This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'BBC Hospitality'.

 
Freedom of Information 
Internal Review decision 
 
Internal Reviewer  
Katherine Leslie, Advisor – Freedom of Information & 
Contentious Data Protection 
Reference  
IR2016043 (RFI20160796) 
Date  
7 June 2016  
 
Requested information 
On  10  April  2016  the  applicant,  S  Craig  via  https://www.whatdotheyknow.com/,  sought  the 
following information under the Freedom of Information Act 2000:  
 
How  much  did the  BBC  spend  (in  total  and  broken  down  by meeting)  on  internal  hospitality  in 
2015/16 for  

(a)  News Board and Management Team meetings? 
(b)  Executive Board/Team and sub-committee meetings? 
 
On  5  May  2016  the  BBC  refused  to  handle  the  request  under  section  12  of  the  Act  as  the  BBC 
estimated that it would take more than two and a half day to comply with the request.  
 
Scope of the internal review 
 
On 10 May 2016 the applicant requested an internal review stating:  
 
It is not credible that it would take more than two and a half days to answer this question. 
 
These two boards meet on a limited number of dates scheduled during the years. Checking 
purchase orders for those dates is a simple task. 
 
They may not be charged against a single hospitality code but they will be charged against 
very few charge codes and by a small number of individuals. 
 
Checking the invoices for these meeting dates raised by one or two people is not an onerous 
request. 
 
The BBC managed to do so last year: RFI20150585. 

 
 
 
 
 


The issue to be considered is whether the BBC correctly applied section 12(1) of the Act on the basis 
that compliance with the request would exceed the appropriate limit of 18 hours.1  
 
Decision  
I reviewed the Information Commissioner’s guidance on the application of section 12.2 I also liaised 
with  BBC  employees  from  Workplace  (the  Finance  team),  BBC  News  and  the  Executive  support 
teams who have knowledge of how the relevant information is recorded and held, and I spoke with 
those who handled the applicant’s 10 April 2016 FOI request.   
 
It appears that on there had been a miss-understanding about what information was requested from 
the applicant, and the request was interpreted wider than necessary. I am satisfied that there was 
no deliberate intention to withhold the information requested, and section 12 was applied in error. I 
have therefore reconsidered the applicant’s request in its entirety and respond below to some of the 
issues raised by the applicant. 
 
The  applicant  requested  the  BBC’s  spend  on  internal  hospitality  from  the  meetings  of  two  BBC’s 
boards;  the  News  Board  and  the  Executive  Board  (and  also  the  Executive  team’s  sub-committee 
meetings). While the request is limited in scope to two boards, the process to retrieve and extract 
the relevant information is not a “simple task”, as the applicant suggested.  
 
A  number  of  steps  have  to  be  completed  to  locate  the  information,  which  includes  manually 
extracting the cost of the hospitality from each meeting from the data spreadsheet by charge code 
and date.  To manually extract the data, at a minimum the following information is required:  
  The names of the BBC employees who organised the hospitality for the relevant boards;  
  The correct charge codes;  
  The dates all the relevant meetings were held;  and  
  The supplier of the catering.  
 
Despite the number of steps involved to extract the data, BBC Workplace reviewed the applicant’s 
request. The requested information was extracted within the appropriate limit of 18 hours.  
 
In line with the section 1(1) of the Act, I confirm that the BBC holds the requested information and 
the information held by the BBC is provided below to the applicant.  
 
Requested information   
(a)  The  BBC  holds  the  following  information  in  relation to spending  on  internal  hospitality for 
the News Group meetings in 2015/2016:  
 
                                                           
1 The appropriate limit is defined in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate Limit and 
Fees) Regulations 2004. The appropriate limit for the BBC is £450 (equivalent to 18 hours work at an hourly 
rate of £25). 
2 See the Information Commissioner’s Guidance available at: https://ico.org.uk/media/for-
organisations/documents/1199/costs_of_compliance_exceeds_appropriate_limit.pdf  


 

 
Date  of  the  News  Group  Spend  on  internal 
Board’s meetings  

hospitality 
29/04/2015  
£18.55 
18/05/2015  
£18.55 
08/06/2015*  
£191.4 
23/06/2015 
£26.5 
22/07/2015  
£18.55 
02/09/2015 
£10.6 
13/10/2015  
£10.6 
25/11/2015  
£10.6 
10/12/2015 
£10.6 
19/01/2016 
£10.6 
05/02/2016 
£10.6 
16/03/2016  
£10.6 
Total  
£347.75  
*On 8 June 2015 the News Group Board held an away-day at the BBC’s Television Centre.   
 
(b)  Meetings  of  the  Executive  Board  take  place  monthly  and  are  often  all  day  activities,  with 
Board meetings followed directly by committee meetings. On occasion, the BBC provides a 
working  lunch  for  the  Board  when  it  meets.  A  wide  ranging  number  of  people  attend  the 
Board  and  we  will  cater  for  different  numbers  each  month.  The  BBC  holds  the  following 
information in relation to spending on internal hospitality for the Executive Board and sub-
committee meetings: 
 
Date  of  the  Executive  Spend 
on 
internal 
Board 
and 
sub- hospitality  
Committee’s meetings  
14/04/2015 
£320.30  
12/05/2015 
£210.75 
09/06/2015 
£179.50 
07/07/2015 
£10.60 
01/09/2015 
£10.60 
13/10/2015 
£149.75 
21/10/2105 
£10.60 
04/11/2015 
£10.60 
5/11/2015 
£10.60 
8/12/2015  
£391.15 
26/01/2016 
£15.90 
9/02/2016 
£15.90 
22/3/2016  
£15.90 
Total  
£1,352.15 

 

 
Press statement  
If  you  are  intending  to  use  the  information  provided  here  for  publication,  we  have  provided  a 
previous quote from a BBC Spokesperson that should be included in any article:   
 
“These  meetings  can  be  lengthy  and  substantive,  with  attendees  having  to  work  through 
lunch so limited food or refreshments are provided.” 

 
Appeal Rights  
If you are not satisfied with the outcome of your internal review, you can appeal to the Information 
Commissioner.  The  contact  details  are:  Information  Commissioner's  Office,  Wycliffe  House,  Water 
Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF; Telephone 01625 545 745 or www.ico.gov.uk.