This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Details required of sickness and absence policies and procedures and specific detail of how the board deal with staff with disabilities'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NHS
H  
S GRE
R A
E TE
T R
E  GLA
L SG
S OW A
  ND
N  
D CLY
L D
Y E 
 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(FAMILY FRIENDLY POLICIES) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This
i  po
p lic
i y
c  doc
o um
u ent 
t is
i  al
a so 
o a
  v
a aila
l ble 
e in
i  la
l rg
r e
g  pri
r nt
n , 
, o
  r 
r o
  the
h r 
r a
  lte
t rn
r ativ
i e
v  fo
f rm
r at
a s /
   l
  angu
g a
u ges
e  as
a  re
r q
e ues
e te
t d. 

 
 
SUP
U PORT
R ING
N  T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
 
CO
C NT
N ENT
N S 
 
 
 
 
 
 
 
 
PAG
A E 
 
1. 
INT
N RO
R DU
D C
U T
C ION 
 
 
 
 
 
 

 
 
2. 
POL
O I
L CY
C  F
  RA
R M
A EW
E O
W R
O K
R  
 
 
 
 
 

 
 
 
2.1  Fle
l x
e ib
i le 
e W
  or
o k
r in
i g
n   
 
 
 
 

 
 
2.2  Spe
p c
e ia
i l
a  
l Le
L a
e v
a e 
 
 
 
 
 

 
 
2.3  Adv
d ers
r e 
e W
  eat
a he
h r 
 
 
 
 

 
 
2.4  Par
a en
e t
n al 
l P
  ol
o ic
i ies
e   
 
 
 
 

 
3. 
GR
G I
R EVANC
N E
C  P
  RO
R CE
C DU
D R
U E
R   
 
 
 
 

 
4. 
MONI
N TOR
O I
R NG
N  
G AN
A D
N  RE
R VIEW
E  
 
 
 
 

 
PRO
R CE
C DU
D R
U E
R , P
  OL
O I
L CI
C ES A
  ND
N  
D G
  UI
U DA
D NC
N E
C  
 
(A) 
FLE
L XIB
I LE
L  W
  ORK
R IN
I G
N  P
  OLI
L CY
C  
 
 
 
 
A1 
 
(B) 
JOB S
  HA
H RE
R  P
  OLI
L C
I Y
C    
 
 
 
 
 
B1 
 
(C)  CA
C RE
R ER 
R B
  RE
R A
E K P
  O
P LI
L CY
C    
 
 
 
 
C1 
 
(D)  RE
R DU
D C
U E
C D 
D W
  ORK
R IN
I G
N  
G Y
  EAR POLI
L CY
C    
 
 
D1 
 
 
(E) 
HO
H ME W
  OR
O K
R ING
N  
G P
  OLI
L CY
C    
 
 
 
 
E1 
 
(F) 
PHA
H SED 
D RE
R TI
T RA
R L 
L P
  OLI
L CY
C   
 
 
 
 
F1 
 
(G)  SPE
P CI
C AL 
L LE
L AVE P
  O
P L
O ICY
C    
 
 
 
 
G1 
 
(H)  ADV
D ERS
R E W
  EAT
A HE
H R 
R PO
P LI
L CY
C  
 
 
 
 
H1 
 
(I) 
MAT
A ERN
R I
N TY L
  E
L A
E VE
V  P
  OL
O ICY
C  
 
 
 
 
I1 
 
(J) 
PAT
A ER
E N
R I
N T
I Y L
  EAV
A E
V  P
  OLI
L CY
C  
 
 
 
 
J1 
 
(K) 
POL
O I
L CY
C  O
  N 
N B
  RE
R A
E S
A TFEE
E DI
D NG
N  
 
 
 
 
K1 
 
(L) 
PAR
A E
R NT
N AL 
L L
  EAV
A E
V  PO
P LI
L CY
C  
 
 
 
 
L1 
 
(M)  ADO
D PTIO
I N 
N AN
A D
N  
D F
  OSTERI
R NG
N  L
  EAV
A E 
E P
  OLI
L CY 
 
M1 

Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(FAMILY FRIENDLY POLICIES)  
 
1.
1   Int
n rod
o uc
u tion
o  
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde)  is 
committed  to  equal  opportunities  and  the  promotion  of  flexible,  employee 
friendly,  working  practices  for  all  employees.  By  implementing  this  set  of 
Work-Life balance policies, the Board aims to create an environment that will 
allow all employees to utilise their skills, talents and experience and thereby 
allow it to both recruit and retain a well-motivated and committed workforce. 
 
Throughout their career, individuals will face differing demands on their time 
and  energies  at  home  as  well  as  at  work.  “Work-life  balance”  is  a  concept 
that applies to all employees - male and female, full-time and part-time – who 
are seeking to achieve a balance between these differing demands. 
 
In  the  application  of  these  Policies  employees  have  a  right  to  seek  advice 
and be represented by their trade union/professional organisation. 
 
2.
2   Pol
o ic
i y F
  ram
a ew
e o
w r
o k 
 
The  Board  seeks  to  balance  the  needs  of  their  employees  with  the 
requirements  of  delivering  high  quality  services  for  patients.  Detailed  here 
are  a  number  of  policies,  agreed  between  the  Board  and  the  recognised 
Trade Unions/Professional Organisations, which aim to support staff achieve 
a work-life balance. 
 
2.1  Flexible Working 
 
Flexible working encompasses a range of options as listed below: 
 
•  Fle
l x
e ib
i le  wo
w r
o kin
i g
n   an
a d
n   sel
e f-ros
o t
s er
e in
i g
n   and,  where  employees  can 
choose their own start and finish time around fixed core hours, or 
use  periods  of  work  of  differing  lengths  within  an  agreed  overall 
period,  or  compress  longer  working  hours  into  a  shorter  working 
week  ((A)  Flexible  Working  Policy  –  appendix  A1  page  A6  and 
appendix A2 page A8). 
 
•  Ann
n u
n a
u lis
i ed
e  
d ho
h u
o rs,  where  employees  work  a  specified  number  of 
hours  each  year,  with  the  hours  unevenly  distributed  throughout 
the year (A) Flexible Working Policy – appendix A3 page A13). 
 

Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  Job
o   sha
h r
a ing
n ,  where  two  or  more  employees  share  the 
responsibilities  of  one  or  more  full-time  posts,  dividing  the  hours, 
duties and pay between them ((B) Job Share Policy – page B1). 
 
•  Ca
C ree
e r
e   br
b ea
e k
a   pol
o icy
c ,  which  details  provision  for  employees  who 
wish  to  have  longer  periods  of  time  off  without  giving  up 
employment ((C) Career Break Policy – page C1). 
 
•  Re
R du
d c
u ed
e   wo
w rkin
i g  yea
e r,  where  people  work  during  fixed  periods 
such as the school term and/or during school hours but not during 
school holidays ((D) Reduced Working Year Policy – page D1). 
 
•  Ho
H me wo
w r
o kin
i g
n , where employees work from home for all or part of 
their hours ((E) Home Working Policy – page E1). 
 
•  Pha
h s
a ed
e  
d ret
e ir
i al,  where  an  employee  nearing  retiral  can  agree  a 
schedule of reducing hours ((F) Phased Retiral Policy – Page F1). 
 
2.2  Special Leave 
 
NHS  conditions  of  service  provide  for  staff  entitlement  to 
compassionate  leave  and  special  leave.  The  Special  Leave  Policy 
((G) – page G1) encompass: 
 
•  provision  to  allow  a  carer  to  meet  their  responsibilities  for  a 
relative, partner or dependant; 
 
•  arrangements  for  time  off  when  there  is  for  example  a  serious 
illness or death of a close relative or dependant; 
 
•  arrangements for time off for essential civic and public duties; and 
 
•  arrangements  for  time  off  to  deal  with  domestic  or  unforeseen 
crises. 
 
2.3  Adverse Weather 
 
Where  employees  are  unable  to  report  for  duty  due  to  adverse 
weather,  short  notice  annual  leave  may  be  granted  where 
appropriate. 
 

Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
2.4  Parental Policies 
 
•  Mat
a ern
r i
n t
i y  le
l a
e v
a e 
e po
p lic
i y,  which  details  provision  for  antenatal  care 
and maternity leave ((I) Maternity Leave Policy – page I1). 
 
•  Pat
a er
e ni
n ty  le
l av
a e,  which  details  provision  for  time  off  for  antenatal 
appointments  and  paternity  leave  ((J)  Paternity  Leave  Policy  – 
page J1). 
 
•  Brea
e s
a tfee
e d
e in
i g
n   pol
o ic
i y,  which  details  provision  of  breastfeeding 
facilities for mothers returning to work ((K) Policy on Breastfeeding 
– page K1). 
 
•  Par
a en
e t
n al  le
l a
e ve 
e po
p lic
i y,  which  details  provision  for  time  off  work  to 
look  after  a  child  or  make  arrangements  for  a  child’s  welfare ((L) 
Parental Leave Policy – page L1). 
 
•  Ado
d p
o t
p ion
o  
n an
a d  fos
o te
t r
e in
i g
n   gu
g id
i an
a c
n e,  which  details  provision  for 
employees  who  are  adopting  or  fostering  children  ((M)  Adoption 
and Fostering Leave Policy – page M1). 
 
As an employer the board will seek to support any request submitted under 
“Work Life Balance”. We will continue, where possible, to accommodate the 
employees’  requests  in  line  with  the  conditions  as  set  out  in  the  individual 
policies 
 
3.
3   Gr
G ie
i van
a ce 
e Pro
r c
o ed
e ur
u e 
 
Any employee aggrieved by the operation of the Work-Life Balance Policies 
may  pursue  a  formal  grievance  in  accordance  with  the  Board’s  Grievance 
and Disputes Procedure. The exceptions being Adverse Weather and those 
flexible  policies  where  the  appeal  procedure  applies  ((A)  Procedure  for 
Managing  Flexible  Working  Requests  –  page  A1,  (C)  Career  Break  Policy  – 
page  C1),  a  formal  grievance  in  these  matters  will  be  limited  to  issues  of 
process only. 
 
4.  Mon
o i
n tor
o in
i g an
a d 
d R
  e
R v
e iew 
 
The application of these Policies will be monitored jointly by the Director of    
Human  Resources  and  the  Area  Partnership  Forum  to  ensure  equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union  Employment 
regulations, to gather monitoring information relating to ethnicity, religion and 

Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and  gender  for  all  aspects  of 
employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection  with 
this policy.   
 
You  do  not  have  to  give  the  monitoring  information  if  you  do  not  wish  to.  
However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal  requirement 
that we ask you for it, and good practice to ask for monitoring information for 
all diversity strands. 
 
Any
n  equ
q a
u lit
i ie
i s mon
o i
n t
i or
o in
i g
n  in
i f
n ormat
a io
i n
o  will be
b  he
h l
e d sepa
p r
a at
a ely
l  an
a d
n  no
n t
o  used
e  to 
o
inf
n orm
r  a
  n
a y p
  r
p oc
o ee
e di
d ngs
g  t
  ha
h t
a  o
  c
o cur
u  i
  n
i  r
  el
e atio
i n
o  
n to 
o t
  his
i  Po
P lilc
i y.
y  
.  
 
The  operation  of  these  Policies  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum to  ensure its  continued  effective operation, and formally 
no later than 30th June 2009. 
 
 

Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(A) F
  le
l x
e ib
i l
b e 
e W
  ork
r in
i g
n  P
  ol
o icy 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde),  being  an 
employer committed to the principles of work/life balance, recognises that, as one 
of  a  range  of  options,  Flexible  Working  arrangements  gives  employees  some 
discretion  in  their  starting  and  finishing  times  each  day.  This  Policy  details  the 
procedure  for  requesting  flexible  working,  and  describes  three  types  of  flexible 
working: 
 
•  Flexi-time; (see appendix A1) 
•  Self-rostering; (see appendix A2) 
•  Annualised Hours (see appendix A3) 
 
Other types of flexible working that may be used (but not referred to in this policy) 
include voluntary hours and the compressed working week. 
 
2.
2   Rig
i ht
h  t
  o 
o req
e u
q e
u s
e t
s  f
  le
l x
e ib
i le
l  w
  o
w r
o king
n  
 
All employees who meet the eligibility criteria outlined in Section 2.2 below 
have the right to request flexible working. 
 
2.1  Scope 
 
Eligible employees are able to request: 
 
•  a change to the hours they work; 
•  a change to the times when they are required to work; and 
•  a change to the place they are required to work. 
 
An  acceptance  of  an  employee’s  request  for  flexible  working  will 
result  in  a  permanent  change  to  that  employee’s  terms  and 
conditions of employment (unless otherwise agreed). The employee 
has no right to revert back to the previous working pattern. 
 
2.2  Eligibility 
 
To be eligible to make a request, the employee must: 
 
•  have  been  continuously  employed  by  the  NHS  for  at  least  26 
weeks at the date of application; 
A1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  not be an agency/bank worker; and 
•  not  have  made  any  application  to  work  flexibly  under  the  right 
during  the  previous  12  months.  This  does  not  preclude  a 
manager  agreeing  with  an  employee  that  their  request  can  be 
sanctioned  within  that  time  period  in  circumstances  where  the 
request was originally refused, but the work environment can now 
sustain the change requested. 
 
2.3  Application 
 
An  employee  can  only make  one  application  for  flexible  working  in 
any  12-month  period  from  the  date  on  which  any  previous 
application was made. 
 
All individual applications for flexible working must be made on the Flexible 
Working  Application  Form  attached  at  appendix  A4. 
. The  completed  form 
should  be  submitted  to  the  employee’s  line  manager.  This  application 
should be acknowledged in writing by the line manager (see appendix A5). 
 
There  are  two  exceptions  to  this:  the  procedure  for  women  returning  from 
maternity leave who wish to job share is described in the job share policy, 
and  the  procedure  for  introducing  annualised  hours  described  within  the 
annualised hours guidance. 
 
3.
3  S
  ub
u m
b it
i tin
i g 
g a
   
a Fle
l x
e ib
i le 
e W
  or
o k
r in
i g
n  A
  pp
p l
p icat
a io
i n
o  
n For
o m
r  
 
The following procedure must be followed: 
 
3.1 Initial Meeting 
 
The line manager will hold a meeting with the employee to discuss 
the  application  within  4  weeks  of  the date  on  which the application 
was  received.  Where  the  circumstances  warrant  it,  this  period  can 
be extended by mutual agreement. 
 
3.2 Communication after Initial Meeting 
 
The  manager  will  inform  the  employee  of  their  decision  in  writing 
within 2 weeks of the date of the initial meeting. 
 
3.3 Request accepted 
 
If  the  request  is  accepted,  the  line  manager  must  confirm  this  in 
writing to the employee, specifying the new working pattern and the 
A2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
date  from  which  it  will  take  effect.  The  line  manager  must  also 
complete a Notification of Change Form for Payroll Department. 
 
3.4 Request unsuccessful 
 
Non-acceptance of an application for flexible working can only be for 
valid  and  objective  service/operational  reasons  and  the  line 
manager  must,  therefore,  confirm  these  reasons  in  writing  to  the 
employee (see appendix A6). 
 
The  employee  should  also  be  provided  with  details  of  the  formal 
appeal procedure. 
 
It may be preferable, before progressing to appeal, for the manager 
and  the  employee  to  seek  advice  on  resolving  the  matter  from  an 
appropriate  member  of  Human  Resources  and  a  senior  trade 
union/professional  organisation  representative.  This  approach  will 
not  preclude  the  employee’s  right  to  raise  a  formal  appeal  in  the 
event  that  they  consider  that  the  matter  has  not  been  satisfactorily 
resolved. 
 
4.
4  App
p e
p al
a  
l P
  roc
o ed
e u
d re
r  
 
Employees  can  appeal  against  the  decision  to  refuse  their  application  by 
submitting  a  Notice  of  Appeal  form  (appendix  A7)  to  Human  Resources 
within two weeks of receiving written confirmation that their Application for 
Flexible  Working  has  not  been  successful.  The  notice  of  appeal  must  be 
dated and clearly set out the grounds of appeal. 
 
4.1  Appeal Hearing 
 
A hearing will be held to discuss the appeal within two weeks of the 
Notice  of  Appeal  form  being  received  by  Human  Resources.  The 
Appeal  Panel  will  consist  of  a  senior  manager  (i.e.  Clinical  Service 
Manager  or  equivalent)  who  is  at  a  more  senior  level  than  the 
manager  who  made  the  original  decision  and  Human  Resources, 
neither  of  whom  should  have  been  involved  in  making  the  original 
decision. 
 
N.B.  A  hearing  will  not  be  required  where,  within  2  weeks  of  the 
Notice  of  Appeal  form  being  received  by  Human  Resources,  the 
matter has been satisfactorily resolved informally as outlined above. 
 
A3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.2  Notice of the Decision 
 
The  employee  will  be  informed,  in  writing,  of  the  outcome  of  the 
appeal within 2 weeks of the hearing. 
 
Where  the  appeal  is  upheld,  the  notice  of  the  decision  will  specify 
the  new  agreed  working  pattern  and  the  date  on  which  it  will  take 
effect.  The  line  manager  must  also  complete  a  Notification  of 
Change Form for Payroll Department. 
 
Where  the  appeal  is  unsuccessful,  the  notice  of  the  decision  will 
state the grounds for the decision and an explanation of the reason 
that these grounds were found to apply. 
 
The Appeal Panel may refer the matter back to the line manager for 
reconsideration if it is felt that new factors that need to be taken into 
account have emerged. 
 
  
    
   
   
   
  4.3 
Extension of time limits 
 
       The above times can be extended but only if both parties agree 
       in writing to an extension 
 
  
    
   
   
   
  4.4 
Representation 
 
Employees  are  entitled  to  be  represented  by  a  trade 
union/professional  organisation  representative  (including  full-time 
Trade Union Officers), or accompanied by a fellow member of staff, 
or a friend or relative not acting in a legal capacity, at all stages of 
the procedure. 
 
  
    
   
   
   
  4.5 
Service Reasons for Refusing a Request 
 
An  application  can  only  be  refused  for  valid  and  objective 
service/operational reasons where it is considered that a change to 
the employee’s work pattern would: 
 
•  create an unacceptable additional burden of cost; 
•  have a detrimental effect on the Board’s ability to meet a service 
demand; 
•  have a detrimental impact on service quality; 
•  have  a  detrimental  impact  on  the  performance  of  either  the 
Service or the employee; 
A4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  result  in  an  inability  on  the  part  of  the  Board  to  re-organise  the 
work of other staff; 
•  result in an inability on the part of the Board to recruit additional 
staff; or 
•  include periods where there would, regularly, be insufficient work 
for the employee to undertake. 
 
In  addition,  there  may  be  occasions  where  planned  organisational 
changes, or government legislation, might make it impracticable for 
the Board to accede to an employee’s request for flexible working. 
 
4.6 
Withdrawal of Application 
 
The  Board  will  treat  an  application  as  withdrawn  if  the  employee 
has: 
 
•  notified  their  manager  in  writing  that  their  application  is  being 
withdrawn; 
•  failed,  without  reasonable  cause,  to  attend  a  meeting/Appeal 
Hearing  convened  under  the  procedure  on  more  than  one 
occasion; or 
•  refused,  without  reasonable  cause,  to  provide  information  which 
the  Board  considers  necessary  to  assess  whether  the 
employee’s request to work flexibly should be granted 
 
The withdrawal of the application will be confirmed in writing to the employee. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
App
p e
p n
e di
d x
i  A
  1 
Flex
e i-tim
i e G
  u
G id
i a
d nc
n e
c  
 
 
 
 
 
 
 
 
1.
1  
Ho
H u
o rs
r  o
  f
o  Du
D ty
t  
 
Core  working time falls  between  [enter  time]  each  [enter days  of  week] 
with a minimum of 20 minutes and a maximum of two hours lunch break, 
taken between [enter times]. 
 
Employees have discretion within agreed limits to work at times of their 
choosing  but  all  services  must  endeavour  to  have  adequate  staffing 
levels during the working day. 
 
Any balance outstanding must be worked within the hours of [enter times 
for  morning  and  afternoon  core  times].  The  period  between  [enter 
earliest and latest times for start and finish] is known as the bandwidth. 
Employees  will  normally  work  their  contracted  hours  during  this 
bandwidth,  and  working  outside  this  bandwidth  will  only  be  allowed  if 
authorised by direct line manager [or other named person]. 
 
2.
2  
Per
e son
o a
n l 
l A
  pp
p oi
o n
i t
n men
e t
n s 
 
Employees making appointments with GPs, dentists or opticians etc are 
expected to ensure that wherever possible these take place outwith core 
times. 
 
On  occasions  it  may  be  necessary  to  take  these  appointments  during 
core time as hospital appointments, for example, may not be within the 
control of the individual. These appointments will be regarded as time on 
duty but must nevertheless be authorised by the departmental manager 
and recorded as ‘absent on business’. 
 
If  the  appointment  is  likely  to  be  for  more  than  half  a  day,  it  should  be 
discussed and authorised by the individual’s departmental manager. 
 
3. 
Set
e tle
l m
e en
e t
n  P
  erio
i d
o  
 
The settlement period will be four weeks and there are 13 such periods 
in a year. 
 
Debit  or  credit  up to  [enter  number  of  hours] may be carried forward to 
the next settlement period. During the settlement period a whole day or 
two  half  days  may  be  taken  off  in  lieu  of  credit  accumulated  or  in 
anticipation  of  credit  to  be  accumulated  during  the  settlement  period. 
A6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Prior notice of time off in lieu is needed in order that staffing levels can 
be maintained. 
 
4.
4  
Re
R c
e or
o d 
d o
  f H
  o
H u
o r
u s
r  W
  o
W r
o ked 
 
Each  employee  will  use  a  form  to  record  the  time  when  starting  and 
leaving  work,  including  lunch  breaks.  At  the  end  of  each  day  an 
employee should enter the total time worked. 
 
At the end of each week/month a copy of the flexi recording sheet should 
be submitted to the appropriate line manager or other named person. 
 
5.
5  
Treat
a m
t ent
n  o
  f
o  A
  ut
u ho
h r
o is
i ed 
d A
  bs
b en
e c
n es
e  
 
Absences  through  sickness,  attendance  at  courses,  annual  leave  and 
other leave of absence with pay will be regarded as [x hours x minutes] 
per day. The hours of authorised absence should be entered on return. 
For  the  purpose  of  recording,  a  half-day  will  be  defined  as  [x  hours  x 
minutes]. 
 
6.
6  
Le
L av
a e 
 
For  annual,  compassionate,  sick leave  etc,  time  will  be  credited  on  the 
record sheet on the basis of one full day or half day of the working week. 
 
7.
7  
Over
e tim
i e 
 
Employees  who  are  required  by  their  manager  to  work  more  than  their 
full time hours (or the full time equivalent for part-time employees) will be 
entitled to overtime rates. Any time off in lieu resulting from overtime not 
taken  after  three  months  should  be  paid  as  overtime,  in  line  with  NHS 
terms and conditions of service. 
 
8.
8  
Ear
a nin
i g
n s
g  
 
Any intention to alter pay through the introduction of flexi-time should be 
negotiated through  the  normal  channels,  to  avoid  rejection  of  a  system 
that would suit both employees and the Service. 
 
9.
9  
Par
a t-tim
i e
m  E
  mpl
p oy
o ee
e s
e  
 
This agreement will also apply to part-time employees with the relevant 
changes to work times. 
A7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
App
p e
p n
e di
d x
i  A
  2 
Sel
e f-ros
o ter
e in
i g
n   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.
1  
De
D f
e init
i ion
o  
 
Team-based self-rostering is a ‘bottom up’ approach to scheduling work, 
giving  employees  more  control  over  the  pattern  of  their  working  week. 
Parameters  are  set  by  agreeing  in  advance  the  levels  of  staff  and  skill 
mix  required  hour-by-hour  throughout  the  working  day.  Employees  put 
forward  the  times  they  would  like  to  work  and  times  they  would  like  to 
protect  away  from  work.  This  information  is  then  used  to  compile  shift 
patterns that match individual preferences as closely as possible, whilst 
maintaining  agreed  levels  of  cover  at  all  times.  There  may  be  no 
requirement for  employees to  work their 'contracted  hours'  on a  weekly 
or  indeed  monthly  basis.  Self-rostering  programmes  can  enable 
employees  to  'bank'  hours  worked  over  or  under  contractual  hours. 
Hours can then be taken back or extra hours borrowed as dictated by the 
personal circumstances of employees. Self-rostering can lend itself to all 
employee groups within the NHS, and works best in a large mixed team 
where there are a variety of personal circumstances among employees, 
and different preferences about work patterns. 
 
2.
2  
Ben
e ef
e it
i s o
  f
o  tea
e m
a -ba
b s
a ed
e  
d s
  el
e f
l -ros
o t
s erin
i g
n  
 
Benefits for employees include: 
 
•  more control over the scheduling of their own working lives; 
•  a stronger voice in the planning of team activity; 
•  previously  unrecorded  extra  time  at  work  is  noted  and 
carried forward in a "time bank"; 
•  linking  start  and  finish  times  more  efficiently  to  travel  and 
family care arrangements; 
•  opting for fewer, longer shifts where appropriate (within the 
requirements of the Working Time Regulations); 
•  being  able  to  attend  appointments  without  losing  a  whole 
shift; and 
•  more  discretion  to  be  at  work  for  significant  events  in 
patient care. 
 
Benefits for the Service include: 
 
•  potential conflicts  and  tensions  over shift  allocation may be 
diffused; 
A8 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  a better match between staffing levels and delivery of care; 
•  development of stronger team spirit;  
•  an  opportunity  to  review  the  match  between  employee 
resources/care  needs,  and  the  potential  for  new  care 
initiatives,  such  as  evening  and  weekend  clinics,  extra 
theatre sessions etc; 
•  improved  retention  of  employees  (once  employees  have 
worked in a self-roster environment, very few want to give it 
up); and 
•  reduced reliance on agency/bank employees. 
 
              Benefits for patients and users include: 
 
•  better motivated employees ensuring better quality of care; 
•  more  effective  use  of  finite  staff  resources  to  deliver  more 
care; 
•  improved access to care through extended work patterns. 
 
3.
3  
Impl
p e
l me
m n
e tat
a io
i n 
n G
  ui
u d
i e
d liln
i es
e  
 
There  is  no  single  way  to  structure  a  project  to  introduce  self-rostering 
that will prove successful for all. However, the following critical success 
factors have been identified: 
 
 
Ask the team 
 
The  first  step  is  to  assess  the  support  of  the  employee  group  for 
team-based  self-rostering.  Although  there  are  benefits  to  the 
service in implementing a successful scheme, its first purpose is to 
give employees more control over when they work. There may be 
differences  of  opinion  among  existing  employees  about  how 
desirable  this  is.  But  the  scheme's  impact  on  future  recruitment 
and retention should also be considered. 
 
 
Explore the key questions 
 
In discussions  with  employees the following  questions may  assist 
shaping the way forward: 
 
•  Would employees value more flexibility in their working lives? 
•  Will  there  be  any  effect  on  the  delivery/continuity  of  patient 
care and how can a gain in quality of care be ensured? 
A9 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  Will  it  help  to  retain  existing  employees  and  recruit  new 
employees? 
•  Will  it  reduce  absences  and  the  need  for  bank  or  agency 
employees? 
•  Will it be fair to all? 
•  Could it impact on equal opportunities (diversity) policy? 
•  Will a computer system be required or will a manual system 
work? 
•  Will it affect overtime or unsocial hours earnings? 
•  How will handovers be managed when there aren't clear shift 
changes? 
 
 
Set the parameters 
 
Before  a  team-based  self-rostering  scheme  can  be  introduced, 
principles and parameters must be agreed. These will include: 
 
•  agreeing minimum and maximum staff levels for each hour of 
the day; 
•  agreeing skill and grade hour by hour; 
•  agreeing "veto" hours and any "core" hours; 
•  the  preferences  for  hours  to  be  worked  by  each  member  of 
the team; 
•  protected  time  periods  for  each  member  of  the  team  when 
they specifically do not want to work; and 
•  agreed limits  as  to  how  much  time  owed  or  time  owing  can 
accrue to each team member. 
 
4.
4  
Co
C m
o pa
p r
a e a
  g
a r
g eed
e  
d s
  ta
t f
a fing
n  
g l
  ev
e els
l  wi
w th 
h a
  c
a tua
u l 
l e
  s
e tab
a l
b is
i hmen
e t
n  
 
Is  there  a match  between  required staffing levels  and staff  available?  If 
there  is  a  mismatch,  what  steps  can  be  taken  to  correct  it,  within 
available resources? 
 
5.
5        Sele
l ct
c  an 
n o
  p
o er
e at
a ing
n  
g s
  ys
y tem
e  
 
The operating system that processes employees’ requests and produces 
the  rosters is  a  key  element. This  can be  done  manually  with pencilled 
preferences  input  to  a  shift  chart  and  then  confirmed  in  ink.  Various 
computer  systems  will  automatically  process  the  information  from 
employees to produce recommended rosters. 
  
A10 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
However, computer programs may be difficult to program where complex 
skill mixes  have  to  be  achieved,  and require  basic  keyboard  skills from 
employees.  Some  form  of  manual  system  is  probably  desirable  in  the 
early phases of implementation, and for smaller or less complex teams.  
 
Questions to consider are: 
 
•  Are all team members comfortable with using a computer keyboard? 
•  If not, what support or training can be given? 
•  Where the computer could be sited to give all team members access? 
•  Will  it  be  possible  to  integrate  the  computer  system  into  existing 
organisational IT systems? 
•  Is IT support available? 
•  Who  will  be  responsible  for  putting  in  the  time  it  takes  to  prepare  a 
roster manually from information supplied? 
 
6.
6  
Trial 
l t
  he
h  
e s
  ys
y tem
e  
 
A  time-limited  trial  will  give  team  members  a  taste  of  self-rostering. 
Evidence  suggests  that  three  months  is  the  minimum  period  for  the 
effect to be assessed; six months will provide a better picture of how well 
it works.  
 
All members of the team should be given the opportunity to express their 
views during this trial. At the end of this period, the effect of the scheme 
can be assessed: 
 
•  What is the general team view? 
•  What has been employee’s uptake of the scheme? 
•  Have patients expressed views? 
•  Are  any  individuals  unhappy  with  the  scheme  and,  if  so,  for  what 
reasons? 
•  How has the service been affected? 
 
It may be appropriate to trial the scheme with a "team within the team", 
but  it  should  be  large  enough  to  make  the  trial  a  valid  basis  for 
assessment. 
 
7.
7  
Impl
p e
l me
m n
e t a
  n
a d 
d m
  on
o it
i or 
 
Given  that  problems  identified  in  the  trial  can  be  resolved,  the  scheme 
can  be  carried  forward,  but  it  will  be  important  to  continue  to  monitor 
employees’  attitudes  to  its  operation.  Do  team  members  want  it  to 
A11 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
continue? Have patients or the service been affected? Are modifications 
needed? Communicate the initiative to other teams, if it is successful. 
 
Self-rostering will work effectively where these factors are present: 
 
•  effective team working; 
•  sensitivity  to  individuals'  working  time  requirements  within  the  team; 
and 
•  managers with good leadership skills. 
 
8.
8  
Earni
n n
i g
n s 
 
Any  intention  to  alter  pay  through  changing  shift  patterns  should  be 
negotiated through  the  normal  channels,  to  avoid  rejection  of  a  system 
that would suit both employees and the service. Increased flexibility may 
take some employees into periods that attract enhanced payments. 
 
Some groups have not worked unsocial hours in the past and therefore 
not  attracted  additional  payments,  for  example  therapists.  Increasing 
flexibility  for  those  groups  raises  the  issue  of  whether  such  additional 
payments  should  be  made.  If  so,  the  pay  budget  could  increase 
significantly. 
 
9.     Trai
a n
i ing
n  
 
There  may  be  a  need  for  training  for  managers  and  employees  in  the 
following areas: 
 
•  an  understanding  of  the  concepts  and  cultural  changes  involved  in 
self-rostering; and 
•  techniques  for  managers  to  assess  the  scope  for  flexibility  balanced 
with  the  preferences  of  individual  employees  within  the  agreed 
parameters. 
 
Each  initiative  will  need  to  consider  how  to  provide  training  in  the  self-
rostering system and who should provide it. The starting point should be 
to contact the Learning & Education Team. 
 
 
 
 
 
 
 
A12 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
App
p e
p n
e di
d x
i  A
  3 
Ann
n ua
u l
a ised
e  H
  o
H u
o r
u s 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Annual  hours  systems  provide  a  way  of  organising  working  time  by 
contracting  with  employees  to  work  an  agreed  number  of  hours  per  year 
rather  than  a  standard  number  each  week.  The  actual  number  of  hours 
worked  by  an  employee  during  the  week  will  then  be  "flexed"  to  match 
workload  requirements. As  well  as  hours  being varied  week to  week, they 
may  also  be  varied  seasonally  and/or  according  to  fluctuation  of  service 
demands. Annualised hours are used to match employee attendance to the 
periods when they are most needed by services. 
 
Fluctuations in hours worked may be predictable or not reflecting the often 
uncertain  patterns  of  demand  for  services  such  as  in  an  acute  hospital. 
Annualised hours working can offer a flexible and efficient way of deploying 
staff  by  matching  staffing  levels  more  closely  with  variances  in  workload. 
For  employees,  annualised  hours  working  offers  greater  flexibility  and  the 
opportunity to better manage working hours to allow employees to tailor the 
time  they  spend  at  work  and  at  home.  For  the  Board,  in  time,  annualised 
hours may lead to reductions in staffing costs through efficient allocation of 
staffing levels and the reduction of overtime costs or use of agency or bank 
employees. 
 
Under more traditional working arrangements, the demand for services may 
result  in  overtime  or  premium  rates  of  pay  at  busy  times  or  overstaffing 
when demand is low. With annualised hours, a yearly employee schedule is 
drawn  up  in  advance  so  that  employees  know  when  they  are  expected  to 
work on a regular basis. 
 
2.
2   Ben
e ef
e it
i s o
  f
o  an
a n
n u
n al
a ilsed
e  h
  o
h u
o rs s
  ys
y tem
e s
m  
 
2.1  Flexibility and employee and employer satisfaction 
 
This is one of the primary reasons for implementing an annualised hours 
system.  For  employees,  annualised  hours  working  can  offer  the 
opportunity to better meet the demands of working life with time at home 
better  matched  to  individual  need.  The  ability  to  vary  hours  of  work 
across the day, week, month or year means that employers are able to 
match workload with staff availability. 
 
A13 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
2.2  Staffing/workload matching 
 
Significant  amounts  of  employee  time  can  be  lost  as  a  result  of 
mismatches  between  required  and  actual  staffing.  Traditional  9-5  work 
patterns  or  roster  arrangements  which  may  have  rosters  drawn  up  one 
month in advance may not match service demands on a weekly, monthly 
or  annual  basis.  On  wards,  staffing  rosters  may  have  to  be  changed 
frequently  in  order  to  cope  with  unpredictable  and  fluctuating  patient 
needs,  resulting  in  disruption  to  employees  and  considerable  nursing 
and  management  time  spent  on  re-arranging  rosters  and  trying  to  find 
bank or agency staff. 
 
Mismatches  of  employee  time  to  service  demands  tend  to  be  less 
pronounced in wards or areas where patient or service demands can be 
predicted  reasonably  accurately,  for  example,  in  orthopaedics  where 
generally it is known in advance how many patients would be booked in 
for  treatments  such  as  hip  replacements.  It  is  however  more  difficult  to 
predict  what  demands  will  be  placed  on,  for  example,  maternity  units. 
Fluctuations  in  patient  intake  may  lead  to  high  fluctuations  in  overall 
workload of ward staff where the problem of mismatch between staffing 
and  workload  is  highly  evident.  Difficulties  of  mismatches  of  employee 
time to workload  are  more  widespread  than  solely in  ward  settings  and 
annualised  hours  working  may  be  beneficial  in  support  services, 
administration and other clinical disciplines. 
 
2.3  Reduction in use of bank or agency staff 
 
Health  service  employers  frequently  have  to  approach  bank  or  agency 
staff to fill staffing gaps for all types of clinicians. While bank or agency 
staff  may  offer  relatively  low  costs,  labour  efficiency  and  the  lack  of 
sickness  absence  problems,  other  problems  which  may  be  major,  may 
be  experienced.  Examples  of  these  are  that  bank  or  agency  staff  may 
not  be  available  when  required either  because  they  are not qualified  to 
work in the area of need or because they are already working elsewhere 
or  for  other  employers.  Developing  a  more  flexible  approach,  such  as 
annualised hours systems, allows rostering which is more responsive to 
patient  needs  and  enables  flexible  deployment  of  existing  experienced 
staff  to  enable  short-term  fluctuations  in  activity  to  be  serviced  by 
meeting peak and troughs in workload. 
 
A14 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
2.4  Reduction of overtime and on-call costs 
 
Where  on-call  systems  are  operated,  they  may  be  scheduled  too  far  in 
advance  to  predict  fluctuations  in  service  demands  and  may  not  allow 
sufficient flexibility in meeting peaks of need. This can result in resources  
 
being  wasted  and  extra  costs  being  incurred  when  employees  are  not 
needed  or  having  insufficient  staff  on-call  at  times  when  there  is  an 
urgent  need  for  them.  Staff  costs  may  be  better  controlled  through  the 
flexibility  offered  by  annualised  hours  working  by  reducing  the  cost 
impact  of  staff  deployment  decisions  particularly  those  associated  with 
"inappropriate"  use  of  bank  or  agency  staff,  overtime  and  time  owed  to 
existing staff. 
 
2.5  Effective patient care 
 
Evidence from the private sector suggests that productivity is better and 
performance  more  effective.  For  the  NHS  the  use  of  annualised  hours 
could  improve  the  effectiveness  of  patient  care  and  increase  patient 
satisfaction  by  ensuring  that  appropriately  qualified  employees  and 
services are available when patients want and need them and that those 
employees  have  higher  satisfaction  in  meeting  the  needs  of  those 
patients as a result of being able to better meet their own needs to have 
an adequate work/life balance. 
 
2.6  Organisational change 
 
Annualised  hours  systems  are  sufficiently  flexible  to  accommodate 
changes  in  working  times  and  arrangements,  and  may  be  effectively 
introduced to redesigned and reconfigured services as well as to existing 
services, bringing benefits to both employees and patients. The system 
may be useful where an overall reduction of staffing is required. 
 
2.7  Reductions in absenteeism 
 
It  has  been  documented  that  lower  absenteeism  and  sickness  have 
resulted  due  to  improved  flexibility  for  employees,  affording  them  the 
opportunity to better match their hours worked/off to their home needs. 
 
2.8  Simplified pay administration 
 
Staff are paid the same monthly salary throughout the year regardless of 
the exact number of hours they work each month. 
 
A15 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
3.
3   Dr
D aw
a b
w a
b c
a ks o
  f
o  an
a n
n u
n a
u lils
i ed
e  
d ho
h u
o r
u s w
  o
w r
o k
r ing
n  
 
3.1  Development of an annualised hours system 
 
The  diversity  of  approach  which  comes  with increased flexibility means 
that it is unlikely that any one model of annualised hours working can be 
offered as a blueprint. Employees, their representatives and managers in 
any  one  area  or  organisation  will  have  to  identify  the  best  solutions  to 
their own staffing requirements and tailor the design of their annualised 
hours system accordingly. It is unlikely therefore to offer an "off the shelf" 
policy for flexible working. 
 
3.2  Removal of overtime payments 
 
The removal of overtime payments may mean a cut in total pay for those 
employees  that  depend  heavily  on  overtime  working.  Although  some 
staff  may  earn  less,  most  employers  consolidate  the  value  of  overtime 
payments  and  other  enhanced  payments  into  the  annual  salary  (see 
"Implementation"  at  section  4  below).  In  addition  for  many  employees 
annualised hours working offers the security of a guaranteed amount of 
salary,  reduced  working  hours,  pre-set  holidays  and  sensible  breaks 
between the hours worked. 
 
3.3  Developing the system 
 
Developing  the  system  requires  accuracy  and  significant  effort.  Very 
accurate  work  scheduling  is  essential  as  absenteeism  could  lead  to 
difficulties in service delivery. Therefore, adequate assessments need to 
be  made  before  implementation  of  a  scheme,  of  workflows,  demand 
patterns and efficiency. 
 
3.4  Staff, colleague and manager perceptions 
 
Employees who do not fully understand the concept of annualised hours 
may have some suspicion of the scheme and for those participating in it. 
To this end it is essential that adequate briefing sessions and documents 
are  provided  to  employees,  representatives  and  managers  explaining 
the purpose and working of the scheme. 
 
4.
4   Impl
p e
l me
m n
e tat
a io
i n 
 
Annualised hours working can be a useful mechanism where: 
 
•  staffing levels do not match the level of patient activity and dependency; 
A16 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  there are unforeseen peaks in workload; 
•  sickness absence cover has to be provided at short notice; 
•  employees  are  frequently  asked  to  work  extra  shifts  or  hours  at  short 
notice; 
•  bank or agency staff are required to provide cover; or 
•  employees from other services are needed to "help out". 
 
Annualised hours working may  be  appropriate in  a  range  of  other settings 
but  the  above  circumstances  describe  where  an  annualised  hours  system 
may  bring  greatest  benefit  to  both  employees  and  managers  in  providing 
services.  The  above  circumstances  can  lead  to  uncertainty  and  informal 
flexible  working  for  employees,  increased  costs  and  decreased  quality  of 
patient care. 
 
4.1  Starting the project 
 
4.1.1  Partnership 
 
It  is  essential  that  plans  to  introduce  annualised  hours 
working 
are 
developed 
in 
conjunction 
with 
trade 
union/professional  organisation  representatives  from  the 
earliest possible stages. Pilot areas for the introduction of the 
system  should  be  identified  and  full  briefings  given  to 
employees  and  managers  on  what  the  system  involves,  the 
benefits, drawbacks and anticipated outcomes. Full employee 
participation  should  be  encouraged.  Once  pilot  areas  are 
identified a substantial data gathering and analysis exercise is 
required. 
 
4.1.2  Gathering data 
 
Information  on  both  patients/service  activity  and  workforce is 
required to allow the design of the annualised hours system. 
In  terms  of  workforce,  it  will  be  necessary  to  collate 
information on an annual basis to assess how many staff are 
in  post;  how  they  are  deployed;  assess  use  of  bank/agency 
employees;  turnover;  current  shift  patterns  and  rotas; 
absence rates and patterns; and employee costs. 
 
If  the  example  of  a  ward  setting  is  used  as  the  service 
provision  unit,  the  information  on  patients  that  is  required  is 
monthly  bed  state  over  the  period  of  a  year;  admissions 
patterns;  discharge  patterns;  total  patient  days;  numbers  of 
day cases; and patient dependency levels. 
A17 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
4.1.3  Analysing data 
 
To  assess  whether  or  not  annualised  hours  would  be 
appropriate,  data  should  be  checked  to  see  whether  or  not 
there  are  peaks  and  troughs  in  activity;  against  the 
fluctuations of service demand over a 24 hour period/service 
provision  time;  the  extent  to  which  there  are  high  levels  of 
emergencies  and  when  they  occur;  whether  or  not  there  are 
seasonal  variations  in  activity/demand;  and  the  extent  to 
which employee costs may be unpredictable. 
 
The data considered against these factors will help to inform 
as  to  whether  or  not  the  existing system of  staff  allocation is 
working  well  and  supports  decision  making  as  to  the  need 
and desirability of proceeding to develop an annualised hours 
system. 
 
From an employee perspective, an annualised hours contract 
may  be  requested  by  only  one  or  two  staff  for  whom  such  a 
system  would  provide  the  opportunity  to  have  a  better  work-
life  balance.  Operating  the  system  for  small  numbers  of 
people  within  a  service  area  has  been  proven  effective 
provided  the  analysis  of  service  demands  has  been 
undertaken to inform the design of the working pattern. 
 
4.2  Designing the system 
 
It  is  recommended  that  annualised  hours  working  systems  are 
introduced on a pilot basis in a simple or small number of sites and 
that clear evaluation criterion are agreed at the outset. A steering or 
evaluation group may be useful and this should be constituted on a 
partnership  basis.  Pilots  areas  may  have  only  a  small  number  of 
employees on annualised hours contracts and need not necessarily 
involve whole teams. 
 
It is essential that employees and their representatives are involved 
in working out the details of the system in order to capitalise on their 
knowledge  and  experience  and  to  gain  ownership  and 
understanding of the system. 
 
A18 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.2.1  Calculating hours to be worked 
 
Annualised  hours  contracts  are  equally  appropriate  for  all 
grades of staff wishing to work full-time and part-time hours. 
 
A  full-time  nurse,  for  example,  would  be  contracted  to  work 
1955 hours on an annualised hours contract (based on a 37.5 
hour full-time working week for nurses). This number of hours 
will  include  annual  leave  and  public  holiday  allocation 
appropriate to that employee. 
 
Maximum  and  minimum  working  hours  per  week  are  also 
agreed  within  the  48  hours  (set  by  the  Working  Time 
Regulations)  as  the  norm  for  a  maximum  length  of  working 
week and a minimum to be agreed in line with service needs. 
 
Over the course of a year the number of hours worked overall 
may  vary  by  plus  or  minus  an  agreed  number  of  hours,  for 
example,  30  hours,  which  can  be  carried  over  to  the  next 
year.  Employees  and  managers  record  the  number  of  hours 
worked by each member of staff and the cumulative totals are 
regularly  monitored  to  ensure  the  account  will  be  kept  within 
the prescribed limits at the end of the year. 
 
4.2.2  On/off duty and on-call 
 
Employee  rotas  should  be  planned  to  match  service 
demands/patient  need  in  line  with  the  analysis  undertaken. 
Where  an  employee  wishes  to  take  time  off  when  they  are 
scheduled to work, they must negotiate times with colleagues 
by agreeing to swap shifts with them. Work schedules include 
an on-call roster where appropriate.  
 
Employees  on-call  may  need  only  to  be  contactable,  rather 
than be at home, and credit for on-call duty should be given in 
accordance with the appropriate NHS terms and conditions of 
service.  While  off  duty  and  on-call  requests  should  be  met 
after  the  needs  of  the  service,  as  much  choice  and  self-
rostering  of  on-call  as  well  as  normal  working,  should  be 
given. 
 
A19 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.2.3  Stand down arrangements 
 
Guidelines  need  to  be  developed  appropriate  to  the  service 
area  to  provide  for  standing  down  of  employees  where 
demand  is  low.  Arrangements  for  how  credit  is  to  be  given 
should  be  included  in  the  guidelines  for  example,  if  an 
employee  has  worked  two  hours  of  their  shift  and  is  then 
stood down, they could be given credit for one hour (i.e. three 
hours in total). There is no benefit to standing staff down less 
than two hours before the end of their shift, as they would still 
be entitled to an hour’s credit. 
 
4.2.4  Salary arrangements 
 
Where  annualised  hours  systems  have  been  implemented, 
arrangements  for  calculation  of  enhanced  payments  (for 
example 15% of salary) are consolidated into base salary. All 
such arrangements must be in keeping with current terms and 
conditions of employment. The total salary then becomes the 
annual  salary  for  the  employee  and  is  paid  in  12  equal 
monthly  payments.  Another  mechanism  that  is  used  is  that 
the enhancements are pulled into "flexibility payments" which 
are  paid  as  an  additional  allowance  to  basic  pay.  In 
exceptional  circumstances  and  in  the  interests  of  service 
delivery,  an  employee  may  agree  with  their  manager  to  be 
paid an additional amount at their current rate of pay in order 
to “buy back” hours for their annualised hours schedule. This 
may be where an employee has had to work in excess of their 
usual  contract  due  to  unforeseen  circumstances  in  their 
service  area  and  it  may  be  preferable  to  carrying  forward  a 
surplus of hours worked.  
 
4.2.5  Sickness absence 
 
Various  arrangements  are  possible  under  annualised  hours 
systems  ranging  from  requiring  staff  to  "make  up"  lost  hours 
through sickness up to a certain cut-off point to paying all sick 
pay at basic rate of pay. Examples include: 
 
•  where an employee is rostered to work but are ill or absent 
without  complying  with  normal  procedures,  they  are  paid 
for the hours but are required to work the hours lost; 
•  where employees are rostered to work and comply with the 
usual procedures, they received payment but are required 
A20 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
to  subsequently  work  the  number  of  hours  they  were 
absent up to a maximum of 10 continuous days per period 
of absence; and 
•  for  longer  term  absences  of  10  days  or  more,  annualised 
hours recording is suspended and payment is made on the 
basis of sick pay. 
 
4.2.6  Contracts of employment 
 
An  annualised  hours  contract  should  include  confirmation  of 
the  duration  of  the  pilot,  and  confirm  the  fact  that  an 
employees  participation  in  the  annualised  hours  system  and 
the  individual’s  right  to  revert  to  their  original  terms  and 
conditions  is  voluntary.  It  should  also  outline  basic  pay  and 
flexibility  payments  where  there  are  any,  detail  a  facility  for 
buying  back  hours,  where  such  a  facility  has  been  agreed, 
and  include  any  revised  sick  pay  arrangements.  Flexible 
working  conditions  should  also  be  detailed  including 
arrangements for on-call and stand down and shift working on 
days/nights. 
 
5.
5   Eval
a u
l a
u tio
i n
o  
 
Ongoing  evaluation  of  the  pilot  in  order  to  effectively  manage  the  system 
will  be  required.  In  addition,  evaluation  of  employees  and  managers’ 
experiences and of the effectiveness of the system should be undertaken in 
order to inform revisions to the system where necessary. Evaluation criteria 
should  be  established  at  the  outset  of  a  pilot  and  could  include 
assessments  of  the  effectiveness  of  communication  of  the  scheme,  the 
effectiveness of the partnership approach, the difficulties and opportunities 
experienced  in  running  the  scheme,  the  extent  to  which  gaps  between 
staffing  and  workload  have  narrowed,  including  pressures  on  staff,  the 
effectiveness  and  quality  of  patient  care,  financial  performance,  the  need 
for bank/agency staff. 
A21 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Sam
a pl
p e 
e G
  ui
u d
i eliln
i e 
e f
  or S
  tan
a d
n  Do
D wn
w  
 
•  Stand down is credited with one hour plus the hours worked. 
•  Stand down can only be instigated by the manager in charge of the shift. 
•  Stand down should normally be given to the most appropriately graded staff 
member who is either over or level with target hours. 
•  Stand  down  arrangements  will  normally  not  apply  less  than  two  hours 
before the end of a shift. 
•  Stand  down  should  not  be  given  to  night  workers a)  after  1.15am  or  b)  at 
9.15pm, unless the employee agrees. 
 
Sampl
p e
l  G
  ui
u d
i e
d liln
i e
n  f
  or
o  O
  n 
n C
  a
C ll 
 
•  On call is rostered on the On Duty after consultation with the employee. 
•  On call should either be rostered or agreed between the manager in charge 
and  employee  with  maximum  notice,  i.e.  at  end  of  shift  for  following  24 
hours. 
•  On call should normally be given to the most appropriate graded member of 
staff who is either over or level with target hours. 
•  On  call  period  may  be  for  the  period  of  a  full  shift.  It  must  not  exceed  12 
hours. 
•  On  call  should  if  possible  be  used  fairly  amongst  the  employees  working 
annualised  hours,  as  it  would  have  to  be  the  most  appropriate  graded 
person. 
•  On  call  staff  will  need  to  agree  with  their  managers  a  time  they  can  be 
contacted regarding whether or not they are required to work. 
•  On call is credited for one hour plus the hours worked. 
•  On call person will carry a "bleep" and is responsible for returning it to the 
work area as soon as possible once call period is over. 
•  On  call  person  should  contact  the  work  area  as  soon  as  "bleeped"  to 
confirm the time required to work. 
•  On  call  can  be  worked  on  days  off  provided  this  is  offered  by  the  staff 
member. 
•  On  call  person  is  not  required  to  stay  at  home  -  this  is  the  reason  why  a 
"bleep" is supplied. 
 
 
 
 
 
 
 
 
A22 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
App
p e
p n
e di
d x
i  A
  4 
Flex
e ible
l  
e Wor
o k
r ing
n  
g A
  pplilc
i at
a io
i n 
n F
  orm
r   
 
 
 
 
 
1  Per
e son
o a
n l 
l D
  e
D t
e ai
a ls
l  
 
 
Na
N m
a e 
Job 
b t
  itle
l  
 
 
Pay
a rol
o ll n
  u
n m
u be
b r
e  
De
D p
e a
p rt
r men
e t
n /W
/ ar
a d 
 
 
Bas
a e 
Dir
i ec
e tor
o at
a e/
e Par
a tne
n r
e s
r hi
h p 
 
 
2  De
D s
e crib
i e 
e y
  our
u  c
  ur
u ren
e t
n  wo
w rkin
i g 
g p
  a
p tt
t er
e n 
n be
b lo
l w,
w  i
  .
i e.
e  d
  a
d y
a s/
s nig
i h
g t
h s/ho
h ur
u s
r   
    
   
   
   
   
    
   
   
   
    
   
 
/times
e  w
  o
w r
o ked:
d  
 
3  De
D s
e crib
i e 
e t
  he
h  w
  o
w r
o kin
i g
n  
g p
  at
a ter
e n y
  ou 
u w
  i
w s
i h 
h t
  o 
o w
  o
w r
o k i
  n
i  f
  ut
u ure
r  
e b
  e
b l
e ow
o ,
w  i
  .
i e.
e  
 
da
d ys/ni
n g
i ht
h s/ho
h u
o r
u s
r /t
/ im
i es
e  wo
w rk
r ed
e : 
 
 

4   I wo
w ul
u d
l  
d lik
i e 
e t
  hi
h s w
  o
w r
o k
r in
i g
n  p
  a
p t
a tern 
n t
  o s
  t
s art
r  
t f
  rom
o : 
 
A23 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
 
5  Impa
p c
a t o
  f
o  t
  he
h  
e n
  ew
e  
w w
  o
w r
o king
n  
g p
  at
a ter
e n 
 
Ple
l as
a e g
  i
g v
i e 
e d
  et
e ai
a ls
l  o
  f h
  o
h w 
w y
  ou
o  
u th
t i
h n
i k t
  he
h  
e r
  eq
e ue
u s
e ted
e  
d w
  o
w r
o k p
  a
p t
a ter
e n 
n w
  i
w lil 
l
af
a fec
e t t
  he
h  
e de
d p
e a
p rt
r men
e t 
 
6  Accom
o mod
o at
a in
i g 
g t
  he
h  n
  e
n w
e  
w wo
w r
o k p
  a
p t
a ter
e n 
 
Ho
H w 
w d
  o
d  you 
u t
  hi
h nk
n  thi
h s
i  c
  an 
n b
  e
b  m
  an
a a
n g
a e
g d
e /r
/ es
e ol
o v
l ed
e ?
d  
 
 
I  hereby  apply  to  work  a  flexible  working  pattern  that  is  different  from  my 
current work pattern and confirm that I meet the following eligibility criteria: 
 
•  I have been continuously employed by the NHS for at least 26 weeks at the 
date of application; and 
•  I am not an agency worker; and 
•  I  have  not  made  another  application  to  work  flexibly  during  the  past  12 
months; or 
•  I have made other applications to work flexibly during the past 12 months, 
but circumstances have changed which I have detailed in 5 above. 
 
App
p l
p ican
a t’s
’  
 
Da
D t
a e   
sig
i na
n t
a ure 
 
 
A24 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
 
 
App
p e
p n
e di
d x
i  A
  5 
 
Co
C n
o f
n irmat
a ion
o  
n o
  f r
  ec
e eip
i t
p  o
  f
o  a
   F
  le
l x
e ib
i l
b e 
e W
  o
W r
o kin
i g
n  A
  pp
p l
p ic
i atio
i n
o  F
  or
o m
r   
 (To be completed by the line manager and returned to the employee) 
 
 
 
Dear 
 
I confirm receipt of your completed Flexible Working Application Form dated 
___________________. 
 
I will arrange a meeting with you within 4 weeks of your application in order to 
discuss it with you. In the meantime you may wish to consider whether you 
wish to be accompanied at that meeting by a trade union/professional 
organisation representative, a colleague or a friend/relative not acting in a 
legal capacity. 
 
Please let me know as soon as possible, if you will be accompanied in order 
that I can include your representative in the arrangements for the meeting. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A25 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
App
p e
p n
e di
d x
i   
  A
  6 
 
Co
C n
o fir
i matio
i n
o  t
  ha
h t
a  a
   
a F
  lex
e ible
l  
e Wor
o k
r ing
n  
g a
  pp
p lilcat
a io
i n
o  
n ha
h s
a  b
  e
b e
e n 
n u
  n
u suc
u ces
e sf
s ul 
(To be completed by the line manager and returned to the employee) 
 
 
Dear 
 
Following our meeting on ___________________ at which we discussed your 
application for flexible working, I have now considered your application and 
regret that I am unable to accommodate your request for the following 
service/operational reason(s): 
 
_______________________________________________________________ 
 
_______________________________________________________________ 
 
This (these) reason(s) apply in the circumstances because: 
 
[The line manager should also explain here why any other patterns that may 
have been discussed at the meeting were appropriate.] 
 
You have a right of appeal against this decision by completing the attached 
Flexible Working Appeal Form, clearly stating your grounds of appeal and 
sending this to 
___________________ (name) Head of Human Resources at 
___________________ (address). 
 
 
Receipt of your Appeal Form will be acknowledged in writing and a hearing to 
consider your appeal will be held within two weeks of the receipt of the form. 
 
You will be notified of the outcome of your appeal within two weeks of the 
hearing. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
 
 
A26 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
App
p e
p n
e di
d x
i  A
  7 
Flex
e ible
l  
e Wor
o k
r ing
n  
g A
  ppe
p a
e l
a  F
  or
o m 
 
 
 
 
 
 
1  Per
e son
o a
n l
a  D
  e
D t
e ai
a ls
l  
 
Na
N m
a e 
 
Job
o  
b T
  itle
l  
 
 
Pay
a rol
o ll 
l
 
De
D p
e a
p rtmen
e t
n    
No
N .
o  
 
Lo
L cat
a ion
o  
 
 
 
 
2  I w
  is
i h 
h t
  o a
  p
a p
p ea
e l
a  
l ag
a a
g ins
n t
s  t
  he
h  
e de
d c
e is
i ion
o  
n n
  ot
o  t
  o 
o al
a llow
o  m
  y
m  a
  p
a p
p lilc
i at
a io
i n 
n f
  or
o  
fle
l xib
i le
l  
e w
  o
w r
o king
n . I
   a
  m
a  a
  p
a pe
p a
e l
a in
i g
n  o
  n
o  
n t
  he
h  
e f
  ollo
l wi
w ng
n  
g g
  rou
o n
u d
n s:
s  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Please continue on a separate sheet if necessary. 
 
 
App
p l
p ican
a t’s
’  
 
Da
D t
a e   
sig
i na
n t
a ure 
 
 
 
 
 
A27 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
 
 
Co
C n
o f
n irmat
a ion
o  
n o
  f A
  pp
p ea
e l 
 
(To be completed by Human Resources and returned to the employee) 
 
 
Dear 
 
I confirm that I have received your Appeal Form in respect of the decision not 
to allow your request for flexible working on ___________________. 
 
I  will  be  arranging  a  hearing  to  discuss  your  appeal  within  two  weeks  of  the 
above date. In the meantime you may wish to consider whether you wish to be 
accompanied  at  that  meeting  by  a  trade  union/professional  organisation 
representative, a friend/relative not acting in a legal capacity. 
 
Please let me know as soon as possible, if you will be accompanied so that I 
can include your representative in the arrangements for the meeting. 
 
Yours sincerely 
A28 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(B) J
  ob
o  
b S
  har
a e 
e P
  olilc
i y 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde)  is 
committed  to  equal  opportunities  and  the  promotion  of  flexible,  employee 
friendly, working practices for all employees. By implementing this job share 
policy, the Board aims to create an environment that will allow all employees 
to  utilise  their  skills,  talents  and  experience  and  thereby  allow  it  to  both 
recruit and retain a well-motivated and committed workforce. 
 
This  Board  will  actively  promote  job  sharing  by  ensuring  that  all  job 
advertisements  state  that  applications  will  be  welcomed  from  candidates 
seeking a job share opportunity. 
 
Job  sharing  represents  an  opportunity  for  employees  to  work  fewer  hours 
while maintaining their career prospects and personal development. 
 
Job share is designed to increase the variety and seniority of work available 
to  those  not  seeking  full-time  employment,  without  reducing  the  number  of 
full-time jobs in the organisational structure. It is intended to: 
 
•  increase the pool of labour from which the Board can draw staff; 
•  increase  employment  opportunities  for  people  committed  to  caring  for 
children, partners, or other relatives; 
•  make  it  easier  for  employees  returning  from  maternity  leave  to  cope 
with  career  and  family,  thus  retaining  the  benefits  of  their  skills  and 
experience; 
•  enable  existing  employees  to  reduce  working  hours  (e.g.  for 
personal/domestic reasons; as a pre-retirement option etc); 
•  improve possibilities of career development for people who do not work 
fulltime; 
•  allow  employees  to  broaden  their  experience  and  increase  job 
satisfaction  by  undertaking  a  wider  range  of  responsibilities  at  work; 
and 
•  allow employees to pursue outside interests. 
 
2.
2   Ho
H w 
w J
  ob
o  
b S
  ha
h re 
e M
  ig
i h
g t
h  A
  ris
i e 
 
Job sharing can be introduced into a post in a number of ways: 
 
B1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  An  existing  employee  formally  applying  to  management  for  a  job  share 
arrangement to be agreed in respect of the post they occupy. 
•  An internal application being made by an employee to share a post. 
 
•  A joint internal application being made by two or more existing employees 
as a unit to share a post. 
•  An external application being made by a candidate to job share a post. 
•  A  joint  external  application  being  made  by  two  or  more  candidates  as  a 
unit to job share a post. 
•  Two  or  more  separate  applications  being  made,  whether  internal  or 
external, which can be matched together to form a job share unit. 
 
3.
3   Gen
e e
n ral
a  
l P
  rin
i cip
i le
l s
e  
 
3.1  Eligibility 
 
The opportunity to request a job share is open to all employees, as 
well as to prospective employees, irrespective of the grade or level 
of the post. 
 
3.2  Sharing of Duties 
 
The  sharing  of  the  duties  and  responsibilities  of  a  post  may  take 
several forms. The aim in all cases is to ensure the most efficient 
means of operation. Division of duties may be into projects, tasks, 
and clients or merely time, as the case may be. 
 
Great  care  should  be  taken  not  to  confuse  working  arrangements 
with  the  job  description.  Although  the  duties  may  be  divided,  the 
overall  responsibility  must  be  shared.  One  partner  should  not  be 
able to monopolise the most prestigious areas of work. 
 
The partners should always be in a position to claim that at some 
time  each  had fulfilled the  duties and responsibilities of  the  whole 
post. 
 
Hours  should  be  organised  to  suit  both  the  service  and  the 
employees.  However,  it  is  understood  that  the  hours/days/weeks 
agreed with either job sharer should always be such that should a 
part vacancy occur, the working arrangement to be advertised will 
form a sufficiently viable package to attract new applicants. 
 
3.3  Women Returning From Maternity Leave 
 
B2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Women  returning  from  maternity  leave  particularly  benefit  from  job 
sharing.  It  may  enable  them  to  adjust  their  work  patterns  to  their 
changing lifestyle circumstances following the birth of the baby(s). It 
will mean that the Board will retain their services and the skills that 
may  otherwise  be  lost.  For  those  employees  who  are  on  maternity 
leave and who wish to job share the following procedure applies. 
 
•  An employee should notify their manager in writing at the earliest 
opportunity  (but  at  least  two  months  prior  to  the  return  to  work 
date)  given  notice  of  their  wish  to  job  share.  This  notification 
requirement  must  be  made  clear  to  the  employee  before  she 
commences maternity leave. 
 
•  If the job is felt to be unsuitable for job sharing the manager will 
seek to find an agreed alternative job share. Two months prior to 
returning  from  paid  maternity  leave  the  employee  will  receive 
copies  of  the  organisation’s  Jobs  Bulletin  and  can  apply  for  job 
share vacancies. 
 
•  Pending  return  from  Maternity  Leave  the  employee  may  wish  to 
consider the use of unpaid maternity leave to allow the manager 
more time to find a suitable job share. The requirement to return 
for three months to retain maternity pay applies equally to women 
returning  from  maternity  leave  on  a  job  share  basis  and  will 
commence at the date of return. 
 
4.
4   Term
r s an
a d
n  
d Co
C nd
n i
d t
i ion
o s
n  
 
The general spirit and intention of the scheme is that all terms and conditions 
of service should be applicable to job sharers on a pro-rata basis. 
 
4.1  Contract of employment 
 
Each  partner  to  a  job  share  will  hold  an  individual  contract  of 
employment.  The  postholder’s  job  title  will  be  that  given  to  the 
established post with the endorsement “(job share)” – for example: 
“Medical Secretary (job share)”.  
 
The hours to be worked will be individually stated for each partner 
to the job share. 
 
B3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.2  Rate of Pay 
 
Pay rate will be pro-rata to the salary grade for the number of hours 
worked. Commencing salary and increments will be determined in 
accordance with NHS terms and conditions. 
 
4.3  Annual Leave 
 
The  standard  annual  leave  entitlement  under  NHS  terms  and 
conditions  of  service  will  apply  pro-rata  to  the  number  of 
hours/days worked. 
 
4.4  Public and Extra Statutory Holidays 
 
Public and statutory holidays will be agreed between the job share 
partners and their line manager to ensure that a pro-rata division is 
maintained and legislative entitlements honoured. 
 
4.5  Sick Pay 
 
Job  sharers  shall  have  applied  to  them  the  provisions  of  the 
appropriate  NHS  terms  and  conditions  of  service  pro-rata  to  the 
number of hours worked. 
 
4.6  Maternity Leave 
 
Job  sharers  shall  be  entitled  to  the  appropriate  NHS  terms  and 
conditions relating to maternity leave. Payment will be applied on a 
pro-rata basis. 
 
4.7  Changeover/Overlap Arrangements 
 
Where continuity is regarded as an essential requirement of the job 
share,  such  arrangements  must  be  achieved  within  the  normal 
established total hours, subject to management discretion. 
 
4.8  Car Allowances 
 
Entitlement  to  car  allowances  will  be  determined  according  to  the 
nature of the post. Full entitlement will be payable to each car user. 
 
B4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.9  Car Leasing 
 
Individual job sharers who are eligible can apply for a car under the 
Board’s leasing scheme. 
 
4.10  Superannuation 
 
All  job  sharers  will  be  able  to  join  the  NHS  Superannuation 
Scheme.  However,  because  job  sharers  are  on  reduced  pay  this 
also means that they will pay less into the fund and in turn will get 
lower pension benefits for the period of the job share. Jobs sharers 
should  consult  the  Scottish  Public  Pensions  Agency  to  discuss 
their particular circumstances. 
 
4.11  Overtime 
 
Overtime  will  be  payable  if  an  individual  job  sharer  works  more 
than  the  full  time  hours  per  week  for  the  post  (following 
management approval). 
 
4.12  Training 
 
Job  sharers  shall  have  access  to  training  opportunities  on  the 
same  basis  as  full-time  employees  with  respect  to  day  release 
qualification courses (e.g. if a course requires full day release, half 
a day shall then be credited to working time and half a day shall be 
taken in the job sharers own time). 
 
In respect of work related training courses, job sharers will be paid 
only  where  attendance  coincides  with  their  normal  working  hours. 
However, where training takes place on a day when a sharer does 
not normally work they should be allowed time off in lieu. 
 
4.13  Notice Periods 
 
Normal notice periods will apply. 
 
5.
5   Sel
e ec
e tio
i n
o  
n Pr
P oced
e ur
u e
r  
 
Where  a  job  share  request  is  approved,  the  post  holder  will  continue  at  full 
time hours until a job share partner is found. If a job share appointment to the 
“part” vacancy cannot be made within three months from the day of the first 
advertisement,  the  post  holder  will  remain  at  full  time  and  the  job  share 
cannot be progressed. Under these circumstances, full consultation will take 
B5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
place  with  the  job  sharer  and  his/her  trade  union/professional  organisation 
representative  and  attempts  will  be  made  to  redeploy  the  remaining  job 
sharer into another suitable post. 
 
Where a job share is approved, it will be the responsibility of those involved 
in  the  selection  process  to  ensure  that  the  skills  and  the  experience  of  the 
prospective job sharers are sufficient to undertake the full duties of the post, 
as detailed in the person specification. 
 
Each job share applicant will be required to complete an application form for 
the  post  and  each  shortlisted  candidate  will  be  interviewed  separately  in 
accordance with normal recruitment practice. 
 
Where appropriate, according to the nature of the post, job sharers seeking a 
partner  through  advertisement  will  be  given  the  opportunity  to  meet 
shortlisted applicants before the interview. This will in no way constitute part 
of the recruitment process. 
 
Job  sharers  shall  be  treated  in  the  same  way  as  full-time  employees  in 
relation to promotional opportunities. 
 
6.
6   Term
r in
i at
a io
i n
o /Re
R s
e ign
g a
n t
a io
i n
o  
 
In the event of the resignation of one job share partner, the vacancy shall not 
be advertised until the remaining sharers have been offered the opportunity 
to take up the remaining hours. 
 
7.
7   Work
r in
i g 
g A
  rran
a g
n em
e e
m nt
n s 
 
There  are  various  ways  in  which  the  working  week  may  be  divided  for  job 
sharers. Possible options include working on a half-day basis, a half weekly 
basis or alternating days. As far as possible, working hours must be agreed 
by  job  sharers  and  line  management.  In  normal  circumstances  job  sharers 
will not be required to cover their partner’s absences, though they may opt to 
do so in specific instances. 
 
The  working  patterns  of  job  sharers  shall  not  be  altered  without  full 
consultation and after attempts have been made to reach agreement. 
 
8.
8   Indi
d v
i id
i u
d a
u l 
l R
  e
R s
e po
p n
o s
n ib
i ilit
i y 
 
Each job sharer is responsible individually for the satisfactory performance of 
his/her own duties. They are not responsible for their partners’ conduct and 
B6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
capability and, for the purposes of the disciplinary and grievance procedures, 
job sharers will be treated individually. 
 
 
9.
9   Mon
o i
n t
i or
o in
i g
n , R
  e
R v
e iew
e  
w a
  n
a d
n  E
  val
a ua
u t
a ion
o  
 
The  application  of  this  Policy  will  be  monitored  jointly  by  the  Director  of 
Human  Resources  and  the  Area  Partnership  Forum  to  ensure  equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union  Employment 
regulations, to gather monitoring information relating to ethnicity, religion and 
faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and  gender  for  all  aspects  of 
employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection  with 
this policy.   
 
You  do  not  have  to  give  the  monitoring  information  if  you  do  not  wish  to.  
However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal  requirement 
that we ask you for it, and good practice to ask for monitoring information for 
all diversity strands. 
 
Any
n  eq
e u
q aliltie
i s
e  mon
o it
i or
o ing
n  in
i for
o mat
a io
i n
o  willl be he
h ld
l  
d sep
e a
p r
a ate
t ly
l  an
a d
n  no
n t
o  used
e  to 
o
infor
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e i
d ng
n s
g  t
  ha
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  elat
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y. 
.  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and  formally 
no later than 30th June 2009. 
B7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(C)
C  Ca
C r
a eer
e  B
  rea
e k
a  P
  o
P lic
i y 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde)  is 
committed  to  equal  opportunities  and  the  promotion  of  flexible, 
employee  friendly  working  practices  for  all  employees.  By 
implementing  this  career  break  policy  the  Board  aims  to  create  an 
environment  that  will  allow  all  employees  to  utilise  their  skills,  talents 
and  expertise  and  thereby  allow  it  to  both  recruit  and  retain  a  well-
motivated and committed workforce. 
 
The  purpose  of  the  career  break  policy  is  to  allow  employees  an 
opportunity  to  leave  their  employment  on  a  long-term  basis  (normally 
between  six  months  to  five  years),  mainly  to  undertake  further 
education  or  to  fulfil  domestic  commitments.  The  policy  will  enable 
employees to keep up to date during their career break and help them 
return to work at the end of the break. 
 
Arrangements  for  those  participating  in  Voluntary  Services  Overseas 
(VSO)  or  equivalent  are  different  and  will  be  applied  as  set  out  in 
HDL(2006)8. 
 
2.
2   De
D f
e init
i ion
o  
 
A  career  break  is  special  leave  without  pay  for  a  specified  period  of 
time. 
 
3.
3   Pur
u pos
o e 
 
The policy is designed for employees who are currently prevented from 
remaining  in  full  or  part  time  work  but  who  would  like  to  restart  work 
when  circumstances  make  this  possible  (e.g.  after  a  course  of  further 
education,  bringing  up  children  or  having  cared  for  a  dependant 
relative). A career break will not be allowed for the purpose of taking up 
alternative employment. 
 
4.
4   Elilgib
i ilit
i y 
 
All employees must have a least 12 months’ service with the NHS to be 
eligible to take a career break. 
 
Some examples of where applications could apply are in the context of: 
 
 
 
C1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  caring for a dependant relative; 
•  continuing childcare following a period of maternity leave; or 
•  undergoing further education and training of benefit to the Service. 
 
Each application will be considered on the merits of the individual case 
nd, where possible, a decision made within 2 weeks following receipt of 
an  application.  Full  details  should  be  provided  in  writing  to  the 
employee  if  an  application  has  been  rejected  or  delayed,  clearly 
explaining the reasons for doing so. 
 
5.
5   Du
D r
u atio
i n
o  
n of
o  C
  a
C r
a ee
e r B
  rea
e k
a  
 
The  maximum  period  for  a  career  break  is  five  years.  An  employee 
may, however, make a number of breaks throughout their employment 
with the Board provided that the total periods of absence do not exceed 
five years. A new application must be made for each break requested. 
 
6.
6   App
p lic
i at
a io
i n 
n P
  roc
o ed
e u
d re 
 
•  Employees  who  wish  to  apply  for  the  Scheme  shall  discuss  the 
matter initially with their line manager. 
 
•  Applications should then be made in writing. Applications should 
be  made  at  least  three  months  before  starting  the  proposed 
break,  although  in  exceptional  circumstances  management  may 
waive this. 
 
•  If  approved,  the  employee  shall  be  issued  with  appropriate 
documentation by Human Resources that requires an agreement 
to abide by the terms and conditions of the career break. 
 
•  Managers  will  be  reminded  by  Human  Resources  at  the  end  of 
each  financial  year  of  their  need  to  ensure  that  staff  on  career 
breaks  have  complied  with  the  minimum  two  weeks’  work 
requirement. 
 
•  All  documentation  in  relation  to  the  policy  is  available  from 
Human Resources. 
 
7.
7   Empl
p o
l y
o ee
e  
e Co
C mm
m itm
t en
e t 
 
7.1  Employees  are  expected  to  fulfil  the  following  requirements 
while on a career break. The purpose of this is to maintain their 
skills;  knowledge  and  expertise  to  enable  a  smooth  transition 
 
 
C2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
back to work. In particular s/he is required to: make themselves 
available  to  undertake  a  minimum  of  two  weeks’  paid 
employment  per  annum,  as  agreed  with  their  Head  of 
Department. 
 
This may include: 
 
•  attending any seminars or meetings to which they are invited 
by the Board; 
 
•  maintaining  professional  membership  or  state  registration 
(e.g  Nursing  &  Midwifery  Council)  where  this  is  required  for 
employment purposes 
 
•  keeping knowledge updated by reading relevant professional 
journals  and  attending  professional  meetings,  journal  clubs 
etc; and 
 
•  attending a minimum number of training sessions, as agreed 
with  the  Head  of  Department  to  update  and  refresh  their 
knowledge and skills. 
 
7.2  Employees  who  participate  in  the  scheme  will  be  obliged  to 
advise their manager of any changes in circumstances, such as 
home address. 
 
7.3  If  the  career  break  lasts  for  more  than  one  year,  employees 
must notify their manager of their intention to continue the break 
at least three months prior to the end of each year. 
 
8.
8   Man
a a
n g
a em
e ent
n  C
  o
C m
o mit
i men
e t
n  
 
8.1  The Board is committed to ensuring that, as far as is reasonably 
practicable,  employees  on  a  career  break  shall  be  offered 
priority  consideration  for  any  post  at  the  same  grade  and 
undertaking  the  same  type  of  work  as  that  undertaken  prior  to 
the  career  break.  Employees  will  be  entitled  to  refuse  up  to 
three offers after which the organisation is under no obligation to 
make any further off 
 
8.2  The  Board  will  guarantee  to  provide  career  break  participants 
with at least two weeks’ paid employment per year (pro rata for 
shorter  breaks)  in  order  to  keep  abreast  with  changes  and 
 
 
C3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
developments in the service. This may include training courses 
and professional updating. 
 
 
8.3  A monthly information pack will be made available to staff on a 
career  break  advising  of  any  relevant  changes  in  service 
conditions, etc. 
 
9.
9   Re
R t
e urn 
n t
  o 
o W
  or
o k
r  
 
9.1  While no guarantee of a return to a particular post can be given, 
every effort will be made to place individuals in posts of similar 
grade and responsibility to that held prior to the break, and will 
take into account the employee’s experience, achievements and 
qualifications. 
 
9.2  Three  months’  notice  of  an  intention  to  return  to  work must  be 
given to the line manager concerned. During this period Human 
Resources will send copies of the internal vacancies bulletin to 
participants in the scheme. 
 
9.3  If,  before  starting  a  career  break,  an  employee  works  in  a  part 
time/job  share  arrangement  every  effort  will  be  made  to  allow 
the  employee  to  return  on  that  basis.  However,  there  is  no 
guarantee that this will always be possible. 
 
9.4  To  ease  the  transition  back  to  work  the  employee  may  be 
allowed  to  return  to  work  on  a  part-time  basis  for  up  to  three 
months  before  returning  to  full  duties.  This  must  be  discussed 
and  agreed  with  the  manager  at  the  time  of  notifying  the 
employee’s wish to return to work. 
 
10.
0   Term
r s an
a d
n  
d Co
C nd
n i
d t
i io
i n
o s
n  o
  f
o  Se
S rv
r ic
i e 
 
10.1  General Conditions 
 
10.1.1  A  period  of  absence  on  a  career  break  shall  not  be 
regarded as a break in service for NHS continuous service 
purposes,  although  the  break  will  not  itself  count  as 
reckonable  service.  For  the  purposes  of  the  Employment 
Rights  Act  1996  (as  amended)  the  period  of  absence  will 
not be regarded as continuous service. 
 
 
 
C4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
10.1.2  As an employee has continuous employment whilst on a 
career  break,  any  entitlements  accrued  prior  to  the  break 
will not be lost. 
 
10.2  Superannuation 
 
10.2.1     Maintenance of superannuation contributions while on a 
career break is only possible for employees who are taking 
a  break  of  one  year,  or  less.  As  the  career  break 
constitutes 
continuous 
service, 
superannuation 
contributions  will  be  maintained  for  those  on  a  Career 
Break of less than one year. 
 
10.2.2     For those employees who take a career break of longer 
than  one  year,  superannuation  contributions  will  only  be 
deducted  in  respect  of  the  two  weeks  per  annum  (or  pro-
rated  period)  that  they  undertake  paid  work  for  the 
organisation. This will ensure that they remain members of 
the  superannuation  scheme  during  the  course  of  their 
career break and will be eligible for benefits. 
 
10.2.3     When  an  employee  returns  to  work  following  a  career 
break,  their  superannuation  contributions  for  the  unpaid 
period  will  be  deducted  from  subsequent  pay  over  a 
corresponding  period.  Any  tax  rebate  to  which  the 
employee  is  entitled  as  a  result  of  their  career  break  may 
be used to offset superannuation arrears. 
 
10.3  Lease Cars 
 
An  employee  who  is  provided  with  a  lease  car  will  be  required  to 
return  the  car  to  the  Car  Leasing  Section  for  the  period  of  their 
career break if it has a scheduled duration of over 12 months. 
 
However, as the full leasing cost of the vehicle will be borne by the 
employee if it is retained during a career break, they are advised to 
discuss the matter with a member of the Car Leasing Team prior to 
embarking upon such a break. 
 
In the event of a lease vehicle being returned, a termination fee may 
apply. 
 
 
 
C5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
10.4  Organisational Change 
 
The  Organisational  Change  policy  will  apply  equally  to  employees 
on  Career  Break  and,  consequently,  where  redeployment  attempts 
are  unsuccessful  normal  redundancy  procedures  will  apply. 
Redundancy  payments  will  be  calculated  in  accordance  with  NHS 
Terms and Conditions. 
 
10.5  Sick Leave 
 
Employees  on  a  career  break  are  not  entitled  to  receive  sick  pay 
except  during  the  two  weeks  of  paid  employment  that  they  are 
required to undertake each year. 
 
10.6  Annual Leave 
 
Employees on a career break will only accrue annual leave for any 
paid employment carried out for the Board during their career break 
(as described at 7.1). 
 
10.7  Maternity 
 
A  member  of  staff  who  discovers  that  she  is  pregnant  during  the 
course  of  a  Career  Break  should  seek  advice  from  Payroll 
Department  at  the  earliest  opportunity  to  ensure  that  she  receives 
appropriate maternity benefits. 
 
11.
1   Mon
o i
n tor
o in
i g
n , R
  e
R v
e iew
e  
w a
  n
a d
n  E
  valu
l a
u t
a ion
o  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director 
of  Human  Resources  and  the  Area  Partnership  Forum  to  ensure 
equitable treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment regulations, to gather monitoring information relating to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in 
connection with this policy.   
 
You do not have to give the monitoring information if you do not wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
 
C6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
Any
n  eq
e ua
u liltie
i s
e  moni
n t
i orin
i g
n  inf
n or
o m
r at
a io
i n wi
w lill be
b  he
h l
e d
l  sep
e ar
a at
a ely
l  an
a d
n  not
o  
used
e  t
  o 
o i
  nf
n or
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t at
a  o
  c
o cur 
r in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
 
 
 
C7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(D)
D  R
  e
R d
e uc
u ed 
d W
  or
o k
r in
i g
n  Y
  ea
e r
a  P
  ol
o ic
i y 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde)  is 
committed  to  equal  opportunities  and  the  promotion  of  flexible 
employee-friendly working practices for its entire staff. By implementing 
this  policy  we  hope  to  create  an  environment  that  will  allow  all 
employees  to  utilise  their  skills,  talents  and  experiences  and  thereby 
allow us to both recruit and retain a well-motivated and committed staff. 
 
2.
2   De
D f
e init
i ion
o  
 
Flexible  working  in  the  form  of  a  reduced  working  year  can  take  a 
number  of  forms.  One  of  the  most  common  examples  is  that  of  term-
time  working,  which  is  a  formal  agreement  whereby  the  duties  and 
responsibilities  of  a  post  are  carried  out  (either  full-time  or  part-time) 
during  school  terms.  It  allows  employees  to  remain  on  a  permanent 
contract  and  gives  them  unpaid  leave  during  school  holidays.  The 
salary of the post is reduced proportionately to the hours worked by the 
post-holder.  These  principles  would  apply  regardless  of  whether  a 
reduced working year contract is explicitly linked to school terms or not. 
 
A  reduced  working  year  represents  an  opportunity  for  employees  to 
work during certain  agreed  periods  of  the  year while maintaining  their 
career prospects and personal development. 
 
3.
3   Ope
p r
e atio
i n
o  o
  f
o  t
  he
h  
e P
  ol
o ic
i y 
 
An application to request a reduced working year contract is open to all 
employees  as  well as  prospective employees, no  matter  what  level in 
the  organisation.  Where  posts  are  not  considered  to  be  suitable  for  a 
reduced  working  year  contract,  a  full  explanation  will  be  given  by  the 
line manager. 
 
Employees  on  reduced  year  contracts  are  expected  to  take  their 
contractual  entitlement  to  paid  annual  leave  during  pre-arranged 
periods  of  leave  (such  as  the  school  holidays).  Subject  to  local 
agreement,  a  maximum  of  five  days’  contractual  paid  leave  may  be 
D1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
held  to  be  taken  with  prior  notice  at  times  outwith  holiday  periods  for 
needs which may arise from time to time. 
 
 
Each  employee  must  agree  with  their  manager  how  much  additional 
unpaid  leave  is  required  to  cover  the  leave  period  and  when  exactly 
paid  leave  will  be  taken.  These  arrangements  should  be  made  at  the 
start of the reduced working year agreement. 
 
4.
4   Ca
C lcul
u at
a io
i n
o  o
  f
o  P
  ay 
 
There  are  two  options  available  for  payment  of  employees  who  work 
reduced  working  year  contracts.  Option  1  allows  for  twelve  equal 
payments over the year to be made using a formula to deduct monies 
due for unpaid leave. Option 2 makes payments to staff on the basis of 
what they actually work and deductions for periods of unpaid leave. 
 
4.1  Option 1 
 
Once  an  employee  has  agreed  with  their  manager  how  much 
unpaid  leave  will  be  taken  their  paid  annual  leave  allocation 
(this will include public holidays due on a pro rata basis) will be 
recalculated.  This  calculation  will  take  account  of  the  unpaid 
period of leave (no annual leave will be accrued during unpaid 
leave). 
 
Following this calculation the annual salary will be calculated on 
a  pro-rata  basis for  the  period  of  paid employment. This  figure 
will then be paid in twelve equal payments throughout the year. 
 
4.2  Option 2 
 
Once  an  employee  has  agreed  with  their  line  manager  how 
much  unpaid  leave  will  be  taken  and  when,  the  line  manager 
must  inform  payroll.  The  necessary  deductions  to  pay  for  the 
periods of unpaid leave will be made the month they occur. 
 
D2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
5.
5   Mon
o i
n t
i or
o in
i g
n  a
  n
a d
n  Re
R v
e i
v ew
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
D3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
 
(E
( ) Ho
H me 
e W
  orkin
i g 
g P
  ol
o ic
i y 
 
1.
1   App
p lic
i ab
a i
b lilt
i y a
  n
a d
n  D
  e
D f
e in
i it
i io
i ns
n  
 
This  policy  applies  to  any  post  where  work  is  performed  at  or  from 
home  instead  of  at  or  from  the  Board’s  premises  for  a  significant 
proportion of the contractual working hours. 
 
1.1  Working at Home (Section 4) 
 
Where an employee, with the approval of their manager wishes 
to work at home for part of their working time even though their 
contract of employment requires them to have their office based 
on the Board’s premises. 
 
Sections 1-4 only of this policy apply. The appendices do not apply. 
 
1.2 Working from Home (Section 5) 
 
Where  an employee  is required in  their  contract  of  employment 
to  have  their  office  based  in  their  home  even  though  they  may 
work  other  than  at  home  for  part  of  their  working  time.  Such 
employees will be referred to hereafter as "Homeworkers". 
 
All  of  this  policy  applies,  with  the  exception  of  section  3. 
Appendices 1 to 3 inclusive apply. 
 
2.
2   Ra
R t
a ion
o a
n le
l  
 
There are a number of reasons why homeworking and working at home 
is desirable, including: 
 
•  providing greater flexibility; 
•  increasing  scope  to  meet  the  Board’s  commitment  to  equal 
opportunities,  (e.g.  it  may  enable  a  person  with  disabilities  to  do  a 
job they otherwise would not be able to do); 
•  reducing  energy  consumption  and  pollution  from  unnecessary  car 
journeys; 
•  broadening the traditional recruitment market and gaining access to 
alternative labour markets; 
•  attracting and retaining staff; 
E1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  providing  a  working  environment  which  enables  work  to  be  carried 
out effectively and efficiently. 
 
Key points to bear in mind are that: 
 
•  Staff should not lose out financially in terms of job satisfaction or in 
terms of career prospects. 
•  Those  working  from  home/teleworking  should  have  the  same 
employment rights as office-based workers. 
•  It  should  be  possible  to  review  the  practice  regularly  and,  if 
necessary, to revert to previous arrangements. 
 
3.
3   Work
r in
i g 
g a
  t
a  Ho
H me 
 
3.1    Definition 
 
'Working  at  Home'  occurs  when  an  employee  wishes,  with  the 
approval  of  their  manager,  to  work  at  home  for  part  of  their 
working  time,  even  though  their  contract  of  employment 
requires them to be based on work premises. 
 
3.2  Guidance for working at home: 
 
3.2.1 Working  at  home  should  be  used  to  undertake  specific 
work activities. 
 
3.2.2 Frequency  and  duration  of  working  at  home  should  be 
agreed with the manager and relevant colleagues. 
 
3.2.3 Reasonable  notice  of  a  wish  to  work  at  home  must  be 
given. 
 
3.2.4 Once there is an agreement that an individual is to work 
at home for a part of a day, given day or given period of 
days, the arrangement should be respected in so far as 
possible. 
3.2.5 Employees  working  at  home  may  be  recalled  to  work 
premises at short notice. 
 
3.2.6 In  cases  where  employees  working  at  home  are 
frequently  recalled  to  work  premises  at  short  notice, 
working arrangements should be reviewed. 
 
E2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
3.2.7 Individuals  and  colleagues/managers  should  jointly 
monitor the impact of time spent working at home. 
 
3.2.8 Staff  working  at  home  are  required  to  carry  out  their 
work  duties  during  their  normal  hours  of  work.  Any 
domestic 
arrangements 
such 
as 
childcare/carer 
arrangements must remain in place throughout the hours 
of work. 
 
3.2.9 Perceived  problems  caused  by  employees  working  at 
home  should  be  addressed  within  departments  and/or 
teams. 
 
                 3.2.10 Employees working at home must be contactable by 
         telephone. 
 
                 3.2.11 Where an employee works at home more than 50 
                            days in any one calendar year, that employee's 
                            manager shall actively review ways of working with 
                            particular regard to location of the workplace. 
 
4.
4   Work
r in
i g 
g f
  rom
o  h
  o
h m
o e 
e (
  Ho
H m
o ew
e o
w r
o kers
r /T
/ ele
l w
e o
w r
o ker
e s) 
 
4.1  Definition 
 
Employees  are  referred  to  as  'homeworkers'  where  they  are 
required  in  their  contract  of  employment  to  have  their  office 
based  in  their  home,  even  though  they  may  be  other  than  at 
home for part of their working time. 
 
4.2  Criteria to determine suitable posts 
 
The manager and Human Resources will agree the number and 
type  of  jobs  to  be  operated  in  line  with  this  policy.  If  an 
employee requests to work from home they will participate fully 
in any discussion that affects their post. 
 
Selection is undertaken in the following stages: 
 
Stage
g  
e 1
  : T
  he
h  
e Na
N tur
u e
r  
e of
o  t
  he
h  R
  o
R l
o e
l  
 
•  The  role  requires  a  high  degree  of  personal  concentrated 
work with very limited interaction and can be done at home in 
isolation from colleagues. 
E3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
•  The  role  effectively  has  no  need  for  or  would  derive  limited 
benefit from an office base. 
 
•  There  is  no  'face  to  face'  service  at  the  work  base  (the 
home). 
 
Stage
g  
e 2
  : H
  e
H a
e l
a t
l h 
h a
  n
a d
n  
d S
  af
a ety
t  A
  s
A ses
e sm
s en
e t
n  
 
Individuals  who  are  planning  to  work  from  home  should 
complete  the  attached  self-assessment  form  (appendix  E1)  to 
ascertain  whether  the  home  needs  to  be  assessed  by  a 
competent  person.  The  purpose  of  any  such  assessment  is  to 
establish  the  suitability  of  the  home  for  working  against  health 
and  safety  standards  and  the  requirements  as  specified  within 
appendix E2. 
 
Stage
g  
e 3
  : C
  a
C p
a a
p b
a iliity,
y  
, P
  erson
o al
a  
l a
  nd
n  
d R
  o
R le 
e D
  e
D v
e elo
l p
o men
e t 
 
Selection  must  be  in  accordance  with  the  competencies  and 
criteria which have been identified as essential to being able to 
work  productively  and  competently  in  the  home  environment 
i.e.: 
 
•  competency  to  deliver  the  role  effectively  without 
supervision; 
 
•  understanding  of  the  impact  of  homeworking  on  the  home 
environment; 
 
•  self-motivation,  self-discipline  and  possession  of  good  time 
management skills; 
 
•  clarity of role, deadlines and objectives with feedback; 
 
•  clarity  of  personal  development  plan  and  monitoring 
arrangements. 
 
The  above  selection  criteria  will  be  reviewed  according  to  the 
needs  of  the  service,  and  may  vary  dependant  on  the  specific 
job roles. 
 
E4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.3  Regular Information/Support/Communications 
 
The following provides guidance to managers and employees to 
ensure that those who work from home form an integral part of a 
team. 
 
4.3.1 The manager should ensure that each homeworker has 
the opportunity to meet and discuss ideas at least once 
a week. 
 
4.3.2 In  addition  to  regular  and  detailed  team  briefings,  line 
managers 
will 
ensure 
that 
there 
are 
regular   
communications,  as  appropriate,  made  between  the 
office-based team and homeworkers. Homeworkers and 
their  managers  should  meet  on  a  regular  basis  to 
evaluate  and  develop  effective  communication  links. 
Homeworkers  should  receive  all  relevant  information, 
briefing 
papers 
and 
internal 
departmental 
communications. 
 
4.3.3 Clear  objectives  are  required  with  specific  targets  and 
the  organisation  of  work  into  a  series  of  ‘deliverable’ 
segments. 
 
4.3.4 Homeworkers  should  be  allocated  a  work  area  using 
principles  of  'hot-desking',  if  appropriate,  within  work 
premises for the time they are expected to attend. 
 
4.3.5 Homeworkers shall be supplied with relevant I.T. support 
(e.g.  e-mail,  telephone  conference  facilities,  computer, 
etc.) to allow them to work effectively. 
 
4.4  Terms and Conditions of Employment 
 
The terms and conditions set out below must be agreed before 
homeworking begins. 
 
4.4.1 Place of Work 
•  The contract will define the normal place of work as the 
employee's  home.  Should  the  individual  move  to  a 
different  home  address,  then  the  suitability  of  those 
premises  will  be  assessed  and  homeworking  will  only 
continue with the Board's express agreement. 
 
E5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  The  contract  shall  provide  that  the  employee  is 
required to adhere to all Board policies and attend work 
premises  at  reasonable  notice.  Purposes  may  include 
meetings, reporting sessions, submission of completed 
work, and training. 
 
•  At the determination of the Board the employee will be 
required  to  live  within  a  reasonable  travelling  distance 
of work premises for meetings, briefings, training etc. in 
line  with  arrangements  for  office-based  staff.  This 
requirement will be specified at the time of advertising 
and when notifying staff of homeworking. 
 
•  There  may  be  occasions,  as  a  result  of  system  or 
equipment failure, when the employee will be required 
to  work  from  work  premises.  Arrangements  will  be 
agreed  between  the  line  manager  and  employee  prior 
to commencement of homeworking. 
 
•  The Board, by prior appointment, has the right to enter 
the  employee’s  home  to  inspect  equipment  and 
methods of storage, including a right of access to filing 
cabinets  and  to  computer  files  relating  to  the  Board's 
activities. 
 
4.4.2 Hours of Work 
 
Hours  of  work  will  be  the  same  as  those  employees 
based in work premise 
 
4.4.3 Domestic Arrangements 
 
Homeworkers are required to carry out work duties during 
their  normal  hours  of  work.  Any  domestic  arrangements 
such  as  childcare/carer  arrangements  must  remain  in 
place throughout the homeworker’s hours of work. 
 
4.4.4 Reimbursement of Expenses 
 
Reimbursement of business travel costs will be based on 
the home address as the normal place of work and will be 
in line with Board policy. 
 
E6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
4.5  Equipment and Workstation 
 
•  The  Board  will  provide,  for  homeworkers,  equipment  as 
outlined and agreed as above. The Board will be responsible 
for installation, maintenance, repair and removal as required. 
Stationery and similar office materials will be supplied by the 
Board. 
 
•  The  Board  will,  at  its  discretion  and  up  to  specified  limits 
reimburse  the  homeworker  for  the  previously  agreed 
purchase  of  essential  equipment  (e.g.  desk,  chair,  filing 
cabinet). 
 
•  The  homeworker  is  responsible  for  keeping  all  such 
equipment  in  good  condition,  reasonable  wear  and  tear 
accepted, and for reporting any damage or malfunction to the 
line manager. 
 
•  The  homeworker  shall  be  responsible  for  ensuring  that 
equipment and  furniture purchased  meets health  and safety 
requirements as outlined within appendix E2. 
 
•  On termination of the contract of employment the Board will 
have the  right  to  enter  the  homeworker's  home  immediately 
to recover all its property including equipment, software and 
copy  documents  and  files.  Without  prejudice  to  the  Board’s 
legal  right,  entry  should  always  be  by  mutual  agreement. 
Alternatively,  the  homeworker  may  opt  to  keep  the 
equipment and/or furniture in exchange for a payment equal 
to the original cost, less 3% of the value per month of service 
since its purchase; otherwise the employer will have the right 
to remove the equipment. 
 
•  The homeworker shall arrange for a business telephone line 
to be installed solely for business usage, as applicable, and 
all call and rental charges will be invoiced to the Board. 
 
 
•  Additional and/or specialist equipment may be required, due 
to  a  homeworker's  disability.  On  such  occasions  it  may  be 
appropriate  to  have  the  workplace  assessed  by  the  local 
Disability  Employment  Advisor  to  advise  on  equipment 
available under the access to work scheme. 
E7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
5  Tax
a at
a io
i n 
 
5.1  Based  on  current  legislation,  it  is  not  expected  that  there 
should  be  any  additional  personal  taxation  or  Benefit  in  Kind 
implications  on  the  homeworker  as  a  result  of  working  from 
home. 
 
5.2  It  is  not  expected  that  there  will  be  any  Capital  Gains  Tax 
implications  if  the  room  used  for  working  from  home  is  dual 
purpose  (i.e.  occupies  under  10%  of  the  employee’s  home). 
However,  homeworkers  may  contact  HM  Customs  and 
Revenue to confirm their individual circumstances. 
 
5.3  Insurance arrangements are a joint responsibility between the 
employee and the Board. Homeowners must provide evidence 
of 
adequate  insurance  cover  prior  to  commencing 
homeworking.  
 
6  Witih W
  it
i hdr
d aw
a a
w l
a  
l from
o  H
  o
H mew
e o
w r
o k
r in
i g
n  
 
‘Homeworking’  is  regarded  as  a  long  term  commitment  both  for  the 
Board  and  staff.  Notwithstanding  this,  homeworkers  may  seek  to 
discontinue  the  arrangements  and  request  to  be  based  in  work 
premises.  The  Board  will  agree  where  it  deems  this  practicable.  The 
line  manager  will  take  a  compassionate  approach  to  requests  made 
due to exceptional personal circumstances. 
 
Homeworkers  will  be  required  to  co-operate  in  enabling  the  Board’s 
property to be removed upon termination of employment. 
 
7  Moni
n t
i ori
r ng
n  
g a
  nd
n  
d R
  e
R v
e iew
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of    
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
E8 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
You  do  not  have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h ld  sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
used
e  t
  o 
o i
  nf
n or
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t at
a  o
  c
o cur 
r in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009.  
E9 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
App
p e
p n
e di
d x
i  E
  1 
He
H a
e lt
l h 
h a
  nd
n  
d S
  afe
f t
e y
t  A
  ud
u i
d t: H
  o
H m
o ewo
w rk
r er
e ’s
’  S
  el
e f A
  ss
s es
e sm
s ent
n   
   
    
   
   
   
 
This  form  must  be  completed  by  the  employee  planning  to  work  from 
home and be counter-signed by their manager. The purpose of this form is 
to  ascertain  whether  a  full  health  and  safety  assessment  should  be 
undertaken on the employee's home environment by a risk assessor. This 
form should be completed and returned to Human Resources Department 
before it is agreed that a member of staff may work from home. 
 
Na
N me 
 
Add
d r
d es
e s 
 
Tel
e e
l ph
p o
h n
o e 
e
 
No
N  
De
D pa
p r
a tmen
e t
n    
Job
o  T
  it
i le 
 
 
Please forward a copy of your job description with this completed form 
 
 
Please tick the 
appropriate box 
1  Do  you  anticipate  spending  more  than  20%  Yes 
No 
of your time working at your homebase? 
 
If yes, do you anticipate spending more than  Yes 
No 
50%  of  your  time  working  at  your 
 
homebase? 
2  Do  you  have  a  room  at  home  which  will  be  Yes 
No 
used specifically as an office base? 
If  you  answered  no  to  this  question,  within   
which  room  in  the  home  will  the  work  be 
undertaken? 
How  much  space  in  this  room  will  be   
required to carry out your role effectively? 
Is  there  sufficient  space  within  this  room  to  Yes 
No 
carry out your role effectively? 
Is  there  adequate  ventilation,  reasonable  Yes 
No 
temperature,  and  suitable lighting  within  the 
home  to  perform  the  role  effectively  and  in 
comfort? 
3  Will  you  be  using  your  PC  continuously  for  Yes 
No 
an hour or more at a time? 
Will you be using the PC every day? 
Yes 
No 
If not, how often will you be required to use   
your PC at your home base? 
4  Do you have adequate first aid provisions in  Yes 
No 
E10 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
the home? 
5  Are  you  likely  to  have  to  carry  or  move  Yes 
No 
heavy  loads  in  the  home  as  part  of  your 
role? 
 
If  yes,  what  manual  handling  activities  will   
be undertaken in the home? 
6  Is  your  electricity  supply  suitable  for  Yes 
No 
homeworking?  (e.g.  are  there  sufficient 
sockets, etc?) 
(Consult a qualified electrician if necessary) 
If you believe there is additional information we may require in relation 
to  health  and  safety  issues  of  working  at  home,  please  set  this  out 
below. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
E11 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
 
App
p e
p n
e di
d x E
  2 
Ho
H m
o ew
e o
w r
o king
n  
g He
H alt
l h
t  
h an
a d
n  
d Saf
a et
e y
t  I
  s
I sue
u s 
 
In  accordance  with  Section  2(1)  of  the  Health  &  Safety  at  Work  etc.  Act 
1974 ("HASAWA") there is a duty on every employer "...to ensure, so far is 
reasonably  practicable,  the  health,  safety  and  welfare  at  work  of  all  its 
employees". 
 
In particular, the Board is responsible for: 
 
(a) the provision and maintenance of the Board’s equipment and systems 
of work that are safe and without health risks; 
(b) ensuring  safety  and  absences  of  health  risks  in  the  use,  handling, 
storage, and transport of articles; and 
(c) the  provision  of  information,  instruction,  training  and  supervision 
necessary to ensure health and safety. 
 
The Board will make a suitable and sufficient assessment of all the risks to 
the  health  and safety  of  their homeworkers  by identifying  any  hazards in 
the  home,  assessing  the  risks  those  hazards  might  pose  to  the 
homeworkers, and other occupants of and visitors to the home, and taking 
appropriate  action  to  remove  those  risks  or  reduce  them  as  far  as 
possible.  The  homeworker  is  required  to  assist  in  that  process  by 
completing  a  preliminary  Health  and  Safety  Self  Assessment  Audit 
(appendix  E1).  This  assessment  should  take  place  before  a  new 
employee,  or  existing  member  of  staff  is  designated  a  homeworker  and 
then reviewed on a regular basis. 
 
Homeworkers  are  required  to  take  reasonable  care  for  their  own  health 
and  safety  and  that  of  other  persons  who  may  be  affected  by  their  acts 
and  omissions  at  work  in  the  home.  Without  prejudice  to  the  Board’s 
duties as the employer, the homeworker's duties in this regard are likely to 
be  significant  because the  working  environment is  not  under  the Board’s 
control. 
 
Risk Assessments should take into account the following issues: 
 
1.
1   Dis
i pl
p a
l y S
  cre
r e
e n
e  
n E
  qu
q ip
i men
e t
n  
 
A homeworker will not be permitted to carry out a significant amount of 
work  at  a  home-based  work  station  until  such  risk  assessment  has 
been  carried  out  and  any  recommendations  implemented.  Such 
E12 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
assessments  shall  be  conducted  by  someone  who  has  received 
relevant training. The "workstation" as defined in the Health and Safety 
(Display  Screen  Equipment)  Regulations  1992  includes  the  display 
screen,  the  software,  the  keyboard,  disk  drive,  telephone,  modem, 
printer,  documents  holder,  work  chair,  work  desk,  work  surface,  any 
other  items  peripheral  to  the  display  screen  equipment,  and  the 
immediate environment around it. 
 
2.
2   Work
r  e
  q
e ui
u p
i men
e t
n  
 
The Provision and Use of Work Equipment Regulations 1992 (PUWER) 
do  apply  to  the  home.  Other  equipment  not  comprising  part  of  the 
"workstation"  as  defined  above  provided  by  the  employer  will 
nevertheless  be  suitable  and  sufficient  for  its  purpose,  with  proper 
information  and  training  being  given  on  how  to  use  that  equipment 
properly  and  safely.  Particularly  important  will  be  proper  storage 
facilities for paper files. 
 
3.
3   Ha
H n
a dliln
i g 
g L
  o
L ad
a s
d  
 
Homeworkers  should  be  warned  of  the  hazards  of  handling  loads. 
Steps  will  be  taken  to  avoid  the  need  for  any  hazardous  manual 
handling  by  homeworkers  of  loads  relevant  to  their  work  in  the  home 
either altogether or, until risk assessments have been carried out. 
 
4.
4   Work
r pl
p ac
a e 
 
The Workplace  (Health,  Safety  and Welfare)  Regulations  1992  do not 
apply  to  the  home  but  the  standards  they  require  provide  a  useful 
benchmark  in  carrying  the  overall  risk  assessment.  The  home 
workplace 
should 
have 
adequate 
ventilation, 

reasonable 
temperature,  suitable  and  sufficient  lighting,  sufficient  space,  and  the 
floor  should  be  kept  free  from  obstructions  or  from  articles  or 
substances which could  cause  a  homeworker to slip,  trip  or  fall. If the 
employer  approves  the  home  as  suitable  it  will  be  the  homeworker's 
responsibility to maintain that safe and healthy working environment. 
 
5.
5   Ele
l ct
c rical
a  e
  q
e u
q ip
i m
p en
e t
n  
 
The Electricity at Work Regulations 1989 require electrical systems to 
be constructed and maintained, so far as is reasonably practicable, to 
prevent  danger.  Duties  under  the  regulations  fall  on  employers  and 
employees  insofar  as  they  relate  to  matters  under  their  control.  The 
employer is only responsible for electrical equipment which it supplies. 
E13 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
However,  before  allowing  a  homeworker  to  work  from  home  the 
organisation will ensure that the homeworker's own electrical wiring is 
adequate  for  the  purposes  intended.  Maintenance  of  the  wiring  is  the 
homeworker's responsibility. 
 
6.
6   Sub
u stanc
n es
e  a
  n
a d 
d m
  at
a er
e ia
i ls
l  
 
The  employer  is  only  responsible  for  substances  and  materials  it 
provides to homeworkers. Procedures under the Control of Substances 
Hazardous  to  Health  Regulations  1994  should  be  complied  with. 
(Please refer to the organisational Health and Safety Policy.) 
 
7.
7   Sec
e ur
u it
i y 
 
Employees who undertake to meet with members of the organisation or 
members of the public in the course of their employment should make 
appropriate arrangements to meet at the local work office or in a public 
building. 
 
8.
8   First A
  id 
 
In accordance with paragraph 3 of First Aid at work the Approved Code 
of  Practice  and  Guidance  to  the  Health  and  Safety  (First  Aid) 
Regulations  1981,  the  employer  will  ensure  that  the  homeworker  has 
adequate and appropriate first aid provisions in the home. It shall be a 
contractual obligation on the part of the homeworker to allow managers 
to  have  reasonable  access  to  the  home,  by  appointment,  in  order  to 
carry out inspections for health and safety purposes. The homeworker 
will be given sufficient training and information to enable the employer 
to comply with its duty to report and record the work related accidents, 
injuries  and  diseases referred  to in  the  Reporting  of  Injuries  Diseases 
and Dangerous Occurrences Regulations 1995. 
E14 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
App
p e
p n
e di
d x
i  E3
E  
Ho
H m
o ew
e o
w r
o kers
r ’ 
’ Int
n el
e lec
e tua
u l
a  P
  rop
o e
p r
e ty a
  n
a d
n  Da
D t
a a P
  rot
o ec
e tio
i n
o   
   
   
   
    
   
   
   
 
Employees  do  not  own  the  copyright  on  work  produced  in  the  course  of 
employment  with  the  Board  unless  there  is  a  written  agreement  to  the 
contrary. 
 
It  is  the  duty  of  the  homeworker  to  take  all  reasonable  precautions  to 
protect  confidential  information  relating  to  employment  with  the  Board 
which is stored in the home and, in particular, from other people residing 
in  or  visiting  the  home.  Information  is  confidential  where  it  is  expressly 
stated  to  be  confidential.  Information  can  also  be  confidential  where  its 
nature or quality attracts confidence by implication, or where it is covered 
by the data protection legislation. 
 
Information  held  on  computer  which  contains  data  about  any  identifiable 
living  individuals  is  likely  to  be  subject  to  the  Data  Protection  Act  1998. 
Homeworkers,  as  employees,  do  not  need  to  register  separately  under 
this  Act;  they  are  covered  by  the  Board's  Register  entry.  However, 
homeworkers  will  need  to  know  and  understand  their  obligation  to  keep 
data  about  any  identifiable  living  individuals  confidential  and  secure,  to 
operate  within  the  terms  of  the  Board's  Data  Protection  Register  entry, 
and to comply with the eight Data Protection Principles. 
 
In  practice,  the  homeworker’s  obligations  as  set  out  above  are  best 
observed  by  keeping  work  life  and  domestic  life  separate.  In  particular, 
where there is a risk that other household occupants, might gain access to 
work-related  computer  files  these  should  be  password  protected.  Great 
care should be taken not to inadvertently disclose passwords. 
 
Computer  files  which  are  not  contained  in  the  organisations  networked 
drives should be regularly backed up onto disc and stored away from the 
home. Managers are responsible for agreeing and monitoring procedures 
for ensuring the security of work, information, and data and files under the 
homeworker's  control.  Homeworkers  should  comply  with  the  Board's 
system's department procedures on virus checking and logging off when a 
computer is not in use. 
E15 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(F) Ph
P as
a ed 
d R
  e
R t
e iral
a  
l P
  olic
i y 
 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde) 
recognises that the change from work to retirement is one of the most 
significant  events  encountered during a  person’s life.  This  policy aims 
to  provide  the  best  support  and  practical  information  to  enable 
employees to experience as smooth a transition from work to leisure as 
possible. 
 
This  policy  applies  to  all  employees  of  the  Board  who  wish  to  retire 
including  those  employees  with  Mental  Health  Officer  or  special  class 
status.  
 
2.
2   Prin
i cip
i le
l s
e  
 
All employees for whom this policy applies will be given the opportunity 
to  access  the  benefits  detailed  in  this  policy.  Employees  who  wish  to 
continue  to  work  until  they  are  65  may  do  so,  retiring  the  day  before 
their 65th birthday. It will be the responsibility of the Human Resources 
to  contact  all  employees  13  months  before  their  60th  birthday  (55th  in 
the cases of special classes) to enquire as to their intentions in regard 
to  retirement.  Employees  must  inform  the  local  Head  of  Human 
Resources  of  the  intention  to  retire  and  whether  they  wish  a  phased 
retiral. Human Resources will then arrange an individual interview with 
the member of staff 12 months before the actual date of retiral in order 
that  a  “Retiral  Plan”  may  be  drawn  up.  The  retiral  plan  must  include 
agreement  between  the  manager  and  the  employee  on  how  annual 
leave will be utilised over the final year leading to retirement  
 
3.
3   Work
r in
i g 
g H
  o
H u
o r
u s R
  e
R d
e u
d c
u tio
i n
o  
 
In  order  that  an  employee  can  adjust  to  the  prospect  of  increased 
leisure hours, a gradual reduction in working hours may be introduced 
three months prior to retirement, as detailed in the table1 below: 
 
Third month before retiral – 4 days 
                                                 
1 The above table may be adapted for Medical and Dental Staff on a pro 
rata basis using job planning activity instead of days. 
F1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Second month before retiral – 3 days 
Last month before retiral – 2 days 
 
The above will apply on a pro-rata basis to staff on either part-time or 
job  share  contracts.  During  this  time  employees  will  receive  their 
normal pay2. 
 
4.
4   Prep
e ar
a at
a ion
o  
n f
  or R
  e
R t
e ir
i em
e en
e t
n  
 
Employees  will  be  given  the  opportunity  to  attend  a  pre-retirement 
course where they will have access to a wide range of information and 
be  given  their  “retiral  pack”.  To  encourage  a  long  and  healthy  retiral 
employees  will  have  access  to  a  health  check  and  advice  from  the 
Occupational Health service.  
 
5.
5   Staff
f  T
  er
e min
i a
n tio
i n
o /
n Pe
P n
e s
n io
i n
o s
n  A
  pp
p l
p ic
i atio
i n
o  
 
Pensions  applications  and  notification  of  termination  should  be 
completed 4-6 months before the date of retiral in order to ensure that 
pensions are paid timeously. 
 
6.
6   Re
R t
e iral 
l G
  if
i t/Pre
r s
e en
e t
n a
t t
a ion
o  
 
The  Board  believes  it  is  important  that  an  employee’s  service  is 
acknowledged.  Therefore  line  managers  must  take  responsibility  for 
these arrangements. In addition, in acknowledgement of long service at 
retiral, the Board will provide a gift with a value in relation to service as 
follows: 
 
With 20 or more years continuous service with 
£1
£ 0
1 0.
0 00
0  
the Board but less than 30 years   
With 30 or more years continuous service with 
£1
£ 5
1 0.
0 00
0  
the Board but less than 40 years 
With 40 or more years continuous service with 
£2
£ 5
2 0.
0 00
0  
the Board   
                                                 
2 Normal pay is the full pay the employee would have received had they 
worked  their  standard  hours  for  the  period  of  step  down.  (It  does  not 
include  unearned  overtime  or  unearned  on-call  payments  out  with 
standard hours.) 
 
The  above  definition  of  normal  pay  also  includes  distinction  awards  and 
discretionary points for Medical and Dental Staff. 
F2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
7.
7  M
  on
o it
i or
o ing
n  
g a
  nd
n  
d R
  e
R v
e ie
i w
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e din
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
F3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(G) S
  pe
p c
e ia
i l
a  L
  e
L a
e ve 
e P
  olic
i y 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde) 
recognises  that  many  employees  balance  the  demands  of  work 
requirements  with  domestic  responsibilities.  While  each  employee  is 
responsible  for  ensuring  that  they  have  appropriate  care  mechanisms 
in  place  to  meet  their  personal  responsibilities,  the  Board  will 
endeavour to assist in circumstances where these arrangements have 
unavoidably  broken  down,  or  where  additional  pressures,  outwith  the 
norm, arise and for which time off work may be required. 
 
All  requests  must  be  dealt  with  on  a  strictly  confidential  basis  and  no 
undue pressure  will  be  exerted on  staff  to  divulge  details  which  might 
breach  their  personal  privacy.  However  sufficient  information  is 
required  to  allow  managers  to  make  an  informed  decision  on  the 
amount of leave granted. 
 
2.
2   Le
L ga
g l
a  F
  ram
a ewo
w rk
r  
 
(i)  The 
e E
  m
E plo
l y
o men
e t R
  e
R la
l t
a io
i n
o s
n  A
  c
A t, 1
  9
1 9
9 9 
 
All  employees  are  provided  with  the  right  to  take  a  reasonable 
period of unpaid time off work to deal with an emergency involving a 
dependant and not to be dismissed, or victimised, for doing so. 
 
For these purposes, a dependant is defined as someone who lives 
in  the  same  home  as  the  member  of  staff  and  who  is  a  spouse, 
partner, child, parent, grandparent, or other relative or person living 
in  the  same  house,  with  whom  the  member  of  staff  has  a  similar 
relationship. 
 
This legislation does not provide a set amount of time off which can 
be taken but it is widely regarded that, in most cases, the amount of 
leave will be limited to one or two days at the most. 
 
(ii) The 
e E
  m
E plo
l y
o men
e t A
  c
A t,
t  20
2 0
0 2
0  
 
Parents  of  children  aged  under  6  and  of  children  with  a  disability 
aged  under  18,  are  provided  with  the right to  apply to  work  flexibly 
and their employers have a duty to consider requests seriously. 
G1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
This legislative right does not apply in the case of any other category 
of dependant. 
 
3.
3   Pol
o ic
i y R
  a
R t
a io
i na
n l
a e 
 
The purpose of this policy is to allow for an appropriate response to: 
 
(a) the sudden and immediate need to provide care to a family member, 
dependent, close friend or colleague; 
(b) a  family  member,  dependent,  close  friend  or  colleague  of  the 
employee suffering ill health; 
(c) a  family  member,  dependent,  close  friend  or  colleague  of  the 
employee suffering a bereavement; 
(d) civic and public duties. 
 
This  could  be  where  the  normal  arrangements  break  down  without 
notice, or where an urgent and unforeseen situation arises. 
 
Examples of this include: 
 
•  a  family  member,  dependent,  close  friend  or  colleague  of  the 
employee  falling  ill,  being  involved  in  an  accident,  or  being 
assaulted, including instances  where the victim is distressed  rather 
than being physically injured; 
•  the  need  to  make  longer  term  care  arrangements  for  a  family 
member, dependent, close friend or colleague, who is ill or injured; 
•  to deal with  the  death  of  a family member,  dependent, close friend 
or  colleague  (e.g.  to  make  funeral  arrangements,  or  to  attend  a 
funeral); 
•  to  deal  with  an  unexpected  disruption,  or  breakdown,  in  care 
arrangements  for  a  family  member,  dependent,  close  friend  or 
colleague (e.g. when a childminder or nurse fails to turn up); or 
•  to deal with an incident involving the employee’s child during school 
hours  (e.g.  if  the  child  has  been  involved  in  a  fight,  or  is  being 
suspended from school). 
 
NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde  also  recognises  that  the  needs  of 
employees  who  care  for  a  family  member,  dependent  or  close  friend 
who is  elderly,  disabled,  or  suffer  ill  health,  is  particularly  important  in 
the  NHS  because  people  working  in  healthcare  are  often  expected  to 
do  more  than  other  family  members  when  it  comes  to  caring  for  a 
relative. 
G2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
The  provisions  of  this  policy  are  applicable  to  all  employees, 
irrespective  of  length  of  service,  hours  of  work,  or  grade  and  no 
employee will suffer any detriment as a result of making application for 
time off under these provisions. 
 
As always, the extent and duration of such leave must be balanced by 
service  needs  accepting  the  emergency  and  unforeseen  nature  of 
requests particularly in the early stages. 
 
4.
4   Time 
e O
  ff
f  
 
The provisions for time off are as follows: 
 
(i)  Ser
e iou
o s
u  i
  llne
n s
e s/Ber
e e
r av
a em
e en
e t L
  e
L a
e v
a e 
Up  to  one  working  weeks  paid  leave  in  the  event  of  the  serious 
illness, acute need or death of a family member, dependent, close 
friend  or  colleague.  This  can  be  extended  by  up  to  a  further 
working  week  and  it  will  be  at  the  discretion  of  the  manager 
whether this is paid or unpaid. 
 
(ii)  Do
D m
o es
e t
s ic E
  mer
e ge
g n
e c
n ie
i s 
Up  to  one  working  week  can  be  allocated  as  paid  leave  to  deal 
with urgent and predominately unforeseen circumstances to which 
sick leave, annual leave, or any other form of specified leave is not 
applicable.  The  level  of  leave  granted  will  vary  depending  on  the 
seriousness and scale of the incident. Leave may be extended by 
up to a further working week and it will be at the discretion of the 
manager,  taking  into  account  the  circumstances  of  the  specific 
case, whether this is paid or unpaid. 
 
(iii)  Ca
C r
a er
e  Le
L a
e v
a e 
e – Sho
h r
o t 
t &
   L
  on
o g
n  
g Ter
e m
r  
This  provision  is  primarily  for  those  who  are  required  to  provide 
care for a dependant. 
 
•  Sho
h rt  Term
r   Ca
C rer
e   Lea
e v
a e 
e allows  for  up  to  one  working  weeks 
paid  leave,  which  can  be  extended  by  up  to  a  further  working 
week  of  paid  or  unpaid  leave,  to  deal  with  urgent  unforeseen 
care  needs.  Thereafter  and  depending  on  the  specific 
circumstances, a manager may agree a period of annual leave, 
or unpaid leave. 
 
G3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  Lo
L ng
n   Ter
e m
r   Car
a er
e   Lea
e v
a e 
e allows  for  the  possibility  of  altering 
contractual  work  patterns  to  enable  the  employee’s  family  life 
and  work  requirements  to  be  balanced  for  an  appropriate 
period. 
 
No
N t
o e: The references above to a “working week” mean the number 
of hours that an employee is contracted to work. For example, the 
working week of a member of staff contracted to work 37½ hours 
per  week, is  37½  hours,  while  the  working  week for  a member of 
staff contracted to work 20 hours per week, is 20 hours. 
  
    
   
   
   
   
    
    
   
   
    
5.
5   Ser
e iou
o s I
  llne
n s
e s/Ber
e e
r av
a em
e en
e t
n  L
  e
L a
e v
a e 
 
5.1 
Definition 
 
To  provide  reasonable  support  to  employees  at  times  of 
distress due to the unforeseen serious illness, or the death of 
a family member, dependent, close friend or colleague. 
 
5.2 
Entitlement 
 
Managers have the discretion to award paid leave of up to one 
working  week  in  each  occurrence  of  serious  difficulty.  In 
particularly  distressing  circumstances,  the  manager,  in 
discussion with Human Resources, may extend this by up to a 
further week of paid or unpaid leave. 
 
5.3 
Duration Criteria 
 
In considering the amount  of leave,  the  manager  should  take 
into  account  the  specific  circumstances  (e.g.  the  relationship 
between  the  member  of  staff  and  the  person  in  question, 
whether the employee has a responsibility for the estate of the 
deceased, the availability of other relatives or friends and the 
distance to be travelled in dealing with such matters). 
 
5.4 
Consistency 
 
Managers should aim to be fair, consistent and sympathetic in 
applying this policy. 
 
G4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
5.5 
Notification 
 
Employees  must  make  their  manager  aware  of  the  potential 
need  for  leave  at  the  earliest  opportunity  and  should  keep  in 
regular contact throughout that period. 
 
5.6 
Record Keeping 
 
Leave  should  be  recorded  on  the  appropriate  record  card  for 
future reference and to enable monitoring of its fair application 
throughout  NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde.  It  must  also  be 
notified to Payroll Department to ensure appropriate payment 
and recording. 
 
6.
6   Do
D m
o es
e t
s ic E
  mer
e ge
g n
e c
n ie
i s 
 
6.1 
Definition 
 
Leave  under  this  heading  can  be  defined  as  arrangements 
granted when employees need to be absent from work under 
circumstances  not  covered  by  sick  leave,  annual  leave, 
bereavement  leave, maternity leave,  paternity  leave,  parental 
leave,  adoption  and  fostering  leave,  or  flexible  working 
arrangements. 
 
This  leave  is  provided  as  a  short-term  solution  to  help 
members  of  staff  to  balance  the  demands  of  their  work  and 
home responsibilities. 
 
6.2 
Entitlement 
 
•  Up to one working week can be allocated as paid leave by 
the  manager,  taking  into  consideration  the  amount  of  the 
time  reasonably  required  to  attend  to  the  situation  which 
has arisen. 
 
•  In  cases  of  exceptional  difficulty,  the  manager  can  extend 
this  period  for  up  to  a  further  working  week  and,  in 
discussion  with    Human  Resources,  has  the  discretion  to 
determine whether this should be on a paid or unpaid basis. 
It  may,  however,  be  considered  appropriate  for  the 
employee  to  utilise  annual  leave  under  circumstances 
G5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
where  the  situation, while still important,  has ceased to be 
an emergency. 
 
•  In  exceptional circumstances,  the  employee may  be  faced 
with  long  term  difficulties  and  the  manager,  in  discussion 
with  Human  Resources,  should  consider  other  options  to 
assist  in  the  situation.  This  may  include  a  reduction  in 
hours, an alteration to the employee’s shift pattern, a move 
to another post, etc. 
 
•  There  should  be  no  requirement  for  the  approved  number 
of days to be taken in one block. 
 
6.3 
Notification 
 
Employees must make their manager aware  of  their  potential 
need  for  leave  at  the  earliest  opportunity  and  should  keep  in 
regular contact throughout this period. 
 
6.4 
Record Keeping 
 
Leave  must  be  recorded  in  the  appropriate  record  card  for 
future reference and to enable monitoring of its fair application 
throughout  NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde.  It  must  also  be 
notified to Payroll Department to ensure appropriate payment 
and recording. 
 
7.
7   Ca
C r
a er
e  Le
L a
e v
a e 
 
7.1 
Definition 
 
Where  employees  are  responsible  for  caring  for  a  family 
member,  dependent  or  close  friend,  work  and  home  life  can 
cause  conflicting  pressures.  Carer  leave  is  designed  to 
encourage  managers  to  adopt  flexible  working  practices  at 
times  when  employees  need  assistance  to  balance  their 
caring responsibilities with their work commitments. 
 
As recorded in 4 (iii), short-term Carer Leave allows for up to 
one working week’s paid leave, which can be extended by up 
to a further working week of paid or unpaid leave, to deal with 
urgent  unforeseen  care  needs.  Thereafter  and  depending  on 
G6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
the specific circumstances, a manager may agree a period of 
annual leave, or unpaid leave. 
 
7.2 
Local arrangements 
 
The  needs  of  employees,  who  care  for  family  members, 
dependants  or  close  friends,  can  often  be  very  simple  (e.g. 
knowing that they will be able to leave work on time each day, 
or being able to make a telephone call home during the day to 
check that all is well). Alternatively, a variation in the working 
pattern,  such  as  altered  shifts,  or  earlier/later  starting  and 
stopping times may provide an adequate solution. 
 
Needs such as these may be relatively easy to satisfy and it is 
expected  that  the  individual’s  manager  will  provide 
sympathetic support and strive to reach a mutually acceptable 
solution to the employee’s requirements. 
 
7.3 
Short periods of time off 
 
There  may  be  circumstances  when  an  employee  needs  a 
short  period  of  time  off  (e.g.  to  deal  with  an  emergency 
situation, to attend hospital, etc). In these circumstances, one 
of  the  arrangements  shown  in  Section  4  can  be  utilised  to 
allow the employee time off. 
 
7.4 
Long-term arrangements 
 
There  may,  however,  be  times  when  the  caring  demands  on 
the  employee  are such  that  they  are  forced  to  consider more 
extreme  measures,  such  as  a  long  term  reduction in  working 
hours, in order to meet their caring commitments. 
 
While  each  case  must,  quite  obviously,  be  judged  on  its  own 
merits,  NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde  is  committed  to 
ensuring that where the reason for an employee requesting a 
reduction in contracted hours is for the provision of care, their 
case  will  be  considered  sympathetically  and  will  not  be 
unreasonably denied. 
 
Employees  with  caring  responsibilities,  who  recognise  the 
need  to  alter  their  contracted  working  hours  on  a  long  term 
basis, should discuss the matter with their manager in the first 
G7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
instance.  It  may  be  considered  appropriate  for  Human 
Resources to be involved in these discussions. 
 
Where the manager feels unable, because of the needs of the 
service,  to  agree  to  the  employee’s  request,  the  employee 
should contact Human Resources in order to investigate other 
alternatives  (e.g.  secondment,  redeployment  etc).  Under 
circumstances  where  it  is  agreed  that  redeployment  is  an 
option,  the  employee  concerned  will  be  entitled  to  the  full 
range of provisions available under the Board’s Redeployment 
Policy. 
 
7.5 
Other assistance 
 
Employees with caring responsibilities are encouraged to take 
advantage  of  other  facilities  which  already  exist  within  NHS 
Greater  Glasgow  &  Clyde  and  which  may  provide  them  with 
support  or  access  to  coping  mechanisms  (e.g.  stress 
management initiatives, the Occupational Health Service who 
can arrange access to counselling, etc). 
 
8.
8   Othe
h r
e  ty
t pe
p s
e  o
  f S
  pe
p c
e ia
i l Le
L a
e ve 
 
8.1 
Definition 
 
Other  types  of special leave are  those  where it is  required  to 
make available, special leave with pay for an employee to be 
absent from work to perform ‘essential civic and public duties’. 
 
The  legislation  requirement  for  this  is  contained  within  the 
Employment  Rights  Act,  1996  and  covers  a  wide  range  of 
circumstances,  a  number  of  which  are  given  below  as 
examples: 
 
• 
Justice of the Peace 
• 
Attendance at court as a witness 
• 
Members of a variety of public bodies including Children’s 
Panels 
• 
Jury Service 
• 
Training with Volunteer Forces 
 
This list is illustrative, not exhaustive. 
 
G8 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
8.2 
Entitlement 
 
Up  to  one  working  week  per  year  can  be  allocated  as  paid 
leave by the manager taking into consideration the amount of 
time reasonably required to devote to the issue. 
 
In exceptional circumstances the manager can extend this 
period for up to a further working week and in discussion with 
Human Resources, has the discretion to determine whether 
this should be on a paid or unpaid basis. It may, however, be 
considered appropriate for the employee to utilise annual or 
unpaid leave. 
 
8.3 
Notification 
 
Employees  must  make  their  managers  aware  of  the  potential 
need  for  leave  at  the  earliest  opportunity  and,  where 
appropriate  should  keep  in  regular  contact  throughout  the 
period. 
 
8.4 
Record Keeping 
 
Leave  should  be  recorded  on  the  appropriate  record  card  for 
uture reference and to enable monitoring of its fair application 
throughout  NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde.  It  must  also  be 
notified  to  Payroll  to  ensure  appropriate  payment  and 
recording. 
 
9.
9   Re
R s
e ol
o u
l tio
i n
o  
n of
o  D
  is
i ag
a r
g ee
e men
e t
n s 
 
No  request  for  leave  under  this  policy  will  be  unreasonably  withheld. 
Should  a  disagreement  arise,  the  employee  has  the  right  to  raise  a 
formal  grievance.  It  may  be  preferable,  before  progressing  to  formal 
procedure, for the manager to seek advice on resolving the matter with 
Human  Resources  and  a  senior  trade  union/professional  organisation 
representative. This approach will not preclude the employee’s right to 
raise a formal grievance in the event that they consider that the matter 
has not been satisfactorily resolved. 
 
G9 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
10
1 .  Mon
o i
n t
i or
o in
i g
n  a
  n
a d
n  R
  e
R v
e i
v ew
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
 
 
G10 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(H)
H  A
  dv
d er
e se W
  ea
e t
a he
h r
e  P
  olic
i y 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde) 
recognises that some employees may experience difficulty in reporting 
for  work  during  periods  of  adverse  weather  and  other  exceptional 
conditions.  This  policy  aims  to  support  employees  in  such 
circumstances while balancing the requirements to provide services. 
 
2.
2   Scop
o e
p  
 
These arrangements apply to all employees. 
 
3.
3   Prin
i cip
i le
l s
e  
 
Travelling difficulties caused by the location of an employee’s home in 
relation  to  their  place  of  work  are  primarily  the  responsibility  of  the 
employee, and it is the duty of every employee to report on time to their 
place  of  work.  That  notwithstanding  the  following  arrangements  have 
been  drawn  up  to  ensure  an  equitable  and  consistent  approach  is 
adopted  when  dealing  with  disruption  to  both  employees  and  service 
during adverse conditions. 
 
4.
4   Staff
f  R
  e
R p
e o
p rt
r in
i g
n  
g La
L t
a e
t  f
  or
o  D
  u
D t
u y 
 
Employees  who  experience  difficulty  in  reaching  their  place  of  work 
due to adverse weather conditions must contact their line manager as 
soon as possible to explain their situation. 
 
Where  the  line  manager  is  satisfied  that  the  employee  does  have 
genuine  travel  difficulties  and  that  all  reasonable  efforts  have  been 
made  to  report  for  duty  on  time,  they  may  regard  the  employee  as 
having  completed  their  contracted  hours  for  that  day/shift  (i.e.  the 
employee does not have to make up time or lose payment). 
 
In assessing the reasonableness of the employee’s attempts to report 
on  time, consideration  should  be  given to the  distance  and  method  of 
transport normally used, together with weather warnings, road reports, 
school  closure  reports  and  accessibility  of  alternative  methods  of 
transport.  Also  taken  into  account  should  be  any  arrangements  made 
H1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
by the employee to vary their normal departure time and the ability, or 
otherwise, of other staff from the same area to report for duty on time. 
 
If  the  line  manager  does  not  consider  that  the  employee  has  made  a 
reasonable  attempt  to  arrive  on  time,  this  should  be  explained  to  the 
employee  and  the  time  lost  will  be  required  to  be  made  up  by  the 
employee or payment may be restricted to hours worked only. 
 
5.
5   Staff
f  U
  n
U a
n b
a le
l  
e t
  o R
  e
R p
e o
p r
o t for
o  D
  u
D t
u y 
 
Employees  who  are  unable  to  report  for  duty  due  to  adverse  weather 
must  contact  their  line  manager  as  soon  as  possible  to  explain  their 
predicament. 
 
Where  the  line  manager  is  satisfied  that  the  employee  does  have 
genuine  travel  difficulties  that  make  it  unreasonable  to  expect  the 
employee  to  attend  the  work  place,    then  an  appropriate  period  of 
annual leave will be granted. 
 
In  assessing  the  reasonableness  of  the  employee’s  inability  to  attend 
the  work  place  consideration  should  be  given  to  the  availability  of 
public  transport,  together  with  weather  warnings,  road  reports,  and 
school closure reports.  
 
6.
6   Ear
a ly R
  e
R lea
e s
a e 
e o
  f
o  Em
E pl
p o
l yee
e s
e  
 
In some  circumstances, line  managers  -  while  balancing  the  needs  of 
the  service  -  should  consider  the  early  release  of  employees,  or 
respond  to  employee  requests  to  leave  work  early,  due  to  adverse 
conditions (if, for example, they have a great distance to travel).  
 
Where a decision is taken to send staff home early, or advise them to 
leave  early,  then  the  manager  may  grant  payment  to  the  end  of  the 
normal shift period. 
 
7.
7   Re
R p
e or
o tin
i g
n  E
  ls
l ewh
w e
h r
e e
r  
e f
  or
o  W
  or
o k 
 
It  may  be  practicable  for  some  employees,  dependent  on  their 
circumstances, who cannot travel to their normal place of work but can 
travel to another NHS Greater Glasgow & Clyde location, to undertake 
their normal duties. 
 
H2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
In  such  circumstances,  the  line  manager  will  be  responsible  for 
exploring  the  practicability  of  reporting  for  work  to  the  alternative 
location and will make the appropriate arrangements. 
 
In all such cases, line managers must consider the particular needs of 
the  service  and  the  contribution the  employee  is  able  to  make, taking 
into 
account 
the 
competence/skills, 
qualifications/professional 
responsibilities  of  the  employee  and  whether  appropriate  supervision 
would be available. 
 
8.
8   Re
R c
e or
o d 
d K
  eep
e i
p n
i g 
 
Leave  should  be  recorded  on  the  appropriate  record  card  for  future 
reference  and  to  enable  monitoring  of  its  fair  application  throughout 
NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde.  It  must  also  be  notified  to  Payroll  to 
ensure appropriate payment and recording. 
 
9.
9   Mon
o i
n t
i or
o in
i g
n  a
  n
a d
n  R
  e
R v
e i
v ew
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
H3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(I) M
  at
a er
e ni
n ty
t  L
  ea
e v
a e 
e P
  ol
o icy 
 
 
1.
1   Pay
a  a
  n
a d 
d L
  e
L av
a e 
 
Within  the  NHS  in  Scotland  the  entitlements  to  leave  and  pay  as  laid 
down  in  the  Terms  and  Conditions  Handbook  exceed  statutory 
minimums  by  a  significant  margin.  This  document  aims  to  implement 
best  practice  in  the  processing  of  applications,  management  of 
pregnant workers and return to work arrangements. 
 
2.
2  E
  lig
i ib
i ilit
i y 
 
An  employee  working  full-time  or  part-time  will be  entitled  to paid  and 
unpaid  maternity  leave  under  the  NHS  contractual  maternity  pay 
scheme if: 
 
I.  the employee has twelve months continuous service with one 
or  more  NHS  Employers  at  the  beginning  of  the  11th  week 
before the expected week of childbirth 
 
II.  the employee notifies her employer in writing before the end of 
the 15th week before the expected date of childbirth (or if this is 
not possible, as soon as is reasonably practicable thereafter): 
 
•  of her intention to take maternity leave 
•  of the date she wishes to start her maternity leave – she 
can choose  when  to  start  her  maternity leave  –  this  can 
usually be any date from the beginning of the 11th week 
before the baby is born 
•  that  she  intends  to  return  to  work  with  the  same 
employer  for  a  minimum  period  of  3  months  after  her 
maternity leave has ended 
•  provide a MATB1 form from her midwife of GP giving the 
expected date of childbirth 
 
3.
3  P
  roc
o es
e s
s in
i g
n  
g Ap
A pl
p icat
a ion
o s
n  
 
When  an  employee  notifies  their  employer  that  she  is  pregnant  the 
employee should be issued with an information pack which explains in 
full their entitlement to pay and leave, together with details of any forms 
to be completed and time scales to be adhered to. 
I1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
The employee should be written to upon receipt of her application form, 
detailing  what  she  must  do  (if  anything)  and  their  entitlements  to  pay 
and leave together with dates, where these can be confirmed. 
 
4.
4  K
  ee
e p
e i
p ng
n  
g in
i  
n t
  ouc
u h 
h /
   K
  ee
e pi
p n
i g
n  in
i  
n tou
o c
u h 
h d
  a
d ys 
 
Line  managers  should  keep  in  contact  with  the  employee  throughout 
the  period  of  her  confinement  and  maternity  leave,  providing 
information and support where required and a link to the workplace. 
 
An  employee  may  work  for  up  to  a  maximum  of  10  KIT  days  without 
bringing  her  maternity  leave  to  an  end.  KIT  days  are  intended  to 
facilitate  a  smooth  return  to  work.  (Please  see  separate  guidance  for 
detail) 
 
5.
5  M
  an
a ag
a e
g men
e t
n  o
  f
o  P
  reg
e na
n n
a t W
  or
o k
r er
e s 
 
The  Pregnant  Workers  Directive  1992  introduced  measures  to 
encourage improvements in the safety and health at work of pregnant 
workers  and  workers  who  have  recently  given  birth  or  are 
breastfeeding. 
 
A  risk  assessment  must  be  carried  out  and  the  results  of  the 
assessment  communicated  to  the  employee  and  their  trade 
union/professional  organisation  representatives.  Where  a  risk  exists 
provision must be made to protect the worker. 
 
Examples of risk: 
 
•  chemical exposure 
•  physical and biological agents 
•  industrial processes 
•  movements and postures 
•  mental and physical fatigue 
•  other  types  of  physical  and  mental  stress  connected  with  the  work 
done 
 
Examples of provisions to reduce risk: 
 
•  temporarily adjusting the working conditions or hours 
•  move the employee to another job 
I2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  grant special leave 
•  transfer to daytime working 
 
Night  working  is  also  covered  in  the  Directive  which  states  that 
provision must be made for workers not to have to work at night where 
such a provision is necessary from the point of view of their safety and 
health. 
 
6.
6  R
  e
R t
e ur
u n 
n to
t  
o W
  or
o k
r  A
  r
A ran
a g
n em
e ent
n s 
 
Employees should be provided with information and support regarding 
return to work arrangements. These include: 
 
•  the right to return to their job under the original contract on no less 
favourable conditions; 
•  the  right  to  request  a  return  to  work  on  flexible  working 
arrangements; 
•  the right to parental leave; and 
•  provision  of  support  for  mothers  who  wish  to  breastfeed  after  they 
return to work. 
 
7.
7   Re
R s
e ol
o u
l tio
i n
o  
n of
o  D
  is
i ag
a r
g ee
e men
e t
n s 
 
No  request  for  leave  under  this  policy  will  be  unreasonably  withheld. 
Should  a  disagreement  arise,  the  individual  has  the  right  to  raise  a 
formal  grievance.  It  may  be  preferable,  before  progressing  to  formal 
procedure, for the manager to seek advice on resolving the matter from 
an  appropriate  member  of  the  Human  Resources  Department  and  a 
lead  trade  union/professional  organisation  representative.  This 
approach  will  not  preclude  the  employee’s  right  to  raise  a  formal 
grievance in the event that they consider that the matter has not been 
satisfactorily resolved. 
 
8.
8  Mon
o it
i or
o ing
n  
g a
  nd
n  
d R
  e
R v
e ie
i w
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
I3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d 
d not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
 
 
NB
N   Sep
e ar
a at
a e  gu
g i
u da
d n
a c
n e 
e on  Mat
a er
e nit
i y 
y Le
L a
e ve 
e an
a d
n   ap
a p
p l
p ic
i at
a io
i n
o   for
o m
r s  ar
a e 
e
av
a ai
a lab
a l
b e 
e f
  rom
o  l
  o
l cal
a  
l H
  R
H  
R D
  e
D p
e ar
a tme
m nt
n s
t   
   
 
 
I4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(J) P
  at
a er
e ni
n t
i y L
  e
L av
a e P
  ol
o icy 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde) 
recognises that fathers (including same-sex partners)/adoptive parents 
have a need and desire to spend time at home during a period of family 
extension, be that the birth or adoption of a child. Employees meeting 
the required qualifying criteria have a statutory entitlement to take up to 
two weeks’ paternity leave within eight weeks of the birth of a child or 
placement of a child for adoption. In support of this, a Paternity Leave 
Policy has been developed for managers and employees. 
 
2.
2   Ado
d pt
p io
i n 
 
When  a  child is  adopted,  the  employee,  if  they  are  the  primary  carer, 
will have access to leave under Adoption Leave Policy. The provisions 
for paternity leave will  however  also be  available  to the parent  who is 
not  the  primary  carer.  Leave  and  pay  will  be  available  to  eligible 
employees  when  a  child  up  to  the  age  of  18  is  newly  placed  for 
adoption. 
 
3.
3   Qua
u l
a if
i ying
n  
g C
  r
C it
i er
e ia
i  
 
The  main  factor  influencing  paternity  benefits is  length  of  service  with 
the employer. This policy therefore includes sections on entitlement to 
benefits that fathers may be entitled to receive during paternity leave. 
 
To find out which section applies, work out the following details: 
J1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
Start date with NHS 
 
Date baby is due (expected date of 
 
childbirth) or placement for 
adoption 
Expected  Week  of  Confinement   
(E.W.C.) (i.e., the week in which the 
baby  is  due)  or  placement  for 
adoption 
Length of service at 15 weeks before   
expected week of confinement (QW)  If less than 26 weeks:  Go to Section 4 
(i.e., week baby is due) or placement 
 
for  adoption  (MW):  what  is  the  If  greater  than  26  Go to Section 5 
length of service at this date? 
weeks but less than 1   
 
year: 
If greater than 1 year:  Go to Section 6 
 
 
In all cases the employee must have, or expect to have, responsibility 
for the child’s upbringing and be the biological father of the child, or the 
mother’s husband or partner (this may include the female partner in the 
case  of  same  sex  couples)  and  expect  to  have  responsibility  for  the 
child’s upbringing. In the case of adoption, the Matching Week (MW) is 
used instead of the Qualifying Week (QW). 
 
4.
4   Le
L ss t
  ha
h n
a  2
  6
2  
6 we
w ek
e s
k  c
  ont
n in
i uo
u u
o s
u  s
  ervic
i e 
 
Employees with less than 26 weeks continuous service leading into the 
15th  week  before  the  baby  is  due  (i.e.,  the  Qualifying  Week),  will  be 
entitled to two working weeks’ unpaid leave. 
 
5.
5   Mor
o e 
e than
a  
n 26 
6 we
w e
e k
e s  con
o t
n in
i u
n o
u us
u   ser
e vic
i e  bu
b t
u   le
l s
e s  than
a  
n one
n  
e yea
e r
a ’s
’  
con
o t
n inu
n o
u u
o s s
  er
e v
r ice 
 
An employee will be entitled to two working weeks’ leave, during which 
they will receive Statutory Paternity Pay (SPP) if they have 26 weeks’ 
continuous NHS service leading into the 15th week before the baby is 
due (i.e., the Qualifying Week) and meet the following: 
 
•  have average earnings up to and including the payday that falls on 
or  before  the  Saturday  of  the  Qualifying  Week  at  least  the  weekly 
National  Insurance  lower  earnings  limit  in  force  at  the  end  of  the 
Qualifying Week; and 
•  continue to be employed by the NHS up to the child’s date of birth. 
 
J2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
In the case of adoption, the Matching Week is used instead of the 
Qualifying Week. 
 
If  an  employee  leaves  employment  prior  to  the  birth  of  the 
child/placement  for  adoption  there  will  be  no  entitlement  to  Statutory 
Paternity  Pay.  If  an  employee’s  contract  ends  after  the  baby  is 
born/child is placed for adoption then the employee will still be entitled 
to  Statutory  Paternity  Pay.  However,  if  he  starts  work  for  a  new 
employer Statutory Paternity Pay will not be paid for any week worked 
with the new employer. 
 
6.
6   Mor
o e 
e t
  ha
h n
a  
n o
  ne
n  
e y
  ea
e r
a ’
r s c
  on
o t
n inu
n o
u u
o s s
  er
e vice
c  
 
An employee will be entitled to two working weeks’ leave. In addition to 
Statutory  Paternity  Pay,  employees  who  have  more  than  one  year’s 
continuous NHS service leading into the 15th week before the baby is 
due (i.e. the Qualifying Week), will have their payment made up to the 
level  of  their  normal  full  pay  (which  will  be  calculated  as  the  average 
weekly  earnings  in  the  eight  weeks  leading  up  to  and  including  the 
Qualifying Week). 
 
7.
7   Mis
i cel
e llan
a e
n o
e us
u  
 
7.1  Notice 
 
In  respect  of  a  birth,  employees  must  provide  written  notice 
(including by post, fax or e-mail) in, or before the 15th week before 
the baby is due or as soon as is reasonably practicable (and no later 
than 28 days before the due date) specifying: 
 
•  the expected date of the baby’s birth 
•  the  period  of  leave  to  be  taken,  i.e.,  one  or  two  consecutive 
weeks; 
•  the date from which leave will be taken; 
•  that the employee is the baby’s biological father; or married to the 
mother;  or  living  with  the  mother  in  an  enduring  family 
relationship but not an immediate relative; and 
•  that the purpose of the leave is to care for the child or to support 
the mother. 
 
In  the  case  of  adoption,  written  notice  must  be  given  no  later  than 
seven  days  after  the  matching  date  or  as  soon  as  is  reasonably 
practicable, specifying: 
J3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
•  the matching date; 
•  the expected date of placement; 
•  the  period  of  leave  to  be  taken,  i.e.,  one  or  two  consecutive 
weeks; 
•  the date chosen to take leave from; and 
•  that  the  purpose  of  leave  is  to  care  for  the  child  or  support  the 
child’s adopter and that the employee is married to or living with 
the  adopter  in  an  enduring  family  relationship  but  not  an 
immediate relative. 
 
If an employee does not give 28 days’ notice without good reason, 
the  employer  may  delay  the  start  of  Paternity  Leave  and  Statutory 
Paternity Pay until the full 28 days have passed. 
 
In each case employees will have the right to vary the date originally 
notified by giving 28 days’ notice, in writing. 
 
Employees wishing to apply for Paternity Leave should complete the 
Application  for  Paternity  Leave  Form.  Alternatively,  the  Inland 
Revenue’s  Self  Certificate  Form  SC3  (SC4  for  adoption)  may  be 
used.  This  form  can  be  obtained  from  the  Department  of  Social 
Security  or  downloaded  from  the  Department  of  Trade  and 
Industry’s web page. 
 
7.2  Pre-Birth and Pre-Adoption Leave 
 
Requests  for  pre-birth  leave  (e.g.  for  attendance  at  ante-natal 
classes)  will  be  considered  in  accordance  with  the  Special  Leave 
Policy.  Requests  for  pre-adoption  leave  will  be  considered  in 
accordance with the Adoption and Fostering Policy. 
 
7.3  Stillbirths 
 
A  qualifying  employee  will  be  entitled  to  paid  leave  if  their  baby  is 
stillborn after 24 weeks of pregnancy. If the baby is born alive at any 
point in the pregnancy but dies later, the employee will be entitled to 
paid paternity leave in the usual way. 
 
7.4  Multiple Births 
 
Entitlement  to  paternity  leave  for  twins,  triplets,  etc  is  the  same  as 
for a single birth. 
J4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
7.5  How leave is taken 
 
Paternity  Leave  can  either  be  taken  as  a  one-week  or  two-week 
block, but cannot be taken as two separate weeks. 
 
8.
8   Re
R s
e ol
o u
l tio
i n
o  
n of
o  D
  is
i ag
a r
g ee
e men
e t
n s 
 
No  request  for  leave  under  this  policy  will  be  unreasonably  withheld. 
Should  a  disagreement  arise,  the  individual  has  the  right  to  raise  a 
formal  grievance.  It  may  be  preferable,  before  progressing  to  formal 
procedure, for the manager to seek advice on resolving the matter from 
Human  Resources  and  a  senior  trade  union/professional  organisation 
representative. This approach will not preclude the employee’s right to 
raise a formal grievance in the event that they consider that the matter 
has not been satisfactorily resolved. 
 
9. Mon
o it
i or
o ing
n  
g a
  nd
n  
d R
  e
R v
e ie
i w
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of    
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e ua
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d 
d not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
J5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(K) P
  ol
o ic
i y o
  n
o  
n Br
B eas
a t
s fee
e d
e i
d ng
n  
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS Greater  Glasgow  &  Clyde) aims 
to  support  and  encourage  mothers  who  wish  to  breastfeed  after  they 
return to work. We will: 
 
•  actively  support  the  promotion  of  breastfeeding  amongst  our  staff 
and patients; 
 
•  provide information about breastfeeding for pregnant workers; 
 
•  allow,  wherever  possible,  flexibility  in  working  hours,  including 
regular  breaks  for  employees  who  wish  to  breastfeed  or  express 
milk; and 
 
•  wherever possible and as necessary make available rest areas and 
dedicated storage space for the use of breastfeeding employees. 
 
2.
2   Prep
e ar
a in
i g
n  t
  o 
o R
  e
R t
e ur
u n 
n t
  o W
  or
o k
r  
 
The employee should arrange to meet their immediate line manager at 
least four  weeks  before the  planned date  of return  to  discuss  working 
arrangements which will allow the individual to continue to breastfeed. 
To support the employee, the working pattern may need to be changed 
(e.g. temporarily changing hours of work or working conditions). 
 
Employees should not be required to work shifts or to attend meetings 
that  would  involve  excessively  long  working  days  which  might  be 
detrimental to breastfeeding. 
 
Where practicable, time off during working hours should be provided to 
allow the employee to breastfeed if their baby is cared for nearby, or to 
express milk. 
 
3.
3   Faciliitiie
i s 
 
Facilities  available  to  breastfeeding  mothers  should  include  where 
possible: 
K1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
3.1 
Areas for rest/expressing milk 
 
These should be clean and warm with a low comfortable chair 
and, where necessary, the facility to lie down. The area should 
have  a  lock  or  have  an  arrangement  for  ensuring  privacy. 
There should be hand washing facilities nearby. There should 
be an electric point for an electric pump if necessary. 
 
Consideration  must  also  be  given  to  the  needs  of  employees 
that may have a physical disability or be sensory impaired. 
 
3.2 
Facilities for storing breast milk 
 
There should be a clean area where sterilising equipment may 
be  stored.  A  dedicated storage space  should  be  available  for 
storing expressed breast milk at 2-4oC until it is taken home. 
 
4. Mon
o it
i or
o ing
n  
g a
  nd
n  
d R
  e
R v
e ie
i w
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  to t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
K2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(L)
L  P
  ar
a en
e tal
a  
l Le
L a
e v
a e 
e P
  ol
o ic
i y 
 
1.
1   In
I trod
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS  Greater  Glasgow  &  Clyde) 
recognises  that  parents  have  a  joint  responsibility  for  the  care  and 
upbringing  of  their  children  and  that  work  and  parenthood  can  create 
conflicting pressures. Parents need time with their children and time to 
create  a  supportive  home  in  which  their  children  can  thrive.  Parental 
leave  is  therefore  aimed  at  encouraging  a  culture  of  flexible  working 
practice  to  assist  staff  to  balance  family  and  work  commitments. 
Parental  leave  is  expressly  for  the  purpose  of  allowing  parents  of 
spending  quality  time  with  their  children  and  assist  in  balancing  this 
with  work  commitments,  thus  improving  their  participation  in  the 
workplace. 
 
2.
2   Val
a ue
u s
e  a
  n
a d
n  P
  rin
i c
n ip
i les
e  
 
Managers  and  employees  must  show  responsibility  for  ensuring 
transparency and equity in the implementation of this policy, balancing 
their  own  needs  with  due  consideration  of  the  needs  of  patients, 
colleagues  and  team  members.  Consideration  should  be  given  to  the 
reasonableness  of  the  duration  and  timing  of  leave  especially  during 
peak periods of annual leave and the impact this will have on the needs 
of  patients,  colleagues  and  team  members.  Flexibility  should  be 
demonstrated  in  circumstances  where  the  normal  notice  can  not  be 
given such as during adoption or at times of sudden illness. 
 
3.
3   Elilgib
i ilit
i y 
 
The  policy  applies  to  all  employees  whether  they  are  full  time  or  part 
time,  and  have  completed  one  year’s  qualifying  service,  who  have  a 
child or children under the age of 14 years. 
 
To be entitled to parental leave employees have to: 
 
•  be a parent (named on the birth certificate) of a child who is under 
the age of14 years; or 
 
L1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  have formal parental responsibility3 for a child who is under the age 
of 14 years; or 
•  in  adoption  cases,  have  formal  parental  responsibility  for  14  years 
after the child is first placed with the family for adoption (or until the 
child’s 18th birthday if that comes sooner); or 
•  in  the  case  of  a  child  with  a  disability,  have  formal  parental 
responsibility  up  until  the  child’s  18th  birthday  (for  the  purpose  of 
parental  leave,  a  disabled  child  is  one  for  whom  disability  living 
allowance is paid). 
 
4.
4   Ent
n it
i le
l men
e t
n  
 
Employees who meet the above requirements will be entitled to a total 
of 13 weeks’ parental leave, for each child. Employees can choose to 
take  parental  leave  at  any  time  from  a  child’s  birth  until  their  14th 
birthday, or 18th birthday for a child with a disability. 
 
During the first four weeks of this leave, the employee will receive pay, 
at their normal rate of pay (as if they had been at work – i.e. calculated 
as the average weekly earnings in the 13 weeks prior to submission of 
the  request  for  parental  leave,  as  per  Agenda  for  Change  handbook). 
The remaining weeks will be unpaid. 
 
This parental leave may be taken as either: 
 
•  a single block of 13 weeks; or 
 
•  as an annual allowance; or 
 
•  under  any  other  individual  arrangements  agreed  between  an 
employee  and  their  line  manager  in  line  with  service  needs  (e.g. 
single working days, blocks of one week, reduce working hours). 
 
                                                 
3 “Parental Responsibilities” are defined within the Ch
C ilidr
d en
e  
n (
  Scot
o la
l nd
n )
d  A
  c
A t 
19
1 95
9  
5 as follows: 
a)  to safeguard and promote the child’s health, development and 
welfare; 
b)  to provide, in a manner appropriate to the stage of development of 
the child – i) direction ii) guidance to the child 
c)  if the child is not living with the parent, to maintain personal relations 
and direct contact with the child on a regular basis, and 
d)  to act as the child’s legal representative 
L2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
5.
5   No
N t
o ific
i at
a io
i n 
n o
  f
o  Int
n en
e t
n io
i n
o  t
  o 
o t
  ak
a e 
e Par
a en
e t
n al
a  L
  e
L av
a e  
 
An employee who intends to exercise their right to Parental Leave must 
apply to their line manager, in writing via an application form (available 
from Human Resources). Employees must include in this form the date 
on  which  they intend  to  commence  and  return  from  parental  leave.  In 
order to assist with service provision employees are required to give 3 
weeks’ notice. 
 
If the requested period of leave exceeds 4 weeks, at any one period, a 
minimum  of  two  months’  notice  is  required.  However  there  will  be 
occasions  where  notice  cannot  be  given. On  these occasions parents 
should give the notice as soon as reasonably practicable. 
 
The line manager and the employee must discuss the terms on which 
the  employee  will exercise their  right to  parental leave  (e.g. is it  to  be 
taken  as  a  single  block,  as  annual  allowance  or  under  any  other 
individual arrangement). It is good practice for this then to be confirmed 
in writing by the employee’s manager. 
 
If a partner is applying for parental leave around the time of the birth of 
their  child,  they  may  be  required  to  produce  a  copy  of  the  MATB1 
certificate. 
 
In  exceptional  circumstances,  due  to  the  needs  of  the  service  the 
employee may be asked to postpone their parental leave, until a later 
date.  Postponement  would  only  take  place  after  discussion  with  the 
employee where a valid/objective operational reason will be provided. 
 
The leave will not be postponed for more than six months from the date 
on  which  the  employee  wanted  to  start  parental  leave.  The  manager 
and  the  employee  should  try  to  agree  a  suitable  time,  but  if  they 
cannot,  the  manager  becomes  responsible  for  guaranteeing  that  the 
employee  can  take  the  leave  at  a  time,  no  more  than  six  months 
ahead,  which  best  fits  the  needs  of  the  service  and  the  employee.  If 
this  means  that  the  leave  is  postponed  beyond  the  14th  birthday  limit 
the parent still has a right to take it. 
 
The  employee  may  at  this  stage  opt  to  withdraw  the  request  for 
parental leave and resubmit a request at a later date. 
 
The  manager  should  confirm  the  postponement  arrangements,  in 
writing,  no  later  than  one  week  after  the  employee’s  notice  to  take 
L3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
leave  is  given.  The  manager  should  clearly  state  the  reason  for  the 
postponement.  In  addition  to  this,  the  new  dates  when  the  employee 
may  take  parental  leave  should  be  given,  ensuring  that  the  length  of 
this leave is equivalent to the employee’s original request. 
 
6.
6   Prov
o is
i io
i n
o  
n of
o  E
  vide
d n
e c
n e 
 
The employee must provide appropriate documentation to confirm that 
they  are  the  parent  or  the  person  legally  responsible  for  a  child.  This 
evidence can include: 
 
•  child’s birth certificate; 
•  papers  confirming  a  child’s  adoption  or  papers  confirming  a 
placement; or 
•  papers confirming the award of disability allowance for a child. 
 
The employee only has to provide this information on the first occasion 
of applying for parental leave. 
 
A  full  record  of  parental  leave  will  be  maintained  by  the  Board  and 
transferred to any future employer. 
 
7.
7   Rig
i ht
h  T
  o 
o Re
R t
e ur
u n 
 
At  the  end  of  parental  leave  an  employee  is  guaranteed  the  right  to 
return  to  the  same  job  as  they  were  doing  before  they  commenced 
parental leave, provided that the leave was for a period of four weeks 
or less. 
 
If  the  leave  is  greater  than  four  weeks,  the  employee  is  entitled  to 
return to the same job, or if that is not reasonably practicable, a similar 
job  which  has  the  same  or  better  status,  terms  and  conditions  as  the 
employees previous job. 
 
Absence  on  parental  leave  will  not  break  continuity  of  service.  An 
employee’s  contract  of  employment  will  continue  during  the  whole 
period of parental leave, unless either party expressly terminates it by 
dismissal, or resignation. 
 
The  employee  will  not  be  bound  by  any  contractual  terms,  whilst  on 
unpaid  leave  except  terms  relating  to  good  faith  and  confidentiality, 
which will also bind the employer. 
 
L4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
When  parental  leave  follows  maternity  leave,  the  general  rule  is  that 
the employee is entitled to return to the same job which the employee 
had  been  employed  in  before  the  leave.  If,  at  the  end  of  additional 
maternity leave, this would not have been reasonably practicable, and 
it  is  still  not  practicable  at  the  end  of  parental  leave,  the  employee  is 
entitled to  return  to  a  similar job  which  has the same  or  better  status, 
terms and conditions as the employee’s previous job 
 
8.
8   Abu
b se 
e of
o  P
  a
P r
a ent
n al
a  
l Le
L a
e v
a e 
 
Parental  leave  is  to  look  after  a  child,  which  includes  making 
arrangements for the good of the child. If the employee uses the leave 
for  some  other  purpose,  e.g.  paid  employment  within  the  NHS,  leave 
unrelated  to  the  care  of  children,  then  this  may  be  viewed  as 
misconduct  and  the  Board  will  deal  with  this  situation  in  accordance 
with the Board’s Disciplinary Policy and Procedure. 
 
9.
9   Ann
n ua
u l
a  L
  e
L a
e v
a e 
 
Annual  Leave  will  accrue  as  normal  during  this  period  in  accordance 
with  the  employee’s  current  terms  and  conditions  of  service  as  at  the 
time of commencing Parental Leave. 
 
10
1 . M
  oni
n t
i orin
i g
n  
g an
a d
n  
d R
  e
R vie
i w 
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of    
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
L5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d
n   not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o icy
c .  
 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
 
11
1 .  Re
R s
e ol
o u
l tio
i n
o  
n of
o  D
  is
i ag
a r
g ee
e men
e t
n s 
 
No  request  for  leave  under  this  policy  will  be  unreasonably  withheld. 
Should  a  disagreement  arise,  the  individual  has  the  right  to  raise  a 
formal  grievance.  It  may  be  preferable,  before  progressing  to  formal 
procedure, for the manager to seek advice on resolving the matter from 
Human  Resources  and  a  senior  trade  union/professional  organisation 
representative. This approach will not preclude the employee’s right to 
raise a formal grievance in the event that they consider that the matter 
has not been satisfactorily resolved. 
L6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 


 
 
APPENDIX L1 
 
Equ
q a
u lit
i y a
  n
a d 
d D
  i
D v
i er
e s
r i
s ty M
  on
o i
n t
i or
o in
i g
n  I
  nf
n orm
r at
a ion
o  
 
The information on this form, should you choose to give it, will be held 
separately to your Grievance notification form by the Human Resource 
lead person within your directorate.  
 
At  no  poin
i t
n   wi
w ll  any
n   of
o   the
h   inf
n or
o mat
a i
t on 
n on
o   thi
h s  form
r   be
b   us
u ed
e  
d in
i  
n an
a y 
y
pr
p ocee
e di
d n
i gs
g  r
  ela
l t
a ing
n  
g t
  o t
  he
h  g
  r
g ie
i v
e an
a c
n e 
e y
  ou
o  
u ar
a e 
e n
  o
n tif
i yin
i g
n  u
  s
u  o
  f
o . 
 
The  Race  Relations  Amendment  Act  (2000)  makes  it  a  legislative 
requirement  that  we  monitor  ethnicity  and  gather  statistical  information 
relating  to  all  aspects  of  employee  relationships,  for  example  people 
joining/leaving  the  organisation,  people  accessing  training,  getting 
promotion,  and  also  in  relation  to  bullying  and  harassment,  grievances, 
disciplinaries, disability and gender.  
 
From  the  answers  to  the  questions  on  this  form  we  are  able  to  gather 
statistical  information  to  ensure  that  potential  unlawful  discrimination 
across  all  strands  of  diversity  in  relation  to  ethnicity,  religion  or  faith 
beliefs, age, gender, disability or sexual orientation is detected early and 
eliminated.  
 
The information from this form, wh
w ic
i h is
i  an
a o
n n
o ym
y ou
o s
u  (other than asking for 
the directorate/CHP you work in), will only be accessible to the Executive 
(and HR) teams within the Acute Services Division and Community Health 
Partnerships, NHSGG&C Board, the Scottish Executive and the Equalities 
Commissioning Bodies.  
 
Re
R p
e or
o ts  pr
p odu
d c
u ed
e  
d rela
l tin
i g
n   to  thi
h s
i   in
i f
n orm
r at
a ion
o  
n willl  be
b   do
d n
o e  in
i  
n suc
u h  a 
a wa
w y 
that
a  n
  o
n  i
  n
i d
n iv
i idu
d a
u l 
l w
  ilil b
  e
b  
e ab
a le
l  t
  o 
o b
  e 
e i
  d
i en
e t
n ifie
i d
e  f
  rom
o  t
  he
h m
e  
 
The information gathered will be solely used by the teams identified above 
for audit and monitoring purposes and as evidence that as an organisation 
NHSGG&C are monitoring equality and Diversity in relation to ‘grievance 
and disputes’. 
 
You
o  do
d  no
n t ha
h v
a e 
e to 
o give 
e the 
e mon
o it
i or
o ing
n  infor
o m
r at
a io
i n
o  if
i  you 
u do
d  not
o  wi
w s
i h to.
o  
Ho
H we
w v
e er
e ,
r  for
o  som
o e 
e of
o  the ab
a o
b ve 
e div
i ersit
i y stran
a d
n s
d  it
i  is a leg
e a
g l
a  req
e u
q i
u rem
e ent
n  
L7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
that
a  we
w  as
a k you
o  for 
r it
i , an
a d go
g o
o d pr
p actic
i e 
e to as
a k for
o  moni
n t
i orin
i g
n  
g in
i f
n or
o mat
a ion
o  
n
for a
  l
a l d
  i
d v
i er
e sity
t  s
  tran
a ds
d . 
 
Whet
e h
t e
h r
e  you
o  
u cho
h o
o se
s  to 
o gi
g ve,
e  or cho
h os
o e
s  no
n t
o  to 
o giv
i e,
e  any
n  of the
h  in
i f
n orma
m t
a ion
o  
n
on
o  the
h  atta
t c
a he
h d
e  for
o m
r , wo
w uld
l  you
o  
u ple
l a
e se
s  dat
a e an
a d ret
e urn 
n it
i  
t in the
h  en
e v
n el
e o
l pe
p  
e
pr
p ovid
i ed
e  
d a
  s e
  v
e id
i en
e c
n e 
e t
  ha
h t
a  y
  ou 
u h
  a
h v
a e 
e ha
h d
a  
d the
h  
e o
  pp
p o
p r
o tun
u i
n t
i y t
  o
t  
o d
  o
d  
o s
  o.
o  
 
L8 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
 
Equality
t  a
  nd Di
D vers
r ity M
  onitori
r ng I
  nformation Form 
(T
( o 
o be 
e us
u ed
e  
d in
i  
n conj
n u
j nc
n t
c io
i n
o  wi
w t
i h
t  Pa
P r
a en
e ta
t l
a  
l Lea
e ve
v  app
p lilc
i atio
i n 
n for
o m
r ) 
 
 
Ethni
n c
i  O
  r
O igi
g n
i  
 
Whit
i e 
e  
Scottish  
Other British   
Irish  
Any other white background  
(Please specify)………………………………………………………………… 
 
Mix
i ed 
Any mixed background  
(Please specify) …………………………………………………………..…… 
 
Asia
i n
a ,
n  A
  sia
i n 
n S
  co
c tt
t is
i h 
h o
  r
o  As
A ia
i n
a  B
  rit
i ish 
h  
   
   
Bangladeshi           
Chinese   
Indian         
Pakistani          
Any other Asian background  
(Please specify) ……………………………………………………………….. 
 
Bla
l ck
c , B
  la
l c
a k S
  c
S ot
o t
t ish
s  
h or
o  B
  la
l c
a k B
  ritis
i h  
   
   
Caribbean                  
African     
Any other Black background  
(Please specify)..…………………………………………….……………….. 
 
Othe
h r
e  Et
E hn
h i
n c
i  B
  ac
a kgr
g oun
u d
n  
Any other Ethnic background  
(Please specify)…………………………………………………..………………..…… 
 
Choose not to give the above information     
 
 
 
L9 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Co
C u
o nt
n ry o
  f
o  b
  i
b rth 
UK    
Eire   
Other EEC    
Other      (please specify)………………………………………………………… 
 
Choose not to give the above  information  
   
 
Re
R ligi
g o
i n/
n Fai
a th/
h Bel
e ie
i f
e  
(Ple
l as
a e s
  pe
p c
e ify)……
… …
… …
… …
… …
… …
… ……
… …
… …
… ……
… …
… …
… ……
… …
… …
… ……
… …
… …
… ……
… …
… …
… ……
… …
… .
…   
Have no religion/faith/belief   
Choose not to give the above information  
   
 
Gen
e d
n er
e  
Female     
Male          
 
Other  (please specify)……………………….…………………………… 
  
Choose not to give this information   
 
Trans
n g
s en
e d
n e
d r 
Have you undergone, are you undergoing, or intend to undergo gender 
reassignment? 
(for example this includes having changed your sex/gender)  
Yes              No   
Choose not to give this information   
 
Re
R lat
a io
i n
o shi
h p 
p s
  tat
a us
u  
Single    
Married or in a civil partnership     
Divorced or dissolved civil partnership    
Separated   
Widowed    
 
Choose not to give this information   
 
Age 
e  
What age are you?   ………… 
Choose not to give this information  
   
L10 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
 
Sex
e ua
u l
a  o
  r
o ie
i nt
n at
a ion
o  
Bisexual          
Gay  
Heterosexual       
Lesbian   
Other       
Choose not to give this information  
   
 
      
Do
D  
o y
  ou
o  
u ha
h v
a e 
e a
  n
a y
n  f
  or
o m
r  o
  f
o  di
d s
i ab
a i
b liit
i y
t ? 
?  
Yes        
No    
Choose not to give this information   
 
If Yes Please give brief details of the nature of your 
disability……………………………………………………………….……………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………… 
 
Is t
  he n
  a
n t
a ure 
e o
  f
o  t
  he
h  
e g
  r
g ie
i v
e an
a c
n e 
e y
  ou
o  
u a
  re 
e n
  o
n tif
i yin
i g
n  
g us
u  o
  f
o  r
  el
e at
a ed
e  t
  o:
o   
Working hours  
Working patterns/shift patterns  
Promotional opportunities  
Access to training/Continuing Professional Development opportunities   
Possible unfair treatment   
Possible discriminatory behaviour  
Possible unreasonable behaviour   
 
If none of the above, what is your grievance related 
to?…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………… 
 
Choose not to give this information   
 
Directorate…………………………………………………………………….. 
CHP ……………………………..          ……………………………………… 
 
Choose not to give this information    
                                                                                Date:……..………
L11 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
SUP
U PORT
R ING
N  
G T
  HE
H  W
  ORK
R -LI
L FE B
  A
B LA
L NCE
C  
(M) A
  do
d p
o t
p io
i n
o  
n an
a d
n  
d Fo
F s
o ter
e in
i g
n  L
  e
L a
e ve
v  
e P
  olic
i y 
 
1.
1   Introd
o u
d c
u tio
i n 
 
Greater  Glasgow  Health  Board  (NHS Greater  Glasgow  &  Clyde) aims 
to  deal  sensitively  and  sympathetically  with  employees  who  are 
considering  being  the  main  carer  in  adopting  or  fostering  a  child  and 
are looking for time off in the initial stages of this process. 
 
The Board recognise that the needs of adoptive or foster parents are at 
least as great as those of natural parents in establishing a relationship 
with the child and in developing new routines. The Adoption and Foster 
Leave Policy is therefore, to enable an employee who wishes to adopt 
or foster a child to take a period of leave to enable the family to adjust 
to new circumstances. Where both parents are employed by the Board 
leave  can  be  shared  or  taken  in  it’s  entirety  by  the  primary  carer. 
However,  in  certain  circumstances  (e.g.  where  adoption  involves  a 
child with special needs) leave may be requested by both prospective 
parents.  The  Board  also  recognises  that  a  single  person  may  also 
adopt/foster a child. 
 
2.
2   Fost
s er
e ing
n  
 
Fostering  can  be  for  varying  lengths  of  time,  from  very  short  term  to 
long term fostering and the Board will adopt a flexible approach to this. 
Employees  should  therefore  discuss  their  intention  to  foster  with  their 
line manager as soon as possible to determine the level of support they 
consider appropriate to their circumstances. 
 
For very short term fostering it would be more appropriate to consider 
time off under the Special Leave Policy. For longer term fostering, the 
manager should consider providing time off under the arrangements for 
Adoption  Leave/Pay  (outlined  below),  Parental  Leave  or  Career 
Breaks. 
 
3.
3   Ado
d pt
p io
i n 
 
Requests  for  leave  to  support  adoption  may  be  in  two  phases:  pre-
adoption and adoption. 
 
M1 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
3.
3 1 
Pre-ado
d p
o t
p io
i n
o  
n Le
L a
e v
a e 
 
Employees  who  wish  to  take  advantage  of  this  leave  should 
advise  their  line  manager  in  writing  as  soon  as  they  are 
notified  by  the  Adoption  Agency  that  a  child  is  to  be  placed 
with them for adoption and that time off may be required. The 
Adoption  Agency  must  be    one  which  is  legally  approved 
within  the  UK  and  proof  of  appointment  will  be  required  to 
support requests for leave to attend court sessions, interviews 
and  any  other  meetings  required  as  part  of  the  adoption 
process. In normal circumstances a maximum of one working 
week will be available for this purpose. 
 
3.
3 2 
Ado
d pt
p io
i n 
n L
  e
L av
a e – Re
R t
e ur
u nin
i g
n  t
  o 
o w
  o
w r
o k 
 
The appropriate application form and a Certificate of Adoption 
must  be  submitted  as  support  of  any  request  for  adoption 
leave.  Leave  should  be  requested  as  soon  after  the  Pre-
adoption  Leave  as  is  practicable  to  allow  managers  to  plan 
any  such  leave  in  advance  of  it  being  taken.  Leave  and  Pay 
will  be  calculated  in  accordance  with  nationally  agreed  terms 
and conditions, in line with maternity leave and pay provisions.  
 
•  On  receipt  of  the  completed  application,  the  appropriate 
Human Resources manager/line manager will calculate the 
entitlement to pay and leave using the guidance within the 
current terms and conditions of the employee and forward a 
letter to the applicant confirming these details. 
 
•  an  employee  who  intends  to  return  to  work  at  the  end  of 
their Adoption Leave will not be required to give any further 
notififation  to  the  employer,  although  if  they  wish  to  return 
early they must give at least 28 days’ notice 
 
•  The employee retains the right to return to work in no less 
favourable  terms  and  conditions  of  employment  than  they 
enjoyed prior to taking the adoption leave. 
 
•  If  the  employee,  having  agreed  to  return  to  work,  fails  to 
return to work for a period of at least three months following 
the  adoption  leave  they  will  be  asked  to  repay  their 
adoption pay. 
 
M2 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
•  Employees who are unclear whether they wish to return to 
work following adoption leave may defer their payment until 
a more informed decision can be made. 
 
3.
3 3 
Empl
p o
l y
o ee
e s
e  N
  o
N t
o  I
  nt
n en
e d
n in
i g
n  
g to 
o R
  e
R t
e urn 
n t
  o 
o W
  or
o k
r  
 
Leave and pay for employees not intending to return following 
adoption leave will be calculated in accordance with nationally 
agreed terms and conditions, in line with maternity leave  and 
pay provisions. 
 
3.
3 4 
Ann
n ua
u l
a  L
  e
L a
e v
a e/
e Pub
u lilc
i  H
  o
H l
o ida
d y
a s 
 
Where  possible  leave  should  be  taken  before  the  start  of 
adoption  leave.  Employees  will accrue  annual leave  while  on 
both  the  paid  and  unpaid  elements  of  adoption  leave  in 
accordance  with  nationally  agreed  terms  and  conditions. 
There will be no entitlement to public holidays during adoption 
leave  and  no  entitlement  to  payment  or  time  off  in  lieu  for 
public holidays falling during a period of adoption leave. 
 
3.
3 5 
Sup
u er
e an
a n
n ua
u t
a ion
o  
 
The employee will be responsible for the employee element of 
superannuation contribution during the period of unpaid leave. 
On return to work the employee will be required to repay that 
sum  to  the  Pay  Department  using  an  agreed  method  of 
payment. 
 
3.
3 6 
Increm
e en
e t
n al 
l D
  a
D t
a e 
 
Any  absence  under  this  policy  will  count  towards  the  normal 
increment and will not defer the normal incremental date. 
 
3.
3 7 
Co
C n
o trac
a t
c ual
a  
l R
  ig
i ht
h s 
 
The  employee  will  retain  all  contractual  rights  except 
remuneration during any period of adoption leave. 
 
3.
3 8 
Fixed
e  T
  er
e m
r  Co
C nt
n rac
a ts
t  o
  r T
  r
T ai
a nin
i g
n  C
  o
C n
o t
n r
t ac
a ts
t  
 
An  employee  on  a  fixed  term  contract  or  training  contract, 
satisfying  the  conditions  for  paid  entitlement  to  leave,  and 
M3 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
whose  contract  expires  after  the  11th  week  before  the 
expected  week  of  the  date  of  adoption,  will  have  their 
contracts extended. This will enable then to receive 52 weeks’ 
leave in line with Maternity arrangements. If the right to return 
to work cannot be exercised because of the termination of the 
contract, pay cannot be reclaimed. 
 
 
4.
4   Re
R s
e ol
o u
l tio
i n
o  
n of
o  D
  is
i ag
a r
g ee
e men
e t
n s 
 
No  request  for  leave  under  this  policy  will  be  unreasonably  withheld. 
Should  a  disagreement  arise,  the  employee  has  the  right  to  raise  a 
formal  grievance.  It  may  be  preferable,  before  progressing  to  formal 
procedure, for the manager to seek advice on resolving the matter from 
an  appropriate  member  of  the  Human  Resources  Department  and  a 
senior  trade  union/professional  organisation  representative.  This 
approach  will  not  preclude  the  employee’s  right  to  raise  a  formal 
grievance in the event that they consider that the matter has not been 
satisfactorily resolved. 
 
5. Mon
o it
i or
o ing
n  
g a
  nd
n  
d R
  e
R v
e ie
i w
e  
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director of 
Human Resources and the Area Partnership Forum to ensure equitable 
treatment of all employees. 
 
The  Board  is  required  by  Law  and  under  the  European  Union 
Employment  regulations,  to  gather  monitoring  information  relating  to 
ethnicity,  religion  and  faith,  sexual  orientation,  age,  disability  and 
gender for all aspects of employee relations. 
 
You  may  be  asked  for  information  relating  to  the  above  in  connection 
with this policy.   
 
You  do  not have to  give  the monitoring information if you do  not  wish 
to.    However,  for  some  of  the  above  diversity  strands  it  is  a  legal 
requirement  that  we  ask  you  for  it,  and  good  practice  to  ask  for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any
n   eq
e u
q a
u lit
i ies
e   monit
i orin
i g
n  
g in
i for
o m
r atio
i n
o   will  be
b  
e he
h l
e d 
d sep
e ar
a at
a ely
l   an
a d 
d not
o  
us
u ed
e  
d to 
o i
  n
i for
o m
r  a
  n
a y
n  p
  r
p oc
o ee
e d
e in
i g
n s
g  t
  h
t a
h t o
  c
o cur
u  in
i  
n r
  ela
l t
a ion
o  
n t
  o t
  hi
h s P
  ol
o ic
i y
c .  
 
M4 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
The  operation  of  this  Policy  will  be  regularly  reviewed  by  the  Area 
Partnership  Forum  to  ensure  its  continued  effective  operation,  and 
formally no later than 30th June 2009. 
 
M5 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
App
p en
e d
n ix
i  M
  1 
 
No
N t
o if
i ic
i at
a io
i n 
n o
  f
o  a
  d
a o
d pt
p io
i n/
n fos
o ter
e in
i g 
g a
  b
a se
s n
e c
n e 
e an
a d
n /
d or a
  p
a p
p lic
i at
a io
i n
o  
for
o  a
  do
d p
o t
p ion
o /
n f
/ os
o ter l
  e
l a
e ve 
e pa
p y
a  
 
Sec
e tio
i n 
n A
   (
  to 
o be
b  
e c
  om
o ple
l t
e ed 
d b
  y
b  a
  l
a l 
l a
  p
a pl
p ic
i an
a t
n s
t ) 
Full Name 
 
 
Home Address 
 
 
Payroll No 
 
Place of Work 
 
 
Job Title/Grade 
 
 
Start date and 
 
length of service 
Type of contract 
 
(e.g. permanent, 
fixed term, etc) 
Expected date of 
 
adoption/fostering 
 
Sec
e tio
i n B (to 
o be
b  com
o pl
p e
l t
e ed
e  
d by
b  staf
a f wh
w o
h  in
i ten
e d
n  or
o  may in
i ten
e d
n  
d to 
o ret
e ur
u n to 
o
wo
w r
o k) 
 
I  am  aware  that  my  application  for  Adoption/Foster  Leave  will  be 
considered in accordance with the conditions of service which have been 
explained to me. I enclose a copy of the Certificate of Adoption/Fostering, 
and declare that I shall return to work for the Board for at least a period of 
three months: 
(Please tick appropriate box) 

no later than 39 weeks from the start of my   
period of adoption/fostering 

no later than 52 weeks from the start of my   
period of adoption/fostering 

I am  uncertain  at  this  time  as  to  whether  I   
will return to work. 
 
I  understand  that  if  I  do  not  return  to  work  for  a  period  of  at  least  three 
months,  I  am  to  repay  any  payments  made  to  me  as  set  out  in  the 
Conditions of Service. 
 
M6 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Signed ............................................................................................. 
Date .............................. 
 
Sec
e tio
i n 
n C
   
C (
  to 
o b
  e 
e c
  om
o ple
l t
e ed
e  b
  y
b  s
  t
s aff
f  w
  h
w o
h  
o do
d  
o n
  ot
o  i
  n
i ten
e d
n  t
  o 
o r
  e
r tur
u n 
n t
  o w
  o
w r
o k
r ) 
 
I intend to resign and my last working day will be………………………………………… 
 
I have read and understood the Terms and Conditions set out and enclose 
a copy of my Certificate of Adoption. 
 
Signed ............................................................................................. 
Date .............................. 
___________________________________________________________ 
 
Sec
e tio
i n 
n D
   
D (
  to 
o b
  e 
e c
  om
o ple
l t
e ed
e  b
  y
b  H
  e
H a
e d
a  
d of
o  
f D
  e
D p
e a
p rtmen
e t
n ) 
 
I am aware of the applicant’s intention following a period of adoption/foster 
leave: 
 
(Please tick appropriate box) 
 
1a  No later than 39 weeks from the start of the   
adoption/foster leave or
o  
1b  No later than 52 weeks from the start of the   
period of 
adoption/foster leave 
 
OR
O  
 
 
2a  I am aware the applicant does not intend to   
return to work or
o  
2b  The  applicant  is  not  sure  whether  they  will   
return to work 
 
 
I  acknowledge  receipt  of  the  application  form  and  confirm  that  the 
information contained in it is accurate. 
 
Signed ............................................................................................. 
Date .............................. 
 
Designation ………………………………………………………………………………... 
M7 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum. 

 
Sec
e tio
i n 
n E
   (
  to 
o be
b  
e c
  om
o ple
l t
e ed 
d b
  y
b  H
  u
H m
u an 
n R
  e
R s
e ou
o r
u ces
e ) 
 
(Please tick appropriate box) 
 
1  The  applicant  intends  to  return  to   
work/may  return  to  work  following  the 
adoption/foster  leave  and  is  entitled  to 
leave  as  detailed  in  the  enclosed  copy 
letter. OR
O  
2  The  applicant  intends  to  resign  following   
the  adoption  and  is  entitled  to  pay  as 
detailed in the enclosed copy letter. 
 
Signed ............................................................................................. 
Date .............................. 
Designation………………………………………………… 
 
 
M8 
Agreed 8 November 2007 at Dalian House 360 St Vincent Street Glasgow G3 8YZ  
with the authority of NHS Greater Glasgow and Clyde Area Partnership Forum.