This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Complete Non-Residential / Business Property Rates Data'.


 
Mr Gavin Chait
PAUL JOHNSON
 
WHAT DO THEY KNOW? 
DIRECTOR OF RESOURCES &
DEPUTY CHIEF EXECUTIVE

 
Resources Directorate
Corporate Performance, Policy and Information 
Council House
Manor Square,
Solihull West Midlands B91 3QB
Minicom: 0121-704-8058
Tel: 0121 704 6241
www.solihull.gov.uk 
 
Our Ref: 1387596
Please ask for: Carol Donovan
 
 
Date: 18 April 2016
 
 
 
Dear Mr Chait
 
Freedom of Information Act 2000 (FoIA)
 
This request has been handled under the above legislation, please accept 
our apologies for the slight delay and find our response below. You asked: 
Could you please provide me with a complete and up-to-date list of all 
business (non-residential) property rates data for your local authority, and 
including the following fields:
- Billing Authority Code
- Firm's Trading Name (i.e. property occupant)
- Full Property Address (Number, Street, Postal Code, Town)
- Occupied / Vacant
- Date of Occupation / Vacancy
- Actual annual rates charged (in Pounds)
I am aware that you already do provide listings of some business rates 
data (such as credit balances, or those receiving rates relief) but the 
existing data does not state whether properties are occupied or vacant 
(whether relief is received or not). It is also critical that the Billing Authority 
Code be provided for each property otherwise I am unable to reconcile 
your data with the Valuations Office master list.
Under  Section  21  FoIA  we  are  not  required  to  provide  information  in 
response  to  a  request,  if  it  is  already  reasonably  accessible  to  you.  The 
majority  of  the  information  (including  the  Billing  Authority  code  [or 
property reference number]) is published quarterly and is already available 
on our website using the following link: 

http://www.solihull.gov.uk/About-the-Council/Statistics-
data/openddataandpublicationscheme/whatwespendandhowwespendit/NN
DRdata

We would recommend bookmarking this link, as it will be used to publish 
future data sets. We have been advised that the latest data (up to 31st 
March 2016) will be published within the next seven days. 
However, in respect of the actual annual rates charged, the information is 
not held in a format that can be reported on, as you required. The service 
area has advised that to identify, locate and extract the information,  this 
would involve manual interrogation of approximately 3968 accounts and 
estimate that this would take (on average) two minutes per account or 132 
hours, at a cost of £3300 (based upon an hourly rate of £25).
Under Section 12(1) FoIA, if the cost exceeds the ‘appropriate limit’ then 
the public authority can refuse to fulfill the request: for Local Authorities 
this limit set at £450 (which equates to 18 hours). Therefore, this 
response acts as a refusal notice under Section 17 FoIA.
 
We trust this information is of assistance. However, if you wish to request a 
review of our decision or make a complaint about how your request has 
been handled you should write to the following address or reply to the 
email to which this letter is attached:
 
Corporate Information Governance Manager
Resources Directorate 
Corporate Performance, Policy and Information 
Council House, Manor Square 
Solihull, West Midlands 
B91 3QB 
 
Your request for an internal review should be submitted to us within 40 
days of receipt by you of this response.  Any requests received after this 
time will be considered at the discretion of the Corporate Information 
Governance Manager.
 
If having exhausted the review process you are not content that your 
request or review has been dealt with correctly, you have a further right of 
appeal to the Information Commissioner's Office (ICO) for a decision.  
Generally, the ICO will not make a decision until you have exhausted the 
complaints procedure provided by the council.  The Information 
Commissioner can be contacted at: The Information Commissioner's Office, 
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.  Telephone: 
0303 123 1113 (local rate) or 01625 545 745 (national rate). Website: 
www.ico.gov.uk.
 
We will now close your request as of this date.
 
Yours sincerely,
 
Carol Donovan 
Corporate Information Governance Officer 
Corporate Performance, Policy and Information