This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Performance Manual(s)'.


 
 
 
Network Rail  
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  Freedom of Information 
  
The Quadrant  
Elder Gate 
Milton Keynes  
MK9 1EN 
 
01908 782405 
 
E xxx@xxxxxxxxxxx.xx.xx 
 
14th April 2016  
Dear Mr Stott 
 
Information request   
Reference number: FOI2016/00186 
 
Thank you for your email of 17th February 2016. You requested the following 
information: 
 
 Please supply an electronic copy of the current or latest version of each of the 
following manuals (or their successors by other or similar names): 
      
     (1) "Performance Manual" 
      
     (2) "Performance Measurement Manual" 
      
     (3) "Performance Measurement Process Manual" 
      
I have processed your request under the terms of the Freedom of Information Act 
2000 (FOIA)
 
I can confirm that we hold some of the information you requested. 
 
To explain a little further, the “Performance Manual” referred to in part one of your 
requests has two parts:  
 
a) Performance improvement manual; 
b) Performance measurement process (referred to in part three of your request). 
 
These two documents read in combination are what we term our performance 
manual.  
 
The second part of your request refers to a ‘Performance Measurement Manual’ and 
we do not hold any information within scope of this aspect of your request, simply 
because we do not hold any documents referred to by this appellation. 
 
 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

Please find attached two documents respectively labelled “Performance 
improvement process.pdf 
and Performance measurement process.pdf”. 
 
You will note that we have redacted parts of these documents. This is because 
providing them without redaction would have entailed releasing personal information 
(exempt under s.40(2) of the FOIA) and information that would be prejudicial to the 
commercial interests of us and our business partners (exempt under s.43(2) of the 
FOIA). 
 
I will explain the rationale for this decision further. 
 
Section 40(2) – Personal Information 
 
We have redacted the files to remove the personal information of identifiable 
individuals. Section 40(2) of the FOIA allows us to withhold this type of information 
if its disclosure would contravene one or more of the data protection principles of 
the Data Protection Act 1998. 
 
The first data protection principle states that personal information must be handled 
fairly and lawfully.  In our view the disclosure of the information that you have 
requested would be unfair to the individuals concerned.  This is because it 
constitutes the personal information of junior staff members and the individuals 
concerned would have had no expectation that such information would be 
disclosed. 
 
In determining what is fair, we also need to balance the rights of the individuals with 
the legitimate interests in disclosure of the information.  We recognise the legitimate 
interest in being accountable to the public and that releasing documents without 
redaction allows for greater accountability. However, it is our view that accountability 
in this instance applies to Network Rail as an organisation rather than the 
individuals in question. In simple terms these individuals were doing a job for which 
Network Rail is ultimately accountable. The effect of this is that any interest in 
accountability is met by the documents being provided in their redacted form. 
 
Taking all of this into account and in the absence of any overriding legitimate 
interest in the release of this information under FOIA, we consider that the 
disclosure of the information you have requested would be unfair and breach the 
first data protection principle. 
 
Section 43(2) – Prejudice to commercial interests 
 
Section 43(2) of the FOIA provides an exemption for information, the disclosure of 
which would or would be likely to prejudice the commercial interests of any person. 
Our decision is that disclosure of some of the information you have requested would 
be likely to prejudice the commercial interests of Network Rail and the Train and 
Freight operating companies as it provides detailed financial calculations involved in 
the performance compensation regime. 
 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

Section 43(2) is a qualified exemption. This means that we are required to consider 
whether the public interest in disclosure outweighs the public interest in maintaining 
the exemption.  
 
Factors in favour of disclosure 
 
There is always a general presumption in favour of disclosure in the absence of any 
overriding factors as this is likely to make public authorities, like Network Rail, more 
open and accountable organisations. 
 
In this particular instance disclosure of the requested information would permit 
greater scrutiny of a large public authority’s spending of public money and 
encourage greater accountability. 
 
Factors against disclosure   
 
Providing the requested information in full would create a partial and potentially 
misleading, an indeed outdated, picture of compensation payments. 
 
The train and freight operating companies would have had a legitimate expectation 
that the requested material would be treated by us as confidential. It is in the public 
interest to, wherever reasonably possible, retain and encourage intra-business trust. 
This is particularly so in relation to commercial interactions with large public 
authorities. In our case, undermining this trust and confidence would not only 
damage our relationship with any given company which was disadvantaged by 
disclosure but also with all other similar companies who would be less inclined to 
share information and engage positively with us. 
 
Having considered both sides of the argument, we have concluded that the specific, 
tangible and potentially far reaching harm (to both Network Rail and our partners) 
that would be likely to stem from disclosure outweighs the more general of 
disclosure,  particularly since the public benefit from providing a limited and 
misleading picture is likely to be extremely slight. As a result we do not intend to 
disclose any information in this document that contains financial calculations 
regarding compensation payments. 
 
If you have any enquiries about this response, please contact me in the first instance 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xx.xx or on 01908 782405.  Details of your appeal rights are 
below. 
 
Please remember to quote the reference number at the top of this letter in all future 
communications. 
 
Yours sincerely 
 
Joanne West 
Information Officer 
 
Appeal Rights 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

If you are unhappy with the way your request has been handled and wish to make a 
complaint or request a review of our decision, please write to the FOI Compliance 
and Appeals Manager at Network Rail, Freedom of Information, The Quadrant,  
Elder Gate, Milton Keynes, MK9 1EN, or by email at xxx@xxxxxxxxxxx.xx.xx. Your 
request must be submitted within 40 working days of receipt of this letter.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to 
apply directly to the Information Commissioner for a decision.  The Information 
Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk