This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sick while claiming 'old style' JSA & Universal Credit'.

 
Claimants who may be treated as available and/or 
actively seeking employment 

Summary 
Claimants may not always be able to satisfy the availability or Actively 
Seeking Employment (ASE) requirements. In some circumstances they can 
be treated as available and/or actively seeking employment.   
A claimant that has been treated as available may, in some circumstances, 
also be excused attendance, and they do not need to take any steps to look 
for work in any week in which they have been treated as ASE. 
Do not treat a claimant as available or ASE in any week in which they do 
satisfy the availability and ASE conditions. 
In some circumstances there is a maximum period for which they can be 
treated as available for and/or ASE in any year.  
In most cases the 12 month period starts from the first date on which the 
circumstances to be considered arise. The exception to this is for temporary 
periods of sickness.  
For any day that a claimant can be treated as available for employment they 
are treated as available for the number of hours they have agreed to be 
available in their Claimant Commitment. If they do not have a fixed pattern of 
availability on their Claimant Commitment, they are treated as available for 8 
hours on each day that the circumstances arise for the purposes of 
determining whether they were available for 40 hours in a week. 
See Example 1. 
For the purposes of section 1(2)(b) of the Jobseeker’s Act 1995, the Claimant 
Commitment is the Jobseeker’s Agreement.   
Temporary periods of sickness and Extended Periods of 
Sickness - JSA Claims 

What is a temporary period of sickness? 
Jobseekers can have two short periods of sickness without it affecting their 
JSA. During this time they will be treated as capable of work, available for 
work and actively seeking employment. This is called a temporary period of 
sickness.  
Two temporary periods of sickness can be declared without entitlement to 
JSA being affected during any jobseeking period or within each successive 12 
month period if the jobseeking period lasts for longer than 12 months. Each 
temporary period of sickness must not exceed 14 days. 
Action to take 
The action to take when a claimant declares a temporary period of sickness 
depends upon whether or not they provide a Statement of Fitness for Work 
(medical statement), which is also called a medical certificate, doctor's 
statement, a fit note or a sick note: 
Claimant does not provide a Statement of Fitness for Work  
Claimant provides a Statement of Fitness for Work 

 
What is an Extended Period of Sickness (EPS)? 
If the jobseeker declares a third or longer period of sickness they may be able 
to stay on JSA for up to 13 weeks. During this time they will be treated as 
capable of work and available for work and may be treated as actively seeking 
work depending on their circumstances. This is called an extended period of 
sickness. 
A third or extended period of sickness can only be declared for one 
continuous period of sickness of 13 weeks or less in any 12 month period 
calculated from the start of the period of sickness. Claimants must have 
medical evidence to support an extended period of sickness.  
Form JSA28 must be issued to the customer and they must return it promptly 
within 14 days from the 1st day of sickness or their benefit payments will be 
affected. Payments will not be issued until the form is returned and 
considered. 
Claimants who may be entitled to an extended period of sickness must have a 
discussion about their eligibility.  
 For more information about the actions to take, see Appendix 1 of this 
guidance. 
Claimant does not provide a Statement of Fitness for Work 
Claimants can be treated as available and Actively Seeking Employment 
(ASE) for short/temporary periods of sickness once they have become entitled 
to JSA. If the claimant is not entitled to JSA and is claiming credits only they 
may be entitled to ESA. 
A claimant can declare two short/temporary periods of sickness, without their 
entitlement to JSA being affected, in: 
  any Jobseeking Period (JSP) 
  within each successive 12 month period if the JSP lasts for longer than 
12 months 
You may also need to consider Extended Period of Sickness (EPS), see 
below 
Note: The first 12 month period commences on the first day of the jobseeking 
period. 
Example 1 
Claimant makes a claim which begins a JSP 01/01/2012. The end of the first 
12 months JSP will therefore be 31/12/2012 
The start of 2nd JSP will be 01/01/2013, end of 2nd JSP will be 31/12/2013 
Example 2 
Claimant declares sickness periods April 2012, October 2012 & February 
2013 
In this example even though the three periods of sickness are within 12 
months of each other, the 3rd period falls into the 2nd 12 month JSP and 
therefore their JSA is unaffected. 
Each short term temporary period of sickness must not exceed 14 days and 
must not fall within eight weeks of an earlier claim to Statutory Sickness Pay 
(SSP), beginning with the day that the person ceased to be entitled to SSP.  
EPS should also be considered. 
Unless they are a member of a joint claim and can be granted an exemption, 
a claimant cannot remain on JSA, if: 

 
  they have already had a period of temporary sickness on two 
occasions in any JSP or within each successive 12 month period if the 
JSP lasts for longer than 12 months 
  have had a period of EPS and have exhausted the 13 week period 
allowed, see Extended Period of Sickness (EPS) below 
  the period of sickness exceeds 13 weeks   
  they ceased to be entitled to SSP within the previous eight weeks. 
In these circumstances the claimant must be advised to consider making a 
claim to ESA.  
Extended Period of sickness (EPS) 
From 30/03/15 Claimants who suffer a third or longer period of sickness they 
can choose to stay on JSA for up to 13 weeks in a rolling 12 month period on 
an EPS. The EPS is one continuous period of 13 weeks or less and cannot be 
split into separate periods. The 12 month rolling period is calculated from the 
start of the period of sickness. Claimants must have medical evidence to 
cover their period of sickness.  
If the period of sickness is expected to last longer than two weeks supporting 
medical evidence is required from the eighth day of sickness. If the claimant 
expected to recover within two weeks but find they are still sick they will need 
to provide supporting medical evidence as soon as they can, and dated no 
later than day fifteen of their sickness period.   
Claimants with medical evidence of a health condition may choose to claim 
ESA. 
Claimants wishing to stay on JSA on an EPS will need to have a flexible 
intervention booked in order to ensure they are making an informed choice 
and to also tailor their conditionality while on EPS. 
For full details of the action to be undertaken, please see appendix 1 of this 
guide. 
Claimant notifies sickness  
Claimants may: 
  notify, on or before their day of attendance, that they are ill and cannot 
attend 
  ask someone else to notify their sickness, on or before their day of 
attendance 
  attend their Work Search review and state they have been ill and 
unable to actively seek employment 
  fail to attend and declare sickness as the reason for their failure 
Claimant notifies sickness on or before their attendance day 
If the claimant makes contact on or before their day of attendance and states 
that they will not be able to attend due to sickness, ask them how long the 
sickness is likely to last.  
If it is their first period of sickness then issue a form JSA28 and warn the 
claimant that payment for the period which, includes the days of sickness, 
cannot be made until the form has been returned and considered. The return 
by date on the JSA28 should be the 14th day after the period of sickness 
began. If they have already had a period of sickness within the current 
Jobseeking Period (JSP) consider if EPS is appropriate. 

 
Third party notifies claimant is sick and unable to attend 
There may be times when the claimant cannot tell anyone about their 
sickness in person, and may ask someone to do it on their behalf either in 
person or by telephone.  
If a third party makes contact on or before the claimants’ normal day of 
attendance and states that they will not be able to attend due to sickness, 
check if it is their first period of sickness. If it is issue form JSA28 for 
completion by the claimant. The return by date on the JSA28 should be the 
14th day after the period of sickness began. 
If they have already had a period of sickness consider if EPS is applicable. 
Claimant attends at their usual time and declares sickness 
A claimant may attend at their usual time but say they have not been Actively 
Seeking Employment (ASE) because they were sick.  
If it is their first period of sickness they should be asked to complete form 
JSA28, and consideration should be given as to whether the period of 
sickness would reduce the steps needed to satisfy the ASE condition. If they 
have already declared a period of sickness in this JSP then consider if EPS is 
appropriate. 
Claimant declares sickness as the reason for Failing to attend 
If the claimant states that they Fail To Attend (FTA) due to sickness, check 
whether it is their first period declared within the current JSP. If it is issue form 
JSA28. If they have already declared a period of sickness then consider if 
EPS is appropriate. 
A decision from the Labour Market Decision Maker (LMDM) on whether the 
claimant had good cause will not be necessary for the day that they FTA 
providing that the claimant can be treated as available.  
In all cases the claimant must be warned that payment for the period which 
includes the days of sickness cannot be made until the completed JSA28 form 
or appropriate fit note has returned and the reasons for FTA have been 
considered.  
See the Fail to Attend Interviews and Work Search Reviews chapter for 
further information. 
Action to take on receipt of the completed JSA28 or Fit Note 
Once form JSA28 has been issued to the claimant it should be completed and 
returned as soon as possible to avoid delay in payment.  
On receipt of the completed JSA28 or Fit Note:  
1.  Check: 
  the dates of sickness  
  whether the claimant has had a prior claim to SSP within eight weeks 
of the first date of sickness declared  
  whether the period of sickness is for 14 days or less 
  whether the claimant has declared any previous periods of sickness in 
the JSP or last 12 months 
  if there has been a period of EPS in the last 12 months  
  that the claimant has given specific information about their illness, 
saying ‘not well’ or ’ill’ is not sufficient 
2.  Record the following in LMS Conversations: 

 
  the start date of the sickness 
  the end date of the sickness if known 
  any details given about the sickness 
Note: All medical evidence needs to be checked to ensure doctors signature 
and date of issue, medical condition and period of sickness. The medical 
evidence must not have been tampered with. 
Claimant can be treated as capable of work 
If the claimant is declaring their first or second period of sickness, and the 
Jobcentre can treat the period as straightforward, they should input dialogue 
JA470 into JSAPS to pay the claimant, and then send the completed JSA28 
to the Benefit Centre (BC). 
Form ES673 should be completed and attached to the LMU, if this has not 
already been done, to show the claimant has been treated as available and 
ASE. 
The claimant can be excused attendance if they notify sickness on or before 
their attendance day.  
Benefit Centre record that claimant can be treated as capable of 
work 
When it has been established that there are no reasons to prevent the 
claimant from being treated as capable, the BC will input details of the 
temporary period of sickness to JSAPS using dialogue JA091: Maintain Claim 
Details.  
Claimant cannot be treated as capable of work 
A claimant will not be able to remain on JSA if: 
  they have already had a period of temporary sickness on two 
occasions in the current jobseeking period or within each successive 
12 months if the JSP lasts for longer than 12 months and they have 
already had and exhausted a period of EPS 
Note: an EPS can be used as a third  period of sickness. 
  their period of sickness exceeds 13 weeks 
  they have already had and exhausted a period of EPS of 13 weeks or 
less 
  they ceased to be entitled to SSP within the previous eight weeks 
In these circumstances the claimant must be advised to consider making a 
claim to ESA. 
If the claimant insists on continuing to claim JSA even when it is clear that 
they cannot do so, details must be passed to the BC who will consider 
disallowing the award on capability and terminate the claim. 
No end date of sickness on JSA28  
If the JSA28 shows the date from which the claimant became ill, but does not 
include an end date, send it to the BC in the usual way.   
The BC will set a case control for the end of the 14 day period and will check 
if the claimant is still sick or establish an end date after this time. 

 
Sickness in a backdated claim period 
If a claimant makes a backdated claim and gives the reason for the delay in 
claiming as sickness, a JSA28 can only be issued in certain circumstances. 
Temporary period of sickness procedures can only be used once an award of 
JSA has been made. Only issue a JSA28 with the JSA5, if the period of 
sickness is for the latter part of the backdated claim period and refer for 
consideration of capability. 
If sickness is given as the only reason for backdating the claim do not issue 
form JSA28, as there cannot be an award of JSA made before the period of 
sickness. 
See example 8 and example 9. 
Availability and Actively Seeking Employment  
When a period of sickness is declared and it is clear that JSA28 procedures 
apply, the claimant can be treated as available for the period of sickness.  
The claimant can also be treated as ASE where the period of sickness is for 3 
days or more in the week. However, where a claimant reports a period of 
sickness of less than 3 days, consideration will need to be given to whether or 
not they satisfied the conditions for the remainder of that benefit week. 
If an availability doubt has already been referred to the LMDM or is identified 
and subsequently the claimant declares that they are sick, the underlying 
doubt still needs to be considered. The LMDM will need to be notified of the 
temporary period of sickness dates. 
The period of sickness should be taken into account when considering ASE. 
The claimant may have taken fewer steps to seek work if they have been ill 
for part of the fortnight. 
See example 10. 
Advance use of JSA28 procedures 
JSA28 procedures should not be used in circumstances where a claimant 
states they are going to be unable to work at a future time, for example when 
a claimant declares that they have a date to go into hospital for a few days 
and will not be looking for work.  
They should be told to wait until they know the exact dates they will be in 
hospital. This is because it is possible the period of incapacity may last longer 
than anticipated. 
Claimant provides a Statement of Fitness for Work 
An electronic version of the Statement of Fitness for Work (SoFFW) may be 
received in offices. Both the handwritten and electronic versions of the form 
are acceptable. 
Claimant provides a Statement of Fitness for Work but they are not 
fit for work 
If a claimant provides a SoFFW (medical certificate)and their doctor has 
ticked “you are not fit for work”, they can be treated as capable, available and 
Actively Seeking Employment (ASE). 

 
The claimant can declare two short periods of sickness, without their 
entitlement to JSA being affected, in exactly the same way as a claimant that 
does not provide a SoFFW. 
Each period of sickness must not exceed 14 days and must not fall within 
eight weeks of an earlier claim to Statutory Sickness Pay (SSP), beginning 
with the day that the person ceased to be entitled to SSP.  
Extended Period of Sickness (EPS) should also be considered if sickness 
exceeds 14 days or if it is a 3rd period of sickness being declared. 
See claimant does not provide a Statement of Fitness for Work for further 
information. 
Claimant provides a Statement of Fitness for Work and they may 
be fit for work 
If a claimant provides a SoFFW (medical certificate) and their doctor has 
ticked ‘you may be fit for work taking into account the following advice’, they 
do not need to be treated as available and ASE or claim an alternative benefit. 
Consider the claimant’s availability and any restrictions which may be 
appropriate in light of the doctor’s comments. If the Claimant Commitment 
needs to be reviewed or amended, arrange a interview. 
Claimants can restrict their availability because of a physical or mental 
condition; see Restrictions because of physical or mental condition for further 
information.  
 
Examples 
Example 1 
A claimant with no pattern of availability has a domestic emergency that lasts 
three days. 
They are treated as available for 3x8 hours = 24 hours and would be required 
to be available for a balance of 40-24= 16 hours in the week. 
Example 2 
The claimant makes a claim on Friday and is given a week ending Tuesday. 
The Claimant Commitment is agreed and signed by the claimant. 
The claimant has agreed to apply for at least three jobs and read two local 
papers each week. 
As the week in question is only 5 days it would be reasonable to expect the 
claimant to do most but not all of the agreed steps. 
Example 3 
The claimant makes a claim on Friday 19 July and asks to backdate it to 15 
July. 
They are given a week ending of Wednesday. 
They are treated as available/Actively Seeking Employment (ASE) for the first 
week of their claim to Wednesday 24 July. 
The period in doubt to be referred to the Labour Market Decision Maker is 
Monday 15 July to Thursday 18 July. 

 
Example 4 
A claimant is released from prison on Tuesday 11 June and makes a claim 
from the same date 
They are allocated a week ending Friday. 
They can be treated as available for 7 days from their date of discharge, 
which will be from Tuesday 11 June to Monday 17 June. 
They can also be treated as actively seeking employment until 21 June 
because they have been treated as available for at least one day in the 
benefit week ending 21 June. 
Example 5 
A claimant who usually works as a builders labourer decides to take part in a 
health and safety training course for one week. 
While it is not essential to have any health and safety qualifications to work as 
a labourer, it would enhance his employability and open up new opportunities. 
Example 6 
A claimant telephones the Jobcentre on the day before they are due to attend 
a review. 
They say they will not be able to attend because they have flu. 
They have not declared a previous period of sickness and say they will be 
well again in a couple of days. 
Form JSA28 can be issued by post and must be returned as soon as 
possible. 
Form ES673 is completed and attached to the LMU until the claimant next 
attends 
Failed to attend action is not taken if attendance is excused. 
Example 7 
The claimant’s partner phones because the claimant has a sore throat and 
has lost his voice. 
She says he will not be able to attend his interview that afternoon. 
He has not declared any previous periods of sickness and will be able to 
attend within 5 days. 
A new appointment for his interview is arranged as usual on his next 
attendance day. 
Form JSA28 can be sent by post. 
Example 8 
The claimant attends a Initial Work Search Interview.; 
He wishes to backdate his claim because he was ill the week before. 
When questioned he states that he was only Ill for the last three days of the 
week in the backdated period and for the other days he was attending 
interviews. 
Form JSA5 is issued with a form JSA28 and both are referred for decisions.   
Example 9 
The claimant completes JSA5 to backdate their claim. 

 
The reason given for the delay is that they were in hospital for the whole 
period 
JSA28 action is not appropriate, and a JSA5 is sent to the Benefit Centre as 
usual. 
Example 10 
A claimant attends on their usual day but states that they have been sick for 
four days in the last fortnight. 
Form JSA28 is issued for that period and the claimant is treated as available 
and ASE. 
The claimant is asked what steps they  have taken to find work on the 
remaining days in the period. 
The claimant  states that they  have not been able to visit the Jobcentre but 
have read the newspapers and applied for two jobs. 
Apart from visiting the Jobcentre the steps taken are in accordance with their 
Claimant Commitment. 
Taking the period of sickness into account no availability or ASEdoubt needs 
to be raised. 
Example 11 
The claimant attends the Jobcentre at their usual time but because they have 
sprained their wrist they have not been able to apply for jobs for the last four 
days. 
They have been told that the injury will heal within the next week. 
They have no previous record of sickness and because the incapacity will last 
only 11 days JSA28 procedures can be used. 
This will mean that the claimant can be treated as available and ASE for the 
period of the injury when they have been unable to look for work. 
Example 12 
Liam, who has a six year old son Lennon, attends his Work Search Review 
appointment and expresses concerns as the school holidays are approaching. 
Liam has made enquiries about childcare for the school holidays but has been 
unsuccessful. As a result, he is unable to come into the office during he 
school holidays for his Work SearchReviews. 
Form ES673JP is completed an  appointment is booked for Liam to attend so 
a decision can be made.  
Using knowledge of local childcare arrangements, Liam is treat as available 
for work for the duration of the school holiday period and a work flow is set to 
mature towards the end of the school holidays to contact Liam to remind him 
to start coming into the office again.  
Example 13 
The claimant is Benefit Week Ending of Tuesday but attends on Thursday.  
He telephones on Wednesday to say he can’t attend because he is ill.  
A JSA28 is issued to the claimant, a note is made of the reason they can’t 
attend and an ES673 is completed and attached to the LMU.  
The claimant is asked about their availability and actively seeking employment 
up to the Tuesday BWE.  

 
As there are no doubts, the payment for the period ending Tuesday can be 
made.  
The JSA28 period of sickness will fall in the next fortnight ending Tuesday so 
it can be returned on the next attendance. 
Appendix 1 
Extended Period of Sickness (EPS) Intervention 
If a claimant reports sickness or would like more information about the 
extended period of sickness, an Intervention will be booked. This will be for 
reported periods of sickness of up to 13 weeks, or where a third period of 
sickness is reported within 12 months of the claimant’s Job Seeking Period. 
Note: If the period of sickness is two weeks or less then the existing process 
for short term sickness should be considered first. 
The Intervention could be face to face or by telephone depending on 
individual circumstances, ideally taking place on the same day as the 
sickness is reported but if not within 24 hours. 
Before the Intervention a check must be made to confirm the type of 
provision. If the claimant is on mandatory or provider based provision a 
change to attendance and/or participation must be addressed to support 
provider contracts and the correct Decision Making and Appeals (DMA) 
activity. 
Where provision is contracted providers will act on behalf of Department for 
Work & Pensions (DWP) in mandating and sanctioning claimants therefore 
they must be informed of any and all changes as soon as they occur. Failure 
to report a change may well result in incorrect DMA action being taken. 
The following provision, and any similar future provision, will be affected: 
  Work Programme(WP) 
  Mandatory Work Activity 
  Community Work Programme 
  English Language Requirement (Scotland & Wales)  
  any other JSA provision where attendance may be impacted  
At the intervention, the first date of sickness will be confirmed, the fit note 
checked (where provided) and the likely length of sickness will be confirmed 
with the claimant in order to establish whether it is likely to exceed 13 weeks. 
If it’s likely that the 13 week period could be exceeded, the claimant will be 
advised to consider making a claim to ESA under current procedures.  
If the13 week period is not expected to be exceeded, then the differences 
between remaining on JSA or making a claim to ESA will be explained 
including ESA repeat claim rules.  
All JSA claimants who report a period of sickness must complete a JSA28. 
Claimants whose sickness is expected to last longer than 2 weeks must 
provide a fit note or medical evidence from the eighth day of the sickness 
period. If the claimant expected to be better within two weeks but find they are 
still sick they will need to provide a fit note or medical evidence as soon as 
possible, and dated no later than day 15 of their period of sickness. 
If not already issued, formJSA28 should be sent and claimants tol be advised 
to return the JSA28 as soon as possible as no payment will be issued until we 
receive either the JSA28 or the fit note as appropriate.   

 
If there is no original fit note they should still continue with the intervention and 
ask the claimant to bring it or post it in ASAP. Payments cannot be released 
before the medical evidence has been received. 
All medical evidence should be retained in either the LMU or elsewhere as 
agreed locally. This is important as if the claimant eventually decides to 
claim ESA, original evidence will need to be provided. The Benefit Centre will 
also need to be notified that the claimant is on an Extended Period of 
Sickness. 
Claimants are entitled to one continuous period of sickness of up to 13 weeks 
in a 12 month rolling period calculated from the start of the period of sickness.  
Vulnerable Claimants     
Refer to existing guidance when dealing with vulnerable group, including 
Mental Health. More information can be found here:  
http://intralink.link2.gpn.gov.uk/1/jcp/operational-excellence-
directorate/deputy-directors/change-and-implementation/social-
justice/vulnerability-hub/index.asp 
 
Note: Work Programme Providers will make any decisions in relation to 
vulnerable claimants on Work Programme  
Explaining the benefits of remaining on JSA or making a claim to 
ESA 
Inform claimant if they decide to remain on JSA: 
  they will not suffer a break in benefit payments 
  there will be no requirement to attend a work search review 
during the period of sickness once we have received a 
JSA28/medical evidence 
  there will be no need to close their housing benefit claim and 
reclaim via ESA 
  they will not need to complete a claim form for ESA then 
reclaim JSA when they are no longer sick 
  they will continue to benefit from the help, support and 
advice with appropriate tailored conditionality to support 
them to return to work as soon as they are well enough 
  there will be no risk of financial loss to the claimant, as a 
result of staying on JSA using EPS should they subsequently 
decide to claim ESA. If they are found to have limited 
capability for work/or work related activity following a work 
capability assessment, the ESA assessment phase period 
will take account of the extended period of sickness 
  should they need to claim ESA they will still have to wait 13 
weeks for their work capability assessment referral 
If the claimant has previously claimed ESA for the same condition as they are 
currently sick with there are some implications that they need to be aware of. 
If a claimant who was found to be fit for work at the Work Capability 
Assessment (WCA) stage of their previous ESA claim, then lodges a repeat 
claim to ESA for the same condition: 

 
  the decision maker may reuse their previous WCA evidence 
and claim will be disallowed at the start of the claim, or 
  if they are unable to demonstrate that their condition is 
significantly worse, they will not be entitled to any payment of 
ESA whilst awaiting a new WCA assessment 
  claimant will not be entitled to a payment of ESA whilst 
disputing/appealing these decisions 
ESA will remain a more appropriate benefit for claimants who have a long 
term health condition or disability that may limit their long term work capability. 
For example, claimants who expect to be sick for longer then 13 weeks, or 
who are not sure how long they expect their health condition to last should 
close their JSA claim and claim ESA where they are eligible to do so. 
It must be explained to claimants that just because they qualify for 
contribution based JSA, they may not automatically qualify for contribution 
based ESA.   
If the claimant decides not to remain on JSA then the claimant should be 
recommended to make a claim to ESA under current procedures, and the 
claimant should be issued with the 0800 055 6688 telephone number.  
If the claimant is on Work Programme or other contracted provision form 
WP07B or equivalent change of circumstances form must be issued to inform 
the provider of claim closure. 
Note: If the claimant decides not to take up the option to remain on JSA and 
they want to claim ESA instead, advise them that when they ring the ESA first 
contact telephone number, they should inform the agent that they have 
already discussed JSA Extended Period of Sickness and want to continue 
with an ESA claim. LMS conversations should be noted with these details. 
Jobcentre Activities 
If the claimant decides to remain on JSA, there are different activities to 
undertake depending on claimant circumstances. 
Note: For all contracted provider provision, ensure providers are updated on 
notified illness as a matter of urgency. Failure to update providers may result 
in incorrect DMA referrals being made 
 Claimants on mandatory provision 
For claimants on mandatory provision within the Jobcentre or delivered via 
contracted providers (not Work Programme) explain how this impacts the 
claimant’s attendance and DMA, inform the claimant of any requirements this 
places on them and check if any mandatory notices are required. See 
operational guidance on the specific provision for more information.  
Claimants on other JSA provision 
For claimants on other JSA provision  within the Jobcentre or delivered via 
contracted providers consideration should be given how the EPS will impact 
attendance and if appropriate DMA.  
See operational guidance on the specific provision for more information.  
Claimants on Work Programme  
For claimants on Work Programme (WP) inform the claimant they remain on 
WP and the provider will consider how their illness impact on what they can 

 
do on the WP. Notify the WP Provider of all changes using form WP07b 
including any extensions to the sickness period. 
All claimants  
For all claimants consider tailoring conditionality where this is reasonable, and 
their attendance at the Jobcentre. This does not require a new Claimant 
Commitment.  
The claimant’s original Claimant Commitment must not be amended but the 
tailored conditionality arrangements must be recorded in LMS conversations. 
Agree with the claimant  how they will keep in touch during their period of 
sickness. 
The LMS marker must be set to ‘JSA Extended Sickness’ and also the correct 
stage name for the type of start (or the type of exit) from the list below. The 
start date suffixes refer to the way the claimant contacted DWP to tell us they 
were sick. The exit suffixes refers to the reason for the EPS ending. This is 
really important to allow claimant numbers to be monitored to inform the 
correct allocation of operational resource. 
Note LMS to confirm EPS Fact Sheet/JSA6000 has been issued to claimant 
 
Stage Name 
Start 
Start-ESA FC  
Start-JEL 
Start-BEL 
Start-F2F 
Start-WP 
 
Exit (Other) 
Exit (Start Work) 
Exit (Claim ESA) 
Exit (>13 Weeks) 
Set in Error 
Tailored Conditionality 
If the claimant elects to remain on JSA they will be treated as being available 
for work during an EPS. However, the claimant can be required to look for 
work or undertake an activity designed to improve their job prospects or keep 
them in touch with the labour market. 
In deciding whether the claimant should undertake any activity, the following 
will need to be taken into account: 
  the claimant’s health condition 
  what their Fit Note states that they can or cannot do 
  likely duration of sickness period 
  their personal circumstances 
  current provision 
It will then be decided whether to: 
  remove remaining conditionality requirements completely for the 
duration of the sickness period 
  remove remaining conditionality requirements completely for part of the 
sickness period 

 
  require the claimant to undertake some form of work search or work 
related activity which will be specifically tailored to their personal 
circumstances for all or part of the sickness period 
Tailored conditionality means replacing the conditionality requirements agreed 
in their Claimant Commitment with a new set of temporary requirements 
which take into account the change in the claimant’s health condition and 
which are reasonable in light of their current personal circumstances. This 
does not require a new Claimant Commitment. The original Claimant 
Commitment must not be amended. Record tailored conditionality 
arrangements on LMS Conversations along with the EPS period. 
If the claimant is required to undertake any form of activity: 
  consider how and when such requirements will be reviewed taking into 
account that there may no longer be a requirement for the claimant to 
attend the office for an interview and that other methods and frequency 
of contact may need to be agreed 
  agree tailored conditionality with the claimant and record in LMS 
conversations 
  note LMS notepad with the period of sickness and that the contracted 
provider has been notified 
  decide how often to keep in touch with claimant, this is at the 
Jobcentres discretion but should be around once a fortnight and can be 
via phone or face to face 
  follow up claimant as agreed and check on their recovery seven days 
before medical evidence is due to expire 
Note: Notify the WP Provider or contracted provider the start and finish dates 
of the medical evidence and whether ‘limited conditionality’ or ‘no 
conditionality’ has been agreed. Any further change, such as changes to 
conditionality or further medical evidence provided must be notified via 
WP07b/equivalent change of circumstances form, including start and end date 
of new conditionality. If a claimant is on WP, please refer to paragraph 28 
(Tailored Conditionality). 
Example: Mark has a ten week Fit Note. It is decided that it would not be 
reasonable for him to undertake any work search activity at all for the first two 
weeks of his period of sickness, and the conditionality requirements are 
removed. However, after this time,  it is decided that it would be reasonable 
for Mark to look for work by using the internet and his conditionality 
requirements are tailored to this for the remainder of his sickness period. 
Throughout the remainder of his sickness period, the Jobcentre will keep in 
touch regularly, for example every two week, and this can be face to face or 
via telephone. This is reviewed when Mark attends the office for his usual 
work search review once he is fully fit for work. 
If the claimant does not meet the tailored conditionality requirements, a 
referral to the Labour Market Decision Maker (LMDM) would be appropriate 
as per current procedures. A copy of the revised conditionality requirements 
as well as the Claimant Commitment must be included as part of the referral. 
A claimant may be notified of a suitable vacancy during an extended period of 
sickness. If the claimant refuse or fails to apply, an RE referral to the LMDM 
should be made. Before notifying the claimant of the vacancy or raising a 
sanction doubt, it must considered whether it was reasonable for them to 
apply. 

 
Example: Jo has a six week Fit Note. In the first week of her period of 
sickness, a suitable vacancy arises. The interviews will be held two weeks 
later with the successful candidate expected to start work two weeks after 
that. It is decided that it would not be reasonable for Jo to apply for this 
vacancy as all of the application activity will take place in the period covered 
by her Fit Note.  
Example: Clive has a six week Fit Note. In the fourth week of his period of 
sickness a suitable vacancy arises. The vacancy calls for applications to be 
made by telephone within a week. Interviews will be held two weeks later. It is 
decided that it would be reasonable for Clive to apply for this vacancy as he is 
able to make the telephone call and if successful, start work after the 
expiration of his Fit Note. 
For WP Claimants and other mandatory contracted provision, details of the 
start and finish dates of the medical evidence will be given, and whether it is 
considered that the claimant can be asked to take some steps to prepare to 
return to work or whether they should have no conditionality applied to them. 
It will be recorded either ‘limited conditionality’ or ‘no conditionality’ in LMS 
conversations and this information will be sent on the WP07b to the WPP or 
equivalent change of circumstances form for other providers in order to tailor 
the Action Plan during the EPS. Care should be taken to make sure that 
Jobcentre only share relevant and justifiable information to meet the business 
needs, it must not include any medical information. A contracted provider 
needs to know whether the claimant has limited conditionality or no 
conditionality agreed during any period of EPS. The provider can then work 
with the claimant and require them  to look for work or undertake an activity 
designed to improve their job prospects or keep them in touch with the labour 
market where appropriate. Their level of capability is likely to change over the 
period of sickness and the provider should be kept informed via the 
WP07b/change of circumstance process to ensure tasks are reviewed and set 
appropriately throughout the period of sickness. 
Note: Where a claimant has been mandated to attend/participate, and there is 
an overlapping period of sickness, care should be taken to review the 
mandation letter issued.  Where any tailoring of conditionality affects 
mandation a new letter should be issued to the claimant to confirm the 
change.  
Labour Market System ‘conversations’ will need to updated with details of any 
tailored conditionality. Agree with the claimant how often the tailored 
conditionality will be measured, whether this will be further face to face or 
telephone interventions.  
Claimant decides to end their claim to JSA 
If the claimant decides to end their claim to JSA and claim ESA instead, they 
should make a claim to ESA as soon as possible. They should be provided 
with the details of any period of JSA EPS if appropriate, for example the start 
and end dates. They should be further advised to inform the ESA first contact 
agent of these dates when they call to make their claim to ESA. LMS 
conversations should be updated with the details of this information. 
Complete HOTT handover to ESA new claims processing including a note 
which states the start and end date of EPS, that claimant intends to claim 
ESA. 

 
Any fit notes will also need to be scanned and attached to the handover. 
Original fit notes will need to be sent to ESA New Claims. 
For claimants on Work Programme send a WP07b to the provider advising 
that the claimant is making a claim to ESA. 
Note: All medical evidence needs to be checked to ensure doctors 
signature and date of issue, medical condition and period of sickness. The 
medical evidence must not have been tampered with. 
Completing the Intervention 
To complete the Intervention: 
1.  Explain automatic payments and the claimant is not required to attend 
any work search reviews, but that they will need to attend them again 
when the sickness period ends. 
2.  Book a further flexible intervention and create a workflow for a week 
before the fit note expires to act as a reminder.  
This flexible intervention will be used to inform the claimant about their 
conditionality. 
3.  Confirm their next work search review appointment time. 
4.  Issue the EPS fact sheet to the claimant before they leave the interview 
(or post out if the intervention is by phone).  
5.  Issue a JA6000 clerical letter, posting out if necessary.  
Note: This will only be in the short term until the JSAPS solution is 
implemented, expected 28 September 2015. 
6.  Ensure they have a JSA28 and post one out if required.  
Note: A JSA28 is only required for the first period of sickness reported. If the 
sickness period extends then medical evidence only will be required. They will 
also ensure medical evidence has been provided if necessary, and in both 
cases they will request that it is posted to the Jobcentre ASAP as payment 
won’t be released until it’s been received and processed. 
 Details of the fit note will be sent to BC via HOTT using the following: 
  Handover Priority: 3hour non call back 
  Handover Type: Sickness 
  Handover Reason: JSA EPS 
A covering note advising of EPS should also be provided, and JSAPs noted 
with EPS start date. 
If a JSA28/medical evidence is expected to be returned then a workflow must 
be set for 5 working days to check receipt and take further action if not.    
Actions will need to be taken around JSA Mandatory and other provisions, for 
example notifying providers by completing WP07b. 
Note: All medical evidence needs to be checked to ensure doctors signature 
and date of issue, medical condition and period of sickness. The medical 
evidence must not have been tampered with. 
Failure to return JSA28/Fit Note 
Once the workflow matures: 
1.  Check to establish if the JSA28 or fit note have been returned. 
2.  If they haven’t the claimant should be contacted to remind them of the 
importance of returning them. 
3.  Arrange for the details to be sent by HOTT once received. 

 
4.  If no contact can be made, a face to face Mandatory work intervention 
should be booked to establish why the information hasn’t been 
provided. If claimants are not able to provide medical evidence they 
must attend all appointments and undertake all actions agreed in their 
Claimant Commitment. 
There is discretion to allow a gap in medical evidence of up to 7 calendar 
days. A longer gap can be accepted if the claimant can demonstrate that they 
had a good reason for the gap. 
Claimant reports sickness has ended 
If the claimant reports they are no longer sick: 
1.  Advise the claimant they must now attend all appointments and 
undertake all actions agreed in their Claimant Commitment.  
2.  If the claimant is on Work Programme/contracted provision notify the 
provider of the date they can expect the claimant to resume normal 
activities by recording/issuing WP07b or equivalent. 
Claimant reports further sickness period 
If the claimant reports a further or continuing periods of sickness, check 
whether the 13 weeks EPS has been/will be exhausted. 
EPS exhausted 
If claimant wishes to claim ESA, advise to call the first contact telephone 
number 0800 055 6688 and close their JSA claim by calling the JSA BEL 
number 0345 608 8545.  
Note: Jobcentre will terminate the claim if the claimant is unable to use the 
phone  
In addition the following action will need to be taken: 
1.  Update LMS conversations & JSAPs with total period of EPS. 
2.  Complete HOTT handover to ESA new claims processing including a 
note which states the start and end date of EPS, that claimant intends 
to claim ESA, any fit notes will also need to be scanned and attached 
to the handover. 
3.  Original fit notes need to be sent to ESA New Claims.  
4.  If claimant is on Work Programme/contracted provision, record and 
issue a WP07b or equivalent  to the provider advising that the claimant 
is making a claim to ESA. 
EPS not exhausted 
Take action as listed above in Extended Period of Sickness (EPS) 
Intervention.