This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Concerns and solutions for level crossings in Queen Adelaide'.


 
 
 
Mr Rupert Moss-Eccardt 
Network Rail  
Email: [FOI #300043 email]  
Freedom of Information 
The Quadrant  
Elder Gate 
Milton Keynes  
MK9 1EN 
 
01908 782405 
E [Network Rail request email] 
24th December 2015 
 
 
 
 
Dear Mr Moss-Eccardt 
 
Information request  
Reference number: FOI2015/01105 
 
Thank you for your request of 31st October and clarification of 3rd November 2015 
relating to the level crossings at Queen Adelaide.  On 31st October 2015, you 
requested the following information:   
 
“There has been a lot of coverage for several years about the upgrade of  Ely North 
Junction. 
In the last year there has been mention by local politicians and MPs of  challenges 
around level crossings in the area, particularly those in Queen  Adelaide (there are 
three in the village itself). 
Please could you provide any correspondence, plans and emails that mention  these 
crossings and, particularly, what the problems are and any proposals  being 
considered.  Note you do not need to send the 'improving  connectivity' paper from 
last year.” 

 
On 3rd November 2015 you clarified: 
 
“In terms of time frame, anything from the beginning of this year (2015) will probably 
suffice. 
The following news articles may be of assistance: 
http://edp24.co.uk/1.4166910 
(where a Network Rail spokesman is said to mention 
closure) and http://www.elizabethtruss.com/news/candidates-press-improvements-
key-rail-crossing 
where SoS for DEFRA says Network Rail told her there were issues 
with the road crossing. 
The Ely North upgrade is still in CP5 so the paperwork for that should mention the 
crossings. 
The three road/rail crossings in question are the three on the B1382 in Queen 
Adelaide.  The middle one has featured in your safety campaign for university 
students and all three have enforcement cameras as they are in the top 20 most 

Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

 
dangerous crossings, apparently.  They are the three called 'Queen Adelaide' as a 
result of this search: 
http://www.networkrail.co.uk/transparency/level-crossings/ 
with postcode CB7 4UQ 
and a radius of one mile.  

 
I think they are 
Crossing 2529 
Crossing 2530 and 
Crossing 2531” 

 
I have processed your request under the Environmental Information Regulations 
2004 (EIR) as the information requested is environmental according to the definition 
in regulation 2 of the EIR (section 39 of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA) 
exempts environmental information from the FOIA, but requires us to consider it 
under the EIR). 
 
I can confirm that we hold some information that falls within the scope of your 
request. 
 
EIR regulation 5(1) states that a public authority has a duty to make available 
environmental information on request.  However, some of the requested information 
is exempt under the following EIR exceptions: 
 
1.  EIR Regulation 12(4)(e) provides an exception to the regulation 5(1) duty where 
the requested information is classed as ‘internal communications’ where the 
purpose of the regulation exemption is to afford public authorities a ‘safe space’ in 
which to deliberate. 
 
You requested “please could you provide any correspondence, plans and emails that 
mention these crossings”.  
After careful consideration, we consider that some of the 
information requested constitutes internal communications, which require a ‘safe 
space’ for Network Rail, as a public authority, to deliberate. 
 
2.  EIR Regulation 12(5)(e) also provides an exception to the regulation 5(1) duty 
where the information is considered confidential in nature and protecting a 
legitimate economic interest, the disclosure of which would adversely affect 
confidentiality.  
 
The requested information relating to the three level crossings immediately north of 
Ely North Junction is at an early optioneering, early conceptual pre-feasibility and 
pre-funding stage.  After careful consideration, we consider that if Network Rail were 
to disclose some of the requested information, it would likely prejudice and adversely 
affect: 
 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

 
a)  Network Rail’s commercial interests, and 
 
b)  the legitimate economic interests of Network Rail and other third 
parties. 
 
EIR regulations 12(4)(e) and 12(5)(e) are qualified exceptions. This means that we 
are required to consider whether the public interest in disclosure outweighs the public 
interest in maintaining the exemptions. 
 
Public Interest Test 
 
  Arguments in favour of disclosure: 
 
Firstly, in favour of disclosure is the fact that there is always a general presumption in 
favour of openness, since this facilitates the accountability and transparency of public 
authorities for decisions taken by them and in the spending of public money. 
 
Secondly, there is no blanket policy of non-disclosure for internal communications 
under 12(4)(e).   
 
Thirdly, there is a general public interest in the Ely North Junction scheme, 
particularly regarding the possible options proposed by Network Rail to resolve the 
issues relating to the three level crossings immediately north of the Junction. 
 
  Arguments against disclosure: 
 
12(4)(e) – ‘internal communications’: 
 
However, there are also strong public interest arguments against disclosure.   
 
It is in the public interest that the internal deliberation and decision making processes 
of public authorities are protected in appropriate circumstances.  
 
The European Directive which the EIR are intended to implement recognises a public 
authority’s need for a ‘private thinking space’.  Furthermore, this principle of a ‘safe 
space’ in respect of ‘internal communications’ is supported by case law, for instance, 
Friends of the Earth v Information Commissioner and Export Credits Guarantee 
Department [2008] EWHC 638 (Admin).
    
 
Whilst, as mentioned above, there is not a blanket policy of withholding information 
under 12(4)(e), the circumstances of this request are that the information in question 
is very sensitive.  
 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

 
It is a matter of public record, following publication of the review by Sir Peter Hendy 
on the planning of Network Rail’s Investment Programme that safety critical works at 
the level crossings described in this request, are to be incorporated into the Ely North 
Junction scheme, which has been postponed from control period 5 to control period 
6. 
 
Any potential work on the level crossings in question would be considered at pre-
development and pre-funding stages, therefore, by disclosing any sensitive related 
information at this very early stage would be likely to cause harm in terms of 
unnecessary and unhelpful added pressure to Network Rail and a variety of 
stakeholders including the Department for Transport. 
 
As with lots of other development work, there is a legitimate and valid order of events 
regarding the important process of community engagement and public consultation. 
Furthermore, in this case, following discussions with colleagues, I understand that 
there would be public consultation carried out in due course as appropriate. 
 
12(5)(e) – ‘commercially confidential’

 
A disclosure under the EIRs is considered disclosure ’to the world at large’.  Early 
disclosure of Network Rail’s correspondence, plans and emails relating to the level 
crossings in question at such an early stage, is likely to undermine any potential 
future tendering processes by giving an unfair advantage to other third parties and 
reducing Network Rail’s commercial negotiation capabilities and ability to obtain 
value for money for the public purse.  
 
Furthermore, disclosure of the requested information could prejudice our commercial 
interests, specifically undermining our trading position, and reveal information about 
our own position in a commercial environment. 
 
It is in the public interest to ensure that Network Rail is able to participate unhindered 
and without prejudice in commercial activities in a competitive environment, such that 
we can operate effectively and ultimately obtain value for money for the public purse. 
 
Additionally, there is another strong public interest argument against disclosure due 
to the engagement of EIR regulation 12(5)(e). This is because the disclosure of the 
requested information would be likely to adversely affect the confidentiality of this 
commercial information and prejudice the legitimate economic interests of both 
Network Rail and third parties, which is not in the public interest.    
 
If Network Rail were to disclose the requested information it could cause prejudice to 
third parties in terms of perceived “planning blight”, before such a time that there is 
any certainty over any given option or, even that once a given option is chosen, a 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

 
decision has been reached as to how any given option might be funded.  
Consequently, Network Rail could then experience prejudice to their economic 
interests in the form of compensatory payments to the aforementioned third parties. 
 
Furthermore, disclosure of the information described in the request, at such an early 
stage would be likely to mislead the public into thinking that decisions have been 
made, regarding potential options for work on the three level crossings immediately 
north of Ely North Junction, before any such conclusions have been made. 
 
Decision
 
In this case, the key factor in favour of disclosure is the promotion of accountability 
and transparency in spending by Network Rail, while the key factors against are the 
likelihood and severity of potential harm to Network Rail’s ‘safe space’ for 
deliberation and otherwise protected commercial and legitimate economic interests of 
Network Rail and other third parties. 
 
Whilst we understand that disclosure can promote accountability and transparency of 
decisions in relation to the work being carried out, we must balance this against the 
harmful and adverse effects that would result from the release of this information. 
 
After careful consideration of the public interest, on this occasion, we believe that the 
public interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in favour of 
disclosure and for this reason we have withheld some of the information requested. 
 
Notwithstanding the above, I can confirm that we are able to release some of the 
information requested.  Please find attached the following documents in answer to 
your request: 
 
•  Letter from Network Rail to DfT dated 31st August 2015 re: improvements to 
Cambridge – Kings Lynn Services  
•  Letter from Network Rail to DfT dated 22nd September 2015 re: improvements 
to Cambridge – Kings Lynn service 
 
Please note that Network Rail has withheld a small amount of information relating to 
living individuals under EIR regulation 13(1) as this constitutes their personal data. 
The information that has been withheld includes the names of junior Network Rail 
employees and the names of third party employees. 
 
Under EIR regulation 13(1) personal data is exempt if disclosure to a third party 
would breach one or more principles in the Data Protection Act 1998. The individuals 
concerned would not expect their personal data to be disclosed to a third party. To do 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk 
 

 
so would be unfair; therefore, disclosure would breach the First Data Protection 
Principle (fair and lawful processing). 
 
If you have any enquiries about this response, please contact me in the first instance 
at [Network Rail request email] or on 01908 782405.  Details of your appeal rights are 
below. 
 
Please remember to quote the reference number at the top of this letter in all future 
communications. 
 
Yours sincerely, 
 
Catherine Leach 
Information Officer 
 
The information supplied to you continues to be protected by copyright.  You are free 
to use it for your own purposes, including for private study and non-commercial 
research, and for any other purpose authorised by an exception in current copyright 
law.  Documents (except photographs) can also be used in the UK without requiring 
permission for the purposes of news reporting.  Any other re-use, for example 
commercial publication, would require the permission of the copyright holder. Please 
contact me if you wish to re-use the information and need to seek the permission of 
the copyright holder.  
 
Appeal Rights 
If you are unhappy with the way your request has been handled and wish to make a 
complaint or request a review of our decision, please write to the FOI Compliance 
and Appeals Manager at Network Rail, Freedom of Information, The Quadrant, Elder 
Gate, Milton Keynes, MK9 1EN, or by email at [email address]. Your request 
must be submitted within 40 working days of receipt of this letter.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to 
apply directly to the Information Commissioner for a decision.  The Information 
Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Network Rail Infrastructure Limited Registered Office: Network Rail, 2nd Floor, One Eversholt Street, London, NW1 2DN Registered in England and Wales No. 2904587 www.networkrail.co.uk