This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Misinterpretation Or Misrepresenation On Adoption Certificate'.




 
 
 
 
 
Parliamentary Correspondence Unit  
Globe House  
4th Floor  
89 Eccleston Square 
London 
SW1P 4DF 
 
Email: xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
Website: www.gov.uk/hm-passport-
office 

 
M M Simmons    
Email xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
 
 Website www.gov.uk/hm-passport-
Reference: FOICR 43200/17   
office 
 
 
10 April 2017  
 
 
Dear M M Simmons 
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST 
 
Thank you for your email of 10 March, in which you ask for information regarding errors on 
adoption certificates. 
 
Questions four and five of your request have been handled under the Freedom of Information Act 
2000 (FOI Act). Questions one, two and three are general enquiries and have been answered 
outside of the FOI Act. Their responses are provided in the annex below.    
 
4. With recorded information, how many times in the last 12 months has it come to the 
general registry office's attention that an error was made on an adoption order where a 
child's name details (concerning their name either in part or full) and who could be traced 
on the said register for England & Wales, then can i ask the same where ones could not be 
traced if the latter is applicable. 
 
The General Register Office (GRO), which is part of Her Majesty’s Passport Office, holds the 
information requested, however, to provide you with this information would exceed the cost limit. 
Each year GRO receives around 5,300 court orders relating to a new adoption. Any amended 
court orders received correcting an error to a child’s name within these court orders is also stored 
along with the original court order. It is not possible, however, to identify these amended court 
orders separately, as it would require a manual search of all court orders. Although the time taken 
to analyse each court order would vary, due to the number of records held it would not be possible 
to conduct this search within the cost limit.  
 
Under section 12(1) of the Freedom of Information Act, HM Passport Office is not required to 
provide information where to do so would exceed the cost limit. We have estimated that the cost of 
meeting your request would exceed the cost limit of £600 specified in the Freedom of Information 
and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004, and are therefore unable to 
comply with it.  
 
The £600 limit is based on work being carried out at a rate of £25 per hour, which equates to 24 
hours of work per request. The cost of locating, retrieving and extracting information can be 
included in the costs for these purposes.  The costs do not include considering whether any 
information is exempt from disclosure, overheads such as heating or lighting, or items such as 
photocopying or postage. 
 
Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gsi.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk 
 
 



If you refine your request, so that it is more likely to fall under the cost limit, we will consider it 
again. Unfortunately due to the specific nature of your request it is not possible on the occasion for 
me to provide you with advice on how to refine your request.  Please note that if you simply break 
your request down into a series of similar smaller requests, we might still decline to answer it if the 
total cost exceeds £600. 
 
5. With recorded information, where can i see what information shows if a child is in long 
term foster care (in relation to which type of certificate would be applicable in this situation) 
and then how many times in the last 12 months has it come to the general registry office's 
attention that a child first thought/believed to be adopted (as in believed by either the 
parent(s) or the adoptive parent(s)) was discovered to in fact be in long term foster care. 
 
GRO does not hold information or records relating to children in foster care. 
  
If you are dissatisfied with this response, you may request an independent internal review of our 
handling of your request by submitting a complaint within two months to the address below, 
quoting reference FOICR 43200/17. If you ask for an internal review, it would be helpful if you 
could say why you are dissatisfied with the response.  
 
Information Rights Team 
Home Office 
Third Floor, Peel Building 
2 Marsham Street 
London SW1P 4DF 
email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx   
 
As part of any internal review the Department's handling of your information request will be 
reassessed by staff who were not involved in providing you with this response. If you remain 
dissatisfied after this internal review, you would have a right of complaint to the Information 
Commissioner as established by section 50 of the Freedom of Information Act 
 
Yours sincerely 
 
 
P Feakins 
Parliamentary Correspondence Unit 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gsi.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk 
 
 



Annex 
Freedom of Information request from M M Simmons (reference 43200/17) 
 
 
1. With recorded information, where can it be seen what constitutes towards either a 
misinterpretation or misrepresentation on an adoption certificate. (What is the difference 
with regard to how the General Registry Office ascertains this). 
 
2. With recorded information in mind, i would like to ask at what age would a child be 
expected to be informed or told or have their permission sought first prior to 
'correcting/changing' any part of their details on their adoption certificate such as any of 
their name's (and therefore their identity in part) and when would this not apply. 
 
3. With recorded information, can i be provided with the procedure as detailed at question 
number 2 and have this considered from potential parent(s) perspective with potentially 
parental responsibility then ask the same considered from adoptive parent(s) perspective. 
 
GRO does not hold any information regarding the preliminaries to an adoption, therefore no 
information other than that supplied by the court is held.  GRO does not ascertain whether an error 
exists in an adoption entry nor are they involved in establishing the true facts, all amendments can 
only be made by an alteration to the original court order and would be at the discretion of the court. 
 
An entry is created by GRO in the Adopted Children Register (ACR) upon receipt of an adoption 
order from the courts.  This entry is created using the information provided from the court order.  If 
an error has been made, the adoptive parent(s) or adopted person (over the age of 18) would need 
to apply to the court for an amended order and if the court is satisfied that an error has occurred, 
they will send an amended adoption order to GRO.  Any certificates produced after an amendment 
will not show that an amendment has been made.  Only the amended details will be shown on the 
certificate. 
 
 
 
 
 

Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gsi.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk