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A guide
for complaints
about the police
This leaflet explains what to do if you
want to make a complaint about the
police in Scotland, and how your
complaints are dealt with.

Contents
1 A guide for complaints about the police
What do I do if I have a complaint?
2 What information should I include in my complaint?
What happens next?
3 Resolving straightforward complaints
Resolving formal complaints
What are the possible actions resulting from my complaint?
4 What if my complaint aleges criminal activity or behaviour?
5 What happens if a case is reported to the Crown Of ice?
What happens if a case is not reported to the Crown Of ice?
6 How wil I find out what has happened as a result of
my complaint?
What happens if I want to withdraw my complaint?
Malicious complaints
What do I do if I am not satisfied with the way the police
handled my complaint?
7 Police forces
8 Police authorities
9 Scottish bodies
10 UK bodies

1
A guide for complaints about the police
The Scottish police service aims to provide a high quality
service to the people of Scotland, 24 hours a day, 365 days
a year. Often this is delivered under demanding circumstances
and, as a result, the service can sometimes fal short of the
expectations of the public and the police themselves.
If you have been af ected by or present when something
occurred that leads you to think that a police force or other
police organisation has not performed as it should, or if you
think that a member of the police service has behaved wrongly
or may have committed a criminal of ence, you should feel
confident about making a complaint. The police are keen
to learn from mistakes and wil try to resolve a complaint
to everyone’s satisfaction.
As wel as the police themselves, there are a number of
independent bodies and agencies who are responsible for
investigating complaints about the police or independently
scrutinising the way the police have handled a complaint.
Their contact details, along with those of al police bodies
in Scotland, are provided at the back of this leaflet.
What do I do if I have a complaint?
If your complaint is about a police force, a police of icer
or one of the policing bodies listed in this leaflet you may:
• write, phone or email the police force or police organisation
concerned
• if it concerns your police force, give the details at any police
station (or to any police of icer)
• ask a solicitor, your MSP or your local council or to take
the matter up with the Chief Constable on your behalf
If you think that a member of the force may have broken the
law, you should report the matter to the police who wil note
a statement from you and, where there is evidence of a crime
having been committed, the matter wil be reported to the
Area Procurator Fiscal (APF). If you do not have confidence
in reporting this to the police you can contact the APF direct,
who wil ask for a report from the police force concerned.

2
If you wish to make a complaint about the conduct of a senior
police of icer: an Assistant Chief Constable, Deputy Chief
Constable or Chief Constable, you should contact the relevant
police authority for the force concerned.
Wherever possible it is best to put your complaint in writing.
If you need assistance to make a complaint, such as a
language interpreting service, or help because of il ness
or disability, you can ask the police how they can assist you.
You can also contact your local Citizens Advice Bureau,
who wil help you to put your complaint in writing.
What information should I include
in my complaint?
In al cases there must be a written record of dissatisfaction
and the police wil need a statement from you when they begin
to investigate your complaint.
• describe what happened, including where and when
the incident or cause for complaint took place
• make your concerns clear and write down what you would
like to happen as a result, for example a change to policy
or procedure or an apology, if your complaint is about
a non-criminal matter
• include your contact details, your ful address, postcode
and telephone numbers
• include the names and addresses of any witnesses
(if you have them)
• provide the name or identification of any member(s)
of the organisation concerned (if you have them)
What happens next?
This leaflet describes in broad terms what happens when
the complaint is about a police force or member of the police.
Procedures in other police organisations may vary and the
organisation involved wil be able to answer any questions
you may have. You can also find out more information about
a police organisation’s complaints procedure from its website,
these details are at the back of this leaflet.

3
Resolving straightforward complaints
Normal y a supervisor or senior of icer unconnected with your
complaint from your local area wil visit or telephone to explain
the complaints procedure and give you the opportunity to
discuss your complaint. The of icer may also try to explain
why a certain course of action was taken, if it appears that the
action was reasonable. Sometimes people are unaware of the
extent of police functions and responsibilities or why certain
actions may have been necessary, often an explanation from
a senior of icer can resolve the matter.
If you are satisfied with the explanation, your complaint wil be
concluded at that point. You may be asked to sign a notebook
or document confirming that you are happy for this to happen
and this record wil be retained.
If your complaint involves a more serious matter, or an
al egation of criminal conduct, then it would not be resolved
by explanation, details on how this would be dealt with are
explained below.
Resolving formal complaints
If matters are not concluded informal y at that stage, your
complaint may be referred to a supervisor or senior member
of the police force for consideration. This of icer may talk
to you, along with witnesses or other people who have
information relevant to the complaint, as wel as any
member(s) of staf about whom you have complained.
This ensures that everyone can give their account of events.
A report wil then be prepared and passed to the person with
overal responsibility for the type of complaint concerned.
What are the possible actions
resulting from my complaint?
Complaints are a useful source of learning for the police and
can be used to improve policies and procedures, as wel as
personal performance.

4
The Deputy Chief Constable, or other designated of icer, can
decide after considering the investigating of icer’s report:
• that no further action is needed and that the matter
has been, or wil be, concluded by explanation to you
• to review a policy, process or procedure and make
changes to prevent the same thing happening again
• to of er you an apology
• that those involved require training, counsel ing or advice
to improve their performance. In some circumstances this
could involve the force’s internal disciplinary procedures
If your complaint is not about an individual, the person with
overal responsibility may examine whether the service
provided by the police body has fal en short of what you
could have reasonably expected and whether lessons
can be learned.
Whatever action is taken, you wil be advised of the outcome
by the police as soon as possible.
What if my complaint aleges criminal
activity or behaviour?
The Crown Of ice and Procurator Fiscal Service is entirely
independent of the police and investigates al egations of
criminal conduct in the public interest.
Where someone al eges that a member of the force has
committed a crime whilst on duty, you can report the matter
to the Chief Constable. Any al egation of a criminal of ence is
automatical y referred by the force to the APF. The force wil
write to you to advise you that the matter has been referred.
The usual practice is that an of icer of the rank of Inspector
or above, who is independent of the circumstances that gave
rise to the complaint, wil investigate the complaint at the
instigation of the APF and provide a ful report to them.

5
Al egations of criminality against a member of the police who
was of duty when the incident occurred are, if appropriate,
reported to the Procurator Fiscal for the district where the
al eged act occurred. A report wil also be sent to the Deputy
Chief Constable outlining the circumstances.
On receipt of a report from the police the APF or someone
from the Procurator Fiscal Service wil :
• consider the evidence
• contact you to let you know what, if any, action wil be taken
• consider what further investigation is necessary
As your information is needed by the APF to assess the
strength of the evidence, you may be asked to go to the
Procurator Fiscal’s of ice and speak to someone there.
After looking into the case the APF wil decide whether or not
to report the case to the Crown Of ice (the headquarters of
the Fiscal Service).
What happens if a case is reported
to the Crown Of ice?
Crown Counsel (senior independent prosecution lawyers) wil
consider the case and decide whether to prosecute. The Area
Procurator Fiscal’s of ice wil let you know what Crown Counsel
decide. Police of icers and other members of a force who are
accused of a crime have the same rights under law as any
other person and must be treated in the same way. If the case
goes to court, therefore you and any other witnesses may have
to attend to give evidence.
What happens if a case is not
reported to the Crown Of ice?
If the case is not reported to the Crown Of ice, no criminal
proceedings wil be taken. The APF wil let you know if this
is the case and wil then refer the matter back to the force
to decide whether any action needs to be taken internal y.

6
How wil I find out what has happened
as a result of my complaint?
If your complaint is not one of those that is dealt with whol y by
the APF, you wil receive a letter from the senior person in the
police force or organisation responsible for overseeing your
type of complaint, once al the work to address your concerns
has been completed. In some cases, particularly where there
are a number of dif erent concerns, this can take some time.
What happens if I want to withdraw
my complaint?
You should speak to the of icer to whom you first made your
complaint. Alternatively, you can notify the department with
responsibility for complaints within the force concerned.
If your complaint has led to criminal proceedings, any decision
to continue with the investigation or proceedings rests with
the Crown Of ice and Procurator Fiscal Service.
You wil be asked to confirm in writing that you have withdrawn
your complaint.
Malicious complaints
Anyone who knowingly makes a false complaint about a
member of a police force or police organisation may be
prosecuted (and may be liable to civil action by the person
complained about).
What do I do if I am not satisfied
with the way the police handled
my complaint?
If you are unhappy with the response of ered by the force, you
may in the first instance advise the police of this. If you remain
dissatisfied with the way your complaint was dealt with or the
conclusions reached by a police force or police organisation
in Scotland, you may refer that complaint to the Police
Complaints Commissioner for Scotland (PCCS).

7
Police Complaints Commissioner for Scotland
Hamilton House,
Hamilton Business Park,
Caird Park,
Hamilton ML3 0QA
Freephone 0808 178 5577
xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx
www.pcc-scotland.org
The Commissioner’s role is to impartial y review the manner
in which a police organisation handled a complaint. He wil
look at how the police organisation reached its conclusions
by reviewing the evidence and come to a view on whether
the conclusions were reasonable.
Depending on the outcome of the review, the Commissioner
may recommend a number of things, such as the police
changing their policies, procedures and practices to prevent
the same problem arising again or, conduct an additional
investigation into a complaint. If the Commissioner is not
satisfied with the way a complaint was dealt with overal ,
he can require a reconsideration of the complaint and give
direction as to how that reconsideration is conducted.
The Commissioner cannot consider any al egation that infers
a criminal act as that remains a matter for the Crown Of ice
and Procurator Fiscal Service.
Police forces
Central Scotland Police
Randolphfield, Stirling FK8 2HD
Tel: 01786 456000
www.centralscotland.police.uk
Dumfries & Gal oway Constabulary
Cornwal Mount, Dumfries DG1 1PZ
Tel: 0845 600 5701
www.dumfriesandgal oway.police.uk
Fife Constabulary
Detroit Road, Glenrothes KY6 2RJ
Tel: 0845 600 5702
www.fife.police.uk

8
Grampian Police
Queen Street, Aberdeen AB10 1ZA
Tel: 0845 600 5700
www.grampian.police.uk
Lothian & Borders Police
Fettes Avenue, Edinburgh EH4 1RB
Tel: 0131 311 3131
www.lbp.police.uk
Northern Constabulary
Old Perth Road, Inverness IV2 3SY
Tel: 01463 715555
www.northern.police.uk
Strathclyde Police
173 Pitt Street, Glasgow G2 4JS
Tel: 0141 532 2000
www.strathclyde.police.uk
Tayside Police
West Bel Street, Dundee DD1 9JU
Tel: 0300 111 2222
www.tayside.police.uk
Police authorities
Central Scotland Joint Police Board
Falkirk Council, Municipal Buildings
Falkirk FK1 5RS
Tel: 01324 506078
Dumfries & Gal oway Police and Fire and Rescue Authority
Dumfries & Gal oway Council, English Street
Dumfries DG1 2DD
Tel: 01387 260031
Fife Police, Fire and Safety Committee
Fife House, North Street, Glenrothes Fife KY7 5LT
Tel: 08451 555 555 Ext: 442180
Grampian Joint Police Board
Aberdeen City Council, Town House
Aberdeen AB10 1AQ
Tel: 01224 523031

9
Lothian & Borders Joint Police Board
City of Edinburgh Council, Waverley Court
4 East Market Street, Edinburgh EH1 1DE
Tel: 0131 469 3002
Northern Joint Police Board
Council Headquarters, Glenurquhart Road
Inverness IV3 5NX
Tel: 01463 702123
Strathclyde Police Authority
Glasgow City Council, City Chambers
Glasgow G2 1DU
Tel: 0141 287 4167
Tayside Joint Police Board
Angus Council, Angus House
Orchardbank, Forfar DD8 1AN
Tel: 01307 476265
Scottish bodies
Crown Of ice and Procurator Fiscal Service
25 Chambers Street, Edinburgh EH1 1LA
Tel: 0131 226 2626
Scottish Crime & Drug Enforcement Agency
Osprey House, Inchinnan Road
Renfrew PA3 2RE
0141 302 1000
The Scottish Government
St Andrew’s House, Regent Road
Edinburgh EH1 3DG
Tel: 08457 741741
Scottish Police Services Authority
Elphinstone House, 65 West Regent Street
Glasgow G2 2AF
Tel: 0141 585 8300


UK bodies
British Transport Police
Force HQ, 25 Camden Road, London NW1 9LN
Tel: 0207 830 8879
Civil Nuclear Constabulary
Culham Science Centre, Abingdon
Oxfordshire OX14 3DB
Tel: 01235 466720
Ministry of Defence Police
Wethersfield, Braintree, Essex CM7 4AZ
Tel: 01371 854305
Serious Organised Crime Agency
PO Box 8000, London SE11 5EN
Tel: 0207 238 2626
UK Border Agency
Festival Court, 200 Brand Street Govan
Glasgow G51 1DH
Tel: 0870 606 7766
This document is intended as a guide and does not cover
every detail.
It should not therefore be regarded as a comprehensive
statement of police practice, procedure or of the law.
This document is also available on the Scottish Government
website: www.scotland.gov.uk
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Police Complaints Commissioner
CROWN OFFICE AND
for Scotland
PROCURATOR FISCAL SERVICE