This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Automatic Number Plate Recognition System (ANPR) governance arrangements, board papers'.





 
 
 
 
 
   
c/o PO BOX 481 
Fareham  
Hampshire 
PO14 9FS 
 
Tel: 02380 478922  
Email: [National Police Chiefs Council request email]  
 
 
05/11/2015 
 
Dear Mr Perrin 
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST REFERENCE NUMBER:   000164/15 
 
Thank you for your request for information regarding ANPR and the ICO which has now been 
considered. 
 
Applicant Initial Question 02/09/2015: 
 
ANPR is a powerful crime fighting tool.  The system gathers very large amounts of data daily about 
people's movements and stores it for a number of years.   In the five year strategy, "Policing the 
Roads in Partnership 2015 – 2020" National Lead for Policing the Roads 
Chief Constable Suzette Davenport set out some basic principles, one of which was : 
 
'Accountability – we are answerable for our decisions, actions and omissions'. 
 
Issues arising from a system on the scale of ANPR such as privacy can be mitigated by good system 
design and effective governance.   I should be grateful for information you hold in your records 
about the governance of the ANPR system, particularly at a national level such as (but not 
exclusively): 
 
Structure of governance ‐ committees, their membership papers and minutes produced or 
consumed by or within the governance structure ‐ such as board papers, minutes of meetings, 
records of decisions taken correspondence with the Information Commissioner's office about the 
system 
 
I am interested in the period 2013‐2015 but would welcome relevant information you may hold 
prior to that time. 
 
ANPR is almost unique globally in its scale and, as it holds billions of records of people's 
movements there is a very strong public interest in publishing the information I request. 
 
I would invite you also to add such information to your publication scheme on an ongoing basis.  If 
you do publish this already then please point me to it ‐ I can't find a reserve of documents about 
ANPRs operation and governance on your websites. 
 
1st Floor, 10 Victoria Street, London SW1H 0NN T 020 7084 8950 F 020 7084 8951 
 
 
 
 

I prefer to receive information electronically through this service.  If you can answer only part of 
this request then please do so rather than rejecting the whole thing.   Should you require any 
clarification in order to answer this request then please contact me through this service. 
 
Applicant Refined Question after clarification sought 16/09/2015: 
 
1.  For the financial years 2013 – 2015 please provide any record which details the structure 
and governance of the ANPR system. 
 
2.  For the financial years 2013 – 2015 please provide any minutes of the ANPR working group. 
 
3.  For the financial years 2013 – 2015 please provide all recorded communication with the 
Information Commissioner’s Office (ICO) in respect of ANPR. 
 
NPCC Response: 
 
The NPCC does not hold information captured by part one of your request and draft documents 
attached to information in part three of your request.  This is because there is no record which 
details the structure and governance of the ANPR system.  In addition, the attachments at 11 and 
12 below are not held for the purposes of FOI as the information is still in draft form.  The 
information is yet to be ratified.  I have consulted with the ANPR Portfolio and the Home Office 
who advise me that it is intended for final versions of the information to be ratified no later than 
Summer 2016. 
 
Please be advised that should you submit a further request for the final versions of these 
documents, they may be subject to a number of exemptions. 
 
Section 17 of the Freedom of Information Act 2000 requires the NPCC< when refusing to provide 
information by way of exemption, to provide you with a notice which: (a) states that fact, (b) 
specifies the exemption in question and (c) states why the exemption applies.  In accordance with 
the Freedom of Information Act 2000 this letter acts as a refusal notice to those aspects of your 
request. 
 
The NPCC does hold information captured by parts two and three of your request and I have 
pleasure in detailing below the information held and attached to this letter: 
 
Part two 
 
1.  Minutes of ANPR National User Group Meeting 20/01/2015 released in full 
2.  Minutes of ANPR National User Group Meeting 18/03/2015 released in full 
3.  Minutes of ANPR National User Group Meeting 03/06/2015 released in full 
 
Part three 
 
4.  Email ANPR Portfolio to ICO 26/11/2014 13:21 S31 redaction 
5.  Email ICO to ANPR Portfolio 26/11/2014 13:18 released in full 
6.  Email ANPR Portfolio to ICO 24/11/2014 08:51 S31 redaction 
7.  Email ICO to ANPR Portfolio 21/11/2014 13:18 released in full 
8.  Email ICO to ANPR Portfolio 16/12/2014 13:50 S31 redaction 
9.  Email ICO to ANPR Portfolio 30/06/2015 16:06 S31 redaction 
10. Letter ICO to ANPR Portfolio 30/06/2015 Proposal to extend the national ANPR retention 
period released in full 
11. Email ANPR Portfolio to ANPR Portfolio including ICO 19/09/2015 10:00 S31 redactions 
12. Email ANPR Portfolio to ANPR Portfolio including ICO 05/05/2015 15:04 S31 redactions 
13. Email ICO to ANPR Portfolio 29/01/2015 10:56 S31 redaction 
14. Email ANPR Portfolio to ANPR Portfolio 22/01/2015 17:23 S31 redaction 
15. Email ANPR Portfolio to ICO 02/12/2014 14:25 S31 redaction 
16. Email ICO to ANPR Portfolio 01/12/2014 15:27 S31 redaction 

17. Email ANPR Portfolio to ICO 21/10/2014 12:07 S31 redaction 
18. Email ICO to ANPR Portfolio 23/04/2015 17:14 S31 redaction 
19. Email ANPR Portfolio to ICO 23/04/2015 01:10 released in full 
20. Email ANPR Portfolio to ANPR Portfolio including ICO 17/10/2014 11:55 S31 redaction 
21. Attachment to Email above ANPR Data Request Form released in full 
 
Some of the information held and relayed to you has minor redactions by virtue of S31 Law 
Enforcement and S23 Information Supplied by, or Concerning, Certain Security Bodies. 
 
S31 Law Enforcement – the legislation: 
 
(1)  Information which is not exempt information by virtue of Section 30 is exempt information 
if its disclosure under this Act would, or would be likely to prejudice –  
(a)  the prevention or detection of crime 
(b)  the apprehension or prosecution of offenders 
 
I have engaged exemption 31(a)(b) Law Enforcement for the redaction of some of the telephone 
numbers within the correspondence.  Section 31 is a qualified and prejudice‐based exemption. 
 
This request the production of evidence of what prejudice may be caused and consideration as to 
the public interest in disclosure. 
 
Disclosure of the information would disrupt established lines of communication which ensure the 
effective and efficient use of staff and resources.  There is a danger that the disclosure of direct dial 
telephone numbers, mobile phone numbers or direct email addresses would enable an individual 
to  disrupt  communications  to  a  department  or  individual  by  making  multiple  or  incessant  calls  / 
contact. 
 
Disclosure of the information may result in the normal priorities and workflow of the department 
being disrupted if members of the public become aware of an individual’s contact details and used 
them rather than going through normal policing channels.  This could become a significant issue if 
malicious intent or deliberate obstruction was the intent of the caller, as it would lead to the law 
enforcement  function  of  the  force  or  unit  being  compromised.    The  non‐disclosure  of  office 
telephone numbers was upheld in the Scottish Decision notice (see link below): 
 
http://www.itspublicknowledge.info/ApplicationsandDecisions/Decisions/2007/200600550.aspx 
 
Disclosure of the information could also enable an individual, intent on committing an offence to 
make  contact  with  the  department  or  individual,  pose  as  a  police  officer  and  try  to  glean 
information which would assist in their offending behaviour. 
 
The public interest in disclosure of the information would improve contact with members of staff 
that work for the NPCC or the police.  This would ensure that the public have direct contact with 
relevant  services,  and  this  may  have  the  effect  of  improving  public  confidence  in  force 
communication systems. 
 
If the NPCC or the force has made efforts to improve contact for the public by setting up service 
centres and  publicising centralised numbers  then  the  disclosure of direct dial numbers or mobile 
phone numbers or email addresses would negate those efforts and lead to a less effective system.  
If members of the public were able to contact individuals directly they might cause harassment or 
disrupt that persons core responsibilities by blocking the line of communication.  Disclosure of the 
information does not enhance the correspondence that you have already been given. 
 
The NPCC will not disclose information which may place police staff or officers at risk, or prejudice 
the effective management of law enforcement.  The lack of the enhancement to the public debate 
that the reacted points produce, coupled with the risks leave me in no doubt that the balance, at 
this time lies in non disclosure. 
 
S23 Information Supplied by, or Concerning, Certain Security Bodies – the legislation 
 
(1)  Information  held  by  a  pubic  authority  is  exempt  information  if  it  was  directly  or  indirectly 
supplied to the public authority by, or relates to, any of the bodies specified in subsection (3).  This 
is an absolute exemption and there is no requirement for me to conduct a public interest test. 

 
Yours sincerely 
 
Sherry Traquair 
Freedom of Information Officer & Decision Maker 
 
www.npcc.police.uk 
 
 
COMPLAINT RIGHTS 
 
Internal Review 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  response  you  have  been  provided  with,  in  compliance  with  the 
Freedom  of  Information  legislation,  you  can  lodge  a  complaint  with  NPCC  to  have  the  decision 
reviewed within 20 working days of the date of this response. The handling of your request will be 
looked at by someone independent of the original decision, and a fresh response provided. 
 
It would be helpful, if requesting a review, for you to articulate in detail the reasons you are not 
satisfied with this reply. 
 
If  you  would  like  to  request  a  review,  please  write  or  send  an  email  to  NPCC  Freedom  of 
Information, c/o PO Box 481, Fareham, Hampshire, PO14 9FS. 
 
If, after lodging a complaint with NPCC, you are still unhappy with the outcome, you may make an 
application  to  the  Information  Commissioner  at  the  Information  Commissioner’s  Office,  Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.