This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Dissent from processing of personal confidential data to the HHR'.


 
 
 
 
 
Basingstoke and North Hampshire Hospital 
Aldermaston Road 
Basingstoke 
Hampshire 
RG24 9NA 
Date:   
14 March 2016 
Ref. No.:  
051/2016 
 
Dr Neil Bhatia 
By email: [FOI #313114 email]    
 
Dear Dr Bhatia, 
 
This is the response following the internal review of your request for information 
under the Freedom of Information Act 2000 (the Act). 
 
I am writing in response to your email, received on 03 March 2016, asking for Hampshire 
Hospitals NHS Foundation Trust (the Trust, HHFT) to conduct an internal review of your 
request for information dated 29 January 2016. 
 
The internal review process requires that your initial request is reviewed and a new 
consideration is made based on all the available evidence.  The internal review process does 
not seek to review the original decision made by the Trust.  
 
I have undertaken this review on behalf of the Trust as an individual who was not involved 
in the decision making of your original request.  
  
Request 
 
Your initial request for information made to the Trust on 29 January 2016, asked for 
information on the Hampshire Health Record (HHR), specifically the process when someone 
dissents to their information being used.   
 
In response to your request, the Trust provided you with a link to the HHR website where 
further information can be found on the process, including the opt-out form.  
 
Internal Review 
 
You have requested an internal review and have clarified that you would like to know 
whether the Trust has a process for patient’s to dissent to their information being provided 
to the HHR and whether the Trust has an opt-out form.  
 
In response to your questions, the Trust does not hold this information and does not have 
its own opt-out form. Patients who do not wish for their information to be provided opt out 
through their GP and the HHR website; this is not done through the Trust directly. People 
who choose to opt out are checked and removed as part of a filtering process whenever 
data is uploaded to the record.  
Hampshire Hospitals NHS Foundation Trust includes 
Chairman: Elizabeth Padmore  
Andover War Memorial Hospital, Basingstoke and North Hampshire Hospital  
Chief Executive: Mary Edwards 
and Royal Hampshire County Hospital 
 
www.hampshirehospitals.nhs.uk 
 


The process for uploading data from the Trust is as followed: 
  The Trust submits data to the HHR through a secure upload 
  The HHR filters data contained within the file 
  During this filtering process, information that matches certain criteria – including 
whether the person has opted out – is rejected  
  The rejected data within the file is deleted 
 
This completes the response to your request.  
 
In your request for an internal review, you stated: ‘…HHR or any other IT programme that 
Hampshire Hospitals NHS Foundation Trust is responsible for
.’ It may be helpful to clarify 
that HHFT is not responsible for the HHR; this is the NHS South, Central and West Clinical 
Commissioning Support Unit. It may also be helpful to know that HHFT only uploads data for 
the purposes of the health record; the Trust has opted out of making our data available for 
secondary uses such as the analytics database which is used for research.  
 
If you are still not satisfied with the handling of your request you have the right to contact 
the Information Commissioner’s Office (ICO).  The Information Commissioner can be 
contacted at the following address: 
 
Information Commissioner,  
Wycliffe House,  
Water Lane,  
Wilmslow,  
Cheshire   
SK9 5AF 
https://ico.org.uk/   
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Mark Arnold 
Information Governance Manager 
Hampshire Hospitals NHS Foundation Trust 

Hampshire Hospitals NHS Foundation Trust includes 
Chairman: Elizabeth Padmore  
Andover War Memorial Hospital, Basingstoke and North Hampshire Hospital  
Chief Executive: Mary Edwards 
and Royal Hampshire County Hospital 
 
www.hampshirehospitals.nhs.uk