This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Truck Festival SAG Meetings'.

 
Truck Festival 2017 – SAG Minutes 
Thursday 9 March 2017 
Present: Kate Fisher (Chair) –  VoWHDC Licensing, Merlyn Mistry -  Oxon Public Health, 
Caroline Tilling, OFRS, Mary Langford -TVP Ops, Steve Phillips - Oxon Highways, Laura 
Warner - TVP Licensing, Alick Natton - Environmental Health, Richard Brown – VoWHDC 
Licensing (notes) 
Event: James Dutton, Operation Manager, Broadwick Live 
Apologies – Elaine Shrimpton - Food Safety, Chris Hulme - TVP Traffic Management, Amy 
Palmer – OCC Emergency Planning. 
Note that Traffic matters were discussed at a separate meeting in January, SP updated that 
there was the possibility of minor works in the village during the event but major work 
around Steventon Bridge is likely for2018. 
 
JD introduced the Event Plan 
Now has a new licence allowing 19,999 capacity. There were no objections to the licence. 
They did hold a public meeting in Steventon in November at which 30-40 people were 
present. Most concerns were around litter and the dropping off by the Church. He felt there 
was still a lot of goodwill despite it not being a ‘local’ festival any longer. This year the 
numbers are capped at 12,000 with the option of going to 13,000 with SAG approval (see 
later). It is expected the 12k will sell out next week, far earlier than normal. 
There still has to be a meeting to decide Special Police Services (SPS). ML added a Silver 
Commander has nominally been appointed by TVP but this is likely to change for the actual 
event. 
The on-site management will be JD, Matt Harrup, Site Manager  -James Brown from 
Broadwick & Dave Weeks as production manager. 
Some parts of the EMP still have to be completed viz. Contacts, Production Schedule, 
Concessions, Medical (EMC are the medical contractors again), Organisational Structure. 
Fire, Noise and Water 
It is expected a new noise management contractor will be appointed – Solent will hand over. 
JD then went through the layout plan. Car-parking and camping moved. Main Stage 
reoriented – A.N. did not see any immediate problems with this. Market Stage tent is bigger. 
New Palm City and Nest stages. Barn and V&V stages as previous. Glamping area (250 tents) 
and camper vans only on the west side removing the internal bridge congestion. Now 5-6 
lanes for parking entry 
ML queried the amount of room between Market Stage & Concessions. JD stated that on 
the ground there was a lot more space than appeared on the plan. 

CT queried Fire Engine access. Lot easier for a F.E. to get to the campsites and the internal 
trackway will take a F.E. 
Traffic plan as submitted was looked at. SP asked for more signing details. Also requested 
some additional advance signing. 
CT queried blue route – up to Traffic management consultants on the day whether blue 
lights can go against the one way in Featherbed Lane. AN queried why last year’s exit 
couldn’t be used as a blue route – JD will take this back for consideration. 
H&S rep will be Andy Smith again. Other contractors are mostly the same as last year. Traffic 
Management will be S.E.P. Water likely to be RM Event Services. Noise – t.b.a. 
Alcohol – Will be as outlined as at the debrief. Only reasonable amount of alcohol on first 
entry to campsite, no alcohol to be brought in on re-entry. This will be advertised when 
tickets sent out. 
ML – queried the porosity of the site, JD felt the new layout will be less porous. There will be 
no towers in the campsite this year as it can be observed from the top: staff can therefore 
be switched to increased mobile patrols. 
SP highlighted the public footpath on the west side. JD will pick up on this 
There will only be two access points from the farm  
MM asked if Turning Point /Aquarius could have a presence on site to offer advice re drug 
misuse etc. JD agreed in principal and asked MM to get in touch with him separately 
MM will review the D&A policy & reply separately to JD 
Broadwick trialling a new system called Ground Control which will release updated sections 
of the EMP as and when they occur – KF to supply JD with email address. 
LW had concerns around the proposed hot tubs re disease and risk of sexual assault. JD will 
get the contractor to liaise with AN/ ES. 
LW asked for the ‘paint fight’ to be retermed ‘paint party’ or similar to avoid the violence 
implication. 
The official opening time is advertised as 1200 on the Friday – may open at 1000 if ready 
LW questioned whether there was any CCTV as it is mentioned in the Vespasian document. 
JD is unsure and will check. There are a number of errors in the other document that refer 
to last year’s event 
LW would prefer to see some more guidance on differention between ejection and handing 
over to police. MH thought that Vespasian were quite good at striking the balance 
LW referred to the increase in legal highs especially ‘Spice’. JD will liaise with MM over drugs 
messaging 
CT pointed out that in the crowd evacuation models two different figures were used. 
Emergency plan document generally needs tidying. 
 
It was agreed that Broadwick will deliver the completed EMP by the end of March. KF will 
organise a further SAG meeting for the back end of April at which a decision will be made 
regarding the release of the extra 1,000 tickets.