This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Housing Executive's Housing Selection Scheme Manual'.

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 177 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 25 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
10.0 
INTRODUCTION 
10.1 
ADMINISTRATION PROCEDURES 
10.1.1 
COMPUTERISED WAITING LIST (PRAWL SYSTEM) 
10.1.2 
GENERAL HOUSING APPLICATION FORM 
10.1.3 
TRANSFER OR EXCHANGE APPLICATION FORM 
10.1.4 
OFFICE RESPONSIBLE FOR ASSESSMENT 
10.1.5 
GENERAL 
10.1.5.1 
CODE OF CONDUCT (COC) FOR STAFF IN THE ADMINISTRATION OF 
THE COMMON SELECTION SCHEME. 

10.1.5.2 
ASSESSMENT OF HOUSING/TRANSFER APPLICATIONS 
10.1.5.3 
ALLOCATIONS 
10.1.6 
REGISTRATION PROCEDURE 
10.1.7 
APPLICANT/TRANSFER FILES 
10.1.8 
VISIT REPORT (HOUSING/HOMELESSNESS ASSESSMENT AND 
INPUT FORM) 

10.1.9 
‘NO ACCESS’ CARD (APPENDIX 10.1.1) 
10.1.10 
APPOINTMENT/CANCELLATION LETTER (APPENDIX 10.1.2) 
10.1.11 
THE VISIT 
10.1.12 
DUPLICATE APPLICATIONS 
10.1.13 
INPUT OF INFORMATION 
10.1.14 
ACCURACY OF INFORMATION 
10.1.15 
MAINTENANCE OF THE COMPUTERISED WAITING LIST 
10.1.16 
CHANGE OF CIRCUMSTANCES 
10.1.17 
CHANGE OF ADDRESS (NON-FDA APPLICANTS) 
10.1.18 
CHANGE OF PREFERENCE 
10.1.19 
CHANGE IN POINTS 
10.1.20 
COMPLAINTS 
10.1.21 
DELETION OF APPLICATIONS/TRANSFERS 
10.1.22 
FORWARDING OF FILES 
10.1.23 
POSITION AND RANK 
10.2 
GUIDANCE NOTES FOR ASSESSING OFFICERS 
10.2.1 
PART 1 HOUSING/TRANSFER 
10.2.2 
SECTION 1: PERSONAL/HOUSEHOLD DETAILS 
10.2.3 
EMPLOYMENT/INCOME/BENEFIT DETAILS 
10.2.4 
SECTION 2: APPLICATION DETAILS 
10.2.5 
SECTION 3A: ELIGIBILITY (APPLICATIONS ONLY) 
10.2.6 
SECTION 3B: ELIGIBILITY (APPLICATIONS ONLY) (PAGE 4) 
10.2.7 
SECTION 3C: ELIGIBILITY (TRANSFERS ONLY) (PAGE 5) 
10.2.8 
SECTION 4: CRITICAL DATES 
10.2.9 
SECTION 5: PRESENT HOME DETAILS 
10.2.10 
SECTION 6: APPLICANT’S HOUSING CHOICES/PREFERENCES 
10.2.11 
SECTION 7: HOUSING NEEDS ASSESSMENT & POINTING INPUT 
(PAGE 9) 


link to page 33 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 39 link to page 41 link to page 42 link to page 43 link to page 5 link to page 43 link to page 44 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 47 link to page 47 link to page 47 link to page 48 link to page 49 link to page 49 link to page 49 link to page 59 link to page 59 link to page 59  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
10.2.12 
ADDITIONAL GUIDANCE NOTES FOR TRANSFERS 
10.2.13 
PART 2: INSECURITY OF TENURE 
10.2.14 
SECTION 2A: HOMELESSNESS/THREATENED WITH 
HOMELESSNESS – FULL DUTY APPLICANT POINTS 

10.2.15 
APPLICANT DETAILS 
10.2.16 
HOUSEHOLD DETAILS 
10.2.17 
CURRENT/PREVIOUS ADDRESSES 
10.2.18 
INCOME DETAILS 
10.2.19 
OTHER AGENCIES INVOLVED 
10.2.20 
HOMELESS CASE REPORT – INVESTIGATION WILL BE CARRIED 
OUT BY NIHE ONLY 

10.2.21 
SECTION 2B: OTHER HOMELESS 
10.2.22 
HOMELESS DUTIES/ACTIONS (FOR HOUSING EXECUTIVE USE 
ONLY) 

10.2.23 
FINAL DECISION DETAILS 
10.2.24 
PLACEMENT DETAILS 
10.2.25 
FINAL ACTION DETAILS 
10.3 
DATA PROTECTION 
10.3.1 
GENERAL 
10.3.2 
DATA ACQUISITION 
10.3.3 
DATA ACCURACY 
10.3.4 
DATA SECURITY 
10.3.5 
SUBJECT ACCESS 
10.3.6 
RIGHTS OF DATA SUBJECTS 
10.3.7 
PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY OFFICERS IN RECEIPT OF 
SUBJECT ACCESS REQUESTS 

10.3.8 
APPEALS 
10.3.9 
IDENTIFYING SUBJECT ACCESS REQUESTS 
10.3.10 
RELEASING INFORMATION TO TENANTS 
10.3.11 
RELEASING INFORMATION TO ELECTED REPRESENTATIVES OR 
OTHER THIRD PARTIES 

10.3.12 
INFORMATION PROVIDED BY OTHER PARTIES 
10.4 
PROCEDURES FOR DEALING WITH APPLICANTS/TENANTS 
SEEKING A TRANSFER WHO HAVE FAILED TO SIGN THE 
DECLARATION 

10.4.1 
INTRODUCTION 
10.4.2 
NON-HOMELESS CASES 
10.4.3 
POTENTIAL HOMELESS CASES 
10.4.4 
MAKING ENQUIRIES 
10.4.5 
OUTCOME – POSITIVE DECISION 
10.4.6 
OUTCOME – NEGATIVE DECISION 
10.4.7 
14 DAY LETTER 
10.4.8 
OTHER ACTION 
10.5 
PROCEDURES FOR DEALING WITH HOUSING NEEDS 
ASSESSMENTS FOR FULL DUTY APPLICANT (FDA) CASES 

10.5.1 
PROCEDURES TO BE ADOPTED 

link to page 60 link to page 66 link to page 66 link to page 66 link to page 66 link to page 70 link to page 70 link to page 77 link to page 77 link to page 77 link to page 78 link to page 78 link to page 79 link to page 79 link to page 80 link to page 81 link to page 79 link to page 87 link to page 174 link to page 174 link to page 174 link to page 177 link to page 181 link to page 181 link to page 182 link to page 182 link to page 182 link to page 182 link to page 186 link to page 197 link to page 197 link to page 197 link to page 198 link to page 47 link to page 47 link to page 198 link to page 199  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
10.5.2 
HOUSING ADVICE CENTRE (HAC) INVOLVEMENT 
10.6 
HOUSING ASSOCIATION TRANSFERS: ADMINISTRATION OF 
HOMELESS CASES 

10.6.1 
IDENTIFICATION OF POTENTIALLY HOMELESS CASES 
10.6.2 
PROCEDURES TO BE ADOPTED 
10.7 
GROUNDS FOR POSSESSION OF A PROPERTY OCCUPIED BY A 
SECURE TENANT 

10.8 
TRANSITIONAL PROTECTION 
10.8.1 
INTRODUCTION 
10.8.2 
WHO IS PROTECTED? 
10.8.3 
PROCEDURES FOR MAKING ALLOCATIONS UNDER THE NEW 
SCHEME 

10.8.4 
HOW WILL THEY BE PROTECTED? 
10.8.5 
SPECIAL WAITING LISTS 
10.8.6 
PROCEDURES TO BE ADOPTED WHEN MAKING AN ALLOCATION 
10.8.7 
OFFERS 
10.8.8 
MAINTAINING THE SPECIAL WL PROTECTED CASES ONLY REPORT 
10.9 
PERSONS FROM ABROAD GUIDANCE 
10.10 
RELATIONSHIP BREAKDOWN 
10.10.1 
PROOF OF RELATIONSHIP BREAKDOWN 
10.10.2 
COURT ORDERS: GENERAL 
10.10.3 
GUIDANCE NOTES/INFORMATION/ENQUIRIES 
10.11 
LATENT DEMAND 
10.11.1 
RURAL ‘LATENT DEMAND’ QUESTION 
10.11.2 
NEW LATENT DEMAND AREAS 
10.11.3 
INSTRUCTION TO COMPLETE PRO FORMA FOR INCLUSION OF 
ADDITIONAL CHOICES ON PRAWL LATENT DEMAND SCREENS 

10.12 
LIST OF PARTICIPATING LANDLORDS 
10.13 
GUIDE TO AREAS COVERED BY NIHE DISTRICT OFFICES 
10.14 
PROCEDURES FOR DEALING WITH APPLICANTS WHO HAVE 
FAILED TO PROVIDE IDENTIFICATION 

10.14.1 
INTRODUCTION 
10.14.2 
NON-HOMELESS CASES 
10.14.3 
POTENTIAL HOMELESS CASES 
10.14.4 
MAKING ENQUIRIES 
10.14.5 
OUTCOME – POSITIVE DECISION 
10.14.6 
OUTCOME – NEGATIVE DECISION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
 
CHAPTER 10 
ADMINISTRATION 
10.0 
INTRODUCTION 
 
This Chapter covers general administrative policies and procedures which are 
required for the effective administration of the Housing Selection Scheme. 
10.1 
ADMINISTRATION PROCEDURES 
10.1.1  COMPUTERISED WAITING LIST (PRAWL SYSTEM) 
 
The Housing Selection Scheme requires that a Waiting List be maintained of all 
Applicants seeking social housing in Northern Ireland. This Waiting List will 
also include the tenants of Participating Landlords who are seeking re-housing 
i.e. Transfers, either within their Landlord’s own stock, or to stock belonging to 
another Participating Landlord. 
 
 
The Waiting List is maintained in a computerised form generally referred to as 
the “Computerised Waiting List” or HMS 
 
 
Apart from maintaining a list for all persons seeking housing accommodation, 
the information contained in the Computerised Waiting List serves four main 
purposes:  
 
1.  It provides the key record on which all housing allocations are based; 
2.  It is useful for audit purposes; 
3.  It acts as a guide to where there is an unfulfilled housing need in an area; 
4.  It has potential to provide statistical and management information. 
 
 
Full particulars of the Computerised Waiting List and how it operates, including 
the documentation to be used, are contained within the HMS User Guide. 
 
 
NOTE: These procedures are under review as a result of the Modernising 
Services Project and will be subject to the new arrangements.  A separate 
advice note will be issued and this chapter subsequently updated. (Note dated 
November 2006). 
 
10.1.2  GENERAL HOUSING APPLICATION FORM 
 
This form is to be used by an Applicant for re-housing who is not a permanent 
tenant of any of the Participating Landlords. This form is also to be used by 
applicants living outside Northern Ireland, except where they are Public Sector 
tenants living in Great Britain in which case a Transfer or Exchange Application 
form should be used. 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
The Housing Executive will process all General Housing Application 
forms. 

 
 
Office Responsible for Assessment 
 
The Executive District Office within whose boundaries the Applicant currently 
resides will be the office responsible for the processing of the form. For an 
Applicant living outside Northern Ireland, the form will be processed by the 
Executive District Office which covers the Common Landlord Area (CLA) which 
is the Applicant’s 1st Area of Preference. 
10.1.3  TRANSFER OR EXCHANGE APPLICATION FORM 
This form is to be used by a permanent tenant of any of the Participating 
Landlords seeking a Transfer / Exchange. This form is also to be used by a 
Social tenant living in Great Britain e.g. Local Authority, Registered Social 
Landlord, Housing Association tenant. 
 
10.1.4  OFFICE RESPONSIBLE FOR ASSESSMENT 
 
The Participating Landlord who is the Landlord of the tenant will be responsible 
for processing of the form, with the exception of the following Housing 
Associations that have requested that the Housing Executive carry out 
assessments on their behalf i.e. Abbeyfield, Clonard, Grove, Newington, Flax, 
Open Door and St. Matthews Housing Associations. 
 
The Housing Executive will process all Transfer forms from social tenants living 
in Great Britain with the District Office which covers the CLA of 1st Area of 
Preference being responsible for the assessment. 
10.1.5  GENERAL 
Participating Landlords issuing General Application Forms or Transfer / 
Exchange Forms should also include the following: 
 
(a) Housing Selection Scheme Booklet. 
 
(b) List of Participating Landlords. 
 
(c)  Latent Demand Leaflet. A separate leaflet, listing rural areas of possible 
Latent Demand, has been produced for each Area (South, South East, 
North East and West). No leaflet has been produced for the Belfast Area. 
Each landlord should send the leaflet appropriate to the Area in which they 
are located. A complete list of all Latent Demand Areas is included in 
Chapter 10.11. 
 
Self –Assessment Forms (for Applicants from outside Northern Ireland) should 
only be issued by the Executive and, in addition to (a), (b) and (c) above, 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
should also include the relevant accompanying letter (see Chapter 9.2 and 
Appendix 9.2). 
 
All General Housing Application and Transfer or Exchange forms should be 
registered on the PRAWL system and acknowledged within 3 working days 
from the date of receipt. The Applicant / Tenant should be visited and their 
details keyed onto the PRAWL system. The total process should be completed 
within 20 working days from the date of receipt of the form. 
 
Assistance in completing a form should be given to applicants / tenants where 
required e.g. Translation Service, Language Line, Large Print Copies of the 
forms etc. 
 
More information can be obtained by contacting Housing & Regeneration, 
NIHE, 2 Adelaide Street, Belfast, BT2 8PB. 
 
Any General Application or Transfer or Exchange forms that have not been 
appropriately signed will not be considered to be valid and the procedures to be 
used for such cases are identified at paragraph 10.4. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

link to page 63 link to page 63 link to page 1 link to page 7  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: April 2011 
 
10.1.5.1 
CODE OF CONDUCT (COC) FOR STAFF IN THE ADMINISTRATION OF 
THE COMMON SELECTION SCHEME.
 
 
NIHE staff are reminded that when they are involved in the administration of 
the Common Selection Scheme they should adhere to NIHE Standing Orders / 
Code of Conduct which have been issued to every member of staff.  NIHE staff 
can view the code of conduct in full by using the following Link NIHE Code of 
Conduct 
  
A summary of the Housing Executive’s Code of Conduct relating to Housing 
matters are detailed in Appendix 10.5.1A.  
Housing association staff are reminded that when they are involved in the 
administration of the Common Selection Scheme they should adhere to;  
 
a)  their associations own Code of Conduct and  
b)  the Department of Social Development Governance Guide 
http://www.dsdni.gov.uk/index/hsdiv-housing/ha_guide/haggg-contents.htm 
 
 
The policy and procedures that NIHE and housing association staff should 
follow in relation to the administration of the Selection Scheme are detailed 
below in paragraphs 10.1.5.2 and 10.1.5.3 
 
10.1.5.2 
ASSESSMENT OF HOUSING/TRANSFER APPLICATIONS 
 
Housing Executive Officers should not be involved in the assessment of a 
housing application if the case involves that Officer personally, or involves 
any person closely associated with that Officer or the partner of that officer. 
The case should be referred to the Designated Manager who will arrange for 
another member of staff who would not have a conflict of interest in the case 
to carry out the assessment. 
 
 
In addition to above if a housing/transfer application is received from a 
Housing Executive member of staff, or a relative of a Housing Executive 
member of staff, a post assessment check should be carried out by the 
Designated Manager and signed off appropriately in the Housing/Homeless 
Assessment and Input Form. 
 
 
Housing association staff assessing a housing/transfer application form 
belonging to a member of staff, or a relative of a member of staff of that 
association or the case involves that Officer personally, or involves any 
person closely associated with that Officer or the partner of that officer they 
should refer to their associations own code of conduct and the DSD 
Governance Guide referred to 10.1.5.1 above. 
 

link to page 7  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: April 2011 
 
During the assessment process applicants are asked the following; 
 
i.)  Are you a relative (refer to NIHE CoC 19.6 paragraph 2 appendix 1 copied 
below) of a member of staff of the Housing Executive or housing 
association employee? 
 
ii.)  Are you or any member of your household an employee of the Housing 
Executive or housing association? 
 
If either answer is Yes, detail the name and relationship on Notepad Facility. 
When HMS is introduced the appropriate UDC fields should be populated. 
 
10.1.5.3 
ALLOCATIONS 
 
Where an allocation of a NIHE dwelling is to be made to 
 
i)  a member of staff, or a relative (refer to NIHE CoC 19.6 paragraph 2 
appendix 1 copied below) of a member of staff. 
 
ii)  an applicant who is closely associated with the officer or the partner of 
the officer who is responsible for making the allocation. 
 
the case should be referred to the Designated Manager who will arrange to 
have a detailed report prepared and presented to the Area Manger. The Area 
Manager in such circumstances has to approve the allocation.  
 
The report to the Area Manager should include the following; Name, address 
& reference No.; reason for referral i.e. details of relationship; confirmation 
that the Designated Manager has signed the Assessment Form (pre keying 
check) to confirm he/she is satisfied with the assessment and the Points that 
have been awarded; a breakdown of the Points awarded; profile of the estate 
e.g. type of stock available and turnover. Forward a copy/original of the 
Applicants File and general information in relation to why the District have 
considered the Applicant should be made the allocation. 
 
Where an allocation of a housing association property is to be made to a 
member of staff of that association and the case involves that Officer 
personally, or involves any person closely associated with that Officer or the 
partner of that officer they should refer to their associations own code of 
conduct and the DSD Governance Guide referred to 10.1.5.1 above 
 
Where an allocation is being made by a housing association to a Housing 
Executive employee or a member of staff from another housing association 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: April 2011 
 
they should refer to their associations own code of conduct and the DSD 
Governance Guide referred to 10.1.5.1 above. 
 
10.1.5.1A APPENDIX 
SUMMARY OF NIHE CODE OF CONDUCT IN RELATION 
TO HOUSING MATTERS 

1.0 
STANDARDS, VALUES AND RESPONSIBILITIES 
 
1.1 
Housing Executive Officers are expected to give the highest possible standard of service to the 
public and, where it is part of their duties, to provide impartial advice. 
1.2 
Responsibility is placed on every Officer for disclosing every potential conflict of interest in 
which he/she may be involved.  Officers will be expected, without fear of recrimination, to bring 
to the attention of the Designated Manager any deficiency in the provision of service (see 
paragraph 1 of Appendix 1 detailed below). 
12.0 
TENANCIES 
 
12.1 
Any Officer must inform the Designated Manager (see paragraph 1 of Appendix 1 detailed 
below) promptly: 
1. 
If, upon appointment to the Housing Executive, he/she is already a tenant of the Housing 
Executive, of any housing association or of any other social landlord. 
2. 
If, after appointment, he/she becomes a tenant of the Housing Executive, of any housing 
association or of any other social landlord. 
17.0 
INTEGRITY 
 
17.11  Officers who have an interest, financial or non-financial, should not involve themselves in any 
decision or allocation of Housing Executive services or resources from which they, their friends 
or family might benefit, and should ensure that the matter is referred immediately to the 
Designated Manager (see paragraph 1 of Appendix 1detailed below). 
 
19.0 

HOUSING MATTERS 
 
19.1 
No Officer should in any circumstances take part in handling any case, falling within any of the 
categories listed below, if the case involves that Officer personally, or involves any person 
closely associated with that Officer or the partner of that officer (by family relationship or 
otherwise see paragraph 2 of Appendix 1 detailed below).  The listed categories are as follows: 
1. 
Allocation 
6. 
Land sale or purchase 
2. 
Transfer 
7. 
Home adaptation 
3. 
Exchange 
8.       Major improvements to an Housing  
Executive dwelling 
4. 
Home loan 
9. 
Grants 
5. 
House sale or purchase 
10. 
Housing benefit. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: April 2011 
 
 
19.6 
The Housing Executive has an obligation to comply with the statutory house allocation scheme 
("the Scheme"); if any Officer, in the course of his/ her duties, by act and/or omission, fails to 
comply with the terms of the Scheme, this is a serious breach of discipline. 
1. 
"DESIGNATED MANAGER" (paragraph 1 of Appendix 1 referred to above) 
In relation to any particular provision of this Code, the term "Designated Manager", in 
relation to any Officer, means the person who has been nominated by the Housing 
Executive to exercise functions as Designated Manager, in relation to that Officer, 
under that provision. Complete and up-to-date lists of Designated Mangers, for each 
post and for each of the relevant provisions of this Code, will be found in the Personnel 
Handbook. 
2. 
"FAMILY RELATIONSHIP" (paragraph 2 of Appendix 1 referred to above) 
A family relationship is deemed to exist between an Officer and another person if they 
are husband, wife or partner or if the other person is a: 
- son, daughter or foster child 
- parent 
- brother, sister, step brother or step sister 
- son in law or daughter in law 
- mother in law or father in law 
- sister in law or brother in law 
- uncle or aunt 
- nephew or niece 
- grandparent 
- grandson or granddaughter 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
10.1.6  REGISTRATION PROCEDURE 
 
All applications and transfer requests should be registered on the HMS system 
within three working days of receipt of the form. The date of receipt of the form 
should be used as the on-line “Date of Application”. On registration, the HMS 
system will automatically generate a unique Reference Number, and an 
appropriate “Acknowledgement” letter (see Chapter 11) which should be issued 
to the Applicant / Tenant as soon as possible.  
 
Application / Transfer Forms received “in error” by a Participating Landlord (i.e. 
sent to the wrong assessing landlord) should still be date – stamped by that 
landlord on receipt and forwarded as soon as possible to the appropriate 
assessing landlord. The assessing landlord should then register the application 
/ transfer request using the initial date of receipt (by the first landlord) as the 
registration date. 
 
The minimum information required to register a case is as follows: 
Date of Application; Title; Name (First and Surname); Address; Date of Birth; 
Sex; Position in Family; Ethnic Origin; Religion; Household Composition; 
Country of Origin and First Time Applicant. The Tenant Indicator must also be 
keyed as “Y” for at least 1 person on each application. 
 
10.1.7  APPLICANT / TRANSFER FILES 
 

A separate file should be maintained for each Applicant / transfer case. The 
files will normally be held at the Office Responsible for Assessment. 
 
Where an Applicant / Tenant is re-housed, the file should be forwarded to the 
Allocating Landlord (where requested). 
 
 
 
10.1.8  VISIT REPORT (HOUSING / HOMELESSNESS ASSESSMENT AND INPUT 
FORM) 
 
This form is to be issued, along with the application / transfer form, to the 
Designated Officer and should be completed during a visit to the Applicant / 
Tenant. All details relevant to the award of any points must be recorded / 
clearly identified in the Visit Report. Where the reason for the award of points is 
not immediately evident, the Designated Officer must record an explanatory 
narrative at the appropriate section of the Visit Report. 
  
10.1.9  “NO ACCESS” CARD (APPENDIX 10.1.1) 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
When a Designated Officer visits an Applicant / Tenant’s home but is unable to 
gain access or make contact with the Applicant/ Tenant or partner, a “No 
Access” card (see Appendix 10.1.1) should be completed and left at the 
property. A minimum of 2 attempts should be made to contact the Applicant / 
Tenant and a card should be left on each occasion. The details of any 
unsuccessful visits should be recorded at the appropriate section on page 1 of 
the Visit Report. 
 
10.1.10 APPOINTMENT / CANCELLATION LETTER (APPENDIX 10.1.2) 
 
When a Designated Officer has called at a property to carry out an assessment 
on an Applicant / Tenant on at least 2 occasions and has left the appropriate 
“No Access” cards, but has not been contacted by the Applicant or partner, an 
appropriate letter should be sent (see Appendix 10.1.2). This letter invites the 
Applicant / Tenant to contact the relevant office within 7 days to arrange a 
suitable appointment and also advises that failure to respond will result in the 
cancellation of the application / transfer request. 
 
10.1.11 THE VISIT 
 
Prior to and during the visit, the Designated Officer should carry out a number 
of checks: 
 
Application Form: Pre-visit Check  
(i) 
Has a check been carried out on any unanswered questions on the 
application form? 
(ii)  Has the Applicant / Tenant provided details of his / her National Insurance 
Number etc? 
(iii)  Has the Applicant / Tenant completed the Monitoring Information section 
(if not, assistance should not be given for the completion of these 
questions as it is their perception of their circumstances that is important)? 
(iv)  Has the Applicant / Tenant signed the declaration at the back of the form? 
(v)  Have any other application forms been received from this Applicant 
(identified using the Tenant / Applicant Trace (R252) report)? 
(vi)  Is Applicant appearing on the Disqualification Register (identified using the 
Disqualified Applicant Trace (252A) report)? 
(vii)  Has a check been made on any Housing Benefit applications from this 
address? 
(viii) Has I.D. been provided?  If not, request same during visit. 
 
Applicant’s Choice 
Applicants are asked to indicate two Common Landlord Areas of Preference 
(see Choice Chapter 5, paragraph 5.3). The Designated Officer should ensure 
that applicants are advised:  
 
(i) 
Of the types of accommodation available in their areas of choice; 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
(ii)  That they cannot await a specific house; 
(iii)  The effects of limiting their choices. 
 
On completion of the visit, the Visit Report should be signed by the Applicant / 
Tenant and the Designated Officer, to confirm that the information recorded is 
accurate and correct (see paragraph 10.2 – Guidance Notes for Assessing 
Officers). 
 
A Designated Officer (other than the Officer who carried out the assessment) 
should check and sign each Visit Report to confirm that the details recorded, 
and the points to be awarded, are correct.  
 
10.1.12 DUPLICATE APPLICATIONS 
 
Duplicate applications will be identified the day after registration on the Tenant / 
Applicant Trace (R252) report. 
 
Where a duplicate application is identified, the case should be checked on the 
HMS system and: -  
 
1.  Where the previous application is found to be still “live”, the procedures 
identified at 10.1.15 (Change of Address (Non-FDA Applicants)) should be 
applied. 
 
2.  Where the previous application is found to have been “deleted”, the 
Designated Officer should determine the most appropriate “Date of 
Application”, i.e. whether the circumstances warrant the use of the Date of 
Application of the original application e.g. where the Applicant has moved 
recently and has continually been interested in re-housing, or whether the 
date of receipt of the most recent form, is applicable. 
 
The only circumstances where an Applicant will be permitted to appear on 2 
separate “live” applications at the one time would be where he / she is 
Living Apart Due to Overcrowding (see Chapter 3, Paragraph 3.9.5) and an 
assessment at both addresses is required. In this case the duplication will 
be for a short time only as one of the Applications will subsequently be 
deleted. 
 
10.1.13 INPUT OF INFORMATION 
 
Allocations should only be made using the HMS system. Since the Waiting List 
on the HMS system is updated on an on-going basis, Designated Officers must 
ensure that the full details of each assessed Applicant / transfer are input at the 
earliest possible moment after completion of the visit / assessment. 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
In Housing Executive District Offices the Designated Officer should carry out a 
10% check of the assessed cases input to the HMS system, to ensure that the 
information input is correct. The appropriate section of the Visit Report should 
be endorsed to record that this check has been carried out. 
10.1.14  ACCURACY OF INFORMATION 
Each Applicant / Tenant is responsible for the correctness of all the information 
given on the initial application / transfer form and at the interview / visit. He / 
she is also responsible for informing the Landlord assessing his / her case in a 
timely manner of every change in circumstances which could affect his / her 
prospects of being re-housed. 
 
Where it is discovered that the information on the HMS system is not correct as 
a result of either incorrect or false information supplied by the Applicant, or that 
an error has occurred in transcribing information by the Applicant, the 
Designated Officer must immediately submit an amendment to the HMSsystem 
and note this action on the Applicant’s file. 
 
Where a house is allocated on the basis of information that turns out to be 
incorrect or out of date, the Participating Landlord may take the necessary 
action to recover possession of the property (See 10.7). 
10.1.15  MAINTENANCE OF THE COMPUTERISED WAITING LIST 
Applicants and Transfer applicants are reviewed annually to ensure that the 
Waiting List only contains those applicants / tenants who are genuinely 
interested in being housed. On the anniversary of an Applicant / Tenant being 
registered on the Waiting List, a letter (see Chapter 11) will automatically be 
generated by the HMS system for the relevant Landlord to issue. This letter 
gives the Applicant the opportunity to renew the application, or withdraw from 
the list. 
 
If a reply to this letter is not received and input to the HMS system within 4 
weeks, a further letter (see Chapter 11) will be generated by the HMS system. 
This letter advises the Applicant / Tenant of the options but also warns that 
failure to respond will result in his / her name being removed from the Waiting 
List. If a reply to this letter is not received, and the details input to the HMS 
system within 2 weeks, the case will be automatically cancelled. A letter 
advising the Applicant / Tenant of the deletion will be generated by the HMS 
system for the relevant Landlord to issue. 
 
It is important that any replies received from applicants / tenants are input to 
the HMS system as soon as possible to ensure that letters are not produced 
and deletions do not take place unnecessarily.  
 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Housing Association Renewal Process 
 
Housing Associations must extract renewal letters from their print manager 
facility on a weekly basis by using the ‘u’ followed by HA Rad number followed 
by the word ‘print’ e.g. u802print and the selected password.  The renewal 
letters can be found in ‘Batch Letters’ and should be printed and issued 
immediately. 
 
10.1.16  CHANGE OF CIRCUMSTANCES 
 

Where an office is advised of an Applicant’s / Tenant’s change in circumstances 
the Designated Officer should investigate to determine if a change in the 
Applicant’s / Tenant’s position and rank will result. Applicants / tenants must 
advise of any changes in circumstances either verbally or in writing. [When an 
officer is accepting verbal confirmation they should be satisfied that the actual 
applicant is making the request.  This may include checking to verify by means 
of a unique identifier]: for example, asking for Date of Birth, National Insurance 
number, Housing reference number etc. (but not restricted to this list). If the 
officer is satisfied with the verification, then they should record all of the relevant 
information of the request on the notes tab in HMS and amend. (In any 
circumstances where a verbal confirmation is accepted it is important that 
details of the date and the officer receiving the information is recorded).  
 
Consideration should always be given as to whether or not the change in 
circumstances should result in the initiation of a Homelessness investigation.  
 
Consideration should also be given as to whether or not the Applicant has 
deliberately worsened their circumstances in order to improve their position on 
the Waiting List (see para 3.22.0, Deliberate Worsening of Circumstances). 
 
10.1.17  CHANGE OF ADDRESS (NON-FDA APPLICANTS
 
The “no detriment” policy (see Chapter 3, paragraph 3.4.3) that applies for 
Full Duty Applicants (FDAs) does not apply for non-FDAs
 i.e. non-FDAs 
who change address are not automatically entitled to retain any previously 
awarded points. A full reassessment of the Applicant’s circumstances is 
required and only the points applicable from the new address should be 
awarded.
 Therefore, where a non-FDA changes address and still wishes to be 
considered for alternative accommodation, the action to be taken will depend 
on the location of the new address and is as follows:  
 
1.  If the new address is located within the boundary of the Executive District 
Office that processed the original application: 
 
a) 
That office should carry out a visit and a new Visit Report to record the 
new points award and any other relevant information. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
b) 
The current Application details on the PRAWL system should be 
updated to reflect the change of address, change to the points award 
(if applicable), and any other details. 
 
2.  If the new address is located outside the boundary of the Executive District 
Office that processed the original application: 
 
a) 
The “old” District Office should cancel the original application and 
forward the file to the District Office within whose boundary the 
Applicant’s new address is situated, advising of the change of address 
and subsequent need for a new Housing Needs assessment. 
b) 
The “new” District Office should register the case from the new 
address, using the original Date of Application. 
c) 
The “new” District Office should complete a new Visit Report to assess 
the new points award and record any other relevant information. 
d) 
The “new” District Office should input the new award of points to the 
HMS system (under the newly created reference number). 
10.1.18  CHANGE OF PREFERENCE 
Applicants may change their preferred Common Landlord Areas by either 
providing written or verbal confirmation. [When an officer is accepting verbal 
confirmation they should be satisfied that the actual applicant is making the 
request.  This may include checking to verify by means of a unique identifier]: 
for example, asking for Date of Birth, National Insurance number, Housing 
reference number etc. (but not restricted to this list). If the officer is satisfied 
with the verification, then they should record all of the relevant information of 
the request on the notes tab in HMS and amend.  (In any circumstances where 
a verbal confirmation is accepted it is important that details of the date and the 
officer receiving the information is recorded). 
Any changes required to the HMS system should be actioned in a timely 
manner, to prevent possible misallocation. 
10.1.19  CHANGE IN POINTS 
Where a change in an Applicant’s / Tenant’s circumstances results in a change 
in an award of points (either increase or decrease) and the change has not 
been identified on new Visit Report, an “HSS Points Amendment Form” (see 
Chapter 11) should be completed by the Designated Officer. The Amendment 
form need only identify the change in points i.e. it does not need to reflect all 
points awarded for the Applicant / Tenant.  
 
Where applicable, the reasons for an award / removal of points should be 
clearly identified and any relevant documentation should be retained on the file  
STAFF RESPONSIBILITES 
The Computerised Waiting List is based on information prepared and keyed by 
staff of the Participating Landlords and it is essential that this information is 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
both complete and accurate to prevent a misallocation. It is therefore 
important that all input documents are completed clearly and accurately and 
that the details are keyed correctly. All relevant documentation should be held 
on the Applicant’s / Tenant’s file. 
 
Detailed guidance on the preparation and keying of the input documents is 
given in the HMS User Guide. 
 
It is important that, when inaccuracies are discovered, the necessary 
amendments to the PRAWL system are actioned immediately and the relevant 
details are recorded on the file. 
 
It is important that staff fully understand that they will not be held responsible 
for a misallocation resulting from a fault in the HMS system. 
 
10.1.20  COMPLAINTS 
 

Any complaint received from an Applicant / Tenant regarding an assessment, 
offer, allocation etc. should be dealt with by the “relevant” Landlord under their 
“Complaints Procedure”. The relevant Landlord will be determined by the 
issues relating to the complaint i.e. the “Assessing” Landlord for issues 
regarding assessment, the “Allocating” Landlord for issues regarding offers / 
allocations etc. 
 
10.1.21  DELETION OF APPLICATIONS / TRANSFERS 
 

Applicants / tenants can be deleted from the Waiting List either automatically 
by the HMS system, or manually by a system user. 
  
An automatic deletion will take place where: 
 
1.   An Applicant / Tenant is re-housed by a Participating Landlord and that 
“Allocating” Landlord has keyed the relevant Offer and Offer Acceptance to 
theHMS system. That Allocating Landlord may request the application / 
transfer file from the office that assessed the case. 
 
2.   An Applicant / Tenant has not responded to the Renewal Reminder letters 
which have been issued. 
 
A manual deletion will take place where, for example, the Applicant has 
advised, in writing, that they are no longer interested in re-housing etc. Only the 
office that assessed the application / transfer can input such deletions / 
withdrawals. 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
All deleted cases are identified on the monthly “Deleted Applications / 
Transfers” (R67) report which is generated for the “Assessing” Landlord and 
may be used to update records / files as required. 
 
More information regarding the procedures for the input of offers, offer 
acceptance and deletions can be found in the HMS User Guide. 
10.1.22  FORWARDING OF FILES 
Where an Applicant / Tenant has been re-housed by one of the Participating 
Landlords, the appropriate Housing file for that case will be forwarded to the 
“Allocating” Landlord, if requested. Where a file has been requested by another 
Landlord it is important to check that an Applicant / Tenant has been deleted 
from the HMS system, before the file is sent i.e. the Offer and Offer Acceptance 
have both been keyed. Where this is not the case, the “Allocating” Landlord 
should be contacted and advised to take the required action immediately. 
 
All Participating Landlords should record application / transfer files that have 
been requested and received from Housing Executive District / Housing 
Association Offices. They should also record details of any files they forward to 
other offices, for cases they have initiated. 
 
A Register(s) should be maintained which records the Name, Address, HMS 
Reference No., Forwarding Address, date file requested / received and from 
whom, date file sent and to whom, and any other details deemed necessary. 
 
All requests for files should be made in writing and should include enough 
information to allow the issuing Landlord to complete the appropriate register, 
as identified above. 
 
Where a Homelessness investigation has been carried out by the 
Housing Executive for a case who is subsequently re-housed by another 
Landlord / Housing Executive District Office, the original documents 
relating to Homelessness should be retained in the “assessing” office 
(for audit purposes), with copies forwarded with the rest of the file.  

10.1.23  POSITION AND RANK 
The PRAWL system provides information on an Applicant’s / Tenant’s position 
and rank for accommodation in his / her Areas of Preference. 
 
Position: The total number of points awarded and the Date of Application 
determine an Applicant’s / Tenant’s “position” on the Waiting List. 
 
Rank: The total number of points awarded, the Date of Application, and 
minimum bedrooms required determine an Applicant’s / Tenant’s “rank” on the 
Waiting List. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
Applicants / tenants may be advised by a Participating Landlord of their 
position and rank on the Waiting List according to the on-line information 
available. However, the Applicant / Tenant should further be advised that this is 
liable to change at any time due to the following:  
  
a)  The position and rank of an Applicant / Tenant may change on a regular 
basis where new cases are either added onto / deleted from the Waiting 
List. 
b)  As it is possible to change Areas of Preference at any time, the position and 
rank of an Applicant / Tenant could be superseded at any time by the 
inclusion of an existing higher pointed case, in their Estate of Choice. 
 
Additionally, the HMS Waiting List for most Estates may be distorted due to the 
number of Transitionally Protected cases (see Chapter 10, Paragraph 10.8) 
who may have been awarded a nominal number of points under the New 
Scheme. This will continue to be the case until all the Transitionally Protected 
cases have been re-housed / deleted. 
 
Where a Designated Officer decides to inform an Applicant / Tenant of their 
current position and rank, they should qualify the information given by advising 
of the above caveats. 
 
In line with Data Protection Legislation (see Chapter 10, Paragraph 10.3), an 
Applicant / Tenant should not be given a printed copy of any documents that 
contains details of any other Applicant / Tenant e.g. a copy of a HMS system 
“Estate Waiting List”. However, if an Applicant requests a more detailed 
“screen dump” of the HMS system “Transfer / Applicant Enquiry” screen for his 
/ her case, which provides their position and rank, this should be issued 
provided the above qualifications are clearly listed. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
APPENDIX 10.1.1 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Housing  
Executive 
 
 
 
 
 
Office: 
 
 

 
 
 
 
Telephone: 
 
Date:  

 
Time: 
 
 
Mr/Mrs _____________________________________________________ 
 
Address_____________________________________________________ 
 
 
I called today regarding ________________________________________ 
 
_____________________________________________________________ 
 
_____________________________________________________________ 
 
_____________________________________________________________ 
but no-one was at home.  Please contact me at the above office as soon as  
possible. 
 

 
 
 
 

 
 
……………………………………………………………………………………………. 
 
Called at ________________________________________________________ 
 
On _____________________________________________________________ 
 
Regarding _______________________________________________________ 
_________________________________________________________________ 
 
Signed ___________________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Northern Ireland Housing Executive 
 
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
2 Adelaide Street 
 
CHAPTER 10 AD
BelfastM
   I
BT N
2  I
ST
PB  RATION 
 
 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008   
 
 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
 
 
Housing 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
Executive  
 
 
 
 
Mr Joe Soap 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
 
Date 
 
 
Dear  
 
A Housing Visitor has called to your home on ________ occasions in order to 
assess your housing requirements but has been unable to gain admittance. 
 
In order for you to be considered for re-housing you should contact this office in 
the next 7 days to make a suitable arrangement for access in order to assess 
your circumstances. 
 
Failure to contact this office within the next 7 days will result in the assumption 
that you are no longer interested in re-housing and your application will be 
cancelled. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
District/Housing Manager 
 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10.2 
GUIDANCE NOTES FOR ASSESSING OFFICERS 
 
For completion of Housing / Homelessness Assessment Form and Input 
Document, otherwise known as the ‘Visit Report’ (Parts 1 & 2) 

 
10.2.1  PART 1 HOUSING/TRANSFER 
 
 
This part of the Visit Report form should be completed for all general 
applicants, homeless applicants and transfer cases.  Note: the assessing 
officer must complete all boxes that are in bold. 

 
 
 
Unsuccessful Visits 
 
 
At least 2 attempted visits must be made, with ‘No Access’ cards being left to 
advise the Applicant to make contact. The dates of all unsuccessful attempts at 
visiting the Applicant/Transfer should be noted on the Visit Report (page 1). 
Following 2 unsuccessful visits, the Applicant/Transfer should be sent a letter 
requesting him/her to contact to contact the assessing office within 7 days to 
arrange a suitable appointment.  The application/transfer should be cancelled 
after 7 days if no further contact is made.  
 
 
 
Proof of Identification  
 
 

It is a requirement for all Applicants to provide I.D. (See requirements on Page 
2 of the Application Form). If I.D. has not been provided with the Application 
form, the assessing officer must request same during the visit and record the 
type of I.D. provided on page 1 of the visit form. If applicant fails to provide I.D. 
the steps outlined in Chapter 10.14 of the H.S.S. Guidance manual should be 
exercised. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
10.2.2  SECTION 1: PERSONAL / HOUSEHOLD DETAILS 
 

10.2.3  APPLICATION / PERSONAL / HOUSEHOLD DETAILS 
10.2.4  The application will be registered on computerised waiting list i.e. on-line prior 
to visit. Officers should check that the application is signed. If any details have 
changed at time of visit, select types of change e.g. D.O.B., marital status, and 
detail in the amendment box. 
 
10.2.5  EMPLOYMENT /INCOME/ BENEFIT DETAILS 
 
Officers should ask for details of the Applicant/Partner’s Employer, if 
applicable, and any other Income or Benefits in payment.  
 
 
Employees / Relatives 
 
 
If the applicant /tenant or anyone who will be moving with them is a Housing 
Executive or a Housing Association employee, these questions must be 
answered by ‘Yes’ or ‘No’. The relevant details should be entered in the 
Notepad Comments. 
 
 
 
Officers should enquire if the Applicant/Tenant is a close relative of a Housing 
Executive or housing association employee. Close relative is defined as 
husband /wife/civil partner/partner/son/daughter/ Foster child/brother/sister/ 
step brother/step sister/son in law/daughter in law/father/mother/mother in law/ 
father in law/step son/step daughter/step parents /sister in law/brother in 
law/uncle/aunt/nephew/niece/ grandparent/grandson/granddaughter. If the 
answer is ‘Yes’, details should be inserted on the on-line Notepad Comment. 
. 
 

Previous Address Details 
 
 
List all the addresses where the applicant has lived over the last three years. 
Dates, tenure, landlords name and address (if applicable) and reasons for 
leaving each address should also be obtained from the applicant and recorded.  
This information should be used in respect of investigations relating to 
unacceptable behaviour and homelessness as necessary. 

 
 
10.2.6  SECTION 2: APPLICATION DETAILS 
 
 
Household Composition 
 
Select the household composition according to the details of the 
family/applicant.  Circle one box only (there are 26 compositions to choose 
from). If No. 21 is selected, you must decide and input one of the following 
household types when assessing Sharing points.  
 
Household Type 
 
A = Adults with no dependent children 
F = Families (normally with generation mix) 
= 16-18 year olds without dependent children sharing outside family home 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Type of Accommodation Required 
 
You should be satisfied that the minimum bedroom requirements are entered, 
officers should refer to the minimum bedroom requirement table for guidance
Size of Accommodation Guide 

Single Person 
1 Bedroom 
1 Bed Space 
Couple 
1 Bedroom 
2 Bed Spaces 
2 Persons (not a couple) or 1 Parent and 1 Child 
2 Bedrooms 
2 Bed Spaces 
Couple and 1 Child or 1 parent and 2 Children 
2 Bedrooms 
3 Bed Spaces 
Couple and 2 Children 
2 Bedrooms 
4 Bed Spaces 
1 Parent and 1 Adult and 1 Child 
3 Bedrooms 
3 Bed Spaces 
1 Parent and 3 Children or Couple and 1 Adult and 1  3 Bedrooms 
4 Bed Spaces 
Child or 1 Parent and 1 Adult and 2 Children 
Couple and 3 Children or 1 Parent and 4 Children or 
3 Bedrooms 
5 Bed Spaces 
Couple and 1 Adult and 2 Children 
Couple and 4 or more Children or 1 Parent and 1 
4 Bedrooms 
6 Bed Spaces 
Adult and 3 or 4 Children 
 
Other household compositions analogous to the above will be considered for 
equivalent accommodation. 
Enter the minimum bedrooms required, not the minimum bedrooms the 
applicant would accept or prefer.
 The system will automatically default to the 
maximum number of bedrooms i.e. one more than the minimum number 
although this may be over written. Any deviations to the Scheme standards 
must be noted in Notepad Facility

 
Wheelchair Facilities / Ground Floor 
 
Ensure the applicant is asked concerning their accommodation requirements 
and in particular identify if ground floor or wheelchair housing is appropriate.  If 
necessary, enter an appropriate comment in Disability Field. List any other 
amendments to the application details since registration. 
10.2.7  SECTION 3A: ELIGIBILITY (APPLICATIONS ONLY) 
 
(A) Age 
Regarding age requirements, the general rule is that an Applicant must have 
attained the age of 18 years at the date of application.  However an applicant 
aged 16-17 may be considered are exceptions The assessing officer should 
ask the appropriate questions regarding any applicant who is under 18 and tick 
the relevant boxes where exceptions to the general rule apply. Where the 
Applicant is aged 16 – 18 years old and answers ‘Yes’ to the question “Is 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Applicant living outside family home?” it will be necessary to confirm this as 
sharing points may apply (see Section 7b).  
The definition of ‘family’ in this context is as defined in the Housing (NI) 
Order 1981 and is “ the spouse/civil partner of that person, or he and that 
person live together as husband and wife or civil partners, or he is that 
person’s parent, grandparent, child, grandchild, brother or sister.”   

Note:   
(i) A relationship by marriage/civil partnership shall be treated as a relationship 
by blood and a relationship of the half-blood shall be treated as a relationship 
of the whole blood, and the stepchild of a person shall be treated as his child. 
(ii) A foster child will be entitled to sharing points if applying from the foster 
home. This is because they are not considered to be a member of the foster 
parent’s family, as the arrangement is of a temporary nature. Alternatively, 
adopted children would not be entitled to sharing points if applying from their 
adoptive parent’s home, as their arrangement is considered to be to 
permanent. 
 
 
 
 
BConnection with Northern Ireland 
 
The officer should be satisfied that all relevant information is noted so that a 
decision on eligibility may be made.  Officers should take into consideration the 
applicant’s normal residence, previous addresses over the last 5 years, 
employment, family associations or any other special circumstances. See HSS 
Guidance Manual- Chapter 2.4. 
 
 
10.2.8  SECTION 3B: ELIGIBILITY (APPLICATIONS ONLY) (PAGE 4) 
 
(a)    Persons from Abroad 
 

Prior to the visit, the Officer should check if the applicant has completed 
this section in the application form. If this has been identified, the Officer 
should ensure that they bring a copy of the Eligibility Pathway in Chapter 
10.9 of the H.S.S. Guidance Manual to the visit. 
 
However, regardless of the replies in the application form, the Officer 
should ask all applicants if he/she is a person from abroad at the visit 
interview.   If the applicant is a person from abroad, the Eligibility Pathway 
should be completed and all relevant identification e.g. Passport / EU ID 
Card, and documentation e.g. Home Office papers checked and 
photocopies to be retained on file.  Careful attention should be paid to any 
endorsements on the passport (See Chapter 10.9).  Officers should not 
advise the applicant of their entitlement at this stage.   The applicant 
should be advised that their eligibility as a person from abroad will be 
determined following consideration of all the facts and they will be advised 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
of the outcome as soon as investigations have been completed.  Such 
decisions should be made when all investigations are complete.  Officers 
should contact staff in Housing Policy, HQ for advice and assistance on 
individual cases as necessary. Until you are satisfied that they are 
ineligible, we may have a duty to the applicant as a homeless person, if 
he/she is in priority need, so a homeless assessment should be carried 
out in the interim. 
 
If the applicant is found to be ineligible, the keying officer should be 
instructed to withdraw the application using reason code 30 and to issue 
the computer generated letter for “APPLIC INELIGIBLE”. 
 
(b)    Unacceptable Behaviour 
Prior to the visit, staff should check the R252 Tenant Applicant Trace 
particularly in relation to any deletions and the reason for deletion. Where 
the Officer has reason to believe that there are issues relating to 
unacceptable behaviour, checks should also be made against the 
Disqualification Register; previous ASB files; Past Tenant files etc and all 
relevant information photocopied and collated on the applicant file.  
Officers should ensure that the questions on Page 4 of the Application 
Form have been completed and should use these as a basis for 
investigations.  However, any negative answer would not preclude 
Officers from making further investigations where they have reason to 
believe that the applicant may have been guilty of unacceptable 
behaviour. 
 
During the visit interview, the Officer should endeavour to obtain as much 
information as possible from the applicant in respect of reasons for leaving 
previous addresses and whether the applicant has been involved in anti-
social behaviour or convicted of a serious arrestable offence committed in 
a dwelling occupied by them or the locality of such a dwelling, including 
temporary accommodation.  
 
The three-step decision making process should be completed using the 
Guidance provided  
and the Senior Housing Officer should be involved in all cases where 
there are issues relating to unacceptable behaviour.  A record must be 
kept of all enquiries made and all verbal and written information should be 
documented on the file. The decision regarding ineligibility should be 
authorized by the District Manager.
  Staff in Housing Policy, HQ should 
be contacted for advice and assistance on individual cases as necessary. 
 
If an applicant is found to be ineligible due to Unacceptable Behaviour, the 
keying officer should be instructed to withdraw the application using 
reason code 31 and to issue the computer generated letter for “ 
APPLIC.INELIGIBLE” to the applicant concerned.  
 
 

 Note:  
(a)   All joint applicants must be eligible both as a person from abroad and in 
terms of behaviour
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
(b)   Ineligible decisions must be authorised by the District Manager or in 
his/her absence the Assistant District Manager. 
10.2.9  SECTION 3C: ELIGIBILITY (TRANSFERS ONLY) (PAGE 5) 
The Transfer Policy only applies to requests for re-housing from tenants 
in accommodation owned by a Participating Landlord, which has been let 
on a permanent basis. 
 
a) 

Access Criteria - Assessing officers should check tenant’s details before 
visit i.e. the length of tenancy, rent account, condition of the current 
accommodation, recoverable charges and any serious breaches of 
tenancy conditions including unacceptable behaviour.  The principles 
employed in terms of the three-step process detailed on page 4 of the 
visit/input form should also be applied to any tenants seeking a transfer. 
 
b) 

Access Waiver – The decision to waive access criteria will be made after 
the visit and will be based on the housing needs of the tenant. The 
deciding officer must not be the assessing officer.  Tenants who 
have been guilty of serious unacceptable behaviour may not be 
granted a waiver. 

 
 
c)  
 Management Transfer Status – the assessing officer should recommend 
management transfer by inserting ‘Yes’ against the relevant criteria. Any 
decision regarding the award of Management Transfer status will also be 
made after the visit and will be made by the Housing Manager. 
 
10.2.10  SECTION 4
CRITICAL DATES (Page 6) 
 
Critical Dates: Any relevant critical dates should be entered. Critical date must 
be
 a future date e.g. expected date of confinement.  If applicable, insert the 
critical date and add comment. 
 
Appearing on more than one Application Form 
The Assessing Officer should be satisfied that the person concerned should 
only appear on one application form.  If the answer is ‘Yes’, this should be 
discussed further with the Applicant for clarification. 
 
10.2.11  SECTION 5PRESENT HOME DETAILS (Page 7) 
 

Present Home Details: Assessing officer should tick relevant Tenure. 
(When NIHE transfer application is registered on on-line system tenure will 
automatically default to Housing Executive Tenant.)   
 
Number of Bedrooms in current property: Actual number of bedrooms in 
current property should be inserted. 
 
Current Property Type: One of the following types should be inserted:  
house, maisonette, flat, bungalow, cottage, or mobile.  
If other please state for example multi-storey flat, lodging house, hotel, hostel, 
bedsit or Orlit. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
Mutual Exchange Question: applies to both applicants and transfers 
For transfer cases, assessing officers should make reference to the Mutual 
Exchange question in the application form. 
 
 
10.2.12  SECTION 6: APPLICANT’S HOUSING CHOICES / PREFERENCES 
 
All Applicants must indicate at least one preference, and can choose a 
maximum of two Common Landlord Areas (CLAs).  Ensure the applicant is 
aware of the Common Waiting List and discuss all the social landlords offering 
accommodation in the Common Landlord Area surrounding the applicant's 
area(s) of preference, as there may be more than one social landlord within 
these areas. 
 
All Applicants may opt for the General Housing Area (GHA) surrounding 
his/her areas of choice
. Assessing Officers should ensure that this facility is 
explained to all applicants/transfers. 
 
If an applicant in the Common Landlord Areas does not want to be considered 
for all the social landlords, specify the landlord and the estate/project they do 
not want to be considered for.  Ensure the applicant is aware of the variety of 
accommodation offered within the Common Landlord Area as some of it may 
be unsuitable for their needs e.g. sheltered housing. 
 
If there are any comments regarding the applicants estate / project choices or 
social landlords please enter in comments box. (The same procedure should 
be followed in relation to a second preference if applicable.)  
10.2.13  SECTION 7: HOUSING NEEDS ASSESSMENT & POINTING INPUT (Page 9) 
Assessing Officers should note the reasons for re-housing indicated in Section 
B (question 3a) of the application/transfer form. 
 
 
Section 7a Insecurity of Tenure  
 
a) 
Intimidation (awarded by Housing Executive only and as a result of a 
homelessness investigation).  
b) 
Homelessness (Full Duty Applicant) (awarded by Housing Executive only 
and as a result of a homelessness investigation). 
c) 
Other Homeless – points may be awarded only where applicant/transfer is 
not considered a Full Duty Applicant. Homelessness investigation must be 
carried out first, if there is a negative homeless decision, then assessing 
officer must consider if applicant/transfer meets criteria for the award of 
Other Homeless Points.  
Section 7b Housing Conditions  
 
Sharing - Select household type (refer back to Section 2 Household 
Composition) choose the column which relates to this and tick appropriate 
boxes for sharing points. If the applicant is 16-18 years old and has no 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
dependent children, points will only be awarded if he/she is sharing outside the 
family. 
 
Do not record the actual points, as this is system generated to household 
type. 
The definition of ‘family’ in this context is as defined in the Housing (NI) Order 
1981 and is: “the spouse/civil partner of that person, or he and that person live 
together as husband and wife/civil partners or he is that persons’ parent, 
grandparent, child, grandchild, brother or sister.” 
 
Note: 
(i) 

A relationship by marriage/civil partnership shall be treated as a 
relationship by blood and a relationship of the half-blood shall be 
treated as a relationship of the whole blood, and the stepchild of a 
person should be treated as his child. 

(ii)  A foster child will be entitled to sharing points if applying from the foster 
home. This is because they are not considered to be a member of the 
foster parent’s family, as the arrangement is of a temporary nature. 
Alternatively, adopted children would not be entitled to sharing points if 
applying from their adoptive parent’s home, as their arrangement is 
considered to be permanent. 
 
Overcrowding - The points are based on the total overcrowding in the house. 
a) 
Rooms which are less than 3.7m. sq. (40sq.ft) will not be deemed suitable 
for use as a bedroom; 
b) 
If a dwelling has two reception rooms, one of them will be counted as a 
bedroom; 
c) 
Single parents and all adults (over 18 years old) will not be expected to 
share his/her bedroom; 
d)    Different generations or members of different family units (i.e. aunt and 
niece) are not    expected to share a bedroom. 
 
The sizes of bedrooms that will be considered adequate for meeting Applicants' 
needs are as follows: 
i. 
Bedroom: over 3.7 and less than 6.5 sq. m. (40 - 69sq. ft) is adequate for 
1 child under 7 years old 
 
ii. 
Bedroom: over 6.5 and less than 9.3 sq. m. (70 - 99 sq. ft.) is adequate for 
any of the following: 
 
- 1 person of any age 
- any 2 persons of the same gender under 18 years of age 
- any 2 children under 7 years of age regardless of gender 
 
iii. 
Bedroom: over 9.3 sq. m. (100+ sq. ft.) is adequate for any of the 
following: 
 
- 1 person of any age 
- 2 persons living as a couple 
- any 2 persons of the same gender under 18 years of age 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
- any 2 children under 7 years of age regardless of gender 
 
In addition to meeting certain size criteria, a room must also be capable of 
being used as a bedroom.  The room's shape and the amount of available head 
room must be reasonable for the room to accommodate a bed (of relevant 
size), appropriate furniture e.g. wardrobe and chest of drawers, and there must 
be sufficient access space.  
Note: Bedsits should be considered as having no bedrooms for the purposes 
of the overcrowding assessment. 
Note:  When determining the level of Overcrowding, the Designated Officer 
should consider the ‘best use’ of the available bedrooms in a property and not 
necessarily the arrangements which exist within a household i.e. if an 
arrangement exists in a household whereby a single Applicant has the use of a 
double bedroom whilst a couple have use of a large single bedroom, a paper 
exercise should be carried out to ‘place’ the members of the household in the 
appropriately sized rooms 
 
The Housing Manager has the authority to exceed these requirements.  You 
should detail all the family units in the property showing relationships and ages.  
Work out the total number of bedrooms required and subtract this from the 
number of bedrooms in the property to calculate the number of bedrooms 
short.  
 
The assessing officer must enter the number of bedrooms short. 
 
 
Lack of Amenities – This normally applies to Applicants only. Tick "Yes" or 
"No" to relevant boxes, system will automatically generate points. The award of 
points for any one of the listed criteria (apart from lack of electricity supply) may 
indicate that the property is unfit and you should refer the property to the 
relevant Environmental Health Department (Employer Council) for an 
inspection. Additional comments may be included in the Notepad Comments. 
 
 
Referred to Environmental Health Department (Employer Council): if referred, 
the date sent and the date of the decision should be keyed. 
 
 
Section 7c  
 
Health & Social Well Being Assessment 
The Assessing Officer should note from the application form as to whether the 
applicant/tenant has indicated that he/she or a member of their household has 
a health & social well being problem which is seriously affected by their current 
housing and also from the “Reasons for Re-housing” as to whether there may 
be social factors to be considered.  
 
Functionality Matrix
: If the matrix is being applied, then the name(s) of the 
person(s) should be entered. It may be used for more than one person but not 
more than two persons. The person scoring the highest points should be 
included in the first functional matrix. The assessing officer must complete the 
matrix by circling the relevant number, where the applicant /tenant has 
indicated that he/she has such problems in their current accommodation. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
Number 1 – mobility within existing accommodation – use either 1a), 1b) or 1c) 
and circle appropriate number in relevant column. 
Number 2/3 – 
Internal Factors – circle appropriate number in relevant column. 
Number 4/5 – 
External Factors – circle appropriate number in relevant column. 
 
Unsuitable Accommodation Points
: Answer Yes or No  
These points will be awarded where the scoring on a second functionality 
matrix is 6 or more (system generated) or by the Assessing Officer where the 
applicant or a member of his/her household has difficulty accessing his/her 
accommodation because it is above ground floor level and it is not served by a 
lift. 
 
  
   
Additional Questions to be asked – The assessing officer should note any 
adaptations that have been carried out for the applicant and what (if any) 
adaptations would assist the applicant to stay put in his/her current dwelling. 
 
Support / Care Matrix 
The matrix is only to be applied where the applicant/tenant has indicated on 
their application form that he/she has support/care needsIf the matrix is being 
applied, then the name(s) of the person(s) should be entered. The assessing 
officer should circle the appropriate number in the relevant column, even if the 
Applicant is not seeking Sheltered/Supported Housing only. 
   
 
Is Applicant/Transfer seeking Sheltered/Supported Housing?  
Answer ‘Yes’, if the only choice is sheltered or supported housing (this ensures 
that the score from the support/care matrix is added to overall points score). 
Answer ‘No’, if the Applicant/Transfer has indicated that he/she wishes to be 
considered for both General Needs and sheltered accommodation as his/her 
housing choice. In this case, a comment should be made in the Notepad to 
indicate that the applicant has support/care needs. 
  
Primary Social Factors. 
Officers should make reference to the “Reasons for Re-housing” as indicated 
on the application form and make any subsequent enquiries as appropriate 
before awarding such points.  
Only one of the first three Primary Social Need factors may be awarded. If the 
Applicant/transfer qualifies for any of the first 4 Primary Social factors, or 
Primary Social factor 7, he/she must be considered under the homelessness 
legislation. An Applicant may qualify for a number of primary Social Factors, 
however, the maximum award will be capped at two factors. 
 
Other Social Factors 
Officers should make reference to the “Reasons for Re-housing” as indicated 
on the application form and make any subsequent enquiries as appropriate 
before awarding such points.  An applicant may qualify for a number of Other 
Social Factors, however, the maximum award will be capped at four factors. 
 
Where the applicant has been awarded Other Social Factor points for: 
 
a) 
Outside travelling distance of new job/course of study; 
b) 
Needs to live in an area to receive or give support; 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
c) 
Needs to be near family for childcare to aid employment; 
d) 
Needs to be near specialist facilities; 
e) 
Alternative accommodation recommended by Social Services; 
f) 
Analogous circumstances. 
 
The keyer will be asked if those points apply for each CLA Area of 
Preference, 
you should enter "Y" to each factor, if not enter "N" under the 1st 
and 2nd preference columns.  The system will then generate appropriate points.  
If the applicant has two preferences, ensure the same procedure is followed. 
 
Under-occupation 
 
These points only apply to Executive and housing association transfer cases. 
The assessing officer must key in the number of excess bedrooms/living rooms 
i.e. those rooms that are in excess of minimum requirements. Where Under-
occupation and Overcrowding points co-exist, only overcrowding points should 
be awarded. 
 
 
 
 
 
 
 
 
(Complex Needs Points – see Section 9) 
 
Section 8 
Professional Contacts 
 
Where the applicant/transfer case has indicated that they are in receipt of 
services from or have been in contact with other agencies, the assessing 
officer should then complete this section.  
 
 
Section 9 
Complex Needs Applicants 

 
These points will only be awarded on the recommendation of the Area based 
Housing Support Service Officer, and are only applicable where the agreed 
housing choice is General Needs/ Sheltered accommodation for a Complex 
Needs Applicant. 
Where the agreed housing choice is Supported Housing, the award of Complex 
Needs points does not apply unless the housing choice is amended at a later 
date. 
 
Section 10 
Other Housing Options (These questions must be asked) 

 
This section of the visit report covers questions on Latent Demand, garages, 
renting from a private landlord and intention to purchase either now or in the 
future including Co-Ownership.  

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
The question regarding interest in a Group Housing Scheme is intended only to 
be applied to applicants who are Travellers. 
 
 
Section 11  
Notepad Comments Facility 

 
You should insert any general comments relevant to the application and 
include any comments from the visit report. You should note that specific 
comments could also be included elsewhere in relation to disability, critical 
dates (Section 4) and preferences (see Section 9).  However, the Notepad 
Comments will be the most readily available to all users of the Waiting List 
System.  As many users will not have easy access to the application form and 
file, you should ensure that comprehensive comments are included in this 
section.   
      
 
Release of Information on Other Tenures 
 
Where the applicant/transfer case has indicated an interest in other tenures, as 
in Section 10, he/she must be asked if they will allow such information to be 
released to interested parties. The Assessing office must indicate ‘Yes’ or ‘No’. 
 
 
 
Signatures 
 
The Applicant/joint applicant should complete this section. The Assessing 
Officer should also sign the ‘Visit Report’. 
  
10.2.13  ADDITIONAL GUIDANCE NOTES FOR TRANSFERS 
 
 
 
Family Details 
 
Particular attention should be paid on the Transfer Form to Section A (Details 
of Family), and questions 2g and 2h, which relate to household members who 
do not intend to move when the tenant(s) are offered a transfer. If not all family 
members intend moving, ensure the implications are made clear to the tenant 
in terms of Assignment Policy.  You should bring to the attention of a Senior 
Officer and where appropriate the Housing Manager. Where necessary, record 
relevant information as a Notepad Comment. 
    
10.2.14  PART 2  
INSECURITY OF TENURE 
 
SECTION 1: INTIMIDATION POINTS 
This section is only to be completed where the applicant/tenant has indicated 
that they are homeless as a result of terrorist, sectarian or racial intimidation or 
because of an attack motivated by hostility because of an individual’s disability 
or sexual orientation and where the Housing Executive has determined if any 
Intimidation points should be awarded arising from a homelessness 
investigation.  

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
10.2.15  SECTION 2A: HOMELESSNESS/THREATENED WITH HOMELESSNESS - 
FULL DUTY APPLICANT POINTS  
 
The assessing officer should be satisfied as to whether the applicant is 
homeless or threatened with homelessness, based on the information provided 
by the applicant.  If a homeless assessment is required you should tick ‘Yes’ 
and ensure that a homeless assessment is made.  Otherwise, tick ‘No’. The 
Date of Presentation should be completed. 
    
10.2.16  APPLICANT DETAILS 
 

This must be completed where the homeless applicant is not the same person 
who completed the General Housing Application Form (e.g. is a member of the 
Housing Applicant’s family). 
10.2.17  HOUSEHOLD DETAILS 
Please ensure these boxes are updated (if different) from housing application 
as they are essential to assessment of priority need. Answer the questions 
relating to any household member who is pregnant, disabled or undergoing 
medical treatment. 
 
Correspondence Address and Telephone Number - The system will 
automatically assume the address and telephone number on the 
Housing/Transfer application form, although these details will not appear on the 
homeless screen.   
 
Where an address and telephone number other than that on the 
Housing/Transfer application is to be used, then a correspondence address 
must be keyed as outlined in 1 or 2 below: 
 
1) 
Where a homeless applicant IS NOT placed into temporary 
accommodation but is using a correspondence or crisis address, the 
address and telephone number must be recorded and keyed onto the 
system using the “Address” key. 
 
2) 
Where a homeless applicant IS placed into temporary accommodation, 
the address of the accommodation and other details must be recorded 
and keyed onto the system using the “Placements” key. 
 
10.2.17  CURRENT / PREVIOUS ADDRESSES 
 

Any previous addresses in the last 3 years before the homelessness 
presentation should be noted on page 2 of the input form as this will assist in 
establishing homelessness.  The applicant should already have provided some 
address details but information such as ‘reasons for leaving’ ‘landlord details’ 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
etc should be sought at the homeless assessment interview. This information 
should also be used in respect of any investigations relating to eligibility. 

 
10.2.18  INCOME DETAILS 
 

Ensure that relevant income details are always completed. 
 
10.2.19  OTHER AGENCIES INVOLVED 
 

Record details of all agencies involved with the homeless applicant that may 
assist in enquiries regarding the applicant’s circumstances. 
 
10.2.21  HOMELESS CASE REPORT – INVESTIGATION WILL BE CARRIED OUT 

BY NIHE ONLY 
 
(i)     Assessment of Homelessness/Threatened Homelessness - outline the 
applicant’s given reason(s) for homelessness/threatened homelessness. 
 
(ii)  Assessment of Priority Need - Outline the priority need category where 
applicable, or state that the applicant does not appear to meet the priority 
need criteria.  It is important to ensure that all criteria are checked - it is 
not for example sufficient to assume that a single person is not in priority 
need, as s/he may meet some of the legislative criteria for priority need.  
These are: 
 
• 
A pregnant woman or a person with whom a pregnant woman 
resides or might reasonably be expected to reside; 
 
• 
A person with whom dependent children reside or might reasonably 
be expected to reside; 
 
• 
A person who is vulnerable as a result of old age, mental illness or 
handicap or physical disability or other special reason, or with whom 
such a person resides or might reasonably be expected to reside; 
 
• 
A person who is homeless or threatened with homelessness as a 
result of an emergency such as a flood, fire or other disaster; 
 
• 
A person without dependent children who satisfied the Executive that 
s/he has been subject to violence and is at risk of violent pursuit or, if 
s/he returns home, is at risk of further violence; 
 
• 
A young person who satisfies the Executive that he is at risk of 
sexual exploitation. 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
(iii) Intentionality - if the applicant is, or appears to be homeless and in priority 
need, indicate matters to be considered if assessing Intentionality, such as 
“deliberate act or omission” which may have led to the applicant’s 
homelessness.  It is important to establish reasons why an individual became 
homeless (as if for example, the homeless applicant gave up a secure tenancy, 
the reasons for this action should be noted). 
 
(iv) Eligibility  
  
NOTE: THE ELIGIBILITY TESTS SHOULD BE CARRIED OUT 
SIMULTANEOUSLY TO ALL OTHER ASPECTS OF THE HOMELESSNESS 
INVESTIGATION. 
    
(a)  Persons from abroad 

Officers should ensure that the questions on page 4 of the 
Application form have been completed. 
As per section 3B on Page 4 of the visit/ input form, the Officer should ask 
all applicants if he/she is a person from abroad at the time of the interview. 
If the applicant is a person from abroad, the Eligibility Pathway should be 
completed and all relevant identification e.g. Passport / EU ID card, and 
documentation            
e.g. Home Office papers checked and photocopies taken.  Careful 
attention should be paid to any endorsements on the passport (See 
Chapter 10.9).  Officers should not advise the applicant of their entitlement 
at this stage. The applicant should be advised that their eligibility as a 
person from abroad will be determined following consideration of all the 
facts and they will be advised of the outcome as soon as investigations 
have been completed. Such decisions should be made when all 
investigations are complete. Officers should contact staff in Housing 
Policy, HQ for advice and assistance on individual cases as necessary.   
 
(b)  Unacceptable Behaviour 
 
Officers should ensure that the questions on page 4 of the 
application form have been completed and that page 2 of the visit 
form in relation to previous addresses has been completed together 
with reasons for leaving
.  Where the officer has reason to believe that 
there are issues relating to unacceptable behaviour, checks  should also 
be made against the Disqualification Register, previous ASB files, Past 
Tenant files etc. and all  relevant information should be photocopied and 
collated on the applicant’s file. During the homeless interview the Officer 
should endeavour to obtain as much information as possible from the 
applicant in respect of reasons for leaving previous addresses and 
whether the applicant has been involved in anti-social behaviour or 
convicted of a serious arrestable offence committed in a dwelling occupied 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
by them or the locality of such a dwelling, including temporary 
accommodation. 
 
The three-step decision making process should be completed using the 
Guidance provided and the Senior Housing Officer should be involved in 
all cases where there are issues relating to unacceptable behaviour. A 
record must be kept of all enquiries made and all verbal and written 
information should be documented on the file.   
 
(v)   Enquiries / Evidence requested - record appropriate details of letters 
sent/telephone calls made etc - such records should be signed and dated. 
 
(vi)   General Comments / Investigations made - provide a detailed report of 
the facts presented to you by the homeless applicant and investigations 
made (use additional pages if necessary).  
 
(vii)  Interim Accommodation 

Complete the questions relating to temporary accommodation and 
furniture storage 
 
Ensure that this report is signed and dated. 
 
10.2.22  SECTION 2B: OTHER HOMELESS  
 

Housing Executive/Housing Association Designated Officers may award 
these points. 
You should consider the award of Other Homeless points where the 
Applicant/Tenant is not owed a Full Duty under the Homelessness legislation. 
You should also consider the ready availability of suitable alternative 
accommodation within the GHA encompassing the applicant’s area of choice. 
You should also consider whether the applicant is in a position to seek and 
obtain such alternative accommodation based on his/her financial and family 
circumstances. 
 
The award of these points must be authorised by the District / Housing 
Manager. 
 
10.2.23  HOMELESS DUTIES/ACTIONS (FOR HOUSING EXECUTIVE USE ONLY) 
 
Homeless Presentation Date - if the applicant/tenant has answered YES to 
question on homelessness on the application form or the transfer/exchange 
form, enter the date the form has been received by the Executive.  If the 
applicant presents as homeless at a later date, enter that date. 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Reason Given for Homelessness - enter one of the following codes which 
indicate the applicants given reason for homelessness/threatened 
homelessness: 
 
Homeless Reason Codes 

 
1. Breakdown of sharing/family dispute 
10. Mortgage arrears 
2. Relationship breakdown 
11. Release from prison 
3. Intimidation (Civil Disturbance) 
12. Hospital discharge 
4. Bomb/fire damage (Civil Disturbance) 
13. Child ex-care 
5. Neighbourhood harassment 
14. Loss of private rented accommodation 
6. Battered partners/violence 
15. Loss of NIHE accommodation 
7. Sexual abuse/violence 
16. Other action 
8. Accommodation not reasonable 
17. No accommodation in Northern Ireland 
9. Fire/flood/other emergency 
 
 
 
 
Presenting Applicant - the system will automatically assume the Presenting 
Applicant is the first named applicant on the housing application/transfer form.  
If this is not the case, enter the homeless presenter’s name.   
 
Household Composition - the system will automatically assume the 
Household Composition is that on the housing application/transfer form.    
 
Furniture storage provided - ensure that you record whether or not the 
Executive arranged to have the homeless applicant’s belongings stored.  (Tick 
YES or NO as appropriate.) 
 
Date stored - always enter the date the applicant’s belongings were taken into 
storage by the Executive. 
 
Voucher number - 
enter the number on the furniture storage voucher. 
 
Furniture storage contractor/contact details - enter the name, address and 
telephone number of the furniture storage company. 
 
Inventory taken by (attach copy) - record the name of the person who 
completed the inventory of items taken into storage.  A copy of the inventory 
must be held on the applicant’s file. 
 
Date - 
enter the date the inventory was completed.  This date should be on the 
actual inventory. 
 
Comments regarding furniture storage (if required) - there may be 
occasions when this section will have to be completed (e.g. company didn’t 
turn up, homeless applicant wasn’t there etc). 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
Taxi/transport offered - indicate whether or not the homeless applicant was 
offered transport to their temporary accommodation. 
 
Taxi/transport accepted - indicate if the homeless applicant accepted or 
refused any transport offered. 
 
Voucher number - record the number on the taxi voucher. 
 
Taxi/transport details/comments - any relevant comments relating to 
transport arrangements should be recorded e.g. was journey broken to collect 
a family member, if a bus was used give details. 
 
Temporary Accommodation 
Indicate if temporary accommodation has been offered and accepted. 
10.2.23  FINAL DECISION DETAILS 
 
Date of final decision - enter the date on which the final decision was 
reached. 
 
The keyer must use either threatened homelessness or Homeless (not 
both)
 
 
Assessed reason - in all cases where the applicant is accepted as homeless 
or threatened with homelessness, enter one of the Homeless Reasons Codes 
listed previously.  This may be different from the reason given for 
homelessness by the applicant. 
 
Priority need - enter YES or NO in all cases where the Executive has 
accepted the applicant is homeless/threatened with homelessness, following 
consideration of Priority Need criteria outlined previously. 
 
  
Priority need category - select one of the following priority need codes where 
priority need is “Y”: 
 
Priority Need Codes 
1. Pregnant 
6.  Vulnerable - Old Age 
2. Dependent child/children 
7.  Vulnerable – Mental 
3. Fire/Flood/Emergency 
8.  Vulnerable – Physical  
4. Violence 
9.  Vulnerable - Other 
5. Sexual/Financial Exploitation 
10. Unobtainable 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Intentionality - enter YES or NO in all cases where the Executive has 
accepted the applicant as being homeless/threatened with homelessness and 
in priority need. 
 
Reason for Intentionality - explain why you have concluded that the 
homeless applicant is intentionally homeless.  You must include the particular 
act or omission, the consequence of which resulted in the homeless applicant 
ceasing to occupy their last settled address e.g. failure to pay rent, breach of 
tenancy agreement, leaving the accommodation of their own accord.  You must 
also state that the accommodation would have been reasonable and available 
for the applicant to continue to occupy.  This section must be completed for all 
homeless assessments where the applicant has been found to be intentionally 
homeless. 
 
Eligibility- Enter Y or N in accordance with the decision reached. 
If the answer is N circle the reason for ineligibility i.e. Person from abroad or 
Unacceptable Behaviour. 
NOTE: The decision regarding ineligibility must be authorised by the District 
Manager. 
If an applicant is found to be ineligible the Officer should instruct the keyer to 
use the appropriate deletion code and issue the correct computer generated 
letter(s) for “APPLIC. INELIGIBLE” to the applicant concerned. 
 
Appeal 1 - enter Y if the applicant has appealed the District Office decision, 
otherwise leave the box blank. 
 
Date received - enter the date the 1st stage appeal was received. 
 
Comments/Action taken - enter any details relating to the appeal e.g. if a 
solicitor/voluntary group made the appeal on the applicants behalf, new 
information presented, further developments, further information now required 
etc. 
 
Outcome of Appeal 1 / Decision upheld - enter Y or N in all cases where a 
1st stage appeal has been submitted. 
 
Date
 - enter the date on which the appeal was either upheld or overturned. 
 
Appeal 2 - enter Y if the applicant has made a 2nd stage appeal, otherwise 
leave the box blank. 
 
Date received - enter the date the 2nd stage appeal was received. 
 
Comments/Action taken - enter any details relating to the 2nd stage appeal as 
outlined at (xi) above. 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Outcome of Appeal 2 / Decision upheld - enter Y or N in all cases where a 
2nd stage appeal has been submitted. 
 
Date - enter the date on which the appeal was either upheld or overturned. 
 
10.2.24  PLACEMENT DETAILS 
 
Placement No: - the placement number is system generated when temporary 
accommodation placement details are saved. The placement no. should, 
however, be written on the Temporary Accommodation Amendment Form. 
 
Voucher No: - in all cases where temporary accommodation is arranged by 
the Executive enter the number of the temporary accommodation voucher 
(number is on the voucher) and indicate if the voucher is financial or non-
financial.  
 
Temporary Accommodation (Placement) Address - temporary 
accommodation addresses are held on the system.  If the address to be used 
is not held on the system, you should contact the PRAWL helpdesk with the 
details (and they will arrange to add the details of the address).  Ensure you 
record the temporary accommodation details on this section of the form. 
 
Temporary Accommodation Type - select one of the following temporary 
accommodation type codes: 
 
Temporary Accommodation Type Codes 
 

1. NIHE 
2. Voluntary 
3. Bed Bureau 
3. Private 
5. Other 
 
 
 
Unit No: enter the room number where applicable. 
 
AHS (After Hours Service) - enter Y or N or if unknown, leave blank. 
 
Date in: enter the date the homeless applicant was placed in temporary 
accommodation. 
 
Reason in: select one of the following ‘Reason for Placement’ codes: 
Reason in Codes: 
 
1. Pending investigation 
2. Intentionally homeless 
3. Priority granted – pending re-housing 
 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Date out - enter the date the homeless applicant left the temporary 
accommodation. 
 
Reason out - select on of the following Reasons Left codes: 
 
Reason Out Codes 
 
1. Moved into NIHE hostel 
8.  Re-housed by NIHE 
2. Moved into Vol Sector hostel 
9.  Re-housed by Housing Association 
3. Moved private (bed bureau) 
10. Re-housed by private sector 
4. Moved private (non bed bureau)  11. Re-housed by other 
5. Moved other arranged by NIHE 
12. Applicant’s whereabouts unknown 
6. Made own temp arrangements 
13. Application withdrawn 
7. Limited duty only owed by NIHE 
14. Other 
 
 
Comments - Enter any comments relevant to temporary accommodation 
placements e.g. size of unit/room, reason for placing outside the Bed Bureau etc. 
 
If the applicant is subsequently placed in alternative temporary accommodation, 
the above placement details should be recorded on a HMS TEMPORARY 
ACCOMMODATION AMENDMENT FORM
 and held in the file.  Similarly, if there 
are other changes in circumstances, the details should be recorded on a HMS 
HOMELESS AMENDMENT FORM, and held in the file. 
10.2.25  FINAL ACTION DETAILS 
 
Date of final action – Only select 1 of the following 3 reasons 
 
(ii) Application withdrawn - enter YES. 
Or 
(iii) Priority withdrawn - enter YES. 
Or 
(iv) Re-housed by
 - if the applicant has been re-housed, select one of the 
following codes to indicate who s/he has been re-housed by: 
 
Re-housed Codes: 
 
14. Re-housed by NIHE 
15. Re-housed by Housing Association 
16. Re-housed by private sector 
17. Other 
 
Address - enter the address where the homeless applicant has been re-
housed. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
COT date (if applicable) - enter the tenancy commencement date. 
 
Temporary accommodation end date - in all cases where the applicant has 
been placed in temporary accommodation by the Executive, enter the date on 
which the duty to provide such temporary accommodation ceased.  This will be 
system generated from the most recent placement end date as inserted in 
Placement Details - ‘Date Out’ field. 
 
Furniture storage end date - in all cases where the Executive arranged to 
store the applicants’ belongings, enter the date on which the Executive ceased 
to have a duty to store belongings. 
 
10.3 
DATA PROTECTION 
 
10.3.1  GENERAL 
 

The Data Protection Act 1998 (the 1998 Act) came into force on 1 March 2000. 
The new Act, which replaced the Data Protection Act 1984, sets out rules for 
processing personal information and applies to some paper records as well as 
those held on computers (extends subject access rights to most paper records-
including housing files). 
 
Personal data covers both facts and opinions about the individual.  It also 
includes information regarding the intentions of the data controller towards the 
individual. 
Participating Landlords – Assessing Landlord – Allocating Landlord 
 
Further Information 
These procedures relate to housing files. Detailed information can be obtained 
from the following: 
Michael Faherty (Data Protection Officer) I.T. Department, Extension 2970 or 
Jim Johnston (Records Officer) Facilities Services, Extension 2970.  
The Divisional Representative for Housing & Regeneration is Jim Hughes, 
Extension 2257.  Housing Associations should contact N.I.F.H.A. for further 
information. 
 
10.3.2  DATA ACQUISITION 
 

Declaration; Making Enquiries: Sharing information with other Landlords.  By 
obtaining a declaration from all applicants and transfer applicants, we have the 
authority to process personal information and share it with other Landlords.  
This means as well as viewing the information on-line, each Landlord would be 
permitted to photocopy application forms / Visit Input /Assessment Form.   It is 
very important that all Applicants sign the Declaration.  If an Applicant refused 
to sign the Declaration, the procedures outlined in 10.4 should be followed. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
10.3.3  DATA ACCURACY 
 

The extension of the Data Protection Act to cover personal data in manual files 
means that all staff need to be aware of the duties imposed on them by the Act.  
It should also be remembered that personal information recorded on manual 
files may at some later stage be made available to the tenant following a 
Subject Access Request.  When recording an opinion make sure that it is 
supported by relevant facts and avoid the use of contentious language.  Make 
sure that you keep a complete record of any data that is disclosed in order to 
meet the requirements of Paragraph 10.3.2. 
 
Recording Information on Files 
 
Personal Data should be adequate, relevant and not excessive in relation to 
the purpose for which it is processed. 
 
Adequate:  
Ensuring you have sufficient information to enable you to 
perform the particular business function – e.g. allocating a 
house. 
 
Relevant:  
Only obtain and record information that is appropriate to the 
particular business need. 
 
Not Excessive:  Keep it simple.  Only record information that is essential.  
Any opinions recorded should be supported with relevant 
facts and be directly linked to the business needs of the 
Executive.  The recording of contentious opinions should be 
avoided. 
 
Information should also be accurate and kept up to date. Check all facts.  
Make sure that information is correct before recording it on file.  Keep 
information held on file up to date.  Implement the retention Policy to ensure the 
prompt destruction of obsolete material.  The regular amendment, deletion or 
removal of inaccurate or out of date data should be part of office good practice 
at all times. 
 
Sensitive Personal Data 
 
The Data Protection Act requires that ‘Sensitive Personal Data’ should be 
handled with particular care, including enhanced access controls being in place 
to avoid unlawful disclosure.  Sensitive Personal Data can include information 
about an individual’s medical condition or sexual orientation or other matters 
that might affect their personal security.  Where there is a particular issue 
regarding a certain applicant, an appropriate comment should be recorded on 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
the Visit/Input/Assessment Form and also placed on the Notepad facility on-
line. 
 
10.3.4  DATA SECURITY 
 

Data Controllers are responsible for deciding how personal data will be held, 
recorded or obtained and for ensuring that staff comply with all eight Data 
Protection Principles.  
 
10.3.5  SUBJECT ACCESS 
 
10.3.6  RIGHTS OF DATA SUBJECTS 
 
10.3.7  PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY OFFICERS IN RECEIPT OF 

SUBJECT ACCESS REQUESTS 
 
10.3.8  APPEALS 
 
10.3.9  IDENTIFYING SUBJECT ACCESS REQUESTS 
 

Most requests for information in a District Office will be dealt with as normal 
routine business.  Past experience with the previous Data Protection Act has 
shown that only a small number of such requests will constitute Subject Access 
Requests.  Typical examples of Subject Access Requests would be: 
 
• 
Where the Data Protection Act is specifically mentioned; 
• 
Where the Data Subject asks for all information relating to them. 
 
Subject Access Requests should be forwarded to Jim Johnston, Records 
Officer, at Headquarters.  Details of the referral procedures are contained in the 
Data Protection Training Pack. 
 
10.3.10  RELEASING INFORMATION TO TENANTS 
 

When releasing personal information to tenants, the staff member involved 
should obtain details of the information requested and confirm the identity of 
the enquirer.  If any doubt exists, the Officer should either ask for details of 
personal information which would be known only to the tenant (e.g. Date of 
Birth etc) or in the case of a telephone query, ring tem back at a known contact 
number. 
 
10.3.11  RELEASING INFORMATION TO ELECTED REPRESENTATIVES OR 
OTHER THIRD PARTIES 
 
Elected Representatives are currently registered as Points of Disclosure for 
Data Protection Purposes.  In most cases it is only a matter of ensuring that the 

link to page 46  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
enquirer is actually the elected representative.  It is reasonable, however, in the 
case of newly elected representatives, to also establish that they have the 
consent of the person on whose behalf they are requesting the information. 
 
When dealing with requests from other Third Parties, it is important, in all 
cases, to ensure that the third party is who they claim to be and that they are 
acting on behalf of and at the request of the Data Subject. 
 
10.3.12  INFORMATION PROVIDED BY OTHER PARTIES 
 

Police Reports – Police Reports may be exempt from the subject access 
provisions under Section 29 of the Act.  However it is suggested as a general 
rule that no disclosure of such reports are made under public access without 
first obtaining written advice from the Legal Department. 
 
Medical Reports – The disclosure of medical reports would only be exempt 
from subject access provisions if it could be shown that the release of such 
records would cause harm to the physical or mental health or condition of the 
data subject or any other person.  However in regards to any medical records 
held by the Executive, before any disclosure is made the Executive must first 
consult the health professional who produced the record   or the health 
professional who currently oversees the care of the data subject to obtain their 
opinion in regards to same. 
 
The majority of such requests will normally be handled by either the Data 
Protection Officer or the Records Officer, and advice should be sought if any 
doubt exists. 
 
 
 
10.4 

PROCEDURES FOR DEALING WITH APPLICANTS / TENANTS SEEKING 
A TRANSFER WHO HAVE FAILED TO SIGN THE DECLARATION 

 
10.4.1 
INTRODUCTION 
In most cases it is relatively straightforward that we do not process an 
application if the Applicant (including transfer applicant) refuses to sign the 
declaration. A flowchart for the procedures outlined is attached at Appendix 
10.4.8.  The steps are as follows: 
 
 
The Application must be registered with basic details listed in Appendix 10.4.11
 
 
The Applicant must be visited and a full assessment carried out – this is for two 
main reasons: 
                                                 
1 When dealing with Applicants from outside NI who have not signed the declaration, you should then 
move on to Step 10.4.3 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
 
a. 
to draw attention to the fact that the application has not been signed  
(most failures to sign may simply be an omission or oversight).  Therefore, 
it is very important that the visiting officer explains that the declaration 
must be signed in order to comply with the Application Requirements 
necessary to be eligible under the Housing Selection Scheme.  They 
should advise the Applicant that their application form cannot be 
processed unless they complete the application by signing the declaration.  
A note should be made on the Visit Report that this has been discussed 
with the Applicant and to confirm that the Applicant still refuses to sign the 
Declaration.  
 
b.  
there may be issues around homelessness which we would have a 
statutory duty to investigate.  The NIHE must discharge its homelessness 
obligations regardless of whether the Applicant has signed the declaration 
section of the Application form.  If an Applicant / Transfer Applicant has 
refused to sign the declaration, however, claims to be homeless / 
threatened with homelessness, or there would appear from the visit / 
assessment to be issues which may suggest that a homelessness 
investigation should be carried out, then it will be necessary to open a 
homelessness investigation.  [See below if issues around homelessness 
are involved.] 
 
10.4.2   NON-HOMELESS CASES 
 

If the Applicant refuses to sign the declaration during the visit, then the Housing 
Officer must issue Letter 1a (Appendix 10.4.2) upon return to the office and 
allow 14 (calendar) days for a reply.  The Preferences or Answers to the 
Questions should not be keyed at this stage.   See 10.4.8. 
10.4.3  POTENTIAL HOMELESS CASES 
Alternatively, if there are any issues regarding homelessness, then the Housing 
Officer should issue Letter 1b (Appendix 10.4.3) and commence homelessness 
investigations.  There are special considerations regarding making enquiries in such 
circumstances, and these are detailed below. 
 
For Housing Association transfer cases, if there is any issue of potential 
homelessness, the case should be referred to the Housing Executive for 
investigation. 
 
10.4.4  MAKING ENQUIRIES  
 

Article 14 of the Housing Order (NI) 1988, may assist the Housing Executive in 
carrying out its homelessness duties on the basis that information can be 
obtained under Article 14 in the absence of the consent of the Applicant.  

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Article 14 puts an obligation on certain bodies to co-operate with the Executive.  
Specifically, where the Executive requests Health and Social Services or the 
Probation Board to provide any information or advice in a homeless case, this 
Article places an obligation on them to assist the Executive. 
 
Generally, when information relating to homelessness investigations is being 
sought from all those other than Health and Social Services and the Probation 
Board, for example from the Police etc., then that body should be informed at 
the outset of the fact that the Executive does not have written consent from the 
Applicant to make enquiries or obtain information.  Staff should caution any 
third party that they do not have the Applicant’s consent to make enquiries. 
 
On the other hand, where the Applicant instructs a body, for example the 
Police, etc. to disclose specific information in relation to their housing / 
homeless circumstances, then the Executive would be have to accept this 
information. 
 
Normal rules in relation to temporary accommodation placements apply, 
regardless of signing the declaration. 
 
10.4.5  OUTCOME - POSITIVE DECISION  
 
An Applicant who meets the statutory homeless criteria can be awarded 70 
points as an FDA, in recognition of the full housing duty and can therefore be 
placed on the Waiting List (Only the Preferences and the 70 FDA points should 
be keyed). It will be necessary in such circumstances to issue a manual 
decision letter notifying the Applicants of the outcome of the homelessness 
investigation and the award of points (attached at Appendix 10.4.5).  The letter 
is worded to deal with both Homeless / threatened with homelessness and 
should be deleted as applicable.  The system generated points notification 
letter should not be issued for such cases. 
 
These Applicants are not entitled to any other housing need points from the 
Selection Scheme, with the exception of Interim Accommodation Points 
(awarded if the applicant remains in temporary accommodation after 6 months, 
having been placed under the homelessness legislation) and Time in Housing 
Need Points (commencing after 2 years), if applicable.  Both awards are 
system generated.  If these points are subsequently awarded by the system for 
FDAs who have not signed the declaration, then the system generated points 
amendment letters should not be issued.  A manual points amendment letter 
(attached at Appendix 10.4.6) should be issued instead. 
 
Apart from the system generated points mentioned above, no points other than 
FDA Points can be awarded to applicants who do not sign the declaration.  
Where the reason for the Homelessness is intimidation / civil disturbance, 
Intimidation Points cannot be awarded (Ensure that the answer to this question 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
is set to ‘N’).  Therefore because of system validation, the Homelessness 
Reason Code 16: ‘Other Action’ should be used in such circumstances.  
 
The Selection Scheme rules that if an Applicant has been on the Waiting List 
as an FDA for 6 months or more, then the system will apply the GHA policy by 
automatically setting the GHA indicator to ‘Y’ and generating a GHA imposed 
letter.  Offices are notified through the Critical Date Report.  This letter should 
not be issued to such applicants who have not signed the declaration.  An 
alternative manual letter, included at Appendix 10.4.7, should be issued 
instead.  All estates / projects within ‘real’ and ‘associated’ CLAs within the 
GHA may need to be reviewed at this stage. 
 
Note: The files for applicants who have been found to be FDA and have 
not signed the declaration should be clearly marked to avoid any 
inadvertent award of points and to ensure that the correct letters are 
issued. 

 
10.4.6  OUTCOME - NEGATIVE DECISION 
 
If there is a negative outcome to the homelessness investigations then the 
appropriate Homeless Decision letter should be selected from e203 and issued 
and the steps regarding Letter 2 should be followed.  (See 10.4.8). 
 
Note: If a FDA Applicant agrees to sign the declaration at a later stage, then all 
other relevant points must be awarded. 
 
10.4.7  14 DAY LETTER 
 

If, after the 14 days have elapsed, the Applicant has failed to sign the 
declaration, then Letter 2 (Appendix 10.4.4) should be issued.  The date on 
which the first letter was issued should be inserted in the blank space provided.  
7 (calendar) days should be allowed for a reply. In some cases it may take 
longer than 14 days to carry out the homelessness investigation (up to 30 days 
are permitted as the performance objective) and therefore, it will not be 
possible to issue Letter 2 until the investigations are complete and a decision 
on homelessness reached.  
 
 
 
10.4.8  OTHER ACTION 
 

If the Applicant has not signed the declaration within 7 days of the issue of 
Letter 2, then the Application (or transfer) should be deleted using Deletion 
Code 13 – Application Withdrawn. 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed: December 2006 
 
Appendix 10.4.1 
 
 
Mandatory Information Required for Registration of Applicants  
 
 
1. 
Initial Registration Stage (PRAWL Event 201 Create Application/Transfer) 
The minimum information that needs to be recorded onto the computer system 
from the Application/Transfer and Visit Report form is: 
 
• 
Address details 
• 
Date of application 
• 
Applicant's Title e.g. Mr/Mrs/etc 
• 
Forename 
• 
Surname 
• 
Date of birth 
• 
Sex 
• 
Position in family e.g. head of household 
• 
Ethnic origin e.g. white, Irish Traveller etc 
• 
Religion 
• 
Household composition 
• 
Country of origin i.e. the Country from where the applicant is applying 
• 
1st time application (Y or N) 
• 
Tenure 
 
 


Appendix 10.4.2 
 
 
 
Northern Ireland Housing Executive 
 
 
 
Housing   The Housing Centre 
 
 
 
 
 
2 Adelaide Street 
Executive  Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE LETTER 1a 
  
I refer to your housing / transfer application. 
 
As you have failed to sign the Declaration on the application form, the Housing 
Executive is unable to adequately assess your application. 
 
I regret to inform you that unless you are willing to sign the necessary declaration 
within the next 14 days, the Executive is likely to conclude that you have failed to 
comply with the necessary requirements of the Housing Selection Scheme Rules 
and therefore you would not be eligible to be considered under the Housing 
Selection Scheme. 
 
Please contact me so that arrangements can be made for you to sign your 
application. 
 
Yours sincerely 
 
District Manager 


Appendix 10.4.3 
 
 
 
 
Housing   Northern Ireland Housing Executive   
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
Executive 2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE LETTER 1b (POTENTIAL FDA) 
  
As you have failed to sign the Declaration on the application form, the Housing 
Executive is unable to adequately assess your application. 
 
I regret to inform you that unless you are willing to sign the necessary declaration 
within the next 14 days, the Executive is likely to conclude that you have failed 
to comply with the necessary requirement of the Housing Selection Scheme 
Rules in that you have failed to complete the necessary Application Form and are 
therefore not eligible to be considered under the Housing Selection Scheme. 
 
Please contact me so that arrangements can be made for you to sign your 
application. 
 
In the meantime, we will continue to consider your application under the 
homelessness legislation, with a view to ascertain if you are owed the “full duty” 
under that legislation, however we would strongly advise you to sign the 
declaration to ensure that you are awarded all housing need points which you 
may be entitled to. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
District Manager 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix 10.4.4 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing 
Northern Ireland Housing Executive 
 
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
Executive  2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE LETTER 2 
  
I refer to my previous correspondence dated                                   in which I 
advised that the Housing Executive is unable to adequately assess your 
application as you have failed to sign the Declaration on the application form.  
 
Failure to sign the application effectively means that the Executive will not be 
able to take further action under the Housing Selection Scheme arrangements. 
 
Please contact me within the next 7 days, otherwise, it will be assumed that you 
are no longer interested in housing and your application will be cancelled. 
 
Yours sincerely 
 
District Manager
 


Appendix 10.4.5 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing  Northern Ireland Housing Executive   
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
Executive 2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
 
SAMPLE HOMELESS DECISION LETTER 
BT2 8PB 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015       
Dear 
NOTICE OF DECISION – HOUSING (NI) ORDER 1988 
 
I am writing to you concerning your request for accommodation for you as a 
homeless person / person threatened with homelessness. * (delete as 
applicable) 
 
Under the terms of the above Order, the Executive has accepted you as a person 
who is unintentionally homeless and in priority need.  As you have refused to sign 
the declaration on the Application form, you will be registered on the waiting list 
with 70 Insecurity of Tenure – Full Duty Applicant points only. 
 
If you remain on the Waiting List as a Full Duty Applicant after six months, you 
will be considered for accommodation within the general catchment area of your 
preferred choice, in line with the General Housing Area policy. 
 
A leaflet explaining how the Executive assesses homelessness, and the advice 
and assistance available from the Executive is enclosed.  If you wish to avail of 
these services or discuss this notice further, you should contact 
__________________________________ at this office. 
 
Once again, I would strongly urge you to complete the declaration on the 
Application Form, so that you can obtain all the housing need points you may be 
entitled to. 
 
I trust this is of assistance to you. 
 
Yours sincerely 
DISTRICT MANAGER 
 


Appendix 10.4.6 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing  Northern Ireland Housing Executive   
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
Executive  2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE POINTS AMENDMENT LETTER  
  
Your application for housing / a transfer was registered on 
___________________________. 
 
Your points total has been amended to ______ from ______ for your area of 
choice_______________________________________. 
 
Your points total has been amended to ______ from ______ for your area of 
choice_______________________________________. 
 
It is important that you let us know at once of any change in your address or in 
your circumstances. 
 
Once again, I would strongly urge you to complete the declaration on the 
Application Form, so that you can obtain all the housing need points you may be 
entitled to. 
 
Should you require any information or advice about your application or housing 
prospects, please contact this office. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
District Manager 
 


Appendix 10.4.7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing  Northern Ireland Housing Executive   
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
Executive 2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE GHA IMPOSED LETTER  
 
Further to you application for housing / a transfer, I am writing to confirm that you 
person to whom the Housing Executive has a duty under the Housing (N.I.) Order 
1988 and awarded ‘Homelessness / Threatened with Homelessness – Full Duty 
Applicant’ points.  As you have not been allocated accommodation on a 
permanent basis after six months, in accordance with the rules of the Housing 
Selection Scheme, your area(s) of choice are now being widened out and you will 
now be considered for accommodation in the General Housing Area surrounding 
your area(s) of choice: 
 
Area x 
 
 
 
 
Area y 
 
This means that you may be offered accommodation by either the Housing 
Executive or housing associations in both the area(s) of choice listed and the 
surrounding areas.  You will be placed on the Common waiting List to be 
considered by all such providers unless you have indicated otherwise.  Details of 
the estates / projects included in the General Housing Area are included. 
 
It is important that you let us know at once of any changes in your address.  
Should you require any information or advice about your application, or housing 
prospects, please contact this office. 
  
Yours sincerely, 
District Manager 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
Reviewed December 2006
 
 
Procedures for Applicants / Transfers who do not sign the Declaration
 
   Appendix 10.4.8 
 
 
Application / Transfer received – 
 
Declaration not signed 
Is there any indication that the 
 
applicant / tenant is homeless / 
Application should be registered as normal –
threatened with homelessness? 
 
see Appendix 10.4.1: mandatory information 
(If Housing Association case – 
 
required 
refer to NIHE) 
 
 
 
  Carry out visit / assessment.   
 
Yes 
  Explain Application Requirements and 
No 
ensure that Applicant is aware of 
 
 
consequences of not signing the Declaration 
If Applicant has refused to sign 
 
Declaration during Visit -Issue Letter 
1b (see Appendix10.4.3) 
 
 
 
  
Visit/Assessment should not be keyed 
 
 
 
 
 
  If Applicant has refused to sign Declaration 
  during Visit - Issue Letter 1a (see Appendix 
10.4.2)Visit/Assessment should not be keyed 
 
 
Carry out homelessness 
 
investigations and make 
enquiries where possible 

 
 
See notes re: Making 
Enquiries 

 
 
 
 
Allow 14 days for 
 
applicant to sign 
Following investigations, 
declaration 
 
Issue the correct homeless 
decision letter 

 
 
Negative 
 
Outcome 
N
 
Positive Outcome 
If failure to sign 
 
declaration within 14 days 
 
of Letter 1- issue Letter 2 
Select 
(see Appendix 10.4.4) 
appropriate 
Issue manual letter (see 
 
letter from 
Appendix 10.4.5) and 
 
key on Preferences and 
e203 
FDA points only 
 
 
 
 
 
 
If failure to sign declaration within 
7 days of Letter 2 - delete 
If Applicant agrees to sign Declaration 
 
application/transfer Using Deletion 
later – all other relevant points must be 
 
Code 13. 
awarded 
 
 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
Reviewed December 2006
 
 
 
Housing Executive 
 
 
INTERNAL ME MORANDUM 
 
 
 
To: 
 
 
 
 
From: 
 
CC: 
 
Date: 
 
Re: 
Housing Needs Assessment: Homeless Applicant 
 
Re: NAME___________________________________________________ 
 
CRISIS ADDRESS____________________________________________ 
 
REFERENCE NUMBER_______________________________________ 
 
The above person is being / has been assessed under the Homeless Legislation 
and is currently living at the above crisis address, in your District. 
 
I would appreciate if you would carry out a Housing Needs assessment at their 
crisis address as soon as possible and return the completed documentation to 
this office, for keying purposes. 
 
Should you have any queries regarding this matter do not hesitate to 
contact________________________ at this office. 
 
 
 
________________________ 
District Manager 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                        
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
Reviewed December 2006
 
 
10.5.    PROCEDURES FOR DEALING WITH THE HOUSING NEEDS 
ASSESSMENTS FOR FULL DUTY APPLICANT (FDA) CASES 
 
The Housing Selection Scheme identifies the requirement for a Housing Needs 
Assessment to be carried out for Full Duty Applicants (FDAs) at the initial ‘crisis’ 
address, and also each time the ‘crisis’ address changes. As a ‘no detriment’ 
policy applies for Applicants awarded FDA points (see Insecurity of Tenure, 
Chapter 3.4 ), it is important that the Housing Needs reassessment takes place 
as soon as possible following the notification of a change of address, to ensure 
that all the relevant points are awarded. 
 
10.5.1  PROCEDURES TO BE ADOPTED  
 
The general rule will be that the District of Presentation i.e. the Executive 
District Office that is carrying out the homelessness investigations and will be 
making the final decision, will retain ‘ownership’ of the case and will be 
responsible for any subsequent action / keying.  
 
This section identifies the procedures to be followed where a Full Duty 
Applicant is placed in Bed Bureau accommodation, or arranges their own 
’crisis’ accommodation, that is either inside or outside the District of 
Presentation. 
 
The procedures to be adopted would best be explained by using the following 
examples:  
 
Example 1  
 
Applicant presents as Homeless in District A and is placed in Bed Bureau 
accommodation or obtains his / her own crisis accommodation, within District A. 
 
1.  
District A registers the case under their RAD. 
2.  
District A assesses the Homelessness and input Intimidation and / or FDA 
points to the PRAWL system when the decision has been made (if a 
positive decision is reached). 
3.  
District A carries out a Housing Needs assessment at the ‘crisis’ address 
and input the relevant points award to the PRAWL system. 
  
Example 2 
 
Applicant presents as Homeless in District A and is placed in Bed Bureau 
accommodation or obtains his / her own crisis accommodation, in District B. 
 
1.    District A registers the case under their RAD. 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
Reviewed December 2006
 
 
2.    District A assesses the Homelessness and input Intimidation and / or FDA 
points to the HMS system when the decision has been made (if a positive 
decision is reached). 
3.    District A forwards a memo (Appendix 10.5.1) and a copy of the 
Application Form to District B, requesting that they carry out a Housing 
Needs assessment at the ‘crisis’ address on their behalf. 
4.    District B completes a Visit Report and returns it (and any other relevant 
documentation) to District A, for the input of the relevant Housing Need 
points to the HMS system. 
 
Example 3 
 
Applicant presents as Homeless in District A, is placed in Bed Bureau 
accommodation, or obtains his / her own crisis accommodation in District B, but 
subsequently moves to new crisis accommodation in District C. 
 
For this example it is assumed that the steps identified in Example 2 above 
have already been completed i.e. they are already on the Waiting List with FDA 
and Housing Needs points following the initial assessments. 
 
1.    When District A is made aware of the change of ‘crisis’ address, it 
forwards a memo (Appendix 10.5.1) and a copy of the Application Form to 
District C, requesting that they carry out a new Housing Needs 
assessment at the new ‘crisis’ address on their behalf. 
2.    District C completes a Visit Report and returns it (and any other relevant 
documentation) to District A. 
3. 
District A checks the new points award against the current points award 
and:  
a) 
Where there is an increase in the number of points awarded in a 
category during the new assessment, the increased level of points 
should be input to the PRAWL system. 
b) 
Where, during the new assessment, points are awarded in a 
category that had previously had no points awarded, the new points 
should be input to the PRAWL system. 
 
No action is required where there are no additional points or increase in 
points in any of the categories, from the current assessment. 
 
Any subsequent change of address should follow the same procedures 
identified above, as a new assessment is required each time the Applicant’s 
address changes. 
 
10.5.2   HOUSING ADVICE CENTRE (HAC) INVOLVEMENT 

 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
Reviewed December 2006
 
 
Belfast District Offices may have to adopt different procedures in cases where 
there is Housing Advice Centre (HAC) involvement and the procedures to be 
adopted would best be explained by using the following examples:  
 
 
 
 
Example 1   
 
Applicant presents as Homeless at the HAC and is placed in Bed Bureau 
accommodation or obtains his / her own crisis accommodation in District A. 
 
1.    HAC registers the case under the District A RAD (District A will retain 
‘Ownership’ of the case from thereon). 
2.    HAC assesses Homelessness and inputs Intimidation and / or FDA points 
only to the HMS system, when the decision has been made (if positive 
decision reached). 
3.    HAC forwards Application / Transfer form to District A with a memo 
(Appendix 10.5.2) requesting that they carry out a Housing Needs 
Assessment at the ‘crisis’ address (Other relevant information e.g. Social / 
Medical reports may also be included, where appropriate). 
4. 
District A carries out the Housing Needs assessment and inputs the 
relevant Housing Needs points to the HMS system. 
 
Example 2 
 
Applicant presents as Homeless in the HAC, is placed in Bed Bureau 
accommodation or obtains his / her own crisis accommodation in District A, but 
subsequently moves to new crisis accommodation in District B. 
 
(For this example it is assumed that the steps identified in Example 1 above 
have already been completed i.e. the Applicant is already on the Waiting List 
with FDA and Housing Needs points following the initial assessments). 
 
1.    Applicant or HAC will notify District A of the change in the ‘crisis’ address. 
2.    District A forwards a memo (Appendix 10.5.1) and a copy of the 
Application Form to District B requesting that they carry out a new 
Housing Needs assessment at the new ‘crisis’ address, on their behalf. 
3.    District B complete a Visit Report and return it (and any other relevant 
documentation) to District A. 
4. 
District A check the new points award against the current points award 
and:  
a) 
Where there is an increase in the number of points awarded in a 
category during the new assessment, the increased level of points 
should be input to the HMS system. 
b) 
Where, during the new assessment, points are awarded in a 
category that had previously had no points awarded, the new points 
should be input to the HMS system. 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
Reviewed December 2006
 
 
 
No action is required where there are no additional points or increase in 
points in any of the categories, from the current assessment.
 
 
Any subsequent change of address should follow the same procedures 
identified above, as a new assessment is required each time the 
Applicant’s address changes. 

 
Example 3 
 
Applicant presents as Homeless at District A, is referred to the HAC for 
Temporary Accommodation, and is placed in Bed Bureau accommodation 
in District B.
 
 
1.    District A registers the case under their RAD. 
2.    District A assesses Homelessness and keys Intimidation and / or FDA 
points when the decision has been made (if positive decision reached). 
3.  
HAC advises District A of the Temporary Accommodation address. 
4.    District A forwards a memo (Appendix 10.5.1) and a copy of the 
Application Form to District B, requesting that they carry out a Housing 
Needs assessment at the ‘crisis’ address on their behalf. 
5.    District B completes a Visit Report and returns it (and any other relevant 
documentation) to District A, for the keying of the relevant Housing Needs 
points to the PRAWL system. 
 
Any subsequent changes of placements should follow the relevant 
procedures identified above.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
 
Housing Executive 
 
 
 
 
INTERNAL MEMORANDUM
 
 
 
 
To: 
 
 
 
 
From: 
 
CC: 
 
Date: 
 
Re: 
Housing Needs Assessment: Homeless Applicant 
 
Re: NAME___________________________________________________ 
 
CRISIS ADDRESS____________________________________________ 
 
REFERENCE NUMBER_______________________________________ 
 
The above person is being  /  has been assessed under the Homeless 
Legislation and is currently living at the above crisis address, in your District. 
 
I would appreciate if you would carry out a Housing Needs assessment at their 
crisis address as soon as possible and return the completed documentation to 
this office, for keying purposes. 
 
Should you have any queries regarding this matter do not hesitate to 
contact________________________ at this office. 
 
 
 
________________________ 
District Manager 
 
 
 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
 
 
 
 
Housing Executive 
 
 
 
INTERNAL MEMORANDUM 
 
To: 
 
 
 
 
From: 
HAC Manager 
CC: 
 
Date: 
 
Re: 
Housing Needs Assessment: Homeless Applicant 
 
Re : NAME____________________________________________________ 
 
CRISIS ADDRESS______________________________________________ 
 
REFERENCE NUMBER_________________________________________ 
 
The above person is being / has been assessed under the Homeless Legislation 
and is currently living at the above crisis address, in your District. 
 
I would appreciate if you would carry out a Housing Needs assessment at their 
crisis address as soon as possible, and key the relevant points award to the 
HMS system. 
 
Should you have any queries regarding this matter do not hesitate to 
contact_____________________________ at this office. 
 
 
____________________________ 
Housing Advice Centre Manager 
 
 
 
 
 
                                                                                          
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 
 
 
 
Housing Executive 
 
 
INTERNAL MEMORANDUM 
 
To: 
 
 
 
 
From: 
HAC Manager 
CC: 
 
Date: 
 
Re: 
Housing Needs Assessment : Homeless Applicant 
 
Re : NAME____________________________________________________ 
 
CRISIS ADDRESS______________________________________________ 
 
REFERENCE NUMBER_________________________________________ 
 
The above person is being / has been assessed under the Homeless Legislation 
and is currently living at the above crisis address, in your District. 
 
I would appreciate if you would carry out a Housing Needs assessment at their 
crisis address as soon as possible, and key the relevant points award to the 
HMS system. 
 
Should you have any queries regarding this matter do not hesitate to 
contact_____________________________ at this office. 
 
 
____________________________ 
Housing Advice Centre Manager 
 
 
 
 
 
                                                                                          
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
 
10.6 
HOUSING ASSOCIATION TRANSFERS: ADMINISTRATION OF HOMELESS 
CASES 

The Executive has statutory responsibility for all Homelessness assessments 
(under the Housing (NI) Order 1988), and therefore any Housing Association 
tenant who is potentially Homeless, must be referred to the appropriate 
Executive District Office for investigation / consideration. The District Office that 
covers accommodation in the area of the tenant’s home will be responsible for 
the assessment. 
 
The Landlord of the tenant will be responsible for carrying out the 
corresponding Housing Needs assessment for such cases to ensure that all the 
appropriate points are awarded. The appropriate Executive District Office will 
carry out any Housing Needs assessments for tenants of the following 
Abbeyfield, Clonard, Grove, Newington, Open Door and St. Matthews Housing 
Associations. 
10.6.1  IDENTIFICATION OF POTENTIALLY HOMELESS CASES 
It is envisaged that Housing Association tenants who are potentially Homeless 
and will be identified in the following 3 ways:- 
 
1. 
The tenant presents as Homeless / Threatened with Homelessness at the 
Housing Association Office. 
2. 
During the course of a Housing Needs assessment by the Designated 
Housing Association Officer, where the tenant has submitted a Transfer 
form. 
3. 
The tenant presents as Homeless / Threatened with Homelessness at an 
Executive District Office Housing Advice Centre. 
 
If the tenant has terminated / is terminating the tenancy of the Housing 
Association property, he / she should be registered and assessed by the 
relevant Executive District Office as an Applicant. 

 
10.6.2  PROCEDURES TO BE ADOPTED 
 
Where a Housing Association tenant is potentially homeless and has not 
terminated / is not terminating his / her tenancy
, the procedures to be 
adopted would be best explained using the following examples: - 
 
 
 

 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 
Example 1 

 
Tenant presents as Homeless / Threatened with Homelessness to the 
Housing Association office. 
 
Housing Association Action 
The following action should be taken by a Housing Association where one of 
their tenants presents in their office as being Homeless / Threatened with 
Homelessness:  
 
a) 
Ensure that the tenant completes a Transfer application form and register 
the form as their “H” case; 
b) 
Give a photocopy of the Transfer application form to the tenant (clearly 
identifying the Reference Number), and arrange with the appropriate 
Executive District Office for an interview to take place as soon as 
possible
. The tenant should give the form to the Executive officer during 
the ensuing interview. This interview will normally take place in the 
Executive District Office but may take place elsewhere where this is not 
possible e.g. in the tenant’s home where the tenant has mobility problems 
etc.; 
c) 
Whilst a decision is pending, carry out a Housing Needs assessment but 
only input any Preferences, Housing Needs points awarded, etc. to 
the PRAWL system if the tenant meets either the “Transfer Access 
Criteria” OR the “Transfer Access Waiver Criteria”
 (see Transfers, 
Chapter 7). Where points etc. are keyed, a “Points Notification” letter 
should be issued via the Print Manager; 
d) 
The Association will receive a copy of the manual “Homelessness 
Decision” letter (to be retained on file) from the Executive District Office 
which will identify whether or not the tenant has been accepted as 
Unintentionally Homeless; 
e) 
If there is a “positive” Homelessness decision i.e. the tenant is found to be 
Unintentionally Homeless / Threatened with Homelessness, issue the 
“Points Amendment” letter using the Print Manager facility (see PRAWL 
User Guide); 
f) 
If there is a “negative” homeless decision i.e. the tenant is found to be Not 
Homeless / Threatened with Homelessness, Not in Priority Need, or 
Intentionally Homeless / Threatened with Homelessness, ensure that the 
tenant still doesn’t satisfy either the “Transfer Access Criteria” OR the 
“Transfer Access Waiver Criteria” and if not, delete the case from the 
PRAWL system issuing the relevant “Ineligible Application” letter via the 
Print Manager.  
 
Housing Executive Action 
The following action should be taken by the appropriate Executive District 
Office where a Housing Association office refers one of their tenants for 
consideration under the Housing (NI) Order, 1988 (Homeless Legislation): - 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
a) 
Interview the tenant and initiate a Homeless case (under the Housing 
Association Reference Number) on the HMS system; 
b) 
Carry out Homelessness investigations and make an appropriate decision; 
c) 
Issue a manual “Homelessness Decision” letter to the tenant and send a 
copy to the Housing Association Office; 
d) 
If there is a “positive” Homelessness Decision: -  
• 
Input the Full Duty Applicant (FDA) and, where applicable, 
Intimidation points to the HMS system 
• 
Update the on-line Homeless details; 
e) 
If there is a “negative” Homelessness Decision, update the on-line 
Homeless details; 
 
Example 2 
 
During the course of a Housing Needs assessment by the Designated 
Housing Association Officer, where the tenant has submitted a Transfer 
form.
 
 
Housing Association Action 
The action to be taken by a Housing Association where one of their tenant’s is 
identified as being potentially Homeless / Threatened with Homelessness 
during the course of a Housing Needs assessment is similar to that described 
in Example 1 above. The only differences will be :- 
• 
The Transfer application form will already have been completed, 
registered on-line and an Acknowledgement letter issued to the tenant; 
• 
As the Housing Needs assessment is taking place in the Tenant’s home, 
arrangements will need to be made to provide him / her with a copy of the 
Transfer application form before he / she goes to the Executive District 
Office. 
 
Housing Executive Action 
The action to be taken by the Executive District Office will be the same as that 
described in Example 1 above. 
 
Example 3 
 
The tenant presents as Homeless / Threatened with Homelessness at an 
Executive District Office / Housing Advice Centre. 

Housing Executive Action 
The following action should be taken by the Executive where a Housing 
Association tenant presents at a District Office, for consideration under the 
Housing (NI) Order, 1988 (Homeless Legislation): - 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 
a) 
Interview the tenant and advise his / her Landlord (by telephone) of the 
situation;  
b) 
Check with the Housing Association and the HMS system to determine 
whether or not the tenant is already on the Waiting List (as a Housing 
Association “H” case);  
c) 
If he / she is on the List, initiate a Homeless case (under the existing 
Housing Association Reference Number) on the HMS system; 
d) 
If he / she is not on the List, ensure that a Transfer application form is 
completed, photocopy it and forward the original to the Housing 
Association as soon as possible. It will not be possible to initiate a 
Homeless case on the HMS system until the Housing Association register 
the case on-line.; 
e) 
Carry out Homelessness investigations and make an appropriate decision; 
f) 
Issue a manual “Homelessness Decision” letter to the tenant and send a 
copy to the Housing Association Office; 
g) 
If there is a “positive” Homelessness Decision: -  
• 
Input the Full Duty Applicant (FDA) and, where applicable, 
Intimidation points to the PRAWL system; 
• 
Update the on-line Homeless details; 
h) 
If there is a “negative” Homelessness Decision, update the on-line 
Homeless details; 
Housing Association Action  
The following action should be taken by a Housing Association where one of 
their tenants presents at an Executive Office, for consideration under the 
Housing (NI) Order, 1988 (Homeless Legislation): - 
 
a) 
Where applicable, on receipt of a Transfer application form from the 
Executive District Office, carry out a Housing Needs assessment (a 
reassessment may be required for tenants already on the List); 
b) 
Input any Preferences, points awarded / amended etc. to the HMS 
system; 
 
Follow steps d) – f) in Example 1 above. 
 
In all cases the timely sharing of information between the Executive District 
Office and the Housing Association is very important. Relevant documents 
should be forwarded between offices as quickly as possible. Offices should 
also liaise by telephone as much as possible.  
 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed April 2008 
 

10.7  GROUNDS FOR POSSESSION OF A PROPERTY OCCUPIED BY A SECURE 
TENANT 
 
Schedule 3 of Article 28 of the HOUSING (N.I.) ORDER 1983  
With effect from 28th September 1983, a Landlord may seek to re-possess a 
dwelling under one or more of the following grounds: 
 
Ground 1 
Any rent due from the tenant has not been paid or any obligation of the tenancy 
has been broken or not performed. 
 
 
Ground 2 
The tenant or a person residing in or visiting the dwelling-house- 
(a)  has been guilty of conduct causing or likely to cause a nuisance or 
annoyance to a person residing, visiting or otherwise engaging in a lawful 
activity in the locality , or 
(b)   has been convicted of: 
i. 
using the dwelling-house or allowing it to be used for immoral or illegal 
purposes, or 
ii. 
an indictable offence committed in, or in the locality of, the dwelling-
house. 
Ground 2A 
The dwelling-house was occupied (whether alone or with others) by a married 
couple, a couple who are civil partners of each other or a couple living together 
as husband and wife or a couple living together as if they were civil partners and: 
(a)  one or both of the partners is a tenant of the dwelling-house, 
(b)  one partner has left because of violence or threats of violence by the other 
towards: 
i. 
that partner, or 
ii. 
a member of the family of that partner who was residing with that 
partner immediately before the partner left, and 
(c)  the court is satisfied that the partner who has left is unlikely to return while 
the other continues to occupy the dwelling-house. 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed April 2008 
 

Ground 3 
The condition of the dwelling or any of the common parts has deteriorated owing 
to acts of waste by, or the neglect or default of, the tenant or any person residing 
in the dwelling house and in the case of any act of waste by, or the neglect or 
default of, a person lodging with the tenant or a sub-tenant of his, the tenant has 
not taken such steps as he ought to reasonably have taken for the removal of the 
ledger or sub-tenant. 
In this paragraph, the “common parts” mean any part of the building comprising 
the dwelling house, and any other premises that the tenant is entitled under the 
terms of the tenancy to use in common with the occupiers of other dwelling 
houses let by the Landlord. 
Ground 4 
The condition of any relevant furniture has deteriorated owing to ill -treatment by 
the tenant or any person residing in the dwelling house and, in the case of any ill 
–treatment by a person lodging with the tenant or a sub-tenant of his, the tenant 
has not taken such steps as he ought reasonably to have taken for the removal 
of the lodger or sub-tenant. 
In this paragraph, “relevant furniture” means any furniture provided by the 
Landlord for use under the tenancy or for use in any of the common parts (within 
the meaning given in Ground 3). 
Ground 5 
The tenant is the person, or one of the persons, to whom the tenancy was 
granted and the Landlord was induced to grant the tenancy by a false statement 
made knowingly or recklessly by: 
(a)     the tenant, or 
(b)     a person acting at the tenant’s instigation. 
Ground 5A 
The tenancy was assigned to the tenant, or to a predecessor in title of his who is 
a member of his family and is residing in the dwelling house, by an assignment 
made by virtue of Article 32A and a premium was paid either in connection with 
that assignment or the assignment which the tenant or predecessor himself 
made by virtue of that Article. 
In this paragraph “premium” means any fine or other like sum and any other 
pecuniary consideration in addition to rent. 
Ground 6 
The  dwelling-house was made available for occupation by the tenant (or a 
predecessor in title of his)  while works were carried out on the dwelling-house 
which he previously occupied as his only or principal home and—  
(a) the tenant or predecessor was a secure tenant of that other dwelling-house at 
the time when he ceased to occupy it as his home; 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed April 2008 
 

(b) the tenant or predecessor accepted the tenancy of the dwelling-house of 
which possession is sought on the understanding that he would give up 
occupation when, on completion of the works, the other dwelling-house was 
again available for occupation by him under a secure tenancy; and 
(c) the works have been completed and the other dwelling-house is so available 
Ground 7 
The Landlord intends, within a reasonable time of obtaining possession of the 
dwelling house: 
a) 
to demolish or reconstruct the building or part of the building comprising 
that dwelling house; or 
b) 
to carry out work on that building or on land let together with, and thus 
treated as part of, the dwelling house; and cannot reasonably do so without 
obtaining possession of the dwelling house. 
Ground 8 
The dwelling house has features which are substantially different from those of 
ordinary houses and which are designed to make it suitable for occupation by a 
physically disabled person who requires accommodation of a kind provided by 
the dwelling house and: 
a) 
there is no longer such a person residing in the dwelling house; and 
b) 
the Landlord requires it for occupation (whether alone or with other 
members of his family ) by such a person. 
Ground 9 (This ground only applies to Housing Associations) 
The dwelling house is let by a registered housing association which it lets 
dwelling houses only for occupation (alone or with others) by persons whose 
circumstances (other than merely financial circumstances) make it especially 
difficult for them to satisfy their need for housing; and: 
a) 
either there is no longer such a person residing in the dwelling-house or the 
tenant has received from the Executive an offer of accommodation in 
premises which are to be let as a separate dwelling under a secure 
tenancy; and 
b) 
the association requires the dwelling-house for occupation (whether alone 
or with other members of his family) by such a person. 
Ground 10 
The dwelling house is one of a group of dwelling houses which it is the practice 
of the Landlord to let for occupation by persons with special needs and: 
a) 
a social service or special facility is provided in close proximity to the group 
of dwelling houses in order to assist persons with those special needs; 
b) 
there is no longer a person with those special needs residing in the dwelling 
house; and 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed April 2008 
 

c) 
the Landlord requires the dwelling house for occupation (whether alone or 
with other members of his family) by a person ho has those special needs. 
 
Ground 11 
The accommodation afforded by the dwelling house is more extensive than is 
reasonably required by the tenant and:  
a) 
the tenancy vested in this tenant, by virtue of Article 26 of the Housing (NI) 
Order 1983, on the death of the previous tenant; 
b) 
the tenant was qualified to succeed by virtue of paragraph (2) (b) of that 
Article; and 
(c) 
notice of the proceedings for possession was served under Article 28 (or, 
where no such notice was served, the proceedings for possession were 
begun) more than six months, but less than twelve months, after the date of 
the previous tenant's death. 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
THIS NOTICE IS THE FIRST STEP TOWARDS REQUIRING YOU TO GIVE UP 
POSSESSION OF YOUR DWELLING. YOU SHOULD READ IT AND THE 
ATTACHED NOTES VERY CAREFULLY
 
HOUSING (NORTHERN IRELAND) ORDER 1983 (Article 28) 
 
 
NOTICE OF SEEKING POSSESSION 
 
 
1. 
To:  
 
 
[name(s) of secure tenant(s)] 
 
 
 
2. 
The Housing Executive intends to apply to the Court for an Order requiring 
you to  
give up possession of: 
 
 
 
 
 
[address of property] 
 
3. 
Possession will be sought on ground(s)..….of Part 1 of Schedule 3 to the 
Housing (NI)  Order 1983 which read (s):- 
 
 
[give text of ground(s) in full] 
 
4. 
The reasons for taking this action are: 
 
 
[give full reasons here] 
 
5. 
Court Proceedings for possession of the dwelling house can be begun 
immediately.  The date by which the tenant is to give up possession of the 
dwelling house  
is………………….. (give the date by which the 
tenant is to give up possession of  
the dwelling-house). 
 
Signed: ______________________________   
 
District Manager 
 
Date: ________________ 
 
On behalf of Northern Ireland Housing Executive 
[insert address] 
 
Telephone: 028  
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

________________________________________________________________ 
 
NOTES for NSP 
 

Grounds for Possession 
 
1. 
If you have a secure tenancy under the Housing (Northern Ireland) Order 1983, 
you can only be required to leave your dwelling following an order of the Court on 
one or more of the grounds set out in the Order. Paragraph 3 of this Notice tells 
you on what grounds an order is sought against you and paragraph 4 gives the 
landlord’s reasons for believing those grounds apply. If you do not agree that 
they apply, you will be able to argue your case at a hearing in Court. 
 
Does the Court have to grant the landlord possession? 
 

2. 
Before the Court grants an order on any grounds 1-6 or 8-11, it must be satisfied 
that it is reasonable to require you to leave. This means that if one of these 
grounds is set out in paragraph 3 of this Notice, you will be able to argue to the 
court that it is not reasonable you should have to leave, even if you accept the 
grounds do apply. 
 
Suitable alternative accommodation 
 
3.  
Before the Court grants an order on any of the grounds 7-11, it must be satisfied 
that there will be suitable alternative accommodation for you when you have to 
leave. This means that the Court will have to decide that, in their opinion, there 
will be other accommodation which is reasonably suitable for the needs of you 
and your family, taking into particular account various factors such as the 
nearness of your place of work and the sort of housing that other people with 
similar needs are offered. Your new home will have to be let to you on another 
secure tenancy or a protected tenancy under the Rent (Northern Ireland) Order 
1978, of a kind that will give you similar security. There is no requirement for 
suitable alternative accommodation where grounds 1-6 apply.  
 

4.  
If your landlord is a registered housing association, and the Housing Executive 
gives a certificate that it will provide you with suitable accommodation, the Court 
has to accept the certificate. 
 
5.  
Whatever grounds for possession are set out in paragraph 3 of this notice, the 
Court may allow any of the other grounds to be added at a later stage.  If this is 
done, you will be told about it so you can argue about the new ground if you want 
to. 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

Limits 
 
6.  
Court proceedings may be begun at once or at any time during the following 
twelve months. Once the twelve months are up this Notice will lapse and a new 
notice must be served before possession can be sought. 
 
7. 
Possession of your dwelling-house cannot be obtained until after the date given 
in paragraph 5 of this Notice. This date cannot be earlier than the date when your 
tenancy or license could have been brought to an end. This means that if you 
have a weekly or fortnightly tenancy, there should be at least 4 weeks between 
the date inserted in paragraph 5 of this Notice and the date possession is 
ordered. 
 
Leaving without a Court Order 
 

8. 
If you are willing to give up possession without a Court Order, you should notify 
the person who signed the Notice as soon as possible and specify a date on 
which your tenancy is to terminate. This date must be not less than four weeks 
from the date of notification. 
 
Further Advice 
 

9. 
If you need advice about this Notice, and what you should do about it, take it as 
soon as possible to a Citizen’s Advice Bureau, a Housing Aid Centre, Law 
Centre or to a Solicitor. You may be able to receive a Legal Aid but this will 
depend on your personal circumstances. 
 
 
*** 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

10.8  TRANSITIONAL PROTECTION 
10.8.1 INTRODUCTION 
 

At its meeting in March 2000, the Executive's Board approved a paper which 
outlined the need for certain Waiting List applicants to be protected when the 
New Selection Scheme would be implemented in November 2000.  It was agreed 
that a number of transitional arrangements would be put in place to lessen the 
impact of the New Scheme in relation to some of those pending applicants at 1st 
November 2000 and who were likely to be 'losers' as a result of the re-
assessment. 
 
Housing Associations have since been advised to adhere to the same 
Transitional Protection arrangements by the Department of Social Development 
(Circular HAC02/01). 
 
10.8.2 WHO IS PROTECTED? 
 

It was agreed that the Applicants who will require such protection are: 
 
 
A1 / PT1 applicants who have been awarded that status on 31st March 
2000 or earlier (or whose status was pending at that date and 
subsequently awarded). 
 
 
A1(I) / PT1(I) applicants who have been awarded that status on 31st 
October 2000 or earlier (or whose status was pending at that date and 
subsequently awarded). 
 
All of the cases which fall in the above categories have been included on the 
R65 Waiting List Reports issued at 30th October 2000 to all Executive District 
and Housing Association offices, (see 10.8.5 ). 
 
The Executive's Board has authorised, (pursuant to Rule 84 of the Housing 
Selection Scheme), the making of allocations from 1st November on the basis as 
outlined below: 
 
"In relation to any Area of Choice, the allocation of a dwelling available for letting 
to homelessness applicants or to applicants who are not already tenants of a 
social landlord will take place on the basis of the following procedures: 
 
3. 
 First, the dwelling must be offered to any eligible relevant A1(I) applicant 
who has listed that area as one of his/her areas of choice; if there is more 
than one eligible A1(I) applicant, the offer should be made first to the A1(I) 
applicant who  was first awarded that status. 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

4.  (1) - Secondly, the dwelling must be offered to any eligible " New 
Intimidation" applicant who has listed that area as one of his /her areas of 
choice. If there is more than one eligible "New Intimidation" Applicant, the 
offer should be made (among such applicants) to whichever Applicant has 
the highest level of points under the New Scheme. 
 
(2) - For the purposes of this sub-paragraph, an Applicant is a New 
Intimidation Applicant if both of the following conditions apply to his/her 
application: 
 
(a)   the Applicant was not awarded A1(I) status on or before 31st 
October 2000; 
(b)   the Applicant has been awarded Intimidation points under Rule 23 of 
the New Scheme.  
 
5. 
Thirdly, the dwelling must be offered to any eligible relevant A1 Applicant 
who has listed that area as one of his/her areas of choice; if there is more 
than one eligible A1 Applicant, the offer should be made first to the A1 
Applicant who was first awarded that status. 
 
6. 
All other applicants, in accordance with their entitlement under the New 
Scheme." 
 
As a result of the Executive's Board's decision it was crucial that appropriate 
decision / letters to all applicants/transfer cases were issued.  This ensured that 
those who were due transitional protection under the new arrangements were 
duly advised and those who were outside the protection arrangements were 
similarly advised of their interim assessment status. It was important that any 
applications made prior to 3rd April 2000 and which were subsequently 
awarded A1 / PT1 were afforded the transitional protection as described above.  
Designated Officers were advised to retain a copy of the letter on the Applicant 
or Transfer file. 
 
10.8.3 PROCEDURES FOR MAKING ALLOCATIONS UNDER NEW SCHEME 
 

The new on-line Waiting List was made available from 6th November 2000 for 
enquiries and allocations.  However, because it had been agreed that the 
position and rank of certain applicants would be protected, this meant that for 
allocations in Estates / Projects which have a waiting list containing any 
protected cases, it would not be a straightforward allocation from the on-line 
waiting list.  In such cases, it is necessary for Designated Officers to use the 
"Special WL - Protected Cases Only" printout alongside the new on-line Waiting 
List.  
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

10.8.4 HOW WILL THEY BE PROTECTED? 
 

These applicants will retain their position and rank under the 'old' Scheme for 
their areas of choice subject to the following exceptions: 
 
 
Other protected cases who may be entitled to a higher position on that 
Estate Waiting List as a result of a change in their areas of choice and on 
the basis that they have an earlier date of priority; 
 
Intimidation cases under the 'New Scheme'. 
 
10.8.5  SPECIAL WAITING LISTS 
 

On 30th October 2000, in addition to the final R65 Estate Waiting List under the 
'old' Scheme, Landlords were circulated with the following 2 special reports: 
 
1. 
"Waiting List Protected Cases Only" 
 
This is a list of all the transitional protected cases for all estates / projects 
in a District / belonging to a Housing Association.  This is the residual list 
referred to in training and is an important report which Designated Officers 
will have to use for allocation purposes until all protected cases in every 
estate/project in a District / belonging to a Housing Association have been 
re-housed and which, for certain Estates, may be some time. 
 
2. 
"Protected Cases by District of Origin" 
 
This is a list of protected cases registered at the District / Housing 
Association.  Most cases in this Report will be already identified in the 
"Waiting List Protected Cases Only Report", but others will be on for other 
Districts / Housing Associations. It is recommended that the relevant files 
in your office be marked as transitional protected cases for easy 
reference. The 'District / Housing Association of Origin' will be responsible 
for the administration of these cases.  This will be very important, 
especially for the identification of cases where the Applicant decides to 
change preferences (see Examples in Appendix 10.8.1). 
 
Error in R65 Waiting List Printouts 
 
NOTE:
 A minor printing error has been found which applies to both the Normal 
R65 and the "Special WL-Protected Cases Only" Reports. 
 
This error relates to the Estate / Project Waiting List Header.  Where the last 
page of an estate / project waiting list ends on the last line, that Estate / Project 
Waiting List Header is carried over onto the next page. 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

Designated Officers should check through the Normal R65 first and ensure that 
where there is a 'Pos 1 Rank 1', the Estate / Project Waiting List Header on the 
previous page has not been carried forward.  Where such an error is identified, 
Designated Officers are advised to check the Estate Waiting List (E34a 
Enquiry) and compare the Estate / Project names (they should be in the same 
alphabetical sequence) and amend the Header accordingly.   
 
10.8.6 PROCEDURES TO BE ADOPTED WHEN MAKING AN ALLOCATION 
 
WHEN MAKING AN ALLOCATION, DESIGNATED OFFICERS MUST 
ENSURE THAT IN ADDITION TO WORKING FROM THE SPECIAL REPORT, 
THEY MUST ALSO CHECK THE WAITING LIST ON-LINE. 
 
This is important for several reasons: 
 
2. 
New Intimidation case (under the 'New Scheme') may have come on in 
the interim for that estate / project. 
           2.    
to ensure that the Applicant is still on the Waiting List for that estate / 
project - they may have changed their preferences since the special report 
was run or they may have been deferred or deleted from the List; 
3. 
to make sure that there are no outstanding offers to the Applicant you are 
considering; 
 
NOTE:  The R65 report lists applicants ranked in order by minimum bedroom 
requirements.  The actual position / rank of protected cases on-line under the 
new Scheme is not relevant. 
 
The following steps indicate the order in which applicants should be considered 
where appropriate, taking into account the general principles to be followed 
when considering a transfer applicant, for any vacancy arising: 
 
1. 
First, the dwelling must be offered to highest ranked eligible A1(I) / PT1(I)  
protected Applicant from the R65 report (identified by 'i' indicator). 
 
2. 
Secondly, the dwelling must be offered to the highest pointed eligible 
"New Intimidation" Applicant (i.e. awarded Intimidation Points under Rule 
23 of the New Scheme, after 31st October 2000) from the on-line Waiting 
List. 
 
 3. 
Thirdly, the dwelling must be offered to the highest ranked eligible  A1 / 
PT1 protected Applicant from the R65 report. 
 
4. 
All other pointed applicants from the on-line Waiting List in accordance 
with their entitlement under the New Scheme. 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

10.8.6  OFFERS 
 

All offers made before 28th October 2000 will not count under the new scheme 
and each Applicant, including applicants who hold transitional protection, will be 
entitled to receive a maximum of three new reasonable offers.  
 
NOTE:  It is very important that all offers, including offers made to 
transitional protected applicants on the special hard copy reports, are 
keyed to the on-line Waiting Lists.  

 
10.8.7 MAINTAINING THE SPECIAL WL-PROTECTED CASES ONLY REPORT 
 

It is unlikely that Protected Applicants will change their areas of choice, 
however the Executive's Legal Department has advised that should they 
wish to do so, they should continue to be afforded Transitional Protection 
for their new Areas of Choice.  In such situations, the following 
administrative procedures must be followed. 

 
It is important that the special R65 reports are kept up to date.  In addition to 
keying amendments to the on-line Waiting List, it will be necessary for Districts 
/ Housing Associations to manually update all the necessary details of 
applicants on their R65 reports for each Estate / Project in the following 
circumstances: 
 
 
Applicants who have been awarded A1(I) / PT1(I) status where the Priority 
Date has  been backdated prior to 31st October 2000;  
 
Protected applicants who change their areas of preference (including 
GHA, CLA and / or Estates/Projects) resulting in them coming off 
particular Estate(s) / Project(s) Waiting Lists and also going on to other 
Estate(s) / Project(s) Waiting Lists; 
 
Protected Applicants who, as a result of the refusal of three reasonable 
offers, lose their Insecurity of Tenure points, including FDA status, also in 
effect lose their Protected status; 
 
Protected Applicants who have been re-housed or are deleted of the 
Waiting List for any reason; 
 
Protected Applicants who wish to be considered for a New Build Estate / 
Project within their GHA, provided the new Estate/Project is appropriate 
for that applicant; 
 
Applicants who are currently Protected for one of their Real CLA 
preferences, however, are on as a pointed 'B' Group Applicant for their 
second CLA preference (as a result of a rejected waiver).  2 Scenarios 
apply for these applicants: 
 
1. 
GHA Indicator Applied under New Scheme 
 
Of these cases, if they have been an FDA case for more than 6 months, 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

with the GHA indicator set as 'NO', then the System will automatically set 
the Indicator to 'Y'.  These cases will appear on the relevant Critical Date 
Report (in most cases next week) as "GHA APPLIED".  The District / HA 
of Origin must  advise all Districts / Housing Associations of choice to treat 
such applicants as Transitional Protected Applicants and add the 
Applicant's details on to the correct Estate / Projects on the Special R65 
report in the correct position, taking into account the Priority Date in 
relation to the minimum bedroom requirements. 
 
3. 
Applicant Requests to be considered under New GHA Policy 
 
Where a non-FDA Protected Applicant (e.g. previously A1 Selection 
Scheme - Other Homeless under the New Scheme) requests to have the 
GHA applied to an area where a waiver has been rejected.  In such cases, 
the District of Origin must amend the GHA Indicator.  It is also important to 
notify all relevant Districts / Housing Associations of choice to treat such 
applicants as Transitional Protected Applicants and add the Applicant's 
details on to the relevant Estate / Projects on the Special R65 report in the 
correct position, taking into account the Priority Date in relation to the 
minimum bedroom requirements. 
 
Designated Officers should ensure that these Special R65 Lists are kept 
safely and amended with caution.  It is important that any amendments 
are tidy and do not result in a deletion being unreadable.  This is relevant 
where Audit will be carrying out monitoring.  There may be other 
situations, for example where a Protected Applicant wins an appeal 
regarding the reasonableness of an offer which had resulted in the loss of 
protection, and they have to be re-instated on the Waiting List Protected 
Cases List. 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

APPENDIX 10.8.1 
 
EXAMPLES 
 
The procedures to be followed when making allocations which involve 
transitional protected cases would best be explained by using examples and the 
following will hopefully clarify the issues: 
 
Example 1 
 
Protected Applicant is registered with District A, changes preferences 
within District A.
 
 
District A must make the following manual adjustments- 
 
 
1. 
"Waiting List Protected Cases Only" Special Reports: 
 
Score off the applicants' details in the Estate(s) / Project(s) Waiting 
List(s) they no longer want considered for; 
 
Add-in the applicants' details in the Estate Waiting List they now want 
considered for in the correct position on the basis of their priority 
date. 
 
Note: The same procedures must be adopted for each Estate/Project 
within the relevant CLA and or GHA 
 
2. 
"Protected Cases by District of Origin" 
 
No amendments required. 
 
3. 
District A must both telephone and issue the pro forma (Appendix 10.8.2) 
manually to all housing associations quoting the applicant details and 
advising of the applicants' change in preferences which would affect their 
estates. 
 
4. 
Changes preferences on-line 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
 
Example 2 
 
Protected Applicant registered in District B with areas of choice in District 
B changes all preferences to District C  
 
District B must make the following manual adjustments: 
 
1. 
"Waiting List Protected Cases Only" Special Report 
 
score off the Applicant's details in the Estate(s) / Project(s) Waiting 
List(s) they no longer want considered for. 
 
advise District C (using the pro forma attached in Appendix 10.8.2) 
and all housing associations of choice to manually add the 
Applicant's details on to their list in the Estate(s) / Project(s) Waiting 
List(s) they now want considered for in the correct position on the 
basis of their priority date in relation to their minimum bedroom 
requirements. 
 
2. 
"Protected Cases by District of Origin" 
 
No amendments required. 
 
3. 
Changes preferences on-line. 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

 
APPENDIX 10.8.2 
 
NOTIFICATION OF CHANGE OF AREAS OF CHOICE FOR 
CASES SUBJECT TO TRANSITIONAL PROTECTION 
 
 
From _________________________ 
 
To 
___________________________ 
NIHE District / HA   
 
 
NIHE District / HA 
Address ______________________ 
 
Address 
_______________________ 
 
_____________________________ 
 ______________________________ 
_____________________________ 
 ______________________________ 
 
Phone    _______________________ 
 
Phone 
________________________ 
 
Fax        ______________________ 
 
Fax 
__________________________ 
 
I wish to advise that the following applicant, who is registered at this office, has 
changed his / her areas of choice.  This change will affect the Estate / Project 
Waiting List for your District / housing association and the appropriate deletions / 
additions should be marked on your special Waiting List Protected Cases Report.  
Please add / delete this applicant's details from the relevant Estates / Projects in 
your special Report. 
 
Ref Number __________________ 
Name_____________________________________ 
 
Address 
________________________________________________________________ 
 
HH __________Gp ________ Priority Date ____/______/______ Min 
Beds_________ 
 
Application Date ______/_________/_______Tot Pts 
__________G_______________ 
 
 
Old Area of Choice: 
________________________________________________________________
________________________________________________________________ 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
CHAPTER 10 ADMINISTRATION 
 
 
 
 
Reviewed December 2006 
 

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________ 
 
New Area of choice: 
 ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________ 
________________________________________________________________
________ 
 
Signed 
by____________________________________Date______________________ 
 
Position in Organisation 
____________________________________________________ 
 
 
 
HOUSING SELECTION SCHEME 
 
 

link to page 87 link to page 88 link to page 88 link to page 89 link to page 89 link to page 89 link to page 89 link to page 89 link to page 90 link to page 90 link to page 91 link to page 92 link to page 92 link to page 95 link to page 95 link to page 96 link to page 96 link to page 97 link to page 97 link to page 97 link to page 98 link to page 98 link to page 99 link to page 99 link to page 100 link to page 100 link to page 100 link to page 101 link to page 101 link to page 101 link to page 101 link to page 102 link to page 102 link to page 103 link to page 104 link to page 105 link to page 105 link to page 105 link to page 106 link to page 106 link to page 107 link to page 107 link to page 109  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
PERSONS FROM ABROAD GUIDANCE 
 
10.9 
APPLICATIONS FROM PERSONS FROM ABROAD  88 
Introduction 88 
Eligibility of Applicant in Own Right or as a Family Member 
89 
Applicant’s Household 
89 
Joint Tenants 
89 
Existing Tenants 
89 
Statutory Succession and Statutory Assignment  89 
Language Support  90 
Documentation – Immigration Status 

90 
Passport Endorsements 
91 
Documentation Not Available 
92 
Who is subject to Immigration Control?  92 
Determining Immigration Status  95 
Persons Subject to Immigration Control - Domestic Violence 

95 
British and Irish Citizens  96 
Illegal Entrants 

96 
Overstayers 97 
Asylum Seekers 

97 
Refugees 
97 
Humanitarian Protection; Discretionary Leave and Leave Outside the Rules (LOTS) 
98 
Persons from Abroad who are not subject to Immigration Control 
98 
European Economic Area Nationals - Rights to Reside In the UK Derived from EC Law
 

100 
The Accession States 
100 
Initial Three Months of Residence 100 
Rights of Residence for “Qualified Persons” 

100 
Jobseekers  101 
Workers 

101 
Retention of worker status  101 
Maternity Leave 

101 
Self-employed persons 
102 
Self-sufficient person 
102 
Family Members of a Qualified Person 
103 
Who is a 'family member'? 104 
Family Members of Students 
105 
Family Member – EEA Family Permit / Residence Documents  105 
Extended Family Members 105 
Family member who has retained the right of residence  106 
UK Nationals 

106 
Relationship with Other Rights to Reside  107 
Permanent Right of Residence 

107 
A-8 State Nationals 109 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 87 of 209                 

link to page 110 link to page 111 link to page 111 link to page 111 link to page 112 link to page 112 link to page 113 link to page 113 link to page 113 link to page 115 link to page 116 link to page 116 link to page 116 link to page 116 link to page 118 link to page 120 link to page 120 link to page 124 link to page 125 link to page 126 link to page 126 link to page 127 link to page 127 link to page 128 link to page 128 link to page 129 link to page 130 link to page 130 link to page 133 link to page 134 link to page 143 link to page 145 link to page 150 link to page 155 link to page 156 link to page 157 link to page 158 link to page 166  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
A8 nationals who are not required to register 
110 
Exempt from Registration  111 
A8 Worker: post 12 months 

111 
Applicants who are Self Employed111 
A2 Nationals 
112 
A2 Nationals who do not Require Authorisation  112 
Homelessness – Pending Enquiries 
113 
Homelessness - Ineligible Applicants 
113 
Homelessness - Conferring Priority Need  113 
Ineligible Decisions:  Letters and Deletion Arrangements 115 
Deleting the Application  116 
Monitoring  116 
Appeals and Complaints 

116 
Advice and Assistance 
117 
List of Appendices  118 
Glossary of Terms  120 
Appendix 2 120 
Appendix 3 Flowchart 
124 
Appendix 4 Summary: Classes of Applicant Eligible for Housing Assistance 
125 
Appendix 5 Persons Subject to Immigration Control Prescribed as Eligible for an Allocation of 
Accommodation 

126 
Appendix 6 Persons Subject to Immigration Control Prescribed as Eligible for Homelessness 
Assistance  127 
Appendix 7 Classes of Person Who are Not Eligible for Accommodation and Homelessness 
Assistance  128 
Appendix 8 European Groupings (EU and EEA)  129 
Appendix 9 How to Identify the Main Classes of Person Subject to Immigration Control Eligible 
for Homelessness Assistance / Housing Allocation 

130 
Appendix 10 Asylum Seekers 
133 
Appendix 11 How to Contact the UK Border Agency 
134 
Appendix 12 Public Funds 143 
Appendix 13 Habitual Residence Test 
145 
Appendix 14 Workers Registration Scheme 
150 
Appendix 15   A8 Worker Registration Eligibility Flowchart 
155 
Appendix 16 Example of a Worker Registration Scheme Card 
156 
Appendix 17 Example of a Worker Registration Certificate 
157 
Appendix 18 Eligibility - Bulgarian and Romanian Nationals 
158 
Appendix 19 Keying and Deletion of Ineligible Decisions 
166 
10.2  APPLICATIONS FROM PERSONS FROM ABROAD 
Introduction 
10.9.1 The Housing Executive should be satisfied, so far as practicable, that an applicant 
is eligible before providing housing assistance.  For the purposes of this guidance 
housing assistance includes assistance under the Homelessness Legislation and 
an allocation of accommodation under the Housing Selection Scheme.   
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 88 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
10.9.2   Eligibility will depend on a number of factors including the applicant’s, immigration 
status, nationality, habitual residence and economic status.  This section of the 
guidance manual provides guidance to assist in determining which categories of 
person from abroad are entitled to claim housing assistance. 
 
10.9.3   The provisions on eligibility can be complex and if staff are in any doubt about an 
applicant’s eligibility they should contact Housing Policy, HQ for additional 
guidance.  A glossary of terms used and acronyms is at Appendix 2. 
 
Eligibility of Applicant in Own Right or as a Family Member 
10.9.4   An Applicant may be eligible in his / her own right or also as a family member of a 
qualified person (a qualified person is a person who would be eligible if they had 
applied) (see section 10.9.58). 
 
Applicant’s Household 
10.9.5   All members of the household must be taken into account in determining the size 
and suitability of accommodation requirements, regardless of eligibility (whether a 
temporary accommodation placement under homelessness or an allocation of 
permanent accommodation).  Therefore, the presence in a household of an 
ineligible person upon whom the homelessness application does not depend is 
generally immaterial.  The only exception is where a member of the applicant’s 
household is conferring priority need for the applicant’s homelessness assessment 
e.g. a dependant relative.  In such circumstances it will also be necessary to 
assess whether the person providing the priority need is eligible and there are 
restrictions on the duties owed to such households (see Section 10.9.33). 
 
Joint Tenants
 
10.9.6  The Housing Executive is not permitted under legislation to grant a joint tenancy to 
two or more people if any one of them is a person from abroad who is ineligible, 
therefore each applicant for a joint tenancy must be eligible.  This also means that 
where the Housing Executive is asked to grant a joint tenancy with an existing 
secure tenant, it will be necessary to check the eligibility of the proposed joint 
tenant. 
 
Existing Tenants
 
10.9.7   The eligibility provisions do not apply to persons who are already secure tenants of 
the Housing Executive or a registered housing association.  This means that 
existing tenants of the Housing Executive or a Registered Housing Association 
who are persons from abroad can be transferred within the social housing stock 
under the Common Selection Scheme. 
 
Statutory Succession and Statutory Assignment 
10.9.8   A statutory (legal) succession and a statutory assignment by a person from abroad 
to a secure or introductory tenancy do not constitute an allocation and therefore 
eligibility rules do not apply.  Where a tenancy has been transferred by vesting or 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 89 of 209                 

link to page 90 link to page 90 link to page 90  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
deed from one tenant to another, rather than by the Housing Executive selecting 
the tenant from its list of applicants, there is no allocation and so the eligibility 
provisions are not engaged. 
 
10.9.9   However, the Housing Executive does not have the power to allow a policy 
succession or a policy assignment to a person from abroad who is not eligible for 
housing as this would amount to an allocation.  Rules regarding eligibility must be 
applied when deciding on entitlement to a policy succession and a policy 
assignment.  
 
Language Support 
10.9.10  Language support is available for those applicants who do not speak English as a 
first language, or have difficulty reading English.  This should help to ensure that 
they are clear about the procedures for applying for housing assistance. 
‘thebigword’ telephone based interpretation service is available at all offices across 
the organisation and can also be accessed by mobile phone, or if permission is 
given, via a domestic line during a visit.   As ‘the bigword’ uses a freephone 
number there are no charges for landline calls. However, as this may not be the 
case with all mobile phone providers, users should check with their own office 
administration.  Additional interpretation and translation services can be booked 
from other providers, such as Northern Ireland Council on Ethnic Minorities 
(NICEM), South Tyrone Empowerment Project (STEP) and the Chinese Welfare 
Association (CWA).  All translation and interpretation services, including 
‘thebigword’, are currently managed by the Equality Unit, HQ.  Any new or 
additional applications for Access Numbers, requests for training, guidelines and 
assistance in booking language provision can be made through that unit.  
 
10.9.11 Ineligible persons from abroad fall into two main groups: 
a.  Persons who are subject to immigration control and who are ineligible within 
the meaning of the Immigration and Asylum Act 19992, unless re-qualified by 
regulations3 made by the Secretary of State. 
 
b.  Others – not subject to immigration control but who are within the class 
persons from abroad who are ineligible by virtue of regulations prescribed by 
the Secretary of State4.  These are primarily European Economic Area 
nationals and British nationals who have been living abroad. 
 
Documentation – Immigration Status 

                                                 
2 For the purposes of this guidance, any person who is not a national of a country within the European Economic Area 
(“the EEA”- see Appendix 8), which includes the UK, will be a person subject to immigration control. 
3 The Persons Subject to Immigration Control (Housing Authority Accommodation and Homelessness) Order 2000 as 
amended by The Person Subject to Immigration Control (Housing Authority Accommodation and Homelessness) 
(Amendment) Order 2008 
4 The Allocation of Housing and Homelessness (Eligibility) Regulations (Northern Ireland) 2006 (S.R. 2006 No. 397) 
as amended. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 90 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
10.9.12 In order to establish eligibility it is first necessary to ascertain whether the 
Applicant is a person subject to immigration control and if so, which of the 
immigration categories he /she falls into.  Alternatively, if he / she is an EEA 
national it will be necessary to establish the applicant’s nationality and economic 
circumstances in order to determine whether he/she is to be treated as eligible. 
  
10.9.13 All applicants to the Housing Executive are required to provide proof of 
identification.  Where an applicant is a person from abroad, the Executive should 
verify the applicant’s identity by checking their current passport, Immigration 
Status Document or Residence Permit.  EEA nationals may travel using their EU 
National Identity Card rather than a Passport.   
 
Passport Endorsements 
10.9.14 Endorsements are not always placed in passports in chronological order.  Staff 
should check through the passport to make sure that they have seen the latest UK 
visas, stamps or endorsements.   
 
10.9.15 Many immigrants are allowed to enter the UK on the basis that they will have no 
recourse to public funds.  In such a case, their entry is subject to a limitation or 
condition and they will not be eligible to apply for benefits including housing benefit, 
homelessness assistance and an allocation of housing accommodation.  This category 
includes most people coming legally into the UK from outside of the EEA, for example 
visitors, students, work permit holders and those coming to the UK to marry or join a 
spouse / civil partner may be granted leave on condition that they do no have recourse 
to public funds.  Where the stamp / visa in the passport includes the wording: “No 
recourse to public funds” 
this normally means that the applicant is not eligible for an 
allocation of housing or homelessness assistance as both fall within the definition of 
public funds (See Appendix 12 for definition of public funds).   
 
10.9.16 It may also be necessary to check a range of documentation depending on the 
applicant’s nationality and economic circumstances, including Home Office / UK 
Border Agency documentation; Workers Registration Card and Certificate(s); 
Worker Authorisation Documentation; Work Permits; employment details; and 
proof of relationship of family members.   
 
10.9.17 As a general rule, original documents only should be provided by the applicant for 
verification purposes unless exceptional circumstances apply, in which case 
advice should be sought from Housing Policy, HQ.  All relevant parts of these 
documents should be photocopied if possible and returned to the applicant.  If the 
applicant withdraws his application at any stage, the photocopies should also be 
returned to him, if reasonably practicable.  Information about applicant’s 
immigration status should be treated in confidence, and applicants should be 
reassured that such information will be used solely for the purpose of determining 
eligibility.  If applicants are uncertain about their immigration status, they should be 
advised to seek specialist independent advice.   
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 91 of 209                 

link to page 92  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
 
 
Documentation Not Available 

10.9.18 Where an Applicant fails to provide the necessary documentation staff should follow 
the procedures detailed in Chapter 10.14 of the HSS Guidance Manual.  The absence 
of evidence to demonstrate that a person meets an eligibility criterion should not be 
treated as evidence that they do not meet that criterion.  It should be noted that an 
applicant’s eligibility may change (e.g. where an asylum seeker is subsequently 
granted refugee status, humanitarian protection or discretionary leave to remain in the 
UK or where an EEA national subsequently becomes an authorised or registered 
worker) and therefore an applicant may be eligible when applying at a later date. 
 
Who is subject to Immigration Control? 
10.9.19 A “person subject to immigration control” means a person who, under the Immigration 
Act 1971, requires leave to enter or remain in the UK (whether or not such leave has 
been given). 
 
  Only the following categories of person do not require leave to enter or remain in the 
UK: 
(i)  British citizens; British citizens have the right to live in the UK without 
restriction and to return after periods of absence, however long. A British citizen 
is eligible for benefits and housing, subject to the habitual residence test (see 
Appendix 13) 
(ii) Irish citizens; People who are nationals of the Republic of Ireland are not 
subject to immigration control.  This is not just because they are nationals of a 
member state of the EU, but also because of an agreement between the British 
and Irish governments that is reflected in the Immigration Act 1971. An Irish 
citizen does not need leave to enter or remain, even if he or she is not 
economically active. The UK, the Channel Islands, the Isle of Man and the 
Republic of Ireland comprise the Common Travel Area (CTA).  Irish nationals 
are fully eligible for housing and benefits, subject to the habitual residence test. 
Bear in mind that this is satisfied by residence in the Republic of Ireland as well 
as the rest of the CTA. 
(iii) Certain Commonwealth citizens with a right of abode in the UK; A few 
Citizens of Commonwealth countries who established a close connection with 
the UK, mainly through a parent or by marriage, before 1st January 1983, have 
the right of abode in the UK and are not subject to immigration control. They do 
not need leave to enter or remain in the UK.  Note that a citizen of an 
independent Commonwealth country who has right of abode in the UK will have 
a certificate of entitlement to the right of abode in his or her passport and is fully 
entitled to housing and benefits, subject to the habitual residence test. 
(iv) European Economic Area (EEA) nationals and their family members, who 
are exercising their right to enter and reside in the UK5.  A person who has 
                                                 
5 The Immigration (European Economic Area) Regulations 2006 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 92 of 209                 

link to page 93  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
nationality of any member state of the EEA is free to enter the UK without the 
need for leave, provided he or she has a passport or national identity card. All 
EU nationals have an unconditional right to live in any other member state for 
an initial 3 months.  The right of residence does not satisfy the eligibility 
regulations therefore any EU national who exercises their right to live in the UK 
for this initial 3 month period is not entitled to housing assistance unless they 
also have an additional right to reside as a qualified person. The question of 
whether or not an EEA national or family member has a particular right to 
reside in the UK or another EEA member state will depend on the 
circumstances, e.g. whether he/she has a permanent right to reside or is 
defined as a “worker”, a self-employed person, a student, or a self-sufficient 
person.  A8 and A2 nationals may only access public funds (benefits and 
housing) if they meet certain criteria.    
(v)  Persons who are exempt from immigration control under the Immigration 
Acts, including diplomats and their family members and some military 
personnel. 
 
10.9.20 Any person who does not fall within one of the categories in paragraph 10.9.19 is a 
person subject to immigration control.  Generally, persons subject to immigration 
control are not eligible for homelessness assistance; however the UK Orderspecifies 
certain classes of persons who are eligible.  
 
10.9.21 Persons Subject to Immigration Control - Eligible Classes for Homelessness 
Assistance 
The following persons subject to immigration control are specified as eligible for 
homelessness assistance.  This is summarised at Appendix 6. 
(i) 
CLASS A - Refugee status.  A person who has been granted refugee 
status in the UK; (see Section 10.9.32) 
(ii) 
CLASSES B and BA – A person who has been granted  
Humanitarian Protection or Discretionary Leave to Enter or 
Remain in the UK ( formerly Exceptional Leave to Enter or Remain 
in the UK (ELR)).
This leave may be granted to a person who has failed 
in his request for asylum, but nonetheless has international protection 
needs and has been awarded Humanitarian Protection and leave to 
remain in the UK, or someone who has been granted Discretionary 
Leave to remain in the UK where there are compelling, compassionate 
circumstances, for example a medical condition.  However, it may be 
the case that when the Leave was granted it was on condition that the 
applicant should not be a charge on public funds.  If that is the case, the 
applicant is not eligible for an allocation (see section 10.9.35). 
(iii) 
CLASS C - Indefinite leave to enter or remain in the UK (ILR).  This 
will be someone who has permission to enter or remain in the UK for an 
                                                 
6 The Persons Subject to Immigration Control (Housing Authority Accommodation and Homelessness) Order 2000 (the 
‘UK Order’) as amended by The Person Subject to Immigration control (Housing Authority Accommodation and 
Homelessness) (Amendment) Order 2008 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 93 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
indefinite period with no condition or limitation and is regarded as 
having settled status.  In order to be eligible the applicant will still have 
to be able to establish habitual residence.  It is also the case that if ILR 
status was obtained as a result of sponsorship, the applicant is not 
eligible unless five years have elapsed since his/her arrival in the UK or 
the date of sponsorship, whichever is later.  However, where a sponsor 
dies (or there is more than one sponsor, where all of them die) within 
the first five years, the applicant will be eligible provided he / she can 
establish habitual residence.  Typically these people are relatives of 
someone already living in the UK- without that family connection they 
would have no reason for coming to the UK and they are only allowed 
to enter if their relative supports them. A sponsored immigrant has 
conditional leave to enter the UK indefinitely; however their 
accommodation costs and living expenses must be provided by a third 
party (or parties).  The Home Office requires a formal undertaking from 
the sponsor that the person already living in the UK will support their 
relative. 
(iv) 
CLASS D – A person who left the territory of Montserrat after 1 
November 1995 due to volcanic eruption there. 
(v) 
CLASS Q - An asylum seeker who claimed asylum on arrival (other 
than on re-entry) in the UK from a country outside the Common 
Travel Area on or before 2 April 2000 and whose claim has not 
been decided (other than on appeal) or abandoned.
 
(vi) 
CLASS R – An asylum seeker who made a claim for asylum on or 
before 4 February 1996 and was entitled to housing benefit on that 
date.
 
(vii) 
CLASS T – an asylum seeker who was in Northern Ireland when 
the Home Secretary made a declaration that the country of which 
he is a national was subject to a fundamental change in 
circumstances, who claimed asylum within 3 months of that 
declaration and whose claim has not been decided (other than on 
appeal) or abandoned.
 
 
 
10.9.22 Persons Subject to Immigration Control - Eligible Classes for an Allocation of 
Accommodation 
The following persons subject to immigration control are specified as eligible to be 
allocated housing accommodation.  This is summarised at Appendix 5. 
(i) 
CLASS A - Refugee status.  A person who has been granted refugee 
status in the UK; (see Section 10.9.32) 
(ii) 
CLASSES B and BA – A person who has been granted  
Humanitarian Protection or Discretionary Leave to Enter or 
Remain in the UK ( formerly Exceptional Leave to Enter or Remain 
in the UK (ELR)).
This leave may be granted to a person who has failed 
in his request for asylum, but nonetheless has international protection 
needs and has been awarded Humanitarian Protection and leave to 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 94 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
remain in the UK, or someone who has been granted Discretionary 
Leave to remain in the UK where there are compelling, compassionate 
circumstances, for example a medical condition.  However, it may be 
the case that when the Leave was granted it was on condition that the 
applicant should not be a charge on public funds.  If that is the case, the 
applicant is not eligible for an allocation (see section 10.9.35). 
(iii) 
CLASS C – a person who has leave to enter or remain in the UK 
which is not subject to any time limit or condition (Indefinite leave 
to enter or remain in the UK (ILR)) and who is habitually resident in 
the CTA.  
This will be someone who has permission to enter or remain 
in the UK for an indefinite period with no condition or limitation and is 
regarded as having settled status.  In order to be eligible the applicant 
will have to be able to establish habitual residence.  It is also the case 
that if ILR status was obtained as a result of sponsorship, the applicant 
is not eligible unless five years have elapsed since his/her arrival in the 
UK or the date of sponsorship, whichever is later.  However, where a 
sponsor dies (or there is more than one sponsor, where all of them die) 
within the first five years, the applicant will be eligible provided he / she 
can establish habitual residence.  Typically these people are relatives of 
someone already living in the UK- without that family connection they 
would have no reason for coming to the UK and they are only allowed 
to enter if their relative supports them. A sponsored immigrant has 
conditional leave to enter the UK indefinitely; however their 
accommodation costs and living expenses must be provided by a third 
party (or parties).  The Home Office requires a formal undertaking from 
the sponsor that the person already living in the UK will support their 
relative. 
(iv) 
CLASS D – A person who left the territory of Montserrat after 1 
November 1995 due to volcanic eruption there. 
(v) 
CLASS F – An overseas student, where the accommodation has 
been let by the Executive to an education institution; 
(vi) 
CLASS M – A person who is already a secure tenant of the 
Executive or a registered housing association, and 
(vii) 
CLASS N – A person who is owed a duty under Articles 8, 10(2), 
10(3) or 11(2) of the Housing (NI) Order 1988. 
 
Determining Immigration Status  
10.9.23 If there is any uncertainty about an applicant’s immigration status, the District Office’s 
designated officer should contact the Home Office United Kingdom Border Agency 
(UKBA), using the procedures and template set out in Appendix 11.  Before doing so, 
the applicant should be advised that an inquiry will be made.  If at this stage the 
applicant prefers to withdraw his or her application, no further action will be required.  
 
Persons Subject to Immigration Control - Domestic Violence 
10.9.24 Article 13(2)(c) of the Free Movement Directive 2006 gives a right to remain to a 
person  subject to immigration control who is the partner (married or civil partner) of an 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 95 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
EEA national (whether an EEA national exercising their Treaty rights or a British 
citizen) and who is the victim of domestic abuse.  There is, however, no protection for 
cohabitees.  This can give rise to difficult situations and there may be circumstances in 
which it is necessary to refer cases to social services and other helping agencies such 
as Women’s Aid and Simon Community. 
 
British and Irish Citizens 

10.9.25 Returning UK nationals or a British passport holder coming to the UK for the first 
time will have to satisfy both steps of the Habitual Residence Test (HRT).  They 
need to provide one of the following to confirm they have a right to reside: 
•  Current passport 
•  Birth certificate 
•  Certificate from the Home Office confirming the grant of citizenship 
The second step of the HRT to show are habitually resident should then be 
applied as outlined in Appendix 13. 
 
However, under a UK Government resettlement programme, certain British 
citizens who leave Zimbabwe to live in the UK will be exempt from the Habitual 
Residence Test and will be eligible for an allocation of housing accommodation or 
homelessness assistance where he / she: 
•  Arrived in the United Kingdom on or after 28th February 2009 but before 18th 
March 2011; 
 
•  Immediately before arriving in the United Kingdom had been resident in 
Zimbabwe; and 
 
•  Before leaving Zimbabwe had accepted an offer made by HM Government to 
assist that person to settle in the United Kingdom,  
The applicant must provide proof of the offer from HM Government as evidence of 
eligibility. 
 
Illegal Entrants 
10.9.26 Illegal entrants include: 
 
(i)   persons who entered the country by evading immigration controls, 
 
(ii)   persons who have been deported from the UK, but who re-enter the country 
while the deportation order is still in force, and 
 
(iii)  persons who obtained entry clearance by practising fraud or deceit towards 
the entry clearance officer when applying for a visa or other entry clearance 
abroad, or by deceiving the immigration officer on arrival; the deceit or fraud 
would, however, have to be material. 
 
10.9.27 The question of whether or not someone is an illegal entrant is a matter of fact 
which UK Border Agency will be in the best position to determine the issue.  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 96 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Where staff are of the view that an applicant may be in the country illegally, it is 
recommended that the designated officer consults the Agency using the 
procedures set out in Appendix 11. 
 
 
 
Overstayers 

10.9.28 Establishing whether a person is an overstayer is not always straightforward and 
may involve detailed knowledge of the provisions of the Immigration legislation.  In 
all cases where staff has reason to believe that a person may be an overstayer, it 
is recommended that they consult UKBA.   
 
Asylum Seekers 
10.9.29 An asylum seeker is a person claiming to have a well founded fear of being 
persecuted for reasons of race, religion, nationality, membership of a particular 
social group, or political opinion, and who is unable or unwilling to avail him or her 
self of the protection of the authorities in his or her own country.  A person 
becomes an asylum seeker when his or her claim for asylum has been recorded 
by the Home Secretary, and he or she remains an asylum seeker until such time 
as that application has been finally resolved (including the resolution of any 
appeal). The recording, consideration and resolution of such a claim is a matter for 
the Home Office. 
 
10.9.30 Asylum seekers who are persons subject to immigration control and whose claim 
for asylum was made after 2 April 2000 are not eligible to be assisted under the 
homelessness assistance or to be allocated a social housing tenancy.   The Home 
Office has arrangements in place for the provision of accommodation for asylum 
seekers in Northern Ireland and such cases should be referred to the Housing 
Executive’s Asylum Development Officer based in Belfast Area office.  
 
10.9.31 However, certain asylum seekers whose claim for asylum was made before 3 April 
2000 may be eligible for homelessness assistance.   In such circumstances further 
advice should be sought from the Asylum Development Officer, Belfast Area.  
Alternatively, if there is any uncertainty about an applicant's immigration or asylum 
status, the designated officer should contact the UKBA, using the procedures set 
out in Appendix 11.  Before doing so, the applicant should be advised that an 
inquiry will be made: if at this stage the applicant prefers to withdraw his or her 
application, no further action will be required.   
 
Refugees  
10.9.32 When an application for asylum is granted, an asylum seeker becomes a refugee 
and is entitled to enjoy a range of benefits, including entitlement to be considered 
for an allocation of accommodation and homelessness assistance. 
 
10.9.33  Once leave to enter or remain has been granted to a person who has been 
recognised as a refugee or has been given leave because of humanitarian 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 97 of 209                 

link to page 98  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
protection, they (and if recognised as dependants, their family) have full housing 
and homelessness rights and can qualify for assistance and benefits, under the 
eligibility regulations.   
 
10.9.34 Since 30 August 2005, people granted refugee status are given limited leave to 
remain in the UK for a period of 5 years.  When the 5 year period is due to expire, 
a refugee is entitled to apply for indefinite leave.  If a person who has limited leave 
to enter or remain as a refugee allows their leave to expire, however, without 
making a further application in time, they will become an overstayer, and cease to 
be eligible for housing.  Where an application for further leave to remain is made 
by a person before their current leave to enter or remain runs out, the current 
leave is automatically extended on the same terms while the Home Office deals 
with the application. 
 
Humanitarian Protection; Discretionary Leave and Leave Outside the Rules 
(LOTS)
 
10.9.35 Not all people seeking asylum are granted refugee status, but some are given 
leave to enter or remain in the UK on a humanitarian or discretionary basis for 
periods of up to 3 years.  Towards the end of this period, protected persons / leave 
holders may apply for further leave to remain (if the application is made within 
relevant time limits, the original protection or leave will continue to apply until a 
decision is made).   
 
10.9.36 The Secretary of State has a residual discretion to grant a person leave to enter or 
remain outside the immigration rules.  This was known as “exceptional leave” and 
from 1st April 2003 this was called “Leave Outside The Rules (LOTR)” or 
“Discretionary Leave”.   Leave to enter or remain granted at the discretion of the 
Secretary of State may be given with or without a restriction on public funds, 
depending on the circumstances.  Where a person has been given such leave 
they are eligible for housing as long as there is no public funds limit on current 
stay.   
 
10.9.37 Staff should use the critical date facility on HMSKL to monitor the outcome of any 
application to extend a period of leave.  If the application is refused and the person 
is not removed from the country by the Home Office’s UKBA, it is possible that the 
person may remain in the country unlawfully.  Such persons are not eligible for 
assistance under the homelessness legislation or to be granted a tenancy. 
 
Persons from Abroad who are not subject to Immigration Control 
10.9.38 The NI Regulations provide that the following persons who are not subject to 
immigration control are ineligible for an allocation of housing accommodation7:  
 
(i)   with certain exceptions (see paragraph 10.9.39), a person not habitually 
resident in the Common Travel Area; 
                                                 
7 Regulation 3(1) of The Allocation of Housing and Homelessness (Eligibility) Regulations (Northern Ireland) 
2006 as amended (“the Eligibility regulations”) 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 98 of 209                 

link to page 99  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
(ii) 
a person whose only right to reside in the UK is derived from their status as a 
jobseeker or a member of a jobseeker’s family.  See section 10.9.44. (For 
these purposes, “jobseeker” has the same meaning as for the purposes of 
regulation 6(1)(a) of the Immigration (European Economic Area) Regulations 
2006 (“the EEA Regulations”))
;   
 
(iii)  a person whose only right to reside in the UK is an initial right to reside for a 
period not exceeding three months under Regulation 13 of  the EEA 
Regulations; 
 
(iv)  a person whose only right to reside in the Common Travel Area is a right 
derived from one of the rights mentioned in (ii) or (iii) above and which is 
derived from the Treaty establishing the European Community (“the EC 
Treaty”). 
 
10.9.39 Certain persons from abroad (not being persons subject to immigration control) will be 
eligible for an allocation of housing accommodation8, if he/she is: 
 
(i) 
an EEA national who is in the UK as a “worker” (which has the same 
meaning as it does for the purpose of Regulation 6(1) of the EEA 
Regulations); 

 
(ii) 
an EEA national who is in the UK as a self–employed person (which has the 
same meaning as it does for the purposes of Regulation 6(1) of the EEA 
Regulations);
  
 
(iii)  a person who is worker from an accession state requiring registration or 
authorisation and who is treated as a “worker” for the purposes of regulation 
6(1) of the EEA Regulations 2006, pursuant to the Accession (Immigration 
and Worker Registration) Regulations 2004 
or the Accession (Immigration 
and Worker Registration) Regulations 2006

 
(iv)  a person who is a family member of a person referred to in (i)–(iii) above; 
 
(v)  a person with a right to reside permanently in the UK by virtue of regulation 
15(c), (d) or (e) of the EEA Regulations; 
 
(vi)  a person who left the island of Montserrat after 1 November 1995 due to the 
volcanic activity there;  
 
(vii)  a person who is in the UK as a result of his deportation, expulsion or other 
removal by compulsion of law from another country. 
 
                                                 
8 Regulation 3(2) of The Eligibility Regulations 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 99 of 209                 

link to page 100 link to page 100 link to page 100 link to page 100  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
European Economic Area Nationals - Rights to Reside In the UK Derived 
from EC Law 

10.9.40 EEA nationals and their family members have rights to enter and reside in the UK 
derived from EC Regulations, Directives Treaties, and agreements and are not 
persons subject to immigration control.  The countries concerned are listed at 
Appendix 8.  The Immigration (European Economic Area) Regulations 2006 (“the EEA 
Regulations”) implement into UK domestic law EC legislation conferring rights of 
residence on EU nationals.  Broadly, the EEA Regulations provide that EU nationals 
have the right to reside in the UK for the first three months of their residence, and for 
longer if they are a “qualified person” or they have acquired a permanent right of 
residence.  The entitlement to housing assistance and benefits of an EEA national is in 
some limited cases limited by the Allocations and Homelessness Regulations9 and the 
habitual residence test.  However, EEA nationals who are workers or self-employed in 
the UK, and their family members (regardless of nationality), are specifically exempt 
from this test. 
 
The Accession States  

10.9.41 A slightly different regime applies to EU nationals who are citizens of the accession 
states.  For the purposes of this guidance, “the accession or A8 states” are the eight 
eastern European counties that acceded to the EU on 1 May 2004: Poland, Lithuania, 
Estonia, Latvia, Slovenia, Slovakia, Hungary and the Czech Republic.  A8 nationals 
are subject to special rules about seeking and taking up employment (see section 
10.9.74 and Appendix 14).  There are also additional rules about nationals of Bulgaria 
and Romania (“the A2 states”) with effect from their accession to the EU on 1st 
January 2007 (see Appendix 18). 
 
Initial Three Months of Residence 
10.9.42 EEA nationals have an unconditional right to reside10 in the UK for an initial period of 
up to three months without any conditions or formalities other than holding a valid 
identity card or passport.   However, they are not eligible for housing assistance if his 
or her only right to reside in the UK is an initial right to reside for a period not 
exceeding three months.11  Therefore any EU national who exercises their right to live 
in the UK for this initial 3 month period is not entitled to housing assistance unless they 
also have an additional right to reside as a “qualified person”. 
 
Rights of Residence for “Qualified Persons” 

10.9.43 A “qualified person” has the right to reside in the UK so long as they remain a qualified 
person12. A qualified person means: 
a) 
a jobseeker; 
 
b) 
a worker; 
 
c) 
a self-employed person; 
                                                 
9 The Eligibility Regulations 
10 Regulation 13 of the EEA Regulations 2006 
11 Regulation 3(1)(b)(ii) and (c) and 4(1)(b)(ii) and (c) of the Eligibility Regulations 2006 
12 Regulation 14 of the EEA Regulations 2006 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 100 of 209                 

link to page 101  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
d) 
a self-sufficient person; 
 
e) 
a student. 
 
 
Jobseekers 

10.9.44  A jobseeker is a person who enters the UK in order to seek employment and can 
provide evidence that he or she is seeking employment and has a genuine chance of 
being employed.  The Eligibility Regulations provide that in the case of a housing and 
homelessness application made on or after 1st June 2006, a person whose only right 
to reside in the UK is based on his or her status as a jobseeker or the family member 
of a jobseeker is not eligible for assistance as homeless and not qualifying for an 
allocation.  If, however, the EEA national is entitled to JSA (IB) then he / she may be 
eligible to be assessed under homelessness assistance. 
 
Workers 

10.9.45 Subject to the special rules outlined later about A8s and A2s, an EEA worker is a 
person with EEA nationality who has a paid job in the UK.  Work should be genuine 
and effective.  Work that is purely marginal or ancillary to some other activity is not 
sufficient, but a part-time job is enough as long as it is real employment.   Applicants in 
the labour market should be able to confirm that they are, or have been, working in the 
UK by providing, for example: - pay slips; a contract of employment, or a letter of 
employment.  An EEA worker and his or her family members are eligible for housing 
because they are not subject to immigration control and have the right to reside.  Also 
they are specifically exempt from the habitual residence test under the eligibility 
regulations. 
 
Retention of worker status 
10.9.46 A person who has worked in the UK and is no longer working may not cease to be 
treated as a 'worker'13 if he or she: 
 
(a) is temporarily unable to work as the result of an illness or accident; or 
(b) is recorded as involuntarily unemployed after having being employed in the UK, 
provided that he or she has registered as a jobseeker with the relevant 
employment office, and: 
(i) was employed for one year or more before becoming unemployed, or 
(ii) has been unemployed for no more than 6 months, or 
 
 (iii) can provide evidence that he or she is seeking employment in the   UK 
and has a genuine chance of being engaged; or 
(c) is involuntarily unemployed and has embarked on vocational training; or 
(d) has voluntarily ceased working and embarked on vocational training that  is 
related to his or her previous employment. 
 
Maternity Leave 
10.9.47 There has been much debate about whether claimants who are on maternity leave are 
treated as being temporarily unavailable for work.  The EU issued the Pregnant 
                                                 
13 Regulation 6(1)(b) of the EEA Regulations 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 101 of 209                 

link to page 102 link to page 102 link to page 102 link to page 102 link to page 102  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Worker’s Directive14 which confirms that a pregnant woman retains her worker status 
while on maternity leave. If a woman is on maternity leave and the employment 
relationship still exists, then she is treated as a worker.  If however, the claimant does 
not return to work or gives up her job while on maternity leave, then she may not retain 
her worker status and may subsequently lose her right to reside.  
Self-employed persons 
10.9.48 ‘Self-employed person' means a person who establishes himself in the UK in order to 
pursue activity as a self-employed person in accordance with Article 43 of the Treaty 
establishing the European Union.  An EEA self-employed and his or her family 
members are eligible for housing assistance because they are not subject to 
immigration control and have the right to reside.  Also they are specifically exempt 
from the habitual residence test. 
   
10.9.49 A self-employed person earns his / her own livelihood directly from his own trade or 
business rather than as an employee of another.  Any person who pursues genuine 
and effective activities as a self-employed person must be regarded as self-employed.  
Factors to be considered include: 
•  the sharing of the commercial risks of the business 
•  the freedom to choose their own working hours 
•  the freedom to engage their own assistants. 
 
10.9.50 A self-employed person should be able to confirm that he or she is pursuing activity as 
a self-employed person by providing documents relating to their business such as 
invoices; tax accounts, or utility bills.  Any person who pursues genuine and effective 
activities as a self-employed person must be regarded as self-employed.   
 
10.9.51 Accession state nationals are not required to register in order to establish themselves 
in the UK as self-employed persons.  A self-employed person retains that status if they 
are temporarily unable to pursue their activity as the result of an illness or accident.15   
 
Self-sufficient person 
10.9.52 A self-sufficient person16  means a person from the EEA who has enough resources 
not to become a burden on the social assistance system of the UK during his or her 
period of residence and has comprehensive sickness insurance cover17 in this 
country.  This applies to members of his or her family as well.   
 
10.9.53 Sufficient resources are “higher than the level of resources below which the host 
Member State may grant social assistance to its nationals”.18  In other words, more 
than the level at which income support would be awarded.   
                                                 
14 EC Pregnant Workers Directive 92/85/EC 
15 Regulation 6(1)(c) of the 2006 EEA regulations 
16 Regulation 4(1)(c) of the 2006 EEA regulations 
17 Comprehensive sickness insurance cover must provide for general health risks.  The E111 or its 
successor the EU Health Insurance Card does not suffice.   
18 Article 8(4) of Council Directive (EC) 2004/38 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 102 of 209                 

link to page 103 link to page 103 link to page 103 link to page 103  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
10.9.54 Under the eligibility rules applying to a housing or homelessness application made on 
or after 1st June 2006, a self-sufficient person and his or her family members with a 
basic income are eligible for assistance because they have a right to reside, and can 
qualify for housing if they are habitually residence in the CTA.  Where the applicant 
does not meet the conditions but has previously done so during his or her residence in 
the UK, the case should be referred to the Home Office for clarification of their status.   
 
Students 
10.9.55 A 'student' is defined19 as a person who: 
(a)  is enrolled at a private or public establishment included on the Department of 
Education and Skills' Register of Education and Training Providers, or is 
financed from public funds for the principal purpose of following a course of 
study, including vocational training, and 
 
(b)  has comprehensive sickness insurance cover in the UK20, and 
 
(c)  makes a declaration to the Home Office that he or she (and if applicable his or 
her family members) has sufficient resources not to become a burden on the 
social assistance system of the UK during his or her period of residence. 
 
10.9.56 Note the restricted definition of family member that applies where the EEA national is a 
student and has no other rights to reside. After the initial three month right of entry, 
only the spouse or civil partner and dependant children of the EEA student or his 
spouse or civil partner have the right to reside in the UK.  The resources of a student 
from the EEA or his or her family are sufficient if they are more than the maximum 
level of resources that a UK national and his or her family members may possess if he 
or she is to become eligible for social assistance under the UK benefit system. 
 
10.9.57 A student and his or her family members (subject to the restricted definition outlined 
above) may become eligible for housing because they have the right to reside.  This is 
provided he or she is habitually resident in the CTA and has enough resources to meet 
the requirements.   
 
Family Members of a Qualified Person  
10.9.58  Family members of EEA nationals (whether or not they themselves are EEA nationals 
or non-EEA nationals) have rights to reside as outlined above, and are therefore 
exempt from immigration control when the above rules apply to them.  Therefore they 
are often eligible for housing in their own rights.   
 
10.9.59  The following persons21  are treated as family members of another person  
(i)  
a family member of a qualified person residing in the UK; 
         (ii)   a family member of an EEA national with a permanent right of residence22;   
                                                 
19 Regulation 4(1)(d) of the EEA Regulations 2006 
20 Comprehensive sickness insurance cover must provide for general health risks.  The E111 or its successor 
the EU Health Insurance Card does not suffice.   
21 Regulation 14 of the EEA Regulations 2006  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 103 of 209                 

link to page 104 link to page 104  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
and 
(iii)   a family member who has retained the right of residence23  
 
Staff should check that the Applicant remains a family member of an EEA national and 
also that the EEA national in question is a Qualified Person. 
When considering the eligibility of a family member, the Executive should consider 
whether the person has acquired a right to reside in their own right, for example a 
permanent right to reside.    
 
Who is a 'family member'? 

10.9.60 The following persons are treated as the family members of another person24 (with 
certain exceptions for students - see below): 
  
(a)   the spouse or civil partner; 
 
 
(b)  direct descendants of the EEA national, his or her spouse or his or her civil 
partner who are: 
 
(i) under the age of 21; or 
 
(ii) over 21 and dependent on the person, or the spouse or civil partner; 
 
(c)   an ascendant relative of the person, or of the person's spouse or civil partner, 
who is dependent on the person or the spouse or civil partner. 
 
(d)   a person who is an extended family member and is treated as a family 
member. 
  
10.9.61 Note: Meaning of “spouse or civil partner” 
Reference to a spouse means a married partner and includes the spouse or civil 
partner when separated.  Where the spouse or civil partner is an EEA national, 
divorce, annulment of the marriage or termination of a civil partnership does not affect 
the right of residence of their family members. Where the spouse or civil partner is a 
non-EEA national they may be considered as a family member who has retained the 
right of residence (see section 10.9.69). Unmarried partners may apply for residence 
rights as extended family members as outlined below.  A family member of an EEA 
national who has the right to reside in this country and is living in this country does not 
have to be living with that EEA national to have the right to reside here. 
 
10.9.62  Note: Meaning of “dependant” 
The references to dependency mean financial dependency, but a family member does 
not have to be wholly dependent, or live with the EEA national to meet the 
dependency requirement.  The European Court of Justice has ruled on the meaning of 
“dependant” a family member is dependent on the qualified person if the qualified 
                                                                                                                                                      
22 Regulation 15 of the EEA Regulations 2006 
23 Regulation 10 of the EEA Regulations 2006 
24 Regulation 7 of the EEA regulations 2006 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 104 of 209                 

link to page 105  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
person was providing the family member with the “material support…..in order to meet 
their essential needs in the State of origin”25.  Generally, this means that financial 
support must have been provided by the qualified person or their spouse or civil 
partner to the family member before the family member joined them in the UK.  If the 
family member becomes dependent after arriving in the UK they are not a family 
member of a qualified person. 
 
Family Members of Students 
10.9.63 A person shall not be treated as a family member of a student residing in the UK after 
the period of 3 months beginning on the date the student is admitted to the UK unless: 
(a)  the person is the dependent child of the student, or of the spouse or civil  
partner; or 
 
(b) the student also falls within one of the other categories of qualified person 
mentioned above. 
 
Family Member – EEA Family Permit / Residence Documents 
10.9.64 As confirmation of their right of residence, family members may apply for certain 
residence documents: 
•  EEA national – registration certificate 
•  Non-EEA national – registration card 
•  EEA and Non-EEA nationals – family permit 
A registration card normally takes the form of a stamp in the applicant’s passport.  An 
EEA family permit is a form of entry clearance issued to the EEA family members of an 
EEA national who is in the UK, or intends to come to the UK, in order to exercise a 
Treaty right.   
NOTE: All residence documentation issued to EEA nationals is declaratory in nature 
only, i.e. it confirms that at the date of issue the holder of the document had the right to 
reside in the UK; however it does not confer a right of residence. Staff should check that 
the Applicant remains a family member of an EEA national and also that the EEA 
national in question is a Qualified Person. 
 
 
Extended Family Members 
10.9.65  The Home Office decides who is an “extended family member”.  An extended family 
member must hold a valid 
•  EEA family permit; or 
•  A Registration Certificate; or 
•  A Residence Card 
The extended family member may be for example a cousin, unmarried common-law 
partner (who can prove he/she is in a durable relationship with the EEA national), 
sibling etc.  If an extended family member has documentation from the Home Office 
confirming the right to reside he or she will be eligible for housing on the same basis 
as the EEA national themselves. 
                                                 
25 Case C-1/05 Yunying Jia v Migrationsverket, paragraph 43 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 105 of 209                 

link to page 106  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
FAMILY MEMBER WHO HAS RETAINED THE RIGHT OF RESIDENCE 
10.9.66 The expression “a family member who has retained the right of residence” has a 
specific meaning.  It means non-EEA family members continue to have the right of 
residence in the four following sets of circumstances:26 
 
1. 
 they were a family member of a qualified person when the qualified person 
died and if they were an EEA national would be a worker, a self-employed 
person or a self-sufficient person.  
2. 
 They ceased to be a family member of a qualified person on the termination 
of the marriage or civil partnership of the qualified person and they are a 
worker, a self-employed person or a self-sufficient person and 
•  their marriage/ civil partnership must have lasted at least three years 
(when divorce proceedings were initiated), and at least one of those years 
must have been spent in the UK, or 
•   the former spouse or civil partner of the qualified person has custody of a 
child of the EEA national or 
•  They have  the right of access to a child of the EEA national under the age 
of 18 and a court has ordered that such access must take place in the UK 
or 
•  There are particularly difficult circumstances, such as domestic violence 
during the marriage. 
 
3. 
 They are a direct descendant of an EEA national who has died or has 
ceased to reside in the UK, (or of their spouse/ civil partner) and 
 
•  they were attending an educational course in the UK immediately before 
the EEA national died or left the UK and continues to attend such a 
course. 
 
4. 
 They are a parent with actual custody of a child who satisfies the condition in 
paragraph 3 above. 
 
EEA family members and non-EEA family members are treated differently with 
regard to family members retaining the right of residence.  An EEA national is a 
“family member who retained the right of residence” under paragraphs 3 & 4 
above only. 

 
UK Nationals 
10.9.67 The above rules do not apply to family members of UK nationals unless the UK 
national has been working in an EEA country and now wants to bring a non EEA 
family member back to the UK with him/ her. Otherwise, no EEA family members of 
UK nationals must apply for entry under the normal immigration rules.   This is 
because a UK national cannot be a qualified person unless they have exercised their 
                                                 
26 Regulation 10 of the EEA Regulations 2006 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 106 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
treaty rights and worked in another EEA country. However, an Irish national is treated 
as qualified person. 
 
Relationship with Other Rights to Reside  

10.9.68 Where an applicant for housing assistance who’s right to reside is derived from his or 
her status as the family member of an EEA national with a right to reside, the family 
member may have acquired a right to reside in his or her own right. In particular, a 
person who arrived in the UK as the family member of an EEA national may have 
subsequently acquired a permanent right of residence.   
 
 
Permanent Right of Residence
 
10.9.69 A person acquires the right to reside permanently in the UK in the following sets of 
circumstances:  
 
(a)   an EEA national who has resided in the UK in accordance with the 2006 EEA 
regulations for a continuous period of 5 years; or 
 
(b)   a non-EEA national who is a family member of an EEA national and who has 
resided in the UK with the EEA national in accordance with the EEA 
regulations for a continuous period of 5 years; 
 
(c)   a worker or self-employed person who has ceased activity (see regulation 5 
of the EEA Regulations for the definition of worker or self-employed person 
who has ceased activity); 
 
(d) 
 the family member of a worker or self-employed person who has ceased 
activity; 
 
(e)   a person who was the family member of a worker or self-employed person 
who has died, where the family member resided with the worker or self-
employed person immediately before the death and the worker or self-
employed person had resided continuously in the UK for at least 2 years 
before the death (or the death was the result of an accident at work or an 
occupational disease); 
 
(f)  
a person who has resided in the UK in accordance with the EEA regulations 
for a continuous period of 5 years, and at the end of that period was a family 
member who has retained the right of residence (see regulation 10 of the 
EEA Regulations for the definition of a family member who has retained the 
right of residence). 
 
10.9.70 The concept of a “worker or self-employed person who has ceased activity” has a 
specific meaning and does not mean someone who has merely stopped work.  It 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 107 of 209                 

link to page 108 link to page 108  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
means an EEA national who ceases to work as a worker or self-employed person in 
the five following sets of circumstances:27 
 
1. 
They reach the age at which they are entitled to a state pension on the date 
on which they terminate their activity or in the case of a worker, ceases 
working to take early retirement and 
•    have pursued their activity as a worker or self-employed person in the UK 
for  at least 1 year prior to the termination and 
 
•    have resided in the UK continuously for more than 3 years prior to the 
termination. 
2. 
They terminate their activity in the UK as a worker or self-employed person as 
a result of a permanent incapacity to work and either 
•    they have resided in the UK continuously for more than 2 years prior to the 
termination or 
 
•    the incapacity is the result of an accident at work or an occupational 
disease that entitles them to a pension payable in full or in part by an 
institution in the UK. 
 
3. 
They are active as a worker or self-employed person in an EEA State but 
retain their place of residence in the UK to which they return as a rule at least 
once a week and 
•   prior to becoming so active in that EEA State, they had been continuously 
resident and continuously active as a worker or self-employed person in 
the UK for at least 3 years.  
 
4. 
A person who satisfies the first part of paragraph 3 but not the time limit is 
treated as being active and resident in the UK for the purposes of paragraphs 
2 & 3. 
 
5. 
The time limits in paragraphs 2 & 3 do not apply if the spouse or civil partner of 
the worker or self-employed person is an UK national.  
 
Periods of activity include:28 
 
•   periods of inactivity not of the person’s own making; and 
•   periods of inactivity due to illness or accident; and 
•  in the case of a worker, periods of involuntary unemployment duly recorded 
by the relevant employment office. 
 
10.9.71 Continuity of residence is not affected by temporary absence: 
•  Not exceeding a total of 6 months a year; or 
                                                 
27 Regulation 5 of the 2006 Regulations  
28 Regulation 5(7) of the EEA Regulations 2006 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 108 of 209                 

link to page 109  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
•  By absences of longer duration for compulsory military service; or 
•  By 1 absence of a maximum of 12 consecutive months for important reasons 
such as pregnancy and childbirth, serious illness, study or vocational training, 
or posting in another country. 
Once acquired, the right of permanent residence can be lost through absence from 
the UK for a period exceeding two consecutive years.  A person with a right to 
reside permanently in the UK arising from para. 38 (c), (d) or (e) is eligible for 
housing assistance whether or not he or she is habitually resident in the CTA. 
Persons with a permanent right to reside by virtue of para. 38 (a), (b), or (f) must 
be habitually resident in order to be eligible. 
 
10.9.72  A8 nationals and their family members are eligible for permanent residence once they 
have exercised their Treaty rights in the UK for 5 years.  In other words after 5 years 
as a qualified person or a family members of qualified person.  The time spent in the 
UK prior to 1 May 2004 does not count towards the qualifying period for permanent 
residence.  However, time spent as a registered worker on the Worker Registration 
Scheme will count towards the qualifying period. 
 
10.9.73 Likewise A2 nationals and their family members are eligible for permanent residence 
once they have exercised their Treaty rights in the UK for 5 years.  The time spent in 
the UK prior to 1 January 2007 does not count towards the qualifying period for 
permanent residence.  However, time spent as an authorised worker on the Worker 
Authorisation Scheme will count towards the qualifying period.   
 
A-8 State Nationals 
10.9.74 On 1st May 2004 ten new countries joined the European Union.  People who have 
nationality of either Malta or Cyprus enjoy full rights to work and reside in the UK as an 
EEA national from that accession date.  However the nationals of the other eight 
countries (the A-8 States) do not enjoy full rights to reside as workers immediately. 
These countries are: Czech Republic; Estonia; Hungary; Latvia; Lithuania; Poland; 
Slovakia; and Slovenia.  Note that A8 nationals are EU nationals and all the above 
rights to reside and entitlement to housing assistance apply to them and their families, 
subject only to the special requirements they have to meet if they look for work or take 
a job. 
 
Under the Accession Regulations29 nationals from the A-8 States can take work 
without prior authorisation but in most cases have to comply with the requirements of 
the worker registration scheme. A8 workers are required to register with the Home 
Office Worker Registration Scheme in most cases if they take employment in the UK 
up to 30th April 2009.   
 
10.9.75 The right of residence for workers and jobseekers is limited in the following ways: 
                                                 
29 Regulation 5 of the Accession (Immigration and Worker Registration) Regulations 2004  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 109 of 209                 

link to page 110 link to page 110 link to page 110 link to page 110  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
• 
A8 workers will only be lawfully resident in the UK during their first year of 
employment if they have registered their employment and are working for 
authorised employers30 (see flowchart in Appendix 15) 
• 
A8 workers who cease to work within the first month of their employment will 
only be lawfully resident for the remainder of that month31 
• 
A8 jobseekers are not entitled to reside in the UK32 
 
10.9.76 Note: There is no restriction on A8 nationals who exercise other Treaty rights, 
therefore self-employed persons, self-sufficient persons and students are treated in 
the same way as existing EEA nationals. 
 
10.9.77 The requirement to register when working ceases to apply once an A8 national has 
worked in the UK continuously for 12 months. (Breaks of up to 30 days in total during 
the 12 moths do not break the continuity) and from then on they and their families 
have rights to reside and are eligible for housing assistance in the same way as any 
other European nationals. 
 
10.9.78 A8 workers need to provide the following evidence to confirm their status: 
• 
A passport or ID card 
• 
Worker Registration Card 
• 
Worker Registration Certificate (only valid whilst the holder is employed by 
the employer named on it and only has the start date.  Staff should contact 
the employer named in the registration certificate, to confirm that the 
applicant continues to be employed.). 
 
A8 nationals who are not required to register 
10.9.79 The following categories of A8 nationals are not required to register.33 
A person who: 
• 
 had leave to remain on 30 April 2004 which was not subject to conditions 
restricting employment or  
 
• 
 was legally working on 30 April 2004 and had been legally working without 
interruption* throughout the period of 12 months ending on that date or after 
that date or  
 
• 
 had worked legally without interruption for 12 months since 1 May 2004 
(Verified through Worker Registration Certificates) or 
 
• 
 is a posted workers** or 
 
• 
 is a family member of an EEA or Swiss national who has the right to reside 
as a qualified person or who has a permanent right of residence. 
                                                 
30 Regulation 5(2) of the Registration Regulations  
31 Regulation 5(4) of the Registration Regulations  
32 Regulation 4(2) of the Registration Regulations  
33 Regulation 2 of the Registration Regulations  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 110 of 209                 

link to page 111  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
* “Without interruption” means without breaks totalling more than 30 days34
 
** “Posted worker” means a person whose employer is not established in the UK 
and who works for that employer in the UK for the purpose of providing services on 
his employer's behalf. 
 
10.9.80 A8 workers are exempt from the second part of the HRT.  They will only be eligible 
for housing / homelessness assistance whilst they are working because they lose 
their right to reside once they stop working.  While “between jobs”, they would not 
retain their EU “worker” status and their right to reside would be conditional on 
them being self-sufficient and not placing an unreasonable burden on the host 
state (see Appendix 14 for more detailed guidance on this area).   
 
Exempt from Registration  
10.9.81 Some A-8 nationals will be exempt from the registration scheme (e.g. those 
already working legally in the UK immediately prior to 1 May 2004; those who are 
self-employed) and those who have worked in the UK for an uninterrupted period 
of 12 months after 1 May 2004 will no longer be subject to the Scheme (see 
Appendix 13).   
 
A8 Worker: post 12 months  
10.9.82 Once a worker registered with the Worker Registration Scheme has worked for 12 
months uninterrupted they have the same rights and access to housing / 
homelessness assistance as EEA 16 Nationals.  (A worker must not be out of 
work for more than 30 days in the 12 month period).  Once the 12 months 
uninterrupted work is completed they are no longer required to register as a 
worker.  In such circumstances, staff should obtain previous Registration 
Certificates and check through the start and end dates of previous registered 
employment to establish that the 12 months has been completed.    
 
Applicants who are Self Employed  
10.9.83 EEA and A2 nationals who are self-employed are allowed to come to the UK to 
establish themselves in work and have a right to reside under the new Directive.  
Self-employed people and their family members have the same rights as workers 
ad their family members.  They will need to provide one of the following 
documents as evidence of their right to reside: 
•  An ID card 
•  Passport 
•  EEA Registration certificate, if they have one, and 
Evidence of self-employment would include the following: 
• 
Audited accounts 
• 
Bank statements 
• 
Business lease 
• 
Invoices 
                                                 
34 Regulation 2(8) of the Registration Regulations  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 111 of 209                 

link to page 112  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
10.9.84 The following should be treated as self-employed: 
i.  People who pay or who have arranged to pay class 2 National Insurance 
Contributions 
ii.  People who are in receipt of an allowance under the Business Start Up 
Programme 
iii.  Usually people in the building industry who hold a Registration Card (C1S4) 
or a tax certificate (C1S5 – a construction tax certificate) or (C1S6 – a 
subcontractor’s tax certificate). 
iv.  Franchise holders who are paying schedule D tax and class 2 and/or class 4 
National Insurance Contributions. 
 
This group is exempt from the second step of the HRT.  A8 Nationals who are self-
employed have the same rights as EEA 16 and A2 nationals who are self-
employed The applicant’s own statement that he/she is self-employed should be 
accepted unless there are grounds for uncertainty.   
 
A2 Nationals 
10.9.85 On 1 January 2007 Bulgaria and Romania became members of the European 
Union.  The government assessed the impact of the 2004 accession and decided 
to adopt a gradual approach on labour market access to minimise any further 
impact.   The national measures applied by the UK took the form of a worker 
authorisation scheme.  The Accession (Immigration and Worker Authorisation) 
Regulations 2006 set out the scheme and also amended the 2006 Regulations to 
include within their scope A2 nationals. 
 
10.9.86 This scheme operates in a similar manner to the WRS for A8 nationals.  The 
essential difference being that A2 nationals are required to seek permission from 
the Home Office to take up work.  The social security provisions are virtually 
identical to those for A8 nationals. 
 
A2 NATIONALS WHO DO NOT REQUIRE AUTHORISATION 
10.9.87 The following categories of A2 nationals do not require authorisation.35 A person 
who: 
 
•  has leave to enter or remain and that leave is not subject to any condition 
restricting his employment. 
•  was legally working on 31 December 2006 and had been legally working 
without interruption* throughout the period of 12 months ending on that date or 
after that date. 
•  had worked legally without interruption for 12 months since 1 January 2007. 
 
                                                 
35 Regulation 2 of the Authorisation Regulations  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 112 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
10.9.88 
More detailed guidance is provided in Appendix 18. 
 
Homelessness – Pending Enquiries 
10.9.89 The Housing Executive does not owe the full housing duty (FDA status) under the 
homelessness legislation to Applicants who are not eligible for assistance. 
 
10.9.90 The interim duty to accommodate under Article 8 of the 1988 Order (pending inquiries 
under Article 7) applies to all Applicants who may be persons subject to immigration 
control in the same way as it applies to all other applicants.  Where inquiries are 
necessary to determine immigration status and eligibility, these should be carried out 
in parallel with the usual homelessness inquiries carried out under Article 7 of the 1988 
Order.  Where there is a duty to secure that temporary accommodation becomes 
available, it must be suitable for all members of the household, including any ineligible 
persons.  
 
10.9.91 If the Designated Officer is in a position to determine that the Applicant is ineligible at 
the outset of his/her application, there is no duty to provide temporary accommodation 
regardless that the Applicant may be homeless and have a priority need.   
 
Homelessness - Ineligible Applicants  

10.9.92 Where having completed their inquiries, the Designated Officer is satisfied that the 
Applicant is ineligible; he/she should be notified to leave the temporary 
accommodation which had been provided under the interim duty immediately.  
Families with children therefore could find themselves without accommodation and any 
prospect of further assistance.  This could give rise to a situation in which the children 
of such families become a child in need.  It is important that social services are alerted 
as quickly as possible to homelessness cases where the family may wish to seek 
assistance under the Children Order.  Social Services should also be advised of cases 
of Applicants who may be destitute, vulnerable and ineligible for assistance.  
 
10.9.93 It should be noted that all persons, whether “eligible persons” or not, are entitled to 
advice and assistance on homelessness and the prevention of homelessness 
including finding alternative accommodation; information regarding estate agents; 
private rented sector and local advice / support agencies.  
 
Homelessness - Conferring Priority Need 

10.9.94 Although the presence in a household of an ineligible person upon whom the 
homelessness applicant does not depend is generally immaterial, where an applicant 
is relying on a member of his or her household to confer priority need it will be 
necessary to establish if that member of the household is eligible for assistance.  
Article 7A(4) of the 1988 Order requires that “ineligible persons” are disregarded when 
determining whether an applicant is homeless, threatened with homelessness, or has 
a priority need.  From 2 March 2009, whether or not an ineligible person is disregarded 
for the purposes of the homelessness legislation will now depend on the immigration 
status of the applicant.   
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 113 of 209                 

link to page 114  
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
10.9.95  The restrictions under Article 7A(4) of the 1988 Order will continue to apply where the 
eligible applicant is a person subject to immigration control, for example a person 
granted refugee status, indefinite leave to remain, humanitarian protection or 
discretionary leave.   In such cases this means that the Article 7(4) as amended 
requires any dependants or other household members who are ineligible for 
assistance to be disregarded for the purpose of determining whether the applicant is 
homeless or has a priority need for accommodation.  Such cases will continue to be 
ineligible for Full Duty Applicant status. 
  
10.9.96 Where the applicant is not subject to immigration control and is an eligible UK citizen, 
national of a Commonwealth country with a right of abode in the UK, or an EEA 
national with a right to reside in the UK, then Article 7A (4) of the 1988 Order will no 
longer apply.  The applicant can claim homeless or priority need status, even if it is 
derived from a member of the applicant’s household who is a ‘restricted person’ (a 
restricted person is a person who is not eligible for assistance, is subject to 
immigration control and who has no leave to enter or remain in the UK or who has 
leave on the basis of no recourse to public funds).  This is now defined in a new Rule 
1(8) which has been inserted in the Housing Selection Scheme (see Chapter 12). 
 
10.9.97 Therefore a ‘restricted case’36 is a case where an eligible applicant who is not subject 
to immigration control has a priority need for accommodation which is based on a 
restricted person.  This group of eligible applicants will therefore be able to rely on 
ineligible household members to convey homelessness or priority need, and therefore 
convey an entitlement to be secured suitable accommodation under Article 10(2) of 
the 1988 Order.  Such cases are now referred to as restricted cases.  However, the 
statutory duty owed to such restricted cases differs.  A template for a homeless 
decision letter which should be used in such restricted cases is attached at Appendix 
19(c) and should be completed as necessary and issued to the Applicant. 
 
10.9.98 Restricted cases will be entitled to additional homelessness services if necessary, 
namely temporary accommodation, furniture storage and taxi vouchers. Of particular 
importance, however, is that unlike other Full Duty Applicants, in a restricted case, the 
Housing Executive must, so far as reasonably practical, bring the Article 10(2) duty to 
an end by arranging for an offer of a tenancy in private accommodation to be made to 
the applicant by a landlord.   
 
10.9.99 The Applicant in a restricted case will only be entitled to one offer of private rented 
accommodation.  For an offer of private accommodation to come within the meaning of 
Article 10, amended, the following requirements must be met: 
1.  It must be an offer of a private tenancy for a term of at least 12 months of 
accommodation which is available for the applicant’s occupation; 
2.  That offer must be made with the approval of NIHE, in pursuance of arrangements 
made by NIHE with the landlord with a view to bringing its housing duty to an end. 
                                                 
36 Article 10(5) of the 1988 Order 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 114 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
3.  NIHE must not approve an offer of private accommodation unless it is satisfied 
that it is suitable for the applicant and reasonable for him to accept, and having 
been informed by the Housing Executive of the possible consequences of refusal, 
the applicant either accepts or refuses the offer.   
4.  At the end of the 12 months term, the private landlord can choose to renew the 
tenancy term.  However, if the tenancy is not renewed and the applicant’s 
circumstances have not changed they will have to reapply for a homeless 
assessment. 
 
NOTE:  OFFICERS DEALING WITH A RESTRICTED CASE SHOULD CONTACT 
HOMELESSNESS POLICY UNIT, HQ FOR DETAILED ADVICE AND ASSISTANCE. 
 
10.9.100 
The Housing Executive will have discharged its statutory duty where the 
applicant either accepts or refuses an offer of private rented accommodation (Article 
10(2A) of the Housing (Northern Ireland) Order 1988 as inserted by the 2008 Act).  
Templates of letters to be issued to an Applicant who has refused or accepted an offer 
of private accommodation are attached at Appendix 19(d) and Appendix 19(e) 
respectively. 
 
10.9.101 
If the Designated Offer is not able to secure a suitable offer of private 
accommodation for the Applicant and the Applicant’s household, the Designated 
Officer may make a reasonable offer of accommodation under the Housing Selection 
Scheme.  The Housing Executive will have discharged its statutory duty under the 
homelessness legislation where the applicant either accepts or refuses that offer and 
the Applicant should be notified accordingly. 
 
10.9.102 
In a restricted case, applicants will be entitled to be placed on the waiting list and 
considered for an allocation of accommodation.  They will not, however, be entitled to 
any preferential access to social housing and a new Rule 24A has been introduced in 
the Housing Selection Scheme to provide that no Insecurity of Tenure points 
(Intimidation; Full Duty Applicant Other Homeless points or Interim Accommodation 
points) should be awarded to an applicant whose homelessness status depends on a 
restricted person (see Chapter 12).  
 
10.9.103 
Where an Applicant who is a restricted case has refused an offer of private 
accommodation or of accommodation under the Housing Selection Scheme in 
discharge of the statutory duty, that Applicant will be entitled to remain on the Waiting 
List and receive three further reasonable offers under the Housing Selection Scheme.  
 
Ineligible Decisions:  Letters and Deletion Arrangements 
10.9.104 
Decision Letters: Where, following investigations the Housing Executive is 
satisfied that a homelessness applicant is ineligible, then in effect two decisions 
are made, namely under the homelessness legislation and also under the Housing 
Selection Scheme and therefore two decision letters should be issued (See 
Appendix 19).   Firstly the homeless (ineligible) decision letter should be selected 
and issued to advise the applicant that he is ineligible under the homelessness 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 115 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
legislation.  In addition, the applicant is ineligible for housing and the application 
should be deleted, therefore the attached ineligible system-generated letter 
(205/1) should be selected from HMS and issued.  The Housing Executive is 
obliged to notify the applicant of the reasons for its decision therefore the blank 
lines in both letters should be completed freehand to explain that the Housing 
Executive has decided that the applicant is a person from abroad who is not 
eligible for housing assistance.  Note: a housing applicant who has not applied 
under the homelessness legislation should only receive one letter, namely 205/1. 
 
Deleting the Application 
10.9.105 
Ineligible decisions are in two parts – Homeless and Housing.  Homeless 
Ineligibility must be keyed before Housing deletion.  Guidelines on the 
administrative arrangements, including use of the appropriate deletion code, for 
removing ineligible applications are attached at Appendix 19. 
 
 
Monitoring 

10.9.106 
Senior Housing Officers should check an applicant’s eligibility when 
considering making an allocation. This is particularly significant where it is possible 
that a substantial amount of time may have elapsed between the point at which an 
applicant applies to join a scheme and the point at which he or she is considered 
for an allocation of accommodation and where an applicant has been awarded 
limited leave to remain, including discretionary leave, humanitarian protection.  
Critical dates should be recorded on HMS to monitor such cases. 
 
10.9.107 
Where at the time that the applicant joins the scheme, it is decided that he or 
she is a person from abroad but is nonetheless eligible for housing, it is 
recommended that the housing officer inform the applicant that changes to his or 
her immigration status or the statutory eligibility criteria prior to an allocation could 
affect his or her eligibility.  
 
Appeals and Complaints 
10.9.108 
Where an homeless applicant who has been notified that they are an 
ineligible person from abroad decides to appeal the decision that they are 
ineligible, then that appeal should be considered under the Executive’s two-stage 
homeless appeals process in the same way as an appeal in relation to whether an 
applicant is homeless or threatened with homelessness; in priority need; or 
intentionally homeless.  Interim statutory homelessness duties including temporary 
accommodation and furniture storage continue during appeal.  
 
10.9.109 
If an Applicant who has applied for housing accommodation under the 
Housing Selection Scheme and has not been assessed under the homelessness 
legislation has been deemed ineligible as a person from abroad, then their case 
should be considered under the Internal Complaints Procedure.   
 
 
 

HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 116 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Advice and Assistance 
10.9.110 Ineligible applicants should be given advice and assistance on the private rented 
sector, local advice agencies and support groups.  The applicant should also be 
advised that he / she may make a fresh application for housing assistance if his 
or her circumstances have changed or he / she thinks that they should no longer 
be treated as not eligible. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 117 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
List of Appendices 
 
Appendix 1   Useful Websites 
Appendix 2  Glossary  
Appendix 3   Flowchart 
Appendix 4  Classes of applicant who are eligible for housing assistance 
Appendix 5  Persons subject to immigration control prescribed as eligible for an 
allocation of accommodation  
Appendix 6  Persons subject to immigration control prescribed as eligible for 
homelessness assistance  
Appendix 7  Classes of Person Who are NOT eligible for Accommodation/Homeless 
Assistance 
Appendix 8  European Groupings (EU, (A8) (A2), AND EEA) 
Appendix 9   How to identify the main classes of person subject to immigration control 
eligible for homelessness assistance / housing allocation 
Appendix 10 Asylum Seekers - Overview 
Appendix 11 How to contact the Home Office Immigration and Nationality Directorate; 
Information Request Template; List of Registered Officers 
Appendix 12 Public Funds 
Appendix 13 Habitual Residence Test 
Appendix 14 Workers Registration Scheme 
Appendix 15 A8 Workers Registration Flowchart 
Appendix 16 Example of a Worker Registration Scheme Card 
Appendix 17 Example of a Worker Registration Scheme Certificate 
Appendix 18 Worker Authorisation Scheme - Bulgarian and Romanian Nationals 
Appendix 19 Ineligible Decisions – Keying Arrangements and Decision Letters 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 118 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 1 
Useful Websites    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Legislation can be downloaded from:  
http://www.opsi.gov.uk/legislation/northernireland/ni_legislation.htm  
 
 
These pages explain how nationals of the European Economic Area (EEA) and members 
of their family can enter, live in and work in the United Kingdom: 
http://www.ind.homeoffice.gov.uk/applying/eeaeunationals  
 
 
Information on the Workers Registration Scheme can be found at: 
http://www.workingintheuk.gov.uk/working_in_the_uk/en/homepage/schemes_and_progra
mmes/worker_registration/wrs_faq.html 
 
 
 
Guidance for nationals of Bulgaria and Romania on obtaining permission to work in the 
United Kingdom can be found at: 
http://www.bia.homeoffice.gov.uk/6353/11406/49552/guidancefornationalofbulgar1.pdf  
 
 
Examples of passport endorsements, visas, permits etc.: 
http://www.ind.homeoffice.gov.uk/6353/18383/18469/fullguidance1.pdf   
http://www.ukvisas.gov.uk/servlet/Front?pagename=OpenMarket/Xcelerate/ShowPage&c=
Page&cid=1037023012243  
 
 
 
Guidance on Employing Migrant Workers: 
http://www.employingmigrantworkers.org.uk/index.html   
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 119 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Glossary of Terms 
Appendix 2  
 
A2 Accession  Bulgaria and Romania; these two countries joined the EU on the 
Countries  
1st  January 2007. Their nationals are subject to requirements 
regarding residence and employment under the Workers 
Authorisation scheme. 
 
 
A8 Accession  8 of the 10 countries which joined the EU on the 1st May 2004 
Countries  
are subject to special residence and employment rules known 
as the Workers Registration Scheme. Czech Republic, Estonia, 
Hungary, Latvia, Lithuania, Poland, Slovak Republic and 
Slovenia. Cyprus and Malta are not subject to such restrictions.  
 
 
Habitual 
A test which the UK Government uses to decide if an individual 
Residence 
normally lives in the CTA (see below) in order to decide if 
Test HRT 
he/she is entitled to benefits. 
 
 
Certificate of 
The document showing the grant of citizenship to a foreign 
Naturalisation 
national who can now apply for a British passport. 
 
 
CTA 
Common Travel Area; comprised the UK, Channel Islands, Isle 
of Man and the Republic of Ireland 
 
 
Lawfully 
This means that a person who requires leave to enter and 
Present 
remain in the UK has been granted that leave.  EEA nationals 
do not require leave to enter. 
 
 
Leave to 
When a non-EEA national is permitted to stay in the UK, they 
Remain 
are granted leave to remain by the Government. 
 
 
Leave to Enter 
When permission is given for a non-EEA national to enter the 
UK from outside, this is referred to as 'leave to enter'. 
 
 
Limited Leave  A form of leave granted to non-EEA national which permits them 
to 
a limited period of stay in the UK. Some nationals will be able to 
Enter/Remain 
take employment as part of their limited leave, although 
immigration restrictions may be imposed on the types of work 
they can do during their stay here. This is also often referred to 
as 'current' or 'subsisting' leave. 
 
 
Indefinite 
This is the immigration status granted by the Home Office to 
Leave to 
those foreign nationals who qualify for settlement or permanent 
Remain ILR 
residence in the United Kingdom. A person granted this status 
has no immigration restrictions placed on the work they may 
carry out in the UK, and no time limited on their stay. 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 120 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
United 
Formerly Immigration and Nationality Directorate (IND)  is the 
Kingdom 
Government Department within the Home Office which is 
Border 
responsible for migration to the UK. 
Agency 
(UKBA) 
 

 
Immigration 
A document which contains a UK Residence Permit and grants 
Status 
the holder Limited/Indefinite Leave to Enter or Remain in the 
Document 
UK. 
 
 
Asylum 
A person subject to immigration control who is in the UK 
Seeker 
requesting refugee status is an asylum seeker.  
 
 
NASS 
National Asylum Support Service.  A division of IND established 
in 2000 to operate the asylum support scheme. 
 
 
Refugee 
Granted to those asylum seekers who are recognised by the 
Status / 
Home Office in accordance with the criteria set out in the 1951 
Asylum 
United Nations (Geneva) Convention or under Article 3 of the 
Human Rights Act. 
 
 
Humanitarian 
Not all people seeking asylum are granted refugee status, but 
Protection   
some are given leave to enter or remain in the UK on a 
HP 
humanitarian basis. 
 
 
Discretionary 
Leave to remain which is awarded on an exceptional basis to a 
Leave           
person in cases where their expulsion would breach ECHR Art3 
DL 
on medical grounds 
 
 
Public Funds 
Public funds include a range of income-related benefits, 
together with housing and homelessness support. See 
Appendix 17 for the full list. 
 
 
Illegal Entrant 
A person who  requires leave to enter the UK but enters (or 
attempts to enter) without leave. 
 
 
Overstayer 
A person who had limited leave to enter or remain which has 
expired. 
 
 
Right of 
All British citizens have the right of abode in the UK, along with 
Abode 
certain other Commonwealth citizens (those with a Certificate of 
Entitlement endorsed on their passport).  Section 1(1) of the 
Immigration Act 1971 gives exemption from immigration control 
to persons with the right of abode in the UK, subject to proof on 
that right. 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 121 of 209                 



 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Sponsored 
Sponsored immigrants are given indefinite leave to enter or 
Immigrant 
remain in the UK on the understanding that another person is 
prepared to support them by providing accommodation and day-
to-day living expenses.  There may occasionally be more than 
one sponsor.  The home Office requires each sponsor to 
complete and sign a written maintenance undertaking. 
 
 
United 
The UKRP is a passport endorsement which authorises an 
Kingdom 
individual to stay in the UK. It is attached either to an individual's 
Resident 
passport, or to their Immigration Status Document. The UKRP is 
Permit (UKRP) 
issued in the UK for those seeking to further their stay here.  
 
 
Work Permits 
Work permit arrangements allow employers based in the UK to 
employ people from countries outside the EEA, if they have 
been unable to recruit an EEA national, or if the job is in a 
recognised shortage category.  
 
 
Work Permits 
This is part of the Immigration and Nationality Directorate of the 
UK 
Home Office. It administers work permit arrangements on behalf 
of the UK Government and also operates the Worker 
Registration Scheme (WRS). 
 
 
Worker 
This is the scheme established by the Home Office to monitor 
Registration 
the participation of A8 workers in the UK labour market. 
Scheme 
 

 
Worker 
This is the scheme established by the Home Office to monitor 
Authorisation 
the participation of A2 workers in the UK labour market. 
Scheme 
 

 
European 
Austria, Belgium, Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Denmark, 
Union (EU) 
Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, 
Countries 
Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta and the Netherlands, 
Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden 
and the United Kingdom. 
EEA Countries 
All EU countries plus Iceland, Norway and Liechtenstein. In 
addition,  Switzerland,  although not a member of the EEA, has 
signed an agreement allowing its citizens the same rights as 
EEA nationals. 
 
 
Family 
Spouse or civil partner, direct descendents under 21 years 
members 
(including those over 21), ascendant relatives 
(grandparents/parents), and descendent relatives 
(grandchildren).  
Partners who are not married or in a registered civil partnership 
and who separate or divorce. 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 122 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
 
EEA Family 
A document given to non-EEA family members before they 
Permit 
travel to allow them to enter the UK. 
 
 
 
 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 123 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 Appendix 3 Flowchart 
 
 
NO 
 
Is the Applicant subject 
YES 
Does  
 the Applicant fall 
NO 
to immigration control? 
within any of the 
Is the Applicant 
(no leave, limited leave, 
classes prescribed as 
an EEA or Swiss 
sponsored) 
exempt? 
national? 
(See App 5 and 6) 
NO 
YES 
 
YES 
The Applicant is not excluded by the Immigration Control rules 
Is the applicant exempt from the Habitual Residence Test? 
[EEA: workers & self-employed (including retained status), permanent 
 
 
residents, family members] 
 
 
 
NO 
YES 
Does the Applicant have the right to reside in the CTA? 
[UK/ROI/IOM/CI] 
[EEA: Self-sufficient & not a burden – cannot rely on initial 3 months 
 
or jobseeker status] 
[Non-EEA: any kind of formal leave - ILR/HP/DL/Right of Abode with 
no conditions] 
YES 
NO 
Is the Applicant habitually 
resident in the CTA? 
NO 
[“appreciable period” & “settled 
intention”]  
Applicant 
Not 
 
 
Eligible 
YES 
 
 
 pplicant 
 
Eligible 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 124 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 4 Summary: Classes of Applicant Eligible for Housing Assistance 
 
       Class of Applicant              Conditions of eligibility           How to identify / verify 
 
British citizen; Irish Citizen; 
Must have a right to 
Passport 
Commonwealth Country 
reside/right of abode and be 
national 
habitually resident in the CTA 
 
 
 
EEA citizen 
Must be habitually resident in 
Passport or national identity 
 
CTA, unless: 
card 
 
Must have a right to reside or 
Employment details or details 
 
family member of a person 
of self-employment or seeking 
 
with a right to reside. 
work;  
A-8 Citizen 
- applicant is a “worker”, or 
 
 
- applicant has a right to 
Workers Registration Card 
A-2 Citizen 
reside in the UK 
and Certificate(s) 
- applicant has a right to 
Worker Authorisation Card 
reside conditional on being 
and Certificate(s) 
self-sufficient  
 
 
 
 
Person subject to immigration 
None 
Home Office Papers and  
control granted refugee status 
Immigration Status Document 
 
 
 
 
 
 
Person subject to immigration 
Must not be subject to a 
Stamp in passports; Home 
control granted Humanitarian 
condition requiring him/her to 
Office Papers and Immigration 
Protection or Discretionary 
maintain him/herself and 
status Document 
leave to remain  
dependants 
 
 
 
Person subject to immigration 
Must be habitually resident in 
Stamp in passport or Home 
control granted indefinite 
CTA, and  
Office letter 
leave to remain (ILR) 
 
 
And, if ILR was granted on 
These sponsored people are 
undertaking that a sponsor(s) 
likely to have a visa/entry 
would be responsible for 
clearance stating 
maintenance & 
“Settlement/to join……. 
accommodation and 5 years 
[nephew, son, daughter]”.  
has not elapsed since date of 
The name of the person they 
entry to UK or the undertaking  are coming to join will 
– then at least one sponsor 
generally be written in the 
must have died 
passport next to the visa.  The 
word “Sponsor” may or may 
not be used. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 125 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 5 Persons Subject to Immigration Control Prescribed as Eligible for an 
Allocation of Accommodation  
 

Class of Applicant 
Conditions of Eligibility 
Reference 
Person subject to immigration control granted 
None 
Class A 
refugee status 
 
 
 
Person subject to immigration control granted 
ELR must not be subject to a 
Class B 
exceptional leave to remain (ELR) 
condition requiring him/her to 
maintain him/herself and any 
dependants without recourse to 
public funds. 
 
 
 
Person subject to immigration control granted 
Must be habitually resident in CTA 
Class C 
indefinite leave to remain (ILR) 
 
And, if ILR was granted on 
undertaking that a sponsor(s) would 
be responsible for maintenance & 
accommodation and 5 years has not 
elapsed since date of entry to the 
UK or the undertaking – then at 
least one sponsor must have died 
 
 
 
Person who left territory of Montserrat after 1 
None 
Class D 
November 1995 
 
 
 
An overseas student, where the 
None 
Class F 
accommodation has been let by the Executive 
to an education institution 
 
 
 
A person who is already a secure tenant of 
None 
Class M 
the Executive or a registered housing 
association 
 
 
 
A person who is owed a duty under Articles 8,  None 
Class N 
10(2), 10(3) or 11(2) of the Housing (NI) Order 
1988 
 
Notes 
CTA 
The Common Travel Area includes the UK, the Channel Islands; the Isle of Man and the Republic of Ireland 
See Appendix 8 for EEA countries. 
Persons subject to immigration control are not lawfully present in the UK unless they have leave to enter or remain 
in the UK.  Asylum seekers are granted “temporary admission” and do not have leave to enter or remain 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 126 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 6 Persons Subject to Immigration Control Prescribed as Eligible for 
Homelessness Assistance  
 
Class of Applicant 
Conditions of Eligibility 
Reference 
Person subject to immigration control granted 
None 
Class A 
refugee status 
 
 
 
Person subject to immigration control granted 
Must not be subject to a condition 
Class B 
Discretionary Leave (or previously exceptional 
requiring him/her to maintain 
leave to remain (ELR) or Humanitarian protection 
him/herself and any dependants 
without recourse to public funds. 
 
 
 
Person subject to immigration control granted 
Must be habitually resident in CTA 
Class C 
indefinite leave to remain (ILR) (i.e. not subject to 
 
any time limit or condition) 
And, if ILR was granted on undertaking 
that a sponsor(s) would be responsible 
for maintenance & accommodation 
and 5 years has not elapsed since 
date of entry to the UK or the 
undertaking – then at least one 
sponsor must have died 
 
 
 
Person who left territory of Montserrat after 1 
None 
Class D 
November 1995 
 
 
 
An asylum seeker who claimed asylum on arrival 
None 
Class Q 
(other than on re-entry) in the UK from a country 
outside the CTA on or before 2 April 2000 and 
whose claim has not been decided other than on 
appeal) or abandoned. 
 
 
 
An asylum seeker who made a claim for asylum on 
None 
Class R 
or before 4 February 1996 and was entitled to HB 
on that date 
 
 
 
An asylum seeker who was in NI when Home Sec 
 
Class T 
made a declaration that the country of which he is a 
national was subject to fundamental change in 
circumstances, who claimed asylum within 3 
months of that declaration and whose claim has not 
been decided (other than on appeal) or 
abandoned. 
Notes 
CTA 
The Common Travel Area includes the UK, the Channel Islands; the Isle of Man and the Republic of Ireland 
See Appendix 8 for EEA countries. 
Persons subject to immigration control are not lawfully present in the UK unless they have leave to enter or remain 
in the UK.  Asylum seekers are granted “temporary admission” and do not have leave to enter or remain 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 127 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
Appendix 7 Classes of Person Who are Not Eligible for Accommodation and 
Homelessness Assistance 
 
Classes of Person Who are Subject to immigration Control and who are NOT eligible for an 
Allocation of Accommodation 
 
( i )  asylum seekers who claimed asylum on or after 3 April 2000; 
 
( ii ) visitors to this country (including overseas students) who have limited leave to enter 
or remain in the UK granted on the basis that they will not have recourse 
to public funds; 
 
( iii ) persons who have leave to enter or remain in the UK which carries some form of 
limitation or condition (except where there is no prohibition on recourse to public 
funds); 
 
( iv ) persons who have leave to enter or to remain in the UK which carries no form of 
limitation or condition but are not habitually resident in the Common Travel Area; 
 
( v ) sponsored immigrants who have been in this country less than 5 years (from the date 
of entry or the date of the sponsorship agreement, whichever is the later) and whose 
sponsor(s) is still alive; and 
 
( vi ) persons who are in the UK illegally, or who have overstayed their leave. 
 
 
 
Classes of Person Who are Subject to immigration Control and who are NOT eligible for  
Homelessness Assistance 
All of the above and also including: 
 
Persons with limited leave to enter or remain in the United Kingdom who are in receipt of income 
support only because their remittances from abroad have been disrupted. 
 
 
 
 
Classes of Person Who are NOT Subject to immigration Control and who are NOT eligible for an 
Allocation of Accommodation or for assistance under the Homelessness Legislation 
 
With certain exceptions, persons not habitually resident in the Common Travel Area (Note both  
the allocation and homelessness regulations provide that a person shall not be treated as  
habitually resident in the CTA if he does not have a right to reside in the CTA; and 
 
Persons whose right to reside in the CTA is derived solely from certain European directives 
(in broad terms these Directives apply to people who are not economically active and whose right  
to reside is conditional on them being self-sufficient and not placing an unreasonable burden on  
the social assistance system of the host State). 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 128 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 8 European Groupings (EU and EEA) 
 
 
COUNTRIES WITHIN THE EUROPEAN UNION (EU)* 
 
Austria, Belgium, Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, 
France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, 
Malta, the Netherlands, Poland,  Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, 
Sweden, and the United Kingdom. 
 
Note: Nationals of the eight Eastern European states which joined the EU on 1 May 
2004 (Czech Republic, Estonia, Hungary, LatviaLithuania, Poland, Slovakia and 
Slovenia) and the two states which joined the EU on 1 January 2007 (Bulgaria and 
Romania) have restricted access to benefits and social housing. 
 
 
COUNTRIES WITHIN THE EUROPEAN ECONOMIC AREA (EEA) 
All EU countries, plus Iceland, Norway and Liechtenstein. 
 
 
SWITZERLAND 
Although not an EEA country, Switzerland should be treated as such for the 
purposes of this guidance (see the Immigration (European Economic Area) 
Regulations 2006 
(S.I. 2006 No. 1003, regulation 2(1)). 
 
 
 

 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 129 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 9 How to Identify the Main Classes of Person Subject to Immigration 
Control Eligible for Homelessness Assistance / Housing Allocation 

 
REFUGEE STATUS 
1. 
A person granted refugee status has been recognised as a refugee in accordance with the 
criteria set out in the 1951 United Nations Convention relating to the status of refugees and 
granted asylum in the UK. 
 
2. 
A person granted refugee status will normally have been issued by the Home Office with an 
Immigration Status Document and/or a letter (marked either GEN 22 or GEN 23 in the top 
right-hand corner) validated by an Immigration and Nationality Directorate (“IND”) , Border 
and Immigration Agency (“BIA”) or UK Border Agency date stamp. 
 
 
A PERSON WHO HAS EXCEPTIONAL (DISCRETIONARY) LEAVE TO ENTER OR 
REMAIN IN THE UK OR HUMANITARIAN PROTECTION 

3. 
Until 1 April 2003 exceptional leave to enter or remain in the UK could be granted to asylum 
seekers who had been refused asylum (i.e. not given refugee status) and other persons 
where there were compelling, compassionate circumstances which justified granting leave 
to enter or remain on an exceptional basis outside the immigration rules. Since 1 April 2003 
humanitarian protection status has replaced exceptional leave and, from 9 October 2006, 
humanitarian protection has been brought within the immigration rules. 
 
4. 
Exceptional leave to enter or remain was sometimes granted initially for 12 months only, 
and the person had the opportunity of seeking renewal for a further three years, prior to full 
settled status being granted (i.e. indefinite leave to remain with no limitation or condition). 
Persons holding such leave to enter or remain (even where this may be time limited) will be 
eligible for homelessness assistance unless it is subject to a condition requiring them to 
maintain and accommodate themselves (and their dependants) without recourse to public 
funds.  
 
5.      Humanitarian protection is granted for periods of up to 3 years. Towards the end of this 
period, protected persons/leave holders will have the opportunity to apply for further leave 
to remain (if the application is made within relevant time limits, the original protection or 
leave will continue to apply until a decision is made). 
 
6. 
Persons holding exceptional leave to enter or remain which is time-limited should not be 
treated as persons holding limited leave to enter or remain in the UK (who will not be 
eligible). 
 
7. 
Former asylum seekers granted exceptional leave to enter or remain will have been issued 
with a letter (marked GEN 19 in the top right-hand comer) showing the date until which 
leave to enter or remain has been granted. This letter will have been validated by an IND, 
BIA or UK Border Agency date stamp. 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 130 of 209                 



 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
A PERSON WHO HAS CURRENT LEAVE TO ENTER OR REMAIN IN THE UK, WHICH IS 
NOT SUBJECT TO ANY LIMITATION OR CONDITION 
 
8. 
Persons subject to immigration control who have permission to remain in the UK for an 
indefinite period are regarded as having settled status within the meaning of the 
immigration rules. Such persons are granted indefinite leave to remain and this will be 
reflected by an endorsement to that effect in their passport, which will be accompanied by 
an authenticating date stamp issued by IND, BIA or the UK Border Agency. 
 
 
NATIONAL IDENTITY SCHEME 
 
8A 
The first phase of the National Identity Scheme has commenced with the introduction of 
identity cards for foreign nationals (non EEA) who have been granted leave to remain in the 
UK within certain categories, i.e. students and marriages / civil partnerships.  These cards 
are issued in addition to the person’s passport.  It is anticipated that the scheme will be 
extended in the future. 
 
8B 
Although it is not intended to be the only source of ID, the card can be presented as a 
primary form of ID to prove the holder’s identity, nationality, and right to public funds and 
right to work (or otherwise).  
 
8C 
The card can also be referred to as a ‘Residence Permit’ and will replace passport 
endorsements known as “vignettes” (although vignettes will remain in circulation alongside 
cards for the foreseeable future. 
 
‘chip inside’ symbol 
Unique card number (2 letters + 7 
changes colour depending 
 
   
  
 
Holder’s 
 
Holder’s date and 
H
 
 
 
o
Raised design incorporating 
the four national flowers of 
 
 
 
Holder’s 
Biometr
 
 
 
 
Dynaprint: from one angle, the valid 
 until date and the letter ‘U’ are visible; 
tilting the card replaces these with a 
photograph of the holder and the letter 

 
‘K’ 
 
 
CONFIRMATION OF STATUS 
9. 
If there is any doubt about an applicant's immigration status or the particular leave to enter 
or remain in the UK which they hold, housing authorities should contact the UK Border 
Agency using the procedures set out in Appendix 11. 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 131 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
 
BRITISH SUBJECTS AND UK CITIZENS 
10. 
 Where this Guidance refers to “UK citizens” and “UK nationals” the terms are 
interchangeable.  However, it should be noted that the British Nationality Act 1981 applies 
the term “British subject” to the following description of persons: 
 
(a)  Persons who derive this status from a connection with the Republic of Ireland before 
1949 and have claimed the right to remain British subjects, and  
 
(b)  Certain persons closely connected with the former British India who have not acquired 
any alternative citizenship. 
 
11. 
British subjects are entitled to be registered as UK citizens, subject to their meeting a 
number of residence requirements.  While British subjects can hold a UK passport, only the 
following descriptions of British subjects have right of abode in the UK: 
 
(a)  those with a parent born in the UK, and 
 
(b)  those who were married before 1 January 1983 to a UK citizen. 
 
12. 
For European Community purposes, only those British subjects with a right of abode are 
classed as UK nationals and are thus entitled to free movement rights. 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 132 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 10 Asylum Seekers  
 
Broadly speaking, an asylum seeker is a person claiming to have a well founded fear of 
being persecuted for reasons of race, religion, nationality, membership of a particular social 
group, or political opinion, and who is unable or unwilling to avail him or her self of the 
protection of the authorities in his or her own country.  A person becomes an asylum seeker 
when his or her claim for asylum has been recorded by the Home Secretary, and he or she 
remains an asylum seeker until such time as that application has been finally resolved 
(including the resolution of any appeal). The recording, consideration and resolution of such 
claims is a matter for the Home Office’s UK Border Agency (“the Agency”). 
 
Asylum seekers who are persons subject to immigration control and whose claim for 
asylum was made after 2 April 2000 are not eligible to be assisted under the homelessness 
assistance or to be allocated a social housing tenancy.   The Home Office has 
arrangements in place for asylum seekers and such cases should be referred to the 
Housing Executive’s Asylum Development Officer based in Belfast Area office.  
 
However, certain  asylum seekers whose claim for asylum was made before 3 April 2000 
may be eligible for homelessness assistance.   In such circumstances further advice should 
be sought from the Asylum Development Officer, Belfast Area.  Alternatively, if there is any 
uncertainty about an applicant's immigration or asylum status, the designated officer should 
contact the Agency, using the procedures set out in Appendix 11.  Before doing so, the 
applicant should be advised that an inquiry will be made: if at this stage the applicant 
prefers to withdraw his or her application, no further action will be required. 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 133 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
Chapter 10.9 Persons from Abroad 

 
Issue Date: Revised 17 May 2009 
 
 
Appendix 11 How to Contact the UK Border Agency 
 

1.     The Home Office’s UK Border Agency (formerly the Border and Immigration Agency and 
before that known as the Immigration and Nationality Directorate) will exchange information 
with the Housing Executive subject to relevant data protection and disclosure policy 
requirements being met and properly managed, provided that the information is required to 
assist with the carrying out of statutory functions or the prevention and detection of fraud.   
 
2  
The Evidence and Enquiries Unit (EEU) will provide a service to the Housing Executive to 
confirm the immigration status of an applicant from abroad (non Asylum Seekers).  Before 
doing so, the applicant should be advised that an inquiry will be made: if at this stage the 
applicant prefers to withdraw his or her application no further action will be required. 
 
3. 
Staff throughout the Housing Executive have been identified as Designated Officers and 
registered with the Evidence and Enquiries Unit to make enquiries (See attached list).  It is 
only these authorised staff who may make specific queries in relation to an Applicant.  This 
can only be done by letter or by fax and replies will be returned by post.  Address: Evidence 
and Enquiries Unit, UK Border Agency, 12th Floor, Lunar House, 40 Wellesley Road, 
Croydon, CR9 2BY either by letter or fax (020 8196 3049).   
 
4. 
Designated Officers can make individual enquiries by letter or fax, but replies will be returned 
by post. 
 
5. 
The EEU will not usually indicate that someone is an asylum seeker unless the applicant has 
signed a disclaimer and it is attached to the enquiry or if the enquirer has specifically asked 
about asylum. 
 
6. 
If a response indicates that an applicant has an outstanding asylum claim, or there are any 
queries regarding an ongoing asylum case, staff should contact the Housing Executive’s 
Asylum Development Officer based in Belfast Area Office. 
 
7. 
The UK Border Agency can only advise whether an EEA/foreign national has a right of 
residence in the UK.  The Agency does not decide whether an EEA/foreign national qualifies 
for benefits or public housing.  
 
8. 
Alternatively, District staff may wish to contact staff in Housing Policy, HQ who can assist in 
obtaining clarification for urgent or complicated queries. 
 
  
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 134 of 209                 

 
 
 
 
 
Northern Ireland Housing Executive  
 
The following nominated officers are registered with the UK Border 
Agency to make enquiries regarding the immigration status of an 
applicant. 

 
 

Name 
Title 
Office 
 
Ms Dolore Ferran 

Assistant Director Housing and 
Housing and Regeneration  
 
Regeneration 
2nd floor 
The Housing Centre 
2 Adelaide Street 
BELFAST  BT2 8PB 
Tel: 03448 920 900 
  
Michael Conway 
Principal Officer  
Housing and Regeneration 
Stephen Murphy 
Principal Officer 
Housing and Regeneration  
John McManus 
Assistant Principal Officer 
Housing and Regeneration 
Sean McGibbon 
 Principal Officer 
  
Fiona Neilan 
 Principal Officer 
Housing and Regeneration 
Gerry Tolan 
Assistant Principal officer  
Housing and Regeneration 
Jackie O’Kane 
Senior Officer  
Housing and Regeneration 
Rosemary Hodgen 
Senior Admin Officer  
Housing and Regeneration 
John McManus 
Assistant Principal Officer 
Housing and Regeneration 
 
 
  
Mrs. Frances Gallagher 
Head of Legal Services 
Legal Department  
Mr Greg Quigg 
Solicitor 
4th floor 
Mr David Fleming  
Solicitor 
The Housing Centre 
Mrs Sharon Kirk-Smyth 
Solicitor 
2 Adelaide Street 
 
BELFAST  BT2 8PB 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
135 of 209                 

 
 
 
 
 
Name 
Title 
Office 
Ian Mc Crickard 
Regional Manager 
Belfast Area Office 
Liam Kinney 
Principal Officer 
32-36 Great Victoria 
Joe Donnelly 
Asylum Development Officer 
Street 
BELFAST  BT2 7BA 
03448 920 900 
03403448 920 900 48 920 
900 
Des Marley 
Homelessness Services Mgr 
Homelessness Services 
Joe Donnelly 
Assistant Manager, ADU 
Unit 
Susan Gilbride 
Assistant Manager, HSU 
32-36 Great Victoria 
Samantha O’Neill 
Senior Housing Officer 
Street 
Kenny Kerr 
Senior Housing Officer 
Belfast  BT2 7BA 
Gareth McMeekin 
Senior Housing Officer 
Tel: 03448 920 900 
Senior Housing Officer 
 
Sharon Beattie 
Area Manager West Belfast 
32- 36 Great Victoria 
Jean McKinney 
Senior Housing Officer 
Street, 
Margaret Marley 
Senior Housing Officer 
Belfast BT2 7BA. 
Tel: 03448 920 900 
 
Carole Johnston 
Area Manager South& East 
South & East Belfast Area 
Francis Brown 
Belfast 
32-36 Great Victoria 
Brian Graham 
Assistant Housing Services Mgr 
Street 
Pat Bates 
Senior Housing Officer 
    Belfast, BT2 7BA 
Senior Housing Officer 
Tel: 03448 920 900 
Malachy McKinney 
Area Manager Belfast North 
32-36 Great Victoria 
Anne Cooke 
Belfast 
Street 
Tracey Mc Cullough 
Assistant Housing Services 
Belfast BT2 7BA 
Tommy Davidson 
Manager 
Tel: 03448 920 900 
Pauline Beattie 
Assistant Housing Services 
Manager 
Senior Housing Officer 
Senior Housing Officer 
Gordon Reilly 
Housing Services Manager 
The Shankill Wellbeing 
Sheila Mallon 
Senior Housing Officer 
Centre 
Karen Rankin 
Assist Dist Manager 
83 Shankill Road 
BELFAST  
BT13 1PD 
Tel: 03448 920 900 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
136 of 209                 

 
 
 
 
 
Name 
Title 
Office 
Sharon Beattie 
Area Manager West Belfast 
32- 36 Great Victoria Street, 
Jean McKinney 
Senior Housing Officer 
Belfast BT2 7BA. 
Margaret Marley 
Senior Housing Officer 
Tel: 03448 920 900 
 
Carole Johnston 
Area Manager South& East 
South & East Belfast Area 
Francis Brown 
Belfast 
32-36 Great Victoria Street 
Brian Graham 
Assistant Housing Services Mgr 
Belfast, BT2 7BA 
Pat Bates 
Senior Housing Officer 
Tel: 03448 920 900 
Senior Housing Officer 
Malachy McKinney 
Area Manager Belfast North 
32-36 Great Victoria Street 
Anne Cooke 
Belfast 
Belfast BT2 7BA 
Tracey Mc Cullough 
Assistant Housing Services Manager 
Tel: 03448 920 900 
Tommy Davidson 
Assistant Housing Services Manager 
Pauline Beattie 
Senior Housing Officer 
Senior Housing Officer 
Gordon Reilly 
Housing Services Manager 
The Shankill Wellbeing Centre 
Sheila Mallon 
Senior Housing Officer 
83 Shankill Road 
Karen Rankin 
Assist Dist Manager 
BELFAST  
BT13 1PD 
Tel: 03448 920 900 
Lorraine Campbell 
Regional  Manager South & 
South East Area Office 
John Nelson 
South-East 
Strangford House 
Stephen Mc Burney 
Principal Officer 
28 Court Street 
 
Homeless Officer 
NEWTOWNARDS  BT23 7NX 
Owen Brady 
Area Manager North Down & 
Newtownards District Office 
Tom Carroll 
Ards Manager 
2-32 Frederick Street 
Cathy Slavin 
Senior Housing Officer 
NEWTOWNARDS  BT23 4LR 
Homeless Officer 
Alison Methven 
Housing Services Manager 
Bangor District Office 
Marion Crymble 
Senior Housing Officer 
2 Alfred Street 
 
BANGOR  BT20 5HD 
Aengus Hannaway 
Area Manager 
Lisburn Antrim Street District 
Sharon Hazley 
Lisburn/Castlereagh 
Office 
Avril Shields 
Assistant Housing Services Manager 
29 Antrim Street 
Sam Purdy 
Senior Housing Officer 
LISBURN 
Senior Homeless Officer 
BT28 1AU 
Paul Carland 
Housing Services Manager 
Castlereagh District Office 
James McBratney 
Assistant Housing Services Manager 
30 Church Road 
Janet Lilburn 
Senior Housing Officer 
DUNDONALD  BT16 0LN 
 
 
Philip O Flaherty 
Housing Services Manager 
Lisburn Dairyfarm District 
Maura Kerr 
Senior Housing Officer 
Office 
Patricia Rice 
Senior Housing Officer 
Stewartstown Road 
 
BELFAST  BT17 0SB 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
137 of 209                 

 
 
 
 
 
Name 
Title 
Office 
Loma Wilson 
Area Manager South Down( 
Newry Office 
Jan Sweeney 
Newry & Downpatrick) 
35-45 Boat Street 
Joe Donnelly 
Housing Services Manager 
Newry BT34 2DB 
Aileen McGuinness 
Senior Housing Officer 
 
 
Senior Housing Officer 
 
 
 
Bernie Smyth 
Senior Housing Officer 
Downpatrick Office 
Anne Millar 
Senior Housing Officer 
Downshire Civic Centre 
 
 
DOWNPATRICK  BT30 6RA 
 
Lorraine Campbell 
Regional Manager South& South 
South Regional Office 
Lawrence Peile 
East 
Marlborough House 
Deirdre Wiggins 
Principal Officer 
Central Way 
 
Regional Homeless Officer 
Craigavon  BT64 1AJ 
 
Comghal McQuillan 
Area Manager 
Lurgan District Office, 122 
 
(Craigavon/Armagh/ Banbridge) 
Hill St, Lurgan 
 
 
John McAleavey 
Assistant Housing Services Manager 
Lurgan District Office, 
Paula McQuillan 
Senior Housing Officer 
122 Hill Street, Lurgan  BT66 
 
 
6BH 
 
 
Mark Ingham 
Assistant Housing Services Manager 
Portadown D.O. 
Melvin Spiers 
Senior Housing Officer 
41 Thomas Street, Portadown 
 
 
BT62 3AF 
 
 
Judith McNamee 
Assistant Housing Services Manager 
Banbridge D.O. 
Siobhan Cunningham 
Senior Housing Officer 
56 Bridge St, Banbridge BT32 
 
 
3JL 
 
 
 
 
 
Owen McDonnell 
Assistant Housing Services Manager 
Armagh D.O. 
Janet Agnew 
Senior Housing Officer 
48 Dobbin St, Armagh BT61 
 
 
7BR 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
138 of 209                 

 
 
 
 
 
Name 
Title 
Office 
Frank O’Connor 
Regional Manager North & West 
North   Area Office 
Leslie Telford 
Principal Officer 
Twickenham House 
June Ross 
Area Homeless Officer 
Mount Street 
Mairead Myles 
Area Services Manager East 
BALLYMENA  BT43 
Davey 
(Ballymena.Magherafelt Larne Carrickfergus) 
6BP 
Ivan Armstrong 
South West Area Manager 
 
(Oonagh 
(Omagh/Fermanagh/Dungannon/Cookstown) 
McAvinney) 
 
Jackie O’Neill 
Senior Housing Officer 
Omagh District 
Catherine Friel 
Senior Housing Officer 
Office, MacAllister 
 
 
House 
Woodside Ave, 
Mountjoy Rd, Omagh 
BT79 7BP 
 
Oonagh 
Housing Services Manager 
Fermanagh D.O 
McAvinney 
Senior Housing Officer 
Riverview House, 
Helen Hicks 
 
Head St, Enniskillen  
 
BT74 7DB 
 
Denise McNally 
Assistant Housing Services Manager 
Dungannon D.O 
Jim Kennedy 
Senior Housing Officer 
Ballygawley Rd, 
 
 
Dungannon BT70 
1AT 
 
Margaret Bradley 
Assistant Housing Services Manager 
 
Deirdre 
Senior Housing Officer 
Cookstown D.O 
McCaughey 
Senior Housing Officer 
15 Morgan’s Hill 
Siobhan McKeown 
 
Road, Cookstown 
 
BT80 8HA 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
139 of 209                 

 
 
 
 
 
Name 
Title 
Office 
Mairead Myles-
Housing Services Manager East 
Ballymena District Office 
Davey 
Assistant Housing Services Manager 
Twickenham House 
John McMaster 
Senior Housing Officer 
Mount Street 
Lorraine Wilson 
BALLYMENA  BT43 6BP 
Mairead Myles 
Area Services Manager East 
 
Davey 
(Ballymena.Magherafelt Larne 
Carrickfergus) 
Eric Woods 
Housing Services Manager East 
Ballymena District Office 
John McMaster 
Assistant Housing Services Manager 
Twickenham House 
Lorraine Wilson 
Senior Housing Officer 
Mount Street 
BALLYMENA  BT43 6BP 
Eric Woods 
Housing Services Manager East 
Magherafelt District Office 
Margaret Kelly 
Senior Housing Officer 
3 Ballyronan Road 
MAGHERAFELT  BT45 6BP 
Eric Woods 
Housing Services Manager 
Larne District Office 
Kim Cleland 
Assist Housing Services Manager Senior 
Sir Thomas Dixon Buildings 
Letitia Edwards 
Housing Officer 
47 Victoria Road 
LARNE  BT40 1RU 
Philip Wightman 
Assistant Housing Services Manager 
Carrickfergus District Office 
Ann Glenn 
Senior Housing Officer 
19 High Street 
CARRICKFERGUS   BT38 
7AN 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
140 of 209                 

 
 
 
 
 
Name 
Title 
Office 
Mark Alexander 
Area Manager Causeway (Coleraine, 
 
Ballymoney, Limavady Ballycastle) 
Michael Dallat 
Housing Services Manager 
Causeway Area 
Dominic Bennett 
Acting Assistant Housing Services 
Coleraine Office 
Andree Tweed 
Manager 
19 Abbey Street 
 
Senior Housing Officer 
COLERAINE  BT52 1DU 
Brendan Doherty 
Assist Housing Services Manager 
Ballymoney District Office 
Fraser Cathcart 
Senior Housing Officer 
50-54 Main Street 
BALLYMONEY  BT53 6AL 
Pamela Mullan, 
Assistant Housing Services Manager 
Limavady District Office 
Martina Forrest, 
Acting Senior Housing Officer 
33 Catherine Street 
Hilary Canning. 
Housing Officer 
LIMAVADY  BT49 9DA 
 
 
 
Ballycastle District Office 
Richard Starrs 
Assist Housing Services Manager 
Fleming House, Coleraine Road 
 
BALLYCASTLE  BT54 6EY 
Sharon Crooks 
Area Services Manager South Antrim 
 
 
(Antrim N’Abbey1&2) 
 

Sharon Crooks 
Area Services Manager South Antrim 
Newtownabbey 1 District Office 
 
(Antrim N’Abbey1&2) 
Rantalard House, Rathcoole 
Sandra Garvey 
Assist Housing Services Manager 
Drive, Rathcoole 
Sandra Denmark 
Senior Housing Officer 
NEWTOWNABBEY  BT37 
 
Brendan Adams             
Housing Services Manager 
48 High Street 
Geraldine Haire              
Assistant Housing Services Manager 
ANTRIM  BT41 4AN 
Mark Spence                  
Senior Housing Officer 
 
 
 
 
Newtownabbey 2 District Office 
Liz Cunningham 
Assist Housing Services Manager 
2 Ballyearl Drive, New Mossley 
Diane Greer 
Senior Housing Officer 
NEWTOWNABBEY  BT36 5XJ 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
141 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Name 
Title 
Office 
FrankO’Connor 
Regional Manager North & West 
West Area Office 
 
 
Richmond Chambers 
Eddie Doherty 
Housing Services Manager West 
The Diamond 
Eamon 
Area Homeless Officer 
LONDONDERRY   BT48 6QP 
McGlinchey 
 
Avril McAllister 
Area Manager West (Waterloo, 
Waterside District Office 
(Michael Dallat) 
Waterside  Collon Tce& Strabane) 
2 Glendermott Road, Waterside 
 
LONDONDERRY  BT47 1AU 
  
  
Waterside District Office 
 
 
2 Glendermott Road, Waterside 
Joanna O’Boyce 
Assistant Housing Services Manager 
LONDONDERRY  BT47 1AU 
Marie Callan 
Senior Housing Officer 
Gerry Mc Auley 
Assist  Housing Services Manager 
Waterloo Place District Office 
 
 
Ulster Bank Buildings, Waterloo 
Sheila Butler 
Senior Housing Manager 
Place 
LONDONDERRY  BT48 6BS 
Michael Doyle 
Assistant  Housing Services Manager 
Collon Terrace District Office 
Paul Devine 
Acting Senior Housing Officer 
14 Collon Terrace 
LONDONDERRY  BT48 7QP 
Noel Mc Nulty 
Assist Housing Services Manager 
Strabane District Office 
Declan Graham 
Senior Housing Officer 
PO BOX 11, 48 Railway Road 
STRABANE  BT82 8EH 
 
 
 
 
 

HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
142 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 12 Public Funds 
 
A condition may be attached to limited leave to enter or remain given to a person from 
abroad that the person concerned must not have recourse to public funds.  This phrase is 
specifically, and exhaustively, defined in para 6 of the Immigration Rules as amended.  The 
practice has been introduced of placing an endorsement to that effect in a person’s 
passport where appropriate. 
 
A person can only be subject to the condition that they do not have recourse to public funds 
on their stay in the U.K. if they are subject to immigration control as this is a requirement 
imposed by regulations that have no application to people who have a right of abode or 
right to reside.  A condition attached to a person’s leave to enter or remain prohibiting 
recourse to public funds only applies if that leave is for a limited period.  No immigration 
conditions can be attached to indefinite leave to enter or remain, although a person who 
has indefinite leave is not always eligible for housing. 
 
Public funds' include a range of income-related benefits, together with housing and 
homelessness support. The full list is as follows: 
•  income-based jobseeker's allowance 
•  income support 
•  child tax credit  
•   working tax credit 
•  a social fund payment 
•  child benefit 
•  housing benefit 
•  council tax benefit 
•  state pension credit 
•  attendance allowance severe disablement allowance  
•  carer's allowance  
•  disability living allowance 
•  an allocation of local authority housing 
•  local authority homelessness assistance 
 
Only the forms of support listed above count as public funds – and include non-contributory 
benefits, tax credits, and housing and homelessness assistance. Public funds do not 
include the benefits based on National Insurance contributions, such as: 
 
 
•  contribution-based jobseeker's allowance 
 
•  incapacity benefit 
 
•  retirement pension 
 
•  widows benefit and bereavement benefit 
 
•  guardian's allowance 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 143 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
•  statutory maternity pay 
 
Note: Access to healthcare and education also do not count as public funds - although an 
applicant’s immigration status may affect whether they are eligible for them. 
 
Cases where money from public funds is being received by an individual's partner do not 
count as "recourse to public funds" - for example, where child benefit is being received by a 
British citizen married to an individual subject to immigration control. In such cases, the 
individual receiving the money is entitled to do so. Their partner's immigration status makes 
no difference to this. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 144 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 13 Habitual Residence Test 
 
WHO THE HABITUAL RESIDENCE TEST APPLIES TO 
 
1. 
The regulations provide that some classes of applicant will be eligible for homelessness 
assistance subject to their being “habitually resident” in the Common Travel Area (CTA).  
 However, in practice, when considering applications from persons  who are subject to the 
habitual residence test (HRT) it is only necessary to investigate habitual residence if the 
applicant has arrived or returned to live in the UK during the two year period prior to making 
the application. 
 
2. 
A person can satisfy the HRT if they are habitually resident in the CTA. The CTA 
comprises: 
•  the UK,  
•  the Channel Islands,  
•  the Isle of Man, and 
•  the Republic of Ireland. 
 
 
WHO THE HABITUAL RESIDENCE TEST DOES NOT APPLY TO 
 

3. 
The HRT does not apply to: 
 
•  the applicant's partner 
•  dependent children, or 
•  young persons who are part of the applicant's family. 
 
 
RESIDENTS FROM ZIMBABWE 

 
The Allocation of Housing and Homelessness (Eligibility) Regulations (NI) 2006 have been 
amended with effect from 18 May 2009 to exempt persons returning from Zimbabwe under 
the UK Government’s resettlement scheme from the HRT.  
A person not subject to immigration control who is not habitually resident, and who: 
•  Arrived in the United Kingdom on or after 28th  February 2009 but before 18th  March 
2011; 
•  Immediately before arriving in the United Kingdom had been resident in Zimbabwe; and 
•  Before leaving Zimbabwe had accepted an offer made by HM Government to assist 
that person to settle in the United Kingdom,  
will be eligible for an allocation of housing accommodation or homelessness assistance in 
Northern Ireland. 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 145 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
GENERAL PRINCIPLES 
 

4. 
When deciding whether a person is habitually resident in a place, consideration must be 
given to all the facts of each case in a common sense way. It should be remembered that: 
 
•  the test focuses on the fact and nature of residence; 
 
•  a person who is not resident somewhere cannot be habitually resident there. Residence 
is a more settled state than a mere physical presence in a country. To be “resident”, a 
person must be seen to be making a home. It need not be the person’s only home, or 
even a permanent home, but it must be a genuine home for the time being (for 
example, a person visiting the UK for the purpose of receiving short-term medical 
treatment is not resident); 
 
•  the most important factors for habitual residence are length, continuity and general 
nature of actual residence rather than intention; 
 
•  considering the practicality of a person’s arrangements for residence is a necessary 
part of deciding whether it can be described as “settled” and “habitual”; 
 
•  established habitual residents who have periods of temporary or occasional absence of 
long or short duration may still be habitually resident during such absences. 
 
 
ACTION ON RECEIPT OF AN APPLICATION 
 
5. 
If it appears that the applicant came to live in the UK in the last two years, the 
Executive should make further enquiries to decide if the applicant is habitually resident, or 
can be treated as such. 
 
Factors to consider 
 

6. 
It is important to consider the applicant's stated reasons and intentions for coming to the 
UK.  If the applicant's stated intention is to live in the UK, and not return to the country from 
which they came, that intention must be consistent with their actions. 
 
7. 
To decide whether an applicant is habitually resident in the UK, the Executive should 
consider the factors set out below. However, these do not provide an exhaustive checklist 
of the questions or factors that need to be considered. Further enquiries may be needed. 
The circumstances of each case will dictate what information is needed, and all relevant 
factors should be taken into account. 
 
Why has the applicant come to the UK? 
 

8.  
If applicant is returning to the UK after a period spent abroad, and it can be established  
that the applicant was previously habitually resident in the UK and is returning to resume 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 146 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
his or her former  period of habitual residence, he or she is will be immediately 
habitually resident
.  
 
9. 
In determining whether an applicant is returning to resume a former period of habitual 
residence, the Executive should consider 
 
•  when did the applicant leave the UK? 
 
•  how long did the applicant live in the UK before leaving? 
 
•  why did the applicant leave the UK? 
 
•  how long did the applicant intend to remain abroad? 
 
•  why did the applicant return? 
 
•  did the applicant’s partner and children, if any, also leave the UK? 
 
•  did the applicant keep accommodation in the UK? 
 
•  if the applicant owned property, was it let, and was the lease timed to coincide with the 
applicant's return to the UK? 
 
•  what links did the applicant keep with the UK? 
 
•  have there been other brief absences? (If yes, obtain details) 
 
•  why has the applicant come to the UK? 
 
 
10.  
If the applicant has arrived in the UK within the previous two years and is not resuming a 
period of habitual residence, consideration should be given to his reasons for coming to the 
UK, and in particular to the factors set out below. 
 
Joining family or friends 
 
11.   
If the applicant has come to the UK to join or rejoin family or friends, consider: 
 
•  has the applicant sold or given up any property abroad? 
 
•  has the applicant bought or rented accommodation or is he or she staying with friends?  
 
•  is the move to the UK intended to be permanent? 
 
Applicant's plans 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 147 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
12. 
Consider the applicant's plans, i.e.: 
 
•  if the applicant plans to remain in the UK, is the applicant’s stated plan consistent with 
his or her actions? 
 
•  were any arrangements made for employment and accommodation (even if 
unsuccessful) before the applicant arrived in the UK? 
 
•  did the applicant buy a one-way ticket? 
 
•  did the applicant bring all his or her belongings? 
 
 
•  is there any evidence of links with the UK, e.g. membership of clubs? 
 
13. 
The fact that a person may intend to live in the UK for the foreseeable future does not, of 
itself, mean that habitual residence has been established. However, the applicant's 
intentions along with other factors, for example the purchase of a home in the UK and the 
disposal of property abroad may indicate that the applicant is habitually resident in the UK. 
 
14, 
An applicant who intends to reside in the UK for only a short period, for example on holiday, 
to visit friends or for medical treatment, is unlikely to be habitually resident in the UK. 
 
Length of residence in another country 
 

15. 
The Executive should consider the length and continuity of an applicant's residence in 
another country: 
 
•  how long did the applicant live in the previous country? 
 
•  does the applicant have any remaining ties with his or her former country of residence? 
 
•  has the applicant stayed in different countries outside the UK? 
 
16. 
It is possible that a person may own a property abroad but still be habitually resident in the 
UK. A person who has a home or close family in another country would normally retain 
habitual residence in that country. A person who has previously lived in several different 
countries but has now moved permanently to the UK may be habitually resident here. 
 
Centre of interest 
 

17. 
An applicant is likely to be habitually resident in the CTA, despite spending time abroad, if 
his or her centre of interest is located in the CTA. 
 
18. 
People who maintain their centre of interest in the CTA, for example a home, a job, friends, 
membership of clubs, are likely to be habitually resident there. People who have retained 
their centre of interest in another country and have no particular ties with the CTA are 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 148 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
unlikely to be habitually resident in the CTA. 
 
19. 
The Executive should take the following into account when deciding the centre of 
interest: 

 
•  home; 
 
•  family ties; 
 
•  club memberships; 
 
•   finance accounts. 
 
20. 
If the centre of interest appears to be in the CTA but the applicant has a home abroad, 
consider the applicant's intentions regarding the property. 
 
21, 
In certain cultures, e.g. some Asian cultures, it is quite common for a person to have 
property abroad, which they do not intend to sell. Where such a person has lived in the 
CTA for many years, the fact that they have property elsewhere does not necessarily mean 
that they intend to leave, or that their centre of interest is elsewhere. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 149 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 14 Workers Registration Scheme 
 
Introduction 
1. 
On 1 May 2004, 10 countries became Member States of the EU: Cyprus, Malta, Poland, 
Lithuania, Estonia, Latvia, Slovenia, Slovakia, Hungary and the Czech Republic. 
 
2. 
Nationals of all these countries have the  right  to move freely among all member states.  
Nationals of 2 of the Accession countries-Malta and Cyprus-enjoyed full EU Treaty Rights 
from 1 May 2004. These include the right to seek work and take up employment in another 
Member State. 
 
3. 
However, under the EU Accession Treaties that apply to the other 8 Accession States (“the 
A8  Member States”),  existing Member States can impose limitations on the  rights  of 
nationals of the A8 Member States to access their  labour markets  (and the associated 
rights of residence), for a transitional period. (The EU Accession Treaties do not allow 
existing member States to restrict access to their labour markets by nationals of Malta or 
Cyprus.) 
 
4. 
Under the Accession (Immigration and Worker Registration) regulations 2004 (SI 
2004/1219) as amended (“the Accession regulations”), nationals of the A8 Member States 
(with certain exceptions) are required to register with the Home Office if they work in the UK 
during the transitional period.  While looking for work (or between jobs) their right to reside 
will be conditional on them being self-sufficient and not imposing an unreasonable burden 
on the UK social assistance system.  These conditions cease to apply once they have 
worked in the UK continuously for 12 months. 
 
The Accession Registration  
 
5. 
The  Accession  Regulations  provide that, from 1 May 2004, nationals  of the A8 Member 
States  can take up employment in the UK provided they are authorised  to work for their 
employer under the Worker Registration Scheme (see paragraph 7). 
 
6. 
The Accession Regulations also give workers from the A8 Member States the right to 
reside in the UK.  Workers from the A8 Member States who are working lawfully have the 
same right to equal treatment as other EEA workers while they are working. 
 
 
 
 

HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 150 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
The Worker Registration Scheme (WRS)
 
 
7. 
The Worker Registration Scheme (WRS) applies only to nationals of Poland, Lithuania, 
Estonia, Latvia, Slovenia, Slovakia, Hungary and the Czech Republic (the A8 Member 
States).  It is a transitional Scheme under which the UK Government allows nationals of the 
A8 Member States access to the UK labour market provided they comply with the terms of 
the Scheme.  
 
8. 
The derogation from EU law allowed by the Treaties  of Accession does not apply to 
nationals of existing EEA states. Workers from those states therefore have an EC right to 
work and reside in the UK. 
 
9. 
As mentioned above, the WRS is a transitional measure. The Accession Regulations 
provide for the Registration Scheme to operate for up to five years from 1 May 2004 (i.e. 
until 30 April 2009).  The Government reviewed the Scheme within its first two years of 
operation and decided that the Scheme would continue beyond 1 May 2006.  The need to 
retain the Scheme during the whole of the second phase will be kept under review. 
 
10. 
Nationals of the A8 Member States who are self-employed are not required to register.  
(Under the Accession Treaties, there is no derogation from the right of EU citizens to 
establish themselves in another Member State (including the UK) as self-employed 
persons.)  However, nationals of A8 Member States who are self-employed cannot take 
paid employment unless they register (unless they are exempt from registration – see 
below). 
 
Registration under the Scheme
 
 
11. 
Nationals of A8 Member States (except those who are exempt from registration – see 
below) must apply to register with the Home Office as soon as they start work in the UK, 
and within one month of taking up employment at the very latest.   They will be issued with 
worker registration card and a worker registration certificate authorising them to work 
for the employer concerned. 
 
12. 
If they change employers they will have to apply to for a new registration certificate 
authorising them to work for their new employer. They will then be provided with a new 
worker registration certificate for that employer.  If they change employer or have a break in 
employment and resume working for the same employer, they must apply for a new 
registration certificate. 
 
13. 
Workers from the A8 Member States have the same right to equal treatment as other EEA 
workers while they are working. 
 
14. 
After 12 months registered uninterrupted work in the UK, a worker from an A8 Member 
State will acquire full EU Treaty rights, and will be free from the requirement to register to 
work.  At that stage, they will be able to apply to the Home Office for an EEA residence 
permit to confirm their right to equal treatment on the same basis as other EEA nationals. 
 
15. 
The Worker Registration Team issues  applicants  with  a secure worker registration card 
containing: 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 151 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
  Name; 
  Date of Birth; 
  Nationality; 
  Date of issue; 
  Unique identification number;  
  a facial identifier (photograph); 
and  
 
certificate (on secure paper), which states: 
 
  Worker's name; 
  Worker’s date of birth; 
  Nationality; 
  Worker's unique identification number; 
  Name and address (head or main office) of employer 
  Job title; 
  Start date; 
  Date of issue. 
 
 
16. 
The registration card is a secure document that provides applicants with a unique 
identification reference number. This is valid for as long as the applicant requires 
registration under the scheme.  
 
17. 
The registration certificate is specific to a particular employer. The certificate expires as 
soon as the person stops working for that employer.  If the person changes employers or 
has a break in employment and resumes working for the same employer, he or she must 
apply for a new registration certificate. 
 
18. 
A worker form an A8 Member State (who is subject to the registration scheme) must not be 
out of work for more than a total of 30 days in a 12-month period, in order to establish 12 
months uninterrupted work. 
 
19.  
If a national of an A8 Member State has worked for a period of less than 12 months when 
the employment comes to an end, he will need to find another job within 30 days to be able 
to count the first period of work towards accruing a period of 12 months uninterrupted 
employment. 
 
20. 
If the worker’s second (or subsequent) employment comes to an end before he or she has 
accrued a period of 12 months uninterrupted employment, he must ensure that there has 
been no more than a total of 30 days between all the periods of employment.  If more than 
30 days between periods of employment occur before a 12 month period of uninterrupted 
employment is established, a fresh period of 12 months uninterrupted employment would 
need to commence from that point. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 152 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
21. 
The WRS is based on continuity of employment- there is no restriction on the number of 
different jobs (or employers) that a worker can have during a 12-month period of continuous 
employment. 
 
22. 
When an A8 Member State worker has worked for 12 months without interruption he can 
apply to the Home Office for an EEA residence permit.  Evidence of 12 months 
uninterrupted employment would include the worker registration card, worker registration 
certificates for each of the jobs they have undertaken, letters form employers and pay slips. 
 
A8 nationals who must register 
 
23. 
The WRS applies to nationals of the following accession states: Poland, Lithuania, Estonia, 
Latvia, Slovenia, Slovakia, Hungary and the Czech Republic. 
 
24. 
Nationals of A8 Member States need to apply for a worker registration certificate under the 
worker registration scheme, if they are citizens of one of the countries listed above and 
they: 
•  Start a new job on or after 1 May 2004; 
•  Have been working in the UK before 1 May 2004 without authorisation or on breach of 
their immigration conditions; 
•  Are working on a short-term or temporary basis; or 
•  Are a student who is also working  
 
A8 nationals exempt from registration 
 
25. 
The following are categories of nationals of an A8 Member State who are not required to 
register under the WRS: 
 
•  Those working in a self-employed capacity; 
•  Those who are providing services in the UK on behalf of an employer who is not 
established in the UK; 
•  Those who are a family member (spouse, civil partner, or child under the age of 21 or 
dependant) of a Swiss or EEA national (other than an A8 national) who is working in the 
UK; 
•  Those who are a family member (spouse, civil partner, or dependant child) of a Swiss 
or EEA national who is in the UK and is a student, self-employed, retired or self-
sufficient. 
 
 
WORKER AUTHORISATION SCHEME 
 
26. 
On 1 January 2007 a further 2 countries (Bulgaria and Romania  -  “the A2 countries”) 
became Member States of the EU. Nationals of the A-2 countries have only restricted 
access to the UK labour market and to benefits and social housing. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 153 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
27. 
After 31 December 2006 Bulgarian and Romanian nationals can travel freely throughout the 
EU provided they are in possession of a valid EU travel document.  
 
28. 
The  Accession (Immigration and Worker Authorisation) Regulations 2006 (“the 
Authorisation Regulations”) provide that A-2 nationals can take up employment in the UK 
provided they are authorised to work for their employer under the new Workers 
Authorisation Scheme. 
29. 
Low-skilled workers will be restricted to those sectors of the economy where the UK already 
has low-skilled schemes and will be subject to a strict quota which will not exceed 20,000 
workers per year. A2 workers on these schemes will have rights to work limited to six 
months that will not give them access to benefits and public housing. There will be no net 
increase in these existing schemes and workers will be required to have an authorisation 
document. 
30. 
Skilled workers with the right qualifications and experience will continue to be allowed to 
come to the UK on work permits to take up specific jobs where no suitable UK applicants 
can be found. Those with particularly high levels of skills and experience will continue to be 
admitted as they are now under the Highly Skilled Migrants Programme. 
31. 
Students will continue to be allowed to study in the UK and to seek part-time employment 
during their stay but will need a work authorisation document to do so.  
32. 
The self-employed will continue to be able to work here, but must be able to prove they are 
genuinely self-employed 
33. 
These new arrangements will be reviewed within 12 months of their commencement and 
the Government’s new Migration Advisory Committee will assist in this process, taking 
account of the needs of the labour market, the impact of the A8 accession and the positions 
adopted by other EU countries. 
34. 
The Worker Registration Scheme (WRS) will continue to apply to nationals of the A8 
countries.  The WRS will not apply to Bulgarian and Romanian nationals.  
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 154 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 15   A8 Worker Registration Eligibility Flowchart 

 
First month of employment 
Employment is authorised during this initial 
month: 
•  The worker is exempt from the HRT 
immediately, even if s/he has not yet applied 
for registration and eligible for H/H. 
 
•  The worker is exempt from the HRT and 
eligible for H/H if s/he has applied for 
registration and is waiting for the registration 
Employed for more than one month – no 
card and certificate to come through. 
certificate 
•  The worker is exempt from the HRT and eligible for 
H/H if s/he applied for registration before the end 
of the first month
 and is waiting for the 
registration card and certificate to come through – 
the employment remains authorised. 
 
•  The worker is not exempt from the HRT and not 
eligible for H/H if s/he failed to apply for registration 
within one month and s/he has not yet received a 
certificate, even if s/he has now applied and is 
waiting for the certificate – the employment is no 
longer authorised.  
Certificate Issued 
•  The worker is exempt from the HRT and eligible 
for H/H if s/he has a registration certificate for the 
current job irrespective of when s/he applied 
for the certificate
 – the employment is 
authorised. 
Twelve months registered employment 
 After twelve months in registered employment 
(subject to breaks of less than 30 days 
cumulative total) the worker is no longer 
required to register and is exempt from the HRT 
in the same way as an EEA 18 worker. 
 
    
NOTE: If the worker failed to apply for registration within the first month of employment, 
s/he will only complete 12 months’ registered employment 12 months after becoming 
registered.
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 155 of 209                 


 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 16 Example of a Worker Registration Scheme Card 
 
 
 

HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 156 of 209                 


 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 17 Example of a Worker Registration Certificate 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 157 of 209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 18 Eligibility - Bulgarian and Romanian Nationals 
 
1. 

INTRODUCTION 
This guidance note outlines the rules relating to the eligibility of Romanian and 
Bulgarian nationals for an allocation of housing accommodation and 
homelessness assistance.   
 
2.  
BACKGROUND 
On 1 January 2007 a further 2 countries, Bulgaria and Romania- the “A2” 
countries, became Member States of the EU.  As persons subject to immigration 
control, A2 nationals required visas to enter the UK up until midnight on 31 
December 2006.  Since 1st January 2007, as EEA citizens, they have the right to 
travel freely throughout the EU and to reside for up to 3 months following arrival.   
 
If A2 nationals want to live in a member state for longer than 3 months, they 
need to exercise a treaty right as a student; as a self-employed person; as a self-
sufficient person; or as a worker.  However, nationals of the A2 countries have 
only restricted access to the UK labour market and to benefits and social 
housing.  These special rules apply until 31st December 2011 and the new 
arrangements will be reviewed within 12 months of their commencement.  The 
Government’s new Migration Advisory Committee will assist in this process, 
taking account of the needs of the labour market, the impact of the A8 accession 
and the positions adopted by other EU countries. 
 
In Northern Ireland the Allocation of Housing and Homelessness (Eligibility) 
(Amendment) Regulations (Northern Ireland) 2007 came into operation on 1 March 
2007.  These Regulations take account of these transitional measures to enable 
the Housing Executive to allocate tenancies to nationals of Bulgaria and Romania 
who are “authorised workers”, and to assist such persons under the homelessness 
legislation where necessary.  
 
   
3.  
WORKER AUTHORISATION SCHEME 
The Home Office has introduced a new work permit scheme which limits the 
number of A2 nationals allowed to work in the UK.  This scheme is known as the 
Worker Authorisation Scheme.  Workers can take up employment in the UK 
provided they are authorised to work for their employer under the new Workers 
Authorisation Scheme (WAS) or that they are exempt from the need to have 
worker authorisation (these exempt categories are set out in section 4.). 
 
The Workers Registration Scheme WRS will continue to apply to nationals of the 
A8 countries.  The WRS will not apply to Bulgarian and Romanian nationals.  
 
Broadly speaking, the restrictions on employed work for Bulgarian and Romanian 
nationals are as follows: 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 158 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
•  Low-skilled workers will be restricted to those sectors of the economy where 
the UK already has low-skilled schemes and will be subject to a strict quota 
which will not exceed 20,000 workers per year.  A2 workers coming to undertake 
approved seasonal agricultural work and employment in the food processing 
sector on these schemes will be required to have an authorisation document. 
 
•  Skilled and Highly skilled workers.  Skilled workers with the relevant 
qualifications and experience will continue to be allowed to come to the UK on 
work permits to take up specific jobs where no suitable UK applicants can be 
found. Those with particularly high levels of skills and experience will continue to 
be admitted as they are now under the Highly Skilled Migrants Programme. 
 
•  Students will continue to be allowed to study in the UK and to seek part-time 
employment during their stay but will need a work authorisation document to do 
so.  However, a student working up to 20 hours a week may be regarded as in 
employment only ancillary to his or her main purpose of residence and not as 
such a worker.  If a student can support himself or herself and any family 
members, (which includes a requirement to have comprehensive sickness 
insurance cover in the UK) he or she may be eligible for housing, having a right 
to reside as a student, provided he or she is habitually resident. 
 
In all cases, the Home Office will decide who qualifies for a worker 
authorisation document. 
 
 
4. 

PERSONS EXEMPT FROM A REQUIREMENT TO OBTAIN AN ACCESSION 
WORKER CARD 

In most cases a Romanian or Bulgarian person will need authorisation before 
starting work in the UK.  Some people are exempt from worker authorisation.  
The circumstances in which a Romanian and Bulgarian national working in the 
UK is exempt from authorisation are as follows: 
 
(1) 
Those with permission with leave to enter or remain in the UK under the 1971 
Immigration Act and that leave is not subject to any condition restricting his 
employment. 
 
(2) 
Those legally working in the UK on 31st December 2006 who have been 
legally working in the UK without interruption throughout the period of 12 
months ending on that date.  
 
(3) 
Those who are legally working in the UK without interruption for a period of 12 
months falling partly or wholly after 31st December 2006 shall cease to be an 
accession state national subject to worker authorisation at the end of that 
period of 12 months. 
 
(4) 
Where he/she is also a national of- 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 159 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
a)  The UK; or 
b)  An EEA state, other than Bulgaria or Romania. 
 
(5) 
Where he/she is the spouse or civil partner of a national of the UK or of a 
person settled in the UK. 
 
(6) 
Those who have a permanent right of residence under regulation 15 of the 
2006 Regulations. 
 
(7) 
Those who are a family member of an EEA national who has a right to reside 
in the UK under the 2006 Regulations, unless that EEA national is- 
a)  An accession state national subject to worker authorisation; 
or 
b)  A student who is not an accession state national subject to worker 
authorisation solely by virtue of falling within paragraph (9). 
 
(8) 
Those who are a highly skilled person and hold a registration certificate that 
includes a statement that they have unconditional access to the UK labour 
market. (See section 8.) 
 
(9) 
Students who intend to work less that 20 hours a week and hold a registration 
certificate that includes a statement that he/she is a student who has access 
to the UK labour market for 20 hours a week. (See section 14.) 
 
(10) 
A national of Bulgaria or Romania is not subject to worker authorisation 
during any period in which he is a posted worker.  A “posted worker” means a 
person whose employer is not established in the UK but in some other EEA 
state and who works for that employer in the UK for the purpose of providing 
services on his employer’s behalf. 
 
Where a Romanian or Bulgarian national is working in the above 
circumstances, he or she is in most cases a qualifying person and eligible 
for housing and homelessness assistance.  His or her family members 
would then also be eligible.   
 
 
5. 
REGISTRATION CERTIFICATES 
Those people who are exempt from the requirement to obtain an accession 
worker card if they intend to take up employment in the UK, will be able to obtain 
a blue registration certificate confirming their status post accession if required.   
 
Persons working for twelve months or more lawfully can obtain a registration 
certificate confirming unrestricted right to access UK labour market.  
 
 
6.  
WORKER AUTHORISATION DOCUMENT 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 160 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Workers who are not exempt from the requirement to seek permission to work 
will need to hold an Accession Work Card or a Seasonal Agricultural Workers 
Scheme (SAWS) work card in order to be legally employed in the UK. 
   
An accession work card will be issued in respect of a specific job with a specific 
employer, provided that relevant qualifying criteria are met.  Employment cannot 
commence prior to the accession work card being issued.  If the holder of an 
accession work card wishes to change employment, they will need to obtain a 
new accession work card for that employment. 
 
Accession worker cards will also be issued for: 
• 
Skilled jobs that meet the criteria that had been used for the issue of a work 
permit; and 
• 
Lower skilled jobs in the food processing sector. 
 
 
7.  

A2 WORK SEEKERS 
A Bulgarian or Romanian national who does not fall within any of  the exemptions 
and who is currently subject to the requirement of worker authorisation does not 
have an extended right to reside as a  work seeker. 
 
A2 nationals who have come to the UK to look for work will not have work seeker 
status unless they have unrestricted access to the UK labour market as highly 
skilled migrants or A2 nationals not subject to restrictions. This means that 
economically inactive A2 nationals must be self-sufficient while they look for work 
and are unlikely to be eligible for housing or homelessness assistance or entitled 
to income-based Jobseeker’s Allowance or Housing Benefit. 
 
A Bulgarian or Romanian national who is not exempt from worker authorisation is 
only entitled to reside in the UK as a worker during the periods in which he or she 
holds an accession worker authorisation document and is working in accordance 
with the conditions set out in that document.  He or she will then be a qualifying 
person with the right to reside.  This means that he or she (and his or her family) 
will be eligible for housing on that basis.  However, it is important to note that 
such a person does not continue to be treated as a worker during periods of 
unemployment. 
 
 
8. 
HIGHLY SKILLED WORKERS 
A2 nationals who are highly skilled migrants have unrestricted access to the UK 
labour market.  Highly skilled migrants are treated as full EEA nationals.  If they 
are job seekers looking for work they will have a right to reside but will need to 
show that they are habitually resident. 
 
Highly skilled A2 nationals will need to provide the following documents to 
confirm their status: 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 161 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
•  valid passport, or  
•  ID card, and  
•  a blue registration certificate annotated to state that they have full access to 
the UK labour market. 
 
 
9. 
SKILLED WORKERS 
Skilled workers who are not exempt from the WAS are allowed to work in the UK 
once they have been authorised by the Home Office to work for a particular 
employer. The employer will have to show that there is a skill shortage and that 
there is nobody else to do the job.  While they are working they are exempt from 
the habitual residence test. If they stop working before completing 12 months 
authorised employment they will no longer have a right to reside as a worker. 
 
If skilled migrants are temporarily sick or incapacitated they will retain their 
worker status if they are still employed, so are exempt from the habitual 
residence test. However, if they leave their job as a result of sickness or 
incapacity they will lose their right to reside as a worker and will be unlikely to be 
eligible for housing or homelessness assistance or any income-related benefits. 
  
Skilled migrants will need to produce the following documents to prove that they 
are working legally in the UK 
•  valid passport, or  
•  ID card, and  
•  a purple accession work card 
 
 
10.  SKILLED WORKERS – POST 12 MONTHS 
Once a skilled worker has accessed the labour market for 12 months they will 
gain full EEA worker status and will no longer need permission to work in the UK. 
They will, on request, be issued with a blue registration certificate annotated to 
show that they have unrestricted access to the UK labour market. If they become 
unemployed they will retain their worker status in circumstances in which other 
full EEA workers can retain that status. They may be entitled to income-based 
Jobseeker’s Allowance and Housing Benefit. They are exempt from the habitual 
residence test if they have retained their worker status.   
 
Skilled migrants will need to produce the following documents to prove that they 
have legally worked in the UK for 12 months 
•  valid passport, or  
•  ID card, and  
•  Blue registration certificate 
 
 
11.    LOW SKILLED WORKERS 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 162 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
A2 nationals who are not exempt from the WAS and who wish to work under the 
sector based scheme in food processing or under SAWS (see Annex A for a list 
of the nine SAWS operatives) will need to apply for permission to work before 
starting work.  
 
A2 nationals employed under SAWS will only be allowed to work for six months 
at a time and must have a break of three months between employment spells 
under SAWS. During this break they will be allowed to stay in the UK if they are 
self-sufficient but will not be eligible for housing and homelessness assistance or 
entitled to claim any income-related benefits as they will lose their EEA worker 
status.  
 
A2 nationals who are not exempt from the WAS and who are employed in food 
processing will be allowed to work for up to 12 months for one employer. They 
can also change employers subject to Home Office approval during this period 
but are not required to have a break between employment spells.  
 
While they are working legally, low skilled A2 nationals will be eligible for housing 
and homelessness assistance. They are exempt from the habitual residence test 
while they are working and must produce the following documents to confirm 
their status:  
 
•  valid passport, or  
 
•  ID Card, and  
 
•  a purple accession work card for the sector based scheme, or  
•  a SAWS card which states the dates of employment and name of the farm 
employing the A2 national  
 
 
12. 
 SPOUSE / CIVIL PARTNERS OF ROMANIAN AND BULGARIAN NATIONALS 
Where a person is a national of Bulgaria and Romania and is the spouse of a 
person holding a work authorisation document or a registration certificate 
restricting their access to the labour market (for example, the spouse of a student 
or a self-employed person), they too will be required to obtain an accession work 
card in order to take employment in the UK. 
 
 
13.    SELF-EMPLOYED PERSONS 

A2 nationals are entitled to be self-employed in the U.K. and they and their family 
members will then have the right to reside and may be eligible for housing 
assistance.  They are treated in the same way as other EEA nationals who are 
self-employed.  Any person engaged in self-employment should have registered 
their business activities with Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) and 
be able to show they are paying appropriate national insurance contributions and 
provide a copy of their business accounts.  However, if they subsequently wish to 
take employment with an employer, they must comply with the requirements for 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 163 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
workers set out in The Accession (Immigration and Worker Authorisation) 
Regulations 2006. 
 
Self-employed nationals will need to supply the following documents to confirm 
their status: 
•  valid passport, or  
•  ID Card, and 
•  a current CIS card (if employed in the construction industry), or  
•  a letter from HMRC showing their tax reference, and (if available) 
•  a copy of their business accounts 
 
 
14.  STUDENTS 
Bulgarian and Romanian nationals who come to the UK to study are allowed to 
work for up to 20 hours a week and if so, will be issued with a yellow registration 
certificate.  They are, however, treated in the same way as students from other 
EEA countries.  Their right to reside requires them to be self-sufficient, which 
includes having comprehensive sickness insurance in the UK and they are 
unlikely to be entitled to JSA (IB), Income Support (IS) or Housing Benefit. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 164 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 18     Annex A 
 
SEASONAL AGRICULTURAL WORKERS SCHEME 
Only Home Office appointed SAWS operators – of which there are nine listed 
below – can recruit workers.  All applications for SAWS are made to the operator 
direct: 
 
•  Concordia Ltd (YSV) – recruits on behalf of farmers throughout the UK 
•  HOPS Labour Solutions - recruits on behalf of farmers throughout the UK 
•  Friday Bridge International Farm Camp – recruits on behalf of farmers in the 
North Cambridgeshire area only 
•  Sastk Ltd – recruits on behalf of farmers in the Shropshire and Staffordshire are 
only 
•  Barway Services Ltd – recruits to meet their own demand for seasonal labour in 
Cambridgeshire 
•  Haygrove Ltd - recruits to meet their own demand for seasonal labour only in 
Herefordshire  
•  R&J M Place Ltd (International Farm Camp) - recruits to meet their own demand 
for seasonal labour in Norfolk 
•  S&A Produce (UK) Ltd - recruits to meet their own demand for seasonal labour 
only in Herefordshire 
•  Wilkins & Sons Ltd (International Farm Camp) – recruits to meet their demand for 
seasonal labour only in Essex. 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 165 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Appendix 19 Keying and Deletion of Ineligible Decisions 
 
These are the Admin / Computer keying Arrangements to be followed after an Ineligible 
decision has been made.  Ineligible Decisions are in 2 parts – Homeless and Housing 
Homeless Ineligibility must be keyed before Housing deletion. 
 
RECORDING INELIGIBLE HOMELESS DECISION (WHERE APPROPRIATE) 
 
Use the e203 Modify Event - Screen 5 - Homeless 
+------------------------------------------------------------------------------+ 
|                         HOMELESSNESS DETAILS POPUP                           | 
|  Homelessness Ref : i__________       FINAL DECISION                         | 
| Presentation Date : c__________       --------------  Date : c__________     | 
|      Given Reason : i_                 Threatened Homeless : c               | 
|        Date Keyed : c__________                   Homeless : c               | 
|    TEMPORARY ACCOM. DETAILS                Assessed Reason : c_______________| 
|    ------------------------                  Priority Need : c               | 
|   Presenting Applicant : c___________    Priority Category : c_______________| 
|   Homeless Composition : C____________      Intentionality : c               | 
|Length stay in Temp Acc : I_                       Eligible : c               | 
| Time in Current Plcmnt : i_              Ineligible Reason : c_______________| 
|         Placement Type : C_________              Appeal 1  : c    2 : c      | 
|      Furniture storage : c                                                   | 
|            Date stored : c__________   FINAL ACTION                          | 
| Correspondence Address :               ------------   Date : c__________     | 
|     c___________________             Application Withdrawn : c               | 
|     c___________________                Priority Withdrawn : c               | 
| Phone No. : ____________                       Rehoused By : c_______________| 
|                                             Temp.Accom.End : c__________     | 
|                                      Furniture Storage End : c__________     | 
+------------------------------------------------------------------------------+ 
 
•  Use the e203 Modify Event - Screen 5 – Homeless 
•  Under the Final Decision complete the input as normal for the Homeless, 
Threatened Homeless, Priority Need, and Priority Category fields 
•  For Intentional set the field to Y, even if the decision would normally be N 
•  Set the Eligible field to N and enter the appropriate ineligible reason. 
•  Select the system generated ineligible homeless letter and complete the 
freehand insert as necessary. 
 
REMOVING INELIGIBLE APPLICANT FROM WAITING LIST (WITH OR WITHOUT 
HOMELESS CASE) 

 
• 
Use the e205 Withdraw Application Event to delete case from computer 
• 
Select one of the two new Ineligible codes 
• 
30 “Asylum / Immigration” or 31 “Unacceptable Behaviour” 
• 
On Save select the APPLIC INELIGIBLE letter 
• 
If the housing case includes a Homeless case, a system generated 
homeless ineligible letter (Appendix 19(a)) should be completed freehand as 
necessary to explain the basis of the decision and issued to the Applicant.
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 166 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
Homeless (Ineligible) Letter 

 
 
 
Appendix 19(a) 
 
 
 
 
 
Housing 
 
        
 2 ADELAIDE STREET 
Executive 
       
 BELFAST 
                            BT2 8PB 
                     028 90240588 (Minicom: 0845 6504381) 
 
 
MR JOE SOAP 
1 ORCHARD GROVE                          Ref. No. 101 /12345 
ANYTOWN 
ANYWHERE 
BT1 1AB 
 
 
Date    1-mar-2001 
 
Dear MR SOAP, 
 
 
NOTICE OF DECISION - HOUSING (NI) ORDER 1988 
 
I am writing to you concerning your request for accommodation for 
you as a person who is either homeless or threatened with 
homelessness. 
 
The Executive has considered whether or not it has a duty to 
secure that accommodation becomes available for you under the 
terms of the above Order.  It has concluded that no such duty is 
owed towards you, because it is satisfied that you are 
ineligible, as defined in the above Order. 
 
Reasons 
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________ 
 
 
General 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 167 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
A leaflet explaining how the Executive assesses homelessness, and 
the Advice and Assistance available from the Executive are 
enclosed. 
If you wish to avail of these services or discuss this notice 
further, you should contact ___________________________________ 
at this office. 
 
If you wish to appeal this decision, you should write (quoting 
your name, address and reference number) to  
MR J BLOGGS Area Manager, at BELFAST Area office. 
 
                          _____________________________________ 
 
                          _____________________________________ 
 
                          _____________________________________ 
 
 
 
Should you require any assistance in making your appeal you can 
contact Housing Rights Service ('phone 028 90245640) or your 
local Advice Centre. 
 
I am sorry I cannot be more helpful on this occasion. 
 
This decision is not in respect of your application for housing 
which is considered separately under the rules of the Housing 
Selection Scheme. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
MR A SMTYH 
DISTRICT MANAGER 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 168 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Housing Application – Ineligible Letter                      Appendix 19(b) 

 
Housing 
 
        
 2 ADELAIDE STREET 
Executive 
       
 BELFAST 
                            BT2 8PB 
                     028 90240588 (Minicom: 0845 6504381) 
 
 
 
MR JOE SOAP 
1 ORCHARD GROVE   
 
 
 
Ref. No. 101 /12345 
ANYTOWN 
ANYWHERE 
 
 
 
 
 
Date     1-mar-2001 
BT1 1AB 
 
 
Dear MR SOAP, 
 
Your application for housing was received on 1-mar-2001. 
 
However, I am unable to accept your application as you are 
ineligible to apply for housing under the rules of the Housing 
Selection Scheme. 
 
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
__________________________________________________________ 
 
If you have any queries on this matter please contact this 
office. 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
MR A SMTYH 
DISTRICT MANAGER 
 
H205(1) 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 169 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Homeless Decision Letter (Restricted Case)  
 
Appendix 19(c) 
 
 
Housing 
 
        
 
2 ADELAIDE STREET 
Executive 
       
 
BELFAST 
                              
BT2 8PB 
                     028 90240588 (Minicom: 0845 6504381) 
 
 
MR JOE SOAP 
1 ORCHARD GROVE                          Ref. No. 101 /12345 
ANYTOWN 
ANYWHERE 
BT1 1AB 
 
Date    2-Mar-2009 
 
Dear MR SOAP, 
 
NOTICE OF DECISION - HOUSING (NI) ORDER 1988 
 
I am writing to you concerning your request for accommodation for 
you as a person who is either homeless or threatened with 
homelessness. 
 
I wish to notify you that the Housing Executive has considered 
whether or not it has a duty to secure that accommodation becomes 
available for you under the terms of the above Order.  It has 
decided that you are eligible for assistance and you are homeless 
/ threatened with homelessness, in priority need and that you 
have not become homeless intentionally; however, it is satisfied 
you would not have been so without having regard to a restricted 
person in your household and therefore your case is a restricted 
case.   
 
A restricted person is a person who is not eligible for 
assistance under the homelessness legislation as a person who is 
subject to immigration control within the meaning of the Asylum 
and Immigration Act 1996, and either does not have leave to enter 
or remain in the United Kingdom, or whose leave to enter or 
remain in the United Kingdom is subject to a condition to 
maintain and accommodate himself, and any dependants, without 
recourse to public funds.   
 
The restricted person in your household is: 
________________________________________________________  
 
 
Reasons 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 170 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
This person is a restricted person because: 
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________ 
 
As a restricted case, the Housing Executive must bring its duty 
to secure accommodation to you to an end by arranging for an 
offer of a tenancy in suitable private accommodation to last for 
at least 12 months.  If the Housing Executive cannot find 
suitable accommodation in the private sector, you will be made 
one offer of accommodation under the Housing Selection Scheme. 
 
You should be advised that the Housing Executive will no longer 
owe a duty to you as a person found to be homeless under the 
above Order if you accept this offer or if you refuse this offer.  
 
A leaflet explaining how the Housing Executive assesses 
homelessness, and the Advice and Assistance available from the 
Housing Executive are enclosed. 
 
If you wish to avail of these services or discuss this notice 
further, you should contact ___________________________________ 
at this office. 
 
 
This decision is not in respect of your application for social 
housing which is considered separately under the rules of the 
Housing Selection Scheme.  Your application will be placed on the 
waiting list for housing, however, as a restricted case you will 
not be entitled to any Insecurity of Tenure points under the 
Scheme.       
 
I trust this is of assistance to you. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
MR A SMTYH 
DISTRICT MANAGER 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 171 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Restricted Case – Refusal of PRS Offer - Discharge of Duty 
Appendix 19(d)  
 
Housing 
 
        
 2 ADELAIDE STREET 
Executive 
       
 BELFAST 
                            BT2 8PB 
                     028 90240588 (Minicom: 0845 6504381) 
 
 
 
MR JOE SOAP 
1 ORCHARD GROVE   
 
 
 
Ref. No. 101 /12345 
ANYTOWN 
ANYWHERE 
 
 
 
 
 
Date     2-Mar-2009 
BT1 1AB 
 
 
NOTICE OF DECISION - HOUSING (NI) ORDER 1988 
 
Dear MR SOAP, 
 
I am writing to you regarding the offer of a tenancy made by a 
landlord to you in private accommodation.  That offer was made to 
you as a restricted case under the above Order.   
 
As you have refused that offer, the Housing Executive is no 
longer under any duty to you under the above Order.   
 
If you have any queries on this matter please contact this 
office. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
MR A SMTYH 
DISTRICT MANAGER 
 
H205(1) 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 172 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed Oct 2013 
 
 
Restricted Case – Acceptance of PRS Offer - Discharge of Duty 

Appendix 19(e)  
 
Housing 
 
        
 2 ADELAIDE STREET 
Executive 
       
 BELFAST 
                            BT2 8PB 
                     028 90240588 (Minicom: 0845 6504381) 
 
 
 
MR JOE SOAP 
1 ORCHARD GROVE   
 
 
 
Ref. No. 101 /12345 
ANYTOWN 
ANYWHERE 
 
 
 
 
 
Date     2-Mar-2009 
BT1 1AB 
 
 
Dear MR SOAP, 
 
NOTICE OF DECISION - HOUSING (NI) ORDER 1988 
 
Dear MR SOAP, 
 
I am writing to you regarding the offer of a tenancy made by a 
landlord to you in private accommodation.  That offer was made to 
you as a restricted case under the above Order.   
 
As you have accepted that offer, the Housing Executive is no 
longer under any duty to you under the above Order.   
 
If you have any queries on this matter please contact this 
office. 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
MR A SMTYH 
DISTRICT MANAGER 
 
H205(1) 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 173 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed December 2006 
 
 
 

10.10 
RELATIONSHIP BREAKDOWN 
 
10.10.1  PROOF OF RELATIONSHIP BREAKDOWN 
 
Where an applicant has indicated that he / she has separated from their partner, 
the Designated Officer will require proof that the relationship breakdown is 
genuine.  Listed below are guidelines that may be followed to confirm the 
relationship breakdown. These are equally applicable to married couples, civil 
partners, co-habiting couples or same sex couples. 
 
1. 
Where a Decree Absolute, Decree Nisi of divorce or judicial separation or 
Dissolution Order is available, no further documentation is required as this 
is evidence that a marriage/civil partnership has broken down irretrievably.  
This is obviously only applicable to married couples or civil partners. 
 
2. 
In the absence of any substantive evidence of a relationship breakdown, 
applicants should be asked if they are willing to provide a letter. The letter 
should be from one of the following who should be aware from their own 
professional involvement with the Applicant or their partner that the 
relationship has broken down and that it is not reasonably practicable for 
the couple to live together.  
 
(a)  Member of Clergy 
(b)  Doctor 
(c)  Police Officer 
(d)  Lawyer 
(e)  Teacher 
(f) 
Social Worker 
(g)  Marriage Guidance Counsellor 
(h)  Women's Aid Official 
 
The above list is not an exhaustive list.  Where a letter by a person not named 
on the list is offered, the matter should be referred to Housing Policy.  Where 
the applicant is unwilling or unable to provide any of the above information, it 
may be necessary to interview both parties and Housing Policy or Legal 
Services will advise in such circumstances.  
 
See Chapter 8.6 for procedures in cases of relationship breakdown. 
 
10.10.2  COURT ORDERS: GENERAL 
  
 
Details / evidence of some Court Orders may be produced by applicants / 
tenants where they have been asked to prove that a relationship has broken 
down. In other instances he / she may be asked to provide evidence of the 
arrangements, made by the court, regarding the dependent children from a 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 174 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed December 2006 
 
 
relationship that has broken down. The following is not an exhaustive list but 
merely recounts the more commonly used Orders: - 
 
Residence Order 
 
This sets out the arrangements about where a child will live and with whom. 
 
A Residence Order is similar to the old “Custody Order” but is more flexible as 
a wider range of circumstances can be accommodated. It can be made in 
favour of one or more persons, even if they do not live together. It 
automatically confers parental responsibility on the person with residence for 
the duration of the order. There is a facility to provide joint residence in favour 
of two or more people. The court order may specify the periods during which 
the child is to live in the different households concerned. While it is more usual 
that those who obtain a Residence Order are the parents of the child, this is 
not always the case and the legislation provides for it to be granted to other 
people e.g. grandparents. 
 
As the Court usually wants one parent only to have responsibility for dependent 
children, a Residence Order will not normally be granted jointly to both parents. 
Where there is a joint Residence Order, however, advice should be sought 
from Legal services. 
 
Contact Order 
This sets out the arrangements for the children to visit or stay with the person 
named in the Order. 
 
A Contact Order is similar to the old “Access Order” but focuses on allowing the 
child to visit or stay with the person (not necessarily a parent) named on the 
order. The emphasis is very much on the child’s interests and wishes, rather 
than on the parent’s rights. The court can attach conditions to it regarding 
matters such as duration, supervision etc. Where a child is in care of an 
authority, there is a statutory duty on the authority to allow the child to have 
contact with its parents, guardians etc. No limits / guidelines have been given 
as to what length a stay or visit should be as every case is considered 
individually on the needs of the child. It is important to note that the person 
having contact with a child does not necessarily have to be financially 
responsible for that child either by way of maintenance or any other way. 
 
Prohibited Steps Order 
 
This has the effect of restraining in some way the actions of a person in relation 
to the child. 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 175 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed December 2006 
 
 
 
Specific Issue Orders 
 
These Orders can be made in conjunction with Residence or Contact Orders or 
on their own.   This is where the Court has decided a particular question about 
the exercise of parental responsibility upon the application of one of the 
parents. 
 
Decree Nisi (on Divorce or Judicial Separation) 
 
This is the first step on divorce or judicial separation and is made by the Court 
when it is satisfied that the marriage has irretrievably broken down.  This is not 
the final decree and the marriage has not formally ended until the issue of the 
Decree Absolute (see below). 
 
Conditional Dissolution Order 
 
This is the first step to the dissolution of a Civil Partnership– s172 of the 2004 
Act and can be made by either civil partner on the ground that the civil 
partnership has broken down irretrievably. 
 
Decree Absolute (on Divorce or Judicial Separation) 
 
This is the final decree, made six weeks after the Decree Nisi once the Court is 
satisfied that all arrangements in respect of children are satisfactory.  This is 
the formal end of the marriage. 
 
Final Dissolution Order 
 
This is the final dissolution of a civil partnership on the ground that the civil 
partnership has broken down irretrievably – s168 of the 2004 Act. 
 
Non-Molestation Order 
 
This is an Order which prohibits particular behaviour or molestation generally 
and can be made for a specified period or under further notice. 
 
Occupation Order 
 
This can be either "declaratory" where the rights of occupation to the home are 
declared or "regulatory" where the occupation of the home is regulated to 
provide protection for the applicant and/or any child.  This is probably similar to 
the old exclusion order. 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 176 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed December 2006 
 
 
 
10.10.3 GUIDANCE NOTES / INFORMATION / ENQUIRIES 
 

DEPENDENT CHILDREN 
 

For the purposes of the Selection scheme an applicant has dependent children 
either if he / she has dependent children residing with him / her or if such 
children might reasonably be expected to reside with him/her 
 

Dependent 
 
The first issue to be decided is whether or not the child is dependent.  A 
dependent child is one who is under 16 years of age, or who is under 19 
years and is in full time education or in a Government Training Scheme.  
However, all the facts need to be looked at to ascertain if there is any 
dependence on the applicant i.e. emotional, physical or financial.  For 
instance, although parents may be separated and the children live with 
the mother, such children could be dependent on their father for childcare 
if the mother was working.  In cases where parents live apart, a check 
should always be made as to whom child benefit is paid.  If the child 
benefit is paid to the mother and the child resides with the mother, then 
the children would be deemed to be dependent on the mother for the 
purposes of the Selection Scheme. 
 
However, while the children might be dependent on the father in terms of 
childcare, the father would only meet the Selection Scheme criteria if the 
children reside with him or might reasonably be expected to reside with 
him. 
 

Resides   
 
Again, in the case of parents who live apart, the first enquiry to be made is 
to ascertain whether or not a Residence / Contact Order has been made.  
Each case must be considered fully based on its own facts. 
 
Information should be sought from solicitors, social services, parents, 
grandparents etc. where necessary. 
 
NOTE: Regular overnight staying access does not equate to residence. 
As a general rule, dependent children should be treated as residing with 
the person with whom they actually reside for the greater part of the week, 
and it is that parent who should be treated as having dependent children 
for the purposes of the Selection Scheme. Where it is determined that the 
children stay 5 or more nights per week at one particular property, they 
can be considered as residing at that property. If the children divide their 
time more equally between two properties (e.g. 4 nights / 3 nights) or if 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 177 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed December 2006 
 
 
residence arrangements vary from week to week, a determination will 
have to be made as to whom the children are dependent on. For example 
who is Child Benefit paid to, is there a Residence Order in favour of one 
parent, the address on the child's medical card, what school does the child 
attend etc. 

MIGHT REASONABLY BE EXPECTED TO RESIDE 
The Executive needs to ask about future intentions also, in order ascertain 
whether or not the child might reasonably be expected to reside with the 
applicant.  
 
• 
children in care 
 
Where children are in care, information should be sought from Social 
Services as to their intentions i.e. is it their intention to work towards 
releasing the children within a reasonable period of time (e.g. 6 
months) or that, by not accepting the applicant as a full duty 
applicant, this would hinder Social Services in their efforts to re-unite 
the family. 
 
Note: Dependent children need not necessarily be children of the applicant but 
may be related in some other way (e.g. grandchildren) or be adopted or foster 
children. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 178 of 
209                 

 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 

 
Issue Date 
Reviewed December 2006 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 179 of 
209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Applicant – Separated Parent
Children Dependent
Determine if the children are 
Children NOT 
See section 10.10.3
dependent on the Applicant?
Dependent
See section 10.10.3
See section 10.10.3
Do the children reside with 
the applicant for the ‘Greater 
e.g. children residing 
Part of the Week’ (5 or more 
Applicant awarded Sharing 
for less than 5 nights 
nights)?
Points under ‘A’ Band (or ‘U’
YES
or although expected 
No
if 16 – 18 year old applicant)
to reside actually 
unable to / do not
Applicant awarded 
Applicant awarded 
Sharing Points 
Children NOT taken 
Sharing Points under 
under ‘A’ Band (or 
into account in 
‘F’ Band
‘U’ if 16 – 18 year 
overcrowding 
old applicant)
assessment
Overcrowding Points 
PSN 7 
Children NOT taken 
awarded on basis of 
Family 
OSN 4 awarded to 
into account in 
children occupying 
Living 
recognise access to 
overcrowding 
property
apart 
children
A
assessment
p
Awarded
PSN7 NOT awarded 
p
en
d
ix 10.

10.
Statutory Homelessness investigation should be carried out in all cases.
1
If FDA points do not apply Other Homeless points should be considered
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 180 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
10.11.  LATENT DEMAND 
 
10.11.1  RURAL ‘LATENT DEMAND’ QUESTION 
 
 
As part of the visit / assessment process, Designated Officers are reminded of the 
importance of asking both housing and transfer applicants the above question and 
recording responses on the visit report forms for subsequent keying onto the Waiting 
List system.   
 
This latent demand question allows all applicants to identify up to two rural areas 
where they would wish to live but where there is little prospect of re-housing due to 
lack of available accommodation at present. The resultant choice(s) is in addition to 
the ‘normal’ ‘areas of preference’ and will be used solely to plan where housing may 
be required.  
 
This information will then be recorded on the on line HMS system  
 
 
 While the latent demand question has been on application forms for some time, the 
absence of a facility to key any responses has meant that such information was not 
usually sought during housing visits in the past. The issue of latent demand is 
fundamental to the Executive’s Rural Housing Strategy and so all Designated 
Officers should be made aware of the necessity to seek this information from now on.  
 
Two points in particular should be highlighted: 
 
 
It is anticipated that any responses may involve small settlements or 
hamlets/crossroads outside existing villages. The revised system will allow any 
of these small settlements etc. to be keyed as latent choices. Designated 
Officers should therefore record such responses as given and not try to link 
them in with for example, an existing estate code for a neighbouring village. 
 
 
There may be applicants currently residing in towns or villages who would wish 
to live in smaller rural settlements. The latent demand question should not 
therefore be confined to those applicants/transfers currently living in isolated or 
more rural locations.  
 
 
Should you have any queries regarding this matter, do not hesitate to contact the 
Housing Executive’s Rural Housing Strategy at the address below: 
 
N.I.H.E 
Corporate Planning 
Housing Centre 
2, Adelaide Street 
BELFAST BT2 8PB 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 181 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
10.11.2  NEW LATENT DEMAND AREAS 
 
During the visit / assessment process, applicants may identify areas where they may 
wish to live which are not already included in the Latent Demand screen in the 
PRAWL system. Similarly, additional areas may be identified by the Executive / 
Housing Associations to test for latent demand. 
 
In such circumstances, Designated Officers should complete the attached pro forma 
(see Appendix 10.11.1) so that the new latent demand locations are added to the 
PRAWL system. Instructions on how to complete the pro forma are detailed below: 
10.11.3  INSTRUCTION TO COMPLETE PRO FORMA FOR INCLUSION OF ADDITIONAL 
CHOICES ON PRAWL LATENT DEMAND SCREENS 
1. 
Area Code 
 
2. 
District Code 
 
3. 
Location Name – name known locally of the rural area/settlement.  For latent 
demand purposes this may also include settlements/villages which already 
have an existing waiting list code but due to either low turnover of 
accommodation, or no public sector housing, applicants do not normally select 
these areas. 
 
4. 
Waiting List Name – if there is a waiting list estate code exclusive to this area, 
enter ‘Y’,  if not enter ‘N’ and record the waiting list name the rural area is 
included under. 
 
5. 
Village/Settlement – record whether the rural area is a village or smaller 
settlement. 
 
6. 
Rural – for the purpose of this exercise should always be ‘Y’. 
 
7. 
CLA Code and Name – name and code of Common Landlord Area which 
covers the rural area.    
 
8. 
To avoid duplication, housing associations should refer any requests for areas 
to be included on the latent demand screen to the District Office which covers 
the small settlement (latent demand area). 
 
9. 
The attached form should be signed and dated by a member of the District 
Office Management Team and forwarded to: Michael Conway, Rural Housing 
Co-ordinator, Housing Centre. 
 
 
10.12  LIST OF PARTICIPATING LANDLORDS 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 182 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 

Name & Address 
Tel No 
Fax No 
Abbeyfield and Wesley Society 
 Tel. 028 90365081 
 Fax. 028 90859951 
21 Glassillan Grove GreenislandBT38 8TE 
 
 
 
e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxx.xx.xx  
Apex Housing Association Ltd 
71304800 
7126 3362 
110 Butcher St, Derry/ Londonderry BT48 6HH 
 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxx.xxx  
Website  www.apexhousing.org 
 
 
 
 
 
 
Ark Housing Association 
9075 2310 
9075 4180 
Unit 17- 18 North Belfast Business Centre, 
Duncairn Gardens, Belfast BT15 2GG 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
T: 02890752310 
F: 02890754180 
E: xxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
W: www.arkhousing.co.uk 
Clanmil Housing Association Ltd 
9087 6000 
9087 6001 
Northern Whig House, 3 Waring St, Belfast BT1 
  
2DX 
e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx    
web: www.clanmil.org  
Connswater Housing Association Ltd 
9065 6155 
9065 6388 
157 upper Newtownards Rd, Belfast BT4 3HX 
e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
xxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx   
 
Craigowen Housing Association Ltd 
9076 8029 
9076 9309 
Muir Building, 427 Holywood Rd, Belfast BT4 
2LT 
e-mail: xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Filor Housing Association Ltd 
9035 1131 
9074 1755 
282-290 Crumlin Road, Belfast BT14 7EE 
e-mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 183 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
 
Name & Address 
Tel No 
Fax No 
Flax Housing Association Ltd 
9059 2110 
9059 4440 
 Gate Lodge 
8 Flax Street 
Belfast BT14 7DA 
e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx  
 
 
 
Fold Housing Association Ltd 
9042 8314 
9042 8167 
Fold House, 3 Redburn Sq, Holywood BT18 
9HZ 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxx.xx.xx  
Grove Housing Association Ltd 
9077 3330 
9077 6661 
171 York Road, Belfast BT15 3HB 
e-mail: xxxx@xxxxxxx.xxx.xx  
Habinteg Housing Association (Ulster) Ltd 
9042 7211 
9042 8069 
Alex Moira House, 22 Hibernia Street, 
 
Holywood BT18 9JE 
 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.xx  
Hearth Housing Association Ltd 
9053 0121 
9053 0122 
66 Donegall Pass, Belfast BT7 1BU 
  
e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
  
 
22 
 Web    www.hearth-housing.org.uk 
  
 
 
  Helm Housing, 
  028 9032 0485 
9033 0402 
Helm House, 
 
38-52 Lisburn Road, 
Belfast 
BT9 6AA 
e-mail:  xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx 
 
Newington Housing Association (1975) Ltd 
9074 4055 
9074 7624 
300-302 Limestone Road, Belfast BT15 3AR 
e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx 
 
  
Web  www.newingtonha.co.uk  
 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 184 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Name & Address 
Tel No 
Fax No 
Oaklee Housing Association Ltd 
Service Centre   
  Fax
Leslie Morrell House, 37-41 May Street, Belfast    Head Office 
 028 9044 1346 
BT1 4DN 
0845 073 3335 
e-mail:  servicescentre@oaklee.org.uk 
  
 
Website  www.oakleehomes.org.uk 
 
 
 
Trinity Housing Association (NI) Ltd 
02890690250 
02890690251  
 Beechhill Business Park 
96 Beechhill Rd Belfast BT8 7QN 
e-mail:   xxxx@xxxxxxxxx.xxx  
 
Rural Housing Association Ltd 
0288224 6118 
0288224 6120 
Tollgate House 
Killyclogher Rd 
Omagh 
BT79 OAX 
 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.xx  
 
St Matthew’s Housing Association Ltd 
9045 1070 
9045 4205 
58 Harper Street, Belfast BT5 4EN 
e-mail: xxxx@xxxxxxx.xxx  
 
South Ulster Housing Association Ltd 
3833 9795 
3835 0944 
20-22 Carleton Street, Portadown, Craigavon  
BT62 3EN 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx  
Web www.suha.co.uk 
 
Triangle Housing Association Ltd 
2766 6880 
2766 2994 
60 Eastermeade Gardens, Ballymoney BT53 
6BD 
e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
www.trianglehousing.org.uk  
 
  Harmony Homes Housing Association Ltd 
9074 1618 
9035 1922 
93 Woodvale Road, Belfast BT13 3PB 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx  
 
 
 
 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 185 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
 
 
 
10.13  GUIDE TO AREAS COVERED BY NIHE DISTRICT OFFICES 
 
Belfast Area –
 District Offices 
10.13  GUIDE TO AREAS COVERED BY NIHE DISTRICT OFFICES 
 
Belfast Areas 
 
 
 Belfast Area West                                             Office 
 
 
                   
                                                                   32-36 Gt Victoria St 
                                                                    Belfast BT2 7BA 
 
 
Estates covered: Andersonstown Area, Brooke Park, Donegall Road, Glencolin, 
Hannahstown, Ladybrook, Lenadoon, Rossnareen, St James Area, Suffolk, 
Tullymore 
 
 Estates covered: Ardmoulin, Ballymurphy, Beechmount, Cavendish Street, 
Clonard Crescent, Dermott Hill, Divis, Downfine, Falls Court, Gransha, 
Grosvenor Road, Hamill Street, John Street, Moyard, New Barnsley, Rockmount, 
Springfield Park, Springfield Road (Lower), Springhill, Turf Lodge, Westrock, 
Whiterock 
 
Belfast Shankill District   
 
83-87 Shankill Road 
 
 
 
 
 
BELFAST BT13 1FO 
 
   
 
 
 
 
Estates covered: Ainsworth, Ballygomartin, Glencairn, Highfield, Lawnbrook, 
Shankill Road, Springmartin, Tudor Place, Upper Shankill, West Circular Road, 
Woodvale 
 
 
 
 
 
 
                                                                              
 
 
Belfast Area South & East Belfast                      Office 
                                                                    32-36 Gt Victoria St 
                                                                    Belfast BT2 7BA 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
186 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Estates covered: Albertbridge Road, Ardcarn, Ashfield, Bloomfield, Bridge End, 
Castlereagh Road, Cherryvalley, Clarawood, Dundela, Edenvale, Garnerville, 
Inverary, Knocknagoney, Lisavon, Newtownards Road, Sandbrook, Short Strand, 
Summerhill, Sydenham, Wandsworth 
 
 
Estates covered: Annadale, Cromac, Donegall Pass, Donegall Road, Finaghy, 
Flush Park, Mount Street, Ormeau, Ravenhill, Roseberry, Sandy Row, 
Stranmillis, Taughmonagh, Ulsterville, Woodstock Road 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
187 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
Belfast Area North Belfast                                      Office 
                                                                    32-36 Gt Victoria St 
                                                                    Belfast BT2 7BA 
 
 
 Estates covered: Ardavon Park, Ashfield, Carlisle, Duncairn Gardens, 
Dunmore, Fairhill, Fairyknowe, Fortwilliam, Gainsborough Area, Glandore, 
Graymount, Grays Lane, Mount Vernon, New Lodge Area, Parkmount Flats, 
Ross House Flats, Shore Crescent, Shore Road, Skegoneill, Carrick Hill, 
Whitewell 
  
Estates covered: Antrim Road, Ardoyne, Ballysillan, Benview, Cavehill, 
Cliftondene, Glenbank, Glenbryn, Hesketh, Ligoniel, Oldpark, Silverstream, 
Sunningdale, Torrens, Tyndale, Westland, Wheatfield 
 
North Down & Ards Area 
 
Bangor Office                                                       
 

 
 
 
 
 
Bangor District 
 
 
 
 
 
 
2.Alfred St 
 
 
 
 
 
 
Bangor. 
 
Estates covered:
 Bangor Estates, Conlig, Crawfordsburn, Groomsport, Helen’s 
Bay, Holywood 
 
Newtownards District                                        
 

 
 
 
 
 
Newtownards District Office 
 
 
 
 
 
 
2-32 Frederick St  
 
 
 
 
 
 
Newtownards 
 
 
Estates covered:
 Annacloy, Annsborough, Annadorn, Ardglass, Ballyhornan, 
Ballykinlar, Ballymacarn, Ballynahinch, Burrenreagh, Castlewellan, 
Clonvaraghan, Clough, Crossgar, Derryboye, Downpatrick Estates, Drumaness, 
Drumee, Drumaroad, Dundrum, Dunmore, Dunsford, Kilclief, Kilcoo, Killough, 
Kilmore, Killyleagh, Loughlinisland, Newcastle, Rafferty, Saintfield, Seaforde, 
Shrigley, Spa, Strangford, Tyconnaught, Tyrella 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
188 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
South Down Area 
Newry 

 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
35-45 Boat Street 
 
 
 
 
 
 
 
NEWRY BT34 2DB 
 
  
 
 
 
 
 
Telephone 03448 920 900 
 
 
 
 
 
 
 
 Fax 028 3831 892  
 
 
Estates covered: Annalong, Attical, Ballymaderphy, Ballymartin, Barnmeen, 
Belleek, Bessbrook, Burren, Camlough, Creggan, Crossmaglen, Cullyhanna, 
Cullaville, Derramore, Drumintee, Dunaman, Forkhill, Glassdrumman, Hilltown, 
Jonesboro, Kilkeel Estates, Killen, Longstone, Lurganare, Mayobridge, Meigh, 
Mullaghbawn, mullaghglass, Newry Rural, Newry Town, Newtowncloughoge, 
Newtownhamilton, Rostrevor, Shinn, Silverbridge, The Commons, Warrenpoint, 
Whitecross 
 
Downpatrick   
 
 
 
51 John Street 
 
 
 
 
 
DOWNPATRICK BT30 6HS 
 
 
Estates covered: Annacloy, Annsborough, Annadorn, Ardglass, Ballyhornan, 
Ballykinlar, Ballymacarn, Ballynahinch, Burrenreagh, Castlewellan, 
Clonvaraghan, Clough, Crossgar, Derryboye, Downpatrick Estates, Drumaness, 
Drumee, Drumaroad, Dundrum, Dunmore, Dunsford, Kilclief, Kilcoo, Killough, 
Kilmore, Killyleagh, Loughlinisland, Newcastle, Rafferty, Saintfield, Seaforde, 
Shrigley, Spa, Strangford, Tyconnaught, Tyrella 
 
Lisburn & Castlereagh Area 
 
Lisburn 

 
 
 
 
 
  
 
 
  
 
 
 
 
 
29 Antrim Street 
 
 
 
 
 
 
 
LISBURN BT28 1AU 
 
  
 
Estates covered: Aghalee, Ballinderry, Ballycrune, Ballynadolly, Ballymacash, 
Ballymacoss, Beattie Park, Conway, Culcavey, Derriaghy, Dromara, Drumbo, 
Dunmurry Rural Cottages, Feymore, Glenavy, Hilden, Hillhall, Hillsborough, 
Islandkelly, Knockmore, Lambeg, Lisburn Estates, Long Kesh, Maghaberry, 
Magheragall, Maze, Milltown, Moira, Purdysburn, Ravarnette, Rockview, 
Seymour Hill, Upper Dunmurry Lane, Warren/Old Warren 
  
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
189 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Dairy Farm 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
Dairy Farm Centre 
 
 
 
 
 
 
Stewartstown Road 
 
 
 
 
 
 
BELFAST BT17 0SB 
 
  
Estates covered: Poleglass, Twinbrook 
  
 
 
 
 
South Area  
 
 
Armagh 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
48 Dobbin Street 
 
 
 
 
 
 
 
ARMAGH BT61 7BR 
 
  
 
Estates covered: Ahorey, Annaghmore, Annahugh, Armagh Estates, Ballards, 
Ballymacnab, Benburb, Blackwatertown, Carrickaness, Charlemont, Clady, 
Darkley, Derrynoose, Drumhillery, Drumnahuncheon, Edenaveys, Eglish, 
Glenanne, Hamiltonsbawn, Keady, Killylea, Loughgall, Loughgilly, Madden, 
Markethill, Middletown, Milford, Mountnorris, Poyntzpass, Richhill, Tandragee, 
Tynan 
 
Banbridge 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
56 Bridge Street 
 
 
 
 
 
 
 
BANBRIDGE BT32 3JL 
 
  
 
Estates covered: Annaclone, Ashfield, Ballyvarley, Ballyward, Banbridge 
Estates, Closkelt, Corbet, Dromore Town, Gilford, Katesbridge, Kinallen, 
Laurencetown, Lisnagade, Loughbrickland, Rathfriland, Scarva, Seapatrick, 
Tullyhennan, Tullylish 
 
Lurgan/Brownlow   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
16 Legahory Centre 
 
 
 
 
 
 CRAIGAVON BT65 5BE 
 
  
 
Estates covered: Aldervale, Altmore, Ardowen, Burnside, Carn, Clonmeen, 
Derrymacash, Derrytrasna, Drumbeg North/South, Drumgor Heights, 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
190 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Drumnacanvey, Edenbeg, Enniskeen, Kinnego, Legahory Green, Meadowbrook, 
Moyraverty Centre, Parkmore, Rosmoyle, Westacres 
 
 
South West Area Office 
 
Cookstown
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 Morgan’s Hill Road 
 
 
 
 
 
 
COOKSTOWN BT80 8HA 
 
  
Estates covered: Annaghmore, Auglish, Ballylifford, Ballyronan, Blackhill, 
Broughderg, Carnan, Coagh, Clare, Cluntoerichardson, Coagh Street, Cooke 
Crescent, Cookstown Estate, Coolreaghs, Derrychrin, Donaghy, Drum, 
Drumallen, Dunamore, Dunman, Gortacladdy, Keenaghan, Kildress, Pomeroy, 
Kilmoon, Killygonland, Lisnahall, Lissan, Lourp, Maloon, Moneymore, Monrush, 
Moortown, Orriter, Rock, Sandholes, Sherrygroom, Stewartstown, Tullyhogue, 
Tullyreavy, Tullywiggan 
 
 
 
 
 
Dungannon   

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ballygawley Road 
 
 
 
 
 
 
DUNGANNON BT70 1AT 
 
  
Estates covered: Ackiduff, Augher, Aughnacloy, Ballygawley, Benburb, Brantry, 
Bush, Caledon, Cappagh, Castlecaulfield, Clogher, Coalisland, Derrylee, 
Donaghmore, Drumkee, Dungannon Estates, Fivemiletown, Galbally, Granville, 
Killyman, Laghey, Mountjoy, Moy, Moygashel, Mullenakill, Newmills 
 
Fermanagh 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Riverview House 
 
 
 
 
 
 
Head Street 
 
 
 
 
 
 
ENNISKILLEN BT74 7DA 
 
  
 
Estates covered: Arney, Ballinamallard, Belcoo, Bellanaleck, Belleek, 
Brookeborough, Clabby, Derrygonnelly, Derrylin, Donagh, Ederney, Enniskillen 
Estates, Florencecourt, Garrison, Irvinestown, Kesh, Killadeas, Kinawley, Lack, 
Letterbreen, Lisbellaw, Lisnaskea, Magheraveely, Maguiresbridge, Monea, 
Newtownbutler, Roslea, Springfield, Tamlaght, Tempo, Trory 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
191 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
Omagh 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Riverston House 
 
 
 
 
 
 
7 Holmview Terrace 
 
 
 
 
 
 
Omagh BT79 0AH 
 
  
Estates covered: Beragh, Cannondale, Carrickmore, Castleview, Dromore, 
Drumnakilly, Drumquin, Fintona, Glenhull, Gortin, Greencastle, Kilskeery, 
Knockmoyle, Lammy, Lisanelly, Loughmacrory, Mountfield, Mountjoy, 
Mullaghmore, Omagh Estates, Rouskey, Seskinore, Shandon Park, 
Sixmilecross, Strathroy, Tattysallagh, Trillick 
 
Magherafelt, Mayogall, Moneyneaney, Moneysallin, Portglenone, Ritchies Villas, 
Rocktown, St Treas, Swatragh, Tamlaght, Tobermore, Tullyherron, Upperlands 
South Antrim Area 
Antrim
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
48 High Street 
 
 
 
 
 
ANTRIM BT41 4AN 
 
  
Estates covered: Antrim Town, Ballycraigy, Crumlin, Dublin Road, Firfields, 
Glenburn, Greystone, Menin Road, Moylena Grove, Muckamore, Newpark, 
Parkgate, Parkhall, Randalstown, Rathenraw, Rathglynn, Rathkyle, Springfarm, 
Steeple, Stiles, Templepatrick, Toomebridge, Townparks Nr & St 
 
Newtownabbey 1
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Rantalard House 
 
 
 
Rathcoole Drive 
 
 
 
Rathcoole 
 
 
 
NEWTOWNABBEY BT37 9GL 
 
 
 
  
Estates covered: Abbeyville, Bawnmore, Bleachgreen, Glenville, Hightown, 
Longlands, Rathcoole, Rathfern, Rushpark, Whiteabbey 
 
Newtownabbey 2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ballyearl Drive 
 
 
 
 
 
New Mossley 
 
 
 
 
 
NEWTOWNABBEY BT36 5XJ 
 
 
 
 
 
Tel: 9084 3711 Fax 9083 8819 
Estates covered: Ballyclare, Ballyduff, Ballynure, Doagh, Glengormley, 
Glenvarna, Hyde Park, Jennings Estate, Kelburn Park, Monkstown, New 
Mossley, Oakview, Old Mossley, Parkmount, Queen’s Avenue, Queen’s Park, 
Roughfort 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
192 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
East Area 
 
Ballymena
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
Twickenham House 
 
 
 
 
 
Mount Street 
 
 
 
 
 
BALLYMENA BT54 6EY 
 
Estates covered: Adair, Ahogill, Aughafatten, Ballee, Ballykeel, Ballymarlow, 
Ballymena Town, Broughshane, Cargan, Carninney, Clough, Craigywarren, 
Cullybackey, Doury Road, Dunclug, Dunvale, Fisherwick Crescent, Galgorm, 
Glarryford, Glenwherry, Gracehill, Harryville, Herbison Park, Kells, 
Loughloughan, Martinstown, Millfield, Moorfields, Moorlands, 
Newtowncrommelin, Portglenone, Procklis, Rectory, Slatt, Straid, Taylorstown, 
Tullgarley 
 
Carrickfergus  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19 High Street 
 
 
 
 
 
CARRICKFERGUS BT53 6AL 
 
 
 
                      Tel: 03448 920 900 
 
 
 
 
 
Fax: 02825 666 133 
 
Estates covered: Agnes Street/McKeen’s Ave, Carrickfergus Town, Castlemara, 
Davy’s Street, Drumhoy/Salia/Ederny, Eden, Glenfield, Greenisland, Sunnylands, 
Taylor’s Avenue, Victoria, Whitehead, Windmill Hill 
 
Larne
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sir Thomas Dixon Buildings 
 
Victoria Road 
 
LARNE BT 40 1RU 
Estates covered: Antiville, Ballycarry, Carnlough, Craigyhill, Ferris Park, 
Glenarm, Gleno, Glynn, Islandmagee, Larne Town, Magheramorne, Millbrook, 
Mount Hill, Old Glenarm Road, Riverdale 
Magherafelt   
  
 
 
 
 
 
 
 
3 Ballyronan Road 
 
 
 
 
 
 
 
MAGHERAFELT BT45 BP 
 
 
 
Estates covered: Ballinahone, Ballymaguigan, Ballynease, Beagh, Bellaghy, 
Broagh, Carmean, Castledawson, Clady, Creagh, Culnady, Curran, Destmartin, 
Draperstown, Drumderg, Fallahogey, Gulladuff, Innisrush, Kilross, 
Knockloughrim, Lislea, Lisamorrow, Lisnamuck, Longfield, Luney, Maghera, 
Magherafelt, Mayogall, Moneyneaney, Moneysallin, Portglenone, Ritchies Villas, 
Rocktown, St Treas, Swatragh, Tamlaght, Tobermore, Tullyherron, Upperlands 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
193 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
 
Causeway Area   
 
Limavady
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
33 Catherine Street 
 
LIMAVADY BT49 9DA 
 
  
 
Estates covered: Aghanloo, Alexander Road, Ardgarvan, Aughill, Ballycrim, 
Ballykeen, Ballykelly, Ballymacallion, Ballymonie, Ballyquin, Bellaeena, 
Bonnanboigh, Caman Park, Carnabane, Carrowclare, Carrydoo, Church Street, 
Connell Street, Crawford Square, Crebarkey, Dernaflaw, Dromore, Drumachose 
Park, Drumavalley, Drumneechy, Drumsurn, Dungiven, Dungiven Road, Feeny, 
Glack, Gortar, Gortnaghey, Greysteel, Greystone, Josephine Avenue, Killylane, 
King’s Lane, Largy, Magherabuoy, Massey Avenue, Muldonagh, Myroe, 
Owenbeg, Protestant Street, Rathbeg Crescent, Rathbrady Road, Roemill 
Gardens, Roeview Park, Sistrokeel, William Street, Windsor Avenue 
 
Ballycastle
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
Fleming House 
 
Coleraine Road 
 
BALLYCASTLE BT54 6BP 
 
  
 
Tel: 03448 920 900 
 
Fax: 028 2566 6373 
 
Estates covered: Armoy, Ballintoy, Ballycastle Town, Cushendun, Ballyvoy, 
Bushmills,Cushendall, Liscolman, Mosside, Rathlin, Waterfoot 
  
 
Ballymoney   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
50-54 Main Street 
 
BALLYMONEY BT53 6AL 
 
Tel: 2766 3442 Fax 2766 6533 
 
Estates covered: Ballybogey, Balnamore, Bendooragh, Carnany, Clintyfinnan, 
Cloughmills, Corkey, Dervock, Druckendult, Dunaghy, Dunloy, Eastermeade, 
Glebeside, Killyrammer, Loughgiel, Macfin, Margaret Avenue, Rasharkin, 
Seacon, Stranocum, Townparks, Trinity Drive, Westgate 
 
 

HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
194 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
Coleraine
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19 Abbey Street 
 
COLERAINE BT52 1DU 
 
Tel: 7035 8111 Fax 7032 0961 
 
Estates covered: Aghadowey, Articlave, Ballyrashane, Ballysally, Ballywoodock, 
Boveedy, Brook Green, Burnside Park, Castlerock, Castleroe, Cherry Place, 
Coleraine Town, Criagmore, Curraghmore Park, Drumadraw, Dunluce, 
Farrenlester, Garvagh, Glenkeen, Glenleary, Glenmanus, Grove, harpurs Hill, 
The Heights, Killowen, Kilrea, Macosquin, Maybuoy, Millburn, Newmills, 
Portballintrae, Portrush, Portstewart, Society Street, The Crescent, Windyhall 
 
 
West Area 
 
 
Collon Terrace
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 Collon Terrace 
 
LONDONDERRY BT48 7QP 
 
Tel: 7137 3683 Fax 7126 0335 
 
Estates covered: Ballymagroaty, Ballynagard, Belmont, Bloomfield, Bradley 
Park, Bracken Park, Brookdale, Capal Court, Cashelhill Park, Carnhill, Culmore 
Road, Coshquin, Earhart Park, Ederowen Park, Elaghmore Park, Fuglemen 
Park, Fern Park, Galling Park, Glen caw, Knuckle Park, Hazel bank, Livermore 
Park, Leaf air, Moss Park, Shan tallow, Woodlands 
 
  
Waterloo Place 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ulster Bank Buildings 
 
Waterloo Place 
 
LONDONDERRY BT48 6BS 
 
Tel: 7126 6227 Fax 7126 9073 
Estates covered: Academy Road, Bishop Street, Brandy well, Cloughglass, 
Creggan, Elmwood, Fountain, Foyle Road, Ivy Terrace, Lower Crescent, 
Maureen Avenue, Meenan Park, Nixon’s Corner, Northland Road, Orchard Row, 
Rosemount, Rossville 
 
Waterside
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 Glendermott Road 
 
Waterside 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
195 of 209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed Oct 2013 
 
 
 
 
LONDONDERRY BT47 1AU 
 
Tel: 7131 1490 Fax 7134 3651 
 
Estates covered: Altnagelvin, Ard nab rocky, Ardmore, Caw, Claudy, Clooney, 
Currynierin, Fountain Hill, Drumhoe, Eglinton, Gobnascale, Hollymount Park, 
Irish Street (Lisnagelvin), Kilfennan, Kincullbrack, Knockdara, Lerrshandoney, 
Maydown, Melvin Court, New Buildings Park, Rossdowney, Strathfoyle, 
Tullyalley, Waterside Triangle 
 
 
Strabane 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
48 Railway Road 
 
STRABANE BT28 3ET 
 
Tel: 7138 2637 Fax  Ext 200 
 
Estates covered: Alexander Place Lower, Ardmore, Ardstraw, Artigarvan, 
Ballycolman, Ballymagorry, Burdennett, Carlton Drive, Castlederg, Castletown, 
Churchtown, Clady, Cullion, Donemana, Douglas Bridge, Dublin Road, 
Erganagh, Fountain, Glebe, Killen, Killeter, Lisnafin Park, Magheramason, Main 
Street, Melmount Road, Millbrook Gardens, Newtown Place, Newtownkennedy, 
Newtownstewart, Plumbridge, Sion Mills, Spamount, Springhill Park, Urney Roa 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 
196 of 209                 

link to page 197  
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed December 2006 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10.14 
PROCEDURES FOR DEALING WITH APPLICANTS WHO HAVE FAILED 
TO PROVIDE IDENTIFICATION 

 
10.14.1  INTRODUCTION 
In most cases it is relatively straightforward that we do not process an 
application if the Applicant refuses to supply Identification. However, if the 
Applicant is being processed and accepted for Complex Needs 
accommodation only through the Housing Support Officer I.D. will not be 
required as identification would have already been established through the 
health professional. 
 
 
The Application must be registered with basic details listed in Appendix 
10.14.137. 
 
 
The Applicant must be visited and a full assessment carried out – this is for two 
main reasons: 
 
a. 
to draw attention to the fact that the applicant has not provided I.D. (most 
failures may simply be a case of the applicant preferring to provide the I.D. 
verification during the visit).  Therefore, it is very important that the visiting 
officer explains that identification must be supplied in order to comply with 
the Application Requirements necessary to be eligible under the Housing 
Selection Scheme.  They should advise the Applicant that their application 
form cannot be processed unless they provide I.D.  The appropriate 
information should be recorded on the first page of the Visit Report that 
this has been discussed with the Applicant and to confirm that the 
Applicant still refuses to supply Identification. 
 
b.   there may be issues around homelessness which we would have a 
statutory duty to investigate.  The NIHE must discharge its homelessness 
obligations regardless of whether the Applicant has supplied Identification 
                                                 
37 When dealing with Applicants from outside NI who has not provided I.D, you should then move on to 
Step 10.14.3. N.B. Eligibility in Relation to People From Abroad also apply refer to 10.9 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 197 of 
209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed December 2006 
 
 
 
or not. If an Applicant who has refused to supply Identification however, 
claims to be homeless / threatened with homelessness, or there would 
appear from the visit / assessment to be issues which may suggest that a 
homelessness investigation should be carried out, then it will be 
necessary to open a homelessness investigation.  [See below if issues 
around homelessness are involved.] 
 
 
 

10.14.2  NON-HOMELESS CASES 
 

If the Applicant refuses to supply I.D. during the visit, then the Housing Officer 
must issue Letter 1a (Appendix 10.14.2) upon return to the office and allow 14 
(calendar) days for a reply.  The Preferences or Answers to the Questions 
should not be keyed at this stage.   See 10.14.8. 
In relation to Applicants from outside NI who have not provided ID with their 
Application the Housing Officer must follow the above procedure. 
10.14.3     POTENTIAL HOMELESS CASES 
Alternatively, if there are any issues regarding homelessness, then the Housing 
Officer should issue Letter 1b (Appendix 10.14.3) and commence 
homelessness investigations.   
 
10.14.4  MAKING ENQUIRIES  
 

Provided that the applicant has signed the declaration on the application form, 
the designated officer should proceed with their enquiries in relation to 
homelessness in the normal way. 
 
Normal rules in relation to temporary accommodation placements apply, 
regardless of providing Identification. 
 
10.14.5  OUTCOME - POSITIVE DECISION  
 
An Applicant who meets the statutory homeless criteria can be awarded 70 
points as an FDA, in recognition of the full housing duty and can therefore be 
placed on the Waiting List (Only the Preferences and the 70 FDA points should 
be keyed). It will be necessary in such circumstances to issue a manual 
decision letter notifying the Applicants of the outcome of the homelessness 
investigation and the award of points (attached at Appendix 10.14.5).  The 
letter is worded to deal with both Homeless / threatened with homelessness 
and should be deleted as applicable.  The system generated points notification 
letter should not be issued for such cases. 
 
These Applicants are not entitled to any other housing need points from the 
Selection Scheme, with the exception of Interim Accommodation Points 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 198 of 
209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed December 2006 
 
 
 
(awarded if the applicant remains in temporary accommodation after 6 months, 
having been placed under the homelessness legislation) and Time in Housing 
Need Points (commencing after 2 years), if applicable.  Both awards are 
system generated.  If these points are subsequently awarded by the system for 
FDAs who have not supplied I.D. then the system generated points 
amendment letters should not be issued.  A manual point’s amendment letter 
(attached at Appendix 10.14.6) should be issued instead. 
 
Apart from the system generated points mentioned above, no points other than 
FDA Points can be awarded to applicants who do not supply identification.  
Where the reason for the Homelessness is intimidation / civil disturbance, 
Intimidation Points cannot be awarded (Ensure that the answer to this question 
is set to ‘N’).  Therefore because of system validation, the Homelessness 
Reason Code 16: ‘Other Action’ should be used in such circumstances.  
 
The Selection Scheme rules that if an Applicant has been on the Waiting List 
as an FDA for 6 months or more, then the system will apply the GHA policy by 
automatically setting the GHA indicator to ‘Y’ and generating a GHA imposed 
letter.  Offices are notified through the Critical Date Report.  This letter should 
not be issued to such applicants who have not supplied identification.  An 
alternative manual letter, included at Appendix 10.14.7, should be issued 
instead.  All estates / projects within ‘real’ and ‘associated’ CLAs within the 
GHA may need to be reviewed at this stage. 
 
Note: The files for applicants who have been found to be FDA and have 
not provided Identification should be clearly marked to avoid any 
inadvertent award of points and to ensure that the correct letters are 
issued. 

 
10.14.6  OUTCOME -NEGATIVE DECISION 
 
If there is a negative outcome to the homelessness investigations then the 
appropriate Homeless Decision letter should be selected from e203 and issued 
and the steps regarding Letter 2 should be followed.  (See 10.14.8). 
 
Note: If a FDA Applicant agrees to provide I.D. at a later stage, then all other 
relevant points must be awarded. 
 
 
If, after the 14 days have elapsed, the Applicant has failed to provide I.D. then 
Letter 2 (Appendix 10.14.4) should be issued.  The date on which the first letter 
was issued should be inserted in the blank space provided.  7 (calendar) days 
should be allowed for a reply. In some cases it may take longer than 14 days to 
carry out the homelessness investigation (up to 30 days are permitted as the 
performance objective) and therefore, it will not be possible to issue Letter 2 
until the investigations are complete and a decision on homelessness reached.  
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 199 of 
209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed December 2006 
 
 
 
 
If the Applicant has not supplied I.D. within 7 days of the issue of Letter 2, then 
the Application should be deleted using Deletion Code 13 – Application 
Withdrawn. 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 200 of 
209                 

 
 
HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 
 
Reviewed December 2006 
 
 
 
Appendix 10.14.1 
 
 
Mandatory Information Required for Registration of Applicants  
3. 
Initial Registration Stage (PRAWL Event 201 Create Application/Transfer) 
The minimum information that needs to be recorded onto the computer system 
from the Application/Transfer and Visit Report form is; 
 
• Address details 
• Date of application 
• Applicant's Title e.g. Mr/Mrs/etc 
• Forename 
• Surname 
• Date of birth 
• Sex 
• Position in family e.g. head of household 
• Ethnic origin e.g. white, Irish Traveller etc 
• Religion 
• Household composition 
• Country of origin i.e. the Country from where the applicant is applying 
• 1st time application (Y or N) 
• Tenure 
 
 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 201 of 
209                 


Appendix 10.14.2 
 
 
 
Northern Ireland Housing Executive 
 
 
 
Housing   The Housing Centre 
 
 
 
 
 
2 Adelaide Street 
Executive  Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE LETTER 1a 
  
I refer to your housing application. 
 
As you have failed to provide Identification, the Housing Executive is unable to 
adequately assess your application. 
 
I regret to inform you that unless you are willing to provide Identification within the 
next 14 days, the Executive is likely to conclude that you have failed to comply 
with the necessary requirements of the Housing Selection Scheme Rules and 
therefore you would not be eligible to be considered under the Housing Selection 
Scheme. 
 
Please contact me so that arrangements can be made for you to supply 
identification. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
District Manager 
HSS Guidance Manual Chapter 10. 9 Persons From Abroad                                               Page 202 of 
209                 


Appendix 10.14.3 
 
 
 
 
Housing   N Northern Ireland Housing Executive   
 
 
T The Housing Centre 
 
 
 
 
 
 
Executive 2  2 Adelaide Street 
    Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588  Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE LETTER 1b (POTENTIAL FDA) 
  
As you have failed to provide identification, the Housing Executive is unable to 
adequately assess your application. 
 
I regret to inform you that unless you are willing to supply the necessary 
documentation within the next 14 days, the Executive is likely to conclude that 
you have failed to comply with the necessary requirement of the Housing 
Selection Scheme Rules. 
 
Please contact me so that arrangements can be made for you to provide 
Identification. 
 
In the meantime, we will continue to consider your application under the 
homelessness legislation, with a view to ascertain if you are owed the “full duty” 
under that legislation, however we would strongly advise you to supply I.D. to 
ensure that you are awarded all housing need points which you may be entitled 
to. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
District Manager 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix 10.14.4 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing  
 Northern Ireland Housing Executive       
Executive  The Housing Centre 
 
 
 
 
 
2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A. Anybody 
3, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE LETTER 2 
  
I refer to my previous correspondence dated                                   in which I 
advised that the Housing Executive is unable to adequately assess your 
application as you have failed to provide Identification.  
 
Failure to supply I.D. effectively means that the Executive will not be able to take 
further action under the Housing Selection Scheme arrangements. 
 
Please contact me within the next 7 days, otherwise, it will be assumed that you 
are no longer interested in housing and your application will be cancelled. 
Yours sincerely 
 
 
District Manager
 


Appendix 10.14.5 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing  NNorthern Ireland Housing Executive   
 
 
TThe Housing Centre 
 
 
 
 
 
 
Executive 2 2 Adelaide Street 
   Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
          
Mr A. Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
________________________________________________________________ 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015      SAMPLE HOMELESS DECISION LETTER 
 
Dear 
 
NOTICE OF DECISION – HOUSING (NI) ORDER 1988 
 
I am writing to you concerning your request for accommodation for you as a 
homeless person / person threatened with homelessness. 
 
Under the terms of the above Order, the Executive has accepted you as a person 
who is unintentionally homeless and in priority need.  As you have refused to 
supply Identification, you will be registered on the waiting list with 70 Insecurity of 
Tenure – Full Duty Applicant points only. 
 
If you remain on the Waiting List as a Full Duty Applicant after six months, you 
will be considered for accommodation within the general catchment area of your 
preferred choice, in line with the General Housing Area policy. 
 
A leaflet explaining how the Executive assesses homelessness, and the advice 
and assistance available from the Executive is enclosed.  If you wish to avail of 
these services or discuss this notice further, you should contact 
__________________________________ at this office. 
 
Once again, I would strongly urge you to provide Identification, so that you can 
obtain all the housing need points you may be entitled to. 
I trust this is of assistance to you. 
Yours sincerely, 
 
 
District Manager 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Northern Ireland Housing Executive 
 
 
 
The Housing Centre 
 
 
 
 
 
2 Adelaide Street 
Belfast  BT2 8PB 
Housing 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
Executive   
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mr A. Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE POINTS AMENDMENT LETTER  
  
Your application for housing / a transfer was registered on 
___________________________. 
 
Your points total has been amended to ______ from ______ for your area of 
choice_______________________________________. 
 
Your points total has been amended to ______ from ______ for your area of 
choice_______________________________________. 
 
It is important that you let us know at once of any change in your address or in 
your circumstances. 
 
Once again, I would strongly urge you to supply Identification, so that you can 
obtain all the housing need points you may be entitled to. 
 
Should you require any information or advice about your application or housing 
prospects, please contact this office. 
 
Yours sincerely, 
 
District Manager 
 
 


Appendix 10.14.7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Housing  NNorthern Ireland Housing Executive   
 
 
TThe Housing Centre 
 
 
 
 
 
 
Executive 2 2 Adelaide Street 
  Belfast  BT2 8PB 
Telephone: 028 9024 0588 : Fax 028 9031 8008 
 
 
 
 
 
 
 
 
Textphone: 0845 6504381 
 
www.nihe.gov.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
________________________________________________________________
________ 
Mr A Anybody 
23, Any Street, 
Anywhere, 
BT2 8PB 
 
 
Your Ref: 
Our Ref: 
 
5 November, 2015 
 
Dear  
SAMPLE GHA IMPOSED LETTER  
 
Further to you application for housing / a transfer, I am writing to confirm that you 
person to whom the Housing Executive has a duty under the Housing (N.I.) Order 
1988 and awarded ‘Homelessness / Threatened with Homelessness – Full Duty 
Applicant’ points.  As you have not been allocated accommodation on a 
permanent basis after six months, in accordance with the rules of the Housing 
Selection Scheme, your area(s) of choice are now being widened out and you will 
now be considered for accommodation in the General Housing Area surrounding 
your area(s) of choice: 
 
Area x 
 
 
 
Area y 
 
This means that you may be offered accommodation by either the Housing 
Executive or housing associations in both the area(s) of choice listed and the 
surrounding areas.  You will be placed on the Common waiting List to be 
considered by all such providers unless you have indicated otherwise.  Details of 
the estates / projects included in the General Housing Area are included. 
 
It is important that you let us know at once of any changes in your address.  
Should you require any information or advice about your application, or housing 
prospects, please contact this office. 
Yours sincerely, 
District Manager 
 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE NOTES 
 

Reviewed December 2006 
 
 
 
 

Appendix 10.14.8 
Procedures for Dealing With Applicants Who Have Failed To Provide I.D. 
 
 
Application received – I.D. not supplied 
 
Application should be registered as normal –
Is there any indication that 
 
see Appendix 10.14.1: mandatory information 
the applicant is homeless 
required 
 
threatened with 
homelessness? 

 
 
 
 
 
  Carry out visit / assessment.   
Yes 
Explain Application Requirements and 
  ensure that Applicant is aware of 
No 
  consequences of not providing I.D. 
 
If Applicant has refused to provide 
 
I.D. during Visit -Issue Letter 1b (see 
Appendix10.14.3) 
 
  
Visit/Assessment should not be  
 
keyed  
 
 
 
If Applicant has refused to supply I.D. during 
 
Visit - Issue Letter 1a (see Appendix 10.14.2) 
Visit/Assessment should not be keyed
 
Carry out homelessness 
 
investigations and make 
 
enquiries where possible 
See notes re: Making 
Enquiries 

Allow 14 days for 
applicant to supply    

Following investigations, 
I.D. 
Issue the correct homeless 
decision 
letter 
Negative 
Outcome 

N
Positive 
If failure to supply I.D. 
Outcome 
within 14 days of Letter 1- 
issue Letter 2 (see 
Select 
Appendix 10.14.4) 
appropriate
Issue manual letter (see 
 
letter from 
Appendix 10.14.5) and 
key on Preferences 
and 
e203 
FDA points only 
 
 
If failure to provide I.D.within 7 
days of Letter 2 - delete 
If Applicant agrees to provide 
application Using Deletion Code 
I.D. later – all other relevant 
13. 
points must be awarded 
 
 
 
 
 208 

HOUSING SELECTION SCHEME GUIDANCE MANUAL 
 

Reviewed December 2006 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 209 

Document Outline