This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Can JSA claimants be sanctioned for applying for the wrong sort of jobs?'.

Introduction 
1. For the purposes of section 1(2)(b) of the Jobseeker’s Act 1995, the Claimant 
Commitment is the Jobseeker’s Agreement. 
Purpose 
2. The Claimant Commitment (CC) is the primary document for agreeing and 
recording key information about the claimant’s availability for work; the types of work 
they are most suited to do and the high level regular work search activities that the 
claimant will undertake. 
3. The CC is a key source of information used to make sure that claimants remain 
available for and are actively seeking work.  
4. Failure to comply with the CC could result in the claimant’s benefit being stopped 
and a benefit sanction being imposed. 
5. The CC should be used with the My Work Plan booklet and the My Jobseeker 
Profile which together form a Commitment pack. The Commitment pack should be 
used with other information provided by the claimant and any Jobseeker’s Directions, 
to agree, develop and monitor a personalised plan that, when followed, will give the 
claimant the best chance of finding and keeping a job.  
6. The CC: 
  is agreed between the claimant and Work Coach at the Initial Work Search 
Interview;  
  must be a helpful and practical aid to work search, containing;  
o  reasonable and achievable type(s) of work a claimant can do  
o  details of the claimant’s availability for work, and  
o  actions for getting into work that offers the best chance of securing 
employment  
  must be reviewed and updated by a Work Coach at appropriate points like a 
change in the claimant’s circumstances, to make sure it remains relevant  
  must clearly detail the consequences of not complying with any of the 
activities set out within the CC, and  
  must be signed and dated by both the claimant and the Work Coach 
Note: If a clerical CC is being created, this must also be signed and date by the 
Work Coach. 
7. The CC must accurately reflect the claimants work related circumstances, if this 
changes at any time, the CC must be amended accordingly  
8. The CC also provides important information about the claimant’s rights and 
responsibilities and what they must do to remain entitled to Jobseeker’s 
Allowance/National Insurance Credits. 

Work Programme Claimant Commitments 
9. Claimants who are due to be referred to the Work Programme need to have a 
Work Programme Claimant Commitment (WPCC). 
10. Claimant’s who already have a CC in place must have this reviewed and turned 
in to a WPCC during the Work Programme referral interview. 
11. It is important that it is a WPCC being completed as the wording on the template 
will change to help make sure claimants fully understand their responsibilities to both 
the WP Provider and also Jobcentre Plus. 
12. The WPCC allows selection of 3 new options in the ‘My Actions for Getting Work’ 
part of the CC. All three options must be selected for all claimant’s being referred to 
the Work Programme. 
Changes required to Claimant Commitments for Work Programme participants 
13. JSA Work Programme participants may ask for their CC to be changed at any 
time during their time on the Work Programme. In these cases, immediately refer the 
Claimant to a Work Coach. 
14. The proposed changes must be discussed with the claimant and where helpful to 
do so the Work Programme Provider contacted to seek clarification about the 
changes the participant wants making to their CC.  
15. As Providers are not contractually obliged to share this information, there might 
be instances where a provider is not able to enter in to a discussion about the 
activities they have asked the participant to carry out. If this occurs, then what is 
believed to be reasonable based on information provided by the claimant must be 
agreed. The important thing is to make sure that the CC remains relevant and helpful 
and not at odds with what the provider wants the claimant to do.  
16. Ordinarily, changes requested by claimants are few and far between and where 
requested should generally be agreed.  
17. However, if we cannot agree that these changes are reasonable – even after 
speaking with the provider, and the claimant is unhappy with our decision not to take 
the changes into account, follow the usual processes for disputed Claimant 
Commitments.  
16/17 year old Claimant Commitments 
18. As the discussion and the agreed activities to be undertaken will reflect the 
requirement for the claimant to look for training as well as work, a Claimant 
Commitment (CC) must be created by selecting the ‘New Jobseekers Status’ tick 
box. 
19. These instructions are still to be used when agreeing a CC with 16/17 year old 
claimants. 

20. References to ‘work’ must be treated as ‘work and/or training’ when using this 
guidance to agree a 16/17 year old CC. 
Agreeing and Completing the Claimant Commitment 
21. At the Initial Work Search Interview, an in depth conversation must be had with 
the claimant to build an understanding of their capability and circumstances relating 
to work. Information gathered must be used to complete the Claimant Commitment.  
22. It is important that the CC is completed at the end of the discussion and not 
during the discussion itself. This demonstrates to the claimant that:  
  the claimant has been actively listened to  
  the claimant has been given full attention  
  the claimant’s circumstances have been taken into account when developing 
the CC, so it is personal to them, and  
  the CC is reasonable and achievable. 
23. Once the CC has been signed by the Claimant, they must be given a printed 
copy to keep. 
Note: If a clerical CC is being created, this must also be signed and dated by the 
Work Coach. 
24. You must always create a Claimant Commitment (CC) for every new claimant in 
the Signature Capture Service (SCS). 
25. However, there will be some claimants, in exceptional circumstances, who can’t 
have a CC created in SCS, for example, they do not have a National Insurance 
Number (NINo), there was an Information Technology (IT) failure or local situation 
(power cut), which means a clerical CC must be created. 
Consequences 
26. Not creating a CC means: 
• you are not complying with Department for Work and Pension’s (DWP’s) 
legal requirement for a CC to be issued 
• you will not be providing the claimant with the specific support so they can 
take the right steps to put themselves in the best position to find work 
• the award may be in doubt 
• will lead to requests from Quality Assurance causing additional work and 
resource to respond 
• the claimant won’t have all the information they should have 
• DWP reported error statistics will be incorrect 

Completing the ‘My Jobseeker Profile’  
27. At the end of the work focused discussion the ‘My Jobseeker Profile’ may be 
completed before going on to complete the Claimant Commitment (CC). There is no 
requirement for the claimant to complete the ‘My Jobseeker Profile’. However, if the 
claimant appears reluctant to do so, the Work Coach should explain that it is a 
summary of the key information discussed in the Work Search Interview about the 
claimant’s capabilities and circumstances relating to work. This will help determine 
an appropriate and reasonable level of regular work actions for getting work. 
28. It is crucial to make sure that the information is described in a positive light and 
states what the claimant can do. This can help the claimant’s self-belief and 
motivation and can be used by them in applications and interviews. 
Type of Work/Training 
29. Both you and the claimant must agree the types of work most suited to the 
claimant’s skills, capabilities and experience and you must record these in the ‘Type 
of Work/Training’ field. This will help the claimant focus and prioritise their jobsearch 
and move into work more quickly. 
30. However, the claimant is still expected to look and apply for any work they are 
capable of doing. 
31. The Type(s) of Work the claimant considers suitable must be realistic and 
achievable. When agreeing the Types of Work, the following must be explored: 
  Capability for work. Does the claimant have the relevant qualifications, 
experience, skills etc. required for the job?  
  Capacity for work. For example, is there any health or social issues, or caring 
responsibilities that might make it difficult to find, obtain and keep the job in 
question?  
  Restrictions. Is the claimant placing restrictions on the Type(s) of Work they 
aspire to? For example, wages, travel or others because of disability or caring 
responsibilities  
  Wage expectations. For example, do the Type(s) of Work pay the wages that 
the claimant expects?, and  
  The local labour market. The type of work the claimant is looking for must be 
available within the area they are prepared to travel to. If this type of work is 
unavailable then the goal would be unrealistic. 
My Qualifications 
32. The ‘My Qualifications’ field must include details of any educational, vocational or 
professional qualifications. It is also important to include other information such as 
licences / certificates that are required in certain occupations. For example, Driving 
Licences, food hygiene certificates etc.  

My Employment Strengths/Skills 
33. The ‘Employment Strengths/Skills’ field must include any skills the claimant has 
gained, without having a formal qualification and must include transferable skills. For 
example, the skills a claimant may have gained in their own home. For example, 
managing the household expenses and ensuring utility bills are paid on time are all 
skills required for budget management. 
My Experience 
34. The ‘My Experience’ field allows the claimant to record details of the different 
type of work experience they have gained; including any voluntary activities. For 
example; 
  2 years general household plumbing on a self-employed basis until February 
2016, or  
  1 year local authority work, as a teaching assistant, between January 2015 
and February 2016 
My Circumstances 
35. The ‘My Circumstances’ field must be used to record information about the 
claimant and their circumstances that are relevant to work and must be described in 
a positive way. It describes the circumstances which determine what is reasonable.  
Example:  
36. During her Initial Work Search Interview Sarah tells her coach that she cannot 
work full-time because she has young children and has to do the school run. This 
must be reflected back to Sarah positively and recorded as “I have caring 
responsibilities for two children and I can work part-time between the hours of 9am 
and 3pm”. 
General principles of the fields within the ‘My Claimant Commitment’ section 
37. The general principal is that a claimant must take all reasonable activities to give 
them the best chances of finding employment. The ‘My Claimant Commitment’ 
section will outline what that is and will also provide further specific detail about 
whether a claimant has a permitted period or any other agreed restriction on their 
availability. 
You should consider 10 factors for effective jobseeking 
38. The 10 factors for effective jobseeking are that there is good evidence that: 
  Self Perception - the jobseeker believes that they can work, find specific 
jobs, has the capability to do that job, and is confident of being able to gain 
and keep employment in that job  

  Specific Job Goal - the jobseeker has a specific and realistic job goal and 
specific alternatives  
  Local Labour Market - those specific goals are available in the local market  
  Knowledge Skills and Experience - the jobseeker has the knowledge, skills 
and experience to do that job  
  Willingness to do Jobsearch - the jobseeker is willing to carry out effective 
and sustained jobsearch  
  Resources for Jobsearch - the jobseeker has resources for sustained 
jobsearch  
  Demonstrating Capability for a Specific Job - the jobseeker is able to 
demonstrate their capability effectively to employers  
  Presenting themselves to an Employer - the jobseeker is able to present 
themselves effectively to potential employers  
  Managing Personal Circumstances - the jobseeker is successfully 
managing, or has not got, any barriers to sustained employment  
  Keeping a job – the jobseeker could keep a job offered by an employer 
Work Training Restrictions 
39. This field allows the Claimant Commitment (CC) to be personalised and record 
any restrictions on the type of work the claimant is expected to look for. They are 
recorded under the following drop down entries: 
  No Restrictions agreed; and  
  Permitted Period agreed 
No restrictions agreed 
40. Unless restrictions apply, this should be used for most claimants. Once selected 
the following text will be displayed on the CC:  
41. I have agreed with my Coach that: 
  I will be available for all types of work, and  
  I will seek and apply for all types of work that give me the best prospects of 
securing employment 
Permitted Period agreed 
42. From the start of a claim, if appropriate a Permitted Period of between 1 & 13 
weeks can be agreed. Providing this gives claimants a reasonable chance of finding 
work the Permitted Period allows a restriction of the Type of Work they are looking 
for to: 
  employment in their usual occupation, OR  
  the usual rate of pay a claimant is willing to accept, OR  
  both employment in their usual occupation and at the same level of pay they 
were used to receiving. 

43. In addition claimants can also restrict their jobsearch to jobs at their usual rate of 
pay for a maximum of 6 months. 
44. Where appropriate, the Permitted Period is agreed at the Initial Work Search 
Interview and a Follow-Up Work Search Interview is arranged for the end of the 
agreed period, to broaden the types of work the claimant is required to look for and 
not unreasonably restrict the level of wages that they are willing to accept.  
45. The ‘Permitted Period Agreed’ option is selected to reflect that a Permitted 
Period has been agreed. Both the dates and the type of work/salary are recorded in 
the rows below. The form allows for rows to be added and deleted as necessary.  
46. At the end of the Permitted Period, the CC will need to be updated to reflect that 
the claimant no longer has any restrictions on the type(s) of work they are expected 
to look for.  
Other Restrictions agreed 
47. This field must be selected to record the type of work the claimant is looking for, 
taking into account any agreed restrictions they may have. For example, for 
claimants:  
  with sincerely held religious or conscientious beliefs  
  with a physical or mental condition, OR  
  who want to restrict the type of work they are looking for and they have been 
deemed to have reasonable prospects 
Acceptable restrictions examples 
48. I have agreed with my Coach that I can restrict the type of work I am looking for 
to: 
  Work not involving handling of meat products as I am a vegetarian  
  Office based work as I have a bad back, OR  
  Teaching as I am newly qualified 
Work/Training Travel Time 
49. Unless a restriction is agreed due to a health condition or disability, claimants 
must be willing to travel:  
  90 minutes to work in each direction, and  
  by a route and means appropriate to their circumstances 
50. The entry in the ‘Work/Training Travel Time’ field will default to 90 minutes. 
However, the number of minutes can be reduced to reflect any agreed restrictions for 
those with a health condition or disability. 

Note: Even if a claimant is willing to travel for longer than 90 minutes, the default 
setting must not be increased above 90 minutes. 
51. The 90 minute travelling time is in addition to the period of time that the claimant 
is available for work. 
52. However, when assessing if a vacancy is suitable, everything about the 
claimant’s circumstances must be taken into account to find out if it is reasonable to 
expect the claimant to travel that length of time.  
Work/Training Travel Time examples 
Sarah drops her children off at school at 8.45am and picks them back up again at 
3pm. As a lone parent, she has restricted her availability for work to 6 ¼ hours each 
week day. 
Example 2 
Sarah’s coach finds her a part-time job in a café just down the road from school. The 
hours are 9am until 2:30pm. As these hours fit in with Sarah’s availability and there 
is no additional travelling required, it would be reasonable to expect her to apply for 
the job.  
Example 3 
Sarah finds a job in a Café in Leeds. Sarah lives in Sheffield so this means she will 
need to commute to work. It takes Sarah 15 minutes each way from the school to the 
railway station and from Leeds station to the café and the train journey is 40 minutes. 
Altogether, Sarah would be expected to travel to and from work for 70 minutes each 
way. The hours of the job are 10am – 1:30pm. It would therefore be reasonable to 
still expect Sarah to apply for this job. If the hours of the job were 9am – 1:30pm it 
would be unreasonable to expect Sarah to apply based on her circumstances. 
Work Training, Availability, Availability Restrictions and Work/Train Hours 
each week’ fields 

53. The following paragraphs will help you to complete these fields. 
Restrictions on availability for work 
54. Claimants must be available to work a minimum of 40 hours a week, unless their 
personal circumstances make these requirements unreasonable. 
55. A claimant may reasonably restrict their availability for work due to: 
  caring for a child or other caring responsibilities  
  being a lone parent with care of a child aged 12 or under  
  a physical or mental health condition, OR  
  engagement in treatment for drug and/or alcohol dependency 

56. Following a detailed review of the claimant’s situation, consideration must be 
given to identify if any agreed restrictions on the claimant’s availability can be 
applied. 
Availability for a job interview  
57. Claimants must be willing and able to attend a job interview immediately, unless 
they have an agreed restriction in place.  
58. How quickly the claimant is expected to attend a job interview, taking into 
account their circumstances, is recorded by selecting the appropriate drop down 
entry: 
  immediately  
  within 48 hours, OR  
  within 1 week 
Availability to start work 
59. Claimants must be willing and able to start work immediately, unless they have 
an agreed restriction in place: 
60. How quickly the claimant is expected to start work, taking into account their 
circumstances, is recorded by selecting the appropriate drop down entry: 
  immediately  
  within 24 hours  
  immediately after the end of my notice period  
  after giving one week’s notice, OR  
  within 28 days 
Hours of availability 
61. Claimants are required to be available for a minimum of 40 hours a week but this 
can be limited to less than 40 hours in certain circumstances.  
62. If the claimant has no restrictions on the days and hours they are available for 
work then ‘No Restrictions on availability’ must be selected on the CC. Once 
completed, the appropriate information will be displayed in the CC. 
63. If it is agreed that the claimant can restrict the days and/or hours they are 
available for work, ‘Restricted Availability’ must be selected from the drop down 
menu. This will enable the coach to record details of the claimant’s availability in the 
table provided.  

Hours of availability example 
Jenny has caring responsibilities for a child of school age. She has the use of a 
breakfast club on two days a week and an after school club on one. Her partner also 
doesn’t work on Wednesdays. She has agreed the following hours of availability.  
Day 
Earliest start time 
Latest finish time 
Most hours I can work 
Monday 
9:00am 
15:00pm 
6  
Tuesday 
8:00am 
15:00pm 
7  
Wednesday  7:00am 
18:00pm 
8  
Thursday 
8:00am 
15:00pm 
7  
Friday 
9:00am 
18:00pm 

Saturday 
9:00am 
17:00pm 

Sunday 
 
 
 
Most hours I can work each week: 
40 
64. It must be noted that the number of hours recorded against each day, is the total 
number they are available to work on that day. 
65. It must also be noted that the most hours a claimant can work each week is not 
simply a total of the number of daily hours multiplied by the number of days. 
66. For example, claimants can be available to work 6 hours each weekday but only 
able to work a total of 25 hours a week. 
Selecting Generic Actions for getting into work 
67. To make sure that it is reasonable for the claimant to undertake each ‘Generic 
Action’, they must be personalised and specifically tailored to each claimant’s 
circumstances. 
68. Therefore, the following must be considered when assessing the activities it is 
reasonable for each claimant to undertake: 
  The type(s) of work the claimant is capable of doing  
  The skills of the claimant  
  The means required to undertake the activity, and  
  Any restrictions to the claimant’s period of availability, either because of a 
health condition, or caring responsibilities 
69. Once the actions have been agreed, each one is recorded on the Claimant 
Commitment (CC) by selecting the appropriate options from the ‘Generic Action’ list. 
70. To meet the entitlement condition for actively seeking employment each week, 
claimants must take all reasonable actions to give themselves the best chance of 
securing employment. 

71. During the Initial Work Search Interview, the claimant will agree a set of activities 
that they can reasonably be expected to undertake. It is not intended to be a detailed 
plan, but rather high level categories of work search. When deciding what activities a 
claimant must do and how frequently they must do something the claimant’s 
individual circumstances must be taken into account.  
72. If set properly, these activities will cover the full span of effective work search 
activities which, when taken, give the claimant the best possible chance of getting 
paid work quickly.  
73. When selecting the appropriate actions from the ‘Generic Action’ list, you must 
also select the frequency of the ‘Generic Actions’ from the ‘How Often’ drop down 
menu. 
74. You will need to set more specific actions where claimants are not using the ‘My 
Work Plan’ document to set more specific actions for getting work.  
75. If you are considering whether to include the generic activity for a claimant to log 
in to and use their UJ account. You first need to establish if the claimant already has 
a UJ account and if not, whether it is reasonable to expect them to have an account. 
Note: Any activities in relation to the creation of a profile and public CV and / or the 
use of Universal Jobmatch must not be recorded on the CC until the claimant has 
created their profile and public CV in Universal Jobmatch.  
76. Claimants must not be set a minimum number of jobs to apply for each week as 
such a requirement is unenforceable.  
77. If a claimant is unable to find enough jobs to apply for this may be through no 
fault of their jobsearch, whilst if a claimant were to find more than the minimum 
number, specifying a lower number to apply for is actually unhelpful. It is reasonable 
to state ‘I will apply for all jobs that I find that I am capable of doing’ 
78. Chapter 3 of the Universal Jobmatch Toolkit includes further information about 
the considerations that need to be taken into account before requiring any claimants 
to create a profile and public CV in Universal Jobmatch (UJ). 
79. For claimants who do have an account, before agreeing how often the claimant 
needs to log in to their account, it must be established if the claimant has regular 
access to a computer and is willing to use their own computer to look for work. If they 
do, then they could reasonably be expected to log in every day. However, if the 
claimant is using a DWP Internet Access Device to do this, it may only be 
reasonable to expect them to use this method to look for work once or twice a week. 
80. When agreeing the actions for getting work, it must be explained that meeting 
this requirement is challenging and requires detailed planning and by undertaking 
this detailed level of activity using the ‘My Work Plan’ booklet they will be able to 
demonstrate that they are meeting the requirement to take all reasonable steps to 
find work. Claimants not using the ‘My Work Plan’ booklet are still required to do the 
same level of planning.  

81. ‘Generic Actions’ must be reviewed regularly, to make sure that they remain 
appropriate to each claimant, in light of the claimant’s experience of job search and 
any enhancement of their work search skills. 
82. Once a ‘Generic Action’ has been completed, or it is no longer appropriate, it 
must be deleted from the CC by selecting the ‘+’ symbol in the ‘Action’ column. 
83. On agreeing the regular work search activities, you must explain how the 
claimant needs to turn these into realistic and challenging commitments in their My 
Work Plan booklet. 
Personal Actions List 
84. There is also the facility to include other personal actions on the CC that would 
be appropriate for a claimant to do.  
85. The ‘Personal Action List’ fields must be used to enter details of any specific 
actions or steps to be taken by the claimant. 
Note: Each field has a maximum limit of 450 characters.  
86. A personalised action is not a Jobseeker’s Direction and must not be treated as 
such. If a Jobseeker’s Direction is issued for an action that is recorded as a 
personalised action it must be removed from the CC. 
Type(s) of work 
87. Each ‘Generic or Personal Action’ must reflect the type(s) of work each claimant 
is capable of doing. 
88. For example, expecting a claimant who is looking for work as a bricklayer to look 
and apply for hairdressing jobs would be unreasonable.  
Claimant skills 
89. Claimants must have the skills to be able to undertake the ‘Generic or Personal 
Actions’ expected of them, for those actions to be reasonable. 
90. For example, it is unreasonable to expect a claimant with no IT skills to browse 
employment-related websites or contact employers by email. 
91. However, accessing local newspapers and contacting employers by telephone, 
in writing or face to face would be reasonable. 
92. Any lack of skills must be addressed before a claimant is expected to undertake 
a particular activity.  

Means to undertake the activity 
93. The ‘Generic or Personal Actions’ must reflect the availability of the 
tools/equipment required to undertake an activity, giving regard to the claimant’s 
circumstances.  
94. For example, expecting a claimant without immediate access to the Internet to 
use that means as regularly as someone with access at home would be 
unreasonable. 
Restrictions 
95. Claimants are only required to look for work during their hours of availability. 
Once any restrictions are agreed, claimants must not be expected to undertake any 
‘Generic or Personal Actions’ outside of these, as it is unreasonable for them to do 
so. 
96. For example, it is unreasonable to expect a claimant to attend an ESOL training 
course between the hours of 9am and 5pm if they have exercised their right to 
restrict their availability for work to their child’s school hours of between 9am and 
3pm. 
97. However, it may be reasonable for that same person to attend an event to up-
skill their CV knowledge, between 10am and 1pm on a day their child is at school. 
My Rights  
98. This makes it clear to the claimant that if there is a disagreement about their 
Claimant Commitment (CC), they can ask for it to be referred to a Decision Maker. It 
also makes clear that if there is a dispute about the claimant’s benefit, their benefit 
could be removed. However, all claimants have the right to ask for an explanation or 
revision of their decision. If they are still not happy with the outcome, they can then 
appeal to the First-tier Tribunal. 
Changes in my circumstances  
99. Claimants are required by law to inform Jobcentre Plus of any change in their 
circumstances which could affect their entitlement to Jobseeker’s Allowance. Failure 
to report a change in circumstances could result in prosecution.  
The Claimant Declaration 
100. When the Claimant Commitment (CC) has been agreed by both the claimant 
and Work Coach, it must be signed by the claimant and they must be given a printed 
copy to keep. 
Note: If a clerical CC is being created, this must also be signed and dated by the 
Work Coach. 

101. Make sure the Treat as Made date is accurately recorded. This should either be 
the claimant’s date of claim for new claims or the date the CC is revised in an on-
going claim. 
Claimants with problems that may affect their understanding of the Claimant 
Commitment 

102. Claimants with problems that may affect their understanding of the Claimant 
Commitment (CC), for example those with learning difficulties and/or literacy 
problems must fully understand both their obligations in the CC and the 
consequences of not doing something outlined in their CC before agreeing to it. They 
must understand the actions they will be required to take in order to find a job and 
what they must do to remain entitled to Jobseeker’s Allowance. 
103. Asking the claimant if they understand, does not guarantee that the claimant 
has understood their CC.  
104. The claimant must be asked to explain what they are going to do to confirm 
they have understood. For example, ‘Which agency are you going to register with?’ 
or ‘Which website are you going to look at daily?’ before asking them to sign the 
Claimant Commitment. It may also be beneficial to ask the claimant if they 
understand what will happen if they do not undertake the actions.  
Claimant Commitment DMA Referrals 
105. Where a realistic Claimant Commitment (CC) cannot be agreed between the 
claimant and the Work Coach, every effort must be made to resolve any issues 
locally, before making a referral to the Labour Market Decision Maker.  
Security, Storage and Retention 
Signature Capture Service (SCS) and Claimant Commitments (CCs) 
106. Paragraphs 9 and 10 and paragraph 55 in the SCS CC user instructions for 
jobcentres contain information on how CCs created in SCS are stored and retained. 
107. Therefore, it isn’t necessary to store or retain a signed copy of a SCS CC in the 
Labour Market Unit (LMU). 
108. The Quality and Assurance and Performance Measurement teams will use the 
Document Repository System (DRS) to look at the relevant CC for the period they 
are checking. 
Claimant Commitments (CCs) created Clerically 
109. All signed copies of CCs created clerically must be filed in the LMU and 
retained in line with Department for Work and Pensions (DWP) records management 
policy. This means they must be retained in the LMU for 1 month after the last date 
of claim. The three exceptions to this rule are where the LMU must be retained for 14 
months after the last date of the claim if it contains: 

  documents supporting a decision to disallow entitlement or apply a sanction; 
or  
  a fraud, appeal or overpayment marker; or  
  selected by Performance Management for checks. 
110. It’s important that you do this because the Quality and Assurance and 
Performance Management teams need to see the relevant CC for the period they 
are checking. If a CC can’t be supplied to the checking teams, errors will be raised. 
Claimant Commitments (CCs) created using the tactical desktop solution 
111. The tactical desktop solution must no longer be used to create a CC under any 
circumstances. 
112. However, claimants who started on the Work Programme (WP) before their 
office went live with SCS CCs, could be on the tactical desktop solution until July 
2017, at which point a new SCS CC must be completed if they return to JSA. 
113. Only the latest version of the CC should have been saved in the shared folder, 
replacing the previous version.  
114. All signed copies of CCs created in this way must also be filed in the LMU and 
retained accordingly as per the Records Management Policy. 
115. This means they must be retained in the LMU for 1 month after the last date of 
claim. The three exceptions to this rule are where the LMU must be retained for 14 
months after the last date of the claim if it contains: 
  documents supporting a decision to disallow entitlement or apply a sanction; 
or  
  a fraud, appeal or overpayment marker; or  
  selected by Performance Management for checks. 
116. It’s important that you do this because the Quality and Assurance and 
Performance Management teams need to see the relevant CC for the period they 
are checking. If a CC can’t be supplied to the checking teams, errors will be raised. 
117. The CC shared folders, must continue to be securely managed.  
118. On going actions for the Information Asset Manager and the Work Service 
Manager can be found in the Managing in Jobcentre Handbook: Chapter 17 - 
Security & Business Controls System Checks Introduction –Security 
Handling Special Customer Records 
Pre-interview action 
119. Before conducting interviews for claimants who have been given Special 
Customer Record status you will need to consult the Nominated Officer prior to the 
interview, who will: 

  release the LMU for the period of the intervention; and  
  advise on any special arrangements required for the intervention to take place  
Claimant transfers to a different Local Office 
120. In instances where a claimant transfers to a different location, you will need to 
contact the previous owning office to get the claimant’s Labour Market Unit (LMU). 
When transferring restricted personal data, DWP Security standards must be 
followed.  
Homeless claimants 
121. If a claimant has nowhere to live, or is living in temporary accommodation, it 
may be difficult for them to be contacted by employers, employment agencies or 
those who may be able to help them find work. They may also have to spend much 
of their time in the week looking for accommodation rather than in job search. These 
factors must be taken into account when deciding what actions are reasonable for 
the claimant to take in any week. 
122. Being homeless may limit the actions a claimant can take but they could still 
search for work by, for example: 
  reading newspaper advertisements  
  making personal calls on employers and employment agencies  
  using Jobcentre IADs/WADs, OR  
  if available, using the internet in local libraries 
Note: The above list is not exhaustive. 
123. In setting the CC, the claimant’s homelessness situation must be considered, 
their need to find accommodation and any other issues will affect the steps that are 
reasonable for a homeless claimant to take in any week. 
124. As homelessness should be a temporary situation, the CC must be reviewed 
regularly to make sure that the steps set are still relevant and applicable. 
125. Please also see the Homelessness Guide for more information 
Prison Leavers 
New claim made before release 
126. Prisoners have the option of making a claim to JSA before they leave prison 
and will agree a Claimant Commitment (CC) with the Employment and Benefit Work 
Coach. Further information about the content of the interview can be found in the 
Employment and Benefit Advisers in Prisons guidance. 

New claim made after release 
127. Prison leavers who make their new JSA claim after release will agree a CC at 
their Initial Work Search Interview. 
Action Plans 
128. It is not necessary to use Action Plans for claimants who have a Claimant 
Commitment (CC) as all the planning is done in the My Work Plan booklet, except 
where the claimant is being referred to: 
  The Work Programme, or  
  Other contracted provision via PRaP  
Work Programme referrals for claimants who have a Claimant Commitment in 
place 

129. The Work Programme referral guidance details the steps that must be taken to 
refer a claimant to the Work Programme where they have a Claimant Commitment 
(CC) in place. 
Referrals to contracted provision via PRaP for claimants who have a Claimant 
Commitment in place 

130. As a Jobseeker’s Agreement will not be created on LMS for these cases, in 
order to transfer the relevant information to providers through PRaP the following 
steps must be taken on LMS: 
  review and update the ‘More Box’ and ‘Quals/Assmt’ section, if appropriate;  
  create an ‘Action Plan’ and within the ‘Aims’ box record:  
o  the Types of Work from the Claimant Commitment My Jobseeker 
Profile  
o  any availability or work restrictions agreed on the Claimant 
Commitment  
o  a reference stating ‘JSA Claimant Commitment Case’ as this will signal 
the difference to providers  
Clerical Claimant Commitment 
Completion  
131. A clerical version of the Claimant Commitment (CC) must be used in 
exceptional circumstances, for claimants who can’t have a CC created in SCS, for 
example, they don’t have a National Insurance Number (NINo), there was an 
Information Technology (IT) failure or local situation (power cut). 
132. The reason why a clerical claimant commitment is being used must be recorded 
in the ‘Additional Notes’ field within the ‘More’ box on LMS. If there is insufficient 
room to record the reason in this field, the reason must be recorded in LMS 
‘Conversations’ instead. 

133. Offices must print and retain a copy, or a stock, of the clerical CC to duplicate, 
or use, in the event of the above circumstances. 
134. However, when the claimant has obtained a NINo or the IT failure has been 
resolved, a CC must be created in SCS at the next intervention.