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Unpooling of Service Charges – Cabinet Member 
Decision January 2008 
 
1. 

Background Information 
 
1.1.    As  part  of  its  policy  on  rent  restructuring  the  Government  expects 
councils  to  separate  out  service  charges  from  rents.    This  process  is 
known  as  “unpooling”.    Before  making  a  decision  on  unpooling 
Councillor  Harvey  requested  that  tenants  first  needed  to  be  consulted 
on  the  change  to  the  way  in  which  they  pay  for  their  rent  and  the 
charges  currently  included  within  the  rent.    This  report  provides  an 
update to the consultation which has been undertaken during October 
and November with tenants. 
 
 
2. 
 Detail 
 
2.1  
The reasons the Government expects Councils to separate out service 
charges from rents  are explained below: 
• 
Formula  rents  only  include  charges  relating  to  the  occupation  of  the 
dwelling such as the maintenance of the dwelling and general housing 
management  services.    They  take  no  account  of  the  additional 
communal services such as caretaking which are not provided to every 
dwelling. 
• 
Under the rent restructuring mechanism local authorities were urged by 
the  government  to  separate  those  elements  of  the  rental  charge  that 
relate  to  the  provision  of  communal  services  such  as  grounds 
maintenance,  caretaking,  door  entry  systems,  concierge  services  etc. 
so that there is greater transparency over the services that tenants are 
paying for in their rent. This process of separating service charges from 
rent is known as 'unpooling'. 
• 
The  separation  of  service  charges  also  enables  the  Council  to  make 
charges for specific service based on usage within individual estates - 
thereby  more  closely  matching  charges  with  services  received  by 
tenants  and  lessees.      It  also  gives  some  scope  to  levy  additional 
charges  for  some  services  that  may  not  be  covered  by  rent  at  the 
moment  
• 
There  are  some  relatively  minor  short-term  consequences  for  the 
Council  in  not  unpooling  its  service  charges  from  rent.  These  include 
the  fact  that  the  Council's  return  to  the  DCLG  under  the  Housing 
Subsidy  system  is  'qualified'  each  year  by  the  external  auditors  from 
the Audit Commission. However, this is deemed to be a minor technical 
qualification and  does  not  result  in  qualification  of  the  Council's 
accounts. 
• 
London  Councils recently  collected  data from  all  London  Boroughs  on 
their  levels  of  rent  and  service  charges  for  the  current  year.  This 
suggested  that  Westminster  is  one  of  only  4  out  of  33  London  local 
authorities who have not yet unpooled their service charges. 

2.2    The  process  of  unpooling  service  charges  described    below  will  be 
carried  out  in  accordance  with  guidance  issued  by  the  relevant 
Government  department  between  2001  and  2003.    Charges  will  be 
unpooled as follows:   
• 
Rents will set for next financial year (i.e. 2008/09) using the formula 
under the rent restructuring regime.  
• 
Service charges will be calculated relating to the cost of the services 
for which a charge is to be levied and deducted at an individual 
property level from the rent figure to provide unpooled rent and service 
charge amounts.  
• 
Under  this  approach  the  aggregate  of  rent  and  service  charge  will  be 
the  same  per  property  in  2008/09  as  if  rent  and  service  charges  had 
not  been  unpooled.  From  2009/10  onwards  the  rent  portion  will 
increase as defined within the rent restructuring regime set out by the 
Government  and  the  service  charge  element  will  reflect  the  costs  of 
services provided. 
 
2.3    Unpooling will  give tenants greater choice as to the level and quality of 
service received.  When service contracts are renewed CityWest 
Homes will ensure that residents are involved in determining what level 
of service they wish to see delivered at a village level.  Where changes 
or efficiencies in service delivery lead to reduced costs then these 
reductions will be passed on to both tenant and leaseholders as 
reduced service charges.  Tenants will thus see a direct benefit in 
reduced costs 
 
3.  
 Housing benefit 
 
3.1    As  part  of  the  consultation  tenants  were  informed  that  only  those 
services  which  were  eligible  for  housing  benefit  would  be  unpooled. 
The Housing Benefits policy Unit has looked at all the services which it 
is proposed to unpool and has advised that all will be eligible except for 
CCTV  provided  at  estate  level.  Maximum  income  from  this  service  is 
£16,000. This service will not therefore be unpooled.  Costs of  CCTV 
for individual blocks are eligible but are recovered as part of the charge 
for concierge services which are already charged separately.   
 
4.       Financial Implications 
 
4.1 
Tenants will in future be paying a separate charge for occupation and 
separate charges for the services identified in this report; this is 
consistent with the basis of charges set by other social landlords. 
Charges for these services are eligible for housing benefit and will in 
future be set to reflect the actual costs incurred in delivering these 
services.   
 
5. 
Reason for Decision 

Unpooling of service charges will enable tenants to exercise choice 
over the costs  
and levels of service provided and will produce 
additional income to the Housing  Revenue  
Account. 
 
 
 
 
Appendix A  Explanatory Letter to Tenants sent 29 October 2007                                                                                               
 
 
 
Dear 
 
Important information about the way your rent is charged. 
 
 
I am writing to let you know that we are proposing to change the way your rent 
will be charged from April 2008. 
 
 We wrote to tenants in February 2003 explaining that the Government was 
changing the way it expected local authorities to calculate the rent they 
charge. The new method is known as the ‘rent restructuring formula’. 
 
The Government is encouraging all local authorities to separate the rent 
charged for your home from the charges for services such as gardening or 
cleaning.  The Government wants tenants, just like leaseholders, to know 
what services they should receive and how much the service costs.  
 
Most local authorities have already introduced service charges for tenants. 
Among the 32 London councils, only four, including Westminster, have not 
done so, although some Westminster tenants already pay a service charge for 
heating and hot water or a concierge service. 
 
We are proposing, subject to Westminster City Council approval and resident 
consultation, that from April 2008, the costs for the following services will be 
separated out from the rent and shown as a separate service charge.  
 
  Grounds maintenance 
  Caretaking  
  Cleaning 
  Concierge services 
  CCTV 
  Communal lighting 
 
Please note that you will only be charged for the services you receive where 
you live. Therefore if you do not have a caretaking service – you will not pay 
for  that  service.  The  rent  restructuring  formula  will  still  be  used  to  calculate 
your rent but the service charge will be calculated separately based on actual 
costs.  
 

In the first year, to help you get used to these changes, there will be no extra 
charge for services, even though they are shown as a separate item. We will 
deduct  the  service  charge  from  your  rent  once  the  rent  for  2008-  2009  has 
been calculated. There may be a slight, total increase, because your rent has 
to be calculated every year, based on the Government formula. 
 
The enclosed leaflet explains the rent restructuring formula and how rents are 
calculated.  If  you  are  currently  eligible  for  housing  benefit  for  your  rent,  you 
should be entitled to housing benefit for your service charge as well. 
 
In future, we hope you will find this new way of separating out service charges 
is helpful. From April, like leaseholders, you will know exactly what your share 
of the costs of services to run your building or estate is. 
 
If anything is not clear or  you  would like further  information on the proposed 
separating  of  rents  and  service  charge,  please  do  not  hesitate  to  use  the  
telephone  freephone  has  been  set  up  on  0800  358  3784  that  will  be 
operational from Monday 29th October 2007 until Friday 23rd November 2007. 
 
Our intention is always to provide the best service we can.