This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Details required of sickness and absence policies and procedures and specific detail of how the board deal with staff with disabilities'.



 
 
 
 
 
 
 
 
 
ATTENDANCE MANAGEMENT 
POLICY 
Managing Health at Work 
 
 
 
 
 
 
Responsible Director 
Director of Human Resources 
 
Approved By 
Area Partnership Forum 
 
Equality Assessed 
We are working to ensure that no-one is treated in an 
 
unlawful and discriminatory manner in the workplace 
because of their age, disability, gender reassignment, 
  
 
marriage or civil partnership, pregnancy or maternity 
   
status, race, religion or belief, sex, sexual orientation 
and/or socio-economic status. 
Date First Approved 
December 2008 
 
Date(s) Reviewed  
May 2011 
 
Date for Further Review 
30 June 2014 
 
Other Relevant Policies 
Disciplinary Policy and Procedure 
Employee Capability Policy and Procedure 
 
 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

 
 
CONTENTS 
 
1.   Introduction 
Page 4 
 
2.   Principles and Values    
 
 
 
 
Page 4 
 
3.   Aims of the Policy  
 
 
 
 
 
Page 5 
 
4.   Scope of the Policy  
 
 
 
 
 
Page 7 
 
The Attendance Management Policy in Practice 
 
1.   Responsibilities    
 
 
 
 
 
Page 8 
• Employee   
 
 
 
 
 
 
Page 8 
• Manager    
 
 
 
 
 
 
Page 8 
• Human Resources  
 
 
 
 
 
Page 11 
 
2.   Types of Absence – Definitions  
Page 11 
 
3.   Absence Reporting Procedure  
Page 12 
 
4.   Return to Work  
Page 13 
 
5.   Phased Return to Work and Adjustments  
Page 15 
 
6.   Trigger Points  
Page 17 
 
7.   Management Referral to the Occupational Health 
Page 17 
 
Service  
 
 
 
 
8.   Self Referral  
Page 18 
 
9.   Contact with Absent Employees  
Page 18 
 
10.  Failure to Attend a Management Meeting / 
 
Occupational Health Appointment    
 
 
Page 19 
 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

11.  Redeployment  
Page 19 
 
12.  Education and Training  
Page 20 
 
13.  Ending Employment and Retirement  
Page 20 
 
14.  Support and Well-Being  
Page 22 
 
15.  Monitoring and Review  
Page 22 
 
Appendices: 
 
Appendix 1 - Reporting Absence Procedure   
Page 24 
 
Appendix 2 - Checklist for Carrying out the Return  
to Work Discussion   
Page 25 
 
Appendix 3 - Support and Well Being Agencies  
Page 28 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

 
1. Introduction 
 
Greater Glasgow Health Board (NHS Greater Glasgow and  Clyde) 
has a duty of care towards its employees for ensuring good standards 
of health, fitness and wellbeing and to provide  appropriate support, 
intervention and treatment where required. 
 
The employees of NHS Greater Glasgow and Clyde are its  greatest 
resource and through them all services are delivered  and improved. 
Promoting attendance is crucial in the  development of an efficient 
service. 
 
This document therefore aims to give all those working in the service 
(managers or those being managed) clear guidance and  support on 
the issues relating to promoting employee health and attendance. 
 
2. Principles and Values 
 
The Board is seeking to create and maintain a working culture in 
which maximum attendance at work is the expectation. This will  be 
facilitated by the introduction and development of: 
 
• a way of dealing with the circumstances in a sympathetic and 
fair way, achieving the right  balance between  managing 
absence efficiently and providing support and  help to an 
employee who has health problems or is experiencing personal 
difficulties 
• effective absence data monitoring and management 
procedures to identify situations where an employee’s 
attendance falls below the expected standard 
• a culture of promoting the health and wellbeing of our 
employees 
 
Attendance levels provide a potential picture of employee  wellbeing, 
levels of morale and health and safety management  performance. 
Monitoring attendance levels is a critical tool in assessing the above 
factors and in deciding where appropriate  management action is 
required. 
 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

The importance of regular and sustained communication in  creating 
such a working culture cannot be underestimated.  Ensuring 
employee awareness of the importance of regular and  sustained 
attendance at work is an essential prerequisite to  everything that 
follows in this Policy. 
 
The objectives of this Attendance Management Policy will only  be 
achieved if a proactive, consistent and effective approach is adopted 
throughout the Board. 
 
This approach relies on: 
 
• Compliance with the relevant legislation and read across to the 
other key policy areas including the Board’s duty of care; 
• Involvement of critical groups such as the Occupational Health 
Service, the Employee Counselling Service,  Infection Control 
and Trade Union/Professional  Organisation representatives in 
attendance management goals; 
• Providing effective guidance and support to individual 
employees and managers; 
• Effective joint training of managers and Trade 
Union/Professional Organisation representatives in the 
implementation of the Attendance Management Policy for 
consistency. 
 
3. Aims of the Policy 
 
The aim of the Attendance Management Policy is to help the  Board 
make the most of employee attendance by reducing both  short and 
long-term absence through promoting positive  attitudes to work and 
effectively working in partnership with all parties to reduce employee 
absence to the minimum levels possible. 
 
Specifically, the Attendance Management Policy aims to: 
 
• enable the delivery of consistently high quality services by 
achieving the maximum possible levels of employee 
attendance at work; 
 
 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

• provide procedures and guidelines communicated to and 
understood by all employees which make sure that everyone 
is dealt with in a fair and consistent manner; 
• comply with current Employment Legislation, including the 
Disability Discrimination Act 1995 (and Part 3 of the DDA from 
October 2004) (to make sure that reasonable  adjustments to 
duties are made, or other suitable  employment is offered 
through redeployment where  necessary), and meet legal 
requirements relating to  employee consent to the appropriate 
handling of sensitive personal data; 
• make sure that managers / supervisors communicate regularly 
and effectively with employees, and where  possible, offer 
appropriate professional support and help to get them back to 
work (see the "Carrying out the Return  to Work Discussion" 
checklist at Appendix 2); 
• facilitate the availability of resources and support to employees 
with health problems through the Occupational Health Service, 
Employee Counselling  Service, employee support services 
and other specialist agencies; 
• seek redeployment if appropriate. The Board will use its best 
endeavours  to redeploy employees to an equivalent  grade. 
Active consideration may be given to protection of  earnings 
where the specific circumstances warrant it; 
• make sure that the  organisation's  Employment Policies  are 
based on best practice; 
• improve employee retention and prevent any form of 
discrimination; 
• enable the Board to take a proactive approach to promote the 
health and well being of employees, equally employees will be 
encouraged to adopt a positive healthy lifestyle; 
• assist managers to effectively 
monitor sickness 
absence/attendance levels by provision of management 
information  systems and regular reports which provide 
relevant, up to date information on individual and departmental 
absence  and provide analysis which may assist to identify 
possible work related illnesses; 
• ensure all employees are entitled to be represented by a 
Trade Union/Professional Organisation representative 
(including full-time Trade Union Officers), or accompanied by a 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

fellow member of staff, or a friend or relative not  acting  in a 
legal capacity, at all stages of the procedure.   
 
4. Scope of the Policy 
 
This Policy applies to all employees of the Board, including 
employees seconded from the organisation.   
 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

 
The Attendance Management Policy in Practice 
 
1. Responsibilities 
 
In putting the Attendance Management Policy into practice it is vital 
that all those involved are fully aware of their roles and 
responsibilities as defined below: 
 
1.1 The Employee: 
 
• has a contractual obligation under their contract of 
employment to attend work; 
• must comply at all times with the documented sickness 
absence reporting procedures; (see section 3 below) 
• on returning to work after an absence, is required to attend a 
Return to Work Discussion with their line manager; 
• The Board may at any time require an employee absent from 
work due to illness to attend an examination by a  medical 
practitioner. Furthermore, employees do not need  to be off 
sick to be referred by the Board for a medical. The Board will 
meet the cost of any medical examination. 
• when  not able to attend a set Occupational Health 
appointment, must communicate this with Occupational Health 
prior to the appointment date / time, with a further appointment 
being agreed. Occupational Health will advise the manager of 
cancelled appointments; 
• will be requested to attend a management meeting to discuss 
sickness absence and must, if unable to attend for  an 
acceptable reason, inform the manager / supervisor  prior to 
the date / time of that meeting and if acceptable a  further 
meeting may be convened at an alternative location / date. 
• on sick leave is required to maintain a level of contact / 
communication with their manager, appropriate to their 
medical condition. 
 
1.2 The Manager: 
 
• has a responsibility for the effective management of 
attendance for their area of responsibility and to be aware the 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

importance of the Board’s duty of care, commitment  to the 
delivery of a high quality service and the importance  of 
employee well being; 
• must ensure that all employees have been issued with  and 
fully understand instructions on sickness absence  reporting 
(see Appendix 1). Managers must also ensure  that sickness 
absence reporting procedures are  documented and fully 
explained to any new employee during departmental induction, 
with further planned annual  training  and/or awareness being 
undertaken and documented; 
• should be in regular contact with the employee,  particularly 
during long-term absence, to make sure they are fully aware of 
any health progress and the likely  duration of the absence. 
Managers should be sensitive to 
the employee’s 
circumstances and while it is important to  demonstrate real 
and proper concern for the employee,  the level of contact 
should be at a level which is appropriate to the circumstances 
and avoids being  intrusive. Managers should provide regular 
updates on  departmental issues and provide any appropriate 
documentation including pay slips etc; 
• is expected to record and document accurate individual 
absence information for all employees including the  duration 
(start and end dates) and reason for absence, and a note of all 
discussions relating to this. In addition  they will maintain 
statistical information on absence rates  within their 
department; 
• is responsible for ensuring that sickness absence levels  are 
reviewed on a regular basis (monthly) and to quickly  address 
any problem areas; 
• is responsible for maintaining an overall acceptable 
attendance level within their own department; 
• must ensure that all employees have a Return to Work 
Discussion (see Appendix 2) whenever they return from a 
period of sickness absence. Managers should ensure that the 
absence is sickness related or if it is more  appropriately 
covered by other Board policies. Return to  Work Discussions 
may be delegated for practical reasons  (if the service is 
dispersed, for example); 

Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

• where persistent frequent absences, continuous absence  or 
an inability to perform acceptable duties due to ill health  are 
causing problems in the workplace, will discuss this  with the 
employee at an arranged meeting that may result  in a formal 
hearing  in accordance with either the  Capability Policy or 
Disciplinary Policy; 
• should seek, at an early stage where appropriate, professional 
advice from Human Resources and / or  Occupational Health 
Services; 
• must always inform, and, if possible, should discuss with  the 
employee when a referral to the Occupational Health  Service 
is being made before the referral takes place; 
• should in determining the action to be taken, take account of 
what is fair and reasonable, given the individual circumstances 
of the case (including such as work related  injury, disability 
and terminal illness), and taking into account length of service, 
frequency (episodes), length  (days lost) and any pattern / 
trend of the absences, medical advice and service needs; 
• should ensure the employee  is fully aware of the advice 
provided from Occupational Health Services and should make 
sure at all stages the employee has had the  opportunity to 
discuss their health and point of view /  reasons for the 
absence; 
• will ensure that following a management referral to the 
Occupational Health Service the response letter will be shared 
with the employee; 
• must recognise their duty of care. If, in the opinion of the 
manager, an employee is unfit to continue working whilst  on 
duty, the employee should be advised to leave work and seek 
appropriate medical advice. In other  circumstances where 
employees report for duty and state  that they are unwell the 
decision to leave work and go on  sick leave is entirely the 
employee’s decision; 
• must ensure that confidentiality is maintained throughout  all 
discussions and relevant documentation relating to  sickness 
absence; 
• should ensure that when employees are on long term sick 
leave, prior notification of impending ½ pay and nil pay 
situations are communicated at least 1 month in advance  to 
10 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

the employee to advise of the financial situation. Managers are 
required to request this information from Payroll / HR for long 
term sickness. In exceptional  circumstances consideration 
may be given to the  extension of sick pay with prior approval 
of the Director of Human Resources; 
 
 
1.3 Human Resources 
 
• Management of ill-health problems is a management function, 
however Human Resources will provide  assistance, advice 
and support to managers and  employees at all stages of 
managing ill-health, including  analysing absence records and 
investigating particular  cases to ensure fairness and 
consistency throughout the  Board, with further support 
extending to communications – i.e. standard letters, meetings 
etc. 
• As part of our Performance Management Framework  Human 
Resources will collect, analyse and report, where appropriate, 
relevant departmental and organizational 
absence 
management information. 
• Human Resources will ensure line managers and Trade Union 
/ Professional Organisation representatives are  adequately 
trained in Attendance Management and that  guidance will be 
available to ensure consistency of approach. 
 
 
2. Types of Absence – Definitions 
 
There are many reasons why employees are unable to attend  work 
and fulfil their contract of employment. It is essential that  employee 
absences are given the correct categorisation for  monitoring and 
management information purposes. 
 
• Short–Term Sickness Absence  (uncertified, self 
certificated  or covered by a doctor’s certificate). All  absences 
from day 1 up to 27 calendar days. (An employee leaving work 
without completing 50% of their  normal working shift will be 
recorded as having a ½ day’s sickness absence.) 
11 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

• Long–Term Sickness Absence  (covered by a doctor’s 
certificate) All absences of 28 or more calendar days.   
 
• Unauthorised absence - absence which is not supported by 
medical evidence as required under Absence  Reporting 
Procedures; absence which has not previously been reported; 
absence which has not been authorised  by the appropriate 
level of management or has not been communicated using the 
correct procedure as outlined in Appendix 1. 
 
Other authorised absences are covered separately by Board Policies. 
 
3. Absence Reporting Procedure 
 
All employees are responsible for making every effort to 
communicate with their line manager whilst on sick leave: 
 
• Employees who are unable to attend work or fall ill during  a 
period of leave, must tell their line manager at the  earliest 
opportunity before their starting time and no later  than within 
one hour after their scheduled starting time.  Where the line 
manager is out of the office notification to a suitable alternative 
manager is required in accordance with local procedures; 
• It is the employee’s responsibility to make contact  personally 
with their line manager. Only in exceptional  circumstances, 
where the employee is unable to phone  personally, a relative 
or friend may phone on their behalf,  but the responsibility 
remains with the employee. Where  the line manager is not 
available, it is essential that contact is made with an alternative 
senior staff member  who will be responsible for taking the 
information and  passing it to the line manager. Messages 
should not be left on voice mail, with the hospital switchboard 
or with  other wards or departments. Mobile phone text 
messages  are also not acceptable and will result in the 
employee having an unauthorised absence; 
• Failure to make contact in time may lead to: 
o  the absence being treated as unauthorised; 
o  an appropriate deduction being made from the 
employee’s pay; 
12 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

o  action under the Disciplinary Policy; 
• It is important that the employee communicate all relevant 
details when making contact, including: 
o  the reason for absence; 
o  an indication of when the employee expects to be fit  to 
return to work; and 
o  details of any appointments with the employee’s GP. 
• Personal information will be kept in accordance with the Data 
Protection Act 1998; 
• At this stage, the employee’s line manager will tell the 
employee when they should get in touch and when an 
appropriate certificate must be submitted (as detailed in 
Appendix 1); 
• It is the employee’s responsibility to keep the line  manager 
informed of progress and, in particular, should  the employee 
be unable to return when anticipated. If the  employee is 
absent immediately before leave days or  days off, they must 
tell the line manager when they will be  fit to come back to 
work; 
• If the sickness is 4 or more calendar days, then the employee 
is required to submit a self-certificate to their  line manager 
within 7 days of the start of the absence. If  the absence 
continues for more than 7 days the employee will be required 
to submit a medical certificate. Any  subsequent certificates 
should be submitted as quickly as  possible, ensuring all days 
in the absence period are  covered. Failure to submit a 
certificate may result in pay being withheld; 
• If an employee falls ill at work or has to go home due to 
sickness or other reasons, the employee must discuss this 
with their line manager before leaving unless they require 
urgent treatment, in which case the employee should tell their 
line manager at the earliest opportunity. 
 
Employees will be required to comply with local sickness  absence 
reporting procedures. Local sickness absence  procedures must be 
compliant with the principles of this Policy. 
 
 
 
13 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

4. Return to Work 
 
After any period of absence an employee’s return to work should be 
acknowledged through a documented Return to Work  Discussion. 
This may be delegated to another manager or  supervisor as 
appropriate. In many cases, this may involve little  more than a 
courteous enquiry as to whether the employee is  now well. In other 
cases, for example, where a pattern of short  term absence is 
developing, or following a period of longer term absence the meeting 
will explore this more fully: any action the Board has taken to prevent 
a recurrence of any work-related injury; 
• the reasons for absence; 
• the employee’s fitness for work; 
• if the cause of the absence may recur and whether a referral 
to Occupational Health/GP report is necessary. 
 
At this meeting the employee should be given the opportunity to raise 
any issues they have about their absence and to get help  from the 
organisation. 
 
This discussion may cover some or all of the following, depending on 
the circumstances of each case (see the 'Carrying out the Return to 
Work Discussion checklist at Appendix 2) 
 
• Welcome the employee back to work and provide a work 
update. 
• Ask after their health. 
• Ensure that the employee has provided or filled in a self-
certificate and/or provides a medical certificate as appropriate 
(see Appendix 1). 
• If attendance levels suggest that there may be an  underlying 
health problem, discuss referring them to the  Occupational 
Health Service. 
• If the pattern or frequency of absence is causing concern, the 
employee should be advised of  this, explaining what  the 
organisation considers to be a reasonable standard of 
attendance and what may happen if this is not met. 
14 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

• Offer support, guidance and advice to help the employee  to 
attend more regularly, for example, a temporary change  in 
hours or duties, training, etc. 
• Set up a regular review process, set attendance standards and 
offer special or unpaid leave if this is appropriate. 
• Any cases involving alcohol, drug or substance misuse should 
be addressed under the procedure set out in the  appropriate 
policy (Alcohol and Substance Abuse Guideline). 
• Encourage involvement and commitment to solutions. 
 
This discussion should not be confrontational in any way. It  should 
rather be an exploration into any underlying problems -  medical, 
work-based or domestic / personal -  which may be  affecting 
attendance. 
 
The employee has the right to be represented by a Trade 
Union/Professional Organisation representative (including fulltime 
Trade Union Officers), or accompanied by a fellow member  of staff, 
or a friend or relative not acting in a legal capacity. 
 
The Board understands that some issues may be very personal  or 
sensitive, the employee should discuss with their manager how they 
can be supported. However the employee may prefer  to talk to 
someone outside the  immediate situation, such as the  Employee 
Counselling Service. (The Employee Counselling  Service is an 
independent, confidential service, offering a range  of services for 
employees experiencing personal problems.)  
 
These discussions should form part of local training on  promoting 
attendance issues. 
 
5. Phased Return to Work and Adjustments 
 
When an employee is fit to return to work but cannot carry out  their 
full range of duties (either in the short or longer term),  every effort 
should be made to give them the opportunity for an  earlier return to 
work. This might include reducing or amending their range of duties. 
 
A clear written programme, including timescales and review  period, 
must be agreed with the line manager and employee  before any 
15 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

return to work can take place. Human Resources  advice should be 
sought on any agreed variation to contract and pay policy, to ensure 
that the policy is applied consistently. Employees may be encouraged 
to use flexible working  arrangements and Work-life Balance Policies 
to support their  return to work as set out in paragraph 14.10 of the 
Agenda for  Change Handbook (except medical staff –  see 
PCS(DD)20 07/10). 
 
Phased returns to work must be organised with the line manager and 
individual. Advice may be sought to support the return to work plan. 
 
To comply with the Disability Discrimination Act 1995 (as amended), 
the Equality and Human Rights Commission  recommends that 
organisations: 
 
"take any steps which it is reasonable for it to have to take, to reduce 
or remove any substantial disadvantage which a  physical feature of 
the premises or of the organisation's  employment arrangements 
causes a disabled member of  staff compared to a non-disabled 
person". 
 
In short, reasonable adjustments to an employee’s job can include: 
 
• changes to duties, shifts or hours; 
• changing the place of work; and 
• making adjustments to the features of a building or access to 
it, including its fixtures, fittings and design. 
 
Although this list is not definitive, adjustments should only be  made 
after: 
 
• receiving the advice and recommendations of  Occupational 
Health; 
• discussing the matter with the employee; and 
• carrying out a review of their skills and abilities and the likely 
needs of the service. 
 
Assistance is available from the Disability Employment Advisers 
based within the Department of Works & Pensions Jobcentre  Plus 
16 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

locations and other agencies. They can support the  employee and 
the workplace with respect to carrying out needs  assessments, and 
they can advise on any equipment and  modifications that might be 
required for the working environment. 
 
6. 'Trigger Points' 
 
It is important that line managers have clear 'trigger points' in  place 
for reviewing sickness absence. These 'triggers' are: 
 
• four or more episodes 
• more than eight days short term sickness absence within a 12-
month period. 
 
On hitting a “trigger point” line managers must consider all the  facts 
available and be aware of the circumstances of the  particular 
employee’s situation, prior to organising any formal  hearings. 
However line managers must give consideration to  absences linked 
to certain shift patterns, known accidents or injuries sustained at work 
or incidents or serious illness which  may have resulted in the 
employee requiring time off work. 
 
7. Management Referral to the Occupational Health Service 
 
Line managers can refer employees to the Occupational Health 
Service in order to provide assistance to an employee on a  health-
related matter, or to enable the Occupational Health  Service to 
provide the line manager with advice about the employee’s health in 
relation to their work. 
 
Line managers should make a referral to the Occupational  Health 
Service once the employee is off more than 28 days (long term sick) 
or will decide on an individual, case by case basis when to refer the 
employee. 
 
The employee must be informed of their management referral in 
advance and, if possible, the referral should be discussed with  the 
employee. It is essential that such a referral is not portrayed  as a 
punishment, and that the reasons for it are fully explained  to the 
employee. The reason for referral should be clearly set  out in the 
17 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

referral document along with any specific issues which  the line 
manager wishes to receive advice. In general, the types  of issues 
about which questions might be asked include: 
 
• whether there is an underlying medical problem/condition, 
which could affect work performance; 
• the prognosis and likely effect on fitness for work; 
• restrictions to, or adaptations needed for, work; 
• the need for, and nature of, a programme of support; 
• recommendations for rehabilitation into work and ill-health 
retirement issues, if relevant 
 
8. Self Referral 
 
Employee can self-refer to the Occupational Health service for  any 
health related matter, particularly if it relates to, or is  affecting their 
work. No communication to any third party should result from a self-
referral unless the member of staff concerned requests it. Self-referral 
des not preclude an employee having a management referral. 
 
9. Contact with Absent Employees 
 
It is essential for the health and well being of all employees within the 
Board that regular contact is maintained between the  employee and 
line manager during any periods of sickness absence. This contact is 
required to ensure that the employee  is receiving the best possible 
support and assistance to ensure a speedy return to full fitness. 
 
During periods of long term sick this contact is critical to ensure that 
the absence is being managed correctly and where  appropriate 
additional support mechanisms have been put in place to help in the 
recovery process. 
 
Employees, who are off work sick, should therefore expect  regular 
and appropriate contact by letter from the line manager requesting a 
sickness absence review meeting to discuss the  situation  and help / 
support required. This meeting will also  cover Occupational Health 
referral reports received. 
 
18 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

In certain circumstances, it may be appropriate for the employee  to 
be visited at an alternative location outside the workplace. This will be 
discussed and agreed in advance with the employee  and where 
appropriate, Human Resources and/or Trade Union /  Professional 
Organisation representative or a colleague or  friend, not acting in a 
legal capacity, may also be in attendance. 
 
Employees are also required  to maintain accurate and up to  date 
telephone contact details. Again in certain circumstances  line 
managers may be required to contact employees by telephone. 
 
Where the employee is off on long term sick it is also important  to 
keep the employee updated with any changes in their department. 
 
10. Failure to Attend a Management Meeting / Occupational 
 
Health Appointment 
 
The Board may at any time require an employee to attend a 
management meeting. Where an employee fails to attend an 
Occupational Health appointment without prior notification then  a 
further appointment will be offered and the line manager will write to 
the employee to advise that further failure to attend the appointment 
without due cause may result in the withdrawal of  occupational sick 
pay  and a decision being made with regards  to the employee’s 
continuing sickness absence based on the information available. 
 
11. Redeployment 
 
If an employee has been identified as unfit to return to their  current 
post, then the Board will make every effort to find suitable alternative 
employment opportunities, although a job  does not have to be 
created. 
 
The line manager must fully discuss with the employee and  Human 
Resources all the potential options for suitable redeployment. 
 
Redeployment may mean changing career direction and must include 
the assessment and identification of the employee’s  training needs. 
This may include providing training opportunities from: 
 
19 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

• within NHS Scotland; 
• the Employment Service Work Preparation Scheme; 
• Disability Employment Advisers; and 
• other appropriate Agencies. 
 
12. Education and Training 
 
To promote attendance positively, the Board will raise  awareness of 
this policy and its standards as part of departmental and the Board’s 
induction for all new employees  and ensure all existing employees 
are made aware of the policy by providing training for employees, line 
managers and Trade  Unions/Professional Organisations which will 
include, as a minimum, the following issues: 
 
• the benefits of good attendance at work; 
• roles and responsibilities of employees, line managers, Human 
Resources, Occupational Health Services and  Trade 
Unions/Professional Organisations; 
• the procedure for reporting absence; 
• trigger points for reviewing absence; 
• return to work interviews; 
• referrals to Occupational Health Services; and 
• recording and monitoring attendance levels. 
 
13. Ending Employment and Retirement 
 
The option to terminate employment on the grounds of incapacity due 
to ill health should only be considered when all options for reasonable 
adjustment or redeployment have been  fully investigated and 
exhausted by the line manager and  normally within the timescale of 
the employees Occupational Sick Pay. 
 
If an employee is superannuated, advice should be provided in 
relation to applying for premature retirement on the grounds of 
permanent ill health. Information on this is contained in the  Scottish 
Public Pensions Agency "Guide to the Scheme for NHS Employees in 
Scotland". There are qualifying criteria and  appropriate forms to 
complete, and assistance from Human Resources should be offered 
to help employees fill in such application forms. 
20 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Information should also be given on 'Injury Benefits', payable  where 
an accident (or disease) occurs in the course of work.  Advice is 
available in the same SPPA Guide. These benefits  apply even if an 
individual is not superannuated. Human  Resources should offer to 
help employees fill in the appropriate application forms. 
 
In considering termination of employment on the grounds of ill health, 
the Board requires to demonstrate that it has: 
 
• taken account of written advice from the Occupational Health 
Service recommending this; 
• consulted with the employee and discussed the position  with 
them; 
• made a thorough investigation of the medical and other facts; 
• balanced the employee’s likely future health against the 
Board’s needs; 
• considered offering the employee other employment; and 
• fully explored other employment options and found these to be 
unavailable or not practical. 
 
The decision to terminate employment on the grounds of ill health or 
incapacity must always be based on medical factors,  and is not 
directly linked to the employee’s pay situation. 
 
If termination of employment is the only available option, the 
employee should be invited, in writing, to attend a formal meeting to 
discuss the termination of their employment on grounds of incapacity 
due to ill health. Human Resources will  support this process at the 
earliest possible opportunity.  Employees are entitled to be 
represented by a Trade 
Union/Professional Organisation 
representative (including Full-Time Officers), or accompanied by a 
fellow member of staff, or  a friend or relative not acting in a legal 
capacity, at all stages of the procedure. 
 
The meeting should be handled in a sympathetic and understanding 
way, making sure that the employee is given  time to discuss their 
point of view and that they have a clear  understanding of the 
outcome. They should also be offered the opportunity to meet again if 
21 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

they would find it helpful to have some days thinking time to weigh up 
the options. 
 
Where the employee is superannuated, they must be advised that the 
decision to terminate is based on their continuing  incapacity and is 
separate from any ill-health pension  application. The decision to 
terminate will therefore be  unaffected by the outcome of such an 
application.  
 
In accordance with local arrangements for delegated responsibility for 
dismissal and related procedures, Human Resources will support the 
appropriate line manager to write to  the employee confirming the 
termination  date, taking into  account the relevant period of notice. 
The termination letter  should also set out the employee’s right to 
appeal against the decision. 
 
14. Support and Well Being 
 
As a progressive and supportive employer, the Board will  provide 
support and well being for all employees during  periods of ill health 
and absence from work. In some situations, the cause of this ill health 
may be out with the  control of the organisation. However, having a 
duty of care  towards its employees, every effort and assistance will 
be provided where possible to assist the employee back to work. 
 
The list at Appendix 3 is a directory of Support Agencies and is  not 
intended to be an exhaustive list, but simply a reference  point for 
employees and line managers seeking assistance  and support on a 
particular subject matter.  
 
15. Monitoring and Review 
 
The application of this Policy will be monitored jointly by the Director 
of Human Resources and the Area Partnership Forum  to ensure 
equitable treatment of all employees.  
 
The Board is required by Law and under the European Union 
Employment regulations, to gather monitoring information  relating to 
ethnicity, religion and faith, sexual orientation, age,  disability and 
22 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

gender for all aspects of employee relations.  You may be asked for 
information relating to the above in connection with this policy. 
 
You do not have to give the monitoring information if you do not wish 
to. However, for some of the above diversity strands  it is a legal 
requirement that we ask you for it, and good  practice to ask for 
monitoring information for all diversity strands. 
 
Any equalities monitoring information will be held separately and not 
used to inform any proceedings that occur in relation to this Policy. 
 
The operation of this Policy will be regularly reviewed by the  Area 
Partnership Forum to ensure its continued effective operation. 
 
 
23 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

 
APPENDIX 1 
 
Reporting Absence Procedure 
 
Absence Reporting Procedure above sets out the full  procedure for 
employees to follow when reporting absence and line managers must 
ensure that all employees are aware of these  arrangements within 
their Department.  The reporting arrangements for sickness absence 
are summarized below: 
 
On day 1-  Employees must tell the  appropriate line manager or 
supervisor about their absence as  early as possible and in 
accordance with the Reporting  Absence Procedures outlined in 
Appendix 1 and local departmental procedures.   
 
More than 3 days and up to  and including 7 calendar days  -
Employees must complete a  sickness absence self certificate  form 
and provide this to their line  manager within 7 calendar days  of the 
first day of absence. 
 
More than 7 calendar days -  A medical certificate is required.  If an 
employee does not return to  work when the certificate ends  then 
further consecutive certificates must be provided.  
 
A final medical certificate confirming fitness to resume duties must be 
sent in before or  on the day of return to work, with  advance 
communication being  received from the employee  confirming their 
proposed Return to Work (RTW) date. 
 
Failure to adhere to absence reporting procedures may be dealt with 
under the Disciplinary Policy and Procedure (Management of 
Employee Conduct). 
 
24 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

APPENDIX 2 
 
Checklist for Carrying out the Return to Work Discussion 
 
1.  Preparation for the Meeting 
 
•  Gather together all medical reports (if any) and copies of any 
  correspondence relating to the employee’s recent period of 
absence. 
•  Gather details of the employee’s length of service and any 
record of previous absences. Compare the length of all 
absence(s) or the number of absence episodes within the last 
12 months against the Trigger Points. 
•  Where there is a history of previous periods of sickness 
absence, look further at the pattern of absences. Is there a 
regular pattern? Are the absences always or mostly on the 
same day of the week e.g. a Monday or Friday? Or when the 
  individual is rostered to work backshift / nightshift? During 
school / public holidays? etc. 
 
•  If you need any more information or help, discuss the matter 
with someone from your HR team. 
•  Arrange a time and suitable venue for the meeting, 
somewhere you both can discuss the matter in private without 
being  overheard or  interrupted by others. Let the   employee 
know beforehand. 
•  Prepare an introduction for the meeting (see section 2 below). 
•   Look at your checklist for structuring the meeting (see section 
3 below). 
25 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

 
2.   The Meeting 
 
•  Explain the aims of the meeting. Obviously, if the most recent 
period of absence is an isolated occurrence of say one or two 
days with no  previous history of absence(s) then the meeting 
will probably be a short one and not require any follow up. 
•  Discuss the most recent period of absence and highlight any 
  previous absences. If there appears to be a regular pattern to 
  the employee’s absences, discuss this and explore whether 
  there are other problems, either within or outwith the 
workplace, which are/may be causing difficulties in relation to 
  the employee’s attendance. 
•  If a Trigger Point has been reached, consideration should be 
  given at  this stage as to whether a formal review of the 
individual’s attendance would be more appropriate rather than 
a Return to Work discussion. If so, the employee should be so 
advised and the meeting ended at this point.  Arrangements 
should then be made to hold a formal meeting  to discuss the 
matter at which the employee may be  accompanied and/or 
represented by a trade union/professional organisation 
representative.  Otherwise, 
 
o  any action the Board has taken to prevent a recurrence of  
any work-related injury. 
o  be clear that the employee’s attendance must improve. 
o  ask the employee for suggestions on how they could 
improve attendance. 
o  agree an action plan, with timescales, for this 
improvement. 
o  outline next steps if performance does not improve. 
o  set a date for a review. 
 
3.   Structure 
 
 
The following structure will help you to manage the interview 
sensitively and cover all the issues you need to look at. You 
should begin each item with an open-ended question to gain 
information and to open up the discussion.  Remember to use 
only those sections or questions which are  relevant to the 
26 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

individual circumstances -  this is simply a list of  prompts. (For 
example, you may already know that the person may not have 
any domestic issues related to their absence, so  do not use 
these questions.) 
 
Introduction 
 
"What do you think about this report?" 
"How do you feel about your health?" 
"How do you feel about your work in relation to your health?" 
 
Domestic issues 
 
Work issues 
 
"Is there anything worrying you about your work?" 
"Is there anything we could look at to change?" 
"So you feel the problem has been ..." 
"You have also suggested ... could be a solution." 
 
Summary 
 
"If, together, we can find a way to achieve this do you agree 
we could sort this problem out?" 
 
Next steps 
 
•  Agree action 
•  Agree attendance target 
•  Set a date and venue for a further review 
 
 
These techniques should help you to promote attendance in a 
structured and fair way, and create a healthy and supportive 
working atmosphere. Showing a genuine concern for your 
employees will make them all the more willing to talk to you 
openly, before their problems keep them off work. 
27 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

APPENDIX 3 
 
Support and Well Being Agencies 
 
Child Care 
 
The SureStart ChildcareLink is funded by the Scottish Executive as 
part of their national childcare strategies and provides helpful 
information for parents on the availability of a range of childcare 
services including childminders; nurseries; pre-school education; 
outof- school care; holiday play schemes; playgroups etc. Employees 
can access this service on www.childcarelink.gov.uk or by phone on 
the following: 
 
Glasgow City Childcare Information Service 
0141 287 5223 
 
South Lanarkshire Childcare Information Service 
01698 527 154 
 
North Lanarkshire Childcare Information Service 
01236 812 281 
 
Inverclyde Childcare Information Service 
0800 052 9126 
 
Childcare and Recreation Service Ayrshire (CARIS) 
0845 351 3000 
 
East Dunbartonshire Childcare Information Service 
0141 570 0091 
 
West Dunbartonshire Childcare Information Service 
0800 980 46883 
 
East Renfrewshire Childcare Information Service 
0141 577 3990 
 
Childcare in Renfrewshire Childcare Information Service 
0141 840 3853 
28 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Carer Contact Agencies 
 
The following list of contact agencies may be of some assistance in 
providing a starting point for working carers to identify services and 
support available to them: 
 
Glasgow Carers Support Line 
0141 353 6504  
www.crossroadsscotland.co.uk 
 
Glasgow North West Carers Project 
0141 945 4532 
 
Glasgow North East Carers  
Development Unit 
0141 781 0728 
 
Glasgow North Carers Support Team 
0141 558 6296 
 
Princess Royal Division Glasgow 
Eastend Community Carers Centre 
0141 764 0050 
 
Princess Royal Division  
West Glasgow Carers 
0141 950 1144 
 
Princess Royal Division  
Glasgow South Community Carers 
0141 423 0728 
 
Glasgow South East 
Carers Network 
0141 533 2013 
 
Lanarkshire Carers Centre 
01698 428090 
 
29 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

West of Scotland Carers Forum 
0141 353 2726 
 
Alzheimer’s  
0141 226 3793  
www.alzscot.org 
 
Dementia 24 hour helpline 
0808 808 3000 
 
Chest, Heart & Stroke 
0141 633 1666 
 
Crossroads  
0141 226 3793 
 
Glasgow Association for Mental Health 
(GAMH) 
0141 550 8822  
www.gamh.org.uk 
 
Carers Scotland  
0141 221 9141 
 
Carers Net Coalition 
of Carers in Scotland 
xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx 
 
Elderly Care Organisation 
Glasgow City Council 
Social Work Services 
0800 811 505 
 www.glasgow.gov.uk 
 
CareAware 08705 134925  
www.careaware.co.uk 
 
NHFA Care Fees Advice 
0800 99 88 33  
www.nhfa.co.uk 
30 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

The Employee Counselling Service (ECS) is a free confidential  
service, independent of NHSGG&C. The ECS offers advice, support 
and or structured  counselling  to help with personal or emotional 
difficulties, relationship or  family concerns, stress, harassment or 
bullying, bereavement or addiction.  Employees can access the 
service by calling 0800 389 7851 or to arrange an appointment call – 
0800 435 768 
 
Domestic Abuse 
 
Women’s Aid 
National Domestic Violence Helpline 
0345 023 468 
www.womensaid.org.uk 
 
Careline  
0181 514 1177  
www.carelineuk.org 
 
Childline  
0800 1111  
www.childline.org.uk 
 
Everyman Project  
0207 263 8884  
www.everymanproject.co.uk 
 
Families Anonymous 
0800 735 0671  
www.famanon.org.uk 
 
Family Services Units 
020 7428 5405 
 
National Domestic Violence Helpline 
0808 2000 247 
 www.crimereduction.gov.uk 
 
 
 
31 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

NSPCC  
0800 800 500  
www.nspcc.org.uk 
 
Samaritans  
08457 909090  
www.samaritans.org.uk 
 
Scottish Women’s Aid 
0131 475 2372  
www.scottishwomensaid.co.uk 
 
Scottish Domestic Abuse Helpline 
0800 027 1234  
www.domesticabuse.co.uk 
 
Darnley Street Family Centre 
0141 424 3920 
 
Strathclyde Police  
0141 532 2000  
www.strathclyde.police.uk 
 
Crimestoppers  
0800 555 111  
www.crimestoppersscotland.com 
 
The Hideout  
0808 2000 247  
www.thehideout.org.uk 
 
Sexual Abuse 
 
Central Scotland Rape Crisis & 
Sexual Abuse Centre 
01786 471 771 
www.rapecrisiscentralscotland.co.uk 
 
32 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Women’s Aid  
0345 023468  
www.scottishwomensaid.co.uk 
 
Samaritans  
08457 90 90 90  
www.samaritans.co.uk 
 
Victim Support  
0845 603 9213 
www.victimsupport.org 
 
Brook Advisory Service 
0131 229 3596  
www.brook.org.uk  
 
Rape & Sexual Abuse Support Centre 
08451 221 331  
www.rapecrisis.co.uk 
 
Rape Crisis Scotland 
0141 248 8848 
www.rapecrisisscotland.org.uk 
 
Depression  
 
Samaritans  
08457 90 90 90  
www.samaritans.org 
 
The Royal College of Psychiatrists 
www.rcpsych.ac.uk 
 
Depression Alliance  
0845 123 23 20  
www.depressionalliance.org 
33 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Fellowship of Depressives Anonymous 
0870 774 4320 
www.depressionanon.co.uk 
 
Post Traumatic Stress Patient UK 
www.patient.co.uk 
 
National Phobics Society 
0870 122 2325 
www.phobics-society.org.uk 
 
ASSIST  
01788 560 800  
www.traumaticstress.freeserve.co.uk 
 
Traumatic Stress Clinics 
www.traumaclinic.org.uk 
 
Traumatic Stress Centre 
www.trauma999.co.uk 
 
The Birth Trauma Association 
www.birthtraumaassociation.org.uk 
 
NHS Direct  
0845 46 47  
www.nhsdirect.nhs.uk 
 
Alcohol or Drug related problems 
 
Glasgow City Council Community Addiction Teams 
0141 276 4330 
www.glasgow.gov.uk 
 
Know the Score  
0800 587 587 9  
www.knowthescore.info 
 
34 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Scotland Against Drugs 
www.sad.org.uk 
 
The Drugs Warehouse 
www.hebs.scot.nhs.uk 
 
Crew 2000  
www.crew2000.co.uk 
 
The facts of drugs: a parents guide 
0141 300 10 10  
www.hebs.scot.nhs.uk 
 
Talk to Frank  
0800 77 66 00  
www.talktofrank.com 
 
Scottish Drugs Forum  
0141 221 1175  
www.sdf.org.uk 
 
Drug Misuse Information Scotland 
www.drugmisuse.isdscotland.org 
 
Alcoholics Anonymous 
0845 76 97 555  
www.alcoholicsanonymous.org.uk 
www.aa-uk.org.uk 
 
Freshknowledge  
01937 579 777  
www.freshknowledge.co.uk 
 
Alcohol Focus Scotland 
0141 572 6700  
www.alcohol-focusscotland.org.uk 
 
35 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Gambling  
 
Gamblers Anonymous 
0870 050 88 80 
www.gamblersanonymous.org.uk 
 
Gamcare  
0845 600 01 33  
www.gamcare.org.uk 
 
Financial Problems  
 
UK Insolvency Helpline 
0800 074 69 18 
www.insolvencyhelpline.co.uk 
 
Money Matters 
0141 445 52 21 
 
Drumchapel Law & Money Advice Project 
0141 944 05 07 
 
Greater Easterhouse Money Advice Project 
0141 773 58 50 
 
Haghill Money Advice Project 
0141 556 30 88 
 
Bereavement  
 
CRUSE (Glasgow Branch) 
0141 248 16 02/21 99 
www.crusescotland.org.uk 
 
SANDS (Still Birth and Neo-natal Death Society) 
0141 563 89 08/020 7436 5881 
www.uk-sands.org 
36 
Agreed at Area Partnership Forum on 18 May 2011 

Document Outline