This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Operational guidance'.

Discrimination Guide – Universal Jobmatch Telephony Channel 
About this guidance 
This guidance is organised so that you can find information by job role or subject matter.  
The drop down menu on the left of this page shows the various areas covered in the 
guide. 
The majority of this guidance is aimed at staff working on the Universal Jobmatch 
Telephony channel, however all Employer Facing Staff who may place job postings 
for employers on Universal Jobmatch need to be aware of this guidance and 
following the necessary discrimination process if they identify any potential 
discrimination in a job posting. 

The relevant legislation that covers discrimination in the job posting process is The 
Equality Act 2010. This covers the various forms of discrimination in the occupational 
requirements of the Equality Act 2010 and lists all the protected characteristics it applies 
to. 
The Gender Recognition Act 2004 is still in force.  
The strands of discrimination are: 
  Direct Discrimination 
  Indirect Discrimination 
  Discrimination arising from a disability (DAfD) 
  Positive Action 
Protected Characteristics 
  Age  
  Disability  
  Race  
  Religion and belief  
  Sex  
  Sexual orientation  
  Gender reassignment  
  Marriage and civil partnership  
  Pregnancy and maternity  
Should an employer request an exception/restriction in a job posting that includes 
Marriage and civil partnership or Pregnancy and maternity please contact the Social 
Justice Equality team. 
Here is a list of quick links by job role: 
Employer Direct Job posting taker 
Employer Direct team leader 
Employer Facing Roles (EFRs) 
Restrictions in Job postings 
A restriction/exception in a job posting is any wording or condition that restricts which 
applicants can apply for that job. For example, Female only restricts the job to females and 
means that males cannot apply. 
Information on how to proceed when an employer requests a restriction/exception in a job 
posting via the telephony service is included in this guidance. 
1 of  

Assurance Statements 
An Assurance Statement is written information provided by the employer to explain how 
the restriction or restrictions included in the job posting complies with the Equality Act 
2010. Templates are issued to employers to request an assurance statement.  
Employers using the self service are not required to provide an assurance statement 
Employers using the telephony channel are required to provide an assurance statement if 
they want to include a restriction in the job posting. 
Why DWP needs employers to fully justify the restriction/exception in the job posting 
Discussions with employers when dealing with job postings 
1.  The employer should have agreed to the terms and conditions of the service in writing 
before you can accept any job postings. See Job posting guidance. If the employer has 
not yet agreed to the terms and conditions, any discrimination templates required 
should be emailed to the employer with the terms and conditions. 
2.  Your overall aim when discussing a job posting with an employer should be to get a 
good quality job description, and not a person specification. This means getting as 
much information as possible about the tasks involved in the vacant post and not a 
description of the person the employer might think is suitable. 
3.  It may be that an employer has placed an exception on a job posting without realising it 
could be unlawful.  They may assume that a particular type of person usually carries 
out a certain job.  For example they may assume that only school leavers would take 
an office assistant’s job with a low wage.  You should explain that any age exception 
on the job posting could be unlawful and point out to them that other types of people 
may want to apply and would be willing do the job on that wage. The employer may be 
happy to remove the exception and during the discussion it may become clear that 
there was no intention to discriminate.  In that case, no discrimination action would be 
necessary. 
4.  In Employment cases, only an Employment Tribunal can give a definitive ruling 
whether discrimination by an employer is (un)lawful. You should be careful never to 
accuse anyone of unlawful discrimination - only point out the possibility of it. The DWP 
role, therefore, is to be alert to the possibility of unlawful discrimination in recruitment. 
In such cases DWP should advise the employer of their responsibilities under the law 
and make it clear that any aggrieved jobseeker may have the right to pursue their case 
to an Employment Tribunal. The DWP role is not to enforce the law but must ensure it 
does not break the law or help anyone else break it. 
5.  Employers can obtain free independent advice on a wide range of equality issues from 
Equality Direct on 0845 600 3444. 
Employer Direct job posting taker – process 
6.  If an employer says something which leads you to suspect unlawful discrimination: 
  ask for more information about why they prefer a particular category of employee.  
  If after discussion it is clear that there is still a potential intention to discriminate, the 
discrimination process should be followed.   
  Ensure you take full details of the job posting and then expire it. 
  The discrim form should be completed electronically for each job posting and by each 
member of staff involved, attaching any relevant documents.  If these are not available 
electronically, note on the discrim form and send separately to your line manager.   
  Each job posting must be considered separately.  
2 of  

  Record full details of the job posting and your conversation with the employer, 
summarising the main points.  
  Remember, you will want answers to three questions:  
Why is the employer excluding certain categories of applicant? 
Have they considered the legislation? 
Does the job posting comply with the legislation? 
  Ensure you have the name and position of the person you spoke to and record it on the 
discrim form and email to your manager.   
  If the employer withdraws the condition but you still have doubts that they will treat all 
applicants equally, ensure the job posting is on the system and expired and continue 
with the discrimination action.  If the job posting has already gone live, ensure you 
expire it. 
  Update the UJ employer record, Job posting xxxxx, your name, template xx issued 
<date> to alert colleagues to the reason why the job posting is not currently advertised. 
  When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “Age template issued” 
or “assurance statement not returned” rather than “unresolved discrim issue”. 
7.  If the employer wishes to include a restriction/exception in the job posting under the 
Equality Act 2010 you should take action as outlined in the following links: 
Age  (issue template 12) 
Age insurance purposes (issue template 12a) 
Age – years experience (issue template 12b) 
Race (issue template 13) 
Language (issue template 13a) 
Sex (issue template 14) 
Disability (issue template 15) 
Religion or Belief (issue template 16) 
Sexual Orientation (issue template 17) 
Gender reassignment (issue template 18) 
Should an employer request an exception in a job posting that includes Marriage and civil 
partnership or pregnancy and maternity please contact the Social Justice Equality team 
8.  If the employer decides they do not want to post this job, no further action is taken. 
Following up requests for information 
9.  If you receive a template or other correspondence which relates to discrimination 
action, please ensure you look at the UJ employer record, establish who started the 
discrimination action and forward the correspondence to them.  Do not assume that 
you have enough details to revive a job posting if you do not have the original 
discrim form.  Also, the person who raised the original discrim form will be 
waiting for that reply and will be following it up.   

10. Where a template is issued and an assurance statement is required, there is no follow 
up. If the employer does not respond, the job posting should remain expired.    Do not 
write anything which may make the employer feel we are accusing them of 
discrimination.  For example, write “assurance statement not returned” rather than 
3 of  

“unresolved discrim issue”. If you feel the employer may discriminate on 
recruitment and information requested has not been returned, email your team 
leader to inform then that this employer has outstanding assurance statements
 
Team leader action – process 
This paragraph explains the discrimination process.  For information on decision making 
on particular areas of discrimination, see the decision maker’s part of this guidance. 
11. ED team leaders – If you feel you do not have enough information in the assurance 
statement to make a decision, the job posting remains expired. (treat as Restriction in 
Job posting not reasonably justified) Issue template 19a to the employer.  
Employer availability and methods of contact 
12.  The agent will have issued the relevant template to the employer to request more 
information. Ensure the job postings remain expired until the information is received.  
13. If after ten working days the employer has not replied to your request for information, 
the job posting should remain expired. Ensure you put a note on the UJ employer 
record to alert colleagues that there was an unresolved discrimination issue on job 
posting xxxxx which was not followed up.  When recording notes, remember that the 
employer can request a copy of the records under the Data Protection Act.  Do not 
write anything which may make the employer feel we are accusing them of 
discrimination.  For example, write “assurance statement not returned” or rather than 
“unresolved discrim issue”.  If you feel the employer may discriminate on 
recruitment and information requested has not been returned, withdraw service 
and refer the case to the Social Justice Equality team. Issue template 19b to the 
employer. 

14. If you need to write to the employer templates are available in this guidance. 
Job posting accepted: Restriction in Job posting reasonably justified 
15. If after receipt of any assurance statements you have considered it as per this 
guidance and you decide it is reasonable to accept the Assurance Statement from the 
employer: 
  Issue template 19 to the employer.   
  This does not give the employer the impression that you have 'granted an exception', 
only that the job posting has been revived. Only an Employment Tribunal can rule 
whether an exception is lawful. 
  Revive the job posting. Update the notes in UJ employer record re job posting xxxx. 
Amend the job posting wording if required 
  If the case is locally resolved, the discrim form along with any other supporting 
documents should be filed and held for two years.  The Social Justice Equality team 
will undertake random checks of the locally resolved cases in order to check 
compliance, identify any issues and offer support where required.  Locally resolved 
cases should be recorded on the MI return – local arrangements will be in place for 
this. 
  If you are not sure if this restriction is reasonably justified after reading this guidance 
please contact Social Justice Equality Team. 
Job posting cannot be accepted: Restriction in Job posting not reasonably justified 
16. If the job posting is potentially unlawful: 
  If after receipt of any assurance statements you have considered it as per this 
guidance and you decide that, in your view, the exception on the job posting may not 
4 of  

be lawful, and as DWP cannot be party to potential unlawful discrimination, the job 
posting cannot be revived. Issue template 19a to inform the employer of this 
  Update the UJ employer record stating that job posting xxxx is expired and template 
19a issued (date) to alert colleagues of the discrimination action. 
  When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “Sex template not 
returned” or “assurance statement not justified” rather than “unresolved discrim issue”. 
17. If you do not accept the employer’s assurances/reasons for the exception, template 
19a allows you to include the reason for this on the template, pointing out that the job 
posting could be seen as discriminatory and cannot be advertised by Jobcentre Plus.  If 
the employer contacts you again to insist on the exception or disagrees with your 
decision, complete the discrim form giving your reasons for not accepting the job 
posting and refer the case to the Social Justice Equality team who will write to the 
employer. 
Employer removes potentially unlawful exception 
18. If the employer responds and states they want to remove a potentially unlawful 
exception, ensure that an assurance statement has been obtained and states that they 
will treat all applicants equally and fairly in their recruitment process.  In these cases, or 
if you have doubts about an employer's intentions to treat people equally, ask for 
another assurance in writing before reviving the job posting. 
19. Ask yourself these questions when deciding whether to accept an assurance: 
Does the employer now say they will consider all applicants equally? 
Do I believe they will follow lawful practices in future? 
Do I believe they will honour the assurance? 
20. The answer to all three must be "yes" before you can accept the assurance and 
continue to service an employer's job postings. 
21. Even if a satisfactory assurance was given by an employer it is important that future job 
postings are monitored to ensure that applicants continue to get fair and equal 
consideration. 
22. If you are convinced that the employer will consider all applicants equally, revive the 
job posting 
23. Update UJ employer record job posting xxxx revived <date> <wording> removed. Note 
on discrim form that <wording> has been removed. 
24. When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “requirement around 
race removed and case resolved” rather than “potential discrim issue”. 
Employer insists on potentially unlawful exception 
25. If the employer will not remove the exception, or they do not give a satisfactory 
assurance: 
  Ensure the job posting remains expired (and consider withdrawing services for this 
employer); note your decision, giving full reasons on the discrim form and refer the 
matter onto the Social Justice Equality team;  
  Explain to the employer that DWP cannot service any job postings for them at the 
moment and that a report of what has happened will be sent to DWP Social Justice 
Equality team, who will write to them 
5 of  

  Inform the employer they are able to contact ‘Equality Direct’ on 0845 600 3444 and 
obtain free advice on a wide range of equality issues; 
  Update UJ employer record, giving your name, location and alerting colleagues to the 
fact that there is outstanding discrimination action. 
  When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “case referred to 
Equality team” rather than “unresolved discrim issue”. 
Withdrawal of service - employer job postings 
26.  In a majority of cases where the employer persists in placing unacceptable exceptions 
on a job posting (for example the employer states they will only employ women), 
withdrawal of services by the team leader will be the most suitable course of action to 
take until further enquiries are made. However, when there appears to be a genuine 
disagreement on interpretation of the law (for example, when an employer believes a 
job posting is covered by The Equality Act 2010 but you disagree) then it is probably 
more appropriate to refuse to advertise the job posting in question whilst maintaining 
other services.  If you are in any doubt consult the Social Justice Equality team. 
27. DWP services to the employer are withdrawn. The team leader would make this 
decision and take this action. How to withdraw services. 
Team leader decision-making points to consider 
Age 
Race 
Language 
Sex 
Disability 
Religion or belief 
Sexual Orientation 
Gender reassignment 
Should an employer request an exception in a job posting that includes Marriage and civil 
partnership, Pregnancy and maternity please contact the Social Justice Equality team 
Employer Facing Roles (EFRs) – process 
28. When dealing with job postings at any stage you should always be aware of potential 
unlawful discrimination in job postings and if you identify any potential discrimination, 
take action as outlined in this guidance. 
29. If you identify any potential discriminatory wording in the job posting, check the UJ 
employer record to establish if discrimination action has been taken.   
30. If it is clear that some discrimination action has been taken, a decision has been made 
and we are allowing the exception then, there is no further action 
31. If no discrimination action has been taken, expire the job posting and contact the 
employer by telephone. Follow the potential unlawful discrimination identified when 
speaking to an employer process 
6 of  

Potential unlawful discrimination identified when speaking to an employer  
32. If when speaking to the employer you become aware of potential discrimination 
wording in their job postings or you are contacting them to discuss potential 
discrimination wording in their job postings and no discrimination action has been 
taken, remind the employer of the service terms and conditions. "It is your responsibility 
to ensure that these words and phrases are only used in Job postings when they meet 
the requirements of the Equality Act 2010. Does this wording comply with the Equality 
Act 2010"? 
33. If the employer answers yes and gives you information to justify it, and you are satisfied 
that the employer's request for a particular category of employee is justifiable, make a 
note on the UJ employer record.  
34. If employer answers yes but you are not satisfied that the employer's request for a 
particular category of employee is justifiable, ask the employer to provide a written 
Assurance Statement. Expire the job posting.  
35. Update the UJ employer record - job posting xxxx expired <date> giving your name 
and location and alerting colleagues to the fact that there is unresolved discrimination 
action. 
36. When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “Template not issued” 
or “Age template issued to employer” rather than “unresolved discrim issue”. 
Jobseeker complaints 
37. A jobseeker may make a complaint in person or by phone or at a Jobcentre stating that 
they believe they were unlawfully discriminated against during the employer 
recruitment process (application or interview stage).  It is not essential that complaints 
from jobseekers are in writing – all complaints of unlawful discrimination by employers 
should be investigated and the discrimination process followed.  
38. All Jobseeker complaints will be dealt with by the Employer Facing Staff (EFRs) who is 
responsible for the employer. Discrimination – Employer Complaint Guidance 
Lawful Exceptions and Acceptable Restrictions 
  Age 
  Race 
  Language 
  Sex 
  Religion or Belief 
  Sexual Orientation 
  Gender Reassignment 
Age  
Taking/amending the job posting 
39. Unless the exception is lawful explain to the employer that because they have placed an 
exception on the job posting which could be seen as discriminatory, they need to 
provide further written assurance statement.  
40. If the employer has a UJ account, they may be using the telephony channel because 
there account is not available today. The employer may state this is not a requirement 
of the online service. Explain to the employer that this is a requirement when using the 
telephony channel and the job posting will only be made live after we have received the 
7 of  

written assurance statement and have considered that it is reasonable for us to accept 
the restriction based on their written assurance. 
41. Explain that if the employer can objectively justify the exception, it will be allowed but 
that they must complete an  Age template 12 (preferably by email) so that we can 
consider this.   
42. Ensure the Age template has the job posting and employer number on it and details of 
where/how it should be returned. The job posting number and employer number must 
be on the template if this is to be considered as evidence at an employment tribunal. 
43. Take the job posting and then expire it until a decision has been made on the 
discrimination issue. If for some reason the job posting is already live, ensure it is 
expired.  
44. Update the UJ employer account, job posting xxxx, your name, and date to alert 
colleagues to the fact that there is unresolved discrimination action.  
45. When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “Age template issued” 
rather than “unresolved discrim issue”. 
46. ED agents – pass/email the discrim papers to your team leader. .   
Wording of job postings 
47. Wording of job posting titles and job descriptions may result in a complaint being 
received. 
48. Job titles. For example, “office junior” as a job title should not be used by employers as 
this could indirectly discriminate. This gives the impression they are looking for a 
person of a specific age rather than a person who can perform basic office duties. The 
employer may have preconceived ideas about the type of person they want to employ, 
for instance a school leaver to do basic office work.  
49. Employers should never use words that could imply age in the job postings, the 
obvious ones are young, middle aged, mature or old.  The words ‘mature’ or even 
‘energetic’ are not in themselves synonymous with age but can be interpreted as such, 
and so may generate a complaint.   
50. For example, an employer may want to place a job posting for an ‘ office assistant – 
would suit school leaver’ or ‘part-time cleaner wanted – would suit retired person’ or ‘fit, 
energetic person required as furniture remover – should be under 45. This wording in 
job postings may result in a complaint being made. 
51. The overall aim should be for the employer to have provided a good quality job 
description, and not a person specification. The job posting should include as much 
information as possible of the tasks involved in the post and not a description of the 
person the employer might think is suitable. 
52. The employer may have preconceived ideas about the type of person they want to 
employ, for instance a school leaver to do basic office work.  They may not have 
considered that there are other job seekers who may be happy to do the job and happy 
to accept a relatively low salary.   By removing any exception on the job posting and 
stating exactly what is involved in the job the employer is widening the range of 
potential applicants.    
  For example, an employer may want to place a job posting for a ‘ office assistant – 
would suit school leaver’ or ‘part-time cleaner wanted – would suit retired person’ or ‘fit, 
energetic person required as furniture remover – should be under 45 ’   
8 of  

In each of the above examples there are potential pitfalls on various legislative grounds. It 
would be much better to steer the employer to state exactly what is involved in each of the 
jobs.  
  For example, in the office job – ‘person will be required to use various IT packages, 
including Excel/Microsoft office, and arrange meetings, organise teas/coffees’. In the 
cleaning job – ‘person required to clean office, including male/female toilets, removing 
waste from bins, cleaning phones, wiping sills and cleaning kitchen areas. In the 
furniture remover job – person required to undertake full range of home removals; 
lifting furniture and packing cases from houses and flats; up and down stairs and lifts 
where available.’ 
53. The more detail in the job description, the more this will allow jobseekers to decide if 
the job is for them, and the less likely that employers will be contacted by unsuitable 
applicants.  
54. Here are some quick links to different areas of age discrimination: 
Exceptions for Age 
Lawful exceptions – the Equality Act 2010 allows for statutory exceptions. 
Period of experience required 
Insurance requirements 
Apprenticeships 
National minimum wage 
Young people (16-18) 
Care industry 
Security industry 
Airport/port industry 
Examples of age discrimination cases 
Lawful discrimination 
55. There are limited circumstances when it is lawful to treat people differently because of 
their age. 
56. It is not unlawful to discriminate on the grounds of age if there is an objective 
justification for treating people differently and there needs to be both a legitimate and 
proportionate means of achieving it – for example, it might be necessary to fix a 
maximum age for the recruitment of employees to reflect the training requirements of 
the post.  However an employer would need to prove, if taken to an employment 
tribunal, that there was a legitimate aim and that the action was a proportionate means 
of achieving it. 
Exceptions for Age  
Occupational requirement (OR) 
57. There are certain circumstances which allow for an exception because of age if the 
employer can show that the different treatment objectively justifies the applicant having 
a particular protected characteristic. This could be to ask for applicants of a certain 
age. The requirement must be crucial to the post and not merely one of several 
important factors. It must not be a sham or pretext.  
58. This is likely to apply in only a very few cases, for example, acting. 
Lawful exceptions – statutory exceptions 
59. The provisions in the Equality Act 2010 sit along side other legislation.  Age criteria are 
widely used in legislation, notably to qualify for various licences. Where this is the case 
the employer must have followed the criteria laid down by statutory exceptions prior to 
9 of  

placing the job posting. The employer will not be contravening the age element of the 
Equality Act 2010 by doing so.  
60. No discrimination action is necessary in these cases – see list of exceptions. If you are 
unable to confirm that a statutory requirement/National Minimum Standards (NMS) 
applies email the employer to complete the age template 12.  The onus is on the 
employer to provide the information in a written Assurance Statement, not for us to 
know the relevant requirements.  
61. Young People (special rules for 16-18 year olds) 
62. Certain rules apply to the employment of young people.  If any of these rules apply to the 
job posting no discrimination action is necessary.  
Lawful Exceptions  
NO DISCRIMINATION ACTION IS REQUIRED IN THESE CASES 
Solicitors  
63. Some job postings have Regulatory Requirements for example: In order for a solicitor 
to supervise a law firm they must comply with Rule 5 of the Solicitors' Code of Conduct 
2007: Business management in England and Wales. 
64. To be "qualified to supervise" under this paragraph a person: 
  (a) must have completed the training specified from time to time by the Solicitors 
Regulation Authority for this purpose; and 
  (b) must have been entitled to practise as a lawyer for at least 36 months within the 
last ten years
65. If an employer places this restriction on the job posting and a job seeker complains, 
there are no grounds for this complaint and no further action is required. 
Senior Care Assistant, Junior Doctor, Junior Hair stylist 
66. Some job titles contain words which may be unlawful in some cases but not in a 
particular job e.g. “senior care assistant, junior doctor, junior partner in a law firm or 
junior hair stylist” – it would be fine to use these job titles as they refer to rank and are 
“industry terms” and do not refer to age.   
 
Industry/job 
Age requirement 
Security 
18 
A licence is required to work in this industry which is renewable every 3 
years 
BS7858 –not mandatory - vetting process requires applicants to provide a 
continuous record of employment or history for ‘10/5 years or back to 
school leaving whichever is the shorter’.
 
Care Industry 
 
Staff who provide intimate personal care can still 
18 
ask for 18. 
A care worker can be 16 or over (though it is 
recommended by the Care Quality Commission 
that under 18s are on a government recognised 
training scheme).  
The Care Quality Commission recommends a 
senior carer can be younger than 21 if he/she has 
the right knowledge, skills and qualifications to 
perform this role. An age stencil should be 
10 of  

completed by the employer if they asked for 21 
for a senior carer. 
(People working in a children’s home must be at 
least 4 years older than the children being cared 
for)  
Staff given sole responsibility for children 
21 
All other staff 
none 
Care home managers should have 2 years 
 
experience in a senior management position in 
the last 5 years and NVQ level 4; or is a first level 
registered nurse and has a relevant management 
qualification. 
Gambling 
 
Casino, betting office or adult gaming centre (if 
18 
the premises are open at the time) 
Lottery or football pools 
16 
Bingo 
16 
Bingo Caller 
18 
Drivers 
 
Mopeds, mowing machines 
16 
Tractor, car, motorcycle up to 125cc 
17 
Fork lift truck, dumper truck 
18 
Buses and minibuses 
21 
Unless: aged 18 and 
18 
learning to drive or taking a PCV test 
after passing a PCV test when: driving on a 
regular service where the route does not 
exceed 50km; driving a PCV constructed to 
carry no more than 16 passengers; the 
vehicle is operated under a PSV operator’s 
licence or permit. or 
not engaged in the carriage of passengers 
Category C1 (medium sized) Lorries 3500kg to 
18 
7500kg with or without trailer weighing no more 
than 750kg 
Category C1+E , C and C+ E  
21 
Unless: aged 18 and one of  
18 
learning to drive for this category or Driver CPC 
initial qualification  
passed driving test and Driver CPC initial 
qualification  
taking a national vocational course to get Driver 
CPC initial qualification  
driving licence prior to 10 September 2009 
(C1+E, the weight of vehicle  and trailer 
together is under 7500kg) 
11 of  

Taxi drivers (further conditions may apply to taxi 
21 
drivers dependent on area they work).                               
Sale of tobacco 
none 
Petrol pump cashier 
18 
Bar Staff 
18* 
Adult entertainment industry 
18 
Cinema 
18 
Theatre and function halls – unless the 
18 
performance is given entirely by children. 
Sunday market stalls 
18 
Nightclubs 
18 
Amusement parks 
18 
Telephone sales 
18 
- when entering into a Financial Sales Contract 
Door to Door sales 
18 
- when involves the delivery of an article with 
blade or point 
HM Prison Service 
18 
- applicable to anyone who applies to join the HM 
Prison Service as an officer. 
Slaughterhouse 
18 
Community Support Officer 
18 
MOT testers 
20+ 
Must be a skilled 
mechanic with at least 
4 years experience 
repairing the vehicle 
types the person is 
required to test.  

Driving instructors 
21 
Must have held a UK or 
European Union 
(EU/European 
Economic Area (EEA) 
unrestricted car 
driving licence for a 
total of at least four 
out of the past six 
years prior to entering 
the Register after 
qualifying. 

Motorcycle instructors must have held a full 
21 
motorcycle licence for over 3 years 
Swimming Instructors 
18 
12 of  

*There are some limited exceptions under the Licensing Act 2003 Section 153 for 16/17 
year olds to work as bar staff, however the onus is on the employer to provide evidence to 
support their request and legality for such a requirement. 
MOT Testers 
67. In order to be a MOT tester the Vehicle & Operator Services Agency (VOSA) requires 
persons to be 20 years old and sponsored by the Authorised Examiner of a vehicle 
testing Station. And be a skilled mechanic with at least 4 years experience repairing the 
vehicle types you will required to test. Therefore for any MOT tester job postings which 
fit these criteria, then the age exception is justified and you do not need to follow the 
process. If you are unsure if the job posting falls into this category, please contact the 
Social Justice Equality Team. 
Years experience UJ Error Message for employers   
68. Number of years' experience should NOT be entered here unless very limited 
prescribed circumstances apply.  This field must ONLY be used where there is a 
relevant regulatory requirement for that number of years' experience. If you enter an 
amount in the 'years of experience' field in instances where there is no regulatory 
requirement for a specific number of years' experience, there is a high risk that you will 
be indirectly discriminating under the Equality Act 2010 against those who because of 
their age, gender or disability cannot have built up the number of years' experience that 
you entered into the field. You must leave the 'years of experience' field blank unless 
there is a regulatory requirement for a certain number of years' experience. Instead of 
specifying years of experience or service you may include in the free text 'job 
description' field the type, breadth or level of experience needed for the particular job 
and the skills and competencies required. You may NOT, however, use the job 
description field to specify a number of years' experience. You must not use either the 
'years of experience' field or the 'job description' field in such a way that could lead to 
any form of discrimination (indirect or otherwise) under the Equality Act 2010. Any such 
use of those fields specifically contravenes the Terms and Conditions of this service. If 
you fail to comply with these instructions and inappropriately enter a number of years' 
experience you will have acted without the authority of the Department for Work and 
Pensions, which will mean that any liability for breach of the Equality Act 2010 lies with 
you. 
Period of experience required 
69. When an employer asks for a period of experience to be included in the job posting 
you should always ask them why they need to include it as this could be indirect 
discrimination.  Please note the warning that is displayed on the screen at the years 
experience field. You should discuss with them whether it would be more appropriate to 
include a level of experience or degree of competency instead. 
70. If the employer insists that they want to include a period of experience (or a preference 
for a period of experience) ask them to complete the age template 12b - year’s 
experience. Point out to the employer that they may be asked to provide evidence to 
support their request.   
71. Important note - if the employer implies that 3 years experience is required e.g. 
“applicant must have the competencies normally associated with 3 years experience”, 
this could still be unlawful and discrimination action should be initiated.   
72. Some job postings have Regulatory Requirements. For example: In order for a 
solicitor to supervise a law firm they must comply with Rule 5 of the Solicitors' Code of 
Conduct 2007: Business management in England and Wales. 
To be "qualified to supervise" under this paragraph a person: 
13 of  

(a) must have completed the training specified from time to time by the Solicitors 
Regulation Authority for this purpose; and 
(b) must have been entitled to practise as a lawyer for at least 36 months within the 
last ten years

If an employer requests this requirement you should follow the discrimination process 
and issue the Age template. 
Insurance requirements 
73. An employer may request that an age exception is included in their job posting for 
insurance purposes.  The most common request is from employers who ask for drivers 
aged 25+ but this requirement is not just restricted to drivers. If an employer wants to 
include an age restriction in the job posting and states it is for insurance purposes you 
must check to see if the notes on the UJ employer account include details of the 
employers Insurance Certificate and that it is valid with this age restriction and is still in 
date.  
74.  If the record shows the Insurance Certificate is in date and valid for this age request 
then no further action is required and you can inform the employer that you have a 
valid certificate and the job posting remains live. 
75. If it is not noted on the UJ employer account that a valid Insurance Certificate has been 
provided or it is now out of date on the employer record, then expire the job posting 
and issue template 12a to the employer. The employer must then provide a copy of the 
section of their insurance policy which states this exception. It should be current and 
related to this particular job posting.  
76. On receipt of a copy of the insurance certificate, check that it is valid with this age 
restriction and is in date. Access the UJ employer account and note : 
  Name of Insurer 
  Start date of policy  
  End date of policy (expiry date), 
  Insurance criteria for example “ must be aged 21 to drive this vehicle” 
77. If the Employer states or the Insurance Certificate shows that it is not financially viable 
for the company to take out insurance policies for drivers under the age of 25 then this 
is not justified as an exception in the Equality Act 2010.  
78. In order to comply with the Equality Act 2010 the employer should have justified the 
age restriction prior to telephoning to place their job posting. If they cannot provide a 
copy of their insurance certificate which confirms the age requirement then inform them 
that this restriction has not been reasonably justified, and the job posting will remain 
expired. Check the UJ employer account to see if the employer has previously been 
unable to justify this potential discriminatory wording in a job posting and if this has 
occurred or if there has been a complaint made against this employer then complete 
discrim 1 and hand to team leader to withdraw services  
Please contact the Social Justice Equality Team to discuss further should you require more 
advice on this issue.  
  If the Employer states that it is not financially viable for the company to take out 
insurance policies for drivers under the age of 25 then this is not justified as an 
exception in the Equality Act 2010 
79. In all cases you should take into account such things as; the size and location of the 
outlet; hierarchy in the organisation; number of staff managed; autonomy and financial 
responsibility.   
14 of  

80. In order to comply with the Equality Act 2010 we cannot deny an employer the 
opportunity to objectively justify their requirement.  Discuss the issue with the 
employer tell them, where appropriate, that we are unlikely to be satisfied with their 
explanation of why their request falls within an exception under the Equality Act 2010. 
81. Suggest they amend the job posting specification accordingly.  If the employer is 
insistent that they wish to include the requirement in their job posting follow the current 
process of completing the Age template 12a and discrimination process. 
Apprenticeships 
82. Apprenticeships are funded for 16 – 24 year olds in England but are open to applicants 
of all ages over the age of 16. An employer should therefore not restrict an 
Apprenticeship job posting based on a person’s age. However, if they have funding for 
16 – 24 year olds this can be stated in the job posting.  
  The Age template does not need to be completed because the job posting is not 
restricting on age and the employer cannot claim an age exception.  
  The National Apprenticeship Service website for England states funding is available for 
16-24 years olds, with full funding for 16-18 year olds and partial for 19-24 year olds. 
For any funding age criteria outside of the the normal 16-24 funding age group, i.e. 16-
18 year olds, the provider/employer must be asked to provide a written statement of the 
funding arrangements so we know they only have funding for this specifically age 
group and don’t just want to restrict the funding age so they get their full funding 
alocation.  
  In England, funds are available for people aged 25+ but these will be allocated and 
used by particular groups in different regions, having been allocated for certain 
projects. The process you should undertake is the same for people aged 25+, in that 
the provider/employer must be asked to provide a written statement of the funding 
arrangements.  
83. In Scotland, Apprenticeships are funded for 16-19 year olds but are open to all ages 
over the age of 16. People aged 20 and over may occasionally receive funding but this 
depends on the funding availability at the time and funding priority is given to 16-19 
year olds. In each case, where the provider/employer asks for a funding age to be 
placed on the job posting, they must be asked to provide a written statement of the 
funding arrangements. Again, the Age template does not need to be completed 
because the job posting is not restricting on age and the employer cannot claim an age 
exception. 
  The funding age restrictions do not apply to Wales where funding is available to all over 
the age of 16. However, there is currently an apprenticeship scheme in Wales called 
the Young Recruits Programme. This provides financial support to employers offering 
apprenticeship programmes to recruit and train additional apprentices aged 16-24 year 
olds. If the employer confirms the apprenticeship is apart of the Young Recruits 
Programme and they are taking on additional apprenticeships we will accept the job 
posting with the age restriction of 16 - 24 years olds. This is an exception to normal 
apprenticeship job postings process. Issue the template in these cases and state in the 
job posting description that this the Young Recruits Programme. Please note, all other 
apprenticeships will not require a template and we will only state the funding 
requirements not restrict on age.  
  More information on Apprenticeships see below. 
15 of  

National Minimum Wage (NMW) 
84. Employers can follow the age bands and minimum wage levels used in the NMW 
legislation.  However, employers cannot justify recruiting a young person simply for 
financial reasons i.e. because it is cheaper for them to pay a lower wage. 
Young people 
85. 16 – 18 year olds are restricted from certain types of work. These are: 
  work which they are not physically or mentally capable of doing 
  work which brings then into contact with chemical agents, toxic material or radiation  
  work which involves a health risk because of extreme cold, heat or vibration. 
86. Young people under 18 years are not allowed to opt out of the Working Time Directive 
87. Employers are required to undertake a health and safety risk assessment if the 
employee is under 18.  This will include assessing any risk from operating machinery; 
there is no general age exception on the use of machinery but there are 
exceptions around certain types of machinery
. The onus is on the employer to 
provide evidence in writing that this is the case before the job posting can be 
advertised. 
88. Young people must not work more than eight hours a day or more than 40 hours in a 
week.  Exceptions also apply to the times that young people can work.  If an employer 
requires a young person to work at night a check should be made that the requirement 
complies with guidance in the ‘Guide to Working Time Regulations’ which is accessible 
through the Department for Business Innovation and Skills (BIS) website. More 
information and guidance on working hours and young workers can be found on the 
Directgov website. 
Young people entering into contracts 
89. Some employers may state that they need someone aged 18 or over because they will 
be involved in making contracts with clients.  You should send an age template 12 for 
these cases.  Some contracts are not binding if made by someone under 18 but you 
will need clarification from the employer about to the type of contract.  If it is clear 
discrimination action is complete, a decision has been made and we are allowing the 
exception then revive the job posting. Note on UJ employer assurance statement 
received <date>  
Information for Decision makers 
90. There are limited circumstances when it is lawful to treat people differently because of 
their age. 
91. It is not unlawful to discriminate on the grounds of age if there is an objective 
justification for treating people differently and there needs to be both a legitimate and 
proportionate means of achieving it – for example, it might be necessary to fix a 
maximum age for the recruitment of employees to reflect the training requirements of 
the post.  However an employer would need to prove, if taken to an employment 
tribunal, that there was a legitimate aim and that the action was a proportionate means 
of achieving it. 
Further information on particular industries: 
Care 
Hospitality 
Security 
Airport/port 
92. Employers may ask to include a requirement for X year’s experience. The level of 
experience needed for any job must relate directly to the requirement to do that job and 
16 of  

not to any other considerations. If an employer insists on putting a number of years 
experience onto a job specification then action should be taken as in the experience 
section. Based on experience of dealing with cases since the introduction of the 
Employment Equality (Age) Regulations 2006, we can identify job titles where 
employers are likely to be able to objectively justify the requirement.   
93. Job titles can sometimes be misleading but generally we can rely on them to 
differentiate between levels of responsibility in both the care and hospitality industries.  
However each job posting must be considered individually and reference made to the 
job specification.  
94. In all cases you should take into account such things as; the size and location of the 
outlet; hierarchy in the organisation; number of staff managed; autonomy and financial 
responsibility.   
95. In order to comply with the Equality Act 2010 Legislation we cannot deny an employer 
the opportunity to objectively justify their requirement.  Discuss the issue with the 
employer and tell them, where appropriate, that we are unlikely to consider that they 
can objectively justify their requirement and suggest they amend the job posting 
specification accordingly.  If the employer is insistent that they wish to include the 
requirement in their job posting follow the current process of completing the age 
template 12, 12a or 12b and discrimination process. 
Care industry 
96. There are age exceptions in the national standards for the care industry.   
Managers of care homes 
Care home managers should have 2 years experience in a 
senior management position in the last 5 years and NVQ 
level 4; or is a first level registered nurse and has a relevant 
management qualification. 
 
Carers 
Aged 18 
Carers working in children’s homes should be at least 4 
years older than the oldest child. 
The previous age limits of 18 for a care worker and 21 for a 
senior care worker were part of the Care Standards Act. 
This was replaced on 01 October 2010 by the Heath and 
Social Care Act 2008.  
A care worker can be 16 or over (though it is recommended 
by the Care Quality Commission that under 18s are on a 
government recognised training scheme).   
 
Senior Carers 
A senior carer can be younger than 21 if he/she has the 
right knowledge, skills and qualifications to perform this 
role. 
It is now up to the employer to decide what is appropriate 
for young workers to do according to their service user 
needs, the stage of training of the person, their 
competence and their skills and knowledge. One person 
under the age of 21 may have the skills and knowledge to 
be a senior carer and give medications, another may not. 
Regardless of the age of the employee, they must be fully 
trained in care and in giving medications before they can 
work unsupervised. 
17 of  

An age template should be completed by the employer if 
they asked for 21 for a senior carer. 
Staff given sole 
Aged at least 21 
responsibility for children 
or in a management role 
 
97. Some employers will ask for a certain period of experience.  An age template 12b - 
years experience should be issued. When making your decision you should consider: 
  the duties involved; 
  the level of responsibility; 
  the nature of the establishment; 
  the number of residents 
  the hierarchy of the staff/managers; 
  the number of staff if the post is for a supervisor. 
Hospitality/food industry 
98. Some employers will ask for a certain period of experience.  An age template 12b - 
years experience should be issued. When making your decision you should consider: 
  full duties of the job; 
  knowledge of the labour market; 
  the proportion of time spent doing whatever is considered to require the GOR; 
  the nature and purpose of the establishment; 
  the number of other staff/hierarchy;  
  the number of staff the applicant will be personally responsible for; 
  level of financial responsibility; 
  level of autonomy; 
  whether the applicant will be managing alone and for what periods of time; 
  expertise required in cooking a particular type of food; 
  size of restaurant/number of covers; 
Also see examples 
Security industry 
99. The Private Security Industry Act 2001 requires security staff to have a license that is 
renewable every three years; there is a minimum age of 18 years in England, Scotland 
and Wales.   The current designated sectors or activities that must be covered by a 
licence are as follows: 
  security guarding - under contract  
  door supervisors - under contract and in-house  
  vehicle immobilising - under contract and in-house  
  private investigation - under contract  
  security consultants - under contract  
  key holders - under contract. 
100.  Most reputable security companies use the provision of BS7858 ‘Security 
Screening’ to vet their staff before employment.  The vetting process requires 
applicants to provide a continuous record of employment or history for ‘(5)10 years or 
18 of  

back to school leaving whichever is the shorter’.  It is important that you agree with 
the employer that the full requirement is included in the job posting; it is not acceptable 
to state ‘(5)10 years checkable history’.   
Airport/port job postings 
101.  Often employers advertising for applicants to work in airports/ports in areas which 
are beyond passenger security checks will ask for a 5 or 10 year checkable history as 
they would for a security job.  This is quite acceptable as long as the employer includes 
the words ‘10 years or back to school leaving whichever is the shorter’ in the job 
posting.  
Apprenticeships  
102.  There are no age exceptions regarding who can apply to undertake an 
Apprenticeship.  However, there is an issue around the funding which is provided in 
England by the National Apprenticeship Service and is restricted to participants who 
are 16 to 24 years of age.  Apprenticeships are open to applicants of all ages over the 
age of 16, but if they do not qualify for the funding age group and if no other funding is 
available the applicant may have to fund the apprenticeships themselves. The 
employer should not put anything in a job posting which could discourage or 
disadvantage those over a certain age. 
103.  It is important that the job posting states who will qualify for funding but that the 
apprenticeship is open to all ages. You will need to confirm the funding arrangements 
with the provider. 
104.  Apprenticeships are funded for 16 – 24 year olds in England but are open to 
applicants of all ages. The National Apprenticeship Service website for England states 
funding is available for 16-24 years olds, with full funding for 16-18 year olds and partial 
for 19-24 year olds. For any funding age criteria outside of the the normal 16 - 24 
funding age group, i.e. 16 - 18 year olds, the provider/employer must be asked to 
provide a written statement of the funding arrangements so we know they only have 
funding for this specifically age group and don’t just want to restrict the funding age so 
they get their full funding alocation.  
105.  The Age template does not need to be completed as the job posting should not 
restrict on age and the employer cannot claim an age exception.  
106.  In England funds are available for people aged 25+ but these will be allocated and 
used by particular groups in different regions, having been allocated for certain 
projects. The process you should undertake is the same for people aged 25+, in that 
the provider/employer must be asked to provide a written statement of the funding 
arrangements. 
107.  In Scotland, Apprenticeships are funded for 16 -19 year olds. People aged 20 and 
over may occasionally receive funding but this depends on the funding availability at 
the time and funding priority is given to 16-19 year olds. In each case, where the 
provider/employer asks for a funding age to be placed on the job posting, they must be 
asked to provide a written statement of the funding arrangements. Again, the Age 
template does not need to be completed because the job posting is not restricting on 
age and the employer cannot claim an age exception. 
  The funding age restrictions do not apply to Wales where funding is available to all over 
the age of 16. However, there is currently an apprenticeship scheme in Wales called 
the Young Recruits Programme. This provides financial support to employers offering 
apprenticeship programmes to recruit and train additional apprentices aged16-24 year 
olds. If the employer confirms the apprenticeship is apart of the Young Recruits 
Programme and they are taking on additional apprenticeships we will accept the job 
posting with the age restriction of 16 - 24 years olds. This is an exception to normal 
19 of  

apprenticeship job postings process. Issue the template in these cases and state in the 
job posting description that this is apart of the Young Recruits Programme. Please 
note, all other apprenticeships will not require a template and we will only state the 
funding requirements not restrict on age.   
Insurance requirement 
108.  An employer may request that an age exception is included in their job posting for 
insurance purposes.  The most common request is from employers who ask for drivers 
aged 25+ but this requirement is not just restricted to drivers.  
109.  If an employer wants to include an age restriction in the job posting and states it is 
for insurance purposes you must check to see if the notes on the UJ employer account 
include details of the employers Insurance Certificate and that it is valid with this age 
restriction and is still in date.  
110.   If the record shows the Insurance Certificate is in date and valid for this age 
request then no further action is required and you can inform the employer that you 
have a valid certificate and the job posting remains live. 
111.  If it is not noted on the UJ employer account that a valid Insurance Certificate has 
been provided or it is now out of date on the employer record, then expire the job 
posting and issue template 12a to the employer. The employer must then provide a 
copy of the section of their insurance policy which states this exception. It should be 
current and related to this particular job posting.  
112.  It is perfectly acceptable for the employer to e-mail the copy of policy back to us.   
113.  If the employer provides a copy of the section of the policy as outlined above, then 
the job posting can be displayed. 
114.  On receipt of a copy of the insurance certificate, check that it is valid with this age 
restriction and is in date. Access the UJ employer account and note : 
  Name of Insurer 
  Start date of policy  
  End date of policy (expiry date), 
  Insurance criteria for example “ must be aged 21 to drive this vehicle” 
115.  If the Employer states that it is not financially viable for the company to take out 
insurance policies for drivers under the age of 25 then this is alone is not objectively 
justified under the Equality Act 2010  
National Minimum Wage (NMW) 
116.  Employers can follow the age bands and minimum wage levels used in the NMW 
legislation.  However, employers cannot justify recruiting a young person simply for 
financial reasons i.e. because it is cheaper for them to pay a lower wage. 
Under 18 year olds and contracts 
117.  Certain types of contract are not binding if made with a person under the age of 18.  
For example where a minor was contracting to sell goods as a trader, or a contract of 
insurance.  If you are unsure if the type of contract falls into this category, please 
contact the Social Justice Equality team. 
MOT Testers 
118.  In order to be a MOT tester the Vehicle & Operator Services Agency (VOSA) 
requires persons to be 20 years old and sponsored by the Authorised Examiner of a 
vehicle testing Station, and be a skilled mechanic with at least 4 years experience 
repairing the vehicle types you will required to test. Therefore for any MOT tester job 
postings which fit these criteria, then the age exception is justified and you do not need 
20 of  

to follow the process. If you are unsure if the job posting falls into this category, please 
contact the Social Justice Equality team. 
Examples of age discrimination cases 
119.  Important note: you will need to look at all the facts for each job posting.  Do not 
assume that because the job title is the same as those below all cases should be dealt 
with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on where it may 
be unlawful to place certain exceptions on job postings.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  These 
examples are to be used as a guide only. 
Shift manager in fast food outlet – 3 years experience 
Supermarket Manager - 3 years experience in a similar position   
Bar Supervisor.  Must have 3 years previous experience  
Agricultural Engineer - 3 years experience 
Specialist curry chef/tandoori chef - 3 years experience 
Tandoori Chef - 3 years experience 
Restaurant manager - 3 years experience in a similar position 
Van driver required.  Must be 25+ for insurance purposes 
Driver Required. Must be 25+ for insurance purposes  
Job posting and Requirement 
120.  Shift Manager in a fast food outlet - includes a requirement that applicants have ‘3 
years experience.   
Job Specification 
  supervising and training junior staff 
  setting and maintaining standards of customer service, food quality and hygiene/health 
and safety 
  setting objectives for staff within each shift 
  ensuring an excellent customer dining experience is consistently given 
Questions to consider 
  What is the structure of the organisation? 
  Will the jobholder be required to manage unsupervised? 
  How many staff will they be managing? 
Points to consider when making a decision 
  Referring to the job specification, would you consider it reasonable that someone would 
need three years experience to set and maintain the standards required for the post?    
  Will the post holder be responsible for supervising and training junior staff 
unsupervised themselves?   
Decision 
  Job posting not serviced, remained expired 
  Further information was requested. The General or Assistant Manager would be present 
alongside the Shift Manager therefore we found it less likely that 3 years experience 
would be needed for this role.  Whilst we accept that working in a fast food environment is 
fast moving and high standards of customer care, food quality, hygiene/health and safety 
skills are needed we would have thought that these skills applied equally to all workers 
and could be developed in a much shorter period.   
21 of  

  Additionally, whilst reference is made to the role involving the supervision and training 
of junior staff, as the General and Assistant Manager are also acting in a supervisory 
capacity with the Shift Manager, we felt that the 3 years experience would not be 
required for this role.   
Job posting and Requirement 
121.  Supermarket Manager must be qualified to HND level with 1 year experience in a 
similar position or 3 years experience in a similar position.   
Job Specification 
  must be able to maintain and improve the operation of the business.   
  must be knowledgeable in stock ordering, stock turn and merchandising display.  
  must be able to have recruitment and staff management skills. 
Questions to consider 
  How many staff will they manage? 
  How large is the supermarket e.g. is it the size of a medium Tesco or Asda or a small 
local Spar shop? 
  What level of financial responsibility will they have? 
  Are they a key holder? 
Points to consider when making a decision 
Identify the level of responsibility in terms of financial accountability and staff management 
and consider if it is necessary and appropriate for an applicant to have had three years 
experience in order to undertake the duties required.  Will they be managing alone and 
have departmental managers reporting to them? 
Decision 
  Job posting could be serviced. Revived 
  The post holder would be solely responsible for the recruitment and management of 30 
staff and have overall financial responsibility, ensuring that the takings were correct 
and kept safe. 
Job posting and Requirement 
122.  Bar Supervisor.  Must have 2 years previous experience. 
Job Specification 
  overseeing all aspects of bar service 
  supervising and training junior staff 
  must have authority in a busy, hectic bar 
Questions to consider 
  What is the structure of the organisation? 
  Will the jobholder be required to manage unsupervised? 
  How many staff will they be managing? 
  What financial responsibility will they have? 
Points to consider when making a decision 
Identify the level of responsibility in terms of financial accountability and staff management. 
Consider if it is necessary and appropriate for an applicant to have had two years 
experience in order to undertake the duties required and could the job be done by 
someone with the same skills and knowledge but less experience. 
Decision 
22 of  

  Job posting not serviced, remained expired 
  It was felt that the job could be done by someone with the same skills and knowledge 
but less experience.  The jobholder would not be working unsupervised. 
Job posting and Requirement 
123.  Chef de Partie Pastry - Must have 5 years experience. 
Job Specification 
  preparation of desserts, breads, pastries, petit fours 
  supervision and training of junior staff 
Questions to consider 
  What do the duties involve? 
  How many staff would the applicant be responsible for? 
  Would the applicant be working unsupervised and if so how often? 
  How many covers are there in the restaurant? 
  What tiers of management are there above the applicant and what 
supervisory/management responsibility do they have? 
Points to consider when making a decision 
  This Chef de Partie supervises 2 staff 
  Restaurant has 180 covers 
  The sous chef and head chef would be overseeing the work at all times. 
Decision 
Employer’s justification not accepted as the sous chef and head chef had ultimate 
responsibility and would be available for advice. Job posting remained expired 
Job posting and Requirement 
124.  Agricultural Engineer - 3 year’s experience 
Job Specification 
  supervising and developing trainee engineers, 
  working independently carrying out repairs and service on agricultural and ground work 
machinery.  
  carrying out repairs and services on various sites in and around the South 
  diagnose faults displayed on land based machinery through use of specialist diagnostic 
equipment. 
  Work independently on site or supervising a trainee 
  Due to vast range of machines worked on candidate must have worked with many 
different breakdown scenarios 
  Employer requires NVQ level 3 in land based engineering 
Points to consider when making a decision 
  Level of technical expertise required 
  Applicant will be working alone or supervising and developing a trainee 
  Applicant needs to have acquired knowledge over a period of time working in the 
industry 
Decision 
Assurance accepted. Job posting revived.The post requires a high level of technical 
expertise and the applicant will be working unsupervised. 
23 of  

Job posting and Requirement 
125.  Specialist curry chef/tandoori chef in a prestigious restaurant. 3 year’s experience. 
Job Specification 
  sorting of supplies, recipe and menu planning, preparation of Indian curry dishes, 
Tandoori and vegetable dishes,  
  cooking and finishing,  
  health and safety,  
  quality control  
  training of junior staff. 
Questions to consider 
  How many staff will the applicant supervise? 
  Will the applicant be working unsupervised – if so for what periods of time? 
  How many covers in the restaurant? 
  What is the hierarchy of management above the applicant and when would they be 
present? 
Points to consider when making a decision 
  The employer stated there are 200 covers and the applicant will be working 
unsupervised at all times. 
  Candidate will supervise 2 members of staff 
  A high level of expertise is required for a specialist chef 
Decision 
Assurance accepted.  Job posting revived. In this case it was a large prestigious 
restaurant, had it been a smaller less prestigious venue, it would not have been accepted. 
Job posting and Requirement 
126.  Tandoori Chef in a prestigious restaurant.  3 year’s experience 
Job Specification 
  Good verbal and written communication skills 
  Knowledge of supervising and running a kitchen efficiently  
  Capability of deputising for the Head Chef essential 
  Overseeing tandoori cooking, preparation of meals 
  Devising new dishes 
  Responsible for supervising and training 4 staff 
  Responsible for ordering and invoicing of ingredients 
Questions to consider 
  How many covers? 
  Will the applicant be working unsupervised? 
Points to consider when making a decision 
  A high level of expertise is required for a specialist chef in this type of restaurant (a 
tandoori chef in a less prestigious restaurant or take away would not normally require 3 
years) 
Decision 
Assurance accepted.  Job posting revived. 3 years experience seems reasonable for the 
high level of expertise required in this particular restaurant.  
24 of  

Job posting and Requirement 
127.  Restaurant manager.  3 year’s experience in a similar position. 
Job Specification 
  Deliver sales, cost and profit targets 
  Set objectives for shift managers 
  Manage by supervision and reports 
  Stock purchase to budget 
  Stock control to plan 
  Coach, correct and motivate team 
  Ensure an excellent customer service is provided at all times 
  Deal with customer complaints and manage causes  
Questions to consider 
  How many covers? 
  Will the applicant be working unsupervised? 
  How many staff will the applicant be supervising? 
  What is the hierarchy of management above the applicant and when would they be 
present? 
Points to consider when making a decision 
Level of autonomy 
Decision 
Assurance accepted as the manager would be in sole charge of a large restaurant and 
responsible for managing a large group of staff.  It was accepted that 3 year’s experience 
would probably be reasonable. 
Job posting and Requirement 
128.  Van driver required.  Must be 25+ for insurance purposes 
Job Specification 
Van driver delivering goods to local retail outlets. 
Must have full clean driving license 
Must be aged 25 or over for insurance purposes 
Questions to consider 
Check to see if an insurance statement has been provided and is in date, current and 
relevant. If not, always send an Age template which asks the necessary questions and 
request a copy of the section of the insurance policy that states this exception for this 
particular job posting 
Points to consider when making a decision 
The employer has provided an up to date copy of the correct section of the insurance 
policy which does include this exception  
Decision 
  The statement from the employer in the form of the age template and the information 
provided (insurance policy) received from the employer would be sufficient to meet the 
objective justification test so the job posting would be revived.  
Job Specification 
129.  Driver required to delivery goods to local retail outlets. 
Must have full clean driving license 
25 of  

Must be aged 25 or over for insurance purposes 
Questions to consider 
Check to see if an insurance statement has been provided and is in date, current and 
relevant. If not, always send an Age template which asks the necessary questions and 
request a copy of the section of the insurance policy that states this exception for this 
particular job posting 
Points to consider when making a decision 
Employer states that it is not financially viable for the company to take out insurance policy 
for drivers under the age of 25. It is not an exception stated in their insurance policy. 
Decision 
Assurance not accepted. Job posting remains expired. The explanation may not be 
sufficient to meet the objective justification test. Although reasonable business needs and 
economic efficiency may be legitimate aims, an employer solely aiming to reduce costs 
cannot expect to satisfy the test. For example, the employer cannot simply argue that to 
discriminate is cheaper than avoiding discrimination 
Race 
Taking/amending the job posting 
130.  Explain to the employer that  
  because they have placed an exception on the job posting which could be seen as 
discriminatory, the employer needs to provide further written information.   
  Explain that under certain circumstances it is possible to claim an exception under the 
Equality Act 2010 but that they must complete a Race template 13 or language 
template 13a (preferably by email) so that we can consider this.   
  Ensure the Race/Language template has the job posting and employer number on it 
and details of where/how it should be returned. The job posting number and employer 
number must be on the template if this is to be considered as evidence at an 
employment tribunal. 
  Take full details of the job posting and expire until a decision has been made on the 
discrimination issue. If for some reason the job posting is already live, ensure it is 
expired.  
  Note on the UJ employer record, Job posting xxxx your name, Template 13/13a issued 
to alert colleagues that there is unresolved discrimination action. When recording 
notes, remember that the employer can request a copy of the records under the Data 
Protection Act.  Do not write anything which may make the employer feel we are 
accusing them of discrimination.  For example, write “Race template issued” rather 
than “unresolved discrim issue”. 
  ED agents - pass the discrim papers to your team leader.  
Wording of job postings 
131.  Be careful with job titles. For Example: 
   “Indian Chef” should not be used – instead use “Chef” and put details of the type of 
cooking in the job description.   
  This description gives the impression that a person of a particular nationality is required 
rather than someone who can prepare Indian Cuisine. 
132.  Your overall aim should be to get a good quality job description, and not a person 
specification. Get as much information as possible of the tasks involved in the post and 
not a description of the person the employer might think is suitable. 
26 of  

A number of years UK residency 
133.  An employer may wish to place an exception that the applicant must have been a 
resident of the UK for a period of time.  This exception is sometimes required for 
certain types of job to protect national security and the length of time is dependent on 
the type of check to be undertaken. For example, the applicant may be required to 
work at an MOD site and may have access to sensitive information. 
134.   If an employer places such an exception you should follow the discrimination 
process and issue template 13.  
135.  If you accept the employers’ statement, the job posting can be advertised.  
Suggested wording on the job posting is “X years UK residency required to facilitate 
security clearance checks”.  
Geographical exceptions  
136.  There is no discrimination legislation that prohibits the exception of recruitment by 
post code.  Many employers are now using this method of recruitment. 
137.  You should, however, question if an employer says they do not want applications 
from a particular geographic area with a significant ethnic minority population, as this 
exception may indicate indirect racial discrimination.  Ask the employer to put reasons 
for the exception in writing 
138.  Update UJ employer account job posting xxxx Template 13 issued. 
139.  ED agents complete discrim form part 1 and pass to your team leader. 
Information for decision makers 
Exceptions to the Equality Act 2010  
There are several exceptions to the Equality Act 2010, but you are most unlikely to meet 
them. Some of the more common ones are shown below. 
140.  National Security  
Use template 13 to ask the employer to provide a statement explaining in detail why they 
think the exception would be an exception to the Equality Act 2010.   
141.  Occupational Requirements 
There are certain circumstances which allow for an exception because of race if the 
employer can show that it is an occupational requirement that the applicant have a 
particular protected characteristic. 
The requirement must be crucial to the post, and not merely one of several important 
factors. It must not be a sham or pretext.  
Examples of occupational requirements include:  
participation in a dramatic performance or other entertainment for reasons of 
authenticity  
participation as an artist’s or photographic model for reasons of authenticity  
working in a place where food or drink is provided to and consumed by members of 
the public in a particular setting for which, in that job, a person of that racial 
group is required for reasons of authenticity and 
provides persons of that racial group with personal services promoting their 
welfare, and those services cannot be provided as effectively in a less 
discriminatory way.  
NB Also see guidance on language specifications on job postings 
142.  Employment in the service of the crown 
27 of  

The Equality Act 2010 covers all employment in the service of the Crown but there are 
exceptions where employment is by a 'prescribed public body’.  In the Civil Service these 
are referred to as “reserved” posts i.e. reserved for UK nationals only.  However, DWP 
should never mention these rules on a job posting because they may deter many people 
who are eligible from applying. Instead, "Civil Service Nationality Rules Apply” should be 
included. For more information see www.careers.civil-service.gov.uk .   
Prescribed Public Bodies (to which nationality rules may apply) 
  Bank of England 
  Board of Trustees of the Armouries (as regards the Master and Deputy Master only) 
  British Council 
  House of Commons 
  House of Lords  (as regards certain staff only) 
  Metropolitan Police Office (as regards employment of members of the metropolitan civil 
staff) 
  National Army Museum 
  National Audit Office 
  Natural Environment Research Council 
  United Kingdom Atomic Energy Authority 
Apart from “reserved” posts, Civil Service posts are open to UK and EEA nationals.  Again 
"Civil Service Nationality Rules Apply" should be stated on the job posting.   
Factors to consider when making your decision under the Equality Act 2010. 
143.  These are: 
  The full duties of the job – which part of the job/what proportion of the job necessitates 
someone of a particular nationality/race. 
  Why the job cannot be carried out by someone other than that specified by the 
employer 
  The nature/purpose of the establishment 
  The ratio of staff from this particular group compared to others 
  Has the employer considered altering staffing rotas to enable a current member of staff 
to cover those duties, thus opening up the job posting to all groups of applicants? 
Job posting accepted  
144.  If the exception is accepted revive the job posting. Issue template 19 to the 
employer. 
145.  Update UJ employer account, job posting xxxx Assurance statement received. 
Geographical exceptions  
146.  There is no discrimination legislation that prohibits the exception of recruitment by 
post code.  Many employers are now using this method of recruitment. 
147.  You should, however, question if an employer says they do not want applications 
from a particular geographic area with a high ethnic minority population, as this 
exception may indicate indirect racial discrimination.  Issue template 13 to the 
employer. 
148.  If it is clear from the employers’ assurance statement that the area does not have a 
high ethnic minority population, and the reason for the exception is not discriminatory, 
then the job posting can be advertised. 
28 of  

Examples of race discrimination cases 
149.  Important note: you will need to look at all the facts for each job posting.  Do not 
assume that just because the job title is the same as those below all cases would be 
dealt with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on when it is 
unlawful to place a particular exception on a job posting.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  These 
examples are to be used as a guide only: 
Barber – must not be black 
Polish labourer 
Job posting and Requirement 
150.  Barber – must not be black 
Job Specification 
Cutting customers’ hair.   
Questions to consider 
Why can the job not be carried out by a black person? 
Points to consider when making a decision 
The employer stated that black people could not cut European hair styles and most of his 
customers were white people. 
Decision 
Job posting remained expired and all services withdrawn.  Employer would not agree that 
cutting hair was a skill which people of all colours were capable of doing. 
Job posting and Requirement 
151.  Polish workers required as labourers on building site. 
Job Specification 
General labouring on building site. 
Employer wanted to place the advert in Polish as well as English language to attract Polish 
workers. 
Questions to consider 
Why does the applicant need to be Polish? 
What are the duties? 
What nationalities are the other people working on the site? 
Why could the duties not be carried out by someone who was not Polish? 
Points to consider when making a decision 
Employer states most of his workforce are Polish and do not speak English. 
Decision 
Job posting remained expired. The employer could not justify reasons for claiming an 
exception for this job posting.  There were others in the workforce who could translate. 
Note: Job postings must be displayed in English (or Welsh). 
Language 
Taking/amending the job posting 
152.  No discrimination action is necessary for language teachers, translators or 
interpreters.  
153.  Apart from the English language requirements, the discrimination process must be 
followed for all other cases with a language exception. Please note that this does not 
apply for job postings in Welsh for positions in Wales. Job postings should not include 
29 of  

words, such as ‘preferred’ or ‘advantageous, which suggest a prejudice or preference 
for speakers of a particular language. You should seek an assurance from the 
employer that the language requirement is strictly necessary for the job postings that 
they wish to place with you and issue a language template 13a.   
English Language 
154.  Employers can request a certain level of English language skill but you must ensure 
the requirement is strictly necessary for the job posting. Unlike all other language 
requests, if it is apparent from the job description or if speaking with the employer that 
the need for a level of English is required in order to carry out the duties of the role, 
then this can be included in the vacancy and no further discrimination action is 
required. In this situation a language template should not be issued. For example, 
someone working as a secretary may need a certain level of written English skill or 
someone working as a carer for a patient with hearing problems may need to speak 
English clearly. The job description should reflect the duties involved and the reason 
why a certain level of communication skill is appropriate.  Jobseekers will then know if 
their English language skill is at the level required to carry out a particular job.   
155.  You should not automatically change the wording to “good communication skills” 
and/or say to the employer asking for good command of English is discriminatory. We 
should not accuse an employer who asks for a standard of English language of 
discrimination. However, if it is not clear from the job description as to why there is a 
need in the job role for a good command of the English Language then you can and 
should find out the reason why a certain level of English skill is appropriate for the role. 
For example, some questions you could ask the employer are: What levels of 
communication will be involved with this role? Will they have to speak to colleagues in 
English and understand instruction? Will they have to write in English? From these 
types of answers you should be able to tell if a level of English is required.  
156.  If you feel that the employer may be asking for someone who can speak English to 
enable them to avoid other nationalities applying then issue the Race/Language 
template to obtain written information. See examples. 
157.  If you are still unsure of the requirement, tell the employer you are going to send 
them a template to complete where they can detailed why they need the level of 
English asked for. If you have any further concerns or are unsure with what action to 
take please contact the Social Justice Equality team. 
158.  When the employer completes the Language Template 13a, giving full details of the 
reasons for the exception and they have reasonably shown the language skill is a 
necessary requirement for the duties to be fulfilled, you can accept the reason for 
Language requirement.  In which case, record full details on the discrim form and 
revive the job posting. The job specification should explain why the language 
requirement is necessary for the performance of the job.   
159.  You will need to ask the employer certain questions and request written assurances 
using the Race/Language template13/13a. Questions to consider in every language 
case include: 
  What are the main duties of the post?   
  Does the employee have to work with others; what language requirement is necessary 
for interaction with these people?  
  How important is communication in the job role advertised? 
  Can the employer reorganise the current staff to enable the new post to be filled by 
someone who does not need to speak this particular language? 
  How many current staff speak only this language? 
30 of  

160.  Be careful with job titles.  For  example: 
   “French receptionist” / “mother-tongue French receptionist” should not be used - 
instead use “receptionist” and make a note of the language requirement in the job 
specification. 
The first job title gives the impression that a person of a particular nationality is required 
rather than someone with excellent French language skills. 
161.  Your overall aim should be to get a good quality job description, and not a person 
specification. Get as much information as possible of the tasks involved in the post and 
not a description of the person the employer might think is suitable. 
162.  Note: job postings can only be advertised in the English (or Welsh) language. 
163.  Job postings should be taken and expired until a decision has been made on the 
language issue.  If the job posting is already live, expire it. 
164.  Make a note on the UJ employer record Job posting xxxxx , your name, template 13 
issued <date> to alert colleagues that there is outstanding discrimination action. When 
recording notes, remember that the employer can request a copy of the records under 
the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer feel we 
are accusing them of discrimination.  For example, write “Race/ Language template 
issued” rather than “unresolved discrim issue”.  
165.  ED agents - Complete a discrim form part 1 and pass to your team leader.  
Information for decision makers 
Factors to consider when making your decision where language is concerned: 
  the full duties of the job – how important is it / what proportion of the duties involve the 
need for the language skill? 
  why the job cannot be carried out by someone who cannot speak a particular 
language; 
  the nature/purpose of the establishment; 
  the ratio of staff with the requested language skill compared to others; 
  has the employer considered altering staffing rotas to enable a current member of staff 
to cover those duties, thus opening up the job posting to applicants who do not have 
the requested language skill? 
Examples of language cases 
166.  Important note: you will need to look at the facts for each job posting.  Do not 
assume that because the job title is the same as those below that all cases would be 
dealt with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on when it is 
unlawful to place a particular exception on a job posting.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  These 
examples are to be used as a guide only. 
Delivery driver who can speak Urdu or Punjabi 
Hotel receptionist – must speak Korean 
Window cleaner for building site – must speak English 
Cleaner – must have good English communication skills example 1 
Cleaner – must have good English communication skills example 2 
Supervisor of ground work staff – must speak Polish 
Requirement 
167.  Delivery driver who can speak Urdu or Punjabi  
Job Specification 
31 of  

Delivering goods to shops and restaurants 
Questions to consider 
  What are the full duties of the driver? 
  Why could the job not be carried out by someone who could not speak Urdu or 
Punjabi? 
Points to consider when making a decision 
Applicant would be delivering to customers who were predominantly Asian. 
Decision 
Job posting remained expired. Although delivering to customers who may not speak 
languages other than Urdu or Punjabi, the duties main involve delivering goods – speaking 
the same language as the customers would not be essential. 
Requirement 
168.  Hotel receptionist, must speak Korean 
Job Specification 
Hotel reception duties 
Must speak Korean 
Questions to consider 
Why couldn’t someone who could not speak Korean carry out these duties? 
Points to consider when making a decision 
The hotel has regular customers who only speak Korean - staff from Korean Airlines use 
the hotel for all overnight stays. 
There are several other receptionists but only one of them can speak Korean. 
Decision 
Job posting revived.  The need to speak Korean was a skill required to perform the job and 
it was reasonable for the employer to have at least two members of staff on a rota basis 
who could speak Korean to enable them to offer the appropriate service to Korean Airlines. 
Job posting and Requirement 
169.  Window cleaner for building site. 
Job Specification 
Must have good English communication skills to enable applicant to read health and safety 
signs. 
Questions to consider 
What are the duties of the applicant? 
Why could someone who did not have good English communication skills not do the job? 
Points to consider when making a decision 
All health and safety signs on building sites are universal and pictorial. 
Decision 
Job posting remained expired.  Health and safety signs are pictorial and universal.  Good 
English language skills are not necessary when cleaning windows. 
Job posting and Requirement 
170.  Cleaner in large store.  Must be able to read instructions in English. 
Job Specification 
General cleaning duties in large store. 
Questions to consider 
32 of  

Will the cleaner be working alone? 
What instructions will the cleaner be expected to read? 
Points to consider when making a decision 
The cleaner is required to mix cleaning chemicals and will be working unsupervised. 
Decision 
Job posting revived.  The cleaner would be working alone and could not mix the chemicals 
safely without an English language skill. 
Job posting and Requirement 
171.  Cleaner in office complex.  Must be able to read instructions in English. 
Job Specification 
General cleaning duties in office complex, working as part of a team. 
Questions to consider 
Will the cleaner be working alone? 
What instructions will the cleaner be expected to read? 
Points to consider when making a decision 
The cleaner works in a team of cleaners and will not be required to mix cleaning 
chemicals. All chemicals used carry health and safety symbols which are universal to all 
languages. 
Decision 
Job posting remained expired.  The cleaner would be working in a team of people and 
would not need to speak English to carry out the job. 
Requirement 
172.  Delivery driver who can speak Urdu or Punjabi  
Job Specification 
Delivering goods to shops and restaurants 
Questions to consider 
  What are the full duties of the driver? 
  Why could the job not be carried out by someone who could not speak Urdu or 
Punjabi? 
Points to consider when making a decision 
Applicant would be delivering to customers who were predominantly Asian. 
Decision 
Job posting remained expired.  Although delivering to customers who may not speak 
languages other than Urdu or Punjabi, the duties main involve delivering goods – speaking 
the same language as the customers would not be essential. 
Requirement 
173.  Supervisor for ground workers. Must speak Polish 
Job Specification 
Supervising a team of 8 people laying paving stones and kerbs. 
Half of team are Polish and speak little English therefore for health and safety reasons, 
candidate must be able to communicate in Polish. 
Questions to consider 
What problems would the applicant experience if they did not speak Polish? 
Points to consider when making a decision 
33 of  

Is the job very technical? 
Health and safety signs are universal for all languages. 
Decision 
This is not a very technically difficult job.  Instructions could be given even if the supervisor 
did not speak Polish.  Health and safety signs are universal for all languages.  If the job 
posting was advertised it would discriminate against non-Polish speaking applicants. Job 
posting remained expired 
Sex  
Taking/amending the job posting 
174.  Explain to the employer:   
  Because they have placed an exception on the job posting which could be seen as 
unlawful, the employer needs to provide further written information.  Issue template 14. 
175.  Under certain circumstances it is possible to claim an exception to the Equality Act 
but that they must complete a  Sex template 14 (preferably by email) so that we can 
consider this.   
176.  Ensure the Sex template 14 has the job posting and employer number on it and 
details of where/how it should be returned. The job posting number and employer 
number must be on the template if this is to be considered as evidence at an 
employment tribunal. 
177.  Take the job posting and expire it until a decision has been made on the 
discrimination issue. If for some reason the job posting is already live, ensure it is 
expired. 
178.  ED agents - Pass the discrim papers to your team leader.  
179.  Update UJ employer account, job postingxxxx, your name, template 14 issued 
<date> to alert colleagues to the fact that there is outstanding discrimination action. 
When recording notes, remember that the employer can request a copy of the records 
under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the employer 
feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “Sex template issued” 
rather than “unresolved discrim issue”.   
Wording of job postings – job titles and job descriptions 
180.  Be careful with job titles.  Use titles which give no indication of gender. Job postings 
must be clearly open to both men and women unless an exception applies. 
For example,  
  use “sales assistant” instead of “salesman” or “saleswoman” or  
  “waiting staff” instead of “waiter” or “waitress”.  
181.  Your overall aim should be to get a good quality job description, and not a person 
specification. Get as much information as possible of the tasks involved in the post and 
not a description of the person the employer might think is suitable.  Avoid being 
gender-specific i.e. never use “he” or “she” only, use “he/she” 
Information for decision makers 
Exceptions to the legislation 
182.  There are limited circumstances when it is lawful to treat people differently because 
of their sex. 
183.  It is not unlawful to discriminate on the grounds of sex if there is an objective 
justification for treating people differently and there needs to be both a legitimate and 
proportionate means of achieving it – for example, it might be necessary to specify the 
34 of  

sex of an applicant to reflect the essential nature of the job that requires a man or a 
woman.  However an employer would need to prove, if taken to an employment 
tribunal, that there was a legitimate aim and that the action was a proportionate means 
of achieving it. 
 
The essential nature of the job requires a man/woman for: 
reasons of physiology (excluding physical strength or stamina), for example, modelling 
clothes; 
reasons of authenticity in dramatic performances or other entertainment, e.g. acting in a 
particular part in a theatre. 
NOTE –  
Job postings for Father Christmas/Santa Claus would qualify for an exception under 
the Equality Act 2010.  Employers do not need to complete a Sex template in this 
case – service the job posting as normal.  

To preserve decency or privacy where the job must be held by a person of the specified 
sex because: 
  the job is likely to involve physical contact between the job holder and other people of 
that sex in circumstances where they might reasonably object to the job holder being a 
person of the opposite sex; or 
  the job holder is likely to work in the presence of people of that sex who are in a state 
of undress, or using sanitary facilities and might reasonably object to a person of the 
opposite sex being there. 
For exceptions you should check that the employer has no other option: for example, 
rearranging the staffing rota to enable other staff to take over the part of the job which 
involves personal contact. Jobs which do involve personal contact, do not automatically 
qualify for an exception. The questions on the Sex template cover this information. 
The nature or location of the job makes it impracticable for the job holder to live 
anywhere else but on premises provided by the employer and there are no separate 
sleeping and sanitary facilities for each sex. For example, if the job is on a lighthouse or in 
an otherwise isolated work station. 
The exception does not apply if it is reasonable to expect the employer to equip the 
premises with separate sleeping and sanitary facilities, or to provide other premises for 
persons of the opposite sex. 
The job is for a single sex establishment for people requiring special care; perhaps a 
hospital ward or prison, and it is reasonable that the job is held by a person of that sex.  
An exception would not necessarily apply to each and every job posting in a single sex 
establishment. In exceptional circumstances it may still apply when a person of the 
opposite sex uses the services.  
The job involves providing individuals with personal services promoting their welfare or 
education, or similar personal services, and those services can most effectively be 
provided by a man (or, as the case may be, by a woman): for example, a counsellor in a 
rape crisis centre. 
The job is likely to involve work outside the UK in a country where the job can only be 
done effectively by a man/woman because of that country's laws or customs. For example, 
a driving job could only be done by a man in Saudi Arabia, as women are forbidden to 
drive. 
The job is one of two to be held by a married couple, a couple who are civil partners of 
each other, or a married couple or a couple who are civil partners of each other. 
35 of  

Although it is DWP policy to encourage employers to let the couple make the choice about 
who does which job, it is not a requirement by law. The employer can state who does 
what. 
An employer can specify that he or she wants a man (or a woman) for the job when the job 
involves living or working in a private home where there could be reasonable objection to 
someone of the other sex having (a) the degree of physical or social contact with a person 
living in the home and/or (b) the knowledge of intimate details of such a person's life, 
which the job would involve. 
NOTE –  
  Job postings for Ann Summers Party Planners requesting a female for the role is 
allowed and Employers do not need to complete a Sex template in this case– 
service the job posting as normal. A male is not allowed to do this role at an all 
female party, so the request for a female applicant is legitimate. However, this is 
the only exception, any other job roles within Ann Summers, i.e. a cleaner or an 
administrative role etc, the normal Discrimination process should be applied.  

  Armed Forces – The Equality Act 2010 allows an occupational exception for 
imposing a requirement for a man if the requirement is a proportionate means of 
ensuring combat effectiveness of the armed forces and includes an exception to 
requirement that a person not be a transsexual. 

Working in private homes 
184.  Work in a private home which involves caring for children or dependent relatives, 
either as the main function or in conjunction with other duties does not necessarily 
mean that the post holder need be a woman. Some parents/employers feel that only 
women can care properly for children and other relatives, and that male carers are not 
to be trusted. However, unless the conditions in the Equality Act 2010 are satisfied, a 
job posting for a position in a private home where a "woman only" is required cannot be 
accepted.   
185.  Factors to consider when making your decision under the Equality Act 2010: 
  the full duties of the job; 
  the proportion of time spent doing whatever is considered to require the occupational 
requirement; 
  the nature and purpose of the establishment; 
  the ratio of male to female staff; the ratio of male to female residents/pupils; 
  the needs of the group/person being supported; 
  whether the employer considered altering staffing rotas to enable a current member of 
staff to cover those duties, thus opening up the job posting to both sexes. 
Exception accepted  
  Revive the job posting. 
  Update UJ employer account, job posting xxxxx Assurance statement received. 
Examples of sex discrimination cases 
186.  Important note: you will need to look at the facts for each job posting.  Do not 
assume that because the job title is the same as those below that all cases would be 
dealt with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on when it is 
unlawful to place a particular exception on a job posting.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  These 
examples are to be used as a guide only. 
Female shop assistant required for female clothing store. 
36 of  

Female carer required to care for a boy with severe learning difficulties in his own home 
Requirement 
187.  Female shop assistant required for female clothing store. 
Job Specification 
Stocking clothes racks and pricing goods 
Ensuring clothing displays are neat and tidy 
Working on changing cubicle duty 
Selling goods at the checkout 
Questions to consider 
  Why could this not be carried out by a man? 
  How many men and women work in the shop at any one time? 
  Can the rotas be altered to allow the post to be opened to men and women? 
  What will the applicant be expected to do when working on changing cubicle duties? 
  What proportion of time would be spent on cubicle duties? 
Points to consider when making a decision 
Do the changing cubicle duties involve access to customers when in a state of undress? 
How many other women work in the shop and why can they not do the cubicle duty while 
the new applicant carries out other duties? 
Decision 
The job posting remained expired.  All other employees were female and it was easy to 
change the staffing rota to accommodate one of the other female staff for changing cubicle 
duties.  Also, the person on cubicle duty would not have access to customers in a state of 
undress so a man could perform those duties.   
Requirement 
188.  Female carer required to care for a boy with severe learning difficulties in his own 
home. 
Job Specification 
Personal care for young boy with severe learning difficulties. 
Taking service user to school and activity clubs on a daily basis. 
Some overnight stay required 
Questions to consider 
Why could these duties not be carried out by a man? 
Points to consider when making a decision 
Boy’s mother is a single parent and would not feel comfortable having a man in the house. 
Decision 
Exception accepted where the job is in a private home and there is reasonable objection to 
someone of the other sex having the degree of physical or social contact with the person 
living in the home, or the degree of knowledge of intimate details of such a person’s life 
which the job is likely to entail. Job posting revived 
Disability 
Taking/amending the job posting 
The Equality Act 2010 includes disability as a protected characteristic.  
189.  It is not discrimination to treat a disabled person more favourably than a non 
disabled person providing that they equally meet the requirements of the job 
37 of  

190.  An employer should not discriminate against a disabled person by treating a person 
with one disability less favourably that someone with a different disability.  
If an employer tries to impose a condition that appears likely to be unjustified you 
should take the following appropriate steps 
  explain to the employer that you feel the condition could discriminate against disabled 
people and try to encourage them to withdraw the condition;  
  if the employer withdraws the condition in question and you are satisfied that there 
was no intention to discriminate, service the job posting as normal – no discrimination 
action is required. 
  if the employer refuses to withdraw a condition, take the job posting and expire it. 
Record details on the discrim form and update the UJ employer account Job posting 
xxxx, your name, template 15 issued <date> to alert colleagues to the fact that there is 
outstanding discrimination action. When recording notes, remember that the employer 
can request a copy of the records under the Data Protection Act.  Do not write anything 
which may make the employer feel we are accusing them of discrimination.  For 
example, write “template 15 issued” rather than “unresolved discrim issue”.  
  if the employer decides not to place the job posting, no further action is required 
Information for decision makers 
Factors to take into account when making a decision under the Equality Act 
All employers (except for the Armed Forces) will need to comply with the work 
requirements of the Equality Act 2010 in relation to disability. 
191.  If after discussing the job posting with the employer you are satisfied with their 
explanation, i.e. that the condition appears to be justified, complete the discrim form 
noting reasons given. Service the job posting in the normal way. 
192.  If you have reason to doubt the employer's genuine acceptance of your explanation 
of their responsibilities under Equality Act 2010, issue template 15.  Explain that the job 
posting may be serviced once the written assurance statement is received and 
accepted. Service the job posting and expire it. Emphasise to the employer that it is the 
individual’s suitability for the job which is important and not any particular disability they 
may have which may prevent them from carrying out the duties. 
193.  Exclusions which do not take account of individual circumstances can also lead to 
discrimination. For example, an employer who has a job posting for a Care Assistant 
requests an exception from the Equality Act 2010 as they believe applicants with a 
disability, especially wheelchair users or people with a mobility problem would be 
unable to care for somebody else with a disability.  What the employer needs to 
understand is that not all disabled jobseekers are either wheelchair users or have 
mobility problems, so by placing a blanket ban on disabled jobseekers they are 
restricting the job posting to everybody who is defined as disabled within the Act.  
194.  Remember that: 
  Almost any requirement could rule out some disabled people 
  No single requirement would rule out all disabled people 
Contact the Social Justice Equality team if you require more information or advice  
Conditions which need to be challenged 
195.  Challenge the employer if they say something that leads you to suspect unlawful 
discrimination. Before you can challenge a condition you will need to be confident 
about the actual job requirements.  
38 of  

196.  Some conditions imposed will not link to the skill requirements of the job and may 
present difficulties for all jobseekers, including disabled jobseekers. 
197.  For example an employer states -  “Must be able to reach high shelves in a food 
display area” This may be an unreasonable condition as quite a number of jobseekers 
could find it difficult to reach high shelves.  
198.  You will need to ask the employer the following questions:  
Are you a self-service supermarket?  
Is shelf filling an important part of the job?  
How do staff and customers normally reach high shelves?  
199.  Putting questions to the employer in this way gives them the opportunity to think 
about whether their conditions are genuine. They may not have considered that the 
conditions imposed may have excluded people who could do the job well. 
Reasonable Adjustments  
An employer can ask in a job advertisement if applicants require a reasonable 
adjustment to attend the interview or assessment.
 The advert can say – “Please let us 
know if you are disabled and require a reasonable adjustment to the interview or 
assessment”. They must not use this information to assess the suitability of the applicant 
for the job and all applicants must be considered on merit. 
Positive Action   
This applies to all protected characteristics 
200.  Positive Action means the steps an employer can take to encourage people from 
groups with different needs or groups who are under represented in that particular area 
of work. An example of this maybe when an employer may find that their make up of 
their workforce is different to the make up of the local population, so they decide to 
encourage people to apply for the job posting. Examples of the sort of positive action 
steps an employer can take during recruitment: 
  Offering pre-application training to particular groups where this meets a need. For 
example, updating people’s skills ahead of the recruitment process 
  Holding open days or “taster days” which are held exclusively for the targeted group. 
  Offering bursaries to obtain qualifications in a profession such as journalism. 
Positive Action - Disability 
With disability this means taking positive action in favour of one group who share a 
disability when compared to those who share a different disability.  An employer has to 
show that  
   the persons who share a characteristic have needs that are different from the needs of 
persons who do not share it,  
   or participation in an activity by persons who share a characteristic is particularly low 
to be able to rely on the positive action provisions. 
Treating disabled people better than non disabled people 
201.  The Equality Act 2010 recognizes that disabled people face a lot of barriers to 
obtaining work and allows employers to treat them better or more favourably than a 
non disabled person. An example of this might be to include guaranteeing interviews to 
disabled people. This is something that Disability Symbol users do now.   
Displaying Job postings for Disabled People Only 
202.  Employers can advertise job postings for disabled people only. However, it would 
be unwise for DWP to display any job posting that might offend jobseekers. Our policy 
39 of  

is to encourage equal opportunities and ensure that all jobseekers are given the 
opportunity to apply for the jobs they can do. 
203.  Where an employer wants only to receive applications from disabled people you 
should: 
Explain the exception is not unlawful, but that DWP does have a clear equal 
opportunities policy  
Encourage the employer to lift the exception and replace this with a message of 
encouragement for disabled applicants. For example: 
"We  are  committed  to  equal  opportunities.  Applications  from  all  candidates  will  be 
considered on merit and: 
Applications from disabled candidates are particularly welcome, and/or 
Suitable disabled candidates are guaranteed an interview. 
If, after you have discussed DWP policies and considered alternative options with 
the employer, they still insist they only want to attract disabled people to their job 
posting then accept the job posting. There is still a legal requirement not to 
discriminate on other grounds (e.g. race, sex, age, religion or belief, sexual 
orientation or people with different disabilities) and the need to word the job posting 
as sensitively as possible. Where possible it might be appropriate or helpful to say 
why the job posting is being restricted to disabled people only. 

204.  To Note: The Equality Act 2010 allows charities, which promote the interests of a 
particular group of disabled people, to treat people from that group more favourably 
than others where this is connected with their charitable purposes. For example, it 
would be acceptable for the Royal National Institute for the Blind (RNIB) to employ a 
visually impaired person in favour of a wheelchair user, for a position as a trainer. 
Examples of disability discrimination cases 
205.  Important note: you will need to look at the facts for each job posting.  Do not 
assume that because the job title is the same as those below that all cases would be 
dealt with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on when it is 
unlawful to place a particular exception on a job posting.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  These 
examples are to be used as a guide only. 
Double-glazing installer – must be a fully fit driver 
School Inspector – must have a full driving licence  
Requirement 
Double glazing installer – must be a ‘fully fit’ driver.  JCP must not help an employer ask 
questions to applicants about their health before an offer of work is made. 
Job Specification 
206.  Installing double glazing around the country 
Questions to consider 
Why does the jobseeker need to drive? 
Could another work colleague do the driving? 
What do they mean by ‘fully fit’ and why is this required - The term “fully fit”  would not be 
allowed under the Equality Act 2010 as an employer cannot ask questions about disability 
or health before a job offer.   
Points to consider when making a decision 
40 of  

The employer explains that these exceptions are because the job involves working alone, 
driving long distances and carrying the double-glazing materials up ladders to first, second 
and third storey windows. 
Decision 
These activities take up the vast majority of the job; therefore the need to be able to carry 
a certain weight would seem to be plausible, as does the need to be able to drive. The 
employer would have to remove the phrase ‘fully fit’ and include full details of the tasks 
involved so that the applicants are fully aware of what is involved. Once the employer 
amended the job details the job posting was revived. 
Requirement 
207.  School Inspector – must have a full driving licence  
Job Specification 
Travel round local schools  
To conduct ongoing dialogue with all schools to include pre-inspection advice and support 
Questions to consider 
Does the job involve a significant amount of driving? 
Could the job applicant travel to the schools by alternative means of transport? 
Points to consider when making a decision 
The employer confirmed that there would be a limited amount of travelling and all would be 
local. As this is the case it would be reasonable for the job applicant to do the travelling 
involved by other means of transport quite easily and cheaply, and it is likely to be a 
reasonable adjustment for the employer to let the applicant do so.  
Decision 
Job posting remained expired. It would be discriminatory to insist on the specification and 
reject their application solely because they have no driving licence. It was explained to the 
employer that if they did not make this adjustment, a disabled person might successfully 
claim unlawful discrimination. The employer still insisted on the requirement for a driving 
license so this job posting remained expired. 
Religion or belief 
Taking/amending the job posting 
208.  Ask the employer why they have placed exceptions on the job posting and record it 
on the discrim form part 1.   
209.  Explain that, because they have placed an exception on the job posting which could 
be seen as unlawful, you will issue template 16 so the employer can provide additional 
information before the job posting can be advertised. 
210.  Take the job posting and expire it until a decision has been made on the 
discrimination issue. If for some reason the job posting is already live, ensure it is 
expired.  
ED agent - Pass the discrim papers to your team leader. 
211.  Update UJ employer account, job posting xxxx, your name, template 16 issued 
<date> to alert colleagues to the fact that there is outstanding discrimination action. 
212.  When recording notes, remember that the employer can request a copy of the 
records under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the 
employer feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “template 16 
issued” rather than “unresolved discrim issue”. 
41 of  

Wording of job postings – job titles and job descriptions 
213.  Be careful with job titles.   
Your overall aim should be to get a good quality job description, and not a person 
specification. Get as much information as possible of the tasks involved in the post and not 
a description of the person the employer might think is suitable. 
Information for decision makers 
214.  Consider the assurance statement and how the employer believes the job complies 
with the exception in the Equality Act 2010 and meets the terms and conditions of the 
UJ service.  
215.  Make a note on the discrim form part 2 of the grounds on which the employer 
claims an exception.  
216.  Explain you cannot service the job posting at this stage and that they will need to 
supply you with a written statement (letter or email) outlining why they wish to restrict 
the job posting.  The statement should explain why they wish to restrict the job posting 
on these grounds, or what the roles are within the job posting, which would mean that it 
would need to be restricted to someone of a particular religion.   
Exceptions to religion or belief 
217.  There are exceptions under the Equality Act 2010 legislation for occupational 
requirements (OR).  For example: 
218.  An  Objective Requirement can be claimed where it is necessary for the relevant 
duties to be carried out by someone of a specific religion or belief because being of that 
religion or belief is a “determining” factor, for example in the Islamic faith a halal 
butcher must be Muslim. 
219.  The Equality Act 2010 applies where an employer has an ethos based on religion or 
belief and applies an occupational requirement that a person be of a particular religion 
or belief. The employer must show that the occupational requirement is objectively 
justified.  
220.  Where the organisation has a religious ethos an exception cannot be claimed if the 
nature of the role and the context within which it is carried out is not of sufficient profile 
or impact within the organisation to affect the overall ethos of the organisation.  For 
example a post for a counsellor in a Christian organisation may need to be held by a 
Christian, whereas a gardener in the same organisation may not. 
  Please note: The appointment of a teacher at a Voluntary Aided Church school is 
covered by Section 60 (5) of the School Standards and Framework Act 1998, and 
states preference may be given, to the appointment of teachers whose religious 
opinions are the same as the religion specified in the school. Where this is the case, 
the School Standards and Framework legislation prevails and the school does not have 
to comply with the Occupational Requirement provisions in the Equality Act 2010. 
Voluntary Aided Church Schools if they so wish can ask for a teacher to be of the 
particular religion, as per Schedule 22 (4) of the Equality Act 2010 . 
221.  Under the Equality Act 2010 there are exceptions for national security and positive 
action.   
  Always refer to the Social Justice Equality team in cases where an exception is claimed for 
a role in a school with religious character. 
Factors to take into account when making decisions under the religion or belief 
regulations: 
  What are the full duties of the job? 
  Why can the job not be carried out by a person who is not of a particular faith or belief? 
42 of  

Exception accepted  
222.  Revive the job posting. Update the UJ employer account, job posting xxxxx , your 
name, assurance statement received. 
Examples of religion or belief cases 
223.  Important note: you will need to look at the facts for each job posting.  Do not 
assume that because the job title is the same as those below that all cases would be 
dealt with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on when it is 
unlawful to place a particular exception on a job posting.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  These 
examples are to be used as a guide only. 
Gardener required at Catholic care home.  Must be Catholic. 
Female Muslim embalmer at a Muslim place of worship 
Requirement 
224.  Gardener required at Catholic care home.  Must be Catholic. 
Job Specification 
General gardening duties. 
Chatting to patients and visitors on occasions in the gardens. 
Questions to consider 
Why can this not be carried out by someone who is not Catholic? 
Points to consider when making a decision 
What degree of contact will the applicant have with residents and visitors and in what 
capacity? 
Decision 
The claim that the job posting wording was an exception was not accepted.  Job posting 
remains expired. The majority of duties were gardening duties and the gardener would not 
be responsible for counselling or preaching.  The employer could put on the job posting 
that the home was run by the Catholic Church and that although applicants were welcome 
from any religious/non religious background, they would need to have empathy with the 
Catholic religion when speaking to people using the facility. 
Requirement 
225.  Female Muslim embalmer at a Muslim place of worship 
Job Specification 
Candidate must be of the Muslim faith and have experience in washing, treating and 
preserving dead bodies of Muslim faith. Applicant must be a woman as will be needed to 
deal with bodies of Muslim women. 
Questions to consider 
Why can the job not be done by a man?   
Points to consider when making a decision 
Where the embalming is carried out. 
The reasons why the applicant must be Muslim. 
Decision 
The place of employment is a Muslim place of worship and as such they deal exclusively 
with Muslim clients.  The Equality Act 2010 applies as the employer has an ethos based 
on religion.  The employer has explained that the embalmer needs to be of Muslim faith so 
that the body is attended to in accordance with religious practices.  It would seem 
reasonable to infer that the nature of the employment and the context in which it is being 
43 of  

carried out, being of the Muslim faith is a genuine occupational requirement.  The reasons 
for the need for the applicant to be a woman and of Muslim faith can both be claimed 
under the Equality Act 2010.  A sex template 14 and a Religion and Belief template 16 are 
required in this case. 
Sexual orientation 
Taking/amending the job posting 
226.  Ask the employer why they have placed exceptions on the job posting and record it 
on the discrim form part 1.   
227.  Explain that, because they have placed an exception on the job posting which could 
be seen as unlawful, you require a written assurance statement. Issue template 17 
228.  Take full details of the job posting and expire until a decision has been made on the 
discrimination issue. If for some reason the job posting is already live, ensure it is 
expired. 
229.  ED agent - Pass the discrim papers to your team leader. 
230.  Update the UJ employer account, job posting xxxx your name, template 17 issued 
<date> to alert colleagues to the fact that there is outstanding discrimination action. 
231.  When recording notes, remember that the employer can request a copy of the 
records under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the 
employer feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “sexual 
orientation template issued” rather than “unresolved discrim issue”. 
Wording of job postings – job titles and job descriptions 
232.  Be careful with job titles.   
Your overall aim should be to get a good quality job description, and not a person 
specification. Get as much information as possible of the tasks involved in the post and not 
a description of the person the employer might think is suitable. 
Information for decision makers 
233.  Tell the employer that DWP cannot accept a discriminatory exception on a job 
posting unless it is covered by The Equality Act 2010. 
234.  Ask how the employer believes the job complies with the Equality Act 2010 and 
meets the terms and conditions of the service. Make a note on the discrim form part 2 
of the grounds on which the employer claims an exception 
235.  Explain you cannot service the job posting at this stage and that they will need to 
supply you with a written statement, issue template 17. 
236.  An assurance statement from the employer will be used at an employment tribunal. 
Exceptions to sexual orientation  
 There are certain circumstances which allow for an exception because of sexual 
orientation if the employer can show that it is an occupational requirement that the 
applicant have a particular protected characteristic. 
The requirement must be crucial to the post, and not merely one of several important 
factors. It must not be a sham or pretext. 
An exception can also be claimed where the employment is for the purposes of an 
organised religion, such as the leader of a faith or mosque, where it is a proportionate way 
to comply with religious doctrine; or, because of the nature of the work and the context in 
which it is carried out it is a proportionate way to avoid conflicting with the strongly held 
religious convictions of a significant number of the religion’s followers. 
44 of  

237.  If the employer claims an exception applies to the job posting, it is their 
responsibility to show the exception is justified. 
238.  Under the Equality Act 2010, there are exceptions for national security and positive 
action.     
239.  An exception cannot be claimed unless some or all of the duties, or the totality of 
the role, are covered by a specific exception and it has been shown that it would be 
unreasonable to require other employees of the appropriate sexual orientation to 
undertake those duties.  It must also be shown that those duties must be carried out to 
achieve the objectives of the job. 
240.  Exception accepted  
241.  Update UJ employer account, job posting xxxxx, assurance statement received. 
Examples of sexual orientation cases 
242.  Important note: you will need to look at the facts for each job posting.  Do not 
assume that because the job title is the same as that below that all cases would be 
dealt with in the same way.  Unfortunately there are no hard and fast rules on when it is 
unlawful to place a particular exception on a job posting.  Although a job title may be 
similar, the job specification and circumstances of a post will often be different.  This 
example is to be used as a guide only. 
Requirement 
  Homosexual youth leader 
Job Specification 
Applicant to work in a youth centre during a guidance session for homosexual young men.  
Provide advice and guidance.  Applicant needs to be homosexual to give young men 
confidence that their issues are understood. 
Questions to consider 
Why can the job not be carried out by someone who is not a homosexual male? 
Points to consider when making a decision 
Is the requirement a necessity to carry out the job?  Is it reasonable to accept the 
employer’s statement? 
Decision 
Job posting revived. It is a genuine occupational requirement of the post that the person 
be a homosexual male.  The person will need to provide advice based on personal 
experience. 
Gender reassignment 
Taking/amending the job posting 
243.  Ask the employer why they have placed exceptions around gender reassignment 
people on the job posting and record it on the discrim form part 1.   
244.  ED agents - Explain that, because they have placed an exception on the job posting 
which could be seen as discriminatory, you need a written assurance statement. Issue 
template 18.Take full details of the job posting and expire it until a decision has been 
made on the discrimination issue. If for some reason the job posting is already live, 
ensure it is expired. 
245.  ED agents - Pass the discrim papers to your team leader. 
246.  Update the UJ employer account, job posting xxxx, your name, template 18 issued 
<date> to alert colleagues to the fact that there is outstanding discrimination action. 
45 of  

247.  When recording notes, remember that the employer can request a copy of the 
records under the Data Protection Act.  Do not write anything which may make the 
employer feel we are accusing them of discrimination.  For example, write “gender 
reassignment template issued” rather than “unresolved discrim issue”. 
Wording of job postings – job titles and job descriptions 
248.  Be careful with job titles.   
Your overall aim should be to get a good quality job description, and not a person 
specification. Get as much information as possible of the tasks involved in the post and not 
a description of the person the employer might think is suitable. 
Information for decision makers 
249.  Tell the employer that UJ cannot display a job posting which could discriminate 
against a person who has proposed, started or completed a process to change his or 
her sex unless it is covered by an exception to the Equality Act 2010. 
250.  Ask how the employer believes the job complies with the Equality Act 2010 and 
meets the terms and conditions of the service. Make a note on the discrim form part 2 
of the grounds on which the employer claims an exception. 
251.  Explain you cannot service the job posting at this stage and that they will need to 
supply you with a written statement. The employer assurance statement will be used at 
an employment tribunal. 
Exceptions and Gender Reassignment 
  Armed Forces 
Armed Forces – The Equality Act 2010 allows an occupational exception for 
imposing a requirement for a man if the requirement is a proportionate means of 
ensuring combat effectiveness of the armed forces and includes an exception to 
requirement that a person not be a transsexual   

Positive Action 
252.  Positive Action means the steps an employer can take to encourage people from 
groups with different needs or groups who are under represented in that particular area 
of work. An example of this maybe when an employer may find that their make up of 
their workforce is different to the make up of the local population, so they decide to 
encourage people to apply for the job posting. Examples of the sort of positive action 
steps an employer can take during recruitment: 
  Offering pre-application training to particular groups where this meets a need. For 
example, updating people’s skills ahead of the recruitment process 
  Holding open days or “taster days” which are held exclusively for the targeted group. 
  Offering bursaries to obtain qualifications in a profession such as journalism. 
253.  There are some circumstances in which employers can lawfully take steps to attract 
applicants from a certain group; welcoming messages can be used in advertising, but 
at the point of selection unlawful discrimination is not allowed.  If you need advice 
about positive action please contact the Social Justice Equality team. 
Reviving expired job postings 
254.  Once discrimination action is in process, expired job postings must not be revived 
until a decision has been made on the discrimination issue.  Any documentation or 
information received from the employer must be sent on to the person who started the 
discrimination process so that a decision can be made based on all available 
information. 
46 of  

Jobseeker complaints 
255.  A jobseeker may make a complaint in person or by phone at a Jobcentre stating 
that they believe they were unlawfully discriminated against at the application or 
interview stage of the employer recruitment process.  It is preferable but not essential 
that complaints from jobseekers are in writing – all complaints of discrimination by 
employers should be investigated and the discrimination process followed.  
Complaint Handling Resolution Roles 
It is recognised that due to District ‘freedom and flexibilities’, different Employer Facing 
Roles (EFRs) within individual Districts could be responsible for handling complaints 
about employers, including Employer Advisers (EAs), Complaint Resolution Managers, 
District Employer Engagement Teams, Local Account Managers or equivalents (as 
determined by those individual Districts).These roles include Complaint Resolution 
Managers, Employer Facing Roles (EFRs), Employer Advisors (EFRs), District 
Employer Engagement Teams, Local Account Managers or equivalents (as determined 
by individual Districts).  
256.  All Jobseeker complaints will be dealt with by the EFRs who is responsible for the 
employer.  
257.  Discrimination – Employer complaint guidance for EFRs 
Why DWP needs employers to fully justify their exceptions 
258.  DWP has a duty not to unlawfully discriminate in the way in which it provides its 
services in its capacity as an employment agency. It is also unlawful to knowingly aid 
an act of discrimination. If DWP accepts a verbal job posting that does not comply with 
legislation we could be held liable and required to attend an Employment Tribunal or 
Court.  You may be called upon to attend the tribunal/court if you have been involved in 
taking the job posting details so it is important that you record full details of any actions 
you take on the Discrimination Form.    
259.  It is important that you can show that you have followed the discrimination 
process and required the employer to justify the reason for including the 
exception in the job posting. If you are required to give evidence at a 
tribunal/court
 hearing and have not followed the process disciplinary action may 
be taken against you.  
 
260.  Wherever possible you should ask the employer to provide an assurance statement 
in writing or by email by issuing the relevant template. The assurance statement can 
then be presented as evidence.  Details of all relevant communication should be 
recorded on the Discrimination Form.  Team leaders should ensure that the statement 
made by the employer fully justifies the reasons for any exception and that it is 
reasonable for you to rely upon that statement. It should also be made clear to 
employers that they would be committing an offence if they provide a false or 
misleading statement – this statement is part of the discrimination templates. It should 
also be made clear that they must abide by the terms and conditions of the UJ service. 
Please ensure that the templates have the employer number and job posting number 
on them –this is important if this is to be considered as evidence at an employment 
tribunal. 
47 of  

Examples of discrimination cases 
Age 
Race 
Language 
Sex 
Disability 
Religion or belief 
Sexual Orientation 
Direct/Indirect discrimination 
Direct Discrimination 
261.  Direct discrimination occurs where someone is treated less favourably than 
someone else in similar circumstances just because of a protected characteristic, 
namely their age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, 
pregnancy and maternity, race, religion and belief, sex or sexual orientation. Direct 
discrimination is most likely to be obvious and easy to identify.  
For example, an employer may state in a job advertisement that men are only welcome to 
apply for a particular job, or an employer may refrain from interviewing people who are 
black. Both of these example is an open indication of direct discrimination  
Indirect Discrimination 
262.  Indirect discrimination is where an employer might place an unnecessary condition 
or requirement on a particular job to prevent certain members of the community, 
namely people who share a protected characteristic, from applying.   
For example; stipulating that only people who can speak clear fluent English where the 
job does not require verbal communication, can be seen as indirect discrimination. 
Qualifications 
263.  Particular qualifications should only be mentioned in a job posting if they are 
necessary to indicate a level of skill and should usually be accompanied by “or 
equivalent”.  Stating a requirement for GCSEs for example can exclude older people 
who passed ‘O’ level exams, people who were educated abroad or people of other 
nationalities who passed different exams of an equivalent standard.   
264.  Watch out for excessive qualification requirements and consider if they are 
appropriate for the job, for example a general worker in a biscuit factory requires 4 
GCSE passes (or equivalent).  Explain to the employer that the requirement may 
exclude some people who would otherwise be suitable for the job.   
Application forms   
265.  It is good practice for employers not to ask questions on application forms which 
could indicate an intention to unlawfully discriminate. Information such as date of birth, 
nationality or disability can be collected by an employer for monitoring purposes. They 
should be asked on a separate diversity monitoring form that should not be seen by 
those involved in the selection process.  If there is a valid reason for the information to 
be requested within the application form then there should be a reason given. 
48 of  

Health Conditions 
266.  Applicants must not be asked to provide information about health or disability or 
complete health questionnaires until they have either been offered the job or been 
selected into a pool of candidates to be offered a job when one becomes available.  
267.  Employers have a duty to make reasonable adjustments to make sure that a 
disabled person has access that is as close as possible to the standard  offered   to a 
non disabled person as far as is reasonable. Employers can ask an applicant if they 
need a reasonable adjustment but they must use this information only to determine if a 
reasonable adjustment is required for the interview and assessment only. They must 
not ask about reasonable adjustments required for the actual job until after the person 
has been offered a job or been accepted into a pool of candidates to be offered a job. 
Photographs 
268.  If an employer asks for a photograph as part of the application process, without 
explanation, you establish why it is necessary. 
269.  If the photograph is to be used purely for identification purposes you could suggest 
that applicants bring a photograph with them to an interview instead of sending it with 
the application form. 
270.  If the photograph is being used as part of the selection process, then explain to the 
employer that the procedure could be interpreted as discriminatory. Although there is 
no legislation preventing employers’ requesting photographs, it is good practise for 
employers not to. 
Driving licences 
271.  Some employers may wish to place an exception on a job posting that an applicant 
should hold a UK driving licence.  This could be seen as indirect discrimination.  The 
job posting should specify current driving licence. 
Discrim form and Templates 
Discrim form – UJ Telephony Channel  
Age template 12 
Age template 12a – Insurance Purposes 
Age template 12b – Years Experience 
Race template 13 
Language template 13a 
Sex template 14  
Disability template 15 
Religion and Belief template 16 
Sexual orientation template 17 
Gender reassignment template 18 
Justified – notification to employer template 19 
Not justified – notification to employer template 19a 
Not Justified Withdraw services - notification to employer template 19b  
Independent advice for employers 
Employers can contact the following organisations for advice. 
49 of  

Equality Direct 
0845 600 3444 
ACAS 
www.Acas.org.uk  
Telephone 08457 474747 
The Equality and Human Rights Commission  
The Equality and Human Right Commission provide advice and guidance for 
businesses covering a range of equality and diversity issues, to help equip them with the 
tools and resources they need to get it right. 
http://www.equalityhumanrights.com/advice-and-guidance/here-for-business/ 
Independent advice for jobseekers 
The Equality Advisory Support Service  
http://www.equalityhumanrights.com/about-us/equality-advisory-support-service/ 
This new service in place from 01 October 2012, is aimed at individuals who need more 
expert advice and support on discrimination  
The contact numbers for the new service are: 
Phone: 0800 444 205 
Textphone: 0800 444 206 
Employment Tribunal Service 
http://www.justice.gov.uk/tribunals/employment    
Telephone 0845 795 9775  
(textphone users 0845 757 3722).   
 
50 of