This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Assurance review of the Bexhill Hastings Link Road'.



 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gateway Review 4 
Readiness for service 
 
 
Authority Name: East Sussex County Council 
Project Name: Bexhill to Hastings Link Road 
 
 
Version number: Final v1.0 
Date of issue to PO: 20/03/2015 
Project Owner: Becky Shaw 
Gateway Review dates: 18/03/2015 to 20/03/2015 
 
Gateway Review Team Leader:  
Martin Dove 
 
Gateway Review Team Members:  
Rachel Jones 
Val Knight 
Martin Pollard 
 
This  report  is  an  evidence-based  snapshot  of  the  project's  status  at  the  time  of  the  review.  It  reflects  the  views  of  the 
independent review team, based on information evaluated over a three to four day period, and is delivered to the Project Owner 
immediately at the conclusion of the review. 
Gateway  reviews  has  been  derived  from  OGC’s  Successful  Delivery  Toolkit  which  is  a  Crown  Copyright  Value Added  product 
developed,  owned  and  published  by  the  Office  of  Government  Commerce.  It  is  subject  to  Crown  copyright  protection  and  is 
reproduced under licence with the kind permission of the Controller of HMSO and the Office of Government Commerce. 
 
 
 
 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Delivery Confidence Assessment 
 
Delivery Confidence Assessment 
Amber / Red 
Construction of the new Bexhill to Hastings Link Road is in progress and being 
delivered through an NEC target cost contract with a joint venture (JV) comprising 
Hochtief and Taylor Woodrow.  The contractor is re-mobilising after the winter and has 
made a number of changes to their team that aim to improve delivery.  East Sussex 
County Council (ESCC) has in place solid contract management processes and 
technical advisors, as well as sound escalation processes.  The Department for 
Transport have provided a grant to the project and are supporters of the scheme.  
 
The road is expected to be opened at some point in the latter half of this year, 
although when is subject to the contractor adhering to their revised programme, which 
has yet to be accepted.  There is recognition of the risks to this associated with 
weather factors, the complex of the site and the current position on contractual issues.   
 
The site had substantially more archaeological finds than initially anticipated which is 
of some national interest with post excavation analysis awaited.  ESCC has 
recognised and supported the archaeology process for the wider public benefit and 
satisfactory completion of this is part of meeting the planning consent conditions.   
 
However, the project faces major risks and issues in terms of being behind schedule, 
over on cost, with concerns about the quality of construction and a number of 
significant compensation events.  The forecast overall costs of the project have 
increased significantly.  ESCC have already agreed additional funding for the project, 
and the likelihood is that there will be further funding requirements in order to meet 
ESCC contractual obligations, in the event that a number of the larger compensation 
events fall in favour of the JV.  The impact of delayed delivery and the scale of 
contractual cost overruns and current and future potential compensation events is 
substantial and management of these will be a priority issue for ESCC.  Commercial 
discussions, their interdependencies and relationships with road opening planning 
conditions are being considered.  ESCC is currently mobilising to meet the challenge 
of compensation events and adjudication, which needs to be closely aligned with 
commercial advice.   
 
The scale of activities to complete the road, uncertainties about the completion date, 
the potential for cost increases and compensation events indicate that ESCC need to 
revisit arrangements for the ownership and direction of the project. These should 
balance delivering the construction project with achieving a good outcome on 
compensation events.  
Urgent action is needed to ensure these risks and issues are addressed.  
 
 
Page 2 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
 
The Delivery Confidence assessment RAG status uses the definitions below. 
 
RAG 
Criteria Description 
Green 
Successful delivery of the project/programme to time, cost and quality appears 
highly likely and there are no major outstanding issues that at this stage appear to 
threaten delivery significantly 
Amber/Green 
Successful delivery appears probable however constant attention will be needed to 
ensure risks do not materialise into major issues threatening delivery 
Amber 
Successful delivery appears feasible but significant issues already exist requiring 
management attention. These appear resolvable at this stage and if addressed 
promptly, should not present a cost/schedule overrun 
Amber/Red 
Successful delivery of the project/programme is in doubt with major risks or issues 
apparent in a number of key areas. Urgent action is needed to ensure these are 
addressed, and whether resolution is feasible 
Red 
Successful delivery of the project/programme appears to be unachievable. There 
are major issues on project/programme definition, schedule, budget required 
quality or benefits delivery, which at this stage does not appear to be manageable 
or resolvable. The Project/Programme may need re-baselining and/or overall 
viability re-assessed 
 
 
 
 
 
Page 3 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Summary of report recommendations 
The review team makes the following recommendations which are prioritised using 
the definitions below. 
 
Critical /Essential / 
Ref 
Recommendation 
Recommended 
1.   
Prepare likely cost scenarios to inform the commercial 
Essential do by 
strategy for the opening of the road and completion of the 
5/2015 
contract 
2.   
Ensure ESCC financial planning contingency arrangements  Essential do by 
continue to include the latest likely funding scenario for this 
5/2015 
project 
3.   
Review the dependencies between delinking planning 
Essential do by 
conditions tied to the road opening with the overall ESCC 
5/2015 
commercial strategy for managing the completion of the 
road, additional costs and compensation events 
4.   
Consider what specialist advice is appropriate for the 
Critical do now 
commercial management of contractor compensation 
events  
5.   
Confirm Senior Responsible Owner arrangements for the 
Critical do now 
remainder of the project 
6.   
Appoint a Project Director to oversee the commercial 
Critical do now 
strategy and conclusion to the project  
7.   
Review the project governance and reporting structure to 
Critical do now 
ensure that these are closely aligned with future activities 
on road opening, contract completion and compensation 
events management 
8.   
Prepare an ESCC plan for the management of all activities 
Essential do by 
through to road opening, contract completion and 
5/2015 
conclusion of compensation events management  
 
Critical (Do Now) – To increase the likelihood of a successful outcome it is of the greatest importance 
that the project should take action immediately 
 
Essential (Do By) – To increase the likelihood of a successful outcome the project should take action 
in the near future.   
 
Recommended – The project should benefit from the uptake of this recommendation.   
 
 
 
 
 
Page 4 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Background 
The aims of the programme  
The Bexhill to Hastings Link Road (BHLR) is a scheme to construct a 5.6km long 
single carriageway road between the A259 in Bexhill and the B2092 Queensway in 
Hastings. BHLR’s primary purpose is economic regeneration of the two towns it links 
and the land between.  
 
The driving force for the programme 
The BHLR has a long history stretching back in one form or another for some 40 
years. The justification for the road is based on: 
  The need to regenerate the economy of the Hastings and Bexhill area. 
  A recognition that the lack of connectivity between the two towns themselves 
and other parts of the south east is a major factor in the overall economic and 
structural problems facing the area.  
  Relieving congestion on the A259 coastal road, the only east west link road 
between the two towns. 
 
In recent years, the road has featured in: 
  The South Corridor Multi-Modal Study (SoCoMMS) commissioned by the 
government in 2001 to develop a 30 year transportation strategy for the 
coastal corridor between Southampton and Ramsgate. As a result of this 
study, the Secretary of State for transport invited ESCC to develop proposals 
for the construction of a local link road between Bexhill and Hastings and to 
work closely with the Statutory Environmental Bodies in doing so. 
  The County Council’s Local Transport Plan 2011-2026. 
  The South East Local Enterprise Partnership (SELEP) ’s Strategic Economic 
Plan (as part of the A21/A259 Hastings-Bexhill growth corridor). 
 
The BHLR is a key component of an established long term strategy to address the 
economic performance of one of the most deprived areas in the South East. The 
BHLR will unlock a significant new employment-generating development in an area 
covered by the SELEP. The SELEP along with the local business community, fully 
support the BHLR and significant levels of Growing Places funding has been 
allocated to support the provision of employment space to stimulate economic growth 
in the area. 
 
As part of the A21/A259 Hastings – Bexhill Growth Corridor, outlined in the SELEP’s 
Strategic Economic Plan, the BHLR will support the delivery of housing and 
employment growth in both towns.  The Link Road opens up and supports the early 
release of land identified in the Rother Local Plan for commercial and housing 
development – over 50,000sqm of employment space creating up to 2,000 jobs, and 
at least 1,300 new homes – in the North East Bexhill area and hence represents the 
most significant housing site and opportunity for job creation in the area.   
 
The procurement/delivery status  
 
 
Page 5 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
The scheme was designed under the standard two-stage NEC3 Option C contract.  
ESCC entered into a phase 1 contract with a joint venture partner comprising of 
Hochtief and Taylor Woodrow on 5 June 2009 and the phase 2 construction contract 
was awarded on 11 July 2013.  
 
Current position regarding Gateway Reviews:  
There has been one previous Gateway Review of this project.  A Gateway Review 
(Stage 3 Investment Decision) was undertaken in April 2009.  In 2010 ESCC 
undertook an internal independent peer review of the recommendations made by 4Ps 
and the actions that resulted. That review concluded the recommendations had been 
addressed satisfactorily by the project team.    
 
Purposes and conduct of the Gateway Review 
Purposes of the Local Partnerships Gateway Review 
The primary purposes of a Gateway Review 4 are to confirm that contractual 
arrangements are up to date, that necessary testing has been done to the client’s 
satisfaction and that the client is ready to approve implementation. 
Appendix A gives the full purposes statement for a Gateway Review 4. 
 
Conduct of the Gateway Review 
This Gateway Review 4 was carried out from 18/03/2015 to 20/03/2015 at East 
Sussex County Council, County Hall, St Anne's Crescent, Lewes, East Sussex BN7 
1UE. The team members are listed on the front cover. The people interviewed are 
listed in Appendix B. 
 
The Review Team would like to thank the SRO, the Client Project Team and the 
interviewees for their support and openness, which contributed to the Review Team’s 
understanding of the Project and the outcome of this review.  The administrative 
arrangements for the review were excellent.  
 
 
Page 6 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Findings and recommendations 
 
1: Business case and stakeholders 
Cost and affordability  
Since the original business case, the total project cost has increased significantly.  It 
is recognised that this is a high cost road scheme, in part due to the environmental 
conditions set by the statutory consultees, the geology of the area making the 
construction complicated and the more extensive archaeological excavation.   
 
The project budget has increased from £101.1m (£96.2m plus a risk budget of £3.9m) 
at full approval in December 2012 to £113.5m in July 2013, which reflected increased 
scheme costs and additional contingency budget.  This has increased further to an 
estimated £116.4m in February 2014.  The final cost of the scheme is still uncertain, 
as is the position on the likely settlement of contractor compensation events.  The 
difference on compensation events submitted is currently £13m, with one large event 
valued at £10m.  The JV continues to have the ability to make compensation events 
up until project completion.  As well as these, ESCC will also have costs to meet for 
further compensation events management and adjudication, should this arise.  Best 
and worst case project cost scenarios have been prepared and presented to the 
project, based on contractor cost estimates.  However, likely ESCC scenario plans 
combining both project costs and potential outcomes on compensation events are 
needed to help inform the ESCC commercial strategy with the contractor and in 
assessing more accurately the likely additional funding requirements.  
 
Recommendation 1:  Prepare likely cost scenarios to inform the commercial 
strategy for the opening of the road and completion of the contract  

 
In terms of funding cost overruns, there is a 50/50 share of additional costs over 
target costs between the JV and ESCC under the risk sharing arrangements in the 
contract.  ESCC approved additional capital funding in February 2015 from their 
capital programme for the project of £2.9m.  A small amount of risk allocation 
contingency is still available, but it looks highly likely that ESCC will have to find 
additional funding for the project, as highlighted in the March 2015 Project Board 
report and reported to ESCC’s Cabinet.  The Department for Transport (DfT) provided 
a grant of £56.8m, which has been fully drawn down and no further funding is 
available from this source.  
 
In January 2015, the ESCC Cabinet established a £10m Corporate Risk Management 
Resource Contingency to cover four sets of risks across the capital programme, one 
of which was the uncertainty about delivery of projects, including the Bexhill to 
 
 
Page 7 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Hastings Link Road.  These contingency funding arrangements should continue to be 
updated and informed by the cost scenarios proposed above.   
Recommendation 2:  Ensure ESCC financial planning contingency 
arrangements continue to include the latest likely funding scenario for this 
project 

 
The scale of the any further cost and funding increase is likely to be significant, if 
realised, and the management of this is considered later in this report.  
 
Stakeholder communications 
The monthly Project Board report includes a summary of communications activities 
with third party stakeholders including press and media.  Arrangements for external 
communications include an engagement officer, who reports to the project manager, 
and works directly with stakeholders affected by the works, an external media expert 
in charge of the media communications for the project, with ESCC’s reputational risk 
communications being managed by the central ESCC communications team.   
 
A draft plan of communications activities for the period up to the road opening has 
been prepared.  However, this will clearly be dependent on the timing of the works 
being finished.  Apart from brief Q&A messages about the delays in road opening and 
overspend on costs, there does not appear to be a detailed communications strategy, 
which links across to the commercial risks the project faces and the current 
uncertainties in likely outcomes and road opening dates.  With the increasing 
potential reputational risk of the project to the ESCC, as well as the JV, careful 
attention will need to be given to ensuring a co-ordinated and coherent approach to 
external communications.   
 
2: Review of current phase 
For the purposes of this report, the current phase includes all activities up to the road 
opening and contact completion including compensation events determination.  
 
Road construction  
The track record of the contractor to date is that it has not met expectations and there 
have been a significant number of concerns around the number of structures still to 
be finished, the quality of the work completed, the extent of remedial works required, 
the organisation and management of the JV and its sub-contractors, the accuracy of 
programming, and their ability to keep to time in the operational delivery of 
programme.  It is recognised that the geology of the site is complex, work on the 
ground was initially disrupted, archaeological work was more extensive than 
anticipated and there have been bad weather events.  There have been some recent 
indications of contractor changes to programming and approach to quality.   
 
 
Page 8 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Programme to complete the road 
There are a number of elements to consider including the practical completion and 
opening of the road and adjacent greenway and the landscaping.  To open the road, 
a significant number of planning conditions will need to be satisfied.  
 
The last accepted contractor programme is dated November 2013 which proposed a 
road opening date of 8th May 2015.  This is not going to be met.  The current proposal 
from the contractor is that the road will open on 8th September 2015.  The current 
contractor programme has not been accepted, as the ESCC Project Team have 
concerns about the programme and are trying to minimise their risk of additional 
expenditure.  Given the contractor’s past performance on delivering to programme, 
there are different views within ESCC and the project team on when road opening will 
happen, assuming no significant weather events cause further major delays.  Views 
on completion dates for the road vary from September to December 2015, depending 
on different assessment of risks to completion.  If this is towards the end of the year, 
then parts of the landscaping are likely to be deferred into 2016 and hence the road 
and related works will not be fully completed when the road itself may be ready for 
opening.  There is a need to develop the current scenarios and the most realistic 
timeline for completion, while recognising the need to keep the pressure on the 
contractor.  This links to the recommendation 1 and the need to develop realistic 
scenario analysis for the completion of the programme.  
 
Linked to the opening of the road is ensuring that all works are completed.  However, 
as highlighted above some components of landscaping are likely to be deferred to the 
next planting season in spring 2016.  From a contractual perspective the scheme is 
not finished and the road should not be opened.  It is currently not clear how this is to 
be managed, but clearly is one of the commercial issues which impact on cost and 
timetable and the public’s perception and demand to see the road open when it is 
finished.  
 
At least half of the 26 planning conditions must be satisfied at completion before the 
road can open.  While this is a JV responsibility and progress on these is being 
charted and reported on a monthly basis, it is quite possible that a number of these 
will have to be negotiated out, waived or reassigned at the point of road opening.  
The project team have been working with planning for a number of months and are 
considering which conditions are likely to be discharged on road opening and which 
will need to be delinked.  
 
However, there is the relationship between this delinking and the overall contractual 
issues and commercial decisions, which the project team will have to make in their 
management of the contract, while recognising that ESCC also has an independent 
statutory planning role.  For example, why would any of these be waived or amended 
while the compensation events position remains uncertain?  The project team need to 
have their own view of how these conditions may be met and how any choices on 
delinking interface with other decisions which will have to be made on cost, 
compensation and other commercial risks. 
 
 
Page 9 of 15       
 
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Recommendation 3:  Review the dependencies between delinking planning 
conditions tied to the road opening with the overall ESCC commercial strategy 
for managing the completion of the road, additional costs and compensation 
events
   
 
One of the planning conditions to be satisfied relates to archaeology.  Following 
excavation, final plans and costs for completion of the post excavation assessment 
and analysis report are needed.  The latter may take up to five years to complete. 
The costs of all the archaeology work is significant, the budget for the rest of the work 
has still to be agreed and there is a difference is assessment of the final cost, which 
needs to be sorted out.  The County Archaeologist has two roles in terms of both 
advising planning about signing off this condition and in determining the scope of the 
archaeological programme.  As with the ESCC role on planning identified above, 
ESCC need to be clear that there is governance structure around these roles and 
responsibilities.  This is prudent, given the nature of some of the compensation 
events made by the contractor.  
 
The project involves major land acquisition and while most of this has been 
undertaken, there remain some issues, for example, establishing ownership of certain 
plots and managing encroachment onto the Greenway route.  While ESCC are aware 
of these, the issues will need to be resolved well ahead of the road opening.   
 
Compensation events 
Some of the compensation events made have been accepted.  However, as indicated 
earlier in this report, there are a number of compensation events where the difference 
between the claim and the ESCC valuation is about £12m.  Further compensation 
events are likely, as there remains a significant period up to completion. 
 
Arbitration and adjudication is the NEC 3 route for resolution and this is anticipated 
and has been signalled and the contractor is using an external quantity surveyor to 
support their position.  The timeframes for this on each claim is relatively short and 
ESCC need to be prepared now, to be able to respond to the timescales in the 
contract.  Recognising there is only a small amount left in the risk allocation, a budget 
for the compensation work needs to be established and financial planning flexibility 
made to meet any payments.   
 
ECSS have started to consider their approach to compensation events management 
including the specialist advice and support needed to do this.  Discussions are taking 
place with an external legal advisor and our external commercial advisors.  However, 
recognising that this is an adjudication rather than a litigation process, advice from 
non-legal technical compensation event specialists, with a track record on similar 
road contracts, should also be considered.  Developing the strategy for the 
management of all current and potential compensation events is needed and this 
 
 
Page 10 of 15         
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
should inform the overall commercial position for ESCC.  This work should come 
under the direction of the proposed Project Director, which is described later in this 
report. 
 
Recommendation 4: Consider what specialist advice is appropriate for the 
commercial management of contractor compensation events  

 
Governance and project management  
The ESCC Project Manager is fulfilling the role as guardian of the project as expected 
under NEC.  The Project Manager has full delegated authority to discharge his duties, 
clear access to senior management for advice and direction.  The Project Manager is 
fully supported by specialist external advisors, with the key role of supervisor being 
fulfilled by this organisation.  The ESCC team recognise and acknowledge his 
technical expertise and he is the most senior ESCC employee working full time on the 
project.  Others above have slices of time committed to the project but also significant 
other portfolios to deliver.  As a result of this structure, there is some ambiguity 
around the roles of the Senior Responsible Owner for the project and the role of 
project director.  Given the size, scale and complexity of the project and the current 
major risks around costs and completion, the project is at a stage where both 
ownership and senior commercial direction needs to be urgently established as this 
can still impact on the outcome and final stages of delivery.   
 
Recommendation 5: Confirm Senior Responsible Owner arrangements for the 
remainder of the project   
 
The commercial aspects of this project are on the critical path to completion of the 
road and are likely to need additional resources and direction to the current approach.  
Hence the proposal that a commercial Project Director is needed to bring together the 
strategy for ESCC, to increase senior level pressure on the JV and to bring together 
the interlinking between issues and risks on issues such as contractor delivery, cost 
overruns, compensation events and discharge of planning conditions.  These are 
reputation issues for both ESCC and the JV, which require handling at a senior level.  
The role should also include strategic management of the contractual relationship 
with the JV, using the partnering board and other approaches, and key stakeholder 
relationship management.  
 
Recommendation 6: Appoint a Project Director to oversee the commercial 
strategy and conclusion to the project
   
 
Reflecting the proposals about ownership and project direction, the governance and 
reporting structures should be reviewed to ensure they are closely aligned with 
commercial strategy.  For example, the content of the Project Board reporting needs 
to reflect the commercial tensions, realistic scenarios and mitigation approaches to 
 
 
Page 11 of 15         
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
the key risks.  Likewise, an ESCC plan for managing and delivering all the activities 
through to project completion needs to be prepared as part of the project director role. 
 
Recommendation 7: Review the project governance and reporting structure to 
ensure that these are closely aligned with future activities on road opening, 
contract completion and compensation events management 

 
Recommendation 8: Prepare an ESCC plan for the management of all activities 
through to road opening, contract completion and conclusion of compensation 
events management  

 
3: Risk management 
Risk registers are maintained in line with contract requirements, and headline key 
construction and archaeology risks and issues are summarised in a report to the 
Project Board.  The risk register contains one red risk, which was unexpected 
archaeological discovery.  Given the project has no agreed programme, is facing 
increasing costs, and significant compensation events are being made, the Project 
Board need to revisit the approach to risk management and risk recording.  These 
should also cover the interdependencies between risks and be used to inform the 
commercial strategy.   
 
Risks are escalated in ESCC through the department risk register and the strategic 
risk register.  The Senior Management Team is briefed on risk, finance and 
performance assessment and then there is escalation to Cabinet and Council.  The 
Chief Executive was well informed of the risks and understands the situation.  
 
4: Readiness for next phase – benefits evaluation 
The next phase is taken to be the period after road opening and contract completion.  
On the operational side, ESCC will be owning and operating the road, although the 
JV has responsibility of maintenance for the first 5 years.  The Assistant Director 
responsible for operations is already engaged in the project and hence has an 
appreciation of the conditions necessary for handover and operation.  
 
As well as current Board reporting, regular monitoring reports are provided to the DfT.  
The DfT are very supportive of the scheme.  In the next phase, attention turns to 
benefits realisation both in terms of the road itself and the wider economic, transport 
and environmental benefits.  Formal processes for evaluation and benefits realisation 
are included in the project plan and there are good relationships and links with the 
SELEP.   
 
 
 
Page 12 of 15         
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
Development of East Bexhill Business Park, which is adjacent to the road, is 
happening concurrently and is a key part of the Seachange Sussex plans to generate 
economic and employment benefits.  
 
At a site level, lessons are being learned about and re-used in the construction 
programme.  Wider lessons learned about the project management and delivery need 
to be captured by the Project Board in the current phase, as well as the lessons 
learned process at the end of the project.  This can be used to inform the delivery of 
other ESCC projects and other road projects.  
 
Next Gateway Review  
This Gateway 4 Review is a readiness for service review and normally the next 
Gateway Review, Gate 5 benefits realisation and operational delivery would be after 
the post project monitoring and evaluation, approximately a year after opening.  The 
SRO may wish to consider the value of a repeat Gateway 4 or a Healthcheck to 
revisit the readiness for service of the road later this year.   
 
 
Page 13 of 15         
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
APPENDIX A 
 
Purpose of Gateway Review 4: Investment decision 
  Check that the current phase of the contract is properly completed and 
documentation completed. 
  Ensure that the contractual arrangements are up-to-date. 
  Check that the business case is still valid and unaffected by internal and external 
events or changes. 
  Check that the original projected business benefit is likely to be achieved. 
  Ensure that there are processes and procedures to ensure long-term success of 
the project. 
  Confirm that all necessary testing is done (e.g. commissioning of buildings, 
business integration and user acceptance testing) to the client’s satisfaction and 
that the client is ready to approve implementation. 
  Check that there are feasible and tested contingency and reversion arrangements. 
  Ensure that all ongoing risks and issues are being managed effectively and do not 
threaten implementation. 
  Evaluate the risk of proceeding with the implementation where there are any 
unresolved issues. 
  Confirm the business has the necessary resources and that it is ready to 
implement the services and the business change. 
  Confirm that the client and supplier implementation plans are still achievable. 
  Confirm that there are management and organisational controls to manage the 
project through implementation and operation. 
  Confirm that all parties have agreed plans for training, communication, roll-out, 
production release and support as required. 
  Confirm that all parties have agreed plans for managing risk. 
  Confirm that there are client-side plans for managing the working relationship, with 
reporting arrangements at appropriate levels in the organisation, reciprocated on 
the supplier side. 
  Confirm information assurance accreditation/certification. 
  Confirm that defects or incomplete works are identified and recorded. 
  Check that lessons for future projects are identified and recorded. 
 
 
 
Page 14 of 15         
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service 
 

Programme Title: Bexhill to Hastings Link Road 
Local Partnerships Gateway Number: LG381GHC 
 
 
APPENDIX B 
 
Interviewees 
 
NAME 
ROLE 
Becky Shaw 
Chief Executive and SRO, ESCC 
Project Board Member and Director of 
Rupert Clubb 
Communities, Economy & Transport, ESCC 
Casper Johnson 
County Archaeologist, ESCC 
Local Major Transport Projects, Department for 
Robert Fox  
Transport Project Sponsor 
Bob Pape 
Project Manager BHLR, ESCC 
Chloe De Renzy Martin 
Engagement Officer BHLR, ESCC 
Mark Foster 
Supervisor, BHLR, Mott MacDonald 
Steve Trett 
QS Team Leader BHLR, Mott MacDonald 
Project Sponsor and Project Board Member, 
Assistant Director, Operations and Contract 
Karl Taylor 
Management, ESCC 
Assistant Director, Economy including Economic 
James Harris 
Regeneration Strategy, ESCC 
Project Board Member, Head of Service, Planning 
Tony Cook  
and Environment, ESCC 
Robert Freeman 
Solicitor, ESCC 
Project Board Member and Assistant Director, 
Mo Hemsley 
Business Services, Strategic Projects, ESCC 
Warwick Smith  
Head of Communications, ESCC 
John Shaw 
Chief Executive Officer Seachange Sussex  
 
 
 
Page 15 of 15         
       
 
 
 
 
        Gateway Review 4: Readiness for service