This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Real time bus information problems and future changes'.



 
 
Response to Request for Information 
 
Reference: 
FOI 6330 
Date:   
 
30 March 2016 
Type of request 
Freedom of Information 
 
 
Real time bus information problems and future changes 
 
Please could I request copies of all meeting minutes, documents and reports relating to 
problems, faults and future changes to the system and infrastructure providing real time bus 
information in Cambridgeshire covering July 2015 to February 2016 inclusive. 
 
This request is being refused under Section 12(1) of the Freedom of Information Act, since to 
locate and extract all relevant information would exceed the 18 hour appropriate time limit in 
terms of time and cost. 
 
Cambridgeshire County Council is in a consortium of six local authorities which share a central 
system.  In order to respond to this request, Cambridgeshire County Council would need to 
request meeting minutes and reports from other authorities, request minutes and reports from 
its suppliers and retrieve minutes from its own records.  The Council would also need to sift 
through its suppliers fault management system.  There are generally six to seven faults per 
week and each fault generates its own report.  Each fault report then needs to be delved into, to 
identify the resolution. 
 
It has been estimated that the location and retrieval of the requested information will take 
approximately fifteen hours.  The requested information will, in the main, be held electronically.  
The requested information will be held on various systems and in various locations.  Some 
reports can be run on the fault management system to reduce time.  However, within the fault 
management system, each individual record still needs to be delved into to show the resolution.   
 
It has been estimated that the extraction of the requested information will take approximately 
seven and a half hours.  The requested information is held in multiple documents and in multiple 
locations; it would need to be extracted from all the documents in order to answer this request. 
 
This request needs to be narrower and more specific in order for it to be possible for 
Cambridgeshire County Council to respond to it within the 18 hour appropriate time limit.  For 
example, it would be possible for the County Council to respond to a revised request, ‘Please 
could I request copies of all RIPI Operations Meeting minutes between Cambridgeshire County 
Council and Vix, covering July 2015 to February 2016 inclusive’. 
 
With consideration to the above, the Council estimated that it will take in excess of eighteen 
hours to locate and extract all relevant information and as such, this request is refused in full 
under Section 12(1). 
 
 
 
 
www.cambridgeshire.gov.uk 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Information Governance Team 
Box SH1001, Cambridgeshire County Council  
Castle Hill, Cambridge, CB3 0AP 
Tel: 0345 045 5200 
Email: xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
www.cambridgeshire.go
  v.u
2 k