This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Housing Executive's Housing Selection Scheme Manual'.

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 13 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 17 link to page 18 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 26 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 32 link to page 34  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
5.0 
INTRODUCTION 
5.1 
RELEVANT APPLICANT DEFINITION 
5.2 
DEPARTURE FROM GENERAL RULE: RULE 48 
5.3 
CHOICE: RULES 52-55 
5.3.1 
COMMON LANDLORD AREA CHOICE: RULE 52 
5.3.2 
ESTATE/PROJECT CHOICE: RULE 53 
5.3.3 
CHOICE OF GENERAL HOUSING AREA: RULE 54 
5.3.4 
GENERAL HOUSING AREAS – IMPOSITION: RULE 55 
5.4 
RESTRICTION OF CHOICE 
5.5 
APPLICANTS WITH INTIMIDATION POINTS: RULE 61 
5.6 
APPLICANTS CONVICTED OR CHARGED WITH THE SEXUAL 
ABUSE OF CHILDREN: RULE 62 

5.6.1 
RELEVANT OFFENCE: RULE 63 
5.6.2 
OFFERS OF ACCOMMODATION:RULE 64 
5.6.3 
THE APPLICANT’S AREA OF CHOICE 
5.6.4 
UNSUITABLE ACCOMMODATION: RULE 65 
5.6.5 
EXCEPTIONS TO THE GENERAL RULE 
5.6.6 
SUBSEQUENT ACQUITTAL 
5.6.7 
SHARING OF INFORMATION 
5.7 
OFFERS OF ACCOMMODATION 
5.7.1 
OFFERS TO 16/17 YEAR OLD APPLICANTS 
5.7.2 
 ALLOCATIONS TO STAFF AND RELATIVES (HOUSING 
ASSOCIATIONS)
 
5.7.3 
PRE-ALLOCATIONS 
5.7.4 
MAXIMUM NUMBER OF OFFERS: RULE 56 
5.7.5 
REASONABLENESS OF OFFERS: RULE 57 
5.7.6 
SIZE OF ACCOMMODATION GUIDE 
5.7.7 
APPLICANTS’ PREFERENCES AND NEEDS: RULE 58 
5.7.8 
REASONABLENESS OF OFFERS AND APPLICANT PREFERENCE: 
RULE 60 

5.8 
REFUSAL OF OFFERS: RULE 59 
5.8.1 
REFUSAL OF OFFERS – DEFERRAL 
5.8.2 
LIFTING OF DEFERRAL 
5.8.3 
DEFERRAL PERIOD – NEW APPLICATIONS 
5.8.4 
DEFERRAL: FDAs/OTHER HOMELESS 
5.9 
DIFFICULT TO LET PROPERTIES: RULE 68 
5.9.1 
MULTIPLE OFFERS: RULE 69 
5.10 
DESIGNATED LETTINGS POLICY: RULE 70A 
5.10.1 
DESIGNATION OF FLATS – IMPLEMENTATION AND MONITORING 
ARRANGEMENTS 

5.11 
AUTHORITY OF THE DEPARTMENT/BOARD: RULE 84 
5.12 
APPLICANTS LOSING TIED ACCOMMODATION 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
CHAPTER 5 RULES GOVERNING ALLOCATIONS:  RULES 46 – 84 
5.0 
INTRODUCTION 
This chapter outlines guidance in relation to Choice, Restriction of Choice, 
Offers and Difficult to Let Properties.  Guidance in relation to 
Disqualification, Transfers, Succession, Assignment and the Creation of 
Joint tenancies are outlined in other chapters.  All Applicants will be 
assessed and placed on a Waiting List that is used by all Participating 
Landlords.  As a general rule each dwelling will be offered to the relevant 
Applicant with the highest points. 
5.1 
RELEVANT APPLICANT DEFINITION 
An Applicant is a “relevant Applicant” if:  
 
1) 
He / she has applied for, or is deemed to have applied for 
accommodation with the locational and other characteristics of the 
dwelling in question, and 
2) 
The Landlord is satisfied, on reasonable grounds, that the non-
locational characteristics of the dwelling meet the Applicant’s needs 
and, having regard to all the circumstances, do not substantially 
surpass those needs. 
5.2 
DEPARTURE FROM GENERAL RULE: RULE 48 
Designated Officers have the authority to depart from the general rule only 
in the following exceptional circumstances:  
 
Consideration must be given to the special and specific needs of the 
Applicant in order to determine whether their particular requirements 
would merit a departure from the Waiting List in relation to the particular 
characteristics and amenities of the property to be offered. 
 
A deviation under Rule 48 can be justified only if those Applicants higher 
up the Waiting List, including those with an earlier date of application, do 
not have similar specific needs for the particular accommodation or 
location to that of the Applicant being considered. 
 
Factors which must be taken into account when applying Rule 48 are: 
 
(a).  Profile of Waiting List 
 
Designated Officers should consider the number of Applicants on the 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
Waiting List for the particular type of accommodation in that area. An 
analysis of those Applicants should be carried out to determine their 
specific needs in order to balance their needs against the Applicant 
in question. 
 
 
 
(b).  Turnover 
 
Designated Officers should consider the turnover of that particular 
type of accommodation in that area.  Consideration should be given 
as to whether, with the Applicant’s level of assessed need and, given 
their position on the Waiting List, they would be offered 
accommodation to meet their specific requirements within a 
reasonable period of time.  This would involve looking back at the 
number of past allocations of that type of accommodation over a 
reasonable period of time in that specific location.  
 
(c).  The Applicant’s Specific needs  
 
Designated Officers should consider the particular needs of the 
Applicant in question in order to determine whether, given the nature 
and intensity of their housing need, such an allocation is highly 
desirable to meet their special and specific requirements.  For 
example, the Applicant’s specific needs may be more acute if they 
have a terminal illness, or if they have a degenerative illness which 
will impact on their housing need. 
 
(d).  The characteristics or location of the property to be allocated 
 
The facilities and amenities and / or the particular location of the 
dwelling must be highly desirable to match the special and specific 
needs of the Applicant in question.  Examples would include ground 
floor accommodation, the location in relation to carer / essential 
facilities, specific adaptations, mobility standard accommodation. 
 
Allocations under Rule 48 may also take place where: 
 
(a).  The Applicant’s need for that particular type of dwelling has been 
identified during the process for determining the housing mix of a 
New build Scheme.  Designated Officers should ensure that 
administrative arrangements are put in place to maintain a record of 
such Applicants; or 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
(b).  A property has been specifically identified for purchase by the 
Landlord to accommodate the specific needs of an Applicant. 
 
[Consideration may only be given to this option where: 
 
i. 
There is no suitable accommodation available or likely to 
become available which is already in the Landlord’s ownership 
and which could meet the needs of the household concerned;  
and 
 
ii. 
The accommodation requirement is a long term one, in that the 
allocation is not intended as a temporary arrangement pending 
further decanting. 
Detailed guidance on the procedures to be used for Housing 
Executive staff is in HRAN 22/04 – Special Acquisition of 
Dwellings. 
 
Housing Executive staff must notify all such departures from the General 
Rule in writing within three months to Client Services using the pro forma 
provided in Appendix 5.4.  Client Services will compile a report on such 
departures for the Housing Executive Board.  Housing Associations are 
required to notify the Director of Housing, Department of Social 
Development of all such departures within three months. 
5.3 
CHOICE: RULES 52-54 
Within the HMS, there are three distinct levels of Areas of Choice, Estate / 
Project, Common Landlord Area and general Housing Area.  Each of 
these is defined below:  
Estate/Project 
An Estate / Project is a scheme or group of properties in an area, 
belonging to one of the Participating Landlords, for which an Estate Code 
has been created. All Estates / Projects will be contained within a specific 
Common Landlord Area. 
Common Landlord Areas (CLA) 
A Common Landlord Area is a designated geographical area which may 
include a number of Estates / Projects belonging to any of the Participating 
Landlords.  Each District’s CLAs are listed in the Common Landlord Area 
Guide. 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
General Housing Areas (GHAs) 
A General Housing Area is a wider geographical area consisting of a 
number of Common Landlord Areas grouped together, which it is agreed 
form part of a natural area.  An Applicant’s 1st CLA of Preference is known 
as their Real CLA and those included by applying the GHA are known as 
the Associated CLAs.  CLAs within a GHA need not be adjoining and may 
cross District boundaries. Each District’s GHAs are listed in the General 
Housing Area Guide. 
 
 

General Housing 
 
 
 
 
 

 
 
 

Common Landlord 
 
Area (CLA) 
 
 
 

 
Estate / 
5.3.1  COMMON LANDLORD ARE
P A
r  
o C
j HO
ect  ICE:  RULE 52  
Where the Applicant has the right, he / she will be allowed to choose 
two areas in which to be re-housed. 
 
All Applicants will be required to identify at least one, and at most two, 
Common Landlord Areas in which they would like to be re-housed.  The 
only exceptions to this Rule are where an Applicant has requested a 
General Housing Area, or has had a General Housing Area imposed on 
them (see Rules 54 and 55), or where the Applicant is a Complex Needs 
Applicant (see Chapter 4). 
 
Certain Applicants may have restrictions placed on their areas of choice, 
for example, where the Applicant has been intimidated from a particular 
area or those Applicants who have been charged or convicted with the 
sexual abuse of children. 
 
Change of Preference – Common Landlord Areas 
Applicants may change their preferred Common Landlord Areas, but they 
must do so in writing.  When a change of CLA has been made it may be 
necessary to discuss, with the Applicant, the Estates / Projects which are 
contained within their new CLAs in order to identify Estates / Projects 
which are not suitable / desirable.  Amendments can only be keyed by the 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
Office of Origin (as a general rule this will be the NIHE Local Office in the 
case of Applicants, and the Landlord of the tenant in the case of 
Transfers). 
 
5.3.2  ESTATE / PROJECT CHOICE:  RULE 53 
 
An Applicant will be considered for all properties of all Landlords 
within their Common Landlord Area of choice unless there are 
exceptional circumstances. 
 
If more than one Estate / Project exists within an Applicant’s CLA of 
choice, it is vital that an Assessing Officer informs the Applicant of all the 
Social Rented accommodation available in that area.  
 
Applicants should also be advised that, as a general rule they will be 
placed on the Waiting List at CLA level for their area of choice. It will only 
be in very exceptional circumstances with SHO approval that an 
application will be considered at landlord/scheme level. This information 
should be clearly marked on the Visit Report to enable Keying Officers to 
exclude unselected Estates / Projects / Landlords. 
 
 It is important that the Applicant is aware of the variety of accommodation 
available within the Common Landlord Area(s) of their choice. This is to 
ensure there is suitable accommodation to meet their needs. 
 
Designated Officers of Participating Landlords should act as independent 
advisors, assessing the needs of an Applicant impartially, and providing 
unbiased information on all of the Participating Landlords accommodation 
existing within their chosen CLAs. 
 
5.3.3  CHOICE OF GENERAL HOUSING AREA:  RULE 54 
 
An Applicant may also choose to be considered for a General 
Housing Area as an area of choice. 
 
In order to maximise choice, all Applicants should be advised to consider 
the General Housing Area (G.H.A.) surrounding their Real CLA 
preference(s).  Designated Officers should ensure that this facility is 
explained to all Applicants / transfers. 
 
Where a GHA is to be applied at an Applicant’s request, it will be 
necessary for the Designated Officer to advise the Applicant of all the 
CLAs contained in the appropriate GHA, and clearly identify any Estates / 
Projects within each CLA which are to be excluded.  

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
In relation to Sheltered schemes – When an applicant has expressed an 
interest in Sheltered and general needs accommodation, this should be 
recorded in the circumstances table under special requirements of the 
assessment form and keyed onto HMS. This will facilitate a landlord to 
filter for such applicants.  
 
Change of Preference – General Housing Areas 
Where an Applicant has requested the GHA to be applied and 
subsequently changes their CLA of Preference to one which is not 
contained in the current GHA, it will be necessary to discuss with them the 
new CLAs and Estates / Projects contained in the new GHA.  This will be 
important in order to identify any CLAs and / or Estates / Projects, within 
the new GHA, which they would like to be excluded.  It is necessary to 
obtain this information in writing from the Applicant.  This Change of 
Preference information should be clearly identified for keying purposes. 
 
 

5.3.4  GENERAL HOUSING AREAS – IMPOSITION: RULE 55 
 
An Applicant who has been awarded Homeless / Threatened With 
Homelessness – Full Duty Applicant points and has not been 
allocated accommodation on a permanent basis after six months, will 
be considered for accommodation in a wider area which includes 
one or both of his / her areas of choice.  This will be known as a 
General Housing Area (G.H.A.) - Rule 55. 
 
This widening of choice will be applied automatically by HMS and a letter 
generated All such Applicants will therefore be placed on the Waiting List 
for all estates / projects within that GHA and advised accordingly.  
 
NB - Please Note due to a technical issue on HMS in relation to producing 
this letter, an incident has been raised with Orchard in February 2014. 
This is currently being investigated and when resolved this guidance will 
be updated. 
 
Applicants are advised in the renewal letter that the GHA may be applied 
and also details relevant GHA codes as appropriate. Applicants should 
have been advised during their homeless assessment of the GHA being 
imposed, if they have not been rehoused at that stage. 
 
It is important to note there is a maximum of 10 exceptions permitted in 
HMS. 
  

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
It would be good practice to attach a list of all the CLA’s that are included 
within the GHA.  
 
Change of Preference 
Where a GHA has been imposed on a Full Duty Applicant, and they 
subsequently change their Real CLA(s), it may be necessary to review the 
case to determine the suitable Estates / Projects in the new CLAs 
contained in any new GHAs generated (if applicable).  Any excluded 
Estates / Projects or CLAs within the new GHA(s) should be clearly 
identified for keying purposes. 
 
5.4 
RESTRICTION OF CHOICE 
Landlords may restrict the Area of Choice of an Applicant in the following 
circumstances:  
 
5.5 
APPLICANTS WITH INTIMIDATION POINTS: RULE 61 
Where an Applicant has been awarded Intimidation points, the Designated 
Officer may restrict offers of accommodation to areas where they consider 
the Applicant would not be at immediate risk. 
 
Alternatively, an Applicant may not qualify for Intimidation points but may 
qualify for points under Primary Social Needs Factors (1 – 3) due to 
experiencing violence or fear of violence, or experiencing harassment with 
fear of actual violence, for whatever reason.  Such Applicants must be 
considered under the Homeless Legislation. Allocating Designated 
Officers should exercise discretion in determining whether or not it is 
reasonable for the Applicant to remain in his / her accommodation, and 
may restrict offers of accommodation to areas where the Applicant would 
not continue to be at risk. 
 
5.6 
APPLICANTS CONVICTED OR CHARGED WITH THE SEXUAL ABUSE 
OF CHILDREN: RULE 62 

Restrictions at permanent housing stage apply (as a general rule) to the 
following:  
 
1) 
Any Applicant who has received a custodial sentence or a 
suspended custodial sentence in respect of “a relevant offence”, as 
defined below. 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
2) 
Any Applicant who has been charged with “a relevant offence” which 
could attract a custodial sentence. 
 
5.6.1  RELEVANT OFFENCE:  RULE 63 
 
In the present context “a relevant offence” means any of the following 
offences:- 
 
1) 
Sexual offences against children which are listed in Schedule 1 of 
the Children and Young Persons Act (N.I.) 1968. 
2) 
Sexual offences against children which are listed in Schedule 1 of 
the Sex Offenders Act (N.I.) 1997. 
3) 
Offences relating to indecent photographs of children which are listed 
in Schedule 1 of the Sex Offenders (N.I.) Act 1997.  
4) 
Offences under the law of some jurisdictions outside Northern Ireland 
which, in the opinion of the Designated Officer, are similar in nature 
and seriousness to any of the offences listed at a) to c) above. 
 
NOTE: “Conviction” does not include any conviction that is a “spent” 
conviction for the purposes of the Rehabilitation of Offenders legislation.  
“Custodial sentence” includes a suspended custodial sentence. 
 
Designated Officers must satisfy themselves that the offence falls within 
the “relevant offences” listed.  If there is any doubt, Designated Officers 
are advised to seek Legal advice. 
 
Individual case circumstances will vary.  In many cases, however, Social 
Services or the Probation Board, who will be in contact with the Housing 
Executive or Housing Association, will know the Applicant. 
 
 
5.6.2  OFFERS OF ACCOMMODATION:  RULE 64  
 

The restrictions as outlined aim to strike a balance between promoting and 
preserving the peace of mind of parents, children and young families on 
one hand, while ensuring that we will be able to continue to offer suitable 
temporary and / or permanent accommodation to those who are entitled to 
it. 
 
 
(a).  Permanent Housing 
 
Regardless of his / her place on the Waiting List, and regardless of 
his / her housing choices, an Applicant who is subject to restrictions 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
at permanent housing stage should only be offered accommodation 
within the stock of any Participating Landlord which satisfies all of the 
following criteria:  
 
i. 
It is accommodation which, in the opinion of the Designated 
Officer, is predominantly let to tenants who do not have children 
within their households. 
ii. 
It is physically separate from accommodation which, in the 
opinion of the Designated Officer, is let predominantly to people 
who do have children within their households. 
iii. 
Where applicable, the Applicant would not be in breach of the 
terms of his / her licence or Probation Order by accepting that 
accommodation. 
iv. 
It is not, in the opinion of the Designated Manager or his / her 
nominee, “unsuitable” accommodation as defined in Rule 65. 
 
Accommodation that satisfies the criteria set out above can conveniently 
be described as “adult” accommodation.  Older people’s dwellings and, in 
many Local Offices, blocks of flats, are likely to satisfy those criteria.  As a 
general rule, a “permanent” restricted Applicant should not be housed in 
any accommodation other than “adult” accommodation. 
 
Each Housing Services Manager should identify all the Housing Executive 
accommodation within the Local Office area that satisfies the criteria 
above.  The Local Office’s list should be agreed with the Regional 
Manager. Local Office’s should, in co-operation with the local Housing 
Association Office, identify the Housing Association accommodation within 
the local office area, which, if it was Housing Executive accommodation, 
could be classified as “adult”. 
 
If the “adult” Housing Executive accommodation in any Local Office 
constitutes less than 5% of all the individual lettings which the Housing 
Services Manager expects to be made in the coming year, there should be 
further discussion between the Local Office, the Regional Office and the 
Housing Centre. 
 
It may be helpful for Local Services Manager to take advice from other 
agencies, principally Social Services, prior to finalising their proposed list 
of Housing Executive and Housing Association accommodation for those 
with restricted choices.  In this way, the relevance and proximity of 
schools, community and recreational facilities can be taken into account. 
 
The Housing Executive should inform Social Services of the areas of 
choice (updated as necessary from time to time) chosen by all those who 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
are subject to permanent housing restrictions.  Social Services, the 
Probation Board and the Police should be informed of accommodation that 
is deemed to be unsuitable.  They should inform the Executive if, but 
only if, they consider that there is good reason to believe that thRule 65 
criteria are relevant to a particular Applicant in respect of any of his areas 
of choice. 
 
In the above circumstances the following message should be recorded on 
the Person UDC - (User Defined Characteristic) “Check Person Notes– 
Contact - SHO Rule 62 Relevant Offence”
 
 
(b).  Temporary Accommodation 
 

Under the Housing Order 1988, the Housing Executive temporarily 
houses Applicants in any of the following circumstances:  
 
i. 
Pending a final Housing Executive decision under the 
Homelessness legislation in respect of an Applicant who may 
be homeless and has a Priority Need. 
ii. 
Where the Housing Executive accepts that it owes the Full 
homelessness duty towards the Applicant, it will continue to 
house the Applicant in temporary accommodation until an offer 
of permanent accommodation can be made. 
 
Restrictions are imposed at the temporary housing stage in relation 
to: 
 
(a)  Anybody who has been convicted of a relevant offence, 
regardless of whether or not a custodial sentence was served. 
(b)  Any such Applicant who is currently facing charges in respect of 
any relevant offence (again regardless of whether or not such 
an offence if proven would attract a custodial sentence). 
(c)  Any Applicant who is suspected by Social Services (in light of a 
Child Protection Case Conference or Risk Assessment 
Meeting) of currently posing a risk, in terms of sexual abuse, to 
any child or children generally. 
 
(c).  Distinction between Permanent and Temporary Restrictees 
 
NOTE:  In terms of temporary accommodation placement, the 
restriction policy also applies to individuals who were neither 
convicted nor charged with an offence, but whom Social Services 
consider a serious risk.  The distinction between permanent and 
temporary Restrictees is merited for the following reasons:  

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
 
Restriction of choice in the offer of permanent re-housing is a 
significant withdrawal of a human right as compared to a 
temporary placement in accommodation. 
 
The nature of temporary accommodation and the type of 
families to be found in hostels suggest that it would be prudent 
to adopt this approach. 
 
(d).  Offers of Temporary Accommodation 
 

As a general rule “temporary Restrictees” should not be offered 
temporary accommodation:  
 
 
In any bed and breakfast establishment or guesthouse which is 
also used for housing families. 
 
In any hostel used for housing families. 
 
The above does not prohibit the use of hotels. 
 
Designated Officers will still be permitted to place an Applicant in a 
hotel (as a last resort until cheaper suitable accommodation can be 
accessed).  Designated Officers are obliged, however, to advise the 
Hotel Manager that the person being placed is currently charged or 
has received a custodial sentence in respect of a relevant offence. 
 
Information shared with Hotel Managers should be on a “need to 
know” basis and restricted to what the Designated Officer feels is 
appropriate to divulge regarding the background of a particular 
Applicant. 
 
The Applicant should be advised that the Hotel will be made aware of 
his / her background. 
 
In each Area, a detailed needs analysis should be carried out in 
order to assess the Housing Executive’s requirements for temporary 
accommodation for such Applicants. 
 
Each Area should aim to meet all its own needs for the temporary 
accommodation of such Applicants within three years.  The 
temporary accommodation strategy of each Area should be designed 
to achieve that aim. 
 
Each Area should draw up a comprehensive list of all the temporary 
accommodation available for such Applicants within the Area. 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
 
5.6.3  THE APPLICANT’S AREA OF CHOICE 
 

Applicants who are “temporary” Restrictees, but who will not be 
“permanent” Restrictees, should be advised by the Housing Executive 
Local Office in relation to their permanent housing choices.  In particular, 
unless there are exceptional circumstances, they should be advised to 
voluntarily narrow their choices, with a view to avoiding locations in which 
young families predominate. 
 
In practice, many such Applicants are only too willing to avoid family 
accommodation, either because they are concerned for their own safety or 
because of a genuine wish to avoid re-offending.  Accordingly, the 
Housing Executive’s advice in this connection will not necessarily be 
unwelcome. In any event, the advice should be given in a non-
confrontational manner, and the Applicant’s perspective should be taken 
fully into account. 
 
If such an Applicant, however, is determined to act contrary to advice, he 
should be advised that: 
 
1. 
The Housing Executive might regard him as having made himself 
intentionally homeless; 
 
2. 
The Housing Executive would not award him Intimidation Points 
should he subsequently be intimidated from a dwelling in a location 
in which he insists on being housed. 
 
Nevertheless an Applicant would not be under any direct compulsion to 
accept the advice.  He / she would be entitled to the offer of a particular 
dwelling and should be offered that dwelling if the rules of the Selection 
Scheme entitled him to such an award, even if the Housing Executive had 
advised the Applicant not to seek housing in the location in which the 
dwelling was situated.  
 
The legal requirements in relation to suitability of temporary 
accommodation under the homelessness legislation are described below:  
 
(a).  Suitability 
 

Accommodation provided to the Applicant must be reasonably 
suitable. Suitability refers primarily to matters of space and internal 
arrangements. It can, however, also relate to location.  What is 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
reasonably suitable for a particular Applicant depends on a number 
of factors.  One of those factors is the length of time which the 
Applicant will be expected to occupy the accommodation.  
Accommodation that might fail the test of suitability because of its 
location, if it were being offered to the Applicant on a permanent 
basis, may well satisfy the test of suitability of location if it is being 
offered only on a temporary basis. 
 
 
(b).  Location 
 
Location may be relevant in relation to questions of suitability 
because of issues such as nearness to an Applicant’s work or 
nearness to people who can provide him with family support. 
 
Each Area should draw up a comprehensive list of all the temporary 
accommodation available for the housing of people who are 
suspected or convicted of the sexual abuse of children. 
 
Note that such accommodations need not, at the time of considering 
an allocation, meet the children / families criteria. It is the 
“predominantly let” aspect of the criteria that is important. 
 
5.6.4  UNSUITABLE ACCOMMODATION: RULE 65 
 
“Unsuitable” accommodation is accommodation which complies with sub-
paragraphs 1) to 3) of Rule 64, but is unsuitable for a particular Applicant 
because of exceptional circumstances of one or more of the following 
kinds: 
 
1) 
The specific location of the particular accommodation. 
2) 
The specific circumstances of that Applicant. 
3) 
Detailed written advice received from the Probation Board, to the 
effect that, by housing the Applicant in that particular estate, an 
exceptional risk would be created. Consideration of the 
circumstances of someone already living at that location (the most 
obvious being proximity of a victim or a relative of the victim) must be 
taken into account. 
 
Exceptionally, accommodation which satisfies the criteria set out in Rule 
64 may not be suitable for a particular Applicant because of the specific 
location of the particular accommodation, or because of the specific 
circumstances of that Applicant. 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
In determining the suitability of permanent accommodation, especially as 
regards location, due account has to be taken of the fact that the Applicant 
will, potentially at least, be there permanently as distinct from being there 
only for a relatively short period. 
 
In such circumstances that accommodation need not be allocated to a 
relevant Applicant if the prior written approval of the Housing Executive’s 
Regional Manager has been received in respect of that course of action.  It 
is suggested that the Regional Manager’s power of approval in this context 
should be sparingly exercised.  It is important, however, that the stock 
available for the housing of people subject to permanent housing 
restrictions should not be reduced disproportionately. 
 
 
 
5.6.5  EXCEPTIONS TO THE GENERAL RULE 
 

“The general rule” referred to in Rule 62 shall be subject to exceptions if 
the Landlord, in the light of representations made by or on behalf of any 
affected Applicant, is satisfied that because of that Applicant’s exceptional 
circumstances, the restriction at permanent housing stage should not 
apply to that Applicant, on that occasion. 
 
5.6.6  SUBSEQUENT ACQUITTAL 
 

Where an Applicant is subject to restriction at permanent housing stage 
due to pending criminal charges, every effort must be made to ensure that 
the Applicant, if acquitted, will not suffer any permanent housing detriment 
as a result of the restriction of choice. 
 
The implication of the “no detriment” proviso is that, in the event of an 
acquittal, an Applicant would have to be considered for a transfer.  
Alternatively the Applicant would have to remain in temporary housing 
pending the outcome of the proceedings, an outcome which might be 
months or years away. 
 
5.6.7  SHARING OF INFORMATION 
 

Sharing of information is crucial in dealing with such cases and it is 
therefore imperative that relevant information is shared between Local 
Offices to enable the policies to be applied.  Health and Social Services 
have also endorsed the proposals consulted upon, as have the Police, and 
mutual sharing of information between the Housing Executive and these 
agencies should also be forthcoming.  It is important to remember, 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
however, that the Housing Executive must arrive at the appropriate re-
housing decision based on the policies outlined. 
 
The Housing Executive should share information with Social Services and 
with the Probation Board whenever law permits the disclosure of such 
information, and to the fullest extent allowed by law.  The task of risk 
assessment is an important task.  It is not, however, a function of the 
Housing Executive. Accordingly, Housing Executive Designated Officers 
should not participate in decision-making or discussion in the course of 
risk assessments carried out by one or more of the bodies who do have 
functions in that connection.  In response to requests from any such 
bodies, the Housing Executive should, however, be willing to provide any 
information which can lawfully be provided in order to facilitate them in 
carrying out their task. 
 
Comprehensive protocols must be agreed between the Housing Executive 
and Social Services and between the Housing Executive and the 
Probation Board. 
 
Voluntary organisations should also be advised in any instance where a 
“restricted” Applicant is being offered / placed in their accommodation.  
Similarly, voluntary organisations should share relevant information with 
the Housing Executive when we are considering re-housing of such 
Applicants. 
 
Whenever a relevant incident involving an Applicant becomes a 
controversial issue in the media, the Information Department of the 
Housing Executive will deal with the matter. 
 
It is not appropriate that the Housing Executive informs tenants when such 
Applicants are allocated accommodation in a neighbouring area.  Social 
Services are the agency with the primary responsibility for child-protection.  
They will inform individuals where they consider there is to be a need to do 
so. 
 
Private sector establishments should be advised when an Applicant being 
placed falls within the category outlined. Inevitably, this may result in them 
refusing to accept the Applicant but the need to inform them appropriately 
is seen as over-riding. 
 
It is quite possible that such Applicants may be considered for Housing 
Association accommodation within the general Housing Area containing 
their area of choice.  Again such accommodation would have to meet the 
criteria outlined and liaison should occur with Housing Association 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
providers regarding this.  A view has been expressed by some Housing 
Associations that although sheltered accommodation might well fit the 
criteria outlined, it is not considered suitable by virtue of young families / 
grandchildren visiting such complexes on a regular basis.  Ultimately this 
decision rests with the Landlord in question, but in any event effective 
liaison should occur when dealing with a specific Applicant and the 
Association must be fully informed of the circumstances.  
 
5.7 
OFFERS OF ACCOMMODATION 
All Designated Officers are responsible for ensuring that every Applicant 
who receives an offer of accommodation has been selected in accordance 
with the rules of the Selection Scheme and that there is no higher pointed 
relevant Applicant on the Waiting List at the time the offer is made, (see 
also Allocations to Transfers, Chapter 7 paragraph 7.11). 
 
Allocations should only be made from HMS Waiting List. – Designated 
Officers should make offers from a Match List on HMS, whilst an offer is 
outstanding the applicant’s name will not appear on a subsequent Match 
List.  
 
Subject to the property satisfying the specific location characteristics (in 
terms of e.g. work, schools, proximity to essential support), its size and 
features, it should be allocated to the person on the Waiting List with the 
highest points.  Any Offer / Allocation made outside the strict order of the 
General rule should be clearly marked on the Applicant / transfer file. 
 
Where practical, offers should be delivered by hand or, alternatively, sent 
to the prospective Applicant by first class post. In addition when an offer is 
made the local office should follow up the offer by sms texting, e-mailing or 
telephoning 
 
When making offers to prospective tenants it is important to reduce the 
period given to consider the offer to a minimum, thus reducing the risk of 
illegal occupation or of any rental loss.  Normally the Applicant should be 
allowed 2 / 3 working days to respond to the offer. Where the Applicant 
does not contact the office within the time allowed the offer should be 
deemed to be refused and keyed on HMS as “no reply to offer “and the 
dwelling offered to another Applicant on the Waiting List. 
 
 
Before making offers a check should be made on the number of 
reasonable offers which have been made to date to make sure that the 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
correct offer letter is issued.  This is particularly important where a case is 
at the third offer stage and a refusal may result in deferral. 
 
It is important to notify Area Housing Support Officers when Complex 
Needs Cases are being offered accommodation. 
 
5.7.1  OFFERS TO 16 / 17 YEAR OLD APPLICANTS 
 

When making an offer of accommodation belonging to one of the 
Participating Landlords to a 16 / 17 year old Applicant, the Applicant must 
be advised that a Guarantor will be necessary. 
 
Where a 16 / 17 year old cannot or will not get a Guarantor, then he / she 
should not be granted a tenancy as there would be no way of enforcing 
the tenancy conditions. 
 
If a tenant who is 16 / 17 years wishes to transfer and is offered 
accommodation prior to their 18th birthday, then it would be necessary to 
have a new guarantee form signed for the new address. 
 
Guarantors 
 
A Guarantor must be over 18 years and must sign a guarantee that he / 
she will ensure that the 16 / 17 year old meets the requirements of the 
tenancy agreement.  The Guarantor can be held liable for all breaches and 
obligations under the Participating Landlord’s tenancy agreement, 
including the payment of rent and / or any other charges relating to the 
tenancy, which may arise before the Applicant’s 18th birthday. 
 
Where Health and Social Services continue to provide support / services 
under the Children Order, 1995 for a 16 / 17 year old, then the Landlord 
may require a representative from Health and Social Services to act as 
Guarantor. 
 
The guarantee form must be signed by the Guarantor and by the 
Designated Officer from the Landlord.  A copy of the signed guarantee 
form must be returned to the Guarantor along with information on the 
General Conditions of Tenancy.  This is very important as it is required to 
ensure offer and acceptance of what is actually a contract.  
 
It is recommended that the Guarantor sign the guarantee form and the 16 / 
17 year old Applicant sign for the tenancy together at the Landlord’s 
Office.  This guarantee must be signed prior to the 16 / 17 year old being 
granted a tenancy of the property. 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
The prospective Guarantor should be advised that as they are signing a 
binding legal contract and therefore he / she may wish to take independent 
legal advice.  
 
A copy of the guarantor form is attached at Appendix 5.1.  This form 
should be reproduced at each Housing Executive Local office. Housing 
Associations may also wish to use this form. 
 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
5.7.2  ALLOCATIONS TO STAFF AND RELATIVES (HOUSING ASSOCIATIONS
 
 In relation to an allocation in any of the circumstances detailed below please 
refer to Chapter 10 Section 10 .1.5.3 of this Manual    
 
 
i)  a member of staff, or a relative (refer to NIHE CoC 19.6 paragraph 2 
appendix 1 copied below) of a member of staff. 
 
ii)  an applicant who is closely associated with the officer or the partner of the 
officer who is responsible for making the allocation. 
 
  
  
5.7.3  PRE-ALLOCATIONS 
 

Designated Officers should, if possible, pre-allocate new dwellings prior to the 
handover stage to help prevent squatting.  Prospective tenants should be issued 
with an appropriate pre-allocation letter to present to the Contractor when viewing 
the dwelling. 
 
 
5.7.4  MAXIMUM NUMBER OF OFFERS: RULE 56 
 
All Applicants are entitled to receive a maximum of three reasonable offers of 
accommodation.  Any Applicant who refuses 3 reasonable offers will 
automatically be deferred for a period of one year, (see para 5.8.1, Refusal of 
Offers – Deferrals) regardless of whether they are Full Duty Applicants or are 
awarded FDA points during the offer process. 
 
Exceptionally, where an Applicant has refused three reasonable offers, and 
subsequently becomes a Full Duty Applicant within then 1 year deferral period 
through the award of Intimidation and / or Homelessness points, he / she will be 
entitled to one further reasonable offer (See paragraph 5.8.4 below).  If the 
Applicant refuses this 4th reasonable offer then the Housing Executive’s duty 
under the provisions of the Housing (NI) Order, 1988 will be considered to have 
been discharged. 
 
5.7.5  REASONABLENESS OF OFFERS: RULE 57 
 
When deciding whether any offer of accommodation made was reasonable, the 
Designated Officer (who makes the offer) will have to take a range of factors into 
account:  
 
(a).  Size of Accommodation 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
Reference should be made to the “Size of Accommodation Guide” 
(contained within this section) to determine the minimum requirements of an 
Applicant’s household.  This does not, however, restrict a Participating 
Landlord from offering accommodation that is larger than that needed for a 
particular household. In all cases, Allocating Officers should consider an 
Applicant for accommodation that meets their minimum requirements.  
Applicants may also be considered for accommodation which is one 
bedroom in excess of their minimum requirements. 
 
The dwelling offered must be of a suitable size for the Applicant’s 
household. Normally Applicants will be considered for accommodation on 
the following basis: 
 
Single adults, couples and two children of the same gender, or different 
genders if aged 7 or more, each require a minimum of a separate bedroom 
with a bed space for each person. Children of different genders aged 7 or 
more should not normally have to share a bedroom. 
 
Where two or more different families are sharing accommodation the 
children from these families, irrespective of age and sex, should not be 
expected to share a bedroom with members of the other family. 
 
Where an Applicant’s family contains children from one or more previous 
relationships these should be considered as being part of the one family 
group Applicants with regular overnight access to children should be treated 
the same as a family that contains children from one or more relationships 
and these should be considered as being part of the one family group. 
 
 
5.7.6 
SIZE OF ACCOMMODATION GUIDE 
 
Single Person 
1 Bedroom 
1 Bed Space 
 
Couple 
1 Bedroom 
2 Bed Spaces 
 
2 Persons (not a couple) or 1 Parent and 1 Child 
2 Bedrooms 
2 Bed Spaces 
 
Couple and 1 Child or 1 Parent and 2 Children 
2 Bedrooms 
3 Bed Spaces 
 
Couple and 2 Children 
2 Bedrooms 
4 Bed Spaces 
 
1 Parent and 1 Adult and 1 Child 
3 Bedrooms 
3 Bed Spaces 
 
1 Parent and 3 Children or Couple and 1 Adult and 
3 Bedrooms 
4 Bed Spaces 
1 Child or 1 Parent and 1 Adult and 2 Children 
Couple and 3 Children or 1 Parent and 4 Children or  3 Bedrooms 
5 Bed Spaces 
Couple and 1 Adult and 2 Children 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
Couple and 4 or more Children or 1 Parent and 1 
4 Bedrooms 
6 Bed Spaces 
Adult and 3 or 4 Children 
 
Other household compositions analogous to the above will be considered 
for equivalent accommodation. 
 
Depending on the particular needs of the Applicant’s household a greater 
number of bedrooms may be required.  Also, where there are no other 
Applicants with the required household size on the Waiting List for the 
accommodation on offer, smaller household Applicants may be considered 
for the property. 
 
The “minimum size” rule does not prevent a Participating Landlord from 
offering an Applicant accommodation that is larger or smaller than their 
needs.  The overall demand, turnover and supply of a particular type of 
accommodation in an Estate / Project will need to be taken into account e.g. 
there may be occasions where a single Applicant will be considered for 3 
bed accommodation where the demand for such accommodation in an 
Estate / Project has been met.  Alternatively, there may be occasions where 
an Applicant who needs 4 bed accommodation will be considered for 3 bed 
accommodation, where the accommodation size required by a household is 
in very short supply in the Estate / Project of their choice. 
 
Large Families 
 
Although Applicants normally should be allocated accommodation 
appropriate to the size of the family, in many cases such accommodation 
will not be available for large families.  Applicants with very large families 
should be allocated the largest accommodation available, even though this 
may not be ideal in the circumstances, provided it is larger than the family’s 
current accommodation.  Designated Officers may also consider offering 
very large families two properties in close proximity, if available. 
 
(b).  Location of Accommodation 
 

The accommodation offered should, as far as is reasonably possible, be 
located in an area corresponding with the Applicant’s preferred area of 
choice.  The location of schools, work places and any essential care / 
support requirements of the Applicant, or member of the Applicant’s 
household, must be considered. 
 
(c).  Suitability of Features 
 

The dwelling must be reasonably suitable for the needs of the Applicant or 
members of the Applicant’s household.  For example, the Applicant may 
require ground floor accommodation or to have access to certain facilities 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
on the ground floor, or the Applicant may also require sheltered or wheel 
chair accommodation. 
 
(d).  Condition of dwelling 
 

The dwelling must be in a reasonable state of repair and must not be 
statutorily unfit. It should be safe for occupation at the commencement of 
the tenancy.  In many cases Commencement of Tenancy repairs will be 
required to bring the dwelling back to its original condition for an incoming 
new tenant.  It is good practice to issue potential tenants a list of the COT 
repairs to be carried out to a property that is being offered to them. 
 
It is reasonable to expect a tenant to occupy a dwelling prior to the 
completion of these repairs providing that they are not of a serious or 
extensive nature. 
 
 

5.7.7  APPLICANTS’ PREFERENCES AND NEEDS: RULE 58 
 
Applicants may indicate a preference for a particular type of property e.g. 
bungalow, mid-terrace house etc., but in making an offer the Designated Officer 
will not regard this preference as being an essential need.  Only in those cases 
where there is an accepted need for a particular type of dwelling, e.g. a person 
with severely restricted functional mobility requiring ground floor accommodation, 
should the Designated Officer be restrictive in the type of accommodation offered 
(see paragraph 5.7.6, Reasonability of Offers and Applicant Preference). 
 
5.7.8 REASONABLENESS OF OFFERS AND APPLICANT PREFERENCE: RULE 60 
 
Occasionally Landlords may be approached by Applicants requesting an offer of 
accommodation which, in the normal course of events, the Landlord would not 
normally consider to be a reasonable offer.  Where a Landlord is able to make 
such an offer to an Applicant, and that offer is subsequently refused, it will be 
treated automatically as being one of the Applicant’s three reasonable offers (see 
paragraph 5.7.5, Maximum Number of Offers). 
5.8 
REFUSAL OF OFFERS: RULE 59 
Where an Applicant refuses any offer of accommodation the reasons for refusal 
should be input to HMS and noted on the file.  Where possible the reasons 
should be obtained in writing from the Applicant. 
 
5.8.1  REFUSAL OF OFFERS – DEFERRAL 
 

Applicants are entitled to a maximum of three reasonable offers of 
accommodation (see paragraph 5.7.5).  The Applicant will automatically be 
deferred from receiving any further offers for a period of one year from the date 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
that a 3rd reasonable offer is refused.  When the refusal is keyed a system 
generated letter (see Appendix 5.3) is produced and should be forwarded to the 
applicant 
 
A case that has automatically been deferred will appear on the H002 ‘Daily 
Deferred Housing Applicants’ Crystal report and the H001 report ‘Deferred 
Homeless’ if they had been awarded FDA. Check the ‘HMS Housing 
Management Reports User Manual’ to see appropriate action to take. 
 
The completion of the deferral period will appear on the H006 ‘Undeferred 
Applicants’ daily Crystal Report. This will allow a further three reasonable offers 
to be made. An update assessment should be completed to establish if there has 
been any change in their circumstances. . 
 
Exceptionally Designated Officers may decide not to defer an Applicant who has 
refused three reasonable offers of accommodation, e.g. where the Applicant is a 
Management Transfer Applicant and is residing in a Redevelopment Area.  In 
such cases, however, if the tenant has refused three reasonable offers of 
accommodation, eviction proceedings may be started if it is considered that the 
re-housing of other families would otherwise be jeopardised. 
 
5.8.2  LIFTING OF DEFERRAL 
 

There are two methods of lifting a deferral prior to its expiry date: 
 
1) 
Changing a “reasonable” offer to “unreasonable”.  The system will 
automatically lift the deferral and reduce the number of reasonable offers 
made accordingly.  This can only be decided / keyed by the Landlord who 
has made the relevant offer. Circumstances where this may arise include 
the receipt of new information that would influence the reasonableness of 
the offer. 
 
2) 
Manually removing the Deferral - By changing application status back to 
active.  It should be noted that this has the effect of removing all previous 
reasonable offers and allowing a further three reasonable offers to be 
made.  The lifting of the deferral in this scenario can only be keyed by the 
Housing Executive District Office / Landlord of ownership i.e. the Landlord 
who registered the case.  This should only apply to those cases where an 
Applicant, who is subject to a deferral, subsequently becomes statutorily 
homeless (see para 5.8.4). 
 
Where a deferral is lifted prior to its expiry date by either of the two methods 
listed in paragraph 5.8.2, the Homeless case should be re-opened and Insecurity 
of Tenure points reapplied.  If dealing with a transfer case, the Management 
Transfer (FDA) status should be reapplied. 
  
5.8.3  DEFERRAL PERIOD – NEW APPLICATIONS 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
Any new applications received during a deferral period should also be deferred 
(for the remainder of the original deferral period). 
 
5.8.4  DEFERRAL: FDAS / OTHER HOMELESS 
 

Where an Applicant has been deferred from receiving further offers of 
accommodation as a result of circumstances outlined in 5.8.1 above, and they 
are either FDA or Other Homeless Applicants, then any Insecurity of Tenure 
points should be removed.  
 
In addition, where an Applicant has been awarded Management Transfer status 
because he / she is a Full Duty Applicant, Management Transfer status (under 
this category) will no longer apply and should be removed.  Management 
Transfer status under another category may still however, be applicable, though 
the case will still be deferred (note exceptions above). If Management Transfer 
Status is removed, their application type should be amended accordingly. 
 
In addition, any homeless case should be closed, using the reason code “Duty 
Discharge - 3 reasonable offers”, as the Housing Executive will be deemed to 
have fulfilled its obligations under the Housing Order (NI), 1988, by making three 
reasonable offers. 
 
The completion of the deferral period will appear on the daily Crystal Report 
(H006) ‘Undeferred Applicant’.  This will allow a further three reasonable offers to 
be made.  However, the Insecurity of Tenure points should not be reapplied, and 
the homeless case should not be re-opened. Where Management Transfer (FDA) 
had previously been awarded, this should not be reapplied. 
 
Where a deferral is lifted prior to its expiry date by either of the two methods 
listed in paragraph 5.8.2, the Homeless case should be re-opened and Insecurity 
of Tenure points reapplied.  If dealing with a transfer case, the Management 
Transfer (FDA) status should be reapplied. 
 
Where an Applicant who has been deferred is subsequently awarded Full Duty 
Applicant points for Intimidation and / or Homelessness, he / she will be entitled 
to one further reasonable offer of accommodation.  Management Transfer status 
(FDA) will also apply to tenants. In such cases, the Applicant must be issued 
with a manual Final letter (see Appendix 5.2). 
 
Should the Applicant refuse this further reasonable offer before the original 
deferral end date, the Application status should be amended to ‘Deferred' using 
the original deferral date.  Any Insecurity of Tenure points must also be removed 
and the homeless case closed. In addition, where an Applicant has been 
awarded Management Transfer status because he / she is a Full Duty Applicant, 
Management Transfer status (under this category) will no longer apply and 
should be removed.  Management Transfer status under another category may 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
still however, be applicable, though the case will still be deferred (note exceptions 
above). 
 
5.9 
DIFFICULT TO LET PROPERTIES – RULE 68  
A property is a difficult to let property if: 
 
1) 
It has been void for at least 4 weeks, and 
 
2) 
No eligible Applicants have applied for it. 
   
(Guidance below reviewed 09/03/11) 
In order to decide whether or not a property or properties should be classed as ‘Difficult 
to Let’ and the Multiple Offer process used, the following factors may be taken into 
consideration:  
 
The criteria detailed above in Rules 68 of the Housing Selection Scheme state the 
conditions that have to be met for a property to reach the status of ‘difficult to let’ i.e. a 
dwelling has been void for 4 weeks and there are no eligible Applicants on the Waiting 
List. It is important, however, to consider the different factors that may bring this about 
and some of the circumstances are detailed below. 
 
It would be impossible to draw up a comprehensive list of all the scenarios that would 
need to be met in order for a ‘difficult to let’ status to be reached.  It is possible, 
however, to group a number of circumstances into categories that would result in a 
Designated Manager deciding that a dwelling(s) should be classed as ‘Difficult to Let’ 
and they are detailed below. 
 

A District may decide that a dwelling that would normally attract considerable 
interest may prove difficult to let because a serious incident took place there e.g. 
a suicide / murder or a fire that caused death etc. 
 

A District may consider whether the location of the dwelling(s) as opposed to the 
area make it / them difficult to let e.g. an end of terrace or corner site that has 
attracted particular problems in relation to ASB or a clash of lifestyles of existing 
neighbours e.g. mostly young or old people associated with that particular 
location.  
 

A District may consider that the dwelling(s) may fall under this category if the 
following applies – the dwelling type is deemed to be substantially different from 
other house types in that area e.g. bedsit; or a particular unsuitable house type 
such as a dwelling where the previous tenant had opted out of scheme works 
and refused substantial improvement works; or the dwelling(s) on offer differ(s) 
greatly from the main accommodation in that area e.g. it is an older property 
surrounded by new build or a block of flats/maisonettes which are located in an 
area where the majority of properties are houses. 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 

A District consider a property difficult to let because they are aware that within 
the last year a similar type of property became available and they had to make a 
significant number of offers before it could be relet (minimum of four offers) which 
resulted in the property being void for an unreasonable period of time. 
 
Note: 
The Designated Manager should ensure that he/she should only class a 
dwelling as ‘difficult to let’ if he / she is satisfied the above criteria has been met. 
The rationale behind their decision should be recorded on file.  
 
The test of being void for at least 4 weeks may commence from the date the first 
offer was made on the property. 
 
NB: If individual offers have already been made on a dwelling and refused and 
the Designated Manager subsequently decided that the property should be 
offered on a multiple offer basis, then the original offers should be considered 
unreasonable. 
  
When a District decides to use the multiple offer process the matching criteria for 
size of accommodation may be extended by a bedroom e.g. someone assessed 
as requiring 2 bed may be included in a 2/3 bed match etc. 
 
 
5.9.1  MULTIPLE OFFERS: RULE 69 
 
A Designated Officer has the discretion to make simultaneous offers of difficult to 
let accommodation to the next ten highest ranked Applicants on the Waiting List 
that is used by all Participating Landlords until:  
 
1) 
The accommodation is let, or 
 
2) 
There are no eligible Applicants remaining on the Waiting List. 
 
Designated Officers have the discretion to make simultaneous offers of 
accommodation to more than one Applicant, but not more than ten for each 
property.  The normal offer period of 2 / 3 days must be adhered to.  If more than 
one Applicant accepts the offer within the stipulated timescale, then the highest 
pointed Applicant who accepts the offer should be allocated the property. 
 
All non-accepted multiple offers should be deemed unreasonable. 
 
NOTE: The procedures for making offers to Transfers are dealt with in Chapter 7, 
paragraph 7.11. 
The procedures for making offers to Applicants with Complex Needs are dealt 
with in Chapter 4, Applicants with Complex Needs. 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
5.10  DESIGNATION OF FLATS: RULE 70A 
The Designated Officer has the discretion to designate a block of flats with 
shared access providing the following criteria listed in the Rule apply. 
         
(1)  Subject to paragraph (4) below, accommodation within a block of 
Participating Landlord dwellings which have shared access should not be 
allocated to a person under 35 years of age at any time when there is a 
valid designation in force in respect of that block. 
 
(2)  In relation to any relevant accommodation block, there will be valid 
designation in force if, within 12 months prior to the relevant date, the 
Designated Officer has designated that block pursuant to this rule. 
 
(3)  A Designated Officer must not designate any block of accommodation 
pursuant to this rule unless all of the following conditions are satisfied: 
 
(a) 
The block is predominantly occupied by persons over 35 years of age. 
(b) 
The Designated Officer is satisfied that anti-social behaviour is a 
serious problem in relation to that block. 
(c) 
The Designated Officer is satisfied that complaints of anti-social 
behaviour in that block are mainly being made against persons under 
35 years of age. 
(d) 
The Designated Officer is satisfied that, in the event of the particular 
block of accommodation being designated pursuant to this rule: 
 
• 
The range of housing choices for persons under 35 years of age 
in the local office  will not be substantially narrowed, and 
• 
The length of time which persons under 35 years of age have to 
wait for housing in the local office will not be lengthened by more 
than three months.    
 
(4)  A Designated Officer should however allocate designated Accommodation 
to a person under 35 years of age if the Designated Officer is satisfied that, 
because of the exceptional personal circumstances of that individual, it is 
highly desirable that he or she should be allocated accommodation within a 
particular designated block, in particular because of an exceptional need for 
family support or because of exceptional circumstances relating to the 
health and welfare of a member of the Applicant’s family. 
 
5.10.1 DESIGNATION OF FLATS IMPLEMENTATION AND MONITORING 
ARRANGEMENTS 
 
Housing Executive local offices initially were asked to identify properties for 
consideration of a local lettings policy for mature elderly applicants. Officers 
reviewing the new policy thought it prudent to take detailed legal advice which 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
resulted with a new Rule 70A (designation of flats) of the Housing Selection 
Scheme being developed.  
 
Section 75 of the Northern Ireland Act 1998, places an obligation to promote 
equality of opportunity. It is with this in mind that the new rule has been fine-
tuned with a view to minimising any adverse effect upon young people’s housing 
prospects.  In this context the Designated Officer has to be satisfied that housing 
choices are not substantially narrowed and that young people’s time on the 
waiting list is not greatly lengthened.  
There is also provision within the new Rule to allocate designated 
accommodation to a person less than 35 years of age if the Designated Officer is 
satisfied that, because of the exceptional personal circumstances of that 
individual, it is highly desirable that he or she should be allocated 
accommodation within a particular designated block. 
 
Further checks by Local Offices established whether the original properties 
identified for the local lettings policy met the new criteria and the amended list is 
detailed in Appendix 5.5. 
.  
The following guidelines detail the steps that need to be taken in order to 
designate a block of flats. 
  
 
a)   Implementation of the designated lettings policy 
(i) 
A Designated Officer for the purposes of Rule 70A refers to Housing 
Services Manager/ Housing Manager.  
(ii) 
To comply with Note 3 of the Rule the following evidence would need 
to be established: 
a) 
Designated Officer should be satisfied that the majority of the 
current occupants of a block of flats being considered for 
Designation would be over 35 years of age.  
b) 
Evidence in relation to Anti Social Behaviour may include; 
complaints in relation to ASB received from occupants, public 
representatives, resident groups, PSNI, Council Officials. 
Consultation with Community Safety Team or information already 
held on ASB file(s) and Maintenance Orders raised in relation to 
graffiti or vandalism etc. 
c) 
The evidence in relation to the age group (under 35) of the 
persons responsible for the ASB should be established when 
gathering information / evidence for (b) above.   

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
d) 
Designated Officers should be reasonably satisfied that 
subsequent analysis will prove that applicants under 35 will not 
have their wait for housing lengthened by more than three 
months, by being excluded from consideration for allocations 
within a designated block.                                                                     
The above evidence, collated to designate a block of flats, should be maintained 
in a new designation file (a separate file should be maintained for each 
designation) along with any subsequent monitoring information that is generated.  
b)     Communication 
i. 
Points Notification letters now inform applicants that a designation 
policy can be applied and that they may not be considered for a 
specific block of flats in their area of choice if there is a designation in 
place and if there are no exceptional circumstances as outlined in note 
4 of the rule in relation to family support or relevant health and welfare 
of a member of the Applicant’s family. 
 
ii. 
New applicants with areas of choice which contain designated blocks 
of flats should be informed of the operation of this Designated Lettings 
Policy. This should be done at the visit stage and the 
visiting/assessing officer should check whether applicants’ chosen 
areas include designated flats and if so advise them of the operation 
of the policy, and that they may not be considered for specific blocks 
of flats.  
iii. 
Existing applicants contacting the appropriate landlords about their 
housing options should also be advised of areas of choice containing 
a designated block. 
iv.  Housing Executive and housing association staff, including those 
Offices which have not designated any flats should be aware of all 
stock that has been designated. This will enable them to provide 
accurate advice and assistance on areas of choice for any applicants 
or transfer cases who might wish to be considered for areas containing 
designated flats. For an up to date list of designated flats See 
Appendix 5.5 This list will be maintained and distributed by the 
Housing Policy Section. 
 
c)     Monitoring arrangements 
i. 
Allocation: Accommodation within a block of Participating Landlord 
dwellings which have shared access should not be allocated to a 
person under the age of 35 years of age (the age criteria also 
applies to members of the household)
 when there is a valid 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
designation in force in respect of that block. Prior to an allocation 
being made a check should be made of all applicants that are being 
bypassed because of the age criteria to establish whether any 
exceptional circumstances exist to justify an allocation to a higher 
ranked but under 35 year old applicant/member of household. 
 
 
ii. 
Complaints: Any complaints arising as a result of the policy, both 
formal and informal, should be monitored and recorded on the 
Designation file.  
 
iii. 
Exceptional Circumstances: Where exceptional circumstances prevail, 
the Designated Officer should be satisfied that sufficient evidence has 
been collated and maintained on the Designation file for any future 
analysis or review of the designation. Evidence may include; 
confirmation of family connection, Invalid Care Allowance in payment 
or letter from health professional i.e. social worker CPN / OT Care 
Manager/District Nurse supporting the request or other relevant 
information which is deemed to be pertinent. 
 
 
iv. 
Anti social behaviour: Information in relation to any reports or 
information on ASB occurring in the block e.g. maintenance orders, 
letters/phone calls from residents or public representatives information 
from PSNI should be recorded on the Designation file. 
d) 
Designation Evaluation/Review  
 
i. 
Impact of Policy 
 
 
Managers have a responsibility to evaluate the impact of any decision 
to designate a particular block of flats. The determination on whether 
to designate or re-designate a block of flats should consist of both 
quantitative and qualitative information.  
 
ii. 
Quantitative evaluation may consist of: 
• 
Information in relation to the age profile of existing occupants  
• 
Analysis of the Waiting List, including an indication of the length 
of time applicants being bypassed are waiting for an offer of 
accommodation. 
 
iii. 
Qualitative information may consist of analysis of information retained 
in the designated file, which may include the following: 
• 
Incidents of anti-social behaviour e.g. have they increased or 
decreased as a result of the designated lettings policy?  
• 
The nature of exceptional circumstances used to justify 
allocations to under 35 year old applicants/household members. 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
• 
Correspondence received in relation to the Designation from 
applicants, occupants, public representatives etc.      
The above evaluation should be carried out every 12 months to determine 
whether the Designation of the block of flats should still apply. Details of all 
new designations, amendments to or withdrawals from the current list 
should be forwarded to the NIHE, Housing Policy Section, 2 Adelaide 
Street, Belfast BT2 8PB in order to update appendix 5.5 

5.11  AUTHORITY OF THE DEPARTMENT / BOARD: RULE 84 
1) 
The authority of the Department / Board of the Housing Executive is defined 
as follows: 
 
(a).  The Board of the Housing Executive may, after consultation with the 
Department of Social Development, make allocations otherwise than 
in accordance with this Scheme.  In the case of Housing Associations, 
the Landlord may, with the prior approval of the Department, make 
allocations otherwise than in accordance with this Scheme. 
 
(b).  In particular, the Board may, after consultation with the Department, 
authorise the making of allocations in specific designated “difficult to 
let estates” to Applicants who have not applied for housing in that 
estate. In the case of Housing Associations, the Landlord may, with 
the prior approval of the Department, authorise the making of 
allocations in specific designated “difficult to let estates” to Applicants 
who have not applied for housing in that estate. 
 
Guidance in relation to (a) and (b) above 
 
Managers must submit any proposal for such a departure in the context of 
the following general framework: 
 
A potential circumstance in which a departure from the general Scheme 
might be warranted is where, in a changing pattern of demand, a particular 
block of flats might be designated exclusively for a specific group.  An 
example might be a block of flats previously let to younger single 
Applicants, which, with a range of associated initiatives is re-designed 
exclusively for the elderly only. 
 
The needs of ethnic groups or asylum seekers granted leave to remain in 
Northern Ireland might also warrant the use of specific lettings policies.  
Recent examples have been the planned scheme for Chinese Elders and 
the grouped accommodation schemes being developed for the Travelling 
Community. 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
With the increased emphasis on meeting the support needs, as well as the 
accommodation needs of Applicants, more innovate responses to the needs 
of vulnerable groups may require specific letting arrangements linked to the 
provision of targeted support.  The use of local lettings policies could 
facilitate this. 
 
While it is recognised that allocation polices alone cannot guarantee the 
regeneration of an area, and are not therefore used in isolation, they may 
constitute one approach within a wider range of measures designed to 
regenerate a particular neighbourhood. 
 
It is considered appropriate, therefore, to acknowledge the potential of a 
local lettings policy to support a clearly defined regeneration or renewal 
strategy. 
 
The nature of any such lettings policy will of course depend on the 
circumstances which triggered the regeneration or renewal strategy in the 
first instance, and may therefore vary from location to location.  Typical 
elements might however, include: 
 
 
an extension of the standard disqualification criteria to include 
homeless Applicants who were guilty of previous anti-social behaviour; 
 
 
an extension of the standard disqualification criteria to include 
Applicants who, on the basis of the evidence available to the District 
Manager, would be likely to contribute to an increase in anti-social 
behaviour within an area; 
 
 
restrictions on allocation of certain property types to particular 
household categories ( examples might include families with young 
children not being offered flat accommodation, or single people not 
being allocated 3 bedroom accommodation in areas of low demand). 
 
While by no means definitive, the circumstances outlined above, highlight a 
range of instances in which the development of a specific lettings policy 
might contribute to the achievement of a broader range of objectives 
beyond that of meeting housing need alone. 
 
Such policies are likely to be the exception rather than the norm with the 
emphasis on promoting social inclusion rather than on exclusion.  There 
may be instances, however, when exclusion of Applicants beyond the 
normal disqualification criteria might be merited as part of a broader 
package of initiatives and on the basis that such exclusions would not be 
applied on a blanket basis throughout all districts. 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
Arrangements will be put in place to monitor and report on progress in 
achieving the objectives established at the outset of any agreed departure 
from the Housing Selection Scheme. 
 
In relation to (a) for example, in March 2000, the Board of the Housing 
Executive and the Department for Social Development authorised, pursuant 
to Rule 84 of the Scheme, specific procedures for making allocations which 
would ensure that transitional protection is afforded to relevant A1(I) / PT1(I) 
and A1 / PT1 Applicants.  These procedures are contained in Appendix 
10.8.  Housing Associations have also been advised by the Department for 
Social Development to adhere to the same Transitional Protection 
arrangements (Circular HAC02/01). 
 
5.12  APPLICANTS LOSING TIED ACCOMMODATION 
 

In relation to applicants losing Tied Accommodation the Board of the Housing 
Executive and the Department for Social Development authorised, pursuant to 
Rule 84 of the Scheme, Local Housing Services Managers to use their discretion 
to re-house, outside the usual terms of the Housing Selection Scheme certain 
persons who are about to lose tied accommodation in Northern Ireland providing 
they meet the following criteria.  
 
The revised policy is approved on the basis that it will help prevent homelessness 
and contribute to the Housing Executive’s overall Homelessness Strategy.  
 
Criteria for applying Rule 84 for Applicants Losing Tied Accommodation 
 
(1).   Applicants who have applied for accommodation on the basis that they are 
losing tied accommodation should be considered under the Housing 
Selection scheme in the usual way. However, further consideration in 
relation to an allocation may be given to the Housing Services Manager 
providing all the following criteria apply:  
 
(i) 
The applicant or a member of his/her household has been in 
permanent (i.e. not temporary or fixed term) employment for a period 
of at least 2 years, and 
 
(ii) 
The applicant must leave accommodation supplied in connection with  
           that employment because of ill health, redundancy, retirement or the   
                            death of the tenant. 
 
  (2)    If the applicant states he/she, or a member of his household, left 
employment because of ill health, redundancy or retirement, verification 
should be sought from the employer. 
            
  (3)  The Housing Services Manager may approve or request another Local 
Office or other participating landlord to consider an Applicant likely to lose 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
their tied accommodation in the near future (normally within 3 months) for 
an allocation of accommodation in accordance witRule 84 of the 
Housing Selection Scheme. 
 
(4)    Where an Applicant or a member of his /her household voluntarily leaves 
employment to better him/herself in other employment, the Applicant 
should not be considered for an allocation in accordance with Rule 84, 
Similarly, where an Applicant must leave tied accommodation because 
he/she or a member of his/her household has been dismissed from their 
employment, the Applicant should not be considered for an allocation in 
accordance with Rule 84 
 
 
Applicants losing tied accommodation in Northern Ireland and meeting all the 
above criteria should be considered under the Housing Selection Scheme in the 
usual way.  
 
The Housing Services Manager should only consider making an allocation 
under Rule 84 of the Scheme or requesting another Housing Services Manager 
or Landlord to adhere to a request to do so if it is evident that the applicant will 
not be able to be rehoused in his\her area of choice within a reasonable period 
of time before the date they are expected to leave their tied accommodation. 
 
If the Housing Services Manager wants to consider an allocation under Rule 84 
of the Scheme for losing tied accommodation he/ she will need to have 
documentary evidence on file in relation to the above criteria from the 
applicant’s employer of the following: 
 
i.  The date the Applicant, or a member of his/her household, took up their 
current employment and that this contract of employment had been offered 
on a permanent basis and that part of the contract included taking up tied 
accommodation
.  
 
ii.  The employer must confirm in writing, that the applicant must leave the 
accommodation supplied in connection with that employment because of ill 
health, redundancy, retirement or the death of the tenant. Please note that 
the two year qualifying period of employment applies in all of the 
above circumstances.
 
 
iii.  The assessing Housing Services Manager will record on the applicants file 
that he/she is satisfied all the appropriate evidence has been obtained and 
that he/she has decided to use their discretion to make an allocation under 
Rule 84 of the Scheme on the basis that it is evident that the applicant 
would not be rehoused within their Areas of choice within a reasonable 
period of time before losing their tied accommodation.  
 
Where the above criterion applies and the Applicant has requested 
accommodation with another Social Landlord or within another Local Office 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
area, the assessing office should liaise with the relevant designated officer 
to establish the following: 
 
1. 
Prospects of the applicant being rehoused with current points level 
2. 
If there is suitable accommodation within their area of choice 
3. 
The average turnover for that estate 
 
Having carried out the above investigations, if it is evident that the applicant 
will not be able to be rehoused within their areas of choice within a 
reasonable period of time before losing their tied accommodation, the letter 
in Appendix 5.6, should be completed and forwarded to the appropriate 
Designated Manager.  
 
Administration  
 
In order to maintain a record of all cases to be considered for an allocation 
under Rule 84 of the Scheme for applicants losing Tied accommodation, the 
assessing office should record the following comment “Rule 84 Losing Tied 
Accommodation” on the comments field of the particular CLA. A file should 
also be maintained in all Offices to record all cases. The file may contain 
the following.  
 
1. 
Details of when the Local Office has assessed a case and used Rule 
84 to make an allocation within its own Local Office. 
2. 
Retain a copy of relevant correspondence (Appendix 5.6) made by 
another assessing District Manager. 
3. 
Retain a copy of any requests (Appendix 5.6) made to another 
Housing Services Manager/Housing Manager to consider an allocation 
under Rule 84 of the Scheme. 
 
Please note this discretion can be applied up to three months prior to 
the date the applicant has to leave their tied accommodation. As the 
intention of this policy is to prevent homelessness it should be 
explained to the applicant that when they are considering their areas 
of choice they should give it careful consideration and widen their 
areas of choice to enhance the prospects of them being rehoused 
before being forced to leave their Tied Accommodation. It is generally 
expected that once an applicant has left tied accommodation an 
allocation under Rule 84 would no longer be considered appropriate 
and any allocation made to the applicant(s) would comply with the 
general rules of the Housing Selection Scheme. 

 
iv. 
Where an applicant or a member of his / her household voluntarily leaves 
employment or has been dismissed from their employment, No 
Consideration should be given to an allocation under Rule 84.
 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
v.     Normally no more than one allocation per household can be made under 
this policy. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
APPENDIX 5.1 
 
Form of Guarantee in respect of Tenant under Eighteen. 
Landlord: Northern Ireland Housing Executive of 2 Adelaide Street,  
                Belfast, BT2 8PB. 
Premises:   
Date of Commencement of Tenancy, the         day of                        20      . 
Name(s) of Tenant(s):   
Name(s) of Guarantor(s):    
Address of Guarantor (s): 
Telephone Number of Guarantor (s): 
 
In consideration of the Landlord agreeing to let the premises referred to above to 
the Tenant, I, the above mentioned guarantor, guarantee to you that the Tenant 
shall at all times duly pay all rent that may accrue due in respect to the above 
premises and will duly perform and observe all the terms and conditions of the 
tenancy and I undertake and agree that I and my heirs, executors and 
administrators will at all times hereafter pay and make good to you on demand all 
loss, costs, damages and expenses occasioned to you by the non-payment of 
the said rent or any part thereof or the breach or non-performance or non-
observance of any of the said terms and conditions on the part of the Tenant and 
all costs and expenses incurred by you in recovering possession of the premises, 
 
AND any neglect on your part in enforcing or giving time to the Tenant for 
payment of the rent or any part thereof or the observance or performance of any 
of the said terms or conditions shall not in any way release me or my heirs, 
executors and administrators in respect of my or their liability under the foregoing 
guarantee and in particular any notice to terminate the tenancy given by either 
party to the other and afterwards withdrawn or waived either with or without any 
knowledge shall not affect this guarantee which will nevertheless remain in full 
force.  This guarantee is to remain in force until the Tenant attains the age of 
eighteen.   
 
A copy of the Housing Executive’s General Conditions of Tenancy (1989 Edition) 
has been furnished to me / us. 
Dated this        day of                           20  . 
 
Signed ________________________ 
 Northern Ireland Housing Executive 
 
Signed ________________________   Guarantor  
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
APPENDIX 5.2 
 
 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
Date: 
 
Dear  
 
 
 
 Draft Letter of Offer to Deferred Applicant who becomes FDA 
  
 
Under the rules of the Housing Selection Scheme, you are not entitled to another offer for 
housing as you have been offered and refused the maximum of three reasonable offers 
and are currently deferred.  However, as you have been assessed under the Homelessness 
legislation and accepted as a Full Duty Applicant, then pursuant of that homelessness 
duty, the Executive is prepared to treat you as though you were entitled to one further 
offer under the Scheme.  If you refuse this offer of accommodation, you will lose all 
points you have been awarded in respect of your homelessness and you will be continue 
to be deferred from receiving any further offers for the remaining period. 
 
The Executive can offer you (on the terms and conditions set out in the Executive’s 
general conditions of tenancy, 1999 edition) the tenancy of      @   ------- bedroom/s @ at 
------------------- commencing on --------------- 
  
   
The charges for the property are: 
Rent 
 
 
@  
 
per week 
Rates   
 

 
per week 
Heating charge 

 
per week 
Other charges             @ 
 
per week 
 
Total payment          @ 
 
per week 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
PLEASE NOTE: 
 
If you are not already a secure tenant of the Housing Executive or a registered Housing 
Association, this offer is in respect of an introductory tenancy which will last for a period 
of 12 months. 
 
Providing the Introductory Tenancy is not brought to an end before that time, it will 
become a secure tenancy unless possession proceedings have been commenced. 
 
The Housing Executive operates the Housing Benefits Scheme which may entitle you to a 
reduction on the rent and/or rates.  An explanatory leaflet is enclosed. 
 
This offer is conditional on the following: 
 
1.  The statement of facts on your housing application is correct and as not changed 
to date.  If there has been a change we must be advised immediately and prior to 
accepting this offer. 
 
2.  That the premises will be vacant and available for occupation by you on the date 
specified.  
 
The Housing Executive will make every reasonable effort to ensure that the 
property is available for you on that date, but does not accept responsibility should 
unforeseen circumstances arise which prevent this happening. 
 
3.  If you are currently a Housing Executive/Housing Association Tenant you are 
required under the terms of your tenancy to provide written notice of the 
termination of your existing tenancy to your landlord.  You will normally be 
required to give vacant possession i.e. you must return the keys and not leave 
anyone living in the property. 
 
4.  Acceptance of the Housing Executive’s General Conditions of Tenancy (1989 
edition) a copy of which will be provided to you prior to signing for the premises. 
 
5.  Please note that you may not be eligible to apply for a transfer until two years 
after your tenancy commences. 
 
You should also note the following: 
 
a)  If this property is either a single storey property or ground floor dwelling (other 
than a flat) with no more than two bedrooms, then it will not be possible to sell it 
to you under the Housing Executive’s Statutory House Sales Scheme. 
 
b)  Please note that the right to buy only arises after you have been a secure tenant of 
the Housing Executive or other relevant body for a period of not les than five 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
years.  Previous secure tenancy periods may count in calculating the required five 
year qualifying period. 
 
You cannot apply to buy during an introductory tenancy year, even if you were 
previously a secure tenant.  However, upon completion of the introductory year it 
will count towards the eligibility criteria. 
 
c)  If this property has been built, acquired or improved by the Housing Executive in 
the current year or in the previous ten financial years your right to discounts could 
be greatly reduced if you apply to purchase. 
 
If you require clarification on any of the above matters before accepting the tenancy 
please contact the District Office at the above address before signing for the property. 
 
 I would like to take this opportunity to remind you that should you refuse this 
offer your Insecurity of Tenure points awarded will be withdrawn as a result.  In 
addition, any duties owed to you under the Housing (NI) Order 1988, including 
the provision of temporary accommodation, will be withdrawn. 
 
Please let me know immediately, by telephone if you can, whether or not you are 
accepting the dwelling.  If you are, would you and/or your partner call to the above 
office on _______________ a.m. in order to sign for the  tenancy. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Area Manager 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
APPENDIX 5.3 
 
 
 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
Date: 
 
Dear  
 
Deferral Letter (System Generated Letter) 
  
 
I refer to your housing / transfer application.   
 
Under Rule 59 of the Housing Selection Scheme all applicants are entitled to a 
maximum of three reasonable offers of accommodation which, if refused, would 
result in no further offers being made for a period of one year after the date of the 
last refusal. 
 
On your offer letter dated _______________ you were advised that, as that was 
your third reasonable offer, you would not be entitled to receive any further offers 
of accommodation for a period of one year if you refused that offer.  In addition, 
you were advised that if you had been awarded Insecurity of Tenure points these 
points would also be removed.  
 
I am writing to advise you that, as you have refused your third reasonable offer, 
your application will now be deferred until _______________________ (date).   
You will be notified of any amendment in your points, if applicable.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Area Manager 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
APPENDIX 5.4: RULE 48 : DEPARTURES FROM THE GENERAL RULE 
District / Hs 
Ref No. 
Name of 
Address of Property 
Property Details 
Tenancy  
Reason for Departure/ Comments 
Assoc. 
Applicant / 
Accepted 
[Size, Type, 
Com Date 
Tenant 
Special Features] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
APPENDIX 5.5 
 
Blocks of Flats to be Designated - Listed by Area                                  
     
 

Belfast Area 
 
 
 
 
 
District 1 
Louisville Flats 
17 x 2 bed flats 
 
Trostan Garden Flats 
12 bed sits 
 
District 2                                                                                              
Carnet House 
58 x 2 bed flats;  
 
14 bed sits 
       Bridge End Flats 
1bed flats only 
(over35yrs only) 
 
  
 
 
  
Over 35yrs only 
 
100 Holywood Rd ( Connswater Homes ) & 
  
  
 
Mersey Street  Primary School Apartments ( Connswater Homes  
 
  
 
 
 
Dehra Grove Flats 
Ov  
er 35yrs only 
 
 
 
Finmore Court Flats – Lower Newtownards Rdd. 
Ov  
er 35 yrs only 
 
  
 
 
 
 
District 3 
Divis Tower 
51 x 2 bed flats;  
 
17 bed sits;  
17 x 2 bed flats 
District 4 
Whitewell Road Flats 
9 x 2 bed flats;  
 
3 x 3 bed flats 
Mount Vernon House 
20 x 1 bed flats;  
 
42 x 2 bed flats 
Grainne House 
12 x 1 bed flats;  
 
50 x 2 bed flats 
Eithne House 
50 x 2 bed flats 
 
Maeve House 
49 x 2 bed flats 
1x 1 bed flat 
Block 62 Carlisle Road 
16 x 1 bed flats 
 
Castleton Avenue Flats 
5 x 2 bed flats 
 
Fortwilliam Parade Flats 
1 x 1 bed flat;  
 
8 x 2 bed flats 
Greencastle Place Flats 
14 x 2 bed flats 
 
Greencastle Close Flats 
20 x 1 bed flats 
 
Blocks No 1, 2 and 6 Shore Crescent  
 
 
 
 
Fold HA Ltd  Apartment Block at 2a Edlingham St New Lodge Rd                       
Over 35year olds 
 
District 5
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
Block 3 Forthriver Road 
16 x 1 bed flats 
 
Block 83 West Circular Road 
6 x 2 bed flats 
 
Block 85 West Circular Road 
6 x 2 bed flats 
 
District 6 
Marsden Garden Flats 
10 no. flats 
 
Kansas Avenue Flats 
18 x 2 bed flats 
 
Henderson Avenue Flats 
12 x 2 bed flats;  
 
4 x 3 bed flats 
Belfast South 
 
NIHE 
 
 
Marlborough Court Flats Lisburn Rd Belfast 
Over 35 yrs. only 
Trinity HA  
 
 
 Block of Flats at 80A Haywood Ave 
Over 35 yrs only 
Blocks of flats at Blackwood St Ormeau Rd 
Over 35yrs only 
 
 
 
 
 
Total For Belfast Area 
558 Flats 
 
South Area 
 
 
 
 
 
 Newry 
 
 
Cleary Crescent, Newry 
47 no. flats 
 
Parkside, Warrenpoint 
13 no. flats 
 
Toragh Park, Newry 
9 no. flats 
 
Unit O. North Street, Newry 
17 no. flats 
 
Armagh 
 
 
Dobbins Grove Block 13 A-
5 no. flats 
 

                      Block 14 A-F 
4 no. flats 
 
                      Block 15 A-F 
4 no. flats 
 
                      Block 16 A-F 
5 no. flats 
 
Lurgan/Brownlow 
 
 
Queen Street 
9 no. flats 
 
Foster Place 
2 no. flats 
 
Shaerf Drive 
19 no. flats 
 
Drumlin Drive 
10 no. flats 
 
Sloan Street 
30 no. flats 
 
Lime Grove 
10 no. flats 
 
Portadown 
 
 
Magowan House 
19 no. flats 
 
Drumcree Grove 
4 no. flats 
 
Selshion Parade 
6 no. flats 
 
Corcrain Drive 
16 no. flats 
 
West Street 
8 no. flats 
 
Fermanagh 
 
 
Cornagrade Road 
13 no. flats 
 
Market Street 
20 no. flats 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
 
 
Breandrum Park 
14 no. flats 
 
 
 
 
Total for South Area 
284 Flats 
 
 
 
 
 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
West Area 
 
 
 
 
 
Waterloo Place 
 
 
High Park 
15 no. 
 
flats 
Maureen Avenue 
19 no. 
 
flats 
Collon Terrace 
 
 
Carnhill Flats 
30 no. 
 
flats 
Limavady 
 
 
Glenview Drive 
9 no. 
 
flats 
Kennaught Terrace 
28 no. 
 
flats 
Alexander Road 
26 no. 
 
flats 
Ballyclose Street 
7 no. 
 
flats 
Strabane 
 
 
Meetinghouse Street 
8 no. 
 
flats 
Lower Main Street 
2 no. 
  
flats 
Hospital Road 
4 no. 
  
flats 
Koram Square 
5 no. 
  
flats 
Owenreagh Drive 
3 no. 
  
flats 
Omagh 
 
 
Edinburgh Park 
4 no. 
 
flats 
Orangefield Park 
7 no. 
 
flats 
Winter Gardens 
11 no. 
 
flats 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total for West Area: 
178 
 
Flats 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
North East 
 
 
Area 
 

 
 
Larne 
 
 
 
 
 
Linn Road Antiville – 
12 no. flats 
 
    Block 7-10 Loran 
Parade;  
    Block 11-14 Loran 
Parade;  
    Block 15-18 Loran 
Parade. 
Linn Road Craigyhill – 
33 no. flats   
 
    Block 1 Greenway 
 
    Block 4 Greenway  
    Block 60 Dromaine 
Drive  
    Block 118 Killyglen 
Road 
    Block 7 Green Link 
    Block 18 Garron Walk 
    Block 19 Garron Walk 
 
Riverdale - Glenmore 
24 no. flats    
 
House 
 
 
 
 
 
 
Newtownabbey 1 
 
 
Rathcoole – 
 
 
   Blocks 30 & 32 
6 no. flats  
 
Crossreagh 
 
 
   Drive  
36 no. flats;  
 
   Blocks 1,2,3,4,5,7,9,11  
 
 
   Rathcoole Close (each 
 
block  
18 no. flats 
   consists of 6 flats)  
   Blocks 1,2,3 Rathcoole 
Gardens 
   (each block consists of 
6 flats) 
Rushpark – 
 
 
   Blocks 5,6,10,11 
32 no. flats   
Woodland 
   Crescent (each block 
consists of 
   8 flats) 
 
 
 
Total for North East 
161 Flats 
 
Area: 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
South East Area 
 
 
 
 
 
Castlereagh 
Woodstock House, 
44 no. flats;  
 
Cregagh Estate 
Willowbrook House, 
44 no. flats 
 
Cregagh Estate 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
   
Newtownards 
   
 
   
Block 45 Bristol Park                        
    
6 no 
 
1 b  
ed fl  
ats 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total for South East 
94 Flats 
Area 
 
 
 
TOTAL FOR ALL AREAS:    1,275 Flats 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
HOUSING SELE
  CTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
 
 
 
Northern Ireland Housing Executive 
 
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008   
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing 
 
Executive 
 
 
 
 
APPENDIX 5.6 
 
Designated Manager 
2 The Office 
Belfast 
BT33 1LP 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
 
11th November 2006 
 
 
Dear Designated Manager 
 
Re: Joe Soap, 23 Any Street 
 
The above applicant is currently being advised by their employer that they will 
have to leave their Tied Accommodation due to a change in their employment 
status. 
 
Following the assessment of his/her housing application it has been deemed that 
the applicant’s circumstances meet the criteria approved by the Department for 
Social Development to consider an allocation under Rule 84 of the Common 
Selection Scheme ‘Losing Tied Accommodation’ (Chapter 5.12 Housing 
Selection Scheme Guidance Manual). 
 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed: August 2015 
 
 
 
 
You are the Landlord/District Manager responsible for allocations in the area 
he/she wants re-housed in, namely____________________.  I am therefore 
requesting that you would consider him/her for the next allocation of suitable 
accommodation that becomes available in his/her area of choice as you are 
authorised to do so, under Rule 84 of the Selection Scheme. 
 
 
 
 
 
This change will affect the Estate Project Waiting List for your District/Housing 
Association and the only current means of recording this change is by referring to 
this letter.  Therefore, the letter should be retained on the new tenant’s file to 
confirm on what basis the allocation has been made. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Local Housing Services Manager 
 

 
 
 
 

 

Document Outline