This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Re-Use Request for Post Office Details'.



 
The Non-Commercial Government Licence is a National Archives standard licence and 
part of the UK Government Licensing Framework. It is also one of the specified forms 
of licence under the Section 45 Code of Practice on Datasets under the Freedom of 
Information Act 2000. It is therefore recognised as being an appropriate form of 
licence for licensing re-use of public sector information and Post Office therefore did 
not consider this form to unnecessarily restrict the way in which responses to a search 
under Branch Finder can be used. 
 
We also explained why using this method is the most accurate way for customers to 
access up to date information, as information about our branches is constantly 
changing. 
 
Immediately following receipt of the response you made a further request, dated 14 
March 2016 for an internal as follows:  
 
First, referring to your response of 14th March 2016, I must ask you to reconsider 
the licence under which you are allowing re-use of the information, pursuant to 
whether or not you are complying with RoPSI r12(2)(a). 

      
You will note that in my request I specifically asked for permission to re-use the 
information under the terms of the Open Government Licence (OGL) v3 [1], since 
my intended re-uses were (a) to help improve the mapping of Post Office branches 
in OpenStreetMap, and (b) to make a consolidated dataset available to others in a 
reusable electronic form under an open licence. Use (a) requires a licence which is 
forwards compatible with the Open Database Licence (ODbL) [2], while use (b) 
requires a licence which is "Open" (e.g. according to the Open Definition [3]). The 
OGL would be sufficient for both of these uses. 

      
The licence that you offered me was the Non-Commercial Government Licence [4]. 
Unfortunately this licence is neither forwards compatible with the ODbL nor Open 
(as it restricts usage to non-commercial endeavours). Therefore neither of my 
intended re-uses would be possible under this licence. Thus it is clear that your 
imposition of this licence restricts the way in which the information can be re-used. 

      
To comply with RoPSI r12(2)(a), any such restrictions must be "necessary". In 
your response you have not made a case for this restriction to be "necessary" at 
all, and indeed I can see no reason why it would be. Surely it can only be in your 
interests to have information about the locations of your Post Office Branches as 
widely available as possible, so why you are deliberately trying to hamper the 
efforts of OpenStreetMap to better map your branches is beyond me. 

      
Secondly, under RoPSIR r11(1)(b) could you please now make all the information 
available through your branch-finder also available in an open and machine-
readable format. I would suggest that a CSV file containing all the displayed 
records from your Branch database would be most appropriate. However, if that is 
not practicable, then a raw database dump (as required by r11(1)(a)) would 
probably do instead. (I am aware that you already make some of the information 
available at http://corporate.postoffice.co.uk/modernising-post-office , but I 
believe that you are now required by RoPSI to make the rest similarly available.) 

 
Post Office has carried out an internal review of your request for information and the 
way your request has been handled by the Information Rights Team, as set out below. 
 
 
 


 
2.  Timescale for response 
 
We note your complaint; however we consider that we replied by such time as is 
reasonable in the circumstances. We provided you with updates on the delay on 20 
November 2015, 18 December 2015, 25 February 2016 and 13 April 2016 in addition 
to acknowledgements to each of your communications. 
 
Post Office is undergoing significant change which requires Post Office to consider the 
wider implications of intended improvements. Unfortunately, this affected the 
timescale of our response and we apologise for any delays in our responses. 
 
3.  Request for Re-Use of Branch Finder Information 
 
In regards to your request to review our decision to re-use Branch Finder information 
(name, address, opening times, service details etc.) that is displayed in response to 
searches using our Branch Finder tool under an Open Government Licence, I have to 
advise that our decision that was communicated to you on 14 March 2016 remains  
unchanged and you are permitted to re-use this information under the terms of the 
Non-Commercial Government Licence because this recognised as being an appropriate 
form of licence for licensing the re-use of public sector information. 
 
I trust that this now satisfies your request. In the event that you remain unhappy with 
the handling of this request, you also have a right to appeal to the Information 
Commissioner who can be contacted at the address below:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 01625 545 700 
www.informationcommissioner.gov.uk 
 
Yours sincerely 
 
Kerry Moodie 
Information Rights Manager 
Information Rights Team 
[Post Office request email] 
http://corporate.postoffice.co.uk/access-information  
@postofficenews