This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Educational Information'.




 
 
Education Resources 
Executive Director Tony McDaid 
Head of Education 
 
Ms Elaine Miller  
Our ref: 
EDU/FOI/2017/23a 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
Your ref: 
 
If calling ask for:  Molly Magee 
Phone: 
01698 454512 
Date: 
23 February 2017  
 
Dear Ms Miller  
 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
Request for Information  
 
Thank you for your request for information, received on 24 January 2017 and your clarification of 
your request, received on 28 January 2017. Your request has been dealt with in accordance with 
the Freedom of Information (Scotland) Act 2002. 
 
Please find listed below your request for information and our response: 
 
From your request of 24 January 2017: 
1.  The total number of students attending local authority High Schools in your area. 
2.  For the academic years 2014/15/ 2015/16 and 2016/17 to date please specify per High 

School: 
a.    Number of students per high school, per year and for S3 and above the total 
number of pupils per subject. 
b.    The FTE teaching requirements for each department,  including science subjects; 
Please breakdown this FTE teaching requirement per science subject. 
c.    The FTE teaching shortages in each department. Please disregard staff that fill in 
but do not have a specific teaching qualification in the subject they are filling in for. 
 
As your new request updates and amends the one above, we have responded to the updated 
request below. 
 
From your email of 28 January 2017: 
1.  The total number of pupils attending ALL local authority High Schools in your area. 

I can confirm that the secondary school pupil roll for 2016/17 as at the September pupil census 
was 18579 pupils. Please refer to table 1 for a breakdown of total pupil rolls per school. 
 
2.  For the academic years 2014/15/ 2015/16 and 2016/17 to date please specify per High 

School within your local authority: 
a.  Number of pupils per high school,  per subject for S3 and above,  
In response to the above request, I can advise you that our pupil information management 
system does not store historical data on number of pupils per high school, per subject for 
S3 and above.  Accordingly, Section 17 of FOISA (information not held) applies to this part 
of your request.   
 
In respect of data for 2016/17, I can provide a table showing number of pupils per subject.  
Please refer to table 2  (attached)  for this information.  This is a spreadsheet which has 
been formatted to print each school separately (58 pages when printed). 
 
Council Offices, Almada Street, Hamilton ML3 0AE  Phone: 01698 454512  Fax: 01698 454465 
Text Phone: 01698 454039  Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx 
 
 
 

Please note, however, that some information has been removed from the  spreadsheet 
where numbers are so low as to lead to the identification of individual pupils.  Where the 
figure is less than 5, this has been replaced with an asterix (*).   
 
The Council is of the view that this information is exempt from disclosure under FOISA, the 
relevant exemption is:  
 The information amounts to personal information which relates to another person and 
the disclosure of the information to you would breach the data protection principles laid 
down by the Data Protection Act 1998 (section 38(1)(b) and (2)(a)(i) or (2)(b)).  
 
How the exemption applies to the information being withheld  
The Council considers that the requested information is personal data as defined by the 
Data Protection Act 1998 (“the DPA”). Personal data is defined within the DPA as “data 
which relate to a living individual who can be identified:  
a.  from those data, or  
b.  from those data and other information which is in the possession of, or is likely to come 
into the possession of, the data controller…”  
 
Consequently, in order to be personal data, the information must:  
•  be about a living individual, and  
•  relate to that individual, i.e. tell something or be used in some way regarding the 
individual concerned.  
 
The information you have requested is considered personal data as it is about living 
individuals and relates to the number of pupils listed by subject and pupil year broken down 
by individual  school.  As a result of giving such detail, some numbers are  so low that 
individual young people can be identified from that information.  
 
As you have requested information that consists of the personal data of someone else, the 
Council must be satisfied that it can provide the personal data without breaching one of the 
rules set down in the Data Protection Act 1998. These rules are called the data protection 
principles. In cases such as this the relevant principle to be considered is the first data 
protection principle. The first data protection principle states that the disclosure of the 
information to you must be  
• 
fair and  
• 
lawful (and in particular meet a condition set down in Schedule 2, and if the information 
is sensitive personal data, a condition set down in Schedule 3, to the Data Protection 
Act).  
 
It is the practice of the Scottish Information Commissioner to consider whether disclosure of 
the information would be lawful in relation to meeting a processing condition before looking 
at the more general principles of fairness and lawfulness. This Council adopts the same 
approach.  
 
Meeting a condition set down in Schedule 2 of the DPA?  
As the Council has not sought the consent of individuals concerned, the only relevant 
condition is Condition 6. This condition must be met regardless of whether the personal 
data is either personal data or sensitive personal data.  
 
It states that the processing (the disclosure to you) is necessary for the purposes of 
legitimate interests pursued by you, except where the processing (i.e. the disclosure) is 
unwarranted in any particular case by reason of prejudice to the rights and freedoms or 
legitimate interests of the employee or other person concerned.  
 
Consequently, the Council has to consider  
1.  do you have a legitimate interest in obtaining this personal data (or is there a relevant 
public interest)?  
2.  if yes, is the disclosure necessary to achieve these legitimate interests? and  
3.  even if the processing is necessary for the legitimate interests of the requestor, would 
the disclosure nevertheless cause unwarranted prejudice to the rights and freedoms or 
legitimate interests of the data subject? 
 

 

Do you have a legitimate interest in obtaining this personal data (or is there a 
relevant public interest)? 
 
The Council has considered the context of your request to determine if there is an indication 
that you have expressed a legitimate interest in receiving personal data relating to the 
number of pupils per stage and per subject broken down by school name. 
 
The Council recognises your general right to request information under the terms of FOISA, 
however, there is no indication of why personal information relating to these pupils broken 
down by pupil stage, individual school and subject would be of a personal interest to you.  
 
As your personal interest cannot be identified, the Council must consider if there is a 
relevant public interest in relation to the release of this information. The Council is of the 
view that the public interest would not be served in terms of scrutiny or accountability by 
releasing this information into the public domain to the level of detail requested. The 
individuals concerned would not expect their personal information to be released into the 
public domain.  
 
Accordingly, as there is no evidence of a legitimate personal or public interest then this part 
of the condition cannot be met and therefore the Council is refusing this part of your request 
for information. 
 
 
b.  The FTE teaching requirements for each department, including science subjects  in 
order to teach these pupils. 
I understand the timescale for this request to be the same as that of requests 1 and 2.   
 
I can advise you that information on departmental teaching requirements  changes 
constantly.  It is not centrally recorded by the Council nor is it held on a historical basis.   
Accordingly, Section 17 of FOISA (information not held) applies to data on departmental 
teaching requirements for secondary schools during school sessions 2014/15 and 2015/16.   
 
In respect of data for 2016/17, I can advise you that this information is not centrally 
recorded by the Council  as stated above.  Accordingly, Section 17 of FOISA (information 
not held) applies to this part of your request.  I can, however, provide information from the 
annual teacher census which records the staffing compliment for each secondary school in 
line with their respective timetabling requirements as at the date the census was taken 
(September).  This information is reported to the Scottish Government and is available from 
their website: 
•  http://www.gov.scot/Topics/Statistics/Browse/School-Education/teachcenssuppdata 
 
In order to gather information  on teaching requirements per school as requested, the 
Council would be required to instruct its 17 secondary schools to undertake a task.   Each 
school will calculate their respective requirements depending on the following factors: 
•  The number of classes offered in each subject in accordance with national agreement 
on class size maximums (for science subjects i.e. this is 20 pupils per class). 
•  The number of subjects offered at award level (this ranges from 6 to 8 as determined by 
individual schools). 
•  The number of periods offered per subject (dependent on the above). 
•  Requirements based on minimum staffing to cover the school timetable or staffing 
allocation as determined by the Head Teacher. 
 
The Council will not deal with your request in relation to information that it holds because, if 
it did so, it would incur excessive costs. These  costs  relate to  locating, retrieving and 
providing the requested information to you.  Please refer to the exempt information text 
below for full details of the exemption. 
 
c.  Please breakdown this FTE teaching requirement per science subject (i.e. Chemistry, 
Physics & biology and any other general science subject for S1 & S2. 
Please refer to our response to Question 2b. 
 

 

d.  Please breakdown this FTE teaching requirement per science subject (i.e. Chemistry, 
Physics & biology and any other general science subject for S3, S4, S5, S6.   
Please refer to our response to Question 2b. 
 
e.  Please supply a breakdown of any FTE teaching shortages in each department. 
Please disregard staff that fill in or cover classes but do not have a specific teaching 
qualification in the subject they are filling in or covering for. 
I understand the timescale for this request to be that of requests 1 and 2, I can advise you 
that information on departmental vacancies changes constantly and is not held on a 
historical basis.   Accordingly, Section 17 of FOISA (information not held) applies to data on 
departmental vacancies for secondary schools during school sessions 2014/15 and 
2015/16.  In respect of data for 2016/17, I can advise you that one  vacancy has been 
advertised  for a teacher of Chemistry, however, the Council has no current vacancies for 
science subjects.   
 
The Council has interpreted the term “shortages” to relate to vacant posts and long term or 
short term absence due to illness, maternity/paternity leave or staff absence for other 
reasons.  This information changes on a daily basis and is not held historically by the 
Council or within individual schools.  In order to gather information  on staff shortages for 
individual schools per subject  as a snapshot in time i.e. the current position, each school 
would be required to undertake an administrative task to determine the staffing position for 
each subject on the day the task was undertaken.   
 
The Council will not deal with your request in relation to information that it holds because, if 
it did so, it would incur excessive costs. These  costs  relate to  locating, retrieving and 
providing the requested information to you.  Please refer to the exempt information text 
below for full details of the exemption. 
 
Exempt information 
 
Excessive Cost Refusal in terms of section 12 of FOISA
 
In order to gather the information requested in Questions 2b, 2c, 2d and 2e, the Council would be 
required to instruct its 17 secondary schools to undertake a large administrative task.   
 
How the costs are calculated 
The Council has estimated the time taken to undertake each task and this has been broken down 
on the attached Cost Refusal Note. 
  
As it would cost the Council  over £600 to deal with  your request, it does  not have to give  the 
information to you.  Accordingly, the Council is refusing this part of your request. 
Request for Review 
The Council has an internal panel (the review panel) to deal with complaints from people who are 
not happy about the way that their  request  has been dealt with.  Staff not involved in the original 
decision will handle any review.  If you want to complain about how we have handled your request 
for information, you can ask the review panel to reassess our actions.  Please note that if you wish 
to complain, you must do so by  19 April 2017.   In requesting a review, it would be helpful if you 
could quote the reference number found at the top of this letter and state the matter which has 
given rise to your dissatisfaction.  You should send your request for a review to: 
•  Mr. W. Dunn, Information Compliance Manager, Finance and Corporate Resources, Floor 13, 
Council Offices, Almada Street, Hamilton, ML3 0AA. 
 
Alternatively, you can request a review at xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Please note that the review  panel can only  assess  the way we have handled requests for 
information. It cannot consider complaints about delivery of a service or any decisions made by the 
Council or its authorised employees. If your complaint relates to one of these matters, you should 
contact the Resource responsible. 
 

 

Should you not be satisfied with the outcome of our review, you will then have the right to appeal to 
the Scottish Information Commissioner.  The Commissioner will decide whether your request has 
been dealt with properly, in accordance with the Act.  The Commissioner’s contact details are as 
follows: 
•  Scottish Information Commissioner, Kinburn Castle, Doubledykes Road, St Andrews, Fife  
KY16 9DS; Telephone: 01334 464610; Fax: 01334 464611;  
e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx 
 
For further details, please see the Commissioner’s website at www.itspublicknowledge.info. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Des Dickson  
Head of Education (East Kilbride)


 

 
 
Excessive cost refusal note 
 

Requests for Information - FOISA 
Request Reference Number: 
Estimated Costs Calculation 
EDU-FOI-2017-23a 
  
  
Staff type (e.g. Post 
Time 
Rate  
Total  
  
Staff costs 
Title /  Spinal Point) 
Task  required 
(hours)  £ 
£ 
  
Question 2b Details of FTE teaching requirements 
Senior management 
per department - estimated at 30mins per school x 
  
  
team member 
17 secondary schools = 8.5hrs 
8.5 
15  127.50 
  
Question 2c Breakdown of FTE teaching 
requirements per science subject per pupil stage 
Senior management 
S1 and S2 - estimated at 40mins per school x 17 
  
  
team member 
secondary schools = 8.5hrs 
12 
15  180.00 
  
Question 2d  Breakdown of FTE teaching 
requirements per science subject per pupil stage 
Senior management 
S3, S4, S5 and S6 - estimated at 1hr per school x 
  
  
team member 
17 secondary schools = 17hrs 
17 
15  180.00 
  
Question 2e Breakdown of FTE teaching 
shortages in each department - estimated at 40 
Senior management 
minutes per school x 17 secondary schools = 
  
  
team member 
12hrs 
12 
15  180.00 
  
Staff cost total 
£667.50  A 
  
Non-staff costs 
  
Detail 
Cost 
  
  
  
1    
  
  
Non-staff cost total 
£0.00  B 
  
Total Estimated Cost 
  
(A + B) 
£667.50    
  
 
 

Document Outline