Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Refusals to disclose'.

 
 
 
 
 
East Midlands Ambulance Service NHS Trust 
 
 
 FREEDOM OF INFORMATION POLICY AND 
PROCEDURE (INCORPORATING ENVIRONMENTAL 
INFORMATION REGULATIONS) 
 
INSERT DOCUMENT TITLE 
 Links    
 
 
  Freedom of Information Act 2000 
 

 
  Data Protection Act 1998 

 
  Environmental Information Regulations 2004 
 
  Information Lifecycle Management Policy 
 
  Retention and Disposal of Information Schedule 
 
  Employees Guide to Confidentiality and Security 
 
  Department of Constitutional Affairs Codes of Practice 
 
  Data  Protection  &  Subject  Access  Policy  (incorporating  subject  access 
 
procedure) 
 
 
 
 
 
 
Document Owner : 
Director of Strategy and Information 
 
Document Lead: 
Head of Information Governance  
Document Type: 
Information Governance Policy 
For use by: 
All EMAS Trust 
 
Equality Impact Assessment 
 
 
 
This document has been published on the: 
Name 
Date 
Library (EMAS Public Drive) 
15 October 2015 
Intranet 
15 October 2015 
 
 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 1 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

Document Location 
Version Control   
If using a printed version of this document ensure it is the latest published version.   
The latest version can be found on the Trust’s Intranet site. 
 
Version 
Date Approved 
Publication Date 
Approved By 
Summary of Changes 
1.0 
26 June 2006 
June 2006 
Information Group 
New policy for the Trust 
24 September 
Amended policy and procedure to reflect new areas of responsibility 
2.0 
September 2007 
Information Group 
2007 
Policy annual review 
3.0 
1 November 2008 
November 2008 
Information Group 
Review date amended to reflect the move to a 2 year review cycle. 
3.1 
7 August 2009 
August 2009 
Governance Committee 
Information Governance 
Reviewed to include Environmental Information Regulations 
4.0 
15 October 2010 
October 2010 
Group 
Information Governance 
Minor amendments to procedure 
5.0 
30 March 2011 
March 2011 
Group 
Information Governance 
Addition of Appendix 4 
5.1 
4 August 2011 
August 2011 
Group 
Information Governance 
Annual review – additional action added to flow chart in Appendix 2 
6.0 
 2 August 2012 
August 2012 
Group 
Information Governance 
Annual review 
7.0 
4 October 2013 
October 2013 
Group 
Annual review.  Director responsibility amended (cover sheet).  
25 September 
Information Governance 
Removal of PALs obligation to investigate refusals relating to FOI 
8.0 
21 October 2014 
2014 
Group 
(sections 5.3 and 14.0). Liaison with other FOI colleagues included 
(section 20.0) 
03 November 
18 November 
Minor amendments: Addition of exemption 22a in section 13.3 which 
8.1 
Director approval 
2014 
2014 
came into effect 1.10.14 
Information Governance 
Annual review.  Director and Lead titles amended Consultation with 
9.0 
2 October 2015 
15 October 2015 
Group 
Counter Fraud added.  Updated reference to CQC KLOEs 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 2 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

FREEDOM OF INFORMATION POLICY AND PROCEDURE 
 
Contents 
 
Page 
 
1.   Introduction   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.   Objectives 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.   Scope   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.   Definitions 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.   Responsibilities   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6.   Legal Obligations – Freedom of Information Act 2000   
 
 
 
 

7.   Legal Obligations – Freedom of Information Act 2000 and 
Environmental Information Regulations 2004  
 
 
 
 
 
 
 

8.   Classes of Information 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

9.   Charges and Fees   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10. Identifying which Act to apply   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

11. Conditions for non-disclosure   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12. Qualified Exemptions/Exceptions (FOIA & EIR)    
 
 
 
 
 
 

13. Absolute Exemptions (FOIA only)  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  14. Refusal of Requests and Right to Appeal   
 
 
 
 
 
 
 
 
10 
  15. Advice and Assistance 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 
  16. Personal Information   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
  17. Consultation with Third Parties  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
  18. Public Sector Contracts   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
  19. Records Management    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
  20. Additional Assurances    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
  21. Consultation   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
22.  Monitoring Compliance and Effectiveness  
 
 
 
 
 
 
 
 
13 
Appendix 1 – Procedure for Handling Requests for Information 
Appendix 2 – Procedure for Dealing with Requests for Information (flow 
chart) 
Appendix 3 – Procedure for Dealing with more Complex Requests (flow 
chart) 
Appendix 4 - Process for Uploading FOI Responses to Disclosure Log 
 
   Appendix 5 – Dissemination plan 
 
 
 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 3 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
1.  Introduction   
 
 
1.1 
The Freedom of Information Act 2000 (FOIA) and Environmental Information 
Regulations 2004 (EIR) are part of the Government’s commitment to greater 
openness in the public sector.  This commitment is shared by East Midlands 
Ambulance Service NHS Trust (EMAS).  
 
1.2  
Both Acts came into full effect on 1st January 2005 and legislate for a general 
right  of  access  (subject  to  exemptions/exceptions)  to  recorded  information 
held  by  public  authorities.    By  establishing  these  legal  rights  of  members  of 
the  public,  it  will  enable  them  to  question  the  decisions  of  public  authorities 
more closely and ensure that the services we provide are delivered efficiently 
and effectively. 
 
1.3  
All non-personal information may be accessible under the Acts, including both 
electronic  and  paper  versions.    The  Acts  are  retrospective  and  include 
information held prior to the 1st January 2005. 
 
1.4  
The  Acts  clearly  explain  and  define  the  interface  between  the  Acts  and  the 
Data Protection Act 1998 (DPA).  This policy does not overturn the common 
law  of  confidence  or  statutory  provisions  (including  the  Human  Rights  Act 
1998  and  DPA)  that  prevent  disclosure  of  personal  identifiable  information.  
The  right  to  release  personal  information  is  covered  by  the  right  of  Subject 
Access under DPA. 
 
1.5  
The procedure to follow when handling requests for information can be found 
in Appendix 1. 
 
2.  Objectives 
 
2.1   The key objectives of this policy, and the associated procedure, are: 
 
  To ensure that non-personal information is processed in accordance with 
the  requirements  of  the  Freedom  of  Information  Act  2000  and 
Environmental Information Regulations 2004 
  To  meet  the  requirements  of  the  Information  Governance  Toolkit,  to  
support the Care Quality Commission Key Lines of Enquiry 
  To  provide  guidance  on  the  correct  way  to  handle  requests  for  non-
personal information 
 
3.  Scope 
 
3.1   This policy and procedure applies to all employees of the Trust, including   
            permanent, temporary, voluntary and contract staff, who come into contact     
            with non-personal information. 
 
3.2  
All  employees  allocated  responsibility  for  responding  to  Freedom  of 
Information  (FOI)  and  Environmental  Information  Regulations (EIR) requests 
will be aware of the legal obligations EMAS is under. 
 
4.  Definitions 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 4 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
4.1 
Applicant:  The  individual,  group  or  organisation  making  the  request  for 
information 
 
4.2 
Exemption:  A  valid  reason  for  non-disclosure  of  information  under  the 
Freedom of Information Act 2000 
 
4.3 
Exception:  A  valid  reason  for  non-disclosure  of  information  under  the 
Environmental Information Regulations 2004 
 
4.4 
Publication  Scheme:  A  publication  detailing  all  the  information  routinely 
available from the organisation. 
 
4.5 
Public  Interest  Test:  Determining  whether  the  interests  of  the  public  are 
better served by withholding or disclosing the information  
 
4.6 
Personal Information: Information from which an individual’s identity can be 
obtained 
 
4.7 
Third Party: Someone other than the applicant 
5.  Responsibilities 
 
5.1 
The  Chief  Executive  Officer  is  the  Accounting  Officer  of the Trust  and  has 
overall accountability and responsibility for Information Governance 
 
5.2 
Advice may be sought from  Directors in cases where it is not clear whether 
information can be disclosed 
 
5.3 
Senior Managers may be required to undertake an internal review following 
an appeal made by the applicant 
 
5.4 
The  Head  of  Information  Governance    will  provide  assurance  to  the 
Information Governance Group on compliance with statutory obligations. 
 
5.5 
The  Records  Manager  will  manage  requests  for  information  and  provide 
assurance  to  the  Head  of  Information  Governance    on  compliance  with 
statutory obligations through key performance indicators. 
 
5.6 
All  staff  will  have  a  responsibility  to  comply  with  legislation  and  guidance 
relating  to  Freedom  of  Information  and  support  the  Records  Manager  with 
providing information requested by applicants. 
 
6.  Legal Obligations – Freedom of Information Act 2000 

 
Full implementation of the FOIA means that all public authorities are required 
to meet a number of legal obligations.  The one specific to FOIA is: 
 
Maintain a Publication Scheme 
 
6.1  
The  FOIA  requires  each  public  authority  to  produce  and  maintain  a 
Publication  Scheme.    This  details  all  the  information  readily  accessible  from 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 5 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
the  organisation,  along  with  additional  information  relating  to  any  fees  that 
may  be  charged  and  contact  details.    It  is  the  policy  of  EMAS  to  publish  as 
much information about the Trust as is reasonably practical so that members 
of the public do not have to submit a formal FOI request.  The EMAS scheme 
is  based  on  the  model  developed  by  the  Information  Commissioner  and  is 
available  on  the  EMAS  web  site  www.emas.nhs.uk.    The  scheme  will  be 
reviewed on a regular basis.  How to access information under the EIR is also 
included within the Publication Scheme. 
 
7.0 
Legal Obligations – Freedom of Information Act 2000 and Environmental 
Information Regulations 2004 
 
To respond to requests for information 
 
7.1  
FOIA – EMAS will publish as much information as possible on its Publication 
Scheme.    Any  requests  for  information  not  available  via  this  media  must  be 
made  in  writing  to  the  Records  Manager.    ‘Writing’  includes  letters,  fax  and 
emails but excludes text messaging.  All requests must be dealt with within 20 
working days of receipt.  However, if a fee is required or additional information 
required to locate the required information, the 20 days will be suspended and 
re-commence from receipt of this or these.  
 
EIR  –  EMAS  will  publish  as  much  information  as  possible  on  its  Publication 
Scheme.    Any  requests  for  information  not  available  via  this  media  must  be 
made to the Records Manager.  Requests do not have to be made in writing.  
Wherever  possible,  requests  must  be  dealt  with  within  20  working  days  of 
receipt.  However, if the request is considered complex and voluminous, this 
can  be  extended  to  40  working  days.    The  applicant  should  be  informed  of 
this  as  soon  as  possible.    If  additional  information  is  required  to  locate  the 
required  information,  the  20  days  will  be  suspended  and  re-commence from 
receipt of this.  
 
To provide advice and assistance with regard to requests under the Acts 
 
7.2  
Public authorities have a duty to provide advice and assistance to applicants, 
or  would-be  applicants,  for  information.    The  procedure  for  dealing  with 
requests  is  published  in  the  EMAS  Publication  Scheme.    The  Publication 
Scheme  will  provide  comprehensive  information  to  assist  an  individual  with 
locating the information they require.  The Records Manager is also available 
to provide advice. 
 
7.3   EMAS is committed to meeting these obligations. 
 
8.0  Classes of Information 
 
8.1  
The  information  in  the  Publication  Scheme  is  grouped  into  broad  categories 
as follows: 
 
1.  Who we are and what we do 
2.  What we spend and how we spend it 
3.  What our priorities are and how we are doing 
4.  How we make decisions 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 6 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
5.  Our policies and procedures 
6.  List and registers 
7.  The services we offer 
 
8.2      Further details of what can be found within each class can be found in Part 2  
of the Publication Scheme.  Any additions to the scheme will be placed in the 
most  appropriate  class  and  the  Publication  Scheme  contents  amended 
accordingly. 
  
9.0  Charges and Fees 
 
9.1   No charge will be made for information provided in the form of: 
 
  downloads  or  information  taken  from  the  EMAS  website,  although  any 
charges for Internet Service provider and personal printing costs would have 
to be met by the individual 
  email – unless it is for information not routinely published in the public domain 
  leaflets and brochures  
  access to any public registers or lists of environmental information 
 
9.2   Charges may be incurred for the following: 
 
  information provided on CD Rom or similar medium 
  multiple copies of documents 
  archived  copies  of  documents  that  are  no  longer  available  on  the  EMAS 
website 
  any  information  held  by  EMAS  that  is  not  routinely  published  in  the  public 
domain 
 
9.3  
Charges will be advised in advance and payment will be required before the 
information  is  released.    Standard  charges  will  be  published  on  the 
Publication Scheme. 
 
9.4  
Charges  will  be  reviewed  regularly  and  be  in  line  with  The  Freedom  of 
Information  and  Data  Protection  (Appropriate  Limit  and  Fees)  Regulations 
2004.  Please note these Regulations do not apply to the EIR. 
 
10.0  Identifying which Act to apply 
 
The EIR specifically covers information on the state of the environment, and 
can be summarised as follows: 
 
  the  state  of  the  elements  of  the  environment,  such  as  air  and  atmosphere, 
water,  soil,  land,  landscape  and  natural  sites  and  the  interaction  between 
these elements 
  factors such as substances, energy, noise, radiation or waste affecting or likely 
to affect the elements of the environment 
  measures  such  as  policies,  legislation,  plans,  programmes,  environmental 
agreements, and activities affecting or likely to affect or protect the elements of 
the environment 
  reports on the implementation of environmental legislation 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 7 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
  cost-benefit  and  other  economic  analyses  and  assumptions  used  within  the 
framework of environmental measures and activities 
  the state of human health and safety, including the contamination of the food 
chain, conditions of human life, cultural sites and built structures in as much as 
they are or may be affected by the state of the elements of the environment. 
 
All  other requests for  non-personal  information  should  be  handled  under  the 
FOIA. 
 
11.0  Conditions for non-disclosure 
 
There are certain conditions whereby EMAS are not obliged to comply with 
an information request. 
 
11.1  The duty to comply does not arise if the estimated cost of supplying the  
information  exceeds  the  appropriate  limit  established  in  statutory  Fees 
Regulations  (£450.00  for  NHS  Trusts).    However,  EMAS  will  work  with  the 
applicant  to  keep  costs  to  a  minimum  but  reserves  the  right  to  refuse  or 
charge for the communication of information that exceeds the limit.  This does 
not apply to the EIR. 
 
Under  the  EIR,  there  is  no  cost  limit.    However,  requests  that  cost  a 
disproportionate  amount  can  be  refused  on  the  basis  they  are  ‘manifestly 
unreasonable’ (see Exceptions section 12.6) 
 
11.2 
The Trust does not have to comply with a request if it is considered vexatious.  
EMAS will log all requests for monitoring purposes and will be able to identify 
repeated or vexatious requests. 
 
11.3 
The  duty  to  comply  does  not  arise  if  a  fees  notice  has  been  issued  to  an 
applicant  and  said  fees  are  not  paid  within  three  months  of  the  date  of  the 
notice. 
 
11.4 
EMAS  will redact  material which cannot be disclosed when it appears  within 
the content of an otherwise disclosable document. 
 
11.5 
Both  the  FOIA  and  the  EIR  set  out  a  series  of  exemptions  (FOIA)  and 
exceptions  (EIR)  which  amount  to  valid  reasons  why  information  cannot  be 
disclosed.  The exemptions are separated into ‘absolute’ and ‘qualified’, whilst 
the exceptions are all ‘qualified’. 
  
12.0  Qualified Exemptions/Exceptions (FOIA & EIR) 
 
These  exemptions  require  the  ‘public  interest  test’  to  be  applied  to  them.  
Information  that  falls  within  this  particular  category  will  have  to  be  disclosed 
unless it can be successfully argued that the public interest in withholding it is 
greater than the public interest in releasing it. 
 
13.0  Absolute Exemptions (FOIA only) 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 8 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
13.1   These exemptions do not contain the above requirement.  Where information 
falls  within  the  terms  of  an  absolute  exemption,  the  Trust  may  withhold  this 
without applying the public interest test. 
 
13.2   When  information  is  withheld  due  to  an  exemption,  the  applicant  must  be 
informed of this. 
 
13.3  The full list of exemptions is as follows: 
 
      Qualified Exemptions (FOIA) 
 
Section 22  Information intended for future publication 
Section 22a Research 
Section 24  National Security 
Section 26  Defence 
Section 27  International Relations 
Section 28  Relations within the United Kingdom 
Section 29  The economy 
Section 30    Investigations and proceedings conducted by public  authorities 
Section 31   Law enforcement 
Section 33  Audit functions 
Section 35  Formulation of government policy etc. 
Section 36  Prejudice to effective conduct of public affairs 
Section 37  Communications with Her Majesty, etc. and honours 
Section 38  Health and safety 
Section 40  Some Personal information 
Section 42  Legal professional privilege 
Section 43  Commercial interests 
 
   Absolute Exemptions (FOIA) 
 
Section 21   Information accessible to applicant by other means 
Section 23 Information supplied by, or relating to, bodies dealing with security 
matters 
Section 32  Court records etc. 
Section 34  Parliamentary privilege 
Section 36  Prejudice to effective conduct of public affairs 
Section 40  Personal Information 
Section 41  Information provided in confidence 
Section 44    Prohibitions on disclosure where a disclosure is prohibited by an 
enactment or would constitute a contempt of court. 
 
Further details about these exemptions can be found in the relevant section of 
the Act as listed above. 
 
 
 
Exceptions (EIR) 
 
Regulation 12(4)(a)  Does not hold that information when an applicant’s  
   
 
 
 
 
 
 
request is received 
Regulation 12(4)(b)  Is manifestly unreasonable 
Regulation 12(4)(c)  Is formulated in too general a manner (providing  
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 9 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
assistance has been given to the applicant with a view 
to re-framing the request) 
Regulation 12(4)(d)  Relates to unfinished documents or incomplete data 
Regulation 12(4)(e)  Would involve disclosure of internal communications 
 
And if disclosure would adversely affect: 
 
Regulation 12(5)(a)  International relations, defence, national security or  
   
 
 
 
 
 
 
public safety 
Regulation 12(5)(b)  The course of justice, fair trial, conduct of a criminal or  
   
 
 
 
 
 
 
disciplinary inquiry 
Regulation 12(5)(c)  Intellectual property rights 
Regulation 12(5)(d)  Confidentiality of public authority proceedings when  
   
 
 
 
 
 
 
covered by law 
Regulation 12(5)(e)  Confidentiality of commercial or industrial information,  
   
 
 
 
 
 
 
when protected by law to cover legitimate economic  
   
 
 
 
 
 
 
interest 
Regulation 12(5)(f) 
Interests of the person who provided the information 
Regulation 12(5)(g)  Protection of the environment 
 
Regulation 13   
 
Personal data 
 
   
14.0  Refusal of Requests and Right to Appeal 
 
If a request for information has been refused or the applicant is not satisfied 
with the information disclosed to them, they have the right to appeal.  In the 
first  instance,  the  applicant  should  write  to  the  Records  Manager.  The 
applicant may request an internal review.  Under EIR the applicant’s request 
for an internal review must be made within 40 working days of the date of the 
refusal letter.  The appeal must then be dealt with within 40 working days by 
the  Trust.    There  are  no  such  timelines  dictated  under  the  FOIA.    However, 
good practice would be to follow the same timescales as under the EIR.  If the 
applicant remains dissatisfied with the outcome, they may refer the matter to 
the  Information  Commissioner  who  will  investigate  the  issue  and  advise 
accordingly.  These steps are in line with guidance issued by the Information 
Commissioner’s  Office.    The  Trust  reserves  the  right  to  seek  legal  advice  if 
deemed necessary. 
 
15.0  Advice and Assistance 
 
The  Trust  will  endeavour  to  provide  advice  and  assistance  to  anyone 
requesting information when it is unclear what is requested or if there is a cost 
implication.    If  clarification  of  the  request  is  needed,  this  must  be  requested 
promptly  and  in  any  event  no  later  than  20  working  days.    If  the  request 
exceeds  the  Fees  Regulations  (FOIA)  or  is  too  complex  or  large,  the  Trust 
should  work  with  the  applicant  to  try  to  explore  ways  in  making  the  request 
more reasonable. 
 
16.0  Personal Information 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 10 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
16.1   Personal  information  contained  within  disclosures  under  the  FOIA  and  EIR 
should  be  redacted  if  they  relate  to  the  private  life  of  the  individual  detailed.  
This is in accordance with the Data Protection Act 1998.  However, personal 
details  pertaining  to  an  individual  who  is  mentioned  in  their  official  capacity 
may be released.  This is in accordance with the Information Commissioner’s 
Awareness Guidance (no.1). 
 
16.2   Personal details should not be released if there is any evidence that damage 
or distress may be caused to the individual being named, or their safety may 
be  compromised.    However,  this  does  not  include  withholding  details  to 
prevent potential embarrassment being caused as a result of the disclosure. 
 
16.3 
Staff  should  be  informed  that  information  and  documents  they  may  have 
contributed to in their professional capacity, may be disclosable.  
 
17.0  Consultation with Third Parties 
 
17.1 
Where  information  has  been  obtained  from  a  third  party  in  confidence, 
EMAS  will  make  every  effort  to  consult  with  the  third  party  with  a  view  to 
obtaining consent for disclosure.  However, if a third party does not respond 
or they refuse to consent, this does not automatically mean information will 
be  withheld.    The  final  decision  as  to  whether  the  information  should  be 
disclosed will lie with the Trust. 
 
18.0  Public Sector Contracts 
 
18.1 
In  deciding  whether  any  information  may  be  exempt  from  disclosure 
because it may involve a breach of confidentiality imposed by a third party or 
it  may  breach  a trade  secret  or  it may  prejudice  the  commercial  interest  of 
any  party,  EMAS  will  take  into  account  current  guidance  issued  by  the 
Information  Commissioner  or  the  Department  of  Constitutional  Affairs.  
Contractors  should  be  advised  to  include  FOIA  or  EIR  disclosure  clauses 
within their contracts. 
 
19.0  Records Management 
 
19.1 
The  Trust  follows  an  Information  Lifecycle  Management  Policy  and 
Retention and Disclosure of Information Schedule.  These are in compliance 
with the Lord Chancel or’s Code of Practice on the Management of Records 
(under  Section  46  of  the  Act)  and  Records  Management:  NHS  Code  of 
Practice  (2009).    These  policies  will  address  issues  of  active  records 
management, including the creation, retention, maintenance and disposal of 
records, according to the legal requirements placed upon the Trust. 
 
20.0  Additional Assurances 
 
EMAS will make further assurances in order to support its commitment to the 
obligations of the Acts. 
 
    An  appropriately  trained  individual  or  individuals  will  have  specific 
responsibility for FOIA and EIR within the Trust.  The management and 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 11 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
maintenance  of  the  Publication  Scheme,  monitoring  of  compliance  and 
the  management  of  responses  to  the  majority  of  requests  are  the 
responsibility  of  the  Records  Manager.    A  member  of  the 
Communications  Team  will  be  involved  in  the  drafting  of  replies  for  
FOIA requests.  The final agreed response will  be sent by the Records 
Manager. 
 
  Everyone  handling  information  is  appropriately  trained  to  do  so.    All 
aspects  of  Information  Governance,  including  Freedom  of  Information, 
are  covered  in  the  induction  and  essential  training  programmes.  
Additional  Information  Governance  online  training  may  be  delivered  via 
the National Information Governance Training Tool. 
 
  Policies  are  in  place  regarding  the  management  of  information  and  the 
retention and disposal of records held, including any legal obligations. 
 
  Everyone is aware of the need to manage their information in accordance 
with Trust policies and NHS guidelines. 
 
  Requests  for  information  are  handled  promptly  and  in  accordance  with 
the timescales detailed in the FOIA and EIR. 
 
  Everyone is aware of the procedure for handling requests for information. 
 
  Al   staff  have  access  to  a  copy  of  the  ‘Confidentiality  and  Security 
Handbook’. 
 
  Applicants  will  be  invited  to  provide  feedback  on  how  their  request  for 
information was handled.   
 
  The Records Manager will liaise with other FOI colleagues when requests 
are  identified  as  ‘round  robin’  i.e.  sent  to  several  other  NHS  Trusts  to 
ensure consistency in responses made.  
 
21.0 Consultation 
 
21.1     
This policy and procedure will be forwarded to Counter Fraud for consultation 
prior to presentation to the approving group. 
 
21.2    This policy will be presented to the Information Governance Group  
for consultation. The Group has delegated authority to approve this  
document 
 
22.0 Monitoring Compliance and Effectiveness of the Policy 
 
22.1  The Head of Information Governance  will monitor the implementation of this  
Policy and procedure, including the minimum requirements of the Information 
Governance  Toolkit,  and  take  an  assurance  report  to  the  Information 
Governance  Group.    This  report  will  sent  on  an  annual  basis.    In  addition, 
monitoring reports will be presented to the IG Group periodically to advise of 
any compliance issues.  
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 12 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
 
 
 
FOI  requests  and  questions  surrounding  FOI  issues  can  be  emailed  to 
xxx.xxx@xxxx.xxx.xx 
  
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Freedom of Information Policy and Procedure 
Page: 
Page 13 of 13  
Document ID: 
FN/09.01 
Version: 
9.0 
Date of Approval: 
2 October 2015 
Status: 
Final 
Approved by: 
Information governance Group 
Next Review Date: 
October 2016 
 

 
Appendix 1 
 
Procedure for Handling Requests for Information 
 
This procedure follows the same path as the flowchart drawn up to illustrate the information 
flow in diagrammatical format.  The flowchart is attached for reference at Appendix 2
 
Although  the  official  deadline  for  handling  FOI  and  EIR  requests  is  20  working  days,  it  is 
considered  prudent  to  work  to  a  deadline  of  15  days.    This  is  to  ensure  that  the  final 
checking  process  can  be  completed  and  any  additional  material/information  gathered  if 
necessary.  The Records Manager will request progress reports on the 5th and 10th day. 
 
A request for information is received. 
 
1.  The Records Manager will assess whether the request is valid (e.g. written for  
FOI) and under which legislation the request is to be responded to. 
 
2.  If  the  request  is  for  personal  information,  this  is  retained  by  the  Records  Manager  and 
dealt with as a Subject Access request under Data Protection. 
 
3.  The  Records  Manager  will  enter  FOI  and  EIR  requests  into  the  FOI  Log  (located  in 
S:\foi).  
 
4.  The  Records  Manager  will  assess  whether  any  additional  information  is  required  to 
respond to the request.  If further details or clarification are required, the applicant will be 
contacted as soon as possible. 
 
5.  The Records Manager will send an acknowledgement letter to the applicant. 
 
6.  The  Records  Manager  will  determine  whether  the  non-personal  information  requested 
can be disclosed. 
 
7.  Yes, the information can be disclosed - the request is passed to the relevant individual to 
gather the information.  Continue from step 11. 
 
The  responsibility  for  responding  to  the  request  remains  with  the  Records  Manager 
(unless step 10 applies). For more complex requests, the disclosures will be checked by 
the Head of Information Governance  prior to release. 
 
8.  No,  the  information  cannot  be  released  –  if  the  information  cannot  be  released  at  the 
present time, is it due to be released at a later date?  If so, a letter must be sent to the 
applicant advising when the information will be available and to re- contact EMAS at that 
time. 
 
If the  information  cannot  be  released  now  or  at any  time  in  the future,  a  letter  must  be 
sent to the applicant advising of this.  They must be given an explanation as to why the 
request has been refused.  If an exemption or exception has been relied upon, this must 
be stated. (see Exemptions/Exceptions section of Policy) 
 
9.  Unsure  –  If  the  Records  Manager  is  unsure  whether the  information  requested  can  be 
released,  advice  will  be  sought  from  the  Head  of  Information  Governance    in  the  first 
instance.  If still unsure, advice will be sought from the relevant Director.  The procedure 
wil  then be followed as described in the ‘Director’s flowchart’ in Appendix 3. 
 
10. A  member  of  the  Communications  Team  will  be  involved  in  compiling  the  response, 
where appropriate. 

 
 
11. The Records Manager will determine whether a fee is payable for the information based 
on  a  pre-determined  scale  of  charges  and  set  criteria  (as  stated  in  the  Publication 
Scheme.) 
 
12. If  a  fee  is  not  required,  the  information  can  be  released.    This  must  be  done  within  20 
working days of receipt of the request.  A feedback form is available to applicants on the 
EMAS website  which can be used to identify any areas of concern/good practice. 
 
13. If a fee is required, the Records Manager will write to the applicant and the information 
released only on receipt of this payment.  The deadline of 20 working days is suspended 
until the payment has been received.  
 
14. If the fee is not received within 3 months, the request can be closed. 
 
15. If  the  information  being  requested  impacts  on  another  NHS  organisation,  the  Records 
Manager  will  forward  a  request  to  the  FOI  lead  of  that  Trust  suggesting  a  meeting  to 
discuss possible implications.  If this meeting is declined, a copy of the disclosure will be 
sent to the Trust at the same time as it is sent to the applicant. 
 
16. If  advice  has  been  sought  from  a  Director  as  to  whether  information  can  be  released, 
and  the  Director  is  unsure,  further  advice  can  be  taken  from  the  Chief  Executive.    If  a 
decision  is  reached  at  this  stage,  the  procedure  should  continue  from  step  7  (‘yes  the 
information can be released’) or step 8 (‘the information cannot be released’). 
 
17. If further advice is required by the Chief Executive, this should be sought from the Trust 
solicitors.    A  decision  must  be  made  at  this  stage  as  to  whether  the  information 
requested  can  be  released  or  not.    If  it  can,  continue  the  process  from  step  7,  if  not, 
continue from step 8. 
 
18. The  Records  Manager  will  publish  a  copy  of  the  response  in  the  disclosure  log  on  the 
Freedom  of  Information  page  of  the  Trust  website.    In  order  to  ensure  that  all  person 
identifiable  information  is  removed  prior  to  the  response  being  placed  in  the  public 
domain, the procedure detailed in Appendix 4 must be followed. 
 
It  is  important  that  the  FOI  spreadsheet  is  completed  showing  action  taken  and  dates  in 
order that requests can be monitored for compliance. 
 
A  set  of  standard  response  letters  has  been  developed  (following  Ministry  of  Justice 
guidelines) which should be used to respond to applicants. 
 
Further advice and assistance can be obtained from the Head of Information Governance  or 
Records Manager – xxx.xxx@xxxx.xxx.xx 
 
 

 
Appendix 2 
Procedure for Dealing with Requests for Information                                                                                                                  
Request for 
information 
NB – Remember 
rec’d 
to complete the 
FOI log throughout 
the process 
Request passed to 
Revised request 
Records Manager to 
received  
assess validity 
Data Protection 
Yes 
Is the requested 
No 
Records Manager to 
issue – retained 
information ‘personal 
log request 
by Records 
data’? 
Manager 
No 
Is additional 
Send applicant 
information/clarification 
acknowledgement 
required? 
Yes 
Pass request to 
Yes 
Can the information 
Write to applicant  
relevant department 
be disclosed? 
No 
Unsure 
Is fee payable for the 
Pass to   Senior 
Can the information 
Seek advice from 
information? 
Media Manager 
be disclosed in the 
Head of IG  or 
future? 
relevant Director 
No 
(See Appendix 3) 
Yes 
Yes 
No 
Write to applicant 
requesting fee 
Return to 
Records Manager 
Write to 
Write to 
applicant 
applicant 
advising when 
explaining why 
the information 
information 
will be available 
cannot be 
Has the fee been 
released 
received within 3 
months? 
Release 
information 
within 20 days 
No 
Yes 
Close request 
NB – Progress reports are to be 
Complete 
requested on the 5th and 10th day 
disclosure log 
NB – If information release impacts 
on another NHS Trust, request 
meeting to discuss 
 
 

 
Appendix 3 
 
Procedure for Dealing with more Complex Requests 
Can the information 
be disclosed? 
Yes 
No 
Unsure 
Continue as main 
Continue as main 
Seek advice from 
procedure – step 
procedure – step 
Director 


Can the 
information be 
disclosed? 
Yes 
No 
Unsure 
Continue as main 
Continue as main 
Seek further 
procedure – step 
procedure – step 
advice from Exec 


Team/Chief Exec 
Can the 
information be 
disclosed? 
Yes 
No 
Unsure 
Continue as main 
Continue as main 
Request 
procedure – step 
procedure – step 
professional 


advice from 
solicitors 
Can the 
information be 
disclosed? 
Yes 
No 
Continue as main 
Continue as main 
procedure – step 
procedure – step 


 

 
Appendix 4 
 
Process for Uploading FOI Responses to Disclosure Log 
 
 

It  is  deemed  ‘good  practice’  by  the  Information  Commissioner  to  upload  responses  to 
requests  for  information  made  under  the  Freedom  of  Information  Act  to  a  Disclosure  Log.  
This is contained within the Publication Scheme located on the EMAS website. 
 
In order to comply with the Data Protection Act 1998, all person identifiable information must 
be  removed  from  the  responses  prior  to  them  being  uploaded.    The  following  details  the 
process to adhere to, to ensure this compliance is maintained. 
 
 
Email responses 
 
1.  Delete the email address the response was sent to and also the requester’s name. 
2.  Copy the body of the email into a blank word document 
3.  Save the ‘new’ word document 
4.  Resave the ‘new’ word document as a PDF document 
5.  The  PDF  document  can  now  be  uploaded  to  the  Disclosure  log  following  the 
standard web process. 
 
Hard copy letter responses 
 
1.  Delete the requester’s name and address from the response letter 
2.  Copy the body of the response letter into a blank word document 
3.  Save the ‘new’ word document 
4.  Resave the ‘new’ word document as a PDF document 
5.  The  PDF  document  can  now  be  uploaded  to  the  Disclosure  log  following  the 
standard web process. 
 
 

 
Appendix 5 
Plan for Dissemination of Procedural Document 
To  be  completed  and  attached  to  any  procedural  document  when  submitted  to  the 
appropriate approving group for consideration and approval. 
Title of document: 
Freedom of Information Policy and Procedure (incorporating 
Environmental Information Regulations)  

Version Number: 
V9.0 
Dissemination lead: 
Janette Kirk, Head 
Print name, title and 
of Information 
contact details 
Governance  
Previous document 
Yes   
already being used? 
Janette.kirk@ema
s.nhs.uk 

Who does the 
All staff 
document need to be 
disseminated to? 

Proposed methods 
Available on the Intranet 
of dissemination: 
Posters to stations 
Including who will 
disseminate and 

Chief exec’s bulletin 
when 
Inclusion in Policy advice list provided by Governance Team 
Some examples of 
methods of 
disseminating 
information on 
procedural documents 
include: 
Information cascade 
by managers 

Communication via 
Management/ 
Departmental/Team 
meetings 

Notice board 
administration 

Articles in bulletins 
Briefing roadshows 
Posting on the Intranet 
 
Note: Following approval of procedural documents it is imperative that all employees or other 
stakeholders who will be affected by the document are proactively informed and made aware 
of any changes in practice that will result.