This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Public Rights of Way Data'.




 
    
    
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23 May 2016 
 
 
 
 
 
Dear Robert, 
 
We have now carried out our internal review of your request for information. 
 
First,  you  note  your  belief  that  the  request  should  be  dealt  with  under  the  Environmental  Information 
Regulations 2004 (EIR), rather than the Freedom of Information Act 2000 (FOIA), and refer to the Information 
Commissioner's Office  having  made  rulings  to  support  your view.    We  disagree  with  your  analysis,  for  the 
reasons already explained.  However, we would note that if your request were to be considered under the EIR, 
it is likely that the request would be refused under: 
 
-  regulation  12(4)(d)  -  where  the  request  relates  to  material  which  is  still  in  the  course  of  completion,  to 
unfinished documents or to incomplete data; and/or 
- regulation 12(5)(c) - where disclosure of the information would adversely affect intellectual property rights. 
 
In relation to the exemptions referred to in our original response, we set out our views below. 
 
Section 21 
 
You state that you are requesting the digitised vector information, which is not available through the Ordnance 
Survey raster products.  However, please note that the FOIA gives you a right to request information, rather 
than information in a particular format (subject to certain exceptions, which are  not  relevant  in this case).  
Section 21, in particular, refers to "information" being accessible via other means, rather than "information in 
the same form as that requested by the applicant". 
 
In relation to the requested attribution data, which appears to be of less interest to you than the geometry, 
we note that this attribution data is not currently accessible from Ordnance Survey.  Whereas you acknowledge 
that  the  information  is  available  to  you  by  inspection,  you  contend  that  this  does  not  constitute  its  being 
"reasonably  accessible".    Whilst  we  have  some  sympathy  with  your  position,  we  would  note  that  it  not 
practicable to separate the attribution from the vectorised geometry, and so if the latter is not released, we 
would be unable to release the attribution. 
 
Section 21 is an absolute exemption, meaning we are not required to undertake a public interest test in relation 
to this exemption. 
 
 
 
GeoPlace LLP is a limited liability partnership registered in England and Wales 
Members: Ordnance Survey and Improvement and Development Agency for Local Government  
(trading as Local Government Improvement and Development) 
Registered office:  Explorer House, Adanac Park, Southampton. SO16 0AS   
Number: OC359627 ยท  VAT No GB 111 4862 44 
 
 



 
With regard to section 21, we therefore uphold the decision communicated to you in our original response of 
22 April 2016. 
 
Section 22 
 
Our  original  response  referred  to  the  information  being  potentially  exempt  under  section  22  (information 
intended for future publication). 
 
Section 22 exempts information if: 
 
  *   the information is held by the authority with a view to its publication, by the authority or any other person, 
at some future date (whether determined or not); 
  *   the information was already held with a view to such publication at the time of the original request; and 
  *   it is reasonable in all the circumstances that the information should be withheld from disclosure until the 
date of future publication. 
 
Having considered this exemption further, we are satisfied that the requested information does fall within this 
exemption, as it is held by GeoPlace with a view to its publication at a future date.  In relation to the third 
bullet point above, in particular we consider it is fair that this information is made available to all those who 
may be interested at the same time. 
 
Section 43(2) 
 
Whilst we still consider section 43(2) as being potentially valid, for the purpose of this internal review, we are 
happy to rely solely on sections 21 and 22. 
 
Public interest test in relation to sections 22 
 
We have considered that there is always a general public interest in transparency.  In this case, there could be 
a public interest in making public rights of way information generally accessible to the public. 
 
On  the  other  hand,  as  previously  noted,  the  public  rights  of  way  data  held  by  GeoPlace  are  by  no  means 
comprehensive, and the key information, namely the geometry, is already available by other means (both from 
Ordnance Survey and direct from relevant local authorities).  The attribution is also available by other means, 
namely from local authorities.  Furthermore, the information in vector format, including the attribution, is held 
with a view to being released at a future date. 
 
On balance, we consider that the public interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in 
disclosing the information. 
 
I trust that this information is helpful to you, at least in terms of understanding our rationale for not releasing 
the requested information. 
 
Kind regards 
 
 
 
 
 
Steven Brandwood 
Executive Head of Engagement 
GeoPlace LLP