This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Clywd Pension Fund investment policies and fund management brief'.





 
 
 

Clwyd Pension Fund 
Annual Report 2013 - 14 
 
 

CLWYD PENSION FUND – AWARDS 
 
Professional Pensions Awards – September 2008 
 
Won – Trustee Development (Private) & (Public) 
 
IPE Awards November 2008 
 
Won – Best Investment in Emerging Markets (Themed Awards – Europe-wide) 
Won – Best Property Investment (Themed Awards – Europe-wide) 
Won – Best Specialist Investment (Themed Awards – Europe-wide) 
 
Runner-up – Commodities (Themed Awards – Europe-wide) 
 
IPE Awards December 2010 
 
Won – Best Investment in Commodities (Themed Awards – Europe-wide) 
Won – Best Use of Alternatives (Bronze Awards – Europe-wide) 
Won – Best Small Pension Fund (Silver Awards – Europe-wide) – Joint Winner 
 
Runner-up – Best Investment in Emerging Markets (Themed Awards – Europe-wide) 
Runner-up – Best Specialist Investment (Themed Awards – Europe-wide) 
 
IPE Real Estate Awards – May 2011 
 
Won – Best Pension Fund in UK/Ireland (Country Awards) 
Won – Best Opportunistic Investment (Themed Awards – Europe-wide) 
Won – Best Small Real Estate Investor in Europe (Gold Awards – Europe-wide) 
 
Runner-up – Best European Real Estate Investor (Platinum Award – Europe-wide) 
 
IPE Awards November 2011 
 
Won – Best Use of Real Estate (Themed Awards – Europe-wide) 
 
Runner-up – Best Use of Specialist investment Managers (Themed Awards – Europe-wide) 
Runner-up – Best Use of Hedge Funds (Themed Awards – Europe-wide) 
 
IPE Real Estate Awards – May 2012 
 
Won – Best Portfolio Construction (Themed Awards – Europe-wide) 
Won – Best Medium Real Estate Investor in Europe (Gold Awards – Europe-wide) 
 
Runner-up – Best Pension Fund in UK/Ireland (Country Awards) 
Runner-up – Best Indirect Investment Strategy (Themed Award – Europe-wide) 
Runner-up – Best Opportunistic Investment (Themed Award – Europe-wide) 
 
IPE Awards – November 2012 
 
Won – Best Public Sector Fund in Europe 
Won – Best use of Alternatives 
 
Runner-up – Best Fund in Europe 
Runner-up – Best use of Commodities 
Runner-up – Best use of Emerging Markets 
Runner-up – Best use of Hedge Funds  
Runner-up – Best use of Real Estate 
Runner-up – Best use of Specialist investment Managers 
 
IPE Real Estate Awards – May 2013 
 
Won – Best Institutional Investor in UK/Ireland 
 
 

 
Contents 
 

Introduction by the Chair of the Clwyd Pension Fund Committee 

Governance Structure of the Clwyd Pension Fund 

Treasurer and Administrator’s Report 

Independent Advisor/Consultant Annual Report 
12 
Management of Pension Fund Risk 
18 
Financial Performance 
20 
Cash Flow 
24 
Investment and Funding 
28 
Sustainability Policy 
35 
Administration Update 
37 
Other Information 
44 
 
 
 
Regulatory Documents 
 
Clwyd Pension Fund Accounts 2013/14 
45 
Governance Policy Statement 
73 
Funding Strategy Statement 
84 
Statement of Investment Principles 
101 
Communication Policy Statement 
133 
Statement from Wales Audit Office 
140 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Introduction  
 
I have pleasure in introducing the 2013/14 Annual Report, as the Chair of the new Clwyd Pension 
Fund Committee. 
 
Since last year’s Annual Report there has been a lot of change in how the Fund is managed and 
advised.  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  Governance  Strategy  Statement  within  this 
Annual Report, which explains the new governance arrangements, and also thank the members 
and advisor of the previous Panel.  
 
The  new  Clwyd  Pension  Fund  Committee  has  decision  making  powers  documented  in  the 
Council’s  constitution,  wider  employer  representation  and  voting  rights  for  all,  including  the 
member representative.   
 
Senior Officers with delegated responsibility for the day to day management of the Fund have also 
changed.  Kerry  Feather,  Head  of  Finance  of  Flintshire  County  Council  and  Treasurer  and 
Administrator for the Fund retired. The role is now shared between Helen Stappleton, Chief Officer 
(People  and  Resources)  as  Administrator  to  the  Fund  and  Gary  Ferguson  (Corporate  Finance 
Manager and S151 Officer), as Treasurer to the Fund. A joint commentary on progress with the 
management of the Fund is included in this Annual Report.  
 
It is vital that all those involved with the governance of the Fund have the necessary knowledge 
and  skills  to  understand  any  advice  given  and  to  make  informed  decisions.  Both  Committee 
members  and  Senior  Officers  are  receiving  training  to  satisfy  the  requirements  of  the  CIPFA 
Knowledge and Skills Code of Practice and the Fund is developing a plan for on-going training.  
 
A key benefit of the new Committee is transparency for our stakeholders. The Committee agenda 
papers for the first Committee meeting on the 22nd July 2014 are on the Flintshire County Council 
web-site.  There is a standard format which includes reports on governance, administration and 
investments and funding.  The reports cover both updates relating to general LGPS issues, the 
economy and financial markets as well as reports on the investment, funding and administration 
performance of the Fund itself including progress with the Service Plan.     
 
There are a number of key challenges for the Committee, officers and advisers to address through 
2014/15: 
 
  Managing  the  outcome  of  the  Government’s  consultation  on  the  opportunities  for 
collaboration, cost savings and efficiencies.  
  Implementing  the  requirements  of  the  Public  Sector  Pension  Act  2013  for  a  new  Local 
Board,  whose  role  is  to  secure  compliance  with  legislation  and  ensure  the  effective  and 
efficient governance and administration of the Fund. 
  Reviewing current arrangements against the new Pensions’ Regulator Public Sector Code 
of Practice. 
  Reviewing and monitoring the Fund’s investment and funding strategy.   
  Ensuring that the Committee and officers continue to develop their knowledge and skills to 
enable the Administering Authority to successfully manage a complex Fund which is now 
over £1.2bn in value and has 35,000 members.    
 
 
 

 

 
 
This Annual Report attempts to demonstrate to stakeholders how the Fund is addressing these 
challenges  and  managing  risks  and  includes  all  the  statutory  documents  which  underpin  the 
strategic management of the Fund together with commentary on the outcomes and performance 
for 2013/14 including: 
 
  An overview of the Fund by the Treasurer and Administrator  
  Management of Pension Fund Risks  
  An independent Annual Report from the Fund’s Independent Advisor/Consultant. 
  Details on Investment strategy and performance  
  Audited Pension Fund Accounts 2013/14 
  Pension Administration Update. 
   
Further information can be found on the Fund’s web-site clwydpensionfund.org.uk. Additionally, 
employer and employee representatives are invited to an Annual Joint Consultative meeting each 
November.  
 
My  intention,  as  the  Chair,  is  to  seek  continuous  improvement  in  line  with  the  Fund’s  Mission 
Statement.  I  hope  you  find  the  Annual  Report  informative  and  welcome  any  comments  or 
questions on the content.   
 
 
Cllr Alan Diskin 
Chair of the Clwyd Pension Fund Committee 
September 2014  
 
 
 
 
Mission Statement 
 

  We will be known as forward thinking, responsive, pro-active and 
professional providing excellent customer focused, reputable and 
credible service to all our customers. 
 
  We will have instilled a corporate culture of risk awareness, financial 
governance, and will be providing the highest quality, distinctive 
services within our resources. 
 
  We will work effectively with partners, being solution focused with a can 
do approach. 

 

Governance Structure of the Clwyd Pension Fund 
 
Administering Authority: Flintshire County Council 
In May 2014 the Fund’s governance arrangements were reviewed and the Council established a 
formal Pension Fund Committee, supported by a Pensions Advisory Panel. 
These changes follow best practice, as well as the recommendations of an independent review 
undertaken  by  CIPFA  in  2010,  by  transferring  the  management  of  the  Fund  from  the  Head  of 
Finance, supported by the Clwyd Pension Fund Panel, to the Committee.  
Additionally,  the  representation  of  stakeholders,  with  full  voting  rights,  on  the  Committee  was 
widened. The membership of both the new Committee and Advisory Panel are shown below along 
with that of the previous Panel. 
Clwyd Pensions Fund Committee 
Committee Members 
Voting Rights 
Flintshire County Council 
Cllr Alan Diskin (Chair) 
 
 
Cllr Haydn Bateman (Vice Chair) 

 
Cllr Ron Hampson 

 
Cllr Brian Dunn 

 
Cllr Matt Wright 

Denbighshire County Council 
Cllr Huw Llewelyn Jones 

Wrexham County Borough Council 
Cllr Steve Wilson 

Scheduled Body Representative 
Cllr Andrew Rutherford 
 
Member Representative 
Mr Steve Hibbert 

Advisory Panel 
Panel Members 
 
Chief Officer ( People and Resources) (FCC) 
Helen Stappleton 
Corporate Finance Manager/ S151 Officer (FCC) 
Gary Ferguson CPFA 
Clwyd Pension Fund Manager (FCC) 
Philip Latham 
Investment Consultant (JLT Group) 
John Finch ASIP FCII 
Fund Actuary (Mercer) 
Paul Middleman FIA 
Independent Advisor (Aon Hewitt) 
Karen McWilliam FCIPP 
Clwyd Pension Fund Panel (To May 2014) 
Clwyd Pension Fund Panel 
Voting Rights 
Flintshire County Council 
Cllr Alan Diskin (Chair) 
 
 
Cllr Haydn Bateman (Vice Chair) 

 
Cllr Ron Hampson 

Denbighshire County Council 
Cllr Huw Llewelyn Jones 

Wrexham County Borough Council 
Cllr Steve Wilson 

Member Representative 
Vacant 

Independent Advisor/ Consultant 
Mr Bob Young (YCS UK Ltd) 

 

 

 
Investment Managers and AVC Providers 
Investment Managers 
Address 
Aberdeen Asset Management Plc 
Bow Bells House, 1 Bread Street, London 
BlackRock Investment management (UK) Ltd 
12 Throgmorton Avenue, London 
BlueCrest Capital Management (UK) LLP 
40 Grosvenor Place, London 
Duet Group 
27 Hill Street, Mayfair, London 
Insight Investment 
160 Queen Victoria Street, London 
Investec Asset Management 
2 Gresham Street, London 
Liongate Capital Management 
103 Mount Street, London 
Pioneer Alternative Investments UK Ltd 
Portland House, Bressenden Place, London 
Pyrford International Ltd 
95 Wigmore Street, London 
SSARIS Advisors LLC 
20 Churchill Place, London 
Stone Harbor Investment Partners (UK) LLP 
48 Dover Street, London 
Wellington Management International Ltd 
Cardinal Place, 80 Victoria Street, London      
 
AVC Providers 
Prudential 
Lancing, BN15 8GB 
PO Box 177, Walton St., Aylesbury, Bucks., 
Equitable Life (closed to new entrants
HP21 7YH 
Other 
Service 
Address 
Custodian: Bank of New York Mellon 
160 Queen Victoria Street, London 
Exchange Station, Tithebarn Street, 
Actuary: Mercer Ltd 
Liverpool 
Performance Measurement: WM Company 
525 Ferry Road, Edinburgh 
Unit 4, Evolution, Lakeside Business Village, 
External Auditors: Wales Audit Office 
St. David’s park, Ewloe 
Bank: National Westminster Bank plc 
48 High St., Mold 
Legal Advisors: 
This  varies  depending  on  the  issue  and  can  include  the  Flintshire  County  Council  in-house 
legal team as well as organisations listed on the Framework Agreement (see below).  
Framework Agreement – the following can be contacted for advice as and when required. 
Organisation 
Address 
Squire Sanders 
7 Devonshire Square, London 
Aon Hewitt 
40 Torpichen Street, Edinburgh 
Mercer Human Resource Consulting 
Tower Place West, London 
JLT Benefit Solutions 
7 Charlotte Street, Manchester 
Allenbridge 
60 Goswell Road, London 
bFinance 
26-27 Oxendon Street, London 
 

 

Clwyd Pension Fund Panel Meetings Held During 2013/14 
Panel Agenda Meetings 
Councilor Attendees 
20th May 2013 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson 
 
Cllr Steve Wilson 
 
Cllr Huw Llewelyn Jones 
 
Cllr Ted Evans (deceased) 
 
Cllr Brian Dunn (non-voting) 
13th August 2013 
Cllr Alan Diskin 
 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson 
 
Cllr Steve Wilson 
 
Cllr Huw Llewelyn Jones 
 
Cllr Brian Dunn (non-voting) 
27th November 2013 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson 
 
Cllr Steve Wilson 
 
Cllr Huw Llewelyn Jones 
 
Cllr Ted Evans (deceased) 
 
Cllr Brian Dunn (non-voting) 
26th February 2014 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson 
 
Cllr Steve Wilson 
17th September 2013 (Special Meeting) 
Cllr Alan Diskin 
 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson 
 
Cllr Steve Wilson 
 
Cllr Brian Dunn 
Investment Manager Meetings 
Councilor Attendees 
1st/2nd May 2013 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson 
7th November 2013 
Cllr Alan Diskin 
 
Cllr Haydn Bateman 
 
Cllr Ron Hampson (non-voting) 
 
Cllr Steve Wilson (non-voting) 
 
Cllr Huw Llewelyn Jones (non-voting) 
 
Cllr Brian Dunn (non-voting) 
5th February 2014 
Cllr Alan Diskin 
 

 

Clwyd Pension Fund Training Policy 2013/14 
As an administering authority of the Local Government Pension Scheme, this council recognises 
the  importance  of  ensuring  that  all  staff and  members  charged  with financial  management  and 
decision-making  with  regard  to  the  pension  scheme  are  fully  equipped  with  the  necessary 
knowledge  and  skills  to  discharge  the  duties  and  responsibilities allocated  to them.  It  therefore 
seeks  to  appoint  individuals  who  are  both  capable  and  experienced  and  it  will  provide  and  or 
arrange  training  for  staff  and  members  of  the  Pension  Fund  Panel  (now  Committee)  to enable 
them to acquire and maintain an appropriate level of expertise, knowledge and skills. 
 
In 2011/12, the Fund adopted the CIPFA Code of Practice on Knowledge and Skills on Pension 
Finance for Members and Officers. Training in 2013/14 continued to satisfy the requirements of 
this Code of Practice and progress will be reported in future Annual Reports. The Clwyd Pension 
Fund is committed to providing appropriate training to Members on the Committee through various 
presentations, seminars and collaboration with other Local Government Pension Funds. 
 
 
Date 
Training 
Provider 
May 2013 
Sustainable Private Equity 
Bridges 
 
Investment Issues 
In House 
 
Collaborative Working 
In House 
 
Funding Strategy and Flightpath 
Mercers 
June 2013 
Introduction to LGPS 
CIPFA 
August 2013 
Investment Issues 
In House 
 
LGPS Consultations 
In House 
 
Welsh Funds Working Together 
In House 
September 2013 
Investment Summit 
LGC 
November 2013 
Investment Issues 
In House 
 
Audit 
In House 
 
Funding 
In House 
 
Private Equity 
Capital Dynamics 
 
Infrastructure 
Capital Dynamics 
 
Clean Technology 
Capital Dynamics 
December 2013 
Annual Conference 
LAPFF 
February 2014 
Investment Seminar 
LGC 
 
 
 

 

Each  of  the  quarterly  panels  in  Mold  provided  members  with  presentations  and  reports  which 
covered the following topics: 
  Current Investment Issues 
  Governance and LAPFF Updates 
  Economic Reviews 
  Scheme Consultation 
  Collaboration 
  Risk Assessments 
  Audit of Pension Fund Accounts 
  Transition Management 
Detail  of  all  training  received  is  presented  annually  to  the  Clwyd  Pension  Fund  Panel,  now 
Committee, identifying the number of hours of training completed by each member. For the year 
to March 2014 the following number of training hours was recorded: 
  Chair of Panel   
66 hours 
  Vice Chair 
 
46 hours 
  Other Panel Members  58 hours 
  Substitutes 
 
53 hours 
 
Clwyd Pension Fund Contact Details 
Name 
Post 
Contact details 
Philip Latham 
Clwyd Pension Fund Manager 
(01352) 702264 
Helen Burnham 
Pensions Administration Manager 
(01352) 702872 
Debbie Fielder 
Pensions Finance Manager 
(01352) 702259 
Alwyn Hughes 
Pensions Finance Manager 
(01352) 701811 
Pensions Administration 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
(01352) 702761 
Team 
Pensions Finance Team 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
(01352) 702275 
 

 

Joint Report from the Administrator and Treasurer  
 
Introduction 
 
The financial year 2013/14 was, in the main, a year of preparing for change. The Fund participated 
in the national debate covering several changes to the LGPS, reviewed its governance structure, 
prepared to implement LGPS 2014 and a new ‘flight-path’ strategy to manage funding risks. We 
would like to set out these main issues which have been addressed during the year and give a 
progress update for 2014/15. 
 
The Clwyd Pension Fund Panel met quarterly during 2013/14 but the Panel has now been replaced 
by  the  Clwyd  Pension  Fund  Committee.  The  agenda  covers  three  main  areas:  Governance, 
Investment and Funding and Administration and Communication and our report follows these three 
main themes.  
 
Governance 
 
THE FUTURE STRUCTURE OF THE LGPS 
 
The  Government  has  been  considering  options for  structural  reform  to  the  management  of the 
LGPS in England and Wales since Lord Hutton chaired the Independent Public Services Pensions 
Commission in 2010. The Department of Communities and Local Government (DCLG) issued a 
package of proposals for consultation on 1st May 2014. The package of proposals set out in the 
consultation is: 
 
  Establishing  a  common  investment  vehicle  for  listed  and  alternative  assets  to  reduce 
investment costs 
  Reduce investment fees by investing in listed assets on a passive basis 
  Keeping asset allocation decisions at a local level 
  Not to pursue fund mergers at this time 
  Not to consult on administration reform at this time. 
 
In summary the response from the Fund was supportive of  the package of proposals providing 
there is no compulsion and decisions are made locally on a ‘comply or explain’ basis.  A response 
from the DCLG on the consultation outcome is expected in late September 2014.    
 
LGPS 2014 
 
The Government introduced LGPS 2014 from 1st April 2014. Although the Fund had done all it 
could to prepare to administer the new CARE scheme there have been some teething problems 
due to the late issuance of Regulations. Those stakeholders affected have been kept informed. 
 
PUBLIC SERVICE PENSIONS ACT 2013 AND LOCAL PENSIONS BOARDS 
 
The Fund has responded to a DCLG Consultation on draft Governance Regulations.  This follows 
The Public Service Pensions Act 2013 which includes provisions for the following ‘bodies’ within 
the LGPS: 
 
  Responsible Authority – Secretary of State 
  Scheme Manager – Administering Authority 
  Local Pension Board – New local scrutiny body 
  Scheme Advisory Board – New national advisory board. 
 
 

 

 
 
Each  LGPS  administering  authority  is  required  to  establish  a  Local  Pension  Board  by  1st  April 
2015.  The  role  of  the  Board  will  be  to  ensure  the  administering  authority  is  governing  and 
administering the Fund in line with legislation and in an effective and efficient manner.  The Board 
must have an equal number of employer and employee representatives. The Council will consider 
a Protocol for the Local Board in November 2014 and it will be discussed at the Fund’s Annual 
Employer & Employee Meeting (AJCM).   
    
WELSH COLLABORATION 
 
In the event of the above potential changes proposed by the Government for England and Wales 
the work on welsh collaboration has been put on hold. However, subject to these outcomes it is 
intended to implement the finding of the report by the Society of Welsh Treasurers (Pensions Sub-
Group) on ‘Working Together’.  This will include considering a full business case for managing 
investments on a collective basis.    
 
CLWYD PENSION FUND GOVERNANCE  
 
The introduction to this Annual Report by the Chair of the Committee outlined the changes to our 
governance structure which now complies with best practice.  The creation of an Advisory Panel 
and the appointments of a new Independent Adviser and Investment Consultant should enhance 
the  governance  of  the  Fund.  We  are  making  good  progress  with  most  aspects  of  the  2014/15 
Service Plan which was presented to the first Committee meeting 22 July 2014.    
 
The  external  auditors,  Wales  Audit  Office,  have  not  raised  any  major  issues  about  the 
management of the Fund and their unqualified opinion in the 2013/14 accounts is included in the 
Annual Report.   
 
There was one internal audit relating to 2013/14 on Clwyd Pension Fund Administration and one 
on Pension Investments, the findings of which have been reported to the Committee. There was 
one  ‘high  risk’  recommendation  which  related  to  disaster  recovery  and  one  ‘medium  risk’ 
recommendation  relating  to  the  absence  of  a  documented  risk  register.  Both  of  these  of  are 
included in the 2014/15 Service Plan.  This Annual Report includes a summary of our main risks, 
along with what we have done, work in progress and the future work planned on mitigating these 
risks.    
 
Investment and Funding Strategy 
 
This  Annual  Report  includes  detailed  comment  and  analysis  on  both  investment  and  funding 
performance  along  with  the  Fund’s  Statement  of  Investment  Principles  and  Funding  Strategy 
Statement. In summary, 2013/14 saw a continued small growth in the assets of the Fund to £1.2bn 
and a positive investment return of +2.1%. The funding position improved from 68% as at March 
2013 to 70% as at March 2014.  In early September 2014 the funding position had fallen back to 
69%. 
 
The Fund’s ‘flight-path’ strategy, which manages interest rate and inflation risks through liability 
matching investing, commenced on 1st April 2014.  It is very early days for this strategy.  Further 
information will be provided in future years Annual Reports. 
 
In terms of investment strategy and fund managers there are parts which are not working as well 
as  hoped,  as  explained  in  the  Independent  Adviser/Consultant  report.  The  new  investment 
consultant is reviewing the investment strategy and we will be making recommendations to the 
November 2014 Committee. 
 
10 
 

The Committee receive quarterly reports on the financial markets, the fund’s investment and fund 
manager performance along with updates on the funding position and flight-path strategy. Unless 
we consider any part of these reports need to be withheld for commercially sensitive reasons they 
can be found on Flintshire County Council’s web-site.  
 
Administration & Communication 
 
A  Pensions  Administration  update  is  included  in  the  Annual  Report  which  provides  details  of 
regulation changes, communications with members, pensioners and employers, website updates 
and key performance statistics.  This illustrates the variety, complexity and the quantity of work 
undertaken by the pension service during the year.  
 
The Pensions Committee receive two standard reports each quarter, a ‘LGPS Issues’ report, which 
includes the impact on the Fund and/or employers, and an update on the Fund’s administration 
and communication performance. 
 
There will be on-going work with our larger employers on data quality and correcting a backlog of 
historic records during this year, in preparation for Pension Regulator’s new Code of Practice. 
 
The development of an Administration Strategy is on-going which will provide more transparency 
to all stakeholders on the performance of the administration service and employers.   
 
Conclusion 
 
We would like to thank all those involved with management and administration of the Fund for their 
hard work and dedication during the year. 
 
Finally, we invite any stakeholder to contact us with any comments or suggestions for improvement 
on any aspect on the management of the Fund.    
 
Helen Stappleton, Chief Officer (People & Resources) 
Administrator to the Fund 
 
Gary Ferguson, Corporate Finance Manager (Section 151 Officer)  
Treasurer to the Fund 
 
September 2014 

11 
 

Independent Adviser/ Consultant 
Annual Report 2013/14 
 
 
1. 
The  purpose  of  this  commentary  is  to  provide  an  independent  annual  appraisal  of  the 
administration, governance and performance of the Clwyd Pension Fund. As my appointment 
to the Independent/Adviser role commenced on 1 July 2008, this report covers my fifth and 
last full year in this dual capacity role. Overall, the year 2013/14 was one of review, reflection 
and  reassessment  both  in  terms  of  world  markets  and  the  Local  Government  Pension 
Scheme (LGPS) itself.  
  
2. 
Over recent years, the LGPS environment has been characterised by an increasing flow of 
regulatory  documents  on  funding,  risk,  policy  and  governance.  More  recently,  there  have 
been various initiatives under the broad banner of “working together”, ranging from potential 
fund amalgamations to simple increased collaboration between LGPS funds, which are all 
largely  concerned  with  reducing  costs,  particularly  the  level  of  fees  paid  to  investment 
managers. At the same time, there had been an ongoing review of the scheme to make it fair 
and affordable, which ultimately resulted in the new LGPS 2014.  
 
3. 
As part of this environment of change and initiatives, the first half of 2013/14 saw LGPS funds 
inundated  with  documentation  –  a  consultation  paper  on  the  detail  of  LGPS  2014,  a 
discussion paper on new LGPS governance arrangements in England and Wales and a "Call 
for Evidence" on the future structure of the LGPS. Whilst the consultation paper on LGPS14 
sought  responses on a  number of  the  detailed  regulations  proposed for  implementing  the 
new  scheme  and,  in  this  sense,  was  a  technical  consultation  with  LGPS  pension 
administration  officers,  the  other  two  papers  were  more  fundamental,  with  potentially  far-
reaching  consequences  for  LGPS  funds.  However,  all  required  detailed  and  careful 
responses,  putting  the  in-house  teams  on  both  investments  and  pension’s  administration 
under particular pressure. 
 
4. 
On  governance  it  was  an  accepted  fact  that  practices  amongst  LGPS  funds  varied 
considerably and that the Public Service Pensions Act 2013 had provided a broad framework 
for a common approach. The discussion paper raised various questions and sought views 
around  the  implementation  and  operation  of  this  framework  within  the  LGPS.  The  Fund 
responded accordingly but broadly accepted the move to a formal Committee structure and 
this is currently being implemented.  
 
5. 
However, many of the details around national oversight and additional scrutiny at a local level 
are  still  being  fine-tuned.  The  results  of  these  deliberations  should  become  clear  in  later 
2014, although it is already known that each LGPS authority will be required to establish a 
formal set of internal controls for administering and managing its scheme, in addition to all 
the  information  on  risk  currently  being  provided  in  each  fund’s  Statement  of  Investment 
Principles and its reporting requirements in the Annual Accounts under IFRS 7.  
 
6. 
The key paper, however, was clearly the "Call for Evidence" on the future structure of the 
LGPS,  which  followed  on  from  some  peripheral  comments  in  the  Hutton  report  about  the 
quality  and  consistency  of  LGPS  data.  These  were  picked  up  in  early  2013  by  the  Local 
Government Minister Brandon Lewis, who talked about the need for "robust data" and not 
shying away from “a smaller number of funds” if this could be shown to improve efficiency 
and cost-effectiveness. This national initiative effectively put on hold the already long-running 
project aimed at examining possibilities for "Collaborative Working in Wales", which itself had 
been the subject of various data collection exercises and consultations. 
 
 
 
12 
 

 
 
 
7. 
The "Call for Evidence" paper itself was based around a set  of  objectives and a series of 
questions that respondents were asked to address. Whilst these objectives were designed 
primarily to generate discussion and debate, they did seem a slightly odd collection, ranging 
from the very general (dealing with deficits) to the very specific (providing greater investment 
in infrastructure). At the same time, it was not always clear how the questions set related to 
these  objectives,  although  there  was  clearly  some  overlap.  In  addition,  there  was  no 
reference to key funding and investment considerations such as liabilities and their control, 
and no mention whatsoever of risk.  
 
8. 
Pension funds are extremely complex vehicles, where all the moving parts are inter-linked. 
Funding  level,  strategy,  risk  and  return  targets,  performance  and  fees  etc.  are  all  inter-
dependent and cannot be looked at in isolation. In fact, some of the objectives identified were 
potentially  contradictory.  In  summary,  there  was  concern  that  the  context  set  by  the 
objectives  and  questions  failed  to  appreciate  the  complexity  of  pension  funds,  with  little 
apparent  consideration  given  to  the  wider  fund  picture,  the  relationships  between  various 
investment  objectives  and  the  impact  of  some  of  these  objectives  on  others.  The  Fund 
response  made  these  points  whilst  attempting  to  cover  all  the  objectives  and  questions 
comprehensively and constructively. 
 
9. 
The  "Call  for  Evidence"  was  followed  in  later  2013  by  the  Government  appointment  of  a 
consultant  to  evaluate  various  options  for  change,  resulting  in  a  current  Government 
consultation exercise on the future of the LGPS. Whilst the outcomes from this have not been 
delivered  yet,  forced  fund  mergers  no  longer  appear  to  be  on  the  agenda,  with  the 
Government focus now more on the creation of Common Investment Vehicles and the use 
of more passive management. The Fund continues to participate in this ongoing debate and 
is monitoring potential outcomes very carefully. 
 
10.  Clearly  the  above  events  consumed  a  lot  of  resource  in  2013/14  but,  despite  these 
distractions, the business of running the Fund on a day to day basis had to be maintained by 
the fund finance and administration teams. Agreed staffing structures are now in place but, 
as noted in last year's report, recruiting staff with the appropriate LGPS expertise continues 
to be a challenge. Consequently, there remained during the year a number of staff within the 
pension administration team covering permanent posts on temporary contracts, whilst they 
received  in-depth  training  to  ensure  competency  in  these  roles.  It  is  pleasing  to  note  that 
these positions were reviewed towards the end of 2013 and some permanent appointments 
were made. However, as a result of staffing and recruitment issues in prior years, backlog 
problems  persist.  A  specific  team  to  tackle  this  was  established  in  May  2013  but  again 
recruiting  experienced  staff  proved  a  problem  and  progress  in  reducing  the  backlog  has 
suffered.  
 
11.  It is important, however, to put all this into the context of the additional pressures faced by 
the pension administration team during the year and to acknowledge its achievements. In 
addition to the detailed consultation exercise noted earlier and, later in the year, preparations 
for implementing effectively the new LGPS 2014, 2013/14 was also a Fund valuation year. 
This involved the preparation and successful delivery of all the valuation data to the actuary 
during  the  summer.  At  the  same  time,  a  revised  website  was  launched  and  the 
communications  program  maintained,  continuing  to  receive  critical  acclaim  from  both 
scheme employers and scheme members. 
 
 
13 
 

 
12.  For the fund finance team, the year was one of real progress despite the pressures. In mid-
year the key part of the revised staff structure was completed, with the appointment to the 
vacant Pension Finance Manager post, whose additional initial training was supplemented 
by an intense period of meetings with many of the Fund's alternative asset managers. Clearly 
this team, and the Clwyd Pension Fund Manager in particular, was also heavily involved in 
the  various  Government  responses  required,  in  conjunction  with  the  Fund's  external 
advisers.  
 
13.  In addition, the team successfully completed the first questionnaire exercise aimed at testing 
investment managers' compliance  with  the  Fund's  Sustainability  Policy.  This  policy,  a  key 
element  of  the  Fund's  investment  philosophy,  recognises  the  relationship  between  good 
environmental,  social  and  governance  practices  and  long-term  business  profitability.  The 
questionnaire  exercise,  probably  the  first  of  its  kind  amongst  LGPS  funds,  was  very  well 
received by managers and proved generally positive. The responses received, particularly 
the  weaker  ones,  will  be  pursued  as  part  of  the  normal  pattern  of  officer  meetings  with 
managers during the coming year. This questionnaire exercise is likely to be a recurring one 
and the aim of the initial piece of work was to set a benchmark for each manager in order to 
measure improvement going forward. 
 
14.  However,  the  team's  major  project  during  the  year  was  implementation  of  the  Fund's 
flightpath project. Last year’s report noted that in recent years overall funding levels had been 
affected  as  much  by  fluctuations  in  liability  levels  as  by  asset  performance,  leading  to  a 
growing focus on liability-drivers such as inflation, interest rates and mortality. The Fund had 
already  introduced  broad  diversification  and  risk  diversity  within  the  asset  structure  to 
minimise  volatility.  Flightpath's  applies  similar  principles  to  liabilities,  through  a  specialist 
provider on the long-term management of funding risk. After considerable in-house research 
into the concept, the exercise to appoint a specialist provider commenced in late 2012. This 
proved a lengthy, complex and challenging exercise, carried out in close association with the 
Fund's actuary and Independent Adviser/Consultant. However, after several separate stages 
and reviews, an appointment was made in late autumn 2013. 
 
15.  The  implementation  through  Insight,  the  chosen  provider,  raised  further  complexities  that 
required  resolution,  but  the  first  phase  was  completed  successfully  by  1  April  2014,  as 
planned. As noted previously, the flightpath project proved to be extremely challenging and 
the  fund  finance  team  was  absolutely  correct  in  taking  it  slowly  and  adopting  a  cautious, 
professional  and  thoroughly-researched approach,  especially  as  the  Fund  was  one of  the 
first LGPS funds to implement this strategy in full. 
 
16.  In  summary,  2013/14  certainly  produced  a  challenging  environment  for  both  pension 
administration  and  fund  finance  staff  as  the  preparations  for  LGPS  2014  and  the  wider 
changes  gathered  pace.  All  performed  heroically  in  ensuring  that  day  to  day  duties  were 
maintained  as  far  as  possible  within  the  staffing  constraints  and  the  additional  pressures 
being  faced.  This  bodes  well  for  2014/15  and  implementation  of  the  changes  required  in 
terms of governance and the scheme itself. 
 
 
14 
 

17.  After the personnel changes post the 2012 elections, which produced a new Chairman and 
Vice-Chairman, the Pension Fund Panel continued to gel and develop during the year, with 
attendance  and  participation  strong.  It  is  pleasing  to  report  that  the  Chairman,  who  had 
suffered an enforced period of absence through illness returned to  lead the Panel in mid-
year.  Training  remained  a  key  focus.  Most  Panel  meetings  continued  to  include  training 
elements and members also attended more formal seminars and conferences. The clear aim 
here  is  to  ensure  that  members  are  kept  up  to  date  in  an  investment  environment  that  is 
forever  evolving  both  in  terms  of  approaches  and  products.  On  approaches,  the  obvious 
example  is  flightpath,  whilst  on  products,  the  Fund  again  maintained  its  ground-breaking 
reputation through new investments in social impact-based venture capital and sub-Saharan 
private equity. 
 
18.   As noted in the opening paragraph, 2013/14 was also a year of reflection and reassessment 
for world markets. The March quarter of 2013 and the year 2012/13 generally were typified 
by unusual exuberance, with all equity markets posting solid positive returns, the majority in 
double figures, but largely on the back of a liquidity-driven environment. In response, the new 
financial year saw markets pausing for thought and contemplating whether such enthusiasm 
was justified for all markets. 
 
19.  Whilst certainly there appeared to be gradually improving economic news, particularly from 
the US, and a return to GDP growth, albeit modest initially for most countries, this period of 
reflection brought back to the fore many of the concerns that had troubled markets for the 
majority of 2012. Whilst these remained centered on US debt, the slowdown in China, the 
sustainability of the restructuring ambitions in Japan and especially the resolution of issues 
in Europe, later developments in the Middle East, the Ukraine and Thailand added to these 
worries. In short, these competing factors made for another volatile year in world markets, 
with fears persisting about the strength of this recovery and whether this could be sustained, 
as well as the wider political issues 
 
20.  As a result, markets overall produced only modest progress, with global equities delivering 
around 6%. However, this overall position conceals a much more complex picture, with the 
more considered environment in 2013/14 leading to greater discrimination between markets 
and,  in  simple  terms,  producing  a  dichotomy  in  performance  between  developed  and 
developing world equities. The US and UK posted returns of 9-10% whilst Europe led the 
field with a positive 18% gain. The exception to this in developed markets was Japan, where 
confidence in the ability of politicians to deliver the structural reforms promised appeared to 
stall  and  Japanese  equities  largely  stood  still  in  the  year.  In  contrast,  emerging  market 
equities faltered after the significant gains made in prior years, losing around 10% in the year 
as  liquidity  was  withdrawn.  The  exception  here  was  frontier  markets,  the  new  emerging 
markets, which produced strong positive returns.    
 
21.   Away from equity markets, private equity and real assets such as property and infrastructure 
produced  solid  returns  in  the  year,  slightly  above  those  for  global  equities.  However, 
commodities  returns  were  negative  and  bonds  overall  were  about  flat,  with  the  negative 
returns from Government stock only partly offset by credit. In absolute terms, therefore, the 
overall Fund return in 2013/14 is likely to be disappointing, with performance positive but only 
marginally so. 
 
22.  In comparative terms too,  2013/14 is likely to be a weak year for the Fund within  its peer 
group  of  local  authorities.  As  noted  in  previous  reports,  the  Fund  is  structured  to  provide 
protection  when  markets  fall  through  broad  diversification  and  a  lower  weighting  to  more 
volatile assets such as equities. This was exacerbated in 2013/14 by the Fund's long-term 
focus on developing markets and its deliberately low weighting to Europe in particular.  
 
 
15 
 

 
23.  At manager level within equities, most met their targets and a number made up ground in 
terms of since-inception performance, with the weaker performance overall largely down to 
asset mix. Other asset categories performed largely as expected, although the hedge fund 
managers,  whilst  offering  downside  protection,  do  continue  to  disappoint  in  terms  of  the 
returns achieved.   
 
24.  The key disappointment elsewhere in the portfolio was the continuing weak performance of 
its  tactical  asset  allocation  managers,  particularly  Blackrock.  These  three  managers 
comprise 12% of the Fund's assets and, within this, Blackrock is double-weighted at 6%. The 
aim  of  these  managers  is  to  move  assets  between  asset  categories  tactically  to  take 
advantage of differing market environments and to produce a positive return from this. Whilst 
the two smaller-weighted managers were  flat or marginally positive and producing returns 
not too far below expectations, Blackrock delivered a negative 10% in 2013/14, with the 3-
year  number  showing  a  negative  4%  per  annum,  despite  stronger  performance  in  some 
earlier years. Clearly this area of tactical asset allocation and the managers employed is one 
that will require reassessment as part of the forthcoming Fund Structure review. 
 
25.  As for next year, the economic environment is improving but many of the concerns remain. 
Globally,  China  needs  careful  management  as  its  urbanisation  programme  and  housing 
investment  boom  continue  to  moderate,  reducing  asset  price  and  credit  growth  and  thus 
producing  a  potentially  deflationary  outlook.  Within  Europe,  the  focus  will  probably  be  on 
Germany.  European  growth  is  certainly  stronger  and  credit  demand  building,  but  on 
competiveness, Germany remains an outlier and the issue is whether it is willing to reflate 
wages to create some sort of economic convergence. On the UK, the economy is booming 
but  spare  labour  capacity  is  reducing,  potentially  leading  to  rising  wages  and  ultimately 
inflation.  In  summary,  market  volatility  looks  likely  to  continue,  as  many  of  the  concerns, 
particularly  the  politic  ones,  persist  and  worsen,  despite  a  generally  improving  economic 
environment.   
 
26.  On governance, there will also be changes in 2014/15, with the demise of the Pension Fund 
Panel  and  its  replacement  by  a formal  committee,  probably  with  a  larger  membership, as 
well  as  some  sort  of  scrutiny  body. Whilst  it  is  hoped  that  there  will  be  a  good  degree  of 
continuity through existing Panel members, clearly there are significant ongoing implications 
in  terms  of  establishing  revised  governance  arrangements  and  the  training  of  committee 
members new to pension fund administration and investing. 
 
27.  Next year, therefore, is likely to be another challenging one for the in-house team and those 
elected members involved with the Fund. As well as implementation of the above governance 
changes and the introduction of the new LGPS 2014, towards the end of the year the Fund 
will  be  undertaking  and  implementing  the  results  of  its  regular  Fund  Structure  Review,  a 
major  and  resource-intensive  exercise  impacting  upon  the  Fund's  advisers,  officers  and 
elected members alike. 
 
28.  As  implied  by  the  opening  paragraph  of  this  report,  my  planned  retirement  as  the  Fund's 
Independent Adviser/Consultant took place on 31 March 2014. This joint role has now been 
split  and  it  is  pleasing  to  note  that  appointments  to  these  positions  were  made  early  in 
2014/15. John Finch of JLT was made Fund Consultant and Karen McWilliam of Aon Hewitt 
appointed Independent Adviser, although this latter role has been modified slightly to place 
a  far  greater  emphasis  on  governance,  an  understandable  adjustment  given  the  changes 
that are imminent. I wish them all well in their respective roles and have every confidence 
that the Fund is in good hands. 
 
 
16 
 

29.  Despite such a challenging year on both administration and fund matters, it is pleasing to 
report further external recognition for the Fund. At the Europe-wide IP Real Estate Awards 
in May 2013, the Fund won the award for Best Real Estate Investor UK & Ireland and finished 
runner-up in the Best Medium-sized Real Estate Investor in Europe. Overall since 2007, the 
Fund  has  been  honoured  with  21  awards  and  has  finished  as  runner-up  in  a  further  18 
categories.  As noted previously,  these awards are not  given lightly and are highly prized 
throughout the UK and particularly wider Europe. Their award is a tremendous honour and a 
clear acknowledgement of the Clwyd Fund’s pro-active and innovative approach. This in turn 
reflects  the  commitment  of  its  Panel  members  and  their  willingness  to  move  the  Fund 
forward, as well as the continuity and strength of the in-house team.  
 
30.  As noted earlier, this report ends my formal connection with the Fund. This started in 1979, 
although my involvement on the investment side did not commence until 1982. At that time, 
the Fund was valued at just £100 million rather than its current £1.2 billion. The investment 
environment  has certainly changed dramatically,  growing more complex year by  year and 
thereby  increasing  both  the  demands  and  workloads  involved.  However,  from  my  own 
perspective the work has been both enjoyable and rewarding, and the last  30 years or so 
has been an amazing journey both for the Fund and for all those active in its management.  
 
31.  Finally, therefore, I would like to thank all the Chairs, Vice-Chairs and members that I have 
worked with over the years. They have always been willing to listen, learn and take a cutting-
edge approach when necessary to further the Fund's progress.  Politics has never been a 
factor. However, my greatest acknowledgement is reserved for those officers with whom I 
have worked over the years. My particular thanks go to Dave Bamber, with whom I shared 
more than 20 years on the Fund, and more recently Phil Latham and Debbie Fielder. The 
Fund has been very fortunate to have had such a dedicated, hard-working and professional 
team in place for so long and again I wish those remaining well for the future.  
 
 
R T Young 
Independent Adviser/Consultant 
July 2014
  
 
17 
 

Management of Pension Fund Risks 
Position Statement (September 2013 to September 2014) 

 
Risk Management is the process of identifying risks, evaluating their potential consequences and 
determining the most effective methods of controlling them or responding to them. The aim is to 
reduce the frequency of risk events occurring and minimise the severity of their consequences if 
they occur. Not all risk can be eliminated but it is vital that risks are recognized and recorded and 
that their potential to cause loss is fully understood. 
 
Risk  Management  is  an  integral  part  of  the  Flintshire  County  Council’s  (the  Administering 
Authority)  Governance  Framework  and  Internal  Control  and  aids  informed  and  transparent 
decisions  by  ensuring  that  risk  management  is  embedded  into  the  culture  of  the  Council,  with 
Members and managers at all levels recognising that risk management is integral to service and 
governance. Risk management is part of the Council’s system of internal control assisting in the 
management and achievement of its business objectives and priorities 
 
Whilst  the  Fund  is  under  the  umbrella  of  Flintshire’s  risk  management  framework  an  external 
review of the Fund’s approach to managing those risks specific to itself is planned for 2014. This 
will  bring  together  the  various  risks,  and  the  ways  that  they  can  be  mitigated,  from  separate 
documents  including  the  Service  Plan,  Funding  Strategy,  Governance  Policy,  Statement  of 
Investment Principles, and Communications Policy. Additionally, this will form an up to date risk 
register that will become a live document for use within the Fund. Subject to this review a summary 
of the key risks and the actions taken, or planned, to mitigate those risks, is included below: 
 
Risk 
Actions Undertaken or Planned 
GOVERNANCE 
What We Have Done 
RISKS 
  Created a new pension fund committee for the Fund with decision 
making powers, wider representation and voting rights.   
  Reviewed working practices and documented a Delegation of 
Functions to Officers from the Pension Fund Committee. 
  Appointed an independent adviser, investment consultant and actuary 
to an Advisory Panel to advise the new Committee. 
  Appointed a new Chief Officer responsible for the day to day 
management of the Fund. 
  Published a Service Plan for the Fund. 
  Developed reports for the Pension Fund Committee. 
  Responded to a consultation by the Government on draft Governance 
Regulations. 
Work in Progress 
  Training of both members of the Pension Committee and senior officers 
in line with CIPFA Knowledge & Skills Code of Practice. 
The Near Future 
  Develop a risk register. 
  Develop the training policy and training plan. 
  Create and service a new Local Board, develop a protocol, appoint 
employer and employee representatives and provide training.  
  Review current arrangements against the new Pensions’ Regulator 
Public Sector Pensions Code of Practice.  
Longer Term 
  Consider collaboration with the other seven Welsh pension funds. 
  Consider the impact of reorganisation of local government in Wales.  
 
18 
 

FUNDING RISKS 
What We Have Done 

 
  Implemented the new funding plan from 1st April 2014. 
  Documented a Termination Policy for employers. 
  Implemented a ‘flight-path’ strategy to manage interest rate and 
inflation risks. 
Work in Progress 
  Monitoring the ‘flight-path’ strategy. 
The Near Future 
  Annual review of the Funding Strategy and Flight-path. 
Longer Term 
  Prepare for the next Actuarial Valuation in 2016. 
INVESTMENT 
What We Have Done 
RISKS 
  Monitoring and reporting on the performance of the current investment 
 
strategy and fund managers. 
  Made new commitments within the alternative asset classes.  
  Assessed the performance of fund managers against the Fund’s 
Sustainability Policy. 
  Annually request and review Fund Manager’s Statements of Internal 
Controls and report any issues to the Clwyd Pension Fund Committee. 
  Responded to the Government’s consultation on collaboration, cost 
savings and efficiencies relating to collective investment vehicles and 
passive investment.  
Work in Progress 
  A review of the Fund’s investment strategy. 
  Publishing the voting records of our equity fund managers. 
The Near Future 
  Implementation of the new long term investment strategy. 
  Appointment and removing of fund managers. 
  Implementation of a new approach to tactical asset allocation. 
  Review AVC arrangements. 
Longer Term 
  Impact of the outcome of the Government’s consultation for 
collaboration, cost savings and efficiencies relating to collective 
investment vehicles and passive investment. 
  Impact of collaboration with the other seven Welsh funds on collective 
investment vehicles.  
ADMINISTRATION 
What We Have Done 
AND 
  Implemented LGPS 2014. 
COMMUNICATION 
  Reviewed all pensioner records. 
RISKS 
  Reviewed pensioner payroll service. 
 
  Implemented Communication Plan. 
Work in Progress 
  Working with large employers on data quality. 
  Working with employers on updating historic records. 
The Near Future 
  Develop performance standards for the Fund and employers. 
  Review implementation of communication plan. 
Longer Term 
  Implement member self-service. 
19 
 


Financial Performance 
 
The following provides a brief  overview of the key movements within  the Fund over a five year 
period. More detail can be found in Investment and Funding, Pensions Administration Update, and 
Fund Accounts. 
 
Table 1
 
Fund Account
2014
2013
2012
2011
2010
(Amounts  £ 000's, years end 31 March )
Value of Fund at start of year
1,181,232
1,060,823
1,051,815
955,833
697,412
Increase in fund value during year
32,335
120,409
9,008
95,982
258,421
Value of fund at end of year
1,213,567
1,181,232
1,060,823
1,051,815
955,833
The increase in fund value is made up of the following:
Member and Employer related
 Contributions and pension strain
68,869
68,078
66,593
68,147
68,181
 Transfers in or (out)
563
3,139
(21,708)
4,898
1,726
 Benefits payable
(61,137)
(56,977)
(53,789)
(53,584)
(49,978)
8,295
14,240
(8,904)
19,461
19,929
Investments (after income and fees)
 Net change +/(-)
25,534
107,216
19,156
77,783
239,772
Other
 Administrative and other expenses
(1,494)
(1,047)
(1,244)
(1,262)
(1,280)
32,335
120,409
9,008
95,982
258,421
 
Table 1 illustrates the annual increase in the Fund value over the five years ending 31st March 
2014. The change in the fund value is further analysed between member and employer related 
income (contributions and pension strain) or expenditure (benefits payable), net return or loss on 
investments (net of any income or management fees) and other expenditure. These are detailed 
further, for years ending 31st March 2013 and 2014, in the fund accounts. Transfers in or out of 
the fund can vary, as shown in Table 1, significantly between years and are outside the control of 
the Fund. 
 
Chart 1
This illustrates the 
Fund  value  over 
five 
years 
as 
detailed in Table 1 
above. 
The 
column  segment 
shown  in  orange 
identifies 
the 
annual  change  in 
Fund  value  and, 
as shown in Table 
1, is mostly due to 
changes  in  the 
market  value  of 
investments.  
 
 
20 
 



 
Chart 2. 
 This 
compares 
the 
difference 
between 
contributions  received 
and benefits paid (Table 
1 above), but not taking 
account  of  transfers, 
over the same five year 
period.  From  Chart  2  it 
is clear that the excess 
in  contributions  over 
benefits paid is steadily 
reducing.  This  is  not 
unexpected and reflects 
the  growing  maturity  of 
the Fund. At this stage it 
is  unclear  what  the 
outcome  for  2015  will 
be  as  there  are  a 
number  of  significant 
variables,  namely,  an  increase  in  employer  contributions  following  the  2013  Fund  actuarial 
valuation, workforce reductions across the large employers, and, auto enrolment is increasing the 
number of active members. 
 
Table 2. 
Membership
2010
2011
2012
2013
2014
Number of Contributors
15,073
14,960
14,519
14,920
16,133
Number of Pensioners
8,820
9,091
9,553
9,874
10,367
Number with Preserved Benefits
5,969
6,910
7,386
7,539
8,307
Total
29,862
30,961
31,458
32,333
34,807
 
Table  2  details  the  membership  of  the  Fund  over  the  same  five  year  period  as  Table  1.  The 
membership is split between active contributors, those in receipt of a pension and those whose 
entitlement is preserved. 
 
Chart 3. 
 This 
shows 
the 
membership data in Table 
2  graphically.  Overall,  the 
trend  in  total  membership 
is  upwards  over  the  five 
years  ending  31st  March 
2014.  However,  it  should 
be  noted  that  the  overall 
impact  of  auto-enrolment, 
which 
will 
increase 
membership, 
and 
the 
contraction 
in 
most 
employers’ 
budgets, 
which 
will 
reduce 
membership,  cannot  yet 
be quantified. 
 
 
21 
 



Chart 4. 
This plots the Fund value 
over  ten  years  to  31st 
March  2014.  Over  this 
period  the  Fund  has 
approximately doubled in 
value.  The  yellow  line 
shows  total  membership 
over  the  same  period 
(using  right  axis)  and 
illustrates  the  growth  in 
membership from around 
24,100  to  34,800;  an 
increase of just over 44%. 
Most  discussions  around 
pension 
funds 
focus, 
understandably,  on  their 
value, however, the value 
is only one part of the picture with the other part being the pension funds’ liabilities. The liabilities 
of the pension fund are calculated by the fund actuary and represent the future liabilities of the 
fund  at  a  particular  time.  As  shown  above  (Table  1  and  Charts  1  and  4)  the  Fund  has  nearly 
doubled in value over the past ten years, however, its liabilities have also increased.  
 
Chart 5
 This  shows  the  Fund  value 
(yellow  bars)  and  liabilities 
(blue bars) at each of the last 
five 
triennial 
actuarial 
valuations. 
The 
difference 
between the values shown by 
the  blue  and  yellow  bars, 
represent the funding deficit of 
the  Fund.  The  2013  Triennial 
Valuations 
section 
gives 
further details. 
Historically, 
all 
pension 
schemes focused primarily on 
their  assets  and  placed  a 
lower emphasis on the impact 
of  changes  in  the  value  of 
liabilities. Many also assumed 
that the fund employers would 
be  able  to  make  increased 
contributions  over  time.  In 
recent  years,  particularly  after  2008,  funding  levels  have  been  volatile  as  the  performance  of 
assets has not matched the increase in values of liabilities. The calculation of the liability take into 
account a number of elements including projections of future interest rates, inflation and longevity 
of members. This is shown in Chart 5 by increased funding deficit.  
 
From the 1st April 2014 the Fund has introduced a Liability Driven Investment (LDI) approach, for 
a portion of its assets, the focus of which is to reduce funding level volatility by using investments 
that are linked to two of those factors (inflation and interest rates) that are drivers in the calculation 
of  liabilities. These  investments  should  track  changes  in  these  two factors  whilst  the  remaining 
assets are invested for growth.  
22 
 

2013 Triennial Valuation 
 
Every three years the Fund is subject to a formal valuation by the Fund actuary which produces 
two key outputs. Firstly, it quantifies the Funding Level i.e. the level to which the Fund’s pension 
liabilities  for  the  accrued  benefits  of  current  employees,  deferred  pensions  and  pensions  in 
payment are matched by the market value of the Fund’s assets. A funding level of less/ more than 
100% implies that there is a deficit/ surplus in the Fund at the valuation date. Secondly, it also sets 
the rate at which employers should contribute to the Fund for the following three years i.e. in this 
case it is effective from 1st April 2014. Chart 5 above illustrates the Fund value and liabilities as at 
each of the past five valuations. 
 
The following table summarises the change in the financial position of the Fund from 31 March 
2010 to 31 March 2013. 
 
Summary Valuation results (£m) 
31 March 2013 
31 March 2010 
Total assets 
1,181 
956 
Liabilities: 
 
 
   Active members 
762 
633 
   Deferred members 
219 
131 
   Pensioners 
752 
568 
Total Liabilities 
1,733 
1,332 
Past service surplus/ (shortfall) 
(552) 
(376) 
 
 
 
Funding level 
68% 
72% 
 
Funding level and deficit 
 
Although the value of total assets increased by 23.5%, the pace of growth in liabilities is greater, 
with an increase between the years of 30%.  
 
The  funding  objective  as  set  out  in  the  Funding  Strategy  Statement  (FSS)  is  to  achieve  and 
maintain a funding level of 100% of liabilities (the Funding Target). As required in the FSS a deficit 
recovery plan has been put in place that requires additional contributions to correct the shortfall. 
The average deficit recovery period for the Fund has been set as 18 years. The normal contribution 
rate (for future service) has been set as 13.8% (11.7% 2010); the actual rate per employer will 
differ  from  this  according  to  their  own  circumstances.  To  address  the  deficit  a  total  annual 
contribution  of  £32.6m,  increasing  at  4.1%  per  annum,  is  required;  again  the  actual  rate  per 
employer will differ. The implied average employer contribution is 27.8% compared to the previous 
average of 20.7% of pensionable pay over 20 years at the March 2010 valuation. 
 
Further detailed information can be found in the Valuation Reports for each valuation on the Clwyd 
Pension Fund website (see Governance and Investments/ Valuation Reports). 
 
23 
 

Cash Flow 
 
The Fund operates a rolling three year cash flow which is estimated and monitored on a quarterly 
basis. There are several unknowns within the cash flow such as transfers in and out of the fund 
and also drawdowns and distributions across the Fund’s Property and Private Equity portfolio for 
which the current allocation is 21% of the Fund. 
 
Cash flow predictions for the drawdowns and distributions are reassessed annually to incorporate 
the actuals for the year and any further commitments agreed during the period. 
 
The following table shows a summarised final cash flow for 2013/14. This is purely on a cash basis 
and does not take into account any movements in asset values or management investment fees 
which are included in the pooled vehicles and accounted for at the year end, nor any year end 
accruals. 
 
2013/14 
Estimate 
Actual 
Variance 
 
£000 
£000 
£000 
Opening In House Cash 
 
(15,874) 
 
 
 
 
 
Payments 
 
 
 
 
 
 
 
Pensions  
46,200 
46,858 
658 
Lump Suns & Death Grants 
14,000 
12,861 
(1,139) 
Transfers Out 
2,000 
3,260 
1,260 
Expenses (including In House) 
2,120 
2,436 
316 
Support Services 
150 
166 
16 
 
 
 
 
Total Payments 
64,470 
65,581 
1,111 
 
 
 
 
Income 
 
 
 
 
 
 
 
Employer Contributions 
(27,000) 
(27,451) 
(451) 
Employee Contributions 
(14,000) 
(14,629) 
(629) 
Employer Deficit Payments 
(23,400) 
(24,666) 
(1,266) 
Transfers In 
(5,000) 
(3,802) 
1,198 
Pension Strain 
(200) 
(1,104) 
(904) 
Investment Income 
(2,400) 
(2,901) 
(501) 
 
 
 
 
Total Income 
(72,000) 
(74,553) 
(2,553) 
 
 
 
 
In House Investments 
 
 
 
 
 
 
 
Draw downs 
58,864 
46,624 
12,240 
Distributions 
(52,723) 
(33,148) 
(19,575) 
 
 
 
 
Net Expenditure /(Income) 
6,141 
13,476 
7,335 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Net Purchases /(Sales) ** 
(1,210) 
(19,150) 
(17,940) 
 
 
 
 
Total Net Cash Flow 
(2,599) 
(14,646) 
(12,047) 
 
 
 
 
Closing In House Cash 
 
(30,520) 
 
 
** £17.96m was transferred to the Clwyd Pension Fund cash account as the residual redemption 
from SSgA developed equity portfolio and funding of Insight LDI mandate. 
24 
 

 
3 Year Cash Flow Forecast 
 
The following table shows the cash flow forecasts for the next three years to March 2017. These 
are  purely  on  a  cash  basis  and  do  not  take  into  account  any  movements  in  asset  values  or 
management investment fees which are included in the pooled vehicles and accounted for at the 
year end, nor any year end accruals. An estimate of the asset valuation has been included at the 
end of the table and has been based on a targeted investment strategy which looks to produce an 
overall return of 7.1% per annum. Estimates of Manager pooled investment fees are included in 
the budget report which follows the cash flow report. 
 
 
2014/15 
2015/16 
2016/17 
£000 
£000 
£000 
Opening Cash 
(30,520) 
(12,982) 
(10,205) 
 
 
 
 
Payments 
 
 
 
 
 
 
 
Pensions  
47,642 
50,384 
53,263 
Lump Suns & Death Grants 
14,000 
14,700 
14,800 
Transfers Out 
2,800 
2,800 
2,800 
Expenses (including In House) 
2,320 
2,360 
2,480 
Support Services 
240 
240 
240 
 
 
 
 
Total Payments 
67,002 
70,484 
73,583 
 
 
 
 
Income 
 
 
 
 
 
 
 
Employer Contributions 
(27,000) 
(27,019) 
(27,038) 
Employee Contributions 
(15,200) 
(15,200) 
(15,200) 
Employer Deficit Payments 
(28,550) 
(27,200) 
(31,200) 
Transfers In 
(4,000) 
(4,000) 
(4,000) 
Pension Strain 
(700) 


Investment Income 
(2,800) 
(3,000) 
(3,200) 
 
 
 
 
Total Income 
(78,250) 
(76,419) 
(80,638) 
 
 
 
 
In House Investments 
 
 
 
 
 
 
 
Draw downs 
54,459 
46,053 
27,133 
Distributions 
(69,463) 
(76,291) 
(66,054) 
 
 
 
 
Net Expenditure /(Income) 
(15,004) 
(30,238) 
(38,921) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Net Purchases/(Sales)* 
(1,210) 
(1,050) 

 
 
 
 
Rebalancing Portfolio 
45,000 
40,000 
45,000 
 
 
 
 
Total Net Cash Flow 
17,538 
2,777 
(976) 
 
 
 
 
Closing Cash 
(12,982) 
(10,205) 
(11,181) 
 
 
 
 
Estimated Asset Valuations 
1,264,724 
1,354,519 
1,450,690 
25 
 

 
Analysis of Operating Expenses 
 
The following table shows the actual operating expenses for the Fund for 2013/14 compared to 
2012/13. Increases in direct employee costs were as a result of recruitment to vacant positions 
within the service area. The difference in actuarial costs was in respect of the triennial valuation 
and within investment expenses, consultancy fees reflected the implementation of the Fund’s new 
investment  manager,  Insight,  who  were  appointed  to  manage  the  Long  Term  Management  of 
Funding Risk mandate in September 2013. 
 
 
2013/14 
2012/13 
Net change 
£000 
£000 
£000 
 
 
 
 
Administration Expenses 
 
 
 
 
 
 
 
Employee Costs (Direct) 
781 
630 
151 
Employee Cost (Internal Recharges) 
92 
82 
10 
Premises 
97 
37 
60 
IT (Support & Services) 
233 
85 
148 
Other Supplies & Services 
110 
113 
(3) 
Miscellaneous Income 
(2) 
(21) 
19 
Audit Fees 
35 
35 

Actuarial Fees 
148 
86 
62 
 
 
 
 
Total Administrative Expenses 
1,494 
1,047 
447 
 
 
 
 
Investment Expenses 
 
 
 
 
 
 
 
Fund Manager Fees 
5,571 
5,187 
384 
Custody Fees 
17 
15 

Performance Monitoring Fees 
25 
24 

Consultancy Fees 
260 
68 
192 
 
 
 
 
Total Investment Fees 
5,873 
5,294 
579 
 
 
 
 
Total Fees 
7,367 
6,341 
1,026 
 
During 2013/14 the Fund produced an annual budget for 2014/15 to be included within the Pension 
Fund Service Plan.  
 
This identified three areas for budget monitoring: 
  Governance & Oversight 
  Investment Management Costs 
  Administration Costs 
 
The  Fund  also  appointed  a  new  external  consultant  and  an  independent  advisor.  Increased 
governance costs, training for new committee members and the costs of a  strategic investment 
review have all been incorporated into the budget for 2014/15. 
 
 
 
26 
 

Budget 2014/15 
£000 
£000 
GOVERNANCE & OVERSIGHT 
 
 
 
 
 
Employee Costs (Direct) 
223 
 
Internal Recharges 
40 
 
Expenses 
20 
 
Training & Conferences 

 
Independent Advisor 
63 
 
Committee (Meetings & Training) 
16 
 
Membership Fees 
18 
 
Investment Consultancy Fees 
253 
 
Audit Fees 
36 
 
Actuarial Fees 
64 
 
Legal Fees 
40 
780 
 
 
 
INVESTMENT MANGEMENT COSTS 
 
 
 
 
 
Fund Manager Fees 
6,300 
 
Performance Management Fees 
27 
 
Custody Fees 
17 
6,344 
 
 
 
 
 
 
ADMINISTRATION 
 
 
       
 
 
Management 
 
 
Employee Costs (Direct) 
55 
 
Training & Conferences 
16 
 
Internal Recharges 
200 
271 
 
 
 
Operations 
 
 
Employee Costs (Direct) 
415 
 
Expenses 

422 
 
 
 
 Payroll 
 
 
 Employee Costs (Direct)  
26 
26 
 
 
 
Communications 
 
 
Employee Costs (Direct) 
30 
 
Printing & Postage 
34 
 
Other Expenses 

66 
 
 
 
Technical 
 
 
Employee Costs (Direct) 
122 
 
Training 

 
System Costs 
180 
305 
Total Administration 
 
1,090 
 
 
 
Total Costs 
 
8,214 
 
27 
 

Investment & Funding 
 
Long Term Strategy 
 
In  determining  the  Investment  Strategy  for  the  Clwyd  Pension  Fund  (the  Fund),  the  overall 
objective is to: 
  Aim for a funding level of 100% 
  Aim for long term stability in employers’ contribution rates 
  Achieve superior investment returns relative to the growth of liabilities 
The investment policy of the Fund is intended to strike the appropriate balance between the policy 
most  suitable  for  long-term  consistent  performance  and  the  funding  objectives.  A  favorable 
investment performance can play a valuable role in achieving adequate funding over the long term. 
Summary of 2013/14 
 
During  2013/14  the  Fund  implemented  a  significant  strategic  change  of  direction  with  the 
appointment  of  Insight,  following  a  lengthy  and  challenging  process,  to  the  Fund’s  Long  Term 
Management of Risk mandate (Flight Path). Last year’s report noted that, in recent years, overall 
funding levels had been affected as much by fluctuations in liability levels as by asset performance, 
leading to a growing focus on liability-drivers such as inflation, interest rates and mortality. The 
Fund had already introduced broad diversification and risk diversity within the asset structure to 
minimise volatility. The “Flight Path” mandate  applies similar principles to liabilities on the long-
term  management  of  funding  risk.  The  implementation of  this  strategy  is  a  further differentiator 
between the Fund and the majority of LGPS funds. 
The  first  phase  of  the  implementation  was  completed  by  1st  April  2014,  as  planned,  and  early 
indications are that the mandate is performing as expected. 
The investment arrangements of the Fund were carried out by twelve external managers covering 
fourteen mandates all of which are pooled vehicles. In addition the Fund manages its Real Asset 
and  Alpha  Seeking  Alternative  portfolios  in  house  through  thirty  eight  managers  investing  in 
excess of ninety funds. These are shown at the end of this section of the Annual Report. During 
2013/14, the Fund committed £16.6 million to two new managers, Bridges (two funds) and Dyal, 
with an additional £63.2 million in 13 funds with existing managers. 
During 2013/14 the market value of the Fund increased from approximately £1,181m to £1,214m. 
The  Fund  achieved  a  positive  investment  return  of  +2.1%  which  was  1.6%  behind  the  Fund’s 
strategic benchmark of +3.7%.The funding level decreased from an estimated 72% at March 2013 
to 68% at March 2014 due to the increase in the value of liabilities, which are mainly driven by the 
low gilt yields, outpacing the gain in assets.   
The majority of the Fund’s assets (58%) are invested in traditional asset classes such as equities 
and  bonds  and  these  will  be  measured  mainly  against  standard  market  benchmarks.  The 
remaining 42% of the Fund is invested in “alternative” strategies which are measured against Fund 
specific  benchmarks,  generally  absolute  targeting  returns  in  excess  of  8%.  In  current  market 
conditions it would be difficult for many of our managers to achieve those returns. 
Traditional  assets,  in  total,  produced  a  positive  return  of  +2.0%,  0.6%  ahead  of  their  +1.4% 
benchmark. Real assets and Alpha Seeking alternatives also produced positive returns in total, 
albeit behind their customised benchmarks, increasing the overall Fund performance (excluding 
GTAA)  to  +2.8%  against  a  benchmark  of  +3.7%.  The  performance  of  the  GTAA  managers 
however,  detracted  from  overall  performance,  returning  -4.2%,  7.2%  behind  the  +3.2% 
benchmark. 
The Fund’s Real Asset portfolio invests 15% across property, infrastructure, timber, agriculture 
and commodities. Whilst property produced a good return of +7.5%, this was behind the IPD UK 
28 
 

benchmark of +11.9%. Infrastructure produced +9.3% against the absolute benchmark of +8.0% 
but Timber & Agriculture had a poor year returning -10.1%.  
Commodity markets continued to underperform and the Fund returned -6.4%, marginally behind 
the -6.0% commodity index. 
The Fund’s Alpha Seeking Assets portfolio invests 15% across private equity (both direct and fund 
of funds), opportunistic funds and hedge funds of funds.  All asset classes within  this allocation 
produced positive returns producing a combined return of +6.3%, behind the strategic benchmark 
of  +10.6%.  The  private  equity  portfolio  returned  +6.3%  but  the  opportunistic  funds  returned 
+11.9%, in line with expectations at this early stage of the investment cycle. The hedge fund of 
funds managers produced average returns of +4.5% against their absolute +8.0% benchmark. As 
stated earlier, in a low interest rate environment, we would not expect these managers to achieve 
such a high benchmark.  
The Fund allocates 12% to global tactical asset allocation (GTAA) across  three managers. The 
three fund managers are all managing their assets very differently and have all produced varied 
returns  to  contribute  to  the  overall  GTAA  portfolio  return  of  -4.2%  compared  to  a  combined 
benchmark of +3.2%. This area continued to be disappointing. 
In  addition  to  the  GTAA  fund  managers,  Conditional  Asset  Allocation  (CAA)  allows  officer 
discretion and flexibility to make substantial changes in asset allocation between equities and fixed 
income of up to +/-15%, if conditions require. There are quarterly meetings with the Fund’s tactical 
asset allocation managers to discuss Fund positioning, as well as ad hoc telephone conversations 
when market events appear to be moving quickly. In order to instruct any changes there has to be 
a clear consensus from all the managers concerned that any event being witnessed, represent a 
fundamental  market  change  and  not  a  short  term  correction.  This  strategy  has  not  been 
implemented to date, however, this flexibility remains an important part of the Fund’s investment 
strategy. 
The 12 month performance of the Fund’s assets is shown below.  
20
Asset Performance 12 Months to March 2014
15
10
5
%
0
-5
-10
-15
l
e
s
n
r
k
t
a
t
t
ts
s
tyi
o
rty
re
e
SI
te
s
c
rd
b
ul
e
e
d
ti
e
ut
b
a
e
o
o
Rim
n
ti
l
o
rk
a
i
s
c
rk
c
p
c
m
ng
d
Ro
Cres
G
a
k
e
 
a
Pa
 Bo
 Equ
ol
rut
Ti
oi
o
c
u
Pyrf
d
l
e
Pro
s
m
a

e
/Ab 
r M
 M
a
at
 
 Al
- SSAR
- L
n
e
g
b
ra
s
Bl
i
a
f
- Bl
h
ti
n
o
e
n
i
l
d

In
n
ds
 
AA
tra
p
rg
G
Priv
Com
s
e
Fre
Fu
un
AA
GT
n
 Al
Fro

TAA 
o
h
f F
g
Em
 o
GT
G
d
 o
Unc
 Hil
n
nd
a
u
b
Return
Benchmark
 F
Fu
ol
e

G
g
g
ed
Hed
H
 
29 
 

The  table  below  shows  a  summary  of  the annualised  investment  performance  over  the last 20 
years compared with the Fund’s benchmark and corporate pension funds. 
 
Average Local 
Clwyd Pension 
Clwyd Benchmark 
Corporate Funds 
Period (Years) 
Authority 
Fund (%) pa 
(%) pa 
(%) pa 
(%) pa 

2.1 
3.7 
6.4 
3.7 

4.7 
5.7 
7.5 
7.8 
10 
6.5 
7.3 
7.8 
7.7 
15 
4.8 
5.0 
5.5 
5.2 
20 
6.8 
6.9 
7.2 
7.1 
 
 
The table below shows the historic funding, deficit and employer contribution rates. As a result of 
the  advice  received  by  Clwyd  County  Council  (pre  Wales  local  government  reorganisation  in 
1996), during the implementation of the Community Charge, the employers in the Fund received 
a ‘contribution holiday’ that allowed the Fund to reduce to a 75% funding position in the late 1980s. 
 
Funding Position 
Recovery Period 
Deficit 
Average Employer 
Actuarial Valuation 
(%) 
(years) 
(£m) 
Rate (%) 
2001 
77.0 
15 
158.4 
19.5 
2004 
65.0 
20 
295.7 
20.4 
2007 
75.0 
17 
294.0 
21.6 
2010 
72.0 
20 
376.0 
20.7 
2013 
68.0 
18 
552.0 
27.8 
 
 
Summary of the Longer Term 
 
The market value of the Fund has increased from approximately £559m in 2004 to approximately 
£1,214m in 2014. This is detailed in the Management and Financial Performance section of this 
report. 
 
The Fund’s investment strategy is more diversified than most LGPS funds. The aim is to reduce 
volatility of returns, in line with the objective of stabilising employer contribution rates. Although 
history  suggests  that  in  the  long  term  equities  should  out-perform  other  asset  classes,  these 
returns can be very volatile and the asset class can under-perform for many years. Although the 
Fund still has a strategic allocation of 43% to equities and the associated equity risk, this is lower 
than the average LGPS fund which allocate 63% to equities. Hence, in years where equities have 
performed so well the investment performance of the Clwyd Fund will lag most of its peers in the 
LGPS. 
 
The following table documents the changes in investment strategy since 2001. As can be seen 
the asset allocation is very different from that of the average local government pension fund. The 
Fund has been particularly active and very early in its commitments to alternative assets through 
a broad range of specialist managers. The current investment strategy remains as 2011 below. 
The  Fund  will  be  carrying  out  another  review  of  its  investment  strategy  during  2014  with  any 
changes to be implemented in 2015. 
 
 
30 
 

2001 
2004 
2007 
2011 
LGPS 
Investments 




Average 
Equities 
 
 
 
 
 
Global Unconstrained 


5.0 
5.0 
 
Global High Alpha/ Absolute 



5.0 
 
UK Active (traditional) 
35.0 
29.0 
15.0 

 
UK Active (portable alpha) 
10.0 
10.0 
12.0 

 
US Active 
7.0 
8.0 
5.0 

 
Europe (ex UK) Active 
11.0 
9.0 
6.0 

 
Japan Active 
4.0 
4.0 
4.0 

 
Far East (ex UK) Active 
2.5 
3.0 
4.0 
7.0 
 
Emerging Markets Active 
2.5 
3.0 
4.0 
7.0 
 
Developed Passive 



19.0 
 
 
72.0 
66.0 
55.0 
43.0 
63.0 
Fixed Interest 
 
 
 
 
 
Traditional Bonds 
10.0 
9.5 


 
High Yield/ Emerging 
1.5 
2.0 


 
Unconstrained 


13.0 
15.0 
 
Cash/ Other 
2.5 
0.5 


 
 
14.0 
12.0 
13.0 
15.0 
19.0 
Alternative Investments 
 
 
 
 
 
Property 
5.0 
7.0 
6.5 
7.0 
 
Infrastructure 
0.5 
5.0 
1.5 
2.0 
 
Timber/ Alternatives 


1.5 
2.0 
 
Commodities 


2.0 
4.0 
 
Private Equity 
4.5 
4.5 
6.5 
8.0 
 
Hedge Fund of Funds 
4.0 
4.0 
5.0 
5.0 
 
Currency Fund 

4.0 
4.0 

 
Free Allocation 



2.0 
 
Tactical Asset Allocation (TAA) 

2.0 
5.0 
12.0 
 
 
14.0 
22.0 
32.0 
42.0 
18.0 
 
 
 
31 
 

The 2013/14 fixed strategic benchmarks for each of the managers and the mandates within their 
remit are shown below along with their actual allocation at year end. As stated in the Statement of 
Investment  Principles, having agreed the fixed benchmark there is a need to keep the position 
under review. Re-balancing of the Fund to keep it in line with the benchmark will incur costs and 
will,  therefore,  need  to  be  considered  in  light  of  the  benefits  to  be  achieved  and  the  costs 
associated  with  turnover.  Re-balancing  will  only  take  place  quarterly  when  an  asset  class  has 
moved by more than the ranges indicated in the table below except in exceptional economic or 
stock market circumstances. Although there is no long term strategic allocation to cash there is a 
need to include a tactical range to accommodate these circumstances where it is not considered 
appropriate to re-balance the portfolio and where investment commitments have been made. 
 
Weight 
Allocation  Tactical 
Manager 
Mandate 

31/03/14 
Ranges 
 
Liability Driven Investment 
 
 
 
Insight 
LDI 
19 
18.8 
+/- 1% 
 
Equities Alpha Seeking 
 
 
 
Aberdeen Asset Management 
Pac Rim – High Alpha 

6.3 
+/- 1% 
Aberdeen Asset Management 
Frontier Markets 

0.7 
 
Wellington Management 
Emerging Markets Core 

6.1 
+/- 1% 
International Ltd 
Investec Asset Management 
Global – High Alpha 

5.9 
+/- 1% 
Duet Asset Management Ltd 
Other Global – High Alpha 

4.1 
+/- 1% 
 
Fixed Interest 
 
 
 
Stone Harbour Investment 
Unconstrained 
15 
14.4 
+/- 2% 
Funds 
 
Cash 

2.6 
+/- 5% 
 
Real Assets 
15 
15 
+/- 3% 
Various 
Property 

8.0 
 
Various 
Infrastructure 

2.4 
 
Various 
Timber/ Agriculture 

1.9 
 
Wellington Management 
Commodities 

2.7 
 
International Ltd 
 
Alpha Seeking Alternatives 
15 
16.5 
+/- 3% 
Various 
Private Equity 

11.5 
 
Liongate 
Hedge Fund of Funds 
2.5 
1.9 
 
SSARIS 
Hedge Fund of Funds 
2.5 
2.1 
 
Various 
Opportunistic 

1.0 
 
 
Tactical Asset Allocation (TAA) 
 
 
 
Blackrock 
Global TAA 

4.2 
+/- 1% 
BlueCrest Capital Management 
Macro Fund of Funds 

2.7 
+/- 1% 
Pyrford International Ltd 
Dynamic TAA 

2.7 
+/- 1% 
 
 
 
 

32 
 

 
Real Assets Portfolio 
 
Property 
 
Open Ended Holdings  
 
Schroders 
 
Hermes 
 
LAMIT 
Legal and General 
BlackRock 
 
Closed Ended Holdings  
Aberdeen Property Select (Asia Pacific – 2 funds) 
 
 
 
BlackRock US Residential Opportunity Fund 
Bridges Property 
 
Darwin Leisure Property Fund 
 
InfraRed Active Property (2 funds) 
 
Igloo Regeneration Fund 
 
Morgan Stanley Global Real Estate (2 funds) 
 
Partners Group Global Real Estate (2 funds) 
 
 
 
 
Franklin Templeton (2 funds –European and Asia Pacific) 
 
Schroders – Columbus UK Real Estate (2 funds) 
Threadneedle 
 
Timber 
 
 
RMK Timberland (3 funds)  
 
 
 
 
 
 
Stafford International Timberland (3 funds) 
 
Agriculture 
 
 
Insight Global Farmland 
 
 
 
 
 
 
GMO   
 
Infrastructure 
 
 
Arcus European Infrastructure 
 
Henderson PFI 
InfraRed (4 funds including Environmental) 
 
 
 
 
Innisfree 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Morgan Stanley – Global (2 funds) 
Impax New Energy Fund 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
33 
 

 
 
Alpha Seeking Alternatives Portfolio 
 
Private Equity 
 
Direct 
 
 
Apax (5 funds) 
 
 
 
 
 
 
 
Arle (3 funds) 
Bridges Ventures 
Carlyle (2 funds) 
Charterhouse Capital (3 funds) 
Crossroads (2 funds) 
ECI Ventures (3 funds) 
Environmental Technologies Fund (2 funds) 
 
 
 
Ludgate Environmental Fund 
Granville Baird (3 funds) 
 
August Equity (2 funds) 
 
 
 
 
 
 
Parallel Ventures (3 funds) 
Partners Group Direct 
 
Fund of Funds 
 
 
Access Capital (4 funds) 
 
Harbour Vest (7 funds including Cleantech Fund) 
 
 
 
Hermes Environmental Innovation 
 
Partners Group (10 funds)   
 
 
 
 
 
 
Capital Dynamics (11 funds) 
 
 
Opportunistic 
 
 
Carlyle (1 fund) 
 
Capital Dynamics (1 fund) 
Marine Capital Eclipse Shipping (2 funds) 
Dyal II 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Italic – new fund during 2013/14 
Bold italic – new manager and fund 2013/14 
 
 
34 
 

Sustainability Policy 
 
Aim and Definition 
 
The aim of Corporate Governance is to align the interests of individuals, corporations and society. 
Corporate Social Responsibility is operating a business in a manner that meets or exceeds the 
ethical, legal, commercial and public expectations that society has for businesses. 
 
The Clwyd Pension Fund Policy 
 
The Clwyd Pension Fund has always included a section in the Statement of Investment Principles 
(SIP) on environmental, social and ethical considerations and corporate governance. However, in 
light of the publication of the United Nations Principles on Responsible Investment (UNPRI) and 
the  Financial  Reporting  Council’s  new  Stewardship  Code,  the  Fund  produced  a  Sustainability 
Policy and a Stewardship Code compliance statement as part of the SIP which can be found within 
the regulatory documents section of this Annual Report. The format of the Policy follows that of 
the UNPRI but as recognised in the Policy, given the pooled nature of the investments, it would 
be difficult to become a formal signatory of the UNPRI. 
 
Compared with the previous sections in the SIP on this area, this Policy makes a clear commitment 
that the Fund will be an active supporter of UN principles.  The Policy is specific in the actions the 
Fund will take in the 6 principle areas: 
  Investment Strategy 
  Company Engagement & Voting 
  Investment Management & Monitoring of Performance 
  Investment Management Selection and Contracts 
  Collaboration 
  Reporting and Disclosure 
Members receive quarterly reports which update Members on the progress and application of 
the Fund’s Sustainability Policy. 
 
Implementation of the Policy 
 
The Sustainability Policy included within the SIP identifies, in detail, the approach the Fund will 
adopt within each of the areas specified above and the Stewardship Code identifies areas where 
further work is required to ensure full compliance. The Fund sends all its fund managers copies of 
the Sustainability Policy, protocol, questionnaire and guidance notes and asks them to report on 
their compliance.  
 
Responses from managers were analysed and results were positive for many of  the managers 
within the Fund. As expected, the Fund’s four main managers and smaller equity managers, who 
account  for  61%  of  the  Fund’s  assets  all  scored  very  highly  whilst  the  Hedge  Fund  based 
managers  did  not  provide  enough  information  to  achieve  adequate  scores.  The  managers 
concerned  account  for  14%  of  the  Fund  and  individual  issues  raised  are  discussed  with  those 
managers during their update meetings 
 
The Real Assets and Private Equity portfolio is currently 23% of the Fund and responses were 
mixed  across  the  managers.  The  majority  of  real  asset  managers  scored  well  across  the 
categories as we expected. Responses were more mixed amongst the private equity managers 
with some providing much more detailed information resulting in higher scores than others. There 
were only a few low scoring managers and these are to be addressed at subsequent meetings. 
 
The Fund is also a member of two bodies, the Local Authority Pension Fund Forum (LAPFF) and 
the  National  Association  of  Pension  Funds  (NAPF).  The  LAPFF  has  60  LGPS  members  with 
combined assets of  over £125bn. In line with the Fund’s policy LAPFF believe that by actively 
encouraging  companies  to  comply  with  best  practice  shareholder  value  is  improved  over  the 
medium  and  long  term.  The  LAPFF  work  programme  is  on-going  on  projects  on  overseas 
35 
 

employment  standards,  company  workforce  practices,  climate  change  and  greenhouse  gas 
emissions.  Further details can be found on the LAPFF web site www.lapfforum.org. 
 
The Fund is invested in pooled vehicles, therefore does not own individual shares. However, the 
Fund’s investment managers report on how they voted the shares within the vehicle. In particular, 
if corporate governance concerns are raised by LAPFF or NAPF these are reported to the fund 
managers  and  an  explanation  is  received  from  the  managers  on  how  they  voted  and  the 
engagement undertaken with the managers of the company. Details of the voting activities of the 
managers have been reported to the Pension Fund Committee each quarter and a summary of 
the activity from April 2013 to March 2014 is shown in the following table.  
 
Manager 
AGM’s 
Proposals 
Votes 
Votes 
Votes 
Not Voted 
For 
Against 
Abstained 
Aberdeen 
92 
1,042 
967 
40 
21 
14 
 
 
 
 
 
 
 
Investec 
65 
809 
561 
69 
112 
67 
 
 
 
 
 
 
 
Pyrford 
62 
792 
727 
64 
 

 
 
 
 
 
 
 
Wellington 
456 
4,370 
3,627 
431 
97 
215 
 
As can be seen below, as part of the Fund’s Property & Private Equity allocation, the Fund invests 
in  environmental  and  sustainable  projects,  including  Agriculture,  Timber,  Regeneration,  and 
Environmental Technology Funds. During 2013/14 three new investments were made within this 
asset allocation. On-going, the Fund will continue to review the approach taken and welcomes any 
comments Member Bodies have on the policy, its implementation, and any ideas that might be 
adopted by LAPFF for future projects. 
 
Year   
Investment   
 
 
 
Commitment 
2006   
Igloo Regeneration Fund   
 
 
£2m 
2006   
Ludgate Environmental Fund 
 
 
£1m 
2007   
Stafford Timberland IV 
 
 
 
$8m 
2007   
RMK Timberland 
 
 
 
 
$8m 
2008   
Environmental Technologies Fund 
 
£3.7m 
2008   
Ludgate Environmental Fund (additional) 
£1m 
2008   
Stafford Timberland V 
 
 
 
€2.6m 
2008   
RMK Timberland Resources Fund 
 
€2.4m  
2008   
HSBC Environmental Infrastructure 
 
€5m 
2008   
Harbour Vest Cleantech Fund 
 
 
$7.5m 
2009   
Impax New Energy   
 
 
 
€5m 
2010   
Hermes Environmental Innovation Fund I 
£5m 
2010   
Ludgate Environmental Fund (additional) 
£2m 
2011   
Stafford Timberland VI 
 
 
 
€3m 
2011   
RMK Timberland  
 
 
 
 
€2.4m 
2012   
Capital Dynamics US Solar Fund   
 
$8m 
2012   
Environmental Technology Fund II 
 
£5m 
2013    
Insight Global Farmland 
 
 
 
$8m 
2013    
GMO Farmland Optimisation Fund 
 
$8m 
2013    
Ludgate Environmental Fund II 
 
 
£6m 
2013    
Threadneedle Low Carbon Workplace Fund 
£5m 
2013    
Bridges Ventures Fund III   
 
 
£5m 
2013    
Harbour Vest Cleantech III  
 
 
$7.5m  
2014   
Bridges Property Alternatives Fund II 
 
£5m 
36 
 

Pensions Administration Update 2013/14 
 
Introduction 
 
The Fund's day to day administration service is provided by the Pension Administration Section 
which consists of a total of 20 Full Time Equivalent (FTEs) members of staff including a Pension 
Administration Manager.  It is split between an Operational Team and a Technical Team, and is 
separate from the Accounting and Investment Team.   
 
The Operational Team of 13 FTEs delivers a pensions service for approximately 35,000 scheme 
members and 28 employing bodies. This includes the calculation of various benefits, transfers in 
and  out,  refunds  and  maintenance  of  individual  records.    The  Technical  Team  of  6  FTEs 
implements and maintains the pension software systems, reconciles employer records, provides 
a communication service for members and employers and a pensioner payroll service for 10,000 
pensioners and dependents. 
 
The LGPS 
 
Following  the  review  of  the  Public  Sector  Pension  Schemes,  on  1  April  2014  the  Government 
introduced a new scheme for Local Government.   
 
The Local Government Pension Scheme 2014 is a Career Average Revalued Earnings Pension 
Scheme. This means the pension accrued, is based on a proportion (1/49) of the pay earned each 
year. Before each year is added to the pot, the pot is adjusted by treasury orders (which follow 
inflation).  
 
However,  all  active  members  who  joined  the  scheme  prior  to  1  April  2014,  have  been  given 
protection for their pre April 2014 membership. The protection means that all membership prior to 
1  April  2014  will  remain  in  the  final  salary  scheme  and  the  pension  will  be  based  on  the 
pensionable pay earned in the last 365 days of service (under the 2008 scheme definitions). 
 
This has led to Clwyd Pension Fund, having to administer benefits which often span across several 
sets of regulations. Membership is treated differently under each set of regulations. Benefits prior 
to 1 April 2008 are calculated under the 1997 scheme regulations. Benefits between 1 April 2008 
and 31 March 2014 are calculated under the 2008 scheme regulations and the benefits accrued 
after 1 April 2014 are calculated under the 2014 scheme regulations.   
 
Each set of regulations require some interpretation but attempts to guide each fund through the 
administration of benefits. Pension Officers/Managers meet regularly to discuss and confirm the 
implications of each change and to consider new procedural and literature requirements to ensure 
continuity.   
 
Auto Enrolment  
 
In April 2013 the first of the Clwyd Pension Fund Employers reached their staging date. All eligible 
job holders have now been enrolled into the Scheme, with the exception of the category of workers 
who were eligible on the staging date and have previously opted out. These employees will be 
reviewed in October 2017. Individual letters have been issued to all employees confirming how 
auto enrolment affects them personally.  
 
In line with the Auto Enrolment guidelines, the Clwyd Pension Fund now record the details of opt 
outs as informed by each employer. 
 
The 2013/14 new starter figures confirm the initial impact of Auto Enrolment on the Clwyd Pension 
Fund. New starters have doubled from 1,000 to 2.000 from March 2013 to March 2014. 
37 
 

Communications 
 
During  the  2013/14  financial  year,  the  Clwyd  Pension  Fund  has  published  and  distributed  the 
following communications:- 
  Distributed issue 10 of Clwyd Catch Up – a newsletter for our pensioner members which is 
issued along with their pensions increase notification. 
  Circulated issue 18 of Penpal – a newsletter that is sent to our active members informing 
them of changes and updates to the Scheme. 
  Distributed  benefit  statements  to  both  active  and  deferred  Local  Government  Pension 
Scheme members. 
  Distributed an AVC/ARCs introduction letter for members aged from 45 to 59 during May 
2013. 
  Between April 2013 and March 2014 the following have taken place: 
i. 
28 days of drop-in surgeries for scheme members at their workplace 
ii. 
6 pre-retirement seminars 
 
The  welcome  pack,  which  includes  “The  Employees  Guide  to  the  Local  Government  Pension 
Scheme”, was sent out to new Fund members up to 31 March 2014.  This booklet has now been 
replaced with ‘a Short Scheme Guide’ which includes information on the new scheme.   
 
The literature entitled “Topping up your Benefits” has recently been reviewed and updated to take 
into account the recent regulation changes.   
 
2013/14 Website updates:  
o  Link to the LGPS2014 website 
o  Employee pension contribution table 
o  Updated scheme literature 
 
The Website has been invaluable in giving both member and Fund Employers access to pension 
forms, reducing paperwork and  postage costs. This is also a useful tool to communicate LGPS 
matters to our members, pensioners, employers, and also anyone interested in our Governance 
and Investments. The website continues to be maintained and updated when required. 
 
For  further  information  on  Clwyd  Pension  Fund  communications,  please  refer  to  our 
Communication Policy Statement following in this Annual Report. 
 
Developing the Service 
 
The  Clwyd  Pension  Fund  is  dedicated  to  improving  its  service  delivery  to  employers,  scheme 
members and pensioners by: 
  Reviewing its service level agreements with employers on an annual basis.   
  Maintaining an effective business continuity plan 
  Formulating an Administration Strategy 
  Attending manager meetings to discuss LGPS administration and also current regulation 
issues 
  Attending LGPS training courses to ensure staff skills and LGPS knowledge are up-to-date 
  Introducing software, provided by a third party, to assist employers in addressing their Auto 
Enrolment  obligations,  in  respect  of  record  keeping  and  reporting  on  employee  data.  In 
addition it is a filter for the flow of information from a Scheme Employer to the Administering 
Authority. 
  Scanning of all documents and post to maintain a paperless office 
  Pensions  Administration  and  Pensions  Payroll  working  on  the  same  merged  computer 
package – Altair. 
38 
 

 
In 2013/14 progress continued to be made with the new operational model for the Fund. The staff 
dealing with the administration of the administration, are split into teams. Each team looks after 
set  employers  within  the  scheme,  giving  a  direct  point  of  contact  and  reinforcing  the 
Fund/Employer relationship. There will be on-going work with our larger employers on data quality 
and  correcting  a  backlog  of  historic  records  during  the  year  in  preparation  for  the  Pension 
Regulator’s new Code of Practice. 
 
A main point of focus has been the major undertaking of staff training. This has involved both the 
progression of current staff and the introduction of new members of staff. When operating the new 
structure, expanding staff knowledge has proved vital.  The section will also continue to benefit 
considerably from this in the future.  
 
In addition, the Clwyd Pension Fund Pensioner Payroll, were pleased to proceed with an early ‘Go 
Live’ date for the H. M. Revenue & Customs’ Real Time Information (RTI). 
 
The challenges of 2013/14 were significant with the Fund Valuation, the early distribution of the 
Annual Benefit Statements and the issuing of Life Certificates to all Fund pensioners. The Clwyd 
Pension  Fund  Staff  have  pulled  together  to  achieve  goals  simultaneously  whilst  continuing  to 
improve key knowledge levels and development.  
 
Performance  monitoring  will  ensue,  enabling  transparent  and  meaningful  statistics  to  all 
stakeholders on the performance of the administration service and employers.   
 
Administrative Management Performance 
 
This  section  of  the  report focuses  on  key  administration  performance  indicators,  efficiency  and 
staffing indicators, together with a five year analysis of membership data. The Fund participates 
in the CIPFA Pensions Administration Benchmarking Club. 
 
Key administration benchmarks 
 
Indicator 
The Fund 
Benchmark 
Highest 
Average 
Net cost per member 
£25.23  
£20.75  More than £40 
Net cost per member including investment 
£169.33 
n/a 
n/a 
management expenses #1 
Net cost per member excluding temporary 
£22.71 
£20.75  More than £40 
staff #2 
15,879 
29,480 
Active members 
n/a 
41% 
37% 
22,785 
50,880 
All other members 
n/a 
59% 
63% 
 
 
 
 
#1      this  is  a  new  indicator  that  is  not  included  in  the  CIPFA  Benchmarking  Club  and  thus 
comparators are not available. This may change in 2014/15 due to the Fund undertaking a review 
of  its  investment  strategy  together  with  the  introduction  of  specific  national  guidance  on  the 
identification and recording of manager fees. 
#2   Temporary staff have been employed to address historic backlogs that has increased the gross 
cost per member as shown in the benchmarking club. 
 
 
39 
 

Cases completed 2013/14: 
Case Type 
Cases 
New Starters  
2,037 
Address changes 
1,989 
Defers 
1,583 
Retirements (all types) 
769 
Estimates (all types) 
464 
Deaths (deferred, active and pensioners) 
394 
Transfers In 
142 
Transfers Out 
53 
 
Staff Turnover 2013/14 

Description 
Number 
Total permanent Staff as at 31/03/2014 
20 
Permanent staff leaving up to 31/03/2014 

Permanent staff joining up to 31/03/2014 

 
Ratio of Pensions Staff to LGPS Members 2013/14: 
Although there are 20 full time equivalent members of staff (not including temporary staff), only 
13 full time equivalent staff deal with administration.  The remaining 6 staff deal with I.T., pension 
payroll and communications.  
 
As at 31/03/2014, there were 34,807 members of the Clwyd Pension Fund. This means that 
there are 2,677 members per Pension’s staff member. 
 
Member Trends: 5 Years 
Period from – to 
Contributors 
Deferred 
Pensioners 
Dependant 
Members 
Pensioners 
01/04/2009 – 31/03/2010 
15,073 
5,969 
7,395 
1,425 
01/04/2010 – 31/03/2011 
14,960 
6,910 
7,641 
1,450 
01/04/2011 – 31/03/2012 
14,939 
7,008 
7,662 
1,443 
01/04/2012 – 31/03/2013 
14,920 
7,539 
8,386 
1,488 
01/04/2013 – 31/03/2014 
16,133 
8,307 
8,805 
1,562 
 
Pensioners who were awarded enhanced retirement benefits: 

Period from – to 
No. of Enhanced Benefits 
01/04/2006 – 31/03/2007 
85 Members 
01/04/2007 – 31/03/2008 
33 Members 
01/04/2008 – 31/03/2009 
23 Members 
01/04/2009 – 31/03/2010 
27 Members (tier 1 & 2 ill health only) 
01/04/2010 – 31/03/2011 
21 Members (tier 1 & 2 ill health only) 
01/04/2011 – 31/03/2012 
22 Members (tier 1 & 2 ill health only) 
01/04/2012 – 31/03/2013 
15 Members (tier 1 & 2 ill health only) 
01/04/2013 – 31/03/2014 
34 Members 
40 
 

Age profile of members 2013/14: 
Age Trends
3000
2500
rs
2000
b
m

1500
Clwyd Pension Fund
 Me
PS
1000
L
500
0
16 - 20 21 - 25 26 - 30 31 - 35 36 - 40 41 - 45 46 - 50 51 - 55 56 - 60 61 - 65 66 - 70 71 - 75
Ages
 
 
Internal Dispute Resolution Procedure 2013/14: 
 
1st Stage Cases Submitted 
Cases Won 
Cases Lost 



2nd Stage Cases Submitted 
Cases Won 
Cases Lost 



 
The cases submitted during 2013/14 (as above) have since been finalised, with one case being 
upheld and one case being rejected. 
Due to the open door policy within the department, the majority of cases where dissatisfaction is 
raised, are resolved by the Pensions Administration Manager and the Principal Pensions Officers. 
 
An  appeal  may  be  against  either  the  former  employer  or  the  administering  authority  (Flintshire 
CC).  This depends on what the appeal is against. Some examples are given below: 
 
Employer Decisions 
- termination of employment on medical grounds 
- calculation of final year’s pay for benefits 
- what counts as pensionable pay of various pay allowances 
Administering Authority Decisions 
- counting of service in present/previous employments 
- award of spouse/children benefits 
- death grant nominations 
 
Written appeal applications must be made within six months.  The formal right of appeal is in two 
stages.  If you are dissatisfied with the stage one decision you may go to the second stage which 
will be the administering authority,  Flintshire CC. The Chief  Executive has appointed a suitably 
qualified officer to hear stage two appeals.  
National Fraud Initiative (NFI) 
Clwyd Pension Fund participates in the NFI every other year.  The NFI is a data matching exercise 
designed to detect and prevent fraud and overpayments across England and Wales. As a public 
body, we are required by law to protect the public funds we administer.   
 
41 
 

The  Auditor  General  is  responsible  for  carrying  out  data  matching  exercises  under  his  powers 
under the Public Audit (Wales) Act 2004.  
 
As the use of data by the Auditor General for Wales in a data matching exercise is carried out with 
statutory authority (Part 3A of the Public Audit (Wales) Act 2004), it does not require the consent 
of the individuals concerned under the Data Protection Act 1998. 
 
In  addition  to this,  Clwyd  Pension  Fund  uses  a  mortality  screening  service  provided  by  Atmos, 
which informs us of deceased members. 
 
Analysis of Pension Overpayments and Write Offs 
 

The Fund has a policy in which it does not seek to recover any overpayments of pensioner payroll 
payments which are under £100. Details of those are shown below. Every effort is made to recover 
any  payroll  overpayments  above  £100.  In  some  circumstances  these  may  be  written  off  with 
agreement from the Head of Finance (now Chief Officer (People and Resources)). 
 
2013/14 
2012/13 
2011/12 
2010/11 
2009/10 
£ 
£ 
£ 
£ 
£ 
Amounts under £100 
5,975 
3,443 
4,954 
3,320 
3,062 
Number of cases 
129 
97 
99 
75 
76 
Overpayments Recovered 
19,518 
39,625 
24,214 
26,836 
31,807 
Number of cases 
57 
51 
34 
46 
50 
Overpayments Written Off 
402 

6,146 
200 
1,676 
Number of cases 





 
Participating Employers of the Fund as at 31st March 2014 
 
There have been no additional bodies admitted to the Fund during 2013/14 and therefore no bonds 
or any other secured funding arrangements have been entered into. 
The results of the March 2013 Actuarial Valuation led to new employer contributions and funding 
plans, which were discussed and agreed with individual employers. 
The Pensions Regulator allows the Fund the option to levy interest on overdue contributions during 
the financial year. During the year the Fund monitored timeliness of contributions and liaised with 
employers  to  overcome  any  problems  they  had  encountered.  The  analysis  below  shows  the 
number of late contributions made to the Fund, along with the amounts and days concerned. The 
Fund did not exercise its option to levy interest against any of the employers during the year as 
the amounts involved amounted to only 0.118% of total contributions received, £0.079m compared 
to £67m.  
 
Employer 
Late Occasions 
Contributions (£) 


11,374.54 


18,925.49 


1,726.07 


5,804.85 


36,253.25 


3,547.62 


1,363.93 
 
42 
 

The  Fund  had  27  bodies  who  contributed  to  the  Fund  during  2013/14,  20  scheduled  and  7 
admitted. Contributions are paid over to the Fund by the 19th of the following month to the month 
that  the  contributions  relate  to.  An  analysis  of  contributions  received  during  2013/14  is  shown 
below. 
Scheduled 
Employer 
Employee 
Bodies 
Contribution (£) 
Contribution (£) 
Flintshire County Council 
18,321,005.97 
5,052,083.47 
Wrexham County Borough Council 
16,266,595.87 
4,207,338.29 
Denbighshire County Council 
12,844,609.11 
3,722,060.76 
Coleg Cambria 
1,787,604.32 
691,719.23 
Glyndwr Univesity 
1,469,819.00 
533,387.07 
North Wales Fire Service 
851,882.49 
253,079.28 
Rhyl Town Council 
36,883.61 
8,534.70 
North Wales Valuation Tribunal 
38,369.20 
8,480.57 
Hawarden Town Council 
30,298.01 
9,405.32 
Connah’s Quay Town Council 
19,960.66 
5,620.48 
Prestatyn Town Council 
18,570.80 
8,762.03 
Caia Park Town Council 
14,594.74 
4,854.49 
Buckley Town Council 
12,944.26 
4,748.32 
Coedpoeth Town Council 
13,712.80 
2,928.62 
Mold Town Council 
10,430.47 
3,694.22 
Rhos Town Council 
9,373.99 
2,889.38 
Offa Town Council 
3,874.42 
1,297.06 
Shotton Town Council 
4,523.04 
1,664.56 
Argoed Town Council 
3,125.22 
1,216.41 
Llanasa Town Council 
221.00 
0.00 
 
Admitted 
Employer 
Employee 
Bodies 
Contribution (£) 
Contribution (£) 
Careers Wales 
337,464.11 
115,158.42 
Clwyd Leisure 
94,627.15 
27,675.99 
Cartref y Dyffryn Ceiriog 
50,116.65 
3,585.52 
Bodelwyddan Castle Trust 
27,634.16 
11,357.39 
Compass Group UK 
7,499.17 
2,742.45 
Denbighshire Voluntary Services 
7,565.27 
2,333.81 
Grosvenor Facilities Management 
5,564.44 
1,739.28 
 
Administrative Responsibilities: 
 
The Clwyd Pension Fund is solely responsible for the administration of  pensioner payroll.   The 
administration  for  scheme  members  is  mainly  the  responsibility  of  the  Clwyd  Pension  Fund 
although the Employers must adhere to certain standards set out in the Service Level Agreements.  
For  example,  the  Employers  must  supply  the  Clwyd  Pension  Fund  with  documents  in  a  timely 
manner in order for benefits to be calculated as soon as possible. 
 
Although the Clwyd Pension Fund has the power to seek compensation from Employers in respect 
of any breaches of such standards, the Clwyd Pension Fund has not used this power. 
43 
 

Other Information 
 
The  following  information  is  provided  to  assist  in  the  production  of  the  scheme  annual  report 
compiled by the LGPS scheme advisory board. 
 
Analysis of Employers of the Fund 
The table below shows a summary of the employers in the fund analysed by scheduled bodies 
and admitted bodies which are active and ceased. 
 
 
Active 
Ceased 
Total 
Scheduled body 
20 

28 
 
 
 
 
Admitted body 


11 
 
 
 
 
Total 
27 
12 
39 
 
Analysis of Fund Assets 
The table below provides an analysis of the Fund’s assets as at 31 March 2014. 
 
 
UK 
Non –UK 
Global 
Total 
£000 
£000 
£000 
£000 
Equities 

159,621 
121,722 
281,343 
 
 
 
 
 
Alternatives 
95,795 
206,319 
195,964 
498,078 
 
 
 
 
 
Bonds & LDI 
227,459 

174,002 
401,461 
 
 
 
 
 
Property (Direct) 




 
 
 
 
 
Cash 
31,928 


31,928 
 
 
 
 
 
Total 
355,182 
365,940 
491,688 
1,212,810 
 
The  alternatives  portfolio  comprises  pooled  investments  in  the  following  asset  classes:  GTAA, 
Hedge Fund of Funds, Commodities, Property, Private Equity & Opportunistic, Infrastructure and 
Timber. 
 
Analysis of Investment Income 
The table below provides an analysis of the Fund’s investment income accrued as at  31 March 
2014. The Fund invests in pooled vehicles for equities and bonds hence, investment income is 
reinvested within the vehicle and not paid out to the Fund. 
 
 
UK 
Non –UK 
Global 
Total 
£000 
£000 
£000 
£000 
Equities 




 
 
 
 
 
Alternatives 
2,283 
292 

2,575 
 
 
 
 
 
Bonds & LDI 




 
 
 
 
 
Property (Direct) 




 
 
 
 
 
Cash 
138 


138 
 
 
 
 
 
Total 
2,421 
300 

2,721 
44 
 

CLWYD PENSION FUND ACCOUNTS 
for the year ended 31st March 2014 
 
THE MANAGEMENT AND MEMBERSHIP OF THE CLWYD PENSION FUND 
 
The Clwyd Pension Fund is administered by Flintshire County Council on a lead authority basis. The administration 
and  investment  strategy  of  the  Fund  is  considered  and  agreed  each  quarter  by  the  Clwyd  Pension  Fund  Panel, 
consisting  of  five  elected  Members,  the  Head  of  Finance,  the  Clwyd  Pension  Fund  Manager,  a  consultant  to  the 
Fund,  and a  scheme  member observer.  The  Fund's  investment  management  arrangements  were implemented by 
twelve investment managers during 2013/14. 
 
The Clwyd Pension Fund is a statutory Local Government Pension Scheme (LGPS), set up to provide death and 
retirement  benefits  for  local  government  employees,  other  than  teachers,  police  and  firefighters  in  North  East 
Wales.  In  addition,  other  qualifying  bodies  which  provide  similar  services  to  that  of  local  authorities  have  been 
admitted to membership of the LGPS and hence the Fund. 
 
The Clwyd Pension Fund operates a defined benefit scheme whereby retirement benefits are funded by contributions 
and  investment  earnings.  Contributions  are  made  by  active  members  in  accordance  with  the  LGPS  (Benefits, 
Membership and Contributions) Regulations 2007 and range from 5.5% to 7.5% of pensionable pay for the financial 
year ending 31st  March 2014. Employee contributions are added to employer contributions which are  set  based  on 
triennial  actuarial  funding  valuations.  The  benefits  of  the  scheme  are  prescribed  nationally  by  Regulations made 
under  the  Superannuation  Act  1972.  The  last  valuation  was  at  31st  March  2013,  the  findings  of  which become 
ef ective on 1st April 2014. The valuation showed that the funding level decreased from the previous  valuation on 31st 
March  2010  from  72%  to  68%.  The  employers’  contribution  rates  are  structured  to  achieve  a  gradual return to 
100% funding level over an 18 year period. This implies an average employer contribution rate of  13.8% and a total 
payment of £32.6m per annum for deficit contributions, increasing at 4.1% per annum. 
 
Up to the 1st  April 2014 the fund was governed by the Superannuation Act 1972 and administered in accordance 
with the following secondary legislation: 
 
The LGPS (Benefits , Membership and Contributions) Regulations 2007 (as amended) 
 
The LGPS (Administration ) Regulations 2008 (as amended) 
 
The LGPS (Management and Investment of Funds) Regulations 2009 (as amended) 
 
Membership of the LGPS is voluntary and organisations participating in the Clwyd Pension Fund include: 
 
Scheduled bodies, that are local authorities and similar bodies whose staff are automatically entitled to be 
members of the fund. 
 
Admitted  bodies that are organisations which participate in the fund under an admission agreement between 
the fund and the relevant organisation. Admit ed bodies include voluntary, charitable and similar contractors 
undertaking a local authority function following outsourcing to the private sector. 
 
The membership of the Fund as at 31st March 2014 and 2013 is shown below:- 
 
 
2014  
2013 
No. 
No. 
 
Contributors 
16,133 
14,920 
Pensioners : 
 
 
Ex employees 
8,805 
8,386 
Widows/dependants 
1,562   
1,488 
Preserved benefits 
8,307   
7,539 
Total membership 
34,807   
32,333 
45 
 

 
The scheduled bodies which contributed to the Fund during 2013/14 are:- 
 
Unitary Authorities: 
Flintshire, Denbighshire, Wrexham. 
Educational Organisations: 
Coleg Cambria, Glyndwr University. 
Town and Community 
Argoed, Coedpoeth, Connah's Quay, Hawarden, Rhosllanerchrugog, Buckley, 
Councils: 
Prestatyn, Offa, Mold, Caia Park, Rhyl, Shot on, Llanasa. 
Other: 
North Wales Fire Service, North Wales Valuation Tribunal, 
The admitted bodies contributing to the Fund are: 
Other:   Careers Wales,  Cartref  y Dyffryn  Ceiriog, Compass Group UK,  Denbighshire Voluntary Services,  Clwyd 
Leisure, Bodelwyddan Castle Trust, Grosvenor Facilities Management. 
 
The increase in contributors from 1st April 2013 is mostly attributable to the impact of auto enrolment within the 
three unitary authorities. 
 
The  content  of  the  accounts  comply  with  accounting  standards,  but  further  information  is  available  in  the  Clwyd 
Pension  Fund  Annual  Report  and  Statement  of  Investment  Principles  which  are  presented to  the  Annual  Joint 
Consultative Meeting for employers and member representatives that is held annually each November. 
 
BASIS OF PREPARATION AND ACCOUNTING POLICIES 
 
The  Statement  of  Accounts  summarises  the  Fund’s  transactions  for  the  2013/14  financial  year  and  its  position  at 
year  end  as  at  31st March  2014.  The  accounts  have  been  prepared  in  accordance  with  the  Code  of  Practice  on 
Local  Authority  Accounting  in  the  United  Kingdom  2013/14  which  is  based  upon  International  Financial  Reporting 
Standards (IFRS), as amended for the UK public sector. 
 
The  accounts  summarise  the  transactions  of  the  Fund  and  report  on  the  net  assets  available  to  pay  pension 
benefits. The accounts do not take account of obligations to pay pensions and benefits which fall due after the end of 
the  financial  year.  The  actuarial  present  value  of  promised  retirement  benefits,  valued  on  an  International 
Accounting Standard (IAS) 19 basis is, disclosed at Note 15 of these accounts. 
 
In summary, accounting policies adopted are detailed as follows: 
 
 
Contributions, benefits and investment income due are included on an accruals basis. 
 
Investments are included in the accounts at market value, usually bid price. 
 
Debtors and creditors are raised for all amounts outstanding at 31st March. 
 
Individual Transfer values received and paid out have been accounted for on a cash basis. 
 
Bulk Transfer values paid out are accounted for on an accruals basis. 
 
The financial statements do not take account of liabilities to pay pensions and other benefits after the reported 
accounting period. 
 
Investment management expenses are accounted for on an accruals basis and include the fees paid and due 
to the fund managers and custodian, actuarial, performance measurement and investment consultant fees. 
 
Administration expenses are accounted for on an accruals basis. All Flintshire County Council staff costs are 
charged direct to the Fund and management, accommodation and other support service costs are apportioned 
to the Fund in accordance with Council policy. 
 
Acquisition  costs  of  investments  include  all  direct  transaction  costs  and  sales  receipts  are  net  of  all  direct 
transaction costs. 
 
46 
 

 
 
2014   
   
2013  
 
Note 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
Contributions and Benefits 
 
 
 
 
   
 
 
Contributions receivable : 
 
 
 
 
   
 
 
From employers 
1 
52,289   
 
  52,294  
 
From employees or members 
1 
14,688   
 
  14,381  
 
 
 
 
66,977  
   
66,675  
Transfers in 
 
3,801   
 
 
4,735  
 
Other income 
 
1,918   
 
 
1,411  
 
 
 
 
5,719  
   
6,146  
 
 
 
 
72,696   
 
72,821 
Benefits payable : 
 
 
 
 
   
 
 
Pensions 
1 
46,885   
 
  44,717  
 
Lump sums (retirement) 
1 
12,331   
 
  10,859  
 
Lump sums (death grants) 
1 
1,921   
 
 
1,401  
 
 
 
 
61,137  
   
56,977  
Payments to and on account of leavers : 
 
 
 
 
   
 
 
Refunds of contributions 
 
26   
 
 
8  
 
Transfers out (individual) 
 
2,919   
 
 
1,544  
 
Transfers out (bulk) 
 
242   
 
 
0  
 
Other 
 
77   
 
 
52  
 
Administrative and other expenses bourne by the scheme 
2 
1,494   
 
 
1,047  
 
 
 
 
4,758  
   
2,651  
 
 
 
 
65,895   
 
59,628 
NET ADDITIONS (WITHDRAWALS) 
 
 
 
6,801   
 
13,193 
Returns on Investments 
 
 
 
 
   
 
 
Investment income 
4   
2,721  
   
2,397  
Change in market value of investments (Realised 
4   
28,686  
   
110,113  
and Unrealised) 
Investment management expenses 
2   
(5,873)  
   
(5,294)  
 
 
 
 
 
   
 
 
NET RETURNS ON INVESTMENT 
25,534 
107,216 
NET (DECREASE)/INCREASE IN THE FUND 
 
 
 
32,335   
 
120,409 
 
 
 
   
 
OPENING NET ASSETS OF THE SCHEME 
1,181,232 
1,060,823 
CLOSING NET ASSETS OF THE SCHEME 
 
 
 
1,213,567   
 
1,181,232 
 
 
 
47 
 

 
 
 
2014 
2013 
Note 
£000 
£000 
 
 
 
Net Assets Statement 
Investment Assets : 
5 
 
 
Managed fixed interest fund 
 
174,002 
175,148 
Managed UK equity funds 
 

122,222 
Managed overseas equity funds   
281,343 
391,597 
Managed multi strategy funds 
 
115,487 
120,380 
Property funds 
 
97,780 
82,260 
Infrastructure funds 
 
29,636 
23,907 
Timberland / Agricultural funds   
22,382 
20,511 
Commodity funds 
 
32,084 
34,588 
Private equity funds 
 
139,799 
138,137 
Hedge fund of funds 
 
48,393 
47,070 
Liability Driven Investment 
 
227,459 

Opportunistic Funds 
 
12,517 
5,910 
Other investment assets 
8 

874 
Cash 
7 
31,928 
17,331 
Investment Liabilities: 
Other investment liabilities 



Current Assets: 
 
Due within 1 year 
9 
4,745 
3,845 
Current liabilities 
9 
(3,988) 
(2,548) 
NET ASSETS AT 31st MARCH 
1,213,567 
1,181,232 
 
 
 
 
 
 
48 
 

 
1.  ANALYSIS OF CONTRIBUTIONS RECEIVABLE/BENEFITS PAYABLE 
 
Contributions  represent  those  amounts  receivable  from  various  employing  authorities  in  respect  of  their  own 
contributions and those of eligible pensionable employees. The total contributions received during 2013/14 amounted 
to £52.289m (£52.294m in 2012/13) from employers and £14.688m (£14.381m in 2012/13) from employees. 
 
The employers total comprised an amount of £27.393m (£26.717m in 2012/13) relating to the common contribution 
rate  average  of  11.7%  paid  by  all  employers  and  £24.896m  (£25.577m  in  2012/13)  relating  to  the  individual 
adjusted rates and additional contributions paid in respect of deficit funding for individual employers. 
 
Benefits payable and refunds of contributions have been brought into the accounts on the basis of all valid claims 
approved during the year. 
 
Analysis of contributions received and benefits payable is shown below: 
 
 
Benefits  
Contributions 
Payable 
Receivable 
Scheduled Bodies 
£000  
£000 
 
Flintshire County Council 
20,783 
23,373 
Wrexham County Borough Council 
19,906 
20,474 
Denbighshire County Council 
13,942 
16,567 
Fund apportionment with : 
 
 
Gwynedd and Powys County Councils 
2,371 

Educational Organisations 
2,616  
4,482 
Town and Community Councils 
128 
234 
Others - scheduled bodies 
583 
1,152 
Others - admitted bodies 
808 
695 
 
61,137  
66,977 
 
The above merely reflects the figures in the accounts. The circumstances pertaining to each of the bodies listed is 
different for a variety of reasons (contribution and pensioner profiles, employees' contribution rates, early retirement 
experience etc.) and direct comparisons, therefore, are largely meaningless. 
 
2. ADMINISTRATION AND INVESTMENT MANAGEMENT EXPENSES 
 
The  regulations  permit  the  Council  to  charge  the  cost  of  administering  the  scheme  to  the  Fund.  The  external 
managers' fees have been accounted for on the basis contained within their management agreement. 
49 
 

The cost of Pensions Administration and investment management is shown below:- 
 
 
2014 
2013 
 
 
£000 
£000 
Administration  Expenses 
Employee Costs 
781 
630 
Support Services 
242 
161 
Supplies and Services 
288 
135 
Audit Fees 
35 
35 
Actuarial Fees 
148 
86 
1,494 
1,047 
Investment  Expenses 
Net Fund Management Fees 
5,571 
5,187 
Custody Fees 
17 
15 
Performance Monitoring Fees 
25 
24 
Consultancy  Fees 
260 
68 
 
 
 
5,873 
5,294 
 
 
 
 
Total Fees 
7,367 
6,341 
 
 
 
 
Investment management fees are based on valuations of the investments. The Fund is invested in pooled vehicles  of 
which the majority of fees are charged within the Funds. In order to be transparent, the Fund discloses these  fees. 
The gross fees included in the Pooled Vehicles amounted to £5.6m during the year (£5.3m during 2012/13). 
 
Under the Public Audit Wales Act 2013, the Wales Audit Office is no longer able to hold reserves. As a consequence, 
the Wales Audit Office advised in August 2014 that the Pension Fund would receive a distribution of  accumulated 
reserves of £7,127 in respect of prior year  audit fees.  In preparing the accounts, the level of  redistribution  was 
estimated at  £4,463. The difference in the level of redistribution is not reflected in the figures above. 
 
The  main  increases  in  administration  expenses  are  due  to  recruitment  to  vacant  positions  within  the  service  area 
and  increased  actuarial  fees  in  respect  of  the  triennial  valuation.  Within  investment  expenses,  consultancy  fees 
reflect  the  implementation  of  the  Fund’s  new  investment  manager,  Insight,  who  were  appointed  to  manage  the 
Long Term Management of Funding Risk mandate in September 2013. 
 
3. INVESTMENTS AND PERFORMANCE 
 
Further  details  on  the  investment  strategy  are  available  in  the  Statement  of  Investment  Principles  which  can  be 
obtained  from  the  Clwyd  Pension  Fund  Manager,  County  Hall,  Mold,  CH7  6NA  (Web  site 
www.clwydpensionfund.org.uk or Telephone 01352 702264). 
 
The  Council  uses  the  investment  performance  services  of  the  WM  Company.  Their  report  for  the  financial  year 
2013/14 showed that the Fund achieved an overall return of +2.1% from its investments (+10.0% in 2012/13). This 
compares with the Fund’s benchmark return of +3.7% for the year. 
  4.  ANALYSIS OF TRANSACTIONS AND RETURN ON 
INVESTMENTS Overview 
The Fund invests its surplus monies in assets through a wide range of managers.  All these main investments are 
through pooled vehicles where the Fund is one of many investors and where these pooled monies are invested on  a 
common  basis,  although  in  the  Fund’s  alternative  assets  there  are  a  couple  of  quoted  holdings.  Generally, 
however, the Fund has no direct holdings of equities, bonds, properties, private equity companies, commodities or 
other financial instruments. 
50 
 

Transactions and Return on Investments 
 
Details  of  the  2013/14  investment  transactions  and  the  net  profit  on  sales  of  £107.501m  (£8.854m  in  2012/13) 
together  with  investment  income  of  £2.721m  (£2.397m  in  2012/13)  are  set  out  below.  The  unrealised  loss  for 
2013/14, because  of  the  change  in  the  market  value of  investments, amounted  to  £78.815m  (£101.259m profit in 
2012/13). Therefore, the increase in market value of investments (realised and unrealised) is £28.686m (£110.113m 
in 2012/13). 
 
Purchases, sales and realised profit were increased significantly during 2013/14 due to the redemption from SSgA 
for  developed  equities.  The  proceeds  were  transferred  to  Insight  who  were  appointed  to  the  Funds  Long  Term 
Management of Risk mandate (Liability Driven Investment). 
 
Direct transaction costs are included in the cost of purchases and sale proceeds. Transaction costs are incremental 
costs that are directly attributable to the acquisition and disposal of an investment. They include fees and  commissions 
paid to agents, advisers, brokers and dealers, levies by regulatory agencies and securities exchanges  and transfer 
taxes and duties. They are added to purchase costs or net ed against sales proceeds, as appropriate.  These  costs 
cannot  be  directly  identified  as  the  Clwyd  Pension  Fund  is  almost  wholly  invested  through  pooled  vehicles. 
Investment income from these is reinvested within the vehicles and not shown separately. 
 
 
Market  Purchases 
Sales 
Realised 
Unrealised 
Market  Investment 
Value 
Gain  Gain (Loss) 
Value 
Income 
2012/13 
(Loss) 
2013/14 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
Fixed Interest Securities 
175,148 
174,002 
(174,002) 
43,451 
(44,597) 
174,002 

Liability Driven Investment 

230,000 


(2,541) 
227,459 

UK Equities Passive 
122,222 

(136,167) 
33,414 
(19,469) 


Overseas Equities Active 
288,379 
50,042 
(49,281) 
1,202 
(8,999) 
281,343 

Overseas Equities Passive 
103,218 

(111,813) 
22,576 
(13,981) 


Multi Strategy 
120,380 
130 


(5,023) 
115,487 

Property 
82,260 
16,727 
(8,050) 

6,837 
97,780 
1,790 
Infrastructure 
23,907 
3,847 
(1,622) 
631 
2,873 
29,636 
203 
Timber & Agriculture 
20,511 
3,068 
(413) 

(784) 
22,382 

Commodities 
34,588 



(2,504) 
32,084 

Private Equity 
138,137 
17,523 
(22,991) 
629 
6,501 
139,799 
328 
Opportunistic 
5,910 
5,679 
(292) 

1,220 
12,517 
254 
Hedge Fund of Funds 
47,070 

(412) 
83 
1,652 
48,393 

 
1,161,730 
501,018 
(505,043) 
101,992 
(78,815)  1,180,882 
2,583 
Cash 
17,331 




31,928 

Fees within Pooled Vehicles 



5,579 



Interest 






138 
Currency 



(70) 



 
17,331 


5,509 

31,928 
138 
Total 2013/14 
1,179,061 
501,018 
(505,043) 
107,501 
(78,815)  1,212,810 
2,721 
1,083,854 
54,629 
(45,161) 
8,854 
101,259  1,179,061 
2,397 
2012/13 
 
51 
 

 
Market 
Purchases  Sales 
Realised  Unrealised 
Market 
Investment 
Value 
Gain 
Gain (Loss) 
Value 
Income 
2011/12 
(Loss) 
2012/13 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
Fixed Interest Securities 
170,075 

(10,000) 
2,382 
12,691 
175,148 

UK Equities Passive 
104,624 



17,598 
122,222 

Overseas Equities Active 
245,992 
12,537 
(4,857) 
1,980 
32,727 
288,379 
11 
Overseas Equities Passive 
88,152 



15,066 
103,218 

Multi Strategy 
118,080 
123 


2,177 
120,380 

Property 
75,307 
6,704 
(5,358) 
(2,816) 
8,423 
82,260 
1,837 
Infrastructure 
23,414 
5,086 
(7,979) 
2,510 
876 
23,907 
250 
Timber & Agriculture 
14,686 
4,761 
(170) 

1,234 
20,511 

Commodities 
36,879 



(2,291) 
34,588 

Private Equity 
122,318 
19,636 
(15,461) 
1,221 
10,423 
138,137 
164 
Opportunistic 

5,782 


128 
5,910 
11 
Hedge Fund of Funds 
47,321 

(1,283) 
228 
804 
47,070 

Leveraged Loans 
530 

(53) 
(1,880) 
1,403 


 
1,047,378 
54,629 
(45,161) 
3,625 
101,259  1,161,730 
2,273 
Cash 
36,476 




17,331 

Fees within Pooled Vehicles 



5,300 



Interest 






124 
Currency 



(71) 



 
36,476 


5,229 

17,331 
124 
Total 2012/13 
1,083,854 
54,629 
(45,161) 
8,854 
101,259  1,179,061 
2,397 
2011/12 
1,051,611 
230,350  (152,119) 
7,907 
13,190  1,083,854 
3,326 
 
 
 
5. MARKET VALUE OF INVESTMENTS (EXCLUDING CASH AND FUTURES) 
 
The book cost of the investments as at 31st March 2014 is £1,047.423m (£949.455m in 2012/13). The market value 
of investments as at 31st March 2014 is £1,180.882m (£1,161.730m in 2012/13); this can be analysed as follows: 
 
By Continent 
 
The UK holdings as at 31st March 2014 account for 27% of total investments at market value: 
52 
 

 
 
2014 
2013 
£000 
£000 
 
UK 
323,254 
203,154 
Europe 
118,047 
142,201 
Asia Pacific 
76,598 
119,172 
North America 
88,272 
116,680 
Emerging/ Frontier markets 
83,023 
91,714 
Global Investments 
491,688 
488,809 
 
 
 
1,180,882 
1,161,730 
 
 
 
 
By Fund Manager 
 
 
2014 
2013 
£000 
% 
£000 
% 
BlackRock 
50,922 
 

 
56,385 
 

Wellington 
106,314 
 

 
117,468 
  10 
Aberdeen 
85,391 
 

 
93,876 
 

Insight 
227,459 
  19 
 

 

Pioneer 
1,539 
 

 
2,001 
 

Liongate 
22,377 
 

 
21,358 
 

SSARIS 
24,477 
 

 
23,711 
 

Duet 
49,954 
 

 
48,826 
 

BlueCrest 
32,032 
 

 
31,470 
 

Investec 
71,768 
 

 
62,797 
 

Stone Harbor 
174,002 
  15 
 
175,148 
  15 
SSgA 

 

 
225,440 
  19 
Pyrford 
32,533 
 

 
32,525 
 

Property 
97,780 
 

 
82,260 
 

Infrastructure 
29,636 
 

 
23,907 
 

Timber / Agriculture 
22,382 
 

 
20,511 
 

Private Equity 
139,799 
  12 
 
138,137 
  12 
Opportunistic 
12,517 
 

 
5,910 
 

 
1,180,882 
  100 
 
1,161,730 
  100 
53 
 

By Listed /Managed 
 
 
2014     
 
 
 
2013   
 
Listed   
Listed   
Unlisted   
Listed   
Listed   
Unlisted 
Managed 
Managed 
 
£000   
£000   
£000   
£000   
£000   
£000 
 
 
 
 
 
Fixed Interest Securities 


174,002 


175,148 
UK Equities 



122,222   


Overseas Equities 
231,389   

49,954   
328,800   

62,797 
Multi Strategy 
115,487   


120,380   


Property 
31,738   

66,042   
29,107   

53,153 
Infrastructure 

5,549   
24,087   

4,764   
19,143 
Timber / Agriculture 


22,382   


20,511 
Commodities 


32,084   


34,588 
Private Equity 

2,809   
136,990   

3,446   
134,691 
Hedge Fund of Funds 
22,377   

26,016   
21,358   

25,712 
Opportunistic 


12,517   


5,910 
Liability Driven Investment 
227,459   





 
628,450   
8,358   
544,074   
621,867   
8,210   
531,653 
 
 
 
 
 
1,180,882     
 
 
 
1,161,730 
6. FAIR VALUE OF INVESTMENTS 
Financial Instruments 
Whilst  the  Fund  invests almost  exclusively  through  pooled  vehicles,  the  managers  of  these  vehicles  invest  in  a 
variety of financial instruments including bank deposits, quoted equity instruments, fixed interest securities, direct 
property holdings, unlisted equity products, commodity futures and other derivatives. This exposes the Fund to a 
variety of financial risks including credit and counterparty risk, liquidity risk, market risk and exchange rate risk. 
  Stock lending is the loan of specific securities from one investor to another that entitles the lender to continue 
receiving income generated by the stock plus an additional payment by the borrower. Exposure to risk is reduced 
by  the  borrower  providing  high  quality  collateral  (cash,  securities  or  gilts).  It  is  effectively  a  trading  activity  to 
generate  income  rather  than  an  investment.  The  Fund  has  no  direct  exposure  to  stock  lending  but  the  Fund’s 
passive equity manager did use stock lending in its pooled vehicles to generate income as an offset to transaction 
costs. 
  Fair Value – Valuation Bases 
  Investments are shown in the accounts at fair value as at 31st March 2014 on the following bases. 
 
  UK and  overseas listed  securities are  valued  within  the  respective  pooled  vehicles  using  the official bid prices 
quoted  on  the  relevant  stock  exchange.  Overseas  holdings  are  converted  to  sterling  at  an  exchange  rate 
quoted at close of business on 31st March 2014. 
  Unit trusts are valued at the bid market price. 
  Other pooled vehicles are valued at the bid point of the latest process quoted by their respective managers or 
fund administrators at 31st March 2014. Where a bid price is not available the assets are priced at the net asset 
value provided. 
54 
 

 
 
  Property  funds  are  valued  at  the  bid  market  price,  which  is  based  upon  regular  independent  valuation  of  the 
pooled vehicles’ underlying property holdings. 
  Private  equity  holdings  are  interests  in  limited  partnerships.  It  is  important  to  recognise  the  highly  subjective 
nature  of determining the fair value of these investments.  They are inherently based on forward looking estimates 
and judgments involving many factors. These holdings are valued based upon the Fund’s share of the  net assets 
of the partnership according to the latest financial statements published by the respective managers. Where these 
valuations are not at the Fund’s balance sheet date, the valuations are adjusted having due regard  to  the  latest 
dealings,  asset  values  and  other  financial  information  available  at  the  time  of  preparing  these statements in 
order to reflect the Fund’s balance sheet date. The managers’ valuation statements are prepared in  accordance 
with  the  European  Private  Equity  and  Venture  Capital  Association  (EVCA)  Guidelines,  net  of  carried interest.  
These incorporate the US-based FAS157 protocol on valuation approaches – 
 
o  Market  –  uses  prices  and  other  relevant  data  generated  by  market  transactions  involving  identical  or 
comparable assets/liabilities (e.g. money multiples) 
o  Income  –  uses  valuation  techniques  to  convert  expected  future  amounts  to  a  single  present  amount 
(discounted cash flows or earnings) 
o  Cost – based upon the amount that currently would be required to replace the service capacity of an asset 
(adjusted for obsolescence) 
 
Managers are required “to use the method that is appropriate in the circumstances and for which sufficient data 
is used and to apply the approach consistently until no longer appropriate.” It is also possible to use multiple or 
combinations  of  approaches.  Most  private  equity  managers  use  a  combination  of  the  “market”  and  “income” 
approaches. 
  Infrastructure  investments  are  generally  carried  at  the  lower  of  cost  and  fair  value,  except  where  there  are 
specific upward or downward valuations. In estimating fair value, managers use their judgment, having regard to 
the  EVCA  guidelines  noted  above  for  valuing  unquoted  investments.  Upward  valuations  are  considered  only 
where  there  is  validation  of  the  investment  objectives  and  such  progress  can  be  demonstrated. Downward 
valuations are enacted regardless of the investment stage where the manager considers that there is impairment 
to the underlying investment. 
  Timberland investments are carried at net asset value as determined by the General Partner. In most cases fair 
value  is  derived  from  the  audited  financial  statements  provided  by  underlying  managers  or  vehicles.  In 
circumstances  where  audited  financial  statements  are  not  available  to  31st March,  the  valuations  are  derived 
from unaudited quarterly reports from the underlying managers or vehicles. Where the timber investments are 
direct  rather  than  through  underlying  managers,  valuations  are  based  upon  regular  independent  valuation  of 
these holdings. 
 
Commodity  exposure  is  actively  managed  through  the  use  of  exchange  traded  and  OTC  derivative  instruments 
(Futures, Options and Swaps) and some securities. Exchange traded derivatives are priced using a vendor file  sent 
daily from Bloomberg with IDC as a second source. These prices are sourced directly from the derivative  exchanges. 
Options receive the last trade price on the primary exchange. If an option does not trade, the bid  price is utilized to 
value the option. Valuations for OTC options are sourced from brokers/dealers that are usually the counterparty to the 
deal. If the necessary inputs are available from vendors on a schedule that permits same  day pricing, OTC options may 
be valued using a vendor- supplied option calculator, with the dealer price used to validate  the  model  results.  Residual 
cash  is  primarily  invested  in  short-dated  investment-grade,  US  dollar- denominated debt obligations. 
 
 
 
55 
 

  Funds  of  hedge  funds  and  multi-strategy  hedge  funds  are  valued  monthly  to  create  a  net  asset  value  on  the 
basis  of  the  Fund’s  proportionate  share  of  the  value  of  underlying  pools  on  a  manager  by  manager  basis. 
Generally the fair value of the Fund’s investment in a related pool represents the amount that the Fund could be 
reasonably expected to receive from the pool if the Fund’s investment was redeemed at the date of valuation, 
based upon information reasonably available at the time that the valuation was made and that the fund believes 
to be reliable. 
  GTAA funds invest for the most part in markets that are not exchange-based. These include OTC or “interdealer” 
markets  and  leverage  is  utilized  by  such  funds  to  a  significant  level.  If  market  prices  are  not  available or 
do not reflect current market prices, the Fund applies its own pricing policies by reference to such relevant prices 
as are available to establish a fair value for the assets held. 
 
Fair Value – Hierarchy 
 
The valuation of financial instruments has been classified into three levels according to the quality and reliability of 
information used to determine fair values. 
 
Level 1 
 
Financial instruments at Level 1 are those where the fair values are derived from unadjusted quoted prices in active 
markets  for  identical  assets  or  liabilities.  Products  classified  as  level  1  comprise  quoted  equities,  quoted  fixed 
interest securities and unit trusts. Listed investments are shown at bid price. 
 
Level 2 
 
Financial  instruments  at  Level  2  are  those  where  quoted  market  prices  are  not  available,  for  example,  where  an 
instrument  is  traded  in  a  market  that  is  not  considered  to  be  active,  or  where  valuation  techniques  are  used  to 
determine fair value and where those techniques use inputs that are based significantly on observable market data. 
 
Level 3 
 
Financial  instruments  at  Level  3  are  those  where  at  least  one  input  that  could  have  a  significant  effect  on  the 
instrument’s  valuation  is  not  based  on  observable  market  data.  Such  instruments  would  be  unquoted  equity 
investments and hedge fund of funds, which are valued using  various valuation techniques that require significant 
judgment in determining appropriate assumption. 
 
The following tables  show  the  position of  the  Fund’s assets  at 31st  March 2014 and 31st  March  2013 based upon 
this hierarchy. 
 
 
 
56 
 

 
Market 
Level 1 
Level 2 
Level 3 
Value 
2013/14 
£000 
£000 
£000 
£000 
Fixed Interest Securities 
174,002 
17 
173,985 

Liability Driven Investment 
227,459 
227,459 


Overseas Equities Active 
281,343 
280,147 
1,196 

Multi Strategy 
115,487 
47,377 
68,110 

Property (1) 
97,780 

31,738 
66,042 
Infrastructure (1) 
29,636 
5,549 

24,087 
Timber  & Agriculture (1) 
22,382 


22,382 
Commodities 
32,084 
15,432 
16,652 

Private Equity (2) 
139,799 
2,809 

136,990 
Hedge Fund of Funds 
48,393 

45,809 
2,584 
Opportunistic Funds (2) 
12,517 


12,517 
 
1,180,882 
578,790 
337,490 
264,602 
Cash 
31,928 
31,928 


Total 2013/14 
1,212,810 
610,718 
337,490 
264,602 
 
 
 
(1)  Property/  Infrastructure /Timber  and  Agriculture  -  Various  valuation bases  are  used.  Direct  fund  holdings  are 
valued based upon independent valuations, these have been classified as level 2, some funds also often hold joint 
venture and partnership interests that are subject to a variety of valuation methodologies. To be conservative, these 
funds have been classified Level 3 unless the fund itself is quoted. 
 
(2)  Private Equity and Opportunistic Funds - Various valuation bases are used including cost, quoted prices (often 
discounted  for  “lock-ups”,  transaction  multiples,  market  multiples,  future  realisation  proceeds,  company  prospects, 
third  party  opinion  etc.  Company  and  fund  valuations  often  reflect  combinations  of  these  valuation  bases.  To  be 
conservative, al  funds have been classified Level 3 unless the fund itself is quoted. 
 
Within the investments shown above as (1) or (2), whilst a smal  proportion are listed, the majority of the holdings 
are in unquoted investments; (£293.756m) compared to £262.515m in 2012/13. These are valued at a fair value by 
the fund managers, using an appropriate basis of valuation. The valuations are reliant upon a significant degree of 
judgment,  and  due  to  the  subjectivity  and  variability  of  these  valuations  there  is  an  increased  likelihood  that  the 
valuations included in the financial statements would not be realised in the event of a sale. The difference could be 
materially lower or higher. 
 
 
 
57 
 

 
Market 
Level 1 
Level 2 
Level 3 
Value 
2012/13 
£000 
£000 
£000 
£000 
Fixed Interest Securities 
175,148 
70 
175,078 

UK Equities Passive 
122,222 
121,366 
856 

Overseas Equities Active 
288,379 
281,460 
420 
6,499 
Overseas Equities Passive 
103,218 
102,495 
723 

Multi Strategy 
120,380 
64,504 
55,876 

Property (1) 
82,260 


82,260 
Infrastructure (1) 
23,907 
4,764 

19,143 
Timber Agriculture (1) 
20,511 


20,511 
Commodities 
34,588 
14,496 
20,092 

Private Equity (2) 
138,137 
3,446 

134,691 
Hedge Fund of Funds 
47,070 

43,997 
3,073 
Opportunistic Funds (2) 
5,910 


5,910 
 
1,161,730 
592,601 
297,042 
272,087 
Cash 
17,331 
17,331 


Total 2012/13 
1,179,061 
609,932 
297,042 
272,087 
7. INVESTMENT RISKS 
As demonstrated, the Fund maintains positions in a variety of financial instruments including bank deposits, quoted 
equity instruments, fixed interest securities, direct property holdings and unlisted equity products. This exposes the 
Fund  to  a  variety  of  financial  risks  including  credit  and  counterparty  risk,  liquidity  risk,  market  risk  and  exchange 
rate risk. 
 
Procedures for Managing Risk 
 
The principal powers to invest are contained in the Local Government Pension Scheme (Management and Investment 
of Funds) Regulations  2009 (amended) and require an Administering Authority to invest any  pension  fund money 
that is not needed immediately to make payments from the Pension Fund.  These regulations require  the Pension 
Fund to formulate a policy for the investment of its fund money. The Administering Authority’s overal  risk management 
procedures focus on the unpredictability of financial markets and implementing restrictions to minimise  these  risks. 
The  Pension  Fund  annually  reviews  its  Statement  of  Investment  Principles  (SIP)  and  corresponding Funding 
Strategy Statement (FSS), which set out the Pension Fund’s policy on mat ers such as the type of investments to be 
held, balance between types of investments, investment restrictions and the way risk is managed.  The SIP and FSS 
can be found on the Fund’s website (www.clwydpensionfund.org.uk). 
58 
 

 
 
The Fund carries out a formal review of its structure at least every 4 years, usually every 3 years. The last review 
was carried out in 2010 and implemented in April 2011. The next review is expected to be undertaken during 2014. 
The  Fund’s  optimisation  model,  used  to  help  determine  the  Fund’s  strategic  benchmark,  suggests  that  the  asset 
mix  so  determined  coupled  with  the  requirements  for  certain  fund  managers  to  outperform  their  market  indices 
should  produce  long-term  returns  of  just  over  9%  with  a  volatility  of  around  10%.  A  key  element  in  this  review 
process  is  the  consideration  of  risk  and  for  many  years  now  the  Fund  has  pursued  a  policy  of  lowering  risk  by 
diversifying  investments  across  asset  classes,  investment  regions  and  fund  managers.  Furthermore,  alternative 
assets are subject to their own diversification requirements and some examples are given below. 
 
  private equity – by stage, geography and vintage where funds of funds are not used 
  property – by type, risk profile, geography and vintage (on closed-ended funds) 
  infrastructure – by type (primary/secondary), geography and vintage 
  hedge funds – multi-strategy or funds of funds 
 
In  September  2013,  the  Fund  appointed  Insight  to  manage  a  Long  Term  Management  of  Risk  mandate.  The 
mandate  was  funded  by  disinvesting  the  Fund’s  developed  passive  equity  holding  managed  by  SSgA.  The  cash 
raised from the redemption is used, in part, as collateral to replicate the Fund’s developed passive equity allocation 
using  Equity  Total  Return  Swaps  (TRS),  the  remainder  to  provide  the  ability  to  implement  a  liability  hedging 
mandate. 
 
Once  complete,  the  strategy  will  provide  a  framework  to  enable  the  Fund  to  effectively  reduce  risk  when  market 
conditions  become  more  favourable  (i.e.  bonds  become  cheaper).  The  framework  will  include  both  market  yield 
based  triggers  and  funding  level  triggers.  In  particular,  the  manager  wil   make  use  of  Liability  Driven  Investment 
(LDI)  techniques  to  increase  the  level  of  hedging  within  the  Fund.  This  can  be  achieved  through  the  physical 
purchase  of  gilts  along  with  repurchase  agreements  (repo).  These  allow  the  fund  to  gain  “unfunded”  exposure  to 
gilts. 
 
Roll risk 
 
The LDI manager has the facility to use repurchase agreements, once these agreements mature, they needs to be 
replaced  with  other  contracts  to  maintain  the  relevant  exposure  (known  as  “rolling”  the  contract).  This  involves 
managing the operational risks raised to ensure sufficient resources are in place to arrange the trades and manage 
the  process.  In  addition,  as  a  contract  matures,  the  underlying  market  for  repo  may  become  illiquid  and  at  the 
extreme, the manager may not be able to rol  the position. This is mitigated by structuring the overall repo over a 
range of maturity dates and diversifying counterparty exposure. 
 
Manager Risk 
 
The Fund is also well diversified by manager with no single manager managing more than 19% of Fund assets. On 
appointment, fund managers are delegated the power through an investment management agreement to make such 
purchases and sales as they deem appropriate under the mandate concerned. Each mandate has a benchmark or 
target  to  outperform  or  achieve,  usually  on  the  basis  of  3-year  rolling  periods.  An  update,  at  least  quarterly,  is 
required  from  each  manager  and  regular  meetings  are  held  with  managers  to  discuss  their  mandates  and  their 
performance  on  them.  There  are  slightly  different  arrangements  for  some  of  the  alternative  assets.  On  private 
equity, property, infrastructure and timber/agriculture, investment is fund rather than manager-specific, with specific 
funds selected by the in-house team after careful due  diligence. These  commitments tend to be  smaller  in nature 
than  main  asset  class  investments  but  again  regular  performance  reports  are  received  and  such  investments  are 
reviewed with managers at least once a year. 
 
 
 
59 
 

Credit Risk 
 
Credit risk is the risk that a counterparty to a financial instrument will fail to discharge an obligation or commitment 
that  it  has  entered  into  with  the  Fund.  As  noted  above,  almost  all  the  Fund’s  investment  are  through  pooled 
vehicles  and  a  number  of  these  are  involved  in  derivative  trades  of  various  sorts,  including  futures,  swaps  and 
options.  Whilst  the  Fund  is  not  a  direct  counterparty  to  such  trades  and  so  has  no  direct  credit  risk,  clearly  all 
derivative  transactions  incorporate  a  degree  of  risk  and  the  value  of  the  pooled  vehicle,  and  hence  the  Fund’s 
holding, could be impacted negatively by failure of one of the vehicle’s counterparties. 
 
However, part of the operational due diligence carried out on potential manager appointees concerns itself with the 
quality  of  that  manager’s  risk  processes  around  counterparties  and  seeks  to  establish  assurance  that  these  are 
such  as  to  minimise  exposure  to  credit  risk. Once  appointed,  managers  are  required  to  provide  copies  of  their 
annual internal control reports for review to ensure that the standards expected are maintained. 
 
Deposits  are  not  made  with  banks  and  financial  institutions  unless  they  are  rated  independently  and  meet  the 
council’s minimum credit criteria. 
 
Subject to cash flow requirements, cash can be deposited in one of the following: 
 
  The Pension Fund bank account with the National Westminster Bank for daily liquidity 
  A National Westminster deposit account with access up to 180 days’ notice 
  A Money Market AAA Fund for unexpected liquidity requirements or higher rates of return. 
 
The  Fund  believes  it  has  managed  its  exposure  to  credit  risk  and  has  no  experience  of  default  or  uncollectible 
deposits  in  the  last  three  financial  years.  The  Fund’s  cash  holdings  as  at  31st  March  2014  were  £31.928m 
(£17.331m at 31st March 2013). This was held as follows: 
 
 
 
2014 
2013 
 
Rating 
£000 
£000 
Money Market Funds 
 
 
 
Blackrock 
AAA 
480 
478 
Bank of New York Mellon 
AAA 
928 
979 
Bank Deposit Accounts 
 
 
 
National Westminster Bank PLC 
AA 
30,500 
15,850 
Bank Current Accounts 
 
 
 
National Westminster Bank PLC 
AA 
20 
24 
 
 
31,928 
17,331 
 
Within the Fund, the areas of focus in terms of credit risk are bonds and some of the alternative asset categories. 
 
 
The  Fund’s  bond  portfolio  is  managed  on  an  unconstrained  basis  and  has  a  significant  exposure  to  credit, 
emerging market debt and loans. At 31st March 2014, the Fund’s exposure to non-investment grade paper was 
£66.2 million or 38.0% of the fixed interest portfolio (29.5% at 31st March 2013). 
 
On private equity and infrastructure the Fund’s investments are almost entirely in the equity of the companies 
concerned. 
 
The Fund also has residual “side pocketed” holdings with one manager, which are currently illiquid. Details of 
this holding is set out as follows : 
 
 
Book Cost 
Market 
Value 
 
£000 
£000 
 
 
 
Hedge Fund of Funds - Pioneer 
1,218 
1,539 
 
1,218 
1,539 
60 
 

Liquidity Risk 
 
The Pension Fund has its own bank account. At its simplest, liquidity risk is the risk that the Fund will not be able to 
meet its financial obligations when they fall due, especially pension payments to its members. At a strategic level the 
Administering  Authority,  together  with  its  consulting  actuary,  reviews  the  position  of  the  Fund  triennially  to ensure 
that  all  its  obligations  can  be  suitably  covered.  Ongoing  cash  flow  planning  in  respect  of  contributions,  benefit 
payments, investment income and capital calls/distributions is also essential and undertaken regularly by the Fund. 
 
Specifically on investments, the Fund holds through its managers a mixture of liquid, semi-liquid and illiquid assets. 
Whilst  the  Fund’s  investment  managers  have  substantial  discretionary  powers  regarding  their  individual  portfolios 
and  the  management  of  their  cash  positions,  they  hold  within  their  pooled  vehicles  a  large  value  of  very  liquid 
securities, such as equities and bonds quoted on major stock exchanges, which can easily be realised.  Traditional 
equities  (including  synthetic  equity  exposure)  and  bonds  now  comprise  56%  of  the  Fund’s  total  value  and,  whilst 
there will be some slightly less liquid elements within this figure (emerging market equities and debt for example), 
the funds investing in these securities of er monthly trading at worst – often weekly or fortnightly. 
 
On  alternative  assets  the  position  is  more  mixed. Whilst  there  are  a  couple  of  quoted  vehicles  here,  most  are 
subject to their own liquidity terms or, in the case of property, redemption rules. Closed-ended funds such as most 
private  equity  vehicles  and  some  property  and  infrastructure  funds  are  ef ectively  illiquid  for  the  specified  fund 
period (usually 10 years), although they can be sold on the secondary market, usually at a discount. 
 
The table below analyses the value of the Fund’s investments at 31st March 2014 by liquidity profile. 
 
 
Market 
1 Month 
2 - 3 
3 - 6 
6 - 12 
Closed - 
Locked 
Value 
Months 
Months 
Months 
ended 
2013/14 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
£000 
Fixed Interest Securities 
174,002 
174,002 





Liability Driven Investment 
227,459 
227,459 





Overseas Equities Active 
281,343 
276,431 
4,912 




Multi Strategy 
115,487 
115,487 





Property 
97,780 



31,738 
66,042 

Infrastructure 
29,636 
5,549 



24,087 

Timber & Agriculture 
22,382 




22,382 

Commodities 
32,084 
32,084 





Private Equity 
139,799 
2,809 



136,990 

Hedge Fund of Funds 
48,393 


46,854 


1,539 
Opportunistic Funds 
12,517 




12,517 

 
1,180,882 
833,821 
4,912 
46,854 
31,738 
262,018 
1,539 
 
It  should  be  noted  that  different  quoted  investments  are  subject  to  different  settlement  rules  but  all 
payments/receipts are usually due within 7 days of the transaction (buy/sell) date. Because the Fund uses pooled 
vehicles for quoted investments these are often subject to daily, weekly, 2-weekly or monthly trading dates. All such 
investments  have  been  designated  “within  1  month”  for  the  purposes  of  liquidity  analysis.  Open-ended  property 
funds are subject to redemption rules set by their management boards. Many have quarterly redemptions but these 
can  be  held  back  in  difficult  markets  so  as  not  to  force  sales  and  disadvantage  continuing  investors.  For  liquidity 
analysis purposes, a conservative approach was applied and all such investments have been designated “within 6-  12 
months”. 
 
61 
 

Closed-ended  funds  have  been  designated  illiquid  for  the  purposes  of  liquidity  analysis.  However,  these  closed- 
ended  vehicles  have  a  very  different  cash flow pattern  to traditional  investments  since  the  monies  committed are 
only drawn down as  the  underlying  investments are made  (usually  over  a period of  5  years) and distributions are 
returned as soon as underlying investments are exited (often as early as year 4). 
 
In terms of cash flow, therefore, the net cash flow for such a vehicle usually only reaches a maximum of about 60- 
70% of the amount committed and cumulative distributions usually exceed cumulative draw downs, wel  before the 
end  of  the  specified period,  as  these  vehicles  regularly  return  1½ to  2½ times  the  money  invested.  At  the same 
time,  it  has  been  the  Fund’s  practice  to  invest  monies  on  a  regular  annual  basis  so  the  vintage  year  of  active 
vehicles ranges from 1997 to 2013.  This means that, whilst all these monies have been designated closed-ended 
and thereby illiquid on the basis of their usual “10-year life”, many are closer to maturity than implied by this broad 
designation. 
 
As  can be seen  from  the  table, even  using  the  conservative  basis outlined above,  around 71%  of  the portfolio  is 
realisable within 1 month. 
 
Market Risk 
 
Market  risk  is  the  risk  that  the  fair  value  or  future  cash  flows  of  a  financial  institution  will  fluctuate  because  of 
changes  in  market  price.  The  Fund  is  exposed  to  the  risk  of  financial  loss  from  a  change  in  the  value  of  its 
investments  and  the  consequential  danger  that  its  assets  will  fail  to  deliver  returns  in  line  with  the  anticipated 
returns underpinning the valuation of its liabilities over the long term. 
 
Market risk is comprised of two elements – 
 
 
The risks associated with volatility in the performance of the asset class itself (beta); 
 
The risks associated  with the ability of  managers, where allowed,  to move  away  from  index weights and  to 
generate alpha, thereby offsetting beta risk by exceeding market performance. 
 
The  following  table  sets  out  an  analysis  of  the  Fund’s  market  risk  positions  at  31st March  2014  by  showing  the 
amount invested in each asset class and through each manager within each main asset class, the index used as a 
benchmark,  the target set for  managers against  this benchmark and  managers’ maximum  target  volatility  (or  risk) 
against index in achieving this. 
 
This target volatility is a measure of the maximum degree of dispersion of likely results compared with the selected 
benchmark. 
 
 
62 
 

 
Manager 
Market  Benchmark 
Target 
Risk(<) 
Value 
2013/14 
 
 
£000   
(Gross) 

 
 
   
 
 
Fixed Interest Securities 
Stone Harbor 
174,002  FT All Stocks 
+1.5% 
4.0 
Liability Driven Investment 
Insight 
227,459  Liability / FTSE 
Match 
 
Foreign equities–active 
Investec 
71,768  MSCI AC World NDR 
+3.5% 
10.0 
 
Aberdeen 
76,598  MSCI AC Asia/P ex Japan 
+3.0% 
12.0 
 
Aberdeen 
8,793  MSCI Frontier Markets 
+3.0% 
12.0 
 
Wel ington 
74,230  MSCI EM Free 
+2.5% 
8.0 
 
Duet 
49,954  Absolute 
+8-10% 
3.0 
Multistrategy funds 
BlackRock 
50,922  7 day LIBID 
+15.0% 
20.0 
 
BlueCrest 
32,032  Absolute 
+10-15% 
6.0 
 
Pyrford 
32,533  RPI 
+5.0% 
8.0 
Hedge fund of funds 
Liongate 
22,377  Absolute 
+8-10% 
6.0 
 
SSARIS 
24,477  Absolute 
+8-10% 
5.0 
 
Pioneer 
1,539  Absolute 
+8-10% 
4.0 
Commodity fund 
Wel ington 
32,084  GCSI Equally Weighted 
+1.5% 
4.0 
Property funds 
Various 
97,780  IPD Balanced PUTs 
Exceed   
 
Infrastructure funds 
Various 
29,636  Absolute 
+15.0% 
 
Timber /Agricultural  funds 
Various 
22,382  Absolute 
+15.0% 
 
Private equity funds 
Various 
139,799  Absolute 
+15.0% 
 
Opportunistic funds 
Various 
12,517  Absolute 
+15.0% 
 
 
 
1,180,882   
 
 
 
The risks associated with volatility in market values are mainly managed through a policy of broad asset diversification. 
The  Fund  sets  restrictions  on  the  type  of  investment  it  can  hold  through  investment  limits,  in  accordance  with 
the Local Government Pension Scheme (Management and Investment of Funds) Regulations 2009 (as amended). 
The  Fund  also  adopts  a  specific  strategic  benchmark  (details  are  in  the  Fund’s  SIP)  and  the  weightings  of  the 
various  asset  classes  within  the  benchmark  form  the  basis  for  asset  allocation  within  the  Fund.  Under  normal 
conditions,  there  is  quarterly  rebalancing  to  this  strategic  benchmark  within  fixed  tolerances.  This  allocation, 
determined through the Fund’s asset allocation model, is designed to diversify and minimise risk for a  specific level 
of  performance  through  a  broad  spread  of  investments  across  both  the  main  and  alternative  asset  classes  and 
geographic  regions  within  each  asset  class.  The  current  strategic  benchmark  is  targeted  to  produce  long-term 
returns of just over 9% with a volatility of around 10%. 
 
Market  risk  is  also  managed  through  manager  diversification  –  constructing  a  diversified  portfolio  across  multiple 
investment  managers.  On  a  daily  basis,  managers  will  manage  risk  in  line  with  the  benchmarks,  targets  and  risk 
parameters set for the mandate, as well as their own policies and processes. The Fund itself monitors managers on a 
regular  basis  (at  least  quarterly)  on  all  these  aspects.  On  property  and  private  equity,  fund  and  manager 
diversification is vital and, whilst a full list of investments is not detailed here, the Fund has exposures as follows: 
 
 
Market Value  Managers 
Funds 
Properties/Companies 
2014 
Estimated 
 
£000 
No. 
No. 
No. 
 
 
 
 
 
Real Assets 
149,797 
21 
36 
>280 
Private Equity/Opportunistic 
152,316 
19 
61 
>4,000 
 
63 
 

Other Price Risk 
  Other price risk represents the risk that the value of a financial instrument wil fluctuate as a result of changes in 
market prices (other than those arising from interest rate risk or foreign exchange risk), whether those changes are 
caused by factors specific to the individual instrument or its issuer or factors af ecting all such instruments. 
 
The fund is exposed to share and derivative price risk. This arises from investments held by the fund for which the 
future price is uncertain. All securities investments present a risk of loss of capital. The fund’s investment managers 
mitigate  this  price  risk  through  diversification  and  the  selection  of  securities  and  other  financial  instruments  is 
monitored by the fund to ensure it is within limits specified in the fund’s investment strategy. 
 
Following  analysis  of  historical  data  and  expected  investment  return  movement  during  the  financial  year,  in 
consultation  with  the  fund’s  performance  measurer,  WM  Company,  the  fund  has  determined  that  the  fol owing 
movements in market price risk are reasonably possible for the 2013/14 reporting period: 
 
Asset Type 
Potential Market Movements 
 
(+ / -) 
Global Equity inc UK 
7.97% 
UK Equity 
12.25% 
Oveseas Equity 
12.30% 
Global Fixed Income 
5.34% 
Alternatives 
2.93% 
Property 
3.71% 
Cash 
0.02% 
The sensitivities are consistent with the assumptions provided by WM Company based on historic data collated for 
the Fund. The analysis assumes that al  other variables, in particular foreign currency exchange rates and interest 
rates remain the same. 
 
Had the market price of the Fund’s investments increased / decreased in line with the above, the change in the net 
assets available to pay benefits in the market place would have been as fol ows (prior year comparator also provided). 
 
 
Asset Type 
Market  
Percentage  
Value on   Value on 
 
Value 
Change 
Increase  Decrease 
 
 
 
2013/14 
% 
£000 
£000 
 
 
Cash and cash equivalents 
31,928 
0.02 
31,934 
31,922 
 
Investment portfolio 
 
 
 
 
 
assets:- 
 
Global Equity inc UK 
121,722 
7.97 
131,423 
112,021 
 
UK Equity 

12.25 


 
Overseas Equity 
159,621 
12.30 
179,254 
139,988 
 
Global Fixed Income 
174,002 
5.34 
183,294 
164,710 
 
Alternatives 
627,757 
2.93 
646,150 
609,364 
 
Property 
97,780 
3.71 
101,408 
94,152 
 
 
 
1,212,810 
 
1,273,463  1,152,157 
 
 
 
 
64 
 

Asset Type 
Market  Percentage 
Value on  Value on 
Value   
Change  Increase  Decrease 
 
2012/13 

£000 
£000 
Cash and cash equivalents 
17,331 
0.0 
17,331 
17,331 
Investment portfolio assets:- 
Global Equity inc UK 
111,623 
11.8 
124,795 
98,451 
UK Equity 
122,222 
14.2 
139,578 
104,866 
Overseas Equity 
279,974 
12.7 
315,531 
244,217 
Global Fixed Income 
175,148 
4.9 
183,730 
166,566 
Alternatives 
390,503 
3.3 
403,390 
377,616 
Property 
82,260 
3.7 
85,304 
79,216 
 
 
1,179,061 
1,269,659  1,088,263 
Interest Rate Risk 
 
The Fund invests in financial assets for the primary purpose of obtaining a return investments. These investments 
are  subject to  interest  rate risks, which  represent  the  risk  that  the fair  value  or  future  cash  flows  of  a  financial 
instrument will fluctuate because of changes in market interest rates. 
 
The  Fund  recognises  that  interest  rates  can  vary  and  affect  both  the  income  to  the  fund  and  the  net  assets 
available to pay benefits. The Fund’s Fixed Income manager has advised that they have revised their expectation 
from a small change of 50 basis points (bps) to 75 bps from one year to the next. As the fund does not use Fixed 
Income securities to provide income, the following sensitivity analysis only refers to cash and cash balances. 
 
Asset Type 
Carrying Value  Change in year in net assets 
available to pay benefits 
 
2013/14 
+75BPS 
-75BPS 
 
£000 
£000 
£000 
 
 
 
 
Cash and cash equivalents 
1,408 
11 
(11) 
Cash balances 
30,520 
229 
(229) 
 
31,928 
240 
(240) 
 
 
 
Asset Type 
Carrying Value  Change in year in net assets 
available to pay benefits 
 
2012/13 
+50BPS 
-50BPS 
 
£000 
£000 
£000 
 
 
 
 
Cash and cash equivalents 
1,457 

(7) 
Cash balances 
15,874 
79 
(79) 
 
17,331 
86 
(86) 
 
 
 
65 
 

Currency Risk 
Currency risk represents the risk that the fair value of future cash flows of a financial instrument will fluctuate because 
of the changes in foreign exchange rates. The Fund is exposed to currency risk on financial instruments that are 
denominated in any other currency other than the functional currency of the Fund (GBP). The Fund holds assets 
denominated in currencies other than GBP. 
 
The following table summarises the Fund’s currency exposure as at 31st March 2014 and as at the previous year end: 
 
Currency Exposure - Asset Type 
Market 
Market 
 
Value 
Value 
 
 
2013/14 
2012/13 
 
 
£000 
£000 
 
 
 
 
Global Fixed Income 
174,002 
175,148 
 
Overseas Equities Active 
281,343 
288,379 
 
Overseas Equities Passive 
0  
103,218 
 
Multi Strategy 
115,487 
120,380 
 
Commodities 
32,084 
34,588 
 
Hedge Funds 
48,393 
47,070 
 
Property 
38,374 
39,755 
Infrastructure 
15,600 
11,521 
 
Timber / Agriculture 
22,382 
20,511 
 
Opportunistic 
12,517 
5,910 
 
Private Equity 
117,446 
112,096 
 
 
857,628 
958,576 
 
 
Following analysis of the historical data in consultation with the fund’s Performance Measurers, WM Company, and 
analysis of the exposures to foreign currency for the year to 31st March 2014, it was considered that the likely volatility 
associated with foreign exchange rate movements to be 5.06%. For the period to 31st March 2013, this was calculated 
to be 5.1%. 
 
This analysis assumes that all other variables, in particular interest rates, remain constant. These individual year 
percentages strengthening / weakening against the various currencies in which the fund hold investments would 
increase / decrease the net assets available to pay benefits as follows: 
 
 
Currency Exposure - 
Market 
Percentage  Value on 
Value on 
Asset Type 
Value 
Change 
Increase 
Decrease 
 
2013/14 

£000 
£000 
 
 
 
 
 
Global Fixed Income 
174,002 
5.06 
182,801 
165,203 
Overseas Equity – Active 
281,343 
5.06 
295,571 
267,115 
Overseas Equity - Passive 

5.06 


Multi-strategy  
115,487 
5.06 
121,327 
109,647 
Hedge Funds of Funds 
48,393 
5.06 
50,840 
45,946 
Commodities 
32,084 
5.06 
33,707 
30,461 
Timber & Agriculture 
22,382 
5.06 
23,514 
21,250 
Infrastructure 
15,600 
5.06 
16,389 
14,811 
Property 
38,374 
5.06 
40,315 
36,433 
Opportunistic 
12,517 
5.06 
13,150 
11,884 
Private Equity 
117,446 
5.06 
123,385 
111,507 
 
857,628 
 
900,999 
814,257 
 
 
 
66 
 

Currency Exposure - 
Market 
Percentage  Value on 
Value on 
 
Asset Type 
Value 
Change 
Increase 
Decrease 
 
 
2012/13 

£000 
£000 
 
 
 
 
 
 
 
Global Fixed Income 
 175,148 
5.1 
184,073 
166,223 
 
Overseas Equity – Active 
 288,379 
5.1 
303,074 
273,684 
 
 
Overseas Equity - Passive 
 103,218 
5.1 
108,478 
97,958 
 
Multi-strategy  
 120,380 
5.1 
126,514 
114,246 
 
Hedge Funds of Funds 
47,070 
5.1 
49,469 
44,671 
 
Commodities 
34,588 
5.1 
36,351 
32,825 
 
Timber & Agriculture 
 20,511 
5.1 
21,556 
19,466 
 
Infrastructure 
11,521 
5.1 
12,108 
10,934 
 
Property 
39,755 
5.1 
41,781 
37,729 
 
Opportunistic 
5,910 
5.1 
6,211 
5,609 
 
Private Equity 
112,096 
5.1 
117,808 
106,384 
 
 
958,576 
 
1,007,423 
909,729 
 
 
 
8. OTHER INVESTMENTS 
 

 
2014  
 
2013   
 
£000 
£000 
 
£000 
£000 
Other Investment Assets : 
 
 
 
 
 
Sale of Investments / Income accrual 

 
 
874 
 
 
 
0   
 
874 
Other Investment Liabilities : 
 
 
 
 
 
Purchases of investments 

 
 

 
 
 
0   
 

Other Investment Balances 
 
0   
 
874 
 
 
 
 
 
67 
 

9. DEBTORS/CREDITORS 
 
 
 
 
 
 
 
2014 
2013 
 
£000 
£000   
£000 
£000 
Current Assets : 
 
 
 
 
 
Contributions due - Employees 
1,160 
1,099 
Contributions due - Employers 
2,276 
 
 
2,105 
 
Added years 
26 
 
 
52 
 
H.M. Revenue and Customs 
41 
 
 
54 
 
Pension strain 
1,063 
 
 
251 
 
Administering authority 

 
 
210 
 
Miscellaneous 
177 
 
 
74 
 
 
 
4,745  
 
3,845 
Less Current Liabilities : 
Lump sums 
(2,782) 
 
 
(1,774) 
 
Death grants 
(531) 
 
 
(131) 
 
Administering authority 
(236) 
 
 
(303) 
 
Added years 
(81) 
 
 
(55) 
 
Miscellaneous 
(358) 
 
 
(285) 
 
 
 
(3,988)  
 
(2,548) 
Net Current Assets 
 
757  
 
1,297 
 
 
 
 
 
 
Analysis of debtors 
 
 
2014 
2013 
 
£000 
 
 
£000 
 
Central Government Bodies 
41 
 
 
54 
 
Other Local Authorities 
4,174 
 
 
3,468 
 
Other Entities and Individuals 
530 
 
 
323 
 
 
4,745 
 
 
3,845 
 
 
 
 
 
 
 
Analysis of creditors 
 
 
2014 
2013 
 
£000 
 
 
£000 
 
Other Local Authorities 
(298) 
 
 
(331) 
 
Other Entities and Individuals 
(3,690) 
 
 
(2,217) 
 
 
(3,988) 
 
 
(2,548) 
 
 
 
 
 
 
 
68 
 

10.  POST BALANCE SHEET EVENT 
 
The accounts  outlined  within the statement  represent the  financial position  of the  Clwyd  Pension  Fund  as  at  31st 
March 2014. Since this date, the performance of the global equity markets may affect the financial value of pension 
fund investments. This movement does not affect the ability of the Fund to pay its pensioners. 
 
Changes have been agreed to the  Local Government  Pension Scheme which  will  take ef ect from 1st April 2014. 
These changes will not impact the Statement of Accounts for 2013/14. A Clwyd Pension Fund Committee has now 
replaced the Clwyd Pension Fund Panel. 
 
11. ADDITIONAL VOLUNTARY CONTRIBUTIONS (AVCs) 
 
A  market  value  or  an  estimate  thereof  has  not  been  included  for  the  money  purchase  AVC  investments.  These 
assets are specifically allocated to the provision of additional benefits for particular members. The Clwyd  Pension 
Fund has  the  services  of  two  AVC providers (Prudential and  Equitable Life)  for  members’  additional benefits  with 
the funds being invested in a range of investment products including fixed interest, equity, cash, deposit, property 
and socially responsible funds, as follows :- 
 
Contributions paid 
£ 
885,208 
Units purchased 
No. 
158,984 
Units sold 
No. 
63,801 
Market value as at 31st March 2014 
£ 
4,766,107 
Market value as at 31st March 2013 
£ 
4,404,457 
 
 
12.  RELATED PARTY TRANSACTIONS 
Governance 
Under legislation, introduced in 2004, Councillors are entitled to join the Pension Scheme. As at 31st March 2014, 
two Members of the Pension Panel have taken this option. The Members of the Pension Fund Panel do not receive 
any fees in relation to their specific responsibilities as members of the Panel. 
 
Key Management Personnel 
 
No  senior  officers  responsible  for  the  administration  of  the  Fund  have  entered  into  any  contract,  other  than  their 
contract of employment with the Council, for the supply of goods or services to the Fund. Kerry Feather, the Head 
of Finance (Treasurer and Administrator to the Clwyd Pension Fund) has been identified as holding a key position  in 
the financial management of the fund. 
 
Flintshire County Council 
 
In the course of fulfilling its role as administering authority to the Fund, Flintshire County Council provided services  to 
the Fund for which it charged £1,023k (£791k in 2012/13). 
 
These  costs  are  in  respect  of  those  staff  employed  in  ensuring  the  pension  service  is  delivered,  and  other  costs 
such as payrol  and information technology. The costs are included in the accounts within administration expenses 
(see note 2). At the year end, a net balance of £234k was owing to Flintshire in relation to creditors payments made  on 
behalf of the fund and support service costs which were not available as at 31st March 2014 (£93k in 2012/13). 
 
 
 
69 
 




10. CONTINGENT LIABILITIES AND CONTRACTUAL COMMITMENTS 
 
As at 31st March 2014, the Fund has contractual commitments of £542.0m (£458.4m in 2012/13) in private equity 
and property funds, of which £371.8m (£323.4m in 2012/13) has been invested, leaving an outstanding commitment 
of £170.2m (£135.0m in 2012/13). 
 
11. TRANSACTION COSTS 
 
Transaction costs are incremental costs that are directly attributable to the acquisition or disposal of an investment. 
They  include  fees  and  commissions  paid  to  agents,  advisers,  brokers  and  dealers,  levies  by  regulatory  agencies 
and  securities  exchanges  and  transfer  taxes  and  duties.  They  can  be  added  to  purchase  costs  or  netted  against 
sales  proceeds,  as  appropriate.  These  costs  cannot  be  directly  identified  as  the  Clwyd  Pension  Fund  is  wholly 
invested in pooled vehicles. 
 
12.  ACTUARIAL VALUATION & VALUE OF PROMISED RETIREMENT BENEFITS FOR THE PURPOSE OF IAS  26 
(Provided by the Fund’s Actuary) 
  
CLWYD PENSION FUND 
Accounts for the year ended 31 March 2014 - Statement by the Consulting Actuary 
 
This  statement  has  been  provided  to  meet  the  requirements  under  Regulation  57(1)(d)  of  The  Local  Government 
Pension Scheme Regulations 2013. 
 
An actuarial valuation of the Clwyd Pension Fund was carried out as at 31 March 2013 to determine the  contribution 
rates for the period 1 April 2014 to 31 March 2017. 
 
On the basis of the assumptions adopted, the Fund’s assets of £1,181 million represented 68% of the Fund’s past 
service liabilities of £1,733 million (the “Funding Target”) at the valuation date. The deficit at the valuation date was 
therefore £552 million. 
 
 
 
 
The  valuation  also  showed  that  a  common  rate  of  contribution  of  13.8%  of  pensionable  pay  per  annum  was 
required  from  employers.  The  common  rate  is  calculated  as  being  sufficient  in  the  long  term,  together  with 
contributions paid by members, to meet all liabilities arising in respect of service after the valuation date. It allows 
for the new LGPS benefit structure ef ective from 1 April 2014. 
 
 
 
 
70 
 



After the valuation date, there were significant changes in financial markets. In particular there was an increase in 
gilt  yields,  which  underpin  the  liability  assessment.  This  improved  the  funding  position  materially  to  73%  with  a 
resulting  deficit  of  £449  million.  This  improvement  was  taken  into  account  when  setting  the  deficit  contribution 
requirements  for  employers  where  required  to  stabilise  contribution  rates.  On  average  across  the  Fund,  the 
updated deficit would be eliminated by a contribution addition of £27.4m per annum increasing at 4.1% per annum 
(equivalent to approximately 11.8% of projected Pensionable Pay at the valuation date) for 18 years if all assumptions 
are borne out in practice. 
 
Further  details  regarding  the  results  of  the  valuation  are  contained  in  the  formal  report  on  the  actuarial  valuation 
dated March 2014. 
 
In practice, each individual employer’s position is assessed separately and the contributions required are set out in 
the  report.  In  addition  to  the  certified  contribution  rates,  payments  to  cover  additional  liabilities  arising  from  early 
retirements (other than ill-health retirements) will be made to the Fund by the employers. 
 
The  funding  plan  adopted  in  assessing  the  contributions  for  each  individual  employer  is  in  accordance  with  the 
Funding  Strategy  Statement  (FSS).  Any  different  approaches  adopted,  e.g.  with  regard  to  the  implementation  of 
contribution increases and deficit recovery periods, are as determined through the FSS consultation process. 
 
The  valuation  was carried out using the projected unit actuarial  method and  the main actuarial  assumptions  used 
for assessing the Funding Target and the common contribution rate were as follows: 
 
For past service 
For future service liabilities 
liabilities (Funding 
(Common Contribution 
Target) 
Rate) 
 
Rate of return on investments (discount rate)  4.6% per annum 
5.6% per annum 
 
 
Rate of pay increases 
4.1% per annum* 
4.1% per annum 
Rate of increases in pensions 
in payment (in excess of 
2.6% per annum 
2.6% per annum 
Guaranteed Minimum Pension) 
 
 
* allowance was also made for short-term public sector pay restraint over a 3 year period. 
The assets were assessed at market value. 
The  next  triennial  actuarial  valuation  of  the  Fund  is  due  as  at  31  March  2016.  Based  on  the  results  of  this 
valuation, the contribution rates payable by the individual employers will be revised with ef ect from 1 April 2017. 
 
71 
 

Actuarial Present Value of Promised Retirement Benefits for the Purposes of IAS 26 
 
IAS 26 requires the present value of the Fund’s promised retirement benefits to be disclosed, and for this purpose the 
actuarial  assumptions  and  methodology  used  should  be  based  on  IAS  19  rather  than  the  assumptions  and 
methodology used for funding purposes. 
 
To assess the value of the benefits on this basis, we have used the following financial assumptions as at 31 March  2014 
(the 31 March 2013 assumptions are included for comparison): 
 
 
 
31 March 2013 
31 March 2014 
 
Rate of return on investments (discount rate) 
4.2% per annum 
4.5% per annum 
 
 
Rate of pay increases 
3.9% per annum 
3.9% per annum*  
 
Rate  of  increases  in  pensions  in  payment  (in  2.4% per annum 
2.4% per annum 
 
excess of Guaranteed Minimum Pension) 
 
*  includes  a  corresponding  allowance  to  that  made  in  the  actuarial  valuation  for  short-term  public 
 
sector  pay restraint. 
 
 
The demographic assumptions are the same as those used for funding purposes. Full details of these assumptions are 
set out in the formal report on the actuarial valuation dated March 2014. 
 
During the year, corporate bond yields increased, resulting in a higher discount rate being used for IAS26 purposes  at 
the year end than at the beginning of the year (4.5% p.a. versus 4.2% p.a.). The pay increase assumption at the  year 
end has also changed to al ow for a short-term public sector pay restraint as detailed in the actuarial valuation. 
 
The value of the Fund’s promised retirement benefits for the purposes of IAS26 as at 31 March 2013 was estimated  as 
£1,901  million.  The  effect of  the changes  in actuarial  assumptions between 31 March  2013 and 31  March  2014  as 
described above is to decrease the liabilities by c£101 million. Adding interest over the year increases the  liabilities 
by  c£80  million,  and  allowing  for  net  benefits  accrued/paid  over  the  period  increases  the  liabilities  by  another c£10 
million  (including  any  increase  in  liabilities  arising  as  a  result  of  early  retirements/augmentations).  Finally,  allowing 
for  actual  vs  expected  membership  experience,  which  emerged  at  the  2013  valuation,  gives  a  reduction in liabilities 
of c£88 million. 
 
The net effect of al  the above is that the estimated total value of the Fund’s promised retirement benefits as at  31 
March 2014 is therefore £1,802 million. 
 
 
Paul Middleman 
Fellow of the Institute and Faculty of Actuaries  
Mercer Limited 
June 2014 
72 
 

Governance Policy and Compliance Statement 
 
GOVERNANCE POLICY  
 
Introduction and Legal Requirements 
 
Flintshire County Council is the Administering Authority responsible for maintaining and managing 
the  Clwyd  Pension  Fund  on  behalf  of  its  stakeholders;  the  scheme  members  and  employers 
participating in the Fund.  These responsibilities are primarily set out in Local Government Pension 
Scheme regulations.   
 
Flexibility  is  provided  for  each  Administering  Authority  to  determine  their  own  governance 
arrangements.    However  the  Local  Government  Pension  Scheme  Regulations  require  each 
Administering  Authority  to  prepare,  publish  and  maintain  a  governance  policy  and  compliance 
statement  setting  out  whether  the  Administering  Authority  delegates  its  functions,  or  part  of  its 
functions to a committee, a sub-committee or an officer of the authority, and if so: 
 
a)  the terms, structure and operational procedures of the delegation, 
 
b)  the frequency of any committee or sub-committee meetings, 
 
c)  whether such a committee or sub-committee includes representatives of Scheme employers 
or members, and if so, whether those representatives have voting rights 
 
d)  the  extent  to  which  a  delegation,  or  the  absence  of  a  delegation,  complies  with  guidance 
given by the Secretary of State and, to the extent that it does not so comply, the reasons for 
not complying, and 
 
e)  details of the terms, structure and operational procedures relating to the local pension board 
 
The regulations require Administering Authorities to consult such persons as it considers appropriate 
when preparing the policy and compliance statement. 
 
This document is the Governance Policy and Compliance Statement for Clwyd Pension Fund that 
has been prepared to meet the requirement of the Local Government Pension Scheme Regulations.  
The compliance statement required by point (d) is included as Appendix A.  This statement of policy 
and compliance will be updated in relation to the requirements of (e) by April 2015, which is the date 
the local pension board must be established by and the Pensions Regulator becomes responsible 
for oversight of some LGPS governance matters. 
 
Aims and Objectives 
 
Flintshire County Council recognises  the significance of its role as Administering Authority to  the 
Clwyd Pension Fund on behalf of its stakeholders which include:  
  around 33,000 current and former members of the Fund, and their dependents 
  around 25 employers within the Flintshire, Denbighshire and Wrexham Council areas 
  the local taxpayers within those areas 
 
73 
 

Our Fund's Mission Statement is: 
  We  will  be  known  as  forward  thinking,  responsive,  proactive  and  professional  providing 
excellent customer focused, reputable and credible service to all our customers. 
  We will have instilled a corporate culture of risk awareness, financial governance, and will be 
providing the highest quality, distinctive services within our resources. 
  We will work effectively with partners, being solution focused with a can do approach. 
 
In relation to the governance of the Fund we will aim to:  
  Act in the best interests of the Fund’s members and employers 
  Have  robust  governance  arrangements  in  place,  to  facilitate  informed  decision  making, 
supported by appropriate advice, policies and strategies 
  Ensure  the  Pension  Fund  is  managed  and  its  services  delivered  by  people  who  have  the 
appropriate knowledge and expertise 
  Act with integrity and be accountable to our stakeholders for our decisions, ensuring they are 
robust and well based 
  Understand and monitor risk  
  Strive to ensure compliance with the appropriate legislation and statutory guidance, and to act 
in the spirit of other relevant guidelines and best practice guidance  
  Clearly  articulate  our  objectives  and  how  we  intend  to  achieve  those  objectives  through 
business planning, and continually measure and monitor success  
 
Background to Governance Arrangements 
 
Flintshire  County  Council  reviewed  its  Governance  arrangements for  the  Clwyd  Pension  Fund  in 
2014.  Prior  to  this  date,  the  responsibility  for  the  Clwyd  Pension  Fund  rested  with  the  Head  of 
Finance who reported to the Clwyd Pension Fund Panel made up of elected members from Flintshire 
County Council, Denbighshire County Council and Wrexham County Borough Council.  In addition 
the  panel  had  non-voting  members  including  an  independent  adviser  and  a  scheme  member 
representative. 
 
An independent review by CIPFA in 2010 found the governance of the Fund to be very good but 
recognised  that  this  governance  structure  did  not  meet  best  practice,  in  particular  they 
recommended: 
  Responsibility for the management of the Clwyd Pension Fund should be transferred from the 
Head of Finance to a newly constituted Committee 
  There should be wider representation of stakeholders on the newly constituted committee with 
voting rights extended to all committee members. 
 
As  a  result,  in  May  2014,  the  Fund's  governance  arrangements  were  reviewed  and  the  Council 
established  a  formal  Pension  Fund  Committee,  supported  by  a  Pensions  Advisory  Panel.    The 
Corporate Finance Manager is the Section 151 Officer has a statutory responsibility for the proper 
financial  affairs  of  Flintshire  County  Council  which  including  Clwyd  Pension  Fund  matters.    In 
addition,  the  Council  has  delegated  specific  responsibilities  to  the  Chief  Officer  –  People  and 
Resources.   It is expected that this governance structure will be expanded later in 2014 or early 
2015 as a result of the requirement by the Public Service Pensions Act 2013 to introduce a local 
pension  board  to  assist  in  compliance  of  pension  fund  matters.    Taking  this  into  account,  the 
Council's governance structure for pension fund matters is as shown below.     
 
 
74 
 

 
FLINTSHIRE COUNTY 
LOCAL BOARD 
COUNCIL 
Oversight of 
(No Decision Making Power) 
ADMINISTERING 
Compliance 
 
AUTHORITY  
Equal Number of Employee and Employer 
Representatives  
 
Constitution Delegates 
 
Decision Making 
 
CLWYD PENSION FUND 
COMMITTEE 
5 FCC Elected Members 
 
SECTION 151 
1 DCC Elected Member 
OFFICER 
1 WCBC Elected Member 
 
1 Other Scheduled Body  
Statutory Responsi
 
bility: 
1 Member Representative 
Financ
  ial Administration 
 
 
ADVISORY PANEL 
Scheme of 
Corporate Finance Manager 
Delegation 
Chief Officer, People & Resources 
 
Clwyd Pension Fund Manager 
Consultation 
Investment Consultant 
CHIEF OFFICER, 
 
Fund Actuary (Benefits & Funding) 
PEOPLE & 
 
Independent Adviser 
RESOURCES 
Implementation 
 
 
 

 
 
Clwyd Pension Fund Committee 
 
The Pension Fund Committee's principal aim is to carry out the functions of Flintshire County 
Council as the Scheme Manager and Administering Authority for the Clwyd Pension Fund in 
accordance with Local Government Pension Scheme legislation.   
The members on the Clwyd Pension Fund Panel are not Trustees of the Fund, however, they do 
have a duty of care which is analogous to the responsibilities of Trustees in the private sector and 
they could be more accurately described as ‘Quasi Trustees’. The management of the Clwyd 
Pension Fund is Non-Political.  
The Committee's specific roles as outlined in the Council's Constitution are shown in Appendix B.  
The Committee may also delegate a limited range of its functions to one or more officers of 
Flintshire County Council.    
No matters relating to Flintshire County Council's responsibilities as an employer participating within 
the Clwyd Pension Fund are delegated to the Pension Fund Committee. 
The Pension Fund Committee meets at least quarterly and is composed of nine members as 
follows: 
  Five Councillors of Flintshire County Council, determined by the Council. 
  Four co-opted members comprising:- 
  One Councillor of Wrexham County Borough Council, determined by that Council. 
  One Councillor of Denbighshire County Council, determined by that Council. 
  One  Representative  of  the  other  Scheme  Employers  (not  admission  bodies)  in  the  Clwyd 
Pension Fund as defined by Schedule 2 of the Local Government Pension Scheme 2013, as 
amended from time to time, appointed in accordance with procedures agreed by the Head of 
Finance in consultation with the members of the Pension Fund Advisory Panel. 
  One  Representative  of  the  scheme  members  of  the  Clwyd  Pension  Fund,  appointed  in 
accordance with procedures agreed by the Head of Finance in consultation with the members 
of the Pension Fund Advisory Panel. 
 
The Council's Constitution permits named substitutes for Flintshire County Council members only, 
providing they satisfy the knowledge and skills policy of the pension fund.  The terms of reference 
for the members range from four to six years, and members may be reappointed for further terms. 
All members have equal voting rights. 
75 
 

Chief Officer, People and Resources 
 
Under  the  Council's  Constitution,  the  Chief  Officer,  People  and  Resources  is  responsible  for  the 
following matters: 
  The day to day management of Clwyd Pension Fund matters including ensuring arrangements 
for investment of  assets  and administration of contributions and benefits, excluding matters 
delegated to the Pensions Fund Committee. 
  Establish and Chair a Clwyd Pension Fund Advisory Panel consisting of officers of the Council 
and advisers to the Clwyd Pension Fund, to provide advice and propose recommendations to 
the Pension Fund Committee, and to carry out such matters as delegated to it from time to 
time by the Pension Fund Committee. 
 
Section 151 Officer – Corporate Finance Manager
 
 
Under the Council's current operating model, the Chief Finance Officer (S151) role is designated to 
the  Corporate  Finance  Manager.    The  Corporate  Finance  manager  therefore  has  a  statutory 
responsibility for the proper financial administration of the Clwyd Pension Fund, in addition to that 
of Flintshire County Council.  
 
Clwyd Pension Fund Advisory Panel 
 
The Clwyd Pension Fund Advisory Panel has been established by the Chief Officer, People and 
Resources to provide advice and propose recommendations to the Pension Fund Committee, and 
to carry out such matters as delegated to it from time to time by the Pension Fund Committee.   
 
Its membership consists of: 
  The Corporate Finance Manager of Flintshire County Council 
  The Chief Officer, People and Resources 
  The Clwyd Pension Fund Manager 
  Investment Consultant 
  Fund Actuary 
  Independent Adviser 
 
Training 
 
Flintshire County Council recognises that effective financial administration and decision making can 
only  be  achieved  where  those  involved  have  the  requisite  knowledge  and  skills.    Accordingly,  in 
relation to the management of the Clwyd Pension Fund, we adopt the key recommendations of the 
CIPFA Code of Practice on Public Sector Pensions Finance Knowledge and Skills.   
 
This  means  we  will  ensure  that  we  have  formal  and  comprehensive  objectives,  policies  and 
practices, strategies  and reporting arrangements for the effective acquisition and retention of the 
relevant LGPS and related knowledge and skills for those responsible for financial administration 
and decision-making relating to the Fund.  These policies and practices will be guided by reference 
to the framework of knowledge and skills defined within the CIPFA Pensions Finance Knowledge 
and Skills Frameworks. 
 
We  will  be developing  the  Fund's Training  Policy  later  in  2014,  albeit  it  already  has  an  intensive 
Training Plan in place.   
 
We  will  report  on  an  annual  basis  how  well  these  policies  have  been  adhered  to  throughout  the 
financial year as part of the Fund's Annual Report and Accounts.  
 
The  Council  has  delegated  the  responsibility  for  the  implementation  of  the  requirements  of  the 
CIPFA Code of Practice to the Chief Officer, People and Resources, who will act in accordance with 
the Fund's policy statement once it has been developed. 
76 
 

Monitoring Governance of the Clwyd Pension Fund 
 
The Fund's governance objectives will be monitored as follows: 
 
Objective 
Monitoring Arrangements 
Have  robust  governance  arrangements  in    The Independent Adviser undertakes an annual 
place,  to  facilitate  informed  decision  making, 
review of the effectiveness of the Clwyd Pension 
supported  by  appropriate  advice,  policies  and 
Fund's  governance  arrangements,  the  findings 
strategies. 
of  which  are  reported  to  the  Committee  and 
 
published.   
  In line with the Regulations this document will be 
filed with the DCLG. 
Ensure  the  Pension  Fund  is  managed  and  its    A Training  Policy  in  place  together with  annual 
services  delivered  by  people  who  have  the 
monitoring of all training by Pension Committee 
appropriate knowledge and expertise 
members and key officers. 
Act  with  integrity  and  be  accountable  to  our    The  employers  within  the  Fund,  together  with 
stakeholders  for  our  decisions,  ensuring  they 
union representatives, are invited to an Annual 
are robust and well based 
Joint  Consultative  Meeting.  Attendees  receive 
 
presentations  and  have  the  opportunity  to  ask 
questions on the governance of the Fund. 
  The  Pension  Fund  Committee  includes 
representatives  from  scheme  members  and 
most employers in the Fund. 
Understand and monitor risk  
  A Risk Policy and register in place. 
 
  Ongoing  consideration  of  key  risks  at  Pension 
Fund Committee meetings. 
Strive 
to 
ensure 
compliance 
with 
the    The  Governance  of  the  Fund  is  considered  by 
appropriate  legislation  and  statutory  guidance 
both  the  External  and  Internal  Auditors.  All 
and  to  act  in  the  spirit  of  other  relevant 
External and Internal Audit Reports are reported 
guidelines and best practice guidance  
to Committee. 
 
  The Fund has an Independent Adviser and their 
annual report includes reference to compliance 
with key requirements. 
Clearly  articulate  our  objectives  and  how  we    All  strategies  and  policies  include  reference  to 
intend  to  achieve  those  objectives  through 
how objectives will be monitored.   
business  planning,  and  continually  measure    Ongoing  monitoring  against  key  objectives  at 
and monitor success  
Pension Fund Committee meetings. 
 
  Ongoing monitoring of business plan targets at 
Pension Fund Committee meetings.  
 
 
 
 
 
 
77 
 

Key Risks  
The  key  risks  to  the  delivery  of  this  Strategy  are  outlined  below.    The  Pension  Fund  Committee 
members, with the assistance of the Clwyd Pension Fund Advisory Panel, will monitor these and 
other key risks and consider how to respond to them. 
  Changes  in  Pension  Fund  Committee  membership  and/or  key  officers  resulting  in  loss  of 
continuity and potentially diminishing knowledge and understanding 
  Changes  in  government  /  legislative  requirements  meaning  insufficient  time  allocated  to 
ongoing management, either at Pension Fund Committee meetings or as part of key officers' 
duties 
  Ineffective delegation of duties and/or presentation of Pension Fund Committee items resulting 
in insufficient time spent on key matters 
  Poor attendance and/or a lack of engagement at training and/or formal meetings by Committee 
Members, Advisory Panel members and/or other key officers resulting in a poor standard of 
decision making and/or monitoring 
  Conflicts  of  interest  not  being  appropriately  managed  by  Committee  Members  and/or  key 
officers. 
Best Practice Compliance Statement 
As  required  by  Local  Government  Pension  Scheme  Regulations  the  statement  below  compares 
Clwyd Pension Fund’s current governance arrangements with the best practice guidance issued by 
the  Secretary  of  State  for  Communities  and  Local  Government.    The  statement  provides  an 
explanation where the Fund is not fully compliant. 
Approval, Review and Consultation 
The governance structure of the Clwyd Pension Fund was reviewed in 2014. The employers of the 
Fund were consulted prior to that review. 
 
This Governance Policy and Statement was approved at the Clwyd Pension Fund Committee on 22 
July  2014.    It  will  be  formally  reviewed  and  updated  at  least  every  three  years  or  sooner  if  the 
governance arrangements or other matters included within it merit reconsideration. 
Further Information 
If  you  require  further  information  about  anything  in  or  related  to  this  Governance  Policy  and 
Statement, please contact: 
 
Philip Latham, Clwyd Pension Fund Manager, Flintshire County Council 
E-mail - xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx  
Telephone - 01352 702264 
 
78 
 

Appendix A - Clwyd Pension Fund Governance Compliance Statement 
 

Best Practice 
Compliant or not? 
Explanatory Note 
A. STRUCTURE 
 
 
a.  The  management  of  the  administration  of  benefits  and  COMPLIANT 
The  administration  of  benefits  and  strategic  management  of 
strategic  management  of  fund  assets  clearly  rests  with  the 
fund  assets  is  delegated  by  the  Council  to  Pension  Fund 
main committee established by the appointing council. 
Committee. 
b.  That  representatives  of  participating  LGPS  employers,  COMPLIANT 
Representatives covering most employers and scheme 
admitted bodies and scheme members (including pensioner 
members are Co-opted Members of the Pension Fund 
and  deferred  members)  are  members  of  either  the  main  or 
Committee.   
secondary committee established to underpin the work of the 
 
main committee. 
 
c.  That  where  a  secondary  committee  or  panel  has  been  NOT APPLICABLE   
established,  the  structure  ensures  effective  communication 
across both levels. 
d.  That  where  a  secondary  committee  or  panel  has  been  NOT APPLICABLE   
established,  at  least  one  seat  on  the  main  committee  is 
allocated  for  a  member  from  the  secondary  committee  or 
panel. 
B. REPRESENTATION 
 
 
a. That all key stakeholders are afforded the opportunity to be  PARTIALLY 
The Pension Fund Committee includes the following Co-opted 
represented  within  the  main  or  secondary  committee  COMPLIANT 
Members: 
structure. These include:- 
  employer  representatives  covering  all  employers  with  the 
i)  employing  authorities  (including  non-scheme  employers, 
exception of admission bodies  (as admission bodies make 
e.g. admitted bodies); 
up just a small proportion of the liabilities of the Fund) 
ii)  scheme  members  (including  deferred  and  pensioner 
  a scheme member representative covering all categories of 
scheme members), 
scheme member. 
iii)  where  appropriate,  independent  professional  observers, 
In  addition,  an  independent  adviser  attends all  Pension  Fund 
and 
Committee  meetings  and  the  Fund's  actuary  and  investment 
iv) expert advisors (on an ad-hoc basis). 
consultant regularly attend meetings on an ad-hoc basis. 
b.  That  where  lay  members  sit  on  a  main  or  secondary  COMPLIANT 
All  Pension  Fund  Committee  members,  including  Co-opted 
committee,  they  are  treated  equally  in  terms  of  access  to 
Members, are treated equally with full opportunity to contribute 
papers and meetings, training and are given full opportunity 
to the decision making process and with unrestricted access to 
to contribute to the decision making process, with or without 
papers and training, and with full voting rights. 
voting rights. 
C. SELECTION AND ROLE OF LAY MEMBERS 
 
 
79 
 

Best Practice 
Compliant or not? 
Explanatory Note 
a. That committee or panel members are made fully aware of  COMPLIANT 
This is highlighted via regular training and also when presenting 
the status, role and function they are required to perform on 
the Governance Strategy Statement for approval. 
either a main or secondary committee. 
b. That  at the start of any meeting committee members are  COMPLIANT 
This  is  no  longer  a  legal  requirement  but  we  recognise  that 
invited to declare any financial or pecuniary interest related to 
potential  conflicts  of  interest  can  arise  between  existing  roles 
specific matters on the agenda. 
(e.g.  as  employer  representatives  or  scheme  members)  and 
accordingly we still carry out this practice. 
D. VOTING 
 
 
a. The policy of individual administering authorities on voting  COMPLIANT 
The  Council's  Constitution  and  the  Fund's  Governance 
rights  is  clear  and  transparent,  including  the  justification  for 
Strategy  Statement  make  it  clear  that  all  Pension  Fund 
not extending voting rights to each body or group represented 
Committee members have equal voting rights. 
on main LGPS committees. 
E. TRAINING / FACILITY TIME / EXPENSES 
 
 
a.  That  in  relation  to  the  way  in  which  statutory  and  related  COMPLIANT  
Training is delivered through several avenues including: 
decisions are taken by the administering authority, there is a 
  An  initial  induction  for  new  Pension  Fund  Committee 
clear  policy  on  training,  facility  time  and  reimbursement  of 
Members 
expenses  in  respect  of  members  involved  in  the  decision-
  Ongoing training through written reports or presentations at 
making process. 
Committee meetings 
  Conferences and seminars. 
The actual costs and expenses relating to approved training are 
met  directly  or  can  be  reimbursed  from  the  Clwyd  Pension 
Fund.  The Co-opted Members of the Pension Fund Committee 
receive payments for attendance at meetings (including training 
events)  as  detailed  within  the  Flintshire  County  Council 
Members' Remuneration Scheme. 
b.  That  where  such  a  policy  exists,  it  applies  equally  to  all  COMPLIANT 
 
members of committees, sub-committees, advisory panels or 
any other form of secondary forum. 
c. That the administering authority considers the adoption of  COMPLIANT 
A log of individual Member training is maintained.  In addition, 
annual training plans for committee members and maintains 
the  Fund  has  adopted  the  CIPFA  Knowledge  and  Skills 
a log of all such training undertaken. 
Framework and is developing a Fund specific Training Policy. 
 
 
F. MEETINGS (FREQUENCY/QUORUM) 
 
 
80 
 

Best Practice 
Compliant or not? 
Explanatory Note 
a.  That  an  administering  authority’s  main  committee  or  COMPLIANT 
 
committees meet at least quarterly. 
b. That an administering authority’s secondary committee or  NOT APPLICABLE   
panel meet at least twice a year and is synchronised with the 
dates when the main committee sits. 
c.  That  an  administering  authority  who  do  not  include  lay  NOT APPLICABLE  Even  though  we  do  have  lay  members  on  our  Pension 
members  in  their  formal  governance  arrangements,  must 
Committee, we also have an Annual Joint Consultative Meeting 
provide a forum outside of those arrangements by which the 
(AJCM) for employing bodies and scheme members. 
interests of key stakeholders can be represented 
G. ACCESS 
 
 
a.  That  subject  to  any  rules  in  the  council’s  constitution,  all  COMPLIANT 
All  Members  of  the  Pension  Fund  Committee  have  equal 
members of main and secondary committees or panels have 
access to papers. 
equal  access  to  committee  papers,  documents  and  advice 
that falls to be considered at meetings of the main committee. 
H. SCOPE 
 
 
a.  That  administering  authorities  have  taken  steps  to  bring  COMPLIANT 
The  remit  of  the  Pension  Fund  Committee  covers  all  Fund 
wider  scheme  issues  within  the  scope  of  their  governance   
matters,  including  administration,  communications,  funding, 
arrangements 
investments and governance.   
 
 
I. PUBLICITY 
 
 
 
a.  
That  administering  authorities  have  published  details  of  COMPLIANT 
The Fund publishes a detailed Annual Report, newsletters for 
their  governance  arrangements  in  such  a  way  that   
active and pensioner members, road shows, drop in sessions 
stakeholders with an interest in the way in which the scheme 
and an Annual Meeting for 
is governed, can express an interest in wanting to be part of 
Employers  and  representatives  of  stakeholders  (AJCM).    In 
those arrangements. 
addition  all  Pension  Fund  Committee  reports  are  available  to 
 
view  on  the  Flintshire  County  Council  website  (other  than 
exempt items). 
81 
 

Appendix  B  –  Delegated  Roles  and  Functions  of  the  Clwyd  Pension  Fund 
Committee 
 
The Pension Fund Committee will have the following specific roles and functions, taking account of 
advice from the Chief Officer, People and Resources and the Fund's professional advisers: 
 
a)  Ensuring the Clwyd Pension Fund is managed and pension payments are made in compliance 
with  the  extant  Local  Government  Pension  Scheme  Regulations,  Her  Majesty’s  Revenue  & 
Customs  requirements  for  UK  registered  pension  schemes  and  all  other  relevant  statutory 
provisions. 
 
b)  Ensuring robust risk management arrangements are in place.  
 
c)  Ensuring the Council operates with due regard and in the spirit of all relevant statutory and non-
statutory best practice guidance in relation to its management of the Clwyd Pension Fund. 
 
d)  Determining  the  Pension  Fund’s  aims  and  objectives,  strategies,  statutory  compliance 
statements, policies and procedures for the overall management of the Fund, including in relation 
to the following areas:  
 
i)  Governance – approving the Fund's Governance Policy and Compliance Statement for the 
Fund  within  the  framework  as  determined  by  Flintshire  County  Council  and  making 
recommendations to Flintshire County Council about any changes to that framework. 
 
ii)  Funding  Strategy  –  approving  the  Fund's  Funding  Strategy  Statement  including  ongoing 
monitoring and management of the liabilities, ensuring appropriate funding plans are in place 
for all employers in the Fund, overseeing the triennial valuation and interim valuations, and 
working  with the actuary in  determining the appropriate level of employer contributions for 
each employer. 
 
iii)  Investment  strategy  -  approving  the  Fund's  investment  strategy,  Statement  of  Investment 
Principles  and  Myners  Compliance  Statement  including  setting  investment  targets  and 
ensuring these are aligned with the Fund's specific liability profile and risk appetite.  
 
iv)  Administration Strategy – approving the Fund's Administration Strategy determining how the 
Council  will  the  administer  the  Fund  including  collecting  payments  due,  calculating  and 
paying benefits, gathering information from and providing information to scheme members 
and employers.  
 
v)  Communications Strategy – approving the Fund's Communication Strategy, determining the 
methods of communications with the various stakeholders including scheme members and 
employers.  
 
vi)  Discretions – determining how the various administering authority discretions are operated 
for the Fund.  
 
e)  Monitoring the implementation of these policies and strategies on an ongoing basis. 
 
f)  Considering the Fund's financial statements prior to approval by the Council and agreeing the 
Fund’s annual report. 
 
 
82 
 

g)  Selection,  appointment  and  dismissal  of  the  Fund’s  advisers,  including  actuary,  benefits 
consultants, investment consultants, global custodian, fund managers, lawyers, pension funds 
administrator, and independent professional advisers. 
 
h)  Making  decisions  relating  to  employers  joining  and  leaving  the  Fund.  This  includes  which 
employers  are  entitled  to  join  the  Fund,  any  requirements  relating  to  their  entry,  ongoing 
monitoring and the basis for leaving the Fund.  
 
i)  Agreeing the terms and payment of bulk transfers into and out of the Fund.  
 
j)  Agreeing Pension Fund business plans and monitoring progress against them. 
 
k)  Agreeing the Fund's Knowledge and Skills Policy for all Pension Fund Committee members and 
for all officers of the Fund, including determining the Fund’s knowledge and skills framework, 
identifying training requirements, developing training plans and monitoring compliance with the 
policy.  
 
l)  Agreeing  the  Administering  Authority  responses  to  consultations  on  LGPS  matters  and  other 
matters where they may impact on the Fund or its stakeholders.  
 
m) Receiving ongoing reports from the Chief Officer, People and Resources and Pensions Advisory 
Panel in relation to delegated functions. 
 
83 
 

Clwyd Pension Fund (CPF) 
2013 Funding Strategy Statement (FSS) 
 
This Statement has been prepared by Flintshire County Council (the Administering Authority) to set 
out the funding strategy for the Clwyd Pension Fund (the CPF), in accordance with Regulation 35 
of the Local Government Pension Scheme (Administration) Regulations 2008 (as amended) and the 
guidance  paper  issued  by  the  Chartered  Institute  of  Public  Finance  and  Accountancy  (CIPFA) 
Pensions Panel. 
 
1. 
INTRODUCTION 
 
The  Local  Government  Pension  Scheme  (Administration)  Regulations  2008  (as  amended)  (“the 
Administration Regulations”) provide the statutory framework from which the Administering Authority 
is required to prepare a FSS. The key requirements for preparing the FSS can be summarised as 
follows: 
 
  After consultation with all relevant interested parties involved with the Fund, the Administering 
Authority will prepare and publish their funding strategy.  
 
  In preparing the FSS, the Administering Authority must have regard to :- 
 
  the guidance issued by CIPFA for this purpose; and 
 
  the Statement of Investment Principles (SIP) for the CPF published under Regulation 
12 of the Local Government Pension Scheme (Management and Investment of Funds) 
Regulations 2009 (as amended); 
 
  The  FSS must  be  revised  and  published  whenever there  is a  material change  in either the 
policy on the matters set out in the FSS or the Statement of Investment Principles. 
 
Benefits  payable  under  the  CPF  are  guaranteed by  statute  and  thereby  the  pensions  promise  is 
secure.  The FSS addresses the issue of managing the need to fund those benefits over the long 
term, whilst at the same time, facilitating scrutiny and accountability through improved transparency 
and disclosure. 
 
The  Scheme  is  a  defined  benefit  arrangement  with  principally  final  salary  related  benefits  from 
contributing members up to 1 April 2014 and Career Averaged Revalued Earnings (“CARE”) benefits 
earned thereafter.  There is also the introduction of a “50:50 Scheme Option”, where members can 
elect to accrue 50% of the full scheme benefits and pay 50% of the normal member contribution. 
 
The benefits provided by the CPF are specified in the governing legislation (the Local Government 
Pension Scheme (Benefits, Membership and Contributions) Regulations 2007 (as amended) (“the 
BMC Regulations”) and the Administration Regulations referred to above.  New legislation contained 
in the Local Government Pension Scheme Regulations 2013 (“the 2013 Regulations”) governs the 
CPF from 1 April 2014. The required levels of employee contributions from 1 April 2014 are also 
specified in the 2013 Regulations.   
 
Employer  contributions  are  determined  in  accordance  with  the  Administration  Regulations  which 
require that an actuarial valuation is completed every three years by the actuary, including a rates 
and adjustments certificate. Contributions to the CPF should be set so as to “secure its solvency”, 
whilst the actuary must also have regard to the desirability of maintaining as nearly constant a rate 
of contribution as possible. The actuary must have regard to the FSS in carrying out the valuation. 
 
84 
 

2. 
PURPOSE OF THE FSS IN POLICY TERMS 
 
Funding is the making of advance provision to meet the cost of accruing benefit promises.  Decisions 
taken  regarding  the  approach  to  funding  will  therefore  determine  the  rate  or  pace  at  which  this 
advance provision is made. Although the Regulations specify the fundamental principles on which 
funding  contributions  should  be  assessed,  implementation  of  the  funding  strategy  is  the 
responsibility  of  the  Administering  Authority,  acting  on  the  professional  advice  provided  by  the 
actuary.  
 
The purpose of this Funding Strategy Statement is: 
 
  to establish a clear and transparent fund-specific strategy which will identify how employers' 
pension liabilities are best met going forward; 
 
  to  support  the  regulatory  requirement  to  maintain  as  nearly  constant  employer  contribution 
rates as possible; and 
 
  to take a prudent longer-term view of funding those liabilities. 
 
The intention is for this strategy to be both cohesive and comprehensive for the CPF as a whole, 
recognising that there will be conflicting objectives which need to be balanced and reconciled.  Whilst 
the  position  of  individual  employers  must  be  reflected  in  the  statement,  it  must  remain  a  single 
strategy for the Administering Authority to implement and maintain.  
 
3. 
AIMS AND PURPOSE OF THE CPF 
 
The aims of the Fund are to: 
 

  enable  employer  contribution  rates  to  be  kept  as  nearly  constant  as  possible  and  at 
reasonable cost to the taxpayers, scheduled, resolution and admitted bodies 
 
  manage employers’ liabilities effectively 
 
  ensure that sufficient resources are available to meet all liabilities as they fall due, and 
 
  maximise the returns from investments within reasonable risk parameters. 
 
The purpose of the Fund is to:  

 
  receive monies in respect of contributions, transfer values and investment income,  
 
  and  pay  out  monies  in  respect  of  scheme  benefits,  transfer  values,  costs,  charges  and 
expenses as defined in the Local Government Pension Scheme (Administration) Regulations 
2008  (as  amended),  the  Local  Government  Pension  Scheme  (Benefits,  Membership  and 
Contributions)  Regulations  2007  (as  amended),  the  2013  Regulations  and  in  the  Local 
Government Pension Scheme (Management and Investment of Funds) Regulations 2009. 
 
4. 

RESPONSIBILITIES OF THE KEY PARTIES 
 
The Administering Authority should: 
 
  collect employer and employee contributions 
  invest surplus monies in accordance with the Regulations 
  ensure that cash is available to meet liabilities as and when they fall due 
  manage the valuation process in consultation with the CPF’s actuary 
  prepare and maintain an FSS and a SIP, both after due consultation with interested parties, 
and 
85 
 

  monitor all aspects of the CPF’s performance and funding and amend FSS/SIP. 
 
The Individual Employer 
should: 
 
  deduct  contributions  from  employees’  pay  correctly  after  determining  the  appropriate 
employee contribution rate (in accordance with the Regulations) 
  pay all contributions, including their own as determined by the actuary, promptly by the due 
date 
  exercise discretions within the regulatory framework 
  make additional contributions in accordance with agreed arrangements in respect of, for 
example, augmentation of scheme benefits, early retirement strain, and 
  notify  the  Administering  Authority  promptly  of all  changes  to membership  or, as  may  be 
proposed, which affect future funding. 
The Fund actuary should: 
 
  prepare  valuations  including  the  setting  of  employers’  contribution  rates  after  agreeing 
assumptions with the Administering Authority and having regard to the FSS 
  prepare  advice  and  calculations  in  connection  with  bulk  transfers and  individual  benefit-
related matters,  
  advise on funding strategy, the preparation of the FSS, and the inter-relationship between 
the FSS and the SIP. 
 
5. 
SOLVENCY ISSUES AND TARGET FUNDING LEVELS 
 
Funding Objective 
To meet the requirements of the Administration Regulations the Administering Authority’s long term 
funding objective is for the Fund to achieve and then maintain sufficient assets to cover 100% of 
projected  accrued  liabilities  (the  “funding  target”)  assessed  on  an  ongoing  past  service  basis 
including allowance for projected final pay. In the long term, the employer rate would ultimately revert 
to the Future Service Rate. 
 
Determination of the Funding Target and Recovery Period 
 
The principal method and assumptions to be used in the calculation of the funding target are set out 
in Appendix 1. 
 
Underlying these assumptions are the following two tenets: 
  that the Scheme is expected to continue for the foreseeable future; and 
  favourable investment performance can play a valuable role in achieving adequate funding 
over the longer term. 
This allows us to take a longer term view when assessing the contribution requirements for certain 
employers.  As part of this valuation when looking to potentially stabilise contribution requirements 
we will consider whether we can build into the funding plan the following:- 
  some allowance for interest rates and bond yields to revert to higher levels over the medium 
to long term; and 
  whether some allowance for increased investment return can be built into the funding plan 
over the agreed recovery period. 
In considering this the Administering Authority, based on the advice of the Actuary, will consider if 
this results in a reasonable likelihood that the funding plan will be successful. 
86 
 

As part of each valuation separate employer contribution rates are assessed by the actuary for each 
participating  employer  or  group  of  employers.  These  rates  are  assessed  taking  into  account  the 
experience and circumstances of each employer, following a principle of no cross-subsidy between 
the distinct employers in the Scheme.  In attributing the overall investment performance obtained on 
the  assets  of  the  Scheme  to  each  employer  a  pro-rata  principle  is  adopted.  This  approach  is 
effectively  one  of  applying  a  notional  individual  employer  investment  strategy  identical  to  that 
adopted for the Scheme as a whole. 
 
The Administering Authority,  following consultation with the participating employers, has adopted 
the following objectives for setting the individual employer contribution rates arising from the 2013 
actuarial valuation: 
 
  In the current circumstances, as a general rule, the Fund does not believe it appropriate for 
deficit contribution reductions to apply compared to the 2010 funding plan where substantial 
deficits remain.  
   
  In addition, a maximum deficit recovery period of 20 years will apply. Employers will have the 
freedom to adopt a recovery plan on the basis of a shorter period if they so wish. A shorter 
period  may  be  applied  in  respect  of  particular  employers  where  the  Administering  Authority 
considers this to be warranted (see Deficit Recovery Plan below). 
 
  For any employers assessed to be in surplus, their individual contribution requirements will be 
adjusted  to  such  an  extent  that  any  surplus  is  used  (ie  run-off)  over  a  20  year  period  (if 
surpluses  are  sufficiently  large,  contribution  requirements  will  be  set  to  a  minimum  nil  total 
amount).  The current level of contributions will be phased down as appropriate. 
 
  The employer contributions will be expressed and certified as two separate elements: 
 
a percentage of pensionable payroll in respect of the future accrual of benefit 
 
a schedule of lump sum amounts over 2014/17 in respect of the past service deficit subject 
to the review from April 2017 based on the results of the 2016 actuarial valuation. 
 
  Where increases in employer contributions are required from 1 April 2014, following completion 
of the 2013 actuarial valuation, the increase from the rates of contribution payable in the year 
2013/14 may be implemented in steps, over a maximum period of [3] years.  
 
  On the cessation of an employer’s participation in the Scheme, the actuary will be asked to 
make a termination assessment.  Any deficit in the Scheme in respect of the employer will be 
due  to  the  Scheme  as  a  termination  contribution,  unless  it  is  agreed  by  the  Administering 
Authority and the other parties involved that the assets and liabilities relating to the employer 
will transfer within the Scheme to another participating employer.  The full termination policy is 
set out in Appendix 3. 
In determining the above objectives the Administering Authority has had regard to: 
  the responses made to the consultation with employers on the FSS principles 
  relevant guidance issued by the CIPFA Pensions Panel  
  the need to balance a desire to attain the target as soon as possible against the short-
term cash requirements which a shorter period would impose, and 
  the  Administering  Authority’s  views  on  the  strength  of  the  participating  employers’ 
covenants in achieving the objective. 
Deficit Recovery Plan 
If the assets of the scheme relating to an employer are less than the funding target at the effective 
date  of  any  actuarial  valuation,  a  recovery  plan  will  be  put  in  place,  which  requires  additional 
contributions from the employer to meet the shortfall.   
87 
 

Additional contributions will be expressed as annual monetary lump sums, subject to review based 
on the results of each actuarial valuation. 
In determining the actual recovery period to apply for any particular employer to employer grouping, 
the Administering Authority may take into account some or all of the following factors: 
  the size of the funding shortfall; 
  the business plans of the employer; 
  the  assessment  of  the  financial  covenant  of  the  Employer;  and  the  security  of  future 
income streams 
  any  contingent  security  available  to  the  Fund  or  offered  by  the  Employer  such  as 
guarantor or bond arrangements, charge over assets, etc. 
  length of expected period of participation in the Fund. 
In certain instances, and in particular for Fund employers which are considered by the Administering 
Authority to provide a high level of financial covenant, an allowance may be made as part of the 
Recovery Plan for investment performance at a higher level than that assumed for assessment of 
the funding target. It is envisaged that this option will only be afforded to eligible employers where 
an  increase  in  contributions  is  required  (compared  to  the  2013/14  level  of  contribution)  when 
adopting  the  maximum  20  year  recovery  period.    This  higher  level  of  return  assumed  will,  in 
particular reflect the actual investment strategy of the Fund, on the basis that this is to be maintained 
over the entire recovery period. The assumptions to be used in these Recovery Plan calculations 
are set out in Appendix 2. 
It is acknowledged by the Administering Authority that, whilst posing a relatively low risk to the Fund 
as a whole, a number of smaller employers may be faced with significant contribution increases that 
could seriously affect their ability to function in the future.  The Administering Authority therefore, 
after specific agreement has been obtained by Fund Officers from the Clwyd Pension Fund Panel, 
would be willing to use its discretion to negotiate an evidence based affordable level of contributions 
for  the organisation for  the  three  years 2014/17.   Any  application  of  this  option  is at  the ultimate 
discretion  of  the  Administering  Authority  and  will  only  be  considered  after  the  provision  of  the 
appropriate evidence.      
 
The Normal Cost of the Scheme (Future Service Contribution Rate) 
In  addition  to  any  contributions  required  to  rectify  a  shortfall  of  assets  below  the  funding  target, 
contributions will be required to meet the cost  of future accrual of benefits for members after the 
valuation date (the “normal cost”). The method and assumptions for assessing these contributions 
are also set out in Appendix 1. 
 
6. 

LINK  TO  INVESTMENT  POLICY  SET  OUT  IN  THE  STATEMENT  OF  INVESTMENT 
PRINCIPLES (See Appendix 2) 

 
The results of the 2013 valuation show the liabilities at 31 March 2013 to be [66]% covered by the 
current assets, with the funding deficit of [34]% being covered by future deficit contributions.  
 
In assessing the value of the CPF’s liabilities in the valuation, allowance has been made for asset 
out-performance as described in Appendix 1, taking into account the investment strategy adopted 
by the CPF, as set out in the SIP. 
 
It is not possible to construct a portfolio of investments which produces a stream of income exactly 
matching the expected liability outgo.  However, it is possible to construct a portfolio which closely 
matches  the  liabilities  and  represents  the  least  risk  investment  position.    Such  a  portfolio  would 
consist of a mixture of long-term index-linked and fixed interest gilts. Investment of the CPF’s assets 
in line with the least risk portfolio would minimise fluctuations in the CPF’s ongoing funding level 
between successive actuarial valuations. 
 
88 
 

Departure  from  a  least  risk  investment  strategy,  in  particular  to  include  equity  type  investments, 
gives  the  prospect  that  out-performance  by  the  assets  will,  over  time,  reduce  the  contribution 
requirements.  The funding target might in practice therefore be achieved by a range of combinations 
of funding plan, investment strategy and investment performance. 
 
The current benchmark investment strategy, as set out in the SIP, is: 
 
Asset Class (Summary) 

  
Equities 
43.0 
  
Fixed Interest 
15.0 
 
Alternative Investments 
42.0 
 
TOTAL 
100.0 
 
 
 

Asset Class (Detailed) 

 
Equities 
  
 
 
Developed Passive 
19.0 
 
  
Global 
10.0 
 
  
PacRim equities 
7.0 
 
  
Emerging market equities 
7.0 
 
  
  
43.0 
 
Fixed Interest 
  
 
 
  
Unconstrained 
15.0 
 
 
 
15.0 
 
Alternative Investments 
  
 
 
Commodities 
4.0 
 
  
Asset Allocation 
12.0 
 
  
Private Equity 
8.0 
 
  
Property 
7.0 
 
  
Hedge Fund of Funds 
5.0 
 
  
Infrastructure 
2.0 
 
  
Timber/Agriculture 
2.0 
 
  
Free Allocation 
2.0 
 
 
 
42.0 
 
 
 
 
 
 
 
 TOTAL 
100.0 
 
 
The funding strategy adopted for the 2013 valuation is based on an assumed asset out-performance 
of 1.4% per annum. 
   
7. 
IDENTIFICATION OF RISKS AND COUNTER MEASURES 
The  funding  of  defined  benefits  is  by  its  nature  uncertain.  Funding  of  the  CPF  is  based  on  both 
financial and demographic assumptions.  These assumptions are specified in the Appendices and 
the actuarial valuation report.  When actual experience is not in line with the assumptions adopted 
a surplus or shortfall will emerge at  the next  actuarial assessment and will require a subsequent 
contribution adjustment to bring the funding back into line with the target.   
The  Administering  Authority  has  been  advised  by  the actuary  that  the  greatest  risk  to  the  CPF’s 
funding is the investment risk inherent in the predominantly equity (or return seeking) based strategy, 
so that actual asset out-performance between successive valuations could diverge significantly from 
the overall out performance assumed in the long term. 
 
89 
 

What are the Risks? 
 
Financial  
  Investment markets fail to perform in line with expectations 
  Market yields move at variance with assumptions 
  Investment Fund Managers fail to achieve performance targets over the longer term 
  Asset re-allocations in volatile markets may lock in past losses 
 Pay and price inflation significantly more or less than anticipated 
  Effect  of  possible  increase  in  employer’s  contribution  rate  on  service  delivery  and 
admitted/scheduled bodies 
In  the  context  of  managing  various  aspects  of  the  Fund’s  risks,  the  Administering  Authority  has 
embarked on a “Flightpath” risk management investment strategy.   A Liability Driven Investments 
(LDI) mandate of up to 15% of the Fund’s assets has recently been awarded. 
 
The  principle  aim  of  this  risk  management  strategy  is  to  effectively  control  and  limit  interest  and 
inflation  risks  being  run  by  the  Fund  (as  these  factors  can  lead  to  significant  changes  to  liability 
values).    The overall funding flightpath strategy is to consider and structure the investment strategy 
to  determine  a  balance  between  return-seeking  and  risk-hedging  assets.    This  approach  will 
continue to be developed over the coming months and further details will be included in the Fund’s 
Statement of Investment Principles (SIP). 
 
Demographic 
  Longevity horizon continues to expand 
  Deteriorating pattern of early retirements (including those granted on the grounds of ill health) 
  The level of take-up of the 50:50 option at a higher or lower level than built into the actuarial 
assumptions. 
Insurance of certain benefits 
The  contributions  for  any  employer  may  be  varied  as  agreed  by  the  Actuary  and  Administering 
Authority to reflect any changes in contribution requirements as a result of any benefit costs being 
insured with a third party or internally within the Fund. 
 
Regulatory 
  Further changes to Regulations, e.g. more favourable benefits package, potential new entrants 
to scheme, e.g. part-time employees 
  Changes to national pension requirements and/or HMRC rules 
Governance 
  Administering Authority unaware of structural changes in employer’s  membership  (e.g.  large 
fall in employee numbers, large number of retirements) 
  Administering Authority not advised of an employer closing to new entrants 
  An employer ceasing to exist with insufficient funding or adequacy of a bond. 
  Changes in Panel membership. 
 
 
90 
 

 
8. 
MONITORING AND REVIEW 
 
The Administering Authority has taken advice from the actuary in preparing this Statement, and has 
also consulted with employing organisations. 
 
A full review of this Statement will occur no less frequently than every three years, to coincide with 
completion  of  a  full  actuarial  valuation.    Any  review  will  take  account  of  then  current  economic 
conditions and will also reflect any legislative changes. 
 
The Administering Authority will monitor the progress of the funding strategy between full actuarial 
valuations.  If considered appropriate, the funding strategy will be reviewed (other than as part of 
the triennial valuation process), for example: 
  if there has been a significant change in market conditions, and/or deviation in the progress of 
the funding strategy 
  if there have been significant changes to the CPF membership, or LGPS benefits  
  if there have been changes to the circumstances of any of the employing authorities to such 
an extent that they impact on or warrant a change in the funding strategy e.g. closure to new 
entrants 
  if there have been any significant special contributions paid into the CPF 
 
Kerry Feather  
Head of Finance (Administrator & Treasurer to the Fund) 
Flintshire County Council as lead authority for the Clwyd Pension Fund 

91 
 

APPENDIX 1 
ACTUARIAL VALUATION AS AT 31 MARCH 2013 
 
Method and assumptions used in calculating the funding target 
Method 
The actuarial method to be used in the calculation of the funding target is the Projected Unit method, 
under  which  the  salary  increases  assumed  for  each  member  are  projected  until  that  member  is 
assumed  to  leave  active  service  by  death,  retirement  or  withdrawal  from  service.  This  method 
implicitly allows for new entrants to the scheme on the basis that the overall age profile of the active 
membership will remain stable. As a result, for those employers which are closed to new entrants, 
an alternative method is adopted (the Attained Age method), which makes advance allowance for 
the anticipated future ageing and decline of the current closed membership group.  
Financial assumptions 
Investment return (discount rate) 
A yield based on market returns on UK Government gilt stocks and other instruments which reflects 
a market consistent discount rate for the profile and duration of the Scheme’s accrued liabilities, 
plus an Asset Out-performance Assumption (“AOA”) 1.4% per annum.   
 
The asset out-performance assumptions represent the allowance made, in calculating the funding 
target, for the long term additional investment performance on the assets of the Fund relative to the 
yields available on long dated gilt stocks as at the valuation date.  
Inflation (Consumer Prices Index) 
The inflation assumption will be taken to be the investment market’s expectation for RPI inflation as 
indicated by the difference between yields derived from market instruments, principally conventional 
and index-linked UK Government gilts as at the valuation date, reflecting the profile and duration of 
the Scheme’s accrued liabilities, but subject to the following two adjustments: 
  an allowance for supply/demand distortions in the bond market is incorporated, and 
  due to retirement pensions being increased annually by the change in the Consumer Price 
Index rather than the Retail Price Index, The overall reduction to RPI inflation at the valuation 
date is [1.0]% per annum. 
Salary increases 
The  assumption  for  real  salary  increases  (salary  increases  in  excess  of  price  inflation)  will  be 
determined by an allowance of 1.5% p.a. over the inflation assumption as described above.  This 
includes  allowance  for  promotional  increases.    In  addition  to  the  long  term  salary  increase 
assumption allowance has been made for expected short term pay restraint for major employers as 
budgeted in their financial plan.  This results in a total salary increase of 1% per annum for 3 years. 
Pension increases/Indexation of CARE benefits 
Increases to pensions are assumed to be in line with the inflation (CPI) assumption described above. 
This is modified appropriately to reflect any benefits which are not fully indexed in line with the RPI 
(e.g. Guaranteed Minimum Pensions in respect of service prior to April 1997). 
Demographic assumptions 
Mortality 
The mortality in retirement assumptions will be based on the most up-to-date information in relation 
to self-administered pension schemes published by the Continuous Mortality Investigation (CMI), 
making  allowance  for  future  improvements  in  longevity  and  the  experience  of  the  scheme.    The 
mortality  tables  used  are  set  out  below,  with  a  loading  reflecting  CPF  specific  experience.  The 
derivation  of  the mortality  assumption  is  set  out  in  a  separate  paper  as  supplied  by  the Actuary. 
92 
 

Current members who retire on the grounds of ill health are assumed to exhibit average mortality 
equivalent to that for a good health retiree at an age 4 years older whereas for existing ill health 
retirees  we  assume  this  is  at  an  age  3  years  older.    For  all  members,  it  is  assumed  that  the 
accelerated trend in longevity seen in recent years will continue in the longer term and as such, the 
assumptions build in a minimum level of longevity ‘improvement’ year on year in the future in line 
with the CMI projections subject to a minimum rate of improvement of 1.5% per annum. 
 
The mortality before retirement has also been adjusted based on LGPS wide experience. 
 
Commutation 
It has been assumed that, on average, 50% of retiring members will take the maximum tax-free cash 
available at retirement and 50% will take the standard 3/80ths cash sum. The option which members 
have to commute part of their pension at retirement in return for a lump sum is a rate of £12 cash 
for each £1 p.a. of pension given up.  
Other Demographics 
Following an analysis of Fund experience carried out by the Actuary, the incidence of retirement in 
normal health and in ill health and the proportions married/civil partnership assumption have been 
modified from the last  valuation.  In addition, allowing for take-up of the 50:50 option will be made 
up to a maximum of 5% of current and future members for certain employers (who have sufficient 
size of current contributing members).  Other assumptions are as per the last valuation. 
Expenses 
Expenses are met out the Fund, in accordance with the Regulations. This is allowed for by adding 
0.5% of pensionable pay to the contributions as required from participating employers. This addition 
is  reassessed  at  each  valuation.  Investment  expenses  have  been  allowed  for  implicitly  in 
determining the discount rates. 
Discretionary Benefits 
The costs of any discretion exercised by an employer in order to enhance benefits for a member 
through the Fund will be subject to additional contributions from the employer as required by the 
Regulations as and when the event occurs.  As a result, no allowance for such discretionary benefits 
has been made in the valuation. 
Method and assumptions used in calculating the cost of future accrual 
 
The  cost  of  future  accrual  (normal  cost)  will  be  calculated  using  the  same  actuarial  method  and 
assumptions as used to calculate the funding target except that the financial assumptions adopted 
will be as described below. 
 
The financial assumptions for assessing the future service contribution rate should take account of 
the following points: 
  contributions  will  be  invested  in  market  conditions  applying  at  future  dates,  which  are 
unknown at  the effective date of the valuation,  and which  are not directly linked to market 
conditions at the valuation date; and 
  the future service liabilities for which these contributions will be paid have a longer average 
duration than the past service liabilities 
The financial assumptions in relation to future service (i.e. the normal cost) are not specifically linked 
to investment conditions as at the valuation date itself, and are based on an overall assumed real 
return  (i.e.  return  in  excess  of  price  inflation)  of  3.0%  per  annum,  with  a  long  term  average 
assumption for consumer price inflation of 2.6% per annum. These two assumptions give rise to an 
overall discount rate of 5.6% p.a. (i.e. 3.0% plus 2.6%).  
Adopting this approach the future service rate is not subject to variation solely due to different market 
conditions applying at each successive valuation, which reflects the requirement in the Regulations 
for stability in the “Common Rate” of contributions. In market conditions at the effective date of the 
93 
 


2013 valuation this approach gives rise to a slightly  more optimistic stance (i.e. allows for a higher 
AOA) in relation to the cost of accrual of future benefits compared to the market related basis used 
for the assessment of the funding target. 
At each valuation the cost of the benefits accrued since the previous valuation will become a past 
service  liability.  At  that  time  any  mismatch  against  gilt  yields  and  the  asset  out-performance 
assumptions used for the funding target is fully taken into account in assessing the funding position. 
Summary  of  key  whole  Fund  assumptions  used  for  calculating  funding  target  and  cost  of 
future accrual (the “normal cost”) for the 2013 actuarial valuation 

Long-term gilt yields 
 
  Fixed interest 
3.2% p.a. 
  Index linked 
-0.4% p.a. 
Past service Funding Target financial assumptions 
 
  Investment return/Discount Rate 
4.6% p.a. 
  CPI price inflation 
2.6% p.a. 
  Long Term Salary increases 
4.1% p.a. 
  Pension increases/indexation of CARE benefits 
2.6% p.a. 
Future service accrual financial assumptions 
 
  Investment return 
5.6% p.a. 
  CPI price inflation 
2.6% p.a. 
  Long Term Salary increases 
4.1% p.a. 
  Pension increases/indexation of CARE benefits 
2.6% p.a. 
 
Demographic assumptions 
The post retirement mortality tables adopted for this valuation are as follows: 
 
 
Other demographic assumptions are noted below: 
 
Withdrawal  
As for 2010 valuation 
Other demographics  
Based on LG scheme specific experience. 
 
50:50 Option 
Up to 5% take-up for certain employers 
94 
 

APPENDIX 2 
 
Assumptions used in calculating contributions payable under the recovery plan 
 
The contributions payable under the recovery plan are calculated using the same assumptions as 
those used to calculate the funding target, with the exception that, for certain employers which are 
considered  by  the  Administering  Authority  to  provide  a  high  level  of  financial  covenant  and  are 
required  to  increase  contributions  (compared  to  2013/14  levels)  when  adopting  the  maximum 
recovery period of 20 years, an allowance may be made as part of the recovery plan for investment 
performance at a higher level than that assumed for assessment of the funding target. Therefore 
the required contributions are adjusted to allow for the following variation in assumptions during the 
period of the recovery plan: 
Investment return on existing assets and future contributions 
A maximum overall return effective as at the valuation date of 6.0% p.a. (i.e. a return of 2.8% p.a. in 
excess  of  gilts)  reflecting  the  underlying  investment  strategy  of  the  scheme  and,  in  particular, 
including  the  assets  of  the  scheme  that  underlie  the  pensioner  as  well  as  the  non-pensioner 
liabilities.  
 
The  investment  return  assumed  for  the  contributions  under  the  recovery  plan  is  taken  to  apply 
throughout the recovery period. As a result, any change in investment strategy which would act to 
reduce the expected future investment returns could invalidate these assumptions and therefore the 
funding strategy. 
 
As indicated above, this variation to the assumptions in relation to the recovery plan can only be 
applied  for  those  employers  which  the  Administering  Authority  deems  to  be  of  sufficiently  high 
financial covenant to support the anticipation of investment returns, based on the current investment 
strategy, over the entire duration of the recovery period. No such variation in the assumptions will 
apply  in  any  case  to  any  employer  which  does  not  have  a  funding  deficit  at  the  valuation  (and 
therefore  for  which  no  recovery  plan  is  applicable). Where  a  funding  deficit  exists  the  additional 
return over and above that built into the funding target assumptions will be limited so that the total 
employer  contributions  emerging  from  the    valuation  will  be  no  less  that  the  current  level  of 
contributions payable by the employer or the Future Service Contribution Rate. 
 
95 
 

Appendix 3 
 
Clwyd Pension Fund 
 
Policy on Termination Funding for Employers (“Termination Policy”) 
 
 
1.  Introduction 
 
1.1. This document details the Clwyd Pension Fund’s (CPF) policy on the methodology for assessment 
of ongoing contribution requirements and termination payments in the event of the cessation of an 
employer’s participation in the Fund.  This document also covers CPF’s policy on admissions into 
the Fund and sets out the considerations for current and former admission bodies. It supplements 
the general policy of the Fund as set out in the Funding Strategy Statement (FSS). 
 
1.2. Admission bodies are required to have an “admission agreement” with the Fund.  In conjunction with 
the Regulations, the admission agreement sets out the conditions of participation of the admission 
body
  including  which  employees  (or  categories  of  employees)  are  eligible  to  be  members  of  the 
Fund. 
 
1.3. Scheme  Employers  have  a  statutory  right  to  participate  in  the  LGPS  and  their  staff therefore  can 
become members of the LGPS at any time, although some organisations (Part 2 Scheme Employers
do need to designate eligibility for its staff. 
 
1.4. A list of all current employing bodies participating in the CPF is kept as a live document and will be 
updated by the Administering Authority as bodies are admitted to, or leave the CPF. 
 
1.5. Please see the glossary for an explanation of the terms used (in italics) throughout this Appendix. 
 
2.  Principles 
 
Termination of an employer’s participation 
 
2.1. When an employing body terminates for any reason, employees may transfer to another employer, 
either within the Fund or elsewhere.  If this is not the case the employees will retain pension rights 
within the Fund i.e. either deferred benefits or immediate retirement benefits.  
 
2.2. In  addition  to  any  liabilities for  current  employees  the  Fund  will  also  retain  liability  for  payment  of 
benefits to former employees, i.e. to existing deferred and pensioner members except where there 
is a complete transfer of responsibility to another Fund with a different Administering Authority
 
2.3. In the event that unfunded liabilities arise that cannot be recovered from the employing body, these 
will normally fall to be met by the Fund as a whole (i.e. all employers) unless there is a guarantor or 
successor body within the Fund. 
 
2.4. The CPF’s policy is that a termination assessment will be made based on a least risk funding basis
unless the employing body has a guarantor within the Fund or a successor body exists to take over 
the employing body’s liabilities (including those for former employees). This is to protect the other 
employers in the Fund as, at termination, the employing body’s liabilities will become orphan liabilities 
within  the  Fund,  and  there  will  be  no  recourse  to  it  if  a  shortfall  emerges  in  the  future  (after 
participation has terminated). 
 
2.5. If, instead, the employing body has a guarantor within the Fund or a successor body exists to take 
over the employing body’s liabilities, the CPF’s policy is that the valuation funding basis will be used 
for the termination assessment unless the guarantor informs the CPF otherwise. The guarantor or 
successor body will then, following any termination payment made, subsume the assets and liabilities 
of the employing body within the Fund.  (For Admission Bodies, this process is sometimes known as 
the “novation” of the admission agreement.) This may, if agreed by the successor body, constitute a 
complete amalgamation of assets and liabilities to the successor body, including any funding deficit 
96 
 

on  closure.  In  these  circumstances  no  termination  payment  will  be  required  from  the  outgoing 
employing body itself, as the deficit would be recovered via the successor body’s own deficit recovery 
plan. 
 
2.6. It  is  possible  under  certain  circumstances  that  an  employer  can  apply  to  transfer  all  assets  and 
current and former members’ benefits to another LGPS Fund in England and Wales.   In these cases 
no termination assessment is required as there will no longer be any orphan liabilities in the CPF.  
Therefore, a separate assessment of the assets to be transferred will be required. 
 
Funding basis 
 
2.7. An employing body may choose to pre-fund for termination i.e. to amend their funding approach to a 
least risk methodology and assumptions. This will substantially reduce the risk of an uncertain and 
potentially large debt being due to the Fund at termination.  However, it is also likely to give rise to a 
substantial increase in contribution requirements, when assessed on the least risk basis. 
 
2.8. For any employing bodies funding on such a least risk strategy a notional investment strategy will be 
assumed as a match to the liabilities. In particular the employing body’s notional asset share of the 
Fund will be credited with an investment return in line with the least risk funding assumptions adopted 
rather than the actual investment return generated by the actual asset portfolio of the entire Fund. 
The Fund reserves the right to modify this approach in any case where it might materially affect the 
finances of the Scheme, or depending on any case specific circumstances. 
 
Administering Authority options relating to Admission Bodies 
 
2.9. Prior  to admission to the Fund, an  Admission Body is required to carry out an assessment of the 
level of risk on premature termination of the contract to the satisfaction of the Administering Authority
If the risk assessment and/or bond amount is not to the satisfaction of the Administering Authority 
(as required under the LGPS Regulations) it will consider and determine whether  admission body 
must  pre-fund  for  termination  with  contribution  requirements  assessed  using  the  least  risk 
methodology and assumptions. 
 
2.10.  Some aspects that the Administering Authority may consider when deciding whether to apply a 
least risk methodology are: 
 
 
Uncertainty over the security of the organisation’s funding sources e.g. the admission body relies 
on voluntary or charitable sources of income or has no external funding guarantee/reserves; 
 
 
If the admission body has an expected limited lifespan of participation in the Fund; 
 
 
The  average  age  of  employees  to  be  admitted  and  whether  the  admission  is  closed  to  new 
joiners. 
 
2.11. In order to protect other Fund employers, where it has been considered undesirable to provide a 
bond, a guarantee must be sought in line with the LGPS Regulations. 
 
3.  Implementation  
 
New admissions (admitted after 1 April 2014) 
 
3.1. With effect from 1 April 2014 the CPF will apply the above principles to the admission of new bodies 
into the Fund and to the methodology for assessment of a termination payment on the cessation of 
such an admission body’s participation in the CPF.  
 
Transferee admission bodies (TABs) 
 
3.2. Transferee admission bodies are a category of admission body that generally will have a guarantor 
in the Fund.  This is due to the Regulations requiring that, in the event of any unfunded liabilities on 
the termination of the admission, the contribution rate for the relevant Scheme Employer should be 
revised. Accordingly, in general, the least risk approach to funding and termination will not apply for 
TABs. 
97 
 

 
3.3. Any  risk  sharing  arrangements  agreed  between  the  Scheme  Employer  and  the  TAB  will  be 
documented  in  the  commercial  agreement  between  the  two  parties  and  not  the  admission 
agreement. 
 
3.4. On  termination  of  a  TAB  admission,  any  orphan  liabilities  in  the  Fund  will  be  subsumed  by  the 
relevant Scheme Employer
 
3.5. The  Admission  Body  is  required  to  carry  out  an  assessment  of  the  level  of  risk  on  premature 
termination of the contract to the satisfaction of the Administering Authority. This assessment would 
normally be based on advice in the form of a “risk assessment report” provided by the actuary to the 
CPF. As the Scheme Employer is effectively the ultimate guarantor for these admissions to the CPF 
it must also be satisfied (along with the Administering Authority) over the level (if any) of any bond 
requirement. 
 
3.6. In the absence of any other specific agreement between the parties, deficit recovery periods for TABs 
wil  be set in line with the Fund’s general policy as set out in the FSS. 
 
3.7. An exception to the above policy applies if the guarantor is not a participating employer within the 
CPF,  including  if the guarantor  is  a  participating  employer  within  another  LGPS  Fund. In  order to 
protect  other  employers  within  the  CPF  the  Administering  Authority  may  in  this  case  treat  the 
admission body in accordance with paragraph 2.9.  
 
Community admission bodies (CABs) 
 
3.8. Historically, there was no requirement to carry out an assessment of the level of risk on termination 
of  the  admission  agreement  for  a  CAB  until  changes  were  made  to  the  Regulations  via  the 
Miscellaneous  Regulations  2012.    For  bodies  admitted  under  previous  legislation,  despite  no 
requirement to do so the Administering Authority may nevertheless have decided to carry out such a 
risk assessment where appropriate.   As noted in 3.5, all Admission Bodies are now required to carry 
out an assessment of the level of risk on premature termination of the contract to the satisfaction of 
the Administering Authority
 
3.9. The CPF’s policy is to consider applications on a case-by-case basis, in line with the principles set 
out  above.  In  general,  if  any  risk  assessment  or  determination  of  a  bond  amount  is  not  to  the 
satisfaction of the Administering Authority, or if a guarantor (of sufficient standing acceptable to the 
Administering  Authority)  is  not  forthcoming,  the  admission  body  will  be  required  to  pre-fund  for 
termination with contribution requirements assessed using a least risk methodology and assumptions 
as set out in 2.9. Where bond agreements are to the satisfaction of the Administering Authority, the 
level of the bond amount will be subject to review on a regular basis. 
 
3.10.  Deficit  recovery  periods  will  be  determined  consistent  with  the  policy  set  out  in  the  FSS.  
Alternatively,  the  Administering  Authority  may  determine  an  employer  specific  deficit  recovery 
period will apply. 
 
Future Terminations 
 
3.11.  In  many  cases,  termination  of  an  employer’s  participation  is  an  event  that  can  be  foreseen,  for 
example,  because the  organisation’s  operations may  be  planned to be  discontinued  and/or the 
admission agreement is due to cease.  Under the Regulations, in the event of the Administering 
Authority
  becoming  aware  of  such  circumstances,  it  can  amend  an  employer’s  minimum 
contributions such that the value of the assets of the employing body is neither materially more nor 
materially less than its anticipated liabilities at the date it appears to the Administering Authority 
that it will cease to be a participating employer.   In this case, employing bodies are encouraged to 
open  a  dialogue  with  the  Fund  to  commence  planning  for  the  termination  as  early  as  possible. 
Where termination is disclosed in advance the Fund will operate procedures to reduce the sizeable 
volatility risks to the debt amount in the run up to actual termination of participation.  The Fund will 
modify the employing body’s approach in any case, where it might materially affect the finances of 
the Scheme, or depending on any case specific circumstances. 
 
98 
 

Least Risk Termination basis 
 
3.12.  The least risk financial assumptions that applied at the actuarial valuation date (31 March 2013) 
are set out below in relation to any liability remaining in the Fund.  These will be updated on a case-
by-case  basis,  with  reference  to  prevailing  market  conditions  at  the  relevant  employing  body’s 
cessation date. 
 
Least risk assumptions 
31 March 2013 
 
 
Discount Rate 
3.2% p.a. 
CPI price inflation 
2.9% p.a. 
Pension increases/indexation of CARE benefits 
2.9% p.a. 
 
All  demographic  assumptions  will  be  the  same  as  those  adopted  for  the  2013  actuarial 
valuation, unless modified otherwise. 
 
Glossary  
 
Admission  bodies:  A  specific  type  of  employer  under  the  Local  Government  Pension  Scheme 
(LGPS) who do not automatically qualify for participation in the Fund but are allowed to join if they 
satisfy the relevant criteria set out in the Regulations.  
 
Community admission bodies: A subset of, and the traditional type of  admission bodies – bodies 
who operate in and/or are connected to local government.  They also include admission bodies that 
are not associated to local government, as follows: 
 

Bodies which provide a public service in the UK otherwise than for the purposes of gain and 
which have sufficient links with a Scheme Employer to be regarded as having a community 
of interest. 
 

Bodies which provide a public service in the UK otherwise than for the purposes of gain and 
which are approved by the Secretary of State to be admitted to the LGPS.  Approval may be 
subject to such conditions as the Secretary of State thinks fit and he may withdraw approval 
at any time if such conditions are not met. 
 

Bodies  to  which  any  Scheme  Employer  provides  funding.    Where  at  the  date  that  the 
admission agreement is made with such a body the total contribution from any one or more 
Scheme Employers to its contribution income equals 50% or less of the funding contributed 
by third parties it must be a term of the admission agreement that the Scheme Employer who 
provides funding (and, if more than one, all of them) guarantees the liability of the admission 
body
 to pay all amounts due from it under the LGPS Regulations. 
 
Employing bodies: any organisation that participates in the LGPS, including admission bodies and 
scheme employers
 
Valuation  funding  basis:    the  financial  and  demographic  assumptions  used  to  determine  the 
employer’s contribution requirements.   The relevant discount rate used for valuing the present value 
of liabilities is consistent with an expected rate of return of the Fund’s investments.  This includes 
an expected out-performance over gilts in the long-term from other asset classes, held by the Fund.    
 
Least risk funding basis: more cautious funding basis than the existing valuation basis. The relevant 
discount rate used for valuing the present value of liabilities is consistent with that used under the 
most recent valuation but removing the allowance for asset out-performance.    
 
Orphan liabilities: liabilities in the CPF for which there is no sponsoring employer within the Fund. 
Ultimately orphan liabilities must be underwritten by all other employers in the Fund. 
99 
 

 
Part  2  Scheme  Employers:  employers  that  have  the  statutory  right  to  participate  in  the  LGPS, 
although these bodies (set out in Part 2 of Schedule 2 of the Administration Regulations) would need 
to designate an employee, or a class of employees to which he/she belonged, as being eligible for 
membership of the LGPS. 
 
Scheme  Employers:  employers  that  have  the  statutory  right  to  participate  in  the  LGPS.    These 
organisations (set out in Part 1 of Schedule 2 of the Administration Regulations) would not need to 
designate eligibility, unlike the Part 2 Scheme Employers.    
 
Administering Authority: Flintshire County Council, as the lead authority of the CPF, responsible for 
all aspects of its management and operation. 
 
Transferee  admission  bodies:    A  subset  of  admission  bodies  and  participates  in  the  Fund  for 
employees  involved  with  delivery  of  a  specific  function  or  service  for  a  Scheme  Employer.    An 
example  is  where  a  local  authority  outsources  a  specific  service  (e.g.  waste  management)  to  a 
private  sector  employer.    In  these  cases the  relevant  Scheme  Employer  would  be  a party  to  the 
admission agreement, as well as the admission body itself and the administering authority.  
100 
 

STATEMENT OF INVESTMENT PRINCIPLES  
 
 
 
 
EXECUTIVE SUMMARY 
 
1. 
The Clwyd Pension Fund adopted as best practice from April 1997 the production, publication 
and regular review of a Statement of Investment Principles (SIP).  The Fund continued this 
practice  in  response  to  the  Local  Government  Pension  Scheme  (Management  and 
Investment)(Amendment) Regulations 1999, which required the formal publication of a SIP.   
This  SIP  now  complies  with  Local  Government  Pension  Scheme  (Management  and 
Investment)(Amendment) Regulations 2009, including a statement on compliance with the 
Myner’s Principles, the Stewardship Code and a  Sustainability Policy. 
 
 
2. 
Flintshire  County  Council  reviewed  its  Governance  arrangements  for  the  Clwyd  Pension 
Fund in 2014. Prior to this date, the responsibility for the Clwyd Pension Fund rested with the 
Head  of  Finance  who  reported  to  the  Clwyd  Pension  Fund  Panel  made  up  of  elected 
members from Flintshire County Council, Denbighshire County Council and Wrexham County 
Borough Council.  In addition the panel had non-voting members including an independent 
adviser and a scheme member representative. 
 
3. 
As a result, in May 2014, the Fund's governance arrangements were reviewed and the 
Council established a formal Pension Fund Committee, supported by a Pension Fund 
Advisory Panel.  The Corporate Finance Manager is the Section 151 Officer has a statutory 
responsibility for the proper financial affairs of Flintshire County Council which including 
Clwyd Pension Fund matters.  In addition, the Council has delegated specific 
responsibilities to the Chief Officer (People and Resources).   It is expected that this 
governance structure will be expanded later in 2014 or early 2015 as a result of the 
requirement by the Public Service Pensions Act 2013 to introduce a local pension board to 
assist in compliance of pension fund matters.   The Pension Fund Committee meets at 
least quarterly and is composed of nine members as follows: 
 
  Five Councillors of Flintshire County Council, determined by the Council. 
 
  Four co-opted members comprising:- 
 
  One Councillor of Wrexham County Borough Council, determined by that Council. 
 
  One Councillor of Denbighshire County Council, determined by that Council. 
 
  One  Representative  of  the  other  Scheme  Employers  (not  admission  bodies)  in  the  Clwyd 
Pension Fund as defined by Schedule 2 of the Local Government Pension Scheme 2013, as 
amended  from  time  to  time,  appointed  in  accordance  with  procedures  agreed  by  the  Chief 
Officer  (People  and  Resources)  in  consultation  with  the  members  of  the  Pension  Fund 
Advisory Panel. 
 
  One  Representative  of  the  scheme  members  of  the  Clwyd  Pension  Fund,  appointed  in 
accordance  with  procedures  agreed  by  the  Chief  Officer  (People  and  Resources)  in 
consultation with the members of the Pension Fund Advisory Panel. 
 
The Council's Constitution permits named substitutes for Flintshire County Council 
members only, providing they satisfy the knowledge and skills policy of the pension fund.  
The terms of reference for the members range from four to six years, and members may be 
reappointed for further terms. 
 
All members have equal voting rights. 
 
 
 
101 
 

4. 
The Fund's investment policy and management of the Fund will be directed at achieving and 
maintaining a fully funded scheme and, where practical, a stable employers' contribution rate. 
 
 
5. 
Since 1 April 1996, the Clwyd Pension Fund has published a set of Corporate Governance 
Policy  Guidelines,  supported  by  other  statements  on  social,  environmental,  ethical  and 
governance-related investment issues.  The Clwyd Pension Fund has incorporated all these 
areas into a Sustainability Policy.   
 
6. 
In  determining  its  detailed  fund  management  arrangements  and  operations,  the  Pension 
Fund  Committee  adopt  a  positive  engagement  approach  on  sustainability.    There  will 
therefore be no direct investment restrictions applied and managers will have full freedom to 
invest. However, under the Fund’s Sustainability policy, managers will be encouraged to take 
account of sustainability issues in their investment decisions and to use their influence with 
companies  on  behalf  of  the  Fund  to  effect  improvements.    Their  performance  in  these 
respects  will be monitored and reported in accordance with the terms of  the Sustainability 
Policy.   
 
 
7. 
The Fund will pursue a policy of controlling risk through diversification of both investments 
and fund managers (see table below) and the Liability Hedging Portfolio.  Fund managers will 
be  given  clear  investment  mandates,  incorporating  appropriate  benchmarks  and  agreed 
targets, and will be employed on a fully discretionary basis within these mandates, subject to 
compliance with any legislative requirements and the Fund’s stated policies.  
 
 
8. 
Investment management arrangements will be reviewed periodically and as required.  A full 
in-depth review will be carried out at least every four years. However, a conditional medium 
term  asset  allocation  (CAA)  has  been  introduced  to  manage  major  risks  to  the  long  term 
strategic asset allocation which may emerge between Fund Reviews. 
 
 
9. 
The security of the Fund's assets will be closely monitored through its Global Custodian or 
the custodians of pooled vehicles. 
 
 
10. 
The Fund's investment  managers and custodians will be made aware of this Statement of 
Investment Principles. 
102 
 

Strategic Asset Allocation (SAA) and Implementation 
 
SAA 
Scenario 
Rebalancing 
CAA  
(%) 
Range 
Range 
 
Equity  - Alpha Seeking 
 
 
6.5 
PacRim – High Alpha 
+/- 1 
 
6.5 
Emerging Markets – Core 
+/- 1 
 
1.0 
Frontier Markets 
 
 
5.0 
Global – High Alpha 
+/- 1 
 
5.0 
Other – High Alpha 
+/- 1 
 
24.0 
 
+/- 2 
+/- 10 
24.0  
TOTAL EQUITY 
+/- 3 
+/- 15 
 
 
 
 
 
Fixed Interest 
 
 
15.0  Unconstrained 
+/- 2 
 
0.0  Government Bonds 
 
 
0.0  Cash/Other 
+/- 5 
 
15.0   
+/- 2 
+/- 15 
15.0  TOTAL FIXED INTEREST 
+/- 2 
+/- 15 
 
 
 
 
 
Alpha-Seeking Alternatives 
 
 
8.0 
Private Equity 
 
 
5.0 
Hedge Fund of Funds 
 
 
2.0 
Free 
 
 
15.0 
 
+/- 3 
 
 
Real Assets 
 
 
7.0  Property 
 
 
2.0  Infrastructure 
 
 
2.0  Timber/Agriculture 
 
 
4.0  Commodities 
 
 
15.0   
+/- 3 
 
 
 
 
 
30.0  TOTAL OTHER ASSETS 
+/- 5 
+/- 5 
 
 
 
 
 
Tactical Asset Allocation 
 
 
6.0  GTAA 
+/- 1 
 
3.0  DTAA 
+/- 1 
 
3.0  Macro FOF 
+/- 1 
 
12.0   
+/- 2 
 
 
 
 
 
 
TOTAL TAA 
       +/- 2 
+/- 5 
 
 
 
 
 
Liability Hedging portfolio 
 
 
 
Interest rate hedge 
 
 
 
Inflation rate hedge 
 
 
 
Collateral portfolio – Bonds/Cash 
 
 
 
Collateral portfolio – Equity 
 
 
19.0 
TOTAL HEDGING PORTFOLIO 
0-35% 
+20% 
 
103 
 

Manager 
Asset Category 
Benchmark 
Target 
(Gross) 
Stone Harbor  Unconstrained Fixed Interest 
1 month Libor 
+1.50% 
Aberdeen 
Asia Pacific (ex Japan) Equities  MSCI AC AP (ex Japan) 
+3.50% 
Wellington 
Emerging Markets Equity 
MSCI EM Free 
+2.50% 
Aberdeen 
Frontier Markets Equity 
MSCI Frontier Markets  
+3.00% 
Investec 
Global Equity 
MSCI AC World NDR  
+3.00% 
Duet 
Global Equity 
Absolute Return 
+8-10% 
Wellington 
Commodities 
GSCI Sectors  
+2.00% 
Blackrock 
Global Tactical Asset Allocation  7 day LIBID 
+15.00% 
Bluecrest 
Global Tactical Asset Allocation  Absolute Return 
+10-15% 
Pyrford 
Global Tactical Asset Allocation  RPI 
+5.00% 
Liongate 
Fund of Hedge Fund 
Absolute Return 
+8-10% 
SSARIS 
Fund of Hedge Fund 
Absolute Return 
+8-10% 
Various 
Property 
IPD  Balanced  PUTS  Weighted 
 
Average 
Various 
Private Equity 
Absolute Return 
+15.00% 
Insight 
Liability Hedging portfolio 
Scheme liabilities 
Match 
 
104 
 

A REFERENCE GUIDE TO THE FUND'S 
STATEMENT OF INVESTMENT PRINCIPLES   
 
1. 
INTRODUCTION 
 
1.1 
The Pensions Act 1995 requires Trustees of private sector pension schemes to prepare and 
keep up  to  date a  written  statement  recording  the  investment  policy  of  the  Pension  Fund, 
through a Statement of Investment Principles (SIP). 
 
1.2 
The  Local  Government  Pension  Scheme  (LGPS),  which  is  subject  to  Regulations  made 
under the Superannuation Act 1972 and the Public Service Pensions Act 2013, and which 
regulates some of the same issues, was initially exempt from this requirement of the 1995 
Act.    Nevertheless,  the  creation,  consideration  and  periodic  review  of  a  Statement  of 
Principles on Investment and Fund Management was considered best practice for all funds 
and one with which the Clwyd Pension Fund voluntarily complied with from 1 April 1997. 
 
1.3 
With effect from 1 July 2000, LGPS Funds were required by the Local Government Pension 
Scheme (Management and Investment) (Amendment) Regulations 1999, to publish a SIP. 
These  regulations  have  been  replaced  by,  the  Local  Government  Pension  Scheme 
(Management  and  Investment  of  Funds)  Regulation  2009.  The  Regulations  state  the  SIP 
must include the following:  
  w the types of investments held  
  w the balance between different types of investments  
  w risk, including ways risks are measured and managed 
  w the expected return on investments  
  w the realisation of investments  
  w the  extent  to  which  social,  environmental  or  ethical 
considerations are taken into account in the selection, retention 
and realisation of investments 
    the  exercise  of  the  rights  (including  voting  rights),  if  any, 
attaching to investments  
    stock lending 
 
1.4 
The SIP is designed to comply with guidance given by the Secretary of State.  It incorporates 
a  newly  formulated  Sustainability  Policy,  covering  social,  environmental,  ethical  and 
governance-related  investment  issues  and,  as  required,  details  the  Fund’s  degree  of 
compliance with the Myners 6 principles.  
 
1.5 
The SIP is effective from 1 July 2014 and will be reviewed every six months with any material 
changes published. 
 
1.6 
The SIP should be read in conjunction with the following statutory documents: 
 
  Funding Strategy Statement implemented from 1st April 2014 
  Governance Policy and Compliance Statement 
  Communications Policy Statement 
  Clwyd Pension Fund Annual Report and Accounts 
  Clwyd Pension Fund Actuarial Valuation as at 31st March 2013 
 
 
All  the  above  statements  and  documents  can  be  found  on  the  Fund’s  web  site  at 
www.clwydpensionfund.org.uk 
 
 
105 
 

 
 
2. 
STATUTORY FRAMEWORK & GOVERNANCE BACKGROUND 
 
2.1 
Flintshire is designated as Lead Authority for the Clwyd Pension Fund by Regulations made 
under the Local Government (Wales) Act 1995, which dealt with the reorganisation of Local 
Government in Wales, effective from 1 April 1996.   
 
2.2 
The administration of the Clwyd Pension Fund is a statutory duty laid upon the authority by 
Regulations made under the Superannuation Act 1972 and the Public Service Pensions Act 
2013.  The  Fund  is  simply  a  Fund  of  the  Council,  albeit  closely  regulated  by  statutory 
instruments, and has no separate legal identity from the Council.   
 
2.3 
It  follows,  therefore,  that  Elected  Members  are  not  Trustees  of  the  Fund,  even  though 
convenient usage sometimes results in that term being applied to them.  Elected Members 
do,  however,  have  a  duty  of  care  to  the  beneficiaries,  employers  and  the  local  taxpayers, 
which  is  analogous  to  the  responsibilities  of  Trustees  in  the  private  sector.  They  could 
therefore be more accurately described as "Quasi-Trustees". The term Quasi-Trustee will be 
used throughout this document in order to distinguish those responsible for the Fund from 
contributor, pensioner and deferred members of the Fund who will, collectively, be termed 
beneficiaries. 
 
2.4 
The Clwyd Pension Fund, as a statutory LGPS Fund, is set up to provide death and retirement 
benefits for Local Government employees in North East Wales, other than teachers, police 
and  fire  fighters.    In  addition,  employees  of  certain  other  qualifying  bodies  which  provide 
services similar to that of Local Authorities have been admitted to membership of the LGPS 
and hence the Fund. The latest Regulations made under the Public Service Pensions Act are 
the LGPS Regulations 2014, which came into effect from 1 April 2014. These are amended 
from time to time to take account of scheme changes.  
 
2.5 
In the discharge of this function,  in May 2014,  the Fund's governance arrangements  were 
reviewed  and  the  Council  established  a  formal  Pension  Fund  Committee,  supported  by  a 
Pension Fund Advisory Panel.  The Corporate Finance Manager is the Section 151 Officer 
and has a statutory responsibility for the proper financial affairs of Flintshire County Council 
including  Clwyd  Pension  Fund  matters.    In  addition,  the  Council  has  delegated  specific 
responsibilities  to  the  Chief  Officer  –  People  and  Resources.      It  is  expected  that  this 
governance  structure  will  be  expanded  later  in  2014  or  early  2015  as  a  result  of  the 
requirement by the Public Service Pensions Act 2013 to introduce a local pension board to 
assist  in  compliance  of  pension  fund  matters.  Further  details  of  the  Fund’s  governance 
arrangements can be found in Fund’s separate Governance Policy & Compliance Statement.  
 
2.6 
As noted above, in administering the investments of the Fund, the Chief Officer (People and 
Resources)  and  Quasi-Trustees  have  a  duty  of  care.    That  duty  has  been  expressed  as 
seeking,  ".....to  maximise  the  return  on  the  invested  funds  so  far  as  it  can  do  so  without 
incurring unacceptable risks" (McFadyen QC 5/90). 
 
2.7 
The investment responsibilities of the Clwyd Pension Fund Committee and other third parties 
involved with the investment management and funding of the Fund are set out as follows:  
 
106 
 

The  constitution  of  the  administering  authority  delegates  the  following  investment 
responsibilities to the Clwyd Pension Fund Committee: 
 
  Approving  the  Statement  of  Investment  Principles  which  includes  investment 
strategy,  Sustainability  Policy,  Myners  Compliance  Statement,  setting  of 
investments  targets  and  ensuring  these  are  aligned  with  the  Fund’s  specific 
liability profile and risk appetite. 
 
  Monitor the implementation of these policies and strategies on an on-going basis 
 
  Selection,  appointment  and  dismissal  of  the  Fund’s,  investment  consultants, 
global custodian, fund managers, and lawyers 
 
As allowed for in the Constitution the Clwyd Committee Fund Committee delegates certain 
functions relating to the above responsibilities to officers who in turn must take advice where 
required from the Investment Consultant and/or Pension Advisory Panel. The outcomes from 
these delegated functions are reported to the Committee  
 
They are listed below: 
 
  Rebalancing and cash management 
  Implementation of strategic allocation including use of ranges 
  Implementation of flight-path triggers 
  New mandates and emerging opportunities 
  Ongoing monitoring of Fund Managers 
  Selection, appointment and dismissal of Fund Managers   
  Other urgent (or non- urgent) matters as they arise 
 
The Investment Consultant is responsible for: 
 
  Providing the Clwyd Pension Fund Committee with advice regarding the strategic 
asset allocation for the Fund. 
  Providing  the  Clwyd  Pension  Fund  Committee  with  advice  regarding  the 
investment  structure  of  the  Fund  required  to  meet  the  investment  objectives 
agreed. 
  Monitoring the performance of the strategy and advising the Clwyd Pension Fund 
Committee on changes to the strategy or asset allocation that may be required. 
  Monitoring the performance of the underlying fund managers and advising the 
Pension Advisory Panel on changes to the managers that may be required. 
  Maintaining and updating the Statement of Investment Principles. 
 
The Fund Managers are responsible for: 
 
  The investment of the Fund's assets in compliance with prevailing legislation, and 
each  Manager's  detailed  Investment  Management  Agreement  or  Investment 
Memorandum. 
  Where allowed, tactical asset allocation around the benchmarks, as set out in the 
Investment Management Agreements or Investment Memorandum. 
  Stock selection within asset classes (purchases and realisations). 
  Preparation of a quarterly review of investment performance. 
  Attending review meetings with the Fund’s officers, advisors and quasi-trustees. 
107 
 

  Providing  details,  as  required,  to  the  Fund’s  custodian  and  independent 
performance measurer.  
  Reporting on compliance with this SIP, including the Sustainability Policy.  
 
The Global Custodian is responsible for: 
 
  Where  the  Fund  holds  segregated  assets,  the  safekeeping  of  assets,  the 
collection  of  income,  the  voting  of  shares  and  the  execution  of  transactions  in 
accordance with the Custody Agreement and the Fund's corporate governance 
guidelines within the Sustainability Policy.  
  Its own compliance with prevailing legislation. 
  Providing the Fund with quarterly valuations of the Scheme's assets, details of all 
transactions  during  the  quarter,  bank  statements  and  all  other  relevant 
documentation. 
 
The Actuary is responsible for: 
  Providing  the  Clwyd  Pension  Fund  Committee  with  advice  as  part  of  the 
establishment of strategic asset allocation benchmarks. 
  Providing the Clwyd Pension Fund Committee with advice as to the maturity of 
the Fund, its funding level and flight-path implementation. 
  Working with the Fund at each actuarial valuation to produce a Funding Strategy 
Statement (FSS). 
  Performing the triennial valuations. 
 
The Independent Adviser is responsible for: 
 
  Reporting on the investment governance arrangements for the Fund including the 
performance of the Committee and Advisory Panel  
  Monitoring the management of investment risks  
  Assist the Chief Officer (People and Resources) with the implementation of the 
Fund’s Knowledge and Skills Policy. 
 
3. 
FUNDING LIABILITIES AND INVESTMENT POLICY 
 
3.1 
The LGPS is a public sector statutory defined benefit Pension Scheme that provides benefits 
related to  the final  salary  of members.   Each  member's  pension  is  specified  in  terms  of  a 
formula, based on salary and service, and is unaffected by the investment return achieved 
on the Fund's assets.  Full details of Scheme benefits are set out in the LGPS Regulations. 
 
3.2 
All  active  members  of  the  Scheme  are  required  to  make  banded  pension  contributions 
dependent on salary.  
 
3.3 
The employing bodies are responsible for meeting the balance of costs necessary to finance 
the  benefits  payable  under  the  Scheme  and  their  contribution  rates  are  determined  on  a 
triennial  basis  (Actuarial  Valuation).   These contribution  rates  take  account  of  both  assets 
and estimated liabilities, both of which are subject to volatility.   
3.4 
Beneficiaries have an interest in the extent to which the Fund's assets are sufficient to meet 
accrued  benefits,  albeit  that  their  benefits  are  guaranteed  by  the  Regulations.    The 
employers, however, have a direct financial interest in the investment return achieved on the 
Fund's assets and movements in liabilities, since both can have a direct bearing on their own 
costs. 
 
108 
 

3.5 
The existence of surpluses or deficits from previous valuation periods can reduce or increase 
the contributions made by employers.  Given constraints on employer spending, volatility in 
the employers' contribution rate is undesirable.   
 
3.6 
In managing the Fund, therefore, the overall investment objective should be: 
 
  to aim for a funding level of 100%; 
  to aim for long term stability in employers' contribution rates. 
 
3.7 
The  Clwyd  Pension  Fund  was  funded  at  68%  of  liabilities  (2013  Actuarial  Valuation)  and 
employers'  rates  are  currently  structured  to  achieve  a  gradual  return  to  100%  funding  by 
2031.  
 
3.8 
Whilst stability of costs from the employers' rates has the higher priority, absolute cost to the 
employer is also important.  This implies that: 
 
  the cost of administering the Fund will be constrained by the adoption of best 
management practice; 
  employers will adopt appropriate and economic policies in those areas where they have 
discretion and where the costs of their actions fall on the Fund; 
  the Fund's overall investment policy will be aimed at superior investment returns relative 
to the growth of liabilities.  This implies that the Fund will continue to take an active risk 
relative to its liability profile. 
 
3.9 
The investment policy of the Fund is intended to strike the appropriate balance between the 
policy  most  suitable  for  long-term  consistent  performance  and  the  funding  objectives.    A 
favourable investment performance can play a valuable role in achieving adequate funding 
over the longer term. 
 
3.10  At a more detailed level, the Fund's membership comprises approximately 44% contributors 
and  56%  pensioners  (including  deferred  and  frozen  pensions).    The  best  asset  match  for 
index-linked pensions would  be index linked gilts, with perhaps some conventional bonds.  
This  would  be  a  “least  risk”  investment  strategy  but  would  also  result  in  an  increase  in 
employer contributions.  A departure from this “least risk” strategy, particularly the inclusion 
of equity-type investments, increases risk but also adds the potential for higher returns, which 
should over time reduce the contribution requirements.  The Fund is a long-term investor and 
can favour the latter.  
 
3.11  The Fund’s current profile also shows that the extent of contributions will exceed the cost of 
benefits in payment and administration expenses, producing a positive cash flow of over £10 
million per annum.  This means that there will be no immediate necessity to draw down money 
from investments to pay pensions in the near future.  
 
3.12  This positive cash flow means there is no pressure to switch to fixed interest stocks to ensure 
an income stream for benefit payment purposes and a longer-term investment view can be 
maintained.  However the Clwyd Pension Fund is continuing to mature gradually in terms of 
its scheme member mix and there is therefore a limited window of opportunity to seek higher 
returns in order to get back to 100% funding from the 68% level noted above. 
 
3.13  The Clwyd Pension Fund Funding Strategy implemented for three years from 1st April 2013 
includes a number of investment return assumptions: 
 
 
  An investment return (discount rate) for the funding target of gilts + 1.4% (assumed 4.6%)* 
  An investment return for the future service contribution rate of 5.6% (Inflation + 3.0%) 
 
109 
 

 
Over  a  three-year  period  an  investment  return  above  these assumptions  will  contribute  to 
reducing  the  funding  deficit  and  thus  employer  contributions,  providing  that  liability 
assumptions such as longevity and inflation remain on target. The Fund’s triennial Valuation 
considers  all  these  factors  when  determining  employer  contribution  rates.  New  employer 
rates were implemented from 1st April 2014.   The next Actuarial Valuation will be as at 31 
March 2016,  
 
3.14  A Funding Strategy Statement (FSS) was prepared in accordance with Regulation 35 of the 
Local Government Pension Scheme Regulations 2008. The Statement outlines the strategy 
for recovering the funding deficit over 18 years.  A copy of the FSS can be obtained from the 
Fund’s  web  site  at  www.clwydpensionfund.org.uk.  The  funding  strategy  will  be  monitored 
during 2014/17.   
 
4. 
INVESTMENT STRATEGY & RISK  
 
4.1 
On the basis of the above consideration, the following would appear to be the key factors to 
be taken into account when determining an appropriate investment strategy for the Fund: 
  The Fund is a long-term investor. 
  Capital gain is more important than income generation and liquidity. 
  The Fund needs to take investment risk. 
  The level of out-performance would need to be in excess of gilt returns by more than 1.4% 
to contribute to the Fund’s  deficit.  For future service  liabilities,  an investment  return of 
5.6% per annum is required, so a return in excess of this is needed to contribute to the 
Fund’s deficit.     
  Risk or volatility should be constrained as far as possible, consistent with the achievement 
of the returns required. 
 
4.2 
Risk, though defined in many ways, generally refers to the volatility of returns or their tracking 
error in the context of investments. Investment theory suggests that different asset classes, 
such  as  equities  and  bonds,  behave  in  different  ways  and  that  diversifying  the  asset  mix 
within a Fund can reduce overall risk at total fund level.   
 
4.3 
The Fund’s overall strategic risk and return profile is currently determined through its strategic 
asset allocation. In establishing the Fund’s long-term strategic asset allocation or strategic 
benchmark, the key factors are the overall level of return being sought, the minimum level of 
risk consistent with this and the impact of diversification in reducing this risk further.  At asset 
class  or  mandate  level,  asset  class  weightings,  appropriate  benchmarks  and  out-
performance targets are the key building blocks in framing this overall Fund strategy.   
 
4.4 
It is Fund policy to carry out a fundamental review of the Fund’s structure and management 
arrangements at least every four years.  The review includes research on market views for 
the  longer-term  risk,  return  and  correlation  profiles  for  different  asset  classes  and  a  more 
tactical view on the global economic and market environment over the next three to five years.  
This research is used to determine an optimum future balance between the various assets 
classes and hence the Fund’s fixed strategic benchmark.   
   
4.5 
The last fundamental Fund Review was in 2010, implemented, in the main, from 1st April 2011 
and monitored each quarter. A mandate with Insight to provide protection against the volatility 
of  interest  rate  and  inflation  rate  changes  was  implemented  in  March  2014.  In  addition  a 
funding and risk management “Flight-path” was implement embedding longer term objectives 
relating to the control of the volatility of funding outcomes. The optimisation model used in 
2010 to determine the strategic benchmark suggests that the asset mix and the requirement 
for fund managers to deliver out-performance against market indices should produce a long-
term  return  in  the  region  of  gilts  +  5%  with  volatility  of  around  10%.    This  equates  to  an 
information ratio (the return per unit of risk) just below 1 or 100%.   
110 
 

 
4.6 
The latest Fund Review exercise commenced in early 2009, but with economic, fiscal and 
market indicators extremely unclear so soon after 2008 and the credit crunch, the exercise 
was  postponed.   The Fund  Review  was  recommenced  in  early  2010/11  and  implemented 
from  1  April  2011.  The  new  strategic  asset  allocation  with  both  rebalancing  ranges  and 
Conditional Asset Allocation ranges follows. The next review will commence in September 
2014. 
 
4.7 
Although there is no long-term strategic allocation to cash/other assets, a tactical range has 
been included to accommodate exceptional economic/stock market circumstances, where it 
is not considered appropriate to re-balance the portfolio or where cash is held temporarily to 
meet investment commitments in alpha seeking alternatives and real assets. 
 
4.8 
Once the asset allocation is agreed, there is a need to keep the Fund’s actual position under 
review.  Re-balancing of the Fund to keep it in line with the benchmark will incur costs and 
such changes need therefore to be considered in light of the relevant costs and benefits. As 
a result, re-balancing will only take place quarterly when an asset class has moved outside 
the re-balancing ranges shown in the table above, except in circumstances outlined above. 
 
4.9 
In addition, the 2010 Fund Review introduced a medium term asset allocation (Conditional 
Asset  Allocation).  The  purpose  is  to  manage  major  risks  to  the  long  term  strategic  asset 
allocation  which  may  emerge  between  Fund  Reviews.  The  Pension  Fund  Committee  has 
delegated authority to implement these changes to the Clwyd Pension Fund Manager after 
taking advice from the Investment Consultant. 
 
4.10  The 2010 Fund Review also concentrated on risk diversity in place of asset diversification, 
especially for inflation risk. Hence, new asset class groups have been created for real assets 
and alpha seeking alternatives. 
 
 
 
 
111 
 

Strategic Asset Allocation 
 
SAA 
Scenario 
Rebalancing 
CAA  
(%) 
Range 
Range 
 
 
 
 
 
Equity  - Alpha Seeking 
 
 
6.5 
PacRim – High Alpha 
+/- 1 
 
6.5 
Emerging Markets – Core 
+/- 1 
 
1.0 
Frontier Markets 
 
 
5.0 
Global – High Alpha 
+/- 1 
 
5.0 
Other – High Alpha 
+/- 1 
 
24.0 
 
+/- 2 
+/- 10 
24.0 
TOTAL EQUITY 
+/- 3 
+/- 15 
 
 
 
 
 
Fixed Interest 
 
 
15.0  Unconstrained 
+/- 2 
 
0.0  Government Bonds 
 
 
0.0  Cash/Other 
+/- 5 
 
15.0   
+/- 2 
+/- 15 
15.0  TOTAL FIXED INTEREST 
+/- 2 
+/- 15 
   
 
 
 
Alpha-Seeking Alternatives 
 
 
8.0 
Private Equity 
 
 
5.0 
Hedge Fund of Funds 
 
 
2.0 
Free 
 
 
15.0 
 
+/- 3 
 
  Real Assets 
 
 
7.0  Property 
 
 
2.0  Infrastructure 
 
 
2.0  Timber/Agriculture 
 
 
4.0  Commodities 
 
 
15.0   
+/- 3 
 
30.0  TOTAL OTHER ASSETS 
+/- 5 
+/- 5 
   
 
 
  Tactical Asset Allocation 
 
 
6.0  GTAA 
+/- 1 
 
3.0  DTAA 
+/- 1 
 
3.0  Macro FOF 
+/- 1 
 
12.0   
+/- 2 
 
  TOTAL TAA 
+/- 2 
+/- 5 
   
 
 
  Liability Hedging portfolio 
 
 
  Interest rate hedge 
 
 
  Inflation rate hedge 
 
 
  Collateral portfolio – Bonds/Cash 
 
 
  Collateral portfolio – Equity 
 
 
19.0  TOTAL HEDGING PORTFOLIO 
0-35% 
+20% 
112 
 

5. 
IMPLEMENTATION OF INVESTMENT STRATEGY AND RISK  
 
5.1 
When  implementing  investment  strategy,  the  Fund  must  comply  with  the  Investment 
Regulations laid before Parliament, which include: 
 
  The definition of an investment manager 
  Manager appointments and terms 
  Diversification of fund managers 
  The review of fund manager performance 
  Restrictions and limits on investments 
  Use of fund money by an Administering Authority 
 
5.2 
The policy of the Fund is to out-source the implementation of the investment strategy of the 
Fund to professional fund managers. These fund managers are appointed by following EU 
procurement  legislation.  In  selecting  managers,  the  Fund  gives  weight  to  their  past 
performance,  risk  and  compliance,  investment  and  administration  processes,  key  people, 
fees and degree of compliance with the Fund’s Sustainability Policy.  
 
5.3 
On  appointment,  fund  managers  are  delegated  the  power  under  the  appropriate  client 
agreement (Investment Management Agreement, Investment Memorandum) to make such 
purchases and sales as they deem appropriate within their mandate.  Each fund manager 
mandate has either a benchmark or target to outperform or achieve over three-year rolling 
periods.    A  quarterly  update  is  received  from  each  of  these  funds  managers  and  regular 
meetings are arranged, as outlined in the Fund’s Governance and Compliance Statement. 
 
5.4 
There are exceptions to the above arrangements.  Funds selected within the allocations to 
alpha seeking alternatives and real assets are treated as specific investment decisions and 
therefore  outside  the  scope  of  EU  Procurement  Regulations.  Here,  investment  funds  are 
selected for recommendation to the Pension Advisory Panel after appropriate due diligence 
by the Fund’s officers and Investment Consultant, with criteria similar to those noted for fund 
manager  appointments.    These  investments  are  usually  the  subject  of  detailed  Limited 
Partnership agreements  or Investment memoranda that  set out the arrangements for their 
operation.    As  a  minimum,  an  annual  review  on  these  investments  is  undertaken  but 
valuations  are  provided  quarterly  for  the  most  part.    Although,  a  size  limit  for  individual 
investments  is not  noted within  the Fund’s policy statements, the commitments made are 
usually in the region of £5m-£8m.    
 
5.5 
In  terms  of  historic  background,  the  Fund  has  for  many  years  now  pursued  a  policy  of 
lowering  risk  by  diversifying  both  investments  and  fund  managers.    As  a  result  of  a 
fundamental  fund  management  review  carried  out  in  1992,  a  specialist  approach  was 
adopted and three fund managers were appointed with effect from 1 April 1993 to manage 
specific portfolios, with prescribed benchmarks and out-performance targets.  This structure 
was reviewed again during 1997 and a number of changes were introduced, including the 
appointment of a fourth manager, aimed primarily at marginally reducing risk and increasing 
diversification.  A further exercise was carried out in 1999 to review detailed asset allocation 
processes  and  manager  performance  on  a  couple  of  specific  portfolios.    No  manager 
changes were proposed as a result of the review but a further exercise in 2000 resulted in 
the Japanese portfolio being awarded to Fidelity from 1 April 2001. The 2003 Fund Structure 
Review resulted in an increased allocation to alternative investments.  
 
5.6 
The  2006  Fund  Review  exercise  was  implemented,  in  the main,  from  1st  April  2007.    The 
Fund made no fundamental structural adjustments but there were changes in the method of 
delivery, aimed at further diversification from, and less constraint on, traditional asset classes.  
New investment approaches, tools and products were also utilised to improve returns further 
and  reduce  volatility.    All  the  investments  were  in  pooled  vehicles  rather  than  segregated 
accounts. 
 
113 
 

5.7 
The only change before the 2010 review was in fund manager arrangements relating to the 
hedge  fund  of  fund  mandates.    Pioneer  and  BlackRock  were  replaced  by  Liongate  and 
SSARIS during 2009, although for liquidity reasons some assets still remain with the original 
managers  at  this  time.    BlackRock  acquired  BGI  mandates  via  a  business  merger  of  the 
companies.  
 
Manager 
Asset Category 
Benchmark 
Target 
(Gross) 
Stone Harbor  Unconstrained Fixed Interest 
1 Month LIBOR 
+1.50% 
Aberdeen 
Asia Pacific (ex Japan) 
MSCI AC AP (ex Japan) 
+3.50% 
Wellington 
Emerging Markets Equity 
MSCI EM Free 
+2.50% 
Aberdeen 
Frontier Market Equity 
MSCI Frontier Markets 
+3.00% 
Investec 
Global Equity 
MSCI AC World NDR 
+3.00% 
Duet 
Global Equity 
Absolute Return 
+8-10% 
Wellington 
Commodities 
GSCI Sectors  
+2.00% 
BlackRock 
Global Tactical Asset Allocation 
7 day LIBID 
+15.00% 
Bluecrest 
Global Tactical Asset Allocation 
Absolute Return 
+10-15% 
Pyrford 
Global Tactical Asset Allocation 
RPI 
+5.00% 
Liongate 
Fund of Hedge Fund 
Absolute Return 
+8-10% 
SSARIS 
Fund of Hedge Fund 
Absolute Return 
+8-10% 
Various 
Property 
IPD  Balanced  PUTS  Weighted 
 
Average 
Various 
Private Equity 
Absolute Return 
+15.00% 
Insight 
Liability Hedging portfolio 
Scheme liabilities 
Match 
 
5.8 
The  current  investment  strategy  is  framed  by  the  2010  Fund  Review  exercise  and 
implemented from the 1st April 2011. The following are the main changes made: 
 
  Equity exposure was reduced but tactical asset allocation, which will include some equity 
exposure, was increased. 
  Equity exposure to Pacific Rim and Emerging Markets has increased. 
  Global  active  equity  was  increased  but  otherwise  active  regional  equity  managers  in 
developed markets have been replaced by one passive manager. 
  Continued exposure to alpha seeking alternative managers. 
 
114 
 

5.9 
As a result the Fund redeemed from 6 fund managers and appointed 4 new managers: 
 
  SSgA – Passive Equity, UK, Europe, US and Europe 
  Duet Group – Global Equity – High Alpha 
  Bluecrest – Tactical Asset Allocation 
  Pyrford – Tactical Asset Allocation  
 
5.10  In  April  2012,  the  Fund  tendered  for  a  £7  million  Frontier  Equity  manager  and  appointed 
Aberdeen in May 2012.   
 
5.11  In March 2014, the Fund established a Liability Hedging programme covering both nominal 
and  inflation linked interest rates.  A Flightpath for increasing the level of protection of  the 
hedges was agreed along with other funding level triggers.  Insight Investment Management 
were appointed to manage this hedging portfolio in relation to market yield triggers and the 
Pension Fund Advisory Panel monitors the funding level triggers relating to the overall funding 
and investment risk management. 
 
5.12   As part of the above changes the passive equity exposure with SSGA was sold and the cash 
transferred to a unit trust managed by Insight Investments. This cash was used as collateral 
to replicate the equity exposure through total return swaps and to buy exposure or assets to 
match the Fund’s liabilities. Also, the benchmark for the unconstrained fixed income mandate 
was changed from a gilt benchmark to an absolute return benchmark from April 2014.     
 
6. 
CASH STRATEGY 
 
6.1 
From  1st  April  2011  Investment  Regulations require  the  Pension  Fund  to  have  a  separate 
bank  account  from  the  Local  Authority.  Therefore  a  new  policy  is  required  on  the 
management  of  the  Pension  Fund’s  cash  which  was  previously  deposited  together  with 
Council monies following the Council’s Treasury Management Policy. 
 
6.2 
The Pension Fund does not have a strategic allocation to cash for investment purposes but 
holds surplus cash for paying: 
 
  Benefits and transfers as per the Regulations. 
  The administration costs of the Fund. 
  The Investment management fees. 
  Commitments to real assets and alpha seeking alternative asset managers. 
 
 
However in extreme market conditions cash could be used as part of the Conditional Asset 
Allocation. 
 
6.3 
The  aim  is  to  avoid  requiring  to  borrow  for  liquidity  purposes,  although  Investment 
Regulations allow Pensions Funds to borrow for a maximum of 90 days. 
 
6.4 
The cash could be deposited in one of the following, subject to cash flow requirements: 
  The Pension Fund bank account with the National Westminster bank for daily liquidity. 
  A deposit account with the National Westminster Bank with access up to 180 days notice. 
  A BlackRock AAA Money Market Fund for unexpected liquidity requirements or higher 
rates of return. 
 
6.5 
The  Clwyd  Pension  Fund  Manager  will  arrange  for  the  daily  implementation  of  the  cash 
strategy.  
115 
 

7. 
SUSTAINABILITY 
 
7.1 
The issue of social, environmental, ethical investment and corporate governance has been 
considered  on  a  regular  basis  since  1996.    On  1  April  1996,  the  Clwyd  Pension  Fund 
published a set of Corporate Governance Policy Guidelines incorporating requirements on 
social,  ethical and environmental awareness.  Further updating has been carried out  on a 
regular basis since then and further supporting statements have been issued.  From 1st July 
2010  the  Clwyd  Pension  Fund  has  incorporated  all  these  areas  and  others  into  its  new 
Sustainability Policy. 
 
7.2 
Committee members are firm  supporters of  the  need for  social,  environmental  and  ethical 
improvements by companies and, subject to its primary fiduciary duties, have a clear view 
that the investment process should be used as a means of encouraging and achieving this.  
The  key  issue,  considered at  length by  the Chief  Officer  (People and  Resources)  and the 
Committee, is how these aims could be best met and the outcome is the new all-embracing 
Sustainability Policy.   
 
7.3 
At  its  simplest  sustainability  is  about  focusing  attention  on  longer-term  issues.    More 
specifically for Pension Fund investors, it concerns delivering the long-term returns required 
to fund long-term liabilities by ensuring that the long-term risks inherent in investments are 
recognised and, where possible, addressed.  These risks are many and varied but include 
environmental, social, ethical and governance issues.   
 
7.4 
In framing an  approach to sustainability,  the key focus has to be on the application to the 
Fund’s operation of the United Nations Principles on Responsible Investment (UNPRI) and 
specifically principles 1 and 2, as these underlie most investment and governance processes.   
 
7.5 
The aims of the Fund’s Sustainability Policy, therefore, will be both to ensure that the Fund’s 
future strategy, investment management actions, governance and reporting procedures take 
full account of longer-term risks and sustainability and to promote acceptance of sustainability 
principles, working together with others to enhance the Fund’s effectiveness in implementing 
these.   
 
7.6 
In  order  to  achieve  its  stated  objective,  the  Clwyd  Pension  Fund  will  apply  a  series  of 
guidelines covering most aspects of pension fund investment, structured in accordance with 
UNPRI principles 1-6 and covering –  
 
  Investment strategy (UNPRI 1)  
  Company engagement & voting (UNPRI 2) 
  Investment management & performance monitoring (UNPRI 3) 
  Investment manager selection & contracts (UNPRI 4) 
  Collaboration (UNPRI 5) 
  Reporting & disclosure (UNPRI 6) 
 
7.7 
As part of the Policy, the Clwyd Pension Fund continues to believe in an active engagement 
approach  to  the  pursuit  of  its  sustainability  objectives  and  thus  will  not  adopt  a  negative 
approach to sustainability, which involves screening and excluding investment opportunities 
nor will it invest in pooled vehicles constructed using this same approach.  It will encourage 
its  managers  to  adopt  a  long-term  approach  that  involves  working  with  companies  to 
encourage improvement in all sustainability areas, will monitor the performance of managers 
in pursuing such objectives and will invest directly in specific vehicles and investment areas 
that clearly match its sustainability objectives.      
116 
 

8. 
COMPLIANCE WITH GUIDANCE 
 
8.1 
The Investment Regulations require the Fund to explain the extent to which it complies with 
guidance given by the Secretary of State.  The most significant guidance published in 2009 
is CIPFA’s “Investment Decision Making and Disclosure”, a guide to the application of the 
revised Myner’s Principles.  The six Myner’s Principles are: 
 
  Effective Decision Making 
  Clear Objectives 
  Risk and Liabilities 
  Performance Assessment 
  Responsible Ownership 
  Transparency and Reporting  
 
8.2 
The  Fund’s  compliance  statement  on  these  Myners  Principles  is  attached,  explaining  the 
extent of compliance with each Principle and the reasons for this.  In summary the statement 
demonstrates near full compliance with all six Principles.  In areas where compliance is only 
partial, the statement also identifies areas for review and improvement.  The information in 
the SIP itself provides more details on the application of the Principles.   
 
8.3 
The Financial Reporting Council (FRC) has published a Stewardship Code. The aim is to set 
out  best  practice  principles  in  respect  of  shareholder  engagement  with  companies  and 
disclosure of such activity. It is intended that shareholders adhere to these principles using a 
‘comply or explain’ approach. The extent of the Fund’s compliance with each of the seven 
principles is attached. In summary the statement demonstrates full compliance with five of 
the principles and identifies areas for possible improvement for two of the principles.           
 
 
8.4 
The Investment Regulations require an administering authority to make a statement about its 
policy  on  stock  lending.    The  Fund  only  currently  invests  in  pooled  vehicles  so  cannot 
undertake any stock lending. However, there may be, subject to the governing document for 
the pooled vehicle, an option to stock lend within that pooled fund.   
 
8.5 
The Secretary of State has indicated that there may be further consultation on changes to 
the Investment Regulations or further points of guidance issued. The SIP will be updated on 
a six monthly basis to reflect these and any other changes. 
 
8.6 
The  Fund's  Annual  Report  and  Accounts  sets  out  current  details  relating  to  the  following 
areas, as determined by the LGPS Regulations 2008: 
 
  A report on the management and financial performance of the Fund 
  A report explaining the investment policy and performance 
  A report on the administration arrangements  
  An actuarial statement including the funding level 
  Funding Strategy Statement 
  Statement of Investment Principles (SIP) 
  Governance Compliance statement 
  Pension Fund Accounts 
  Pension Fund Administration strategy 
  Communication Policy statement 
117 
 

SUSTAINABILITY POLICY 
 
Definition  
 
At its simplest sustainability is about focusing attention on longer-term issues.  More specifically for 
pension  fund  investors,  it  concerns  delivering  the  long-term  returns  required  to  fund  long-term 
liabilities  by  ensuring  that  the  long-term  risks  inherent  in  investments  are  recognised and,  where 
possible, addressed.  These risks are many and varied but  include environmental, social, ethical 
and governance issues.   
 
Legal Framework, Constraints & Considerations 
 
In framing a Sustainability Policy, the following are pertinent –  
 
  There already exists a regulatory requirement to include in the Fund’s Statement of Investment 
Principles  (SIP)  details  of  its  policy  on  social,  ethical  and  environmental  issues.  This 
Sustainability Policy encompasses such issues and will be updated as required to take account 
of relevant new regulatory requirements. 
  The Fund is required to fulfil its overriding fiduciary duty to focus as a primary consideration on 
financial  performance  and  the  maximisation  of  Fund  returns,  after  taking  full  account  of  all 
existing and future financial risks.  Such risks increasingly include sustainability issues. 
  As  the  Fund  uses  third  part  providers  for  the  most  part  and  invests  largely  through  pooled 
vehicles,  its level of active engagement  with  underlying  investment companies and its control 
over governance issues is limited to some extent.  
  The  investment  industry  tends  to focus  on  short term factors in  terms  of  company  interaction, 
shares prices and performance, and fund managers incentives tend to reflect this rather than 
being aligned with the longer-term objectives of pension fund investors.       
 
Objective 
 
  Objective 

   
  Within the above legal framework, constraints and considerations, the Clwyd Pension Fund’s objective 
  aim will be to –  

 
    Ensure  that  its  future  strategy,  investment  management  actions,  governance  and  reporting 
 

procedures take full account of longer-term risks and sustainability; 
    Promote  acceptance  of  sustainability  principles  and  work  together  with  others  to  enhance  the 
     Fund’s effectiveness in implementing these.   
 
 
United Nations Principles for Responsible Investing (UNPRI)  
  
Details of the UNPRI are attached as an Appendix A to this Sustainability policy document.  Given 
the constraints outlined above and particularly the pooled nature of many of the Fund’s investments, 
it would be difficult for the Fund to become a formal signatory to the UNPRI.  
 
 
  United Nations Principles for Responsible Investing (UNPRI)  
   The Clwyd Pension Fund –  
    Is committed to the principles underlying the United Nations Principles for Responsible Investing 
 
(UNPRI) and will be an active supporter of these; 
 
The
   Fun
Wil d Objective st
l encourage it ate
s e d abo
xternal ve
 a
an lrea
age dy
rs t  enco
o bec m
p
measse
 sign s mo
atoriest of 
s to t th
hee UNPRI.
 UNPRI.     
 
 
 
118 
 

Application of Sustainability Principles 
 
In order to achieve its stated objective,  the Clwyd Pension Fund will apply a series of  guidelines 
covering most aspects of pension fund investment under the following headings –  
 
  Sustainability approach 
  Investment strategy (UNPRI 1)  
  Company engagement & voting (UNPRI 2) 
  Investment management & performance monitoring (UNPRI 3) 
  Investment manager selection & contracts (UNPRI 4) 
  Collaboration (UNPRI 5) 
  Reporting & disclosure (UNPRI 6) 
  Review 
 
The paragraphs below set out the Fund’s thought processes in establishing such guidelines and 
detail the guidelines adopted as part of this Sustainability Policy document. 
 
Sustainability Approach 
 
In framing an approach to sustainability, the key focus has to be on the UNPRI principles 1 and 2 
as these underlie most investment and governance processes.  Sustainability-related issues have 
been  considered  on  a  regular  basis  for  many  years,  with  broad  corporate  governance  policy 
guidelines in place from 1996.  More recently these form part of the Fund’s SIP and are reviewed 
annually.   
 
The  Clwyd  Pension  Fund  approach  has  always  been  and  continues  to  be  based  upon  “active 
engagement”.  This  involves  the  Fund’s  managers  researching  and  forming  a  view  on  the 
sustainability credentials of companies, taking this into account in investment decisions and, where 
there are sustainability concerns, on environmental, social, ethical or governance grounds, engaging 
with companies to seek and achieve positive change.     
 
 
  Sustainability Approach 

 
  The Clwyd Pension Fund believes in an active engagement approach to the pursuit of its sustainability 
  objectives and, on this broad basis, it –  
   
    Will  not  adopt  a  negative  approach  to  sustainability  which  involves  screening  and  excluding 
 
investment opportunities; 
    Will not invest in pooled vehicles constructed using this same approach; 
 
  
  Will encourage its managers to adopt a long-term approach that involves working with companies 
 
to encourage improvement in all sustainability areas; 
 
    Will monitor the performance of managers in pursuing such objectives; 
    Will invest directly in specific vehicles and investment areas that clearly match its sustainability 
objectives.         
119 
 

Investment Strategy  
 
The  Clwyd  Pension  Fund  recognises  that  there  is  a  relationship  between  good  environmental, 
social, ethical and governance practices and long-term sustainable business profitability and in its 
investment strategy aims to place a strong focus on this.  It is recognised that, whilst there are links, 
the three main sustainability areas, environmental, social and ethical, each   raise their own issues, 
although the approaches and guidelines appropriate to each are similar.  
 
Environmental 
The impact of poor environmental practices on profit sustainability is very clear.  There are direct 
costs in terms of fines for pollution etc. and increasingly now for carbon-charging and waste disposal 
that can have major impacts on business models.  In addition there are potential indirect costs from 
bad publicity and reputational risk.  On the positive side, however, there are opportunities to promote 
sustainability through investment in new technologies aimed at cleaner solutions. 
 
Social  
This concerns areas such as employee relations, community relations and health & safety and again 
can lead to direct financial costs from health and safety breaches and strike action etc, as well as 
more subtle risks to company operations, reputation and long-term profitability. 
 
Ethical 
This  is  a  difficult  area  as  ethical  views  can  vary  considerably  but  there  are  some  areas  that  are 
widely accepted for inclusion.  These include supply chain issues that reflect potential breaches of 
human rights and especially the employment of children, bribery and corruption and operations in 
certain world areas such as Zimbabwe. 
  
 
  Investment Strategy 
   
  On forming and implementing its investment strategy, the Clwyd Pension Fund –  
   
    Will encourage its managers to use their own resources or specifically-focused research agencies to 
 
identify at  company level  actual  or  potential financial risks attributable to  sustainability issues  – 
 
 
environmental, social or ethical; 
    Will seek, through its managers, to engage with companies that have questionable environmental, 
 
social or ethical practices in order to seek improvements; 
 
    Will seek, through its managers, to engage with companies that have a carbon-intensive or water-
 
intensive focus in order to promote alternative approaches and longer-term reductions; 
 
    Will  encourage  the  adoption  of  the  best  environmental  standards  amongst  its  property  and 
 
infrastructure managers;  
    Will, subject to fiduciary duties, make selective investments in environmentally supportive areas 
such as clean-technologies, clean energy, environmental infrastructure and forestry etc.   
 
120 
 

Company Engagement & Voting  
 
Getting  the  Board  right  with  the  right  behaviours  and  structures  means  that  better  decisions  are 
more  likely  and  this  adds  value  over  the  longer  term.    The  Fund’s  former  broad  corporate 
governance policy guidelines, whilst touching upon environmental, social and ethical issues, were 
largely designed to address these Board factors and related voting issues.  Myner’s Principle 5 is 
also relevant here.  This requires that trustees adopt, or ensure their investment managers adopt, 
the Institutional Shareholders’ Committee (ISC) Statement of Principles on the responsibilities of 
shareholders and agents.  The Institutional Limited Partners Association (ILPA) has authored the 
ILPA Private Equity Principles, a document that contains best practice concepts and hat speaks to 
issues  relating  to  the  alignment  of  interest  between  general  partners  and  limited  partners,  fund 
governance, transparency and reporting.  
 
  Company Engagement & Voting 

   
  The Clwyd Fund –  

 
    Will aim to comply with the Myner’s Principle 5 on shareholder activism and become more engaged 
 
as an active investor, especially with companies where sustainability factors are a matter of concern; 
    Will  adopt,  ensure  that  its  managers  adopt  or  ascertain  their  level  of  compliance  with  the  ISC 
 
Statement of Principles on the responsibilities of shareholders/agents;  
    Will adopt, ensure that its managers adopt or ascertain their level of compliance with the ILPA 
 
private equity principles; 
    Will,  wherever  practical,  exercise  voting  rights  through  its  managers  based  upon  the  following 
 
broad criteria –  
 
o  The prime consideration must be financial and the protection of the Fund’s assets in the long 
 
term; 
 
o  There should be a properly structured Board including an appropriate number of contributing 
 
independent non-executive directors; 
 
o  Unless  there  are  strong  arguments  to  the  contrary  and  adequate  safeguards  guidelines,  no 
 
director  should  hold  the  posts  of  Chairman  and  Chief  Executive  at  the same  time  or  be  in  a 
 
position of unaccountability by virtue of having absolute control;  
 
o  All Directors should be subject to at least three-yearly re-election;  
 
o  In view of their stewardship role, non-executive directors should normally be independent in 
 
terms of other links to the company and other directorships;  
 
o  The issue of shares with reduced or non-existent voting rights often disadvantages the majority 
 
of shareholders and should not normally be supported;   
 
o  Existing  shareholders  in  a  company  should  have  a  right  to  subscribe  for  new  equity  capital 
 
raised  by  a  company,  normally  in  proportion  to  their  existing  share  of  the  company's  equity 
 
capital;  
 
o  Unless  financial  criteria  dictate  otherwise,  the  general  policy  on  take-over  bids  should  be  to 
 
support incumbent management in good standing;  
 
o  Directors’ remuneration packages in different companies should reflect relative performance 
 
taking business size and complexity into account;   
 
o  A properly constituted Remuneration Committee is the best judge of what is necessary to recruit, 
 
train and motivate;   
 
o  If not already in place, companies should be working towards one year fixed term contracts for 
 
executives; 
 
o  There should be a properly constituted Audit Committee; 
 
o  No return that is rightfully the Fund's should be diverted to political donations; 
 
o  Charitable donations are acceptable if they are reasonable and have public relations values. 
    Will periodically review these criteria and inform investment managers of changes, should there be 
 
any.   
   
 
 
 
121 
 

Investment Management & Monitoring of Performance 
 
Investment  managers  need  to  be  made  aware  of  the  Fund’s  Sustainability  Policy  and  related 
guidelines in order that these can be taken account of in their investment management decision-
making  processes.    In  order  to  monitor  the  performance  of  external  managers  in  terms  of  their 
degree of compliance with the guidelines and the performance of underlying investments with the 
Fund’s sustainability objectives, there needs to be regular reporting and disclosure on sustainability 
issues, particularly areas of concern, as well as actions taken to address these.  A similar approach 
needs to be adopted on in-house managed investments. 
 
  Investment Management & Monitoring of Performance 
   
  The Clwyd Pension Fund –  
   
  Will endeavour to ascertain the extent to which its fund managers are formal signatories to, support 
 
 

and comply with the UNPRI; 
    Will encourage its fund managers to produce policy statements on sustainability issues and report 
 
formally on these. 
 
  
  Will seek, through its managers, to ensure the full disclosure of environmental, social and ethical 
 

policies and practices by companies in which the Fund is invested; 
 
  
  Will ask investment managers for statements on their degree of compliance with the ISC Statement 
 

of Principles on the responsibilities of shareholders and agents;  
    Will request policy statements and practical evidence of the adoption of the best environmental 
 
 

standards amongst its property and infrastructure managers;  
    Will ask private equity managers for statements on their degree of compliance with the ILPA private 
 
equity principles; 
 
  
  Will ensure that investment managers regularly report records of voting on the Fund’s investment 
 

and  periodically  produce  statements  on  compliance  or  otherwise  with  the  broad  corporate 
 
governance elements of the Fund’s Sustainability Policy; 
 
    Will assess the performance of managers both in terms of financial returns and on sustainability 
 
issues over a time frame that adequately reflects the Fund’s sustainability objectives. 
122 
 

Investment Manager Selection & Contracts 
 
The Fund’s standard selection process for managers has always incorporated broad questions on 
sustainability issues but the main focus has been on investment philosophy, process, personnel and 
performance.    Within  process,  there  has  been  some  limited  focus  on  sustainability  inputs  to 
investment decision-making but risk has tended to be quite narrowly defined and linked to shorter-
term financial rather than longer-term sustainability considerations.  As a result, sustainability has 
never been a main factor in the comparative assessment of managers prior to appointment or in the 
formal  appointment  process  itself.    This  approach  has  now  been  reviewed  with  a  view  to 
incorporating into the selection and contracting process a far greater focus on sustainability issues.   
 
 
  Investment Manager Selection & Contracts 
   
  As an active part of this process, the Clwyd Pension Fund –  
   
    Will require from potential managers formal statements of their objectives, policies and practices 
 
on sustainability and related factors; 
    Will ascertain from potential managers the degree to which sustainability factors are taken into 
 
account in the investment decision-making process; 
 
    Will seek from potential managers details and the level of in-house tools, agency inputs and other 
 
resources on sustainability factors used in their investment processes; 
 
    Will review with potential managers the quality, integration and impact of such research on their 
 
investment processes and performance; 
  
 
 
Will consider the record of potential managers on active engagement with companies, voting and 
 
governance issues generally; 
    Will, in the assessment of potential managers, give appropriate weight to all these sustainability and 
 
related factors; 
 
    Will,  where  relevant  and  appropriate,  build  elements  of  the  Fund’s  Sustainability  Policy  and 
 
detailed guidelines into investment management agreements. 
 
123 
 

Collaboration 
 
The  Clwyd  Pension  Fund  is  already  a  committed  member  of  the  Local  Authority  Pension  Fund 
Forum  (LAPFF),  a  body  that  seeks  improvements  in  corporate  governance,  promotes  socially 
responsible investing (SRI) and, with the Fund’s active encouragement, is devoting considerable 
resources to environmental issues and climate change in particular.  LAPFF is already a signatory 
to the UNPRI.  The Fund has also had contact with other relevant bodies on sustainability issues 
both directly and through its managers. 
 
  Collaboration 
   
  The Clwyd Pension Fund –  
 
    Will  join  and/or  collaborate  with  organisations  that  are  relevant  to  pursuit  of  the  Fund’s 
 
sustainability objectives; 
 
    Will, subject to regulatory and operational constraints, seek relevant information from and share 
 
relevant  information  with  such  organisations  in  order  to  further  the  effective  delivery  of  its 
 
Sustainability Policy.  
 
 
Reporting & Disclosure 
 
The Clwyd Pension Fund Annual Report already includes copies of various regulatory documents, 
including various policy statements and the Fund’s SIP.  The latter includes details of the Fund’s 
current  policy  statements  on  social,  environmental  and  ethical  considerations  and  corporate 
governance  issues.    The  Annual  Report  is  circulated  widely  and  all  these  documents  are  also 
published on the Fund’s website.  It is already accepted that approaches on sustainability and other 
policy  areas tend  to evolve  and  develop  over  time.    It  is essential  therefore  to  keep  policies  and 
practices under continual review so as to improve their efficacy.  
 
 
  Reporting & Disclosure 
   
  The Clwyd Pension Fund –  
     Will,  through  its  quarterly  meeting  procedure,  report  regularly  and  as  appropriate  on  relevant 
 
 
sustainability issues; 
    Will, once a year, report formally on managers’ level of compliance with the its Sustainability Policy, 
 
progress made in the year and areas where further progress needs to be made; 
 
    Will, once a year, review its Sustainability Policy in the light of best practice and agree any proposed 
 
changes through its governance procedure; 
 
    Will circulate this revised document to relevant bodies and particularly its managers; 
    Will  incorporate this  revised document  into  its SIP and publish its  contents  both in the Annual 
 
Report and on its website. 
 
124 
 

MYNERS PRINCIPLES – 2014 / 2015 COMPLIANCE 
Principle 1 
 
Administering authorities should ensure that: 
 
  Decisions are taken by persons or organizations with the skills, knowledge, advice and resources necessary to make them effectively and monitor 
their implementation, and 
  Those  persons  or  organizations  have  sufficient  expertise  to  be  able  to  evaluate  and  challenge  the  advice  they  receive,  and  manage  conflicts  of 
interest.  
 
Key Areas and Guidance 
Comment & Actions 
Compliance  
It  is  good  practice  to  have  an  investment  sub- The administering authority delegates investment decisions to the Clwyd 
Full 
committee, to provide the appropriate focus and  Pension Fund Committee. The Committee delegates functions to Officers who 
 
skills on investment decision-making. 
take investment advice as required from a Pension Advisory Panel who provide 
appropriate focus and skills on investment decision making. Representatives 
and roles are defined in the SIP.    
This new governance structure was implemented from May 2014.   
The  board  should  have  appropriate  skills  for  Training is given priority status through compliance with CIPFA Knowledge and  Partial 
effective decision-making. 
Skills  Code  of  Practice  for  elected  members  and  ongoing  sessions  provided  Compliance 
regularly through managers, collaboration and seminars. 
A  needs  assessment  process  is  to  be  introduced  for  members  of  the  new 
Committee. 

There should be sufficient internal resources and  The Committee has access to experienced and trained officers and an Advisory  Full  
access  to  external  resources  for  trustees  and  Panel of professionals qualified to provide proper advice. 
boards to make effective decisions. 

There  should  be  an  investment  business  plan  The investment business plan is included in the Fund’s Annual Service Plan which  Full 
with progress regularly evaluated. 
is  approved  by  the  Committee  who  then  receive  updates  on  progress  each 
Committee.  
The  remuneration  of  trustees  should  be  Remuneration and expenses are reviewed, considered and set by Council. 
Full 
considered.  
Particular  attention  should  be  paid  to  managing  The investment  consultant, actuary and independent adviser all have contracts  Full 
and contracting with external advisers (including  which  are  regularly  reviewed.  Performance  of  the  investment  consultant  and 
advice  on  strategic  asset  allocation,  investment  actuary will be monitored by the independent adviser.  
management and actuarial issues). 
The  investment  consultant  and  independent  adviser  contracts  have  been 
tendered in 2013/14 and new provider contracts commenced in April 2014  
 
 
125 
 

Principle 2 
 
Trustees should set out an overall investment objective(s) for the fund that takes account of the scheme’s liabilities, the strength of the sponsor 
covenant and the attitude to risk of both the trustees and the sponsor, and clearly communicate these to advisers and investment managers. 
 
Key Areas and Guidance 
Comment & Actions 
Compliance  
Benchmarks and objectives should be in place for  The Fund’s SIP sets out its investment and funding objectives as well as its 
Full  
the funding and investment of the scheme. 
overall strategic customized benchmark, asset class targets and Conditional 
 
Asset Allocation.   
 
Fund  managers  should  have  clear  written  Fund managers operate to detailed written mandates based in the main on 3-year  Full 
mandates covering scheme expectations, which  rolling performance targets, some market-based with others more absolute return 
include  clear  time  horizons  for  performance  in nature. These are stated in the SIP. 
measurement and evaluation. 
 
 
Trustees consider as appropriate, given the size  The  Fund  has  always  looked  very  widely  at  available  asset  classes  and  its  Full 
of fund, a range of asset classes, active or 
extremely diversified structure reflects this.  Whilst competitive deals are always 
passive management styles and the impact of 
sought  with  managers,  fee  levels  have  been  less  of  a  consideration  on  the 
investment management costs when formulating  grounds that, in optimizing structures, returns have always been considered on a 
objectives and mandates. 
net  basis  and  that  such  costs  are  anyway  offset  by  minimal  additional 
 
performance.  Other fund costs are very carefully considered and monitored. 
 
Trustees  should  consider  the  strength  of  the  The Fund is effectively Government-backed but the Fund impact on stakeholders  Full 
sponsor covenant. 
receives appropriate attention. 
 
 
 

126 
 

Principle 3 
 
In setting and reviewing their investment strategy, trustees should take account of the form and structure of liabilities. These include the strength of 
the sponsor covenant, the risk of sponsor default and longevity risk. 
 
Key Areas and Guidance 
Comment & Actions 
Compliance  
Trustees should have a clear policy on 
Most managers have market-related benchmarks.  There is clear acceptance of  Full 
willingness to accept underperformance due to 
the fact that markets can be volatile in the short term.   The setting of the Fund’s 
market conditions. 
strategic  benchmarks  is  based  upon  the  probable  long-run  performance  of 
 
specific  asset  classes.    Similarly,  whilst  the  Fund’s  aim  is  that  managers  will 
outperform  their  benchmarks  at  all  times,  periods  of  under-performance  are 
accepted as long as longer-term performance remains intact. 
As noted above, in terms of changing managers, performance should not be the 
sole criterion.  The cost and timing of change possibly need to be recognized more 
as key factors.
 
Trustees should analyse factors affecting long-
At  each  Fund  Review  exercise,  optimization  techniques  are  used  that  take  Full 
term performance and receive advice on how 
account  of  probable  performance  and  risk  factors  as  well  as  asset  class 
these impact on the scheme and its liabilities. 
correlations and the Fund’s actuarial position. The implementation of the flight-
path strategy now requires regular monitoring of the funding position  
Such issues will be looked at again as part of the next Fund Structure review.  
Trustees should take into account the risks 
These risks are considered as part of the Fund’s flight-path strategy for managing  Full 
associated with their liabilities’ valuation and 
funding risks such as interest rates and inflation. Each Fund Review exercise is 
management. 
aimed at achieving an overall long-term rate of return adequate to cover liability 
 
growth (pay/price inflation, interest rate changes and mortality) and to return, in 
time, to full funding status.   
.   
Trustees have a legal requirement to establish 
Committee members receive regular independent reports from Internal Audit and  Full 
and operate internal controls. 
External Audit on internal controls.  Any actions recommended by these bodies 
are actioned promptly. 
Trustees should consider whether the 
The  Fund’s  investment  strategy  is  considered  as  part  of  the  regular  actuarial  Full 
investment strategy is consistent with the 
process used to review and set employers’ rates of contribution and consistency 
scheme sponsor’s objectives and ability to pay. 
between the two is an important factor. 
 
127 
 

Principle 4 
 
Trustees should arrange for the formal measurement of the performance of the investments, investment managers and advisors. Trustees should also 
periodically make a formal policy assessment of their own effectiveness as a decision-making body and report on this to scheme members.  
 
Key Areas and Guidance 
Comment & Actions 
Compliance  
There is a formal policy and process for 
The performance of the Committee is assessed by the Independent Adviser and  Full    
assessing individual performance of trustees 
published in the Annual Report. In line with the SIP, the performance of the Fund 
and managers. 
and  its fund managers  is formally  monitored by  the Investment  Consultant  and 
 
Officers.   

Trustees should demonstrate an effective 
Records  of  attendance  at  Committee  and  training  events  are  maintained  and  Full  
contribution and commitment to the role (for 
reported in the Annual Report. Participation is recorded in the Committee minutes.    
example measured by participation at 
 
meetings). 
 
The  chairman  should  address the  results of  the  All  current  performance  evaluation  documents  (Training  records,  Independent  Full 
performance evaluation. 
Adviser, risk, Audit) are brought to Committee. The Chairmen has a key role in 
this and appropriate actions are agreed. 

There should be a statement of how performance  These are partly covered in the SIP and through specific reports to Committee but  Partial 
evaluations have been conducted. 
there is no statement that brings all these together. 
The  independent  adviser  will  address  this  as  part  of  the  annual  review  of 
performance. 

When selecting external advisers, relevant 
Advisers are selected competitively, based on performance, price and other 
Full 
factors including past performance and price 
factors. 
should be taken into account. 

 
 
 
 
128 
 

 
Principle 5 
 

Trustees should adopt, or ensure their investment managers adopt, the Institutional Shareholders’ Committee (ISC) Statement of Principles on the 
responsibilities of shareholders and agents. A statement of the scheme’s policy on responsible ownership should be included in the Statement of 
Investment Principles. Trustees should report periodically to members on the discharge of such responsibilities
 
Key Areas and Guidance 
Comment & Actions 
Compliance  
Policies regarding responsible ownership should  The Fund’s Sustainability Policy is included as part of the SIP. The Fund is also a  Full 
be disclosed to scheme members in  the annual  member  of  the  Local  Authority  Pension  Fund  Forum  (LAPFF)  which  considers 
report  and  accounts  or  in  the  Statement  of  responsible investment on a collaborative basis.  
Investment Principles. 
Trustees should consider the potential for 
In  formulating  investment  strategy,  the  Fund  is  always  mindful  of  sustainability  Full  
engagement to add value when formulating 
issues and these are an increasing focus for the Fund across all asset classes.  
investment strategy and selecting investment 
Similarly,  when  appointing  managers,  questions  are  asked  about  engagement 
managers. 
and  sustainability  although  this  is  probably  not  given  sufficient  weight  in  the 
evaluation  of  managers  for  selection.  To  ensure  best  practice,  the  Fund  has 
produced its own Sustainability Policy which will need to be regularly monitored 
and managed.  In the future greater weight needs to be given to such matters in 
the manager appointment process. 
Trustees 
should 
ensure 
that 
investment  A questionnaire has been issued to all fund managers on their sustainability 
Full 
managers  have  an  explicit  strategy,  setting  out  policy and their replies explain their approach.  
the circumstances in which they will intervene in   
a company. 
Trustees  ensure  that  investment  consultants  The investment consultant adopts the ICS’s statement. 
Full   
adopt the ISC’s Statement 
 
 
 
 
129 
 

Principle 6 
 
Trustees should act in a transparent manner, communicating with stakeholders on issues relating to their management of investment, its governance 
and risks, including performance against stated objectives.  Trustees should provide regular communication to members in the form they consider 
most appropriate. 
 
Key Areas and Guidance 
Comment & Actions 
Compliance  
Reporting  ensures  that  the  scheme  operates  Details of the Fund’s Communication Policy Statement and all other key reports  Full 
transparently  and  enhances  accountability  to  – SIP, Annual Report, Corporate Governance Policy Guidelines, Funding Strategy 
scheme  members  and  best  practice  provides  a  Statement,  Governance  Compliance  Statement  and  Myner’s  Principles 
basis  for  the  continuing  improvement  of  Compliance  Statement  are  all  published  on  the  Fund’s  website.    The  Annual 
governance standards. 
Report,  which  incorporates many  of these documents,  is  also  available  in  hard 
copy.  A newsletter is also published periodically.  The other two main sponsors 
(Denbighshire and Wrexham) have representation on the Committee along with 
an  employee  representative  and  other  employer  representative  to  ensure 
transparency.  
 
 
 
130 
 

FRC STEWARDSHIP CODE 2014 / 15 COMPLIANCE 
 
Principles 
Comment & Actions 
Compliance  
 
Principle 1 

Institutional investors should publicly disclose their  The Clwyd Pension Fund takes its responsibilities as a shareholder seriously.   Full  
policy on how they will discharge their stewardship  It seeks to adhere to the Stewardship Code and encourages its appointed asset 
responsibilities. 
managers to do so too.  In practice the Fund’s policy is to apply the Code both 
 
through its arrangements with its asset managers and other agents and through 
membership of collaborative groups.  The Fund makes this explicit in Section 7 
of  its  Statement  of  Investment  Principles  (SIP)  and  through  its  recently 
introduced  Sustainability  Policy  document.    The  Fund’s  investment  strategy 
seeks long-term returns from investing in a highly diversified portfolio of assets 
and  appoints  asset  managers  who  best  reflect  this  long-term  sustainability 
approach in their investment philosophy and process.   
 
Principle 2 
 
 
Institutional  investors should  have  a  robust  policy  Through its Sustainability Policy,  the Fund encourages the asset managers it  Full  
on  managing  conflicts  of  interest  in  relation  to  employs to have effective policies addressing potential conflicts of interest when 
stewardship  and  this  policy  should  be  publicly  it comes to matters of stewardship.  The Fund requires all those who are directly 
disclosed. 
involved  in  its  management  and  governance  to  disclose  any  interest  in  any 

company, or other entity, in which the Fund has an ownership interest.   
 
Principle 3 
 
 
Institutional investors should monitor their investee  Day-to-day responsibility for managing our equity holdings is delegated to the  Full 
companies. 
Fund’s  appointed  asset  managers.  The  Fund  expects  them  to  monitor 
 
companies,  and  intervene  where  necessary,  and  to  report  back  regularly  on 
activity undertaken.  Quarterly review meetings with the Fund’s asset managers 
provide  an  opportunity  for  particular  company  issues  and,  under  the  Fund’s 
Sustainability Policy, managers will be required annually to report any areas of 
concern. 
 
 
 
 
131 
 

Principles 
Comment & Actions 
Compliance 
 
Principle 4 

Institutional  investors  should  establish  clear  Whilst there is broad guidance in the Fund’s SIP and Sustainability Policy, as  Full  
guidelines on when and how they will escalate their  noted  earlier,  responsibility  for  day-to-day  interaction  with  companies  is 
activities as a method of protecting and enhancing  delegated  to  the  Fund’s  asset  managers,  including  the  escalation  of 
shareholder value. 
engagement when necessary.  Their guidelines for such activities are expected 
to be disclosed in their own statement of adherence to the Stewardship Code. 
Principle 5 
 
 
Institutional  investors  should  be  willing  to  act  The Fund seeks to work collaboratively with other institutional shareholders in  Full  
collectively with other investors where appropriate.  order to maximize the influence that it can have on individual companies. 
 
The Fund is a member of the Local Authority Pension Fund Forum (LAPFF), 
which  engages  with  companies  on  environmental,  social  and  governance 
issues  on  behalf  of  its  member  authorities.    The  LAPFF  is  signatory  to  the 
United Nations Principles for Responsible Investing.  
Principle 6 
 
 
Institutional investors should have a clear policy on  Whilst  all  the  Fund’s  holding  are  through  pooled  voting,  it  takes  its  voting  Full, 
but 
voting and disclosure of voting activity. 
responsibilities seriously and its voting policy is detailed as part of its SIP and  further 
 
in its Sustainability Policy document.  Within this constraint, the Fund seeks to  improvement 
exercise  the  voting  rights  attaching  to  all  its  UK  equity  holdings  and,  where  is possible 
practical,  its  overseas  stocks.    Voting  records  are  reported  quarterly  to  the 
Pension Fund Panel. 
There  is  currently  no  disclosure  on  voting  in  the  Funds  Annual  Report  and 
Accounts or on the Fund’s web site.  

Principle 7 
 
 
Institutional investors should report periodically on  The  Fund  reviews  its  SIP  and  Sustainability  Policy  document  on  an  annual  Partial 
their stewardship and voting activities. 
basis and publishes these both in the Annual Report and Accounts and on the 
 
Fund’s web site.  In addition, the activity undertaken by the LAPFF is reported 
quarterly  to  the  Pension  Fund  Panel  as  are  summary  voting  records  from 
managers. 
However, there is currently no external publication of the Fund’s voting record 
nor is there any retrospective review of stewardship generally. 

132 
 

Communication Policy Statement 
 
The  Clwyd  Pension  Fund  has  had  a  Communications  Policy  Statement  since  April  2006.    This 
statement is reviewed and updated each year to ensure that there is a continual improvement in the 
provision of information. 
 
This  statement  outlines  Clwyd  Pension  Fund’s  policies  concerning  communications  with  the 
following people and organisations: 
 
  Scheme Members 
  Prospective Members 
  Employing Authorities 
  Fund Staff 
  Other Bodies 
 
Mission Statement 
 
The  Fund’s  communication  policy  statement  follows  the  principles  of  the  Clwyd  Pension  Fund 
Mission Statement which is identified as: 
 
  We  will  be  known  as  forward  thinking,  responsive,  pro-active  and  professional  providing 
excellent customer focused, reputable and credible service to all our customers 
 
  We will have instilled a corporate culture of risk awareness, financial governance, and will be 
providing the highest quality, distinctive services within our resources 
 
  We will work effectively with partners, being solution focused with a can do approach 
 
Diversity of Communication 
 
All of the Fund’s communication material is bi-lingual and members are able to receive all personal 
communications in Welsh should that be their preferred language. 
 
The  Clwyd  Pension  Fund’s  correspondence  is  also  available  in  alternative  formats  for  example, 
Braille, large print, BSL Video/DVD, audio tape and other languages on request. 
 
The  Clwyd  Pension  Fund’s  aim  is  to  use  the  most  appropriate  communication  medium  for  the 
audience  receiving  the  information.    This  may  involve  using  more  than  one  method  of 
communication. 
 
Communications with Scheme Members 
 
Local  Government  Pension  Scheme  (LGPS)  members  include  contributing  members,  deferred 
members  and  pensioners.    Each  type  of  member  receives  different  forms  of  communication 
according to their individual needs. 
 
Annual Benefit Statements –
 These statements are distributed annually to both contributing and 
deferred  members’  home  addresses  as  per  regulation  requirements.    The  Clwyd  Pension  Fund 
continues to use the format of pension figures and guidance notes combined in one user-friendly 
booklet. In addition, the statement included a projection of State pension benefits at State pension 
age for all LGPS members who elected to receive the information.   
 
The  format  of  the  statements  has  been  reviewed  by  the  All  Wales  Group  in  line  with  the  LGPS 
regulations. The Annual Allowance (AA) information has been provided to members since 2012. 
 
Newsletters –
 The Clwyd Pension Fund has a newsletter for contributing members entitled Penpal.  
The  purpose  of  this  newsletter  is  to  keep  members  up-to-date  with  any  changes  to  the  pension 
scheme regulations.  
135 
 

The Fund also sends a newsletter to its pensioners entitled Clwyd Catch Up.  This is sent out with 
the annual pensions increase notification and explains how their new annual rate of pension has 
been calculated.  It also includes topical information regarding the budget, State benefits etc. 
 
Both newsletters are distributed to home addresses once a year. 
 
Pensions Extra is an additional newsletter that the Clwyd Pension Fund uses to notify members of 
urgent issues concerning LGPS.  It is only published on an ad-hoc basis as and when required.  
 
Presentations/Road-shows/Drop-in  Sessions  –  The  Clwyd  Pension  Fund  offer  LGPS  road 
shows, presentations, and drop-in sessions throughout the year.  
 
The amount of visits to employers is likely to rise, due to a combination of departmental reviews and 
the introduction of the 2014 Scheme.    
 
2013/14 financial year saw the Clwyd Pension Fund carry out 24 days of drop-in sessions.  These 
sessions were used, not only to discuss individual member issues and also how the new pension 
scheme works.  
 
In  conjunction  with  these  drop  in  sessions,  in  preparation  for  the  introduction  of  the  LGPS2014 
scheme,  additional  presentations  were  offered  to  all  employers  for  their  staff  members.  10 
presentations were given to a range of the Clwyd Pension Fund Employer’s staff members.  
 
The information given out at these events is constantly reviewed to ensure that it is up-to-date and 
takes into account any changes in the pension regulations.  LGPS literature, ranging from scheme 
booklets to death grant expression of wish forms, is always available at these events. 
 
Pre-Retirement Courses – Fund Officers attend pre-retirement courses to inform members who 
are approaching retirement age, about Local Government retirement procedures.  Historically four 
courses have been held per annum but, due to high demand, this has increased to six courses per 
annum.  The courses are still run in partnership with Gwynedd County Council.  All course material 
is reviewed in advance to ensure the information is up-to-date according to regulation changes. 
 
In circumstances where there is a higher demand, courses are organised by Clwyd Pension Fund 
Employers in addition to the ones held in collaboration with Gwynedd.  A Fund officer also attends 
these courses to give a presentation on LGPS and retirement procedures. 
 
Website  –  All  members  have  access  to  the  Fund’s  website  which  can  be  found  at 
www.clwydpensionfund.org.uk.    The  website  was  set  up  to  provide  comprehensive  information 
regarding  the  Local  Government  Pension  Scheme  and  the  Clwyd  Pension  Fund.    It  enables 
members to download scheme literature and forms. 
 
The  website  also  has links  to other  useful  websites, for  example,  the LGPS2014 official scheme 
website, Prudential – our AVC provider, and the Department for Work and Pensions (D.W.P.) 
 
Literature – Current pensions literature, available to scheme members include: 
 
  Short Scheme Guide to the Local Government Pension Scheme, which is sent to all members 
upon joining the Clwyd Pension Fund.  This booklet is amended as and when required. 
  Topping  Up  Your  Benefits,  which  explains  how  members  can  pay  extra  contributions  to 
increase their benefits on retirement.  This booklet is currently being reviewed and updated 
where necessary. 
  Retirement pack sent to all members about to retire from the Clwyd Pension Fund.   
 
Pensions Fact-sheets – Several fact-sheets are available and are updated as and when pension 
regulation  changes  make  it  necessary.    They  are  produced  on  an  All Wales  basis.    Most  of  the 
136 
 

Welsh Pension Funds use the fact-sheets for general distribution to their LGPS members.  The fact-
sheets are regarding: 
 
  Authorised Unpaid Leave 
  Changing Working Arrangements 
  Commutation 
  Pensions on Divorce or Dissolution of Civil Partnerships 
  Flexible Retirement 
  Ill Health Retirement 
  Maternity Leave 
  The Rule of 85 
  Pension Transfers 
 
Pensions  Taxation  Correspondence  –  Correspondence  was  distributed  in  August  2014,  to  all 
employers to feed to their employees who are high earners.  It made clear their option to apply for 
Fixed Protection on the Life Time Allowance from 18 August 2014, so that they can use £1.5m LTA 
instead of reduced £1.25m 
 
The Clwyd Pension Fund will continue to issue correspondence, so that our members are aware of 
taxation rules including Annual Allowance.  They can then take any action required to ensure they 
do not have pension savings in excess of the Annual Allowance and have to pay a tax charge. 
 
Facts & Figures – An extract of the Fund’s facts & figures for each financial year is included in the 
Penpal newsletter so that contributing members have easy access to the Fund’s current financial 
position. 
 
Annual Report – The Annual Report is published to highlight how the Fund has performed during 
the previous financial year.  It also includes statements with regards to investment principles, funding 
strategy, and governance. 
 
Contacting the Clwyd Pension Fund – All members have the opportunity to telephone, fax, email 
or visit the Clwyd Pension Fund for information in addition to the other lines of communication open 
to them. 
 
Communications with Prospective Members 
 
Literature  –  Various  literature  is  available  to  prospective  members  that  promotes  the  Local 
Government Pension Scheme and explains the scheme benefits. Booklets include: 
  Your Pension at Retirement, which is distributed to all new employees alongside their contract 
of employment.  This leaflet is updated each year and has recently been re-written. 
  Opted  Out?  Missing  Out!  Is  sent  to  employees  who  request  to  opt  out  of  the  scheme.  It 
informs them of the benefits they may miss out on. 
 
Induction  Days  –  Flintshire  County  Council  Corporate  Training  Unit  organise  induction  days  for 
new  employees.    As  part  of  these  induction  days,  Clwyd  Pension  Fund  is  invited  to  give 
presentations to prospective scheme members in order to promote the benefits of joining the Local 
Government Pension Scheme. This service has also been offered to our other scheme employers. 
 
Website – 
The Clwyd Pension Fund website address is advertised in all available literature and is 
also  mentioned  in  induction  presentations  so  that  prospective  members  can  visit  our  website for 
more information if they wish to do so. 
Communications with Employing Authorities 
 
AJCM  –  The  Annual  Joint  Consultative  Meeting  is  held  every  November  and  an  invitation  is 
extended to employers and Union representatives.  The Annual Joint Consultative Meeting offers 
employers the opportunity to discuss the latest pension issues and to keep up-to-date with Local 
137 
 

Government Pension Scheme regulations.  The Annual Joint Consultative Meeting also includes a 
presentation summarising the Fund’s annual report and accounts. 
 
Individual  Employer  Meetings  - 
Employers have the opportunity to meet  with members of staff 
from the Clwyd Pension Fund to discuss any issues with regard to the Local Government Pension 
Scheme.  These meetings take place as and when they are required. 
 
Training  Sessions  –  Training  sessions  are  offered  to  both  Payroll  and  Personnel  departments 
within  each employer.  The sessions include training on the Local Government  Pension Scheme 
regulations and administration procedures. 
 
Service Level Agreements (SLAs) – Service Level Agreements were introduced in April 2007 in 
order to improve best practice and also to comply with audit requirements. 
 
The  Service  Level  Agreement  sets  out,  in  detail,  the  obligations  and  responsibilities  of  both  the 
Employing  and  Administering  Authorities  concerning  all  aspects  of  Local  Government  Pension 
Scheme administration.  These Agreements are reviewed and updated annually. 
 
Website – The Clwyd Pension Fund website is a vast log of information available 24 hours a day, 
365 days of the year. All of the information on it is up-to-date and takes into account current LGPS 
regulations. 
 
The employing authorities also have their own website section that they can visit to find out how to 
implement LGPS regulations.  They are able to download password protected pensions forms which 
must be completed by the employer in order for pension benefits to be calculated.  The website’s 
Employer section also has a ‘News Alerts’ feed.  This allows the Clwyd Pension Fund employers to 
stay up to date on urgent LGPS issues via the website. 
 
Email Updates – Clwyd Pension Fund has an email distribution list of all employers. Regular emails 
are sent to the group with updates on the LGPS.  This email distribution list is also used to remind 
employers  of  facilities  available  to  them  and  their  staff,  i.e.  pension  presentations  and  drop-in 
sessions. 
The email distribution list is used to inform them when a news alert is added to the website. 
 
Employer  Bulletins  
–  These  are  emailed  to  employers  annually,  normally  in  September.  The 
bulletin was created with a view to informing employers of important LGPS issues. It is also used to 
summarise all of the LGPS changes for the past 12 months – to ensure that employers have not 
missed  any  of  these  updates.  The  Clwyd  Pension  Fund  retains  the  option  to  email  additional 
Employer Bulletins throughout the year if urgent information needs to be sent to our employers. 
 
Communications with Pension Fund Staff 
 
Clwyd Pension Fund Manager – 
The Clwyd Pension Fund Manager maintains an open-door policy 
and attempts to make himself available to staff both within and outside the Pensions office. 
 
Management  Meetings  –  These  are  to  assist  the  management  team  in  planning  ahead  and 
focusing on the next 12 months issues, for example staffing, workloads, and accommodation. 
 
Team Leader Meetings -
 Weekly meetings for the Pensions Manager and the Team Leaders take 
place to discuss day to day issues from all perspectives including priorities and procedures.   
 
Communications  Meetings
  –  Monthly  meetings  for  the  Pensions  Manager  and  the 
Communications Officer. These are to discuss the current communication projects.   
 
Technical  Meetings  –  The  Pensions  Manager  meets  with  both  Technical  Team  Leaders.  The 
purpose is to discuss the current technical projects.   
138 
 

 
Section  Meetings  –  Office  and/or  Team  Meetings  are  held  on  a  monthly  basis  to  discuss 
operational issues. The purpose is to update the team on issues covered in the meeting mentioned 
above.   
 
Any items arising from any of the above meetings are escalated to the Clwyd Pension Fund Manager 
and raised at Senior Management Team meetings when necessary. 
 
Staff Training – The Clwyd Pension Fund ensures that all pension staff receive both in-house and 
external training,  with regard to pension matters, so that  they are able  to administer the scheme 
effectively, answer member queries and offer a good customer service. 
 
The  Pensions  Section  staff  attend  various  one  day  courses  run  by  the  Local  Government 
Association (LGA) regarding the LGPS as and when these courses are made available. 
 
To develop a deeper knowledge, many pensions staff have completed a 2 year Local Government 
Pension Scheme Diploma with the Chartered Institute of Pension and Payroll Professionals (CIPP).  
A further member of staff is also currently undertaking a foundation degree. 
 
Fund  staff  are  encouraged  to  attend  other  training  courses  that  will  assist  in  their  personal 
development. 
 
Communications with Other Bodies 
 
Regional  Forums  –  The  Shrewsbury  Pension  Officers  Group  takes  place  quarterly.    It  is  an 
opportunity for the Pensions Managers and other Pension Officers from administering authorities in 
the region to share information and ensure uniform interpretation of the Local Government Pension 
Scheme, and other prevailing regulations. 
 
Partnership Meetings with the 8 Pension Funds in  Wales  – The Pensions Manager regularly 
meets  representatives  from  the  other  7  Pension  Funds  in Wales  to  discuss  best  practice  and  to 
ensure that all the Welsh Funds have a consistent approach to their administration procedures. 
 
In addition, all of the Communications Officers from the 8 Welsh Pension Funds meet on a regular 
basis to share ideas about forms of communication.  Some of the scheme literature that is produced 
is on an “All Wales” basis. 
 
 
139 
 


Independent  Auditor's  Statement  to  the  Members  of  the  Administering  Authority  of 
Clwyd Local Government  Pension Fund 
 
I have examined  the  pension fund  accounts  and  related  notes contained  in the  2013/14 Annual 
Report of  Clwyd  Pension  Fund to  establish  whether  they  are  consistent  with  the pension  fund 
accounts  and related notes  included in the Statement of Accounts  produced by Flintshire  County 
Council  for  the  year  ended  31  March  2014  which  were  authorised  for  issue on  24  September 
2014. The pension fund accounts  comprise the  Fund Account  and the  Net Assets  Statement. 
 
Respective  responsibilities  of the Administering  Authority  and the  Independent Auditor 
The  Administering  Authority,  Flintshire  County  Council,  is  responsible  for  preparing  the Annual 
Report. My responsibility  is to  report my opinion on the  consistency of the  pension fund accounts 
and  related  notes  contained  in  the  Annual  Report  with  the  pension  fund accounts  and  related 
notes included  in the  Statement  of  Accounts  of the  Administering Authority. I also  read the  other 
information contained  in the Annual  Report and consider the implications for my report if I become 
aware  of any  misstatements  or material inconsistencies  with  the  pension fund  accounts. 
I conducted my work based on the requirements of Bulletin 2008/3 issued by the Auditing Practices 
Board. My  report  on  the  pension fund  accounts  and  related  notes  included  in the  Statement  of 
Accounts  produced  by  Flintshire  County  Council  describes  the  basis  of  my  opinion  on  those 
accounts. 
 
Opinion 
In my opinion the pension fund accounts and related notes included in the Annual  Report of Clwyd 
Pension  Fund  are  consistent  with  the  pension  fund  accounts  and  related  notes included  in the 
Statement  of Accounts  produced by  Flintshire County  Council for the year ended  31  March 2014 
which  were  authorised for  issue on 24 September  on which  I issued an  unqualified  opinion. 
I have  not considered  the  effects  of  any  events  between  the  date on which  I issued  my opinion 
on the  pension fund  accounts  included  in the  authority's  Statement  of Accounts,  30 September 
and the date of this  statement. 
 
 
 
 
 
 
Anthony Barrett  
Appointed  Auditor Wales 
Audit  Office 24  Cathedral 
Road Cardiff 
CF11 9LJ 
 
5 November 2014 
 
140