This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence with Swavesey Parish Council on Police Panel Meetings'.


Please reply to:  Chief Inspector James Sutherland B.A Hons, M.A, M:Litt 
 
 
Area Commander for South Cambridgeshire 
 
 
Telephone 101 
 
 
E-mail: [email address] 
 
 
Your Ref:  15-2895/LAM 
Our Ref:  0042/2015 
 
14 July 2015 
 
Swavesey Parish Council 
Linda Miller – Clerk to the Parish Council 
21 Thistle Green 
Swavesey 
CAMBRIDGE 
CB24 4RJ 
 
Dear Ms Miller 
 
Thank  you  for  raising  concerns  regarding  the  format  of  our  Neighbourhood  Panel 
Meetings and for allowing me the opportunity to address these issues directly. 
 
The  format  of  our  panel  meetings  has  not  been  fundamentally  altered  –  I  believe 
there  has  been  some  misunderstanding  and  miscommunication  of  our  intentions 
around  these  meetings.    The  panel  meetings  have  evolved  over  the  years  and 
continue  to  do  so.   Agenda’s,  speakers,  venues  and  running  orders  are  sometimes 
tweaked  and  experimented  with  but  the  fundamental  purpose  of  the  panel  meeting 
remains  unchanged:  to  allow  local  residents,  their  elected  representatives  or 
nominated  delegates  to  raise  issues  of  concern,  to  highlight  local  priorities  and  to 
hold their police force to account.   
 
The Panel Meeting that you refer to was in fact the first that I have attended in over a 
year, during which time the format and agenda has continued to evolve.  I have been 
advised by the three local area sergeants who attended all three panel meetings that 
the structure of the meeting did not differ in any substantial way from recent previous 
meetings.   What  I  have  personally  observed  from  my  time  carrying  out  panel 
meetings  is  that  the  majority  of  people  who  attend  these  meetings  have  come 
because  they  have  a  specific  issue  or  concern  to  raise  and  they  most  value  the 
opportunity  to  speak  and  to  be  listened  to.   For  this  reason  I  always  prioritise 
minimising  the  amount  of  time  given  to  speakers  on  the  panel  and  ensure  that  the 
vast majority of the meeting is dedicated to questions and debate.  On this particular 
occasion  there  was  over  an  hour  of  questions  being  put  to  the  panel  and  quite 
spirited debate around their answers.  Everyone present was afforded as much time 
as  they  wished  to  ask  as  many  questions  as  they  wished.   At  this  meeting  I  did 
request  that  if  anyone  asking  a  question  was  representing  a  group/village  that  they 
say  so  at  the  outset  of  the  question  -  a  number  did  so  including  representatives  of 
NHW and Parish Councils.   
 
There  were  several  concerns  raised  by  NHW  and  Parish  Councils  prior  to  the 
meeting  -  these  were  addressed  in  the  panel  document  that  was  prepared  and 
circulated  prior  to  the  meeting  and  also  addressed  by  Sergeant  Rabel  in  his  short 
update  where  he  felt  it  pertinent  to  do  so.    There  was  then  the  opportunity  for  any 
NHW  representative  present  to  raise  further  concerns.   If  that  has  been  interpreted 
as NHW not having the opportunity to provide feedback on local concerns then it is 
highly  regrettable,  but  to  be  clear  -  that  is  absolutely  not  my  position.   NHW  is  a 
CAMBRIDGESHIRE CONSTABULARY, 
 Sawston Police Station, 4 Cambridge Road, Sawston, Cambridge, CB23 3DG 
TELEPHONE: 101  
www.cambs.police.uk 


highly valued organisation and will remain a vital component of how we engage with 
local communities and share information and intelligence.   
 
To avoid any future misunderstandings we will ensure that any NHW representatives 
are explicitly asked for any updates or issues that they wish to raise.  
 
On the subject of the live-streaming of meetings: this was a pilot attempt to increase 
participation and inclusion.  I am keenly aware that not everyone who would wish to 
attend  the  panel  meeting  is  able  to  do  so  due  to  traveling  times  or  work/family 
commitments.  I strongly believe that we need to do everything we can to make these 
meetings  open  to  all  and  that  policing  decisions  should  be  made  as  openly  and 
transparently as possible.  I would also stress that these panel meetings have always 
been  public,  never  closed,  and  that  they  have  never  been  the  correct  forum  for 
sensitive  or  confidential  matters  to  be  raised.   We  emphasis  this  point  at  our 
meetings and our staff make themselves available after the meeting for any private 
matters  to  be  raised  confidentially.   The  email  to  which  you  refer  was  not  a 
notification of a change in format but rather an attempt to publicise the live-link to the 
panel meetings. 
 
In  the  event,  the  live-streaming  was  a  considerable  success.   We  received  many 
positive emails and comments in person.  We were subsequently advised by one of 
the  regional  NHW co-ordinators  that  nobody  had  raised  any  concerns  to  him  about 
the live-streaming and no other concerns were made to us - quite the opposite.  The 
overall ‘look and feel’ of the meeting was not affected and nearly 250 people logged 
in over the course of the three evenings, compared to about 60 people who attended 
in  person.    We  were  able  to  engage  with  people  on-line  in  real  time  and  this  now 
makes it possible for anyone in South Cambs to attend these meetings irrespective 
of their personal circumstances.  Furthermore this was achieved at virtually zero cost 
to  the  tax-payer.    In  my  view  this  represents  a  successful  experiment  in  digital 
democracy  and  we  intend  to  carry  it  on,  while  ensuring  that  the  appropriate  safe-
guards are in place for those attending the meeting in person.  
 
Thank  you  again  for  raising  these  concerns  with  me  directly.    The  Police  Panel 
Meetings  have  always  been  the  centrepiece  of  our  engagement  with  local 
communities and I hope I have reassured you that they will continue to be so. 
 
Yours sincerely 
 
 
Chief Inspector James Sutherland 
Area Commander 
South Cambridgeshire 
CAMBRIDGESHIRE CONSTABULARY, 
 Sawston Police Station, 4 Cambridge Road, Sawston, Cambridge, CB23 3DG 
TELEPHONE: 101  
www.cambs.police.uk