This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Convictions of EU Nationals'.





 
 
 
 
 
   
c/o PO BOX 481 
Fareham  
Hampshire 
PO14 9FS 
 
Tel: 02380 478922  
Email: xxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xxxxxx.xx  
 
 
01/02/2016 
 
Dear Mr Montgomery 
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST REFERENCE NUMBER:   000196/15 
 
Thank you for your request for information regarding convictions of EU Nationals (excluding British 
Citizens) which has now been considered. 
 
Applicant Question: 
 
1.  I would like to know how many times a European Union / European Community / European 
Economic Community national (excluding British citizens) has been convicted of an offence 
in the United Kingdom since 1973, or from the earliest date from which records are 
attainable. 
 
2.  I would like to know how many times a European Union / European  Community / 
European Economic Community national (excluding British citizens) convicted of an offence 
has been found to have had previous convictions elsewhere in the EU/EC/EEC since 1973, 
or from the earliest data from which records are attainable. 
 
Figures for only some or even one of the Home Nations (England, Northern Ireland, Scotland and 
Wales) will be acceptable if records for all are unobtainable.  Incomplete figures will be acceptable. 
 
NPCC Response: 
 
The purpose of the Internal Review is to assess if the initial requests were handled in accordance 
with the Act and, where the requested information could not be provided that the correct 
provisions of the Act have been applied.  This process is not designed to address any subsequent 
requests for information, or to answer new questions.  Where appropriate I will be able to provide 
additional background information to help explain the initial response or add context to the 
information released, or to help clarify my decision to withhold information. 
 
As an individual who was not involved in the initial handling of your request, I have undertaken an 
independent review of all aspects of this request.  I have considered whether the correct 
procedures were followed in handling your request and whether the NPCC has met all of the 
procedural obligations set out under the Freedom of Information Act (the Act).  The findings of this 
review are set out below. 
 
Section  10  of  the  Act  provides  that  requests  must  be  answered  with  a  response  letter  that  is 
compliant with  Section 1  and Section  17 of the Act within 20 working  days following the  date  of 
1st Floor, 10 Victoria Street, London SW1H 0NN T 020 7084 8950 F 020 7084 8951 
 
 
 
 

receipt of the request.  The response to you was sent on 02/12/2015, 20 working days after receipt 
of your final re‐clarified request. 
 
It  did  confirm  that  the  NPCC  did  not  hold  any  information  captured  at  the  time  of  your  request, 
fulfilling the duty under Section 1(1)(a) of the Act.   
 
The letter also provided you with details of your right of complaint therefore meeting obligations 
under the provisions of Section 17 of the Act. 
 
You responded to the NPCC on 18/12/2015 requesting an Internal Review of your response. 
 
Your email dated 18/12/2015 raised a number of your concerns about how your FOI request has 
been handled. 
 
1. “I tried very hard to phrase my request in such a way that it could not be arbitrarily refused, but it 
seems you managed to find an interpretation of the question which made this possible.” 
 
2.  “Please  stop  messing  about  and  just  provide  the  maximum  amount  of  up  to  date  information 
possible within the cost limits, in line with the information provided  to the Telegraph in 2011”. 
 
The  National  Police  Chiefs’  Council  (NPCC)  provides  oversight  through  chief  officers  across  the 
police  service  in  England,  Wales  and  Northern  Ireland  to  a  number  of  national  policing  units, 
agencies and projects including ACRO Criminal Records Office (ACRO).   
 
I  have  further  consulted  with  ACRO  and  sought  clarity  surrounding  the  original  advice  and 
information provided to my colleague who provided the original refusal to you. 
 
Considering  each of the two points raised above  in turn, I have  made the following observations 
and considerations. 
 
I  can  confirm  that  ACRO  does  hold  part  information  captured  by  your  request  and  the  response 
previously provided to you is inaccurate.  All information held on the PNC is ‘held’ for the purposes 
of FOI, by ACRO as ACRO have access to PNC which contains over 9 million records.   
 
In addition, the United Kingdom Central Authority for the Exchange of Criminal records (UKCA/ECR) 
exchanges  conviction  information  with  27  other  EU  Member  States  when  their  nationals  are 
convicted in the UK or there are updates to those convictions. 
 
The  UKCA‐ECR  is  notified  weekly  by  way  of  a  Daily  Activity  File  (DAF)  from  the  Police  National 
Computer  (PNC)  when  an  EU  national  is  convicted  in  the  UK.    The  UKCA‐ECR  processes  this 
information and notifies the relevant Member State. 
 
Since the implementation of Bichard 7 additional updates are made to PNC records by the Courts.  
These  updates  include  remand  in  custody,  remand  on  bail,  convictions  varied  upon  appeal  and 
breach of the court orders.  These updates also generate a DAF to the UKCA‐ECR not all of which 
are required to be sent to the other EU Member States under the Framework Decision. 
 
However, part two of your request exceeds the fees limit as outlined by the Secretary of State in 
that to ascertain exactly what information may be held on PNC would take longer than 18 hours.  It 
is primarily part two of your request which causes the limit to be exceeded. 
 
In  order  to  determine  how  many  times  a  European  Union  /  European  Community  /  European 
Economic Community national (excluding British Citizens) convicted of an offence has been found 
to have had previous convictions elsewhere in the EU/EC/EEC since 1973, or from the earliest data 
from  which  records  are  attainable  will  involve  reading  each  individual  PNC  record.      There  were 
37079  notification  messages  sent  to  EU  Member  States  by  the  UKCA‐ECR  in  2015.    Roughly 
estimating 10 minutes to read each record would take 370’790 minutes totalling over 6179 hours 
for this year only.   
 
Section 12 – the legislation: 
 
The provisions of section 12(1) of the Act are engaged in response to your request as the NPCC are 
unable  to  confirm  what  information  it  might  hold  in  relation  to  certain  parts  of  your  request 
because to do so would exceed the ‘appropriate limit’ – i.e. the cost limit.  Section 12 of the Act 
provides: 

 
(1)  Section 1(1) does not oblige a public authority to comply with a request for information if 
the  authority  estimates  that  the  cost  of  complying  with  the  request  would  exceed  the 
appropriate limit. 
(2)  Subsection  (1)  does  not  exempt  the  public  authority  from  its  obligation  to  comply  with 
paragraph (a) of section 1(1) unless the estimated  cost of complying with that paragraph 
alone would exceed the appropriate limit. 
 
The  ‘appropriate  limit’  is  defined  in  the  Freedom  of  Information  (appropriate  limit  and  fees) 
Regulations  2004.    Section  3  and  4  of  those  Regulations  provide  that  an  authority  can  take  into 
account the costs it reasonably expects to incur in relation to a Freedom of Information request in 
regards to the following four activities associated with handling that request: 
 
(a)  determining whether or not it holds the information 
(b)  locating that information, or document(s) which might contain the information 
(c)  retrieving the information, and 
(d)  extracting the information from a document containing it 
 
The  NPCC  can  refuse  to  handle  an  FOI  request  for  information  under  Section  12  of  the  Act  if  it 
reasonably estimates that it would take more than 18 hours of work to carry out the above four 
activities in relation to that request.  If the limit is exceeded, there is no requirement to the NPCC 
to  conduct  work  up  to  that  limit  –  the  limit  applies  to  the  whole  request  and  there  is  no 
requirement  to  answer  other  parts  of  a  request  even  if  only  one  area  of  the  request  on  it  sown 
engages the limit. 
 
To summarise, I overturn the original response stating that the NPCC does not hold information. 
 
In compliance with S1(1)(a) of the Act, I can confirm that the NPCC does hold information captured 
by your request. 
 
Section 17 of the Freedom of Information Act 2000 requires the NPCC, when refusing  to provide 
information  by  way  of  exemption,  to  provide  you  with  a  notice  which,  (a)  states  that  fact,  (b) 
specifies the exemption in question, and (c) states why the exemption applies.  In accordance with 
the  Freedom  of  Information  Act  2000  this  letter  acts  as  a  refusal  notice  for  your  request, 
superseding the original response provided to you on 02/12/2016. 
 
In  wishing  to  provide  assistance  to  you  outside  of  the  Act,  and  on  the  understanding  that  your 
request  exceeds  the  cost  limit,  I  have  however  included  within  this  refusal  notice  a  copy  of  data 
provided in previous FOI responses for 2012, 2013, 2014 and 2015. 
 
I wish to stress that ACRO does hold information on the number of notifications they receive from 
the  Police  National  Computer  (PNC)  when  a  record  of  an  EU  National  is  updated  with  a  new 
conviction;  notifications  are  also  generated  when  existing  convictions  are  updated.      These 
notifications are then sent to the EU Member State of nationality by the UKCA‐ECR. 
 
The destination Member Sate is determined by the nationality as entered on the PNC record.  This 
nationality  can  be  self  declared  by  the  individual  and  therefore  may  not  always  be  correct  or 
truthful.    If  a  nationality  is  not  entered  on  the  PNC  record  the  UKCA‐ECR  will  not  receive  a 
notification from the PNC. 
 
In 2012 and  2013 there  were  technical difficulties in extracting convictions  handed down against 
EU nationals which only appeared on the Criminal Registers in Scotland and Northern Ireland (Most 
convictions  in  Scotland  and  Northern  Ireland  appear  on  PNC).    This  has  resulted  in  a  number  of 
convictions handed down in 2012 and 2013 against EU Nationals in Scotland and Northern Ireland 
being sent to the relevant Member State and thus appearing in the 2012 and 2013 figures.  This has 
also  resulted  in  a  number  of  convictions  handed  down  in  2012  and  2013  against  EU  nationals  in 
Scotland and Northern Ireland not being sent to the relevant Member State and thus not appearing 
in the attached figures. 
 
The  factors  concerning  the  inclusion  of  updates  and  the  issues  around  nationality  and  records  in 
Scotland  and  Northern  Ireland  mean  the  figures  should  not  be  quoted  as  an  exact  figure  of  the 
number of EU national convicted in the UK.  The figures are the number of notification messages 
sent by the UKCA‐ECR to EU Member States. 
 

Finally,  point  2  of  your  request  for  an  Internal  Review  states  ‘………Stop  messing  about  and  just 
provide the maximum amount of up to date information possible within the cost limits, in line with 
the information provided to the Telegraph in 2011…….
’ To be clear, the information reported within 
the  Telegraph  was  notification  data  NOT  conviction  data.      Your  request  clearly  requested 
conviction data. 
 
Yours sincerely 
 
Sherry Traquair 
Freedom of Information Officer & Decision Maker 
 
www.npcc.police.uk 
 
 
COMPLAINT RIGHTS 
 
Internal Review 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  response  you  have  been  provided  with,  in  compliance  with  the 
Freedom  of  Information  legislation,  you  can  lodge  a  complaint  with  NPCC  to  have  the  decision 
reviewed within 20 working days of the date of this response. The handling of your request will be 
looked at by someone independent of the original decision, and a fresh response provided. 
 
It would be helpful, if requesting a review, for you to articulate in detail the reasons you are not 
satisfied with this reply. 
 
If  you  would  like  to  request  a  review,  please  write  or  send  an  email  to  NPCC  Freedom  of 
Information, c/o PO Box 481, Fareham, Hampshire, PO14 9FS. 
 
If, after lodging a complaint with NPCC, you are still unhappy with the outcome, you may make an 
application  to  the  Information  Commissioner  at  the  Information  Commissioner’s  Office,  Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.