This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Library fines'.



 
 Jack Forks 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
10 March 2017 
 
Our ref: FOI 2017/042 
 
 
Dear Mr Forks, 
 
Request for Information under Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
 
Thank you for your email which was received by the University on 17 February 2017 requesting the 
following information: 
 
1. The total amount of money the library received from the payment of overdue items. Exclude 
costs of replacing lost books - this request solely relates to the cost of books that are 
returned later than their due date. 
 
2. Information about where this money then goes (is it absorbed into a specific library budget 
for example? if so what one?) 
 
3. If possible, from the figure provided in 1, break this down by 
 
a) category of user paying fine (e.g. undergraduate, postgraduate, staff)  
b) country of origin of user paying fine (e.g. France, Italy, US). If only broader categories are 
possible e.g. "EU", "non-EU" then please provide this instead. 
 
 
 
University’s response 
 
Note: The data provided is for the University administrative year, 1st August 2015 - 31st July 2016. This 
is the same as the full reporting academic year - all our annual reporting both internally and externally 
will reflect these dates. It should be noted however, that the first day of term, when teaching begins for 
taught courses, will be later than the beginning of August and can vary between faculties
 
 
Information Governance Unit, University of Strathclyde, Room 2.52,  
McCance Building, 16 Richmond Street, Glasgow G1 1XQ 
Email: xxx@xxxxxx.xx.xx; Tel: 0141 548 5994 
The place of useful learning 
The University of Strathclyde is a charitable body, registered in Scotland, number SC015263 

1. The total amount of money the library received from the payment of overdue items. Exclude 
costs of replacing lost books - this request solely relates to the cost of books that are returned 
later than their due date. 
 
Total overdue fines paid between 01/08/2015 – 31/07/2016 - £17,158.23 
 
2. Information about where this money then goes (is it absorbed into a specific library budget 
for example? if so what one?) 
 
The University library retains the money collected through fines. It is held in a single named budget line 
within the library’s accounting structure. Over the years it has been used for a variety of purposes, 
informed by the particular needs or identified strategic objectives in that year. e.g. to purchase 
additional information resources which enhance the collection (new titles, additional copies for items in 
high demand, e-journal archive back-files). Money has also been spent on library infrastructure to 
support the development of new services or facilities. These will always seek to respond to customer 
requests and enhance the customer experience e.g. refurbishment of study areas with new furniture 
and updated technology, or installation of hardware that will expand the service offering for longer 
periods of time (self-service issue and return machines).  
3. If possible, from the figure provided in 1, break this down by 
 
a) category of user paying fine (e.g. undergraduate, postgraduate, staff)  

 
Category of 
User 

Total fines 
Undergraduate  
£7,239.17 
Postgraduate 
£6,061.73 
University Staff 
£1,147.65 
Unknown 
£2,429.68 
Other* 
£280.00 
TOTAL 
£17,158.23 
 
Please note the Library transferred to a new management system in May 2016.  This transfer has 
resulted in some user categories no longer being held, therefore, these have been recorded as 
‘unknown’. 
 
*other – These are predominantly external users making use of the library via national collaborative 
agreements (SCONUL scheme) or agreements with other educational establishments within the 
locality. 
 
b) country of origin of user paying fine (e.g. France, Italy, US). If only broader categories are 
possible e.g. "EU", "non-EU" then please provide this instead. 
 
The Library does not record the nationality of its customers.  Accordingly, I have to advise you under 
section 17(1)(b) of the Act, that the University does not hold the information requested on this subject 
and is not aware of any other public authority which may hold relevant information. 
 
 
Copyright: 
This information is supplied under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 and copyright in it 
belongs to the University of Strathclyde or to another party. Releasing this information to you under the 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 does not convey a right to reuse that information in a way 
that would infringe copyright.  Copyright material must not be copied, stored, distributed, modified, 
reproduced, transmitted, published (including published on the internet or intranet) in any form or by 
any means or otherwise made available in whole or in part without the prior written consent of the 
copyright holder. 
 

 
Freedom of Information Review Procedure: 
 
If you are unhappy with the University’s response, please contact the Information Governance Unit by 
post or email to request a review of our actions. 
 
Information Governance Unit 
University of Strathclyde 
Room 2.52 
McCance Building 
16 Richmond Street 
Glasgow  G1 1XQ 
 
E-mail: xxx@xxxxxx.xx.xx 
 
The University will then undertake an internal review and inform you of the result of that review. 
 
All such requests for review should be made in writing, setting out in full the nature of the enquiry to 
which it pertains, and stating why you are dissatisfied with the response.  A request for review should 
be submitted within 40 working days of either the date on which you received a response from the 
University or the date by which you should have received a response under the terms of the Freedom 
of Information (Scotland) Act 2002, whichever is the later. 
 
Please note that links provided to information available elsewhere are intended to assist Freedom of 
Information access.  Requests for information held by other public authorities and any complaints 
regarding access to such information should be addressed to that authority. These review procedures 
relate only to information which is directly under the control of the University of Strathclyde. 
 
If the University is unable to resolve any complaint, you can contact the Scottish Information 
Commissioner, the independent body which oversees the Freedom of Information (Scotland) Act 2002.  
A complaint to the Commissioner must be made within 6 months from the date of the University’s 
response.  
 
The Commissioner has an online appeal service which can be accessed via 
www.itspublicknowledge.info/Appeal.  
 
Alternatively, you can contact the Scottish Information Commissioner via the following methods: 
 
 
Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St Andrews 
Fife 
KY16 9DS 
 
Tel: 01334 464610 
Website: www.itspublicknowledge.info 
E-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx 
 
 
 
Yours sincerely,  
 
 
Information Governance Unit 
University of Strathclyde