This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Re-Use Request for Public Rights of Way Information'.





My ref: 
FOI 5997 
 
Your ref: 
 
Date: 
4 January 2016 
Contact: 
Information Governance Team 
 
Direct dial: 
01223 729164 
E Mail: 
[Cambridgeshire County Council request email] 
 
 
 
Customer Service and Transformation 
Mr Robert Whittaker 
Corporate Director, Sue Grace 
 
 
Information Governance Team 
By email: 
SH1001 
request-305895-
Cambridgeshire County Council 
[email address] 
Shire Hall 
 
Cambridge 
 
CB3 0AP 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Whittaker, 
 
 
 
Re: Request for re-use of public rights of way data 
 
Further  to  your  email  of  4  December  2015,  I  am  writing  to  advise  you  that  in 
accordance  with  Regulation  7(1)  of  the  Re-Use  of  Public  Sector  Information 
Regulations 2015 (RPSI), the Council permits re-use of the information available from 
the maps on my.cambridgeshire.gov.uk with regard to public rights of way. 
 
This  permission  is  granted  on  the  basis  of  a  charged  licence  for  the  marginal  cost 
incurred in responding to your request. The charge is £72, which is the cost of 1.5hrs 
of officer time needed to: 
 
•  analyse a request,  
•  liaise between the FOI team and service officer concerned 
•  draft the licence for the particular requester,  
•  draft the response to the requester and attach the data as a kml or MIF file   
•  send the response 
•  file the correspondence in accordance with good records management 
 
As  per  previous  correspondence,  the  Council  has  agreed  to  waive  the  fee  in  this 
instance but has retained the charging information within this letter for completeness. 
 
The cost has been calculated using current ICO EIR guidance. 
 
 




This charge applies pending the County Council’s consideration as to whether it will 
introduce a charge for a reasonable return on investment under regulations 15(3) and 
15(6). 
 
For ease of reference, the terms and conditions that apply to this re-use are set out in 
this letter. 
 
 
Payment terms 
 
Payment for the licence can be made online via the following webpage: 
www.cambridgeshire.gov.uk/highwaysearches 
 
Please  select  the  ‘Pre-agreed  Payment’  option  and  refer  to  your  request  under  our 
reference  above.  The  data  will  be  emailed  to  you  with  a  copy  of  this  licence  upon 
receipt of payment. 
 
The application to reuse the information available is granted in line with the following 
terms and conditions. 
 
 
Re-use terms 
 
In consideration of the payment of the Fee, we are granting you the world-wide, non-
exclusive rights to re-use the information, including re-use by: 
•  copying, publishing, distributing and transmitting the Information; 
•  adapting the Information; 
•  exploiting  the  Information  commercially  (including  by  combining  it  with  other 
information, data or applications, or your own Product); 
•  allowing  End-users  to  use  the  Information  as  authorised  by  an  End-user 
Licence  (except  that  an  End-user  shall  not  have  the  right  to  sub-license  the 
right to access the Information). 
 
 
Licence term 
 
This Licence will be for a Term of 1 year and expires on 2 October 2016. 
 
 
Ending the Licence 
 
By you 
You have the right to end this Licence at any time by giving 14 days’ notice to us in 
writing (by post or email). 
By us 
We have the right to end this Licence: 
 




•  at  any  time  if  you  are  wound  up,  declared  bankrupt,  placed  in  the  hands  of 
receivers or creditors or otherwise stop operating; 
•  at any time if there is a material breach of the terms of this Licence and you do 
not put this right within 30 days of our telling you in writing or by email, or 
•  in order to comply with any legal requirement. 
 
 
Consequences of the Licence ending 
 
Ending  this  Licence  shall  not  affect our  right  to  payments  and  information  related  to 
payments under this Licence. 
 
 
Changes to the terms of the Licence 
 
The terms of this Licence may only be changed if you and we agree in writing (by post 
or  email).  We  will  confirm  any  changes  to  the  Licence,  sending  you  an  amended 
Schedule. 
 
 
Specific details about the Rights of Way data 
 
A  council's  Definitive  Map  and  Statement  and  Commons  and  Village  Greens 
Registers  are  the  authoritative  source  of  information  about  the  public  rights  of  way, 
commons and village greens in that council's area. The details contained in the data 
supplied  are  for  information  only
,  and  are  an  interpretation  of  the  Definitive  Map 
and  Statement  and  Registers,  not  the  legal  records  themselves.  They  should  not 
be  relied  on  for  determining  the  position  or  alignment  of  any  public  right  of  way, 
common or village green. 
 
For  legal  purposes,  the  data  does  not  replace  its  Definitive  Map  and  Statement  or 
Commons  or  Village  Greens  Registers,  and  changes  may  have  been  made  to  the 
legal records that are not included in this data.  
 
The  data  contains  Ordnance  Survey  data  ©  Crown  copyright  and  database  right 
2015.  The  public  rights  of  way  data  is  ‘Free  to  Use’  under  the  Ordnance  Survey’s 
Terms  &  Conditions  (see:  http://bit.ly/bp975s)  but  you  must  acknowledge  the 
Ordnance  Survey’s  copyright  and  the  source  of  this free-to-use data  (see bottom of 
the page on the link). However, the data is the intellectual property of Cambridgeshire 
County Council, and a charge may be levied for use of it. 
 
The  information  is  used  for  indicative  purposes  only,  and  does  contain  errors  and 
anomalies. The County Council is currently undertaking a long-term project to resolve 
these.  Where  clarification  of  a  route  or  boundary  is  required,  the  original  Map  and 
Statement/relevant  Register  the  Asset  Information  team  must  be  consulted  at 
[email address]. 
 
 




The  data  is  current  at  the  time  of  publication.  Changes  can  be  made  daily  and 
therefore some of the data may quickly become out-of-date.  
 
Information  is  given  without  prejudice  to  applications  made  under  Section  53  of  the 
Wildlife and Countryside Act 1981 or Section 15 of the Commons Act 2006 that may 
subsequently be proved. 
 
For  these  reasons  Cambridgeshire  County  Council’s  Public  rights  of  way  mapping 
Disclaimer should be clearly shown whenever the data is used: 
 
‘The public rights of way shown on this map are copied from Cambridgeshire County 
Council’s digital version of the Definitive Map. The data should not be used for legal 
purposes.  If  in  any  doubt  please  contact  the  Asset  Information  Team  via  email 
[email address].’ 
 
Cambridgeshire County Council will not be held liable for misuse of the data or for any 
misinformation that may occur as a result of an organisation’s use of the data. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Information Governance Team