This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Full copies of your Health and Work Conversation procedures and guidance documents'.

link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 7 Work Coach Reference Guide for the  
Health & Work Conversation 

 
This  document  brings  together  the  different  elements  of  the  Health  &  Work  Conversation 
(HWC) and summarises how they fit together, what their purpose is, and how to do them. It 
also covers the evidence behind these elements and the benefits associated with them.   
 
Overview of the Health and Work Conversation – how the different parts fit together ...... 2 
Main principles of the HWC ................................................................................................ 3 
About Me – what it’s for and how to do it .......................................................................... 4 
My Values – what it’s for and how to do it ........................................................................ 5 
My 4 Steps – what it’s for and how to do it ....................................................................... 6 
Action Plan – what it’s for and how to do it ...................................................................... 7 
 
 
What this document is for 
You can use this document as a quick and convenient reminder of the different parts of the 
HWC that you covered in the 1-day facilitated training.  
If  you  need  a  quick  refresher  about  a  particular  part  of  the  HWC,  or  you  want  a 
reminder of how the different elements fit together, this document will help you with 
that.  

This  document  is  just  a  quick  reference  resource  you  can  use  following  the  facilitated 
training. This  document alone  is  not  sufficient for  learning  the  skills  required  to  deliver  the 
HWC. You must attend the 1-day facilitated training before using the techniques introduced 
in the HWC. 
 
 
Other documents to help you 
 
This document covers what the HWC elements are. For information on how to deliver the 
HWC, you should refer to the Work Coach HWC booklet, which is available on the intranet. 
It’s the same as the claimant version of the HWC booklet, but has additional guidance for 
you about how to go through the HWC with a claimant.  
For additional help, there’s also a HWC Frequently Asked Questions document, which is 
also available on the intranet. This covers the most common questions that work coaches 
have had about the HWC, and is another convenient document for you to refer back to if you 
are unsure of anything.  
V2.0 
Page 1 
 

 
Overview of the Health and Work Conversation – how the 
different parts fit together 
 
The HWC is a 40-minute interview for new ESA claimants. It consists of the following 
elements: 
3. Optional: Claimant 
1. Claimant fills in 
2. Discussion of 
completes My Values
About Me
responses to About Me
exercise
4. Claimant uses My 4 
5. Action Plan is filled 
Steps to identify a goal 
out 
and how to achieve it
 
 
 
 
V2.0 
Page 2 
 

Main principles of the HWC 
 
•  The HWC is a conversation - not an interview. It is a two-way discussion where the 
claimant  gets  plenty  of  opportunity  to  talk  about  their  thoughts  and  opinions.  The 
session  should  not  be  about  form-filling.  The  HWC  is  first  and  foremost  a 
conversation,  and  the  HWC  Booklet  has  been  developed  to  guide  you  and  the 
claimant  through  the  conversation.  You  should  be  verbally  walking  the  claimant 
through  the  different  parts  of  the  conversation  and  inviting  them  to  share  their 
responses and their thoughts.  
•  The  HWC  is  claimant-led  –  the  claimant  gets  many  opportunities  to  consider  their 
own  values  and  goals  and  to  come  up  with  their  own  answers  and  responses.  The 
HWC is focused on the claimant considering what they think will be helpful for them, 
but it still has scope for you to provide support and guidance too.  
•  The HWC is holistic – it looks at the claimant as a whole, including their goals and 
aspirations that are not work-related or health-related. 
•  The HWC is calm – an important part of the approaches used in the HWC is that the 
claimant should feel as calm and safe as possible. This means that you should make 
sure  to  answer  any  questions  or  concerns  that  they  have  at  the  start  of  the 
conversation so that the claimant can feel relaxed and calm during the conversation. 
Where  possible,  you  should  consider  booking  private  interview  rooms  for  the  HWC 
so that the claimant can feel comfortable sharing information with you. Final y, don’t 
be  afraid  of  silences  during  the  conversation  –  if  the  claimant  needs  some  time  to 
think  about  their  responses  during  the  exercise,  that’s  fine.  Give  them  that  time, 
rather than jumping in to fill the silence.  
 
 
V2.0 
Page 3 
 

About Me – what it’s for and how to do it 
 
Purpose: The About Me is a short form that asks a range of questions about different areas 
of a claimant’s life. It explores their strengths and interests as well as the chal enges they’re 
facing.  This  is  in  keeping  with  the  HWC  principle  of  being  holistic  rather  than  focusing  on 
only health or work.  
How to do it: When the claimant comes in, you hand them the HWC Booklet, explain briefly 
what  the  HWC  is  about  and  ask  them  to  take  about  10  minutes  to  fill  in  the  About  Me. 
Depending  on  what  your  office  decides,  it  may  also  be  that  the  Booklet  is  handed  to  the 
claimant  by  an  admin  person  and  the  claimant comes to  you  once  they’ve  already  fil ed  in 
the About Me. 
The idea is that the claimant answers the questions independently, but you should be nearby 
in case they have questions or they need help. It is worth noting that this time isn’t part of the 
40  minutes  allocated  to  the  HWC  so  you  can  use  it  to  do  other  admin  tasks  on  your 
computer. 
Benefits: 
  It helps to break the ice and build rapport. 
  It provides a starting point for the conversation. 
  It encourages claimants to open up. 
  It helps to identify wishes for My 4 Steps. 
  It gives an overview of the person as a whole – including things other than work or 
their health.  
  It focuses on things the claimant can do and their strengths.  
  It allows you to focus on key information about the claimant. 
Note:  In  summary,  once  you  have  discussed  the  About  Me  with  the  claimant  you  should 
have an overview of their strengths, as well as some of the obstacles they face. 
 
 

 
 
V2.0 
Page 4 
 

My Values – what it’s for and how to do it 
 
Purpose: My Values is an exercise that encourages claimants to feel more open to taking 
on challenges. It is based on over ten years’ worth of evidence that shows it is an effective 
way of helping a wide range of people take on all different sorts of challenges.  
 
Evidence: Research has found it to be effective for people facing challenges in terms of 
health (such as quitting smoking, managing their high blood pressure or heart condition, or 
understanding their risk for diabetes) and in many other settings (for example, the exercise 
can improve personal and professional relationships by helping people be more open to 
others’ opinions and to discussing problems).  
How to do it: Once the claimant completes the About Me and you have discussed it with 
them briefly, you can give them the My Values exercise (which is on a separate sheet and 
isn’t included in the HWC claimant booklet). Introduce the exercise to the claimant using the 
guidance in your HWC work coach booklet. The claimant then spends 10 minutes 
completing the exercise. You can work on something else during this time, but you may 
need to offer support or guidance to the claimant if they ask for it during the exercise.  
Once the claimant has finished filling out the My Values sheet, ask them if they would like to 
discuss the values they chose. However, remember that the claimant does not have to share 
their chosen values with you, as this information can be very personal. If the claimant is 
happy to share their values, discuss those values for a couple of minutes.  
Benefits:  
  It helps claimants feel more open to taking on challenges. 
  It helps claimants focus on things that matter to them, which is an important part of 
the HWC. 
  It helps with My 4 Steps – the values the claimant chooses in My Values can provide 
starting points for thinking about goals they’d like to work towards using My 4 Steps 
(e.g. if they choose “relationships with friends and family” as an important value, they 
could think about goals related to friends or family that they would like to achieve 
using My 4 Steps).  
Note: My Values is an optional exercise – the claimant does not have to complete it. 
However, we recommend that you do try the exercise with the claimant, as many people 
value the opportunity to spend some time thinking about the things that matter to them. If 
you choose not to use the My Values exercise with a claimant during the HWC, you can still 
give it to them to complete at home if they want. 
 
 
V2.0 
Page 5 
 

My 4 Steps – what it’s for and how to do it 
 
Purpose: My 4 Steps is a goal-attainment strategy that helps people move towards goals 
that they want to achieve. It does this by helping them stay motivated and by helping them to 
overcome obstacles that might come up as they try to reach their goal.  
 
My 4 Steps is the backbone of the HWC, and the aim is for claimants to learn about this 
simple strategy that can help them move towards goals. During the HWC, the claimant does 
not have to choose a goal related to health or work – the goal can be anything that they care 
about and want to achieve. However, the idea is that once claimants try My 4 Steps and find 
out how it can help them, they will use it in other areas of their lives, including potentially 
work and health.  
Evidence: It is based on several decades’ worth of evidence about how to maintain 
motivation and how to successfully achieve goals. Research has shown that it can help a 
wide variety of people achieve a wide range of goals. For example, it has been found to help 
people reach goals related to increasing their levels of physical activity, managing their 
depression symptoms, managing their diabetes, completing their physiotherapy exercises, 
reducing stress, reducing social anxiety, seeking support when it’s needed, and improving 
the quality of relationships.  
How to do it:  
The 4 steps are…  
Want – the goal they want to achieve. 
Outcome – how they would feel if they achieved their Want. 
Obstacle – a problem or challenge that might come up and stop them from achieving their 
Want. Remember that this should be an internal obstacle (e.g. a habit, belief, or feeling).  
Plan – an action they can take when the obstacle comes up that will help them overcome 
that obstacle. 
Once the claimant has completed My Values, guide them through My 4 Steps using the 
guidance in the HWC work coach booklet. If the claimant comes up with external obstacles 
rather than internal ones, make a note of the external ones, as you may be able to help with 
those in the Action Plan section of the HWC (e.g. if they don’t have enough childcare 
support, this is an external obstacle that you can give them advice on during the Action Plan 
section). During My 4 Steps, however, make sure you guide the claimant towards identifying 
internal obstacles.  
 
Benefits:  
  It is a strategy that claimants can use in any area of their lives to move towards goals 
they care about. Encourage them to continue using it beyond the HWC.  
  It is simple and easy to remember.  
  It helps claimants feel empowered by putting them in control of moving towards goals 
that they personally care about.  
  It helps claimants to overcome internal obstacles, which are a type of obstacle that 
holds many of us back from achieving our goals. Other goal-attainment strategies do 
not necessarily deal with how to identify and overcome internal obstacles.  
 
V2.0 
Page 6 
 

Action Plan – what it’s for and how to do it 
 
Purpose: The Action Plan involves discussing with the claimant what other things they could 
do,  beyond  My  4  Steps,  to  achieve  their  goals.  Whereas  My  4  Steps  was  about  planning 
how to overcome internal obstacles, the actions in the Action Plan are about planning how to 
overcome  external  obstacles.  This  is  where  you  provide  advice  and  guidance  on  how  to 
access relevant provision and support. 
Evidence:  Research  has  shown  that  the  more  specific  an  action  plan  is,  the  more  likely  a 
person  is  to  carry  out  the  action.  This  is  why  you  should  discuss  with  the  claimant  what 
they’re going to do (the action), where they’re going to do it, and when they’re going to do 
it. 
You  should  make  sure  that  the  claimant  comes  up  with  their  own  answers  for  when  and 
where they’re going to carry out their action. This gives them ownership over the action plan, 
which makes them more likely to carry it out.   
How to do it: Much like the Action Plans you’re used to using with claimants, you should 
support the claimant to come up with any actions that they can take to move closer to goals 
that relate to work or health. For example, these would be actions that would help them with 
external obstacles such as training needs, housing, debt, health management or child care.  
This  part  of  the  HWC  is  where  you  draw  on  your  existing  knowledge  and  experience  to 
provide  support  to  the  claimant  and  to  direct  them  to  useful  resources.  You  can  also 
consider information from earlier parts of the HWC: 
  Think back to the About Me – did the claimant mention anything where they could do 
with help or a referral? 
  Think back to the My 4 Steps – did any external obstacles come up that you could 
discuss now? 
You  should  also  consider  if  there  are  any  other  actions  that  you  think  the  claimant  would 
benefit from based on what you know about them. 
It is fine to make suggestions in this part of the HWC. In My 4 Steps it’s important that the 
claimant comes up with their own answers (their own Want, Outcome, Obstacle and Plan), 
but in the Action Plan section of the HWC you can help the claimant come up with actions 
that you think would be helpful for them. 
You should make sure to add 2-3 feasible actions but ensure that the claimant understands 
that these are voluntary. You should record these actions on the LMS Action Plan and issue 
the ESA49 letter with the agreed voluntary actions. 
 
V2.0 
Page 7