This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'BBC and Capita'.


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Schedule 3: Transition 
VERSION CONTROL TABLE 
Version 
Description 
Date of Issue 
4 Dec 
Version as at contract signature 
05/12/11 
31.07.12  Updated for V001  –  Change to Key Milestones Dates and V002 –  02/08/12 
Change to Milestone 2 Delivery Criteria/Date 
v3.0 
Updated for V004 – KM3 Remediation 
05/03/14 

Background 
1.1 
The contents of this Schedule 3 (Transition) are as follows: 
1. 
Background 
2. 
Transition Plan 
3. 
Transition Governance 
4. 
Changes to the Transition Plan 
5. 
Activities during Transition 
6. 
Documentation Standards and Approvals 
7. 
General 
8. 
Warranty Period 
9. 
Milestones 
10. 
Final Migration Milestone 
Annex 1: Part 1 – Milestones 
  Part 2 – Gantt Chart and resources for Transition 
Annex 2: Draft Communications Plan 
Annex 3: Transition Deliverables 
Annex 4: List of BBC dependencies 
 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
1 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
1.2 
This Schedule describes in detail the Parties’ respective obligations relating to Transition and in 
particular the following: 
1.2.1  all Milestones and Milestone Dates; 
1.2.2  a description of the resources required by the Contractor and the BBC; 
1.2.3  the  Transition  Responsibilities  that must be undertaken during the relevant 
period; and 
1.2.4  the processes and project methodologies to be used by the Parties during 
Transition. 
1.3 
The Contractor shall effect Transition in accordance with the Transition Plan. 
1.4 
Notwithstanding and without prejudice to the extent of the rights granted to the BBC in this 
Schedule 3 in relation to the Testing of the Services and/or Documentary Deliverables, the BBC 
acknowledges the need to maintain momentum and progress towards  the achievement of the 
Transitions Milestones by their respective Milestone Dates.   Accordingly, the BBC hereby 
agrees to exercise its rights under this Schedule 3, in terms of the extent and degree of rigour 
applied to each Test, in an agile and proportionate manner having due regard to the role and 
relative importance which the relevant Service and/or Documentary Deliverables may have in 
relation to the overall programme (or to the Milestone to which it relates). 

Transition Plan 
2.1 
The Transition Plan documents all aspects of the Transition programme.  The  Transition Plan 
shall consist of: 
2.1.1  the Milestones; 
2.1.2  the resources identified in Part 2 of Annex 1 to this Schedule; 
2.1.3  the communications plans provided by the Contractor and approved by the 
Parties; and 
2.1.4  the Transition Deliverables. 

Transition Governance 
3.1 
Day to day delivery of Transition shall be led by and the responsibility of the Contractor, who 
shall govern the Transition Director Team Leader Meeting consisting of: 
3.1.1  the Contractor's Transition Director (Chair); 
3.1.2  each direct report of the Contractor’s Transition Director; and 
3.1.3  the BBC's Transition Assurance Director. 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
2 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
3.2 
The Transition  Director Team Leader Meeting shall occur each week (or such other frequency 
as the Parties may agree) and be chaired by the Contractor.  The Contractor acknowledges that 
the BBC from time to time may require the BBC's service area experts to attend meetings of the 
Transition Director Team Leader Meeting to contribute to discussions relating to Transition. 
3.3 
A Transition Programme Board shall be established and chaired by the Contractor no later than 
fourteen (14) Working Days after the Effective Date, unless otherwise agreed by the Parties and 
shall consist of: 
3.3.1  the Contractor's Partnership Director ; 
3.3.2  the Contractor's Transition Director (Chair); 
3.3.3  the BBC's Head of Revenue Management; and 
3.3.4  the BBC's Transition Assurance Director. 
3.4 
The Contractor's Transition Programme Managers shall attend the Transition Programme Board 
to report on progress and provide such other information as the Transition  Programme  Board 
shall require from time to time. 
3.5 
Other BBC staff or Employees may attend the Transition Programme Board, as appropriate. 
3.6 
The  Contractor shall set the frequency of meetings of the Transition  Programme  Board  (the 
duration and location of which shall be agreed by the Parties). 
3.7 
Strategic Programme Boards  for each of the business or functional areas delivered to, or 
impacted, by Transition shall be established and chaired by the Contractor and shall consist of: 
3.7.1  the  Contractor’s sponsor for the relevant business or functional area (Chair); 
3.7.2  the Contractor’s Programme Manager responsible for delivery to the relevant business 
or functional area; and 
3.7.3  the BBC’s Transition Assurance Manager. 
3.8 
Other BBC staff or Employees may attend the Transition Programme Board, as appropriate. 
3.9 
The Contractor shall prepare a  document setting out the terms  of reference for the Transition 
Director Team Leader Meeting, the Strategic Programme Boards and the Transition Programme 
Board for agreement in writing by the Parties. 

Changes to the Transition Plan 
4.1 
The  Contractor  shall  regularly review and update  the  Transition Plan and present revised 
versions of the Transition Plan at each occurrence  of  the Transition Director Team Leader 
Meeting  (or at such other frequency as may be  agreed by the Parties) for approval, such 
approval to be recorded in writing by the Contractor. 
4.2 
The Contractor shall: 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
3 of 25 
 

link to page 3
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
4.2.1  immediately notify the BBC  Transition  Programme  Manager  of all proposed 
changes to the Transition Plan  likely to effect the successful delivery of a 
Milestone; and 
4.2.2  notify the BBC  at the Transition Director Team Leader Meeting  of all other 
proposed changes on a weekly basis (unless otherwise agreed by the BBC). 
4.3 
Any proposed change to the Transition Plan shall be subject to the Change Control Procedure if 
in the BBC's reasonable opinion such change is likely to: 
4.3.1  amount to a change in any Transition Deliverable; 
4.3.2  delay the delivery date of a Milestone, key activity or Transition Deliverable; 
4.3.3  disrupt or have some other impact on the collection, administration or the 
enforcement of the Licence Fee; or 
4.3.4  disrupt or have some other impact on the delivery of services to the BBC by a 
BBC contractor. 
4.4 
The BBC shall notify the Contractor in writing within five (5) Working Days of being notified of a 
change  under paragraph 4.1  whether such change is to be made under the Change Control 
Procedure. 

Activities during Transition 
5.1 
The objective of Transition is for the Contractor to deliver the Target Operating Model as 
described in the Business Solution Document (BSD). The BSD shall be updated to include the 
operating states and shall be Cleared in accordance with the provisions of paragraph 6 at each 
iteration. Once all operating states have been described in the BSD it shall be baselined and 
any further changes shall be subject to the Change Control Procedure. Throughout the 
Implementation Phase the Contractor shall deliver the operating states as described within the 
BSD until the TOM is Achieved. 
5.2 
The Contractor shall complete the Milestones and activities that form part of the Transition Plan 
so as to produce the Transition Deliverables. 
5.3 
The scope of the Transition Plan encompasses people  and cultural change, facilities, 
technology, processes, knowledge  transfer, intellectual property,  risk and issue management, 
data transfer and security, and shall include:  staff and stakeholder communication, business 
process re-engineering, work and staff relocation, system changes and replacement. 
5.4 
The processes and project methodology of PRINCE2  and  MSP  shall  be deployed by the 
Contractor during Transition. 
5.5 
The Contractor shall describe and produce to the BBC in a programme  definition document 
(“PDD”) or similar,  any programme or project-specific approaches in the implementation of 
these processes and methodologies  and all Transition Deliverables including those that would 
need to be Approved or Cleared, as defined in Annex 3, by the BBC. 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
4 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
5.6 
The Contractor shall provide the following resources during Transition: 
5.6.1  The Contractor’s Transition team shall include the roles set out below: 
(a)  Partnership Director; 
(b)  Transition Director; 
(c)  Transition Programme Manager(s); and 
(d)  Head of Design Authority. 
5.7 
The Contractor,  in addition to the resources set out in paragraph 6,  shall also provide those 
resources identified in Annex 1 Part 2 of this Schedule. 
5.8 
The BBC shall provide the roles set out below during Transition. 
5.8.1  For the management of BBC activities during Transition: 
(a)  Senior sponsor; 
(b)  Transition Assurance Director; 
(c)  Transition programme manager; 
(d)  Contract manager; 
(e)  Communications manager; and 
(f)  Service area experts, 
to assist the Contractor during the course of Transition. 
5.8.2  The BBC resources shall be responsible for: 
(a)  working with the Contractor to resolve process issues where end-to-end processes 
are delivered jointly by the Contractor, the BBC and/or other BBC contractors; 
(b)  Reviewing, Approving  or Clearing, as defined in Annex 3,  Transition 
Deliverables/Documentary Deliverables where such Review, Approval or Clearance 
is required in accordance with Annex 3 to this Schedule; 
(c)  assessing whether the Milestone Success Criteria have been met; 
(d)  assessing whether the Success  Criteria have been met in accordance with the 
process set out in the Test Strategy; and 
(e)  witnessing User Acceptance Tests. 
5.9 
Without prejudice to paragraph 6 the Contractor shall provide any and all resources required to 
ensure a Smooth Transfer and fulfilment of its activities in the Transition Plan. 
5.10  The Contractor shall achieve each Milestone during Transition by the relevant Milestone Date. 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
5 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
5.11  The  Key  Milestones and Key  Milestone Dates  applicable to Transition are listed in Part 1 of 
Annex 1 to this Schedule. 
5.12  The Contractor shall provide the BBC with access to the Contractor’s Employees, project sites 
and documentation and provide such facilities and such other assistance as the BBC may 
request. 
5.13  The Contractor shall provide monthly progress reports to the BBC at the Transition Programme 
Board that shall include: 
5.13.1  Transition progress reports; 
5.13.2  an updated Transition Plan and project plans; 
5.13.3  stakeholder and communication plans with current status; 
5.13.4  risk and issue registers for Transition; 
5.13.5  schedule of current change management activities; 
5.13.6  any service issues and remedies; and 
5.13.7  any disputes between Parties for escalation and resolution. 
5.14  The Contractor shall provide monthly summaries of progress for the nominated stakeholders of 
both  Parties. The Contractor shall respond to additional requests for progress and status from 
the BBC within timescales agreed at the time of the request. 
5.15  The Contractor shall produce a Test Strategy, for the BBC’s Clearance, setting out the Testing 
approach for Transition, including: 
5.15.1  the framework for Test planning, preparation and execution; 
5.15.2  a description of the types of Tests and Test Phases; 
5.15.3  a description of the strategy for performance Testing; 
5.15.4  Defect management and classification; 
5.15.5  the process for agreeing Success Criteria;  
5.15.6  the Test resources, environments, data, locations and tools; and 
5.15.7  Test reporting 
to be employed during Transition. 
5.16  Using the relevant elements of the Testing approach set out in the Test Strategy: 
5.16.1  Prior to the Start Date, the Contractor shall successfully complete  Testing  in 
relation to  the changes to the ways in which the Services are being delivered 
by the respective Key Milestone Date; 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
6 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
5.16.2  Following the Start Date, the Contractor shall successfully complete Testing in 
relation to all  outputs of Transition as  identified in the PDD,  by  the dates set 
out in the Transition Plan including the Milestone Dates and, in circumstances 
where it fails to do so, it shall ensure it has sufficient plans in place to deliver 
the Services whilst all remedial steps are taken prior to and during re-Testing; 
and 
5.16.3  Where, a Service is introduced or amended pursuant to the Change Control 
Procedure, the Contractor shall successfully complete Testing by such dates, 
and using such Testing approach, as may be agreed by the Parties, in respect 
of Continuous Improvement in, or Changes to, the Services. 
5.17  Where a Service: 
5.17.1  undergoes Testing of the same area twice or more and fails on each occasion 
to successfully fulfil the Success Criteria, and/or 
5.17.2  fails to successfully fulfil different Success  Criteria on more than two 
occasions, 
such that in the BBC’s opinion the continued management,  collection, administration or 
enforcement of the Licence Fee is likely to be impeded, the BBC shall be entitled to: 
(a)  escalate the matter in accordance with the Escalation Procedure; and/or 
(b)  issue a Warning Notice;  
5.17.3  only where the Contractor is at fault: 
(a)  terminate Services provided under this Agreement; or 
(b)  terminate this Agreement. 
5.18  To the extent that Testing involves testing of the BBC System and/or applications to be used by 
the Contractor in its provision of the Services, or the BBC's approval or consent is provided in 
relation to a Transition Deliverable, including those described in the PDD, such approval and 
any participation by the BBC in such testing shall not be considered a validation by the BBC of 
the Contractor's choice of technology or solution.  

Documentation Standards and Approvals 
6.1 
The Contractor shall ensure that it obtains the BBC's approval in respect of the draft 
communication plans. 
6.2 
In respect of Transition, the Contractor shall provide the documents  listed  in Annex 3  to this 
Schedule for the BBC’s Review, Approval, Clearance or Information as further defined in Annex 
3 to this Schedule. 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
7 of 25 
 

link to page 8 link to page 8
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
6.3 
Throughout the Term the Contractor shall produce Documentary Deliverables for the BBC’s 
Review. Approval, Clearance or Information. The Contractor shall not submit the Documentary 
Deliverable to the BBC without first verifying that it: 
6.3.1  is in accordance with the format and scope agreed with the BBC; 
6.3.2  is clearly written, in language that those parties who will need to refer to the 
document should be able to understand; 
6.3.3  does not refer to any document not provided to, or in the possession of, the 
BBC unless the Parties have previously agreed that such document is not 
required to be provided; 
6.3.4  effectively draws upon the necessary expertise and Best Industry Practice 
available to the Contractor; 
6.3.5  is complete, with an appropriate level of detail and any relevant cross-
references; and 
6.3.6  has no obvious errors of spelling, grammar, numbering or order, duplications 
or omissions. 
6.4 
The Contractor shall provide the BBC with a minimum of five (5) Working Days notice in writing 
setting out in full any item or material to be Approved or Cleared by the BBC. 
6.5 
The BBC shall provide to the Contractor either its written Approval  or  Clearance, or its 
comments or observations within five (5) Working Days of having received the material 
described in paragraph 6.4. 
6.6 
In the event that the BBC has provided its comments or observations rather than Approval  or 
Clearance, in accordance with paragraph 6.5, the Contractor shall consider those comments or 
observations from the BBC and make such revisions to the material as shall seem appropriate 
in response, returning the revised material to the BBC within five (5) Working Days of having 
received the BBC's comments or observations described in paragraph 6.5.  

General 
7.1 
In the event that the Contractor fails or is likely to fail to Achieve a Key Milestone by the relevant 
Key Milestone Date: 
7.1.1  without prejudice to such other rights as the BBC may have either under this 
Agreement or otherwise, where the Contractor is at fault, the Contractor shall, 
where required  by the BBC  to do so,  pay the corresponding Liquidated 
Damages to the BBC pursuant to Clause 11; 
7.1.2  the Contractor shall within two (2) Working Days, or other such period as 
agreed by the Parties,  of failure or where there is a likelihood of such failure 
deliver to the BBC a recovery plan identifying the reasons for the delay, how 
the delay will be remedied and by when.  The recovery plan shall include any 
related delays to remaining Milestone Dates.  The BBC shall be entitled to 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
8 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
agree this recovery plan or otherwise.  In the event that the BBC does not 
agree the recovery plan, the matter shall be escalated in accordance with the 
Escalation Procedure.  The Contractor shall implement the recovery plan 
agreed by the BBC; 
7.1.3  failure to meet two or more Key Milestones during either a) Migration or b) the 
Implementation Phase shall, where the Contractor is at fault, be considered a 
material breach for the purposes of Clause 33.2 provided that, where there is 
an agreed recovery plan for the relevant Key  Milestones, the Contractor has 
also failed to successfully implement such recovery plan; and 
7.1.4  for the avoidance of doubt, any revised Milestone Date agreed by the BBC as 
part of a recovery plan shall not automatically result in a corresponding 
extension to any remaining Milestone Dates set out in the Transition Plan or 
the Continuous Improvement Plan (as appropriate) that did not form part of the 
recovery plan.  If the Contractor believes any such extension is required, the 
change to the Transition Plan or the Continuous  Improvement  Plan  (as 
appropriate) must be agreed in accordance with Schedule 7 (Change 
Control). 

[Redacted under section 43 (“commercial interests”) of the Freedom of Information Act] 

Milestones 
9.1 
The Achievement of a Milestone shall be evidenced by the granting of a Milestone Achievement 
Certificate.  The BBC shall issue a Milestone Achievement Certificate as soon as reasonably 
practicable after all the  Milestone Success Criteria for the relevant Milestone have been met 
and verified by the BBC. 
10 
Final Migration Milestone – Success Criteria 
10.1  For the purposes of the Final Migration Milestone, the Success Criteria shall consist of a 
minimum of the criteria listed in the column headed "Operational Success Criteria" in Table 1.  
When the Contractor has continuously met all of the said criteria for a period of thirty (30) 
Working Days from the Start Date, the BBC shall issue a Milestone Achievement Certificate.  
The Final Migration Milestone shall be a Key Milestone. 
Table 1 
Key Business Activity 
Operational Success Criteria 
Call centre operation 
 
call forecasts are in place 
 
all inbound and outbound calls are being recorded and 
actioned 
 
All telephone numbers set up/migrated and 
operational on contractors network 
 
all current telephone numbers are transferred and are 
operational 
 
Levels of service and response are equal to that prior 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
9 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Key Business Activity 
Operational Success Criteria 
to service cut-over 
 
Outbound dialler operational, conducting campaigns 
successfully and feeding back required MI 
Self service Channels 
 
all self serve channels are fully operational with 
functionality and access provision equal to that prior to 
service cut-over 
 
IVR fully operating with functionality, configuration and 
success rates at least equal to that prior to service cut-
over 
 
all on-line sales are correctly processed, recorded and 
fulfilled in accordance with service levels prior to 
service cut over 
Back Office including   
all incoming mail items are correctly processed, 
prosecutions 
recorded and responded to in line with service levels 
prior to service cut over 
 
all incoming payments via cheque are correctly 
processed, recorded and responded to in line with 
service levels prior to service cut over 
 
Campaign system operational and daily letter files 
being delivered to fulfilment houses 
 
Direct Debit process operating successfully with  DD 
requests reaching correct  banks, payments and 
failure information received properly and funds 
deposited in the correct bank accounts 
 
all prosecution cases are being processed via the 
different court interfaces 
 
Court administrators attending correct courts with the 
agreed prosecution lists and necessary supporting 
documentation 
Field Services 
 
field visits are being maintained at agreed forecasts 
 
field visits are being correctly scheduled 
 
all field visits are being transferred to and from 
handheld devices without issues and managed 
correctly 
Revenue Management 
 
All bank accounts set up and operational 
 
all TV Licensing revenue is transferred to the correct 
accounts on time 
 
Funds transferred to DCMS in timely manner 
 
Revenue reconciles back to licences issued 
Licence issue 
 
data is being provided to ensure the correct issue of 
licences 
Buildings and Facilities 
 
all buildings are fully functional 
 
All staff have a fully operational work station equipped 
and functioning in accordance with the needs of their 
role 
Staff 
 
all staff are being correctly paid with the right values 
into the right accounts and on time 
 
Union agreement in place-  no Industrial action 
proposed 
 
No industrial tribunals dealing with TUPE issues 
 
All staff briefed on Pension arrangements and 
timetable in place for options to be executed 
 
all off-shore staff recruited, trained and operating at full 
levels of capability and quality 
Compliance 
 
all campaign changes have been signed off by the 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
10 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Key Business Activity 
Operational Success Criteria 
BBC 
 
Agreement reached with DWP that O75 data can be 
transferred to a new recipient 
 
search warrant and prosecution policy has been 
updated and signed off by BBC 
 
list of individuals able to undertake search warrants 
has been signed off by the BBC 
 
governance proposed is embedded and fully effective 
with all necessary meetings taking place 
 
key operational governance MI is being produced to at 
least current levels 
Inter agency working 
 
All automated interfaces operational 
 
Interfaces with third parties operating and up dating 
systems    and bank accounts accurately (Paypoint, 
Islands PO's) 
 
PAF daily updates loading correctly and fully to 
Legacy systems 
 
 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
11 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
ANNEX 1 – Part 1:  Milestones 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
1. 
Migration established 
 
[Redacted 
Migration mobilisation 
Migration Office set up and functioning with all appropriate administrative, logistical 
Key 
 
under 
and technology support fully operational  
  Team mobilised 
section 43 
  Contractor has confirmed to the BBC all Migration team positions filled and key 
  Governance arrangements and 
(“commercial 
individuals in posts and mobilised 
core plans in place 

interests”) of 
  Programme initiation event held with all key individuals and stakeholders from BBC 
and Contractor 
the Freedom 
  Contractor has confirmed PMO fully established and operational 
of 
  BBC have accessed all shared documentation 
Information 
  Joint Risk Workshop (BBC and Contractor) held and updated risk register 
Act] 
produced  
  Detailed Migration plan agreed and baselined  
  PID (describing Migration) produced and agreed by BBC  
  Communications Plan and key messages produced by contractor and agreed with 
BBC.   
  Implementation and on-going execution  of communications plan underway and 
communicated to all stakeholders 
  Transition governance established with first Transition Board held and minutes 
produced  
  Initial meetings of all key working (project delivery) groups held including design 
authority and all workstreams. Dates of all subsequent meetings agreed and 
committed to diaries 
  Cultural change steering group established  and first meeting held 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
12 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
2. 
Project Mobilisation and early 
[Redacted 
[Redacted 
This payment milestone will be fully met when all activities associated with the 
Key and 
Implementation planning / 
under section 
under 
mobilisation of the programme have been successfully executed (due date 
Payment 
development activities commenced 
43 
section 43 
24/02/2012) also: 
(“commercial 
(“commercial 
  The Insight and Analytics team recruited and fully mobilised  
interests”) of 
interests”) of 
  The Analytics Sandbox and Portrait Miner toolset implemented and successfully 
the Freedom 
the Freedom 
demonstrated to the BBC 
  The Analytics community fully established 
of Information 
of 
  Formal meetings held with CWU & CMA Unite (as per communications  plan) 
Act] 
Information 
  Contractor confirmed that redundancies announced and consultations begun with 
Act] 
Employees and Unions 
  Security Plan Produced and agreed by BBC 
  Testing strategy agreed  by BBC  
  Readiness assessments and acceptance criteria for Start Date agreed by BBC  
  Contractor confirmed new leases agreed for Bristol and Darwen sites  
  Contractor provides BBC with a copy of detailed training schedule and training 
resource plan.  
  Executive review of the SCRIA interview feedback to take place on or by 03/04/12 
and for the Senior Management Team workshop to follow in April 2012 at a date to 
be agreed at the Executive review. 
3. 
Readiness for Service 
 
[Redacted 
  Business Continuity plans developed and agreed with BBC  
Key 
Commencement achieved to enable 
under 
  Day One Management Information & integrated reports successfully demonstrated 
a go / no-go decision 
section 43 
to BBC. (ref-migration gantt chart line 118) 
(“commercial 
  BBC Data subset analysed and initial findings produced in support of the 
interests”) of 
development of the analytics service and successfully demonstrated to the BBC   
the Freedom 
  Outbound SMS platform operational and successfully demonstrated to the BBC 
of 
  Analytics and Marketing year one delivery model fully developed in conjunction 
Information 
with Proximity and fully demonstrated to the BBC 
Act] 
  Initial contact plans defined in detail and agreed by the  BBC  
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
13 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
4. 
The purpose of this milestone is to 
[Redacted 
[Redacted 
Migration 
Key and 
demonstrate that the IOM post Start 
under section 
under 
 
Payment 
Date is stable. 
43 
section 43 
All milestones from the beginning of the Migration Programme successfully Achieved 
 
(“commercial 
(“commercial 
including successful completion of the Final Migration milestone.  
TOM Implementation readiness is 
interests”) of 
interests”) of 
 
demonstrated successfully: 
the Freedom 
the Freedom 
TOM Implementation 
of Information 
of 
 
Act] 
Information 
  Contractor confirmed that first Customer Panels have been held and provided BBC 
Act] 
with the results  
  Prototyping capability fully established and successfully demonstrated to the BBC.  
  Priority business processes transferred from Bristol to Darwen and offshore and 
successfully demonstrated to the BBC.  
  Contractor confirmed that cultural change training for leadership team complete 
enabling management team’s performance to be aligned to goals of new 
partnership  
  Contractor confirmed that application support responsibilities re-aligned from 
existing support arrangements to new day one arrangements with responsibility for 
a number transferring from iQor or the Contractor to CSC  
  All CMS campaigns tested, demonstrated to the BBC and running successfully 
(including Outbound calling) 
  All Service Levels reported in format agreed with the BBC 
5. 
Initial phase of collections lifecycle 
[Redacted 
[Redacted 
  Dedicated outbound calling team established and fully operational 
Payment 
and customer operations 
under section 
under 
  Service quality framework and business assurance teams established 
established 
43 
section 43 
  Centralised inbound mailroom established in Darlington and Bristol mailroom 
(“commercial 
(“commercial 
closed 
interests”) of 
interests”) of 
  Initial phase of Collections Lifecycle implemented with creation of new campaign 
the Freedom 
the Freedom 
and extended functionality for cash schemes 
of Information 
of 
  Case and prosecution process centralised in Darwen and Glasgow operation 
Act] 
Information 
closed 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
14 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
Act] 
  Procurement exercise complete for the infrastructure to support: 
  website integration,  
  the migration of CMS hosting arrangements to CSC, and  
  the analytics and data quality environments; 
  New merchant services provider contracted and successfully implemented 
6. 
Enhancements to Customer 
[Redacted 
[Redacted 
  Access to Cash Scheme information enabled on the field handheld device and the 
Payment 
interfaces Stage 1 
under section 
under 
Warranty Period Criteria Threshold has been met. 
43 
section 43 
  IVR solution migrated to Managed Voice Service (MVS) telephony platform and the 
(“commercial 
(“commercial 
Warranty Period Criteria Threshold has been met. 
interests”) of 
interests”) of 
  Speech analytics and transcription enabled on MVS and the Warranty Period 
the Freedom 
the Freedom 
Criteria Threshold has been met. 
of Information 
of 
Act] 
Information 
Act] 
7. 
Technology Rationalisation 
[Redacted 
[Redacted 
  Infrastructure hosting CADH, iHUB, CMS and Oracle Financials migrated to target 
Payment 
under section 
under 
location, the Warranty Period Criteria Threshold has been met, and at least one 
43 
section 43 
reporting period of availability Service Levels for those systems successfully 
(“commercial 
(“commercial 
achieved 
interests”) of 
interests”) of 
the Freedom 
the Freedom 
of Information 
of 
Act] 
Information 
Act] 
8. 
Enhancements to Customer 
[Redacted 
[Redacted 
  TV Licensing and Cash Schemes websites consolidated, the Warranty Period 
Payment 
interfaces Stage 2 
under section 
under 
Criteria Threshold has been met, and at least one Service Level performance 
43 
section 43 
period successfully achieved (Project Ref O8.1). 
(“commercial 
(“commercial 
  Customer satisfaction surveys delivered in accordance with Paragraph 11.2 of 
interests”) of 
interests”) of 
Schedule 2 (Services) (Project Ref O3). 
the Freedom 
the Freedom 
  Dedicated Analytics server environment in use operationally, populated by monthly 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
15 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
of Information 
of 
extracts from existing systems and demonstrated to the BBC (Project Ref A1.3). 
Act] 
Information 
  Scope of MVS Phase 2 will have been determined through outputs from data 
Act] 
gathering and business need 
9. Key 
Enablers for future efficiency 
[Redacted 
[Redacted 
  New automated (as specified within the agreed business requirements) process for 
and 
under section 
under 
case management for prosecutions implemented, fully operational and the 
Payment 
43 
section 43 
Warranty Period Criteria Threshold has been met (Project Ref MR2). 
(“commercial 
(“commercial 
  The new common front end rolled out to the complaints and manual refunds teams 
interests”) of 
interests”) of 
to receive and manage work items and the Warranty Period Criteria Threshold has 
the Freedom 
the Freedom 
been met. Back end processing will still be undertaken manually on legacy 
of Information 
of 
systems (Project Ref MR2). 
Act] 
Information 
  Enhanced handheld devices and chip and pin functionality deployed to all field 
Act] 
officers (Project Ref F2.2). 
  Civil Litigation feasibility study documented and delivered to the BBC (Project Ref 
F3). 
10. Key 
Increased benefit enablement 
 
[Redacted 
  Collections lifecycle extended to Direct Debit Customers and licence termination 
under 
management in place and the Warranty Period Criteria Threshold has been met 
section 43 
(Project Ref O7.1). 
(“commercial 
  Website enhanced to optimise mobile device usage and the Warranty Period 
interests”) of 
Criteria Threshold has been met and at least one Service Level performance 
the Freedom 
period successfully achieved (Project Ref O8.2). 
of 
Information 
Act] 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
16 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
11. 
Technology stepped change 
[Redacted 
[Redacted 
  Common front end rolled out to additional back office functions and the Warranty 
Payment 
under section 
under 
Period Criteria Threshold has been met. Back end processing will still be 
43 
section 43 
undertaken manually on legacy systems (Project Ref MR3) 
(“commercial 
(“commercial 
  Field workforce management, excluding analytics capability, implemented and 
interests”) of 
interests”) of 
demonstrated to the BBC and the Warranty Period Criteria Threshold has been 
the Freedom 
the Freedom 
met (Project Ref MR3). 
of Information 
of 
Act] 
Information 
Act] 
12. 
User acceptance of target operating 
[Redacted 
[Redacted 
  User acceptance testing complete and test exit criteria has been met for all 
Payment 
model 
under section 
under 
elements of Key and Payment Milestone 13 (Project Ref MR4). 
43 
section 43 
(“commercial 
(“commercial 
interests”) of 
interests”) of 
the Freedom 
the Freedom 
of Information 
of 
Act] 
Information 
Act] 
13. Key 
New collections lifecycle and target 
[Redacted 
[Redacted 
  Capability for negotiated payment flexibility introduced into the collections lifecycle, 
and 
operating model achieved 
under section 
under 
the Warranty Period Criteria Threshold has been met (Project Ref MR4). 
Payment 
43 
section 43 
  Cash Schemes data replicated to CMS to enable Cash Scheme campaigns to be 
(“commercial 
(“commercial 
created in CMS at a later stage but in any event no later than Payment Milestone 
interests”) of 
interests”) of 
14 (Project Ref A1.4). 
the Freedom 
the Freedom 
  Functionality implemented to integrate propensity and segmentation scoring with 
of Information 
of 
the operational systems enabling use on the website and in the contact centre and 
Act] 
Information 
the Warranty Period Criteria Threshold has been met (Project Ref MR4). 
Act] 
  Physical address and licence data stores based on the logical data model, and the 
Customer Data Hub, implemented in production and the Warranty Period Criteria 
Threshold has been met (Project Ref MR4).  
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
17 of 25 
 


 
 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
Anticipated 
Type of 
Milestone 
Milestone 
Milestone Description 
Success Criteria 
Milestone 
Payment (£) 
Completion 
Date 
  New integrated single billing engine, to replace the billing, payment and collection 
activities performed by legacy systems, successfully implemented and the 
Warranty Period Criteria Threshold has been met (Project Ref MR4). 
  Common front end rolled out to remaining contact centre and back office functions, 
the field user interface to the common front end implemented, and the Warranty 
Period Criteria Threshold has been met (Project Ref MR4).  
  Collections lifecycle fully implemented with the creation of Cash Scheme 
campaigns in CMS. All campaigns tested, demonstrated to the BBC and running 
successfully (including outbound calling) (Project Ref MR4).  
  Website enhanced to automate Over 75 and refunds processes, the Warranty 
Period Criteria Threshold has been met and at least one Service Level 
performance period successfully achieved (Project Ref MR4). 
  All BBC Data migration completed in accordance with the BBC’s data retention 
policy, with all quantitative metrics achieved with no loss of data integrity (Project 
Ref MR4). 
  New Data Quality Management Systems (DQMS), to provide the capability for 
continuous improvements to the BBC Data, implemented and demonstrated to the 
BBC (Project Ref MR4). 
14. 
Decommissioning of legacy systems  [Redacted 
[Redacted 
  All agreed legacy campaigns migrated and legacy systems physically 
Payment 
and Transition closedown 
under section 
under 
decommissioned (Project Ref T1.7). 
43 
section 43 
  Technology plan delivered to the BBC 
(“commercial 
(“commercial 
  All Service Documentation created or updated and submitted to the BBC 
interests”) of 
interests”) of 
  Project closure reports provided for all relevant projects within the Transition 
the Freedom 
the Freedom 
programme 
of Information 
of 
Act] 
Information 
Act] 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
18 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
ANNEX 1 – Part 2:  Gantt Chart and resources for Transition 
Transition Plan 
[Redacted under section 43 (“commercial interests”) of the Freedom of Information 
Act] 
 
 
 
 
Resource profiles for Transition 

Resource profile for Transition – Contractor 
The following table identifies roles responsible for successful completion of Transition: 
Duration 
Resource Type 
(Estimated from 
Effective Date) 
Transition Director 
3 years 
Programme Manager(s) 
4 years 
Programme Management Office 
3 years 
Project Managers 
4 years 
Head of Design Authority 
4 years 
Business Analysts 
3 years 
Test Manager 
4 years 
Test Analysts 
4 years 
Release Manager 
4 years 
Benefits Manager 
2 years 
Model Office Manager 
1 year 
Programme Accountant 
4 years 
Business Integration Managers 
3 years 
Business Architects 
2 years 
Technical Architects 
3 years 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
19 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
 

Resource profile for Transition – BBC 
The following table shows the resource requirements in respect of the BBC. 
 
Duration (Estimated 
Role 
from Effective Date) 
Sponsor 
3 years 
Transition Assurance  Director 
4 years 
Transition Programme Manager 
3 years 
Contract Manager 
3 years 
Communications Manager 
1 year 
 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
20 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
   ANNEX 2 – Draft Communications Plan 

Contents 
1.1 
By 15 January 2012,  the  Contractor shall submit to the BBC a plan describing the 
communications it recommends for Migration, including the: 
1.1.1  aims of the communication plan; 
1.1.2  audiences (to include internal and external stakeholders such as the media, 
Members of Parliament, unions, Employees and other BBC contractors 
providing television licensing related services); 
1.1.3  key messages; 
1.1.4  materials to be created; 
1.1.5  considerations; 
1.1.6  detailed timetable; and 
1.1.7  agreed split of activity between BBC communications and Contractor 
communications; and 
shall  revise the plan to describe the communications it recommends for the 
Implementation Phase by the end of March 2012. 
1.2 
The communications plan shall be reviewed and updated regularly and in any event weekly 
during Migration and as regularly as the Parties may agree for the remainder of Transition. 
 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
21 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
ANNEX 3 – Deliverables 
This annex sets out the BBC RACI for Documentary Deliverables. The naming convention for a 
document may vary by project and therefore the RACI applies to any product that provides an 
equivalent function to a Documentary Deliverable listed in this annex. 
Project Deliverables 
This is a generic list of Project Deliverables to indicate the BBC RACI against document types.  For 
specific Project Deliverables it is necessary to refer to the Project PID. 
BBC Products 
Project Deliverable Title 
RACI 
Project Initiation Document  
Clear 
Project Plan 
Review 
Requirements Specification 
Clear 
Process Requirements Specification  
Clear 
Equality Impact Assessment 
Clear 
High Level Design  
Clear 
Logical Technology Model 
Review 
Functional Specification 
Clear 
Low Level Design 
Review 
System Test Plan 
Review 
System Test Spec/Scripts 
Review 
System Test Execution and Completion Report 
Review 
System Integration Test Plan 
Review 
System Integration Test Spec/Scripts 
Inform 
System Integration Test Execution and Completion Report 
Review 
Performance Test Plan 
Clear 
Performance Test Spec/Scripts 
Review 
Performance Test Execution and Completion Report 
Review 
Penetration Test Plan 
Clear 
Penetration Test Execution and Completion Report 
Review 
DR Test Plan 
Review 
DR Test Spec/Scripts 
Review 
DR Test Execution and Completion Report 
Review 
UAT Test Plan 
Clear 
UAT Test Spec/Scripts 
Clear 
UAT Test Execution and Completion Report 
Clear 
Implementation/Cutover Strategy and Plan 
Clear 
Project Communications Plan 
Inform 
Release Acceptance Criteria Document 
Clear 
System Documentation 
Inform 
Training Materials 
Inform 
Post Implementation Review 
Inform 
 
 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
22 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
 
 
Programme Deliverables 
BBC Products 
Programme Deliverable Title 
RACI 
PMO Management Procedures Manual  
Review 
Programme Definition Document 
Clear 
Programme Level 1 Milestone Plan 
Clear 
Master Programme Plan 
Clear 
Programme RAID Log(s) 
Inform 
Projects Dossier 
Review 
Quality Management Strategy and Plan 
Clear 
Testing Strategy 
Clear 
Release Management Strategy 
Review 
Programme Communications Approach 
Review 
Stakeholder Management Strategy 
Review 
Model Office Charter, Governance and Plan 
Review 
Architecture Definition Document 
Clear 
Business Solution Document 
Clear 
Logical Data Model 
Clear 
Data Migration Strategy 
Clear 
CSC Technical Solution Document (SDD) 
Clear 
ITS Technical Solution Document (SDD) 
Clear 
Application & Data Integration Architecture 
Clear 
Training Strategy 
Clear 
Change Strategy 
Clear 
 
1.  BBC RACI definitions and associated timescales 
1.1. Approval 
1.1.1. The Contractor shall provide the deliverable/product to the BBC for review. 
1.1.2. The BBC will review the deliverable/product and, in accordance with paragraph 6 of this 
Schedule  3,  provide explicit consent for the Contractor  to use  or  implement  the 
deliverable/product.  
1.2. Clearance 
1.2.1. The Contractor shall provide the deliverable/product to the BBC for review. 
1.2.2. The BBC will review the deliverable/product  and  may propose amendments to the 
deliverable/product. 
1.2.3. The Contractor shall  incorporate  proposed  amendments  where  there is a material 
impact on compliance against the following: 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
23 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
1.2.3.1. 
Application of BBC Policy  
1.2.3.2. 
Interpretation of relevant legislation  
1.2.3.3. 
Brand reputation  
1.2.3.4. 
Customer facing interactions  
1.2.3.5. 
BBC IP  
1.2.3.6. 
Data management and protection  
1.2.3.7. 
Programme approach and methodologies e.g.: testing etc  
1.2.3.8. 
Service Continuity (including ensuring that any Technology or Data changes 
do not compromise service continuity) 
1.2.4. The clearance process shall follow the steps set out in paragraph 6 of this Schedule 3. 
1.3. Review 
1.3.1. The Contractor shall provide the deliverable/product to the BBC for review. 
1.3.2. The BBC will examine the deliverable/product and may propose amendments 
1.3.3. The Contractor shall incorporate proposed amendments where the Contractor deems 
appropriate. 
1.3.4. The review process is not required  to follow the steps set out in paragraph 6 of this 
Schedule 3 and the Parties shall agree the appropriate review process to be employed 
on a case by case basis  but in no event shall the process extend the  timescales 
anticipated in paragraph 6. 
1.4. Informed 
1.4.1. The Contractor shall provide the deliverable/product to the BBC for information only. 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
24 of 25 
 


 
SCHEDULE 3 
TRANSITION 
 
ANNEX 4 – BBC Dependencies 
Successful transition is dependent upon the BBC making available to the Contractor the following: 
 
Title 
Description 
Dependencies 
Date required 
Transferring in-
No major in-flight projects will transfer 
Project progress on current 
Jan 2012 
flight projects 
save where identified in the BBC change 
contract 
freeze documentation 
GSI link 
The BBC will continue to act as the 
Acceptance of Migration 
Jan 2012 
sponsorship 
sponsoring body for the GSI connection 
plan 
to support transmission of prosecution 
data to the Procurator Fiscal 
Clearance and 
The BBC will undertake clearance and 
Achievement of Milestones 
As set out in the 
Approvals 
approvals in accordance with the 
as set out in the Transition 
Transition Plan or 
provisions of paragraph 6 
Plan 
as notified in 
accordance with 
paragraph 6 
 
 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
25 of 25 
 

Document Outline