This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Sita'.

EAST DEVON DISTRICT COUNCIL 
Minutes of a meeting of the East Devon Recycling and Refuse 
Partnership Board, held at Knowle, Sidmouth, on 24 July 2014 
 
Present: 
Councillors: 
Ian Chubb – Portfolio Holder, Environment (Chairman) 
Tom Wright – Deputy Portfolio Holder, Environment  (Vice 
Chairman) 
David Cox - Portfolio Holder, Finance 
Geoff Pook 
 
SITA: 
Rick Aldridge – Senior Contract Manager 
Peta Johnson – Municipal Development Manager 
 
Officers 
Paul McHenry –Recycling and Waste Contract Manager 
Andrew Hancock – Street Scene Manager 
John Golding – Head of Housing 
Steve Joyce – Waste Management Officer  
Cherise Foster – Customer Service Manager 
Stephanie Lewis – Assistant Democratic Services Officer 
 
Also present 
Councillor: 
Phil Twiss – Corporate Services Portfolio Folder 
 
Apologies: 
Councillor Steve Gazzard 
Mark Williams 
Richard Cohen 
Darren Lockett - SITA 
 
 
 
 The meeting started at 10.00am and finished at 12.25pm. 
 
*1 
Election of Chairman 
 
RESOLVED 
that the Portfolio Holder – Environment, Councillor Iain Chubb 
be elected as Chairman for the ensuing year. 
 
*2 
Appointment of Vice Chairman 
 
RESOLVED 
that the Deputy Portfolio Holder – Environment, Councillor Tom 
Wright be appointed as Vice Chairman for the ensuing year. 
 
 
*3 
Minutes 
 The minutes of the Recycling and Refuse Partnership Board meeting held on 29 
April 2014 were agreed and signed as a true record.   
 
 
 



Recycling & Refuse Partnership Board, 24 July 2014 
*4 
Matters arising 
 Missed Collections: 
 
At the last meeting the Board discussed issues around an increased number of 
missed collections and a drop in the amount of kilometres travelled by SITA 
vehicles.  The Senior Contract Manager advised the Board that he had looked into 
this and presented two main reasons for the changes to the statistics: 
  the vehicles currently used, and 
  staffing issues over the past six months.   
 The Senior Contract Manager explained that there had been multiple problems with 
vehicles breaking down and as a result other vehicles had to make up the shortfall.  
There had also been numerous staffing problems over the past few months, where 
SITA had to use more agency staff.  SITA was trying to address this problem by 
providing more training and qualifications for staff.   
 
The Chairman reported on concerns raised where members of the public had seen 
green boxes kicked down the street by operatives causing damage.   The Senior 
Contract Manager advised that this had been discussed at team meetings and 
checks had been implemented to reduce this issue.  It was explained that separate 
bins are marked as ‘slave bins’ which are used by crews to transport waste to and 
from the vehicle.  These are currently the same colour as resident’s bins and there 
may be some public confusion and issues over perceptions if these bins are not 
clearly marked as being different.    
 
 
RESOLVED 
that the Senior Contract Manager research costs and materials 
for alternative stronger options for slave bins and report back at 
the next meeting.   
 
*5 
Changes to meeting format 
The Waste and Recycling Manager advised the Board that it was appropriate for the 
meeting to be split into two halves; part one attended by SITA and part two held 
without any contractors present.  This was to allow discussions to take place with 
Officers and Councillors concerning future contracts.   
 
*6 
Statistical Information 
The Board was presented information by the Waste and Recycling Manager 
regarding statistical and operational data on missed collections, finance and SITA 
key performance indicators.    
 
The Waste and Recycling Manager highlighted concerns regarding a high level of 
staff turnover of up to 20% per year.  This was extremely high and as a result was 
reflected in the increased number of missed landfill collections.   There had also 
been a delay in the delivery of 500 bins, boxes and caddies which SITA had 
resolved by organising overtime activities during a weekend.   The Board discussed 
reasons for a high staff turnover which the Senior Contract Manager explained had 
always been an issue, and ways to resolve this problem which included offering full 
qualifications to drivers.   It was also agreed that many young operatives who join 
decide to move on quickly as it was a hard job which did not offer an overly 
generous salary.  The Board noted that SITA offered a slightly lower salary when 
compared with other companies.  
 
 

Recycling & Refuse Partnership Board, 24 July 2014 
The Board agreed it was important to research the causes of the high staff turnover 
and to compare the cost of a high turnover and loss of services with the cost of 
increasing staff salaries to match other external companies.    
 
   
RESOLVED 
that the Senior Contract Manager research the reasons and  
cost to SITA of a high staff turnover rate and present the 
findings at the next meeting.  
 
*7 
Cardboard collection update 
The Waste and Recycling Manager advised the Board that the Council had 
considered the options available for recycling cardboard, however had decided that 
now was not the right time to implement changes due to budget constraints.   This 
was due to the cost of redeveloping vehicles to cope with additional materials and 
the extra drivers that would be required.  
 
The Board agreed that the Council had a commitment to look at finding a solution to 
card collections and it was still the intention of the Council to introduce this service 
by 2016.    
 
The Board discussed the Avonmouth plant and was informed by the Municipal 
Development Manager that this plant was not yet commissioned due to technical 
problems.  The Board discussed the options of sending mixed plastics to this plant 
but was advised that this would not be possible as it would involve doubling the 
amount of plastics on vehicles and a significant amount of time for crews to 
separate all of the materials.  
  
*8 
SITA Contract Manager’s report 
SITA’s Contract Manager presented his report to the Board which included training 
for all recycling operatives to ensure service delivery was of the highest standard.  
The roll out of this programme had just started and would last several months.  It 
would also help the operatives to consider the quality of materials as they were 
being sorted.    
 
Trainees were also being recruited on apprenticeship schemes, with the 
government providing funding to support this programme.  It was hoped that this 
would help to reduce the high turnover of staff.  Further educational programmes 
have been provided, including training on contamination for crews.  
 
Communications update – Cloud 9 had been installed on all vehicles which allowed 
crews to collate information collected on rounds in an organised manner and to use 
the information to help improve service delivery.  
 
Educational Ambassador Courses – this was an education service provided to 
schools.  SITA was currently looking at provisions from Devon County Council and 
how they could add to this service.  
 
SITA Trust – the company was looking at how they could provide funding to 
community groups.   It was suggested that a talk could be provided at the next 
meeting to provide further information to the Board.  
 
 
 
 

Recycling & Refuse Partnership Board, 24 July 2014 
A Member of the Board asked whether the operatives had any input into the training 
provided to new trainees. In response the Senior Contract Manager explained that 
there was a staff forum where operatives share any issues or ideas they 
experienced from their rounds.  Operational Supervisors were also encouraged to 
visit other areas of the country to bring back any ideas or experiences to help inform 
practices.  
 
The Board discussed developments at Cranbrook and asked whether SITA was 
coping with the number of houses that were now occupied.  The Senior Contract 
Manager explained that crews were struggling to cope as they had introduced a 
separate Friday round which stretched the workforce.  SITA management would be 
looking at how to cope with the increase in houses over the next couple of months.  
One issue which had been raised by crews concerned residents’ parking in the road 
and blocking the access for crews to reach bins as the roads were too narrow.    
 
The Portfolio Holder for Finance advised that this issue should be raised with the 
planners and referred to the Deputy Chief Executive, Richard Cohen, to be raised at 
the next Design Group, as this would continue to cause problems at Cranbrook.  
 
 
RESOLVED 
1.  that the SITA Contract Manager’s report be noted  
2.   that the SITA Contract Manager arrange a presentation 
for the next meeting regarding the SITA Trust 
3.  that the SITA Contract Manager provide an update 
report at the next meeting to look at how training ideas 
from operatives are put into practice. 
4.  that the Waste and Recycling Manager raise the issue of 
access for SITA vehicles at Cranbrook with the Deputy 
Chief Executive.  
 
 
*9      Exclusion of contractual partners due to the nature of the items 
which will include business plans and future contract arrangements 
 
 

The Council’s contractual partners were asked to leave the meeting at this point as 
the Board wanted to discuss various commercially sensitive issues including 
business plans and future contract arrangements.  
 
10  Presentation of report – Waste Recycling and collection contract 
options 
The Board discussed the report presented by the Waste and Recycling Manager. 
This provided members with an update on progress towards procurement of a new 
recycling and waste collection contract and informed them of suggested 
commissioning, procurement and mobilisation options, with recommendations on the 
best route to enable the successful completion of this project.   
 
The Board was advised that the recycling and waste collection contract was a major 
item of council expenditure and was also a very important and valued frontline 
service.  The report outlined the optimum route toward commissioning, procurement 
and mobilisation of a new contract for this service that would allow for future 
improvements to recycling rates and provide reduced tonnages of waste for disposal. 
 
 

Recycling & Refuse Partnership Board, 24 July 2014 
The Board agreed that it would be beneficial to hold a Think Tank to facilitate 
Member input which would help shape a future waste contract.   
 
 
RECOMMENDED 
1. that Members note the progress made to date and 
agree with the re-tendering recommendations outlined 
in the report; 
2. that Members consider the procurement options as 
presented and agree with the suggested procurement 
route of competitive dialogue following a detailed 
commissioning period; 
3. that Members agree to the creation of a sub-group of 
the Recycling and Waste Board [the ‘Recycling and 
Refuse Commissioning Group’] to aid in the 
commissioning process; 
4. that Members agree with the outline timetable 
produced; 
5. that Members agree that delegated authority be given to 
the Officer Procurement Panel to procure and mobilise 
the new contract following the completion of the detailed 
commissioning phase;  
6. that Members agree the length of contract as 
recommended in the report. 
 
 
*11  Any other business 
 

No further business was discussed.  
 
*12  Next meeting 
 
RESOLVED 
that the next meeting of the Recycling and Refuse Partnership 
Board be held on Thursday 18 September 2014, at 2pm in the 
Committee Room. 
 
 
 
 
 
 
Chairman ………………………………………….  
Date ……………………………