This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EU referendum'.

From:
To:
Subject:

FW: Referendum ballot paper
Date:
03 March 2016 09:49:08
Attachments:
Ballot paper number prefix for Counting Officers.xlsx
EU Referendum ballot paper.zip
 
 
From: 
On Behalf Of
x.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
Sent: 01 March 2016 08:19
To: Andrew Scallan
Cc: 
Subject: Re: Referendum ballot paper
 
Dear Andrew
I am pleased to report that I have received no feedback from Counting Officers in the North West
or their print suppliers to suggest they cannot print the referendum ballot paper in the form
specified by the Chief Counting Officer. 
The UIMs provided are in line with those issued by me in my role as Upper Tier Returning Officer
at previous regional elections, so again all Counting Officers are able to comply with this direction
regarding the printing of ballot papers.
Regards
Howard 
Sir Howard Bernstein
Chief Executive
Manchester City Council
Room 212
Town Hall
Albert Square
PO Box 532
Manchester
M60 2LA (for sat nav use M2 5DB)
Int. Tel: 
Ext. Tel. 
Fax 
e-mail: 
web site address: www.manchester.gov.uk 
Andrew Scallan
To "'xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx'" <xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx>,
<xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx>
"'xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx'"
<xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx>, "'Quirk, Barry'"
25/02/2016 10:10
<xxxxx.xxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx>,
"'xxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx'"
<xxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx>,
"'x.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx'"
<x.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx>,
"'xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx'" <xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx>,
"xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx"
<xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx>, "'x.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx'"
<x.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx>, "'xxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx'"
<xxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx>, "'xxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx'"

<xxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>
cc
Subject Referendum ballot paper
 
Dear Colleague, 
 
As you will be aware we committed to providing a specimen ballot paper for use by
all Counting Officers at the referendum and the CCO has directed that COs must
produce ballot papers in the form specified. Further to this please find attached the
specimen ballot paper, in PDF and artwork versions,  I propose we use at the
referendum for your review.   
 
Since this was proposed as a direction I have been consulting with a range of print
suppliers through the Cabinet Office’s Suppliers Group with regards to their
preferred specifications and using their feedback to assist us in drafting the ballot
paper. It has also been drafted in accordance with the relevant conduct
regulations. 
 
Some further technical information for you to consider: 
 
·        It has been designed to be printed in standard A5 size and we will require
that there is at least 5mm of white space around the black box border of the ballot
paper text to allow for print tolerances. 
 
·        The following information must be printed on the back of the ballot paper: the
ballot paper number, UIM, and voting area. This information has been laid out in
the centre of our draft ballot paper, but the CCO will not be directing on the
positioning of this text. On the specimen this information is set out in red, however
we will make clear that this is to be printed in black. 
 
As we set out in the approach to managing the poll, the CCO will not be issuing
directions regarding the use of an official mark or a unique identifying mark on the
ballot paper. It is however at your discretion as to whether you wish to do this or
alternately, allow Counting Officers in your region to do this on an individual basis.
Therefore, if you have not done so already, you may need to reach a decision on
this in the near future in order that the ballot paper be provided to COs to make
arrangements with print suppliers. 
 
The area the CCO has included in the direction regarding the ballot paper is the
use of a three letter prefix for the ballot paper number relating to each voting area
in order to ensure that no two ballot papers have the same number. The CCO
undertook to provide this prefix to each Counting Officer. I therefore attach a list
with the codes we have assigned for each voting area ordered by electoral region. 
                                                                                                                                                 
                                         
Please let me know any thoughts you have about the ballot paper, particularly if in
your view the form that we have proposed would present problems for use by print
suppliers or Counting Officers. I would like to issue you with the final versions on

Monday, though these are subject to the passage of the relevant legislation, so if
you can let me know any thoughts you have by the end of the week I would be
very grateful. 
 
Happy to discuss as always. 
 
Best regards, 
 
Andrew 
 
Andrew Scallan CBE
Director of Electoral Administration
The Electoral Commission 
3 Bunhill Row 
London 
EC1Y 8YZ 
Tel: 
 
Fax: 
 
www.electoralcommission.org.uk 
www.aboutmyvote.co.uk 
Democracy matters 
Please consider the environment before printing this email 
 
 
**********************************************************************
This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to
whom they are addressed. If you have received this email in error please notify the system manager. The full text of
the Council's email disclaimer is available at http://www.manchester.gov.uk/emaildisclaimer.
This footnote also confirms that this email message has been swept for the presence of computer viruses.
Please contact xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx with any queries.
 
**********************************************************************