This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Resident Investment Group'.


 
 
 
DRAFT INVESTMENT GROUP MINUTES 
SPECIAL MEETING 
22ND FEBRUARY 2016 7PM – 9PM 
 
 PRESENT  
 
 
Members 
 
 
 
Kim Shearer (KS) 
Aspen Gardens  
John Ryan (JR) 
Arlington House  
Keith Harris (KH) 
Millshott Close 
Karen Miller (KM) 
Ashcroft Square 
Roberto Chitti (RCi) 
Becklow Gardens 
Pauline Hardinge (PH) 
Edward Woods  
Linda Lapham (LL) 
 Philpot Square  
Ray Champion (RC) 
Ash Lodge 
   
 
  
 
COUNCIL OFFICERS 
Janey Carey (JC) - Head of Contract Management & Housing Performance,  Michelle Samuel (MS) - 
Community Engagement & Acting Involvement and Governance Officer (minutes) 
 
APOLOGIES 
Marilyn  Mackie  (MM)  Tom  Flynn  (TF),  Binita  Shah  (BS)  -  Project  Manager,  Ronke  Adetunji  (RA)  - 
Project Manager (Interim) 
 
Item 
Description 
1. 
WELCOME AND INTRODUCTIONS 
 
 
1.1 
JR welcomed everyone to the meeting  
 
 
2. 
REVIEW OF PREVIOUS MINUTES – 30TH SEPTEMBER 2015 
 
 
2.1 
Correction  requested  to  5.14.4  –  group  did  not  approve  the  bid  as  this  was  a  health  and 
 
safety issue and not part of HIP funding. 
 
 
2.2 
5.15.5  – The  benches  were  not  replaced as  approved  by  the  group.    Instead a  repair  was 
 
made to one wooden bench. ACTION Project Team to advise why replacement not carried 
 
out and status of surplus funding. 
 
 
2.3 
Correction to 5.15.11 referencing should read 5.15.4 and not 5.14.4. 
 
 
2.4 
Minutes were approved by the group 

 

 
3. 
AMENDED INVESTMENT GROUP TERMS OF REFERENCE 
 
 
3.1 
The group agreed all changes identified in red. 
 
4. 
PINNACLE COMMUNITY POT  
 
 
4.1 
Pinnacle Housing’s ‘Community Pot’ Protocol document was distributed to members before 
 
the start of the meeting and to members who joined the meeting at the start of the meeting. 
 
 
4.2 
JR asked if there was a figure of how much was available? 
 
 
4.3 
JC advised that she wanted to obtain further clarification on how this community pot is split. 
 
 
4.4 
KS advised that is should be clear and identify figures for the North and South. 
 
 
4.5 
KH queried the application process, and advised that awareness of the funding needed to be 
 
raised. 
 
 
4.6 
LL advised the group that  her TRA was awaiting a payment from the Community Pot  from 
 
events held in 2015. 
 
 
4.7 
JC clarified that the document only applies for year 2 onwards of the contract with Pinnacle. 
 
ACTION To provide clarification of figures and process. 
 
 
4.8 
KS asked what the maximum amount of each bid and time-frames? ACTION to be added to 
 
previous action. 
 
5.0 
FEEDBACK FROM THE GROUNDWORK (HEIP) TOUR 
 
 
5.1 
MS provided an overview of the report.  Advised that she was awaiting feedback from group 
 
before sending onto Groundwork. 
 
 
5.2  
KH  suggested  that  contractors providing  a  good  service  and  good  workmanship  should be 
 
placed on a priority list. ACTION MS to add this to the report before sending to Groundwork 
 
 
5.3 
KM asked who was responsible for signing off the work when completed?  ACTION Project 
 
Team to provide details of who signed off the Lancaster Court Project Works. 
 
 
5.4 
KH  suggested  that  the  Project  Team  inform  residents  of  the  who  the  contractor  is,  when 
 
appointed,  start  and  end  dates  of  works.    KH  referred  to  some  previous  works  where  the 
 
contractor arrived on site without his prior knowledge. 
 
 
5.5 
KS  clarified  that  HEIP  contractors  were  appointed  by  Groundwork,  HIP  contractors  were 
 
appointed  by  the  LBHF  project  manager  ACTION  MS  to  obtain  clarification  from  Project 
 
Team and Groundwork with regard to sign off and process of appointing contractors. 
 
 
 
 

 

 
5.6 
KH  Asked  what  handover  arrangements  were  in  place  when  Groundwork  handover  to 
 
Quadron. ACTION MS to invite Dave Pickup, Quadron, and Sharon Schaaf, Estate Services 
 
to next meeting. 
 
 
5.7 
PH  advised  that  Leaseholders  for  Swanscombe  House,  Edward  Woods  Estate  were  being 
 
charged  £15K  for  Quadron  services.  ACTION  PH  to  provide  evidence  of  charge  for  next 
 
meeting. 
 
 
5.8 
KS advised that members were not listed correctly by area on the report. Sheltered Housing 
 
should be identified ACTION MS to make corrections and amendments 
 
6. 
REVIEW  OF  WEIGHTING  CRITERIA  FOR  HIP  BIDS  &  TREATMENT  OF  SURPLUS 
 
FUNDING 
 
 
6.1 
In  the  absence  of  the  LBHF  Project  Management  Team  (PM  Team)  ACTION  PM  Team  - 
 
Surplus  funding  to  be  communicated  to  all  members  of  the  Investment  Group  by  phone.  
 
Contact to confirm amount underspent by territory and total.  PM Team to confirm: 
 
  status of approved HIP Bids 2015 
 
  projects not due to be completed by 31.3.2016 
 
 
6.2 
Suggestion HEIP funding not able to be used should be given to another project 
 
 
6.3 
KM  confirmed  that  research  had  been  conducted  i.e.  load  bearing  on  the  project  for  her 
 
estate. 
 
 
6.4 
KS that there will be reasons provided for why work cannot go ahead. 
 
 
6.5 
LL  advised  that  Philpot  Square  playground  underfunded  by  £29K,  Groundwork  had  been 
 
able to obtain £8K from the Tesco funding, and therefore still £21K under-funded. ACTION 
 
Groundwork  to  provide  reports  detailing  the  funding  outstanding  and  progress  in  this  area.  
 
Groundwork now to provide updates for all future meetings. 
 
 
6.6 
Question  from  member  was  raised  as  to  what  happens  to  funding  if  a  project  is  not 
 
completed  within  the  financial  year?  ACTION  Project  Team  to  be  present  at  all  meetings.  
 
Process clarification on treatment of bids to be provided for next meeting 
 
 
7. 

PROMOTION OF INVESTMENT OPPORTUNITIES 
 
 
7.1 
Following a group discussion regarding the publicity of the HIP funding, it was acknowledged 
 
that and improvement required in terms of publicising the funding. ACTION MS to send a 
 
reminder to all TRAs, also through the monthly bulletin.  
 
 
 
 

 

 
8. 
VOTING PAD USER TESTING 
 
 
8.1 
Following a group discussion it was agreed that Paul Woolridge to provide provisional dates 
 
for test run – not to take place during holiday period.  Voting to take place 26th April for HIP 
 
Meeting.  ACTION PW to suggest dates to group for arrange test run. 
 
9. 
WORK PLAN AND TRAINING FOR 2016 
 
 
9.1 
Suggestion: There should be an Induction programme – pack inclusive of terms of reference 
 
and technical terms, code of conduct, processes i.e. Groundwork and HIP. ACTION MS to 
compile the induction pack draft and circulate to members for feedback  
 
10. 
HIP PROJECTS TOUR – SUMMER 2016 
 
 
10.1 
Following  group  discussion  it  was  agreed  that  the  tour  should  take  place  end  of  June  or 
 
early July.  The tour should include HEIP projects. 
 
 
11. 
AOB 
 
 
11.1 
Minutes to be sent out to members within 2 weeks of every meeting.  A request should be 
 
added to ask for amendments before the next meeting ACTION 
 
 
11.2 
Request  from  a  member  for  the  use  of  consistent  terminology  within  documentation.  To 
 
refrain from the use of abbreviations, but use full terminology. ACTION 
 
 
11.3 
MEI  (Minor  Estates  Improvement)  /  HIP  (Housing  Improvement  Programme)  name  change 
 
to ‘Small Funding Grant’ ACTION MS and JC to approach officers for approval. 
 
 
11.4 
Mayor funding grant ACTION PH to forward to MS for distribution to all TRAs 
 
 
11.5 
Date of Next Meeting 22nd March at 6.30pm (HEIP/Groundwork) Presentations and Funding 
 
Awards 
 
Meeting ended at 8.50pm