2  of  the  European  Communities  Act  1972, 
regulatory policy, guidance or  industry code, judgment of 
a  relevant  court  of  law,  or  directives  or  statute,  bye-law, 
regulation,  order,  regulatory  policy,  guidance  or  industry 
code,  rule  of  Court  or  directives  or  requirements  of  any 
Regulatory Body, delegated or subordinate legislation; 
"List x" 
means, in relation to a Sub-Contractor, one who has been 
placed  on  List  x  in  accordance  with  Ministry  of  Defence 
guidelines  and  procedures,  due  to  that  Sub-Contractor 
undertaking 
work 
on 
its 
premises 
marked 
as 
"CONFIDENTIAL" or above; 
"Malicious Software" 
means any software program or code intended to destroy, 
interfere  with,  corrupt,  or  cause  undesired  effects  on 
 
program files,  data or  other information,  executable code 
or  application  software  macros,  whether  or  not  its 
operation  is  immediate  or  delayed,  and  whether  the 
malicious  software  is  introduced  wilfully,  negligently  or 
without knowledge of its existence; 
 “Managed 
Service  means  as  the  context  demands  either  Brookstreet  (UK) 
Provider”  
Ltd, and/or Hays Specialist Recruitment Ltd, in each case 
a  company  appointed  by  Government  Procurement 
 
Service  to  offer  Contingent  Labour  services  to  UK  public 
sector  bodies  under  the  terms  of  a  Managed  Service 
Provider Framework Agreement; 
 “Managed Service 
means  Brookstreet  (UK)  Ltd    a  company  appointed  by 
Provider-
Government  Procurement  Service  to  offer  Contingent 
Admin/Clerical” 
Labour  Services  to  UK  public  sector  bodies  under  the 
terms  of  the  Managed  Service  Provider-Admin/Clerical 
Framework Agreement RM960/L2; 
“Managed Service 
means  Hays  Specialist  Recruitment  Ltd  a  company 
Provider-Operational” 
appointed  by  Government  Procurement  Service  to  offer 
Contingent  Labour  Services  to  UK  public  sector  bodies 
under  the  terms  of  the  Managed  Service  Provider-
Operational Framework Agreement RM960/L3; 
“Managed Service 
means  the  Managed  Service  Provider  Framework 
Provider Framework 
Agreement  –Admin/Clerical  and/or  the  Managed  Service 
Agreement” 
Provider Framework Agreement-Operational; 
 “Managed Service 
means  the  agreement  RM960/L2  dated  [insert]  between 
Provider Framework 
the  Managed  Service  Provider-Admin/Clerical  and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
30 

 
 
Agreement-
Government  Procurement  Service  under  which  the 
Admin/Clerical 
Managed Service Provider- Admin/Clerical is appointed to 
offer  Contingent  Labour  Services  to  UK  public  sector 
bodies; 
“Managed Service 
means  the  agreement  dated  RM960/L3  between  the 
Provider Framework 
Managed Service Provider –Operational and Government 
Agreement-
Procurement  Service  under  which  the  Managed  Service 
Operational” 
Provider-  Operational  is  appointed  to  offer  Contingent 
Labour Services to UK public sector bodies; 
 “Managed Service 
means  as  the  context  demands  either  the  agreement 
Provider Framework 
RM960/L2  dated  [insert]  between  the  Managed  Service 
Agreement” 
Provider-Admin/Clerical,  or    the  agreement  RM960/L3 
dated  [insert]  between  the  Managed  Service  Provider-
Operational, and Government Procurement Service under 
which  the  relevant  Managed  Service  Provider  is 
appointed  to  offer  Contingent  Labour  Services  to  UK 
public sector bodies; 
 
"Material Breach"  
means  a  material  breach  of  this  Contract  and/or,  breach 
by  the  Service  Provider  of  any  of  the  following  Clauses: 
Clause 8 (Monitoring of Contract Performance), Clause 9 
(Continuous  Improvement),  Clause  21.5  (Protection  of 
Personal  Data),  Clause  21.7  (Official  Secrets  Acts  1911 
to  1989),  Clause  22  (Warranties  and  Representations), 
Clause 29 (Prevention of Bribery and Corruption), Clause 
30 
(Records 
and 
Audits 
Access), 
Clause 
31 
(Discrimination), Clause 32 (Prevention of Fraud), Clause 
33  (Transfer  and  Sub-Contracting),  shall  be  a  material 
breach; 
"Milestone" 
means  an  event  or  task  described  in  the  Implementation 
Plan which must be completed by the corresponding date 
set out in such plan; 
"Milestone Date" 
means  the  date  set  against  the relevant  Milestone  in  the 
Implementation Plan; 
"Minimum Insurance 
has  the  meaning  given  in  paragraph  8.1  of  the  Order 
Period" 
Form; 
"Ministry of Justice 
means Ministry of Justice Guidance in relation to Section 
Guidance" 

of 
the 
Bribery 
Act 
2010 
available 
at 
http://www.justice.gov.uk/guidance/docs/bribery-act-2010-
guidance.pdf; 
"Month" 
means  a  calendar  month  and  "monthly"  shall  be 
interpreted accordingly; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
31 

 
 
 
 
“Neutral Vendor 
means the Neutral Vendor  Management Fee specified in 
Management Fee” 
Schedule 2;   
"Order" 
means  the  order  submitted  by  the  Customer  to  the 
Service  Provider  in  accordance  with  the  Framework 
 
Agreement; 
means  the  form  containing  details  of  an  Order,  together 
"Order Form" 
with other information in relation to such Order, including 
without  limitation  the  description  of  the  Services  to  be 
supplied; 
"Parent Company
means  any  company  which  is  the  ultimate  Holding 
Company  of  the  Service  Provider  and  which  is  either 
 
responsible directly or indirectly for the business activities 
of the Service Provider or which is engaged by the same 
 
or similar business to the Supplier. The term "Holding or 
Parent  Company"
  shall  have  the  meaning  ascribed  by 
 
the Companies Act 2006 or any statutory re-enactment or 
amendment thereto; 
"Party" 
means  the  Service  Provider  or  the  Customer  and 
"Parties" shall mean both of them; 
"Personal Data"  
shall  have  the  same  meaning  as  set  out  in  the  Data 
Protection Act 1998; 
"Process"  
has  the  meaning  given  to  "processing"  under  the  Data 
Protection  Act  1998  (but  shall  include  both  manual  and 
automatic processing) , and "Process" and "Processed" 
shall be interpreted accordingly; 
"Prohibited Act" 
means: 
 
1) 
to directly or indirectly offer, promise or give any 
person working for or engaged by the Customer 
and/or the Authority a financial or other advantage 
to: 
 
 
a) 
induce that person to perform improperly a 
relevant function or activity; or 
 
 
b) 
reward that person for improper 
performance of a relevant function or 
activity; or  
 
2) 
committing any offence: 
 
 
a) 
under the Bribery Act 2010; or 
 
 
b) 
under legislation creating offences 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
32 

 
 
concerning fraudulent acts; or 
 
 
c) 
at common law concerning fraudulent acts 
relating to this Call-Off Agreement or any 
other contract with the Authority and/or 
Customer and/or any other Contracting 
Body; or 
 
 
d) 
defrauding, attempting to defraud or 
conspiring to defraud the Authority and/or 
the Customer or any other Contracting 
Body; 
"Property" 
means the property, other than real property and IPR, 
issued or made available to the Service Provider by the 
 
Customer in connection with the Contract; 
“Qualifying Period” 
means twelve (12) continuous calendar weeks during the 
whole or part of which the Temporary Worker works 
temporarily for and under the supervision and direction of 
the Customer (or, where the Customer is a crown body, 
another Contracting Body that is a crown body) in the 
same role as further defined in Regulation 7 of the 
Agency Workers Regulations;; 
"Quality Standards" 
means BS EN ISO 9001 Quality Management System 
Standards and all other quality standards published by 
 
BSI British Standards, the National Standards Body of the 
United Kingdom, the International Organisation for 
 
Standardisation or other reputable or equivalent body 
(and their successor bodies), that a skilled and 
experienced operator in the same type of industry or 
business sector as the Service Provider would reasonably 
and ordinarily be expected to comply with (as may be 
further detailed in paragraph 2.3 of the Order Form) and 
any other applicable quality standards, Government 
codes of practice and guidance; 
“Qualifying Period 
means the rights to which the Temporary Worker is 
Rights” 
entitled under the Agency Workers Regulations upon 
completion of the Qualifying Period; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
33 

 
 
"Quarantine Period" 
means  a  period  of  time,  either  eight  (8)  weeks  from  the 
day  after  the  last  Working  Day  on  which  a  Temporary 
 
Worker  last  worked  for  the  Customer  pursuant  to  being 
supplied by the Service Provider as part of the  Services 
hereunder,  or  fourteen  (14)  weeks  from  the  first  day  on 
which  the  Temporary  Worker  worked  for  the  Customer 
pursuant  to  the  supply  to  the  Customer  by  the  Service 
Provider of the Services, whichever is the longer; 
"Regulatory Bodies
means  those  government  departments  and  regulatory, 
statutory and other entities, committees, ombudsmen and 
bodies  which,  whether  under  statute,  rules,  regulations, 
codes  of  practice  or  otherwise,  are  entitled  to  regulate, 
investigate,  or  influence  the  matters  dealt  with  in  the 
Contract or any other affairs of the Customer; 
"Related Service 
means  any  person  who  provides  services  to  the 
Provider"  
Customer  which  are  related  to  the  Services  from  time  to 
time,  including  for  the  avoidance  of  doubt  the  Neutral 
Vendor/and  the  Other  Managed  Service  Provider 
/Managed Service Provider(s); 
["Relevant Transfer 
means  the  date  upon  which  the  Relevant  Transfer  takes 
Date
place; 
"Relevant Transfer" 
means  a  transfer  of  employment  to  which  Employment 
Regulations applies or is treated as applying;] 
"Replacement Service 
means  any  third  party  service  provider  of  Replacement 
Provider" 
Services appointed by the Customer from time to time; 
"Replacement 
means any services which are substantially similar to any 
Services" 
of  the  Services  and  which  the  Customer  receives  in 
substitution for any of the Services following the expiry or 
termination  of  this  Contract,  whether  those  services  are 
provided  by  the  Customer  internally  and/or  by  any  third 
party; 
"Request for 
means  a  request  for  information  or  an  apparent  request 
Information"  
relating to this Contract or the provision of the Services or 
an apparent request for such information under the Code 
of  Practice  on  Access  to  Government  Information,  FOIA 
or the Environmental Information Regulations; 
"Requisition" 
means a Customer request for the provision of Temporary 
Worker Services; 
"Requisition Form” 
means  the  requisition  form  built  into  the  Web  Portal  for 
submission of Requisitions by Contracting Bodies;  
"Review Report" 
is  the  report  to  the  Authority  setting  out  the  information 
identified at 6.3.1 to 6.3.3 of Schedule 7; 
"Satisfaction 
means  the  certificate  materially  in  the  form  of  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
34 

 
 
Certificate" 
document  contained  in  the  Appendix  to  Schedule  6 
granted  by  the  Customer  when  the  Service  Provider  has 
Achieved a Milestone; 
["Second Generation 
means any employee whose employment transfers under 
Fair Deal Employee" 
a Relevant Transfer from the Former  Service Provider to 
the  Service  Provider  on  the  Relevant  Transfer  Date  and 
who  (i)  in  relation  to  previous  employment  with  the 
Customer, had been accruing pension rights as an active 
member of [insert name of public sector pension scheme] 
immediately  before  a  Relevant  Transfer  of  his 
employment from the Customer to the Former Supplier, or 
a  series  of  Relevant  Transfers  starting  with  employment 
with the Customer and finishing with employment with the 
Former  Service  Provider,  and  (ii)  had  elected  to  transfer 
such  pension  rights  from  [insert  name  of  public  sector 
pension  scheme]  to  the  Former  Service  Provider's 
Scheme;] 
“Security 
means  the  security  requirements  encapsulated  in 
Requirements” 
Schedule 4 hereto; 
“Security Tests” 
shall  have  the  meaning  set  out  in  paragraph  4  of 
Schedule 4; 
"Security Management 
means the  Service Provider’s  security  management  plan 
Plan"  
prepared  pursuant  to  paragraph  3  of  Schedule  4  as 
updated from time to time; 
“Service Failure” 
means  a  failure  by  the  Service  Provider  to  meet  the  
minimum  level  for  that  Service  Level  as  set  out  in  the 
Appendix to Part A of Schedule 8;  
“Service Improvement 
means  a  Service  Improvement  Notice  served  by  the 
Notice” 
Customer in accordance with Schedule 8 hereto; 
“Service  Improvement  means  a  Service  Improvement  Plan  provided  by  the 
Plan”
Service  Provider  to  the  Customer  in  accordance  with 
 
Schedule 8 hereto; 
"Service Levels"  
means  any  service  levels  applicable  to  the  provision  of 
the Services as referred to in paragraph 4.3 of the Order 
Form  and  as  set  out  at  Schedule  8  of  this  Call  Off 
Contract; 
"Services" 
means  the  services  to  be  supplied  as  referred  to  in 
paragraph 2.1 of the Order Form; 
"Service Provider” 
means  the  person,  firm  or  company  with  whom  the 
Customer  enters  into  the  Contract  as  identified  in  the 
Order Form; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
35 

 
 
"Service 
Provider’s  means  any  information,  however  it  is  conveyed,  that 
Confidential 
relates  to  the  business,  affairs,  developments,  trade 
Information" 
secrets,  Know-How,  personnel  and  suppliers  of  the 
Service 
Provider, 
including 
IPRs, 
together 
with 
information  derived  from  the  above,  and  any  other 
information  clearly  designated  as  being  confidential 
(whether  or  not  it  is  marked  as  "confidential")  or  which 
ought reasonably to be considered to be confidential; 
"Service 
Provider’s  has the meaning given to it in Clause 16.1.2;  
Final Staff List" 
"Service 
Provider’s  means  a  list  prepared  and  updated  by  the  Service 
Provisional Staff List" 
Provider  of  all  Staff  who  are  engaged  in  or  wholly  or 
mainly  assigned  to,  the  provision  of  the  Services  or  any 
part of the Services as at the date of such list; 
"Service Provider IPR" 
shall  mean  any  Intellectual  Property  Rights  vested  in  or 
licensed to the Service Provider prior to or independently 
of  the  performance  by  the  Customer  of  its  obligations 
under  the  Contract  and  including,  for  the  avoidance  of 
doubt,  guidance,  specifications,  instructions,  toolkits, 
plans,  data,  drawings,  databases,  patents,  patterns, 
models and designs; 
"Service Provider’s 
has the meaning set out in paragraph 6.3.3 of Schedule 7 
Proposals" 
(Disaster Recovery and Business Continuity); 
"Service Provider 
means  the  information  and  communications  technology 
System"  
system  used  by  the  Service  Provider  in  performing  the 
Services  including  the  software,  the  equipment  and 
related cabling (but excluding the Customer System); 
"Sites" 
means  any  premises  from  which  the  Services  are 
provided  or  from  which  the  Service  Provider  manages, 
organises or otherwise directs the provision or the use of 
the  Services  or  where  any  part  of  the  Service  Provider 
System  is  situated  or  where  any  physical  interface  with 
the Customer System takes place; 
Specific Change in Law  means  a  Change  in  Law  that  relates  specifically  to  the 
business  of  the  Customer  and  which  would  not  affect  a 
Comparable Supply; 
 
"Staff" 
means  all  persons  (other  than  Temporary  Workers) 
employed  by  the  Service  Provider  and/or  any  Sub-
Contractor  to  perform  its  obligations  under  the  Contract 
together  with  the  Service  Provider's  and/or  any  Sub-
Contractor's  servants,  consultants,  agents,  suppliers  and 
sub-contractors used in the performance of its obligations 
under the Contract; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
36 

 
 
[“Staffing Information” 
means  written  information  about  each  of  the  Staff 
including  in  particular:  the  percentage  of  working  time 
spent by each of them in the provision of the services; job 
title,  remuneration  (meaning  salary  and  benefits  and  any 
enhanced  redundancy  terms),  age,  length  of  service, 
notice  period,  particulars  of  employment  in  accordance 
with  section  1  of  the  Employment  Rights  Act  1996,  the 
applicability of any collective agreement to such staff, any 
disciplinary  action  taken  against  any  of  them  in  the 
preceding two (2) Years, details of any grievances raised 
by any of them in the preceding two (2) Years, any Court 
or  employment  tribunal  proceedings  brought  by  any  of 
them  in  the  preceding  two  (2)  Years,  any  potential 
proceedings  which  the  Service  Provider  or  its  Sub-
Contractor reasonably considers may be raised by any of 
them, and information about any of them who have been 
absent from work for one (1) Month or more regardless of 
the  reason  at  the  time  the  staffing  information  is 
requested;] 
"Staff Vetting 
means  the  procedures  and  policies  for  the  vetting  of 
Procedures" 
personnel  whose  role  will  involve  the  handling  of 
information  of  a  sensitive  or  confidential  nature  or  the 
 
handling  of  information  which  is  subject  to  any  relevant 
 
security  measures,  including,  but  not  limited  to,  the 
provisions of the Official Secrets Act 1911 to 1989, as set 
out  in  HMG's  Baseline  Security  Standards  and  any 
policies  and  procedures  notified  to  the  Service  Provider 
by the Customer from time to time; 
"Sub-Contract"  
means any contract or agreement or proposed contract or 
agreement  between  the  Service  Provider  and  any  Sub-
Contractor  whereby  that  Sub-Contractor  agrees  to 
provide  to  the  Service  Provider  the  Services  or  any  part 
thereof or facilities, services necessary for the provision of 
the  Services  or  any  part  thereof  or  necessary  for  the 
management,  direction  or  control  of  the  Services  or  any 
part thereof; 
"Sub-Contractor"  
means each of the sub-contractors listed in Paragraph 3.3 
of the Order Form or any person engaged by the Service 
Provider  in  connection  with  the  provision  of  the  Services 
from time to time as may be permitted by the Framework 
Agreement;  
"Sub-Supplier" 
means  any  supplier  who  contracts  with  the  Supplier  for 
performance  of  the  services  for  which  the  Supplier  has 
contracted with the Service Provider;  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
37 

 
 
“Supplier” 
means  a  supplier  appointed  by  the  Service  Provider  to 
supply Temporary Workers to provide Temporary Worker 
Services to the Customer; 
"Supplier Agreement" 
shall have the meaning given to it in Clause 5.2.4; 
“Supplier Terms” 
means  the  Terms  specified  at  Schedule  18  of  the 
Framework  Agreement  which  the  Service  Provider  shall 
include in the Supplier Agreement; 
 “Supplier Fee” 
means the Supplier Fee detailed in Schedule 2; 
"Technical Standards""  means the technical standards set out in paragraph 2.3 of 
the Order Form;  
"Temporary Worker" 
means  a  person  supplied  to  the  Customer  to  provide  the 
Temporary  Worker  Services  pursuant  to  an  Assignment 
 
established in relation to this Contract; 
"Temporary Worker  
shall have the meaning set out in clause 5.3.2; 
Agreement" 
“Temporary Worker 
means  the  Temporary  Worker  Conditions  specified  at 
Conditions” 
Schedule  18  of  the  Framework  Agreement  which  a 
Supplier  shall  include  in  the  Temporary  Worker 
Agreement; 
“Temporary Worker 
means  the  services  to  be  supplied  by  the  Temporary 
Services" 
Worker  as  notified  by  the  Customer  to  the  Temporary 
Worker from time to time in relation to the Assignment; 
 
“Temporary Worker 
means  the  daily  rate  applicable  to  provision  by  the 
Day Rate" 
Temporary Worker of the Temporary Worker Services as 
set out in section 8 of the completed Requisition Form or 
as otherwise applicable in accordance with Clause 53.2; 
 
"Temporary Worker 
all  legislation  relating  to  or  in  connection  with  the 
Legislation"  
provision of Temporary Worker Services including: 
a)  the Income Tax (Earnings and Pensions) Act 2003 
and  all  other  statutes  and  regulations  relating  to 
income tax; and 
b)  the Social Security Contributions and Benefits Act 
1992  and  all  other  statutes  and  regulations 
relating to national insurance contributions; and 
c)  the  Social  Security  Contributions  (Intermediaries) 
Regulations 2000 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
38 

 
 
“Temporary Worker's 
means,  in  relation  to  any  particular  period,  the  amount 
Pay" 
payable  by  the  Service  Provider    to  the  Temporary 
Worker in respect of or in connection with the provision by 
the Temporary Worker of the Temporary Worker Services 
which  shall  be  calculated  by  multiplying  the  Temporary 
Worker's  Day  Rate  by  the  number  of  days  of Temporary 
Worker  Services  agreed  to  have  been  provided  in  such 
period; 
“Temporary Worker 
means  the  rate  card  controlling  Temporary  Worker  Day 
Rate Card” 
Rates as specified in Schedule 3 hereto; 
["Tests" and "Testing" 
means  any  tests  required  to  be  carried  out  pursuant  to 
this Contract as set out in the Test Plan and in paragraph 
4.2 of the Order Form;] 
["Test Issue" 
means  any  variance  or  non-conformity  of  Services  or 
Deliverables  from  its  requirements  as  set  out  in  the 
Contract;] 
["Test Plan" 
means  a  plan  for  the  Testing  of  the  Services  or 
Deliverables  and  other  agreed  criteria  related  to  the 
achievement  of  Milestones  as  described  further  in 
paragraph 4 of Schedule 6;] 
["Test Strategy" 
means a strategy for the conduct of Testing as described 
further in paragraph 3 of Schedule 6;] 
“Transaction Fee” 
means  the  Transaction  Fees  specified  in  Schedule  2  at 
paragraph 2.1; 
"Transferring Service 
means those employees of the Service Provider to which 
Provider Employees" 
Employment  Regulations  will  apply  on  the  Service 
Transfer Date, and in respect of whom written notification 
has  been  given  by  the  Service  Provider  to  the Customer 
before the Service Transfer Date; 
"Transferring 
means  those  employees  of  the  Customer  to  which 
Customer Employees" 
Employment  Regulations  will  apply  on  the  Relevant 
Transfer Date, and in respect of whom written notification 
has  been  given  by  the  Customer  to  the  Service  Provider 
before the Relevant Transfer Date;  
"Undisputed Sums 
as specified in paragraph 9.1 of the Order Form; 
Time Period" 
"Valid Invoice" 
means  an  invoice  issued  by  the  Service  Provider  to  the 
Customer that complies with Clause 12.1.2; 
"Variation" 
means  where  the  Customer  requests  a  variation  to  the 
Services  ordered,  provided  that  such  variation  does  not 
amount to a material change to the Order; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
39 

 
 
"Variation Procedure" 
means the procedure set out in Clause 38; 
"VAT" 
means value added tax in accordance with the provisions 
of the Value Added Tax Act 1994;  
“Web Portal” 
means  the  internet-based  common  technology  platform 
provided  by  the:Service  Provider  under  the  terms  of  the 
Neutral  Vendor  Framework  Agreement    to  facilitate  the 
delivery of services to Customers by the Service Provider 
and  the  Managed  Service  Providersproviding  a  single 
point of access to all three Contingent Labour Framework 
Agreements for Customers; 
"Web Portal Licence 
means  the  licence  to  access  and  use  the  Web  Portal 
granted  by  the  Service  Provider  in  the  form  set  out  in 
Schedule 16 of the Framework Agreement; 
"Working Day" 
means any day other than a Saturday or Sunday or public 
holiday in England and Wales; 
“Working 
Time  means the Working Time Regulations 1998; 
Regulations” 
"Year" 
means a calendar year. 
 
1.2 
Interpretation 
The  interpretation  and  construction  of  this  Contract  shall  be  subject to the following 
provisions: 
1.2.1  words  importing  the  singular  meaning  include  where  the  context  so 
admits the plural meaning and vice versa; 
1.2.2  words importing the masculine include the feminine and the neuter;  
1.2.3  the  words  "include",  "includes"  and  "including"  “for  example”  and  “in 
particular”  and  words  of  similar  effect  are  to  be  construed  as  if  they 
were  immediately followed  by  the  words "without  limitation"  and  shall 
not limit the general effect of the words which precede them; 
1.2.4  references  to  any  person  shall  include  natural  persons  and 
partnerships,  firms  and  other  incorporated  bodies  and  all  other  legal 
persons  of  whatever  kind  and  however  constituted  and  their 
successors and permitted assigns or transferees; 
1.2.5  the Schedules form part of this Contract and shall have effect as if set 
out in full in the body of  this Contract. Any reference to this Contract 
includes the Schedules; 
1.2.6  references to any statute, enactment, order, regulation or other similar 
instrument  shall  be  construed  as  a  reference  to  the  statute, 
enactment,  order,  regulation  or  instrument  as  amended  by  any 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
40 

 
 
subsequent  enactment,  modification,  order,  regulation  or  instrument 
as subsequently amended or re-enacted; 
1.2.7  headings are included in this Contract for ease of reference only and 
shall not affect the interpretation or construction of this Contract; 
1.2.8  references  to  “Clauses”  and  “Schedules”  are,  unless  otherwise 
provided, references to the Clauses of and Schedules to this Contract. 
References  to  “paragraphs”  are,  unless  otherwise  provided, 
references to paragraphs of the Schedule in which the references are 
made; 
1.2.9  terms or expressions contained in this Contract which are capitalised 
but  which  do  not  have  an  interpretation  in  Clause  1.1  (Definitions) 
shall  be  interpreted  in  accordance  with  the  Framework  Agreement 
save  for  such  words  as  do  not  have  an  interpretation  in  the 
Framework  Agreement  in  which  case  they  shall  be  interpreted  in 
accordance with the common interpretation within the relevant market 
sector  and/or  industry  as  appropriate.    Otherwise  they  shall  be 
interpreted in accordance with the dictionary meaning; 
1.2.10  reference to a Clause is a reference to the whole of that Clause unless 
stated otherwise; and 
1.2.11  in the event of and only to the extent of any conflict between the Order 
Form,  the  Clauses  of  this  Contract,  any  document  referred  to  in  the 
Clauses  of  this  Contract  and  the  Framework  Agreement,  the  conflict 
shall  be  resolved  in  accordance  with  the  following  order  of 
precedence: 
1.2.11.1 
the Framework Agreement; 
1.2.11.2 
the Clauses of this Contract; 
1.2.11.3 
the Order Form; and 
1.2.11.4 
any  other  document  referred  to  in  the  Clauses  of  this 
Contract. 
2. 
DUE DILIGENCE 
2.1 
The Service Provider acknowledges and agrees that it: 
2.1.1 
has  made  and  shall  make  its  own  enquiries  to  satisfy  itself  as  to  the 
accuracy  and  adequacy  of  any  information  supplied  to  it  by  or  on 
behalf of the Customer; 
2.1.2 
has  raised  all  relevant  due  diligence  questions  with  the  Customer 
before the Commencement Date; and 
2.1.3 
has  entered  into  this  Contract  in  reliance  on  its  own  due  diligence 
alone. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
41 

 
 
3. 
NOT USED 
4. 
CONTRACT PERIOD 
4.1 
This  Contract  shall  take effect  on  the  Commencement  Date  and  shall  either 
expire on: 
4.1.1  the Expiry Date; or 
4.1.2  the date of  Final Termination or expiry of the Framework Agreement, 
whichever  is  the  earlier,  unless  terminated  earlier  pursuant  to  Clause  24 
(Termination). 
4.2 
No  new  Assignments  shall  be  commenced  once  the  Framework  Agreement 
Ordering Period has been expired or terminated for six (6) months. 
4.3 
No Assignment shall extend beyond the expiry or termination of this Contract. 
 
5. 
SUPPLY OF SERVICES 
5.1 
Implementation of the Services 
5.1.1  The  Service  Provider  shall  provide  the  Services  in  accordance  with 
the Implementation Plan and Milestones (if any).  
5.1.2  Where the Order Form requires that the Services are to be carried out 
in  accordance  with  the  Implementation  Plan  and  Milestones  then  the 
Parties  agree  to  carry  out  their  respective  obligations  set  out  in 
Schedule 6 (Testing). 
5.2 
On-going Supply of the Services 
5.2.1  The  Service  Provider  shall  supply  the  Services  during  the  Contract 
Period  in  accordance  with  the  Customer's  requirements  as  set  out  in 
this  Contract  in  consideration  for  the  payment  of  the  Contract 
Charges. The Customer shall access the Services via the Web Portal 
as  set  out  in  Schedule  1  (The  Services),  unless  the  Web  Portal  is 
unavailable,  or  providing  a  significantly  degraded  level  of  service  for 
an  extended  period  in  which  case  the  Service  Provider  and  the 
Customer, subject to agreement with the Authority, may agree to use 
an alternative method of performing the functions normally fulfilled by 
the  Web  Portal  until  such  time  as  the  Web  Portal  is  available  or 
functioning acceptably once more. 
5.2.2  If  the  Customer  informs  the  Service  Provider  in  writing  that  the 
Customer reasonably believes that any part of the Services does not 
meet or differs in any way from the requirements of this Contract, the 
Service Provider shall at its own expense re-schedule and re-perform 
such  Services  in  accordance  with  the  requirements  of  this  Contract 
within such reasonable time as may be specified by the Customer. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
42 

 
 
5.2.3  The  Service  Provider  acknowledges  and  agrees  that  the  Customer 
relies on the skill and judgment of the Service Provider in the supply of 
the  Services  and  the  performance  of  its  obligations  under  this 
Contract. 
5.2.4  The  Service  Provider  shall  ensure  that  the  Supplier  Terms  or 
provisions  substantially  equivalent  to  them  are  reflected  in  all  its 
agreements with Suppliers  (and any and all agreements entered into 
by  its  Suppliers  with  Sub-Suppliers)  with  the  necessary  changes  to 
reflect  the  changed  context  ("Supplier  Agreements")  and  in  the 
event  that  a  Supplier  Agreement  includes  other  provisions  then  the 
Service Provider shall ensure or shall procure that all Suppliers and all 
Sub-Suppliers  ensure  that  the  Supplier  Agreement  provides  that  the 
Supplier Terms prevail over such other provisions. 
5.3 
Temporary Worker Services 
5.3.1  In respect of every Assignment the Service Provider shall procure that 
the Temporary Worker carries out the Temporary Worker Services. 
5.3.2  The  Service  Provider  shall  procure  that  the  Temporary  Worker 
Conditions, or terms substantively similar are reflected in any contract 
between  the  Service  Provider,  or  any  Supplier,  or  any  Sub-Supplier 
and the Temporary Worker (the “Temporary Worker Agreement”). In 
the  event  of  any  conflict  between  the  Temporary  Worker  Conditions 
and  the  other  provisions  of  the  Temporary  Worker  Agreement  the 
former shall prevail 
5.3.3  If  so  requested  by  the  Customer  the  Service  Provider  shall  procure 
that the Temporary Worker enters into: 
5.3.3.1 
a  direct  Confidentiality  Agreement  on  terms  substantively 
similar to those at Schedule 12; and 
5.3.3.2 
a  Direct  Agreement  with  the  Customer  on  terms 
substantively similar to those at Schedule 12.  
5.3.4  The  Service  Provider  shall  procure  that  all  Temporary  Worker 
Agreements and Supplier Agreements include: 
5.3.4.1 a provision which reserves, for the Customer, third party rights 
under  the  Contracts  (Rights  of  Third  Parties)  Act  1999  which  permit 
the  Customer  to  enforce  the  terms  of  i.  the  Temporary  Worker 
Agreement,  and  ii.  the  Supplier  Agreement  as  if  it  were  the  Service 
Provider  or  Supplier  and  the  Service  Provider  and  Suppliers  shall 
provide  the  Customer  with  such  assistance  as  the  Customer  may 
require  from  time  to  time  in  order  to  exercise  such  right  including  to 
enforce the Temporary Worker Conditions and Supplier Terms. 
5.3.4.2 The  Service  Provider  acknowledges  that  the  Customer  is 
entitled  to  and  may  contact  a  Temporary  Worker  requesting 
information  to  demonstrate  that  the  Temporary  Worker  has  complied 
and  continues  to  comply  with  all  obligations  imposed  upon  the 
Temporary  Worker  by  the  Temporary  Worker  Legislation.  The 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
43 

 
 
Customer may share such data with HMRC, Government departments 
(including their arm's length bodies) or such other regulatory bodies as 
may  be  necessary  to  determine  compliance  with  the  Temporary 
Worker Legislation. 
5.3.4.3 If and to the extent that: 
5.3.4.3.1 
the  Temporary  Worker  does  not  provide  the 
information referred to in Clause 5.3.4.2 above within such time 
period as may reasonably be requested by the Customer; or 
5.3.4.3.2 
the  information  provided  by  the  Temporary 
Worker in accordance with Clause 5.3.4.2 above is inadequate 
to  demonstrate  that the  Temporary Worker  has and  continues 
to  comply  with  the  obligations  on  the  Temporary  Worker 
imposed  upon  the  Temporary  Worker  by  the  Temporary 
Worker Legislation; or 
5.3.4.3.3 
the  information  provided  by  the  Temporary 
Worker in accordance with Clause 5.3.4.2 above demonstrates 
that,  at  any  time  the  Temporary  Worker  has  not  or  is  not 
complying  with  obligations  imposed  on  the  Temporary Worker 
by the Temporary Worker Legislation, 
then  the  Customer  may  terminate  the  Assignment  by  giving  written 
notice  to  the  Service  Provider  specifying  the  date  on  which  the 
Assignment will cease and the Service Provider shall or shall procure 
termination  of  the  Temporary  Worker  Agreement  relating  to  the 
Assignment  on  the  specified  date  or  immediately  where  no  date  is 
specified.   
5.3.5  The  Service  Provider  agrees  that  the  Customer  shall  not  have  any 
liability  to  the  Service  Provider  in  respect  of  any  Assignment 
terminated in accordance with Clause 5.3.4.3, save that the Customer 
shall  pay  any  Contract  Charges  due  or  accruing  in  respect  of  the 
Assignment in relation to  Temporary Worker Services rendered prior 
to termination. 
5.3.6  If  so  requested  by  the  Customer  from  time  to  time,  the  Service 
Provider  shall  promptly  provide  the  Customer  with  a  copy  of  any 
Supplier  Agreement  and/or  any  Temporary  Worker  Agreement.  The 
Service Provider shall notify the  Customer if any variations are made 
to the Supplier Agreements and/or the Temporary Worker Agreements 
after  the  copies  of  the  unvaried  versions  have  been  provided  to  the 
Customer and if so requested by the Customer shall promptly provide 
to the Customer a copy of the Supplier Agreement and/or Temporary 
Worker Agreement as varied. 
5.3.7  The  Service  Provider,  its  Suppliers  and  their  Sub-Suppliers,  its  Sub-
Contractors  and  their  agents  and  Staff  shall  at  all  times  comply  with 
the  provisions  of the  Human  Rights  Act  1998  in the  execution  of  this 
Contract.  The Service Provider acknowledges that any breach of this 
Clause  5.3.7  shall  constitute  a  material  breach  of  the  Contract  and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
44 

 
 
consequently the Customer may exercise its rights under Clause 24.4 
of this Contract as a result of the occurrence of any such failure. 
5.3.8  The  Temporary  Worker  shall  be  regarded  at  all  times  as  having  a 
contract  for  services  with  the  Service  Provider  and  no  relationship  of 
employer  and  employee  shall  arise  between  the  Customer  and  the 
Temporary Worker under any circumstances regardless of the degree 
of  supervision  that  may  be  exercised  over  the  Temporary Worker  by 
the Customer. 
5.3.9  In the event that the Temporary Worker asserts for any reason that he 
is  or  has  become  an  employee  of  the  Customer,  then  in  such 
circumstances,  if  the  Service  Provider  is  aware  of  the  same,  the 
Service  Provider  shall  notify  the  Customer  in  writing  as  soon  as 
reasonably  practicable  upon  becoming  aware  of  the  same.    Upon 
receipt  of  such  written  notification,  the  Service  Provider  and  the 
Customer  agree  that  they  shall  consult  with  each  other  as  soon  as 
reasonably  practicable  and  take  such  action  as  the  parties  mutually 
agree. 
5.3.10  The  Service  Provider  will  indemnify  in  full  and  hold  the  Customer 
harmless  from  and  against  all  and  any  claims,  proceedings,  actions, 
damages,  costs,  expenses  and  any  other  liabilities  incurred  or 
suffered  by  the  Customer  (whether  in  respect  of  remuneration  or 
otherwise)  arising  out  of  or  in  connection  with  any  claim  or  assertion 
that  the  Temporary  Worker  is  or  was  an  employee  or  worker  of  the 
Customer  where  it  arises  out  of  or  in  connection  with  any  act  or 
omission of the Service Provider. This Clause 5.3.10 shall not apply in 
circumstances where: 
5.3.3.3 the  Customer  offers  to  employ  or  engage  the  Temporary 
Worker; or 
5.3.3.4 
acts  or  omissions  of  the  Customer  outside  the  course  of 
ordinary  day  to  day  activities  cause  such  claim  or 
assertion. 
5.3.11  The Service Provider shall provide all the equipment necessary for the 
supply of the Services.   In the event that the Service Provider brings 
any equipment onto the Customer’s premises it shal  be at the Service 
Provider’s  own  risk  and  the  Customer  shal   have  no  liability  for  any 
loss of or damage to any equipment unless and to the extent that the 
Service Provider is able to demonstrate that such loss or damage was 
caused by or contributed to by the Customer's Default.  
5.3.12  The  hours  of  work  of  the  Temporary  Worker  shall  be  as  agreed 
between  the  Temporary  Worker  and  the  Customer.    Where  the 
Customer  requests  that  additional  hours  be  worked,  the  Service 
Provider  shall  use  reasonable  endeavours  to  procure  that  the 
Temporary  Worker  complies  with  such  request.    The  cost  of  any 
additional  hours  if  not  previously  agreed  between  the  Parties  will  be 
subject to the agreement of the Parties. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
45 

 
 
5.3.13  The Service Provider shall notify the Customer as soon as possible of 
Temporary Worker absences. 
5.4 
Quality 
5.4.1  The  Service  Provider  shall  at  all  times  comply  with  the  Technical 
Standards  and  the  Quality  Standards,  and  where  applicable  shall 
maintain  accreditation  with  the  relevant  Quality  Standards' 
authorisation  body.  To  the  extent  that  the  standard  to  which  the 
Services must be provided has not been specified in the Contract, the 
Service Provider shall agree the relevant standard for the provision of 
the  Services  with  the  Customer  prior  to  the  supply  of  the  Services 
commencing  and  in  any  event,  the  Service  Provider  shall  perform  its 
obligations under the Contract in accordance with the Law and Good 
Industry Practice. 
5.4.2  The  Service  Provider  shall  ensure  that  the  Staff  shall  at  all  times 
during the Contract Period: 
5.4.2.1 
faithfully  and  diligently  perform  those  duties  and  exercise 
such powers as necessary in connection with the provision 
of the Services; 
5.4.2.2 
obey all lawful instructions and reasonable directions of the 
Customer  and  provide  the  Services  to  the  reasonable 
satisfaction of the Customer; and 
5.4.2.3 
apply  all  due  skill,  care,  diligence  and  are  appropriately 
experienced, qualified and trained. 
5.4.3  The  Service  Provider  shall  perform  its  obligations  under  the  Contract 
in a timely manner. 
5.4.4  The Service Provider shall supply the Services in accordance with the 
specification  in  the  Framework  Agreement,  the  Order  Form  and  in 
accordance with all applicable Laws. 
5.4.5  The  Service  Provider  shall  at  all  times  during  the  Contract  Period 
ensure that: 
5.4.5.1 
the Services conform in all respects with the specifications 
set  out  in  the  Order  Form  and/or  where  applicable  the 
Framework Agreement; 
5.4.5.2 
the  Services  operate  in  accordance  with  the  relevant 
technical 
specifications 
and 
correspond 
with 
all 
requirements and standards as set out in this Contract; and 
5.4.5.3 
the  Services  conform  in  all  respects  with  all  applicable 
Laws, Quality Standards and Technical Standards.  
5.5 
[Testing 
5.5.1  The Parties shall carry out their obligations set out in Schedule 6.] 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
46 

 
 
5.6 
Service Levels 
5.6.1  The Service Provider shall provide the Services to meet or exceed the 
Service Levels and any failure to meet the Service Levels shall entitle 
the  Customer  to  initiate  remedial  action  in  accordance  with  the 
provisions  of  Schedule  8  or  in  the  event  of  a  Critical  Service  Failure 
shall  give  rise  to  a  right  for  the  Customer  to  terminate  the  Contract 
with  immediate  effect  upon  giving  written  notice  to  the  Supplier  in 
accordance with Clause 24.13. 
5.6.2  The Service Provider shall implement all measurement and monitoring 
tools  and  procedures  necessary  to  measure  and  report  on  the 
Supplier’s performance of the Services against the applicable Service 
Levels  at  a  level  of  detail  sufficient  to  verify  compliance  with  the 
Service Levels.   
6. 
ASSISTANCE ON EXPIRY OR TERMINATION 
6  Exit Assistance 
6.1 
The  Service  Provider  shall  provide  such  support  and  assistance  required  in 
order  to  achieve  a  smooth  transfer  of  the  Services  to  the  Customer  or  a 
Replacement  Service Provider  before and after the Expiry Date as specified 
by the Customer at any time prior to (or within ninety (90) days following) the 
occurrence  of  a  termination  or  expiry  of  the  Contract,  in  order  to  achieve  a 
smooth transfer of the Services to the Customer or any Replacement Service 
Provider following such termination or expiry.   
6.2 
The  Customer  shall  reimburse  the  Service  Provider  for  any  reasonable 
additional costs incurred in providing the assistance referred to in Clause 6.1 
above provided that the Service Provider notifies the Customer of such costs 
in  advance  of  incurring  them,  the  Customer  agrees  to  the  Service  Provider 
undertaking the relevant activities and the Service Provider is not required to 
provide the assistance under any other contractual obligation. The costs shall 
be  calculated  by  reference  to  the  rates  for  ad-hoc  additional  services 
specified at Annex E to Schedule 2. 
7. 
 DISASTER RECOVERY AND BUSINESS CONTINUITY 
7.1 
The  Parties  shall  comply  with  the  provisions  of  Schedule  7  (Disaster 
Recovery and Business Continuity). 
8. 
MONITORING OF CONTRACT PERFORMANCE 
8.1 
The Service Provider shall comply with the monitoring arrangements referred 
to in paragraph  4.5 of the Order Form including, but not limited to, providing 
such  data  and  information  as  the  Service  Provider  may  be  required  to 
produce under this Contract.  
8.2 
The  Service  Provider  shall  supply  the  management  information  to  the 
Customer set out in Annex 4 of Schedule 1 on such date during the Contract 
Period  as  specified  in  Annex  4  of  Schedule  1  or  on  such  other  date  as  is 
requested by the Customer. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
47 

 
 
9. 
CONTINUOUS IMPROVEMENT 
9.1 
The  Service  Provider  shall  have  an  ongoing  obligation  throughout  the 
Contract  Period  to  identify  new  or  potential  improvements  to  the  Services 
pursuant to which it will regularly review with the Customer the Services and 
the  manner  in  which  it  is  providing  the  Services  with  a  view  to  reducing  the 
Customer’s  costs  (including  the  Contract  Charges)  and/or  improving  the 
quality  and  efficiency  of  the  Services  and  to  comply  with  any  specific 
provisions  in  accordance  with  the  provisions  referred  to  in  paragraph  4.6  of 
the Order Form. 
9.2 
Any  amendments  to  the  Services  and/or  the  Contract  Charges,  required  by 
the Customer to implement or effect such improvements identified as a result 
of  the  Service  Provider's  compliance  with  Clause  9.1,  shall  be  implemented 
by the Service Provider (subject to compliance with EU procurement Law and 
the  Framework  Agreement)  and  the  Service  Provider  shall  implement  such 
variation amendment or improvement at no additional cost to the Customer. 
9.3 
The Service Provider shall ensure that the information that it provides to the 
Customer in accordance with Clause 9.1 shall be sufficient for the Customer 
to decide whether any improvement to the Services should be implemented.  
The Service Provider shall provide any further information that the Customer 
requests  in  connection  with  any  improvements  to  the  Services  identified  by 
the Service Provider. 
9.4 
Notwithstanding  the  Service  Provider’s  obligations  under  Clause  9.1  to  9.3 
above,  the  Customer  shall  be  entitled  to  regularly  benchmark  the  Contract 
Charges  and  performance  of  the  Services,  against  other  suppliers  providing 
services substantially the same as the Services during the Contract Period in 
order  to  compare  the  Contract  Charges  and  level  of  performance  of  the 
Services  with  charges  and  services  offered  by  third  parties  so  as  to  provide 
the Customer with information for comparison purposes. 
9.5 
The  Customer  shall  be  entitled  to  use  any  model  to  determine  the 
achievement of value for money and to carry out the benchmarking evaluation 
referred to in Clause 9.4 above. 
9.6 
The Customer shall be entitled to disclose the results of any benchmarking of 
the Contract Charges and provision of the Services carried out under Clause 
9.4  to  the  Authority  and  any  Contracting  Body  (subject  to  the  Contracting 
Body entering into reasonable confidentiality undertakings). 
9.7 
The  Service  Provider  shall  use  all  reasonable  endeavours  and  act  in  good 
faith to supply information required by the Customer in order to undertake the 
benchmarking  in  accordance  with  Clause  9.4  and  such  information 
requirements shall be at the discretion of the Customer.  
9.8 
Where, as a consequence of any benchmarking carried out by the Customer 
under  Clause  9.4,  the  Customer  decides  improvements  to  the  Services 
should be implemented such improvements shall be  implemented by  way of 
the Variation procedures set out in Clause 38. 
9.9 
The  benefit  of  any  work  carried  out  by  the  Service  Provider  to  improve  or 
update  the  Services  or  to  facilitate  their  delivery  to  any  other  Contracting 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
48 

 
 
Body  and/or  any  alterations  or  variations  to  the  Contract  Charges  or  the 
provision of the Services, which are identified in the Continuous Improvement 
Plan  produced  by  the  Service  Provider  and/or  as  a  consequence  of  any 
benchmarking carried out by the Authority pursuant to Framework Schedule 7 
(Value for Money), shall be implemented by the Service Provider (subject to 
EU procurement Law and the Framework Agreement) at no additional cost to 
the Customer. 
10. 
DISRUPTION 
10.1 
The  Service  Provider  shall  take  reasonable  care  to  ensure  that  in  the 
performance  of  its  obligations  under  the  Contract  it  does  not  disrupt  the 
operations of the Customer, its employees or any other contractor employed 
by the Customer. 
10.2 
The Service Provider shall immediately inform the Customer of any actual or 
potential  industrial  action,  whether  such  action  be  by  the  Service  Provider’s 
own employees or others, which affects or might affect the Service Provider’s 
ability at any time to perform its obligations under the Contract. 
10.3 
In  the  event  of  industrial  action  by  the  Service  Provider’s  Staff,  the  Service 
Provider shall seek Approval to its proposals for the continuance of the supply 
of the Services in accordance with its obligations under the Contract. 
10.4 
If the Service Provider’s proposals referred to in Clause 10.3 are considered 
insufficient  or  unacceptable  by  the  Customer  acting  reasonably  then  the 
Contract may be terminated with immediate effect by the Customer, by notice 
in writing.   
10.5 
If  the  Service  Provider  is  temporarily  unable  to  fulfil  the  requirements  of  the 
Contract owing to disruption of normal business caused by the Customer, an 
appropriate  allowance  by  way  of  extension  of  time  will  be  approved  by  the 
Customer.  In  addition,  the  Customer  will  reimburse  any  additional  expense 
reasonably  incurred  by  the  Service  Provider  as  a  direct  result  of  such 
disruption. 
11. 
REMEDIES  IN  THE  EVENT  OF  INADEQUATE  PERFORMANCE  OF  THE 
SERVICES 

11.1 
Without prejudice to any other right or remedy which the Customer may have, 
if  any  Services  are  not  supplied  in  accordance  with,  or  the  Service  Provider 
fails to comply with any of the terms of the Contract then the Customer may 
(whether or not any part of the Services have been Delivered) do any of the 
following: 
11.1.1  at the Customer's option, give the Service Provider the opportunity (at 
the  Service  Provider's  expense)  to  remedy  any  failure  in  the 
performance of the Services together with any damage resulting from 
such  defect  or failure  (and  where  such  defect  or failure  is  capable of 
remedy)  or  to  supply  Replacement  Services  and  carry  out  any  other 
necessary work to ensure that the terms of the Contract are fulfilled, in 
accordance with the Customer's instructions; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
49 

 
 
11.1.2  carry  out,  at  the  Service  Provider’s  expense,  any  work  necessary  to 
make the Services comply with the Contract;  
11.1.3  without terminating the Contract, itself supply or procure the supply of 
all or part of the Services until such time as the Service Provider shall 
have demonstrated to the reasonable satisfaction of the Customer that 
the Service Provider will once more be able to supply all or such part 
of the Services in accordance with the Contract; 
11.1.4  without  terminating  the  whole  of  the  Contract,  terminate  the  Contract 
in  respect  of  part  of  the  Services  only  (whereupon  a  corresponding 
reduction in the Contract Charges shall be made) and thereafter itself 
supply or procure a third party to supply such part of the Services as 
have been terminated; and/or 
11.1.5  charge  the  Service  Provider  for  and  the  Service  Provider  shall  on 
demand  pay  any  costs  reasonably  incurred  by  the  Customer 
(including  any  reasonable  administration  costs)  in  respect  of  the 
supply of any part of the Services by the Customer or a third party to 
the extent that such costs exceed the payment which would otherwise 
have  been  payable  to  the  Service  Provider  for  such  part  of  the 
Services  and  provided  that  the  Customer  uses  its  reasonable 
endeavours  to  mitigate  any  additional  expenditure  in  obtaining 
Replacement Services. 
11.2 
In the event that the Service Provider: 
11.2.1  fails to comply with Clause 11.1 and the failure is materially adverse to 
the  interests  of  the  Customer  or  prevents  the  Customer  from 
discharging a statutory duty; or  
11.2.2  persistently fails to comply with Clause 11.1,  
the Customer may terminate the Contract with immediate effect by giving the Service 
Provider notice in writing. 
12. 
PAYMENT AND CONTRACT CHARGES 
12.1 
Contract Charges 
12.1.1  In consideration of the Supplier's performance of its obligations under 
the  Contract,  the  Customer  shall  pay  the  Contract  Charges  in 
accordance with Clause 12.2 (Payment and VAT). 
12.1.2  The Customer shall, in addition to the Contract Charges and following 
delivery  by  the  Service  Provider  of  a  valid  VAT  invoice,  pay  the 
Service Provider a sum  equal to the VAT chargeable on the value of 
the Services supplied in accordance with the Contract. 
12.1.3  If at any time during the Contract Period the Service Provider reduces 
its  Framework  Prices  for  any  Services  which  are  provided  under  the 
Framework Agreement (whether or not such Services are offered in a 
catalogue  which  is  provided  under  the  Framework  Agreement)  in 
accordance with the terms of the Framework Agreement, the Service 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
50 

 
 
Provider  shall  immediately  reduce  the  Contract  Charges  for  such 
Services under this Contract by the same amount. For the avoidance 
of doubt, this Clause  12.1.3 shall not apply to the Temporary Worker 
Day  Rates  for  existing  Assignments  where  there  are  revisions  to  the 
rates  specified  by  the  Temporary  Worker  Rate  Cards  resulting  from 
the  operation  of  the  Temporary  Worker  Rate  Card  management 
mechanism specified by schedule 3 of the Framework Agreement.  
12.1.4  The  benefit  of  any  work  being  done  pursuant  to  the  provisions  of 
Schedule 7 (Value for Money) of the Framework  Agreement which is 
specifically  commissioned  from  the  Service  Provider  by  another 
Contracting Body at any time prior to or during the Contract Period to 
reduce costs or to improve the quality or efficiency of the Services or 
to  facilitate  their  delivery  shall  be  offered  by  the  Service  Provider  to 
the Customer at no charge.  
12.2 
Payment and VAT 
[Drafting  Note:  Option  1a  –  where  the  Customer  has  adopted  the  E-
Payment Solutions] 

12.2.1  The Service Provider and the Customer agree that the payment of the 
Contract  Charges  shall  be  managed  via  the  EPayment  Mechanism 
detailed at Schedule 2 as amended in accordance with paragraph 6.2 
of the Order Form. For avoidance of doubt, the Service Provider shall 
be  solely  liable  for  any  merchant  fee  levied  by  the  E-Payment 
Provider] 
[Drafting  Note:  Option 1b  – where the  Customer  is registered with,  and 
chooses  to  use  the  Government  eMarket  place  to  raise  orders  for 
Assignments] 

12.2.1  The  Service  Provider  and  the  Customer  agree  that  the  payment  of 
the Contract Charges shall be managed via the Government eMarket 
place as detailed at Schedule 2. 
[Drafting  Note:  Option  2  –  where  the  Customer  does  not  adopt  the  E-
Payment Solution] 

12.2.1The  Customer  shall  pay  all  sums  properly  due  and  payable  to  the 
Service  Provider  in  cleared  funds  within  the  time  period  specified  in 
paragraph 6.2 of the Order Form and the Service Provider shall ensure 
that  each  invoice  contains  all  appropriate  references  and  a  detailed 
breakdown  of  the  Services  provided  and  that  it  is  supported  by  any 
other  documentation  reasonably  required  by  the  Customer  to 
substantiate the invoice. 
12.2.2   Where the Service Provider enters into a Sub-Contract it shall ensure 
that  a  provision  is  included  in  such  Sub-Contract  which  requires 
payment  to  be  made  of  all  sums  due  by  the  Service  Provider  to  the 
Sub-Contractor  within  a  specified  period  not  exceeding  thirty  (30) 
calendar  days  from  the  receipt  of  a  validly  issued  invoice,  in 
accordance with the terms of the Sub-Contract. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
51 

 
 
12.2.3  The  Service  Provider  shall  add  VAT  to  the  Contract  Charges  at  the 
prevailing rate as applicable. 
12.2.4  The Service Provider shall indemnify the Customer on demand and on 
a continuing basis against any liability, including without limitation any 
interest, penalties or costs, which are suffered or incurred by or levied, 
demanded or assessed on the Customer at any time in respect of the 
Supplier's  failure  to  account  for  or  to  pay  any  VAT  relating  to 
payments  made  to  the  Service  Provider  under  the  Contract.  Any 
amounts  due  under  this  Clause  12.2.4  shall  be  paid  by  the  Service 
Provider  to  the  Customer  not  less  than  five  (5)  Working  Days  before 
the  date  upon  which  the  tax  or  other  liability  is  payable  by  the 
Customer. 
12.2.5  The  Service  Provider  shall  not  suspend  the  supply  of  the  Services 
unless the Service Provider is entitled to terminate the Contract under 
Clause 24.4 (Termination on Default) for the Customer’s failure to pay 
undisputed  sums  of  money.    Interest  shall  be  payable  by  the 
Customer  on  the  late  payment  of  any  undisputed  sums  of  money 
properly invoiced in accordance with the Late Payment of Commercial 
Debts (Interest) Act 1998. 
12.3 
Recovery of Sums Due 
12.3.1  Wherever  under this Contract any sum  of money is recoverable from 
or  payable  by  the  Service  Provider  (including  any  sum  which  the 
Service  Provider  is  liable  to  pay  to  the  Customer  in  respect  of  any 
breach  of  the  Contract),  the  Customer  may  unilaterally  deduct  that 
sum from any sum then due,  or which at  any later  time may become 
due  to  the  Service  Provider  under  the  Contract  or  under  any  other 
agreement or contract with the Customer. 
12.3.2  Any overpayment by either Party, whether of the Contract Charges or 
of  VAT  or  otherwise,  shall  be  a  sum  of  money  recoverable  by  the 
Party  who  made  the  overpayment  from  the  Party  in  receipt  of  the 
overpayment.  
12.3.3  The  Service  Provider  shall  make  any  payments due  to  the  Customer 
without  any  deduction  whether  by  way  of  set-off,  counterclaim, 
discount,  abatement  or  otherwise  unless  the  Service  Provider  has  a 
valid  court  order  requiring  an  amount  equal  to  such  deduction  to  be 
paid by the Customer to the Service Provider. 
12.3.4  All  payments  due  shall  be  made  in  accordance  with  Schedule  2 
(unless  otherwise  specified  in  the  Contract)  in  cleared  funds  to  such 
bank or building society account as the recipient Party may from time 
to time direct. 
12.4 
Euro 
12.4.1  Any  requirement  of  Law  to  account  for  the  Services  in  Euro,  (or  to 
prepare for such accounting) instead of and/or in addition to Sterling, 
shall  be  implemented  by  the  Service  Provider  free  of  charge  to  the 
Customer. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
52 

 
 
12.4.2  The  Customer  shall  provide  all  reasonable  assistance  to  facilitate 
compliance with Clause 12.4.1 by the Supplier. 
12.5 
Staff & Temporary Worker's Pay 
12.5.1  The  Service  Provider  shall  ensure  that  Staff  and  Temporary 
Workers  are  paid  at  least  the  national  minimum  wage  in 
accordance with the National Minimum Wage Act 1998.   
12.5.2  The Service Provider acknowledges and agrees that the Customer 
shall  be  entitled  to  audit  the  Service  Provider's  payment  of  the 
Temporary  Worker's  Pay  to  the  Temporary  Worker  including  the 
amount and frequency of such payment. 
12.5.3  The Service Provider shall on demand provide the Customer with 
all reasonable co-operation and assistance in relation to the audits 
which  may  be  carried  out  pursuant  to  Clause  12.5.1  above.    The 
Service Provider shall: 
12.5.3.1 
provide  all  information  requested  by  the  Customer 
within the scope of the audit; and 
12.5.3.2 
assist  the  Customer  in  obtaining  such  information 
directly from the Temporary Worker. 
12.6 
Travelling time and expenses 
Travelling  time  of  the  Temporary  Worker  and  expenses  incurred  by  the 
Temporary  Worker  in  the  provision  of  the  Temporary  Worker  Services  shall 
be  chargeable  and  payable  as  agreed  with  the  Customer.    The  Service 
Provider shall ensure that the calculation of such travelling time and expenses 
shall be in accordance with the provisions of Schedule 2. 
13. 
KEY PERSONNEL 
13.1 
The  Parties  have  agreed  to  the  appointment  of  the  Key  Personnel.  The 
Service Provider shall and shall procure that any Sub-Contractor shall obtain 
Approval before removing or replacing any Key Personnel during the Contract 
Period. 
13.2 
The Service Provider shall provide the Customer with at least one (1) Month's 
written notice of its intention to replace any member of Key Personnel. 
13.3 
The  Customer  shall  not  unreasonably  delay  or  withhold  its  Approval  to  the 
removal or  appointment of a replacement for any relevant Key Personnel by 
the Service Provider or Sub-Contractor.  
13.4 
The  Service  Provider  acknowledges  that  the  persons  designated  as  Key 
Personnel  from  time  to  time  are  essential  to  the  proper  provision  of  the 
Services  to  the  Customer.  The  Service  Provider  will  ensure  that  the  role  of 
any  Key  Personnel  is  not  vacant  for  any  longer  than  ten  (10) Working Days 
and  that  any  replacement  shall  be  as  qualified  and  experienced  or  more 
qualified  and  experienced  as  the  previous  incumbent  and  fully  competent  to 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
53 

 
 
carry  out  the  tasks  assigned  to  the  Key  Personnel  whom  he  or  she  has 
replaced. 
13.5 
The  Customer  may  also  require  the  Service  Provider  to  remove  any  Key 
Personnel  that  the  Customer  considers  in  any  respect  unsatisfactory.  The 
Customer shall not be liable for the cost of replacing any Key Personnel. 
14. 
SERVICE PROVIDER 'S STAFF 
14.1 
The Customer may, by written notice to the Service Provider, refuse to admit 
onto, or withdraw permission to remain on, the Customer’s Premises: 
14.1.1  any member of the Staff; or 
14.1.2  any person employed or engaged by any member of the Staff, 
whose  admission  or  continued  presence  would,  in  the  reasonable  opinion  of  the 
Customer, be undesirable. 
14.2 
At the Customer's written request, the Service Provider shall provide a list of 
the  names  and  addresses  of  all  persons  who  may  require  admission  to  the 
Customer’s  Premises  in  connection  with  the  Contract,  specifying  the 
capacities  in  which  they  are  concerned  with  the  Contract  and  giving  such 
other particulars as the Customer may reasonably request. 
14.3 
Staff engaged within the boundaries of the Customer’s premises shal  comply 
with  such  rules,  regulations  and  requirements  (including  those  relating  to 
security arrangements) as may be in force from time to time for the conduct of 
personnel when at or within the boundaries of those Customer’s Premises. 
14.4 
If the Service Provider fails to comply with Clause 14.2 within three (3) weeks 
of the date of the request, the Customer may terminate the Contract, provided 
always that such termination shall not prejudice or affect any right of action or 
remedy which shall have accrued or shall thereafter accrue to the Customer. 
14.5 
The  decision  of  the  Customer  as  to  whether  any  person  is  to  be  refused 
access to the Premises and as to whether the Service Provider has failed to 
comply with Clause 14.2 shall be final and conclusive. 
Relevant Convictions 
14.6 
The Service Provider shall ensure that no person who discloses that he has a 
Conviction, or who is found by the Service Provider to have any Convictions 
(whether as a result of a police check or through the Criminal Records Bureau 
procedures or otherwise), is employed or engaged in any part of the provision 
of the Services without Approval. 
14.7 
For each member of Staff who, in providing the Services, has, will have or is 
likely to have access to children, vulnerable persons or other members of the 
public  to  whom  the  Customer  owes  a  special  duty  of  care,  the  Service 
Provider shall (and shall procure that the relevant Sub-Contractor shall): 
14.7.1  carry out a check with the records held by DfE; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
54 

 
 
14.7.2  conduct thorough questioning a review of any Convictions; and 
14.7.3  ensure a police check is completed and such other checks as may be 
carried  out through the Criminal  Records  Bureau  (or  is  mandated for 
by stautue.), 
and  the  Service  Provider  shall  not  (and  shall  ensure  that  any  Sub-Contractor  shall 
not)  engage or  continue to employ in the provision of the Services any  person who 
has a Conviction or an inappropriate record. 
Offers of Employment 
14.8 
Other than as provided for in Clause 14.9, the Customer will not, without the 
prior  consent  of  the  Service  Provider  during  the  Contract  Period  and  for  a 
period of three (3) Months thereafter, directly or indirectly procure the services 
of any member of the Service Provider 's Staff. 
14.9 
In  the  event  that  the  Customer  breaches  Clause  14.8  above,  the  Customer 
shall  pay  to  the  Service  Provider  all  unavoidable  and  reasonable  costs 
incurred by the Service Provider including a sum equal to the gross salary of 
the  employee  due  during  any  relevant  contractual  period  of  notice  to  be 
worked by the member of Service Provider’s Staff. 
14.10  Other  than  as  provided  for  in  Clause  14.12,  the  Service  Provider  will  not, 
without  the prior written consent of the Customer during the Contract  Period 
and  for  a  period  of  three  (3)  Months  thereafter,  directly  or  indirectly  procure 
the services of any Customer Employee. 
14.11  In  the  event  that  the  Service  Provider  breaches  Clause  14.10  above,  the 
Service  Provider  shall  pay  to  the  Customer  all  unavoidable  and  reasonable 
costs  incurred by the Customer including a sum equal to the gross salary of 
the Customer Employee due during any relevant contractual period of notice 
to be worked. 
14.12  No  breach  of  Clauses  14.8  and  14.10  shall  be  deemed  to  have  occurred 
where  an  individual  employed  or  engaged  by  one  Party  becomes  an 
employee of the second Party as a result of a  response by that individual to 
an  advertisement  placed  by  or  on  behalf  of  the  second  Party  where  it  is 
apparent  that  the  principal  purpose  of  the  advertisement  was  not  the 
solicitation or recruitment of a person directly engaged in connection with this 
Contract and that the advertisement was equally likely to attract applications 
from individuals who were not employed or engaged by the first Party. 
15. 
TUPE 
15.1 
The Customer shall, based upon a reasonable assessment of the facts, state 
in paragraph 3.2 of the Order  Form which Employment Regulations wording 
as set out in Parts A, B and C (Parts A and B may both apply) of this Clause 
15 will apply to the Contract. 
[Guidance  Note:  Please  see  Employment  Regulations.  Clauses  in  Part  B  and 
Part  C  must  be  used  where  Employment  Regulations  applies  at 
commencement.   

CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
55 

 
 
Part  A  applies  where  Employment  Regulations  is  not  intended  to  apply  at 
Commencement. 

 Part  B    applies  where  the  Customer  itself  currently  carries  out  the  Services 
and is being replaced by the Service Provider. 

Part C applies where the Customer currently engages a third party to provide 
the Services and is replacing such third party with the Service Provider. 

Also consider adding pensions Schedule.
PART A 
[Guidance  Note:  Only  to  be  used  where  Employment  Regulations  is  not  intended  to 
apply at commencement
.]  
15.2 
The  Customer  and  the  Service  Provider  will  proceed  on  the  basis  that  the 
commencement  of  the  provision  of  the  Services  by  the  Service  Provider  
under  this  Contract  will  not  be  a  "Relevant  Transfer".    In the  circumstances, 
the  Customer  and  the  Service  Provider  agree  that  no  employees  of  the 
Customer  will  transfer  to  the  Service  Provider  by  virtue  of  the  operation  of 
Employment Regulations or the Acquired Rights Directive. 
15.3 
If any employee of the Customer claims or it is determined that his contract of 
employment has been transferred from the Customer to the Service Provider  
pursuant to Employment Regulations or the Acquired Rights Directive then: 
15.3.1  The Service Provider will, within seven (7) Working Days of becoming 
aware of that fact, give notice in writing to the Customer; 
15.3.2  The  Customer  may  offer  employment  to  such  person  within  twenty 
one (21) Working Days of the notification by the Service Provider  or 
take  such  other  steps  as  it  considers  appropriate  to  deal  with  the 
matter; 
15.3.3  If  such  offer  is  accepted  (or  if  the  situation  has  otherwise  been 
resolved  by  the  Customer),  the  Service  Provider  shall  immediately 
release the person from his employment; 
15.3.4  If after the twenty one (21) Working Day period has elapsed, no such 
offer of employment has been made or such offer has been made but 
not  accepted,  or  the  situation  has  not  otherwise  been  resolved,  the 
Service  Provider    may  within  seven  (7)  Working  Days  give  notice  to 
terminate the employment of such person; 
15.3.5  Subject  to  Clause  15.4  and  subject  to  the  Service  Provider  acting  in 
this  way  or  in  such  other  way  as  may  be  agreed  between  the 
Customer  and  the  Service  Provider,  the  Customer  will  indemnify  the 
Service  Provider  against  all  Employee  Liabilities  arising  out  of  such 
termination provided the Service Provider complies with all applicable 
proper employment procedures. 
15.3.6  If such person is neither re-employed by the Customer nor dismissed 
by  the  Service  Provider  within  the  time  scales  set  out  in  this  Clause 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
56 

 
 
15.3 such person will be treated as having transferred to the Service 
Provider by virtue of the operation of Employment Regulations and the 
Service  Provider  shall  comply  with  such  obligations  as  may  be 
imposed upon it under Employment Regulations or otherwise by Law.   
15.4 
The indemnity in Clause 15.3.5 shall only apply where the notification referred 
to in Clause 15.3.1 is made by the Service Provider to the Customer within six 
(6) Months of the Relevant Transfer Date. 
PART B 
[Guidance  Note:  applies  where  the  Customer  itself  currently  carries  out  the 
Services and is being replaced by the Service Provider.] 

15.5 
The  Customer  and  the  Service  Provider  will  proceed  on  the  basis  that  the 
commencement  of  the  provision  of  the  Services  by  the  Service  Provider  
under  this  Contract  wil   be  a  “Relevant  Transfer”.    The  Customer  and  the 
Service  Provider  further  agree  that,  as  a  result  of  the  operation  of 
Employment  Regulations  or  the  Acquired  Rights  Directive,  the  contracts  of 
employment  between  the  Customer  and  the  Transferring  Customer 
Employees  (except  in  relation  to  any  contract  terms  relating  to  occupational 
pension  schemes)  will  have  effect  from  the  Relevant  Transfer  Date  as  if 
originally  made  between  the  Service  Provider  and  each  such  Transferring 
Customer Employee. 
15.6 
The  Customer  will  perform  and  discharge  all  its  obligations  in  respect  of  all 
the  Transferring  Customer  Employees  prior  to  the  Relevant  Transfer  Date 
including  all  remuneration,  benefits,  entitlements  and  outgoings,  all  wages, 
accrued but untaken holiday pay, bonuses, commissions, payments of PAYE, 
national  insurance  contributions,  pension  contributions,  and  any  necessary 
apportionments in respect of any periodic payments will be made.   
15.7 
The  Service  Provider  shall  comply  with  all  of  its  obligations  under 
Employment Regulations and shall perform and discharge all its obligations in 
respect  of  all  the  Transferring  Customer  Employees  from  and  after  the 
Relevant  Transfer  Date.  The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer 
against  all  Employee  Liabilities  arising  from  the  Service  Provider’s  failure  to 
comply  with  all  of  its  obligations  under  Employment  Regulations  and/or 
perform and discharge any such obligation. 
15.8 
The  Customer  will  indemnify  the  Service  Provider  against  any  Employee 
Liabilities in respect of the Transferring Customer Employees arising from or 
as a result of: 
15.8.1  any  act  or  omission  by  the  Customer  relating  to  a  Transferring 
Customer  Employee  occurring  before  the  Relevant  Transfer  Date  or 
any other matter, event or circumstance (other than an act or omission 
of the Service Provider  or any Sub-Contractor) occurring or having its 
origin before the Relevant Transfer Date; 
15.8.2  subject to Clause 15.9, any claim made by or in respect of any person 
employed  or  formerly  employed  by  the  Customer  other  than  a 
Transferring  Customer  Employee  for  which  it  is  alleged  the  Service 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
57 

 
 
Provider  may  be  liable  by  virtue  of  this  Agreement  and/or  the 
Employment Regulations and/or the Acquired Rights Directive; and 
15.8.3  any claim made by or in respect of a Transferring Customer Employee 
or  any  appropriate  employee  representative  (as  defined  in  the 
Employment  Regulations)  of  any  Transferring  Customer  Employee 
relating  to  any  act  or  omission  of  the  Customer  in  relation  to  its 
obligations under Regulation 13 of Employment Regulations, except to 
the  extent  that  the  liability  arises  from  the  Service  Provider’s  or  any 
Sub-Contractor’s  failure  to  comply  with  Regulation  13(4)  of  the 
Employment Regulations. 
15.9 
If  any  person  who  is  not  a  Transferring  Customer  Employee  claims,  or  it  is 
determined,  that  his  contract  of  employment  has  been  transferred  from  the 
Customer to the Service Provider pursuant to Employment Regulations or the 
Acquired Rights Directive then: 
15.9.1  the  Service  Provider  shall,  within  five  (5)  Working  Days  of  becoming 
aware of that fact, give notice in writing to the Customer; and 
15.9.2  the Customer may offer employment to such person within fifteen (15) 
Working Days of the notification by the Service Provider, or take such 
other steps as it considers appropriate to deal with the matter. 
15.9.3  If  such  offer  is  accepted,  or  if  the  situation  has  otherwise  been 
resolved  by  the  Customer,  the  Service  Provider  shall  immediately 
release the person from his employment. 
15.9.4  If, after the fifteen (15) Working Day period specified in Clause 15.9.2 
has elapsed: 
15.9.4.1 
no such offer of employment has been made; or 
15.9.4.2 
such offer has been made but not accepted; or 
15.9.4.3 
the situation has not otherwise been resolved, 
the Service Provider may within five (5) Working Days give notice to terminate 
the employment of such person. 
15.10  Subject  to  the  Service  Provider  acting  in  accordance  with  the  provisions  of 
Clause 15.9 and subject to the Service Provider complying with all applicable 
proper  employment  procedures  set  out  in  Law,  the  Customer  will  indemnify 
the Service Provider against all Employee Liabilities arising out of termination 
pursuant to the provisions of Clause 15.9. 
15.11  If any such person as is described in Clause 15.9 is neither  re-employed by 
the Customer nor dismissed by the Service Provider within the time scales set 
out  in  Clause  15.9  such  person  will  be  treated  as  a  Transferring  Customer 
Employee. 
15.12  The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer  against  all  Employee 
Liabilities arising from the Service Provider’s and any Sub-Contractor’s failure 
to perform and discharge any obligation and against any Employee Liabilities 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
58 

 
 
in respect of the Transferring Customer Employees arising from or as a result 
of any act or omission by the Service Provider or any Sub-Contractor relating 
to  a  Transferring  Customer  Employee  occurring  before,  on  or  after  the 
Relevant  Transfer  Date  and/or  any  other  matter,  event  or  circumstance 
occurring  or  having  its  origin  on  or  after  the  Relevant  Transfer  Date  which 
would give rise to a substantial change in working conditions to the material 
detriment of a Transferring Customer Employee. 
15.13  The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer  against  all  Employee 
Liabilities in connection with or arising from any claim made by or in respect 
of  any  Transferring  Customer  Employee  (or,  where  applicable,  any  trade 
union or employee representative (as defined in Employment Regulations) of 
any Transferring Customer Employee) arising out of or in connection with: 
15.13.1  any act or omission of the Service Provider or any Sub-Contractor in 
relation to its or their obligations under the Employment Regulations 
whether occurring before, on or after the Relevant Transfer Date or 
any other matter, event or circumstance occurring or having its origin 
on or after the Relevant Transfer Date including any claim made by 
or  in  respect  of  a  Transferring  Customer  Employee  or  any 
appropriate  employee  representative  (as  defined  in  Employment 
Regulations) of any Transferring Customer Employee relating to any 
act  or  omission  of  the  Service  Provider  or  any  Sub-Contractor  in 
relation to its or their obligations under Regulation 13 of Employment 
Regulations  or  in  respect  of  an  award  of  compensation  under 
Regulation  15  of  the  Employment  Regulations  except  to  the  extent 
that the liability arises from the Customer's failure to comply with its 
obligations under Employment Regulations; 
15.13.2  in relation to the breach or non-observance by the Service Provider  
after  the  Relevant  Transfer  Date  of  any  collective  agreement  or 
other  custom  or  practice  with  a  trade  union  or  staff  association  in 
respect of any Transferring Customer Employee; 
15.13.3  any  proceeding,  claim  or  demand  by  the  HMRC  or  other  statutory 
authority  in  respect  of  any  financial  obligation  including,  but  not 
limited  to,  PAYE  and  primary  and  secondary  national  insurance 
contributions: 
15.13.3.1  in  relation  to  any  Transferring  Customer  Employee,  to  the 
extent that the proceeding, claim or demand by the HMRC 
or  other  statutory  authority  relates  to  financial  obligations 
arising on or after the Relevant Transfer Date;  
15.13.3.2  in  relation  to  any  employee  who  is  not  a  Transferring 
Customer  Employee,  and  in  respect  of  whom  it  is  later 
alleged  or  determined  that  Employment  Regulations 
applied  so  as  to  transfer  his/her  employment  from  the 
Customer  to  the  Service  Provider,  to  the  extent  that  the 
proceeding,  claim  or  demand  by  the  HMRC  or  other 
statutory  authority  relates  to  financial  obligations  arising 
after the Relevant Transfer Date; and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
59 

 
 
15.13.4  in relation to his/her employment or it termination arising or occurring 
on or after the Relevant Transfer Date; 
15.14  The  Service  Provider  shall  notify  the  Customer  of  any  claims  by  any 
Transferring Customer Employee as soon as practicably possible to allow the 
Customer  to  conduct  or  control  the  defence  to  such  claims  as  well  as  any 
settlement  negotiations  and  shall  comply  with  all  reasonable  instructions  of 
the  Customer  and  provide  such  co-operation  as  the  Customer  may 
reasonably require in this respect. 
15.15  The  Service  Provider  will,  and  will  procure  that  any  Sub-Contractor  will, 
comply  with  any  requirement  notified  to  it  by  the  Customer  relating  to 
pensions  in  respect  of  any  Transferring  Customer  Employee  as  set  down  in 
(a)  the  Cabinet  Office  Statement  of  Practice  on Staff Transfers  in the  Public 
Sector  of  January  2000  and  (b)  HM  Treasury's  paper  entitled  "Fair  Deal  for 
Staff  Pensions:  Procurement  of  Bulk  Transfers  and  Related  Issues"  of  June 
2004  or  any  other  replacement  statement  of  practice,  paper  or  other 
guidance.   
15.16  The Customer warrants that the information provided to the Service Provider 
regarding Transferring Customer Employees shall be true and accurate in all 
material respects. 
15.17  The  Customer  agrees  that  it  shall  not  other  than  in  the  ordinary  course  of 
business,  in  respect  of  those  employees  engaged  in  the  provision  of  the 
Services  during  the  period  prior  to  the  Relevant  Transfer  Date  save  where 
legally or contractually obliged to do so: 
15.17.1  replace  or  re-deploy  any  such  employee  other  than  where  any 
replacement is of equivalent grade, skills, experience and expertise; 
15.17.2  make,  promise,  propose  or  permit  any  changes  to  their  terms  and 
conditions  of  employment  (including  any  payments  connected  with 
the termination of employment);  
15.17.3  increase the proportion of working time spent on the Services (or the 
relevant part) by any of the Staff save for fulfilling assignments and 
projects previously scheduled and agreed; 
15.17.4  introduce any new contractual or customary practice concerning the 
making of any lump sum payment on the termination of employment 
of any employees; and 
15.17.5  increase  or  reduce  the  total  number  of  employees  so  engaged, 
replace  or  deploy  any  other  person  to  perform the  Services  (or  the 
relevant  part)  or  terminate  or  give  notice  to  terminate  the 
employment  or  contracts  of  any  Transferring  Customer  Employee 
save for: 
15.17.5.1  the  execution  of  assigned  operations  as  detailed  in 
15.17.3; and/or 
15.17.5.2  replacing  voluntary  resignations  or  staff  terminated  by 
due  disciplinary  process  to  satisfy  the  fulfilment  of 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
60 

 
 
previously  agreed  work  streams  provided  that  any 
replacement  is  employed  on  the  same  terms  and 
conditions of employment as the person he/she replaces; 
PART C 
[Guidance Note: applies where the Customer currently engages a third party to 
provide the Services and is replacing such third party with the Service Provider.]
 
15.18  The  Customer  and  the  Service  Provider  will  proceed  on  the  basis  that  the 
commencement  of  the  provision  of  the  Services  by  the  Service  Provider  
under  this  Contract  will  be  a  “Relevant  Transfer”.    The  Customer  and  the 
Service  Provider  further  agree  that,  as  a  result  of  the  operation  of  the 
Employment  Regulations,  the  contracts  of  employment  between  the  Former 
Service  Provider  and  the  Former  Service  Provider’s  Employees  (except  in 
relation to any contract terms relating to occupational pension schemes)  will 
have effect from the Relevant Transfer Date as if originally made between the 
Service Provider and each such Former Service Provider  Employee. 
15.19  The Customer will use reasonable endeavours to procure (to the extent it has 
a contractual right to do so) that the Former Service Provider  will perform and 
discharge  all  its  obligations  in  respect  of  all  the  Former  Service  Provider  
Employees,  including  all  remuneration,  benefits, entitlements  and  outgoings, 
all  wages,  accrued  but  untaken  holiday  pay,  bonuses,  commissions, 
payments  of  PAYE,  national  insurance  contributions,  pension  contributions, 
prior  to  the  Relevant  Transfer  Date  and  to  make  any  necessary 
apportionments in respect of any periodic payments due to them.   
15.20  The  Service  Provider  shall  comply  with  all  of  its  obligations  under  the 
Employment Regulations and shall perform and discharge all its obligations in 
respect  of  all  the  Former  Service  Provider  Employees  including  all 
remuneration,  benefits,  entitlements  and  outgoings,  all  wages,  accrued  but 
untaken  holiday  pay,  bonuses,  commissions,  payments  of  PAYE,  national 
insurance  contributions,  pension  contributions,  from  and  after  the  Relevant 
Transfer  Date.  The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer  for  itself 
and on behalf of the Former Service Provider against all Employee Liabilities 
arising from the Service Provider’s failure to comply with all of its obligations 
under  the  Employment  Regulations  and/or  perform  and  discharge  any  such 
obligation in relation to the Former Service Provider’s Employees.  
15.21  The Customer will use reasonable endeavours to procure (to the extent it has 
a  contractual  right  to  do  so)  that  the  Former  Service  Provider  will  indemnify 
the  Service  Provider  against  all  liabilities,  damages,  costs  (including 
reasonable  legal  costs),  claims,  awards  and  expenses  (save  for  any  claims 
for  personal  injury  which  are  covered  by  insurance)  in  connection  with  or 
arising from any claim by any Former Service Provider’s Employee (or, where 
applicable, any trade union or employee representative of any Former Service 
Provider’s Employees) arising out of or in connection with: 
15.21.1 
any  fact  or  matter  concerning  or  arising  from  his/her 
employment, or the termination thereof, before the Relevant Transfer 
Date,  including  (but  not  limited  to)  any  claims  of  unfair  dismissal, 
wrongful  dismissal,  unlawful  deduction,  breach  of  contract,  sex 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
61 

 
 
discrimination,  race  discrimination  or  disability  discrimination,  or  any 
claim for a redundancy payment; 
15.21.2 
the breach or non-observance by the Former Service Provider  
during the period prior to the Relevant Transfer Date of any collective 
agreement  or  other  custom  or  practice  with  a  trade  union  or  staff 
association  in  respect  of  any  Former  Service  Provider    Employees; 
and 
15.21.3 
any  proceeding,  claim  or  demand  by  the  HMRC  or  other 
statutory  authority  in  respect  of  any  financial  obligation  including,  but 
not  limited  to,  PAYE  and  primary  and  secondary  national  insurance 
contributions: 
15.21.3.1  in  relation  to  any  Former  Service  Provider    Employee,  to 
the  extent  that  the  proceeding,  claim  or  demand  by  the 
HMRC  or  other  statutory  authority  relates  to  financial 
obligations arising before the Relevant Transfer Date; and 
15.21.3.2  in  relation  to  any  employee  who  is  not  a  Former  Service 
Provider  Employees,  and  in  respect  of  whom  it  is  later 
alleged  or  determined  that  Employment  Regulations 
applied  so  as  to  transfer  his/her  employment  from  the 
Former  Service  Provider  to  the  Service  Provider,  to  the 
extent that the proceeding, claim or demand by the HMRC 
or  other  statutory  authority  relates  to  financial  obligations 
arising before the Relevant Transfer Date. 
15.22  If any person who is not a Former Service Provider  Employee claims, or it is 
determined,  that  his  contract  of  employment  has  been  transferred  from  the 
Former  Service  Provider    to  the  Service  Provider  pursuant  to  Employment 
Regulations or the Acquired Rights Directive then: 
15.22.1 
the  Service  Provider  shall,  within  five  (5)  Working  Days  of 
becoming  aware  of  that  fact,  give  notice  in  writing  to  the  Customer 
(which may include notice to a Former Service Provider); and 
15.22.2 
the  Former  Service  Provider  may  offer  employment  to  such 
person  within  fifteen  (15)  Working  Days  of  the  notification  by  the 
Service Provider, or take such other steps as it considers appropriate 
to deal with the matter. 
15.22.3 
If such offer is accepted, or if the situation has otherwise been 
resolved  by  the  Former  Service  Provider,  the  Service  Provider  shall 
immediately release the person from his employment. 
15.22.4 
If, after the fifteen (15) Working Day period specified in Clause 
15.22.2 has elapsed: 
15.22.5 
no such offer of employment has been made; or 
15.22.6 
such offer has been made but not accepted; or 
15.22.7 
the situation has not otherwise been resolved, 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
62 

 
 
the  Service  Provider  may  within  five  (5)  Working  Days  give  notice  to  terminate  the 
employment of such person. 
15.23  Subject  to  the  Service  Provider  acting  in  accordance  with  the  provisions  of 
Clause  15.22  and  subject  to  the  Service  Provider  complying  with  all 
applicable  proper  employment  procedures  set  out  in  Law,  the  Customer  will 
use reasonable endeavours to procure (to the extent it has a contractual right 
to do so) that the Former Service Provider  will indemnify the Service Provider  
against  all  liabilities,  damages,  costs  (including  reasonable  legal  costs), 
claims,  awards  and  expenses  (save for  any  claims for  personal  injury  which 
are  covered  by  insurance)  arising  out  of  termination  described  in  Clause 
15.22. 
15.24  If any such person as is described in Clause 15.22 is neither re-employed by 
the Former Service Provider nor dismissed by the Service Provider within the 
time scales set out in Clauses 15.22 such person will be treated as a Former 
Service Provider Employee. 
15.25  The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer  on  behalf  of  the  Former 
Service  Provider  against  all  Employee  Liabilities  arising  from  the  Service 
Provider’s  or  any  Sub-Contractor’s  failure  to  perform  and  discharge  any 
obligation  and  against  any  Employee  Liabilities  in  respect  of  the  Former 
Service Provider Employees arising from or as a result of any act or omission 
by the Service Provider  or  any Sub-Contractor relating to a Former  Service 
Provider  Employee  occurring  before,  on  or  after  the  Relevant  Transfer  Date 
and/or any other matter, event or  circumstance occurring or having its origin 
on or after the Relevant Transfer Date which would give rise to a substantial 
change  in  working  conditions  to  the  material  detriment  of  a  Former  Service 
Provider  Employee.  
15.26  The  Service  Provider  will,  and  will  procure  that  any  Sub-Contractor  will, 
comply  with  any  requirement  notified  to  it  by  the  Customer  relating  to 
pensions  in  respect  of  any  Former  Service  Provider  Employee  who  is  a 
Second Generation Fair Deal Employee as set down in (a) the Cabinet Office 
Statement of Practice on Staff Transfers in the Public Sector of January 2000 
and  (b)  HM  Treasury's  paper  entitled  "Fair  Deal  for  Staff  Pensions: 
Procurement of Bulk Transfers and Related Issues" of June 2004 or any other 
replacement statement of practice, paper or other guidance.   
15.27  The Service Provider shall indemnify the Customer for itself and on behalf of 
the  Former  Service  Provider    against  all  Employee  Liabilities  (save  for  any 
claims for personal injury which are covered by insurance) in connection with 
or  arising  from  any  claim  by  any  Former  Service  Provider  Employee  (or, 
where  applicable,  any  trainee  or  employee  representative  of  any  Former 
Service Provider  Employee) arising or in connection with: 
15.27.1 
his/her employment or it termination arising or occurring on or after 
the Relevant Transfer Date; 
15.27.2 
a  failure  of  the  Service  Provider  to  discharge  or  procure  the 
discharge  of  all  wages,  salaries  and  all  other  benefits  and  all 
PAYE tax deductions and National Insurance contributions relating 
to the Former Service Provider  Employee in respect of the period 
on or after the Relevant Transfer Date; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
63 

 
 
15.27.3 
 
any  act  or  omission  by  the  Service  Provider  or  any  Sub-
Contractor occurring on or after the Relevant Transfer Date; 
15.27.4 
any  claim  made  by  or  in  respect  of  a  Former  Service  Provider  
Employee or any appropriate employee representative (as defined 
in  Employment  Regulations)  of  any  Former  Service  Provider  
Employee  relating  to  any  act  or  omission  of  the  Service  Provider  
or  any  Sub-Contractor  in  relation  to  its  or  their  obligations  under 
Employment Regulations whether occurring before, on or after the 
Relevant Transfer Date including any claim made by or in respect 
of  a  Former  Service  Provider  Employee  or  any  appropriate 
employee  representative  (as  defined  in  Employment  Regulations) 
of  any  Former  Service  Provider    Employee  relating  to  any  act  or 
omission of the Service Provider  or any Sub-Contractor in relation 
to  its  or  their  obligations  under  Regulation  13  of  the  Employment 
Regulations  or  in  respect  of  an  award  of  compensation  under 
Regulation 15 of the Employment Regulations except to the extent 
that the liability arises from the Customer's or any Former Service 
Provider's  failure  to  comply  with  their  obligations  under  the 
Employment Regulations; 
15.27.5 
any  statement  communicated  to  or  action  undertaken  by  the 
Service Provider  to, or in respect of, any Former Service Provider  
Employee  on  or  before  the  Relevant  Transfer  Date  regarding  the 
Relevant Transfer which has not been agreed in advance with the 
Customer or the Former Service Provider in writing. 
15.27.6 
the  breach  or  non-observance  by  the  Service  Provider  during the 
period  on  or  after  the  Relevant  Transfer  Date  of  any  collective 
agreement  or  other  custom  or  practice  with  a  trade  union  or  staff 
association in respect of any Former Service Provider Employee; 
15.27.7 
any proceeding, claim or demand by the HMRC or other statutory 
authority  in  respect  of  any  financial  obligation  including,  but  not 
limited  to,  PAYE  and  primary  and  secondary  national  insurance 
contributions: 
15.27.7.1  in relation to any Former Service Provider Employee, to 
the extent that the proceeding, claim or demand by the 
HMRC  or  other  statutory  authority  relates  to  financial 
obligations  arising  on  or  after  the  Relevant  Transfer 
Date; and 
15.27.7.2  in  relation  to  any  employee  who  is  not  a  Former 
Service  Provider  Employee,  and  in  respect  of  whom  it 
is  later  alleged  or  determined  that  Employment 
Regulations  applied  so  as  to  transfer  his/her 
employment  from  the  Former  Service  Provider  to  the 
Service  Provider,  to  the  extent  that  the  proceeding, 
claim  or  demand  by  the  HMRC  or  other  statutory 
authority  relates  to  financial  obligations  arising  on  or 
after the Relevant Transfer Date. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
64 

 
 
15.27.8 
The  Service  Provider  shall  notify  the  Customer  of  any  claims  by 
any  Former  Service  Provider’s  Employee  as  soon  as  practicably 
possible  to  allow  the  Customer  and  the  Former  Service  Provider  
to  conduct  or  control  the  defence  to  such  claims  as  well  as  any 
settlement  negotiations  and  shall  comply  with  all  reasonable 
instructions of the Customer and provide such co-operation as the 
Customer may reasonably require in this respect. 
15.28  The Parties agree that the Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 shall 
apply to the indemnities set out in Clauses 15.18 to 15.27 above to the extent 
necessary  that  any  Former  Service  Provider  shall  have  the  right  to  enforce 
the  obligations  owed  to,  and  indemnities  given  to,  the  Former  Service 
Provider  by  the  Service  Provider  in  its  own  right  pursuant  to  section  1(1)  of 
that Act. 
16. 
PRE-SERVICE TRANSFER OBLIGATIONS 
16.1 
The  Service  Provider  agrees  that,  subject  to  compliance  with  the  Data 
Protection Legislation: 
16.1.1  within twenty (20) Working Days of the earliest of: 
16.1.1.1 
receipt  of  a  notification  from  the  Customer  of  a  Service 
Transfer or intended Service Transfer; or 
16.1.1.2 
receipt  of  the  giving  of  notice  of  early  termination  of  this 
Contract or any part thereof; or 
16.1.1.3 
the date which is twelve (12) Months before the due expiry 
date of this Contract, or  
16.1.1.4 
receipt  of  a  written  request  of  the  Customer  at  any  time, 
save that any such request may only be made once in any 
six (6) month period; 
it  shall  provide  the  Service  Provider's  Provisional  Staff  List  together 
with  Staffing  Information  in  relation  to  such  persons  to  the  Customer 
(or,  at  the  direction  of  the  Customer,  to  an  actual  or  prospective 
Replacement 
Service 
Provider 
or 
prospective 
tenderer 
for 
Replacement  Services)  and  it  will  provide  an  updated  Service 
Provider's  Provisional  Staff  List  at  such  intervals  as  are  reasonably 
requested by the Customer; 
16.1.2  at least twenty (20) Working Days prior to the Service Transfer Date, 
the  Service  Provider  shall  provide  to  the  Customer  and  to  any 
Replacement  Service  Provider    a  final  list  of  Transferring  Service 
Provider  Employees  which  shall  transfer  under  Employment 
Regulations (the “Service Provider ’s Final Staff List”); and 
16.1.3  the  Customer  shall  be  permitted  to  use  and  disclose  information 
provided  by  the  Service  Provider    under  Clause  16.1.2  for  informing 
any  tenderer  or  other  prospective  Replacement  Service  Provider    of 
any Replacement Services. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
65 

 
 
16.2 
The  Service Provider’s  Final  Staff  List  wil   identify  which of  the  Staff  named 
are Transferring Service Provider Employees.  The provision of personal data 
regarding those individuals detailed on the Service Provider’s Final Staff List 
is  subject to  the  consent  of  such  individuals  (which  the  Service  Provider  will 
use  its  reasonable  endeavours  to  obtain)  and  being  mindful  that  the 
final  ’Personalised  List’  can  change  up  to  the  date  of  transfer  or  in  the 
absence of such individual's approval, the Service Provider’s Final Staff List 
being suitably anonymised so as to comply with Data Protection Legislation. 
16.3 
The  Service  Provider  warrants,  for  the  benefit  of  the  Customer  and  any 
Replacement  Service  Provider,  that  the  information  provided  under  Clauses 
16.1  and  16.2  of  this  Contract  shall  be  true  and  accurate  in  all  material 
respects. 
16.4 
From the date of the earliest event referred to in Clauses 16.1.1.1 to 16.1.1.4 
(inclusive),  the  Service  Provider  agrees, for the benefit  of the  Customer and 
any  Replacement  Service  Provider  ,  that  it  shall  not,  and  agrees  to  procure 
that  its  Sub-Contractors  shall  not,  other  than  in  the  ordinary  course  of 
business,  in  respect  of  those  employees  engaged  in  the  provision  of  the 
Services: 
16.4.1  replace  or  re-deploy  any  such  employee  other  than  where  any 
replacement is of equivalent grade, skills, experience and expertise; 
16.4.2  make,  promise,  propose  or  permit  any  changes  to  their  terms  and 
conditions of employment (including any payments connected with the 
termination of employment);  
16.4.3  increase the proportion of working time spent on the Services (or the 
relevant  part)  by  any  of  the  Staff  save  for  fulfilling  assignments  and 
projects previously scheduled and agreed; 
16.4.4  introduce  any  new  contractual  or  customary  practice  concerning  the 
making of any lump sum payment on the termination of employment of 
any employees listed on the Service Provider’s Provisional Staff List; 
and 
16.4.5  increase  or  reduce  the  total  number  of  employees  so  engaged, 
replace any Staff listed on the Service Provider’s Provisional Staff List 
or  deploy  any  other  person  to  perform  the  Services  (or  the  relevant 
part)  or  terminate  or  give  notice  to  terminate  the  employment  or 
contracts  of  any  persons  on  the  Service  Provider’s  Provisional  Staff 
List save for: 
16.4.5.1 
the execution of assigned operations as detailed in 16.4.3; 
and/or 
16.4.5.2 
replacing voluntary resignations or Staff terminated by due 
disciplinary  process  to  satisfy  the  fulfilment  of  previously 
agreed  work  streams  provided  that  any  replacement  is 
employed  on  the  same  terms  and  conditions  of 
employment as the person he/she replaces; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
66 

 
 
16.5 
The  Service  Provider  will  promptly  notify  or  as  appropriate  will  procure  that 
the Sub-Contractor will promptly notify the Customer or, at the direction of the 
Customer,  the  Replacement  Service  Provider  of  any  notice  to  terminate 
employment given by the Service Provider  or any Sub-Contractor or received 
from  any  persons  listed  on  the  Service  Provider’s  Provisional  Staff  List 
regardless of when such notice takes effect. 
16.6 
During the Contract Period, the Service Provider will provide to the Customer 
any  information  the  Customer  may  reasonably  require  relating  to  any 
individual employed, assigned or  engaged in providing the Services (subject 
to  any  limitations  imposed  by  the  Data  Protection  Legislation)  including 
without  limitation  the  Staffing  Information  and,  upon  reasonable  request  by 
the  Customer  and  subject  only  to  any  limitation  imposed  by  the  Data 
Protection Legislation, the Service Provider will provide, and will procure that 
its  Sub-Contractors  will  provide,  the  Customer  or  at  the  request  of  the 
Customer,  the  Replacement  Service  Provider,  with  access  (on  reasonable 
notice and during normal working hours) to such employment records as the 
Customer  reasonably  requests  and  will  allow  the  Customer  or  any 
Replacement Service Provider to have copies of any such documents. 
16.7 
Within  seven  (7)  Working  Days  following  the  Service  Transfer  Date,  the 
Service  Provider  will  provide  to  the  Customer  or  any  Replacement  Service 
Provider, in respect of each person on the Service Provider’s Final Staff List 
who is a Transferring Service Provider  Employee: 
16.7.1  the most recent Month's copy pay slip data; 
16.7.2  details of cumulative pay for tax and pension purposes; 
16.7.3  details of cumulative tax paid; 
16.7.4  tax code; 
16.7.5  details of any voluntary deductions from pay; and 
16.7.6  bank/building society account details for payroll purposes. 
17. 
TUPE EXIT PROVISION 
OPTION A 
17.1 
The Service Provider and the Customer hereby acknowledge and agree that 
the  termination  of  the  provision  of  the  Services  and/or  Temporary  Worker 
Services pursuant to this Contract will not give rise to a "Relevant  Transfer", 
and  that  no  Staff  or  Temporary  Workers  are  intended  to  transfer  to  the 
Customer  or  any  Replacement  Service  Provider    as  a  result  of  the  Service 
Provider  ceasing  to  provide  the  Services  (or  any  part)and  any  Temporary 
Worker ceasing to provide the Temporary Worker Services.  
17.2 
If any contract of employment of a Temporary Worker or any Staff member is 
found or alleged to have effect as if originally made between the Temporary 
Worker  or  the  Staff  member  and  the  Customer  or  a  Replacement  Service 
Provider  by  virtue  of  the  Employment  Regulations,  the  Customer  shall  (or 
shall procure that a Replacement Service Provider shall): 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
67 

 
 
17.2.1  as soon as reasonably practicable notify the Service Provider of such 
transfer or alleged transfer; 
17.2.2  give  the  Service  Provider  two  weeks  to  offer  employment  to  the 
Temporary Worker or Staff member concerned or take such steps as 
the Service Provider  may determine to resolve the issue; and 
17.2.3  where  the  Service  Provider    chooses  not  to  offer  such  employment 
within  such  two  week  period  or  the  Temporary  Worker  or  the  Staff 
member  rejects  such  offer  or  the  Service  Provider  otherwise  fails  to 
resolve  the  issue,  the  Customer  shall  procure  the  termination  of  the 
relevant  contract  of  employment  as  soon  as  reasonably  practicable 
and in any event within two weeks of the Service Provider's failure to 
make  such  offer  or  the  Temporary  Worker  or  the  Staff  member's 
rejection of such offer of employment. 
17.3 
Subject to the Customer's and/or Replacement Service Provider's compliance 
with the provisions of Clause 17.2 above, the Service Provider shall indemnify 
the Customer and any Replacement Service Provider in full for and against all 
claims  costs  expenses  or  liabilities  whatsoever  and  howsoever  arising 
incurred  or  suffered  by  the  Customer  or  Replacement  Service  Provider  in 
relation  to  such  Temporary  Worker  or  Staff  member,  including  without 
limitation  all  legal  expenses  and  other  professional  fees  (together  with  any 
VAT thereon), liabilities arising in relation to any termination of the Temporary 
Worker  or  the  Staff  member's  employment  under  Clause  17.2.3  above  and 
the costs of employing such the Temporary Worker or Staff member between 
the date of any transfer and the date of such termination. 
17.4 
The Parties agree that the Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 shall 
apply to the indemnity set  out in  Clause 17.3 above to the extent necessary 
that  any  Replacement  Service  Provider  shall  have  the  right  to  enforce  the 
obligations  owed  to,  and  indemnities  given  to,  the  Replacement  Service 
Provider  by  the  Service  Provider  in  its  own  right  pursuant  to  section  1(1)  of 
that Act. 
OPTION B 
17.5 
The  Customer  and  the  Service  Provider  will  proceed  on  the  basis  that  the 
commencement of the provision of the Services by the Replacement Service 
Provider  under  a  replacement  contract  wil   be  a  “Relevant  Transfer”.    The 
Customer  and  the  Service  Provider  further  agree  that,  as  a  result  of  the 
operation of Employment Regulations, the contracts of employment between 
the  Service  Provider  and  the  Transferring  Service  Provider  Employees 
(except  in  relation  to  any  contract  terms  relating  to  occupational  pension 
schemes) will have effect from the Service Transfer Date as if originally made 
between  the  Replacement  Service  Provider  and  each  such  Transferring 
Service Provider Employee. 
17.6 
The  Service  Provider  shall,  and  shall  procure  that  any  Sub-Contractor  shall, 
perform  and  discharge  all  its  obligations  in  respect  of  all  the  Transferring 
Service  Provider  Employees  up  to  the  Service  Transfer  Date  and  any 
necessary  apportionments  in  respect  of  any  periodic  payments  due  to  them 
will  be  made.    The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer  for  itself 
and  on  behalf  of  any  Replacement  Service  Provider  against  all  Employee 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
68 

 
 
Liabilities arising from the Service Provider's, or any Sub-Contractor's, failure 
to perform and discharge any such obligation. 
17.7 
The Service Provider shall indemnify the Customer for itself and on behalf of 
any  Replacement  Service  Provider  against  any  Employee  Liabilities  in 
respect  of  the Transferring  Service  Provider  Employees  arising from  or as  a 
result of: 
17.7.1  any  act  or  omission  by  the  Service  Provider  or  any  Sub-Contractor 
occurring before the Service Transfer Date; 
17.7.2  any claim made by or  in respect of any person employed or formerly 
employed by the Service Provider or any Sub-Contractor other than a 
Transferring Service Provider Employee for which it is alleged that the 
Customer  or  any  Replacement  Service  Provider  may  be  liable  by 
virtue  of  this  Contract  and/or  Employment  Regulations  and/or  the 
Acquired Rights Directive;  
17.7.3  any  claim  made  by  or  in  respect  of  a  Transferring  Service  Provider  
Employee  or  any  appropriate  employee  representative  (as  defined  in 
Employment  Regulations)  of  any  Transferring  Service  Provider  
Employee  relating  to  any  act  or  omission  of  the  Service  Provider  or 
any  Sub-Contractor  in  relation  to  its  or  their  obligations  under 
Employment  Regulations  whether  occurring  before,  on  or  after  the 
Service  Transfer  Date  including  any  claim  relating  to  its  or  their 
obligations under Regulation 13 of the Employment Regulations or in 
respect  of  an  award  of  compensation  under  Regulation  15  the 
Employment Regulations of except to the extent that the liability arises 
from the Customer's or any Replacement Service Provider's failure to 
comply with Regulation 13(4) of the Employment Regulations; 
17.7.4  any  statement  communicated  to  or  action  undertaken  by  the  Service 
Provider  to,  or  in  respect  of,  any  Transferring  Service  Provider  
Employee  on  or  before  the  Service  Transfer  Date  regarding  the 
Service  Transfer  which  has  not  been  agreed  in  advance  with  the 
Customer in writing; 
17.7.5  in  relation  to  any  proposed  change  by  the  Service  Provider  in  the 
working  conditions  or  terms  of  employment  of  any  Transferring 
Service  Provider  Employees  to  take  effect  on  or  after  the  Service 
Transfer Date (including any claim for constructive dismissal), whether 
such  change  is  proposed  before,  on  or  after  the  Service  Transfer 
Date;  
17.7.6  a failure of the Service Provider to discharge or procure the discharge 
of  all  wages,  salaries  and  all  other  benefits  and  all  PAYE  tax 
deductions  and  National  Insurance  contributions  relating  to  the 
Transferring  Service  Provider  Employees  in  respect  of  the  period  on 
or before the Service Transfer Date; 
17.7.7  in  respect  of  any  fact  or  matter  concerning  or  arising  from  the 
Transferring  Service  Provider  Employees  employment,  or  the 
termination  thereof,  before  the  Service  Transfer  Date  including  any 
claim for a redundancy payment; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
69 

 
 
17.7.8  in  relation  to  the  breach  or  non-observance  by  the  Service  Provider  
during  the  period  prior  to  the  Service  Transfer  Date  of  any  collective 
agreement  or  other  custom  or  practice  with  a  trade  union  or  staff 
association  in  respect  of  any  Transferring  Service  Provider  
Employees; and 
17.7.9  any  proceeding,  claim  or  demand  by  the  HMRC  or  other  statutory 
authority in respect of any financial obligation including, but not limited 
to,  PAYE  and  primary  and  secondary  National  Insurance 
contributions: 
(a) 
in relation to any Transferring Service Provider Employees, to 
the extent that the proceeding, claim or demand by the HMRC 
or  other  statutory  authority  relates  to  financial  obligations 
arising before the Service Transfer Date; and 
(b) 
in  relation  to  any  employee  who  is  not  a  Transferring  Service 
Provider Employees, and in respect of whom it is later alleged 
or  determined  that  Employment  Regulations  applied  so  as  to 
transfer  his/her  employment  from  the  Service  Provider  to  the 
Customer  or  the  Replacement  Service  Provider,  to  the  extent 
that  the  proceeding,  claim  or  demand  by  the  HMRC  or  other 
statutory authority relates to financial obligations arising before 
the Service Transfer Date. 
17.8 
If any person who is not a Transferring Service Provider Employee claims, or 
it  is  determined,  that  his  contract  of  employment  has  been  transferred  from 
the  Service  Provider  or  any  Sub-Contractor  to  the  Customer  or  any 
Replacement  Service  Provider  pursuant  to  Employment  Regulations  or  the 
Acquired Rights Directive, then: 
17.8.1  the Customer will and shall use its reasonable endeavours to procure 
that  the  Replacement  Service  Provider  will,  within  five  (5)  Working 
Days  of  becoming  aware  of  that  fact,  give  notice  in  writing  to  the 
Service Provider;  
17.8.2  the Service Provider may offer (or may procure that a Sub-Contractor 
may  offer)  employment  to  such  person  within  fifteen  (15)  Working 
Days of the notification by the Customer or the Replacement Service 
Provider  or  take  such  other  steps  as  it  considers  appropriate  to  deal 
with the matter. 
17.8.3  If  such  offer  is  accepted,  or  if  the  situation  has  otherwise  been 
resolved by the Service Provider, the Customer shall and shall use its 
reasonable  endeavours  to  procure  that  the  Replacement  Service 
Provider shall immediately release the person from his employment. 
17.8.4  If, after the fifteen (15) Working Day period specified in Clause 17.8.2 
has elapsed: 
17.8.4.1 
no such offer of employment has been made; or 
17.8.4.2 
such offer has been made but not accepted; or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
70 

 
 
17.8.4.3 
the situation has not otherwise been resolved, 
the  Customer  may  and  shall  advise  the  Replacement  Service  Provider  that  it  may 
within five (5) Working Days give notice to terminate the employment of such person. 
17.9 
Subject  to  the  Customer  or  the  Replacement  Service  Provider  acting  in 
accordance  with  the  provisions  of  Clause  17.8  and  in  accordance  with  all 
applicable  proper  employment  procedures  set  out  in  Law,  the  Service 
Provider  shall  indemnify  the  Customer  for  itself  and  on  behalf  of  the 
Replacement  Service  Provider  against  all  Employee  Liabilities  arising  out  of 
termination pursuant to the provisions of Clause 17.8.4. 
17.10  If any such person as is described in Clause 17.8 is neither re-employed by 
the Service Provider or any Sub-Contractor nor dismissed by the Customer or 
Replacement Service Provider  within the time scales set  out in Clause 17.8, 
such person will be treated as a Transferring Service Provider Employee. 
17.11  The  Customer  shall  indemnify  the  Service  Provider  against  all  Employee 
Liabilities  arising  from  the  Customer's,  and  shall  procure  that  the 
Replacement Service Provider shall indemnify the Service Provider against all 
Employee Liabilities arising from the Replacement  Service Provider's, failure 
to perform and discharge any obligation and against any Employee Liabilities 
in respect of the Transferring Service Provider Employee arising from or as a 
result  of  any  act  or  omission  by  the  Customer  or  a  Replacement  Service 
Provider  (as  appropriate)  relating  to  a  Transferring  Service  Provider  
Employee occurring before, on or after the Service Transfer Date and/or any 
other matter, event or  circumstance occurring or having its origin on or  after 
the  Service  Transfer  Date  which  would  give  rise  to  a  substantial  change  in 
working  conditions  of  a  Transferring  Service  Provider  Employee  to  the 
material detriment of a Transferring Service Provider Employee. 
17.12  The  Customer  shall  procure  that  the  Replacement  Service  Provider  shall 
indemnify the Service Provider against any claim made by or in respect of a 
Transferring  Service  Provider  Employee  or  any  appropriate  employee 
representative  (as  defined  in  the  Employment  Regulations)  of  any 
Transferring Service Provider Employee relating to any act or omission of the 
Replacement Service Provider or  any of its Sub-Contractors in relation to its 
or  their  obligations  under  the  Employment  Regulations  whether  occurring 
before, on or after the Service Transfer Date including any claim relating to its 
obligations under Regulation 13(4) of Employment Regulations except to the 
extent that the liability arises from any Service Provider’s or Sub-Contractor’s 
failure to comply with its obligations under Employment Regulations. 
17.13  The  Customer  shall  indemnify  the  Service  Provider  against  any  claim  made 
by  or  in  respect  of  a  Transferring  Service  Provider  Employee  or  any 
appropriate employee representative (as defined in Employment Regulations) 
of any Transferring Service Provider Employee relating to any act or omission 
of  the  Customer  in  relation  to  its  obligations  under  the  Employment 
Regulations  whether  occurring  before,  on  or  after  the  Service  Transfer  Date 
including any claim relating to its or their obligations under Regulation 13(4) of 
Employment Regulations except to the extent that the liability arises from the 
Service Provider's or Sub-Contractor’s failure to comply with Regulation 13 of 
the Employment Regulations. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
71 

 
 
17.14  If, in the event of a Service Transfer to which Employment Regulations or the 
Acquired Rights Directive do not apply the following provisions shall apply: 
17.14.1  the  Customer  can  and  shall  advise  the  Replacement  Service 
Provider that it can, in its discretion, make to any of the employees 
identified  on  the  Service  Provider’s  Provisional  Staff  List    under 
Clause 17, an offer, in writing, to employ that employee under a new 
contract of employment to take effect on the Day after the cessation 
by  the  Service  Provider  of  the  provision  of  the  Services  (or  the 
relevant part) in which such employee was employed. 
17.14.2  When  the  offer  has  been  made  by  the  Customer  or  Replacement 
Service  Provider  and  accepted  by  any  employee  or  worker,  the 
Service  Provider  shall  and  shall  procure  that  any  Sub-Contractor 
shall  permit  the  employee  or  worker  to  leave  its  employment,  as 
soon as practicable depending on the business needs of the Service 
Provider,  which  could  be  without  the  employee  or  worker  having 
worked his full notice period, if the employee so requests. 
If  the  employee  does  not  accept  an  offer  of  employment  made  by  the 
Customer  or  Replacement  Service  Provider,  or  no  such  offer  is  made,  the 
employee  shall  remain  employed  by  the  Service  Provider  (or  the  relevant 
Sub-Contractor, as the case may be) and all Employee Liabilities in relation to 
the  employee  shall  remain  with  the  Service  Provider  or  the  relevant  Sub-
Contractor  and  the  Service  Provider  shall  indemnify  the  Customer  for  itself 
and on behalf of any Replacement Service Provider against any Employment 
Liabilities that either of them may incur in respect of any such employees of 
the Service Provider or the relevant Sub-Contractor. 
17.15  The Parties agree that the Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 shall 
apply to the indemnities set out in Clauses 17.5. to 17.14 above to the extent 
necessary  that  any  Replacement  Service  Provider  shall  have  the  right  to 
enforce  the  obligations  owed  to,  and  indemnities  given  to,  the  Replacement 
Service Provider by the Service Provider in its own right  pursuant to section 
1(1) of that Act. 
18. 
STAFFING & TEMPORARY WORKER SECURITY 
18.1 
The  Service  Provider  shall  comply  with  the  Staff  Vetting  Procedures  in 
respect of all Service Provider Staff employed or engaged in the provision of 
the  Services.    The  Service  Provider  confirms  that  all  Staff  employed  or 
engaged  by  the  Service  Provider  at  the  Commencement  Date  were  vetted 
and recruited on a basis that is equivalent to and no less strict than the Staff 
Vetting Procedures. 
18.2 
The Service Provider shall provide training on a continuing basis for all Staff 
employed or engaged in the provision of the Services in compliance with the 
Security Requirements. 
Temporary Worker Security 
18.3 
The Service Provider agrees that it will not require that the Temporary Worker 
nor the persons engaged by any Sub-Contractor obtain Clearance who have 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
72 

 
 
not  previously  held  Clearance  except  where  there  is  an  urgent  priority 
requirement including: 
18.3.1  Clearance being genuinely necessary and proportionate; or 
18.3.2  the work must be completed by the relevant person within 30 days (in 
relation  to  Defence  Vetting  Agency  Security  Checks  and  Defence 
Vetting  Agency  Counter  Terrorist  Checks  ("CTC"))  and  100  days  (in 
relation  to  Defence  Vetting  Agency  Developed  Vetting)  of  the 
commencement date of the relevant Assignment; or 
18.3.3  the  role  of  the  Temporary  Worker  or  Sub-Contractor  requires 
immediate and routine unsupervised access to: 
(c) 
sites or persons at risk of terrorist attack, in which case a CTC 
can be required; or 
(d) 
assets  protectively  marked  as  at  least  "SECRET"  in 
accordance with the Customer’s policies. 
18.4 
Save  in  respect  of  the  circumstances  set  out  in  Clause  18.3  above  in  the 
event that it  will take longer for  the Temporary Worker to carry out the work 
than  to  secure  Clearance  and  subject  to  the  Customer’s  agreement,  the 
Customer's  existing  practices  for  escorting  and  supervising  un-cleared 
Temporary Workers or Sub-Contractors will be followed until such time as the 
Sub-Contractor's or Temporary Worker's Clearance is confirmed. 
18.5 
Where the Temporary Worker or persons engaged by a Sub-Contractor have 
previously held Clearance, the Service Provider may consider such person's 
Clearance  as  current  if  that  person  has  not  worked  continuously  on  jobs 
where Clearance is required, only where the following conditions are met: 
18.5.1  that person's existing Clearance is not more than three (3)  Years old 
in relation to non List x or five (5) Years old in relation to List x; 
18.5.2  the  Temporary  Worker  or  Sub-Contractor  has  worked  on  a  previous 
job and had required Clearance in the past twelve (12) Months; or 
18.5.3  the Temporary Worker or Sub-Contractor has not resided overseas for 
more than six (6) Months since its last cleared post.   
18.6 
The Service Provider shall ensure that all Temporary Workers that undertake 
an Assignment have been subject to a: 
18.6.1   current  and  valid  check  in  accordance  with  the  Asylum  and 
Nationality Act 2006; 
18.6.2  an identity check - to check a Candidate’s full name, signature, date of 
birth, full permanent address;  
18.6.3  a  language  Check  -  or  other  language  competency  test  as  maybe 
required by the department; and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
73 

 
 
18.6.4  a  BPSS  check,  conducted  in  accordance  with  the  HMG  Baseline 
Personnel Security Standard:  
www.cabinetoffice.gov.uk/sites/default/files/resources/baseline-personnel-
security-standard.pdf) comprising of: 
i.  an identity check; and 
ii.  a verification of nationality and immigration status; 
iii.  a verification of employment history; and 
iv.  a verification of criminal record. 
18.7 
The Service Provider shall ensure that all Temporary Workers that undertake 
an  Assignment  do  not  have  any  unspent  Convictions  subject  to  the 
Rehabilitation of Offenders Act 1974  
18.8 
An    authenticity  check  -  the  Service  Provider  must  be  able  to  demonstrate 
that  all  documents  (not  just  those for  verification  of  identity)  are  checked  for 
authenticity  and  that  the  verification  process  is  cumulative  by  the  use  of 
intelligent cross-referencing. In doing so the Service Provider must apply the 
guidance  in  the  Good  Practice  Guide  on  Pre-employment  screening- 
Document  Verification  from  the  Centre  for  the  Protection  of  National 
Infrastructure (see website below) must be applied.  
www.cpni.gov.uk/advice/Personnel-security1/Screening/. 
18.9 
a right to work check- The Service Provider must ensure that Candidates are 
eligible to work in the United Kingdom. In doing so the guidance in the Good 
Practice  Guide  on  Pre-employment  screening-  Document  Verification  from 
the 
Centre 
for 
the 
Protection 
of 
National 
Infrastructure 
www.cpni.gov.uk/ProtectingYourAssets/personnelsecurity-268.aspx  must  be 
applied and the Service Provider must carry out all of the following checks on 
documentation:. 
18.9.1  a  qualification  check  –  the  Service  Provider  must  carry  out  a 
qualification  check  to  verify  that  the  information  about  education, 
training  or  essential  professional  qualifications  provided  by  each 
candidate in support of their CV is correct.  If a candidate has gained 
their  essential  qualifications  overseas,  the  Service  Provider  must 
check that this qualification exists, that it is equivalent to the stated UK 
qualification  and  that  the  Candidate  does,  in  fact,  hold  the 
qualification.  Further advice and contact details can be found on the 
Foreign and Commonwealth website at www.fco.gov.uk. If there is any 
doubt  that  qualifications  are  genuine,  the  Service  Provider  must 
contact  the  National  Academic  Recognition  Centre  (NARIC)  at 
www.naric.org.uk;  
18.9.2  vulnerable  Groups  –  When  required  by  the  Customer  or  by  Law  the 
Service  Provider  shall  provide  information  to  the  Independent 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
74 

 
 
Safeguarding  Authority  under  the  Safeguarding  Vulnerable  Groups 
Act  2006  in  relation  to  Candidates  offered  to  the  Customer  Further 
advice  and  contact  details  can  be  found  on  the  Independent 
Safeguarding Authority website at www.isa-gov.org; and 
18.9.3  an  employment  history  and  reference  check.  The  Service  Provider 
must ensure that each Candidate’s CV must detail the full employment 
history  for  a  minimum  of  ten  years  continuous  employment  (or  all 
years since their employment history started, if less than ten), with no 
unexplained  gaps.    The  Service  Provider  must  cross-check  each 
employment  history  t  against  appropriate  employment  references, 
especially in respect of dates of employment and positions held.  As a 
minimum,  references  are  required  from  the  employers  for  each 
Candidate’s two most recent substantial assignments. 
18.10  The  Customer  shall  advise  the  Service  Provider  in  the  relevant  Requisition 
where  a  higher  level  of  security  assurance,  such  as  Clearance  is  required 
[and  this  shal   be  at  the  Customer’s  cost  unless  agreed  otherwise  at  the 
commencement of this Contract] 
19. 
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS 
19.1 
The  Service  Provider  acknowledges  that  the  Temporary  Worker  Conditions 
require  the  Temporary  Worker  to  assign  and  licence  certain  Intellectual 
Property  Rights  to  the  Customer.    In  the  event  that  the  Temporary  Worker 
fails to assign and/or licence (as relevant) such Intellectual Property Rights in 
accordance  with  the  obligations  imposed  on  the  Temporary  Worker  by  the 
Temporary  Worker  Conditions  then  the  Service  Provider  shall  procure  the 
assignment and/or licence (as relevant) of such Intellectual Property Rights in 
accordance  with  the  Temporary  Worker  Conditions  and  shall  carry  out  all 
such  acts  at  its  own  cost  (which  may  include  procuring  the  execution  of 
documentation) as are necessary in order to procure such assignment and/or 
licence. 
19.2 
Save as expressly granted elsewhere under the Contract: 
19.2.1 
the Customer shall not acquire any right, title or interest in or to the 
Intellectual Property Rights of the Service Provider or its licensors, 
including the Service Provider IPR; and 
19.2.2 
the Service Provider shall not acquire  any right, title or  interest  in 
or  to  the  Intellectual  Property  Rights  of  the  Customer  or  its 
licensors, including the Customer IPR or the Bespoke IPR. 
19.3 
Where either party acquires, by operation of law, title to Intellectual Property 
Rights that is inconsistent with the allocation of title set out in Clause 19.2, it 
shall  assign  in  writing  such  Intellectual  Property  Rights  as  it  has  acquired  to 
the other party on the request of the other party (whenever made). 
19.4 
Subject  to  Clause 21.6.9,  the  Service  Provider  shall  not,  and  shall  procure 
that  the  Staff  shall  not  (except  when  necessary  for  the  performance  of  the 
Contract)  without  Approval,  use  or  disclose  any  of the  Bespoke  IPRs to  any 
third party.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
75 

 
 
19.5 
The  Service  Provider  hereby  grants  (and  (as  necessary)  shall  procure  that 
any  relevant  third  party  shall  grant)  to  the  Customer  a  non-exclusive, 
irrevocable,  transferable  and  royalty  free  licence  (with  the  right  to  grant 
sub-licences on similar terms) to use the Service Provider IPR for the purpose 
of receiving the benefit of the Services. 
19.6 
All  Intellectual  Property  rights  in  and  to  the  Bespoke  IPRs  shall  vest  as  and 
when created in the Customer and the Service Provider hereby assigns to the 
Customer,  with  full  title  guarantee,  title  to  and  all  rights  and  interest  in  the 
Bespoke  IPRs  or  shall  procure  that  the  first  owner  of  the  Bespoke  IPRs 
assigns  them  to  the  Customer  on  the  same  basis.  Such  assignment  shall 
either take effect on the Commencement Date or as a present assignment of 
future rights that will take effect immediately on the coming into existence of 
the  Bespoke  IPRs,  as  appropriate.  The  Service  Provider  shall  waive  or 
procure  a  waiver  of  any  moral  rights  in  the  Bespoke  IPRs  assigned  to  the 
Customer  under  this  Contract.    The  Service  Provider  shall  enter  into  such 
documentation  and  perform  such  acts  as  the  Customer  shall  request  to 
properly vest such Bespoke IPRs in the Customer. 
19.7 
The  Customer  hereby  grants  to  the  Service  Provider  a  royalty-free 
non-exclusive,  non-assignable  licence  to  use  the  Customer's  IPR  and  the 
Bespoke IPRs during the Contract Period for the sole purpose of enabling the 
Service Provider to provide the Services and not for any other purpose or for 
the benefit of any person other than the Customer.  Such licence includes the 
right to grant sub-licences to Sub-Contractors for the same purpose provided 
that  any  relevant  Sub-Contractor  has  entered  into  a  confidentiality 
undertaking with the Service Provider on the same terms as set out in Clause 
21.6  (Confidentiality). 
19.8 
In the event of the termination or expiry of this Contract, the licence referred 
to  in  and  any  sub-licence  granted  in  accordance  with  Clause 19.7  shall 
terminate automatically and the Service Provider shall deliver to the Customer 
all  material  licensed to the  Customer  pursuant to  Clause 19.7  in  the  Service 
Provider's  possession  or  control,  save  that  the  Service  Provider  shall  be 
entitled to retain one copy of such material to enable it to comply with Law or 
the requirements of a Regulatory Body save that in such circumstances such 
material  shall  be  kept  in  a  secure  environment  and  shall  not  be  disclosed 
except  as  required  by  Law  or  pursuant  to  the  requirements  of  a  Regulatory 
Body. 
19.9 
No  Intellectual  Property  Rights  in  the  trademarks  or  brands of the  Customer 
shall  be  used  by  the  Service  Provider  without  the  Customer's  prior  written 
consent. 
19.10  To the extent that the Service Provider creates physical embodiments of and 
tangible  materials  representing  Bespoke  IPRs  or  other  items  in  connection 
with  the  provision  of  the  Services  (in  whatever  form  or  media)  ("Service 
Materials"
),  the  Service  Provider  shall  provide  copies  of  all  such  Service 
Materials  to  the  Customer  promptly.  Notwithstanding  the  provisions  of  this 
Clause  19.10,  title  to  all  Service  Materials  shall  pass  to  the  Customer  upon 
delivery. 
19.11  The Service Provider shall on demand, during and after the Contract Period, 
indemnify  and  keep  indemnified  and  hold  the  Customer  and  the  Crown 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
76 

 
 
harmless  from  and  against  all  actions,  suits,  claims,  demands,  losses, 
charges,  damages,  costs  and  expenses  and  other  liabilities  which  the 
Customer  or the  Crown may  suffer  or  incur  as  a  result  of  any  claim that  the 
rights  granted  or  transferred  to  the  Customer  by  the  Service  Provider 
pursuant  to  this  Contract  and/or  the  performance  by  the  Service  Provider  of 
the Services infringes or allegedly infringes a third party's Intellectual Property 
Rights ("Claim"). 
19.12  The indemnity given in  Clause 19.11 above shall not apply  where the Claim 
arises from: 
19.12.1 
items  or materials based upon designs supplied by  the Customer 
(provided that the Claim relates to the designs itself); or 
19.12.2 
the use of data supplied by the Customer which is not required to 
be  verified  by  the  Service  Provider  under  any  provision  of  the 
Contract; or 
19.12.3 
any modifications or enhancements made by the Customer to the 
Service Provider's IPR. 
19.13  The Customer shall notify the Service Provider in writing of the Claim and the 
Customer  shall  not  make  any  admissions  which  may  be  prejudicial  to  the 
defence  or  settlement  of  the  Claim.  The  Service  Provider  shall  at  its  own 
expense conduct all negotiations and any litigation arising in connection with 
the Claim provided always that the Service Provider:  
19.13.1 
shall  consult  the  Customer  on  all  substantive  issues  which  arise 
during the conduct of such litigation and negotiations; 
19.13.2 
shall take due and proper account of the interests of the Customer; 
and 
19.13.3 
shall  not  settle  or  compromise  the  Claim  without  Approval  (not  to 
be unreasonably withheld or delayed). 
19.14  If  a  Claim  is  made  in  connection  with  the  Contract  or  in  the  reasonable 
opinion of the Service Provider is likely to be made, the Service Provider shall 
immediately  notify  the  Customer  and,  at  its  own  expense  and  subject  to 
Approval  (not  to  be  unreasonably  withheld  or  delayed),  use  its  best 
endeavours to: 
19.14.1 
modify  the  relevant  part  of  the  Services  without  reducing  the 
performance  or functionality  of  the  same,  or  substitute  alternative 
services  or  deliverables  of  equivalent  performance  and 
functionality,  so  as  to  avoid  the  infringement  or  the  alleged 
infringement,  provided  that  the  provisions  herein  shall  apply  with 
any  necessary  changes to  such  modified  services  or  deliverables 
or to the substitute services or deliverables; or 
19.14.2 
procure  a  licence  to  use  and  supply  the  Services  which  are  the 
subject of the alleged infringement, on terms which are acceptable 
to the Customer, 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
77 

 
 
and  in  the  event  that  the  Service  Provider  is  unable  to  comply  with 
Clauses 19.14.1 or 19.14.2 within 20 Working Days of receipt  of the Service 
Provider's  notification  the  Customer  may  terminate  the  Contract  with 
immediate  effect  by  notice  in  writing  and  the  Service  Provider  shall,  upon 
demand, refund the Customer with all monies paid in respect of the Services 
that is subject to the Claim.  
19.15  The  Service  Provider's  compliance  with  Clause 19.14  shall  be  at  its  own 
expense  and  the  Service  Provider  shall  be  liable  for  all  costs  and  expenses 
that  the  Customer  may  incur  resulting  from  the  Customer's  compliance  with 
Clause 19.14. 
19.16  In  the  event  that  a  modification  or  substitution  in  accordance  with 
Clause 19.14.1 is not possible so as to avoid the infringement, or the Service 
Provider  has  been  unable  to  procure  a  licence  in  accordance  with 
Clause 19.14.2 the  Customer  shall  be  entitled  to  delete  the  relevant  Service 
from the Contract. 
Use of the Web Portal 
19.17  The Service Provider will enter into a Web Portal Licence with the Customer 
to grant the Customer access to and permission to use the Web Portal. 
19.18  Nothing  in  this  Clause  19  will  operate  to  transfer  any  interest  or  confer  any 
rights in this Web Portal for the benefit of the Customer. 
20. 
NOT USED 
21. 
PROTECTION OF INFORMATION 
21.1 
Security Requirements 
21.1.1  The Service Provider shall comply, and shall procure the compliance 
of  the  Staff,  with  the  Security  Requirements  and  the  Security 
Management  Plan  and  the  Service  Provider  shall  ensure  that  the 
Security  Management  Plan  produced  by  the  Service  Provider  fully 
complies with the Security Requirements. 
21.2 
Malicious Software 
21.2.1  The  Service  Provider  shall,  as  an  enduring  obligation  throughout  the 
Contract  Period,  use  the  latest  versions  of  anti-virus  definitions  and 
software  available  from  an  industry  accepted  anti-virus  software 
vendor to check for, contain the spread of, and minimise the impact of 
Malicious  Software  in  the  ICT  Environment  (or  as  otherwise  agreed 
between the Parties). 
21.2.2  Notwithstanding  Clause  21.2.1,  if  Malicious  Software  is  found,  the 
Parties shall co-operate to reduce the effect of the Malicious Software 
and,  particularly  if  Malicious  Software  causes  loss  of  operational 
efficiency or loss or corruption of Customer Data, assist each other to 
mitigate  any  losses  and  to  restore  the  Services  to  their  desired 
operating efficiency. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
78 

 
 
21.2.3  Any cost arising out of the actions of the Parties taken in compliance 
with the provisions of Clause  21.2.1 shall be borne by the Parties as 
follows: 
21.2.3.1 
by  the  Service  Provider,  where  the  Malicious  Software 
originates  from  the  Service  Provider’s  System  or  the 
Customer  Data  (whilst  the  Customer  Data  was  under  the 
control of the Service Provider) unless the Service Provider 
can demonstrate that such Malicious Software was present 
and  not  quarantined  or  otherwise  identified  by  the 
Customer when provided to the Service Provider; and 
21.2.3.2 
by  the  Customer  if  the  Malicious  Software  originates  from 
the  Customer’s  System  or  the  Customer  Data  (whilst  the 
Customer Data was under the control of the Customer). 
21.3 
Security of premises 
21.3.1  The Customer shall be responsible for maintaining the security of the 
Customer’s  premises  in  accordance  with  its  standard  security 
requirements.  The  Service  Provider  shall  comply  with  all  reasonable 
security  requirements  of  the  Customer  while  on  the  Customer’s 
Premises  and  shall  ensure  that  all  Staff,  and  shall  procure  that  all 
Temporary Workers comply with such requirements. 
21.3.2  The Customer shall provide the Service Provider upon request copies 
of its written security procedures and shall afford the Service Provider 
upon  request  an  opportunity  to  inspect  its  physical  security 
arrangements. 
21.4 
Customer Data 
21.4.1  The  Service  Provider  shall  not  delete  or  remove  any  proprietary 
notices contained within or relating to the Customer Data. 
21.4.2  The  Service  Provider  shall  not  store,  copy,  disclose,  or  use  the 
Customer  Data  except  as  necessary  for  the  performance  by  the 
Service Provider of its obligations under this Contract or as otherwise 
expressly Approved by the Customer. 
21.4.3  To the extent that the Customer Data is held and/or processed by the 
Service  Provider,  the  Service  Provider  shall  supply  that  Customer 
Data to the Customer as requested by the Customer and in the format 
specified in this Contract (if any) and in any event as specified by the 
Customer from time to time in writing. 
21.4.4  To  the  extent  that  Customer  Data  is  held  and/or  processed  by  the 
Service  Provider,  the  Service  Provider  shall  take  responsibility  for 
preserving  the  integrity  of  Customer  Data  and  preventing  the 
corruption or loss of Customer Data. 
21.4.5  The  Service  Provider  shall  ensure  that  any  system  on  which  the 
Service Provider holds any Customer Data, including back-up data, is 
a secure system that complies with the Security Policy. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
79 

 
 
21.4.6  If  the  Customer  Data  is  corrupted,  lost  or  sufficiently  degraded  as  a 
result  of  the  Service  Provider's  Default  so  as  to  be  unusable,  the 
Customer may: 
21.4.6.1 
require  the  Service  Provider  (at  the  Service  Provider's 
expense)  to  restore  or  procure  the  restoration  of  the 
Customer  Data  to  the  extent  and  in  accordance  with  the 
BCDR  Plan  and  the  Service  Provider  shall  do  so  as  soon 
as  practicable  but  in  accordance  with  the  time  period 
notified by the Customer; and/or 
21.4.6.2 
itself  restore  or  procure  the  restoration  of  Customer  Data, 
and shall be repaid by the Service Provider any reasonable 
expenses  incurred  in  doing  so  to  the  extent  and  in 
accordance  with  the  requirements  specified  in  the  BCDR 
Plan. 
21.4.7  If at any time the Service Provider suspects or has reason to believe 
that  the  Customer  Data  has  or  may  become  corrupted,  lost  or 
sufficiently  degraded  in  any  way  for  any  reason,  then  the  Service 
Provider  shall  notify  the  Customer  immediately  and  inform  the 
Customer  of  the  remedial  action  the  Service  Provider  proposes  to 
take. 
21.5 
Protection of Personal Data 
21.5.1  With respect to the Parties' rights and obligations under this Contract, 
the Parties agree that the Customer is the Data Controller and that the 
Service Provider is the Data Processor. 
21.5.2  The Service Provider shall: 
21.5.2.1 
Process  the  Personal  Data  only  in  accordance  with 
instructions  from  the  Customer  (which  may  be  specific 
instructions or instructions of a general nature as set out in 
this  Contract  or  as  otherwise  notified  by  the  Customer  to 
the Service Provider during the Contract Period); 
21.5.2.2 
Process the Personal Data only to the extent, and in such 
manner, as is necessary for the provision of the Services or 
as is required by Law or any Regulatory Body; 
21.5.2.3 
implement  appropriate  technical  and  organisational 
measures 
to 
protect 
the 
Personal 
Data 
against 
unauthorised or unlawful processing and against accidental 
loss,  destruction,  damage,  alteration  or  disclosure.   These 
measures  shall  be  appropriate  to  the  harm  which  might 
result  from  any  unauthorised  or  unlawful  Processing, 
accidental  loss,  destruction  or  damage  to  the  Personal 
Data and having regard to the nature of the Personal Data 
which is to be protected; 
21.5.2.4 
take  reasonable  steps  to  ensure the reliability  of  any  Staff 
who have access to the Personal Data; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
80 

 
 
21.5.2.5 
obtain  Approval  in  order  to  transfer  the  Personal  Data  to 
any  Suppliers,  Sub-Contractors  or  Affiliates  for  the 
provision of the Services; 
21.5.2.6 
ensure  that  all  Staff required  to  access  the  Personal  Data 
are informed of the confidential nature of the Personal Data 
and comply with the obligations set out in this Clause 21.5; 
21.5.2.7 
ensure  that  none  of  the  Staff  publish,  disclose  or  divulge 
any of the Personal Data to any third party unless directed 
in writing to do so by the Customer; 
21.5.2.8 
notify  the  Customer  (within  five  (5)  Working  Days)  if  it 
receives: 
(a) 
a request from a Data Subject to have access to that 
person's Personal Data; or 
(b) 
a  complaint  or  request  relating  to  the  Customer's 
obligations under the Data Protection Legislation; 
21.5.2.9 
provide the Customer  with full cooperation and assistance 
in relation to any complaint or request made, including by: 
(a) 
providing  the  Customer  with  full  details  of  the 
complaint or request; 
(b) 
complying  with  a  data  access  request  within  the 
relevant  timescales  set  out  in  the  Data  Protection 
Legislation  and  in  accordance  with  the  Customer's 
instructions; 
(c) 
providing  the  Customer  with  any  Personal  Data  it 
holds  in  relation  to  a  Data  Subject  (within  the 
timescales required by the Customer); and 
(d) 
providing  the  Customer  with  any  information 
requested by the Customer; 
21.5.2.10  permit  the  Customer  or  the  Customer  Representative 
(subject  to  reasonable  and  appropriate  confidentiality 
undertakings),  to  inspect  and  audit,  the  Service  Provider's 
data  Processing  activities  (and/or  those  of  its  agents, 
subsidiaries,  Suppliers  and  Sub-Contractors)  and  comply 
with all reasonable requests or directions by the Customer 
to  enable  the  Customer  to  verify  and/or  procure  that  the 
Service  Provider  is  in  full  compliance  with  its  obligations 
under this Contract; 
21.5.2.11  provide  a  written  description  of  the  technical  and 
organisational  methods  employed  by  the  Service  Provider  
for  processing  Personal  Data  (within  the  timescales 
required by the Customer); and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
81 

 
 
21.5.2.12  not  Process  or  otherwise  transfer  any  Personal  Data 
outside  the  European  Economic  Area.  If,  after  the 
Commencement  Date,  the  Service  Provider  (or  any  Sub-
Contractor) wishes to Process and/or transfer any Personal 
Data  outside  the  European  Economic  Area,  the  following 
provisions shall apply: 
(a) 
the  Service  Provider  shall  submit  a  request  for 
Variation to the Customer which shall be dealt with in 
accordance  with  the  Variation  Procedure  and 
paragraph (b) to (d) below;  
(b) 
the  Service  Provider  shall  set  out  in  its  request for  a 
Variation details of the following: 
(i) 
the  Personal  Data  which  will  be  Processed 
and/or  transferred  outside  the  European 
Economic Area;  
(ii) 
the  country  or  countries  in  which  the  Personal 
Data  will  be  Processed  and/or  to  which  the 
Personal  Data  will  be  transferred  outside  the 
European Economic Area;  
(iii)  any  Sub-Contractors  or  other  third  parties  who 
will  be  Processing  and/or  transferring  Personal 
Data outside the European Economic Area; and 
(iv)  how  the  Service  Provider  will  ensure  an 
adequate  level  of  protection  and  adequate 
safeguards  (in  accordance  with  the  Data 
Protection Legislation and in particular  so as to 
ensure  the  Customer’s  compliance  with  the 
Data  Protection  Legislation)  in  respect  of  the 
Personal  Data  that  will  be  Processed  and/or 
transferred  outside  the  European  Economic 
Area;  
(c) 
in  providing  and  evaluating  the  request for  Variation, 
the Parties shall ensure that they have regard to and 
comply with then-current Customer, Government and 
Information 
Commissioner 
Office 
policies, 
procedures,  guidance  and  codes  of  practice  on,  and 
any  approvals  processes  in  connection  with,  the 
Processing and/or transfers of Personal Data outside 
the  European  Economic  Area  and/or  overseas 
generally  but,  for  the  avoidance  of  doubt,  the 
Customer  may,  in  its  absolute  discretion,  refuse  to 
grant  Approval  of  such  Process  and/or  transfer  any 
Personal Data outside the European Economic Area; 
and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
82 

 
 
(d) 
the  Service  Provider  shall  comply  with  such  other 
instructions and shall carry out such other actions as 
the Customer may notify in writing, including:  
(i) 
incorporating  standard  and/or  model  Clauses 
(which 
are 
approved 
by 
the 
European 
Commission  as  offering  adequate  safeguards 
under  the  Data  Protection  Legislation)  in  this 
Contract  or  a  separate  data  processing 
agreement between the Parties; and 
(ii) 
procuring that any Sub-Contractor or other third 
party who will be Processing and/or transferring 
the  Personal  Data  outside  the  European 
Economic  Area  enters  into  a  direct  data 
processing  agreement  with  the  Customer  on 
such  terms  as  may  be  required  by  the 
Customer, 
which 
the 
Service 
Provider  
acknowledges  may  include  the  incorporation  of 
standard  and/or  model  Clauses  (which  are 
approved  by  the  European  Commission  as 
offering  adequate  safeguards  under  the  Data 
Protection Legislation). 
21.5.3  The Service Provider shall:  
21.5.3.1 
comply at all times with the Data Protection Legislation;  
21.5.3.2 
not perform its obligations under this Contract in such a way as 
to  cause  the  Customer  to  breach  any  of  its  applicable  obligations 
under the Data Protection Legislation; and 
21.5.3.3 
ensure  that  all  steps  are  taken  (including  ensuring  the 
accuracy and sufficiency of the Personal Data collected, the provision 
to  Temporary  Workers  of  appropriate  privacy  notices  explaining  how 
Personal Data will be used and obtaining of consents (such notices to 
contain  as  a  minimum  the  text  explaining  the  potential  uses  for  any 
Personal  Data  as  set  out  in  Schedule  13)  to  ensure  that  the 
Processing  and  disclosure  of  the  Personal  Data  by  the  Customer  as 
envisaged  by  this  Contract  and  as  described  in  the  privacy  notice 
referred to above does not result in any breach of the Data Protection 
Legislation. 
21.5.4  The Service Provider acknowledges that, in the event that it breaches 
(or attempts or threatens to breach) its obligations relating to Personal 
Data that the Customer may be irreparably harmed (including harm to 
its  reputation).  In  such  circumstances,  the  Customer  may  proceed 
directly to court and seek injunctive or other equitable relief to remedy 
or prevent any further breach (or attempted or threatened breach). 
21.5.5  The  Service  Provider  shall,  at  all  times  during  and  after  the  Contract 
Period,  indemnify  the  Customer  and  keep  the  Customer  fully 
indemnified against all losses, damages, costs or expenses and other 
liabilities (including legal fees) incurred by, awarded against or agreed 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
83 

 
 
to  be  paid  by  the  Customer  arising  from  any  breach  of  the  Service 
Provider's obligations under this Clause 21.5 except and to the extent 
that  such  liabilities  have  resulted  directly  from  the  Customer's 
instructions. 
21.6 
Confidentiality 
21.6.1  Except to the extent set out in this Clause 21.6 or where disclosure is 
expressly permitted elsewhere in this Contract, each Party shall: 
21.6.1.1 
treat  the  other  Party's  Confidential  Information  as 
confidential and safeguard it accordingly; and 
21.6.1.2 
not  disclose  the  other  Party's  Confidential  Information  to 
any other person without the owner's prior written consent. 
21.6.2  Clause 21.6.1 shall not apply to the extent that: 
21.6.2.1 
such  disclosure  is  a  requirement  of  Law  placed  upon  the 
Party making the disclosure, including any requirements for 
disclosure under the FOIA, Code of Practice on Access to 
Government  Information  or  the  Environmental  Information 
Regulations  pursuant  to  Clause  21.8  (Freedom  of 
Information); 
21.6.2.2 
such information was in the possession of the Party making 
the disclosure without obligation of confidentiality prior to its 
disclosure by the information owner;  
21.6.2.3 
such  information  was  obtained  from  a  third  party  without 
obligation of confidentiality; 
21.6.2.4 
such  information  was  already  in  the  public  domain  at  the 
time  of  disclosure  otherwise  than  by  a  breach  of  this 
Contract; or 
21.6.2.5 
it  is  independently  developed  without  access  to  the  other 
Party's Confidential Information. 
21.6.3  The  Service  Provider  may  only  disclose  the  Customer's  Confidential 
Information to the Staff who are directly involved in the provision of the 
Services and who need to know the information, and shall ensure that 
such Staff are aware of and shall comply with these obligations as to 
confidentiality. 
21.6.4  The Service Provider shall not, and shall procure that the Staff do not, 
use any of the Customer's Confidential Information received otherwise 
than for the purposes of this Contract. 
21.6.5  At  the  written  request  of  the  Customer,  the  Service  Provider  shall 
procure that those members of Staff identified in the Customer's notice 
sign  a  confidentiality  undertaking  prior  to  commencing  any  work  in 
accordance with this Contract. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
84 

 
 
21.6.6  In  the  event  that  any  default,  act  or  omission  of  any  Staff  causes  or 
contributes  (or  could  cause  or  contribute)  to  the  Service  Provider 
breaching  its  obligations  as  to  confidentiality  under  or  in  connection 
with this Contract, the Service Provider shall take such action as may 
be  appropriate  in  the  circumstances,  including  the  use  of  disciplinary 
procedures in serious cases.  To the fullest extent permitted by its own 
obligations  of  confidentiality  to  any  Staff,  the  Service  Provider  shall 
provide  such  evidence  to  the  Customer  as  the  Customer  may 
reasonably  require  (though  not  so  as  to  risk  compromising  or 
prejudicing any disciplinary or other proceedings) to demonstrate that 
the  Service  Provider  is  taking  appropriate  steps  to  comply  with  this 
Clause, including copies of any written communications to and/or from 
Staff,  and  any  minutes  of  meetings  and  any  other  records  which 
provide  an  audit  trail  of  any  discussions  or  exchanges  with  Staff  in 
connection with obligations as to confidentiality. 
21.6.7  Nothing  in  this  Contract  shall  prevent  the  Customer  from  disclosing 
the  Service  Provider's  Confidential  Information  (including  the 
Management Information obtained under Clause 15 of the Framework 
Agreement): 
21.6.7.1 
to  any  Crown  body  or  any  other  Contracting  Body.  All 
Crown  bodies  or  Contracting  Bodies  receiving  such 
Confidential Information shall be entitled to further disclose 
the Confidential Information to other Crown Bodies or other 
Contracting Authorities on the basis that the information is 
confidential and is not to be disclosed to a third party which 
is not part of any Crown body or any Contracting Body; 
21.6.7.2 
to  any  consultant,  contractor  or  other  person  engaged  by 
the Customer or any person conducting a gateway review; 
21.6.7.3 
for  the  purpose  of  the  examination  and  certification  of  the 
Customer's accounts; or 
21.6.7.4 
for  any  examination  pursuant  to  Section  6(1)  of  the 
National  Audit  Act  1983  of  the  economy,  efficiency  and 
effectiveness  with  which  the  Customer  has  used  its 
resources. 
21.6.8  The Customer shall use all reasonable endeavours to ensure that any 
government  department,  Contracting  Body,  employee,  third  party  or 
sub-contractor  to  whom  the  Service  Provider's  Confidential 
Information  is  disclosed  pursuant  to  Clause  21.6.7  is  made  aware  of 
the Customer's obligations of confidentiality.  
21.6.9  Nothing  in this  Clause  21.6  shall  prevent  either Party from  using  any 
techniques, ideas or Know-How gained during the performance of the 
Contract in the course of its normal business to the extent that this use 
does  not  result  in  a  disclosure  of  the  other  Party's  Confidential 
Information or an infringement of IPR. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
85 

 
 
21.7 
Official Secrets Acts 1911 to 1989, section 182 of the Finance Act 1989 
21.7.1  The Service Provider shall comply with and shall ensure that its Staff 
comply with, the provisions of: 
21.7.1.1 
the Official Secrets Acts 1911 to 1989; and 
21.7.1.2 
Section 182 of the Finance Act 1989. 
21.7.2  In  the  event  that  the  Service  Provider  or  its  Staff  fail  to  comply  with 
this  Clause  21.7,  the  Customer  reserves  the  right  to  terminate  the 
Contract by giving notice in writing to the Service Provider. 
21.8 
Freedom of Information 
21.8.1  The  Service  Provider  acknowledges  that  the  Customer  is  subject  to 
the  requirements  of  the  FOIA  and  the  Environmental  Information 
Regulations  and  shall  assist  and  cooperate  with  the  Customer  to 
enable  the  Customer  to  comply  with  its  Information  disclosure 
obligations. 
21.8.2  The Service Provider shall and shall procure that its Sub-Contractors 
shall: 
21.8.2.1 
transfer to the Customer all Requests for Information that it 
receives as soon as practicable and in any event within two 
(2) Working Days of receiving a Request for Information; 
21.8.2.2 
provide  the  Customer  with  a  copy  of  all  Information  in  its 
possession,  or  control  in  the  form  that  the  Customer 
requires within five (5) Working Days (or such other period 
as  the  Customer  may  specify)  of  the  Customer's  request; 
and 
21.8.2.3 
provide  all  necessary  assistance  as  reasonably  requested 
by the Customer to enable the Customer to respond to the 
Request for Information within  the  time for  compliance  set 
out  in  section  10  of  the  FOIA  or  regulation  5  of  the 
Environmental Information Regulations. 
21.8.3  The  Customer  shall  be  responsible  for  determining  in  its  absolute 
discretion  and  notwithstanding  any  other  provision  in  this  Contract  or 
any  other  Contract  whether  the  Commercially  Sensitive  Information 
and/or any other Information is exempt from disclosure in accordance 
with  the  provisions  of  the  FOIA  or  the  Environmental  Information 
Regulations. 
21.8.4  In  no  event  shall  the  Service  Provider  respond  directly  to  a  Request 
for Information unless authorised in writing to do so by the Customer. 
21.8.5  The  Service  Provider  acknowledges  that  (notwithstanding  the 
provisions  of  Clause  21.6)  the  Customer  may,  acting  in  accordance 
with  the  Ministry  of  Justice  Code  of  Practice  on the  Discharge  of the 
Functions  of  Public  Authorities  under  Part  1  of  the  Freedom  of 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
86 

 
 
Information Act 2000 ("the Code"), be obliged under the FOIA, or the 
Environmental  Information  Regulations  to  disclose  information 
concerning  the  Service  Provider,  the  Services  or  the  Temporary 
Worker: 
21.8.5.1 
in  certain  circumstances  without  consulting  the  Service 
Provider; or 
21.8.5.2 
following consultation with the Service Provider and having 
taken their views into account, 
provided always that where Clause 21.8.5 applies the Customer shall, in accordance 
with any recommendations of the Code, take reasonable steps, where appropriate, to 
give  the  Service  Provider  advanced  notice,  or  failing  that, to  draw  the  disclosure  to 
the Service Provider's attention after any such disclosure. 
21.8.6  The  Service  Provider  shall  ensure  that  all  Information  is  retained  for 
disclosure  in  accordance  with  the  provisions  of  this  Contract  and  in 
any  event  in  accordance  with  the  requirements  of  Good  Industry 
Practice  and  shall  permit  the  Customer  to  inspect  such  records  as 
requested from time to time. 
21.8.7  The  Service  Provider  acknowledges  that  the  Commercially  Sensitive 
Information  is  of  indicative  value  only  and  that  the  Customer  may  be 
obliged to disclose it in accordance with Clause 21.8.5. 
21.9 
Transparency 
21.9.1  The  Parties  acknowledge  that,  except  for  any  information  which  is 
exempt from disclosure in accordance with the provisions of the FOIA, 
the  content  of  this  Contract  is  not  Confidential  Information.    The 
Customer  shall  be  responsible  for  determining  in  its  absolute 
discretion  whether  any  of  the  content  of  the  Contract  is  exempt  from 
disclosure in accordance with the provisions of the FOIA.   
21.9.2  Notwithstanding any other  term of this Contract, the Service Provider 
hereby  gives  his  consent for  the  Customer  to  publish  the  Contract  in 
its  entirety  (but  with  any  information  which  is  exempt from  disclosure 
in  accordance  with  the  provisions  of  the  FOIA  redacted),  including 
from  time  to  time  agreed  changes  to  the  Contract,  to  the  general 
public.   
21.9.3  The  Customer  may  consult  with  the  Service  Provider  to  inform  its 
decision  regarding  any  redactions  but  the  Customer  shall  have  the 
final decision in its absolute discretion.   
21.9.4  The Service Provider shall assist and cooperate with the Customer to 
enable the Customer to publish this Contract. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
87 

 
 
22. 
WARRANTIES AND REPRESENTATIONS 
22.1 
The  Service  Provider  warrants,  represents  and  undertakes  to  the  Customer 
that: 
22.1.1 
it  has  full  capacity  and  authority  and  all  necessary  consents 
licences, 
permissions 
(statutory, 
regulatory, 
contractual 
or 
otherwise) (including where its procedures so require, the consent of 
its Parent Company) to enter  into and perform its obligations under 
the Contract; 
22.1.2 
the  Contract  is  executed  by  a  duly  authorised  representative  of  the 
Service Provider; 
22.1.3 
in entering the Contract it has not committed any Fraud; 
22.1.4 
it has not committed any offence under the Prevention of Corruption 
Acts 1889 to 1916, or the Bribery Act 2010; 
22.1.5 
this  Contract  shall  be  performed  in  compliance  with  all  Laws  (as 
amended from time to time) and all applicable Standards; 
22.1.6 
all information it provides and it shall procure that all information that 
the  Suppliers  and  Temporary  Workers  provide  under  or  in 
connection with this Agreement will be true, accurate, complete and 
not misleading; 
22.1.7 
it  shall  not  and  shall  procure  that  the  Suppliers  and  Temporary 
Workers  do  not  manipulate  any  information  supplied  to  the  Web 
Portal  in  a  manner  that  would  lead  to  inaccurate,  misleading  or 
discriminating presentation of information being displayed; 
22.1.8 
as  at  the  Commencement  Date,  all  information,  statements  and 
representations  contained  in  the  Tender  for  the  Services  are  true, 
accurate  and  not  misleading  save  as  may  have  been  specifically 
disclosed  in  writing  to  the  Customer  prior  to  execution  of  the 
Contract  and  it  will  advise  the  Customer  of  any  fact,  matter  or 
circumstance of which it may become aware which would render any 
such  information,  statement  or  representation  to  be  false  or 
misleading  and  all  warranties  and  representations  contained  in  the 
Tender shall be deemed repeated in this Contract; 
22.1.9 
no  claim  is  being  asserted  and  no  litigation,  arbitration  or 
administrative proceeding is presently in progress or, to the best of 
its  knowledge  and  belief,  pending  or  threatened  against  it  or  its 
assets  which  will  or  might  affect  its  ability  to  perform  its  obligations 
under the Contract; 
22.1.10  it is not subject to any contractual obligation, compliance with which 
is  likely  to  have  an  adverse  effect  on  its  ability  to  perform  its 
obligations under the Contract;  
22.1.11  no proceedings or other steps have been taken and not discharged 
(nor, to the best of its knowledge, are threatened) for the winding up 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
88 

 
 
of the Service Provider or for its dissolution or for the appointment of 
a receiver, administrative receiver, liquidator, manager, administrator 
or similar officer in relation to any of the Service Provider's assets or 
revenue; 
22.1.12  it  owns,  has  obtained  or  is  able  to  obtain  valid  licences  for  all 
Intellectual  Property  Rights  that  are  necessary  for  the  performance 
of its obligations under the Contract and shall maintain the same in 
full force and effect; 
22.2 
The  Service  Provider  warrants  represents  and  undertakes  to  the  Customer 
that: 
22.2.1 
the  Services  shall  be  provided  and  carried  out  by  appropriately 
experienced,  qualified  and  trained  Staff  with  all  due  skill,  care  and 
diligence; 
22.2.2 
it shall discharge its obligations hereunder (including the provision of 
the  Services)  with  all  due  skill,  care  and  diligence  including  in 
accordance  with  Good  Industry  Practice  and  its  own  established 
internal procedures;  
22.2.3 
in the three (3) Years prior to the Commencement Date:  
22.2.3.1  it  has  conducted  all  financial  accounting  and  reporting 
activities  in  all  material  respects  in  compliance  with  the 
generally accepted accounting principles that apply to it in 
any country where it files accounts; and 
22.2.3.2  it has been in full  compliance with all applicable  securities 
and tax laws and regulations in the jurisdiction in which it is 
established;  
22.2.3.3  it has not done or omitted to do anything which could have 
an  adverse  effect  on  its  assets,  financial  condition  or 
position  as  an  ongoing  business  concern  or  its  ability  to 
fulfil its obligations under the Contract; and 
22.2.4 
for the Contract Period that all Staff will be vetted in accordance with 
Good  Industry  Practice,  the  Security  Policy  and  the  Quality 
Standards; 
22.2.5 
all  Temporary Workers  shall  be  sourced  via  a  fair  competition,  and 
the  Service  Provider  shall  at  all  times  comply  with  the  Business 
Rules; 
22.2.6 
it  will  be  solely  responsible  for  procuring  the  payment  of 
remunerations  and  associated  benefits,  if  any,  of  the  Temporary 
Worker,; 
22.2.7 
the Customer will not be responsible for the payment of, withholding 
and remitting of income tax and national insurance contributions (or 
the  relevant  local  equivalent)  relating  to  the  provision  of  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
89 

 
 
Temporary  Worker  Services  in  conformance  with  any  applicable 
laws and regulations; 
22.2.8 
the Temporary Workers will: 
(a) 
have  the  relevant  qualifications,  experience  and 
training in accordance with requirements notified to the 
Service  Provider  by  the  Customer  and  will  be 
competent  to  carry  out  the  duties  expected  of  persons 
acting in their or a similar capacity; and 
(b) 
be vetted and verified in accordance with Clause 18.6, 
22.2.9 
in providing the Services it will comply with the obligations imposed 
on  employment  businesses  in  the  Employment  Agencies  Act  1973 
and  the  Conduct  of  Employment  Agencies  and  Employment 
Businesses Regulations 2003 and if and to the extent that any such 
obligations  conflict  with  any  provisions  of  this  Contract  then  the 
obligations in such regulations shall prevail;  
22.2.10  it  shall  procure  and  ensure  that  all  Temporary  Workers  (where 
applicable)  comply  with  the  obligations  imposed  upon  them  by  the 
Temporary Worker Legislation; and 
22.2.11  It shall procure that its Suppliers, comply with its obligations arising 
from the Pension Act 2008 regarding pensions automatic  enrolment 
in respect of the Temporary Workers. 
22.3 
For the avoidance of doubt, the fact that any provision within this Contract is 
expressed  as  a  warranty  shall  not  preclude  any  right  of  termination  the 
Customer  may  have  in  respect  of  breach  of  that  provision  by  the  Service 
Provider. 
22.4 
The Service Provider acknowledges and agrees that: 
22.4.1  the  warranties,  representations  and  undertakings  contained  in  this 
Contract  are  material  and  are  designed  to  induce  the  Customer  into 
entering into this contract; and 
the Customer has been induced into entering into this Contract and in doing so 
has  relied  upon  the  warranties,  representations  and  undertakings  contained 
herein. 
23. 
LIABILITIES 
23.1 
Liability 
The Service Provider shall not be liable for the supply, or late or purported late supply 
or non supply by the Temporary Worker of the Temporary Worker Services except to 
the  extent  that  it  arises  out  of,  or  in  consequence  of,  any  defects  in  or  the  late  or 
purported  late  supply  or  non  supply,  of  the  Services  or  the  performance  or 
non-performance by the Service Provider of its obligations under the Contract. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
90 

 
 
23.2 
 
23.2.1  Nothing  in  the  Contract  shall  be  construed  to  limit  or  exclude  either 
Party's liability for: 
23.2.1.1 
death or personal injury caused by its negligence or that of 
its Staff; 
23.2.1.2 
Fraud  or  fraudulent  misrepresentation  by  it  or  that  of  its 
Staff; 
23.2.1.3 
or 
23.2.1.4 
any  other  matter  which,  by  Law,  may  not  be  excluded  or 
limited. 
23.2.2  Subject to Clause 23.2.4  and Clause 23.2.5 and without prejudice to 
Clause  23.2.6  the  Service  Provider  shall  on  demand  indemnify  and 
keep  indemnified  the  Customer  in  full  from  and  against  all  claims, 
proceedings,  actions,  damages,  costs,  expenses  and  any  other 
liabilities which may arise out of, or in consequence of, the supply, or 
late  or  purported  late  supply  or  non  supply,  of  the  Services  or  the 
performance  or  non-performance  by  the  Service  Provider  of  its 
obligations under the Contract or the presence of the Service Provider 
or  any  Staff  on  the  Premises,  including  in  respect  of  any  death  or 
personal  injury,  loss  of  or  damage  to  property,  financial  loss  arising 
from any advice given or omitted to be given by the Service Provider, 
or  any  other  loss  which  is  caused  directly  or  indirectly  by  any  act  or 
omission of the Service Provider. 
23.2.3  The  Service  Provider  shall  not  be  responsible  for  any  injury,  loss, 
damage, cost or  expense if and to the extent that  it is caused by the 
negligence  or  wilful  misconduct  of the  Customer  or  by  breach  by  the 
Customer of its obligations under the Contract.  
23.2.4  Subject  always  to  Clause  23.2.1  and  Clause  23.2.5,  and  unless 
otherwise  stipulated  by  the  Customer  in  the  Order  Form  following  a 
further  competition  the  aggregate  liability  of  either  Party  (whether 
provisions  are  expressed  as  an  indemnity  or  otherwise)      for  each 
Year of this Contract under or in relation to this Contract: 
23.2.4.1 
for  all  defaults  resulting  in  direct  loss  or  damage  to  the 
property of the other Party under or in connection with the 
Contract shall be [£5 Million]; and 
23.2.4.2 
in respect of all other defaults, claims, losses or damages, 
whether arising from breach of contract, misrepresentation 
(whether  tortuous  or  statutory), tort  (including  negligence), 
breach  of  statutory  duty  or  otherwise  shall  in  no  event 
exceed  the  greater  of  [£5  million]  pounds  (£)  or  a  sum 
equivalent to one hundred and twenty five percent (125%) 
of  the  Contract  Charges  paid  or  payable  to  the  Service 
Provider  in  the  Year  of  this  Contract,  as  calculated  as  at 
the  date  of  the  event  giving  rise  to  the  claim  under 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
91 

 
 
consideration  (or  if  such  event  occurs  in  the  first  twelve 
(12) Months of the Term, the amount estimated to be paid 
in the first twelve (12)  Months of the Term) and subject to 
the  financial  limits,  if  any,  set  out  in  paragraph  7.2  of  the 
Order Form.  
23.2.5  Subject to Clauses 23.2.1 and 23.2.6, in no event shall either Party be 
liable to the other for any:  
23.2.5.1 
loss of profits; 
23.2.5.2 
loss of business;  
23.2.5.3 
loss of revenue;  
23.2.5.4 
loss of or damage to goodwill; 
23.2.5.5 
loss of savings (whether anticipated or otherwise); and/or 
23.2.5.6 
any indirect, special or consequential loss or damage. 
23.2.6  The Customer may (amongst other things) recover as a direct loss: 
23.2.6.1 
any  additional  operational  and/or  administrative  expenses 
arising from the Service Provider's Default; 
23.2.6.2 
any wasted expenditure or charges rendered unnecessary 
and/or  incurred  by  the  Customer  arising  from  the  Service 
Provider's Default; 
23.2.6.3 
the  additional  cost  of  procuring  replacement  services  for 
the  remainder  of  the  Contract  Period following  termination 
of  the  Contract  as  a  result  of  a  Default  by  the  Service 
Provider; and 
23.2.6.4 
any  losses,  costs,  damages,  expenses  or  other  liabilities 
suffered or incurred by the Customer which arise out of or 
in  connection  with  the  loss  of,  corruption  or  damage  to  or 
failure to deliver Customer Data by the Service Provider.  
23.2.7  Nothing  in this  Contract shall  impose  any  liability  on  the  Customer  in 
respect  of  any  liability  incurred  by  the  Service  Provider  to  any  other 
person, but this shall not be taken to exclude or limit any liability of the 
Customer to the Service Provider that may arise by  virtue of either a 
breach of the Contract or by negligence on the part of the Customer, 
or the Customer's employees, servants or agents. 
23.2.8  [In the event that the Employment Regulations (as amended) apply in 
respect  of  the  commencement  of  this  Call-Off  Contract,  the  Service 
Provider shall indemnify the Customer against any claim made against 
the  Customer  at  any  time  by  any  person  currently  or  previously 
employed  by  the  Customer  or  by  the  Service  Provider  for  breach  of 
contract, loss of office, unfair dismissal, redundancy, loss of earnings 
or  otherwise  (and  all  damages,  penalties,  awards,  legal  costs, 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
92 

 
 
expenses and any other liabilities incurred by the Customer) resulting 
from  any  act  or  omission  of  the  Service  Provider.  Where  such  claim 
arises  as  a  result  of  any  breach  of  obligations  (whether  contractual, 
statutory,  at  common  law  or  otherwise)  by  the  Customer  arising  or 
accruing  before  the  Contract  Commencement  Date  the  Customer 
shall similarly indemnify the Service Provider.] 
23.3 
Insurance 
23.3.1  The  Service  Provider  shall  effect  and  maintain  with  a  reputable 
insurance  company  a  policy  or  policies  of  insurance  providing  an 
adequate  level  of  cover  in  respect  of  all  risks  which  may  be  incurred 
by  the  Service  Provider,  arising  out  of  the  Service  Provider's 
performance  of  its  obligations  under  the  Contract,  including  death  or 
personal  injury,  loss  of  or  damage  to  property  or  any  other  loss 
(including the insurance policies specified in paragraph 8 of the Order 
Form).  Such  policies  shall  include  cover  in  respect  of  any  financial 
loss  arising  from  any  advice  given  or  omitted  to  be  given  by  the 
Service Provider. Such insurance shall be maintained for the Contract 
Period and for the Minimum Insurance Period.  
23.3.2  The  Service  Provider  shall  hold  employer's  liability  insurance  in 
respect of Staff in accordance with paragraph 8 of the Order Form. 
23.3.3  The Service Provider shall give the Customer, on request, copies of all 
insurance policies referred to in this Clause 23 and paragraph 9 of the 
Order Form or a broker's verification of insurance to demonstrate that 
the  appropriate  cover  is  in  place,  together  with  receipts  or  other 
evidence of payment of the latest premiums due under those policies.  
23.3.4  If, for whatever reason, the Service Provider fails to give effect to and 
maintain the insurances required by the provisions of the Contract the 
Customer  may  make  alternative  arrangements  to  protect  its  interests 
and  may  recover  the  costs  of  such  arrangements  from  the  Service 
Provider. 
23.3.5  The  provisions  of  any  insurance  or  the  amount  of  cover  shall  not 
relieve  the  Service  Provider  of  any  liabilities  under  the  Contract.  [It 
shall  be  the  responsibility  of  the  Service  Provider  to  determine  the 
amount of insurance cover that will be adequate to enable the Service 
Provider to satisfy any liability referred to in Clause 23.3.1.] 
23.3.6  The  Service  Provider  shall  effect  and  maintain  a  professional 
indemnity  insurance  policy  during  the  Contract  Period  in  accordance 
with paragraph 8 of the Order Form and shall ensure that all agents, 
professional consultants and Sub-Contractors involved in the supply of 
the  Services  effect  and  maintain  appropriate  professional  indemnity 
insurance during the Contract Period in accordance with paragraph 8 
of the Order Form. 
23.3.7  The  Service  Provider  shall  ensure  that  nothing  is  done  which  would 
entitle  the  relevant  insurer  to  cancel,  rescind  or  suspend  any 
insurance or cover, or to treat any insurance, cover or claim as voided 
in  whole  or  part.    The  Service  Provider  shall  use  all  reasonable 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
93 

 
 
endeavours  to  notify  the  Customer  (subject  to  third  party 
confidentiality  obligations)  as  soon  as  practicable  when  it  becomes 
aware of any relevant fact, circumstance or matter which has caused, 
or  is  reasonably  likely  to  provide  grounds  to,  the  relevant  insurer  to 
give notice to cancel, rescind, suspend or void any insurance, or any 
cover or claim under any insurance in whole or in part. 
23.4 
Taxation, National Insurance and Employment Liability 
The  Parties  acknowledge  and  agree  that  the  Contract  constitutes  a  contract 
for  the  provision  of  Services  and  Temporary  Worker  Services  and  not  a 
contract of employment. The Service Provider shall at all times indemnify the 
Customer  and  keep  the  Customer  indemnified  in  full  from  and  against  all 
claims,  proceedings,  actions,  damages,  costs,  expenses,  liabilities  and 
demands whatsoever and howsoever arising by reason of any circumstances 
whereby the Customer, by reason of or in connection with any act or omission 
of  the  Service  Provider,  is  alleged  or  determined  to  have  been  assumed  or 
imposed  with  the  liability  or  responsibility  for  the  Temporary Workers  and/or 
Staff (or any of them) as an employer of the Temporary Workers and/or Staff 
and/or  any  liability  or  responsibility  to  HM  Revenue  and  Customs  as  an 
employer of the Temporary Workers and/or Staff whether during the Contract 
Period or arising from termination or expiry of the Contract.  
24. 
TERMINATION 
24.1 
Termination on Insolvency 
24.1.1  The  Customer  may  terminate  the  Contract  with  immediate  effect  by 
giving  notice  in  writing  to  the  Service  Provider  where  the  Service 
Provider  is a company and in respect of the Service Provider: 
24.1.1.1 
a proposal is made for a voluntary arrangement within Part 
I  of  the  Insolvency  Act  1986  or  of  any  other  composition 
scheme or arrangement with, or assignment for the benefit 
of, its creditors; or 
24.1.1.2 
a  shareholders'  meeting  is  convened  for  the  purpose  of 
considering a resolution that it be wound up or a resolution 
for  its  winding-up  is  passed  (other  than  as  part  of,  and 
exclusively for the purpose of, a bona fide reconstruction or 
amalgamation); or 
24.1.1.3 
a  petition  is  presented  for  its  winding  up  (which  is  not 
dismissed  within  fourteen  (14)  days  of  its  service)  or  an 
application  is  made  for  the  appointment  of  a  provisional 
liquidator  or  a  creditors'  meeting  is  convened  pursuant  to 
Section 98 of the Insolvency Act 1986; or  
24.1.1.4 
a  receiver,  administrative  receiver  or  similar  officer  is 
appointed  over  the  whole  or  any  part  of  its  business  or 
assets; or 
24.1.1.5 
an  application  order  is  made  either for  the  appointment of 
an  administrator  or  for  an  administration  order,  an 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
94 

 
 
administrator is appointed, or notice of intention to appoint 
an administrator is given; or 
24.1.1.6 
it  is  or  becomes  insolvent  within  the  meaning  of  Section 
123 of the Insolvency Act 1986; or 
24.1.1.7 
being  a  "small  company"  within  the  meaning  of  section 
382(3)  of  the  Companies  Act  2006,  a  moratorium  comes 
into  force  pursuant  to  Schedule  A1  of  the  Insolvency  Act 
1986; or 
24.1.1.8 
any  event  similar  to  those  listed  in  Clause  24.1.1.1  to 
24.1.1.7 occurs under the law of any other jurisdiction. 
24.1.2  The  Customer  may  terminate  the  Contract  with  immediate  effect  by 
notice in writing where the Service Provider is an individual and: 
24.1.2.1 
an  application  for  an  interim  order  is  made  pursuant  to 
Sections 252-253 of the Insolvency Act 1986 or a proposal 
is made for any composition scheme or arrangement with, 
or assignment  
24.1.2.2 
a  petition  is  presented  and  not  dismissed  within  fourteen 
(14) calendar days or order made for the Service Provider’s 
bankruptcy; or 
24.1.2.3 
a receiver, or similar officer is appointed over the whole or 
any  part  of  the  Service  Provider's  assets  or  a  person 
becomes  entitled  to  appoint  a  receiver,  or  similar  officer 
over the whole or any part of his assets; or  
24.1.2.4 
the  Service  Provider  is  unable  to  pay  his  debts  or  has  no 
reasonable  prospect  of  doing  so,  in  either  case  within  the 
meaning of Section 268 of the Insolvency Act 1986; or 
24.1.2.5 
a  creditor  or  encumbrancer  attaches  or  takes  possession 
of,  or  a  distress,  execution,  sequestration  or  other  such 
process is levied or enforced on or sued against, the whole 
or  any  part  of  the  Service  Provider's  assets  and  such 
attachment  or  process  is  not  discharged  within  fourteen 
(14) days; or 
24.1.2.6 
he  dies  or  is  adjudged  incapable  of  managing  his  affairs 
within  the  meaning  of  Part  VII  of  the  Mental  Health  Act 
1983; or 
24.1.2.7 
the  Service  Provider  suspends  or  ceases,  or  threatens  to 
suspend or cease, to carry on all or a substantial part of his 
business. 
24.2 
Termination on Change of Control 
24.2.1  The  Service  Provider  shall  notify  the  Customer  immediately  if  the 
Service Provider undergoes a change of control within the meaning of 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
95 

 
 
Section 450 of the Corporation Tax Act 2010 ("Change of Control"
and  provided  this  does  not  contravene  any  Law  shall  notify  the 
Customer immediately in writing of any circumstances suggesting that 
a  Change  of  Control  is  planned  or  in  contemplation.  The  Customer 
may  terminate  the  Contract  by  notice  in  writing with  immediate  effect 
within six (6) Months of: 
24.2.1.1 
being  notified  in  writing  that  a  Change  of  Control  has 
occurred or is planned or in contemplation; or 
24.2.1.2 
where  no  notification  has  been  made,  the  date  that  the 
Customer becomes aware of the Change of Control,  
but shall not be permitted to terminate where an Approval  was granted prior 
to the Change of Control. 
24.2.2  For  the  purposes  of  Clause  24.2.1,  any  transfer  of  shares  or  of  any 
interest in shares by a person to its Affiliate where such transfer forms 
part  of  a  bona  fide  reorganisation  or  restructuring  shall  be 
disregarded. 
24.3 
Not Used 
.  
24.4 
Termination on Default 
24.4.1  The  Customer  may  terminate  the  Contract  with  immediate  effect  by 
giving  written  notice  to  the  Service  Provider  if  the  Service  Provider 
commits a Default and if: 
24.4.1.1 
the  Service  Provider  has  not  remedied  the  Default  to  the 
satisfaction  of  the  Customer  within  ten  (10) Working  Days 
or  such  other  longer  period  as  may  be  specified  by  the 
Customer,  after  issue  of  a  written  notice  specifying  the 
Default and requesting it to be remedied; or 
24.4.1.2 
the Default is not, in the opinion of the Customer, capable 
of remedy; or 
24.4.1.3 
the Default is a Material Breach of the Contract.  
24.4.2  In  the  event  that  through  any  Default  of  the  Service  Provider,  data 
transmitted or processed in connection with the Contract is either lost 
or  sufficiently  degraded  so  as  to  be  unusable,  the  Service  Provider 
shall  be  liable  for  the  cost  of  reconstitution  of  that  data  and  shall 
reimburse  the  Customer  in  respect  of  any  charge  levied  for  its 
transmission  and  any  other  costs  charged  in  connection  with  such 
Default of the Service Provider. 
24.4.3  If the  Customer  fails  to pay  the  Service  Provider  undisputed  sums of 
money  when  due,  the  Service  Provider  shall  notify  the  Customer  in 
writing  of  such  failure  to  pay.  If  the  Customer  fails  to  pay  such 
undisputed  sums  within  the  Undisputed  Sums  Time  Period,  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
96 

 
 
Service  Provider  may  terminate  the  Contract  in  writing  subject  to 
giving the length of notice as specified in paragraph 9.1 of the Order 
Form,  save  that  such  right  of  termination  shall  not  apply  where  the 
failure to pay is due to the Customer exercising its rights under Clause 
12.3 (Recovery of Sums Due).  
24.5 
Termination without Cause 
The  Customer  shall  have  the  right  to  terminate  the  Contract  at  any  time  by  giving  
[three months] notice to the Service Provider. 
24.6 
Termination of Framework Agreement 
The  Customer  may  terminate  the  Contract  with  immediate  effect  by  giving  written 
notice  to  the  Service  Provider  if  the  Framework  Agreement  is  terminated  for  any 
reason whatsoever. 
24.7 
Termination on Financial Standing  
The Customer may terminate this Contract by serving notice on the Service Provider  
in writing with effect from the date specified in such notice where (in the reasonable 
opinion  of  the  Customer),  there  is  a  material  detrimental  change  in  the  financial 
standing and/or the credit rating of the Service Provider which:  
24.7.1  adversely  impacts  on  the  Service  Provider's  ability  to  supply  the 
Services under this Contract; or 
24.7.2  could  reasonably  be  expected  to  have  an  adverse  impact  on  the 
Service Provider's ability to supply the Services under this Contract. 
24.8 
Termination on Audit 
The  Customer  may  terminate  this  Contract  by  serving  notice  in  writing  with  effect 
from  the  date  specified  in  such  notice  if  the  Service  Provider  commits  a  Default  of 
Clauses 30.1 to 30.5 and/or Clause 30.7 (Records and Audit Access). 
24.9 
Termination in relation to Benchmarking 
The Customer may terminate this Contract by serving notice on the Service Provider  
in  writing  with  effect  from  the  date  specified  in  such  notice  if  the  Service  Provider  
refuses  or  fails  to  comply  with  its  obligations  as  set  out  in  Schedule  7  of  the 
Framework Agreement (Value for Money). 
24.10  Termination on Bribery and Corruption 
The Customer may terminate this Contract by serving notice on the Service Provider  
in  writing  with  effect  from  the  date  specified  in  such  notice  where  the  conduct 
prohibited in Clause 29 (Prevention of Bribery and Corruption) has occurred. 
24.11  Termination in relation to Fraud 
The Customer may terminate this Contract by serving notice on the Service Provider  
in  writing  with  effect  from  the  date  specified  in  the  notice  where  the  conduct 
prohibited in Clause 32 (Prevention of Fraud) has occurred.   
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
97 

 
 
24.12  Termination for continuing Force Majeure Event 
Either  Party  may,  by  written  notice  to  the  other,  terminate  this  Contract  if  a  Force 
Majeure Event endures for a continuous period of more than one hundred and twenty 
(120) Days. 
24.13  Termination on Critical Service Failure 
The Customer may terminate this Contract by serving notice on the Service Provider  
in  writing  with  effect from  the  date  specified  in  such  notice  where  a  Critical  Service 
Failure has occurred.  
24.14  Partial Termination 
The  Customer  is  entitled  to  terminate  all  or  part  of  this  Contract  pursuant  to  this 
Clause  24.14  provided  always  that  the  parts  of  this  Contract  not  terminated  can 
operate effectively to deliver the intended purpose of this Contract. 
24.15  Termination of Assignment 
The Customer may terminate any Assignment with immediate effect by notice 
in writing to the Service Provider: 
24.15.1 
where the Temporary Worker is an individual and: 
24.15.1.1  an  application  for  an  interim  order  is  made  pursuant  to 
Sections 252-253 of the Insolvency Act 1986 or a proposal 
is made for any composition scheme or arrangement with, 
or  assignment  for  the  benefit  of,  the  Temporary  Worker's 
creditors; or 
24.15.1.2  a petition is presented and not dismissed within 14 days or 
order made for the Temporary Worker's bankruptcy; or 
24.15.1.3  a receiver, or similar officer is appointed over the whole or 
any  part  of  the  Temporary  Worker's  assets  or  a  person 
becomes  entitled  to  appoint  a  receiver,  or  similar  officer 
over the whole or any part of his assets; or  
24.15.1.4  the Temporary Worker is unable to pay his debts or has no 
reasonable  prospect  of  doing  so,  in  either  case  within  the 
meaning of Section 268 of the Insolvency Act 1986; or 
24.15.1.5  a  creditor  or  encumbrancer  attaches  or  takes  possession 
of,  or  a  distress,  execution,  sequestration  or  other  such 
process is levied or enforced on or sued against, the whole 
or  any  part  of  the  Temporary  Worker's  assets  and  such 
attachment or process is not discharged within 14 days; or 
24.15.1.6  he  dies  or  is  adjudged  incapable  of  managing  his  affairs 
within  the  meaning  of  Part  VII  of  the  Mental  Health  Act 
1983; or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
98 

 
 
24.15.1.7  the Temporary Worker suspends or ceases, or threatens to 
suspend or cease, to carry on all or a substantial part of his 
business; or 
24.15.2  where  the  Temporary  Worker  is  a  company  or  operates  through  a 
company and: 
24.15.2.1  any  of  the  events  referred  to  in  Clause  24.15.1  occur  in 
relation  to  any  individual  engaged  to  provide  the 
Temporary Worker Services; 
24.15.2.2  a proposal is made for a voluntary arrangement within Part 
I  of  the  Insolvency  Act 1986  or  of  any  other  composition 
scheme or arrangement with, or assignment for the benefit 
of, its creditors; or 
24.15.2.3  a  shareholders'  meeting  is  convened  for  the  purpose  of 
considering a resolution that it be wound up or a resolution 
for  its  winding-up  is  passed  (other  than  as  part  of,  and 
exclusively for the purpose of, a bona fide reconstruction or 
amalgamation); or 
24.15.2.4  a  petition  is  presented  for  its  winding  up  (which  is  not 
dismissed within 14 days of its service) or an application is 
made  for  the  appointment  of  a  provisional  liquidator  or  a 
creditors'  meeting  is  convened  pursuant  to  Section 98  of 
the Insolvency Act 1986; or  
24.15.2.5  a  receiver,  administrative  receiver  or  similar  officer  is 
appointed  over  the  whole  or  any  part  of  its  business  or 
assets; or 
24.15.2.6  an  application  order  is  made  either for  the  appointment of 
an  administrator  or  for  an  administration  order,  an 
administrator is appointed, or notice of intention to appoint 
an administrator is given; or 
24.15.2.7  it  is  or  becomes  insolvent  within  the  meaning  of 
Section 123 of the Insolvency Act 1986; or 
24.15.2.8  being  a  "small  company"  within  the  meaning  of 
Section 247(3)  of  the  Companies  Act 1985,  a  moratorium 
comes  into  force  pursuant  to  Schedule A1  of  the 
Insolvency Act 1986; or 
24.15.2.9  any  event  similar  to  those  listed  in  Clause  24.15.2.1  to 
24.15.2.8 occurs under the law of any other jurisdiction; or 
24.15.3  the  Customer  reasonably  believes  that  the  performance  of  the 
Temporary  Worker  is  unsatisfactory  or  the  Temporary  Worker  has 
committed  an  act  of  serious  or  gross  misconduct,  wilful  neglect  in 
the discharge of his duties or any serious or persistent breach or is 
guilty  of  a  continuing  breach  of  any  of  the  Temporary  Worker 
Conditions; or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
99 

 
 
24.15.4  the  Customer  reasonably  believes  that  the  Temporary  Worker  is 
guilty of any fraud, corruption, dishonesty or conduct tending to bring 
himself, the Customer and/or the Authority into disrepute; or 
24.15.5  in the circumstances referred to in Clause 32 (Prevention of Fraud) 
or Clause 5.3.4.3; or 
24.15.6  the Temporary Worker is convicted of a criminal offence which in the 
reasonable  opinion  of  the  Customer  materially  and/or  adversely 
affects  his  ability  to  provide  the  Temporary  Worker  Services 
(including bringing himself or the Customer and/or the Authority into 
disrepute). 
24.16  On  receipt  of  the  notice  referred  to  in  Clause  24.15.1  the  Service  Provider 
shall  immediately  remove  the  Temporary  Worker  and,  if  requested  by  the 
Customer,  replace  the  Temporary  Worker  with  a  more  suitable  candidate 
within 10 working days using the process contained in Schedule 1.   
24.17  The Customer shal  at any time be able to terminate an Assignment on a “no-
fault”  basis  subject  to  a  notice  period  agreed  between  the  Service  Provider 
and the Customer for the Assignment. The Customer shall be responsible for 
payment  to  the  Service  Provider  of  all  charges  associated  with  such  notice 
period  ie  Temporary  Worker  Pay,  Neutral  Vendor  Management  Fee  and 
Supplier Fee. 
25. 
CONSEQUENCES OF EXPIRY OR TERMINATION 
25.1 
Where  the  Customer  terminates  the  Contract  under  Clauses,  24.4 
(Termination  on  Default),  24.7  (Financial  Standing),  24.8  (Audit),  24.9 
(Benchmarking),  24.13  (Termination  on  Critical  Service  Failure)  and  then 
makes other arrangements for the supply of the Services, the Customer may 
recover  from  the  Service  Provider  the  cost  reasonably  incurred  of  making 
those  other  arrangements  and  any  additional  expenditure  incurred  by  the 
Customer  throughout  the  remainder  of  the  Contract  Period.  The  Customer 
shall take all reasonable steps to mitigate such additional expenditure. Where 
the  Contract  is  terminated  under  Clauses  Error!  Reference  source  not 
ound.
, 24.4, 24.7, 24.8, 24.9 and 24.13, no further payments shall be payable 
by the Customer to the Service Provider  until the Customer has established 
the final cost of making those other arrangements. 
25.2 
Where the Customer terminates the Contract under Clause 24.5 (Termination 
without  Cause),  the  Customer  shall  indemnify  the  Service  Provider  against 
any  reasonable  and  proven  commitments,  liabilities  or  expenditure  which 
would  otherwise  represent  an  unavoidable  loss  by  the  Service  Provider  by 
reason of the termination of the Contract, provided that the Service Provider  
takes all reasonable steps to mitigate such loss. Where the Service Provider 
holds  insurance,  the  Service  Provider  shall  reduce  its  unavoidable  costs  by 
any  insurance  sums  available.  The  Service  Provider  shall  submit  a  fully 
itemised  and  costed  list  of  such  loss,  with  supporting  evidence,  of  losses 
reasonably  and  actually  incurred  by  the  Service  Provider    as  a  result  of 
termination under Clause 24.5 (Termination without Cause).  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
100 

 
 
25.3 
The Customer shall not be liable under Clause 25.2 to pay any sum which: 
25.3.1  was claimable under insurance held by the Service Provider, and the 
Service  Provider  has  failed  to  make  a  claim  on  its  insurance,  or  has 
failed to make a claim in accordance with the procedural requirements 
of the insurance policy; or 
25.3.2  when  added  to  any  sums  paid  or  due  to  the  Service  Provider  under 
the Contract, exceeds the total sum that would have been payable to 
the  Service  Provider  if  the  Contract  had  not  been  terminated  prior  to 
the expiry of the Contract Period. 
25.4 
On  the  termination  or  expiry  of  the  Contract  for  any  reason,  the  Service 
Provider shall: 
25.4.1  immediately  return  to  the  Customer  all  Confidential  Information, 
Personal  Data  and  Customer  IPRs  and  the  Bespoke  IPRs  in  its 
possession or in the possession or under the control of any permitted 
suppliers  or  Sub-Contractors, which  was obtained or  produced in the 
course of providing the Services; 
25.4.2  cease to use the Customer Data and, at the direction of the Customer 
provide the Customer and/or the Replacement Service Provider with a 
complete and uncorrupted version of the Customer Data in electronic 
form in the formats and on media agreed with the Customer and/or the 
Replacement Service Provider; 
25.4.3  except  where  the  retention  of  Customer  Data  is  required  by  Law,  on 
the  earlier  of  the  receipt  of  the  Customer's  written  instructions  or 
twelve (12)  Months after the date of expiry or  termination, destroy all 
copies  of  the  Customer  Data  and  promptly  provide  written 
confirmation to the Customer that the data has been destroyed;  
25.4.4  immediately deliver  to  the Customer  all Property (including materials, 
documents,  information  and  access  keys)  provided  to  the  Service 
Provider.    Such  Property  shall  be  handed  back  to  the  Customer  in 
good working order (allowance shall be made for reasonable wear and 
tear); 
25.4.5  provide  such  assistance  and  co-operation  as  the  Customer  may 
require to ensure an orderly transition of the provision of the Services 
to a Replacement Service Provider;  
25.4.6  return  to  the  Customer  any  sums  prepaid  in  respect  of  the  Services 
not provided by the date of expiry or termination (howsoever arising); 
and 
25.4.7  promptly  provide  all  information  concerning  the  provision  of  the 
Services which may reasonably be requested by the Customer for the 
purposes  of  adequately  understanding  the  manner  in  which  the 
Services  have  been  provided  or  for  the  purpose  of  allowing  the 
Customer  or  the  Replacement  Service  Provider  to  conduct  due 
diligence. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
101 

 
 
25.5 
If  the  Service  Provider  fails  to  comply  with  Clauses  25.4.1  to  25.4.7,  the 
Customer may recover possession thereof and the Service Provider grants a 
licence to the Customer or its appointed agents to enter (for the purposes of 
such  recovery)  any  premises  of the  Service  Provider  or  its  permitted  agents 
or Sub-Contractors where any such items may be held. 
25.6 
Where  the  end  of  the  Contract  Period  arises  due  to  the  Service  Provider’s 
Default, the Service Provider shall provide all assistance under Clause 25.4.5 
and  25.4.7  free  of  charge.    Otherwise,  the  Customer  shall  pay  the  Service 
Provider’s  reasonable  costs  of  providing  the  assistance  and  the  Service 
Provider shall take all reasonable steps to mitigate such costs. 
25.7 
Save as otherwise expressly provided in the Contract: 
25.7.1  termination or expiry of the Contract shall be without prejudice to any 
rights,  remedies  or  obligations  accrued  under  the  Contract  prior  to 
termination  or  expiration  and  nothing  in  the  Contract  shall  prejudice 
the right of either Party to recover any amount outstanding at the time 
of such termination or expiry; and 
25.7.2  termination  of  the  Contract  shall  not  affect  the  continuing  rights, 
remedies  or  obligations  of  the  Customer  or  the  Service  Provider  
under  Clauses  12.2  (Payment  and  VAT),  12.3  (Recovery  of  Sums 
Due),  19  (Intellectual  Property  Rights),  21.5  (Protection  of  Personal 
Data), 21.6 (Confidentiality), 21.7 (Official Secrets Acts 1911 to 1989), 
21.8  (Freedom  of  Information),  23  (Liabilities),  25  (Consequences  of 
Expiry or  Termination), 29 (Prevention of Bribery and Corruption),  30 
(Records and Audit Access), 32 (Prevention of Fraud), 36 (Cumulative 
Remedies),  42  (Conflicts  of  Interest),  44  (The  Contracts  (Rights  of 
Third Parties Act 1999) and 48.1 (Governing Law and Jurisdiction). 
26. 
PUBLICITY, MEDIA AND OFFICIAL ENQUIRIES 
26.1 
The  Service  Provider  shall  not  make  any  press  announcements  or  publicise 
the Contract in any way without Approval and shall take reasonable steps to 
ensure  that  its  servants,  agents,  employees,  Suppliers,  Service  Provider’s, 
professional advisors and consultants comply with this Clause 26.  Any such 
press  announcements  or  publicity  proposed  under  this  Clause  26.1  shall 
remain  subject  to  the  rights  relating  to  Confidential  Information  and 
Commercially Sensitive Information. 
26.2 
Subject to the rights in relation to Confidential Information and Commercially 
Sensitive Information, the Customer shall be entitled to publicise the Contract 
in  accordance  with  any  legal  obligation  upon  the  Customer,  including  any 
examination of the Contract by the Auditor. 
26.3 
The Service Provider shall not do anything or permit to cause anything to be 
done,  which  may  damage  the  reputation  of  the  Customer  or  bring  the 
Customer into disrepute.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
102 

 
 
27. 
HEALTH AND SAFETY 
The Contract 
27.1 
The  Service  Provider  shall  promptly  notify  the  Customer  of  any  health  and 
safety  hazards  which  may  arise  in  connection  with  the  performance  of  its 
obligations  under  the  Contract.  The  Customer  shall  promptly  notify  the 
Service Provider of any health and safety hazards which may exist or arise at 
the  Customer’s  Premises  and  which  may  affect  the  Service  Provider  in  the 
performance of its obligations under the Contract. 
27.2 
While  on  the  Customer’s  Premises,  the  Service  Provider  shal   comply  with 
any health and safety measures implemented by the Customer in respect of 
Staff and other persons working there. 
27.3 
The  Service  Provider  shall  notify  the  Customer  immediately  in  the  event  of 
any incident occurring in the performance of its obligations under the Contract 
on the Premises where that incident causes any personal injury or damage to 
property which could give rise to personal injury. 
27.4 
The  Service  Provider  shall  comply  with  the  requirements  of  the  Health  and 
Safety  at  Work  etc.  Act  1974  and  any  other  acts,  orders,  regulations  and 
codes of practice relating to health and safety, which may apply to Staff, Sub-
Contractors  and other persons working on the Premises in the supply of the 
Services under the Contract. 
27.5 
The Service Provider shall ensure that its health and safety policy statement 
(as required by the Health and Safety at Work etc Act 1974) is made available 
to the Customer on request. 
Assignments 
27.6 
The  Customer  shall  promptly  notify  the  Temporary  Worker,  and  the  Service 
Provider  of  any  health  and  safety  hazards  which  may  exist  or  arise  at  the 
Customer’s  Premises  and  which  may  affect  a  Temporary  Worker  in  the 
performance  of  the  Temporary  Worker  Services  in  connection  with  an 
Assignment 
27.7 
The  Service  Provider  shal   procure  that  while  on  the  Customer’s  Premises, 
the  Temporary  Worker  shall  comply  with  any  health  and  safety  measures 
implemented by the Customer on persons working there. 
27.8 
The Service Provider shall procure that the Temporary Worker shall notify the 
Customer  immediately  in  the  event  of  any  incident  occurring  in  the 
performance  of  the  Temporary  Worker  Services  where  that  incident  causes 
any  personal  injury  or  damage  to  property  which  could  give  rise  to  personal 
injury. 
28. 
ENVIRONMENTAL REQUIREMENTS 
The  Service  Provider  shall,  and  shall  procure  that  the  Temporary  Workers  shall, 
when  working  on  the  Premises,  perform  its  obligations  under  the  Contract  in 
accordance with the Customer's environmental policy.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
103 

 
 
29. 
PREVENTION OF BRIBERY AND CORRUPTION 
29.1 
The Service Provider shall not: 
29.1.1 
offer  or  give,  or  agree  to  give,  to  any  employee,  agent,  servant  or 
representative  of  the  Customer  or  other  Contracting  Body,  or  any 
other  public  body  or  person  employed  by  or  on  behalf  of  the 
Customer, any gift or other consideration of any kind which could act 
as an inducement or a reward for any act or failure to act in relation 
to this Contract; 
29.1.2 
engage  in  and  shal   procure  that  all  Service  Provider’s  Staff, 
consultants, agents or Sub-Contractors or any person acting on the 
Service  Provider's  behalf  shall  not  commit,  in  connection  with  this 
Contract, a Prohibited Act under the Bribery Act 2010, or any other 
relevant  laws,  statutes,  regulations  or  codes  in  relation  to  bribery 
and anti-corruption.  
29.2 
The Service Provider warrants, represents and undertakes that it has not: 
29.2.1 
paid  commission  or  agreed  to  pay  commission  to  the  Customer, 
Contracting Body or any other public body or any person employed 
by or on behalf of the Customer or a public body in connection with 
the Contract; and 
29.2.2 
entered into this Contract with knowledge, that, in connection with it, 
any  money  has  been,  or  will  be,  paid  to  any  person  working  for  or 
engaged  by  the  Customer  or  other  Contracting  Body  or  any  other 
public body or any person employed by or on behalf of the Customer 
in  connection  with  the  Contract,  or  that  an  agreement  has  been 
reached to that effect, unless details of any such arrangement have 
been  disclosed  in  writing  to  the  Customer  and  the  Authority  before 
execution of this Contract; 
29.3 
The Service Provider shall: 
29.3.1 
in  relation  to  this  Contract,  act  in  accordance  with  the  Ministry  of 
Justice Guidance pursuant to Section 9 of the Bribery Act 2010; 
29.3.2 
immediately  notify  the  Customer  and  the  Authority  if  it  suspects  or 
becomes aware of any breach of this Clause 29; 
29.3.3 
respond promptly to any of the Customer’s enquiries regarding any 
breach, potential breach or suspected breach of this Clause 29 and 
the  Service  Provider  shall  co-operate  with  any  investigation  and 
allow  the  Customer  to  audit  Service  Provider’s  books,  records  and 
any other relevant documentation in connection with the breach; 
29.3.4 
if so required by the Customer, within twenty (20) Working Days of 
the  Commencement  Date,  and  annually  thereafter,  certify  to  the 
Customer  in  writing  of  the  Service  Provider  and  all  persons 
associated  with  it  or  its  Sub-Contractors  or  other  persons  who  are 
supplying  the  Services  in  connection  with  this  Contract  compliance 
with  this  Clause  29.    The  Service  Provider  shall  provide  such 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
104 

 
 
supporting evidence of compliance as the Customer may reasonably 
request; 
29.3.5 
have,  maintain  and  enforce  an  anti-bribery  policy  (which  shall  be 
disclosed  to  the  Customer  on  request)  to  prevent  it  and  any  of  its 
Staff,  consultants,  agents  or  Sub-Contractors,  or  any  person  acting 
on  the  Service  Provider's  behalf  from  committing  a  Prohibited  Act 
and shall enforce it where appropriate.  
29.4 
If  the  Service  Provider,  its  Staff,  consultants,  agents  or  Sub-Contractors  or 
any person acting on the Service Provider's behalf, in all cases whether or not 
acting with the Service Provider's knowledge breaches:  
29.4.1 
this Clause 29; or 
29.4.2 
the Bribery Act 2010 in relation to this Contract or any other contract 
with  the  Customer  or  Contracting  Body  or  any  other  public  body  or 
any  person  employed  by  or  on  behalf  of  the  Customer  or  a  public 
body in connection with the Contract, 
the  Customer  shall  be  entitled  to  terminate  this  Contract  by  written  notice  with 
immediate effect. 
29.5 
Without  prejudice  to  its  other  rights  and  remedies  under  this  Clause  29,  the 
Customer shall be entitled to recover in full from the Service Provider and the 
Service  Provider  shall  on  demand  indemnify  the  Customer  in  full  from  and 
against:  
29.5.1 
the  amount  of  value  of  any  such  gift,  consideration  or  commission; 
and 
29.5.2 
any  other  loss  sustained  by  the  Customer  in  consequence  of  any 
breach of this Clause 29. 
30. 
RECORDS AND AUDIT ACCESS 
30.1 
The Service Provider shall keep and maintain during the Contract Period and 
for  seven  (7)  Years  after  the  date  of  termination  or  expiry  (whichever  is  the 
earlier)  of  the  Contract  (or  as  long  a  period  as  may  be  agreed  between  the 
Parties),  full  and  accurate  records  and  accounts  of  the  operation  of  the 
Contract  including  the  Services  provided  under  it,  and  the  amounts  paid  by 
the Customer. 
30.2 
The  Service  Provider  shall  keep  the  records  and  accounts  referred  to  in 
Clause 30.1 above in accordance with Good Industry Practice and generally 
accepted accounting principles. 
30.3 
The  Service  Provider  shall  afford  the  Customer  and  the  Auditors  access  to 
the records and accounts referred to in Clause 30.2 at the Service Provider’s 
premises  and/or  provide  copies  of  such  records  and  accounts,  as  may  be 
required by the Customer and/or the Auditors from time to time, in order that 
the  Customer  and/or  the  Auditors  may  carry  out  an  inspection  including  for 
the following purposes:   
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
105 

 
 
30.3.1 
to  verify  the  accuracy  of  the  Contract  Charges  (and  proposed  or 
actual  variations  to  them  in  accordance  with  this  Contract),  and/or 
the  costs  of  all  Service  Provider  (including  Sub-Contractors)  of  in 
relation to the Services; 
30.3.2 
to  review  the  integrity,  confidentiality  and  security  of  the  Customer 
Data held or used by the Service Provider; 
30.3.3 
to  review  the  Service  Provider’s  compliance  with  the  DPA  in 
accordance with this Contract and any other Laws; 
30.3.4 
to  review  the  Service  Provider's  compliance  with  its  continuous 
improvement and benchmarking obligations set out in Schedule 7 of 
the Framework Agreement and Clause 9 of the Contract; 
30.3.5 
to  review  the  Service  Provider's  compliance  with  its  security 
obligations set out in Clause 18; 
30.3.6 
to  review  any  books  of  account  kept  by  the  Service  Provider  in 
connection with the provision of the Service; 
30.3.7 
to carry out an examination pursuant to Section 6(1) of the National 
Audit  Act  1983  of  the  economy,  efficiency  and  effectiveness  with 
which the Customer has used its resources; 
30.3.8 
to inspect the Customer’s assets, including the Intellectual Property 
Rights,  equipment,  facilities  and  maintenance,  for  the  purposes  of 
ensuring that the Customer's assets are secure and that any register 
of assets is up to date; and/or 
30.3.9 
to ensure that the Service Provider is complying with its obligations 
under this Contract. 
30.4 
The  Service  Provider  shall  on  request  afford  the  Customer,  the  Customer's 
representatives  and/or  the  Auditor  access  to  such  records  and  accounts  as 
may be required by the Customer from time to time.  
30.5 
The Service Provider shall provide such records and accounts (together with 
copies  of  the  Service  Provider's  published  accounts)  on  request  during  the 
Contract Period and for twelve months after the date of termination or expiry 
of  the  Contract  Period  or  the  last  Assignment  (whichever  is  the  later)  to  the 
Customer and/or the Auditors. 
30.6 
The Customer shall use reasonable endeavours to ensure that the conduct of 
each  audit  does  not  unreasonably  disrupt  the  Service  Provider  or  delay  the 
provision  of  the  Services  save  insofar  as  the  Service  Provider  accepts  and 
acknowledges  that  control  over  the  conduct  of  audits  carried  out  by  the 
Auditor is outside of the control of the Customer. 
30.7 
Subject to the Service Provider’s rights in respect of Confidential Information, 
the Service Provider shall on demand provide the Auditors with all reasonable 
co-operation and assistance in relation to each audit including:  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
106 

 
 
30.7.1  all  reasonable  information  requested  by  the  Customer  within  the 
scope of the audit; 
30.7.2 
reasonable access to sites controlled by the Service Provider  and to 
Equipment used in the provision of the Services; and 
30.7.3 
access to the Staff. 
30.8 
The  Parties  agree  that  they  shall  bear  their  own  respective  costs  and 
expenses  incurred  in  respect  of  compliance  with  their  obligations  under  this 
Clause 30, unless the audit reveals a material Default by the Service Provider  
in  which  case  the  Service  Provider  shall  reimburse  the  Customer  for  the 
Customer's reasonable costs incurred in relation to the audit. 
31. 
DISCRIMINATION 
31.1 
The Service Provider shall not unlawfully discriminate within the meaning and 
scope  of  any  Law,  enactment,  order  or  regulation  relating  to  discrimination 
(whether  in  race,  gender,  religion,  disability,  sexual  orientation,  age  or 
otherwise). 
31.2 
The  Service  Provider  shall  take  all  reasonable  steps  to  secure  the 
observance of Clause 31.1 by all Staff, servants, employees or agents of the 
Service  Provider  and  all  Suppliers  and  Sub-Contractors  employed  in  the 
execution of this Contract. 
32. 
PREVENTION OF FRAUD 
32.1 
The  Service  Provider  shall  take  all  reasonable  steps,  in  accordance  with 
Good  Industry  Practice,  to  prevent  any  Fraud  by  Staff  and  the  Service 
Provider  (including  its  shareholders,  members  and  directors)  in  connection 
with the receipt of monies from the Customer. 
32.2 
The Service Provider shall notify the Customer immediately if it has reason to 
suspect that any Fraud has occurred or is occurring or is likely to occur save 
where complying with this provision would cause the Service Provider  or its 
Staff  to  commit  an  offence  under  the  Proceeds  of  Crime  Act  2002  or  the 
Terrorism Act 2000. 
32.3 
If the Service Provider or its Staff commits any Fraud in relation to this or any 
other contract with a Contracting Body or the Customer, the Customer may: 
32.3.1 
terminate  the  Contract  with  immediate  effect  by  giving  the  Service 
Provider notice in writing; and/or  
32.3.2 
recover  in  full  from  the  Service  Provider  and  the  Service  Provider 
shall  on  demand  indemnify  the  Customer  in  full  from  any  loss 
sustained  by  the  Customer  in  consequence  of  any  breach  of  this 
Clause 32 including the cost reasonably incurred by the Customer of 
making  other  arrangements  for  the  supply  of  the  Services  and  any 
additional  expenditure  incurred  by  the  Customer  throughout  the 
remainder of the Contract Period. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
107 

 
 
33. 
TRANSFER AND SUB-CONTRACTING 
33.1 
Subject  to  Clause  33.4,  the  Service  Provider  shall  not  assign,  novate,  Sub-
Contract or in any other way dispose of the Contract or any part of it without 
Approval.  The  Customer  has  consented  to  the  engagement  of  the  Sub-
Contractors listed in paragraph 3.3 of the Order Form.  
33.2 
The  Service  Provider  shall  not  substitute  or  remove  a  Sub-Contractor  or 
appoint  an  additional  sub-contractor  without  the  prior  written  consent  of  the 
Authority  and  the  Customer.  Notwithstanding  any  permitted  Sub-Contract  in 
accordance with this Clause 33, the Service Provider shall remain responsible 
for all acts and omissions of its Sub-Contractors and the acts and omissions 
of those employed or engaged by the Sub-Contractors as if they were its own.   
An obligation on the Service Provider to do, or refrain from doing, any act or 
thing shall include an obligation upon the Service Provider to procure that its 
employees,  Staff,  agents  and  the  Sub-Contractors'  employees,  Staff  and 
agents also do, or refrain from doing, such act or thing. 
33.3 
Sub-Contracting any part of the Contract shall not relieve the Service Provider 
of  any  obligation  or  duty  attributable  to  the  Service  Provider  under  the 
Contract.  The Service Provider shall supply such information about proposed 
Sub-Contractors as the Customer may reasonably require in order to enable 
the Customer to consider whether to grant Approval. 
33.4 
The Service Provider may assign to a third party ("the Assignee") the right to 
receive  payment  of  the  Contract  Charges  or  any  part  thereof  due  to  the 
Service  Provider  under  this  Contract  (including  any  interest  which  the 
Customer  incurs  under  Clause  12.2.5).  Any  assignment  under  this  Clause 
shall be subject to: 
33.4.1  reduction of any sums in respect of which the Customer exercises its 
right of recovery under Clause 12.3; 
33.4.2  all related rights of the Customer under the contract in relation to the 
recovery of sums due but unpaid; and 
33.4.3  the Customer receiving notification under both Clauses 33.5 and 33.6.  
33.5 
In the event that the Service Provider assigns the right to receive the Contract 
Charges  under  Clause  33.4.1,  the  Service  Provider  or  the  Assignee  shall 
notify the Customer in writing of the assignment and the date upon which the 
assignment becomes effective. 
33.6 
The Service Provider shall ensure that the Assignee notifies the Customer of 
the  Assignee’s  contact  information  and  bank  account  details  to  which  the 
Customer shall make payment. 
33.7 
The  provisions  of  Clause  33.2  shall  continue  to  apply  in  all  other  respects 
after the assignment and shall not be amended.  
33.8 
The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  all  acts  and  omissions  of  its 
Sub-Contractors and those employed or engaged by the Sub-Contractors as 
though they are its own. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
108 

 
 
33.9 
Where the  Customer  has  consented to  the  placing  of  Sub-Contracts, copies 
of  each  Sub-Contract  shall,  at  the  request  of  the  Customer,  be  sent  by  the 
Service Provider to the Customer as soon as reasonably practicable.  
33.10  The  Customer  may,  at  its  sole  discretion,  require  the  Service  Provider  to 
ensure that each Sub-Contract shall include: 
33.10.1  a right under the Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 for the 
Customer to enforce the terms of that Sub-Contract as if it were the 
Service Provider; 
33.10.2  a  provision  enabling  the  Service  Provider  to  assign,  novate  or 
otherwise transfer any of its rights and/or obligations under the Sub-
Contract to the Customer;  
33.10.3  a  provision  requiring  the  Sub-Contractor  to  enter  into  a  direct 
confidentiality  agreement  with  the  Customer  on  the  same  terms  as 
set out in Clause 21.6 (Confidentiality); 
33.10.4  a provision requiring the Sub-Contractor to comply with protection of 
data  requirements  pursuant  to  Clauses  21.4  (Customer  Data)  and 
21.5 (Protection of Personal Data); 
33.10.5  a  provision  requiring  the  Sub-Contractor  to  comply  with  the  anti-
corruption  and  anti-bribery  requirements  pursuant  to  Clause  29 
(Prevention of Bribery and Corruption);  
33.10.6  a requirement that the Service Provider to pay any undisputed sum 
due  to  the  relevant  Sub-Contractor  within  a  specified  period  that 
does not exceed thirty (30) calendar days from the date the Service 
Provider  receives the Sub-Contractor’s invoice; and 
33.10.7  a  provision  restricting  the  ability  of  the  Sub-Contractor  to  further 
Sub-Contract  elements  of  the  service  provided  to  the  Service 
Provider  without  first  seeking  the  prior  written  consent  of  the 
Customer and the Authority. 
33.11  If the  Customer  is  able to  obtain from  any  Sub-Contractor  or  any  other third 
party  more  favourable  commercial  terms  with  respect  to  the  supply  of  any 
goods, software or services used by the Service Provider in the supply of the 
Services, then the Customer may: 
33.12  require the Service Provider to replace its existing commercial terms with that 
person with the more favourable commercial terms obtained by the Customer 
in respect of the relevant item.  
33.13  If  the  Customer  exercises  the  option  pursuant  to  Clause  33.11,  then  the 
Contract  Charges  shall  be  reduced  by  an  amount  that  is  agreed  in 
accordance with the Variation Procedure. 
33.14  Subject  to  Clause  33.16,  the  Customer  may  assign,  novate  or  otherwise 
dispose of its rights and obligations under the Contract or any part thereof to: 
33.14.1  any Contracting Body; or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
109 

 
 
33.14.2  any other body established by the Crown or under statute in order to 
substantially  perform  any  of  the  functions  that  had  previously  been 
performed by the Customer; or 
33.14.3  any private sector body which substantially performs the functions of 
the Customer,  
provided that any such assignment, novation or other disposal shall not increase 
the burden of the Service Provider's obligations under the Contract. 
33.15  Any  change  in  the  legal  status  of  the  Customer  such  that  it  ceases  to  be  a 
Contracting Body shall not, subject to Clause  33.16, affect the validity of the 
Contract.  In  such  circumstances,  the  Contract  shall  bind  and  inure  to  the 
benefit of any successor body to the Customer. 
33.16  If  the  rights  and  obligations  under  the  Contract  are  assigned,  novated  or 
otherwise  disposed  of  pursuant  to  Clause  33.14  to  a  body  which  is  not  a 
Contracting  Body  or  if there  is  a  change  in  the  legal  status  of the  Customer 
such that it ceases to be a Contracting Body (in the remainder of this Clause 
both such bodies being referred to as "the Transferee"): 
33.16.1  the  rights  of  termination  of  the  Customer  in  Clauses  24.1 
(Termination  on  Insolvency)  24.2  (Termination  on  Change  of 
Control) and  24.4 (Termination on Default) shall be available to the 
Service  Provider  in  the  event  of,  respectively,  the  bankruptcy  or 
insolvency, or default of the Transferee; and 
33.16.2  the  Transferee  shall  only  be  able  to  assign,  novate  or  otherwise 
dispose  of  its  rights  and  obligations  under  the  Contract  or  any  part 
thereof with the previous consent in writing of the Service Provider. 
33.17  The Customer may disclose to any Transferee any Confidential Information of 
the  Service  Provider  which  relates  to  the  performance  of  the  Service 
Provider’s  obligations  under  the  Contract.  In  such  circumstances  the 
Customer shall authorise the Transferee to use such Confidential Information 
only  for  purposes  relating  to  the  performance  of  the  Service  Provider's 
obligations  under  the  Contract  and  for  no  other  purposes  and  shall  take  all 
reasonable  steps  to  ensure  that  the  Transferee  gives  a  confidentiality 
undertaking in relation to such Confidential Information. 
33.18  For  the  purposes  of  Clause  33.16  each  Party  shall  at  its  own  cost  and 
expense  carry  out,  or  use  all  reasonable  endeavours  to  ensure  the  carrying 
out of, whatever further actions (including the execution of further documents) 
the other Party reasonably requires from time to time for the purpose of giving 
that other Party the full benefit of the provisions of the Contract. 
34. 
FORCE MAJEURE 
34.1 
Neither Party shall be liable to the other Party for any delay in performing, or 
failure to perform, its obligations under the Contract (other than a payment of 
money)  to  the  extent  that  such  delay  or  failure  is  a  result  of  Force  Majeure. 
Notwithstanding  the  foregoing,  each  Party  shall  use  all  reasonable 
endeavours  to  continue  to  perform  its  obligations  under  the  Contract  for  the 
duration  of  such  Force  Majeure.  However,  if  such  Force  Majeure  prevents 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
110 

 
 
either Party from  performing its material obligations under the Contract for  a 
period  in  excess  of  six  (6)  Months,  either  Party  may  terminate  the  Contract 
with immediate effect by notice in writing to the other Party. 
34.2 
Any failure or delay by the Service Provider in performing its obligations under 
the  Contract  which  results  from  any  failure  or  delay  by  an  agent,  Sub-
Contractor or Supplier shall be regarded as due to Force Majeure only if that 
agent,  Sub-Contractor  or  Supplier  is  itself  impeded  by  Force  Majeure  from 
complying with an obligation to the Service Provider. 
34.3 
If either Party becomes aware of a Force Majeure event or occurrence which 
gives rise to or is likely to give rise to any such failure or delay on its part as 
described  in  Clause  34.1  it  shall  immediately  notify  the  other  by  the  most 
expeditious  method  then  available  and  shall  inform  the  other  of  the  period 
during which it is estimated that such failure or delay shall continue. 
34.4 
If  a  Force  Majeure  event  affects  the  Services,  the  Customer  may  direct  the 
Service Provider to procure those Services from a third party service provider 
in which case the Service Provider will be liable for payment for the provision 
of those Services for as long as the delay in performance continues. 
34.5 
The  Service  Provider  will  not  have  the  right  to  any  payment  from  the 
Customer under this Contract where the Service Provider is unable to provide 
the Services because of an event of Force Majeure.  However if the Customer 
directs the Service Provider to use a replacement Service Provider  pursuant 
to sub-Clause 34.4, then the Customer will pay the Service Provider  (a) the 
Contract Charges; and (b) the difference between the Contract Charges and 
the new Service Provider’s costs if, in respect of the Services that are subject 
to  Force  Majeure,  the  new  service  provider’s  costs  are  greater  than  the 
Contract Charges. 
35. 
WAIVER 
35.1 
The failure of either Party to insist upon strict performance of any provision of 
the  Contract,  or  the  failure  of  either  Party  to  exercise,  or  any  delay  in 
exercising,  any  right  or  remedy  shall  not  constitute  a  waiver  of  that  right  or 
remedy and shall not cause a diminution of the obligations established by the 
Contract. 
35.2 
No  waiver  shall  be  effective  unless  it  is  expressly  stated  to  be  a  waiver  and 
communicated  to  the  other  Party  in  writing  in  accordance  with  Clause  45 
(Notices). 
35.3 
A  waiver  by  either  Party  of  any  right  or remedy arising from  a  breach  of  the 
Contract shall not constitute a waiver of any right or remedy arising from any 
other or subsequent breach of the Contract. 
36. 
CUMULATIVE REMEDIES 
Except  as  otherwise  expressly  provided  by  the  Contract,  all  remedies  available  to 
either  Party  for  breach  of  the  Contract  are  cumulative  and  may  be  exercised 
concurrently or separately, and the exercise of any one remedy shall not be deemed 
an election of such remedy to the exclusion of other remedies. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
111 

 
 
37. 
FURTHER ASSURANCES 
Each Party undertakes at the request of the other, and at the cost of the requesting 
Party to do all acts and execute all documents which may be necessary to give effect 
to the meaning of this Contract. 
38. 
VARIATION 
38.1 
Subject  to  the  provisions  of  this  Clause  38,  the  Customer  may  request  a 
variation  to  the  Services  ordered  provided  that  such  variation  does  not 
amount to a material change to the Order. Such a change is hereinafter called 
a "Variation".  
38.2 
The  Customer  may  request  a  Variation  by  completing  and  sending  the 
Variation  form  set  out  in  Schedule  3  ("the  Variation  Form")  to  the  Service 
Provider  giving  sufficient  information  for  the  Service  Provider  to  assess  the 
extent  of  the  Variation  and  any  additional  cost  that  may  be  incurred.  The 
Service  Provider  shall  respond  to  a  request  for  a  Variation  within  the  time 
limits  specified  in  the  Variation  Form.  Such  time  limits  shall  be  reasonable 
having regard to the nature of the Order. 
38.3 
In the event that the Service Provider is unable to provide the Variation to the 
Services or  where the Parties are unable to agree a change to the Contract 
Charges, the Customer may: 
38.3.1  agree  to  continue  to  perform  their  obligations  under  the  Contract 
without the Variation; or 
38.3.2  terminate  the  Contract  with  immediate  effect,  except  where  the 
Service  Provider  has  already  delivered  part  or  all  of  the  Order  in 
accordance  with  the  Order  Form  or  where  the  Service  Provider  can 
show evidence of substantial work being carried out to fulfil the Order, 
and  in  such  a  case  the  Parties  shall  attempt  to  agree  upon  a 
resolution  to  the  matter.  Where  a  resolution  cannot  be  reached,  the 
matter shall be dealt with under the Dispute Resolution Procedure. 
38.4 
If the Parties agree the Variation and any  variation in the Contract  Charges, 
the Service Provider shall carry out such Variation and be bound by the same 
provisions so far as is applicable, as though such Variation was stated in the 
Contract. 
39. 
SEVERABILITY 
39.1 
If any provision of the Contract is held invalid, illegal or unenforceable for any 
reason, such provision shall be severed and the remainder of the provisions 
hereof  shall  continue  in  full  force  and  effect  as  if  the  Contract  had  been 
executed with the invalid, illegal or unenforceable provision eliminated. 
39.2 
In  the  event  of  a  holding  of  invalidity  so  fundamental  as  to  prevent  the 
accomplishment  of  the  purpose  of  the  Contract,  the  Customer  and  the 
Service  Provider  shall  immediately  commence  good  faith  negotiations  to 
remedy such invalidity.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
112 

 
 
40. 
MISTAKES IN INFORMATION 
The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  the  accuracy  of  all  drawings, 
documentation and information supplied to the Customer by the Service Provider in 
connection  with  the  supply  of  the  Services  and  shall  pay  the  Customer  any  extra 
costs  occasioned  by  any  discrepancies,  errors  or  omissions  therein,  except  where 
such mistakes are the fault of the Customer.  
41. 
SERVICE PROVIDER 'S STATUS 
At all times during the Contract Period the Service Provider shall be an independent 
contractor  and  nothing  in  this  Contract  shall  create  a  contract  of  employment,  a 
relationship  of  agency  or  partnership  or  a  joint  venture  between  the  Parties  and, 
accordingly, neither Party shall be authorised to act in the name of, or on behalf of, or 
otherwise  bind  the  other  Party  save  as  expressly  permitted  by  the  terms  of  the 
Contract. 
42. 
CONFLICTS OF INTEREST 
42.1 
The  Service  Provider  shall  take  appropriate  steps  to  ensure  that  neither  the 
Service  Provider  nor  any  Staff  are  placed  in  a  position  where  (in  the 
reasonable opinion of the Customer), there is or may be an actual conflict, or 
a potential conflict, between the pecuniary or personal interests of the Service 
Provider or Staff and the duties owed to the Customer under the provisions of 
the Contract. 
42.2 
The  Service  Provider  shall  promptly  notify  the  Customer  (and  provide  full 
particulars  to  the  Customer)  if  any  conflict  referred  to  in  Clause  42.1  above 
arises or is reasonably foreseeable. 
42.3 
The  Customer  reserves  the  right  to  terminate  the  Contract  immediately  by 
giving notice in writing to the Service Provider and/or to take such other steps 
it deems necessary where, in the reasonable opinion of the Customer, there 
is or may be an actual conflict, or a potential conflict, between the pecuniary 
or  personal  interests  of  the  Service  Provider  and  the  duties  owed  to  the 
Customer under the provisions of the Contract. The actions of the Customer 
pursuant  to  this  Clause  shall  not  prejudice  or  affect  any  right  of  action  or 
remedy which shall have accrued or shall thereafter accrue to the Customer.] 
42.4 
This Clause 42 shall apply: 
42.4.1  during the Contract Period; and 
42.4.2  for a period of two (2) years following the end of the Contract Period or 
such other period as is agreed in the Order Form. 
43. 
ENTIRE AGREEMENT 
43.1 
This  Contract  constitutes  the  entire  agreement  and  understanding  between 
the Parties in respect of the matters dealt with in it and supersedes, cancels 
or  nullifies  any  previous  agreement  between  the  Parties  in  relation  to  such 
matters. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
113 

 
 
43.2 
Each  of  the  Parties  acknowledges  and  agrees  that  in  entering  into  the 
Contract  it  does  not  rely  on,  and  shall  have  no  remedy  in  respect  of,  any 
statement,  representation,  warranty  or  undertaking  (whether  negligently  or 
innocently made) other than as expressly set out in the Contract.  
43.3 
The Service Provider acknowledges that it has: 
43.3.1  entered  into  the  Contract  in  reliance  on  its  own  due  diligence  alone; 
and 
43.3.2  received  sufficient  information  required  by  it  in  order  to  determine 
whether it is able to provide the Services in accordance with the terms 
of the Contract. 
43.4 
Nothing in Clauses 43.1 and 43.2 shall operate to exclude Fraud or fraudulent 
misrepresentation. 
43.5 
The Contract may be executed in counterparts each of which when executed 
and  delivered  shall  constitute  an  original  but  all  counterparts  together  shall 
constitute one and the same instrument. 
44. 
THE CONTRACTS (RIGHTS OF THIRD PARTIES) ACT 1999 
44.1 
A person who is not a Party to the Contract has no right under the Contracts 
(Rights  of  Third  Parties)  Act  1999  to  enforce  any  of  its  provisions  which, 
expressly or  by  implication,  confer a benefit on him, without  the prior written 
agreement of the Parties, but this does not affect any right or remedy of any 
person  which  exists  or  is  available  otherwise  than  pursuant to  that  Act. This 
Clause  does  not  affect any  right  or  remedy  of  any  person  which  exists  or  is 
available  otherwise  than  pursuant  to  the  Contracts  (Rights  of  Third  Parties) 
Act 1999 and does not apply to the Crown.  
44.2 
The  Parties  agree  that  the  Contracts  (Rights  of  Third  Parties)  Act  1999 
(CRiTPA) shall apply to  Clauses 15, 16 and 17 to the extent necessary that 
any  Former  Service  Provider  and  Replacement  Service  Provider  shall  have 
the  right  to  enforce  the  obligations  owed  to,  and  indemnities  given  to,  the 
Former  Service  Provider  and  the  Replacement  Service  Provider  by  the 
Service Provider under that Clause 15, 16 and 17 in its own right pursuant to 
section 1(1) of CRiTPA. 
44.3 
No  consent  of  any  third  party  is  necessary  for  any  rescission,  variation 
(including  any  release  or  compromise  in  whole  or  in  part  of  liability)  or 
termination of this Contract or any one or more Clauses of it. 
45. 
NOTICES 
45.1 
Except as otherwise expressly provided within the Contract, no notice or other 
communication from one Party to the other shall have any  validity under the 
Contract  unless  made  in  writing  by  or  on  behalf  of  the  Party  sending  the 
communication. 
45.2 
Any notice or other communication which is to be given by either Party to the 
other  shall  be  given  by  letter  (sent  by  hand,  post,  registered  post  or  by  the 
recorded  delivery  service),  by  facsimile  transmission  or  electronic  mail 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
114 

 
 
(confirmed by letter). Such letters shall be addressed to the other Party in the 
manner referred to in Clause 45.3 Provided the relevant communication is not 
returned  as  undelivered,  the  notice  or  communication  shall  be  deemed  to 
have been given two (2) Working Days after the day on which the letter was 
posted,  or  four  (4)  hours,  in  the  case  of  facsimile  transmission  or  sooner 
where  the  other  Party  acknowledges  receipt  of  such  letters  or  facsimile 
transmission. 
45.3 
For  the  purposes  of  Clause  45.2,  the  address  or  fax  number  of  each  Party 
shall be the address and fax number set out in the Order Form. 
45.4 
Either  Party  may  change  its  address  for  service  by  serving  a  notice  in 
accordance with this Clause 45. 
45.5 
For the avoidance of doubt, any notice given under this Contract shall not be 
validly served if sent by electronic mail (email) and not confirmed by a letter. 
46. 
STANDARDS  
46.1 
The Service Provider shall provide the Services and meet its responsibilities 
and  obligations  hereunder  in  accordance  with  the  standards  as  set  out  in 
Schedule 10 to this Contract. 
46.2 
The  Service  Provider  shall  discuss  with  the  Customer  any  conflict  that  the 
Service  Provider  reasonably  believes  that  there is  or  will  be  between  any  of 
the standards and any other obligation under this Contract, and shall comply 
with the Customer’s decision on the resolution of that conflict. 
47. 
LEGISLATIVE CHANGE 
47.1 
 
47.1.1  The Service Provider shall neither be relieved of its obligations under 
this  Framework  Agreement  nor  be  entitled  to  an  increase  in  the 
Contract Charges as the result of: 
47.1.1.1 
a General Change in Law (subject to Clause 47.1.3); or 
47.1.1.2 
a  Specific  Change  in  Law  where  the  effect  of  that  Specific 
Change in Law on the Services is known at the Commencement Date. 
47.1.2  If  a  Specific  Change  in  Law  occurs  or  will  occur  during  the  Contract 
Period  (other  than those  referred to  in  Clause  47.1.1.2)  then  clauses 
32.2.3  and  32.2.6  of  the  Framework  Agreement  shall  apply.  Any 
resultant  increase  in  the  Contract  Charges  or  relief  from  the  Service 
Provider's  obligations  agreed  under  clause  32.2.6  of  the  Framework 
Agreement  shall  be  implemented  by  the  Parties  as  a  Variation  in 
accordance with Clause 38. 
47.1.3  If  a  General  Change  in  Law  occurs  or  will  occur  during  the  Contract 
Period that affects the rights, entitlements or obligations of Temporary 
Workers, the procedures set out in Clause 47.1.2 shall be followed. 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
115 

 
 
48. 
DISPUTES AND LAW 
48.1 
Governing Law and Jurisdiction 
The  Contract  shall  be  governed  by  and  interpreted  in  accordance  with  the  laws  of 
England  and  Wales  and  the  Parties  agree  to  submit  to  the  exclusive  jurisdiction  of 
the English courts any dispute that arises in connection with the Contract.  
48.2 
Dispute Resolution 
48.2.1  The Parties shall attempt in good faith to negotiate a settlement to any 
dispute between them arising out of or in connection with the Contract 
within  twenty  (20) Working  Days  of  either  Party  notifying  the  other of 
the dispute and such efforts shall involve the escalation of the dispute 
to  the  level  of  representative  of  each  Party  specified  in  the  Order 
Form. 
48.2.2  Nothing  in  this  dispute  resolution  procedure  shall  prevent  the  Parties 
from seeking from any court of competent jurisdiction an interim order 
restraining the other Party from doing any act or compelling the other 
Party to do any act. 
48.2.3  If  the  dispute  cannot  be  resolved  by  the  Parties  pursuant  to  Clause 
48.2.1 the Parties shall refer it to mediation pursuant to the procedure 
set out in Clause 48.2.5 unless: 
48.2.3.1 
the Customer considers that the dispute is not suitable for 
resolution by mediation; or 
48.2.3.2 
the Service Provider does not agree to mediation. 
48.2.4  The  obligations  of  the  Parties  under  the  Contract  shall  not  be 
suspended,  cease  or  be  delayed  by  the  reference  of  a  dispute  to 
mediation  and  the  Service  Provider  and  the  Staff  shall  comply  fully 
with the requirements of the Contract at all times. 
48.2.5  The procedure for mediation is as follows: 
48.2.5.1 
a  neutral  adviser  or  mediator  ("the  Mediator")  shall  be 
chosen  by  agreement  between  the  Parties  or,  if  they  are 
unable  to  agree  upon  a  Mediator  within  ten  (10)  Working 
Days  after  a  request  by  one  Party  to  the  other  or  if  the 
Mediator  agreed  upon  is  unable  or  unwilling  to  act,  either 
Party  shall  within  ten  (10)  Working  Days  from  the  date  of 
the  proposal  to  appoint  a  Mediator  or  within  ten  (10) 
Working Days of notice to either Party that he is unable or 
unwilling  to  act,  apply  to  the  Centre  for  Effective  Dispute 
Resolution (“CEDR”) to appoint a Mediator; 
48.2.5.2 
the  Parties  shall  within  ten  (10)  Working  Days  of  the 
appointment  of  the  Mediator  meet  with  him  in  order  to 
agree  a  programme  for  the  exchange  of  all  relevant 
information and the structure to be adopted for negotiations 
to  be  held.  If  considered  appropriate,  the  Parties  may  at 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
116 

 
 
any  stage  seek  assistance  from  the  mediation  provider 
specified  in  Clause  48.2.5.1  to  provide  guidance  on  a 
suitable procedure; 
48.2.5.3 
unless  otherwise  agreed,  all  negotiations  connected  with 
the  dispute  and  any  settlement  agreement  relating  to  it 
shall  be  conducted  in  confidence  and  without  prejudice  to 
the rights of the Parties in any future proceedings; 
48.2.5.4 
if  the  Parties  reach  agreement  on  the  resolution  of  the 
dispute,  the  agreement  shall  be  reduced  to  writing  and 
shall  be  binding  on  the  Parties  once  it  is  signed  by  their 
duly authorised representatives; 
48.2.5.5 
failing  agreement,  either  of  the  Parties  may  invite  the 
Mediator to provide a non-binding but informative opinion in 
writing.  Such  an  opinion  shall  be  provided  on  a  without 
prejudice  basis  and  shall  not  be  used  in  evidence  in  any 
proceedings  relating  to  the  Contract  without  the  prior 
written consent of both Parties; and 
48.2.5.6 
if  the  Parties  fail  to  reach  agreement  in  the  structured 
negotiations within sixty (60) Working Days of the Mediator 
being  appointed,  or  such  longer  period  as  may  be  agreed 
by  the  Parties,  then  any  dispute  or  difference  between 
them may be referred to the courts. 
49. 
AWR – GENERAL OBLIGATIONS 
49.1 
The  Parties  acknowledge  that  the  AWR  apply  to  the  Temporary  Workers 
engaged  by  the  Customer.  The  Parties  agree  that  the  Temporary  Workers 
will qualify  for  equal  treatment  under  the  AWR  including  Day  1  Rights  and 
further  rights  upon  their  completion  of  the  Qualifying  Period.  Both  Parties 
agree to comply with their respective obligations under the AWR. 
49.2 
Where  either  Party  receives  a  complaint  or  request  for  information  or  claim 
relating  to  the  AWR,  it  shall  inform  the  other  Party  immediately  and  both 
Parties undertake to work together to respond to the Temporary Worker and 
resolve any complaints and/or requests for information.  
49.3 
Each  Party  shal   comply  with  the  other  Party’s  reasonable  requests  for 
information and any other reasonable requirements to enable the other Party 
to comply with the AWR. 
49.4 
Neither Party shall act in such a way that would give rise to a claim under the 
Regulation  9  (anti-avoidance  regulation)  of  the  AWR  or  any  other  AWR 
provision. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
117 

 
 
50. 
AWR - CUSTOMER’S OBLIGATIONS 
50.1 
The  Customer  shall  from  the  commencement  of  each  Assignment  comply 
with  the  Day  1  Rights  including  but  not  limited  to:  canteen  or  other  similar 
facilities,  child-care facilities,  staff rooms, transport services and car  parking; 
and 
50.1.1  to  giving  the  Temporary  Workers  access  to  information  on  job 
vacancies with the Customer.  
50.2 
The  Customer  shall  upon  completion  of  the  Temporary  Worker  of  the 
Qualifying  Period  during  an  Assignment  comply  with  the  Qualifying  Period 
Rights including but not limited to ensuring the Temporary Worker is afforded: 
equal treatment to the Comparator in respect of pay, the duration of working 
time, night work, breaks and rest periods and annual leave. 
50.3 
The  Customer  shall  within  7  days  of  any  request  from  the  Service  Provider 
provide  the  Service  Provider  with  accurate  and  comprehensive  Comparator 
Information (and updates thereto).  
50.4 
The Customer shall keep the Service Provider updated of any changes to the 
Comparator  Information  including,  but  not  limited  to  any  changes  to  pay 
scales which impact the Comparator Information. 
51. 
AWR - SERVICE PROVIDER OBLIGATIONS 
51.1 
Upon  receipt  of  any  information  from  the  Customer  relating  to  the  Day  1 
Rights  and/or  the  Customer’s  job  vacancies,  the  Service  Provider  shall 
provide  this  information  to  any  Temporary  Worker  on  an  Assignment  when 
such information is received. 
51.2 
Prior to the commencement of each Assignment and during each Assignment 
(as appropriate) and at any time upon the Customer’s request in writing, the 
Service Provider shall: 
51.2.1  inform the Customer of any calendar weeks between 1 October 2011 
and  prior  to  the  date  of  commencement  of  the  relevant  Assignment 
which the Temporary Worker believes count or may count towards the 
Qualifying Period; and 
51.2.2  provide  the  Customer  with  all  the  details  of  such  work,  including 
(without  limitation)  details  of  where,  when  and  the  period(s)  during 
which such work was undertaken and any other details requested by 
the Customer. 
51.3 
The Service Provider shall permit the Temporary Worker to raise concerns to 
the  Service  Provider  if  s/he  considers  that  s/he  has  not  or  may  not  have 
received  equal  treatment  under  the  AWR.  The  Service  Provider  shall  allow 
the Temporary Worker to raise this in writing with the Service Provider setting 
out  as  fully  as  possible  the  basis  of  his/her  concerns.  The  Service  Provider 
shall forward any such concerns to the Customer within 7 days of receipt. 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
118 

 
 
52. 
TEMPORARY WORKERS ANNUAL LEAVE 
52.1 
Under  the  Agency  Workers  Regulations,  on  completion  of  the  Qualifying 
Period  the  Temporary  Worker  may  be  entitled  to  paid  and/or  unpaid  annual 
leave in addition to the Temporary Worker's entitlement to paid annual leave 
under the Working Time Regulations. 
52.2 
The  Service  Provider  shall  comply  with  all  annual  leave  provisions  for 
Temporary Workers under the AWR and the Working Time Regulations. 
53. 
TEMPORARY WORKER’S REMUNERATION 
53.1 
The Service Provider shall pay to the Temporary Worker the rate as set out in 
section 8 of the completed Requisition Form (the “Rateunless and until the 
Temporary Worker completes the Qualifying Period. 
53.2 
Once the Temporary Worker has completed the Qualifying Period during the 
relevant Assignment, the Service Provider shall pay to the Temporary Worker 
the greater of 
53.2.1  the Rate; or: 
53.2.2  the Comparator Rate,  
and 
shall  where  necessary  make  additional  payments  to  the  Temporary 
Worker to comply with the AWR. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
119 

 
 
SCHEDULE 1: THE SERVICES 
 
Contingent Labour Services Overview  
1.1.1  Overall Neutral Vendor Service Provision Scope 
The  Service  Provider  shall  support  the  Customer  in  the  sourcing  of  Temporary  Workers, 
providing an end to end service for the provision of Temporary Workers via a dynamic market 
supply chain. It shall complete all requirements in the dynamic market supply chain in line with 
the Business Rules.   
1.1.2  The  service  overview  diagram  at  Annex  5  provides  a  high  level  overview  of  the  key 
independencies in the delivery of the Services. 
1.1.3   Role Scope  
The  tables  below  shows  the  Temporary  Worker  roles  which  are  in/out  of  scope  for  the 
Contingent Labour Services. 
1.1.4 Conflicts 
Unless expressly stated to the contrary, in the event of a conflict between the Call Off Terms in 
the  form  set  out  in  schedule  4  of  the  Framework  Agreement  and  the  bespoke  obligations 
inserted  from  the  Service  Provider’s  Tender  into  this  Schedule  1  the  wording  of  the  Call  Off 
Terms shall prevail.  
Table 1: Role Scope 
In Scope 
Out of Scope 
  Interim managers. 
  Consultancy. 
  Specialist contractors  
  Permanent  roles  including  fixed  term 
Including  “niche”  roles,  executive/board 
appointments. 
roles  and  highly  specialist  unique  roles.     Admin/Clerical 
Staff 
and 
Junior 
E.g.  a  specialist  area  of  expertise  which 
Managers. 
only  a  few  candidates  would  be  able  to    Operational and Support Staff. 
fill.    
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
120 

 
 
 
Table 2: Contingent Labour Definitions 
 
Role Types 
Civil Service Grade 
NHS Agenda for 
Description  
 
Equivalent 
Change Equivalent 
 
Interim 
Generalist  roles  are  Generalist 
and  Interim 
managers 
Managers 
from  SEO  up  to  and  Specialist 
roles 
are  providing 
short 
term 
including 
SCS 
and  from  Band  5  up  to  and  cover  for  absence  of 
Director level. 
including  9  and  10  permanent 
staff 
and 
Professional/Specialist 
(Band 
10 
is 
not  vacancies. 
roles  are  from  HEO  up  applicable  to  the  NHS  Generalist roles are from 
to  and  including  SCS  pay  structure  and  is  SEO up to and including 
and Director level. 
added 
for 
senior  SCS and Director level. 
managers). 
Professional/Specialist 
roles are from HEO up to 
and  including  SCS  and 
Director level. 
Specialist 
Roles are from HEO up  Roles  are  from  Band  5  Specialist 
contractors 
Contractors 
to  and  including  SCS  up  to  and  including  providing  expertise  that 
and Director level. 
Bands  9  and  10  (as  is not available within the 
above). 
organisation  and  carry 
out  defined  packages  of 
work  or  projects  outside 
of business as usual. 
Roles  are  from  HEO  up 
to  and  including  SCS 
and Director level. 
 
Delivery of the Contingent Labour Services 
2.1 
Organisation Structure for Delivery 
2.1.1  The organisational structure the Service Provider will put in place to deliver the Service 
will be as follows: 
2.1.1.1  The Service Provider will assign a highly experienced and dedicated 
framework/account management and delivery team who have previously 
worked together on a range of complex pan-government recruitment 
contracts of a similar nature to the Agreement. The Service Provider 
intends to utilise experienced members of its existing team supported by 
existing supply chain expertise in its business as part of the Service 
Provider’s core delivery; thus building on its established relationships 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
121 

 
 
and understanding of the sector.  
 
2.1.1.2  The seniority and diversity of the team reflects the value that the Service 
Provider places on this Agreement and our commitment to developing a 
long term partnership. The Service Provider’s Executive Director will act 
as Executive Sponsor supported by its Managing Director. The 
Managing Director will have overall responsibility for service delivery 
which will encompass the management of the delivery teams and 
relationship management with senior Authority stakeholders.  
 
2.1.1.3  The Service Provider’s approach incorporates what has proven to be a 
highly successful and unique model which will enable the 
Authority/Contracting Bodies to receive the benefits of a ‘high touch’ NV 
service; whilst also offering a scalable and flexible model. 
 
2.1.1.4  The Service Provider will assign a dedicated Framework Director, who 
will report into the Managing Director and have ownership responsibility 
for the framework in terms of service delivery and contractual ownership. 
Leading the contract from an operational and business development 
perspective, the Director will act as the lead on review meetings, 
developing relationships and driving the ongoing development and 
uptake of the framework whilst ensuring continuous improvement. 
Reporting into Jo will be the following operational leads: 
 
• Framework Development Manager who wil  lead on driving uptake of 
the framework whilst being supported by a team of sales and marketing 
support professionals based from the Service Provider’s Programme 
Management Office (PMO) function in delivery.  
 
• Key Account Manager who wil  be the interface with the Authority 
ensuring high levels of communication with the Contracting Bodies as 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
122 

 
 
they are on-boarded. The Account Manager will manage a team of 
assigned Regional Customer Relationship Managers (RCRM) to build 
relationships and provide a local based service to Contracting Bodies. 
 
• Head of Supplier Engagement –will manage a team of supply chain, 
procurement, commercial, compliance and legal specialists in selecting, 
appointing and managing the dynamic supply chain and in managing the 
Service Provider’s appointed Sub-contractor, Fieldglass. Head of 
Supplier Engagement will take responsibility for engaging key strategic 
suppliers and act as an SME Champion leading on engagement through 
the Service Provider’s Supplier Eco-System.  
 
• Service Delivery Manager –will manage the operational and support 
teams based out of the Service Provider’s PMO. The PMO will provide a 
range of support services covering: customer account management, 
implementation, sourcing, technology, sales support and marketing, 
extension co-ordination, compliance, vetting and audit, invoicing and 
payroll.  
2.1.2  The  Service  Provider  must  seek  Approval from the  Customer  before materially  altering 
the organisational structure set out in this paragraph. 
2.2 
Sourcing Process 
2.2.1  The  Service  Provider  shall  follow  the  processes  set  out  in  this  paragraph  in  sourcing 
Candidates: 
The  Customer  and  the  Service  Provider  shall  use  the  Web  Portal  as  the  channel  for 
operating  the  sourcing  process.  The  functionality  of  the  Web  Portal  is  detailed  for 
information at Annex 1 hereto. 
If the Web Portal is unavailable,  or  offering a significantly degraded level of service for 
an  extended  period  in  which  case  the  Service  Provider  and  the  Customer,  subject  to 
agreement  with  the  Authority,  may  agree  to  use  an  alternative  method  of  fulfilling  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
123 

 
 
functions  normally  fulfilled  by  the  Web  Portal  until  such  time  as  the  Web  Portal  is 
available or functioning acceptably once more. 
The  Customer  will  log  onto  the  Web  Portal  and  will  be  directed  to  the  appropriate 
Temporary  Worker  type.  The  Customer  will  complete  the  online  Requisition  Form  with 
the necessary details in respect of its requirement for Temporary Worker Services. 
2.2.2  On receipt of a Requisition Form completed by the Customer, the Service Provider shall 
ensure  that  the  Requisition  Form  has  been  correctly  and  adequately  completed  to 
enable the Service Provider to source suitable Candidates.  
2.2.3  In the event that the Service Provider needs any information in addition to that contained 
in  the  Requisition  Form  in  order  to  source  suitable  Candidates,  the  Service  Provider 
shall  request  this  information  from  the  Customer  via  email  and  the  cycle  time  of 
Requisition  to  shortlist  specified  in  Schedule  8  (Service  Levels)  pauses  until  the 
information has been satisfactorily provided. 
2.2.4  Upon  the  receipt  by  the  Service  Provider  of  a  correctly  and  adequately  completed 
Requisition  Form  from  a  Customer,  the  Service  Provider  shall  identify  which  suppliers 
from its dynamic market supply chain are capable of competing to fulfil the requirement. 
 2.2.5  The Service Provider will select those suppliers which it will invite to offer Candidates in 
accordance with its Tender as follows:  
2.2.5.1  In line with the requirement and best practice supply principles for a 
broad, diverse and inclusive supply chain, the Service Provider intends 
to operate a 2 tier process (smaller tier one and ‘open’ tier 2), broken 
down by category of supply (eg; Project Management). The Service 
Provider’s supply chain tiering system will be defined by performance 
which will be based on an iterative evaluation methodology with 
suppliers performance assessed and benchmarked during the 3 months 
prior (assuming steady state service). Whilst a smaller number of 
Suppliers operating on tier one will gain a time advantage of 24 hours 
over the second, both towers of Suppliers will have the opportunity to 
supply up to the 72 hours closing time.  
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
124 

 
 
2.2.5.2  On initial supplier selection Suppliers will be assigned to a category 
based on capability/capacity to supply, quality and track record. All those 
Suppliers listed against the selected category will be given an 
opportunity to bid for work within the 72 hour response period.  
 
2.2.5.3  As per the Service Provider’s supplier selection methodology, only 
Suppliers, who have registered an interest in that category, completed 
an online RFP process, been evaluated against commercial, legal and 
capability measures and signed contractual terms will be awarded a 
place per category on the wider supply chain. This includes any affiliated 
companies of the Service Provider ensuring an open and fair 
competition. 
 
2.2.5.4
S43
2.2.5.5  Any CVs (bids) received by the Service Provider’s Programme 
Management Office (PMO) will be anonymised with shortlisting based 
purely on compliancy, best value and quality regardless of source or tier. 
 
2.2.5.6  To support the above methodology, the Web Portal will assign Supplier 
distribution lists to requisition templates, automatically inviting tenders to 
that supplier list upon requisition approval. Additional options include the 
assignment of a new Supplier during the requisition approval process, 
useful if a new supplier has passed registration and needs to be added 
immediately to the 2nd tier. 
 
2.2.5.7  The Web Portal maintains a highly evolved methodology around 
Supplier adoption. As Suppliers engage/disengage from the supplier 
community, the Web Portal will enable the Service Provider’s PMO to 
on/off-board Suppliers into or out of the network. This process will 
depend on the Authority’s business rules of engagement, for example 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
125 

 
 
S43
 
2.2.6  The  Service  Provider  shall  invite  bids  via  the Web  Portal  from  those  suppliers  which  it 
has  selected  to  offer  Candidates  ,  providing  such  suppliers  as  a  minimum  with  the 
following information: 
 
i. 
the job description. 
ii. 
the Maximum Rate applicable for the role. 
iii. 
the minimum and maximum number of curricula vitae (“CVs”) required. 
iv. 
the deadline for suppliers to offer Candidates for the role . 
and: 

any further criteria as specified by the Customer in the Requisition Form. 
2.2.7  The Service Provider shall procure that suppliers shall submit bids via the Web Portal by 
the deadline and in accordance with the requirements stipulated by the Service Provider. 
2.2.8  In  certain  circumstances,  when  cleared  by  the  Customer’s  business  case  approvals 
process, the Customer may: 
i. 
Nominate a Temporary Worker; or  
ii. 
Request highly specialist unique roles where only a small number of candidates 
are capable of providing the required service via a limited number of suppliers; 
In such cases the sourcing procedure set out in paragraph 2.2.1 to 2.2.7 will not apply. 
2.3 
Baseline Verification  
2.3.1  The Service Provider shall ensure that all Candidates recommended to the Customer in 
a Short List have been subject to a current and valid check in line with the Asylum and 
Nationality Act 2006 and any other relevant Law, including but not limited to: 
2.3.1.1. A verification of identity check - to include verification of a candidate’s full name, 
signature, date of birth and full permanent address. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
126 

 
 
2.3.1.2. A language check or other language competency test as maybe required by the 
department; and 
2.3.1.3.A Baseline Personnel Security Standard (BPSS) check conducted in accordance 
with the HMG Baseline Personnel Security Standard comprising of: 
i.  An identity check; 
ii.  A verification of nationality and immigration status; 
iii.  A verification of employment history; and  
iv.  A verification of criminal record,.  
In accordance with the guidance at 
www.cabinetoffice.gov.uk/sites/default/files/resources/baseline-personnel-
security-standard.pdf 
2.3.1.4 An unspent Conviction check subject to the Rehabilitation of Offenders Act 1974.  
2.3.1.5 An authenticity check - The Service Provider must be able to demonstrate that all 
documents (not just those for verification of identity) are checked for authenticity 
and  that  the  verification  process  is  cumulative  by  the  use  of  intelligent  cross-
referencing. The Service Provider must apply the guidance in the Good Practice 
Guide on Pre-employment screening- Document Verification from the Centre for 
the Protection of National Infrastructure. 
http://www.cpni.gov.uk/advice/Personnel-security1/Screening/ 
2.3.1.6  A  right  to  work  check  -  The  Service  Provider  must  ensure  that  Candidates  are 
eligible  to  work  in  the  United  Kingdom.  The  Service  Provider  must  apply  the 
guidance in the Good Practice  
Guide on Pre-employment screening- Document Verification from the Centre for 
the Protection of National Infrastructure. 
http://www.cpni.gov.uk/advice/Personnel-security1/Screening/ 
2.3.1.7 A Qualification and registration check.  – The Service Provider must  carry out a 
qualification check to verify that the information about education, training  and/or 
professional qualifications provided by each Candidate in their CV is correct.    If 
a candidate has gained an essential qualification overseas, the Service Provider 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
127 

 
 
must  check  that  this  qualification  exists,  that  it  is  equivalent  to  the  stated  UK 
qualification and that the Candidate does, in fact, hold the qualification.  Further 
advice  and  contact  details  can  be  found  on  the  Foreign  and  Commonwealth 
website at  www.fco.gov.uk. If there is any doubt that qualifications are genuine, 
the  Service  Provider  must  contact  the  National  Academic  Recognition  Centre 
(NARIC) at www.naric.org.uk. 
2.3.1.8  Vulnerable  Groups  –  When  required  by  the  Customer  or  by  Law  the  Service 
Provider  will  provide  information  to  the  Independent  Safeguarding  Authority 
(www.isa-gov.org/),  under  the  Safeguarding  Vulnerable  Groups  Act  2006about 
staff  they  provide  under  the  Safeguarding  Vulnerable  Groups  Act  in  relation  to 
Candidates offered to the Customer. 
www.isa-gov.org/ 
2.3.1.9  An employment history and reference check. The Service Provider must ensure 
that  each  Candidate’s  CV  details  the  Candidate’s  full  employment  history  for  a 
minimum  of  ten  years  continuous  employment  (or  for  all  years  since  their 
employment  history  began,  if  less  than  ten),  with  no  unexplained  gaps.    The 
Service Provider must cross-check each employment history against appropriate 
employment references to confirm dates of employment and positions held.  As a 
minimum, references are required from the employers  for each Candidate’s two 
most recent substantial assignments. 
2.3.2  In  the  event  that  a  Temporary  Worker  is  required  to  have  a  higher  level  of  security 
Clearance  then  this  shall  be  at  the  Customer’s  cost  unless  otherwise  stated  in  this 
Contract. 
 
Administering Criminal Records Checks 
2.3.3  For some Temporary Workers a standard or enhanced disclosure (as appropriate to the 
role) may be required, if so the Customer will complete the appropriate paragraph of the 
Requisition Form and will specify at what point in the sourcing process they require the 
Candidate to be subject to such a check. When required the disclosure information must 
be no more than twelve months old when the Temporary Worker starts his Assignment.  
Standard  or  enhanced  checks  must  be  requested  by  the  Service  Provider  through  the 
Criminal Records Bureau. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
128 

 
 
2.3.4  The  Service  Provider  must  observe  the  CRB  Disclosure  Code  of  Practice  when  using 
disclosure  information  and  must  require  the  Candidate  to  provide  a  self-declaration.  
Basic  checks  for  England  and  Wales  can  be  requested  from  Disclosure  Scotland  
(www.disclosurescotland.co.uk). 
2.3.5  The  charge  for  the  Criminal  Records  check  is  to  be  paid  by  the  Customer  as  an 
additional  cost  to  be  included  in  the  first  Invoice  from  the  Service  Provider  to  the 
Contracting Body in relation to the Assignment, unless otherwise stated within the Order 
Form. 
2.3.6  The Service Provider will ensure that any Suppliers used to provide Temporary Workers 
ensure  that  appropriate  baseline  checks  have  been  carried  out  in  line  with  the 
requirements of this Schedule 1 before the Temporary Worker takes up an Assignment 
as follows:  
 
2.3.6.1 Upon initial supplier registration, potential suppliers will only be approved by the 
Service Provider once they have signed up to Supplier terms and conditions 
which will include a contractual obligation to only submit candidates with the 
necessary Baseline Checking evidence and documentation as defined within the 
Framework Schedule 1.  
 
2.3.6.2 The Web Portal’s onboarding engine wil  support the automation of appropriate 
baseline checks for Temporary Workers either through integration or as email 
alerts that notify the relevant workers, Customer or supplier when an action is 
required such as a baseline check and asset allocation. Suppliers will be 
mandated to upload the relevant documentation for baseline checks into the 
portal for safe and secure storage at the time of CV submission. Any application 
missing the pre-defined baseline check information will not be passed through to 
the Customer for consideration. In addition, this failure will be recorded within the 
Supplier Performance Dashboard and escalated to the Supply Chain Manager.  
 
2.3.6.3This process will make auditing a simple task, for both the Service Provider and 
the relevant Customers. The system functionality features:  
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
129 

 
 
• Configurable set of activities that can be unique by labour type, site or the 
Customer 
 
• Configurable triggers based on dates and events that automatical y notify the 
assigned actor (customer, security, IT, MSP for Lots 2 and 3, supplier, worker, 
etc.) with the activities that must be completed, and Fieldglass tracks the 
completion status with alerts for missing information when activities have not 
been completed on time. This also includes tracking and alerting of date expiry 
items. 
 
• Automated background checks (via integration) 
 
• Track completion status and trigger escalations when activities have not been 
completed on time 
 
• Consolidated view available online or through reporting provides transparency 
and auditability to the completion status across all hires 
 
2.3.6.4 In addition, specific baseline checks will be managed using the qualifications 
functionality that is defined by job type and communicated to suppliers, 
potentially as a mandatory requirement. The Web Portal also supports the ability 
for the Programme Management Office (PMO) to pre-qualify resources via the 
supply chain that are then ready for immediate assignment to new requisitions. 
 
2.3.6.5 The Service Provider PMO will assign compliance auditors to provide spot check 
audits on baseline checking information uploaded by Suppliers to the Web Portal 
throughout the shortlisting process as well as adhoc Supplier audits which 
Suppliers will be contractually obliged to allow.  
 
2.3.6.6 Prior to the worker commencing assignment a final check will take place to 
ensure the baseline checking file is complete against that worker and any 
identified gaps in information is flagged to the Customer to take a decision on 
whether to postpone that workers start date until such time that all information is 
supplied and recorded.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
130 

 
 
 
2.3.7  The  Service  Provider  will  manage  and  resolve  any  consistent  failures  in  relation  to 
baseline checking by a Supplier in accordance with the Tender as follows:  
2.3.7.1 The Service Provider will ensure that in all its communication and contractual 
paperwork with Suppliers, it is clear and transparent in defining the Supplier 
obligations in relation to baseline checks, as well as its intent to audit information 
provided and take action for non-submission or incomplete submission of 
evidence and paperwork. The Service Provider anticipates, therefore that 
persistent compliance failures by Suppliers will be kept to a minimum.  
 
2.3.7.2 A minimum level of baseline checking information will be set up as mandatory for 
submission of CV’s/bids by Suppliers. CV’s not meeting this stipulation wil  not be 
shortlisted ensuring that Suppliers recognise that the more information accurately 
supplied at the outset of submission, the greater the probability of success.  
 
2.3.7.3 Additionally, the Service Provider will always attempt to identify and eliminate any 
Supplier or service failings before they become ‘persistent’. However, in the 
event that an area of poor performance in relation to baseline checking is 
identified, including persistent service failings, the Service Provider will deploy 
the following steps to remedy the situation: 
 
• Evaluate the immediate impact on the Customer and identify and agree time 
bound corrective actions 
 
• Evaluate the root causes on both sides through Root Cause Analysis (RCA) 
 
• Define any remedial activity that needs to be built into the delivery requirement 
and issue a change order to the supplier whilst agreeing a more formal recovery 
plan including timescales, milestones and interim targets 
 
• Following initial resolution of the issue, maintain ongoing monitoring to ensure 
that further related issues do not arise 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
131 

 
 
 
• Work collaboratively with the supplier, providing necessary support to ensure 
performance improvement is managed effectively and efficiently.  
 
• Transfer learning points to other areas of the service as appropriate. 
 
2.3.7.4 Whilst the Service Provider will endeavour to support Suppliers to improve 
performance, it is recognised that complete, timely and accurate submission of 
baseline checking information is of paramount importance when placing a 
contingent worker into a customer organisation. Therefore, persistent non-
compliance with submitting supporting evidence for Baseline Checks at any point 
as requested by the Service Provider in the process may ultimately result in a 
Supplier either losing their tiering status or being removed from the supply chain 
altogether.  
 
2.4 
Evaluation 
2.4.1   Once  the  deadline  stipulated  for  suppliers  to  offer  Candidates  in  accordance  with 
paragraph  2.3.1  above  has  passed  the  Service  Provider  shall  evaluate  each  Candidate 
and reduce the number of Candidates to five by following the steps below in turn: 
i. 
Bids  received  within  the  bidding  period,  (the  Service  Provider  shall  not  carry 
forward any Candidates offered after the deadline stipulated for Supplier to offer 
Candidates in accordance with paragraph 2.3.1 has passed)  
ii. 
Temporary  Worker  Rate  Card  compliance,  (the  Service  Provider  shall  not  take 
forward  any  Candidate  offered  at  a  rate  in  excess  of  the  Maximum  Rate 
applicable for that particular role ). 
iii. 
Best fit against Customer specific requirements (The Service Provider shall only 
take forward those Candidates whose CVs fit with and are relevant to the specific 
Contracting Body requirements).  
iv. 
Quality – (The Service Provider shall only take forward those Candidates whose 
CVs  indicate  they  have  an  appropriate  level  of  qualifications,  experience  and 
competence for the specific role in accordance with the Requisition.  
v. 
Price – The Service Provider shall take forward the five Candidates offered at the 
lowest rate. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
132 

 
 
If following  the  above  steps  no  suitable  Candidates  are  identified, the  Service  Provider 
shall  re-compete  the  Requisition  following  the  sourcing  process  above  until  a 
recommendation  can  be  made  to  the  Customer,  unless  otherwise  agreed  by  the 
Customer.  
2.4.2  If  a  Candidate  identified  as  suitable  following  the  process  at  paragraph  2.4.1  above  is 
offered  by  two  or  more  suppliers  for  the  same  Requisition,  then  the  Service  Provider 
shall, as appropriate, take forward the Candidate as offered by the supplier at the lowest 
rate.  In  the  event  that  such  a  Candidate  is  offered  at  the  same  rate  by  more  than  one 
supplier  then  the  Service  Provider  shall  take  forward  the  Candidate  as  offered  by  the 
supplier who submitted the Candidate’s CV first. 
2.4.3  The process the Service Provider will adopt to evaluate supplier bids against the criteria 
set out at paragraph 2.4.1 shall be in accordance with its Tender as follows  
2.4.3.1 In order to assure the process, the evaluation will be conducted initially within the 
Web Portal, by the Technical Administrator updating the system on the required 
activities and outcomes (in line with the criteria set in 4.4.1 of the Framework 
Schedule 1. This will be completed by using a structured process to ensure, as a 
minimum, the following outcomes from evaluation are understood by all: 
 
• Communication of evaluation criteria to all suppliers 
 
• Criteria updated on the Web Portal before documentation release to Suppliers 
 
• Ability for Suppliers to ask questions through the Web Portal messaging tool 
and cascade of answers to all providers 
 
• Fair and accurate scoring of all supplier bids individually against all relevant 
criteria 
 
2.4.3.2 Through the Web Portal the Service Provider will:  
 
• Compare the Submitted Candidates – Web Portal lists all submitted candidates 
side-by-side for a quick comparison. All requested information; skill sets, 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
133 

 
 
certifications, years of experience, and availability will be listed allowing the 
Service Provider to make quick decisions based on the candidate's rank and 
score. Candidates who fail on certain criteria will be highlighted to decrease the 
time necessary to assess best fit. The Web Portal will also calculate a score for 
guidance purposes, calculated from the rate, availability and stated qualifications  
 
• Shortlist – the Service Provider will be able to quickly reject those candidates 
that do not meet the criteria and shortlist the remainder to submit to the 
Customer 
 
• Feedback – Evaluator feedback will be captured for each candidate.  
 
2.4.3.3  Assessing best fit against customer-specific requirements - Where the supplier’s 
bid makes statements, representations, etc. these will be validated as far as 
possible (e.g. through cross-referencing, public domain information, clarification 
etc.) in order to ensure consistency and fairness in evaluation. 
 
All individual scores will be processed, along with notations made by evaluators 
during their review. These will be updated via the Web Portal and subjected to a 
moderation review, where any divergent individual scores and/or commentary 
are subject to review. This process ensures all evaluators have an opportunity to 
discuss their rationale of the suppliers’ individual bids, and for consensus to be 
reached when assessed against the criteria. From this full and thorough process, 
the Service Provider wil  ensure the ‘best fit’ from the submitted bids. 
 
2.4.3.4  Quality: The Service Provider’s experienced sourcers wil  validate the CV’s 
received and assess them on qualifications, experience and competence for the 
specific role. Historic Data – the Web Portal keeps track of those Temporary 
Workers that have been previously assigned to a Contracting Body therefore 
allowing quality evaluation based on past performance.  
 
2.4.3.5 The evaluation process that the Service Provider  will apply will be based on an 
open and fair approach. The Web Portal enables the Service Provider to preload 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
134 

 
 
the evaluation criteria into the bid process to ensure full transparency and an 
audit history of all scoring based on the pre-set criteria.  
 
2.5 
Recommendations 
2.5.1  The  Service  Provider  shall,  without  implying  or  stating  Supplier  names,  make 
recommendations of Candidates to the Customer by submitting a shortlist of the CVs of 
the  five  most  suitable  Candidates  identified  following  the  evaluation  process  set  out  in 
paragraph 2.4.1 above. The Service Provider shall ensure that the Customer can access 
all five CV’s via the Web Portal.  
2.5.2  If the Customer wishes to interview any Candidates from the Short List it shall notify the 
Service  Provider  accordingly,  providing  relevant  details  and  instructions  relating  to  the 
interview arrangements.  
2.5.3  In the event that the Customer does not require an interview process, the Customer will 
select one of the Candidates or reject all of the Candidates on the Short List in line with 
paragraph 2.5.5 below.  
2.5.4  The  Service  Provider  shall  notify  the  supplier(s)  which  Candidates  have  been  selected 
for  interview,  including  the  time,  place  and  any  other  relevant  details.    The  Service 
Provider will then provide confirmation of attendance back to the Customer. 
2.5.5  Following the interview process the Customer shall either: 
i. 
select  one  of  the  candidates  recommended  and  commence  the  on-boarding 
process (see paragraph 2.7 ); or, 
ii. 
reject all the Candidates on the Short List.. 
2.5.6  In the event that all Candidates are rejected, in accordance with paragraph 2.5.5ii above 
the  Service  Provider  will  re-recommend  Candidates  to  the  Customer  at  the  Service 
Provider’s own cost by re-running the sourcing process set out at paragraph 2.2 above 
as many times as necessary until: 
i.  
the requirement has been fulfilled; or  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
135 

 
 
ii.  
the Customer and Service Provider agree the requirement cannot be satisfied.  
2.5.7  Where a Requisition is agreed as unsatisfied as set out in paragraph 2.5.6 the Customer 
shall  seek  the  Authority’s  approval  to  proceed  via  the  Exception  Process  included  at 
Annex 2.  
2.6 
Acceptance and Assignment Establishment 
2.6.1  Once the Customer has selected a candidate, the Customer shall: 
i. 
Confirm the details of the requirements to the Contracting Body and instruct the 
Supplier to appoint the Temporary Worker; and 
ii. 
provide  the  Service  Provider  with  feedback  regarding  the  unsuccessful 
candidates. 
2.6.2  Upon  receipt  of  the  information  from  the  Customer  set  out  in  paragraph  2.6.1,  the 
Service Provider shall: 
i.  
instruct the Supplier to appoint the Temporary Worker. 
ii. 
Notify  suppliers  of  unsuccessful  Candidates  and  relay  to  them  the  feedback 
received  from  the  Customer  in  accordance  with  Clause  2.6.1ii  above  ensuring 
that  such  feedback  is  in  turn  relayed  by  the  relevant  supplier  to  the  relevant 
Candidates.  The  Service  Provider  shall  ensure  that  feedback  is  relayed  to 
suppliers and Candidates in accordance with its Tender as follows: 
2.6.2.1  The Service Provider’s feedback process will be conducted effectively 
and in accordance with the spirit of transparency, fairness, equal 
treatment and non-discrimination; thereby being able to demonstrate to 
any unsuccessful bidders clear reasons for their lack of success. 
 
2.6.2.2  The Service Provider’s standard approach is to provide feedback, along 
with scores, to unsuccessful bidders as part of their notification through 
the Web Portal. This will include items such as areas where scores were 
marked down. 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
136 

 
 
2.6.2.3  When a bidder is unsuccessful as part of a selection process, they will 
be marked as rejected within the requisition workflow on the Web Portal. 
Rejection reasons used in the automated feedback to unsuccessful 
suppliers will be tailored per the Authorities/Customer requirements. The 
rejection reason is important not only as a key element in measuring 
supplier performance using reporting, but it also lets the Supplier know 
why the candidate was not a good fit so they can better assess 
candidates’ skil  sets and provide higher quality candidates for future 
openings.  
 
2.6.2.4  Rejection reasons typically include: 
 
• Insufficient overall experience 
 
• Not available at the desired time 
 
• Missing industry experience 
 
• Skil s not at the desired level 
 
• Too expensive. 
 
2.6.2.5  The Service Provider’s overall feedback mechanism process will involve 
a requirement for them to cascade such feedback to any candidate who 
was ultimately unsuccessful through the bid. 
 
2.6.2.5  As part of the Service Provider’s reporting mechanism rejection data will 
be aggregated within a supplier report in Fieldglass.  
 
2.6.2.6  If the supplier wishes at this stage to request clarification through an 
escalation request, then a de-brief can be arranged. Prior to the 
debriefing discussion, the team will familiarise itself with the offer and the 
reason the supplier was not successful. They will also identify the 
strengths and weaknesses of the offer. Discussion at the debriefing will 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
137 

 
 
be limited to the supplier's offer and how the offer performed with 
respect to the evaluation criteria.  
 
2.6.3  The  Service  Provider  shall  ensure  that  it  secures  email  confirmation  of  the  Temporary 
Worker’s  acceptance  from  the  Supplier.  In  the  event  that  such  acceptance  is  not 
forthcoming the Contracting Body will require the Service Provider to either: 
i. offer the Assignment to any reserve Candidate identified by the Customer; or  
ii. re-run the sourcing process to find an alternative suitable Candidate. 
2.6.4     Once  the  Service  Provider  has  complied  with  its  obligations  set out  in  paragraph  2.6.2 
above,  the  Customer  shall  confirm  the  purchase  order  number  to  be  used  within  the 
timesheets, expenses claims and invoicing via the Web Portal.  
2.6.5  Subject to Clause 53.2 of the Call Off Terms, the Temporary Worker Day Rate shall be 
the same as the rate at which the Temporary Worker was proposed as a Candidate by 
the Supplier, having regard to paragraph 2.4.2 above. 
2.7 
On-boarding of a Temporary Worker 
In order to ensure a smooth on boarding process the Service Provider shall:  
2.7.1  Develop  a  full  on  boarding  process  which  takes  into  account  the  Customer’s 
requirements and time scales as specified in the Requisition Form.  The generic format 
of the on boarding process will be as agreed between the Authority and Service Provider 
within  four  calendar  weeks following  the  Framework  Agreement  Commencement  Date. 
The  Service  Provider’s  proposal  for  a  Temporary  Worker  on  boarding  process  shall 
ensure  a  smooth  induction  for  the  Temporary  Worker  and  the  Customer  Contracting 
Body is as follows  
 
2.7.1.1  Essential  onboarding  information  will  be  provided  to  the  Temporary 
Worker through the Web Portal onboarding engine which will support the 
automation  of  essential  starter  information  including  corporate 
governance;  either  through  integration  or  as  email  alerts  that  notify  the 
relevant process actors when an action is required. Information collected 
will  include  dates,  locations,  contact  points  and  line  management 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
138 

 
 
arrangements as well as such as asset allocation, provisioning, external 
onboarding,  and  registration  with  secure  badging  systems.  The  Web 
Portal functionality features:  
 
• Configurable set of activities that can be unique by labour type, site or 
the overall customer organisation 
 
•  Configurable  triggers  based  on  dates  and  events  that  automatically 
notify  the  assigned  hiring  manager,  security,  IT,  MSP,  Supplier, 
Temporary Worker, etc. with the activities that must  be completed prior 
to the worker starting, The Web Portal tracks the completion status and 
escalates  when  activities  have  not  been  completed  on  time.  This  also 
includes tracking and alerting of date expiry items. 
 
•  Multiple  types  of  activities,  such  as  approvals,  forms/attachments, 
external URLs, exit surveys, and tasks 
 
• Automated background checks (via integration) 
 
•  Track  completion  status  and  trigger  escalations  when  activities  have 
not been completed on time 
 
•  Consolidated  view  available  online  or  through  reporting  provides 
transparency and auditability to the completion status across all hires 
 
•  Electronic  contracts  or  schedules  wil   be  produced  by  the  portal  and 
issued to suppliers for approval 
 
• All new starters wil  be issued with an online New Starter Briefing Pack, 
this will contain generic information as well as information specific to the 
assignment they will be working on, containing such information as start 
date, first day details such as location, contact points and customer line 
management arrangements 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
139 

 
 
 
• The Helpdesk wil  be available between core hours 
 
• The onboarding process is flexible enough to allow first day details to 
be  provided,  or  amended  at  any  time  prior  to  commencement,  as 
required by the Contracting Body 
 
2.7.1.2  A  pre-requisite  for  onboarding  and  completion  of  baseline  checks, 
Capita  will  implement  an  SCQA  (Spot  Check  Quality  Audit)  for  all 
onboarding documents. This process ensures a robust audit process for 
all onboarding documentation. The objectives of the SCQA Strategy that 
we will introduce include: 
 
 
Facilitating a standard Audit Check routine 
 
To  achieve  a  consistency  in  both  methodology  and 
approach 
 
Create  an  internal  performance  measurement,  monitoring 
and reporting system 
 
Ensure it’s an open, transparent and fair process giving the 
Authority  and  Contracting  Bodies  an  appropriate  level  of 
assurance 
 
2.7.2  E-mail  the Temporary Worker,  prior to  commencement  of  the  Assignment,  a  Customer 
briefing pack including a broad outline of the Customer organisation and a detailed view 
of  the role  and  performance  objectives,  geographic  location  and  who  to  report  to., The 
generic  format  of  the  briefing  pack  will  be  agreed  between  the  Authority  and  Service 
Provider. 
2.7.3  Provide adequate resources to take a proactive role in the on boarding process. 
2.7.4  Ensure that the on boarding process is streamlined to remove any unnecessary and time 
consuming meetings, is flexible enough to adapt to the Customer’s specific requirements 
regarding communication plans/messages, IT and Purchase to Pay systems. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
140 

 
 
2.7.5  Within four hours from the commencement of an Assignment undertake a first day check 
with the Temporary Worker and the Customer to ensure the successful commencement 
of the Service with minimal impact for the Customer and the Temporary Workers.  
2.8 
Performance management (of the Temporary Worker) 
2.8.1  During  the  performance of  the  Temporary Worker  Services,  performance  management 
of the Temporary Worker rests with the Contracting Body.  
2.8.2  Where the  Customer  notifies  the  Service  Provider  of  the  unsatisfactory performance  of 
the Temporary Worker the Service Provider shall immediately, unless otherwise agreed 
with  the  Customer,  remove  the  Temporary  Worker  and  replace  with  a  more  suitable 
candidate within 10 working days using the process as contained in paragraph 2.2. The 
replacement and all associated costs shal  be at the Service Provider’s own cost. 
2.8.3  In the event that: 
 i.  the  Customer  notifies  the  Service  Provider  of  unsatisfactory  performance  of  the 
Temporary Worker; 
ii.  a  conflict  of  interest  occurs  between  the  Temporary  Worker  and  the  work  of  the 
Customer; or  
iii.  a  relevant  change  in  circumstances  occurs  in  relation  to  the  Temporary  Worker’s 
security Clearance or base line checks, 
 the  Service  Provider  shall,  in  agreement  with  the  Customer,  remove  the  Temporary 
Worker and  offer  suitable alternative Candidates to the Contracting Body, following  the 
sourcing  process  as  contained  in  paragraph  2.2  so  that  a  replacement  Temporary 
Worker  may  take  up  the  Assignment  within  ten  Working  Days.  The  Service  Provider 
shall be liable for all costs involved in replacing the under-performing Temporary Worker.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
141 

 
 
Additional Ad hoc Services 
2.9.1  
The Service Provider shall provide the following additional services agreed with the 
Customer for this Contract. 
 
[insert details of any Customer-specific implementation or service delivery support services]
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
142 

 
 
  
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
143 

 
 
 
ANNEX 1 
WEB PORTAL 
1.1.1  Paragraphs  1.1  to  1.4  set  out  the  key  characteristics  of  the  Web  Portal,  which  will  be 
provided  by  the  Service  Provider,  and  which  will  used  by  the  Service  Provider  and  the 
Customer as the channel to facilitate the delivery of the Contingent Labour Services; 
1.1.2  The Web Portal shall include (but not be limited to) the following,:- 
i. 
A landing page for Contracting Bodies which enables a single point of entry. 
ii. 
A filter tool which will enable Contracting Bodies to select the Contingent Labour 
Framework Agreement based on Temporary Worker type. 
1.2 
User Interface 
1.2.1  The Web Portal shall contain a user log-in screen which is password protected to ensure 
security of the system is maintained at all times. 
1.2.2 The Web Portal shall ensure that Contracting Bodies are only able to place Requisitions 
for  role  types  for  which  they  have  set  up  enabling  “call  off”  contracts  under  the 
Framework Agreement. The Neutral Vendor will  be responsible for managing the grant 
of  user  access  to  the  Web  Portal,  which  will  incorporate  appropriate  user  profile 
management  facilities  into  the Web  Portal  such  that  particular  categories  of  user  have 
appropriate access to required functionality. 
1.2.3  The Web Portal during operational times will be available 24 hours per day, every day of 
the year.  
1.2.4  The Web Portal shall, as a minimum, include the fields contained in the Requisition Form 
at  Annex  3  that  will  be  used  by  users/Contracting  Bodies  to  request  Services.    The 
System shall maximise the use of standardised data, for example, tick boxes, drop down 
menus, pre populated job roles and provide a validation of data activity. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
144 

 
 
1.2.5  The Web  Portal  shall  allow  for  pre-population  of  the  Requisition  Template,  suitable  for 
both Neutral Vendor and Managed Service Provision Temporary Worker Rate Cards and 
include a tracking system to ensure rate card adherence when applicable. 
1.2.6  The  Web  Portal  shall  include  appropriate  notification  flags  to  be  sent  via  email  to  the 
Contracting Body as a minimum at the following trigger points: 
i. 
2  weeks  prior  to  completion  of  the  Agency  Worker  Regulations  12  week 
Qualifying Period. 
ii. 
8 weeks prior to the expiry of the Assignment and thereafter every 2 weeks. 
iii. 
8 weeks prior to the expiry of an Assignment which last longer than 6 months or 
more. 
The  Authority  reserves  the  right  to  add  additional  trigger  points  during  the  Framework 
period.  
 
1.2.7  The Web Portal shall allow the Contracting Body to re-assign approval rights when there 
is a period of absence. There will be a defined process to enable the Contracting Body 
or Managed Service Providers to re-assign rights as necessary. 
1.2.8  The  Neutral  Vendor  shall  provide  help  functions  and/or  online  user  manuals  to  enable 
users to use the Web Portal effectively with minimum support.  
1.2.9  The  Web  Portal  shall  allow  the  Authority  and  Contracting  Body(s)  to  have  electronic 
access  to  data  and  should  enable  users  to  be  able  to  run  a  range  of  Performance 
Management Reports similar to those outlined in Annex 4. 
1.3 
Time Sheets 
 
1.3.1  The  Web  Portal  shall  export  time  sheet  data,  appropriately  referenced  with  purchase 
order  number  in  the  agreed  format,  per  Contracting  Body,  to    the  Contracting  Body’s 
financial management system (e.g. Oracle, SAP, Agresso). 
 
1.3.2  The Web Portal shall include the following functions: 
 
i. 
Temporary Worker time sheet submissions 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
145 

 
 
ii. 
Contracting Body approval of time sheet submissions 
iii. 
Expenses approvals  
iv. 
Supplier access to approved timesheets and expenses 
v. 
The Web Portal will allow a set total value to be set for an  Assignment, with the 
reduction  in  remainder  of  budget  tracked  as  the  Assignment  progresses  and 
timesheets  are  approved.  Customers  will  be  able  to  set  a  notification  point  at 
which they will be automatically notified where the budget limit for the assignment 
is approached. 
vi.  
The  Web  Portal  functionality  will  ensure  that  Contracting  bodies  will  be 
automatically  alerted  on  approval  of  the  relevant  verified  timesheet  when  the 
value  of  a  timesheet  is  anomalous  in  relation  to  the  budget  for  the  relevant 
Assignment.  It  will  be  possible  for  a  customer  representative  with  appropriate 
user  privileges  to  reset  the  assignment  budget  in  a  straightforward  manner  to 
remove the anomaly 
vii. 
Where  stipulated  by  some  Contracting  Bodies,  the  Web  Portal  must  be  able  to 
interface  directly  with  the  Contracting  Body’s  purchase  order  system  either 
directly  (i.e.  Oracle  )  or  indirectly  via  an  order  placed  within  the  Government 
eMarketplace  (currently  ProcServe).  A  typical  model  in  existence  involves 
catalogues  within  iProc  (Oracle)  that  allow  users  to  self  requisition  the  booking 
requirement.  In  this  scenario,  once  the  budget  holder  approves,  the  PO  would 
then  be  routed  to  the  Supplier  via  the  technology  portal  without  procurement 
intervention.  A  three-way  match  would  then  follow  involving  the  PO,  Invoice  & 
System Receipt 
1.3.3  The  Web  Portal  shall  enable  management  of  timesheets  for  the  Service  Provider, 
Contracting  Body,  Supplier  and  Temporary  Worker  that  does  not  cause  unnecessary 
complexity or delay for any of the parties. 
1.4 
Web Portal Maintenance 
 
1.4.1  Planned Maintenance shall be carried out outside Business Hours and be notified to the 
Service  Provider  at  least  14  days  in  advance.    The  Neutral  Vendor  shall  notify  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
146 

 
 
Service  Provider  immediately  of  any  incidents  or  outages  causing  or  likely  to  cause  a 
loss of service of the Web Portal, either through planned or  scheduled maintenance or 
failure of any part of the service. 
1.4.2  A  daily  secured  backup  regime  shall  be  in  place  to  safeguard  against  data  loss  in  the 
event of  hardware failure.   In the event of such failure the Neutral Vendor  shall ensure 
restoration of the service and shall restore data from backup to take immediate effect.  
1.4.3  The Neutral Vendor will provide a Help Desk facility, to deal with any Web Portal issues. 
This  Help  Desk facility  will  be  available  to  Contracting  Bodies,  Suppliers  and  Managed 
Service  Providers  during  operational  business  hours  (8.00am  –  6.00pm),  Monday  – 
Friday. 
1.5 
Mobilisation 
 
1.5.1  The Web Portal shall be subject to fully operational and user acceptance testing, during 
mobilisation, and shall be approved by the Authority to ensure that it is fit for purpose.  It 
is currently planned that Web Portal mobilisation shall include the following: 
i. 
Initial Build of Web Portal including integration of Managed Service Providers and 
acceptance testing. 
ii. 
Review by the Authority and Contracting Bodies  
iii. 
User acceptance testing  
iv. 
Security testing. 
v. 
Operational Go live date. 
 
1.5.2  The  Neutral  Vendor  shall  offer  full  training  packages  for  its  own  Staff,  Contracting 
Bodies, Managed Service Providers and Suppliers. 
1.5.3  The Neutral Vendor shall provide help functions and/or on-line user manuals to enable 
users to use the Web Portal effectively with minimum support. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
147 

 
 
ANNEX 2 
EXCEPTION PROCESS 
FOR CONTINGENT LABOUR FRAMEWORK AGREEMENT RM960 
1. 
Introduction  
The Framework has been established to incorporate the Temporary Worker Rate Card, with the 
intention that the Temporary Worker Day Rates do not exceed the Maximum Rate.  
The Authority acknowledges that there may be occasions when Contracting Bodies may need to 
appoint  Temporary Workers at Temporary Worker  Day Rates in excess  of the Maximum  Rate 
where  niche  specialist  roles  are  identified  or  shortage  in  specialist  skill  areas  occurs  or  where 
the  Contracting  Body  and  the  Service  Provider  otherwise  agree  that  the  requirement  for  a 
Temporary Worker cannot be satisfied in accordance with paragraph 4.5.8. To ensure all such 
cases are considered in a consistent way, a rigorous exception procedure has been established 
which  all  Contracting  Bodies  must  follow  in  order  for  the  Authority  to  effectively  consider  and 
subsequently approve or reject such requests.  
The Service Provider shall notify all exceptions to the Authority during the Management Review 
Meeting and/or the Operational Review Meeting to enable the Authority to track all Assignments 
where the Maximum Rate is exceeded.  
2. 
Information required to support an exception  
When seeking the Authority’s approval for an exception, the Contracting Body must present a 
short  but  clear  comprehensive  business  case  to  the  Authority  to  justify  the  necessity  for 
classifying a specific role as niche and/or specialist or otherwise incapable of fulfilling such as to 
justify appointment above the Maximum Rate.  
Within this short business case, the following details should be provided: -  
  Role title 
  Role code 
  Justification 
  Contracting Body 
  Whether it is a new placement or extension to an existing placement 
  Proposed day rate 
  Length of tenure 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
148 

 
 
  Whether or not an extension period is requested 
  Completion date 
  Number of roles required 
 
3.  Exception Procedure 
In  order  to  protect  the  Integrity  of  the  Framework,  Contracting  Bodies  should  only  seek 
exceptions  when  an  initial  sourcing  exercise  has  failed  to  identify  a  suitable  Candidate  for 
appointment.  
Contracting  Bodies  must  send  all  requests  for  exceptions  via  email  to  the  following  email 
address: - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx. Once received, any such request will firstly 
be forwarded to the Authority where an initial appraisal of the specific exception request will 
be  made,  following  which  the  request  will  either  be  accepted  or  rejected  by  the  Authority 
with a corresponding email notification sent to the Contracting Body.  
Should  the  request  be  declined,  and  the  Contracting  Body  wishes  to  appeal  against  the 
decision then the final escalation point would be for the Contracting Body to raise a formal 
appeal and to escalate the matter directly to the Authority’s Head of Professional Services 
for  consideration.  On  receipt  of  such  an  appeal  the  Head  of  Professional  Services  would 
consider  all  facts  and  make  the final  decision.  A  written  notification  of the  outcome  will  be 
sent via email to the Contracting Bodies within 5 Working Days. 
This  process  has  been  introduced  to  ensure  that  Contracting  Bodies  have  a  clear  and 
simple  exceptions  process,  while  at  the  same  time  enabling  the  Authority  to  both  to  track 
and record all instances where the Maximum Rate is exceeded. 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
149 

 
 
ANNEX 3 
REQUISITION FORM 
 
1)  Type of transaction type 
 
i. 
New requirements which require sourcing.  
ii. 
Extensions to an Assignment. 
iii. 
Transfers to existing requirements. 
iv. 
Nomination of a particular individual or a request for a highly specialist unique role (in 
which case it should not be possible to complete non-applicable fields). 
 
2)  Business Unit Details 
 
i. 
Department or organisation (available on a drop down menu) 
ii. 
Business Unit (free text) 
 
3)  Requestor Details 
 
i. 
Name 
ii. 
Job Title 
iii. 
Phone No. 
iv. 
Email address 
v. 
Address 
vi. 
Postcode 
 
4)  Hiring Manager Details 
 
i. 
Name 
ii. 
Job Title 
iii. 
Phone No. 
iv. 
Email address 
v. 
Address 
vi. 
Postcode 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
150 

 
 
5)  Business Case Approval Details 
 
i. 
Confirmation of business case sign off 
ii. 
Name of HR person approving 
iii. 
Name of Financial person approving 
iv. 
Name of Commercial person approving 
 
6)  Budget Holder 
 
i. 
Name of budget holder 
ii. 
Cost Centre 
 
7)  Assignment Details 
 
i. 
Location where the Assignment shall be based 
ii. 
Expected Assignment start date 
iii. 
Expected Assignment end date 
iv. 
Minimum number of CV’s required (default at 3) 
v. 
Maximum number of CV’s required 
vi. 
Job Specialism (from a drop down list) 
vii. 
Job Title (from a drop down list, – which will prompted a pre-populated job description 
provided by the Service Provider) 
viii. 
Key tasks and deliverables (these will be in addition to standardised, pre-populated job 
descriptions) 
ix. 
Special Qualifications Required 
x. 
Experience Required 
xi. 
Special Security Clearances Required (Y/N then details) 
xii. 
CRB Check (Y/N)  
xiii. 
Maximum Rate (pre-populated) 
xiv. 
Any further criteria to be applied by the Service Provider when sourcing candidates  
xv. 
Any other requirements 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
151 

 
 
 
8)  FFinal details of the Temporary Worker 
 
To  be  completed  by  the  Service  Provider  and  sent  to  the  Hiring  Manager  identified  in  the 
Requisition 
Form once it has been received.   
 
 
 
 Details for creation of a requisition and purchase order Numbers.  
 
i. 
Temporary Worker Name 
ii. 
Assignment Start Date: 
iii. 
Assignment End Date 
iv. 
Daily rate at which the Temporary Worker will be paid (excluding VAT)  
v. 
:Supplier Fee 
vi. 
Name of supplier of the Temporary Worker 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
152 

 
 
ANNEX 4 
 
1.  The Customer Performance Management Reports 
 
The  Service  Provider  Customer  shall,  as  a  minimum,  include  the  following  information  in 
each  Performance  Management  Report  it  provides  to  the  Customer  by  the  15th  of  each 
month: -  
  Numbers  of  professional  and  technical  personnel  who  have  started  Assignments  with 
the Customer both: 
 
i.       since the commencement of the Call-Off Agreement; and  
ii.      in the previous Month,  
 
broken down by Customer including arms length bodies (“ALBs”) and non-departmental 
public bodies (“NDPBs”), Supplier and by generic area of work; 
 
  Numbers of professional and technical personnel who have ended Assignments with the 
Customer both:  
 
i.       since commencement of the Call-Off Agreement; and  
ii.      in the previous Month,  
 
broken down by Customer including ALBs and NDPBs, Supplier and by generic area of 
work (in accordance with Annex C Part 1); 
 
  Numbers  of  professional  and technical  personnel  who  have had Assignments  with the 
Customer extended both: 
 
i.       since commencement of the Call-Off Agreement; and  
ii.      in the previous Month,  
 
broken down by Customer Including ALBs and NDPBs, Supplier and by generic area of 
work (in accordance with Annex C Part 1), including the length of the extension and the 
expected end date.  
 
  Numbers  of  professional  and  technical  personnel,  who  have  completed  Assignments 
with the Customer early both: 
 
i      since commencement of the Call-Off Agreement; and  
ii.    in the previous Month,  
 
broken down by Customer Including  ALB’s and NDPB’s, Supplier and by generic area of 
work (in accordance with Annex C Part 1). 
 
  Total  value  of  the  Customer’s  Requisitions  fulfil ed  within  the  previous  Month,  broken 
down by Supplier and business unit.  
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
153 

 
 
  A  list  of  all  Temporary  Workers  currently  providing  Temporary Worker  Services  to  the 
Customer,  including  details  of  all  period  for  which  they  have  provided  Temporary 
Workers  Services  to  the  Customer,  with  the  dates,  charging  rates  and  the  cost  centre 
the charges were allocated to. 
 
  A record of any failures by the Service Provider to to fulfil a Requisition.  
 
  A  savings  report  to  show  by  role  and  Customer  departments/ALB’s  how  much  was 
saved against the Service Provider’s 2009/10 baseline – i.e. the Service Provider’s cost 
and  pricing  models,  discount  levels  and  structures  and  prices  paid  and  volumes 
transacted  by  customers  for  services  equivalent  to  the  Services  that  were  provided  by 
the Service Provider in the financial year 2009/10. 
 
  Returns  required  under  Call  Off  Contract  Schedule  9  (if  required  by  the  Customer 
Monthly) 
 
  Length of tenure period report detailing the duration of current Assignments  
 
  Service  Level  report  Customer  in  accordance  with  paragraph  2.1  of  Call-Off  Terms 
Schedule 8 Annex B.   
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
154 


 
 
ANNEX 5 – SERVICE OVERVIEW DIAGRAM 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
155 

 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
156 

 
 
Contingent Labour One 
  
Services 
Overview    
Comments Sheet 
  
  
  
  
  
N
DESCRI
ORGANISATION 
o. 
PTION 
COMMENTS 
On  Boarding  At  the  start  and  end  of  each  assignment  the  worker  has  a  duty  to 

Temporary Worker 

Off  cooperate  with  all  parties  to  ensure  smooth  on  boarding  &  off 
Boarding 
boarding. 
Assignment 
During  the  assignment  the  Temporary  Worker  has  a  duty  to  work 

Temporary Worker 
Execution 
within the rules set by the Contracting Bodies/Customer(s) to fulfil their 
assigned tasks to a high standard. 
Timesheet 
Managemen
The Temporary Worker will be required to record their time worked on 

Temporary Worker 

&  a  daily  basis  and  to  submit  an  electronic  timesheet  directly  in  to  the 
Submission 
Web Portal on a weekly basis. 
Assuming  an  accurate  timesheet  has  been  submitted  on  time  and  in 
Receipt 
of  the  correct  format  the  Temporary  Worker  will  be  paid  by  the  Neutral 

Temporary Worker 
Payment 
Vendor  or  Managed  Service  Provider(s)  within  5  working  days  at  the 
agreed payment intervals i.e. weekly or monthly. 
The Neutral Vendor will submit a suitable proposal for the Web Portal 
Prime 
and  will  act  as  the  Prime  Contractor  for  the  system,  its  hosting  and 
Contractor 
support. The  Neutral  Vendor  will  propose  licence/access  agreements 

Neutral Vendor  
for 
Web  for 
the 
Managed 
Service 
Provider(s) 
and 
Contracting 
Portal 
Bodies/Customer(s).  These  agreements  will  be  required  to  be 
approved by the Authority before issuing to all users.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
157 

 
 
Working with the Authority, the Neutral Vendor will take responsibility 
for  configuring  the  Web  Portal  to  ensure  it  operates  in  an  optimised 
way. Where  required,  the  Neutral  Vendor  will  also  build  an  interface, 
at  their  own  cost,  between  the  Web  Portal  and  the  Government 
Configuratio
eMarketplace 
(currently 
Procserve) 
to 
allow 
Contracting 

Neutral Vendor  
n  of  Web  Bodies/Customer(s)  to  place  orders  directly  from  this  system.  
Portal  
Additionally Contracting Bodies/Customer(s)should be set-up in a way 
which allows the Authority to have top level access  to the data within 
the hierarchical structure, with all other departments and Arms Length 
Bodies  structured  below  the  Authority  following  the  concept  of 
parent/child relationships.  
New 
Contracting 
Bodies/Cust
Working with the Authority, the Neutral Vendor will take responsibility 

Neutral Vendor  
omer(s) 
for  initial  loading  and  configuring  of  all  new  Contracting 
Loading  into  Bodies/Customer(s) onto the Web Portal, or provide access rights and 
Web Portal 
training for the Authority to undertake this role. 
Working  with  the  Authority,  the  Neutral  Vendor  will  provide  initial 
Initial 
training  to  the  Authority,  the  Managed  Service  Provider(s)  and  key 

Neutral Vendor  
Training 
of  Contracting  Bodies/Customer(s)  following  a  "Train  the  Trainer" 
Web Portal 
approach. 
The Neutral Vendor shall be responsible for  all costs  associated with 
Web  Portal  the provision of the Web Portal including payment of all license fees. 
Licence 

Neutral Vendor  
The  Neutral  Vendor  shall  not  make  any  charge  to  the  Authority, 
managemen
Contracting  Bodies/Customer(s),  the  Managed  Service  Provider(s), 

Suppliers or Temporary Workers for access to the Web Portal.  
The  Neutral  Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  will  receive 
New 
requests for new assignments via the Web Portal. The Web Portal will 
Neutral Vendor & Managed 
10 
Assignment 
have predesigned requisition templates for the customers to populate. 
Service Provider  
Requests 
Where requested  by  Contracting  Bodies/Customer(s),  some requests 
may come directly from the Government eMarketplace. 
The  Neutral  Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  will  upload  a 
Neutral Vendor & Managed 
Candidate 
11 
short  list  of  candidate  CV's  in  to  the  Web  Portal,  making  them 
Service Provider  
Proposals 
available for the Contracting Bodies/Customer(s) to access. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
158 

 
 
Once 
an 
official 
order 
is 
placed 
from 
the 
Contracting 
Temporary 
Bodies/Customer(s)  and  submitted  in  to  the  Web  Portal  the  Neutral 
Neutral Vendor & Managed 
Worker 
On 
12 
Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  will  be  required  to  fully 
Service Provider  
Boarding  &  manage the on boarding process at the start of the assignment and 
Off Boarding  the off boarding process at the end of the assignment. 
Temporary 
Neutral Vendor & Managed 
Worker 
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s) will be required 
13 
Service Provider  
Candidate 
to  pay  the  Supplier/Temporary  worker  in  accordance  with  the 
Payment 
specification. 
Invoicing 
Neutral Vendor & Managed 
(Contracting 
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s) will be required 
14 
Service Provider  
Bodies/Cust
to invoice the Contracting Bodies/Customer(s) in accordance with the 
omer(s)) 
specification. 
Authority 
Neutral Vendor & Managed 
Managemen
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s) will be required 
15 
Service Provider  

Charge  to  pay  the  Authority  Management  Levy  in  accordance  with  the 
Payment 
Framework Agreement 
Where  a  Contracting  Bodies/Customer(s)  opts  to  pay  with  Option  1 
the  ePayment  Solution,  then  the  Neutral  Vendor  and  Managed 
ePayment 
Service  Provider(s)  will  be  required  to  absorb  the  Merchant  Service 
Neutral Vendor & Managed 
Levy 
16 
Charge  (MSC)  within  the  overall  charges  invoice  to  the  Contracting 
Service Provider  
(MSC)Paym
Bodies/Customer(s) . The ePayment provider will invoice the  Neutral 
ent 
Vendor  and  Managed  Service  Provider(s)  on  a  monthly  basis  for  the 
MSC. 
The Neutral Vendor and Managed Service Provider(s)  will be required 
to  produce  Performance  Management  reports  to  both  the  Authority 
Neutral Vendor & Managed 
Reporting 
and the Contracting Bodies/Customer(s) by the 15th of each calendar 
17 
Service Provider  
(MI) 
month.  Additionally  the  Neutral  Vendor  and  Managed  Service 
Provider(s)  will be required to report monthly MI data to the Authority 
via MISO no later than the 7th of each calendar month. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
159 

 
 
The  Neutral  Vendor  will  be  required  to  configure  the  Web  Portal  to 
Web  Portal  meet  the  needs  of  the  Authority  and  the  Contracting 
Configuratio
Bodies/Customer(s).  We  expect  to  see  proposals  from  the  Neutral 

(from  Vendor how they would approach the configuration of the Web Portal 
Authority & Contracting 
Neutral 
18 
both  at  the  start  and  ongoing  throughout  the  life  of  the  Framework 
Bodies/Customer(s) 
Vendor  and  Agreement.  Where  required,  the  Neutral  Vendor  will  also  build  an 
Managed 
interface,  at  their  own  cost,  between  the  Web  Portal  and  the 
Service 
Government  eMarketplace  (currently  Procserve)  to  allow  Contracting 
Provider(s)) 
Bodies/Customer(s)  to place orders directly from this system.  
Web  Portal  The Authority and the Contracting Bodies/Customer(s) will be required 
Training 
to  nominate  key  users  of  the  Web  Portal  who  will  be  trained  by  the 
Authority & Contracting 
19 
(from 
Neutral  Vendor. This  approach  will  follow  "Train the Trainer"  with  the 
Bodies/Customer(s) 
Neutral 
appointed  staff  required  to  train  other  staff  within  their  own 
Vendor) 
organisations. 
Where  required,  the  Contracting  Bodies/Customer(s)  will  be  required 
e-Payment 
to  work  with  the  e-Payment  Provider  to  help  configure  their  systems 
Contracting 
Solution 
20 
with  within  their  own  financial  systems.  Depending  upon  the 
Bodies/Customer(s) 
Configuratio
complexity of the configuration this will require a change management 

approach by the Contracting Bodies/Customer(s). 
Where required, the Authority and the Contracting Bodies/Customer(s) 
e-Payment 
will be required to nominate key users of the ePayment Technology to 
Contracting 
21 
Solution 
be trained by the ePayment Provider. This approach will follow "Train 
Bodies/Customer(s) 
Training 
the Trainer" with the appointed staff required to train other staff within 
their own organisations. 
Using  standard  templates  within  the  Web  Portal,  the  Contracting 
Bodies/Customer(s)  will  submit  an  Assignment  Request  which  will 
Contracting 
Assignment 
automatically  be  routed  to  the  most  appropriate  supplier  as  defined 
22 
Bodies/Customer(s) 
Requests 
within  the  Lotting  Structure  of  the  Framework  Agreement.  Where 
requested by the Contracting Bodies/Customer(s), some requests may 
come directly from the Government eMarketplace. 
Review 
of 
Contracting 
The Contracting Bodies/Customer(s) will use the Web Portal to access 
23 
Candidates 
Bodies/Customer(s) 
all  CVs  submitted  by  the  Neutral  Vendor  and  Managed  Service 
CVs 
Provider(s). 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
160 

 
 
Once  a  suitable  candidate  has  been  identified  by    the  Contracting 
Bodies/Customer(s), using standard templates within the Web Portal, 
Placing 
of 
Contracting 
the Contracting Bodies/Customer(s) will place a formal order which will 
24 
formal 
Bodies/Customer(s) 
include the detailed  Purchase Order number. Where requested by the 
orders 
Contracting Bodies/Customer(s), some orders  may come directly from 
the Government eMarketplace. 
Temporary 
Contracting 
Worker 
On 
25 
Bodies/Customer(s) 
Boarding  &  Customer  Briefing  pack  to  be  provided  in  line  with  the  induction 
Off Boarding  training as per specification.  
Temporary 
Contracting 
Worker 
26 
Bodies/Customer(s) 
Managemen
The  Contracting  Bodies/Customer(s)  will  use  the  Web  Portal  to  help 

programme manage all Temporary Workers. 
On  receipt  of  the  detailed  and  accurate  timesheet  submitted  by  the 
Temporary  Worker  within  the  Web  Portal,  the  Contracting 
Bodies/Customer(s) will approve accordingly. The Neutral Vendor will 
then automatically submit and invoice for payment. All invoices will be 
required  to  pass  through  the  Web  Portal  and  recorded  accordingly. 
Invoice 
Contracting 
Invoices  submitted  via  Option  1  the  e-Payment  Solution,  will  include 
27 
Approval  & 
Bodies/Customer(s) 
full  Line  Item  Detail  as  described  within  the  specification.  Where 
Payment 
Contracting  Bodies/Customer(s)  process  orders  for  Temporary 
Worker(s)  via  the  Government  eMarketplace,  the  Neutral  Vendor  & 
Managed Service Provider(s) will direct invoices to this system, which 
in  turn  will  direct  the  invoice  to  the  appropriate  financial  system  for 
payment. 
Contracting 
The Contracting Bodies/Customer(s) & Authority will require a suite of 
Reporting 
28 
Bodies/Customer(s) & 
Management  Information  reports  to  help  them  manage  their 
(MI) 
Authority 
programme effectively. 
29 
Authority 
Audit 
From time to time, and at  least annually, the Authority will arrange to 
carry out systems audits on the Web Portal. 
Supplier 
The  Authority  will  carry  out  regular  supplier  management  activates 
30 
Authority 
Managemen
including  Vendor  Rating  on  the  Neutral  Vendor  &  Managed  Service 
t & KPI(S) 
Provider(s). 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
161 

 
 
On receipt of the monthly MI data submitted by the Neutral Vendor & 
Invoicing 
31 
Authority 
Managed  Service  Provider(s)    within  MISO,  the  Authority  will  invoice 
(GPS Levy) 
the supplier for the GPS Levy at the appropriate level. 
The  e-Payment  Provider  will  be  required  to  configure  their  system  to 
e-Payment Provider, Neutral 
e-Payment 
integrate with the Web Portal to meet the needs of the Authority and 
32 
Vendor & Managed Service 
Configuratio
the  Contracting  Bodies/Customer(s).  We  also  expect  the  Neutral 
Provider 

Vendor  &  Managed  Service  Provider(s)    to  cooperate  with  the 
ePayment Provider to ensure system integration runs smoothly. 
Where  required,  the  e-Payment  Provider  will  be  required  to  provide 
e-Payment  
33 
e-Payment Provider 
initial  training  to  the  Neutral  Vendor  &  Managed  Service  Provider(s) 
Training 
and the Contracting Bodies/Customer(s).  
Payment  to 
Neutral 
Vendor  and  Upon  receipt  of  an  invoice  presented  by  the  Neutral  Vendor  & 
34 
e-Payment Provider 
Managed 
Managed  Service  Provider(s),  which  has  been  approved  by  the 
Service 
customer,  the  ePayment  Provider  will  pay  the  Neutral  Vendor  & 
Provider(s) 
Managed Service Provider(s) within 5 working days. 
Consolidate
The 
e-Payment 
Provider 
will 
invoice 
the 
Contracting 
d  Invoice  to  Bodies/Customer(s) on a monthly basis and will present full Line Item 
35 
e-Payment Provider 
Contracting 
Detail  within  the  Invoice.  The  Contracting  Bodies/Customer(s)  will  be 
Bodies/Cust
required to enter in to a Call Off Contract with the ePayment Provider 
omer(s) 
nominated by the Authority prior to invoices being paid via Option1. 
Where required, the ePayment Provider will be required to implement 
a Technology Solution that will match off all transactions submitted for 
e-Payment 
36 
e-Payment Provider 
payment  against  the  approved  timesheet.  This  technology  will 
Technology 
integrate  directly  in  to  the  Contracting  Bodies/Customer(s)  financial 
systems. 
Consolidate
d  Invoice  to 
Neutral 
 The e-Payment Provider will invoice the  Neutral Vendor & Managed 
37 
e-Payment Provider 
Vendor  and  Service Provider(s) for the MSC on a monthly basis. 
Managed 
Service 
Provider(s) 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
162 

 
 
for MSC 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
163 


 
 
 
SCHEDULE 2: THE CONTRACT CHARGES AND PAYMENT 
 
A) NEUTRAL VENDOR 
1. 
The  Charging  Structure  below  shall  be  used  within  this  Contract.  Each  element 
represents  a  core  component  of  the  charges  that  may  be  payable  by  the  Customer  in 
respect of an Assignment. Payments in respect of any additional services outside of the 
core Contingent Labour Service shall be determined in accordance with paragraph 2.5: 
.: 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
164 

 
 
2. 
Core Charging Structure Components 
2.1 
Transaction Fee  
2.1.1  For  each  of  the  transaction  types  below,  the  Service  Provider  shall  be  paid  the 
Transaction  Fee  which  shall  be  a  one  off  charge  for  the  effort  expended  by  it  in 
arranging the transaction as set out in Annex B.  The Transaction Fee shall be included 
in the first invoice for the relevant Assignment following the transaction. 
i. 
New  Requirements  which  require  a  specific  competitive  process  to  establish  an 
Assignment. 
ii. 
Extensions  to  existing  Requirements  which  require  a  small  amount  of 
administrative effort by the Service Provider to extend an existing Assignment. 
iii. 
Transfer  of  a  Temporary  Worker  to  meet  a  Requisition  established  under  an 
existing Requirement which require a small amount of administrative effort by the 
Service Provider. 
iv. 
A  Temporary  Worker  nominated  by  the  Customer  under  paragraph  4.2.7(i)  of 
Framework  Agreement  Schedule  1  for  a  new  Requirement  which  require  some 
administrative effort by the Service Provider to establish the Assignment. 
2.2 
Temporary Worker Day Rate 
2.2.1   The  Temporary  Worker  Day  Rate  or  each  Temporary  Worker  shall  be  paid  by  the 
Customer  in  respect  of  each  Assignment  as  a  fixed  fee  per  day  worked  by  the 
Temporary Worker under the Assignment. 
 
Authority Management of Temporary Worker Rate Card 
2.2.2  The Authority shall determine Target Rates in the Temporary Worker Rate Cards which 
shall  be  used  by  the  Service  Provider  to  run  competitions  to  fulfil  Contracting  Bodies 
Requisitions  in  such  a  way  that  savings  can,  where  possible,  be  made  against  the 
Target Rate. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
165 

 
 
2.2.3  The  Service  Provider  shall  not  make  award  recommendations  to  the  Customer  that 
would  result  in  Temporary  Worker  Day  Rates  exceeding  the  Temporary  Worker  Rate 
Card Maximum Rate. 
2.2.4  As  set  out  in  Framework  Agreement,  the  Service  Provider  shall,  on  a  monthly  basis, 
make recommendations to the Authority for any changes to the Temporary Worker Rate 
Card  (both  Target  Rates  and  Maximum  Rates)  based  on  actual  rates  paid  in  order  to 
dynamically  track  the  market.  The  Authority,  acting  reasonably  but  at  its  sole  option, 
shall  decide  whether  or  not  it  accepts  the  recommendations  and  thus  whether  the 
changes to the Temporary Worker Rate Card will be implemented. 
2.2.5  The Service Provider shall ensure that there is an obligation on the Temporary Worker to 
allow  the  Customer  to  seek  assurances  from  the  Temporary  Worker  that  tax  and 
National Insurance has been paid in accordance with all HMRC taxation rules 
2.3 
Supplier Fee  
2.3.1  A Supplier Fee shall be paid by the Customer to the Service Provider. The Supplier Fee 
shall be the relevant % of the Temporary Worker Day Rate applicable to an Assignment 
set  out  in  Annex  C  to  this  Schedule.  The  Supplier  Fee  shall  be  payable  in  relation  to 
each day worked by the Temporary Worker under an Assignment regardless of whether 
the Supplier is an IR35 sole trader or large recruitment agency and shall include: 
i. 
Statutory  charges  including  any  charges  payable  under  the  AWR  and  National 
Insurance.  
ii. 
Administrative costs including payroll and overheads. 
iii.  
All search & selection activity necessary to identify proposed candidates. 
2.3.2  For  each  Assignment  the  Supplier  Fee  paid  to  the  Service  Provider  by  the  relevant 
Customer shall be paid by the Service Provider to the relevant Supplier in full i.e. the Supplier 
shall be paid the same amount as the Customer pays to the Service Provider in Supplier Fees.  
2.4 
Neutral Vendor Management Fee 
2.4.1  A Management Fee shall be paid by the Customer in respect of each Assignment. The 
Management Fee shall be payable as a fixed fee for each hour worked by a Temporary 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
166 

 
 
Worker  under  an  Assignment  in  a  working  week  as  specified  in  Annex  D.  The 
Management  Fee  shall  be  paid  irrespective  of  the  Temporary  Worker  Day  Rate  and 
Supplier Fee, to take account of: 
i. 
Management  costs associated in providing the required Neutral Vendor Service 
provisions outlined within this Contract. 
ii. 
Ongoing account management of the Customers. 
iii 
Ongoing performance management of Suppliers. 
iv 
Cash flow funding of the supply chain.  
v. 
Profit margin and risk costing. 
2.5 
Additional Charges 
2.5.1  Temp  to  Perm  - Where  the  Customer  converts  a  temporary  role  into  a  permanent  role 
and  recruits  the  Temporary Worker  in  this  temporary  role  into  this  permanent  role  and 
the Temporary Worker has been deployed in the temporary role for less than 3 months, 
the Service Provider may charge the Customer a fee. The Customer shall not pay any 
fees  under  this  paragraph  for  Temporary  Workers  who  have  been  deployed  in  the 
relevant  temporary  role for  longer than  3 months. The  Customer  shall  not  pay  a  fee  at 
anytime if the Temporary Worker is recruited for the permanent role via an open and fair 
competition  process  in  line  with  the  principles  of  the  Office  for  Civil  Service 
Commissioner.  
The  relevant  fee  under  this  paragraph  2.5.1  shall  be S43 of  the  applicable  Temporary 
Workers Day Rate x S43 days.  
2.5.2  Temp  to  Temp  -  This  Contract  does  not  make  provision  for  a  fee  to  be  paid  when  a 
Temporary  Worker  is  recruited  for  another  temporary  post  and  such  fees  may  not  be 
levied under the Framework Agreement. 
2.5.3  Travel  &  Subsistence  –  where  the  Customer  has  Approved  the  payment  of  travel  and 
subsistence  costs  in  respect  of  an  Assignment,  the  Service  Provider  shall  charge  the 
Customer  the  actual  costs  incurred  by  Temporary  Workers  in  travelling  to  and  from  a 
place  to  perform  the  Temporary  Worker  Services  that  is  different  to  the  base  place  of 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
167 

 
 
work detailed in the Requisition Form.  Payment of any such charge shall only be made 
where charges are: 
i. 
Evidenced to the Customer by actual receipts; and 
ii. 
In  accordance  with  the  policies  and  rates  that  the  Customer  applies  to  its  own 
staff unless different arrangements have been explicitly agreed in advance of the 
costs being incurred in writing between the Customer and the Service Provider.  
2.5.4  Pensions  Automatic  Enrolment  –    For  the  first  twelve  weeks  of  each  Assignment  the 
Service  Provider  shall,  in  accordance  with  the  Pensions  Act  2008,  be  responsible  for 
paying  the  employer’s  pensions  contribution  in  respect  of  eligible  Temporary  Workers.  
From  the  thirteenth  week  of  each  Assignment  where  the  Temporary  Worker  has  not 
opted out of pensions automatic enrolment the Service Provider shall  levy a charge on 
the  Contracting  Body  in  respect  of  the  employer’s  contribution  calculated  as  the 
appropriate percentage  of the Temporary Worker Day Rate for each day worked under 
the Assignment by the Temporary Worker. These charges shall be shown as a separate 
line item on each invoice to the Contracting Body.  
2.5.5  The Service Provider may be requested by the Customer to provide additional Customer 
specific  ad-hoc  services,  over  and  above  the  Services  specified  within  Schedule  1  in 
respect  of  the  implementation  or  on-going  delivery  of  the  Contingent  Labour  Services. 
The charges for these ad-hoc services shall be determined by application of the charging 
rates at Annex E. 
2.6 
No Charges or Fees 
2.6.1  The  Service  Provider  shall  make  no  charge  to  the  Customer  in  the  event  that  a 
Temporary Worker: 
i. 
Fails to attend an Assignment at any time. 
ii. 
Is  rejected  by  the  Customer  for  specified  Assignments  at  the  end  of  any  trial 
period that has been agreed between the Customer and the Service Provider. 
iii. 
Is  found  not  to  meet  the  specified  requirements  for  the  role  i.e.  in  terms  of 
qualifications, eligibility to work, CRB/ISA checks. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
168 

 
 
iv. 
Is found not to have correct and valid credentials required by any Law that would 
allow them to legally work. 
v. 
Is identified  by the Customer  as unfit to work or not capable of carrying out the 
specified tasks. 
vi. 
Is  unable  to  attend  work  because  the  site  of  their  work  is  shut  down  for  any 
reason.  
2.6.2  In any of the circumstances listed in paragraphs 2.6.1(i) to (v) the Customer shall have 
the  option  of  cancelling  the  Assignment  or  shall  require  the  Service  Provider  to  find  a 
suitable  replacement  Temporary  Worker  as  quickly  as  possible  using  the  process  as 
contained  in  paragraph  2.2  of  Schedule  1.    This  replacement  and  all  other  associated 
costs  shall  be  at  the  Service  Providers  own  cost.  In  the  circumstances  in  2.6.1(vi)  the 
Contracting Body shall have the option of cancelling the Assignment. 
2.6.3  The Service Provider shall make no charge to the Customer if the Requisition is: 
i. 
Cancelled by the Customer prior to notifying the Service Provider of acceptance 
of the Temporary Worker;  
ii. 
Cancelled within a reasonable period of time in advance of the Assignment start 
date specified in the Requisition.  
3. 
Payment Process  
3.1 
The  Authority  intends  that  three  payment  process  options  will  be  available  to 
customers. The  Customer  has  indicated  in  paragraph  6.2  the  Order  Form  which  of  the 
following options shall apply to this Contract. 
 [3.2 
Option 1a – E-Payment Solution 
In this option 1a the E-Payment Provider will be solely responsible for the cost of funding 
all supply chain payments in line with provisions outlined within this Contract.  
3.2.1.1 
 The  Customer  has  chosen  to  use  the  E-Payment  Mechanism  to  manage  the 
processing of payment of the Contract Charges. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
169 

 
 
3.2.1.2 
The Customer has/will enter into an agreement with the E-Payment Provider to utilise 
the E-Payment Mechanism, and the Service Provider has entered into an agreement 
with  the  E-Payment  Provider  to  establish  themselves  as  a  card  accepting  merchant 
for the E-Payment Mechanism. 
3.2.1.3 
In terms of the invoice data from the Service Provider to the E-Payment Provider, full 
line item detail will be presented as part of the invoice to payment flow. This will be in 
the format as contained at Annex F 
3.2.1.4 
For the avoidance of doubt , the E-Payment Provider merchant service charge will be 
absorbed  within  the  Service  Provider’s  Management  Fee  and  no  additional  charges 
shall be payable by the Customer to the Service Provider in respect thereof. 
Option 1b – Payment via Government e-Marketplace 
In  this  option  1b,  where  the  Customer  is  registered  to  use  the  Government 
eMarketplace and chooses to use the Government eMarketplace to raise orders and 
pay  invoices  for  Assignments,  the  Customer  has  the  option  to  pay  the  Service 
Provider within 5 working days.  
3.2.1.1 
Where  the  Customer  has  chosen  to  use  the  Government  eMarketplace  to  pay 
invoices  for  Assignments,  and  has  chosen  the  option  to  pay  the  Service  Provider 
within 5 working days: 
3.2.1.2   On receipt of an time sheet approved by the Customer and where applicable an claim 
for travel and subsistence approved by the Customer, the Service Provider will raise 
an invoice for such charges on the Customer via the Government eMarketplace which 
will be paid within 5 working days. (Invoices raised would not need to be presented in 
a consolidated manner). 
3.2.1.3    In terms of the invoice data from the Service Provider to the Customer, the Authority 
would  expect  full  line  item  detail  to  be  presented  as  part  of  the  invoice  to  payment 
flow. This would be in the format as contained at Annex F.] 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
170 

 
 
 
[3.2 
Option 2 – Funding by Service Provider 
In this option 2 the Service Provider will be solely responsible for the cost of funding all 
supply chain payments in line with the provisions outlined within this Contract. 
3.2.1.1 
On  receipt  of  an  time  sheet  approved  by  the  Customer    the  Service  Provider  shall 
produce  an  electronic  invoice  which  will  be  presented  as  a  consolidated  weekly 
invoice  for  all  Assignments  procured  for  each  Customer  on  a  net  weekly  in  arrears 
basis, supported with the line item detail defined within Annex F. 
3.2.1.2 
The Customer shall pay the consolidated invoice and any other costs agreed between 
the  Service  Provider  and  the  Customer  which  have  been  Approved  in  line  with  the 
terms stated in Paragraph 6.2 of the Order Form.   
3.2.1.3 
Ad  hoc  Customer  requirements  over  and  above  the  basic  charging  structure  stated 
within this Schedule shall be agreed between the Customer and the Service Provider 
as required but shall not amend the components of the basic charging structure.] 
4. 
Payments to Suppliers and Temporary Workers 
In order to ensure cash flows through the supply chain at the quickest possible rate; 
4.1.1  The Service Provider shall pay the Supplier of any Temporary Worker within
w
S43
orking 
days  from  receipt  of  a  timesheet  approved  by  the  Customer  and  supported  by  an 
invoice. 
4.1.2  The Service Provider shall ensure that the Supplier pays the Temporary Worker within  S43
working days of the Service Provider notifying the Supplier that it has received a verified 
timesheet.  
4.1.3.  For the avoidance of doubt, the Framework Agreement does not permit any “pay when 
paid” scheme. 
4.1.4  The  Service  Provider  shall  not  receive  any  payment  whatsoever  from  any  Suppliers  or 
3rd  party  in  relation  to  these  services  including  retrospective  rebates,  over-riders  or 
royalty bonus payments.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
171 

 
 
ANNEX A TEMPORARY WORKER DAY RATES 
 
 
 
NEUTRAL  VENDOR  TEMPORARY  WORKER  RATE  CARD  - 
PROGRAMME & PROJECT MANAGEMENT 

 
 Programme & Project Management  
  Maximum Day 
 Target Rate for 
Rate for NV 
 NV 
S43
Rate  
Job Role 
Service Transition Manager  
Programme Director 
Programme Manager  
CMMI Expert (Acquisitions Model) 
Senior /Lead Project Manager  
Senior Business Analyst  
Head of Strategic Research and Analysis 
Programme Office Manager 
Project Manager  
Data Manager 
UX Advisor  
Business Analyst 
S43
Analytics Manager (Strategic Research & Analysis) 
Business Case Manager  
Change Manager  
Project Planner 
Resource Pool Manager 
Risk Manager  
Research Manager (Strategic Research & Analysis) 
AIS Analyst  
Benefits Manager  
Project Co-ordinator  
Researcher (Strategic Research & Analysis) 
Change Analyst  
 * Day Rates Based on 8 hour Working Day 
 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
172 

 
 
NEUTRAL 
VENDOR 
TEMPORARY 
WORKER 
RATE 
CARD 

INFORMATION 
AND 
COMMUNICATIONS TECHNOLOGY 
 Information and Communications Technology 
   Maximum Day 
  Target Rate for 
Rate for NV Rate 
NV
S43
Card  
Job Role 
Chief Information Officer  
Senior Enterprise Architect  
IT Director  
CLAS Security Advisor  
Head of Architecture 
Enterprise Architect 
SAP Project Manager 
Technical Architect 
Assurance Analyst (Band B) 
SAP SD & MM Configuration Business Analyst 
Information Security Manager 
SAP BASIS Business Analyst 
Lead Developer 
Pen Testing 
SAP Configuration Business Analyst 
Developer  
.NET/SQL Developer 
Service Delivery Manager 
Unix Systems Administrator 
Test Manager   
S43
Oracle Advisor  
Senior Analyst/Team Leader 
SAS Developer 
Network Support Lead 
Data Modeller / Data Modelling 
Systems Analyst & Designer  
Test Team Leader 
Website  Developer 
Advisor,  Web  User  Experience  Designer  (Customer 
Channels & Campaigns) 
QA Manager  
Oracle Database Administrator 
Technical Author 
Deployment Specialist  
Analysts/Programmer  
Tester 
Application Programmer 
Capacity Planner  
Systems Programmer 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
173 

 
 
QA Analyst  
IT Trainer  
S43
Desktop Support Analyst (Network Analyst)  
  
* Day Rates Based on 8 hour Working Day 
 
 
 
 
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - FINANCE 
& AUDIT 
  
  
  
  
Finance & Audit 
Maximum Day Rate for NV 
Target Rate for NV  S43
Rate Card  
S43
Job Role 
Finance 
Head of DB Regulation 
Finance Director 
Financial Controller 
Senior Finance Manager 
Financial Accountant 
Manager 
(Regulatory 
Policy 
and 
Programmes)  
Business 
Transformation 
Finance 
S43
Manager 
Finance Manager 
Analyst (Strategic Research & Analysis) 
Policy  Lead  (Regulatory  Policy  and 
Programmes) 
Financial Analyst 
MI Analyst 
Accountancy 
Actuary 
IFRS Financial Accountant 
Part Qualified Financial Accountant 
Principle Accountant 
Project Accountant 
S43
Management Accountant 
Accountant  
Assistant Junior Accountant 
Audit 
Primary Auditor 
Senior Auditor 
S43
Auditor 
  
  
  
*  Day  Rates  Based  on  8  hour  Working    
  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
174 

 
 
Day 
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - 
HUMAN RESOURCES 
  
  
  
  
Human Resources 
Maximum Day 
Target Rate for 
Rate for NV Rate 
NV 
S43
Card 
Job Role 
Head of Pay and Reward 
HR Director 
Comp & Benefits Manager 
Management Trainer  
Workforce Planning Manager 
Diversity Manager 
HR Manager 
Principal Trainer  
S43
Learning and Development Manager 
HR Business Partner 
Workforce Planning Analyst 
Senior Trainer 
HR Advisor 
Trainer  
Payroll Administrator 
  
  
  
* Day Rates Based on 8 hour Working Day 
  
  
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - 
PROCUREMENT 
  
  
  
  
Procurement 
Maximum Day 
Target Rate for 
Rate for NV Rate 
NV
S43
Card 
Job Role 
IT Commercial Manager 
Procurement/Purchasing Director  
S43
Commercial Manager  
Principle Procurement Office/Senior Buyer  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
175 

 
 
Contract Manager - Supply chain, logistics  
Senior Procurement Officer/Buyer  
S43
Commercial Officer 
Procurement Officer  
  
  
  
* Day Rates Based on 8 hour Working Day 
  
  
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - 
MARKETING & COMMUNICATIONS 
  
  
  
  
Marketing & Communications 
Maximum Day 
Target Rate for 
Rate for NV Rate 
NV 
S43
Card 
Job Role 
 Head of Customer, Channels & Campaigns   
 Senior Product Manager  
 Head of Communications  
 Corporate Communications Advisor   
 Creative Director  
 Stakeholder Manager  
 Creative Manager   
S43
 Marketing Communications Manager  
 Events Manager  
 Market Researcher  
 Editorial Manager  
 Internal Communication Manager  
 Campaign Manager  
 Brand Manager   
  
  
  
* Day Rates Based on 8 hour Working Day 
  
  
 
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - HEALTH & SAFETY  
  
  
  
  
Health & Safety 
Maximum Day Rate for NV 
Target Rate for 
Rate Card 
NV 
S43
Job Title 
 Bio Safety Advisor   
 Health & Safety Advisor  
S43
 Health & Safety Manager   
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
176 

 
 
  
  
  
* Day Rates Based on 8 hour Working Day 
  
  
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - QUALITY ASSURANCE SERVICES  
 Quality Assurance Services  
  Maximum Day Rate for 
  Target Rate for 
NV Rate Card 
NV 
S43
Job Title 
 Head of Quality & Regulatory Affairs  
 Qualified Persons  
 Regulatory Affairs Manager   
 Senior QA & Compliance Manager  
 Quality Systems and Validation Manager  
 QC Manager   
S43
 Trainers  
 Quality Assurance /Compliance Officers  
 QA Auditors  
 Document Control Officers  
 QC Technologists  
 * Day Rates Based on 8 hour Working Day 
 
 
 
 
 
NEUTRAL VENDOR TEMPORARY WORKER RATE CARD - NICHE ROLES 
 Niche Roles 
 
 Target Rate 
for NV  S43
Maximum Day Rate for 
S43
NV Rate Card  
Job Title 
 Senior Pensions Experts  
 Risk Practitioner  
 Lead Gateway Reviewer   
 Political/Economic Advisor  
 Children's Service Experience (DfE)   
 Children's Service Advisor  
 Guidance Writer / Redrafter  
 Regional Lead   
S43
 Good Practice Guidance  
 (ICS)  Integrated  Childrens  System  Implementer  / 
Developer  
 Pensions Regulator Roles  
 Head of Corporate Secretariat  
 Head of Customer Support  
 Manager,  Determinations  Panel  Support  (Corporate 
Secretariat)  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
177 

 
 
 Head of Corporate & International Relations  
 Europe  &  International  Manager  (Corporate  & 
International Relations)  
 Procurement Advisor  
 Psychometric Assessor  
 Quantity Surveyor  
 IT Auditor  
 Legal  
 Strategic Lawyer  
 Paralegal  
 Lawyer (DB Regulation)  
 Defence Science & Technology Laboratory Roles  
 Anthropologists  
 Material Scientists  
 Vet  
 Pharmacologist  
 Chemists  
S43
 Aeronautical Engineer  
 Forensic Scientist  
 Statistician  
 Bacteriologist  
 Naval Architect  
 Dispersion Modeller  
 Oceanographer  
 Toxicologist  
 Cabinet Office Roles  
 Assurance Reviewer  
 Department for Health - Roles  
 Commercial Reviewers  
 Economists  
 Computer Forensics Experts  
 Regulatory Specialists  
 Service  Improvement  &  Knowledge  Management 
Lead/Manager  
 * Day Rates Based on 8 hour Working Day 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
178 

 
 
 
ANNEX B – TRANSACTION CHARGES 
Pricing Schedule - Neutral Vendor Transaction Fee (£/per transaction)  & Prompt Payment Discounts 
Transaction Types 
S43
New requirement (Which 
require a specific 
competitive process)  

Extensions to existing 
requirements (Which 
require a small amount of 
administrative effort) 

Transfers to existing 
S43
requirements (Which 
require a small amount of 
administrative effort) 

Customer nominated 
Temporary Workers for 
new requirements (Which 
require some 
administrative effort) 

CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
179 

 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
180 

 
 
ANNEX C – SUPPLIER FEES 
Pricing Schedule - Supplier Fee 
Transaction Type  
Supplier Proposed 
Supplier Proposed 
Supplier Proposed 
Supplier Proposed 
Fee
S43
Fee
S43
Fee
S43
Fee 
S43

S43
S43
S43
S43
* New requirement (Which 
require a specific 
competitive process).  
* Extensions to existing 
requirements (Which 
require a small amount of 
administration effort). 
* Transfers to existing 
S43
requirements (Which 
require a small amount of 
administration effort). 
* Customer nominated 
Temporary Workers for 
new requirements (Which 
require some 
administrative effort) 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
181 

 
 
ANNEX D – MANAGEMENT CHARGES 
 
Pricing Schedule - Neutral Vendor Management Fee (£/per hour) & Prompt Payment Discounts  
S43
S43
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
182 

 
 
ANNEX E 
ADDITIONAL SERVICES CHARGING RATES 
 
Service Provider Staff Grade 
Description 
Charging Rate per Day 
Technical/Implementation/Service 
Demonstrable 
Delivery Consultant 
expertise/qualifications 
in 
their 
specialist  field.  Evidence  of  range 
of  experience.  Typically  a  member 
of a team. 
Senior  Technical/Implementation/Service  Substantial  demonstrable  expertise 
Delivery Consultant 
in  their  specialist  field.  Wide  range 
of  customer-facing  experience  and 
S43
sound  knowledge  of  business 
environment,  including  impact  on 
business  performance  of  service 
performance.  Typically  leads  a 
team. 
Managing 
Extensive 
expertise 
in 
their 
Technical/Implementation/Service 
specialist 
field. 
 
Depth 
of 
Delivery Consultant 
experience 
and 
in-depth 
understanding 
of 
business 
environment 
including 
sector-
specific  issues  and  how  they  may 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
183 

 
 
impact 
on 
service 
delivery. 
Typically  responsible  for  a  number 
of teams 
 
Note – Charging Rate Per Day is based on an 8 hour working day excluding lunch break  
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
184 

 
 
ANNEX F INVOICE FORMAT 
The Service Provider shall produce an invoice for each Customer on, supported with the line item detail defined below: -  
 
i. 
a booking reference (where provided); 
ii. 
the name of the Supplier;   
iii. 
the Customer organisation; 
iv. 
the  name  of  the  Temporary  Worker  and,  where  the  Temporary  Worker  is  a  company,  the  name  of  the  company, 
company registration number and VAT number; 
v. 
the title of the Temporary Worker's role; 
vi. 
the date (from/to) of work invoiced; 
vii. 
the number of days worked by the Temporary Worker; 
viii. 
The Neutral Vendor Transaction Fee (where applicable) );  
ix. 
the Temporary Worker  Day Rate; 
x. 
the Temporary Worker’s automatic pension enrolment charge; 
xi. 
the Supplier Fee if applicable; 
xii. 
the Service Provider’s Management Fee;  
xiii. 
the total invoice value; 
xiv. 
where the Temporary Worker is an employee of the Supplier, the Temporary Worker's National Insurance details; 
xv. 
details of any travel time, expenses, other disbursements or accommodation payments;  
xvi. 
details of VAT calculation; and 
xvii. 
any other documentation reasonably required by the Customer to substantiate the invoice. 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
185 

 
 
SCHEDULE 3: VARIATION FORM 
 
No of Order Form being varied:…………………………………………………………………… 
Variation Form No:…………………………………………………………………………………… 
BETWEEN: 
[insert name of Customer] ("the Customer"
and 
[insert name of Service Provider ] ("the Service Provider "
The Customer and the Service Provider entered into a contract for the provision of services for 
the sourcing of temporary workers dated [date] (the “Contract”)  
1. 
The Order is varied as follows and shall take effect on the date signed by both Parties:  
[Guidance Note to Customer:  Insert details of the Variation]   
2. 
Words  and  expressions  in  this  Variation  shall  have  the  meanings  given  to  them  in  the 
Contract. 
3. 
The  Contract,  including  any  previous  Variations,  shall  remain  effective  and  unaltered 
except as amended by this Variation. 
Signed by an authorised signatory for and on behalf of the Customer 
Signature 
 
Date 
 
Name (in Capitals) 
 
Address 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
186 

 
 
Signed by an authorised signatory to sign for and on behalf of the Service Provider  
Signature 
 
Date 
 
Name (in Capitals) 
 
Address 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
187 

 
 
SCHEDULE 4: SECURITY REQUIREMENTS AND SECURITY MANAGEMENT PLAN 
The  Service  Provider  shall  comply  with  its  obligations  arising  from  Schedule  15  of  the 
Framework Agreement, which for avoidance of doubt are reproduced below: 
1. 
INTRODUCTION 
1.1 
This Schedule covers: 
1.1.1  principles of protective security to be applied in delivering the Services; 
1.1.2  the  development,  implementation,  operation,  maintenance  and  continual 
improvement of an ISMS;  
1.1.3  the creation and maintenance of the Security Management Plan; 
1.1.4  audit and testing of ISMS compliance with the Security Requirements; 
1.1.5  conformance  to  ISO/IEC  27001  (Information  Security  Requirements 
Specification) and ISO/IEC 27002 (Information Security Code of Practice) 
(Standard Specification);  
1.1.6  obligations  in  the  event  of  actual,  potential  or  attempted  Breach  of 
Security; and 
1.1.7  obligations in relation to Malware. 
2. 
PRINCIPLES OF SECURITY 
2.1 
The Service Provider acknowledges that the Authority and all Contracting Bodies 
place  great  emphasis  on  confidentiality,  integrity  and  availability  of  information 
(including  Contracting  Body  Confidential  Information)  and  consequently  on  the 
security provided by the Service Provider and ISMS. 
2.2 
The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  the  effective  performance  of  the 
ISMS and shall at all times provide a level of security which: 
2.2.1  is in accordance with Good Industry Practice, the Law, the Standards and 
this Framework Agreement ; 
2.2.2  complies  with  ISO/IEC  27001,  ISO/IEC  27002  and  the  Security  Policy 
Framework; and 
2.2.3  meets any specific security threats to the ISMS and Breach of Security. 
2.3 
Without  limiting  Paragraph  2.2  above,  the  Service  Provider  shall  at  all  times 
ensure  that  the  level  of  security  employed  in  the  provision  of  the  Services  is 
appropriate  to  maintain  the  following  at  acceptable  risk  levels  (to  be  defined  by 
the Authority from time to time): 
2.3.1  loss  of  integrity  and  confidentiality  of  Contracting  Body  Confidential 
Information; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
188 

 
 
2.3.2  unauthorised  access  to,  use  or  disclosure  of,  or  interference  with 
Contracting Body Confidential Information by any person or organisation; 
2.3.3  unauthorised  access  to  network  elements,  buildings,  the  sites  and  tools 
(including  equipment)  used  by  the  Service  Provider  and  any  Sub-
Contractors in the provision of the Services; 
2.3.4  use  of  the  Service  Provider’s  System  or  Services  by  any  third  party  in 
order to gain unauthorised access to any computer resource or Customer 
Data; and 
2.3.5  loss of availability of Contracting Body Confidential Information due to any 
failure or compromise of the Services. 
2.4 
Where the Authority determines, acting reasonably, that certain equipment used 
by the Service Provider in the provision of the Services is inadequate to provide 
the level of security required by the Authority for the provision of the Services, the 
Authority  may  require  the  Service  Provider  to  replace  such  equipment  with 
equipment which meets such level of security at the Service Provider’s own cost.  
2.5 
The  references  to  standards,  guidance  and  policies  set  out  in  Paragraph  2.2 
above  shall  be  deemed  to  be  references  to  such  items  as  developed  and 
updated  and  to  any  successor  to  or  replacement  for  such  standards,  guidance 
and policies, from time to time. 
2.6 
In  the  event  of  any  inconsistency  in  the  provisions  of  the  above  standards, 
guidance and policies, the Service Provider shall notify the Authority in writing of 
such  inconsistency  within  three  (3)  Working  Days  of  becoming  aware  of  the 
same.    The  Authority  Representative  shall,  as  soon  as  practicable,  advise  the 
Service Provider which provision the Service Provider shall be required to comply 
with. 
3. 
ISMS AND SECURITY MANAGEMENT PLAN 
3.1 
Introduction 
3.1.1  Throughout  the  Term  the  Service  Provider  shall  develop,  implement, 
comply  with  (and  ensure  that  all  service  provider  personnel  and  Sub-
Contractors  implement  and  comply  with)  and  maintain  and  continuously 
improve  and  maintain  an  ISMS  which  shall,  without  prejudice  to 
Paragraphs 2.2 above and 4.1 below, be: 
3.1.1.1 Approved by the Authority; 
3.1.1.2 tested in accordance with Paragraph 4; and  
3.1.1.3 periodically  updated  and  audited  in  accordance  with  ISO/IEC 
27001. 
3.1.2  The Service Provider shall develop and maintain a Security Management 
Plan in accordance with this Schedule to apply during the Term (and after 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
189 

 
 
the  end  of  the  Term  (as  applicable)  in  both  this  Framework  Agreement 
and all Call-Off Agreements.  
3.1.3  The  Service  Provider  shall  comply  with  its  obligations  set  out  in  the 
Security  Management  Plan  and  the  other  elements  of  this  Framework 
Agreement relevant to security (including the Security Requirements). 
3.1.4  Both the ISMS and the Security Management Plan shall, unless otherwise 
specified  in  writing  by  the  Authority,  aim  to  protect  all  aspects  of  the 
Services  and  all  processes  associated  with  the  delivery  of  the  Services, 
including the Sites, the Service Provider System and any ICT, information 
and data (including the Contracting Body Confidential Information) to the 
extent  used  by  the  Authority,  the  Contracting  Body  or  the  Service 
Provider in connection with this Framework Agreement. 
3.1.5  The Service Provider is responsible for monitoring and ensuring that it is 
aware  of  changes  to  the  Security  Policy  Framework.    The  Service 
Provider  shall  keep  the  Security  Management  Plan  up-to-date  with  the 
Security Policy Framework as amended from time to time. 
3.2 
Development 
3.2.1  Within  thirty  (30) Working  Days  after  the  Commencement  Date  (or  such 
other period specified in the Implementation Plan or as otherwise agreed 
by the Parties in writing) and in accordance with Paragraphs 3.3 and 3.4 
below, the Service Provider shall prepare and deliver to the Authority and 
(if required by the Authority) the Pan-Government Accreditor for approval 
a  fully  complete  and  up-to-date  Security  Management  Plan,  relating 
specifically to the Services provided under this Framework Agreement. In 
this  instance  the  “Pan  Government  Accreditor”  refers  to  the  service 
provided  by  CESG,  the  National  Technical  Authority  for  Information 
Assurance,  concerned  with  effective  management  of  information  risk 
associated with adoption of pan-government shared services 
3.2.2  If  the  Security  Management  Plan  or  any  subsequent  revision  to  it  in 
accordance  with  Paragraph  3.4  below,  is  approved  by  the  Authority  and 
(if  required  by  the  Authority)  approved  by  the  Pan-Government 
Accreditor, it shall be adopted immediately.  If the Security Management 
Plan  is  not  approved  in  accordance  with  the  foregoing,  the  Service 
Provider  shall  amend  it  within  eight  (8)  Working  Days  (or  such  other 
period as the Parties agree in writing) of a notice of non-approval (and the 
reason(s)  for  non-approval)  and  re-submit  it  to  the  Authority  and  (if 
required  by  the  Authority)  the  Pan-Government  Accreditor  for  approval. 
The  Parties  shall  use  all  reasonable  endeavours  to  ensure  that  the 
approval  process  takes  as  little  time  as  possible  and  in  any  event  no 
longer than fifteen (15) Working Days (or such other period as the Parties 
agree  in  writing)  from  the  date  of  its  first  submission  in  accordance  with 
Paragraph 3.2.1 above. If the Service Provider does not achieve approval 
of  the  Security  Management  Plan  following  its  resubmission,  the  matter 
shall be resolved in accordance with the Dispute Resolution Procedure.   
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
190 

 
 
3.3 
Content 
3.3.1  The Security Management Plan shall set out the security measures to be 
implemented  and  maintained  by  the  Service  Provider  in  relation  to  all 
aspects of the Services and all processes associated with the delivery of 
the  Services.    Furthermore,  the  Security  Management  Plan  shall  at  all 
times  comply  with  and  specify  security  measures  and  procedures  which 
are  sufficient  to  ensure  that  the  Services  comply  with  this  Schedule 
(including  the  principles  set  out  in  Paragraph  2.2  above)  and  the  other 
elements of this Framework Agreement relevant to security. 
3.3.2  The Security Management Plan (including the draft version) shall also set 
out  the  plans  for  transiting  all  security  arrangements  and  responsibilities 
from those in place at the Commencement Date to those incorporated in 
the ISMS at the date agreed between the Parties for the Service Provider 
to  meet  its  security  obligations  set  out  in  this  Framework  Agreement 
(including the Available Services). 
3.3.3  The  Security  Management  Plan  shall  be  structured  in  accordance  with 
ISO/IEC  27001  and  ISO/IEC  27002  or  equivalent,  cross-referencing  if 
necessary to other Schedules of this Framework Agreement which cover 
specific  areas  included  within  that  standard  and  shall  accord  with  the 
Security Policy Framework. 
3.3.4  The Security Management Plan shall be written in plain English and in a 
manner  which  is  readily  comprehensible  to  Service  Provider  Personnel 
and the Authority’s staff engaged in the Services and shal  not reference 
any  other  documents  which  are  not  either  in  the  possession  of  the 
Authority or otherwise specified in this Framework Agreement. 
3.4 
Amendment and Revision 
3.4.1  In  addition  to  its  obligations  under  Paragraph  3.1  above  the  Service 
Provider shall review and update the ISMS and the Security Management 
Plan annually (or such other period as agreed by the Parties in writing) to 
reflect: 
3.4.1.1 emerging changes in Good Industry Practice; 
3.4.1.2 any change or  proposed change to the Service Provider System, 
the Services and/or associated processes;  
3.4.1.3 any new, perceived or changed Breach of Security; and 
3.4.1.4 any reasonable requests by the Authority. 
3.4.2  The  Service  Provider  shall  provide  the  Authority  with  the  results  of  such 
reviews  as  soon  as  reasonably  practicable  after  their  completion  and 
amend the ISMS and Security Management Plan at no additional cost to 
the Authority. The results of the review shall include: 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
191 

 
 
3.4.2.1 suggested improvements to the effectiveness of the ISMS; 
3.4.2.2 updates to the risk assessments; 
3.4.2.3 proposed modifications to the procedures and controls that effect 
information  security  to  respond  to  events  that may  impact  on  the 
ISMS; and 
3.4.2.4 suggested  improvements  in  measuring  the  effectiveness  of 
controls. 
3.4.3  On receipt of the results of such reviews, the Authority shall approve any 
amendments or revisions to the ISMS and/or Security Management Plan 
in accordance with the process set out at Paragraph 3.2.2 above. 
3.4.4  Any change or amendment which the Service Provider proposes to make 
to  the  ISMS  and/or  the  Security  Management  Plan  shall  be  subject  to 
Clause  32  of  this  Framework  Agreement  and  shall  not  be  implemented 
until approved by the Authority. 
4. 
TESTING 
4.1 
The  Service  Provider  shall  conduct  tests  of  the  ISMS  (“Security  Tests”)  on  an 
annual basis or as otherwise agreed in writing by the Parties.  The date, timing, 
content and conduct of such Security Tests shall be Approved by the Authority. 
4.2 
The  Authority  may  send  a  representative  to  witness  the  Security  Tests  (or  any 
parts thereof). The Service Provider shall provide the Authority with the results of 
such  tests  (in  a  form  Approved  by  the  Authority)  as  soon  as  practicable  after 
completion of each Security Test. 
4.3 
Without  prejudice  to  any  other  right  of  audit  or  access  granted  to  the  Authority 
pursuant  to  this  Framework  Agreement,  the  Authority  may  and/or  its  authorised 
representatives  may,  at  any  time  and  on  reasonable  notice  to  the  Service 
Provider,  carry  out  such  tests  (including  penetration  tests)  as  it  may  deem 
necessary in relation to the ISMS and the Service Provider's compliance with and 
implementation of the ISMS and Security Management Plan. The Authority may 
notify the Service Provider in writing of the results of such tests after completion 
of  each  such  test.    Security  Tests  shall  be  designed  and  implemented so  as  to 
minimise the impact on the delivery of the Services.   
4.4 
Where any Security Test carried out pursuant to Paragraph 4.2 or 4.3 above or 
any  audit  under  Paragraph  5  below,  reveals  any  actual  or  potential  Breach  of 
Security  and/or  security  failure  or  weaknesses,  the  Service  Provider  shall 
determine  what  changes  to  the  ISMS  and  Security  Management  Plan  are 
required to remedy (as applicable) such Breach of Security and/or security failure 
or weakness.  The Service Provider shall promptly notify the Authority in writing 
of  any  such  proposed  changes.    Subject  to  the  Authority's  approval  in 
accordance  with  Paragraph  3.4.4  above,  the  Service  Provider  shall  implement 
such  changes  to  the  ISMS  and  Security  Management  Plan  in  accordance  with 
the  timetable  agreed  in  writing  with  the  Authority  or,  otherwise,  as  soon  as 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
192 

 
 
reasonably  possible.    Where  the  change  to  the  ISMS  and/or  Security 
Management Plan addresses a non-compliance with the Security Requirements 
set  out  in  this  Framework  Agreement,  the  Service  Provider  shall  implement  the 
change at no additional cost to the Authority or any Contracting Body.   
4.5 
If required by the Authority, on each anniversary of the Commencement Date the 
Service Provider shall provide to the Authority a letter from its managing director 
(or equivalent officer) confirming that having made due and careful inquiry it: 
4.5.1  has  in  the  previous  year  carried  out  all  tests  and  has  in  place  all 
procedures required in relation to security matters under this Framework 
Agreement; and  
4.5.2  is confident that its security and risk mitigation procedures with respect to 
the Services remain effective.  
5. 
COMPLIANCE WITH ISO/IEC 27001 AND AUDITING 
5.1 
If  required  by  the  Authority,  the  Service  Provider  shall  obtain  independent 
certification  of  the  ISMS  to  ISO/IEC  27001  within  twelve  (12)  months  of  the 
Commencement Date (or such other period specified in the Implementation Plan 
or  as  otherwise  agreed  by  the  Parties  in  writing)  and  shall  maintain  such 
certification  for  the  Term.    If  certain  parts  of  the  ISMS  do  not  conform  to  Good 
Industry  Practice  or  the  controls  as  described  in  ISO/IEC  27002  are  not 
consistent with the Security Requirements and, as a result the Service Provider 
reasonably  believes  that  it  is  not  compliant  with  ISO/IEC  27001,  the  Service 
Provider shall promptly notify the Authority in  writing of this and the Authority in 
its  absolute  discretion  may  waive  the  requirement  for  certification  in  respect  of 
the relevant parts. 
Authority Audit 
5.2 
The Authority shall be entitled to carry out such regular security audits as may be 
required, and in accordance with Good Industry Practice, in order to ensure that 
the  ISMS  maintains  compliance  with  the  principles  and  practices  of  ISO/IEC 
27001. 
5.3 
If,  on  the  basis  of  evidence  provided  by  such  audits,  it  is  the  Authority's 
reasonable opinion that compliance with the principles and practices of ISO/IEC 
27001  is  not  being  achieved  by  the  Service  Provider,  then  the  Authority  shall 
notify the Service Provider in writing of the same and give the Service Provider a 
reasonable period of time (having regard to the extent and criticality of any non-
compliance and any other relevant circumstances) to become compliant with the 
principles  and  practices  of  ISO/IEC  27001.    If  the  Service  Provider  does  not 
become  compliant  within  the  required  time  then  the  Authority  has  the  right  to 
obtain an independent audit against these standards in whole or in part. 
5.4 
If,  as  a  result  of  any  such  independent  audit  as  described  in  Paragraph  5.3 
above, the Service Provider is found to be non-compliant with the principles and 
practices of ISO/IEC 27001 then the Service  Provider shall, at its own expense, 
undertake  those  actions  required  in  order  to  achieve  the  necessary  compliance 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
193 

 
 
and  shall  reimburse  in  full  the  costs  incurred  by  the  Authority  in  obtaining  such 
audit. 
Service Provider Audit 
5.5 
If required by the Authority, the Service Provider shall carry out regular security 
audits  as may  be  required  in  order  to maintain delivery  of the  Services  and  the 
ISMS in compliance with: 
5.5.1  security aspects of ISO/IEC 27002:2005 or equivalent;  
5.5.2  ISO/IEC 27001 or equivalent; 
5.5.3  the Security Policy Framework; and 
5.5.4  the  requirements  issued  by  the  National  Technical  Authority  for 
Information Assurance, 
and shall promptly provide to the Authority any associated security audit reports 
and  shall  otherwise  notify  the  Authority  in  writing  of  the  results  of  such  security 
audits.  The  provisions  set  out  in  Paragraphs  5.3  and  5.4  above  shall  apply 
mutatis mutandis to this Paragraph 5.5. 
6. 
BREACH OF SECURITY 
6.1 
Either  Party  shall  (which  shall  include  the  Service  Provider  procuring  that  the 
Service Provider Personnel shall) notify the other (in each case notification must 
go  to  the  individual(s)  designated  in  the  Security  Management  Plan  (as 
amended))  in  writing  immediately  upon  becoming  aware  of  any  Breach  of 
Security  including  an  actual,  potential  or  attempted  breach,  or  threat  to,  the 
Security Management Plan and/or the ISMS. 
6.2 
Without  prejudice to  any  security  incident  notification  and  management process 
set  out  in  this  Framework  Agreement,  upon  becoming  aware  of  any  of  the 
circumstances referred to in Paragraph 6.1 above, the Service Provider shall: 
6.2.1  immediately take all reasonable steps necessary to: 
6.2.1.1 remedy  such  breach  or  protect  the  Services  and  integrity  of  the 
ISMS  against  any  such  potential  or  attempted  breach  or  threat; 
and 
6.2.1.2 prevent an equivalent breach in the future. 
Such steps shall include any action or changes required by the Authority.  If such 
action  is  taken  in  response  to  a  Breach  of  Security  that  is  determined  by  the 
Authority, acting reasonably, not to be covered by the obligations of the Service 
Provider under this Framework Agreement, then the Service Provider may refer 
the matter to the Change Control Procedure, but this shall not delay the Service 
Provider in taking steps to comply with Paragraph 6.2; and 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
194 

 
 
6.2.2  as  soon  as  reasonably  practicable  provide  to  the  Authority  full  details 
(using such reasonable reporting mechanisms as may be specified by the 
Authority  from  time  to  time)  of  the  Breach  of  Security  or  the  potential  or 
attempted Breach of Security and of the steps taken to mitigate or resolve 
them. 
7. 
MALICIOUS SOFTWARE 
7.1 
The Service Provider shall comply i) with its obligations under Clause 43 of this 
Framework Agreement, and ii) with its obligations under Clause 21.2 of all  Call-
Off Agreements 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
195 

 
 
SCHEDULE 5- NOT USED 
  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
196 

 
 
 [SCHEDULE 6 - OPTIONAL – TESTING] 
1. 
INTRODUCTION 
This schedule sets out the approach to Testing and the different Testing activities to be 
undertaken,  including  the  preparation  and  agreement  of  the  Test  Strategy  and  Test 
Plans.  The  primary  purpose  of  Testing  shal   be  to  demonstrate  to  the  Customer’s 
satisfaction that the Contingent Labour Services have been implemented in accordance 
with the requirements of this Contract, and that they are ready for operational use. 
2. 
TESTING OVERVIEW 
2.1 
All Tests conducted by the Service Provider shall be conducted in accordance with the 
Test Strategy and the Test Plans. 
2.2 
Any  disputes  between  the  Service  Provider  and  the  Customer  regarding  this  Testing 
shall be referred to the Dispute Resolution Procedure. 
3. 
TEST STRATEGY 
3.1 
The Service Provider shall develop the final Test Strategy as soon as practicable but in 
any  case  no  later  than  the  date  specified  in  the  Implementation  Plan  (or  such  other 
period as the Parties may agree). 
3.2 
The final Test Strategy shall include: 
3.2.1 
an  overview  of  how  Testing  will  be  conducted  in  relation  to  the 
Implementation Plan; 
3.2.2 
the  process  to  be  used  to  capture  and  record  Test  results  and  the 
categorisation of Test Issues; 
3.2.3 
the  procedure  to  be  followed  should  a  Deliverable  fail  a  Test  or  where  a 
Deliverable  produces  unexpected  results,  including  a  procedure  for  the 
resolution of Test Issues; 
3.2.4 
the procedure to be followed to sign off each Test; and 
3.2.5 
the process for the production and maintenance of reports relating to Tests. 
4. 
TEST PLANS 
4.1 
The Service Provider shall develop Test Plans for the Approval of the Customer as soon 
as  practicable  but  in  any  case  no  later  than  twenty  (20)  Working  Days  (or  such  other 
period as the Parties may agree in the Test Strategy or otherwise) prior to the start date 
for the relevant Testing as specified in the Implementation Plan. 
4.2 
Each Test Plan shall include as a minimum: 
4.2.1 
the  relevant  Test  definition  and  the  purpose  of  the  Test,  the  Milestone  to 
which it relates, the requirements being Tested; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
197 

 
 
4.2.2 
a detailed procedure for the Tests to be carried out, including: 
4.2.2.1 
the timetable for the Tests including start and end dates; 
4.2.2.1 
the Testing mechanism and the detailed success criteria ; 
4.2.2.2 
dates  and  methods  by  which  the  Customer  can  inspect  Test 
results; 
4.2.2.3 
the  mechanism  for  ensuring  the  quality,  completeness  and 
relevance of the Tests; 
4.2.2.4 
the process with which the Customer will review Test Issues and 
progress on a timely basis; and 
4.2.2.5 
the  re-Test  procedure,  the  timetable  and  the  resources  which 
would be required for re-Testing. 
4.3 
The  Customer  shall  not  unreasonably  withhold  or  delay  its  Approval  of  the  Test  Plans 
and the Service Provider shall implement any reasonable requirements of the Customer 
in the Test Plans. 
5. 
TESTING 
5.1 
When the Service Provider has completed the Services in respect of a Milestone it shall 
submit any Deliverables relating to that Milestone for Testing. 
5.2 
Each party shall bear its own costs in respect of the Testing.  However, if a Milestone is 
not  Achieved  the  Customer  shall  be  entitled  to  recover  from  the  Service  Provider,  any 
reasonable additional costs it may incur as a direct result of further review or re-Testing 
of a Milestone. 
5.3 
If  the  Service  Provider  successfully  completes  the  requisite  Tests,  the  Customer  shall 
issue a Satisfaction Certificate as soon as reasonably practical following such successful 
completion.    Notwithstanding  the  issuing  of  any  Satisfaction  Certificate,  the  Service 
Provider shall remain solely responsible for ensuring that the Services are implemented 
in accordance with this Contract.  
6. 
TEST ISSUES 
Where  a  Test  Issue  is  identified  by  the  Service  Provider,  the  Parties  shall  agree  how 
such  Test  Issue  shall  be  dealt  with  and  any  failure  to  agree  by  the  Parties  shall  be 
resolved in accordance with the Dispute Resolution Procedure. 
7. 
TEST QUALITY AUDIT 
7.1 
Without  prejudice  to  its  rights  pursuant  to  Clause  30,  the  Customer  or  an  agent  or 
Temporary  Worker  appointed  by  the  Customer  may  perform  on-going  quality  audits  in 
respect of any part of the Testing. 
7.2 
If the Customer has any concerns following an audit in accordance with paragraph 7.1 
above  the  Customer  will  discuss  such  concerns  with  the  Service  Provider,  giving  the 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
198 

 
 
Service Provider the opportunity to provide feedback in relation to specific activities, and 
subsequently  prepare  a  written  report  for  the  Service  Provider  detailing  the  same  to 
which the Service Provider shall, within a reasonable timeframe, respond in writing. 
7.3 
In the event of an inadequate response to the written report from the Service Provider, 
the Customer (acting reasonably) may withhold a Satisfaction Certificate until the issues 
in the report have been addressed to the reasonable satisfaction of the Customer. 
8. 
OUTCOME OF TESTING 
8.1 
The  Customer  will  issue  a  Satisfaction  Certificate  when  it  is  satisfied  that  a  Milestone 
has been Achieved. 
8.2 
If any  Milestones (or  any relevant part thereof) do not pass the Test  in respect  thereof 
then: 
8.2.1 
the  Service  Provider  shall  rectify  the  cause  of  the  failure  and  re-submit  the 
Deliverables (or the relevant part) to Testing, provided that the Parties agree 
that there is sufficient time for that action prior to the relevant Milestone Date; 
or 
8.2.2 
the Parties shall treat the failure as a Service Provider’s Default.   
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
199 

 
 
APPENDIX:  SATISFACTION CERTIFICATE 
 
To: 
 
[insert name of Service Provider ]  
FROM: 
[insert name of Customer] 
[insert Date dd/mm/yyyy] 
 
Dear Sirs, 
SATISFACTION CERTIFICATE 
Milestones:  [Guidance  Note  to  Customer:  Insert  description  of  the  relevant 
Deliverables/Milestones

We  refer  to  the  agreement  ("Contract")  relating  to  the  provision  of  the  [               ]  Services 
between  the  [insert  Customer  name]  ("Customer")  and  [insert  Service  Provider  name]  
("Service Provider") dated [insert contract start date dd/mm/yyyy ]. 
The definitions for terms capitalised in this certificate are set out in the Contract. 
[We confirm that all of the Milestones have been successfully Achieved by the Service Provider  
in accordance with the Test relevant to those Milestones.] 
 
Yours faithfully 
[insert Name] 
[insert Position] 
acting on behalf of [insert name of Customer] 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
200 

 
 
SCHEDULE 7: DISASTER RECOVERY AND BUSINESS CONTINUITY 
 
The  Service  Provider  shall  comply  with  the  requirements  of  the  Framework  Agreement 
Schedule 10 which for the avoidance of doubt is reproduced below: 
 
1. 
PURPOSE OF THIS SCHEDULE 
1.1 
This  Schedule  sets  out  the  Authority’s  requirements  for  ensuring  continuity  of  the 
business  processes  and  operations  supported  by  the  Services  in  circumstances  of 
Service  disruption  or  failure  and  for  restoring  the  Services  through  business  continuity 
and as necessary disaster recovery procedures.  It also includes the requirement on the 
Service Provider to develop, review, test, change and maintain a BCDR Plan in respect 
of the Services. 
1.2 
The BCDR Plan shall be divided into three parts: 
1.2.1 
Part  A  which  shall  set  out  general  principles  applicable  to  the  BCDR  Plan 
("General Principles"). 
1.2.2 
Part  B  which  shall  relate  to  business  continuity  ("Business  Continuity 
Plan"
); and 
1.2.3 
Part  C  which  shall  relate  to  disaster  recovery  ("Disaster  Recovery  Plan"); 
and 
1.3 
The BCDR Plan shall detail the processes and arrangements which the Service Provider 
shall follow to ensure continuity of the business processes and operations supported by 
the  Services  following  any  failure  or  disruption  of  any  element  of  the  Services  and  the 
recovery of the Services in the event of a Disaster. 
2. 
DEVELOPMENT OF BCDR PLAN 
2.1 
The  BCDR  Plan  shall  unless  otherwise  required  by  the  Authority  in  writing,  be  based 
upon  and  be  consistent with  the  provisions  of  paragraphs  3  and  5  of this  Schedule  10 
(Business Continuity and Disaster Recovery Provisions). 
2.2 
The  Service  Provider  shall  ensure  that  its  Sub-Contractors'  disaster  recovery  and 
business continuity plans are integrated with the BCDR Plan. 
3. 
PART A - GENERAL PRINCIPLES AND REQUIREMENTS 
3.1 
The BCDR Plan shall: 
3.1.1 
set  out  how  its  business  continuity  and  disaster  recovery  elements  link  to 
each other; 
3.1.2 
provide details of how the invocation of any element of the BCDR Plan may 
impact upon the operation of the Services; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
201 

 
 
3.1.3 
contain  an  obligation  upon  the  Service  Provider  to  liaise  with  the  Authority 
and (at the Authority's request) any Related Service Provider with respect to 
issues  concerning  business  continuity  and  disaster  recovery  where 
applicable; 
3.1.4 
detail  how  the  BCDR  Plan  links  and  interoperates  with  any  overarching 
and/or  connected  disaster  recovery  or  business  continuity  plan  of  the 
Authority  and  any  of  its  other  Related  Service  Providers  as  notified  to  the 
Service Provider by the Authority from time to time; 
3.1.5 
contain a communication strategy including details of an incident and problem 
management  service  and  advice  and  help  desk  facility  which  can  be 
accessed via multi-channels (including but without limitation a web-site (with 
FAQs), e-mail, phone and fax) for both portable and desk top configurations, 
where required by the Authority; 
3.1.6 
contain a risk analysis, including: 
3.1.6.1 
failure or  disruption scenarios and assessments and estimates of 
frequency of occurrence; 
3.1.6.2 
identification of any single points of failure within the Services and 
processes for managing the risks arising therefrom; 
3.1.6.3 
identification  of  risks  arising  from  the  interaction  of  the  Services 
with the services provided by a Related Service Provider; and 
3.1.6.4 
a  business  impact  analysis  (detailing  the  impact  on  business 
processes  and  operations)  of  different  anticipated  failures  or 
disruptions; 
3.1.7 
provide  for  documentation  of  processes,  including  business  processes,  and 
procedures; 
3.1.8 
set out key contact details (including roles and responsibilities) for the Service 
Provider (and any Sub-Contractors) and for the Authority; 
3.1.9 
identify the procedures for reverting to "normal service"; 
3.1.10 
set out method(s) of recovering or updating data collected (or which ought to 
have been collected) during a failure or disruption to minimise data loss and 
to preserve data integrity; 
3.1.11 
identify  the  responsibilities  (if  any)  that  the  Authority  has  agreed  that  it,  or 
Contracting  Bodies  will  assume  in  the  event  of  the  invocation  of  the  BCDR 
Plan; and 
3.1.12 
provide for the provision of technical advice and assistance to key contacts at 
the  Authority  and  Contracting  Bodies  as  notified  by  the  Authority  and 
Contracting  Bodies  from  time  to  time  to  inform  decisions  in  support  of  the 
Authority and Contracting Bodies business continuity plans. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
202 

 
 
3.2 
The BCDR Plan shall be designed so as to ensure that: 
3.2.1 
the  Services  are  provided  in  accordance  with  this  Agreement  and  any  Call-
Off Agreement at all times during and after the invocation of the BCDR Plan; 
3.2.2 
the  adverse  impact  of  any  Disaster,  service  failure,  or  disruption  on  the 
operations  of  the  Authority  and  Contracting  Bodies  is  minimal  as  far  as 
reasonably possible; 
3.2.3 
it  aligns  with  the  relevant  provisions  of  ISO/IEC17799:2000,  BS15000  (as 
amended) and all other industry standards from time to time in force; and 
3.2.4 
there is a process for the management of disaster recovery testing detailed in 
the BCDR Plan. 
3.3 
The BCDR Plan must be upgradeable and sufficiently flexible to support any changes to 
the  Services  or  to  the  business  processes  facilitated  by  and  the  business  operations 
supported by the Services. 
3.4 
The  Service  Provider  shall  not  be  entitled  to  any  relief  from  its  obligations  under  the 
KPIS  or  Service  Levels  or  to  any  increase  in  the  Framework  Prices  or  the  charges 
payable  under  any  Call-Off  Agreement  to  the  extent  that  a  Disaster  occurs  as  a 
consequence  of  any  breach  by  the  Service  Provider  of  this  Agreement  or  the  relevant 
Call-Off Agreement. 
4. 
PART B - BUSINESS CONTINUITY ELEMENT - PRINCIPLES AND CONTENTS 
4.1 
The  Business  Continuity  Plan  shall  set  out  the  arrangements that  are  to be  invoked  to 
ensure  that  the  business  processes  and  operations  facilitated  by  the  Services  remain 
supported and to ensure continuity of the business operations supported by the Services 
including but not limited to and unless the Authority expressly states otherwise in writing: 
4.1.1 
the  alternative  processes,  (including  business  processes),  options  and 
responsibilities that may be adopted in the event of a failure in or disruption to 
the Services; and 
4.1.2 
the  steps  to  be  taken  by  the  Service  Provider  upon  resumption  of  the 
Services in order  to address any prevailing effect of the failure or  disruption 
including a root cause analysis of the failure or disruption. 
4.2 
The Business Continuity Plan shall address the various possible levels of failures of or 
disruptions to the Services and the services to be provided and the steps to be taken to 
remedy the different levels of failure and disruption.  The Business Continuity Plan shall 
also  clearly  set  out  the  conditions  and/or  circumstances  under  which  the  Disaster 
Recovery Plan is invoked. 
5. 
PART C - DISASTER RECOVERY ELEMENT - PRINCIPLES AND CONTENTS 
5.1 
The Disaster Recovery Plan shall be designed so as to ensure that upon the occurrence 
of  a  Disaster the  Service  Provider  ensures continuity  of  the  business  operations  of the 
Authority  and  Contracting  Bodies  supported  by  the  Services  following  any  Disaster  or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
203 

 
 
during  any  period  of  service  failure  or  disruption  with,  as  far  as  reasonably  possible, 
minimal adverse impact. 
5.2 
The Disaster Recovery Plan shall only be invoked upon the occurrence of a Disaster. 
5.3 
The Disaster Recovery Plan shall  to the extent agreed as necessary with the Authority 
include the following: 
5.3.1 
the technical design and build specification of the Disaster Recovery System; 
5.3.2 
details  of  the  procedures  and  processes  to  be  put  in  place  by  the  Service 
Provider and any Sub-Contractor in relation to the Disaster Recovery System 
and  the  provision  of  the  Disaster  Recovery  Services  and  any  testing  of  the 
same including but not limited to the following: 
5.3.2.1 
data centre and disaster recovery site audits; 
5.3.2.2 
backup  methodology  and  details  of  the  Service  Provider's 
approach to data back-up and data verification; 
5.3.2.3 
identification of all potential disaster scenarios; 
5.3.2.4 
risk analysis; 
5.3.2.5 
documentation of processes and procedures; 
5.3.2.6 
hardware configuration details; 
5.3.2.7 
network  planning  including  details  of  all  relevant  data  networks 
and communication links; 
5.3.2.8 
invocation rules; 
5.3.2.9 
Services recovery procedures; 
5.3.2.10 
steps  to  be  taken  upon  Services  resumption  to  address  any 
prevailing effect of the Services failure or disruption; 
5.3.3 
any  applicable  service  levels  with  respect  to  the  provision  of  Disaster 
Recovery  Services  and  details  of  any  agreed  relaxation  upon  the  Service 
Levels during any period of invocation of the Disaster Recovery Plan; 
5.3.4 
details  of  how  the  Service  Provider  shall  ensure  compliance  with  security 
standards ensuring that compliance is maintained for any period during which 
the Disaster Recovery Plan is invoked; 
5.3.5 
access controls (to any disaster recovery sites used by the Service Provider  
or any Sub-Contractor in relation to its obligations pursuant to this Schedule 
10); and 
5.3.6 
testing and management arrangements. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
204 

 
 
6. 
PROVISION, REVIEW AND AMENDMENT OF THE BCDR PLAN 
6.1 
The  Service  Provider  shall  provide  a  draft  of  the  BCDR  Plan  within  forty  (40)  Working 
Days following the Commencement Date. 
6.2 
The Service Provider shall review part or all of the BCDR Plan (and the risk analysis on 
which it is based): 
6.2.1 
on a regular basis and as a minimum once every six (6) Months; 
6.2.2 
within three (3) Months of the BCDR Plan (or any part) having been invoked 
pursuant to paragraph 8 of this Schedule; and 
6.2.3 
where  the  Authority  requests  any  additional  reviews  (over  and  above  those 
provided for in paragraphs 6.2.1 and 6.2.2 of this Schedule) by notifying the 
Service  Provider  to  such  effect  in  writing,  whereupon  the  Service  Provider 
shall  conduct  such  reviews  in  accordance  with  the  Authority's  written 
requirements.  The costs of both Parties for any such additional reviews will 
be met by the Authority. 
6.3 
Each  review  pursuant  to  paragraph  6.1  of  the  BCDR  Plan  shall  be  a  review  of  the 
procedures  and  methodologies  set  out  in  the  BCDR  Plan  and  shall  assess  their 
suitability  having  regard  to  any  change  to  the  Services  or  any  underlying  business 
processes and operations facilitated by or supported by the Services which have taken 
place since the later of the original approval of the BCDR Plan or the last review of the 
BCDR Plan and shall also have regard to the occurrence of any event since that date (or 
the  likelihood  of  any  such  event  taking  place  in  the  foreseeable  future)  which  may 
increase  the  likelihood  of  the  need  to  invoke  the  BCDR  Plan.    The  review  shall  be 
completed by the Service Provider within the period required by the BCDR Plan or if no 
such period is required within such period as the Authority shall reasonably require.  The 
Service Provider shall, within twenty (20) Working Days of the conclusion of each such 
review  of  the  BCDR  Plan,  provide  to  the  Authority  a  report  ("Review  Report")  setting 
out: 
6.3.1 
the findings of the review; 
6.3.2 
any changes in the risk profile associated with the Services; and 
6.3.3 
the  Service  Provider's  proposals  ("Service  Provider's  Proposals")  for 
addressing any changes in the risk profile and its proposals for amendments 
to the BCDR Plan following the review detailing the impact (if any and to the 
extent that the Service Provider can reasonably be expected to be aware of 
the  same)  that  the  implementation  of  such  proposals  may  have  on  any 
services or systems provided by a third party. 
6.4 
The  Service  Provider  shall  as  soon  as  is  reasonably  practicable  after  receiving  the 
Authority's  approval  of  the  Service  Provider's  Proposals  (having  regard  to  the 
significance  of  any  risks  highlighted  in  the  Review  Report)  effect  any  change  in  its 
practices  or  procedures  necessary  so  as  to  give  effect  to  the  Service  Provider's 
Proposals.  Any such change shall be at the Service Provider's expense unless it can be 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
205 

 
 
reasonably  shown  that  the  changes  are  required  because  of  a  material  change  to  the 
project’s risk profile. 
7. 
TESTING OF THE BCDR PLAN 
7.1 
The Service Provider shall test the BCDR Plan on a regular basis (and in any event not 
less than once in every year during the Term).  Subject to paragraph 7.2, the Authority 
may require the Service Provider to conduct additional tests of some or all aspects of the 
BCDR  Plan  at  any  time  where  the  Authority  considers  it  necessary,  including  where 
there has been any change to the Services or any underlying business processes, or on 
the occurrence of any event which may increase the likelihood of the need to implement 
the BCDR Plan. 
7.2 
If  the  Authority  requires  an  additional  test  of  the  BCDR  Plan  it  shall  give  the  Service 
Provider  written  notice  and  the  Service  Provider  shall  conduct  the  test  in  accordance 
with  the  Authority's  requirements  and  the  relevant  provisions  of  the  BCDR  Plan.    The 
Service Provider's costs of the additional test shall be borne by the Authority unless the 
BCDR  Plan  fails  the  additional  test  in  which  case  the  Service  Provider's  costs  of  that 
failed test shall be borne by the Service Provider. 
7.3 
Following  each  test,  the  Service  Provider  shall  send  to  the  Authority  a  written  report 
summarising the results of the test and shall promptly implement any actions or remedial 
measures which the Authority considers to be necessary as a result of those tests. 
7.4 
The  Service  Provider  shall  undertake  and  manage  testing  of  the  BCDR  Plan  in  full 
consultation  with  the  Authority  and  shall  liaise  with  the  Authority  in  respect  of  the 
planning,  performance, and  review,  of  each test,  and  shall  comply  with  the  reasonable 
requirements of the Authority in this regard.  Where required by the Authority, each test 
shall be carried out under the supervision of the Authority or its nominee. 
7.5 
The Service Provider shall ensure that any use by it or any Sub-Contractor of "live" data 
in such testing is first approved with the Authority.  Copies of live test data used in any 
such  testing  shall  be  (if  so  required  by  the  Authority)  destroyed  or  returned  to  the 
Authority on completion of the test. 
7.6 
The  Service  Provider  shall,  within  twenty  (20) Working  Days  of  the  conclusion  of  each 
test, provide to the Authority a report setting out: 
7.6.1 
the outcome of the test; 
7.6.2 
any  failures  in  the  BCDR  Plan  (including  the  BCDR  Plan's  procedures) 
revealed by the test; and 
7.6.3 
the Service Provider's proposals for remedying any such failures. 
7.7 
Following  each  test,  the  Service  Provider  shall  take  all  measures  requested  by  the 
Authority, (including requests for the re-testing of the BCDR Plan) to remedy any failures 
in  the  BCDR  Plan  and  such  remedial  activity  and  re-testing  shall  be  completed  by  the 
Service Provider, at no additional cost to the Authority, by the date reasonably required 
by the Authority and set out in such notice. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
206 

 
 
7.8 
For the avoidance of doubt, the carrying out of a test of the BCDR Plan (including a test 
of  the  BCDR  Plan’s  procedures)  shal   not  relieve  the  Service  Provider  of  any  of  its 
obligations under this Schedule 10 or otherwise. 
7.9 
The  Service  Provider  shall  also  perform  a  test  of  the  BCDR  Plan  as  part  of  the 
commissioning of the Services. 
8. 
INVOCATION OF THE BUSINESS CONTINUITY AND DISASTER RECOVERY PLAN 
8.1 
In  the  event  of  a  complete  loss  of  service  or  in  the  event  of  a  Disaster,  the  Service 
Provider  shall  immediately  invoke  the  BCDR  Plan  (and  shall  inform  the  Authority 
promptly  of  such  invocation).    In  all  other  instances  the  Service  Provider  shall  only 
invoke or test the BCDR Plan with the prior consent of the Authority. 
8.2 
Following  a  request  from  the  Authority,  the  Service  Provider  shall  provide  a  written 
incident report and the BCDR Plan review following a plan invocation, but in any event 
within twenty (20) Working Days of full business recovery. 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
207 

 
 
SCHEDULE 8: SERVICE LEVELS  
 
1. 
SCOPE 
This  Schedule  8  sets  out  the  Service  Levels  which  the  Service  Provider  is  required  to 
achieve when delivering the Services, the mechanism by which Service Failures will be 
managed and the method by which the Service Provider's performance of the Services 
by the Service Provider will be monitored.  This Schedule comprises: 
1.1 
Part A: Service Levels; 
1.2 
Part B: Performance Monitoring. 
Part A: Service Levels 
2. 
GENERAL PROVISIONS 
2.1 
The Service Provider shall provide a proactive contract manager who shall be a member 
of the Key Personnel  to ensure that all Service Levels are met  to the highest  standard 
throughout the Contract Period. 
2.2 
The  Service  Provider  shall  provide  support  and  advice  through  the  provision  of  a 
dedicated contract manager, where required on matters relating to:  
2.2.1 
Service availability;  
2.2.2 
Accessibility;   
2.2.3 
Turnaround times of all Services;  
2.2.4 
Essential downtime; 
2.2.5 
Customer support; and 
2.2.6 
Accurate and timely billing of customers. 
3. 
PRINCIPAL POINTS 
3.1 
The objectives of the Service Levels remedial action provisions at paragraph 5 are to: 
3.1.1 
ensure  that  the  Services  are  of  a  consistently  high  quality  and  meet  the 
requirements of the Customer; 
3.1.2 
provide  a  mechanism  whereby  the  Customer  can  attain  meaningful 
recognition of inconvenience and/or loss resulting from the Service Provider’s 
failure to deliver the level of Service for which it has contracted to deliver; and 
3.1.3 
incentivise  the  Service  Provider  to  meet  the  Service  Levels  and  to  remedy 
any failure to meet the Service Levels expeditiously. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
208 

 
 
4. 
SERVICE LEVELS 
4.1 
The  Appendix  to  this  Part  A  of  this  Schedule  sets  out  Service  Levels  for  the  Services,  
the performance of which the Parties have agreed to measure. 
4.2 
The Service Provider shall monitor its performance of each of the Services referred to in 
Appendix  A  by  reference  to  the  Service  Level(s)  for  that  part  of  the  Service  and  shall 
send the Customer a report (a “Service Level Performance Report”) detailing the level 
of  service  which  was  achieved  in  accordance  with  the  provisions  of  part  B  of  this 
Schedule 8. 
4.3 
The Service Provider shall, at all times, provide the Services in such a manner that the 
Service Level for each Service is achieved. 
4.4 
If the level of performance of the Service Provider of any element of the Services during 
Contract  Period  constitutes  a  Critical  Service  Failure, the  Customer  shall  be  entitled  to 
terminate this Contract pursuant to Clause 24.13. 
5.  REMEDIES FOR FAILURE TO ACHIEVE SERVICE LEVELS 
5.1.  Without  prejudice  to  any  other  rights  or  remedies  arising  under  this  Contract  in 
particular the rights set out in Clause 24 if the Service Provider fails to achieve any of 
the  Service  Levels  in  accordance  with  paragraph  4  above  the  Service  Provider 
acknowledges  and  agrees  that  the  Customer  shall  have  the  right  to  exercise  (in  its 
absolute  sole  discretion)  all  or  any  of  the  following  remedial  actions  set  out  in 
paragraphs 5.2 to 5.7 below. 
5.2. The Customer shall be entitled to require the Service Provider, and the Service Provider 
agrees to attend,  within a reasonable time one (1)  or more meetings at the request of 
the Customer in order to resolve the issues raised by the Customer in its notice to the 
Service Provider requesting such meetings. 
5.3. Subject  to  the  Customer  consulting  initially  with  the  Authority,  the  Customer  shall  be 
entitled to require the Service Provider, and the Service Provider agrees to prepare and 
provide  to  the  Customer,  an  improvement  plan  (a  “Service  Improvement  Plan”)  within 
fourteen  (14)  days  of  a  formal  written  request  by  the  Customer  for  such  improvement 
plan,  invoking  this  paragraph  5.3  to  Schedule  8.  The  Customer  shall  be  entitled  to 
approve such improvement plan and require that the  Service Provider implement such 
improvement plan as soon as reasonably practicable. 
5.4. Subject  to  the  Customer  consulting  initially  with  the  Authority,  the  Customer  shall  be 
entitled  to  serve  a formal  written  Service  Improvement  Notice  on the  Service  Provider 
invoking  this  paragraph  5.4  to  Schedule  8.  and  the  Service  Provider  shall  implement 
such requirements for improvement as set out in the Service Improvement Notice. 
5.5. In the event that the Customer has, in its absolute sole discretion,  invoked one or more 
of the remedies set out in paragraphs 5.2 to 5.4 above and the Service Provider either: 
5.5.1  fails  to  implement  an  improvement  plan  approved  by  the  Customer  pursuant  to 
paragraph 5.3; and/or 
5.5.2  fails  to  implement  such requirements for  improvement  as  set  out  in  the Service 
Improvement Notice; and/or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
209 

 
 
5.5.3  fails  to  comply  with  any  reasonable  request  made  by  the  Customer  within  such 
reasonable timescales as have been specified by the Customer;  
then (without prejudice to any other rights and remedies of termination  provided for in 
the Contract), the Service Provider’s shal  be deemed to be in material Default and the 
Customer shall be entitled to by notice in writing terminate this Framework Agreement 
in accordance with Clause 24.4.  
 
Part B Performance Monitoring 
Performance  Monitoring  arrangements  shall  be  as  specified  in  Appendix  B  to 
this Schedule 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
210 

 
 
APPENDIX:  TO PART A 
SERVICE LEVELS 
 
Performance Metric 
Min Level 
Measure 
S43
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
211 

 
 
 
APPENDIX:  PART B - PERFORMANCE MONITORING 
1. 
PRINCIPAL POINTS 
1.1 
This Appendix to Part B provides the methodology for monitoring the Services: 
1.1.1 
to ensure that the Service Provider is complying with the Service Levels; and 
1.1.2 
for identifying any failures to achieve Service Levels in the performance of the 
Service Provider and/or delivery of the Services. 
2. 
PERFORMANCE MONITORING AND PERFORMANCE REVIEW 
2.1 
The Service Provider shall provide 
S43
S43
2.2 
The  Parties  shall  attend  meetings  to  discuss  Service  Levels  ("Performance  Review 
Meetings") as agreed between the Parties.  The Performance Review Meetings will be a 
forum  for  the  review  by  the  Service  Provider  and  the  Customer  of  the  Service  Level 
Performance Report.   
2.3 
The  Customer  shall  be  entitled  to  raise  any  additional  questions  and/or  request  any 
further information regarding any failure to achieve Service Levels. 
2.4 
The  Service  Provider  shall  provide  to  the  Customer  such  supporting  documentation  as 
the Customer may reasonably require in order  to verify the level of the performance  of 
the Service.  
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
212 

 
 
APPENDIX:  PERFORMANCE REPORT 
 
Performance 
 
 
 
ACTUAL 
Not 
Performance Metric 
Min Level 
Measure 
Achieved 
LEVEL 
Achieved 
ACHIEVED 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S43
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
213 

 
 
APPENDIX:  – PERFORMANCE REPORT (CONT.) 
APPENDIX:   
 
Performance 
 
 
 
ACTUAL 
Not 
Performance Metric 
Min Level 
Measure 
Achieved 
LEVEL 
Achieved 
ACHIEVED 
 
 
 
 
 
 
S43
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
214 

 
 
SCHEDULE 9:   DIVERSITY & EQUALITY 
1.  INTRODUCTION 
This Schedule sets out the Diversity and Equality requirements which are applicable 
to the provision of the Services. This Schedule comprises: 
1.1 
Part A: Low Risk and / or Low Value Procurement 
1.2 
Part B: High Risk and / or High Value Procurement 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
215 

 
 
PART A 
Low Risk and / or Low Value Procurement 
1. 
GENERAL 
1.1 
The  Service  Provider  acknowledges  that  the  Customer  has  a  ‘duty  to 
promote’  equality  and  must  at  all  times  be  seen  to  be  actively  promoting 
equality  of  opportunity  for,  and  good  relations  between,  all  persons, 
irrespective of their race, gender, gender reassignment, disability, age, sexual 
orientation  or  religion/belief  or  in  terms  of  pregnancy  and  maternity  or 
marriage and civil partnership. The Service Provider must ensure that each of 
its  Sub-Contractors  and  Suppliers  involved  in  delivery  of  this  Contract  are 
aware  of,  and  acknowledge,  that  the  Customer  has  a  ‘duty  to  promote’ 
equality. 
1.2 
In delivering the Services, the Service Provider shall, and shall procure that its 
Sub-Contractors  and  Suppliers,  assist  and  cooperate  with  the  Customer  in 
satisfying  Equality  duties  by  fully  complying  with  the  requirements  of  this 
Schedule. 
2. 
COMPLIANCE 
2.2 
The Service Provider acknowledges the provisions of the Equality Legislation.  
2.3 
The  Service  Provider  shall  provide  a  copy  of  their  Diversity  and  Equality 
Policy  in  accordance  with  paragraphs  2.5  and  2.6  (and  sub  paragraphs)  of 
this Schedule, within six (6) Months of the Commencement Date, and on any 
revision within the Contract Period thereafter.   
2.4 
The  Service  Provider  will  provide  workforce  monitoring  data  in  accordance 
with paragraph 3 (and sub paragraphs) of this Schedule, within six (6) Months 
of  the  Commencement  Date  and  annually  thereafter  during  the  Term  of  the 
Contract.  
2.5 
The Customer will consider and agree the submissions made by the Service 
Provider  when  complying  with  paragraphs  2  and  3  of  this  Schedule.  Any 
issues will be raised with the Service Provider by the contract manager acting 
on behalf of the Customer. If an issue relates to a Sub-Contractor or Supplier, 
the Service Provider must raise and resolve the issue with the Sub-Contractor 
or  Supplier.  Once  submissions  are  approved  by  the  Customer  the  Service 
Provider  will  formally  review,  revise  and  resubmit  all  information  required  in 
paragraph  2.2  and  paragraph  2.3  on  an  annual  basis.  Diversity  and  equality 
aspects  will  also  be  discussed  jointly  by  the  Customer  and  the  Service 
Provider as an ongoing item at the Contract review meetings.  
2.6 
The Service Provider shall produce a Diversity and Equality Policy  within six 
(6) Months of the Commencement Date to which it shall adhere in delivering 
the Services, though it does not have to be specific to the contract, the Policy, 
as a minimum shall: 
a)   address the prevention of unlawful discrimination and promoting equality 
of opportunity in respect of: 
i) 
Race 
ii) 
Gender 
iii) 
Gender reassignment 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
216 

 
 
iv) 
Disability 
v) 
Age 
vi) 
Sexual orientation 
vii) 
Religion/Belief 
viii) 
Pregnancy and Maternity 
ix) 
Marriage and Civil Partnerships, 
 
b)  Contain commitment and sign off from senior management, 
c)  Apply  to  the  treatment  of  Staff,  Customers,  Sub-Contractors,  Suppliers 
and other stakeholders, 
d)  Identifies the structures (if any) already in place, or which will be in place 
(and by when) and what resources are, or will be (and by when), directed 
towards diversity and equality  within the Service Provider ’s organisation 
including in relation to: 
i. 
Harassment 
ii. 
Bullying 
iii. 
Victimisation 
iv. 
Recruitment procedures 
v. 
Staff training and development, and 
 
e)  Provides  for  the  setting  and  monitoring  of  targets  in  relation  to  diversity 
and equality, and 
f)  Details how the policy will be (and by when) communicated to Staff, Sub-
Contractors and Suppliers. 
2.7 
In delivering the Services, the Service Provider shall provide written evidence 
that demonstrate: 
a) 
reasonable adjustments are made, as required by Equality Legislation 
to make those Services accessible to disabled people and that in the 
case  of  Information  Technology  services,  those  services  are  in 
accordance with the Customer’s standards; 
b) 
all  Staff  have  had  appropriate  training  so  that  they  understand  the 
duties  required  by  Equality  Legislation  not  to  discriminate  and  to 
promote equality 
2.8  
The  Customer  may  request  further  information  and  assurance  relating  to 
Diversity & Equality at any point during the duration of this Contract. 
2.9 
The Service Provider shall notify the Customer  of the details of any diversity 
and equality cases and tribunals (including volumes and outcomes) relating to 
the Service Provider and any Sub-Contractors or Suppliers. 
3. 
MONITORING AND REPORTING 
3.1 
The  Service  Provider  shall  provide  workforce  monitoring  data  as  detailed  in 
paragraph  3.2  of  this  Schedule.  A  template  for  data  collected  in  paragraphs 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
217 

 
 
3.2, 3.3 and 3.4 will be provided by the Customer.  Completed templates for 
the  Service  Provider  and  each  Sub-Contractor  will  be  submitted  by  the 
Service  Provider  with  the  Diversity  and  Equality  Delivery  Plan  within  six  (6) 
Months  of  the  Commencement  Date  and  annually  thereafter.    Service 
Providers are required to provide workforce monitoring data for the workforce 
involved in delivery of this Contract.  Data in respect of the candidates offered 
to the Customer in accordance with the terms of this Contract would however 
be  well  received  by  the  Customer.    Service  Providers  and  any  Sub-
Contractors  are  required  to  submit  percentage  figures  only  in  response  to 
paragraphs 3.2(a), 3.2(b) and 3.2(c). 
3.2. 
The  Service  Provider  and  Sub-Contractors  will  each  provide  separate 
information detailing: 
a) 
the proportion of employees who are: 
i) 
female; and/or 
ii) 
disabled; 
iii) 
those who prefer not to state gender and/or disability. 
b) 
the proportion of Staff who in terms of ethnicity are: 
White 
i) 
white British; 
ii) 
white Irish; 
iii) 
of any other white background. 
Mixed 
iv) 
white and black Caribbean; 
v) 
white and black African; 
vi) 
white and Asian; 
vii) 
of any other mixed background. 
Asian or Asian British 
viii) 
Indian; 
ix) 
Pakistani; 
x) 
Bangladeshi; 
xi) 
of any other Asian background. 
Black or Black British 
xii) 
Caribbean; 
xiii) 
African; 
xiv) 
of any other Black background. 
Chinese or other ethnic group 
xv) 
Chinese; 
xvi) 
of any other ethnic group. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
218 

 
 
Prefer not to state 
xvii) 
Prefer not to state ethnicity. 
 
For the avoidance of doubt, the seventeen (17) percentage figures submitted 
under  categories  i)  to  xvii)  of  this  paragraph  3.2(b)  (in  each  template  in 
respect  of  the  Service  Provider’s  employees  and  each  Sub-Contractors 
employees) should total one hundred percent (100%). 
c) 
The Service Provider will provide details of the proportion of i) its Sub-
Contractors  and  ii)  Suppliers  retained  in  relation  to  this  Contract  that 
are: 
i) 
small  to  medium  sized  enterprises  (meaning  enterprises  with 
less  than  two  hundred  and  fifty  (250)  employees  and  a 
maximum annual turnover of forty (40) million pounds); 
(ii) 
ethnic minority enterprises (in each case meaning an enterprise 
fifty one percent (51%) or more of which is owned by members 
of  one  (1)  or  more  ethnic  minority  groups,  or,  if  there  are  few 
owners,  where  at  least  fifty  percent  (50%)  of  the  owners  are 
members  of  one  (1)  or  more  ethnic  minority  groups).  For  this 
purpose,  ethnic  minority  groups  means  ethnic  groups  other 
than White as referred to at paragraph 3.2(b) of this Schedule: 
and 
iii) 
black  ethnic  minority  enterprises  (in  each  case  meaning  an 
enterprise  fifty  one  percent  (51%)  or  more  of  which  is  owned 
by  members  of  the  Black  or  Black  British  ethnic  group,  or,  if 
there are few owners, where at least fifty percent (50%) of the 
owners  are  members  of  the  Black  or  Black  British  ethnic 
group).  For  this  purpose,  the  Black  or  Black  British  ethnic 
group  has  the  meaning  referred  to  at  categories  xii)  to  xiv)  in 
paragraph 3.2(b) of this Schedule. 
For the avoidance of doubt, any given Sub-Contractor or Supplier may 
fall into one (1), two (2), or three (3) of the categories i) to iii) listed in 
paragraph 3.2(c) of this Schedule, depending on its composition 
3.3 
The  Service  Provider  shall,  and  shall  procure  that  its  Sub-Contractors  and 
Suppliers will ensure at all times that they comply with the requirements of the 
DPA in the collection and reporting of the information to the Customer. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
219 

 
 
PART B 
High Risk and / or High Value Procurement 
This Schedule sets out the Diversity and Equality requirements which are applicable 
to the provision of the Services.  
1. 
GENERAL 
1.1 
The Service Provider acknowledges that the Customer has a ‘duty to promote’ 
equality  and  must  at  all  times  be  seen  to  be  actively  promoting  equality  of 
opportunity for, and good relations between,  all  persons, irrespective of their 
race,  gender,  gender  reassignment,  disability,  age,  sexual  orientation  or 
religion/belief  or  in  terms  of  pregnancy  and  maternity  or  marriage  and  civil 
partnership.  The  Service  Provider  must  ensure  that  each  of  its  Sub-
Contractors  and  Suppliers  involved  in  delivery  of  this  Contract  are  aware  of, 
and acknowledge, that the Customer has a ‘duty to promote’ equality. 
1.2 
In delivering the Services, the Service Provider shall, and shall procure that its 
Sub-Contractors  and  Suppliers,  assist  and  cooperate  with  the  Customer  in 
satisfying  Equality  duties  by  fully  complying  with  the  requirements  of  this 
Schedule. 
2. 
COMPLIANCE 
2.1 
The Service Provider acknowledges the provisions of the Equality Legislation.  
2.2 
The Service Provider shall produce a  Diversity and Equality Delivery  Plan in 
accordance  with  paragraphs  2.5  and  2.6  of  this  Schedule,  within  six  (6) 
Months  of  the  Commencement  Date,  and  annually  thereafter.  The  Diversity 
and  Equality  Delivery  Plan  must  be  specific  to  this  Contract  and  include 
details for all Sub-Contractors involved in delivery of this Contract and indicate 
whether  workforce monitoring data will be provided on an annual or  monthly 
basis.  
2.3 
The  Service  Provider  will  provide  workforce  monitoring  data  in  accordance 
with  paragraph  3  of  this  Schedule,  within  six  (6)  Months  of  the 
Commencement  Date  and  annually  or  monthly  thereafter  as  indicated  in  the 
Diversity and Equality Delivery Plan.  
2.4 
The Customer will consider and agree the submissions made by the Service 
Provider  when  complying  with  paragraphs  2  and  3  of  this  Schedule.  Any 
issues will be raised with the Service Provider by the contract manager acting 
on behalf of the Customer. If an issue relates to a Sub-Contractor or Supplier, 
the Service Provider must raise and resolve the issue with the Sub-Contractor 
or  Supplier.  Once  submissions  are  approved  by  the  Customer  the  Service 
Provider  will  formally  review,  revise  and  resubmit  all  information  required  in 
paragraphs 2.2 and 2.3 on an annual basis. Diversity and equality aspects will 
also  be  discussed  jointly  by  the  Customer  and  the  Service  Provider  as  an 
ongoing item at the Contract review meetings. 
2.5 
In delivering the Services, the Service Provider shall prepare the Diversity and 
Equality Delivery Plan which as a minimum includes: 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
220 

 
 
a) 
an overview of Service Provider and any Sub-Contractor’s policy/policies and 
procedures  for  preventing  unlawful  discrimination  and  promoting  equality  of 
opportunity in respect of: 
 
i) 
Race 
ii) 
Gender 
iii) 
Gender reassignment 
iv) 
Disability 
v) 
Age 
vi) 
Sexual orientation 
vii) 
Religion/Belief 
viii) 
Pregnancy and Maternity 
ix) 
Marriage and Civil Partnerships 
 
b) 
an overview of Service Provider  and any Sub-Contractor’s policy/policies and 
procedures covering: 
i) 
Harassment 
ii) 
Bullying 
iii) 
Victimisation 
iv) 
Recruitment procedures 
v) 
Staff training and development 
 
Full policy documents must be made available to the Customer on request; 
c) 
details  of  the  way  in  which  the  above  policy/policies  and  procedures  are,  or 
will be (and by when), communicated to the Staff; 
d) 
details of what general diversity and equality related training has been, or will 
be delivered (and by when), to Staff; 
e) 
details of what structure is already in place, or will be in place (and by when) 
and what resources are, or  will be (and by  when), directed towards diversity 
and  equality  within  the  Service  Provider  and  any  Sub-Contractor’s 
organisation; and 
f) 
details  of  any  diversity  and  equality  cases  and  tribunals  (including  volumes 
and outcomes) relating to the Service Provider and any Sub-Contractors and 
Suppliers. 
2.6 
In delivering the Services, the Service Provider shall provide written evidence 
within the Diversity and Equality Delivery Plan: 
a) 
Equality  Impact  Assessments  have  been  carried  out  in  conjunction 
with  the  Customer  prior  to  the  Services  being  delivered  and  will  be 
carried out in the event of any changes to the Services, in accordance 
with Equality Legislation;   
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
221 

 
 
b)  reasonable  adjustments  are  made,  as  required  by  Equality  Legislation  to 
make  those  Services  accessible  to  disabled  people  and  that  in  the 
case  of  Information  Technology  services,  those  services  are  in 
accordance with the Customer’s standards; 
 
c) 
all  Staff  have  had  appropriate  training  so  that  they  understand  the 
duties required by the Equality Legislation. 
2.7 
The  Customer  may  request  further  information  and  assurance  relating  to 
Diversity & Equality at any point during the duration of this Contract. 
 
3. 
MONITORING AND REPORTING 
3.1 
The  Service  Provider  shall  provide  workforce  monitoring  data  as  detailed  in 
paragraph  3.2  of  Part  B  of  this  Schedule.  A  template  for  data  collected  in 
paragraphs  3.2,  3.3  and  3.4  will  be  provided  by  the  Customer.  Completed 
templates for the Service Provider and each Sub-Contractor will be submitted 
by the Service Provider with the Diversity and Equality Delivery Plan within six 
(6) Months of the Commencement Date and annually or monthly thereafter as 
indicated  in  the  Diversity  and  Equality  Delivery  Plan.  Service  Providers  are 
required  to  provide  workforce  monitoring  data  for  the  workforce  involved  in 
delivery  of  this  Contract.  Data  in  respect  of  the  candidates  offered  to  the 
Customer in accordance with the terms of this Contract  would however be 
well  received  by  the  Customer.  Service  Providers  and  any  Sub-Contractors 
are  required  to  submit  percentage  figures  only  in  response  to  paragraphs 
3.2(a), 3.2(b) and 3.2(c). 
3.2 
The  Service  Provider  and  Sub-Contractors  will  each  provide  separate 
information detailing: 
a) 
the proportion of employees who are: 
i) 
female; and/or 
ii) 
disabled; 
iii) 
those who prefer not to state gender and/or disability. 
 
b) 
the proportion of Staff who in terms of ethnicity are: 
 
White 
 
i) 
white British; 
ii) 
white Irish; 
iii) 
of any other white background. 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
222 

 
 
Mixed 
 
iv) 
white and black Caribbean; 
v) 
white and black African; 
vi) 
white and Asian; 
vii) 
of any other mixed background. 
 
Asian or Asian British 
 
viii) 
Indian; 
ix) 
Pakistani; 
x) 
Bangladeshi; 
xi) 
of any other Asian background. 
 
Black or Black British 
 
xii) 
Caribbean; 
xiii) 
African; 
xiv) 
of any other Black background. 
 
Chinese or other ethnic group 
 
xv) 
Chinese; 
xvi) 
of any other ethnic group. 
 
Prefer not to state 
 
xvii) 
Prefer not to state ethnicity 
 
For the avoidance of doubt, the seventeen (17) percentage figures submitted 
under  categories  i)  to  xvii)  of  this  paragraph  3.2(b)  (in  each  template  in 
respect  of  the  Service  Provider’s  employees  and  each  Sub-Contractors 
employees) should total one hundred percent (100%). 
c) 
The  Service  Provider  will  provide  details  of  the  proportion  of  its  Sub-
Contractors and Suppliers that are: 
i) 
small  to  medium  sized  enterprises  (meaning  enterprises  with 
less  than  two  hundred  and  fifty  (250)  employees  and  a 
maximum annual turnover of forty (40) million pounds); 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
223 

 
 
ii) 
ethnic  minority  enterprises  (in  each  case  meaning  an 
enterprise  fifty  one  percent  (51%)  or  more  of  which  is  owned 
by  members  of  one  (1)  or  more  ethnic  minority  groups,  or,  if 
there are few owners, where at least fifty percent (50%) of the 
owners  are  members  of  one  (1)  or  more  ethnic  minority 
groups). For this purpose, ethnic minority groups means ethnic 
groups  other  than White  as  referred  to  at  paragraph  3.2(b)  of 
this Schedule: and 
iii) 
black  ethnic  minority  enterprises  (in  each  case  meaning  an 
enterprise  fifty  one  percent  (51%)  or  more  of  which  is  owned 
by  members  of  the  Black  or  Black  British  ethnic  group,  or,  if 
there are few owners, where at least fifty percent (50%) of the 
owners  are  members  of  the  Black  or  Black  British  ethnic 
group).  For  this  purpose,  the  Black  or  Black  British  ethnic 
group  has  the  meaning  referred  to  at  categories  xii)  to  xiv)  in 
paragraph 3.2(b) of this Schedule. 
For the avoidance of doubt, any given Sub-Contractor or Supplier may fall into 
one (1), two (2), or three (3) of the categories i) to iii) listed in paragraph 3.2(c) 
of this Schedule, depending on its composition. 
3.3 
The  Service  Provider  and  any  Sub-Contractors  will  compare  their  figures,  in 
all  categories  listed  in  paragraphs  3.2(a),  3.2(b)  and  3.2(c)  of this  Schedule, 
and 
provide 
(where 
possible) 
comparisons 
against 
any 
official 
national/regional statistics that are publicly available.  
3.4 
The  Service  Provider  and  any  Sub-Contractors  will  provide  evidence  of 
activities  undertaken,  or  planned,  in  order  to  try  and  improve  their  current 
position  in  the  categories  detailed  in  paragraphs  3.2(a),  3.2(b)  and  3.2(c)  of 
this Schedule. 
3.5 
The  Service  Provider  shall,  and  shall  procure  that  its  Sub-Contractors  and 
Suppliers will ensure at all times that they comply with the requirements of the 
DPA in the collection and reporting of the information to the Customer. 
 
 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
224 

 
 
SCHEDULE 10:  STANDARDS 
 
1. INTRODUCTION 
1.1 
This  Schedule  10  sets  out  the  Standards  with  which  the  Service  Provider  shall 
comply with in its provision of the Services and details the Service Provider’s obligations to 
comply with future Government requirements and standards.  
2.  COMPLYING WITH FUTURE GOVERNMENT REQUIREMENTS AND STANDARDS 
2.1 
The Service Provider shall comply with current and future Government requirements 
and  standards  in  accordance  with  any  Government  guidance  issued  during  the  Contract 
Period and as developed and updated, from time to time. 
3.  CURRENT QUALITY AND TECHNICAL STANDARDS  
3.1 
The  Service  Provider  shall  at  all  times  comply  with  the  Quality  Standards  and  the 
Technical Standards.  
3.2 
The  Service  Provider  shall  use  its  best  endeavours  to  use  the  best  applicable 
techniques  and  standards  and  execute  the  Call-Off  Agreements  with  all  reasonable  care, 
skill and diligence, and in accordance with Good Industry Practice. 
3.3 
The Service Provider warrants and represents that all Staff assigned to the delivery 
of  the  Services  shall  possess  and  exercise  such  qualifications,  skill  and  experience  as  are 
necessary for the proper delivery of the Services. 
3.4 
The  introduction  of  new  methods  or  systems  which  impinge  on  the  delivery  of  the 
Services shall be subject to prior Approval. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
225 

 
 
SCHEDULE 11:  ALTERNATIVE AND/OR ADDITIONAL CLAUSES 
1. 
INTRODUCTION 
1.1 
This Schedule 11 specifies the Alternative Clauses and Additional Clauses that were 
requested in the Order Form and that shall apply to this Contract. 
2. 
CLAUSES SELECTED 
2.1 
The  Customer,  in  the  Order  Form,  requested  that  the  following  Alternative  Clauses 
should apply: 
2.1.1 
Law and Jurisdiction: 
2.1.2 
[[English Law (default)] [Scots Law] [Northern Ireland Law]] 
2.1.3 
[Non-Crown Bodies]; and 
2.1.4 
[Private Authorities]. 
2.2 
The  Customer,  in  the  Order  Form,  requested  that  the  following  Additional  Clauses 
should apply:  
2.2.1 
[Security Measures]; and 
2.2.2 
[Access to MOD Sites]. 
3. 
IMPLEMENTATION 
The  appropriate  changes  have  been  made  in  this  Contract  to  implement  the 
Alternative Clauses specified in paragraph 2.1 and the Additional Clauses specified 
in paragraph 2.2 shall be deemed to be incorporated into this Contract. 
4. 
ALTERNATIVE CLAUSES 
SCOTS LAW 
4.1 
For Scots Law, make the following changes: 
4.1.1 
Delete Clause 48.1 and insert: 
48.1.  SCOTS LAW AND JURISDICTION 
48.1.1  Subject  to  the  provisions  of  Clause  48.2,  this  Contract  shall  be 
considered  as  a  contract  made  in  Scotland,  the  Customer  and  the 
Service  Provider  accept  the  exclusive  jurisdiction  of  the  Scottish 
Courts  and  agree  that  this  Contract  is  to  be  governed  by  and 
construed according to Scots Law. 
48.1.2  This Contract shall be binding upon the Customer and its successors 
and  assignees  and  the  Service  Provider  and  the  Service  Provider’s 
successors and permitted assignees. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
226 

 
 
NORTHERN IRELAND LAW 
4.2 
For Northern Ireland Law, make the following changes: 
4.2.1 
Delete Clause 48.1 and insert: 
48.1 
LAW AND JURISDICTION OF NORTHERN IRELAND 
48.1.1  Subject  to  the  provisions  of  Clause  49.2  this  Contract 
shall  be  considered  as  a  contract  made  in  Northern 
Ireland, the Customer and the Service Provider accept 
the exclusive jurisdiction of the Northern Ireland Courts 
and  agree  that  this  Contract  is  to  be  governed  by  and 
construed according to Northern Ireland Law. 
48.1.2  This Contract shall be binding upon the Customer  and 
its successors and assignees and the Service Provider  
and  the  Service  Provider’s  successors  and  permitted 
assignees. 
4.2.2 
Termination 
4.2.2.1 
In Clause 24.1.1.6 delete "...Section 123 of the Insolvency Act 
1986."  and  insert  [Article  103  of  the  Insolvency  (NI)  Order 
1989.] 
4.2.3 
Racial Discrimination 
4.2.3.1 
Delete Clause 31 and insert: 
31.  DISCRIMINATION 
32.1 
The  Service  Provider  shall  not  unlawfully  discriminate  within 
the  meaning  and  scope  of  the  Race  Relations  Act  1976,  Fair 
Employment (NI) Acts 1976 and 1989, the Sex  Discrimination 
(NI)  Orders  1976  and  1988,  the  Equal  Pay  Act  (NI)  1970,  or 
any  statutory  modification  or  re-enactment  thereof  relating  to 
discrimination in employment. 
31.2 
The Service Provider shall take all reasonable steps to ensure 
the  observance  of  the  provisions  of  Clause  32.1  by  the  Sub-
Contractors employed in the execution of this Contract. 
NON-CROWN BODIES 
4.3 
Where the Customer is not a Crown Body, the following changes should be made: 
4.3.1 
Delete the following wording in the definition of Staff Vetting Procedures: 
",  including  but  not  limited  to,  the  provisions  of  the  Official  Secrets  Act 
1911 to 1989". 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
227 

 
 
4.3.2 
Official Secrets Act 
Delete Clause 21.7.1.1 and insert "Not used" 
PRIVATE AUTHORITIES 
4.4 
For Contracts formed with Private Authorities make the following changes: 
FREEDOM OF INFORMATION 
[Guidance  Note:  Where  the  Customer  is  exempt  from  the  FOIA,  and  notifies  the 
Service Provider  accordingly in the Order Form, the following should be inserted  to 
replace Clauses 22.8.1, 22.8.2 and 22.8.3] 

"21.8.1 The  Customer  has  notified  the  Service  Provider    that  the  Customer  is  exempt  from 
the provisions of FOIA." 
5. 
ADDITIONAL CLAUSES 
SECURITY MEASURES 
[Guidance  Note:  number  given  as  example.    Insert  as  next  available  contract  Clause 
number]  

55.1 
In this Clause 55: 
55.1.1  "secret matter" means any matter connected with or arising out of the 
performance of this Contract which has been, or may hereafter be, by 
a  notice  in  writing  given  by  the  Customer  to  the  Service  Provider  be 
designated ‘top secret’, ‘secret’, or ‘confidential’; 
55.1.2  "document" includes specifications, plans, drawings, photographs and 
books; 
55.1.3  references  to  a  person  employed  by  the  Service  Provider  shall  be 
construed  as  references  to  any  person  employed  or  engaged  by  the 
Service  Provider  to  do  anything  in  connection  with  this  Contract, 
whether under a contract of service with the Service Provider or under 
any other contract or arrangement whatsoever; and 
55.1.4  "servant" where the Service Provider is a body corporate shall include 
a  director  of  that  body  and  any  person  occupying  in  relation  to  that 
body the position of director by whatever name called. 
55.2 
The  Service  Provider  shall  not,  either  before  or  after  the  completion  or 
termination of this Contract, do or permit to be done anything which it knows 
or ought reasonably to know may result in information about a secret matter 
being: 
55.2.1  without  the  prior  consent  in  writing  of  the  Customer,  disclosed  to  or 
acquired  by  a  person  who  is  an  alien  or  who  is  a  British  subject  by 
virtue  only  of  a  certificate  of  naturalisation  in  which  his  name  was 
included; 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
228 

 
 
55.2.2  disclosed to or acquired by a person as respects whom the Customer 
has  given  to  the  Service  Provider  a  notice  in  writing  which  has  not 
been cancelled stating that the Customer requires that secret matters 
shall not be disclosed to that person; 
55.2.3  without  the  prior  consent  in  writing  of  the  Customer,  disclosed  to  or 
acquired by any person who is not a servant of the Service Provider; 
or 
55.2.4  disclosed  to  or  acquired  by  a  person  who  is  an  employee  of  the 
Service Provider except in a case where it is necessary for the proper 
performance  of  this  Contract  that  such  person  shall  have  the 
information. 
55.3 
Without prejudice to the provisions of Clause 55.2, the Service Provider shall, 
both  before  and  after  the  completion  or  termination  of  this  Contract,  take  all 
reasonable steps to ensure: 
55.3.1  that  no  such  person  as  is  mentioned  in  Clauses  55.2.1,  55.2.2  or 
55.2.3  hereof  shall  have  access  to  any  item  or  document  under  the 
control  of  the  Service  Provider  containing  information  about  a  secret 
matter except with the prior consent in writing of the Customer; 
55.3.2  that  no  visitor  to  any  premises  in  which  there  is  any  item  to  be 
supplied  under  this  Contract  or  where  Services  are  being  supplied 
shall see or discuss with the Service Provider or any person employed 
by him any secret matter unless the visitor is authorised in writing by 
the Customer so to do; 
55.3.3  that  no  photograph  of  any  item  to  be  supplied  under  this  Contract  or 
any portions of the Services shall be taken except insofar as may be 
necessary for the proper performance of this Contract or with the prior 
consent in writing of the Customer, and that no such photograph shall, 
without such consent, be published or otherwise circulated; 
55.3.4  that  all  information  about  any  secret  matter  and  every  document 
model  or  other  item  which  contains  or  may  reveal  any  such 
information is at all times strictly safeguarded, and that, except insofar 
as  may  be  necessary  for  the  proper  performance  of  this  Contract  or 
with  the  prior  consent  in  writing  of  the  Customer,  no  copies  of  or 
extracts  from  any  such  document,  model  or  item  shall  be  made  or 
used and no designation of description which may  reveal  information 
about  the  nature  or  contents  of  any  such  document,  model  or  item 
shall be placed thereon; and 
55.3.5  that  if  the  Customer gives  notice  in  writing to the  Service  Provider  at 
any time requiring the delivery to the Customer of any such document, 
model or item as is mentioned in Clause 55.3.4, that document, model 
or item (including all copies of or extracts therefrom) shall forthwith be 
delivered  to  the  Customer  who  shall  be  deemed  to  be  the  owner 
thereof and accordingly entitled to retain the same. 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
229 

 
 
55.4 
The  decision  of  the  Customer  on  the  question  whether  the  Service  Provider  
has  taken  or  is  taking  all  reasonable  steps  as  required  by  the  foregoing 
provisions of this Clause 55.3 shall be final and conclusive. 
55.5 
If and when directed by  the Customer, the Service Provider shall furnish full 
particulars  of  all  people  who  are  at  any  time  concerned  with  any  secret 
matter. 
55.6 
If and when directed by the Customer, the Service Provider shall secure that 
any  person  employed  by  it  who  is  specified  in  the  direction,  or  is  one  of  a 
class  of  people  who  may  be  so  specified,  shall  sign  a  statement  that  he 
understands  that  the  Official  Secrets  Act,  1911  to  1989  and,  where 
applicable,  the  Atomic  Energy  Act,  1955,  apply  to  the  person  signing  the 
statement  both  during  the  carrying  out  and  after  expiry  or  termination  of  a 
Contract. 
55.6 
If at any time either before or after the expiry or termination of this Contract it 
comes  to  the  notice  of  the  Service  Provider  that  any  person  acting  without 
lawful authority is seeking or has sought to obtain information concerning this 
Contract or anything done or to be done in pursuance thereof, the matter shall 
be forthwith reported by the Service Provider to the Customer and the report 
shall, in each case, be accompanied by a statement of the facts, including, if 
possible,  the name, address and occupation of that person, and the Service 
Provider  shall  be  responsible  for  making  all  such  arrangements  as  it  may 
consider  appropriate  to  ensure  that  if  any  such  occurrence  comes  to  the 
knowledge of any person employed by it, that person shall forthwith report the 
matter to the Service Provider with a statement of the facts as aforesaid. 
55.7 
The  Service  Provider  shall  place  every  person  employed  by  it,  other  than  a 
Sub  contractor,  who  in  its  opinion  has  or  will  have  such  knowledge  of  any 
secret  matter  as  to  appreciate  its  significance,  under  a  duty  to  the  Service 
Provider  to  observe  the  same  obligations  in  relation  to  that  matter  as  are 
imposed  on  the  Service  Provider  by  Clauses  55.2  and  55.3,  and  shall,  if 
directed by the Customer, place every person who is specified in the direction 
or  is  one  of  a  class  of  people  so  specified,  under  the  like  duty  in  relation  to 
any  secret  matter  which  may  be  specified  in  the  direction,  and  shall  at  all 
times  use  its  best  endeavours  to  ensure  that  every  person  upon  whom 
obligations  are  imposed  by  virtue  of  this  Clause  55.7  observes  the  said 
obligations,  and  the  Service  Provider  shall  give  such  instructions  and 
information to every such person as may be necessary for that purpose, and 
shall,  immediately  upon  becoming  aware  of  any  act  or  omission  which  is  or 
would  be  a  breach  of  the  said  obligations,  report  the  facts  to  the  Service 
Provider  with all necessary particulars. 
55.8 
The  Service  Provider  shall,  if  directed  by  the  Customer,  include  in  the  Sub-
Contract provisions in such terms as the Customer may consider appropriate 
for  placing  the  Sub-Contractor  under  obligations  in  relation  to  secrecy  and 
security corresponding to those placed on the Service Provider by this Clause 
55, but with such variations (if any) as the Customer may consider necessary.  
Further the Service Provider shall: 
55.8.1  give  such  notices,  directions,  requirements  and  decisions  to  its  Sub-
Contractors  as  may  be  necessary  to  bring  the  provisions  relating  to 
secrecy  and  security  which  are  included  in  Sub-Contracts  under  this 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
230 

 
 
Clause  55.8  into  operation  in  such  cases  and  to  such  extent  as  the 
Customer may direct; 
55.8.2  if  there  comes  to  its  notice  any  breach  by  the  Sub-Contractor  of  the 
obligations  of secrecy  and  security  included  in  their  Sub-Contracts  in 
pursuance  of  this  Clause  55,  notify  such  breach  forthwith  to  the 
Customer; and 
55.8.3  if  and  when  so  required  by  the  Customer,  exercise  its  power  to 
determine  the  Sub-Contract  under  the  provision  in  that  Sub-Contract 
which corresponds to Clause 55.11. 
55.9 
The  Service  Provider  shall  give  the  Customer  such  information  and 
particulars as the Customer may from time to time require for the purposes of 
satisfying  the  Customer  that  the  obligations  imposed  by  or  under  the 
foregoing provisions of this Clause 55 have been and are being observed and 
as  to  what  the  Service  Provider  has  done  or  is  doing  or  proposes  to  do  to 
secure  the  observance  of  those  obligations  and  to  prevent  any  breach 
thereof,  and  the  Service  Provider  shall  secure  that  a  representative  of  the 
Customer  duly  authorised  in  writing  shall  be  entitled  at  reasonable  times  to 
enter  and  inspect  any  premises  in  which  anything  is  being  done  or  is  to  be 
done under this Contract or in which there is or will be any item to be supplied 
under  this  Contract,  and  also  to  inspect  any  document  or  item  in  any  such 
premises  or  which  is  being  made  or  used  for  the  purposes  of  this  Contract 
and  that  any  such  representative  shall  be  given  all  such  information  as  he 
may require on the occasion of, or arising out of, any such inspection. 
55.10  Nothing  in  this  Clause  55  shall  prevent  any  person  from  giving  any 
information  or  doing  anything  on  any  occasion  when  it  is,  by  virtue  of  any 
enactment, the duty of that person to give that information or do that thing. 
55.11  If the Customer shall consider that any of the following events has occurred: 
55.11.1  that  the  Service  Provider    has  committed  a  breach  of,  or  failed  to 
comply with any of, the foregoing provisions of this Clause 55; or 
55.11.2  that the Service Provider has committed a breach of any obligations 
in  relation  to  secrecy  or  security  imposed  upon  it  by  any  other 
contract with the Customer, or with any department or person acting 
on behalf of the Crown; or 
55.11.3  that  by  reason  of  an  act  or  omission  on  the  part  of  the  Service 
Provider,  or  of  a  person  employed  by  the  Service  Provider,  which 
does  not  constitute  such  a  breach  or  failure  as  is  mentioned  in 
Clause  55.11.1,  information  about  a  secret  matter  has  been  or  is 
likely  to  be  acquired  by  a  person  who,  in  the  opinion  of  the 
Customer, ought not to have such information, 
and shall also decide that the interests of the State require the termination of 
this  Contract,  the  Customer  may  by  notice  in  writing  terminate  this  Contract 
forthwith. 
55.12  A decision of the Customer to terminate this Contract in accordance with the 
provisions  of  Clause  55.11  shall  be  final  and  conclusive  and  it  shall  not  be 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
231 

 
 
necessary for any notice of such termination to specify or refer in any way to 
the event or considerations upon which the Customer's decision is based. 
55.13 
55.13.1  The  Service  Provider  may  within  five  (5)  Working  Days  of  the 
termination  of  this  Contract  in  accordance  with  the  provisions  of 
Clause  55.11,  give  the  Customer  notice  in  writing  requesting  the 
Customer  to  state  whether  the  event  upon  which  the  Customer's 
decision  to  terminate  was  based  is  an  event  mentioned  in  Clauses 
55.11.1, 55.11.2 or 55.11.3 and to give particulars of that event; and 
55.13.2  the  Customer  shall  within  ten  (10)  Working  Days  of  the  receipt  of 
such  a  request  give  notice  in  writing  to  the  Service  Provider  
containing  such  a  statement  and  particulars  as  are  required  by  the 
request. 
55.14   
 
55.14.1  The  termination  of  this  Contract  pursuant  to  Clause  55.11  shall  be 
without  prejudice  to  any  rights  of  either  party  which  shall  have 
accrued before the date of such termination; 
55.14.2  the Service Provider shall be entitled to be paid for any work or thing 
done  under  this  Contract  and  accepted  but  not  paid  for  by  the 
Customer  at  the  date  of  such  termination  either  at  the  price  which 
would have been payable under this Contract if the Contract had not 
been terminated, or at a reasonable price; 
55.14.3  the Customer may take over any work or thing done or made under 
this  Contract  (whether  completed  or  not)  and  not  accepted  at  the 
date  of  such  termination  which  the  Customer  may  by  notice  in 
writing to the Service Provider given within thirty (30) Working Days 
from  the  time  when  the  provisions  of  this  Clause  55  shall  have 
effect, elect to take over, and the Service Provider  shall be entitled 
to be paid for any work or thing so taken over a price which, having 
regard  to  the  stage  which  that  work  or  thing  has  reached  and  its 
condition  at  the  time  it  is  taken  over,  is  reasonable.    The  Service 
Provider shall in accordance with directions given by the Customer, 
deliver any work or thing taken over under this Clause 55.14.3, and 
take all such other steps as may be reasonably necessary to enable 
the Customer to have the full benefit of any work or thing taken over 
under this Clause 55.14.3; and 
55.14.4  save  as  aforesaid,  the  Service  Provider  shall  not  be  entitled to  any 
payment from the Customer after the termination of this Contract. 
55.15  If,  after  notice  of  termination  of  this  Contract  pursuant  to  the  provisions  of 
Clause 55.11: 
55.15.1  the Customer shall not within ten (10) Working Days of the receipt of 
a  request  from  the  Service  Provider,  furnish  such  a  statement  and 
particulars as are detailed in Clause 55.13.1; or 
CONTINGENT LABOUR ONE CALL-OFF AGREEMENT 
232 

 
 
55.15.2  the Customer shall state in the statement and particulars detailed in 
Clause  55.13.2  that  the  event  upon  which  the  Customer's  decision 
to  terminate  this  Contract  was  based  is  an  event  mentioned  in 
Clause 55.11.3, 
the  respective  rights  and  obligations  of  the  Service  Provider