This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Starting employment while on Universal Credit'.

Claimant reports starting work to Universal 
Credit 
Summary 
How to record information when a claimant reports starting work, including self-employment or an 
apprenticeship, by telephone or face to face  
Content 
When a claimant reports they have started, or are due to start work over the telephone or face to 
face, the agent should congratulate the claimant and establish: 
  the date the claimant is due to start work 
  the amount of total gross earnings the claimant 
will receive from this employment and any other 
earnings they may receive in a month (the agent 
should be aware that the claimant may not know 
what earnings they will receive, for example if 
they have a zero hours contract) 
The agent identifies from CAMLite Contact history if a Work Capability Assessment (WCA) 
referral has been made. If a referral has been made, the agent creates a CAMLite task with the 
following details: 
  Task Type: Health Condition 
  Sub-Type: WCA Referral 
  Start Task From: Today's date 
  SLA: 3 days 
  Notes: 'Claimant started work on (dd/mm/yyyy). 
WCA action in progress, inform assessment 
provider' 
  Assigned To: UC - WCA 
See CAMLite and Work Services Platform notes. 
If further action is needed, for example if the claimant is: 
  self-employed -see 'Claimant is self-employed' 
below  

  an apprentice - see 'Claimant is an apprentice' 
below 
Claimant has a start date which is not within 1 calendar 
month  
If the change is not due to happen within 1 calendar month of today's date, the agent advises the 
claimant that details can't be taken at this stage and that Universal Credit can only accept 
changes within 1 month. 
The claimant must be told to contact Universal Credit within one month of the date they are due 
to start work and report: 
  the date they will start (or when started) 
  their total gross earnings of all work they may 
receive in a month 
The claimant must also be reminded that if they fail to notify Universal Credit of any changes in 
their circumstances, this may affect their entitlement to Universal Credit. 
Claimant has a start date which is within 1 calendar 
month 
The agent establishes if the claimant has appointments that need to be cancelled or rearranged. 
See Identify and cancel Work Services Platform appointments. 
If the claimant's gross earnings are equal to or above 35 x National Minimum Wage (NMW) or in 
the case of claimants in the All Work-related Requirements (AWRR) Intensive regime, earnings 
must be above/equal to the Administrative Earnings Threshold (AET) to determine if existing 
appointments are to be cancelled.  
If the claimant does not know what their earnings will be, for example because they have a zero 
hours contract, the claimants current work search requirements will continue and any time spent 
in work will be considered when their work search is reviewed. 
Calculating the earnings amount 
The agent determines whether the claimant's earnings are equal to or above 35 x NMW or, in 
addition for AWRR intensive regime claimants, are above or equal to the AET. 
For example based on the 2014/2015 rates 35 x £6.50 X52 / 12 = £985.83 per month for 
claimants over 21.  

If the claimant's earnings are not equal to or above 35 x NMW, the agent needs to determine if 
the claimant is in the AWRR intensive regime (this is displayed on the claimant's General screen 
in the Work Services Platform) with earnings above the AET.  
The AET for 2015/2016 has been set at £338 per month for a single person based on gross 
earnings. See Administrative Earnings Threshold. 
If earnings are not equal to or above 35 x NMW or, in addition for AWRR Intensive regime 
claimants. do not exceed the AET - see 'All other claimants' below. 
If the claimant's earnings are above or/equal to 35 x NMW or, in addition for AWRR Intensive 
regime claimants, are above/equal to the AET - the agent: 
1.  Establishes if the claimant has appointments 
that need to be cancelled, re-arranged or 
attended. 
2.  Selects 'Appointment history' in the Work 
Services Platform (WSP) under the Information 
menu in the left hand pane to see the existing 
appointments. 
3.  informs the claimant that they must still attend 
any work coach (WC) appointments and meet 
their requirements detailed in their Claimant 
Commitment until they start work. 
4.  Cancels any WC appointments due to take 
place after the claimant starts work. See 
Identify and cancel Work Services Platform 
appointments. 
5.  Informs the claimant that if they fail without 
good reason to attend an appointment or any 
other work related requirements, then their 
Universal Credit payments will be cut. 
The AD removes any Attendance Frequency and Channels fro WSP. See Work Services 
Platform guide (Interventions). 
See 'Method of contact' below to determine the next appropriate action. 
All other claimants  

The AD removes any Attendance Frequency and Channel from WSP. See Work Services 
Platform guide (Interventions). 
The agent selects 'Appointment history' in WSP under the Information menu. If there are any WC 
appointments that coincide with the claimant's employment, the agent re-arranges them. See Re-
arranging work-related interviews.  
See 'Method of contact' below to determine the next appropriate action.  
Method of contact 
If the claimant reports to a Service Centre that they have started work or is starting work today, 
see 'Entering starting work in the Agent Portal' below. 
If a claimant reports starting work to a Service Centre and the start date is within 1 calendar 
month of today's date, or reports they are starting work at a Universal Credit outlet, the agent: 
1.  Opens CAMLite. 
2.  Locates the claimant's CAMLite record using 
their National Insurance number. 
3.  Creates a CAMLite Contact history. 
4.  Records the claimant's job start date and the 
amount of gross earnings. 
5.  Creates the following CAMLite task for an 
account developer (AD) 
  Task Type: Generic Clerical  
  Sub Type: Action Required  
  Start Task From: (date the claimant 
starts work - or today if the claimant 
has started work today ) 
  SLA: 3 days 
  Notes: Started work - CAMLite 
Contact history updated DD/MM/YY 
  Assigned to UC –Work Services 
See CAMLite and Work Service Platform 
notes. 
6.  Reads the following declaration to the claimant: 

"If I give false or incomplete information or fail 
to report changes in my circumstances 
promptly, I understand that my Universal Credit 
payments may be stopped and any 
overpayment of Universal Credit may be 
recovered.  
I understand that I must report all changes in 
my circumstances which may affect my 
entitlement promptly and by failing to do so I 
may be liable to prosecution or face a financial 
penalty" 
7.  Reads out the following information: 
"You don't need to report your earnings if your 
employer pays your wages through a Pay As 
You Earn scheme as your Universal Credit 
payments will be automatically adjusted. 
However, you must report earnings if:  
  you receive payments which are not 
covered by Pay As You Earn 
  you have casual earnings 
  Universal Credit has already asked 
you to report earnings yourself from 
a particular job." 
8.  Confirms the details of the claimant's 
employment, again congratulates the claimant 
on starting work and tells them they may be 
contacted to accept a new Claimant 
Commitment.  
9.  Ends the call/interview and updates WSP 
'General notes with the details of the 
conversation together with confirmation that 
the declaration has been read and accepted. 
See CAMLite and Work Service Platform notes. 
Entering starting work in the Agent Portal 

If the claimant has already started work or is starting on the day the change is reported, the 
telephony agent (TA):  
1. Accesses the Agent Portal through CAMLite. 
2. Opens 'Reporting changes' on the claimant's Universal Credit homepage to display the 
'Update your claim screen 1'. 
3. Selects 'Update my work status'. 
4. Selects 'Continue' to display the 'Update your claim screen 2'. 
5. Selects 'Continue' to display the 'End of section' screen. 
6. Selects 'Continue' to display the 'Claim overview' screen. 
7. Selects 'Start' from the 'In your circumstance' field. This will present the 'Questions about your 
work income' screen. 
8. Reads the information displayed to the claimant. 
9. Selects 'Continue' to display the 'Your paid work' screen. 
10. Enters the 'Date started work'.  
11. Enters the total expected monthly gross earnings the claimant will receive from all 
employment in a month. 
12. Selects 'Continue' to enter the change. 
13. Reads the information displayed to the claimant. 
14. Selects 'Continue' which presents the 'Claim Overview' screen. 
15. Selects 'View summary'. 
16. Selects 'I confirm all details are correct' which will present the 'Declaration' screen.  
17. Reads the declaration and selects 'I confirm this declaration and submit my claim'. This will 
submit the change. 
18. Updates CAMLite Contact history with the actions taken 
19. Ends the call and updates WSP notes with the relevant details.  

Claimant is self-employed 
When a claimant reports that they are self-employed (or a partner who is already self-employed 
joins an existing claim) a Gateway Interview is needed for those claimants who are in the AWRR 
group, or are lifted out of the AWRR group into the No Work Related Requirement (NWRR) 
group because they have earnings which are above the Conditionality Earnings Threshold 
(CET). 
The claimant is referred to a Gateway Interview for the WC to consider whether they are gainfully 
self-employed. If the claimant is in gainful self-employment they do not have to look for, or be 
available for other work, to continue receiving Universal Credit.  
A revised Claimant Commitment must be created to ensure the claimant is moved to the Self-
employed – Start Up group if in the first year of trading, or the Self-employed - Minimum Income 
Floor (MIF) applies where it is assumed for conditionality and payment purposes that their 
earnings are in line with their CET. 
If it is decided the claimant is not in gainful self-employment, they must continue to report their 
self-employed earnings to Universal Credit in each assessment period and be available to look 
for other work to continue receiving Universal Credit. See Capturing and processing self-
employment information. 
Claimant is an apprentice  
When a claimant reports they are taking up a position as an apprentice (or someone who is an 
apprentice joins a Universal Credit claim), confirmation is required that they are in a recognised 
apprenticeship.  
Consideration is also required for any impact on the claimant's expected hours and if the lower 
NMW apprentice rate applies which will affect their CET. 
Apprenticeships combine practical training in a job with study as follows: 
  working their normal work hours (minimum 30 
hours per week)  
  training as part of their apprenticeship (usually 
one day per week)  
  paid at least the NMW apprentice rate whilst they 
are under 19 (16 – 18) or during the first year of 
their apprenticeship (19 or over)  

  paid at least the NMW rate for their age if they 
are aged 19 or over and have completed their 
first year  
The claimant must: 
  have a named training provider  
  be working towards a recognised qualification  
  be paid at least the NMW for an apprentice 
The claimant must provide: 
  the name of their training provider  
  the name of the vocational qualification they are 
studying for  
If the claimant is unable to provide this information they are unlikely to be undertaking a formal 
apprenticeship. 
When the apprenticeship is confirmed, the claimant's expected hours are revised to a maximum 
of 30 hours per week and the apprentice NMW rate indicator (where this applies) is amended so 
the CET is calculated using the appropriate NMW rate. 
The related CET is calculated using the correct NMW. If the claimant is under 19, or in the first 
year of their apprenticeship (any age). the apprentice rate must be used (whilst it is possible for 
an apprentice to be paid above the applicable NMW – the minimum expected is used in CET 
calculations). 
Apprentices should be in the NWRR – Working enough regime because they are earning equal 
or over their (adjusted) CET. Apprentices will be treated exactly the same as any other claimant 
who is in work.  
If the apprentice is 19 and over and has completed the first year of their apprenticeship, 
Universal Credit calculates their CET using the NMW rate appropriate to their age, and correctly 
assesses and allocates their conditionality regime. No additional action is needed.  
See Inputting a change in circumstances onto Agent Portal to automatically determine a 
claimant's conditionality regime.